文书档案数字化管理研究3篇

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文书档案数字化管理篇1

文书档案数字化管理，即借助图像扫描技术、数据压缩与存储技术等手段，将传统意义上的纸质档案给予扫描和录入，让其在接受加工处理之后，转化成计算机可以识别的、具有数字化特点的文字及图像，以便在接下来数字化档案数据库的建设，以及多媒体数据库档案资源的应用等，为档案信息管理水平提升、利用效率发展等做出积极的服务支撑。

1文书档案数字化管理的功能

重视文书档案数字化管理，使相应的模式成为现实，具有其独有的，或者与其他模式相比更加重要的功能[1-2]。

1.1现代信息交流形式的促进

文书档案数字化管理模式的倡导及实现，其极为有效地带动现代信息交流方式进步，并且因此使文书档案管理水平提升拥有强劲动力。在数字化技术作用之下，文书档案管理者可以基于常规工作，更为主动且有效地提升档案管理效率，并注意到信息利用率的高低问题。与此同时，由于得到了数字化管理模式相支持，文书档案管理水平也将上升到新的层次，并与具体管理策略发展一道，共同保障文书档案的真实性与完整性，这也将成为现代信息交流形式的促进力量。

1.2单位办公管理需求的满足

在当今市场发展强大作用力的影响下，各行各业之间处在极为紧张、激烈的竞争环境之中，为了让该单位得到稳固发展的机会，管理者在面对文书档案信息现代管理的问题时，应当给予足够重视，并在注意传统文书档案管理模式及策略对该单位造成严重阻碍的前提下，积极倡导数字化的使用，从全新的角度强化文书档案管理工作，这将让机关单位办公管理需求得到满足，即基于稳健、高效的新型文书档案信息管理策略，使机关单位因此受到需求满足的帮助[3]。

1.3文书档案安全完整的支持

利用对文书档案的数字化管理优化工作，既能够让文书档案信息处在更加安全的状态，又可以保证其以完整面目呈现在需求者面前。即数字化技术水平影响力持续提升时，相应的网络信息是否安全、是否完整使用等有关问题，在社会中引起了广泛重视，而单位文书档案管理工作亦应迎合社会心理，利用引入数字化信息技术的形式，强化所辖范围内的文书档案安全性和完整性，以便给该单位、该部门未来发展提供有利条件[4]。

2文书档案数字化管理的现状

2.1文书档案数字化管理的有利局面

首先，从法律效力上讲，数字化文书档案已经被广泛认可，依据《中国人民共和国民法典》，以电子化形式存在的文书档案，具有和纸质文书档案相同的地位，在证据应用等方面的作用并不存在差异，而按照国家档案局的相关管理办法，符合规定要求的电子公文，完全可以只用电子形式归档。类似的规定完全证明，在法律法规与政策层面，以电子形式呈现的文件、档案等，其地位是受到普遍认可的[5]。其次，从各地重视程度来看，各地区、各单位均增加了对于文书档案在数字化管理工作的科学安排，可以从国家档案局日前所做机关部门电子文件归档与管理试点工作中，发现这方面的变化情况，按照试点结果的分析，多家单位均已经做好了单位内部业务系统所有文书档案数字化，并顺利通过验收，从实践角度出发的机构探索、领域分析、行业调研等，也取得了比较明显的成绩，这将给有关单位的此类工作提供借鉴经验。

2.2文书档案数字化管理的突出问题

（1）从技术角度上讲，因为资金投入等因素的影响，各单位文书档案数字化管理及转型工作，未能在数字环境和网络设备方面满足要求，这造成了档案数字化建设过程的迟缓，所以应弱化由此可能产生重大效益[6]。

（2）从制度角度上讲，现有的管理体制和机构情况，依然有不适宜规定，且阻碍文书档案的数字化建设问题，而伴随新技术的持续引入，此类问题有较显著的增加趋势，受到这方面因素影响，管理者投入于数字化建设与创新中的积极性也会受到冲击。

（3）从人才角度上讲，专业人才匮乏始终是无法规避的问题，文书档案数字化管理及转型工作，对档案管理者的专业知识、专业技术的要求很高，然而现在的人才整体素质显然不够理想，无法全面满足工作要求，成为优化策略成为现实的瓶颈。

