时间：2022-03-19 11:26:54
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【摘要】
为了满足时展的需求，档案管理工作也迎来了新一轮的改革。信息技术在各个领域中已经高度普及，档案管理的数字化趋势已经成为了必然。而城建档案作为城市发展历史的“见证者”和“记录者”，其数字化建设的全面落实也显得更加迫切，本文针对城建档案数字化建设的问题进行几点研究。
【关键词】
城建档案；数字化建设；思考
引言
在城市建设和发展的过程中，城建档案是非常重要的依据和参考，它记录城市建设活动中的重要信息和事件，在社会进入了信息化时代之后，城建档案管理工作也开始向着全面落实数字化的趋势转变，实现档案管理的数字化，能够克服档案档案管理中存在的诸多问题，同时也能够缓解当前档案管理的诸多压力，促进城建档案工作的可持续发展。
1.城建档案管理数字化建设中存在的问题
任何事物的发展都不是一帆风顺的，在构建城建档案管理信息化的过程中，也会遭遇很多问题，管理人员必须要客观看待这些问题，并积极去解决这些问题，才能够更快、更好的实现档案数字化，下面针对城建档案管理数字化建设中存在的问题进行几点分析：
1.1我国在档案管理过程中，长期存在技术落后、管理制度不完善的问题，在实现数字化管理也是如此，计算机软件与硬件建设方面也非常薄弱，不能做到及时更新。信息时代档案资源更新换代非常快速，如果基础性建设不完善，那么数字档案信息也很难及时更新，同时也不利于信息储存的安全性与规范性。
1.2从城建档案管理的特点来看，其具有一定的法律价值，在以往的管理中，纸质档案是主要的记录载体，档案信息在被记录之后，改变比较困难，因此在保密性和安全性方面与数字化档案相比，存在明显优势。但是实行了数字化管理之后，网络技术本身存在很多安全隐患，加之我国在网络管理以及数字化档案管理方面的法律比较欠缺，数字档案信息的安全性得不到有力保障。
1.3数字化档案信息具有一定的共享性，也可以说信息共享是数字化管理的一个突出特征，实现了信息共享，就可以全面提升管理的效率和质量，可以节约大量沟通交流的时间，对于档案管理工作的意义非凡。但是实现共享的前提是数字档案形式的规范和统一，必须要统一所有的数字档案形式，才能够实现共享。但是目前我国并不具备统一的数字档案格式和规范，同时在数字化建设方面也比较欠缺，这样必然会影响日后的资源共享。
1.4传统档案虽然管理任务重，但是在保存上相对安全，并且也具有良好的稳定性，保存时间很长，因此传统的纸质档案与电子档案相比具有一定的优势。而数字化档案虽然实现了管理空间以及时间上的优化，为管理人员提供了极大的便利，但是缺乏对管理环境依赖性较大，必须要借助完善的信息化系统以及设备来实现，一旦系统环境出现了问题，信息数据就非常容易丢失，电子档案的稳定性与保存期限都不及传统档案，这也成为了我国城建档案数字化建设中的一大难题。
2.对做好城建档案数字化建设的基点思考
基于以上对城建数字化建设中存在问题的研究，可以看到制定更加完善的数字化策略已经非常迫切，在信息化的背景下，数字化建设在城建档案管理中的落实和普及已经成为了一个不可逆转的趋势，因此有计划、有目的的制定建设措施是非常必要的。
2.1前期的全面规划。全面、科学的规划是进行城建档案数字化建设的前提，科学的规划能够提成数字化建设的速度，也能够保障数字化管理的顺利进行。首先，要将有价值的纸质档案进行数字化文档的转化，这个转化工作的工作量非常大，因此管理人员必须要对整体馆藏有全面、具体的了解，做好调查分析，在这个前提下，对数字化档案的转化工作进行全面规划，转化需要依据一定的规范和程序进行，要掌握重点，主次分明，因此做好调查，合理规划是不可缺少的环节。
2.2加强标准规范建设。由于我国缺乏数字化档案管理的规范和依据，因此在建设方面遭遇了很多问题。所以在进行数字化建设的同时，必须要强化数字化建设的标准。针对文档资源共享的需求，建立相关的标准以及规范体系。具体来说包括信息化标准规范、数字档案的规范等等。
2.3加强信息系统建设。城建档案的数字化管理主要是依靠计算机网络，创建出一个档案信息系统不仅需要一定的设备，还要有相应的软件，建立一个独立的网络平台纪合档案的管理和共享在这里要注意信息系统的安全性使用者或者管理者在访问网站时要进行安全认证和身份认证，以免发生信息被盗或者毁坏等情况的发生保障信息系统和档案信息的安全。
2.4完善资源浑的建设。城建档案需要进行基本信息资源库的建设这里包括目录数据、目录中心、全文数据库以及多媒体数据库等的建设为了提高数字档案的专业性河以将工作的重点放在特色资源库的建设上将各个专业和类型的档案信息资料建立专门的数据库使数据库变得更加条理清晰一目了然提高数字档案的实用性肩利于档案管理工作的顺利进行。
2.5提高档案的使用效益。城建档案作为相关城市资料的提供者除了凭证需要还有应起到其应有的查询、使用功能，为社会带来一定的价值城建档案数字化应满足建设部门以及社会对于相关档案资料的需求，并为其提供查询和使用的服务，以实现档案的最佳使用效益。
结束语
城市建设的过程中城建档案的数字化建设是不可忽视的重要方面，并且发挥着不缺取代的作用。为了能够促进城市建设发展，必须要积极完善城建档案数字化建设的制度和规范，客观看待存在于建设过程中的问题，有目的、有针对性的制定建设措施，这样才能够以最快的速度实现城建档案的数字化建设，为城市的建设规范提供更加完善的数据支持。
作者：杨桂榕 单位：黑龙江省大庆市杜尔伯特蒙古族自治县住房和城乡建设局城建处
1如何提高城建管理工作者综合素质
以目前城建档案管理的实际工作情况看，基层的城建档案管理人员是推进城建档案的实际推动者和执行者，无论政策、管理方针如何制定都需要基层城建档案人员的推进。所以要提高城建档案人员的综合素质，应该从下面几方面着手：
1.1制定具体的城建档案管理人员守则，选择专业化城建档案管理人才。
挑选优秀的城建档案管理人才是确保城建档案管理取得积极效果的保证。首先，我们要根据城建档案部门的具体实际情况，制定出具体的管理人员守则，做到管理的有理有据。再次，我们应加大人才的招募，吸引高素质人才投身建城建档案的管理工作，同时注意培养年轻员工。
1.2极开展专业技能培训，努力提高城建档案管理人员素质。
在信息化技术快速发展的今天，城建档案工作也面临着新的环境和挑战，所以必须加强对城建档案工作人员进行有关的业务培训，以保证城建档案管理工作能够适应更好的社会的发展。同时由于城建档案工作涉及重大，城建档案管理不当发生错误可能会决定城建工作的成败，所以在对员工进行专业技能培训的同时也要加强对员工进行职业道德方面的培养，培养员工爱岗敬业、工作认真负责的品质。
1.3宣传贯彻法律法规，明确城建档案管理的重要作用。
城建档案管理工作在目前具有信息化和法制化的特点，为此我们在城建档案管理中也要宣传和贯彻法律法规，使城建档案管理人员能够熟知城建档案管理相关的法律法规，保证城建档案管理的有效性和合法性。因此，对城建档案管理人员的法律法规意识的培养十分重要。
1.4加强对基层城建档案管理人员的管理和引导，使其明确城建档案管理的重要性。
基层的城建档案管理者的素质是保证最终管理效果的保证，如何激发基层员工的工作积极性和主观能动性，引导其不断提高自身的服务意识，灌输城建档案管理的重要性，是全面提高城建档案管理质量的重要保证。
2做好城建档案管理工作要有明确的服务管理理念
在城建档案的实际工作中，要想做好任何工作，必须具备明确的服务意识，从某种角度来说城建档案管理业属于一种特殊的服务行业。服务管理理念的选择是管理者必须面对的问题，可以从以下几个方面入手：
2.1确定主动服务的理念。
主动服务的对象是城建档案的利用人员，服务的内容很多元化，各类城建档案都包括其中。可以用查询、复制等方式对城建档案信息进行推广，使可利用城建档案者拥有高效、便捷的服务。主动服务是一个创新理念，是新形势城建档案工作的必经之路。当前城建档案工作的首要任务，就是要确立全新的服务理念，强化城建档案工作人员的服务意识，要从传统的城建档案管理向城建档案信息系统管理过渡，改变以往仅限于提供城建档案原件的低层次的被动服务状态。
2.2确定运用现代化的信息技术的理念。
随着计算机技术、电子信息技术及网络技术的发展和普及，城建档案工作由手工操作向现代化方式转变，由实体化管理向信息化管理发展成为必然趋势。对我国目前的城建档案工作现状来讲，网络化信息服务的兴起，既是挑战，也是机遇，关键在于我们如何把握机遇，迎接挑战，在新的社会环境中重新定位，做好过渡时期城建档案信息利用工作。实践证明，没有现代化的技术、设备和手段应用于城建档案信息资源的开发，就根本谈不上科学合理地利用城建档案信息资源。运用现代信息处理技术手段来开发城建档案信息，可以极大地提高开发能力和效率，从而提高城建档案信息资源的利用率和城建档案管理部门的服务水平。3.3确定提供优质的城建档案信息的理念。城建档案信息的好坏直接影响着其服务的基础，在新环境下工作人员应该抛弃传统的档案管理机制，积极的开发、大胆的应用新的档案管理方法，搜集有价值的信息，用优质的信息资源回馈社会、服务社会。
2.4做好城建档案管理工作既要分析现有问题也要制定具体解决措施。
在现阶段城建档案管理工作虽然得到了一定程度的重视，但是由于一些体制原因和管理手段的制约，导致城建档案管理人员流动性太低，新鲜血液基本很难输入。由于管理制度很难在根本上得到改善，在一些城建档案所，看管疏忽，甚至无人看管的情况非常严重，这就需要国家制定相关政策，加强对城建档案管理的投入。
2.5城建档案管理体制不成熟，城建档案管理制度需要统一和细化。
在目前城建档案管理中，受到城建档案管理体制的制约，城建档案管理体制还不成熟，城建档案管理制度也没有做到统一和细化，由此导致了城建档案管理在具体管理过程中效果不理想，有时甚至还出现冲突。为此，我们必须对现行的城建档案管理体制进行改革，必须要建立完善统一和细化的城建档案管理制度，保障城建档案管理的有效进行，使城建档案管理能够发挥积极作用，取得预期的效果。
3结语
在现今的社会形势下，城建档案管理工作是十分重要的，其既是经济发展的需要，也是信息化发展的需要。为了确保城建档案工作能够取得积极的效果，我们必须加强城建管理人员的综合素质培养，发掘出优秀合格的专业人才，从而提高城建管理的工作质量，促进城建档案工作的快速发展。
作者：刁仁丽 单位：通化市城建管理监察支队
一、城建档案管理应用计算机的必要性
在城市的信息管理中，城建档案管理有着重要的作用和地位。城建档案管理电子化发展是必然的发展趋势。在城建档案管理中应用计算机能够提升管理水平，带来显著的管理成绩。计算机应用到城建档案管理中又非常大的优势，比如计算机的存储量大、检索迅速、可靠性好、方便查找资料以及成本低等，通过计算的这些优点可以有效的提高城建档案管理工作，并且使城建档案管理工作不断的规范化、科学化。目前，我国的城建档案管理工作大多还是人工管理，或者是半人工管理，这无法充分的发挥出城建档案信息的功能。因此，在城建档案管理中要应用计算机，提升城建档案现代化的管理水平，从而适应现代化的信息处理。
二、城建档案管理中应用计算机的功能
（一）自动化管理城建档案
计算机有着高效并且快速信息处理的能力，并且可以快速的输出、输入以及贮存信息，并且可以进行推理与判断，所以在信息处理时，应用计算机技术已为一种核心的手段。在城建档案管理中应用计算机能够使管理工作自动化，可是将城建档案进行分类、分析、提取以及加工处理，从而提升城建档案管理工作的效率，促进档案信息的使用和开发。
（二）数字化管理城建档案
