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2001年，教育部了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，推行了高等教育学历电子注册制度；2006年，学籍学历信息管理平台正式开通使用。这一系列举措意味着高校档案管理由传统的手工操作逐步过渡到以计算机网络为工具的电子档案管理。众所周知，成人高等教育由于办学形式、培养层次、学制的多样性使得档案管理难度很大，而成教档案管理的核心部分是学籍档案管理。新的形势下，如何做好成教学籍电子档案管理工作是一个值得思考的问题。
(一)目前成人高等教育学籍电子档案管理工作中存在的主要问题
1对学籍管理工作不够重视，认识模糊。一部分成教管理工作人员在思想上把成教当成普教的附属品，甚至还有少数分管成教工作的校领导和工作人员将它看成创收的渠道，由于思想上不够重视和认识上模糊不清，故不能摆正成人教育的位置。这些体现在硬件设施不完善，没有按岗配备专门人才，档案管理混乱等。
2管理手段落后、模式陈旧。目前，仍有许多高校成人高等教育学籍电子档案管理仍然采用传统手工操作或者没有取消手工操作方式，没有上升到“电子”的高度。学籍管理的常规性工作如新生名册打印、教学计划管理、毕业名册打印等各类有关学籍档案的管理，虽一部分使用了计算机，但仅采用单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。这些管理手段落后于形势，跟不上时展的需要，阻碍了工作效率的提高和成人教育事业的发展。
3忽视学籍档案管理队伍建设和人员培训。成教学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。但是许多地方高校普遍忽视了学籍管理队伍的建设，学籍管理人员综合素质偏低，专业结构、年龄结构不合理，并且随着学分制的实施，加强和完善学籍管理队伍建设显得十分必要。高校必须紧紧围绕当前时展对成人高等教育的新要求，彻底摒弃陈旧、落后的管理理念，将科学、先进、高效的管理理念引进到学籍电子档案管理领域。
4信息技术领域内的难题制约着学籍电子档案管理水平。从电子文件形成的过程和特点看，电子档案仍像传统档案一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。但电子档案管理有其自己的特点，它是无形的东西，装载在某种介质上，并且必须通过计算机或其他“懂”得其组成规则的工具才能看得到它，没有传统档案的直观性。可以说，保证电子文件的真实性和原始性的技术难题很多。
将手工管理的纸质档案转换为数字信息进入网络，即从档案的实态转换到虚拟态，档案信息与载体分离，网络传递的是档案，信息用户得到的是复制品，而非档案原件。网上黑客与病毒的客观存在及用户根据自己利益对信息的取舍，可能使档案信息内容更改。这些人为因素会影响电子档案的真实性。
将纸质档案转化为电子档案时所用的载体相对于纸质档案对环境要求更高，寿命较短。载体的不稳定性必然影响信息的真实性。网络更新一段时间后，要找到电子档案的原版比较困难，这必然使档案凭证作用受到影响。(二)完善成人高等教育学籍电子档案管理的措施
1明确管理目标，强化管理意识。成人高等教育要以培养“复合应用型人才”、“能力创新型人才”和“社会急需和广泛就业型人才”为目标，以成人高等教育质量为中心来开展工作。而学籍电子档案管理作为成人高等教育的一项重要的基础性工作，它的管理水平和质量直接影响到成人高等教育的质量。为了达到成人高等教育培养目标来做好学籍电子档案管理，必须高标准、严要求地做好学籍电子档案管理过程的每一项工作。在明确管理目标的同时，需要强化管理意识。高校成人高等教育学籍管理者的业务水平、政策水平和自身素质直接影响学籍档案管理工作的质量。因此，必须加强对学籍管理队伍的培训和教育，使他们充分认识和理解学籍电子档案管理工作的性质和重要性，自觉地认真钻研业务，学习新知识，提高工作能力。要使他们通过不断的学习，熟悉和掌握计算机技术，增强统计分析问题的技能；结合学籍电子档案管理工作实际，善于总结摸索出学籍电子档案管理的基本规律并不断创新；树立“以学生为本”的服务意识，全面提高学籍电子档案管理水平和能力。
