互联网+环境下高校档案管理探析

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1互联网+环境的优越性

互联网作为本世纪以来最为重要的科技工具，目前已经深深的影响到了各行各业。随着“互联网+”大数据时代的到来，我们越发的感觉到在全民信息化的背景下，传统档案管理模式的弊端越发明显，改革传统档案管理模式的重要性以及紧迫性。在“互联网+”信息化环境下，最大的优点莫过于其高效的信息处理以及对物质资源的节约，“互联网+”平台的推广使用能够在保证信息质量的前提，尽可能高的提高工作效率，这对于每一个信息行业来讲，显得尤为重要，对于高校档案管理而言，其优点更是不言而喻。

2“互联网+”环境下档案管理工作的主要建设内容

首先建立信息化的档案工作环境，这需要学校完善信息化系统的软硬件建设，加强对于软硬件设备的日常维护，保证设备以及系统的正常运行。其次规范电子数据标准，提高不同数据之间的交换的效率，加强系统之间的通用性。最后注重数据安全性建设，建立完善的数据查询保密制度。

3传统高校档案管理的不足

高校档案管理是一个工作量大，原始资料多，对工作者细致程度要求高的工作。在这种工作性质下，难免会出现一些原始档案上的问题，例如档案丢失、数据错误等问题。如果一旦出现这种问题，修改起来也是非常麻烦。不仅如此，对于学生而言，查找档案或者提取档案信息也是极其不方便。大量的档案数据，在占用大量的人力维护的同时，也需要占用不小的空间来储存原始纸质档案，既然是纸质档案，就面临着各种物理上上损毁的危险，所以说，传统的档案管理弊端诸多。

4“互联网+”平台与高校档案管理工作结合的优势

“互联网+”与高校档案管理工作相结合会带来互联网信息时代的独特优势，为档案管理工作带来极大便利。在“互联网+”的环境下，由于计算机网络的普及运用，极大的改变了传统档案的存储方式，电子版的档案越来越普及。这极大的减少了档案丢失以及损毁的风险。与此同时，电子档案的普及，极大地减少了传统档案对存储空间的占用度以及对工作人员的依懒性，较大程度节约了资源成本。互联网+”环境下的档案管理已经突破了传统模式下管理者直接参与工作的单方面性弊端，学生也可以在互联网环境下间接执行档案管理程序，这极大的提高了工作效率，大大提高了档案查询效率，提升了错误信息反馈度。同时由于“互联网＋”的推广，不同学院不同部门之间的信息交换更加便捷，更加安全，这对于学院之间联合工作而言无疑是至关重要的。在互联网环境下，不断增强的信息化趋势意味着数字化信息拥有比传统数据信息更高的准确性，更高的可查询性，这就意味着，在高校的档案管理工作中，电子数据的推广会大大降低学生信息例如学籍信息的错误率，同时由于可查询性的提高，大大增加了学生主体的查询便利性，由于查询便利性的提高，对错误的反馈速度以及纠正率也更高，这些都是电子数据模式下的档案管理工作的独特优势，这些都是在传统模式下档案管理工作中难以实现的。

5目前“互联网+”环境下高校档案管理工作存在的问题

由于在“互联网+”环境下全面改革传统高校的档案管理工作是一种新型概念，所以，目前在各大高校中存在诸多问题。其中最主要的是学校普遍对档案管理工作的改进重视程度不足。由于很多学校管理者没有认识到互联网大数据环境下提升数据管理工作的重要性，所以目前从事数据管理工作的从业者普遍缺乏专业技能，难以适应数字化档案数据管理工作的建设。除此之外，系统平台以及相关标准的建设也存在滞后性，不同平台之间的交互性普遍较差，大大影响使用效率。这些问题目前严重阻碍档案数据信息化平台建设，这是急需改变的现状。

6互联网+环境下高校档案管理方式升级的主要策略

6.1提高档案管理人员队伍的整体水平

档案管理人员队伍的建设对于提高高校档案管理工作质量有着重要影响，因此应当着重加强对于档案管理工作者的能力培养。重点是加强对于数据库的使用与维护能力的培养，从而保证高校档案管理工作的顺利进行。

6.2建立高校档案管理信息体系的标准

无标准，不成立。实现高校档案管理信息体系的标准化至关重要。这要求学校在提高档案管理工作水平的过程中，应当注重建设相应的标准，注重将本校实际情况与国家制定的相关标准相结合，例如国家制定的《电子文件归档与管理规范》以及《CAD电子文件光盘存贮、归档与档案管理要求》等规范性的文件。只有建立了规范的标准，才可以统一高校之间的信息交换工作，从而减少减少差异，提高工作效率。

6.3完善学校的数据库平台建设

由于每个学校的实际情况是不同的，这需要每个学校根据实际情况来不断完善数据库建设，使得数据库更易用，更实用。应当加强网络查询使用平台的建设，增加平台的使用便利性。同时，根据使用主体的多样性，建立健全不同使用权限设置，使得档案的保密工作建设以及查询工作建设更加完善。

6.4加速资源贡献系统的建设

高校可以与不同机构例如政府机构、教育机构等加强合作，提高彼此之间的资源共享性，不断完善互联网+环境下的档案管理建设，从而提高档案管理系统的信息完善性、使用的高效性。