在城建档案管理时，纸质的档案信息在录入时非常麻烦，需要浪费大量人工以及纸张，并且修改和查阅都非常不方便，保管和维护工作非常繁琐。城建档案管理应用计算机，就可以使档案信息更容易录入、修改、保存和管理，并且档案信息可以通过网络迅速的传递，以便于档案信息的使用。因此，城建档案管理中应用计算机能够实现数字化管理，降低档案管理成本，提升档案的利用率，信息档案也不会发生磨损和丢失，在使用中可以迅速调取和传递，极大的提升了城建档案管理的效率。
（三）网络化信息检索
目前，在图书管理中已经广泛的应用信息检索，并且取得了非常好的效果，获得了人们的认可和支持。在城建档案管理中应用计算机，能够实现档案信息检索网络化，在档案信息检索时可以使用脱机检索，只能网络检索以及联机检索，这样可以实现城建档案信息资源的共享，促进城建档案管理水平的提升。
三、计算机在城建档案管理中的应用
在城建档案中应用计算机首先要收集整理城建档案信息，这是使用计算机进行档案管理的基础工作。在收集整理档案信息过程中，城建档案管理的工作人员要具有一定的专业知识，还要掌握先进的技术，充分的动脑思考后再进行工作，做好城建档案信息的收集和整理工作，掌握最及时的资料，为城建档案管理奠定良好的基础。在城建档案管理中，计算机知识起到了辅助的作用，是辅助工具，但是在管理工作中放在首位的应该是城建档案管理工作的管理者。在收集和整理好及时的资料以后，在输入计算机中，要保证信息的准确性，否则使用计算机管理城建档案就失去了意义。然后，要对城建档案信息进行归纳分类处理。在城建档案管理人员收集和整理资料中，很难把完整的资料和信息都收集完整，所以要对收集的信息进行筛选、整理、分类以及加工，这样可以提升城建档案管理工作的效果。将收集和整理的信息进行归纳分类，然后输入到计算机中，就能够实现城建档案管理电子化。最后，要利用计算机来查询和提取城建档案信息。城建信息收集、整理、分类然后输入到计算机中就是为了能够快速的查询和提取信息，提升档案信息的利用率。使用计算机管理城建档案能够提升资源利用率，有效的降低人力、物力以及时间的浪费。可以缩短城建档案的查阅时间，及时的更新档案信息。在城建档案管理投入上，只要一次投入就可以，节约了大量的资金，并且可以多次的产出。通过计算机来管理城建档案，可以拷贝多份信息，从而扩大信息的使用和影响，提升了城建档案管理工作的质量。
四、结语
城建档案工作对城市的发展有着重要的作用，是一项艰巨而长期的任务，所以在城建档案管理中要不断的研究管理的手段和方法，提升城建档案管理的效果和质量。利用计算机管理城建档案，可以实现档案管理工作的网络化、数字化，提升使用档案信息的方便性，加强城建档案信息的利用率。
作者：祖木兰·米吉提 单位：乌鲁木齐市城乡建设档案馆
一、对于城建档案馆的性质和定位需要重新认识
在城市管理规划建设中，所以应当将城建档案馆的工作纳入到建设事业发展的具体规划中，明确具体的分管领导，制定出各类相关的政策措施，并且加以完善，并且做好城建档案管理机构的建立健全，赋予其管理与保管的职能，从管理范围、人员编制以及机构设置等方面对部分实际问题加以解决，另外在人力、物力以及财力方面要给予一定的支持和适当的政策倾斜，推动城建档案的可持续发展。城建档案馆是城市信息科研的重要基地，也是技术创新、城市历史和信息技术研究的基地。
城建档案馆所具备的基本的社会职能在于历史的保存、现实的服务以及未来的倾向，要懂得将工作的中心放置在社会服务的职能方面之上，强调“公共”，不断地挖掘信息化资源，更新自身的服务观念，不断地创新服务机制，通过现代化技术的运用来转变传统模式下的服务方式，确保服务工作能够紧紧地围绕市场需求和城市建设工作重心开展。
二、提升城建档案服务水平，致力于队伍建设
1.提升教育培训工作力度。城建档案服务水平的提升，离不开财务人员的专业素养。档案馆则需要为管理人员创造更多的专业培训的学习机会，以此来提升其工作能力，从而让服务水平更符合现代化需求，如此才能够让城建档案服务工作充满生机与活力，满足新形势的要求。
2.积极组织业务之间的交流。开展多种形式的业务观摩活动，介绍相关的先进管理方式，努力提升自身的业务能力与水平。开展城建档案管理的调查研究工作，将好的建议及时上报上级有关部门，强化基础业务建设，提升管理人员的综合能力，为城建档案管理提供帮助。
三、做好城建档案工作机制的创新
城建档案管理工作创新发展的实现，需要从以下几个方面入手：第一，特色档案收集力度有待加强，现代化社会是一个网络信息化社会，我们只有通过具有特色的馆藏来提升竞争力，强化收集力度，才能够扩大信息源；第二，做好数字化城建档案馆建设的全面推进，将城建档案管理的工作重心向着信息深化、数字化处理的方向转变，积极开展网络上的查阅、咨询以及利用等服务工作；第三，实现数字化的城建档案信息，对于城建档案馆的各种载体的信息进行分阶段、有计划的数字化转换，将其转变成能够直接加以利用的数字化信息资源，并且建立相应的信息数据库，实现动态式管理；第四，及时更新城建档案信息。通过信息的采集、录入、汇编以及检查等制度的简历，确保档案信息的收集与应用能够保持在一个良好的循环系统之下，如此才能够提供高效、便捷、快速的社会化信息服务。
四、强化城建档案的宣传教育工作
城建档案管理工作强化，首先要提高人们对档案社会的意识强度，能够摒弃重视建设、轻视档案、重视实际使用轻视管理思想等情况。城建档案管理工作从原来的无到今天的有，从以前的单一到现在的全面，从原本的简单到现代的复杂，大部分人都能够对城建档案管理工作有所了解，但是依然存在部分人员无法全面的认识与了解城建档案，这就需要我们在宣传、教育工作上加以强化，要让人们明白假如档案社会意识过于薄弱，就会导致建设管理工作与利益之间出现脱节的现象。
例如：建设完毕不建档、建设施工不查档、城建管理不用档等。实质上来讲，就是局限于眼前利益，忽视长远利益的体现。所以增强人们的档案意识，加大宣传力度，才能够确保人们正常的生活生产、造福子孙后代。
作者：王伟国 周晓梅 单位：临沂市城建档案馆
本文作者：邵伟 单位：大庆市让胡路区银浪街道办事处
加强协调，创造利于城建档案工作开展的良好环境
各级城建档案管理部门的领导要高度重视城建档案管理工作环境的建设，创造良好的城建档案管理的体制环境、法律环境、人才环境、创新环境等。要加强与各部门、各单位的协调，认真理顺各种关系，正确处理好与各级档案行政主管部门、规划建设行政主管部门以及市政、交通和水利建设等主管部门的关系，理顺好各级城建档案管理部门之间的关系，取得各部门、各单位的大力支持配合，做到体制顺畅、依法治档、创优争先、业绩突出，保证城建档案管理工作的顺利推进。
加强业务指导，抓好城建档案接收进馆工作
“档案的收集是基础”，收不到档案就谈不上利用。过去，不少报建资料、地下管线资料、测绘资料等收不到、收不齐，竣工图没有真实反映建设成果的问题时有发生。因此，抓好城建档案的收集工作就显得特别重要。为此，必须加强业务指导工作，主动到项目工地开展业务指导，并定期举办各种业务培训班，进一步提高基层单位、工程建设项目和广大群众对城建档案重要性的认识，了解城建档案法律、法规和规定，以及城建档案收集的工作职责、内容、质量要求和验收移交的程序，提高城建档案的收集质量、收集效率和进馆率。
推进数字城建档案馆建设，实现城建档案信息化管理
在信息化建设过程中，电子档案具有纸质档案无可比拟的优越性，能够准确、及时、高效地形成、传递和管理信息。建设“数字城建档案馆”已经是城建档案馆发展的必然方向。建设“数字城建档案馆”，要从档案的形成、接收、保管和利用中实现数字化；要与电子政务建设相衔接，实现在互联网上办公，在互联网上直接形成、接收、保管、编研、鉴定、查询利用；要建立城建档案信息数据库，形成保密层、半开放层（内部层）、开放层信息系统，通过权限管理，对不同的群体提供不同的服务，实现信息共享，从而实现城建档案管理信息化。
加强馆库建设，提高城建档案馆的安全保障能力
档案接收进馆以后，必须保证档案的安全完整。为此，应加强档案基础设施建设，加快档案馆库建设，提高档案安全保障水平。据了解，我国很多城市的档案馆库都在上世纪80年代和90年代初建设，面积小，设施落后，不少城市特别是中小城市馆库条件非常差，已远远不能适应目前城建档案发展的需要，急需建设档案馆库。因此，各地要抓住机会争取建立新的档案馆库，严格按照档案库房的建设标准兴建，并加强档案库房安全设施建设，安装自动消防设施，提高防火能力，建立温湿度自动调节设施，保证档案库房控制在规定的温湿度范围，装备安全监控设备，保证档案安全受控。同时，要根据档案保管要求，加强各种基础设施建设，保证库房档案的安全。
挖掘档案价值，提高城建档案利用水平
城建档案不仅反映的是工程建设活动的基本情况，能为城市规划、建设、管理和科研提供重要的依据和参考作用，还承载着城市发展的文明，对研究城市发展具有重要的意义。如何利用好这些资源，挖掘档案的内在价值，积极为城市建设发展服务，为政府、项目、社会、群众提供准确、及时、高效的服务，是城建档案工作的重要内容。在挖掘档案价值的过程中，我们不能处处以保密为由，把档案“密封”在库房中，当作“宝贝”不给使用。而应根据有关规定，在遵循保密原则的同时，制定查询利用的规定，合理科学地利用城建档案信息资源，为城市建设发展服务。如利用馆藏档案在“三旧”改造、建筑节能、公共建筑的抗震加固、防灾减灾、房屋建筑普查等方面发挥更大的作用，在研究城市建筑文化的发展、城市建筑历史等方面发挥重要的作用。
依法治档，推动城建档案事业健康发展
依法治档作为依法治国的一个重要组成部分，是档案事业持续快速发展的重要保证。城建档案事业的发展，必须增强法治意识，坚持依法治档、依法行政。无法可依，有法不依，执法不严，违法不究，必然会阻碍城建档案事业的发展。要做到有法可依，建立和完善城建档案法律体系，如建议尽快出台城建档案利用规定，各省、市要根据上位法制定地方的法规和实施细则等；要做到有法必依，严格执行相关的法律法规，如严格执行预验收制度等；要做到执法必严、违法必究，对不按规定向城建档案馆移交档案及其他违法行为；要按照相关规定进行处罚，保证各项工作顺利开展；要实行政务公开，增加工作透明度，把有关城建档案管理的法律、法规、标准、规范、政策文件和办事程序、有关要求在门户网站、办事窗口公布，增加办事的透明度；要严格按程序办事，在业务工作中按照有关规定和办事指南的要求开展各项服务工作。
本文作者：孙艺文 单位：云南省昆明市石林彝族自治县城建档案室
要做好城建档案管理工作，首先要建立健全管理机构和管理制度
有效的管理机构，是管理工作的前提和保障。作为一个县级的城建档案室，本人经历了从兼职管理到专职管理再到专管机构管理的历程，从不被人理解到有所认识到理解到重视最后到得到尊重的曲折历程，其中可以说是充满了辛酸和感概。其中最大的感概就是，管理机构的建立和管理体制主客观的健全，是城建档案管理工作的前置和保障，当初刚开始开展这项工作时，大多数人不理解，认为是多此一举。后来在上级领导的支持和关心下，成立了城建档案室，并制定了档案的收集整理、阅卷归档、管理利用制度，这项工作才算是逐步走向正轨，到后来，随着城市建设的迅猛发展，城建档案在城市建设中得到广泛利用，人们对城建档案也从被动服从到理解配合，现在很多建设单位是主动咨询，要求提交管理。可以想见，如果没有相应的管理机构，就难以有健全的管理制度，也就无法形成档案的有效收集和利用了。
与时俱进，做好城建档案的信息化管理工作
与时俱进是每一个国家工作人员在日常工作中应具备的基本素质，包括工作理念、工作制度、工作方法，在城建档案管理中同样如此。随着城市建设规模的日益扩大，城建档案无论从数量上还是类别上均有了巨大变化，传统的管理模式已不能适应新的形势和要求，档案管理工作也面临着改革完善的要求。电子信息化管理电子信息化管理就是城建档案管理工作现代化的标志之一，它具有多种功能，从目前的科技水平来看，电子信息化应用于城建档案管理方面，主要有以下功能：存贮、补充、修改和调整城建档案检索目录及内容。输出城建档案内容，提供、查阅并按照要求进行出具和打印材料等。编制各种类别和城建档案材料的登记、统计表册。对所贮城建档案信息进行分析比较、综合判断、排列统计，按需要提供有关城建档案方面的情况，作为所需部门决策参考。对特殊需要的部门和领导，应采用与电子计算机系统相连接的终端，阅读城建档案内容，提供远程的服务，免除借用的来往之劳。实现档案利用网络化。在档案室配有电子屏幕和触摸查询设施。在瞬息万变的经济时代，根据不同查档者的要求，做好档案咨询和信息服务。