2完善管理制度，实行规范管理。现今所用的档案管理制度是按纸质文件档案来制定的，已经不能适用于现代化的学籍电子档案管理技术。高校应本着“与时俱进”的精神和坚持“以人为本”的原则并结合自身实际情况，在广泛听取学生意见的基础上，将“电子档案”充实到学籍档案管理制度中去，并对原有的学籍档案管理制度进行适当合理的修订，并对与之配套的一系列相关管理制度也给予重新修订，使管理制度建设日趋完善。
规范和加强学籍电子档案管理，对成人高等教育工作显得尤为重要，根据学籍档案管理具有长期性、复杂性的特点，我们必须实行管理规范化、制度化、科学化。从招生到毕业，在这一过程的不同阶段、环节，学籍电子档案管理人员一定要本着高度负责的态度认真对待，严格按照制度办事，坚持原则，管理到位，做到制度面前人人平等，认真做好学籍电子档案管理工作。
3充分利用计算机网络，将电子档案的优势最大化。随着计算机技术和网络技术的发展，各高校都有自己的校园网。校园网是学校信息化建设的重要基础设施，这为实现学籍电子档案管理网络化、一体化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基础还远远不够，还必须开发出与之配套的应用软件系统。
为此，成教学籍管理部门应当争取学校的大力支持，应尽可能地组织技术力量开发出适用于本校的学籍电子档案管理系统。该管理系统应包括新生报到注册管理、在校生管理、成绩管理、教材管理、纸介质档案管理、毕业生管理、数据接口等模块，涉及到学籍管理的方方面面。此管理系统应运行在因特网上，学生能在千里之外能够查到自己的学籍状态；教师能在家里能够查到自己什么时候该去哪个教室上课。
为毕业生就业搞好服务，学籍档案大显身手学生的思想政治条件，鉴定材料，入团，入党的材料，各种荣誉材料包含在学生的学籍档案中，用人单位通过查看信息就有了对学生的整体印象和评价。职业院校作为高技能人才培养教育机构，是直接为企业，工厂人员培训服务的，用人单位和毕业生之间可以建立更好的联系，作为联系的桥梁，学籍档案当然是最好的材料。此外，毕业生离校后，学籍档案将将相伴学生一生。无论是毕业生就业，评职称，职务晋升，工资增加，资格评选，参军等都可能诉诸使用的最原始的在校记录。
二、职业院校学籍档案管理的对策
（一）明确责任、规范档案管理
学校教学工作管理的重要组成部分之一就是学籍管理。学籍档案质量的高低直接反映了学校的管理水平，且在新形势下，对知识的尊重，看重文凭，学籍档案的查阅已经成为用人必须的手段。因此，要有严格的管理措施。一是要提高学籍档案的重要性的认识，只因为有了一个良好的档案意识，才可能对相关信息和数据的具体管理工作，做出相应的判断，并及时收集，整理，存储。二是领导重视是学籍档案规范化管理的关键。为理顺学籍档案管理系统，进一步明确招生，教务，学校工作人员是学籍档案形式的部门，并制定完整的学籍档案形成和移交的工作职责。三是学生一进入学校就要采取多种形式，新生的表格、卡等一系列的招生材料，定期组织兼职整理档案，编目，移交档案部门和办理过户手续。
（二）建立学籍档案电子文件归档制度
由于学籍档案具有周期长、数量多的特点，纸质文件势必占据很大的空间，给保管和使用都带来了不便；而收集的电子文件，可以有大量的信息和占空间小的优势，可以方便地查询使用。因此，档案管理部门应当建立学籍并存的纸质和电子档案管理系统，充分保证学籍档案全面的记录管理和最大化的信息利用。学籍档案是一个学生在学校的整体表现的真实记录，其重要作用不仅可以辐射到个人、学校，还可以向社会辐射。因此，职业学校学籍档案的管理，要不断探索新的管理方法，在人才的培养方面发挥学籍档案更大的作用。
（三）加强档案管理队伍的建设，提高学籍档案管理的质量
只有不断提高学籍档案管理人员的水平和素质，学籍档案管理更加科学化，现代化才能实现。职业院校必须采取有效措施，确保重视学籍档案管理工作的培训和专业培训，以使他们的管理水平和业务水平以及个人的思想政治素质，适应新形势下学籍档案管理的需求。在政治方面，学籍档案管理人员要努力学习党的路线，方针，政策，体现爱岗敬业的精神风貌。在业务方面，学籍档案管理人员要熟悉档案管理的政策和法规，要努力学习，档案管理专业知识和技能，能够熟练掌握计算机等现代化管理设备，做到精业从事学籍档案管理工作。
