医院人事档案管理研究

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医院人事档案管理篇1

为了进一步提高医院的服务质量，医院要对现有的管理制度进行改进。在各类管理中，人事档案管理是一项重要工作，不仅影响医院管理水平的提升，更关系到医院的未来发展。随着信息技术的不断发展，各大医院积极开展人事档案信息化建设，旨在进一步完善管理模式，提高管理质量和管理效率，保证各项医疗服务工作顺利开展。

一、医院开展人事档案管理信息化建设的意义

医院的人事档案具有一定的特殊性，需对人事档案材料进行单独存放，并由专人保管。在传统的人事档案管理模式中，医院并未采用先进的管理技术和手段，档案的管理效率和利用率较低，部分工作需要通过档案管理人员操作。若使用者需要查询某一档案，不仅会增加查找难度，还可能会面临最终查找的档案内容不完整，不仅无法满足使用者对档案的需求，还会进一步增加档案管理人员的工作量。医院引进信息技术开展人事档案管理，可充分发挥信息系统大容量存储空间的优势，保证大量的人事档案得到高效存储，还能确保信息在第一时间得到收集和整理。当使用者需要查询档案时，只需输入关键词，即可查询到与之相关的内容，并做出合理决策。同时，将人事档案管理与信息技术相结合，可以减轻工作人员的工作强度，提高工作效率，保证档案的准确性和完整性。档案管理人员在录入档案信息时，只需发挥计算机的作用，即可保证档案得到全面录入与存储，还可减少对档案原件的使用，保证档案的安全。档案人员可将大量的人事档案资料存储到相应的数据库中，还能对档案进行备份。若采用传统的管理方式，在进行档案保管时，要建设专门的库房，会增加资金投入。如果档案保管不当，可能会受到外界环境的影响而发生损坏。

二、医院人事档案信息化建设的主要特点

1.医院人事档案的特点

第一，现实性。人事档案是医院选人和用人的重要依据。要保证人事档案内容准确全面，才能使相关负责人在选人时能够值得借鉴，根据员工的具体表现和经历做出相应的决断。因此，医院的人事档案具有很强的现实性。第二，流动性。人事档案并非一成不变。当档案管理人员为某一员工建立档案后，会根据其具体的表现和工作内容的变化及时补充档案内容。比如，员工有晋升、调用等经历时，其经历均会在档案中得到补充。因此，人事档案具有一定的流动性。第三，保密性。由于人事档案中记录了员工的个人经历和家庭情况，这些内容属于个人隐私。若要查阅员工的档案，则需遵守保密制度，避免泄露员工的个人信息。

2.信息化人事档案的特点

第一，数字化。医院引进信息技术后，人事档案的存储形式将会发生变化。人事档案将会由原有的纸质形式转变为数字化形式，档案人员需将其录入专门的数据库之中。若需使用档案，即可查阅电子档案。第二，智能化。随着计算机技术的蓬勃发展，档案人员可利用信息技术对档案进行高效管理，从而有效降低其工作强度和压力。随着技术的不断完善，档案管理也将逐渐迈向智能化，从而更好地满足使用者的需求。第三，网络化。档案人员可应用信息技术对人事档案的相关数据进行高效采集和整理，并根据使用者的需求，为其传递相应信息。这样不仅可以对传统的业务流程进行优化，也使得档案管理工作突破时间和空间的限制。

三、医院人事档案管理中存在的问题

1.缺乏完善的管理机制

现阶段，与人事档案管理相关的法律法规还有待进一步完善。现有的法律制度无法结合人事档案管理的实82022年第32期兰台内外数字档案创新研究际情况，其内容大多比较笼统，缺乏针对性，很难对人事档案管理工作起到有效的指导。医院在引进信息技术开展人事档案管理与建设时，由于缺乏与之相关的法律法规和制度，导致该项工作缺乏有效依据和统一标准。由于各个医院的自身情况不同，在实际管理过程中，很难保证信息化建设落到实处，一旦发生突发问题，则很难做出合理应对。

