人力资源管理中档案的作用

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一、引言

人事档案是存储员工个人信息的单元。再通过收集、整理后储存起来，为以后的考察做备用资料。人事部门必须准确选拔人才，合理安排员工的职位。人力资源管理的一个关键组成部分是人事档案的管理和运作。不可分割的是，人事档案提供的信息对人力资源管理非常重要。并保持高质量的人事档案工作。

二、人事档案与人力资源管理的关系

人事档案可以提供有关人力资源管理的最基本信息。人力资源管理是通过使用现代科学方法组织、协调、培训和部署与物质资源有关的人力资源。在最合理的状态下保持人力和物力资源，同时适当地激励和监督人们的思想、心理和行为。使员工充分发挥主观能动性和创造性，充分发挥自身能力，从而使人力资源管理更加合理。最后，使公司的发展和个人能力的发展相适应。人力资源管理活动，即人力资源规划、招聘和部署、培训和发展、绩效管理、薪酬和福利管理以及劳动关系管理一体化。所以，人事档案与人力资源管理的关系是分不开的，是紧密联系的。人力资源管理中信息的载体就是人事档案，人力资源在各个领域应用能使人事档案的发展越来越往前走，同时人事档案的管理，又会使人力资源的使用更加准确。所以说这两者之间是相辅相成的。

三、人事档案在人力资源管理中的作用

（一）积极作用：

1.人力资源管理中的人事档案提供真实可靠的信息。人事部门经过查看人事档案，能够全方位地了解职员的具体状况，了解职员目前情况，从而对其未来的发展以及潜在能力进行预测，安排各个员工在合适的位置工作，充分发挥各自优势，实现公司内部平衡，最大限度地发挥人才效益。2.人事档案促进人才的合理配置。在查看员工的人事档案后，我们可以根据不同员工的才能和特点了解员工的更多信息。合理安排岗位，促进部门人员有序流动，避免人才滥用。提高员工工作的效率和价值，并最有效地利用人力资源。3.人事档案可以避免人力资源需求的盲目性。有效利用员工人事档案在研究公司的人力资源是否能够适应组织变革和发展要求方面发挥着重要作用。如果忽略人事档案所需的人力资源，则很难避免这些缺点。4.有利于员工更好的职业规划。通过员工的档案资料，以反映员工的教育水平、专业性、薪酬及日常表现等方面。选择您所在组织所需的人才，充分发挥自己的优势，为员工制定正确的职业规划和发展道路。5.人事档案可以给予有效的激励措施。人这一生有很多需求，包括身体、安全、社交、尊重和自我满足的需求。不同的人在不同的时间有不同的需求，因此员工的需求水平也不同。因此，我们可以研究员工的档案和材料，了解员工的实际需求，然后对个人使用个性化的激励。

（二）负面作用：

由于社会的发展人力资源管理产生了新的走势，比如流通性、信息化，但是现在的人事档案管理存在发展迟缓的问题，因此，它已经无法满足人力资源开发的需要并产生了负面影响。1.档案材料的不准确性阻碍了人力资源的分配。人事档案的基本特征是真实性。在工作中，一些档案中谎报年龄，不把自己真实的年龄写入资料中，学历方面也存在不实的填写，甚至谎报真实工作年龄，甚至一些档案材料存在明显的修改痕迹。这些情况的出现使档案失去了真实性、权威性和严谨性，人力资源计划中的计划也无法准确制定。这肯定会对人力资源的未来地位和发展产生负面影响。2.文件内容类似，减少了人事档案的价值。人事档案是一个人在社会实践中发展的真实反映，因此它应该是一个人的真实情况的全面和客观的表达。让考察者在翻阅时可以清楚的了解到信息。但是，目前人事档案资料单一，内容缺乏真实性，资料空白、没有个人特色表现，失去了真正的价值。它损害了员工的积极性，使整个组织承担了不必要的损失。

四、提高人事档案在人力资源管理中的作用

由于社会的发展，目前的人事档案管理模式已不能满足人力资源开发的要求，人力资源管理对人事档案管理提出了新的要求。只有顺应社会发展，不断完善人事档案，才能为人力资源的发展提供有力的保护。

（一）切实提高人事管理人员素质

由于现代社会的发展和不断完善，旧的管理模式已经不能满足现代人力资源管理的需要。要将高素质的员工引入人事档案管理部门，加强档案管理人员对现代信息技术的培训，不能只依靠旧的档案管理措施。要使用新的管理措施，逐步实现文档管理的信息管理和自动化，更好地为整个组织服务人力资源管理和解决问题。