3文书档案数字化管理的技术及配套举措要点

3.1技术要点

文书档案管理者应当在现有经费条件受到一定限制的条件下，做好技术方面的改善工作，即通过对数字化扫描文书档案的具体操作，力争形成友好程度更高的文书档案数字化管理化平台[7]。因此，要达到文书档案数字化管理的理想效果，其关键问题在于信息资源的扫描、语音内容的识别、键盘形式的录入等方面，其中较常应用的做法为扫描，它能够让文书档案以数字化的形式重新面世，让管理效率无形中提升。在开展此项工作时，专业扫描设备的配备是必要的，例如：同性能要求相符的扫描仪，可以依正确扫描流程完成文书档案的扫描任务，受限于外部因素的限制，相关人员应当及时做好扫描仪参数检查工作，并准确定位文书档案，包括其具体类型、预定的扫描方式，再做出相应的方法调整，如调整扫描仪的分辨率等。当基本扫描工作完成之后，要进一步开展文书档案文字、图像的校对与识别工作，直至确认无误再妥善保存。除此以外，对于技术层面的优化策略，还要做好各部门之间协调工作，这将让数字化文书档案从使用方式到阅读方式，因内部资源的优化配置与紧密结合而受益，换言之，注意沟通和交流，可既确保文书档案数字化管理工作本身的实效性，又能够让文书档案所关联的信息资源能够做到实时共享，由于远程检索等策略的影响，因而需不断优化各部门间的信息传播效果，使其趋于高效。再者，针对原本存在的电子档案分散存放、档案检索效率未能满足使用要求、借阅障碍重重、文书档案泄密、权限分配不够合理等问题，在开展数字化优化策略探索时，应当有与之相对应的思考，最好可以建立完善度更高的电子档案库，对纸质档案与电子档案统一、集中管理，并支持多个角度、多种途径的线上档案检索工作，与此同时，确立更为科学、高效的数字化归档与借阅管理流程，实现对文书档案资源的安全防护与合理使用双重目标[8]。最后，力争让文书档案管理系统提供符合管理者需求的各种统计表，以利于随时进行文书档案监控和评估工作，为了达到这一效果，还应将文书档案在创新管理方面有所突破，并保证采集和管理的精细化程度，以完善的归档、借阅以及鉴定等流程作为统计表形成的支持力量，由此从多个角度全面提升文书档案管理工作。

3.2配套的制度及人力要点

文书档案数字化管理的优化策略中，技术要点是其根本，而配套支持要点同样不容忽视，该文认为制度要点和人力要点是两股重要支持力量。

（1）各单位需要以强化制度保障的形式，对工作机制创新给予支持。第一，需要综合考虑当前管理机构、管理体制的实际情况，找出与规定不相适应之处，并尽快加以完善，特别是应当基于文书档案数字化管理的全局性角度做出思考，重新构建更加全面的管理体制，要积极探索文书档案的管理网络是否健全议题，再从这个角度出发，重新划分岗位责任。第二，在新技术被不断引入的背景下，文书档案也应当在修编时，做出与之相对应的调整，这项工作的长期性与艰巨性毋庸置疑，关键的问题在于定期的制度评审与修订，以便让文书档案数字化管理拥有健康与可持续发展的可能性。第三，受现实利益所驱动，各单位文书档案管理部门及相应人员，一定要重视自我管理机制的加快建立工作，这将给档案数字化生成的质量提高奠定坚实基础。

（2）各单位需要以关注人才培养的形式，对工作机制创新给予支持[9]。缺少数字化管理技能是一个管理者无法回避的问题，由此应尽快扫除文书档案数字化管理与创新方面的障碍。为了解决这一问题，第一，应当使人才引入机制完善起来，从源头进行人才控制，有效提高文书档案管理者的基本能力，使高资质、高技术人才被引入进来。第二，有必要进一步加强内部培训工作，在原有培训机制基础上，从数字化角度着眼，组织管理者参与到多种形式、多个层次的继续教育中去，用于提升其知识储备与综合素养。第三，可在实际工作中，实行激励作用更突出的岗位轮换制，让管理者可以在横向加强以数字化为中心的业务交流，让其综合业务能力既能巩固，又能创新，当人员文书档案管理数字化建设工作表现优异时，则要得到精神及物质方面的奖励。

