财务共享模式下费用预算管理研究

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一、Z保险公司基本概况

Z保险公司是国内知名中外合资人寿保险公司，亦是国内率先推出团险业务的合资寿险公司之一。公司经营范围为人寿保险、健康保险和意外伤害保险等保险业务与相关业务再保险业务。目前公司在全国15个省和直辖市设立分公司，各分支机构与总公司业务相互关联，内部往来在管理审批方面层级众多、制度流程复杂繁琐。Z保险公司组织结构的优化目标倾向于：具备权力的较高集中度、深化资源共享度、建立标准化的内部管理营运流程，这将强化各分支机构间横向协调能力，促使保险企业能在内部管控方面提升营运效率。

二、共享模式下费用预算管理系统的流程设计

Z保险公司通过聘请外部咨询专家对其费用预算管控现状进行系统性的调研和分析，经过对公司140余个费用类会计科目所涉及的27条财务报销流程与预算审批业务规则的全面梳理，为优化费用管理的组织架构，完善费用预算的管控制度出谋划策。Z保险公司费用预算管理共享管理系统的业务架构如图1所示。在费用预算管理与共享模式的业务架构设计之下，Z保险公司针对费用报销流程进行了重新划分。逐步细化流程的具体环节，并且制定了相应的签字权制度与预算管控方案。在搭建共享模式下的费用预算管理系统中，Z保险公司财务部已经完成建设的InforSUN、OracleHyperionEPM、DCI系统等各大财务职能平台进行数据交换，实现费用会计分录编制、预算数据同步、财务主数据分发等功能，实现费用管理数据的共享与协同。费用管理系统的数据流如图2所示。

三、共享模式下费用预算管理系统流程优化效果

在系统流程中持续挖掘关键节点和对其进行深度剖析、规划，实时为财务共享系统流程提供改进建议，并指明优化方向。后续对共享管理系统流程运行效率、成本产出率、质量控制体系进行实时评估、跟踪，实时修正，最终使业务流程设计得到最优解。财务共享费用预算管理系统实施上线后，目前已初步达到Z保险公司内部费用预算信息系统的全面对接、数据共享，公司的费用预算管理依靠财务共享服务得以快速、准确地去财务数据进行调阅、分析、处理并执行。实现预算管理的有效管控。也使财务共享系统在财务业务相融合的操作上较传统的财务管理方式上有了一定的改进。通过系统的实施，进一步贯彻落实了多维度的管控模式。在流程再造方面，所有的费用支出都需事先申请并申报预算限额，之后才可以进行费用报销或对私借款。事项发生后，报销人将提交的报销单据关联事先申请的单据，以达到顺利完成费用报销流程的目的。共享系统实现了自动化的费用预算控制。用户在提报费用审批时，系统会自动将该笔费用与预算进行对比，如果超过预算，系统会提醒用户。预算的编制信息通过接口实施同步至费用报销管理系统，保证了数据的一致性和时效性。若需要费用与预算的详细对比，则可以通过查询系统中的定制化报表来达到预算监控、审查、分析的目的。进一步有效地对集团内部日常管理费用进行管控。