建立计算机系统，建立城建档案新途径，提高城建档案的查全率、查准率和检索速度，提高服务质量等等。电子计算机在城建档案管理中的功能是很广泛的，可以预见，随着城建档案提供利用工作的深入发展和电子计算机自动化系统的完善，其功能将会得到更充分的发挥。城建档案管理工作信息化必须具备以下条件：培养熟练掌握电子计算机技术的人才，普及电子计算机知识，使专业技术人员和管理人员相结合。打好管理科学化的基础，建立健全各种规章制度，实现城建档案管理工作标准化。加强对数据的管理，确保数据准确、及时、系统。建立适应信息化管理的城建档案管理体系。从目前城建档案馆计算机的应用情况看，最需要解决的是著录与标引。一个完整的档案计算机管理系统其工作流程可归纳为：档案数据的收集——档案前处理工作——档案数据的录入——档案数据的存贮——档案数据的加工——档案数据整理——档案信息的输出利用。可以看出档案前处理工作即著录、标引是整个计算机管理系统的基础，档案前处理工作是由档案部门将收集到的档案进行分析、加工、组织，最终将原始的档案信息转换成适合于输入到计算机的形式的过程。即形成计算机语言的过程，这项工作不仅难度大，质量要求高，而且工作量大，耗时长，是一项比较复杂的技术很强的工作。
因此，从事这项工作的人员必须具备较高的专业知识和计算机应用知识，要掌握一定的标引技术和方法。我们还应积极探索档案信息数字化新途径。网络、通信技术与档案信息数字化相结合是城建档案管理的必然趋势，档案数字化是城建档案管理的发展方向，开辟档案原文计算机管理的新领域、创建网上档案馆为城市建设的可持续发展和数字化档案管理提供证据、信息和记忆的管理，保证真实、可靠、完整、可用的城市建设文件与档案信息在电子、数字和网络环境下达到积累、共享与交流。其他载体信息的管理对不同载体和形式的档案要采用不同的管理方法，最好做到专人负责，专业人员管理一门或一种档案。管理人员要经过严格的培训，取得相关的资格等。不同载体的档案整理要遵循不同的原则，但总的要遵循基本建设程序，按照呈报、设计、施工、竣工、验收四个基本形成阶段，进行分门别类的系统整理，使其保持内部有机联系又有始有终、成龙配套，达到完整、准确地揭示城市建设活动的真实历史面貌的目的，同时又便于保管和提供利用。
做好城建档案的保密工作
城建档案的利用是城建档案工作的最终目的。城建档案作为一种重要的科技信息资源，是城市建设机制良好运行的基石，也是档案事业全面发展的重要组成部分。做好档案的保密工作尤其重要，要注意以下几点：档案保管过程中的保密工作做好档案保管期限与保密期限的区分划分工作。做好档案密级的划分调整工作。档案利用过程中的保密制度做好制度建设。做好监督措施。做好档案开放中的保密工作做好档案的审查工作。做好档案的解密工作。
做好城建档案的宣传教育工作
加强城建档案工作管理，首先必须提高人们的档案社会意识，消除重建设轻档案，重使用轻管理思想。城建档案管理工作从无到有，从单一到全面，从简单到复杂，经历了相应的发展过程，在大多数人都对城建档案工作有所认识的今天，仍然有部分人对城建档案缺乏全面的认识和了解，这就需要我们加大城建档案管理和利用的宣传、教育工作，须知档案社会意识薄弱会出现建设管理工作与建设档案利益相脱节，规划收资不归档，建设施工不查档，建设完毕不建挡，城建管理不利用档案等。这实质是只顾眼前利益，不顾长远利益的集中反映。因此，做好宣传工作，增强人们的档案意识，是关系到人们的正常生产、生活和造福子孙后代的大事，功在当代，利在千秋。
城建档案管理的学习研究和科学利用
档案管理是一门科学，城建档案管理同样如此，作为综合档案的一个组成部分，它与其它档案管理工作具有相当的共性，如档案的收集、整理、立卷、归档，甚至利用、保管，与其它档案分别不大。但作为一门专业档案，它又具有相当专业素质要求，在管理中具有一定的特殊性。作为一名城建档案管理工作者，除了要掌握档案管理通用的基础知识外，还必须对城乡规划、建设、测绘、建筑、施工等一系列专业知识有相应的了解，才能做到档案管理的科学化、规范化，才能建立科学、完整的档案检索系统。这就决定城建档案工作者要强化专业档案的学习，对档管理方法、管理系统的研究，从而建立既符合国家规范要求又能充公分结合地方实际情况的档案管理系统。档案管理的目的是使之得到有效利用。要使城建档案在城市建设中发挥作用，就要有全面完整规范的档案。城建档案的科学利用，包括建立城建档案的查阅制度、城建档案的借用、复印等制度，要做到城建档案在城市建设中发挥效益，又要防止有人利用档案作出危害社会的形为。
最主要的是遵守《档案法》和《城市规划法》，这是因为在城市建设和发展中，规划是龙头，城建档案是记录整个城市建设的索引，抓好城建档案工作，不但要认真贯彻好《档案法》的实施，而且还要贯彻好《城市规划法》。要把城市真正建设好、管理好，让城市在国民经济发展中充分发挥主导作用，抓好城市规划，实际上也就抓好了城市规划建设管理的关键，城建档案工作的建立健全，则又关系到城市规划建设管理和今后的维修及改扩建的顺利进行。总之，城建档案管理工作在城市发展、城市建设中具有重要的意义，它不仅可以为城市建设提供详实的信息资料，还能对人们研究城市历史、城市文化提出有效帮助。作为基层城建档案管理者，我们要热爱自己的工作，并为之努力和自豪。
本文作者：颜雪华 单位：浙江省丽水市城建档案馆
城建档案的数字化发展，可以使各项工作更趋于规范化运行，按统一的标准与规范，形成城建档案数字资源库集群，并通过高速网络及数据互操作技术，将这些数字资源库集群连接起来，建立数字城建档案的数据仓库与交换中心，实现数据共享，更好地为城市建设服务。这些数字化的城建档案信息关乎城市未来的运转，既影响相关决策机构的判断与决策，更会影响到经济社会发展的各个环节，甚至会影响到每个公民的生存与发展。城建档案的数字化发展可以使城建档案的管理更加规范有序，更加高效快捷，更能发挥效益。城建档案数字化发展有利于城建档案的开发。
城建档案的数字化给城建档案信息的开发与利用提供了更加便利的条件，为深层次服务提供了可能。用户可以通过网络直接登录城市基础设施信息服务平台进行信息查询，不仅可以满足用户对查全率、查准率的要求、还可以对查询结果可进行显示、排序、转存、打印输出等功能。同时，城建档案数字化还可以支持社会各部门开发专业应用系统或建立其他专业的信息服务平台，如支持城市道路交通智能化、城市环境保护智能化、住宅小区智能化、城市建设管理智能化、城市生态建设或改造虚拟现实等。
面对新的形势，城建档案管理工作任务更加繁重，工作标准要求更高，需要有关人员必须要正视当前城建档案管理中存在的矛盾和问题，采取积极有效的应对措施提高城建档案管理水平。城建档案数字化发展趋势认识不明确。随着城建档案管理机制的不断完善，越来越多的人认识到了城建档案的重要作用，但有些单位和个人仍然存在对城建档案的重要性认识不足，特别是一些人对城建档案数字化发展趋势认识不足，对城建档案数字化不重视。有的对城建档案数字化的投入不足，有的重建设、轻档案的思想比较严重，只注重工程的投资、工艺、质量等方面的问题，对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视不够，有的甚至没有把档案管理提到正常的工作范围，更没有建立一套规范的管理机制，来保障建设档案管理的完整和齐全，导致移交城建档案不配套，不完整，一定程度上影响和制约了城建档案工作的开展。
城建档案管理者素质与发展要求不相适应。虽然近年来城市化进程在不断加快，但总体来讲城建档案管理工作起步还较晚。近年来，虽然已经基本形成以城建档案馆为主体，以城建档案室、建设系统基层档案室和建设单位基建部门为基础的城建档案工作网络，但是，城建档案学科理论和我国城市科学以及档案学理论发展的整体水平相比，还有一段不小的距离，其中一个重要薄弱环节，就是一些从事城建档案工作的人员，或者因为没有系统学习过城建档案管理知识，或者半路出家，对城建档案工作不熟悉，或者随着科学技术的发展，计算机、网络等现代化管理设备进入了城建档案管理的领域，原来从事档案工作多年的专业人才已不能适应新的环境和要求了，这些情况严重影响了城建档案事业的发展。信息系统安全是制约城建档案数字化发展的瓶颈。城建档案的数字化优势之一就是通过网络实现城建档案信息资源的共享，减少重复劳动，搞资源利用效率。要依靠于网络技术，将数字城建档案信息在局域网或广域网上传输，而保障信息系统的绝对安全，是制约城建档案数字化发展的拦路虎，就目前来讲，计算机系统的安全没有一种一劳永逸的解决措施，需要将计算机系统的多种安全防护技术与管理措施结合使用，制定并严格执行安全管理制度，以堵塞管理方面的漏洞，提高计算机系统的安全性。
城建档案数字化发展是推进城建档案管理更好地为经济社会发展服务的有力抓手，要最大限度发挥人力资源和数字化加工设备能力，进一步提升城建档案的资源优势，服务经济社会发展大局。归档工作。城建档案的科学归档是实现城建档案数字化发展的基础。必须要大力开展城建档案的接收、收集和征集工作，进一步丰富和优化馆藏，拓展馆藏门类，改善馆藏结构。要进一步加大对重点工程档案、城市基础设施档案、城市地下管线工程档案、建设系统各专业管理部门业务管理和业务技术档案的收集力度，加强馆库基础设施建设，加大硬件投入，积极争取各类与城建档案事业发展需要相适应的电子计算机、扫描仪、数码设备、去湿机、防火、防盗报警等现代化设备，为城建档案数字化发展打下坚实的基础。大力推进数字城建档案馆建设。各级要进一步加大对数字城建档案馆的建设力度，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现档案信息资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。加大以城建档案管理系统为核心的数字化城建档案管理系统建设，以面向馆外的“统一门户”和面向馆内的“管理统一平台”为核心，加快数字城建档案馆建设。
“管理统一平台”方面完成数字化生产系统、档案利用子系统的开发，优化了声像档案系统，并试验GIS模式下各类档案叠加串联方式；“统一门户”方面，档案统计子系统及档案利用、报送、验收、培训、征集“一站式服务”各功能模块，要强化档案信息对外服务上的功能，实施档案信息服务分权阅览方案。大力提升城建档案管理人员信息化水平。城建档案各类繁多、要求标准高，这就要求城建档案工作者必须具有多方面的知识，既要有城市建设方面的知识，又要有档案管理方面的知识，这就要求档案工作人员必须不断丰富自己的各种知识，加强全面学习。要加大以提升信息化素质为主要内容的城建档案管理人员教育培训工作力度，通过采取多种渠道，多种形式举办各种类型的培训班，建设一支开拓进取、知识和专业结构合理，既懂业务又熟练掌握现代化信息技术的城建档案干部队伍。举办多种形式的专业网络业务观摩等活动，介绍相关科技动态和应用情况，介绍先进管理方法和手段，提高领导和业务人员的管理水平。同时，要创新服务方式，积极做好相关服务工作，充分发挥城建档案服务职能。
本文作者：胡韵琪 单位：广东省中山市城建档案馆
公共关系在城建档案中的作用
