高职教务管理效率与质量提升研究

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教务工作是高职院校教学管理工作中的重点内容，其管理能力的高低，将直接影响着高职教学秩序和人才培养质量。随着高等职业教育的深入改革，办学规模、教育质量持续提高，对教务管理工作也相继提出了崭新的要求。对此，高职院校应高度重视教务管理工作，了解其工作特点，并分析当前工作状况，进而通过有效措施，提高教务管理工作的整体效率和质量。

一、高职教务管理工作的主要特点

１连续性

高职教务管理工作是不断发展的，通常情况下，院校教师各个学期的课程编排、教室选择等，都会在开学之初由有关部门负责完成。也有在学期结束后，对学生实施成绩考核、试卷管理、分数统计和研究等，这些工作都有着显著的连续性，并且对整体教务工作有着关键作用，不能因为某个工作环节出现错误，而影响院校整体教务管理工作。

２复杂性

教务管理工作包括院校的专业建设、课程构建和改革、师资团队建设、档案管理、实践教学等众多复杂的工作内容，这些工作对整个教务管理工作有着重大影响。在高职教务管理工作实践中，有关人员应对这些复杂的资料档案进行搜集、整理、归纳、保存，使其可以规范性的存档，方便管理和档案查看。

３服务性

高职教务管理工作人员是院校和师生间的重要纽带，他们在顺利完成自身工作的过程中，也需要做好其他服务类的工作。例如，常规性的教学课程、教育任务的传达、学生期末课程、分数管理方法、学生档案管理、教师教学评价等。此外，教务管理者还要完成领导布置的相关工作，为各级领导准备完整的教学统计数据资料。

二、当前高职教务管理工作现状

１教务管理团队缺乏专业性

我国高职院校教务部门的工作人员有着较大的专业跨度性，体现出多元化的专业人员参加相同的教务管理工作的情况。当前，许多高职院校聘请的教务管理人员，大部分都缺少专业知识背景。他们既没有接触过与教务管理有关的专业培训，同时也没有受到该项工作的实际训练，对高职教务管理通常了解不够全面。此外，由于岗位的非专业性特点，造成许多工作无法及时完成，而新的工作任务又蜂拥而至，这样将会让整体工作进入一个恶性循环，进而导致许多校务管理人员无法安心工作，在人员上出现了较大的流动性，最终影响了高职院校整体教学工作的稳定运行。

２院校未正确认知教务管理

高职院校内部的各项教学工作，都由教务人员负责统一管理，既需要为广大师生提供服务，同时还要有效协调院校各部门之间的关系，保障校内教学工作的顺利开展。但事实上，许多高职院校的领导都普遍认为，教务部门和有关工作人员所负责的各项工作，并没有较高的技术含量，整体难度也相对较低，相当于普通职员的作用，任何人都能够取代，这种不正确的认知，对教务管理工作造成了极大的不良影响。

３教务管理人员工作热情低

在外部因素上，由于教务管理工作并未受到高职院校的重视，而且与相同学历的专业人员相比，教务管理者在职位晋升、职称评定方面的机会较少，这在一定程度上也降低了广大教务管理者的工作热情。此外，教务管理工作复杂烦琐，有着较强的重复性，长时间负责相同的工作，容易降低管理者的工作积极性，进而导致工作效率和质量的下降。在内部因素上，某些教务管理者缺少创新意识，只重视领导布置的工作内容，对优化管理方法、改进管理手段，无法提出建设性的意见，严重阻碍了教务管理工作的进一步发展。