共享系统对原有费用报销审批流程进行了改进。实现了单据线上审批功能，在压缩费用报销周期的同时也节约了单据传阅的快递费用。共享系统实现了与集团内其他管理系统的相互识别。Z保险公司在INFORXM基础平台上搭建的共享管理系统，成功实现了与SUN财务系统、海波龙预算系统、影像扫描系统等相关管理系统进行数据对接与共享，通过对信息流、单据流、审批流的集中管控，优化了各个端口所产生数据的交互性和准确性，大幅缩短了财务人员低效处理、分析数据的工作时间。共享系统适应财务制度与审批权限与人员的调整。对于不频繁的财务制度调整，可以通过系统自带的工具由管理员手动修改。审批权限可能变化较频繁，可以通过接口方式与HR系统进行连接共享，定期更新审批权限。同时系统可以通过接口或者DCI（数据收集平台）手工导入，定期更新相应的维度信息，从而适应此类信息的调整。共享系统中影像功能助力财务核算效率与成本。系统支持附件扫描，并且支持附件自动与电子单据相关联，任何审批流程都可以看到报销单所附附件。实现电子流审批，减少快递费用、纸张费用。同时，系统支持电子审批单据提交后的附件上传，功能简化且灵活便捷。共享系统支持单据全面管理、附加邮件通知功能。每笔费用审批在提交以后都会自动形成唯一的条形码以及可唯一识别的单据流水号，方便客户对单据进行管理。并且追踪单据的全部活动流程。同时系统支持邮件通知设置，可以根据要求设置邮件通知，包括待审批通知、单据完成通知等并且支持邮件直接审批。提高审批速度、缩短流程时间，提高员工满意度。共享系统与总账系统对接自动生成会计凭证。在财务共享费用预算系统上完成所有的审批流程后，系统会导出记账文件到总账系统中。接口数据中会含有借、贷和记账要求的成本中心等信息。共享系统新增银企直联、自动支付等流程。在系统中完成所有审批流程后，接口程序按照需要格式生成网银付款文件存储在预设目录下，由财务人员导入相应网银系统完成付款。同时，系统自动生成银行付款记账凭证。财务管理共享化服务进一步增加了集团内部员工的满意度。集团内所有员工均为费用报销模块的潜在用户，财务共享服务中心面对如此之广的用户群非常有必要提供高效、实时反馈的支持服务系统，例如通过建立集团内部邮箱的方式来为内部员工提供财务管理制度咨询、拒绝报销沟通交流、费用报销进度查询等服务。报销员工可以通过登录财务共享费用预算系统来实时查看审批流程节点与审批进度。如遇到审批退回，审批人的退回原因也会以邮件形式及时提醒报销员工，员工仅需要补充上传所缺单据与情况说明至系统即可恢复审批流程。在财务共享费用预算系统模式下，出纳导入支付数据后系统与网银自动对接，即银企直联模块开启系统自动支付功能。在财务共享资金出账模块下，Z保险公司财务报销支付的周期大大缩短、支付效率大幅提升：对私支付周期由15.2天缩短为5.3天、对公支付周期由5.2天缩短为3.1天。

由于Z保险企业将费用报销流程归集到共享管理系统统一运作，各分支机构财务负责人可以对其基本户资金头寸进行优化管理。由于重要的日常开支已并入财务共享管理系统集中操作支付，仅剩下小部分必须在当地缴纳的资金需求：如需要托收承付、缴纳税金等硬性规定的本地支出。因此为了缩减分公司账户上多余资金的沉淀，进一步加强资金头寸的风险控制，提高了资金利用率。当地提交申请资金时采用一事一报、一事一批的操作流程进行细化管理。在此环境下，2016年较2015年沉淀资金的收益总额增长率39.29%超出营业收入涨幅26.98%近12%，如表1所示。合理化的业务流程设计能有效支持财务共享管理系统实施工作的顺利开展。首先，合理化的流程设计利用共享化平台压缩了流程中一个端口到另一个端的处理时间，又通过对操作流程与节点的统一设定，进一步支持集团内日常经营业务操作效率的提升。其次，流程化运营可以优化集团的成本产出率，降低业务运作流程中增值效应不足或无效的节点数量，使业务流程的经济效益得以显现。再者，合理化流程设计通过对关键节点的缜密布局，将大部分节点加以设限，降低人工干预，使操作误差率限制在一定水平内；同时在各个流程节点设立了对潜在风险点地识别、预警及控制机制。由此来达到确保业务操作质量、管控集团操作运营风险的目的。最后，合理化的流程设计对各部门之间权力与职责的界定进行了明确的划分，降低部门之间对职责不清的工作相互推诿的情况，真正做到每一项工作任务的下达，其责权归属都细化到个人。企业核心竞争能力也得到进一步增强。

四、财务共享管理降本增效成效分析

（一）改善财务工作效率与服务质量

在高新信息科技的快速发展与支持下，财务共享服务模式将冗余的操作步骤和流程进行完善与改进，将业务量大的基础性工作集中在财务共享管理系统统一处理、流程化操作、精细化分工。该模块财务专员只需人工操作全财务管理流程中的一个或某几个重要环节，有效提升了财务管理效率和会计信息核算质量。与此同时，财务共享服务中心在集团全辖推行完善、统一的绩效考核制度，激发了员工工作热情和积极性，间接地有效提升了集团人力资源管理能力。在费用管理人力投入、财务审单效率、支付周期等关键指标上有明显改善，如表2所示。