2.人事档案信息化建设缺乏强大的基础

大部分医院会将注意力放在如何提高自身医疗服务能力上，而忽视人事档案信息化建设。在具体操作过程中，由于领导不重视该项工作，导致信息化建设缺乏足够的资金支持。现有的软件和硬件设备功能比较落后，无法满足现代化档案信息建设的要求。部分档案管理人员缺乏信息化意识，在工作中缺乏创新意识，依然采用传统的方法开展工作，导致信息技术的利用率比较低，影响人事档案价值的提升。

3.存在一定的安全风险

由于人事档案具有高度的保密性，因此，在对其进行管理时，需将安全放在首位。目前，医院在应用信息技术和网络技术的过程中，虽然能够进一步发挥技术优势，有效提高档案管理的效率，但计算机网络系统还存在一定的安全隐患，很容易受到黑客和病毒的攻击。来自病毒的侵袭比较常见。病毒具有一定的隐蔽性，影响范围广泛，传播速度极快，一旦系统遭到病毒入侵，就可能发生瘫痪，造成信息泄露。此外，计算机系统对环境的要求比较高，若环境的温度和湿度不符合计算机的运行要求，就会导致设备无法正常运行，若未及时保存和备份资料，就可能会导致档案资料丢失。

4.档案管理人员的素质有待提升

在信息技术的影响下，医院要确保档案管理人员能够做到与时俱进，不断学习，进一步完善知识结构，掌握信息技术的使用方法。然而，在实际工作中，虽然大部分档案管理人员能够利用计算机开展档案的录入和存储，但却缺乏信息化意识，也没有充分意识到网络所带来的安全风险，使得档案面临被泄露的可能性。

四、医院人事档案信息化建设的优化对策

1.建立完善的监督机制

医院要将人事档案视作一项重要的工作，并对其予以高度关注，规范档案的管理行为。要制定与人事档案有关的制度，保证制度的内容具有一定的针对性和实效性。考虑医院的实际情况，结合医院对干部人事档案管理的要求，保证人事档案管理制度与时俱进。制度制定完毕后，要保证其得到有效的执行，并进一步加大监督力度，确保管理工作更加规范。第一，要重视对档案管理人员的考核，将考核与评优等工作相结合，提高其对工作的积极性和主动性。制定突发事件应急预案，要求广大档案人员熟练掌握预案内容，使其能够有效应对突发情况。第二，需针对不同阶段的工作制定相应制度，使档案人员能够规范自身行为，确保档案管理工作规范开展。

2.加快信息化建设

（1）构建档案数据库。信息化建设是一项复杂、庞大的工程，医院需根据人事档案管理要求，打造专门的数据库，确保人事档案得到统一存储。要将纸质档案转化成数字化档案，可利用扫描、拍照等方式对档案进行录入；采用云计算等技术对档案进行高效传输与存储，满足使用者的查阅需求，提高档案的利用率。通过构建档案数据库，可为医院的发展建立强大的人才储备库，保证档案内容的安全性和可靠性。

（2）将档案管理与智慧医院管理相结合。要打造专门的人事档案信息化管理平台，保证档案得到专门管理。此外，还要将这一平台与智慧医院平台相结合，促进资源共享，提高人事档案的价值，为医院的各项工作提供合理参考。

（3）信息检索平台。医院之所以要引进信息技术，开展档案信息化建设，主要是进一步提高人事档案的利用率，使其发挥出更大价值。除了要保证档案得到高效管理之外，还要重视档案检索，对检索功能予以完善。要进一步优化检索平台功能，比如，可从不同入口进行检索，也可利用关键词进行检索。总之，通过这一平台不仅能够及时找到所需档案，还能为人才的选拔和推荐提供合理建议。

