浅谈园林工程项目中的资料管理

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前言

园林工程资料质量，能够对工程建设效果产生很大影响。工程资料管理贯穿于施工全过程，是项目管理能力的具体表现。工程资料为分部、分项、竣工验收提供资料依据，其中的不合格或不规范，都会造成工程竣工时间的延缓。施工企业的项目管理，是对进度、安全、成本、质量等方面的综合管理，需要完备、准确的工程资料作为重要参考。

１园林工程资料概况

１．１基本含义

园林工程资料具有较强的综合性，是完整记录各个施工阶段的重要资源，其中信息内容的庞杂，决定了工作人员必须依照相关标准定期归类和存档，形成参考性更强的文件资源，帮助工程监理完成具体工作。园林工程资料，包括前期设计图纸、工序、竣工验收、绿化养护等各方面资料。管理园林工程资料，需要以科学分类资料内容为前提，总结工程项目中的应用技术，维护园林工程的质量效果。

１．２管理重要性

１．２．１绿化效果提升的必备条件

园林工程资料管理工作要求坚持在一定规范和原则下记录和整理施工信息，作为园林绿化效果的保障性措施，这也关系到工程质量，是工程竣工后的检测指标之一。所以，保障工程资料管理，是园林绿化施工能力全面提升的必备条件，如果未达成资料管理标准的情况下，竣工交付只能延期。

１．２．２确保工程资料连贯性

园林工程大致有施工准备、施工建设过程、竣工三个阶段。施工准备阶段，工作人员需要勘察现场，准确了解地形地貌、土方量等信息，在开工申请批准后开始临时设施的建造。开工报告是工程项目资料中必不可少的手续材料。园林工程资料管理，要求测量施工现场，对校对核实中可能发生的设计变更情况需要做好记录。施工工序繁杂，期间会产生大量的工程资料，要求对施工中的每一个环节和相关材料设备都要做好记录工作，详细描述工程进展和质量监督所获信息，利用信息记录与施工现场状况的分析对比，了解施工队的实际能力和项目落成情况。

１．２．３监督现场施工

一般情况下，每一道施工工序所用时间、数量、员工数等信息都要在资料中反映出来，作为判断工程是否存在缺陷的重要依据，可以从中得出报告文件缺失、数量规格误差等。检验单是建设或监理单位抽样检查时呈现检查结果和具体进度等信息的重要载体，是施工单位进行施工质量考核和问题纠正的重要依据，有利于项目负责人从中准确找出问题所在。

１．２．４为工程信息查询提供依据

工程资料的跟踪记录，避免发生项目负责人以部分材料或个人记忆控制工程节点的不良状况。经过工作人员及时、完整的记录，工程资料充分呈现出工程项目的具体细节，在遇到数量、规格等不符合实际需求的情况时，将资料记录作为重要的核查资源，特别是一些工程的分包项目，有利于项目负责人的全面管理，为项目结算提供便利。

１．２．５为后期施工提供借鉴

工程资料是工程项目中技术工艺、存在问题、处理办法、结果反馈的集合整理，是后期施工的实践经验和资源。工程资料中的竣工报告、施工小结等，都是总结类文件，却是很多项目负责人忽视的内容。这些文件中说明了工程项目的应用数据，也有施工过程中的优缺点总结，可以在学习、借鉴中推动工程管理的顺利展开。

２园林工程资料管理

２．１收集和整理

施工单位内一般都散存着大量文件资料，但大多未经过分类、汇总，不利于后期的开发利用和资源共享。这与单位管理层对工程资料的不重视有很大关系，造成工程交工时间的延缓、各项资源的大量投入、资料归类难度增大等不良后果。园林工程资料的收集、立卷、归档，是项目管理的重要内容。一是将资料中的无需归档部分清理出去；二是坚持以项目推进流程作为资料整理的基本顺序；三是坚持以资料内容作为归类立卷依据，由此确定分目录、总目录；四是要求将所有资料文件按照不同类别编号、立卷。立卷所用目录、卷宗、附录说明等，都要统一规格，以此来规范各类资料文件，使其便于操作、实用性更强。

２．２保管和使用

①保障资料安全，防火防盗、防腐防污、防虫防鼠等处理必须到位，避免损坏文件资料，已损坏资料需要及时修复或做好复制工作；②登记资料借阅往来，要求外单位人员不能私自将所借阅资料进行转借、复印、拆卸，禁止随意圈点、涂改或划线。

３园林工程资料管理中的问题

３．１文件资料不齐全

１）原件不齐全。很多单位受时间和空间限制而疏于资料管理，丢失了部分原始文件。一些重要文件以复印件形式下发或转发，与资料管理明确规定的竣工资料不得以复印件形式出现相违背。一些单位的专业技术人员频繁更换，不能严格把握资料的移交过程，甚至遗失了很多原始文件。