（四）使用计算机搜索提高利用率
“学籍”专指符合招生规定条件被正式录取,并按规定办理注册手续后所取得的学生资格。而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。学籍档案是中职学校档案的重要组成部分。管理和利用学籍档案是中职学校管理工作中的一项基础性工作。健全和完善学籍档案的管理,加强学籍档案的开发和利用,促进学籍档案管理工作的规范化、科学化和标准化,对规范中职学校的教育教学秩序、提高教育教学质量、促进良好学风的形成、实现向社会输送全面发展的合格人才的最终目的等都有巨大的促进作用。
一、中职学校档案管理的现状
为适应社会的发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学形式和生源多样化的转变,学籍档案的种类和内容也呈现出复杂多样的局面。在这样的形势下,学籍档案的管理出现了一些不容忽视的问题,主要有:
1.品种繁多,内容复杂,管理难度大。中职学校为适应市场发展,逐步开设了名目繁多的专业,这也是为了在剧烈的市场竞争中求得一席之地。中职学校不仅有中职,还有中专大专连读、3+2班、大专函授班等办学层次,而不同层次的学籍档案管理要求不相同,但没有统一的档案管理规章制度,各行其是,显得杂乱无章。
2.中职学校现行的学籍管理制度欠完善、欠规范。现阶段中职学校的综合管理工作纷繁复杂,其内部的档案管理如人事、财务、校志、教育教学(包括教学计划、课程、教材、考试、学生成绩、学籍、德育等)等档案管理也多种多样;同时,少数中职学校把学籍档案工作与教学中心相比较,认为学籍档案管理无关学校整体工作之痛痒,“不足挂齿”地不加重视或重视不足。因此,中职学校在学籍档案管理方面制度的制定工作之疏漏在所难免。
3.中职学校的学籍归档程序欠明确、欠适当,档案信息的存储又欠安全。少数中职学校的学籍管理是“摸着石子过河”,对学籍电子文件的归档程序缺少制度约束、要求欠明确;较少使用专用电脑或电脑未加密或未设置本文由收集整理访问权限,档案数据储存分散,未进行备份,防病毒措施较差,易于丢失。
4.中职学校纸质学籍档案的归档整理不及时,信息完善不足。少数中职学校的建校时间较长,学籍档案因未按年代及时分门别类地有秩序存放而导致其积压堆积众多;同时,新近学生的学籍,应做齐资料的却没有及时补足,或任意增删丢弃而导致档案或遗失或信息不全或索引困难,这都势必会影响日后档案的开发利用。
5.中职学校学籍档案管理的专业人才缺乏,档案管理设备落后。一方面,中职学校档案管理的理念、内容和方法、人才资源培训和使用的方式依然陈旧,抑制着学籍档案的正常管理,另一方面,随着时间的推移与学生学籍档案不断增加,原有保存学籍档案的存储条件已不能满足学籍档案的数量日益增长的需要。
二、中职学校学籍档案管理的内容
学籍档案是学生从入学到毕业整个培养过程中在德、智、体各方面发展状况的真实记载和反映,是学生整个在校学习过程的原始记录,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列教学活动中直接形成的,具有保存与利用价值的文件材料。根据《中华人民共和国档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》,结合中职学校的实际情况,中职学校学籍档案主要包括:(1)招生计划、新生名册等;(2)在校学生名册、新生登记表、学生学籍卡片、考试成绩卡、学生学籍变更(休学、复学、转学、转专业等)的材料;(3)学生职业技能培训参训情况和所获证书统计表;(4)各年级实习计划和实习单位合同、学生实习情况、实习报告和实习成绩;(5)学生奖惩材料:获奖、评优、处分等;(6)毕业证书和发放登记表;(7)毕业生就业单位统计表和签约单位合同;(8)扩展材料,即毕业生跟踪调查统计情况:使用单位对毕业生质量的意见、毕业生社会满意度调查、优秀毕业生情况和典型事迹等。
为适应社会发展,服务地方经济,近年来中职学校出现了办学层次多样化的转变。招生种类多导致了学籍档案复杂多样的局面,各教学部门各行其是,要求不一,甚至该归档的不归档,这给中职学校学籍档案管理工作带来了一定的困难。另外,随着高科技的发展,假毕业证日益增多,为了更好地杜绝和打击假证的泛滥,确保毕业证的真实可信,各中职学校必须做到有证可查,有据可依。