3.保证信息安全

（1）采取有效的安全保障技术。医院需将人事档案的安全放在首位，避免员工的个人隐私被泄露。在信息技术的支持下，档案管理效率得到进一步提升，但与此同时，档案所面临的安全风险越来越高。为了提高其安全系数，就要采取有效的安全保障技术。通常要从两方面入手：第一，物理安全；第二，内容安全。首先，为保证档案得到准确识别，并实现对档案的处理，要发挥云计算等技术的作用，确保档案能够实现顺利转移。需确保新旧系统的兼容性，对文件接口安全进行把关，有效提高文件的安全性。其次，要进一步完善安全技术。要在平台明确用户权限，确定用户等级，需确保各项信息输入正确，方可允许用户登录和访问。比如，为了满足用户的查询需求，可采用PMI进行授权。若用户需要维护档案数据，则需向管理员申请，正式获得权限后，方可进入后台进行操作。为了进一步提高电子档案传输的安全，可采用数字签名技术，保证每个部门的云系统运行更加安全可靠。此外，要进一步优化设备的运行环境，保证环境的各项技术指标满足设备的运行要求。

（2）加强人事档案的更新和维护。随着信息技术的不断更新，档案信息管理平台的功能也会获得新的补充，这就意味着管理人员需运用发展的视角看待工作，定期对档案和平台进行更新，使其得到有效维护。一旦某一工作人员的信息发生变化，需及时对其档案内容进行补充与更新。为了有效提高档案的安全性和可靠性，要发挥杀毒软件的作用，定期对系统进行查杀，还要及时升级软件。同时，档案人员要具备完善的保密意识，需加强对档案内容的保护，对每一名档案查阅人员的行为进行规范。

4.提高档案人员的综合素质

随着医院对档案管理要求不断提升，各档案管理人员需不断提高自身技能与责任感，运用与时俱进的理念和方法开展人事档案管理。要具备安全意识和保密意识，避免档案信息被泄露。档案管理人员要善于创新，将档案管理与信息技术有机结合，有效提高工作效率。医院要重视对档案管理人员的培养，鼓励其参与各种培训活动，使其掌握行业最新知识和政策。培训完毕，要对其进行考核。档案人员要充分意识到自身工作的艰巨性，具有极高的思想觉悟，化被动工作为主动服务，能够站在使用者角度了解其需求，从而进一步完善档案管理工作，为使用人员提供个性化服务。

五、医院人事档案信息化技术具体应用

1.人事档案信息数据库

为了确保人事档案的信息化水平得到进一步提高，使其充分满足医院的需求，就要打造实用性较高的数据库，通过数据库搜集各种各样的人事档案，提高档案的利用价值。

（1）建立基本信息数据库。在构建数据库时，要保证各项基本信息齐全。基本信息主要包括工作人员的姓名、性别、出生日期、学历、工作经历等信息。需在数据库中体现出每一名工作人员的基本信息。

（2）建立医德医风考评档案。为了进一步提高医务人员的综合素质，需对其进行合理的评价。在评价过程中，要将医德医风放在重要位置，还要将与之相关的评价内容形成档案，并纳入数据库之中。在医德医风考核内容中，主要包括病人投诉、患者满意度等信息。通过建立这一类型的档案，并将其纳入评价考核之中，就可以了解医院医务工作人员的情况，并及时对医疗工作中存在的问题进行仔细分析和改进。

（3）建立专业技术数据库。为了进一步了解医务工作人员的专业技术情况，就要将其所具备的专业技术纳入个人档案之中。要对每一年医务工作人员所参与的技术创新项目、科研项目、培训项目、论文撰写等内容纳入档案之中，不断更新和完善档案的内容。通过这种方式，可以了解到该名医务人员的发展情况，使医院在进行选人和用人时有准确的参考依据。

2.建立人事网络档案馆

医院要紧跟时代潮流和技术发展的步伐，在人事档案管理中融入先进的办公自动化系统或医院信息系统。如果医院的规模比较大，也可引进医院资源规划系统，保证医院的各项资源得到科学有效的管理，提高资源配置的合理性。在开展人事档案管理时，医院要不断创新管理体制和管理技术，融入先进的网络信息化技术，构建专门的人事网络档案馆。

