水利工程档案管理模式创新探讨

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水利工程档案管理是水利工程建设和管理中的重要环节，水利工程档案作为水利工程建设中形成的完整历史凭证，是对以往水利工作以及治水历程的直接呈现，凝聚着无数水利工作者的智慧和经验，具有指导实践、科学研究、经济评价、参考借鉴等重要价值。在科学技术飞速发展的时代，面对新形势、新任务，如何实现水利工程档案管理由传统方式向现代方式转变，这是水利工程档案管理面临的一个重要问题。

1改变水利工程档案管理模式的必要性

1）水利工程档案管理方式的转变是实现水利智能化、现代化的必然要求。2018年2月，水利部出台《加快推进新时代水利现代化的指导意见的通知》，明确提出把智慧水利建设作为推进水利现代化的着力点和突破口，集中存储管理各要素信息、各层级数据，及时收集、处理和分析。对改变水利工程档案存储方式，提高利用率提出了更高要求。《山东省水安全保障总体规划》立足支撑全省经济社会发展的高度，提出广泛应用信息化、智能化、绿色化技术和先进装备武装水利行业，全面提高全省水利自动化、智能化和科学化管理水平。这就要求水利工程档案管理方式必须做出相应转变，提高档案信息的共享效率，为水利科学决策提供基础数据支撑。

2）水利工程档案管理方式的变化是实现档案工作本身发展的客观需要。档案管理是各项工作开展过程中的一项重要的基础性工作。档案资料对今后工作具有借鉴参考等作用，档案资料的使用者需要迅速且准确地查询到资料，传统的以纸质为载体的管理方式具有不方便查询、人工成本高、易出错以及利用不便、不能共享等缺点，远未能满足新形势下档案事业发展的需要。水利事业的不断发展，档案的种类、数量、形式日益增多，对收集、整理、分类、归档、保存和利用档案的整个过程提出了新的挑战。以往的档案管理方式已经不能与海量的资源信息相适应，进馆序列、归档范围、馆藏形式等都迫切需要做出相应变革，建立全面的文件资源系统和开放的文件利用模式。为此，要努力实现档案管理方式的现代化，适应大数据时代和新发展理念。

2影响档案管理方式转变的因素

2.1有利因素

首先，信息技术的快速发展为水利工程档案管理方式的转变提供了技术支撑。水利工程档案管理可以利用云计算、大数据等信息技术，建立适应水利工程发展需要的档案信息管理平台，缩短从归档存储部门至用户终端的时间和人力成本，可以极大提高文件查询使用效率。其次，当前水利工作的快速发展也为水利工程档案管理方式转变提供了有利时机。近年来，国家做出一系列顶层设计全力推进水利现代化建设，对水利工作的资金投入也呈现逐年增加的趋势，应抢抓机遇，积极争取财政支持，引进技术人才和现代化管理系统设施，实现信息化管理。

2.2不利因素

主观上的不利因素体现在两个方面。首先，水利工程档案管理部门对水利工程档案管理的重视程度不够。主要体现在分管领导抓档案管理工作的力度不大，档案室被当成摆设、信息化制度不健全、经费保障不足；工作人员较少，经常会临时调整，而且欠缺计算机操作技能，对移交后的文件难以进行信息化处理。其次，水利建设管理部门对档案管理工作不够重视。在水利工程施工管理过程中，长期以来存在忽视档案管理的问题，许多部门不能遵循把档案管理工作贯穿始终的原则，无法及时收集到准确的文件信息。经常被当作临时工作来应对检查或者竣工验收需要，造成档案资料收集不细致、不齐全、分类归档不规范，不利于用户全面掌握项目情况。客观上，还有两个制约水利工程档案管理方式转变的不利因素。一方面是水利工程建设一般时间跨度大，从前期、设计、施工、验收等各个环节要经历较长的时间周期。此外，水利工程建设涉及了地理，水文，建筑，生态等多个领域，包含了大量的档案类型和形式，内容十分广泛，形成过程复杂。另一方面，电子文件管理目前还面临一些技术问题。原始记录性是档案的本质特性，在所有的档案管理活动中，都必须遵循其对历史事实的原始记录价值这一基本原则。之前大家一直习惯于将底片作为照片档案的原始记录载体，随着相机的更新换代，数码相机产生的图片是否具有原始记录性一直存在争议；而且电子档案的特殊性，致使其在作为证据使用时法律凭证作用受到了限制，档案相关法律方面也没有对其法律凭证性做出明确；加上数字档案软件的不完善和不稳定性，电子档案的原始记录价值将被打折扣。这些问题都制约了水利工程档案管理方式转变的思路和方法。

3转变水利工程档案管理方式的途径

3.1提高“工作作风”，树立现代档案管理新理念

要实现水利工程档案管理工作从传统到现代的转变，首先要更新管理理念。各级水利部门特别是水利工程档案管理部门，要加强对水利工程档案管理工作的重视，摒弃以往认为档案工作是细枝末节的错误思想，站在服务今后水利事业发展的高度来谋划档案管理工作，将其纳入单位总体工作的大局中进行考量。档案工作者要增强责任感、使命感，以新思路、新眼光开展水利档案工作，在收集、整理、分类、编目、立卷等过程中加强研究和探讨，创新工作思路和方法，以寻找到更为高效便捷的档案管理手段和模式。

3.2以信息化为支撑，实现档案管理工作现代化

实现档案管理方式的转变要求必须加强顶层设计，建设应用于整个水利系统标准统一的管理软件，结合大数据分析技术来准确对接受众需求，提高水利档案利用效率。减少档案使用环节的人力和时间投入，档案工作者可以将更多的精力放到档案收集整理上，从源头上保证档案数据质量。同时，信息化的工作模式还能将工作人员的关注点从档案资料本身转移到档案流转的过程中来，有助于掌握相关文档之间的内部联系，减少出错机会，提高文件管理效率。

3.3坚持并重发展，纸质与电子档案互为补充

虽然电子水利档案相较于纸质档案具有便于存储、利用率高、共享性强、更经济环保等优势，但也同时存在易受病毒袭击、易于修改等缺点，且网络自身的不稳定容易造成终端受众电子档案信息的不准确、不完整，这些都决定了在水利工程档案管理工作中必须将电子档案和纸质档案摆在同等重要的位置。纸质水利档案多为孤本保存，十分珍贵，且具有电子档案不具备的原始记录性，法律凭证作用不受质疑，两者互相不可替代。

3.4落实档案法规，完善档案管理体制机制

要坚持统一领导、分层级管理和各司其责的总体思路，建立健全以档案管理部门为主体，有关部门广泛参与的工作机制。明晰任务分工，加强协作配合，共同提升档案管理工作现代化水平。要着重加强规范化、法制化建设，不断完善有关法律法规，落实局里制定的《水利档案工作规定》《水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表》等有关规定。水利部门要把业务指导与监督放在同等重要的位置，提高水利工程档案管理工作人员依法履行职责能力。