三、中职学校学籍档案管理的特点
1.复杂性。中职学校学籍档案的内容十分复杂,包含学生在校期间的各种表现及相关情况,是学生在校期间学习、考试、实习和社会实践等一系列活动中形成的具有保存和利用价值的文件材料。
2.多变性。中职学校学籍档案产生形成的周期较长,学生学籍情况处于不断的变化中,比如有的学生考试成绩可能从不及格到补考及格;有的可能从受处分到取消处分;有的可能从休学到复学等,这些变化都要及时做好记载,以便准确反映学生的学籍情况。
3.保密性。每份学籍档案都记载了学生的很多个人情况,如姓名、照片、出生日期、身份证号码、成绩记载等,这些都属于个人隐私,在一定的范围内需要保密,要按照有关规定进行管理。这既是对学生的爱护,又是学校防止出现因学籍档案管理不善而引发法律纠纷的必要举措。
4.利用的频繁性。学籍档案是中职学校档案利用最频繁的。学生报考高一级学历层次(如专科或本科)、证书丢失、应征入伍等,都需要利用其在校期间的学籍档案。用人单位鉴定证书真伪、学生找工作等利用学籍档案的也不在少数。
四、加强中职学校学籍档案管理的措施
1.针对中职学校办学层次多样化,要逐步完善学籍档案管理制度,统一要求,做到学籍档案的种类和内容合理有序,多而不杂。
2.各级领导要关心和爱护基层学籍档案管理人员,提高待遇,积极创造条件,通过培训、经验交流、考察学习等方式,使他们接受系统的档案管理业务知识培训,提高业务能力。同时,要坚持档案管理人员持证上岗制度,确保在岗档案工作人员的素质和要求,使之逐渐形成一支相对稳定的、责任心强、水平较高的专业队伍。
3.加强学籍档案管理规范化、程序化和高效化。在中职学校中要逐步推行电子学籍档案管理,利用校园网进行学籍档案管理,将工作人员从繁杂、低效、重复的工作中解放出来,改变过去的“经验型”和“手工操作”管理模式,使数据可靠、准确,情况反馈及时、迅速,增强管理工作的科学性和时效性。
五、做好中职学籍档案管理工作的方法
1.做好学籍档案的收集和整理工作,保证学籍档案的完整齐全。学籍档案的收集、整理是学籍档案管理工作中的基础环节,直接决定着学籍档案的质量和齐全程度,也关系到提供利用工作能否顺利进行。因此,做好学籍档案的收集、整理工作尤为重要。
(1)做好前期指导工作。一是要与教学管理部门和学生管理部门协商、研究有关学籍材料项目的设计和范围的确定,尤其重视学籍材料项目的设计与学生的动态发展联系起来,完整地反映学生在校期间的全面情况。二是要做好归档前的立卷工作,按照档案整理立卷的规范,在形成部门移交学籍档案前做好相关指导工作,尽量把问题解决在归档前,以保证学籍档案进馆(室)的质量。
(2)主动收集,跟踪收集。由于学籍档案具有复杂多样、产生形成周期长的特点,如果不熟悉学校的办学模式,不主动了解学校的办学情况,那么很可能出现学籍档案收集不齐全的问题。所以,在收集学籍档案以前,就要主动收集相关资料,比如,当年毕业班级数量、每个班的人数、各班的毕业率等。跟踪收集主要针对毕业或肄业学生学籍材料的后续补充收集。由于学生毕业或肄业以后其补充的材料都是由教务部门形成的,因此档案部门就要加强与教务部门的联系,并做好宣讲工作,尤其要让相关人员意识到这些材料的重要性,从而密切配合档案部门,主动把这些补充材料交到档案部门。
(3)做好检查验收工作。由于学籍档案材料的内容繁多,加上档案整理人员繁多,学籍档案的立卷整理质量就参差不齐。这就要求在收集时进行检查,一旦发现问题,就立即予以纠正。
2.针对中职学校办学形式和生源多样化,要逐步完善学籍档案管理体制,提高管理意识。学籍档案工作是办好学校的重要基础工作之一,必须把学籍档案工作纳入学校整体发展规划,完善管理体制,从而加强对档案工作的领导和管理。要建立和完善归档制度,分散收集,集中管理。将学籍档案的归档作为各部门人员的职责,做到每学期、每年级按时、完整、准确归档。要从制度上加强对学籍档案真实性的认证和鉴别,保证其真实可靠。还应制定完善的考核管理制度和激励机制,奖罚分明。