（1）建立网络管理系统。医院要充分发挥人事档案部门和网络信息部门的作用，使两大部门能够通过协作方式选择先进的硬件，为构建人事档案网络管理系统奠定坚实的基础。同时，要将这一系统与医院OA等系统相结合，设置专门的人事档案馆。若医院已经开通HRP，就要将网络档案馆与这一系统相结合，对人力资源的情况进行全面分析，预测医院对人员的需求。

（2）建立完善的机制。要使广大医院工作人员了解人事档案信息化建设不只是人事部门的工作，其他部门也要积极参与其中，这样才能确保档案得到及时有效的归档与处理。要建立统一的归档机制，对文件的归档类型进行统一，对文件的处理方式进行规范，制定科学合理的归档制度。可在相应的平台开辟人事档案利用窗口，方便使用人员随时对档案进行查询。要对使用人员进行授权，提高档案利用的便捷性。

六、结语

综上所述，由于各大医院面临的竞争压力越来越大，为了提高医院的综合实力，医院要选拔优秀人才，使其能够充分胜任各项工作。因此，医院要加强对人事档案管理的改革与创新，将信息技术与之相结合，使人事档案得到规范、科学的管理，保证信息的安全性和完整性，使其为医院的各项工作提供有效的参考依据。

作者:卢春宇

医院人事档案管理篇2

医院人事档案中对员工的基本信息都做出了相关记录，其中包括员工的工龄、籍贯、奖惩情况和履历信息等，通过人事档案可以大体掌握员工的信息，从而可以针对其做出一些职务调动和业务培训等，有助于管理者更加了解员工，可以看出人事档案是医院工作开展的基础，医院做好人事档案管理工作，有利于医院各项工作的顺利开展，并且，医院人事档案对员工的个人成长和进步也具有一定的积极影响，医院领导要对此予以相应的重视，营造一个适合员工创新发展的工作氛围。另外，员工也要强化自身的责任意识，不断提升自身的技能，将人事档案的价值充分发挥出来。

一、医院人事档案管理的价值

医院人事档案管理工作作为医院人事管理的基础，对医院各项工作的开展具有重要价值。首先，可以对医院人事档案进行管理，根据员工的自身情况和工作优势对其进行调任和分配，使得他们可以更好地发挥自身价值，并且对于一些退休的员工信息也能及时更新，有助于医院人力资源的管理。其次，为医院人事管理工作提供了完整的信息，在进行医院档案管理工作时，将数据及时录入医院的人事档案管理数据库，对医院员工的综合信息可以进行一个全面的了解和掌握，使人才能够发挥出最大的价值。最后，通过人事档案管理也可以为人才的引进提供一定的参考，各个部门对于人才的需求各不相同，在人事档案管理中可以查到每个部门对于人才的需求信息，从而根据需要为部门引进相应的人才，引进专业素质过硬和综合素质较高的人才，从而推动医院各项工作的顺利衔接和发展，提升医院整体的服务水平和管理水平。

二、医院人事档案管理中存在的问题

从目前医院的发展情况可以看出，医院的人事档案管理仍存在一些问题，受到管理内容和管理方式的影响，并且面临当下飞速发展的社会，使得医院无法很好地适应新时代的发展需求，导致医院的人事档案管理也受到一定的影响。

1.人事档案服务意识缺乏

目前，在医院人事档案的管理工作中，人事档案服务意识匮乏是影响其管理的一个重要问题，要想充分发挥人事档案的管理价值，需要人事档案的接收、保存、管理服务于开发和利用。但是近年来，随着医院的不断发展，人事档案的数量也在不断增加，档案的工作人员将大多数的时间和精力都放在了资料的归档和内容维护等基础工作上面，以至于对于档案的整合和挖掘工作没有得到相应的重视。基于这种情况下，人事档案的研究工作只能停留在表面，也就不能为人事资源的优化配置和岗位调动等工作提供一定的参考，没有将档案信息的价值发挥到最大，人事档案的服务意识没有得到应有的重视也就不能使医院工作顺利开展。医院的人事档案管理中，对于档案的管理意识不足，轻视资源的开发，没有使人事档案的价值充分体现出来，也不利于医院人才队伍的建设，并且人事档案管理人员对于档案认识程度不足，在进行档案管理时，只是做到基本的保存，人事档案管理的价值没有发挥到最大，影响了医院的进一步发展。