（二）优化营运成本

财务共享管理系统借助现代化信息系统的标准化管理，统一处理集团内各分支机构可复制性强、易于标准化的常规性业务，形成了一定的规模效应；同时共享管理系统进一步对业务操作规范与财务管理制度进行了梳理整合，将后台管理范围扩展至业务前端，向业财一体化的管理模式靠拢。Z保险公司2015年年初通过并正式实施了财务共享费用预算管理系统，加速业务、管理信息在集团内部的流通，在全辖范围内进行合理的资源调配，力争资源配置效用最大化，压缩管理运行成本以达到提高管理效益的最终目标。运营成本趋势如表3所示。自项目上线起，费用管理共享管理系统带来的边际贡献可谓十分明显，原因有以下几点。第一，费用管理共享管理系统的建立依赖于信息系统的建设，将原先的线下纸质沟通转化为线上电子传递与反馈，有效地节约了通信费成本和差旅费成本。第二，与费用管理共享管理系统的建立，Z保险公司的费用管控实现了集中化与统一化，故分支机构财务核算人员相应地进行编制调整，实现了从基于重复劳动的传统财务执行岗向基于分析的财务政策与研究岗的转变。第三，公司内控管控得当、预算管控执行到位，节约了不必要的费用开支。基于以上原因，Z保险公司的变动成本占收入比逐年下降，从2015的21.39%下降至2017年的17%。

（三）标准预算控制管理

共享管理系统中预算控制模块无论以何种操作手法或表现形式，其最终的核心目标就是对企业费用支出进行事先控制，将资金财务风险从源头予以遏制，使集团层面的预算管控的成效真正发挥出来。在共享模式下成功扭转了传统观念下的预算制定、凭借以往经验的模糊化预算、实际执行与预算编制大相径庭、预算后考核机制的缺位等思维模式，取而代之的新认识：在精细化预算的基础上，显现出预算事前控制、事中监督、事后考核的科学、高效的费用管控手段。

1.例外或特殊事项将成为过去

在财务共享管理系统成立之后，票据审核账务处理进入随机分配、流水作业。各项费用都将严格按照公司规章制度执行。分支机构及所管理的各项目不仅没有核算和账务处理的权限，成功地杜绝了人为干预。

2.无预算或超预算费用不可报销

在财务共享管理下，业务处理将以预算为导向，对无预算、超预算的费用不进行账务处理且有权将票据退回，费用无法报销。如果每位员工都能严格执行预算管理，申请过程中合理规划，执行过程中严格管控，事后认真分析纠偏，在集团层面不仅能够提高管理水平，培养员工的管理能力，做到工、时、量均优，得到各个业务单位的认可，还能够达到开源节流的目的，为集团利润添砖加瓦，企业日常运营也将进入良性循环。

3.预算精准编制管理

在细化分析企业费用管理成效时，往往以成本性态作为分类标准把企业费用划分为两大品类：固定费用和变动费用，能反映出总费用与业务量之间一定的勾稽关系，为企业研究成本优化管理方案提供了理论依据。在企业实践中细化费用性质有助于各项成本费用预算限额分配更合理、更科学。对此我们着重研究财务共享费用预算系统下对企业变动成本的影响。现梳理出各因素在Z保险公司传统财务预算费用管理模式下影响预算执行差异金额与所占总差异率的权重，如表4所示。而在财务共享费用预算系统帮助下，月末集中报账、预算编制质量不高、超预算不能报账等问题均有一定的改善。

五、总结与展望

本文针对Z保险公司在传统财务管理模式下存在的诸多缺陷提出利用财务共享平台的管理优化方案。首先确定了Z保险公司财务共享管理系统的流程设计目标与原则，并通过对信息系统流程管理、费用预算管理这两个方面进行财务共享平台运作模式前后的对比分析，试图从企业流程优化、降本增效、企业内部管控严谨性这三个方面作为切入点，对Z保险公司的财务共享管理系统进行运作分析并针对当下财务共享系统的一些缺陷与风险点提出了改进建议。向打造出集团统一监管的共享集成化管理平台的企业愿景而努力奋斗。

参考文献：

[1]徐风菊,赵新娥,夏喆.企业内部控制与风险管理[M].大连:东北财经大学出版社,2016.

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作者:刘安格 单位:上海海虹实业集团有限公司