城建档案馆是具有很强的专业性和服务性的社会组织，我国的城建档案管理事业起步较晚，但发展较快。城建档案馆为城市建设管理服务提供重要依据，具有服务性。城建档案馆需在社会其他群体和公众之间建立一种良好的关系状态，公共关系就变得不可或缺。公共关系有利于促进城建档案的内外关系。城建档案是由城市的规划建设方面的资源和信息串联而成，信息沟通与传播是公共关系的特殊手段。组织与公众之间的传播沟通是公共关系的本质属性，城建档案馆公关本质上就是进行有关城市建设信息的沟通。城建档案工作每天都与公众接触，为城市各项建设服务，对外提供城建档案的开发利用服务是城建档案馆的根本目的和职责。而在这一过程中，公众同样能接收到工作人员的信息，广泛听取意见，通过这种互相传递出的信息能促使公众形成对其的印象和评价。城建档案公关有于更好地协调内外关系，通过与公众的接触可以更好地找出不足之处，提高公众对城建档案工作的美誉度，从而树立良好的形象，也能增强工作人员的内聚力，提高城建档案馆的价值。公共关系有利于促进城建档案的舆论管理。
舆论是公众信息的一部分，是一种集中的、强化了的公众信息。任何组织都生存在特定的公众舆论环境中，其行为既受到公众的左右和影响，也影响和左右着公众的舆论。因此，舆论坏境对城建档案的发展有很大的影响。在缺乏对城建档案馆正确认识的情况下形成的一些负面舆论会对档案工作的开展产生阻力。所以，我们必须建立和完善舆论，充分发挥公共关系的作用，通过有目的的活动，将准确的信息传播给公众，利用各种传播媒介，向外界宣传城建档案的正面形象，去影响公众的看法、意见、态度和行为，为城建档案营造一个适宜和良好的舆论环境，更有利于日后的城建档案发展。
如何运用公共关系于城建档案工作
搞好城建档案馆的内部关系。城建档案馆工作人员主要面对主管部门的领导和自身部门的同事，要创造一个和谐愉快的工作坏境必须要运用公共关系来协调内部的关系。要使档案工作更顺利的进行，需要得到领导部门的认可与支持。为此，应该把握一切有利时机，开拓思路，与领导部门形成良好的关系。要尊重领导的意愿，了解主管部门的想法，掌握信息，并要积极主动地向主管部门汇报工作；日常要在工作上和领导多沟通，让领导了解档案工作的最新状况，理解在城建档案工作中遇到的困难和问题，引起领导的重视。要主动地接受主管部门的考核和请示工作，积极完成领导交代的各项任务，拓展工作领域，从而得到领导的支持和信任。城建档案馆正常运转离不开各方面的协调沟通。而加强内部关系沟通的目的，是培养工作人员的向心力、凝聚力，培养其主体意识和形象意识。要想得到社会的认可以前，首先需要得到自己内部工作人员的认可，其次需要赢得内部工作人员的配合与支持。否则，将无法成为一个整体面对外部的公众。每一个成员都是组织的细胞，他们对组织有机体的认同和信赖，是这个有机体得以存在的基础。因此，良好的内部关系是城建档案公共关系的一个起点。
要将全体工作人员组合成一个有机整体，就需要将内部工作人员视作传播沟通的首要对象，尊重工作人员分享信息的权利，争取他们的支持与理解，形成信任与和谐的内部气氛。如果内部传播有障碍，沟通不顺畅，就会在内部产生焦虑、猜疑等消极情绪和现象。要避免这种情况的发生，就需要健全的传播渠道，完善内部沟通机制，使工作人员在信息分享和感情沟通中与工作坏境融为一体。而在日常工作中，培养工作人员的公关意识，提高工作人员的素质，也是另一重点。工作人员的公关素质会直接影响到工作的质量。要使工作人员意识到档案馆的良好形象是靠全体工作人员一起树立和保持的，引导他们主动的宣传城建档案的作用及各方面的成就，关心城建档案馆的形象与公关工作，并提高工作质量，以真诚的服务赢得公众的知名度和美誉度。还要积极主动参加各类专业培训，如进行礼仪语言、仪表、交谈方式等培训提高工作人员的公共态度和能力。对外宣传、介绍城建档案馆的工作性质与成就，是城建档案馆公共关系中最主要的一项任务。城建档案馆需要通过全员公共关系来增强外张力。
每一个工作人员都是城建档案馆与外部公众接触的触角，都处在对外公共关系的第一线；城建档案馆的整体形势必须通过他们在各自工作岗位上的良好行为表现出来。公共关系的目标是追求较高的团体价值，既要塑造组织的良好整体形象，提高组织的社会地位，争取较好的组织知名度和美誉度。要提高档案馆的知名度，增强社会对城建档案的认识，使公众能了解和支持城建档案的工作。城建档案馆的宣传工作不能局限于旧的传统展览模式，可以利用广播、电视、报纸等媒介宣传模式，也可以通过新式展览这种综合性传播媒介引起公众的兴趣和关注。通过灵活地运用文字、实物、模型、录像等多种传播工具，图文并茂，使更多人了解城建档案的法律法规和工作内容，也使公众对城建档案馆工作有充分的了解和正确的认识，扩大其在社会上的影响，增加知名度，实现内聚力和外张力的平衡和双向的调节。城建档案馆在今后的发展过程中还将面临更多的机遇和挑战，我们要打破一成不变的城建档案管理方法，取而代之的是运用新型的公共关系来进行管理。公共关系需要我们不停地学习和完善，才能使之能更好的运用于城建档案事业。
本文作者：孙晓蓉 单位：江苏省连云港市城建档案馆
建立有效的文件档案管理
计算机信息系统，充分、合理、安全的使用电子档案要实现档案信息化，就必须建立有效的城建档案管理计算机信息系统，才能充分、合理、安全地使用电子档案。为此，要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下城建档案管理工作流程，使之适应城建档案管理的需要；其次，依据城建档案形成的处理流程来进行城建档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保城建档案的安全。另外，在电子城建档案使用过程中，也应注意到一是电子城建档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子城建档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子城建档案的安全。再就是电子城建档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理，相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子城建档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法，储存电子城建档案选用的载体不耐久等原因，影响了城建档案的完整性、可靠性，从而影响了城建档案的真实性。此外，还有电子城建档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子城建档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子城建档案未被法律认定的原因。
促进城建档案信息化建设的几点思考
城建档案工作人员要树立城建档案信息意识城建档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。城建档案工作人员是城建档案信息化建设的基本力量，其能动性事关信息化建设的成败，只有让城建档案工作人员在思想上树立城建档案信息的意识，认识到城建档案信息化建设的重要性，城建档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心城建档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使城建档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会城建档案意识在城建档案信息化建设中必然有能动的影响，成为城建档案信息化建设的基本推动力。提高城建档案信息化技术水平。首先要配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备。系统软件的开发应用与完善，可通过计算机系统软件的操作及推广，逐步建立统一的操作平台。其次，城建档案中心目录及全文的数字化。城建档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各单位部门每年移交大量的城建档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质城建档案和数字城建档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了城建档案信息数字化的进程。再次，对上网信息进行密级划定。首先制订密级标准，对馆藏城建档案按公开、内部、秘密、机密进行划定;第四，对城建档案信息利用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。选取适合的城建档案管理软件是城建档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的城建档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，城建档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高城建档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着城建档案信息化建设的成败。从安全角度来说，优良的城建档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保城建档案信息安全。
推行城建档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向
信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使城建档案基础建设的重心向城建档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现城建档案管理现代化做出了巨大贡献。城建档案部门建立自己的局域网，计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和城建档案利用过程中发挥着重要作用。随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子城建档案已成为不可回避的现实问题。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的城建档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展城建档案信息化建设的一项重要工作。工程建设的过程就是城建档案形成的过程，这就决定了城建档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程竣工验收的各个阶段，城建档案的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了城建档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。加强工程档案信息化建设，选用适合企业城建档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应城建档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。
