现代档案管理中档案管理基础工作的作用

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档案管理不是一个简简单单的整理文件的工作而是一个系统的工作，要想提高档案管理的效率，就要引进先进的档案管理技术，使用专业的档案管理设备，只有不断的进取创新，才能提高档案管理的效率和质量，才能使档案的合理利用。为了档案管理适应现代化的发展，各个部门要配合档案管理部门做好档案管理的基础性工作，及时发现工作中的问题并解决，推进档案管理现代化发展，还要建立系统的档案管理体系，培养提高档案管理工作人员的服务意识，才能保证高水平的档案管理工作，以确保档案管理实现现代化管理。

1档案管理基础工作在现代档案管理中的作用分析

档案管理的基础工作是现代档案管理工作的基础，做好档案管理的基础工作，可以提高档案管理效率和管理水平，并且档案管理工作直接影响着现代档案管理实现规范化和标准化。因此只有完善档案管理工作才能有效提高现代档案管理的工作水平。

1.1使档案管理工作更加规范

档案管理工作是企事业单位的重要工作之一，档案管理工作规范化，就可以更好的为企业和人才提供更好的档案服务。档案管理的基础工作就是把分散的档案资料收集整理和编号存档，工作很简单枯燥，但是确是现代档案管理工作的重要因素。因此，只要做好档案管理的基础工作，按程序执行，就可以实现现代档案管理工作的规范化。

1.2有助于提高档案资源的完整性

档案管理中档案资料丢失、损坏等情况时有发生，所以企事业单位的档案管理工作，一定要制定规范的工作流程，并且严格按照流程去管理，并且档案管理的基础工作中，档案管理人员要对档案资料的真实性、完整性进行检查分析，确保档案资料的完整性。

1.3给档案快速检索创造条件

随着现在网络信息技术的应用，计算机检索技术是现代档案管理工作中重要工具，不仅大大降低检索档案的时间，也减少了手动翻找档案时弄乱、弄丢的可能。因此，在把档案资料输入计算机的时候，一定要认真、仔细，确保数据信息的真实性和完整性，只有最好档案管理的基础工作，才能为档案的快速检索提供便利条件。

2档案管理几项重要的基础工作内容

随着社会现代化的发展，档案管理工作也要随着时代的进步，发现过去档案管理工作的不足之处，及时检查档案信息是否失去实用价值，并把没用的档案资料及时清理掉，重新整合档案。此外，还要定期对档案资料进行分类管理，发现不合理的地方及时改进，进行重新整理、分类归档，有助于实现档案管理工作的标准化和规范化。其次，依据关键词和内容对档案进行命名，为以后的检索工作提供方便，需要注意的是命名不能过于繁杂，要不就会起到适得其反的作用。著录工作是档案管理的重要工作，因为其已受到外界各种因素的影响，所以在录入档案信息的时候一定要细心、认真，减少错误，确保提供的档案信息的精确性。

3提高档案管理基础工作水平的强化措施

3.1重新组合案卷实现案卷规范化

对案卷重新组合实现案卷的规范化，就是将过去内容杂乱的案卷重新整理分类管理，在重新组卷的时候一定要注意有关联的案卷组合在一起，为档案管理工作提供便利。重新组卷工作中还要及时处理填写没有页码、没有卷内目录、没有案卷标题，对标题不清的案卷进行规范化处理，这样有助于应用计算机技术管理档案，对实现档案管理的实现现代化起到积极作用。

3.2全面普查案卷，去糟留精

为了实现现代化管理档案，首先要对案卷进行普查，去糟留精。在一般的综合性档案馆，由于很长时间没有做过全面的普查工作，并且权限移交和单位划分保管期限不明确，导致的出现重复的文件和没有价值的资料，对其要及时清理，避免以后实行现代化管理出现重复检索、效率低下的情况。

3.3规范著录工作

著录工作是计算机管理的重要基础工作之一，保证了计算机中档案资料数据信息的真实性和完整性。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。每个档案室的实际情况各不相同，所以在实行计算机管理的过程中，各个档案室应根据自己的实际情况，依据《规则》，制定适合自己的档案管理著录工作规范细则，确保计算机档案管理著录工作有章可依，实现规范化管理。

3.4统一分类号保证检索查全率

在档案管理基础工作中，计算机检索即快速又方便，相对动手翻找优势明显。在对档案进行分类工作的时候，依据《中国档案分类法》进行分类，再根据各个档案室的实际需要制定具体的分类细则。档案管理工作还要加强校审力度，及时发现发现分类人员的工作错误，并校正。定期组织会议，统一认识、统一标准，达到计算机档案管理的规范化、标准化管理。

3.5规范题名保证检索查准率

设置档案分类号是保证检索档案时查全率，同时在著录的时候使用统一的题名规范，才可以保证档案检索的准确率。题名的规范化要注意规范机构简称，避免检索时出现混淆不清、文不对题及计算机识别不清的情况发生。应用计算机管理档案时，要在著录的过程中将题名的责任者、文种、事由写清楚，而且在必要的时候还有填写完整的人名、地点、时间等要素，还有就是补齐不完整的题名，精简冗长的题名。还要减少影响准确率的含义不清的题名，例如“请示报告”等。因此需要批复的文件就写“请示”，不需要批复的文件就写“报告”等等，这样就能在检索中明确区分出每份文件的实质作用。

4结束语

综上，档案管理基础工作是现代档案管理工作的基础，如果基础工作没有做好，出现问题，就会直接影响后期答案信息的检索和使用，因此，档案管理人员一定要严格按照工作规范进行档案的整理工作，做好档案管理基础工作，提高档案管理效率，促进我国档案事业的积极、健康发展。