4结语

利用行之有效的文书档案数字化加工和处理，能够促进构建形成完整程度更高的文书档案管理系统，让数字档案被纳入综合式、一体化管理视域之下，这将会极大地便利单位业务人员、科研人员的检索与查阅工作，给后续的各项工作提供良好服务。因此，该项工作亦是其他类型档案走向数字化变革创新之路的经验基础。关于具体的优化策略，该文认为单纯的技术要点，以及配套的制度及人力要点，是两个重要方面，两方面缺一不可，将共同服务于数字化效果的提升，对最终达到档案信息资源共享理想境界起到至关重要的作用。

作者:阮莹 单位:宁德市林业局

文书档案数字化管理篇2

随着全球数字化时代的到来，生活中的可用信息资源越来越多，而且获取信息资源的途径也在逐渐的增长，人们在生活工作过程中对于信息资源的需求也在逐渐扩大，而且文书档案作为单位发展建设的核心内容，其在工作过程中具有一定的监督性和服务性，可以作为信息资源的重要战略点。在单位日常的生产过程，中文书档案的管理工作将伴随着企业单位的整个生产过程，所以良好的文书档案管理也是维持的单位正常运转的关键因素。但是现阶段的文书档案管理水平已经不能满足于时代的发展和要求，所以想要让档案作为信息资源的重点，为单位提供更好的服务，就需要改善其管理方法，也就是将文书档案进行数字化。将传统的实体纸质文书管理保存方式改变为数字化信息保存，可以比传统的保存方式更长久也更安全，可以实现高效的资源共享。让单位在利用文书管理的过程中，可以更加方便去运用和查找资料。这对于整个单位的工作展开和工作水平的提升都有着极大的帮助。

一、文书档案数字化管理模式的优势

（一）提高文书档案编辑的灵活性

文书档案数字化管理可以大幅度的提高文书档案的编辑，因为其主要的管理方式便是对纸质的文书档案进行录入，扫描，并且上传到系统当中，这就可以使得档案信息转为数据化，然后被计算机所识别，并且储存在各种数据载体当中[1]。这也可以使得传统的文书档案在被编辑的过程中，摒弃了纸质涂抹修改的方式，而是采用了电脑修改的方式，并且在新的文书档案进行录入的过程中，也可以利用该方式进行录入，这就使得整个档案有着更加高效化，更加灵活的编辑方式。使得整个档案信息在被查询和应用的过程中会十分的方便。

（二）提高文书档案检索的便捷性

在传统的文书档案管理过程中，单位想要对于文书档案进行检索，就需要在大量的纸质文书档案当中寻找到想要的档案信息，在这个过程中会浪费大量的人力物力和时间，这会使得文书档案在利用效率上大幅度的降低，并且会影响单位整体的工作效率。而将文书档案数字化管理之后，文书档案信息查询的过程将会更加的便捷。当文书档案数据库建立完成，就需要在使用的过程中，在电脑上进行搜索和查找，便捷的调出要好的，文书档案通过关键字检索等方式，就可以在计算机上及时查阅档案信息，让文书档案在检索过程中可以更快的为单位的工作和发展提供服务，大大提高了文书档案的管理和利用效率。

（三）实现文书档案资源共享

传统的纸质文书档案在使用的过程中并不能做到很好的利用，而且传统的只是他们还存在一个区域的局限性，如果想要在区域内调动文书档案，自需要利用大量的人力和物力来对于文书档案进行运送，而在文书档案实数字化之后，就可以通过互联网来对于全国各地的文书档案进行查询，这也可以使得档案使用者在不同的区域不同。同的时间可可以对于文书档案信息随时随地的进行查询和利用，这在运输和利用方面已经突破了时间和空间的限制，实现了文书档案的资源共享，这也是现阶段信息资源共享的主要发展趋势，可以让文书档案资源为整个社会的发展提供更好的服务。