现代化的设备需要人来操作，城建档案工作信息化需要人来实现。城建档案管理人员要学习计算机和信息化管理知识，必须具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将成为每一位城建档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响城建档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好状态之中。数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的。其中尤为重要的是计算机、数学、生物学等学科的知识，它们对城建档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握科技档案专业知识，以及城建档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关城建档案专业知识和基本技能。#p#分页标题#e#
从城建档案管理现代化发展趋势看，城建档案工作人员必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。城建档案管理人员必须学习、学习、再学习，城建档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送城建档案管理人员进行深造，进行离岗培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法，互帮互学等建立复合型人才群和梯队型人才结构。作为城建档案管理工作者，应看到自身素质与新形势对城建档案工作需要的差距，以时不我待的精神状态抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的城建档案工作者。随着设备的更新和引进，城建档案管理部门既要注重引进具有丰富档案专业知识和实践经验，精通业务的各种人才，又要注意引进相关学科的专门人才，合理调整城建档案人员的专业结构、年龄结构和知识结构。另一方面也要加强对原有城建档案人员的培训和知识更新，使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术，科学地管理城建档案。总之，在信息化条件下电子城建档案已在城建档案管理工作中占有非常重要的地位。城建档案部门转变观念，改变传统的城建档案管理模式，就能够建立有效的城建档案管理计算机信息系统，使城建档案管理工作更好地适应信息时展的要求，为经济建设和社会发展服务。
本文作者：杨杰 单位：朝阳县建设局
造成城建档案质量问题的原因
城建档案是以某个建设项目或一个单位工程为独立对象，是每个项目或单位工程建设活动中产生的文件材料，其中包括工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收等部分，每个部分又包括多个归档文件，少则四五项，多则二十几项。如工程档案C类施工文件的内容由八部分组成：C1管理资料；C2土建工程施工文件（也可称建筑与结构工程施工文件）；C3给排水、消防、采暖、燃气工程施工文件；C4通风空调工程施工文件；C5电气工程施工文件（含消防电）；C6电梯工程施工文件；C7智能建筑工程施工文件；C8室外工程施工文件，每个部分又由具体的文件图表组成。数量大，使得城建档案的整理工作量极大。由于成本相对较高，这类档案又不可能完全使用标准的档案用纸。另外，建设工程是一项特殊的生产，建筑实体庞大且固定，工程环节多，涉及面广，因而档案会有相对较长的形成周期。所以在漫长的形成周期内，对于纸质档案如不严加保护，高质量的建设工程档案是难以保证的。
施工、监理部门“只看工程，忽视档案”的工作方式也为城建档案质量问题埋下了隐患。有些施工、监理公司没有专业的建设工程档案技术人员进行管理，公司为节省开支，选择技术员作为兼职档案员负责档案工作，不仅工作量大，而且不够专业。加之，档案的形成阶段主要在施工、监理部门，这些单位或部门如果不注意档案保管，没有科学地填制相关表格文件，那么形成的档案往往不符合国家统一标准，不利于城建档案馆（室）的长期或永久保存。
现今各地城建档案馆（室）都相继成立，由于组建工作刚起步，专职人员较少，多为科技档案或是质量监督站人员兼职管理，专业人才太少，不利于城建档案管理工作向专业化方向发展。另外，在档案员报送档案时，由于档案数量较多，而城建档案工作人员较少，在具体核查时，存在一定的工作缺陷，档案员的疏忽可能造成档案缺项、顺序颠倒，加之城建档案工作人员数量少、档案内容太多，有些问题在接收档案时并未及时发现，整理时才会暴露问题，但此时的报送手续已完毕，无从追补。
提高城建档案质量的对策
基于上述影响城建档案质量的三点原因，笔者认为提高城建档案的质量应从以下三个方面着手解决。社会档案意识是指人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度。这种意识越增强，对档案的利用需求就越大，档案的实现价值就越高，对于社会的服务能力就会增强。所以，一定要培养社会城建档案意识，引导社会各种力量重视城建档案的收集和利用。另外，要加强宣传，提高人们对城建档案重要性的认识。城建档案来源于城市建设工程，记录的是建筑活动中的元数据，不仅有助于对建筑物监督考核，更为日后的建设决策提供科学的依据。各级政府部门要重视起城建档案的管理和利用，档案管理人员要从自身开始重视城建档案的整理和保管，努力提高专业素质和职业道德修养，要将宣传工作落到实处，提高全民的社会城建档案意识。
形成阶段的保护工作针对施工、监理部门忽视档案管理的现状，相关部门应该建立规范化管理标准，将档案管理与工程建设有机地协调起来，并把档案的管理工作纳入到工程质量的评定体系之中，按照工程进度及时收集整理，也要考核档案文件的完备性、准备性以及真实性。要将制定好的管理规范下发给各个工程公司，要求公司严格按照标准报送。另外，还要建立健全建设工程档案的报送制度。城建档案的报送要严格遵循国家级、省市级规范要求，对城建档案的报送、整理要严把质量关，以提高城建档案归档质量的管理水平。要及时收集整理工程文件，按规定将编制合格的工程档案及时向城建档案保管部门移交。同时，也要结合地域特点制定有地方特色的管理制度。
城建档案在城市建设和发展的过程显得极为重要，全国各地均在努力加快城建档案馆（室）的建设工作，根据《全国城建档案2010年工作总结及2011年工作要点》的统计，目前辽宁省共17个县级市，27个县城，共计44个县（市）。截至2010年底，设置独立城建档案馆（室）的县（市）有25个，占57%。未设置独立城建档案馆（室）的为19个县（市），在城建、规划、建设等主管部门内部机构负责城建档案收集、管理工作，另有独立设置的区档案馆（室）15个。其实，加快城建档案馆（室）建设的步伐还应做到：加大资金投放力度，保障城建档案管理的基础设施建设，并且配备专业技术人员，使得城建档案管理工作更趋专业化、科学化。解决城建档案的质量问题是一项长期而且艰巨的任务，不仅需要各部门的通力合作，更需要全体城建档案从业人员的共同努力。
本文作者：李红琳 单位：江苏省东海县城建档案馆
职业素养是通过组织管理将工作中必备的素养变成一种文化习惯。培育职业素养需要切实落实岗位责任制，发挥主观能动性，把工作推向有序、系统、协调、效率、负责的最佳状态。档案管理工作人员对于档案基础管理工作而言，是至关重要的管理主题，要完善城建档案管理基础工作，就必须提高工作人员的素质。首先，必须加强对城建档案工作者的专业技能培训，使每一位工作人员都能达到对工作任务进行熟练精确的操作。其次，还必须对档案工作人员加强其他方面的素质培养，比如与建设工作相关的一些知识信息的培训。同时，在网络信息时代，对档案工作者的信息技术以及数据处理技术的培训也是必不可少的。除此之外，提高档案的质量是城建档案管理工作中最为重要的一个工作任务。城市建设需要的及时有效的信息，城建档案管理工作人员对档案进行整理时就必须实现对于档案信息资源的系统化归类，完善档案信息资源目标工作，加强档案信息资源的准确性。
总之，城建档案工作人员既要掌握档案工作的原理方法，也要对不同工程建设形成的档案特点、规律进行准确把握。因此，应该培养自身的学习习惯，提高学习能力，使自己的业务水平不断得到提高。要以领导为核心，在工作中通过组织参加培训、专业研讨及解读新法规、新规范等方式，创造良好的学习氛围，深入地开展创建学习型团队活动。努力提高对城建档案工作的认识，以适应城建档案管理工作发展的要求城建档案主要产生于城市规划、建设、管理、勘察设计、施工单位，其积累形成的质量将直接影响城市经济建设对城建档案的有效利用。
目前，城建档案工作的重要性已越来越被全社会所认识和重视，城建档案的作用越来越凸显。随着国内建设水平的快速提高和发展，新的建筑机构、施工工艺不断呈现及政策法规的更新出台，城建档案人员在工作中面临着信息“管涌”，这种形式“逼迫”城建档案工作者不断学习新知识，提高业务水准，以适应档案事业的新发展。增强服务不断创新观念，以服务促发展创新服务内容是城建档案馆服务工作创新的先导，而信息服务则是服务工作内容的重中之重。城建档案工作的本质是一项服务性工作。要树立“寓管理于服务之中，寓执法于服务之中”的管理理念，树立服务经济、服务建设、服务民生的新观念，变被动服务为主动服务，走出传统的思想误区，强化服务意识，深化信息服务内容。把服务工作的重点转向信息的深加工和信息资源的开发利用上来。
通过拓宽信息来源，深化档案信息加工等手段，优化服务质量，树立城建档案服务品牌，展示城建档案馆的地位和作用。伴随着社会的发展和用户信息需求的变化，信息服务也处于不断发展和深化之中，当前的城建档案信息服务正在发生历史性的变革，信息服务的内容、方向以及模式也都面临着新的调整。总体看来，城建档案信息服务已经取得了较大进步，基本实现了服务内容综合化，服务理念的社会化，但与其他信息服务机构相比，城建档案的利用率还是不尽人意。因此我们应该从城建档案信息服务创新上下功夫来吸引公众的注意力，以引导需求，创造需求，使城建档案在信息利用方面有进一步的提高。
服务理念的创新城建档案工作者在新的历史时期，应该以改革的精神研究新形势下的新问题、新特点，从而实现城建档案工作的根本性转变。一是树立市场经济意识，努力实现由计划经济管理模式向以市场经济为导向的管理模式的转变。二是树立法制意识，努力实现城建档案管理工作由经济、行政手段管理向依法管理转变。三是树立信息意识，努力实现以城建档案实体管理为主向以城建档案信息开发、利用为主转变。四是树立现代化意识，努力实现手工和简单技术型管理向城建档案信息数字化管理转变。五是树立社会化意识，努力实现城建档案的单一型、被动型服务向全方位、全过程满足社会需求的主动服务方式转变。六是树立人才意识，努力实现档案工作人才意识，实现档案工作人才素质由单一专业型向一专多能型的复合型转变。
树立开放意识，要变被动为主动服务，拓宽服务渠道，改善服务功能，并用前瞻性的眼光积极主动地为利用者提供方便快捷的信息服务。要把“以人为本”思想贯穿于城建档案服务工作中，不断满足社会各界对城建档案信息的需求。服务技术的创新技术创新是城建档案服务创新的前提条件，是增强城建档案工作的动力源泉，只有不断创新现代技术，才能使城建档案工作获得可持续发展。因此，提高信息利用率成为城建档案服务工作有待解决的问题。多媒体技术、数据仓库技术、数据挖掘技术、数据抽取技术及数据推送技术等信息化环境下的一批新型信息开发与利用技术的问世，进一步缩短了城建档案信息与用户之间的距离，同时也将城建档案信息开发工作推向了一个新的高度。
服务模式的创新城建档案馆属于窗口单位，接触社会各行各业人员，城建档案工作者的一言一行、一举一动都体现了档案工作者的素质和修养。因此，城建档案工作者应当文明办公，礼貌待人。在接待查档、咨询等服务性工作中，说话要和气，态度要和蔼，使用礼貌用语，做到百问不烦，，百查不厌，自觉增强服务意识，端正服务态度，积极主动地为城市建设和发展提供优质高效服务。总之，新时代的城建档案管理工作机遇与挑战并存，我们只有抓住机遇克服困难，才能不断实现城建档案管理工作理念的全面创新，只有着力于档案工作服务功能的开发，城建档案服务创新才会持续下去，才能保持旺盛的生命力。