2.人事档案管理体制缺乏创新

医院的人事档案中包括了医院所有员工的各种信息，其具有相当大的私密性，关系到员工的个人隐私，所以对人事档案的管理十分重要，但是，目前医院在人事档案管理方面的体制管理不健全，不能对人事档案实现严谨、规范的管理。甚至一些医院并没有建立相应的管理体制，从而导致一些人才流失的情况较为严重，同时也会使得人事档案管理出现严重的问题，影响医院的发展和建设。建立完善的人事档案管理体制可以很大程度上帮助医院建立一种行为规范，在提高员工工作效率的同时也能很大程度上减少员工工作的失误，确保档案内容具有真实性。近年来，社会的快速发展使得医院也在不断改革，但是，其人事档案管理并没有做出相应的改革，出现了医院的整体管理与人事档案管理制度不同步的现象。例如，医院顺应大数据时代的发展，将信息化应用到工作中，推行无纸化办公，导致电子档案不断增加，但是医院并没有对于电子档案的管理标准做出相应的规定，电子档案和纸质档案存在很大的区别，在工作中没有具体的规范制度，对于人事档案的管理力度和创新力度不足，造成医院不能实现快速发展。

3.人事档案管理方法落后

目前，对于人事档案的管理还存在着档案管理方法落后的情况，要想使档案的价值发挥出来，就需要对医院人事档案的管理方式和模式进行完善，使其可以紧跟时代发展的脚步，根据社会中出现的相关政策做出具体的完善和改动。医院近些年来已经加强了信息技术的应用，各个部门的基础信息建设相对来说比较完善，利用信息技术实现了人事档案的归档、整合、更新，在信息服务上面也实现了全流程的管理，自动化办理方式已经成为企业经营的一部分，很大程度上减轻了员工的工作压力和负担，也大大缩小了人工成本，依靠大数据手段解决了人事档案工作量大的难题，可以进行档案的顺利开发和应用，有助于人力资源管理工作的顺利开展。医院要想推动人事档案管理工作的开展，需要在管理方式上做出相应的创新，将现代技术充分融入其中，使医院的人事档案管理水平可以有明显的提升。

4.缺少复合型的档案管理人才

医院人事档案管理工作离不开人才的加持，对于人事档案管理工作的要求不断提升，对人才的要求也越来越高，符合医院档案管理的人才需要具备一定的进取精神和钻研精神，同时具有较强的学习意识，不断丰富自己、提升自己、磨炼自己的专业技能，可以更好地适应其岗位，将人事档案管理的任务顺利完成。但是，从目前医院人事档案管理工作可以看出，医院的一些档案工作者即使有些具备了专业技能和业务能力，但是在网络信息安全方面的知识却存在一定的短板，无法保障数字档案的隐私安全。保障员工的信息安全是档案管理的一项重要内容，同时也是医院开展各项工作的前提，但是，很多档案管理者不能熟练掌握这项能力，无法在根本上保障信息安全。有些员工在工作态度和职业素质方面还存在一定的问题，工作懈怠，对于医院的一些规章制度不能严格遵守，没有严谨的态度对待档案管理工作，使之出现一些由于疏忽大意导致工作上的失误，给医院造成一定的损失，在整体上降低了医院的管理水平。医院由于缺少复合型的人才，阻碍了人事档案工作的顺利开展，不利于医院的进步。

5.人事档案管理资金投入不足

医院对于人事档案的改革需要相应的资金支持，但是目前，医院并没有投入足够的资金优化人事档案管理工作，对于信息设备采购、开展信息技能培训等无法有效落实。医院资金不足，人事档案的数量却在不断增加，想要开展人事档案管理需要更多资金的投入，以此来采购医院需要的硬件和软件设备，但是医院并不能满足人事档案的优化管理，在很大程度上阻碍了医院档案管理水平提高，二者之间的矛盾没有得到很好的解决。因此，医院需要合理投入资金，实现资金使用效率最大化。