二、文书档案管理数字化的重要性

（一）可以满足时代的发展需求

现阶段因为科技水平的提高，大数据时代已经成了未来的主流发展方向，而全世界对于信息和数 据的处理水平也已经达到了全新的高度。我国随着智能技术和5G信号的发展，信息的传递速度方面已经达到了世界的前列，这种大背景之下，单位在发展过程中也会运用到更多的信息资源，而传统的档案管理方式使得传统的文书档案已经逐渐的暴露出了诸多问题，在信息储存上面，随着信息的不断增加，也会导致文书档案的数量在逐渐增多，如果利用传统的文书档案进行有管理就会使得档案所需要的空间在逐渐的上升，并且也会增加档案管理人员的工作任务，并且也会严重的影响档案的准确性，而的档案信息管理的过程中，因为数量的不断上升，这导致了管理人员在工作中不能全面地对所有档案进行监管。非常容易导致出现档案丢失的情况出现，严重影响到了档案在后期的具体使用，所以就需要将文书档案管理数字化，只有这样才可以使得文书档案有着更好的储存方式，将档案的准确性和实用性得到提高，让其在使用过程中可以更好地为单位的发展做出服务[2]。

（二）提高单位管理效率

因为现阶段文书档案在单位发展管理中的重要地位，要求档案在使用过程中一定要具有十分准确的特点。但是在进行实体档案的管理过程中，传统的文书纸质档案总会出现一些不可避免的问题，如果档案的填写不完整，并且在摆放，储存的过程中也会找不到文档的信息，不能进行合理的分类，让单位在使用的过程中使用效率大大降低，严重影响了单位的整体管理效率，这种情况不仅会对于工作人员造成影响，还会对于整个单位的工作造成影响，在这个信息化的社会，想要完成信息共享，不仅仅是在单位内，还是全国各个范围都要完成信息共享，所以在这种背景下，传统的只是档案想要完成共享的传输效率是十分低下的，而单位想要其他单位的档案信息，就需要花费大量的时间和物力去进行抽调，而将其进行数字化之后，就可以在网上随时的下载，查看和阅览其他单位的档案信息，这也使得单位在管理工作中可以有着更加快速高效的工作水准。

（三）安全性获得提高

传统的文书档案在管理过程中所采用的方式便是对于档案进行单独的存放，并且派专门的管理人员进行管理，这种管理方式会极大地加大工作人员的工作量，并且增加单位的人工成本，而且对于其纸质档案的存放并没有相应的安全保障在使用的过程。非常容易受到自然环境的影响，对于纸质档案产生不可逆转的伤害，而且档案在移动的过程中也会发生意外，使得档案失窃或丢失，都会对于整个单位的工作产生影响。而在文书档案数字化之后，就会使得整个档案有着更加良好的储存方式，并且也不会受到自然环境的干扰，大大保证了其在储存过程当中的安全性和稳定性，使得整个档案有着更加长久的使用时间和使用寿命，为单位可以提供更好的发展。

三、文书档案数字化管理现阶段存在的问题

（一）文书档案的归档范围不够明确

一般情况下，文书档案在进行归档的过程中，需要按照其档案记录的内容来进行类别划分，而且每一种类别都有着其相对的作用和使用方式，并且可以为单位提供不同的方式，但是在现阶段实行文书档案信息化管理的过程当中，不是说档案的类别条目并没有按照其分类来进行精细化的管理，使得文档的内容属性，应用特征和系统特征并没有根据其内容来进行合理化的分配，这就是得文书档案的分类不够严谨，并且因为其不能够进行科学化的整理，所以导致在整个档案在使用的过程当中寻找起来也比较麻烦，归档范围也不够清晰，从而导致了许多的文书档案，因为其所记载的内容过于复杂而导致不能够被归到分类。而在长期的留存过程中，就会导致档案被遗忘或者丢失，从而影响到了单位后续的工作，使得档案的使用效率低下[3]。

（二）信息技术的合理应用程度不高

在实现数字化管理传统的文书档案过程中，其最为主要的支撑便是合理地运用信息技术，只有将信息技术与传统的文书档案完美结合，才可以让文书档案的数字化进程有着良好的发展。但是现阶段大部分单位在进行信息技术的使用过程中，并没有注意到其对于文书档案管理的重要性，所以导致对于信息技术没有很好地利用效率，使得其在进行档案管理的过程中，是用各种系统来进行文书档案处理的工作，进行的并不顺畅，并且让各种系统数据不能够得以共享。一些单位甚至并没有创建自身的档案储存系统，也没有相关的储存空间来进行储存，只是在国家规定的发展过程中，将传统的纸质文书档案进行上传和录入，导致其系统的建设明显滞后于社会上的大部分企业和单位。而且单位在进行发展的过程中，对于文书档案以及大数据技术应用并不普遍，所以导致在搜索过程中效率十分低下，需要工作人员去逐步勘察，这也导致了单位工作效率的低下。

