高职院校学籍管理工作探究

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学籍管理工作是高职院校教育教学工作中的重要内容，高职院校日常工作开展得顺利与否都会受到学籍管理工作的影响。随着互联网技术的不断发展，许多高职院校逐渐开始发展信息化学籍管理工作，促使学校的学籍管理工作效率得到很大程度上的提升。本文就对提高高职院校学籍管理工作效率的途径进行分析，为高职院校学籍管理工作的开展提供一定指导。

1高职院校学籍管理特征分析

较之普通本科院校，高职院校的学籍管理工作是有着异同之处的，相同的是在学籍管理中都承载着新生入学资格的审查、学生的升降级、学生的休学、复学、退学、转学、转专业、应征入伍（参军）、毕（结）业证书换发、学业预警等工作，围绕着学籍信息维护、异动以及更新工作，向高职院校的教育教学服务提供有力保障。不同的是，学生的层次不同，也就是说学籍管理服务对象存在着一定差异，高职学生对自我发展的关注程度比较低；还有，本科院校实行的都是学分制管理制度，部分高职院校并未实行学分制，在实际学籍管理中也是区别对待的，且有着不同的预警红线。不可否认，学籍管理是高校教务管理中的重要内容，其实际工作开展有着具体性、细致性以及繁杂性特征，就学生而言，从新生入学到学生离校毕业的整个培养过程中实现对学生的有效考核与管理，对学生的学籍、在校学习状态及是否能毕业的认定都是有着重要的影响作用。近几年来，高校招生数量的逐渐增加，相关生源数量逐渐变小，为了获得更多的招生名额，逐渐降低招生门槛，使得生源结构变得十分复杂，这种形势下学籍管理工作面临困难挑战。

2高职院校学籍管理工作效率不高的原因及分析

2.1缺乏完善的学籍管理制度

许多高职院校都是由中职学校升格而来的，在最初发展中制定出来的学籍管理制度并不完善，甚至有的学校为了谋求发展，盲目借用本科院校的管理制度，使得学籍管理制度比较混乱。在高职院校学籍管理制度的制定中，未与自身实际情况结合在一起，学籍管理制度也没有和学校学生的实际情况结合在一起，无法满足学生的个性化需求。

2.2学籍管理的信息化建设比较滞后

目前，我国社会网络快速发展，在学校资金配置，学院发展规模等限制因素的影响下，高职院校校园的信息化建设比较滞后。要知道，高职院校学籍管理的信息化建设，有助于提高学籍信息的及时、准确变更，便于学校各行政处室的信息共享，像学校的招生就业处、教学院系部、财务处、学工处等之间的信息交流与共享。但是，学籍管理的信息化建设比较滞后，就会给学籍管理的信息更新等带来极大困扰，使得各部门沟通不畅等问题出现，导致学校学籍管理的工作效率的低下。

2.3学籍管理理念、手段落后

在许多高职院校的后期发展中，因学校规模小，教务处就主要承担学籍管理工作，随着近几年高职教育的深化改革，高职院校建设规模逐渐变大，学生人数逐渐变多，就业形势也变得愈加严峻，学生学籍信息异动比较频繁，信息的审核、成绩的考核、数据的整理等繁杂的工作消耗了学籍部门的大量时间、人力、物力，加上学籍管理本身就是多方位性、多层次性以及多角度性的动态过程，使得学籍管理工作变得日益繁重，还极容易因个人原因出现管理失误与遗漏，导致出现返工。

2.4学籍管理工作人员的素质参差不齐

高职院校的学籍管理工作是有着时间性、政策性的工作，在学籍管理的信息化建设中，需要管理人员对相应操作软件、教务系统的操作能力以及数据分析能力，还需要管理人员有极强的时间观念和认真负责的态度。而现实情况是许多学校配备的学籍管理人员都是非专业对口的人员，有的不熟悉教务系统操作与学籍管理业务，对一些管理软件的操作能力比较差，严重影响了实际工作效率的开展情况。因业务能力比较弱，学校的人员频繁更换，使得学籍管理人员对管理平台的功能与教务系统办理流程都很生疏，给高职院校的学籍管理质量带来极大的负面影响，导致高效率的管理手段优势发挥不出来。