三、高职教务管理效率与质量提升的有效路径

１构建科学的教务管理组织部门

组织部门是权力执行的重要载体，是管理活动顺利开展的物质基础，构建科学合理的组织体系，建立组织规范，是组织运行的根本前提，同时也是组织高效运行的保障［１］。只有构建科学的组织部门，才能让教务管理高效运行，实现预定目标。机构体系主要包含机构设定和人员配置两方面的内容。构建高效的教务管理组织部门，首先要求教务机构的设定应以院校整体发展目标为基础，防止因人设事、因人制定职位，不同科室的具体工作职能和岗位，应结合教务工作的性质和需求进行，防止出现机构重复设定、职能交叉等情况的发生，努力从整体的角度让其产生更大的效益。面对高职院校复杂、多样的工作事宜，教务管理部门是高职院校重要的智能部门，首要任务就是应将各项教务工作合理分解、整理。坚持精简、统一、高效的基本原则，科学设定和优化内部机构，确立管理决策和落实的具体职责，进而为确保工作效率提供可行性的组织机构保障。从教务管理工作的属性、特点上看，系统高效的教务组织机构还应包含以下职能部门。（１）教学管理部门，主要负责专业设定的验证和申报、实施课程建设、组织各种教学监管评估，实施教学革新项目的申报、立项与审核，负责教学内容、方法和方式的创新研究，制定相关教学管理体制等。（２）教务管理部门，负责院校整体教学任务安排和设置、课程和教室协调、基础理论课程教学工作任务审核、课程考试方面的管理工作、学生成绩和档案管理、学籍和各种证明办理等。（３）质量监管部门，负责教育评估、开展教学比赛、先进教育成果审核、毕业生整体质量调查研究等。（４）资源管理部门，负责院校教材制定、选择、组织教材的创编、管理、审核，负责实践教学，制订实验室构建和完善计划，教学设备的购买、维护、报修，教学课件以及多媒体软件的开发、设计等。（５）教师培训部门，负责校内师资团队建设，组织教育教学研讨会和教学探究，负责教学经验汇报和总结，安排广大教师参加专业培训和进修学习等。通过上述安排能够看出，教务管理组织系统当中包含许多重要的职能部门，各个部门间应具有独立地位和明确的职能范畴，只有积极履行各部门的职能，构建科学有效的组织原则和工作流程，才能防止职能不清、相互推诿、效率低下等情况的发生。

２增强教务管理人员的思想意识

首先是责任意识。教务管理工作复杂而烦琐，其他各方面工作有着紧密联系，想要顺利完成该项工作，就需要教务管理人员尽职尽责，有着强烈的责任心。对工作要积极主动，严谨负责，将岗位作为个人事业的基点，真正将个人工作与院校发展融为一体，做事的出发点和终点都要以大局为重，勇敢承担责任，不推卸、不拖拉。其次是服务意识。教务管理工作的终点就是服务，为教学、为广大师生提供优质服务。没有服务，教务管理将会失去自身存在的价值和意义。但这种服务，并不是单纯的被动性服务，而是积极主动地提供服务。因此，应充分发挥教务管理工作者的个人主观能动性，将以往被动服务转变成主动服务，将事后服务转变成事前服务，将普通服务转变成满意服务。高度重视服务工作的流程和条理，避免服务的盲目性，加强工作中的规划性和可预估性，增强服务意识的同时，提高服务质量。再次是创新意识。缺少创新的思想是循规蹈矩，缺少思想的创新是天方夜谭。创新能力体现在教务管理人员擅长敏锐洞察事物的不足，积极提出大胆创新的推测，进而对预想进行验证、付出实际行动。因此，要突出管理团队的共同创新，即思想创新和方式创新。应拉近管理人员和被管理者之间的距离，用最低成本投入，创造更多更大的价值。并且还要利用集体的智慧，结合过去的工作经验，在管理模式上加以创新。在严峻的竞争形势下，管理团队只有坚持不断的创新，才能够保证工作效率的逐步提升。最后则是信息意识。当代社会已经是信息化社会，高职教务管理人员需要树立强烈的信息意识。具体来说，就是要深入到教育工作实践当中，积极主动地掌握教学的实际情况，仔细观察、不断积累，进而全面地调查分析、总结和归纳。同时，还要学习和借鉴兄弟院校教务管理工作的成功经验和有效做法，对其进行深入探索，通过这两个途径来拓展信息渠道，为科学决策、优化工作提供有效依据。

３构建完善的决策落实工作体系

高职教务管理体系是由数据、决定、落实、监管和反馈等有关重要环节构成的，这些不同工作环节对教务管理工作效率的提升有着巨大影响。其中最关键的环节便是决策和落实，决策的质量将直接影响具体落实效果，关系到教务管理工作的整体实效性［２］。比如，错误的决策，将会让落实的效率更高，导致的后果也就会越严重。因此，高职教务管理的工作效率应以高质量的精准决策为基础。如教学规划方案的制定与调整不遵从教学规律，没有贯彻教学为市场需求服务、总体完善、与时俱进的根本原则，并未充分考虑市场和企业对专业人才需求的转变、高职当前已有的办学师资资源等基础性要素，就会造成严重后果。另外，在教学基础建设方面，如学科、课程以及专业等事宜的决策上，若是缺少正确的决策和落实体系作为基础保障，教务管理工作效率也就无从谈起，正确的决策只是成功的开始，决策实际效能究其根本，则是取决于落实的过程。决策的落实应快、稳、准，擅长运用不同的奖励方法，有效调动广大师生的热情，让教务决策转换成他们的实际行动。比如，高职教学质量评估体系的落实，就应积极调动师生参与的主动性和积极性。决策和落实属于动态化、系统化的过程，教务管理人员应对决策和落实进行严格的监管。结合反馈的信息，持续性地对决策和执行做出客观的评价，如果客观目标和外界环境并未发生改变，决策正顺利落实，则应继续贯彻实施。如果原有决策出现了某些问题，或是客观目标和外界环境发生了变化，则要及时对原先做出的决策进行调整、优化和完善。因此，缺少反馈和监管，决策与落实的效率就会无法得到充分保障，反馈与监管会让教务管理更加符合高职院校发展目标的需求。