（三）单位工作人员素质水平较低

现阶段我国文书档案管理的工作人员在工作状态上处在一个非常尴尬的境地，在传统的文书档案管理过程中，传统文书档案的工作管理人员只需要做好书面工作，所以说对于其本身的工作技能要求并不高，所以单位大部分的工作管理人员都是年纪较大的工作人员，所以导致其在进行数字化之后，其所掌握的具体工作职能在整体的数字化文档管理过程中并不能够发挥出具体的作用。因为现阶段的文书档案工作都是利用电子仪器进行操作，而传统文书档案的管理人员并没有相关的操作经验，并且因为其年纪较大，而且因为其之前的工作性质过于简单，所以在工作的过程中也没有更好的积极性对于新的技术去进行学习，从而导致单位在进行档案数字化的过程中受到了非常大的阻碍。

四、文书档案数字化管理的提升策略

（一）重视文书档案数字化管理

想要让企业单位的文书档案数字化管理水平有所提升，就需要让单位在发展的过程中，对于文书档案数字化的管理加强重视。在发展过程中，单位应该创建专门的文书档案数字化管理部门，并根据其发展现状来打造相关的管理制度，让其具有良好的规范性，并且要将文书档案进行分类细化，要对于每种档案类型提出明确的标准，从而确保文书档案在进行归类的过程中可以有着良好的储存归类模块，并且不能依靠于几个标准分类，而是要根据企业的单位，在发展的过程中对于其真的发展方向以及具体的工作职能来划分具体的档案分类标准，只有这样才可以让单位再进行查阅的过程中，有着更加方便的查找模块。并且单位在进行文书档案数字化管理的过程中，要提升相关水平，积极利用安全电子软件来进行文书的保护工作，以确保文书档案有着更加良好的使用环境，可以让其为单位的发展做出更大的贡献，并且还可以有效的制止文书档案在使用的过程中被有心之人偷窃，做出违法的事情而影响到了单位的形象和具体利益[4]。

（二）加强信息技术的合理利用

单位想要进行文书档案数字化管理，首先要明确的是数字化管理所需要的发展模式和发展方向。数字化管理就是在信息技术的基础上来进行发展的，所以要在发展的过程中使得数字化管理水平进行提高，就需要在进行文书档案管理的过程中对于信息技术的利用效率进行提高，并且单位要时刻注重现阶段市场上的动向，来选择最适合于单位发展的新技术来完成文书档案的数字化管理工作。并且在设备的选择方面也要使用市场上全新研发的设备，从而避免因为设备的问题而导致了信息的丢失，所以在发展过程中要逐渐地对自身的硬件基础设施作出增强，并且在硬件设施能够到达要求之后，要对于软件设施也做出相应的整改动，用市场上先进的处理系统来进行档案的数字化管理就可以使得档案有着更加良好的检索状态，也可以使得档案有着更加快捷的传输方式以及储存方式，让单位的工作可以有着更快更好的效率提升。

（三）加强工作人员的素质水平管理

在传统的纸质档案文书管理工作中，单位可能并不重视员工的素质水平，因为其工作的内容过于简单，工作性质比较直白，所以就导致单位对于其工作人员并没有过高的要求。但是随着文书档案数字化的发展，想要让文书档案工作有着更加家良好的工作效率，并且可以对单位的发展提供帮助，就需要加强工作人员的素质水平管理，在进行管理的过程中，首先要对于内现存的工作人员进行水平考核，以确保其有着足够的能力来进行文书档案的数字化管理，并且如果其能力不足，就需要对其进行培训。而且还要根据不同的状况来提高员工的积极性，让其有着足够的精力和心态对于文书档案的数字化管理进行学习。还可以招收全新的文书档案管理人员，让其对于电脑等各种技术有着足够的了解，只有这样才可以使得单位整体的文书档案数字化管理效率得到提升，让单位的整体获得提升[5]。