三、医院人事档案管理优化办法

1.提升服务水平

要想提高医院人事档案的管理，提升其服务意识和服务水平是关键，所以，医院要意识到人事档案管理的重要性，使各部门都能对人事档案管理形成正确的认识，营造和谐的工作氛围。医院管理者和相关部门都要在开发和利用人事档案的工作上不断研究，从专业的角度出发，树立强烈的人事档案服务意识，从而为医院人事工作的开展和资源优化配置打下基础。作为一名档案管理者需要将管理和服务意识同步，考虑医院的长久发展，充分认识到人事档案管理和服务的意义，灵活应用现代化工具和技术，更加高效便捷地进行人事档案开发，在整体上提高医院的服务水平，实现从被动服务到主动服务的转化。

2.健全管理体制

建立健全的人事档案管理体制可以为人事档案管理提供良好的保障，不仅是对医院管理的约束监督，更是指导医院进行规范化管理的标准。因此，档案管理人员需要顺应当下医院的改革，制定符合医院发展的管理体制，同时对于医院现有的一些阻碍其发展的制度进行调整和优化。人事档案管理需要结合医院自身的发展状况和未来的战略目标，建立完善的档案管理制度，规范员工的行为并且保证工作的有效性。此外，医院还应该建立相应的人事档案检索使用制度和保密制度，以此来实现各部门之间信息的有效沟通，确保信息的安全性，健全医院的人事管理体制可以确保医院工作的顺利开展。医院的管理制度是医院开展工作的基础，完善医院人事档案的管理体制可以确保各部门工作的有效串联，进行信息的有效沟通。

3.开发人事档案管理系统

首先，对人事档案管理系统进行开发要构建相应的人事信息库，是人事档案管理系统的基础，在构建信息库时要确保信息的准确性，同时也要将员工的各项信息全部包括在内，从而方便查找，该系统也要具备相应的修改功能，当员工的职务进行变动和调整时，能够相应改正，可以为员工调职和任用工作提供相应的帮助，还可以对医院的管理情况进行总结，为管理者的统计和预测提供一定的参考。其次，在构建数据库之后需要将信息技术应用其中，实现资源共享。在大数据时代，互联网的应用价值得到了明显体现，人事档案管理也应该发挥互联网的优势。通过信息共享可以明确员工的工作能力和优势，从而做出具体分析，给员工制定相应的人才培养方案，帮助员工实现价值。在人才的选拔时也应该及时参考人事档案，使员工都可以在自己擅长的领域发挥价值，给医院带来更多的经济效益。最后，数字档案的数量越来越多，医院在应用信息技术的同时，要做好信息的保密工作。人事档案工作与个人隐私联系密切，作为档案管理人员需要培养良好的职业习惯，具备强烈的保密意识，避免信息的泄露。工作人员不可随意将移动设备设施和办公计算机相连，登录密码不可以随意透露等，保证操作的规范性。同时，还可以应用防火墙、杀毒软件等相应的安全技术，完善安全的防护体系有助于人事档案管理工作的顺利开展。

4.提升管理人员专业水平

人事档案管理工作不仅需要在管理方式和管理体制上做出相应的创新，更应该优化人才的专业水平和综合素质，医院人事档案管理工作与员工联系密切，员工的专业素质将直接影响档案管理的效率。医院可对其进行相应的培训，指导员工进行有关于人事档案管理方面的知识学习，使他们树立正确的意识，具有更高的水平和能力胜任人事档案管理工作。对于员工的专业培训可以通过讲座、外出学习的方式，开阔他们的视野，使其了解更多有关档案管理的知识，从而在一定程度上提高员工的工作效率及其技能。对于综合素质的培养，需要员工具备精益求精的精神，对医院内部的规章制度严格遵守，在岗位上各司其职，培养其敬业精神，在医院内建立高质量的人才队伍，创新人事档案的管理。