本文作者：郑玲玲 单位：东莞市城建档案馆
日新月异的城市建设，给城建档案工作带来了无限机遇和挑战，然而回顾城建档案工作发展的历史，我们不难发现城建档案工作已经长期滞后于城市建设发展的速度。众多的实践证明：“思想有多远，我们才能走多远”，要使城建档案工作顺应城市发展形势，必须以科学发展观为指导，探寻城建档案工作新思路、构建新格局。
一、城建档案工作新思路的探寻
尽管城建档案馆经过多年的发展已经基本建立起管理城建信息资源的形象，但至今公众对城建档案工作内容的认知度、使用度仍存在很大的局限性，如果能树立以人为本的思想，变换思维的角度，以更为接近社会，亲民、便民的新形象出现，城建档案工作将会广泛为人们所认知和感受，城建档案工作的内容也将会更充实、视野将会更广阔，工作格局也将会为之焕然一新，笔者从思路上作如下探寻：
（一）从社会需求角度：城建档案工作作为社会大系统中的一个子系统，是整个社会机体的重要组成部分，它必须与社会建立起共存的关系。面对变化了的客观环境，今天和未来的宏观政策和城建档案需求市场，绝不因为城建档案部门社会功能的大小也不完全取决于城建档案事业本身的规模，而更重要的是取决于城建档案工作与社会需求的协调能力。只有从社会需求的角度来把握城建档案工作发展的规模及其方向，并着力于提高城建档案馆室的工作效率和城建档案信息资源的开发利用率，城建档案工作的社会功能才能相应地发展，最终使城建档案工作与社会建立起相互促进、相互协调的紧密关系。大量实践表明，只有以公共服务的需求为政策取向和衡量标准的工作才能得到绝大多数公众的认同和支持，进而适应城市建设发展的需要，不断为社会提供公益性的城建档案文化产品和城建档案公共服务。
（二）从社会环境角度：作为社会整个社会体系的一部分城建档案馆从来就不是孤立的，城建档案馆一直存在着与社会的互动，只是由于社会环境、社会关系系统性质的不同和城建档案工作所处地位的不同，其社会化的程度也不同。城建档案工作走向社会化要求城建档案馆与社会政治、社会经济、社会文化和社会信息环境有机地结合，立足社会的变迁，面向社会信息、知识的实际有效需求，调整办馆体制和运行机制，以最大限度的释放城建档案馆的信息、知识的组织、管理、服务、增值的功能，求得社会效益与经济效益的最佳双赢。
（三）从社会效益角度：城建档案事业作为社会事业的一部分，它的发展不可避免地要受到不同时期发展理论的影响。以往所走的规模型增长道路，曾使城建档案事业的发展出现了重外延轻内涵、重数量轻质量、重自身规模轻社会效益的倾向。城建档案工作无法与社会建立协调发展的关系。社会是城建档案工作发展的重要外部环境，缺乏良好的社会环境城建档案工作的发展也就成了无本之木，无源之水。
二、城建档案工作的优劣态势分析
哲学原理告诉我们:矛盾双方同时存在,并且对立统一。工作环境亦然，在挑战存在的同时，机遇也一并存在。理清建档案工作的优劣态势，便于培育城建档案工作的新增长点，调整和优化工作结构，使之成为城建档案工作创新发展的成长点。
（一）行业弱势。战略发展方向不够明晰；部分管理形式和方法过于陈旧；形成时间长而致“形成”“、管理”“、归档”脱节；资源信息利用率不高；发展水平低于城市建设发展水平；在档案资料的信息研究和开发方面较为落后；行业社会知名度低。
（二）潜在机会。服务宽度具延伸性，可为更多利用群服务；可应用信息资源提高利用者的追随度、依赖度；行业知名度正在不断提高；利用服务需求不断增长；城建档案信息资源的不可替代性；可应用现代科学技术实现文档一体化管理。
三、城建档案工作的新格局构想
在整个大社会中，有生存的空间才有发展的空间，而生存的空间在于如何去拓展、延伸。尽管近些年来各级城建档案馆积极拓展城建档案馆的社会服务功能并取得了一定的成果，但就目前的现状来看其社会功能的发挥仍不尽人意。如：利用率低、利用范围狭窄、社会认知程度差、馆藏匮乏、服务水平不高、利用方式单一、编研工作缺乏成效等行业弱势特征仍广泛存在。要改变这些状况必须对城建档案工作注入新思维元素，拓展新的空间来构建城建档案工作的新格局，它包括：
（一）塑造服务新形象：以全新的服务理念全面打造城建档案馆的新形象，增强城建档案馆在城市建设中的影响力；拉近城建档案馆与市民的距离；扶助城建信息资源弱势群体，培育利用新群体。如：从城建档案馆建筑设计观念上、形象包装上、利用、宣传上改变城建档案在人们心目中“为机关服务”、“保密”、“内部”等形象，让城建档案工作与市民的联系更为紧密，与大众生活、利益更加贴近。
（二）开创服务新方式：服务是使城建档案工作融入社会的最好方式，如果城建档案馆能成为市民了解城市规划建设和记忆城市建设变迁的“窗口”，成为人们工作、生活需求的一部分，那么城建档案工作才是真正实现了发挥社会服务功能的作用。开创服务新方式可以着手于：建立开放式的城建档案信息服务中心、适时开放城市规划建设信息、建立数字城建档案馆实现远程电子数据查询中心、电子档案的远程审核、接收和在线归档、馆藏档案的在线查阅等。
（三）创建无缝式全程管理新模式：随着社会对城建档案信息及时性、完整、系统、准确性需求的不断提升，城建档案的管理将摒弃“形成”、“管理”与“归档”脱节的现行管理模式，逐渐步入文档实体生成一体化，文档管理一体化，文档信息利用一体化，文档规范一体化的无缝式全程管理新模式。而借助网络、计算机软件、信息通信技术集成的城建档案管理平台，不仅可以实现不同类型工程从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理，还可以保证文件内容的完整性、元数据数据结构的一致性、畅通性，高效实现城建档案的利用价值。
（四）成为城建信息研究的孵化中心：广揽城建规划、设计专业人材，充实专业编研人员队伍，提高城建档案编研质量，改变以往传统的原始资料编纂方法，对城建档案信息进行深加工或专门研究。利用多题材、多载体等形式，使编研材料既可为科学研究、资政、参政等提供参考资料，也可直接服务于城市设计、城市规划建设、经济建设、文化事业、群众生活等；不仅有文字材料，也有图片、影像、三维动画等；而且还有多媒体、网络等载体形式的编研成果。#p#分页标题#e#
（五）做好角色管理：城建档案工作在城市规划、建设工作中担当的是服务性角色，因此城建档案工作应以服务为中心来展开，如：广泛参与城市的文化和宣传活动，主动融入、积极参与城市规划、城市建设、城市设计等活动，彰显与城市规划建设的密切联系，创新城建档案信息资源的宣传利用方式，采纳一切能体现“公共”与“服务”的思路与举措，进一步拓展城建档案馆社会服务功能，使城建档案馆成为城市城建文化新翼及政府亲民、爱民和为民服务的新平台等等。
（六）注重横向的合作与开发：随着我国信息化建设的迅猛发展和电子政务不断推进，信息共享与资源整合已成为必然，那么在城建档案信息资源开发上应改变过去以城建档案物理保管地点为基础的割据式开发，走多元化、多层次、多模式之路，打破一馆开发城建档案项目的地方特色和资源局限，突破一馆一地的边界，走合作开发的道路，以最大限度地满足利用者的多元化需求。如：图书馆、博物馆、城建档案馆等不同文献保管机构的共同开发，经济一体化城市之间城建档案资源的合作开发、片区经济带城市之间，产业合作城市的城建信息开发整合等。
（七）广开服务城乡、服务民生的渠道：由于城建档案内容涵盖了城市建设历史、城市规划建设现状、城市建设未来发展方向、城市住宅、企业厂房、市政基础设施、地下管线、环境保护、生态建设等多方面的内容，涉及到政府、公共服务机构、企业、社会团体、个人等各个社会层次，可提供利用服务的对象囊括了社会的各个层面，拥有广阔的可开发利用空间，广开利用渠道，可使城建档案馆成为当地城建历史查询、城建文化浏览、城建信息检索的重要场所，成为记忆、弘扬和发展城市建设文化聚集地。“物竞天择，适者生存”作为自然界发展的规律，也同样适应于社会各方面。未来社会的发展呼唤城建档案工作以一种“信息、公益、亲民”的三维新面貌出现在世人面前。我们只有认真学习实践科学发展观、审时度势，不断创新工作思路、创新工作格局，才能引领城建档案工作迈入新里程。
本文作者：郭南保 单位：福建省莆田市城建档案馆
2005年8月1日，福建省国家保密局和建设厅联合转发国家保密局、建设部（国保函[2005]215号）关于《城市规划有关内容是否应当保密的复函》中，针对太原市城市规划展示厅拟展出的城市规划图文资料指出：“应依照有关保密法律法规的规定，作必要的保密处理，城市总体规划的图文资料应隐去不宜公开的内容；城市电力、电讯、给排水、供热、供气、防洪、人防等地下管线的现状图、规划图不得公开”。这一规定，充分说明了城建档案管理中的保密工作不容忽视。当前，城建档案部门虽然未发现泄密事件，但泄密事件在某些部门是时有发生的。如一些单位，由于管理不善，措施不落实，部分工作人员保密意识差，曾经发生“情密交易”、“权密交易”、“钱密交易”等泄密案件。这些现象的发生给城建档案部门也敲了警钟。因此，如何做好城建档案管理中的保密工作显得十分重要。本文拟就城建档案管理中的保密内容和可能泄密的形式及其防范措施，提出自己一些粗浅的看法。
一、城建档案管理中需要保密的内容
依照《建设工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》，建设工作中国家秘密及其密级的具体范围：
（一）绝密级事项
党政军首脑机关、党和国家主要领导人寓所和经常性活动场所的地下专业工程的规划设计和管线综合图文资料。
（二）机密级事项
1.不对外开放的国防科研生产、试验、训练基地的城市现状图、规划总图的图文资料。
2.国防工程、国家级科研工程（课题）的关键部位的勘察、设计、施工资料。
3.国家重点工程对外发包及其设备、技术、材料进口谈判的计划和底数。
（三）秘密级事项
1.国家建设工作（含各行业）的长远计划、规划及拟议中的重大经济政策和改革措施。
2.设市城市电力、电讯、给排水、供热、供气、防洪、人防各专业工程的整体规划、现状图及管线综合图文资料。
3.省、自治区、直辖市重点工程对外发包及其设备、技术、材料进口谈判的计划底数。
二、城建档案管理中泄密的表现形式
（一）保密意识不强而泄密
表现在：一是在开放利用城建档案中缺乏保密观念。要么认为既然开放利用城建档案，就无密可保；要么认为在高技术条件下，难以抗衡高科技窃密，有密难保就疏于防范。二是整理过程中废文书处理不当泄密。多余或重复的文书或草稿未经批准处理就扔进垃圾堆或出售，被不法分子利用导致泄密。
（二）管理不善而泄密
表现在：一是城建档案案卷保管不善泄密。管理人员管理不严格，随手丢放，被不法分子盗取、复印、偷拍等导致泄密。二是库房管理设施不完善而泄密。管理人员不按规定安装好防盗窗、防盗门和警报器，被不法分子乘虚而入盗取、拍摄等导致泄密。
（三）计算机技术处理不当泄密
表现在：一是计算机存储城建档案泄密。管理人员在利用计算机存档时，对于该保密的城建档案疏于防范，忘记加密，被不法分子盗取导致泄密。二是单位与单位之间进行网络传输泄密。城建档案馆在与有关单位进行网络传递有关城建档案资料时，被不法分子截获而泄密。
（四）“情密交易”、“钱密交易”、“权密交易”而泄密
表现在：有的城建档案管理人员碍于亲戚、朋友的面子，“情密交易”，将保管的保密档案透露给外人；有的接受某些不法商人的宴请、经济贿赂，“钱密交易”，将属于保密的城建档案透露给外人；有的有求于某些领导，每当这些领导出面时，“权密交易”，将保密的城建档案透露给外人而导致泄密。
三、城建档案管理中几项防范泄密措施