五、结语

综上所述，现阶段我国的信息化技术已经得到了充足的发展，所以文书档案数字化管理已经成了单位的必然发展趋势，而想要进行单位的档案数字化管理，让文书档案对于企业的发展作出更大的功效，就需要解决现阶段文书档案管理发展过程中所存在的诸多问题，使得文书档案管理有着良好的工作效率，在这个过程中，首先是要加强文书档案管理的重视程度，并且还要使用先进的信息技术，对于人员的素质在加强培养，只有这样才可以让单位的文书档案数字化管理有着良好的发展，让单位也可以有着更加良好的发展。

作者:王仕凤 单位:安徽广播电视台

文书档案数字化管理篇3

1文书档案数字化管理模式的优势

1.1提高文书档案编辑的灵活性

文书档案数字化管理主要是对纸质文书档案实行录入、扫描、校对、数据刻录备份等一系列操作，将档案信息转化为数字化并被计算机识别，或存储在光盘、磁带、磁盘等载体中，文书档案管理人员结合实际需要对文书档案进行灵活编辑，以便文书档案信息的查询、编辑和应用等。

1.2提高文书档案检索的便捷性

在传统的文书档案管理模式中，查阅、利用档案信息时，需要耗费大量的人力和时间，大大降低了文书档案的利用效率。自从构建文书档案数字化管理模式后，在文书档案信息查询时只需在文书档案信息检索系统中输入相关关键词、主题等，便可在计算机上及时查询借阅档案信息，在一定程度上提高了文书档案检索的便捷性，同时还提高了文书档案的管理和利用效率。

1.3实现文书档案资源共享

文书档案实现数字化后，不同档案资源使用者可在同一时间、不同区域对文书档案信息进行查询和利用，在档案信息的传输和利用方面突破了时间和空间的限制，真正实现了文书档案的资源共享，是新形势下信息资源共享共建的主要发展趋势。

2文书档案数字化管理现状

由于我国档案数字化起步较晚，在文书档案数字化管理过程中仍存在以下问题。

2.1文书档案数字化管理意识淡薄

由于企业领导重视程度不足，档案数字化管理意识淡薄，对构建文书档案数字化管理模式的经费投入严重不足，导致企业档案管理的信息化水平较为落后，部分文书档案存在的形式仍为纸质档案，档案的利用率较低，对档案数字化管理工作没有引起足够的重视。即便有部分文书档案是以电子档案、文书档案数据库等数字化形式存在着，但档案信息均不完整，在一定程度上降低了文书档案的利用率和准确率。

2.2管理标准不统一

文书档案管理涉及到查找、整合、存储和入档等多个环节，是一个繁杂而又细致的工作，档案数字化是利用计算机网络技术对文书档案资料的查找、存储和入档等环节进行操作，但由于在档案工作中缺乏全面、统一的管理标准，导致档案信息的查找、存储和入档等技术方法落后。在文书档案数字化管理时，由于文书档案管理人员对档案的整理方式和次序缺乏统一性，常常会出现档案信息收集不准确、信息管理分类不明确等问题。

2.3缺乏档案管理复合型人才

当文书档案实现数字化管理后，对文书档案管理人员的综合技能有了一定的要求，既要具备专业的档案管理知识，还要适当掌握数字化管理技术。但在实际文书档案管理中，极度缺乏档案管理复合型人才，部分文书档案管理人员局限于传统的档案管理模式中，不适应档案数字化管理要求，在一定程度上制约了档案数字化管理的发展。

3构建文书档案数字化管理模式的有效策略

从上述可知，文书档案数字化管理现状并不乐观，因此需要企业在坚持择优精选、形式保真及有利共享的原则上，积极探寻构建文书档案数字化管理模式策略，有效提高文书档案的管理效率。