5.优化软件与硬件设施

对人事档案管理进行创新，相应的软件和硬件是基础，虽然目前医院在档案基础设施建设上已经有了基本配置，但是还不足以支撑人事档案的长久发展，需要医院在软件和硬件上及时优化和更新。首先，医院应该做好长远的准备，投入相应的资金支持基础设施建设，使人事档案管理可以高效、稳定开展。其次，财务人员需要根据部门的工作计划和工作目标做出具体预算，为医院购进新的设备设施，提供相应的资金支持，及时对设备设施进行优化和更新。最后，医院对于资金的投入和使用需要加强监督，使资金可以应用到人事档案管理中，避免资金的损耗和浪费。另外，为了进一步增强员工的工作热情和工作效率，医院可以建立适当的奖励机制，设置相应的奖金，对于一些工作能力突出和业绩较好的员工进行奖励，激发员工的工作热情，使其工作能力得到肯定，给他们树立自信，在以后的工作中积极向上，恪尽职守。

四、结束语

人事档案管理是医院管理的重要组成部分，直接关系到员工的各种信息和人力资源工作的开展，完善人事档案管理工作有利于员工的自我提升和发展，也有利于医院各项工作的顺利开展，作为医院管理者要意识到人事档案管理的重要性，从而把人事档案管理放在战略层面推动其发展。医院需要认识到人事档案管理中存在的问题，在服务水平、管理体制、员工水平、设施方面进行优化管理，实现人事档案管理的创新发展，从而实现医院的不断进步。

作者:程修光 吴彬

医院人事档案管理篇3

医院是由各种不同的单位组成，其拥有复杂的体系，是一个以信息为中心的系统[1]。现有的卫生保健体系为一个较分散的系统，不同层次的卫生保健之间没有足够的沟通[2]，可用的卫生人力资源分配不合理，导致卫生保健质量不够。医院人才流动性较强[3]，随着医院规模扩大，人事档案数量呈现增加的趋势[4]。人事档案通过掌握个人信息，了解医院的人员构成、人力资源需求信息，指导医院合理地引进所需人才[5]，将人力资源信息转化为医院的经济效益，提高档案的价值和意义[6]。

一、医院人事档案管理现状
1.传统的管理方式导致档案信息程度低下。人事档案管理方式落后问题比较突出[7]，人们对于档案管理的方式仍沿用传统的手工模式，医院人事档案大多采用传统的封闭式管理，对电子档案缺乏信任，制约了人事档案信息化成果的利用率[8]。各科室、部门之间对于各自所辖范围内的职工个人信息仍需重复录入，档案信息程度低下[9]，增加管理人员不必要的工作量[10]，影响人事档案管理时效性。

2.医院人事档案信息化管理重视度不高。医院管理人员对人事档案信息化系统的误解和缺乏管理远见，受重视程度低[12]，给予的支持不足[13]。政治机构在该领域也没有连贯协调的政策[14]，由于未能实现短期和长期利益，使得人事档案管理信息化处于一个被动状态。在日常工作中，医院人事档案的整理、归档和保存没有明确的标准和约束体系，无法明确档案归档的范围和统一管理[15]，管理不善、机构发展计划不足导致资源利用效率低下。

3.医院人事档案信息化管理平台更新缓慢。关于人力资源信息系统的大量研究都集中于发达国家。人事档案信息化建设缺乏有效的研究和论证，没有制定合理的规划方案，信息化水平较低，信息化管理平台更新缓慢，医院的上网硬件以及局域网软件设施配套不齐全。

4.人事档案管理人员专业性不强。现有的医院体系中参与管理的专业人才不多[16]，缺乏专职人事档案管理人员[17]，管理人员多为其他部门借调过来的，专业素质不强，缺乏相应的专业知识和技术，专业性不强，难以提高人事档案管理水平。

二、医院人事档案信息化的必要性

1.提高医院档案管理效率。人事档案复杂多变，推进档案管理体系建设是创新档案工作的现实需要。现代信息技术可以提高医院人事档案管理的质量和效率，以促进基于证据的人力资源信息决策[18]。人事档案信息化可以为人事部门的人员管理提供快速准确的信息，增强人事档案信息管理的有效性，提高医院档案管理效率。