（二）完善人事档案内容

从人事档案的集合中，我们可以看到每个文件中提到的材料几乎相同。如果可以增加个人数据的有效补充，并能够反映权威部门的个人综合能力、质量或评估数据，个人特征，能力，兴趣等信息，我们就可以通过具体的信息明确的了解职员的综合素质，因此完善人事档案内容对人事档案的有效使用具有重要影响。

（三）提升人事档案的针对性

社会实践活动中的职员真正情况就反映在人事档案中。但是，当我们查看当前的人事档案时，我们会发现材料是单一的，内容是抽象的，并且材料表达的内容都是大空话，人格特征没有反映出来，因此人事档案在真正意义上失去了参考价值。为了使人事档案对人力资源管理产生积极影响，应在档案资料形成时改变以前档案的情况，有效提高人事档案的针对性。

（四）增强人事档案的真实性

真实性是人事档案的重要特征。档案材料缺乏真实性已经失去了人事档案存在的意义。所以就意味着我们必须要求真实有效的档案，为人力资源管理提供可靠的基础。

（五）加强人事档案的及时收集和识别

首先，人事档案的归档过程是一个整体，它们是相互关联的。在长期文档管理工作中，通常存在不可避免的情况，例如文件的缺失部分。因此，文件管理员应及时组织员工文件信息的上交，以确保完整的收集和准确的信息。为整个业务部门的工作顺利开展创建条件，并以此来准确的掌握每个员工的状态。其次严格对待上交的个人资料，对于不符合要求的及时给予返回，改正后再收入档案，做到人事档案管理的有序性。

（六）建立完整的人事档案管理制度

为人力资源管理提供真正基础的重要保证是合理的人事档案管理系统。在审查文件的过程中，我们应遵守规则和法规，依靠法律来确保档案材料的安全。

（七）完善文件管理方法，实现互联网管理，提高文件管理的信息管理水平

由于社会的不断发展，档案材料只增不减．以前的管理方法是存在很大问题的，比如时间成本大，正确率不高。通过计算机建立系统，检索系统以及使用系统，充分利用互联网的优势进行文件管理。

五、人事档案在机关和事业单位人力资源管理中的应用

在机关和事业单位的发展过程中，拥有一支高素质，高水平的团队是机关和事业单位发展的必然选择。这要求机关和事业单位人事部门完全把握员工的具体信息。所以我们首先应该建立人事档案，在选择这些员工的过程中，人事部门通过人事档案提供有效的数据，为领导者的决策提供真实的数据，因此在机关和事业单位管理中发挥着重要作用。机关和事业单位选择人才时给予其真实数据依据，并为机关和事业单位提供了各种用人信息，是机关和事业单位在发展过程中发挥重要作用的部门。其次人事档案还给予专业人才的职称等准确的、有效地参考数据，不仅为整个机关和事业单位组织提供信息，还同时能够使各职员的未来发展更好，所以我们可以得出机关和事业单位的人事部门在机关和事业单位的重要性，从机关和事业单位反映出不论在哪个行业领域里，人事部门与人力资源管理是重要的，相辅相成的，值得我们去重视的。

六、结束语

本文简要阐述了人事档案与人力资源管理的关系，重点介绍了人力资源管理中人事档案的正反两面。我们可以发现，人事档案为人力资源管理提供了真实可靠的信息，促进了人才的合理配置，有助于避免人力资源需求的预测。更好地为员工提供更好的职业规划并促进有效的激励。并且内容简单且类似，这降低了人事档案的参考价值。在此问题的基础上，再提出我们可以通过提高人事档案的质量，提高人事档案的内容。提高人事档案的针对性和真实性，提高人事档案的及时性，建立健全科学的人事档案管理制度等途径来加强人事档案的作用。最后，简要介绍了机关和事业单位人事档案在人力资源管理中的实际应用。通过研究分析，我们可以知道机关和事业单位人事档案管理是机关和事业单位管理过程的重要组成部分，人事档案管理的重要性，是不可以忽视的，它会随机关和事业单位的发展而变得更加重要。因此，随着新时代的发展，我们必须不断创新人事档案管理的方法，以跟上时代的步伐。

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作者:李旺 单位:深圳市药品检验研究院