3.1建立合理的信息数据库

构建文书档案数字化管理模式，建立科学合理的信息数据库是必不可少的，信息数据库包括了全文数据库、目录数据库，但是在建立数据库时还应注意2个数据库之间数据信息的兼容性问题。其中全文数据库主要利用专业的档案数字化管理软件或共享应用软件等建设，对著录格式进行统一规范，将文书档案信息及时地储存在档案数据库中，并对数据库的档案信息实施结构化处理，在一定程度上提高了档案信息的管理和利用效率。目录数据库则是采用综合档案管理软件系统进行建设，能够直接实现文书档案数字信息的条目级著录，且在档案信息的查询和利用等方面较为便捷。此外，在2015年我国针对档案数字化管理方面颁布了《纸质档案数字化技术规范》，因此企业应按照该技术规范并结合自身实际情况，构建完善的文书档案数字化管理模式，不断提升企业文书档案数字化管理水平。

3.2标准化文书档案数字化著录

由于文书档案数字化著录的标准仍采用传统的纸质档案标准，因此在数字化著录过程中因纸质档案著录标准存在项目不完整、著录内容不准确等缺陷，很大程度上影响了文书档案数字化的著录效果。通过相关工作经验总结，应从这两个方面对文书档案数字化著录进行标准化:①从字段内容方面，应从文书档案的档号、全宗号、文件编号、文件题名、目录号、案卷号、顺序号、保管期限、页号(页数)、密级等方面做好相关的数字化著录工作，并在著录过程中对预留档案鉴定、废止失效等字段内容，确保档案著录的扩展性。②从标准化方面，在文书档案数字化管理中，根据相关技术规范统一著录标准，以确保著录项内容的完整性和著录符号的规范性。比如对于无法识别的文字或标识，应采用“?”著录符号;而对于自拟文件标题则采用“［］”著录符号;在录入多文号、多责任者的文书档案时，应先将选录标准确定，使责任者能够与文件编号相互对应。

3.3进行文书档案数字化扫描

文书档案数字化管理主要通过扫描、语音识别、键盘录入等方法来实现，其中扫描是使用频率最高且效率最高的一种方法。要想进行文书档案数字化扫描，须做到以下几点:①配置相应的扫描设备，在文书档案数字化管理中，除了计算机、照相机等设备外，还应配置高质量的扫描设备，同时扫描设备的分辨率、颜色、幅面等应符合实际需求。②严格扫描方法和流程，扫描方法是将纸质文书档案通过扫描仪转化成数字图形，并储存到计算机的一种技术方法。而在扫描过程中，则是要严格按照准备扫描仪—检查扫描仪设置值—定位文书档案—选择文书档案类型—选定扫描方式—预扫描—调整预览文档—设置扫描仪分辨率—调整色调—正式扫描的流程进行扫描。③文档保存和文字识别、校对等，在文书档案通过扫描仪转化成数字图形后，并将文档保存在计算机中，通过OCＲ(文字识别)将文书档案转化为可编辑的数字化文档，受识别正确率的影响，还需通过人工对转化成数字形式的档案信息进行校对、修改，以提高文书档案信息的准确率。

3.4培养复合型档案管理人才

在构建文书档案数字化管理模式中，档案管理人员发挥着关键性作用，因此须培养专业能力强、懂数字化管理技术的复合型人才。加大对现有档案管理人员的培训力度，采取专题讲座和实习培训等方式，根据具体岗位进行分类轮训，并适当采取相应的激励政策，提高学习的自觉性和培训效果，不断提高档案管理人员的业务技能和数字化管理水平。同时，还可通过对外招聘形式，引进高素质的复合型人才，提高档案管理队伍的整体业务水平。

4结语

文书档案数字化管理模式在企业的实际应用中具有较多优势，推动着档案管理数字化发展进程。然而，在企业文书档案数字化管理中仍存在诸多问题，在一定程度上影响了文书档案的管理水平。本文通过建立合理的信息数据库、标准化文书档案数字化著录、进行文书档案数字化扫描以及培养复合型档案管理人才等多种策略构建完善的文书档案数字化管理体系，推动文书档案快速向数字化、网络化的方向发展。

参考文献:

［1］魏岩峰．浅谈建立文书档案数字化管理模式的必要性［J］．黑龙江科技信息，2016(29):190．

［2］孙巍．文书档案数字化管理策略分析［J］．档案时空，2018(10):46－47．

［3］何晓敏．关于文书档案数字化管理策略分析［J］．现代经济信息，2014(6):71．

作者:兰楠楠 单位:中铁十局集团城市轨道交通工程有限公司