２）验收签证不完备。为了更好地适应施工进度，工程的现场验收并未以国家行业标准完成书面的签字确认，造成当事人在完工后只能补签验收签证。

３．２文件资料编制和归档不规范

园林工程以施工方为主要参与者，施工文件也成为工程内业资料的主要构成。但是很多施工单位不能从项目最初有效管理招投标文件、施工合同等资料，监管单位下发的文件不能编制归档，直接影响到施工过程的监管效果、施工进度以及建设质量，这是文件资料编制和归档不规范的具体表现。其次是随意处理复印文件，园林工程的业主一般是政府或房地产企业，两者产生的文件与案件数量有限，复印处理、标注原件数量和存档位置就是编制与归档，整个操作过程并不规范，资料文件的价值意义也会受到影响。一些施工单位会在竣工后将丢失的内业与竣工资料进行补充，文件质量很难保障，数据信息较为理想化，与园林工程环境、植被等存在很大偏差，进而影响到园林工程的后期建设。

３．３工程资料管理不规范

１）验收资料不规范。施工单位只片面地谋求经济利益而缩减成本、加快工期，现场验收报告上的签字、盖章等不能严格遵循相关标准，漏签、错签等现象时常发生。园林施工技术类别复杂，人员流动大，施工企业往往采取代签的方式解决责任人不明确问题，以便于保障施工进度，规范资料信息。

２）资料格式不统一。资料的编制归档常出现格式不正确、填写不准确等问题。一般情况下，材料采购票据、记录上的金额数都要大、小写同时注明，但是部分施工企业往往以方便为目的，只采用小写，存在明显的不规范。所用签字笔的颜色、材质不适合，或是签字盖章位置不恰当影响装订等，都会成为资料归档时的障碍。

３）竣工图纸编制不规范，私人随意更改，甚至对设计改动部分不能标注出来，直接将施工图纸作为竣工图纸，工程养护效果会因此受到影响。例如设计图纸标明园林工程采用Ａ植被，在土质勘探期间遇到小面积的不适合种植区域时种植Ｂ植被，这种小面积往往成为很多施工单位随意改动的理由，在未标注于图纸的情况下直接作为竣工图纸，后期的植被养护必然会受到影响。

４园林工程资料管理质量差的原因

４．１重视度不足

资料管理属于园林工程的重要内容，涉及工程项目的立项到投入使用的整个过程，在建设单位、监理单位、施工单位、供货单位的多方参与下相继产生各类文件资料，数量庞大。但是施工阶段常会发生遗漏、丢失或资料不备份等情况，很难满足后期的工程建设需求。例如，施工图纸被工程项目的很多人忽视，随意丢弃或不备份。这种情况下，如果再次使用图纸只能重新绘制，增大了资金成本，也延缓了施工进度，属于不恰当的工作行为。竣工之后短期内未出现问题，即确认可以交工，相应的资料却不能短时间内完成整理，也会影响到具体的交付时间。工程资料移交时间拖延，与资料的不齐全有很大关系。工作人员不能随着工程资料的产生而记录完整，出现部分缺失。工作人员本身不重视工程资料的收集整理，导致原始资料遗失，也会影响到资料的完整性。

４．２资料管理人员业务素养低

如果资料的管理与归档不受领导重视，以及国家颁行的质量标准规范宣传力度不够的情况下，工程项目的技术人员、监理人员、管理人员、施工负责人等普遍缺乏相关的理论知识，专业素质偏低。资料管理人员大多是未经技术培训、不明确归档概念的情况下直接上岗，很难积极投入到日常的资料管理工作中。一些单位选择让行政管理人员兼任的方式，这些管理人员对工程资料园林施工的专业性知识缺乏，对园林工程的具体预算、承包方式、合同签订等基础知识的不了解，甚至是全然不知档案管理的相关规定。这些不合理情况是资料管理混乱和长期处于被动局面的原因所在。一名合格的资料管理人员，需要熟知园林工程项目划分方式和资料的构成、整理、管理方式，且熟练应用；管理人员的聘用对象要以具备园林施工和管理方面专业能力的人才为先，以此作为园林工程各个施工环节的数据、资料科学归类的基础条件，才能更好地完成资料的管理与归档。

４．３资料管理体系不完备

园林施工单位的作业人员存在专业素质低、专业技能弱、未培训上岗、管理能力差等问题，都会不同程度地造成施工建设原始资料不规范、文件质量差等情况。建设和施工单位不能将资料管理纳入到园林工程质量管理体系中，会直接影响到竣工文件的质量效果。建设单位不能规范化管理工程资料，不认真、不严谨、不深入，都会造成施工单位资料管理的混乱。

４．４资料利用率低

城建档案管理内储存着大量的工程技术资料，以便人们查阅和使用。但是在园林工程的相关问题出现时，人们经常会以询问原参与建设者的施工经验，或通过对相似建设状况的回忆寻找解决办法，而不是在城建档案资料中寻找相应的技术资料。这是对资源的极大浪费，问题解决过程很不科学。而城建档案管理采取的封闭或半封闭方式，也直接影响到园林工程资料的有效利用率。保密性都是人们长久以来坚持的管理原则，很少将文件资料对外公开，资料被人为封闭和隔绝，也是档案馆不能有效利用各类资料的重要原因。