3.加强学籍档案管理人员培训,提高素质,稳定工作队伍。学籍档案管理是一项非常细致的工作,具有极强的程序性和专业性。学籍档案管理人员必须具备档案业务知识和一定的科学文化知识;必须热爱档案事业,忠于职守、遵守纪律;必须有极大的责任心和学习精神,经常研究工作中出现的新情况,解决新问题。要建设这样一支队伍非一朝一夕可以实现,中职学校的领导者必须重视档案管理人员的培训,提高管理人员素质;必须有针对性地引进人才,培养人才,稳定学籍档案管理队伍,保证档案管理工作的严肃性与持续性。
论文摘要:学籍管理是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。结合工作实际，针对中职学校学籍档案的管理进行了论述。
“学籍”专指符合招生规定条件被正式录取，并按规定办理注册手续后所取得的学生资格。而学籍管理则是对学生从招考入学到毕业的整个培养过程中的学籍注册、课程选择、学习成绩的评定与迁移为中心的考核与管理。职业教育同普通教育一样，学籍管理也是一项非常重要的工作，但是又和普通教育不同，职业教育的学生层次差异较大，使得职业教育的学籍管理较普通教育管理难度更大。
一、当前中等职业学生学籍档案管理存在的问题
(一)人才培养模式的多样化变革，带来新的挑战。
人才培养模式的多样化变革，给中等职业院校的档案管理带来了新的挑战。具体表现在反映人才培养模式变革的材料没有及时的进入档案，规范性较差。有些中职院校主要注重《学籍卡片》、《考试成绩登记表》、《高中学生思想品德考核表》等反映学生学科成绩的材料。应该凸显的《考生职业技能鉴定表》、实习、实训等反映职业学校特点的内容还较少，难以保证学生档案的客观性与真实性。
(二)电子档案网络化管理存在瑕疵
学籍档案管理的最终目标是实现档案信息资源共享，而档案网络化管理正是使这一目标得以实现的一种行之有效的手段。但是，电子档案的管理也不是尽善尽美，学生电子档案的真实性、安全性还缺乏完善的管理制度来作保证(如系统用户权限的界定、更改信息必备的条件、查询信息必须的手续)，还有网络的不安全性、计算机故障问题、电子档案的长期保存、软件技术的完善等等。这些都将随着电子档案的不断发展而鱼待解决。
(三)档案作用发挥缺位
在学生就业进入市场用人机制的大环境下，学生学籍档案作为记载学生成长情况重要文本材料，发挥了它无法替代的育人和人力资源开发作用。目前中职学生学籍档案管理存在的主要问题就是缺乏创新意识。没有真正从服务中职学生实现成功就业的要求来实施管理。由此造成的学生学籍档案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏过程管理。信息提供滞后于毕业生就业等现象，其服务就业工作的作用发挥也就缺位了。
二、加强中职学校学生档案管理的对策
(一)提高认识，树立现代化档案管理理念
随着中职学校教育改革的不断深入，档案管理的现代化建设已提上了重要议程。档案管理工作要想适应新形势发展的需要，就要实现从上到下的思想转变。一方面，作为学校领导要充分认识到学籍档案管理在学校教育中的价值、地位和作用，意识到学校档案管理现代化建设的重要性;进而转变传统的档案管理理念，强化档案管理意识，以科学发展观指导学校档案管理的现代化建设。另一方面，作为档案工作人员，必须更新档案管理理念，突出档案管理的信息服务功能，加强对学校档案信息的综合分析和深度利用，实现学校档案工作从简单的管理型服务向研究开发型服务的转变，把学校档案管理部门建设成为人才工作、干部工作的信息库和参谋部，使档案人员立足于学校档案资源的开发利用。
(二)建立健全归档材料的形成、收集和传递制度。
1、规范归档材料的要求。按照干部人事档案管理规定，归档材料必须统一使用16开规格的耐久性较好的纸张，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，也不宜采用喷墨打印件归档，应选用激光打印件或静电复印件归档。凡是不符合要求的，必须退回原形成材料单位重新处理后方可归档。
【关键词】成人教育；学籍档案；问题；对策
随着我国经济与社会的不断发展，成人教育事业呈现出良好的发展态势，在招生规模不断增长的同时，相应的学籍档案管理工作面临的压力也就越来越大。然而，成教学籍档案管理工作当前仍然是是以人工统计、检索为主，面对不断增长的学籍档案工作量，传统管理模式显然已经无法满足成人教育发展的需求，成教学籍档案管理的繁重性、复杂性越来越明显，成教学籍档案管理工作开始暴露出众多问题，如何加强成教学籍档案管理就成为当前急需解决的重要课题。