开放城建档案是国民经济和社会发展的必然要求，是充分发挥城建档案作用的有效途径。同时，城建档案又具有一定的保密性，开放利用城建档案必须以不泄露国家机密为原则。城建档案开放利用与城建档案保密既是矛盾的，又是辩证统一的。在城建档案开放利用与保密的问题上，必须克服保密保险，利用危险的思想倾向，不要因为怕泄密，该降密的不降，该解密的不解，该开放的城建档案不及时开放，影响城建档案作用的发挥。为此，可采取以下防范措施：
（一）加强教育
防范城建档案管理中的泄密事件，加强教育，提高从业人员的整体素质是根本出发点。一是加强政治思想教育，用邓小理理论和“三个代表”重要思想武装城建档案工作者的头脑，教育他们树立正确的世界观、人生观、价值观，做一个政治立场坚定、敏捷性强的城建档案工作者。二是加强保密培训，认真学习《保密法》，并结合具体案件适时进行教育，强化保密意识，不断提高城建档案专业知识水平和业务能力。
（二）完善制度
建立健全城建档案整理、鉴定、保管、提供利用、信息传输等工作制度，严格执行《保密法》，杜绝漏洞。严格查阅制度，城建档案一般不向国外人员查阅，如特殊需要，查阅有密级的城建档案需经省和国家业务主管机关批准。查阅有密级的城建档案，一律凭单位介绍信，经有关领导批准后才能查阅。查阅时一般不得拍照和复制，如因工作需要拍照和复制，须经有关部门批准。建立定期或不定期的保密检查制度，发现问题及时报告有关部门和领导，并视情节轻重严肃处理。建立严密的计算机管理保密网络体系，以科学的管理制度，严防城建档案泄密事件的发生，确保城建档案的安全。
（三）强化监管
失去监督管理必然导致混乱和腐败，这已成为人们的共识。要防止泄密必须抓好三个重点：一是重点部位。即库房、打印室、微机室等地方，要严格管理，及时监督，防止漏洞；二是重点时间。工作时间要严格遵守制度，进入库房调阅城建档案时要建立两人陪同制，防止疏忽大意而泄密。此外，还要加强节假日放假时间的安全保密工作；三是重点环节。利用扫描仪进行城建档案扫描时，要限制参与人员，尽量缩小涉密范围。运用计算机管理城建档案时，要指定专人负责和管理，严禁无关人员私自进入机房，并注意给保密级的城建档案加密，防止泄密。此外，还须加强电子文件利用的管理。电子文件入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用。对电子文件的利用者实行利用权限控制，防止无关人员对电子文件系统的非法访问，防止利用过程中的泄密和损伤信息。#p#分页标题#e#
（四）从严治档
对那些“情密交易”、“钱密交易”、“权密交易”者要严格以法查处，该党纪政纪处分的，要及时依法处理；该追究刑事责任的，要铁面无私，及时追究，防止姑息迁就；对于那些因工作不负责任而导致泄密者，采取调离工作岗位或给予警告、党纪政纪处分等办法，促进城建档案工作者提高认识，依法办事，堵塞漏洞，做到警钟长鸣，防患于未然。
总之，在城建档案工作实践中必须正确处理好城建档案开放与城建档案保密的关系。为了开放放弃保密，这种有密不保的做法，既违背了《保密法》，同时也使国家利益受到侵害。为了保密而该开放的不开放，该利用的不利用，既违背了《档案法》，又不利于城建档案作用的发挥。有密不保是违法，该用不用同样是违法，只有正确处理好二者之间的关系，才能保证城建档案工作的可持续发展。
本文作者：李士霞 单位：淮南市市政管理处
档案是对人类活动的真实记录，是人们研究和把握社会发展客观规律的重要依据，城市档案是记录城市建设和发展的信息库。伴随我国经济的快速发展，城镇一体化进程越来越快，对城市档案的管理能为未来的城市发展建设起到指导作用，在城市建设活动中也越来越重要。传统的城市档案管理工作是对城市建设档案的实体性管理，这样的管理由于受到人的管理因素的制约，其可流动的空间范围以及社会服务的效应都受到了很大的限制。电子信息化技术具有流动性强，可操作性高，易于存储交流等优点，加快城市档案的信息化建设能更好地为城市档案建设服务，更好地为社会服务。
一、现代信息技术对城建档案工作的影响
迈入信息化时代后，以信息科学技术为核心的高新技术正在迅猛发展，这将深深的影响我们将来的学习生活和工作。信息化是大势所趋。现代电子信息技术是指以微电子学为基础，对利用电脑对文字、声音和图像进行信息处理的技术。相较于其他的信息处理技术，现代信息技术具有高效、高速、准确和便利的优势。现代信息技术在城建档案管理方面的应用，体现出现代信息技术的发展，也对传统的城建档案管理造成了前所未有的冲击。城建档案管理理念正随着信息技术的发展而日益改变。城建档案管理已经不是指简单的实体管理了，他不仅是对城建档案信息的管理，也是对城建档案信息的操作。对于城建管理工作人员而言，需要从思想上认识到城建管理在现代信息化技术下的变化，确立正确的指导思想，做到从行政手段想依法管理的转变。城建管理向信息管理的发展是手工管理向技术管理，单一服务向综合型服务的转变。信息化技术在城市档案建设中的运用能适应我国社会经济发展，实现对城建档案的快速处理。
二、现代信息技术在城建档案工作中的作用
现代信息技术在城建档案管理工作上的运用能加强档案资源的整理、开发与运用。城建档案的信息化建设是将实体信息进行信息化处理的过程，是对信息存储、检索、管理形式和载体的变化过程。加快城建档案管理的信息化进程有利于实现城建档案的资源共享。现代化城市建设的快速发展要求相应的城建档案建设能够适应新形式的客观要求，能够跟上社会发展速度。城建档案的信息化进程也有利于城建档案适应的发展，作为城市建设的基础，城建档案建设如若跟不上现代城市建设的发展，将影响现代城市建设。
三、城建档案信息化建设的几大核心因素
城建档案信息化建设的核心之处在意对档案资源的开发利用，其目标在于实现各种档案信息经公共信息网络实现信息互通，以此满足更多用户在不同时间地点的广泛对城建档案信息的有效、高效利用。对城建档案信息化建设至少需要具备以下几个核心：
第一，城建档案基础设施建设。基础设施是城建档案建设的重要物质保障，基础设施能直接、集中地体系难城建档案信息化程度，制备相应的基础设备是城建档案建设中不可或缺的一环，缺少它其他的任何工作都不能开展起来。城建档案信息化的基础以信息网络为核心，配合其他相关的硬件设备组合而成。
第二，档案信息资源的建设。城建档案信息是国民经济和社会发展的重要资源，对他的开发利用是城建档案信息化技术的核心任务。城建档案信息化需要大量的相关资源，这就要求相关的单位集体为其提供必要的信息资源，丰富城建档案的基本信息资料。
第三，档案信息系统的建设。信息系统的建设包括对成绩爱你档案信息的采集、处理、加工、管理、存储和传递等各种技术软件，是城建档案资源实现网络化、共享化的重要保障，离开了网络系统的建设，所得到的信息资源便是散的，不能够共享，不能实现异地交流，不能使更广大的用户朋友享用，这就不满足城建档案管理信息化的基本要求。只有城建网络系统建设成功，城建网络信息化的相关作用才能够充分体现出来。应用系统的建设需要同各自办公自动化、局域网建设同步发展。
第四，信息化标准的建设。俗话说“没有规矩，不成方圆”，如果没有相应的行业标准，则城建档案就算达到了信息化，但是其信息化也是杂乱无章的，信息资料更是混乱不堪的。对于行业标准的建设是十分必要的。这关系到信息资料的可靠性，信息网络的安全性与质量，一个好的行业标准规范能催生出强有力的城建信息网络系统。
第五，人才队伍建设。人才是城建档案信息化的成功之本，是档案信息化建设的重中之重。人才的素质决定工作的速度与质量，城建档案信息化的建设离不开对行业人才的培养，因此，各级单位应该把人才的建设作为重中之重来抓，做到用人可用，也要做到有人必用。为城建档案信息化建设储备足够的能量，为档案信息化技术的发展提供不竭的源泉。
四、加强城建档案管理信息化的建议
社会信息化的高速发展要求相关领域的信息化技术的发展能跟上社会信息化的发展，如果哪个行业的信息技术发展跟不上其发展，该行业信息建设在没进行相关突破性改革时，该行业的信息技术可能就越来越落后于其他行业信息化的发展。因此，城建档案相关部门需要加强创新，做到与时俱进。在进行建设时，笔者认为首先应该进行行业标准的建设。只有拥有了个完善的标准，相关部门才能够根据此标准做出相应的设计规划，不然其他部门单位所做的工作可能就付之东流，白白浪费人力、物力、财力。其次应当将基础设备建设和加强人才的培养同步进行，在城建档案信息化建设离不开人的建设，也离不开设备的建设。设备是硬件，人是软件，离开了任何一样，各自便不能正常的进行工作。接着应该进行系统库的建设，根据其他行业信息化建设的经验来确定城建档案管理信息化所需要的哪些准则，需要哪些系统部分，然后将系统部分有机结合起来，构成个完整的系统，为信息资料的整理做好准备。最后才是信息资料的整理，这部分的工作范围最广，涉及单位最多，需要相关单位为信息系统提供内部资料。
五、结语
城建档案发展事关国家进步和社会发展，城建档案信息化建设的步伐决定着城建档案的建设。因此，城建档案信息化的建设影响着社会的进步与发展，加强城建档案信息化建设是刻不容缓的事。
本文作者：彭春华 单位：梅州市城市建设档案馆
城建档案馆是一个城市中城建档案的综合管理部门,是保管城建档案的基地,也是城镇建设的“百科全书”,领导决策依据的“数据库”,是城建信息的管理、开发和咨询利用中心。如何变死档案为活档案、死信息为活信息,搞好信息开发提供利用,编研工作是关键,城建档案编研工作历来是开发城建档案信息资源,延长珍贵档案寿命,服务于城市建设的一项非常重要的工作,通过城建档案编研,可以检验城建档案工作质量和有关的问题,对于城建档案收集是否齐全合理、鉴定、整理是否科学,检查是否完备,保管是否安全,都起到举足轻重的检查带动作用。各级城建档案馆自成立以来,紧密围绕城市建设的实际需求,采取有力措施,编研出一定数量和质量的城建档案编研成果,为城市建设、规划设计、领导决策提供了很好的参考,取得了一定的成绩。但是,从总体上说,编研工作的现状仍远远跟不上城市建设高速发展及信息时代人们对城建档案信息的极大渴求,档案编研工作中普遍存在的编研成果形式单一,质量不高,编研成果的利用率低是制约档案编研工作发展,发挥编研成果最大社会效益和经济效益的瓶颈。如何适应形势的发展,实现编研工作新的突破,是摆在各级档案部门和广大编研工作者面前的一个重要课题。
一、丰富编研类型,提高编研质量。
(一)目前,多数城建档案编研成果都是诸如汇编、文集、简介、目录等一些形式单一,浅层次的资料罗列加简单点评式的类型,分析研究性较差,综合性不强,不能给人们提供直接的建议或方案,档案馆应努力改变这种状况,在汇编型、编写型的基础上,多开展一些编纂型、声像型、展览型的开发工作,利用城建档案馆现有馆藏,按照城市建设发展的需要和社会需求,把庞杂、零散的档案信息进行有机的组合和必要的加工,并对信息作深入研究、分析、提炼、概括,编辑出内容上更具科学性,形式上更具灵活性,操作上更具经济性的贴近社会需要的档案编研成果。
(二)城建档案编研成果的质量,不仅是一个档案部门业务水平的真实反映,而且也是衡量城建档案编研工作是否成熟的一个重要标准,提高档案编研工作质量要注意做好如下四点:
1.领导思想要重视:档案馆领导思想上是否对档案编研工作重视,给予编研工作多少关心和支持是档案编研工作能否顺利开展,编研质量能否稳步提高的一个重要因素。机构制度要健全:成立专门的档案编研机构,制定相关的工作制度,是编研日常工作顺利开展的保障。人员要落实:编研人员力量是否足够,素质高低,直接关系到编研成果的质量,因此,应把一些专业水平高、研究能力强、文字功底好的人员选派和充实到编研工作岗位上,促进编研工作的提高和有所创新。设施要配齐:开展档案编研工作的一些硬件设施如:照相、摄相、录音、复印、打印、扫描、电脑及网络工程等设备,是编研工作有效开展的物质保障。资金要保障:编研成果是一项文化产品,有投入才有产出,要获得一项高质量的编研成果,必要的资金投入是编研工作的血液和润滑剂。