４变革教务管理技术和工作方式

在全球经济一体化飞速发展的形势下，推动教育的信息化建设，已成为各大院校实现跨越式发展的必然选择。而教育信息化的重点，则是校园信息化的建设。校园信息化对转变传统教育理念和思想，创新教学内容、教学方法以及教学结构等方面有着至关重要的积极作用，进一步推动教育和教学管理方式的现代化发展显得尤为重要［３］。校园信息化建设，需要先进的管理技术作为支撑，近些年来，随着高等职业教育事业的不断发展，教务管理的日常工作任务逐渐变得更加复杂和多元化，以往传统陈旧的管理方式和技术，早已无法适应当下社会的发展趋势，也无法为高职师生提供相对高效精准的服务。为了能够有效提升教务管理工作效率，需要强化教务管理技术和方式的变革，进而实现高职教务管理的信息化。对此，运用先进科技发展的最新成果，大力推进办公智能化和信息处理的自动化进程，推动管理技术和方式的现代化，是提高教务管理工作效率，顺应当下高职教育事业飞速发展的客观需求的有效路径之一。例如，将网络信息技术运用到学籍管理、课程表制作、考试管理、设施管理、成绩管理、师资管理当中。此外，还要构建高职校园网络，充分实现各大职业教园区、各系部之间的资源共享，进而逐渐实现教务管理的信息化、网络化。

５营造良好的教务管理工作环境

高职教务管理环境主要包含内部环境和外界环境，其中，外界环境具体是指院校总体发展情况，教务管理和校内师生及其他部门间的关系。从这一层面上看，外界环境实际上是教务管理体系生存和发展的重要基础，并影响着教务管理工作的整体方向和基本内容。因此，高职教务管理应将充分满足院校发展的现实需求作为基础，从为广大师生和教学活动服务的角度出发，努力创建良好的外界环境。而内部环境是组织教务管理各项活动的直接参考依据。具体包含物质环境、人际关系以及规则章程等。其中教务管理工作者间的人际关系和集体精神，对教务管理工作效率和质量的影响程度最大。相关调查资料显示，一个成功优秀的管理人员，其中３０％源于天赋、职位和权力，剩下的７０％则来自于内部成员的支持。因而，一个健康向上、团结一致的教务管理团队，不仅有助于实现个体的价值，促进个体能力的提高，同时也能极大程度地促进工作效率和质量的提高。

四、结束语

高职院校目前整体教育质量偏低，而教学工作是否良好，将直接关系到院校专业人才培养的质量。因此，高职院校应高度重视管理工作。在高职院校各项管理工作中，教务管理工作则占据核心位置，只有保障教务管理工作的效率和质量，才能够确保高职教学秩序的稳定，才能够更好地为社会培养所需人才。而想要实现教务管理工作的高效和高质量，就需要了解其工作的特点，明确当前教务管理工作中的不足，进而针对具体问题，通过有效路径，从根本上提高教务管理工作的实效性，更好地促进高职院校的长足发展。

参考文献：

［１］王云凤．高职院校教务管理的创新与发展［Ｊ］．南京工业职业技术学院学报，２００７（４）：５３—５５．

［２］桂文龙，王宏伟，苏治国，胡新岗，刘俊栋．高职院校教务协同管理机制的创新与思考［Ｊ］．中国职业技术教育，２０１８（１５）：６—１０＋２０．

［３］赖建强，俞淑萍．高职院校教务管理队伍建设的现状、问题和对策［Ｊ］．江西理工大学学报，２０１１，３２（６）：５６—５９．

作者:柯轶凡 单位:福州职业技术学院