一、成人教育学籍档案管理存在的问题
（一）管理制度不健全。对于成人教育学籍档案管理制度来说，没有一套结合高校自身成人教育工作的实际制定的档案管理规章制度，只是简单地将学校档案室的规章制度照搬来使用。成教学籍存在特殊性，纵观各高校的成人教育学籍管理，其内容与实施细则都不尽相同。比如考勤，对旷课，请假的处理原则就各不相同，差异很大，甚至有的就没有做出明确规定，必然会导致管理制度、管理体系方面不够完善，管理过程中存在诸多不健全的地方。
（二）管理模式存在滞后性。“互联网+”时代，大部分学校学籍档案管理都在积极进行信息化建设，然而成教学籍档案管理工作的信息化建设存在较大的滞后性，学籍档案管理仍旧是以手工管理为主，重复劳动多、工作量大、准确率不高、效率低下，信息化管理仅仅局限于简单的审批表、新生注册表、名册以及成绩登记表等简单的内容，显然无法适应信息时代档案管理工作的相关要求。
（三）管理队伍素质亟待加强。由于成人教育学院对学籍档案管理工作不够重视，学籍档案管理队伍存在综合素质参差不齐的现象。不仅在人员配置方面不够合理，并且大部分学籍档案管理人员都没有通过系统的专业培训，精通信息技术的专业管理人才更为缺乏，严重制约了成教学籍档案管理事业的发展。
二、优化措施与建议
（一）构建符合成人院校的档案管理制度。科学合理的管理制度是保障各项工作有序开展的先决条件，成人教育学籍档案管理工作自然也不例外。这就需要成人教育院校基于教育部相关文件制度，构建符合成人教育院校实际特征的学籍档案管理制度，全面规范学籍档案收集整理、核对检查、鉴别归档、保管保密、转递送交以及管理职责等相关内容，不仅表现出档案管理工作具有高度的政策性，同时又能够有效满足成人教育的发展需求，保障学籍档案管理工作的开展有章可循、有据可依。与此同时，为进一步保障学籍档案管理工作的质量，学校应当定期进行核查，通过构建科学合理的审查机制，以便于针对学籍档案进行全面的审查核对，进一步保障学籍档案的规范、真实以及完整。除此之外，还应当综合参考成教学籍档案管理工作的相关要求，将具体的责任落实到个人，并将其纳入目标管理考核当中，全面提升学籍档案管理工作的效率与质量。
（二）加大学籍档案信息化建设力度。一方面，成人教育学籍档案管理方法现代化建设。主要彰显为管理方面的有效性与科学性，各个学校应当综合参考自身实际情况，将最新的理论知识与科研成果应用于学籍档案管理工作当中，通过不断总结档案管理过程中的经验教训，全面推动成教学籍档案管理方法现代化建设。另一方面，成教学籍档案管理手段现代化建设。“互联网+”时代，应当主动借鉴其他部门档案管理信息化建设所取得的经验与成绩，主动引入一套系统的信息化管理体系，建立学籍档案管理信息库，实现成教学籍档案管理全文图像存储、备份以及自动化检索，进一步加强信息化技术在成教学籍档案管理中的应用。
（三）加强档案管理队伍培训教育。首先，成人教育院校档案管理部门应当加强档案管理人员的后继管理工作，通过制定业务考核体系、档案管理人员任免体系、继续教育体系等，进一步提升广大档案管理人员的紧迫感，使其能够主动投入到学习中。其次，成人教育院校应当综合参考档案管理工作的实际情况，制定针对性的晋升体系，在有效调动档案人员能动性的同时，吸引更多的综合素质过硬的档案管理专业人才，以此来充实档案管理队伍，带动整个档案管理队伍综合素质的提升。最后，加大档案管理队伍的继续教育力度，通过主动开展多种类型的教育形式，包括讲座、委培等形式，积极进行档案管理专业知识、信息化专业知识的培训，全面提升档案管理队伍的专业水平、信息化水平，为学籍档案管理利用提供更好的服务。
三、结语
综上所述，成人教育学籍档案管理是一项系统、繁杂的工作，想要一蹴而就显然是不现实的。面对我国成人教育事业的发展，成人教育学籍档案管理工作必然需要做出相应的改革，应当针对当前存在的问题进行系统的分析，制定针对性的解决对策，全面引入新的管理理念与管理方法，进一步提升成教学籍档案管理工作的效率与质量。
作者:左章静 单位:河南医学高等专科学校
【参考文献】
[1]赵哲琼.加强高校成教函授学员学籍档案管理，提高档案管理水平[J].现代经济信息，2012（07）：100.