3高职院校学籍管理工作效率的提高途径分析

3.1建立健全学籍管理的长效建设机制

高职院校学籍管理的长效建设机制，实现对学籍管理工作的健康可持续发展。在高职院校学籍管理工作中，要做到实际管理工作要按照一定章程进行，严格按照工作流程，确保学籍管理工作的健康稳定发展。就目前情况来看，我国高等职业教育发展理念与发展实际都产生了巨大变化，在接下来的工作中，需要对教务处的管理制度进行有效修订，积极转变工作理念，将理念与服务目标结合在一起，积极修改具体的学籍管理制度，增强学业预警制度，对学籍学历电子注册流程进行规范，对学生成绩制定出多元化考核制度，增强对学生成绩的有效管控，加强学生学籍异动管理审批制度的规范，进一步明确学生退学制度，有效地规范学历证书责任管理制度。在学籍管理制度的实际建立中，要严格按照学校的实际情况，上级主管部门的相关要求，建立出可操作性强、科学合理的、人性化的高职院校学籍管理制度。

3.2加大学籍管理信息化的建设力度

在高职院校学籍管理工作的实际开展中，要利用网络技术与计算机技术，运用教务系统，提升工作效率。在学籍管理信息化制度的实际建立中，将书面的文字资料转变成电子数据，便于随时搜索与查找。在学籍事务即教务系统的网络化建设中，将有效降低实际沟通成本，提高了整体的服务质量。学籍管理本身就是一项比较琐碎的工作，其服务对象除了在校的师生外，还有已经毕业离校的学生、外来单位人员（委培生）等。如果不仅仅是校内还是校外的服务对象，都可以使用网络办公，学校将办事流程上传在网络端上，像“江苏高等教育毕业证书遗失后补发毕业证明书申请表”“学籍证明办理要求”等；或者是设置学籍管理的网上答疑区，给有需要的服务对象提供更加高质量的服务。还有，在学籍管理公共交流平台的实际建立中，要进一步增强互联网模式的创新。随着智能手机的普及，高职院校的学籍管理工作可以选择人们比较喜爱的方式进行消息传递，像微信公众号、微博公共账号等，这些都可以作为学籍相关信息的重要途径，全面提升学校的服务质量。

3.3学习与借鉴先进的管理理念

近几年来，随着高职教育改革逐渐深化，相关专业设置也有所增加，高校在校生人数逐渐变多，学籍管理工作变得更加繁重，教务处是学籍管理的重要牵头部门，其管理理念与管理模式都有待革新。在学籍管理工作的实际开展中，要充分了解高职院校的弱点，借鉴先进管理模式，建立出学籍管理二级管理机构，通过院、系、部的二级管理体制，实现高职院校管理部门作用的充分发挥。像在这院、系、部的二级管理模式下，学校教务处主要是负责制定学籍管理的相关规章制度，有着决策、协调与监督作用，而二级院、系、部则应该按照教务处相关规章制度来进行日常学籍管理工作，保证日常工作的有效开展。当学籍管理工作中遇到难以解决的问题时，二级院、系、部必须及时向教务处汇报，由教务处出面进行协调与处理。

3.4加强学籍管理人员的素质培养

高职院校学籍管理工作质量的提升离不开高素质的专业化学籍管理人员，学籍管理人员是学籍管理工作的具体执行者，其素质、管理水平与责任心都决定着高职院校学籍管理工作的具体开展质量。在新形势背景下，需要学籍管理人员具备专业的学科知识与系统性教育理论知识，还要具备较好的管理能力以及敬业、负责任的精神，能按照实际工作开展情况需求，科学的制订出工作计划，在实际调基础上能发挥出极高决策能力、组织能力以及沟通协调能力。在实际工作开展中，要有一定开拓创新意识，能对高职院校现有的学籍管理制度积极改革与创新。高职院校要结合实际需求，采取不同方式有效的开展学籍管理工作，对学籍管理工作人员多进行培训与继续教育，使得其能学习最新的政策与法规文件，学习学院的改革文件，学习教务系统新功能的使用，掌握当前高职学生的发展特点。具体来说，增强管理工作人员的责任心，对待繁杂的学籍管理工作要保持谨慎、负责的态度；另外要增强工作人员的计算机操作能力，学会使用计算机进行工作量的简化，降低差错率，提升工作效率。另外，引导管理工作人员进行有效的工作经验总结，进行工作流程与方法的有效创新，有组织、有计划地开展研究与交流工作。有条件的学校可以组织相关人员进行各类学籍管理工作的研讨会，在与同行的交流与学习中，共同提升学籍管理工作整体水平，提高学籍管理系统中的实际应用效果。在实际学籍管理工作中，要加强自觉学习能力，热爱自身的工作，在长期实践中进行学习与总结，提高管理人员的开拓创新能力，并进一步完善自身职业素养。

4总结

高职院校的学籍管理工作效率提升，需要由学校制定出严格的工作计划以及规范化的工作制度，加强相关工作人员的培训学习，有效提升高职院校的学籍管理工作水平，为学校学籍管理工作的有效开展提供强有力的保证。