５园林工程资料管理优化措施

５．１提升资料管理意识

园林工程资料管理存在的很多问题，认知观念上的不重视是决定性因素。所以，积极转变资料管理意识，摒弃传统管理方式，更加注重技术人员与相关工作者的配合，定期对专业理论、资料管理模式、法律规范体系等相关知识进行教育培训，确保资料管理人员的专业能力能够符合行业标准和现实需求。工程资料管理的工作要落到实处，要求企业内部各部门、不同岗位的协调合作，为资料管理工作的顺利开展奠定基础；资料管理体系的完善化，是明确划分相关人员职责范围的重要保障，也是规范日常管理行为的基础条件。

５．２建立健全资料管理机制

园林工程的资料归档要准确、规范、齐全。同一个园林工程项目内有多个单位共同参与时，项目管理部门要坚持在建设初期根据实际的工程情况编制资料管理具体章程，将项目中参与进来的建设方、施工方、监理方等责任单位的职责范围明确化，并且体现在工程资料中，细化分工。园林工程的管理和监理单位都要求在项目立项之初，编制符合工程特点的表格、样本等资料，作为参建单位整理各类资料的重要依据，便于后期操作，避免发生资料格式不规范、不统一等问题。园林工程中各个建设环节所产生的资料文件，只有采取科学合理的管理方式，才能为材料内容的规范化和准确性提供保障，确保每一份施工技术记录的完整和签字盖章的完备，进而提升资料原件的可靠性与准确度。

５．３提升管理人员业务水平

资料管理人员的日常管理效率和质量受自身业务能力的制约。管理人员必须坚持定期组织专业培训，在管理人员内部普遍树立起正确的工作理念，全面提升工作能力，更好地保障管理流程的规范化。资料管理人员本身只有充分认识到工作重要性，才能建立起责任意识，不断提升专业技能，为管理工作的有序推进奠定基础。一般情况下，园林工程施工过程与资料管理需要同步展开，并且做好园林工程自始至终的记录工作，确保工作内容的完整性，尽可能地详细到位，进而使各个建设环节透明化，作为园林工程决策制定的重要参考资源。所以，园林工程资料与流程推进过程的同步展开，是提升资料管理水平的必要保障。

５．４坚持从立项抓起

目前，园林工程项目以项目经理责任制为主要的管理模式，由项目经理负责整个工程项目及其各个分阶段，要求从立项之初即设置资料管理机构，配置专门的资料管理人员，同步进行项目各个不同阶段的资料收集、整理、归档等一系列工作，作为资料管理的直接操作者，负责完成资料管理的相关要求。为了顺利完成资料管理的具体流程，园林工程要从立项到竣工同步进行工作记录和资料收集，坚持同步展开工程竣工和资料验收两项工作，坚持施工建设同步收集竣工资料两项工作，在工程施工资料管理全过程中全面贯彻“三同步”原则。

５．５加强过程控制

园林工程项目中的建设、监理、施工等多个单位和工程管理和技术人员都要首先明确各自的责任范围，作为同步开展工程建设、收集资料两项工作的重要保障，切记将施工建设、资料管理相分离，避免发生施工流程完成后补充各项资料的不合理行为。资料管理人员要坚守自身责任，对施工现场的具体情况进行了解，对比分析施工单位资料是否具有真实性、完整性和规范性，同时利用构建和完善奖惩机制的方式，使各个参建单位都能严格落实每一道文件处理程序，确保资料文件的规范化。

５．６提升资料利用率

一方面通过推广宣传，使人们普遍认识到园林资料的重要性。档案馆内的宣传栏、图片展览等都可作为《档案法》的宣传渠道，馆内的园林工程资料可开放数量、范围都可在宣传内容中体现出来，使园林资料档案建立起更高的知名度，确保广大公民能够充分了解到园林工程资料的价值意义。园林工程安全质量监督站可以推广以及开展资料学习培训等。另一方面，园林资料档案的社会服务功能不断提升，适应现阶段数字技术和网络技术的发展趋势，使资料信息更好地满足公民需求，具备更高的社会服务水平。信息服务社会化，是实现园林工程档案利用率全面提升的重要手段。而网络技术的有效应用，有利于档案资料服务范围的进一步扩大，通过建立更加专业、广阔的服务平台，进而使信息服务的影响性明显提升，普及程度更高。

６结束语

工程资料管理的鲜明特点，使其在园林工程发展中的作用日益突出。资料管理伴随园林工程的立项到竣工交付同步展开，是多个专业技术部门协调配合的系统性工程，强调文件资料的完整性、准确性和规范化，确保真实反映出工程项目全过程，对于工程资料的收集、整理、归档等一系列工作，通过提升资料管理意识、建立健全资料管理机制、提升管理人员业务水平、坚持从立项抓起、加强过程控制、提升资料利用率等方式，为工程资料质量的全面提升提供保障。

参考文献：

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作者:严铭 单位:南京玄武园林绿化工程有限责任公司