关键词：高校；学籍；管理
1 引言
高校学籍档案记载了一个学生在校时的基本情况，不仅能够反映其德智体美各方面的综合素质，也是其教育过程中达到知识水准的基本信用凭证。高校逐步认识到学生档案的科学管理对于高校自身和学生发展的意义，从教育科研、教学、学生管理各个角度来看，加强学生学籍档案管理具有一定的现实价值。然而，不少高校的管理手段和理念仍比较落后，不能满足社会发展和高校发展的需要，加强档案管理并使其发挥相应的作用，是学籍档案人员所应关注的问题。
2 我国高校学籍档案管理的现状分析
（一）高校学籍档案管理制度不够完善
目前，在高校学籍管理方面，并没有一个统一的标准，也没有一个符合实际情况、可以遵循的管理规章制度。在高校内部，每个部分都希望采用最适合自己的管理方式，导致档案在归档的时候出现问题。在管理上权责不够明确，有的时候管理档案的工作人员并不了解学生的真实情况，与实际工作脱节，无法保证一些材料能够真实准确的归档。一些学生为了更好的就业，不惜在档案上造假，有时一个班级出现多个学生会主席，学校有时为了使毕业生获得就业就会，甚至将一些学生处分的材料扣除，正是由于缺乏制度上的统一领导，造成了档案失真，学籍档案和毕业生的诚实信用度下降。
（二）高校学籍档案管理的方法不够科学
由于管理制度的欠缺，导致一些高校的档案管理方法也比较落后。只要体现在两个方面，一是学籍档案的编排比较混乱，有的学院按照学生的专业来分，有的学院按照学生的专业交叉编排、有的学院按照学生的毕业年份来分，总之没有形成一个相对统一的标准，形成相对规范的做法。另外，一些学籍档案的组卷和装订也不够规范，缺少总的案卷目录，一旦有卷宗缺失或者被改动，工作人员很难发现，电子档案学籍管理正在逐步普及，但是很多高校并没有严格施行。
（三）高校学籍档案管理人员的素质参差不齐
学籍档案管理是一项比较复杂的综合性工作，很多管理人员并没有意识到这一问题，而是认为档案管理就是简单的材料堆砌，而不需要进行系统的分析。其实，在实际工作中。通过学生档案的记录信息和去留情况，不断开发有效信息，可以更好的为学校教学服务。但是相关的管理人员很少受到过这一方面的专业培训，没有没使用过计算机等技术辅助完成工作，简介造成了学籍档案管理水平的落后。
3 我国高校学籍档案管理应采取的对策
（一）加强高校学籍档案管理的意识
目前高校学籍管理所涉及到的学院和专业繁多，很容易造成管理上的混乱，因此，要提高对学籍档案管理的重视，不断制定并完善更加健全的管理制度。很多高校在不同地点开设了分校，学生的成分也比较复杂，管理的时间跨度变大，更需要学校的领导对学籍档案管理统筹规划，将档案管理正规化，严格制定档案管理的流程，努力实现档案归档的真实性，一旦查找可以快速获得有效的信息。在日常的工作中，做到管理有章可循。建立透明的监督机制，明确权责，一旦出现问题，可以有效的解决。
（二）引进更加先进的档案管理方法
一般来说，学籍档案包括入学注册、成绩考核、毕业证书等材料，是一个学生学习和生活的最原始记录，也是教学和学校管理的重要部分。随着市场经济对高校毕业生的就业影响越来越大，学生的原始资料对于就业单位来说具有一定的参考价值，成为了企业选聘人才的重要参考之一。为了更好的指导高校的教学、科研工作，应当引进更加先进的档案管理方法，讲究档案分类，便于信息的查找。不仅从学校的角度进行一个统一的编号，同时，分配到不同学院，也应当遵循相同的规律实现信息的管理。要学习一些先进的管理方法，如利用计算机软件档案信息记录分析，分析数据，发现学校在教学之中出现的问题。
（三）加强高校学籍档案人员的素质
档案管理人员既要了解学籍管理的政策、方针，也要熟悉基础的业务操作。与传统的档案管理相比，如今更需要掌握电子管理技术，同时由于信息技术的更新换代，要求学籍档案人员加大对单位内从业人员的继续教育力度，增加相关的素质培训和业务能力训练，对管理人员的素质提出更高的需求。除了日常性的操作，管理人员应当根据高校自身的需求制定科学的管理模式，多管齐下，真正实现科学的学籍管理。这就需要高校加强对相关人员的培训，不断提升其管理能力和水平。
4 结语
随着竞争越来越激烈，高校为了提升自身的核心竞争力，不仅要从教师的教学、科研，学生的就业等方面发力，也需要不断提升管理的能力和细节。积极探索，善于思考，将高校的学籍档案管理落到实处，不断满足社会的发展和高校的需求。
参考文献
关键词：高校 学籍档案 管理 策略
高校学籍档案是学生在校学习期间逐步形成的记载学生学习经历的原始材料。一份完整的学籍档案，能真实地反映学生在校所学全部课程的成绩，升学、留级、休学、复学、转学、转专业及综合表现等情况。从高校学籍档案的形成过程看，它是大学生在校学习期间留下来的未经任何改动的原始材料。具有很强的可信度和真实性。因此，正确处理目前高校学籍档案管理中存在的问题，制定科学的管理模式十分重要。