2.细化档案内容，提高档案利用率。研究表明健康信息技术与医院绩效之间存在正相关关系，集收集、存储、分析和报告数据一体的系统，可增加医护人员岗位聘用、绩效考核等相关指标，将有关成就纳入人事档案，细化档案内容，提高档案利用率，以此为基础有效提升医院的管理水平，实现新型的绩效管理体系，对工作实践有重大影响。

3.提升对医院人才的合理利用与分配。信息化档案可以直接生成有关卫生人力的有意义的信息，并通过检查档案内容是否真实，档案是否完整，档案记载内容的相关性是否合理，是否存在影响干部使用的情况，为人员管理和调动提供一定的参考，准确的卫生人力资源统计信息，可以确保合适的人员以合适的技能出现在合适的地方，预测未来人力资源需求，提高人力资源在行业和组织中的合理配置效率，为人才发展战略的制定提供数据。

4.促进医院更好的发展。医疗信息化被认为是临床质量实践和质量改进策略的推动者，信息化管理是提高行业综合实力的一个重要内容[7]。医院人事档案管理信息系统可以帮助管理员和决策者快速响应医疗保健服务，为医院的人才可持续发展提供重要基础保障，提高人事档案的效力。利用档案引导人们转化学习成果，促进档案事业的高质量发展，使医院在可持续发展的道路上走得更远、更好。

三、医院人事档案管理信息化的应对措施

1.建立专门的人事档案信息管理系统。中共中央办公厅、国务院办公厅发布了国家档案事业发展“十四五”规划，提出“全面推进档案管理体系、档案资源体系、档案利用体系和档案保障体系建设”。建立和完善人事档案信息管理体系，确保档案信息管理体系的全面性，新系统与现有系统相结合，建立个人信息动态录入电子档案，尽可能量化医务人员工作量[19]，提高医院工作灵活性和协作性[20]。梳理国家档案标准化技术委员会制定的国家标准和行业标准，加强医疗健康档案、数字档案(病房)等重点领域档案标准的提供，提高档案标准在国内外的影响力。

2.提高对人事档案管理信息化的重视。《国家档案局办公室关于印发2022年全国档案宣传要点的通知》强调，要强化档案法治理念，围绕以《档案法》为核心的档案法制，通过多渠道、多平台开展宣传教育活动。广泛宣传人事档案对医院和个人的重要性，各单位发出必要的信号，使领导和临床医务人员更加重视人事档案，配合人事档案信息化管理，以提高各部门对人事档案管理信息化的重视，提高管理效率，更好地服务于医院。

3.保证人事档案的安全性。2018年11月中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》，其中指出干部人事档案是维护干部人才合法权益的重要依据，是党的重要执政资源。医院人事档案同样具有政治性质，确保档案信息安全尤为重要，树立正确的信息化管理理念，保证人事档案的安全性。围绕网络安全和信息安全问题，确保个人信息的隐私安全性，最大限度地实现资源共享。

4.加强管理人员综合素质的提升.重视医院人事档案管理人员的选拔，选拔档案管理基础强、责任心强、敬业精神强、信息化素质和政治素质强的人员。深刻感悟习近平新时代中国特色社会主义思想的真理力量、实践力量、人格力量，坚持和完善理论学习中心组等学习制度，提高管理人员思想理论素养，使管理人员能够充分认识到人事档案信息的重要性，建立良好的信息素养。综上所述，医院人力资源的有效管理，实现医院的可持续发展[21]。医院综合信息管理涉及的部门较多[22]，人事档案的信息化管理是大势所趋，提升医疗机构的责任和职能，达到群体期望。人事档案的管理已不是简单的档案整理，将其转化为医院的经济效益。完善政府档案监督指导和局图协调管理机制，进一步加强新格式资料、电子数据归档的监督指导。要深入学习、宣传、贯彻《条例》，提高政治地位，把人事档案作为新时期党的重要执政资源，继续推进医院人事档案工作科学化、制度化、规范化，为广大干部人才服务，为党的建设新的伟大工程服务，为新时期中国特色社会主义伟大事业服务。

作者:郭淑娟