2.选题要精准、新颖。选题的精炼、准确和新颖是档案编研成果质量高低的关键。编研的最终目的是编研成果得到最大限度的利用,利用率的高低是衡量编研成果质量优劣的标准。为此,编研人员必须走出馆门、走向社会,深入城市建设第一线,加强调查研究,了解城市建设的重点和动态,正确分析和预测在一个时期内城市建设对城建档案信息的需求情况,确定编研工作的方向,在此基础上选定一个精炼准确且新颖的编研主题开展工作,就使得编研出来的成果,具有较强的现实指导性、针对性,更贴近社会需求。选材要广采博取,做到准确真实。对符合编研选题内容的尽量多收取,以便在定题时有比较、有选择的余地;准确是指选材切题,要选择最能阐明编研主题内容的档案资料,运用辩证观点,既考虑到内容上的针对性、典型性,也考虑到技术性、先进性,从而做到择优编录;真实是城建档案编研成果的灵魂,在编研实践中要始终以实事求是的工作态度去鉴别,核实档案信息的真实性,确保城建档案编研成果的质量,使得编研成果有实用价值,值得信赖。编研成果要有专业特点,突出地方特色。城建档案含有丰厚的文化底蕴,反映着不同时期的施工技术,基础结构,建筑风格等,对现代设计业、建造业有极高的参考借鉴价值,编研工作要充分利用这些资源,打造有专业特点的产品;对“原汁原味”的地方特色档案信息,我们要经过认真的筛选,整理和加工,去伪存真,取其精华,弃其糟粕,编研出适应经济发展和社会发展需求的特色产品。
3.不断丰富馆藏,善于借鉴和联合编研,保证编研成果的高质量。编研工作首先依托的是自身的馆藏信息,丰富的馆藏是高质量编研工作的物质基础。城建档案编研工作最大的竞争优势和资源优势依赖于城建档案,要保持城建档案编研工作的生机和活力,就要采取多渠道、多方式努力丰富馆藏。做好编研工作还要做到不局限于本地区、本部门、本领域,要开拓视野,善于借鉴别的国家和地区、其他部门、其他学科领域的已有编研成果,洋为中用,彼为己用,增大编研成果的信息量和含金量。在必要的情况下,还可以联合其他部门或其他城建档案编研机构开展编研工作,以克服信息单一、力量薄弱、信息渠道不畅的缺点,有利于互相交流、学习、编研出信息含量大、质量高的编研成果,又可节约资金和时间,提高编研效能。
4.要注重编研人才的储备和培养。人是生产力中最革命的因素,要提高编研成果的质量,最重要的是选择好编研人员。城建档案编研工作作为信息和价值具体表现形式,已成为城建档案馆的重要部门和信息中枢,因此,在档案部门,最好吸纳一些有责任感、有事业心、热爱本职、精通专业技术知识、熟悉馆藏、文字功底好、肯钻研、综合素质高的业务干部从事城建档案编研工作,才能有效地保障编研工作的高质量。对现有人员,要营造良好的学习氛围,创造“尊重知识,尊重人才”的良好环境,尽可能地提供接受再教育的机会,调动他们刻苦学习、钻研业务的积极性,边干边学,以干促学,全面提高自身综合素质,适应新时期对城建档案编研工作者的要求。
二、转变观点,提高编研成果的利用
当前,许多优秀城建档案编研成果开发出来后,由于思想观点的制约和缺乏必要的宣传,致使它们仍“藏在深闺无人识”,影响不大,利用不高,没有取得相适应的社会效益和经济效益,因此,要提高编研成果的利用率。
(一)要解放思想,转变观念。转变过去那种“好女不愁嫁,好酒不怕巷子深”的传统思想,树立“好酒不怕有人识,酒好也要靠宣传”的超前意识,以思想观念的转变,促进编研成果利用工作的开展。编研成果的质量是成果利用工作的前提,而成果利用工作的提升,又促进了编研工作质量的提高,两者相辅相成,互相促进。因此,我们要转变观念,主动向利用者宣传、主动向领导介绍,主动服务,促进编研成果利用。#p#分页标题#e#
(二)要不断加大宣传力度。为使编研成果创造出最大的社会效益和经济效益,首先得提高利用率,我们必须注重利用各种宣传媒介加入对编研成果的宣传力度。如:在电视台、电台、报刊、杂志上以新闻报道形式、专题采访形式或知识专栏形式给予宣传报道,在专业城建档案刊物、业务宣传栏里进行宣传,也可以通过网站在网络上向社会公众宣传,还可以向领导,业务联系部门及工作人员赠送资料,直接宣传。总之,宣传方式可以多种多样,不拘一格,但要做到有组织、有计划、有目的地宣传,才能获得较好的宣传效果,直接提高编研成果的知名度,使编研成果成为一个品牌,达到提高利用率的目的。
(三)要创新利用形式。随着科学技术和信息技术的飞速发展,人们获取信息的渠道越来越多,为此,我们要立足现有技术和设备,不断更新编研成果的利用形式,促进编研成果利用率的提高;如:利用图片展方式、电视专题片方式、声音解说方式、文字、声音、影像三维动画方式、网站浏览方式、短信阅读方式,邮票、明信片方式等多种形式对编研成果进行传播和利用。
总之,城建档案的编研是一项研究性和实践性都很强的系统工程,要以库藏档案资料为基础,以市场需求为导向,以利用服务为目的,不断提高编研成果质量,提升编研成果的利用率,努力推进深化编研工作的开展,便城建档案发挥更大的经济效益和社会效益。
摘要：城建档案记录了城市的发展和变化，它是不可多得、不可复制的历史还原图像，如何正确对待馆藏工作，使其实现重大的历史意义，是每一位城建档案工作者应严肃对待的课题，需要从观念上重视、在方法上钻研，拥有责任感和历史使命感。
关键词：城建档案；价值体现；历史意义
一、城建档案的价值体现
城建档案的作用及价值是为城市和国家提供了可靠的信息资源，它记录了城市建设的全过程，为今后城市的开发提供了参考，成为内容丰富的文史仓库，是城市建设和发展的文化源头。
（一）城建档案为城市建设保驾护航
说到城建档案的价值，不得不说到它的存在形式，它是由图纸、列表、图片和影像等文字资料构成的，为城市建设的科研、学术、社会职能等服务，起到了典藏和传输的作用。人类的演变和社会的变革是一个漫长的过程，没有资料记载，这些历程将无法考证，更不能成为今天规避风险、增长才能的经验。随着自然的更替、岁月的轮回，一些古建筑物已面目全非，如果没有城建档案的还原，人们永远无法知道真相，更无法从祖先建造家园的丰功伟绩中，延续其精神、借鉴其做法。因此，在历史长河中，城建档案默默记录下了曾经的沧桑与辉煌，以真实可信的“态度”讲述城市变迁的古老故事。每项重大工程的建设，都得从规划入手，从调研到可行性报告，从布局到实施调整，无不需要史料做支撑，历年来的城建档案在这一时刻派上了用场，每项工程结束，留下来的档案又成为下一项工程的指导，所以档案馆是宝库，档案文件在某种程度上，为城建工作提供了保障。
（二）城建档案为城市发展勾画蓝图
城市建设是人们的创造性劳动，城市的改观像明镜，折射出时代的印记和文化特征，因此，城建档案浓缩了文化精华，延续了血脉相承，使每一座城市都有史记，在修史、学术等方面起着原始凭证的作用，具有考古等科研价值。城建档案让人们了解过去城市变化的足迹，也让人们预见未来城市发展的走向，它以不同的方式展现了人们共建美好家园的集体意识，它反映了人类与大自然的地震、海啸等灾害做抗争的顽强意志，体现了人们无怨无悔地完善城市形象的决心，为城市的发展树立了信心，为城市的建设描绘了蓝图。
二、城建档案的历史意义
现代社会中的城建档案是由档案编制、信息保存、内容体系和结构分割等几部分组成的，它以卷宗为单位，既侧重综合性又侧重存异性。因此，它是不同行业的信息积淀和专业技术指南。
（一）城建档案堪称城市建设的向导
城建档案是城市发展到一定阶段衍生出的必然，是综合体系围绕城市建设服务的需要，属于档案的分支，又区别于其它档案，它的特殊性在于它是中国从计划经济迈向市场经济的创新成果。中国古代对于城楼的建树有据可查，像岳阳楼，就体现了中国园林文化的博大精深，由于年久失修，当年，政府下令翻修，人们采取专家、学者对其拍照，研制出详实档案资料的办法，进行临摹，建造出与先前相差不多的岳阳楼，这些都是城建档案的不朽之功。从西安的出土文物，到现今保存完好的军事作战图，众多的史实书写了人类的筑造历程，有的湮灭在断壁残垣中，有的可以在仅存的残骸中窥见蛛丝马迹。城建档案通过建立网络和数据库，成为城市建设可持续发展的战略性资源，具有深远的现实意义和最具优势的理论基础。
（二）城建档案提升了城市建设的品位
随着科技手段的进步，城市建设势必从初级走向高级，我国一些大的城市，如沿海地区的城市建设更是体现了环境、经济和生态的协调和统一规划，在生产和商务方面成为交通枢纽，而打造花园城市和“绿色”、无污染的旅游胜地，一是城市的配套设施良好和产业的布局合理，二是城建档案发挥了重要作用。俗话说“百年兴废尽在卷中”。一个城市孕育着历史的文明，其中的声誉也显示了它的魅力与品位，历代文人墨客笔下的生动描写，塑造了城市的意境和文化的内涵。宏大的地域规模、杰出的施工技术、精美的建筑景群，一切园林艺术的典范，烘托了建造的磅礴气势，将自然景色和建筑风光无限延伸的是建筑师的审美观，而将这些智慧融会贯通地沿袭下来的，确是城建档案。“品位”一词本来和美学有关，但是建筑方面的审美与史料记载有关、与档案有关，城建离开了参考资料，就离开了标尺。因此，城建档案从审美角度上说，为城建工作提升了品位。
三、如何让城建档案发挥作用
城建档案是城市建设的重要组成部分，它包括审批规划、征地折迁、城管建设、水利设施、园林建筑等等步骤，从档案细节中可以发现存在的问题，及时修正和完善是城建档案具有决策参考价值的可贵之处。那么，如何让城建档案最大限度地发挥作用，是档案馆藏人员需要思考的问题。
（一）端正态度，优化服务
如果对城建档案的价值没有足够的认识，就不会全力以赴地做到细致、周到地服务，要想提高档案工作的质量，必须提高从业人员的素质，使工作人员从被动变主动、从消极应付变积极努力。同时，改善档案馆的外在环境和内在管理，加强对从业人员的培训，使馆内工作人员熟悉业务，对档案内容如数家珍，甚至能解析国家政策，站在一定高度上，理解当时城建工作的时代背景。馆内工作人员要提高对档案信息时效性的认识，随时对档案做出更新和转换，使城建档案具备与时俱进的特征，适应社会发展，不能随着时间的推移减弱了可用性。同时，编制程序时的检索工具，要做到行之有效，各种光盘、影碟要做到可以随时提取、可用。档案信息还应立足于服务整个社会，这要求馆藏人员具备先进的理念和捕捉时代信息的敏感性，这些本领体现了馆藏人员对工作的热爱和求知好学的态度和主人翁责任感。
（二）丰富馆藏，大力宣传
城建档案是我国城市建设的文化精萃。所以，大力丰富馆藏、收集并有效整理相关城市的档案，可以借鉴其他城市的经验，使档案从各个角度满足人们的查找需求。可以面向全社会征集城市的老照片及相关的资料，使百姓认识到城市建设跟自己有关，这需要向老百姓普及城建方面的相关知识，采取上门服务、主动走访、现场调查等方法拓宽档案馆藏资料的渠道。这样，各项拆迁和施工在涉及到个人利益时，能得到百姓的配合，合理、有效、快速地进行。做好以上这些工作，需要向社会各界加大力度宣传，首先向领导宣传，得到他们的重视，争取财力、物力的支持；其次，向老百姓宣传城建档案的作用，使人们自发、自觉地加入到共同建设档案的工作中来，比如保护历史文化遗产、在编史和提供生活资料时予以配合，使老百姓对城建工作上升到一定高度——这不是某个人的事情，是功在当代、利在千秋的重要行为。当然，最好还要有法律作支撑，将破坏城建资源的个人和单位列为重点整改对象，采取惩罚措施，维护城建工作和城建档案工作的有效进行。城建档案工作是一项系统工程，它涉及面广，是国家和社会城建工作的晴雨表，它起到了知识枢纽的作用，在历史的长河中功不可灭，所以，要想让其在科技飞速发展的今天成为文献，体现多元文化价值，需要社会各界的共同努力使其依托社会职能、增添各项服务，为城市的发展建设作出更大的贡献。
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