一、高校学籍档案管理状况
在高校学籍档案管理工作中，多数高校在宏观上对学籍档案管理工作比较重视，但仍有少数高校对学籍档案工作重视不够，意识淡薄，在学籍档案的规范化管理及具体工作上还存在诸多问题，面临很多实际困难。
1 案卷质量不高。纸张破损。各教学系一般在学生毕业后才将学籍档案移交到学校档案室，由于这些部门没有符合档案保管条件的库房和设备，也没有专职人员从事保管工作，学籍档案得不到科学的管理，一定程度上造成纸张发潮变霉、变黄破损，不利于学籍档案的永久保存。
2 时间编目混乱。有的学籍档案年度分不清，尤其是预科生、插班生和延长学制的学籍档案，有的归到插班前的年度，有的又归到插班后的年度，时间混乱，难以查找。
3 标准不统一。由于部分高校在学籍管理方面没有制定一个规范的标准，学籍档案的编目，检索工作一般都是有档案室负责，但在各系移交的标准不一、规范程度不同的学生学籍档案基础上进行编目、检索工作，显然难以卓有成效。
4 检索方式陈旧。部分高校提供学籍档案利用的方式，是到校档案室进行手工检索。这样，提供利用的效率不高。加上以前的学籍档案管理不够规范，没有统一标准，档案资料杂乱无序，查找时相当困难。因此，学籍档案的检索手段有待进一步改进，
5 培养模式复杂。很多高校并不是单一的本科教学模式，还有短期培训、成人教育、大专教育、专升本教育、远程教育、函授教育、高师卫电教育、研究生教育等，造成学籍档案的多样性和复杂性。这样就增加了学籍档案收集工作的复杂性，给收集学籍档案齐全、完整带来困难。
6 学籍档案内容不完整。部分高校对学籍材料管理往往是教务处负责学生的学习成绩和学籍变动的记载，学生处负责学生的奖惩情况，而学生每学期参与重大事件、活动后的鉴定材料则由各系辅导员负责完成，形成多头管理，给档案材料的收集造成了许多麻烦。如果部门之间互相沟通不够，容易使学生在校期间一些重要情况不能集中反映到学籍档案中。使学籍档案在一定程度上失去了完整性和真实性。
二、高校学籍档案管理走向
1 完善管理制度，实现规范化管理。建立一套完善的、科学的规章制度，建立明确的办事理念，严格执行各项制度是高等学校学籍档案管理工作的基础。在此基础上，在实践工作中不断总结经验。进一步创新，改进方式，努力实现学籍档案工作的系统化、规范化、制度化。各高校应当根据相关文件精神，制定适合校情的学籍档案管理制度。各个环节必须要有专人负责，建立校、系两级管理岗位责任制，减少随意性。避免人为因素的干扰，确保工作万无一失。
2 增强高校学籍档案管理意识。树立档案意识是做好学籍档案管理工作的重要内容。高校档案部门和档案工作者要增强档案意识。必须认识到档案管理工作特别是学生学籍档案管理，对高校教学评估以及高校教育长远发展的重要作用。有关人员必须认真学习《档案法》以及党和国家在档案方面的有关政策和相关法律。真正地从思想上认识到学籍档案管理工作的重要性，它可直接影响到整个学校的档案工作，影响到用人单位对毕业生的全面了解，影响到高校毕业生的就业和高校的长远发展。
3 制定周密的收集方案。学籍档案是对学生入学到毕业的整个过程进行的一系列管理工作，是对教学活动的原始记录。因此。学籍档案的建立，必须伴随整个教学活动过程，按其自身的特点和原则进行。一份健全、完善的学籍档案需要对学生的入学注册、考勤、学习成绩、思想品德、专业变动、休学与退学、奖励与处分、毕业与结业、毕业去向等方面做完整的记录，数据来源涉及招生、教务、学生处及各院系等部门。因此。需要制定周密的收集计划，根据学籍档案的形成规律，采取多种形式的搜集，在搜集学籍档案以前就要主动搜集相关基础资料，并能主动加强与相关部门的联系，及时收集到位。由于数据来源不同部门，质量和格式难免参差不齐。因此，在收集时务必检查，必须坚持随时收集，随时登记，发现问题及时纠正，提供材料的原始数据要准确无误、真实可靠，确保归档材料的准确性和真实性。
4 充分利用现代信息技术，提高办公自动化水平。高校应为学籍档案管理的现代化提供一定的资金支持，配备档案现代化办公设备。如各个系的教学秘书应配备电脑、打印机、复印件、扫描仪等。这是实现学籍档案现代化管理的必要的硬件条件。利用技术和设备，实现学籍档案的现代化和自动化，对于改革档案管理手段、改善档案管理条件、有效提供利用具有重要意义。
5 遵循学籍档案的建档原则。学籍档案产生于教学活动中。是人才培养过程的原始记录。因此。学籍档案管理人员要严格执行教育部及地方教育行政主管部门的有关规定，对学生从入学到毕业的学习成绩、思想品德、考核记载、转专业、留级、休学、复学、转学、毕业等方面作完整的记载，并按规章制度妥善保存，从而形成完整的学籍档案。在平时的学籍档案管理中。要按档案规范化原则及时进行整理。不仅要做好平时的立卷工作，还要及时归档，避免材料失散，确保档案的完整。对学籍管理的内容必须实事求是客观的记载。不得弄虚作假，对含糊不清的问题必须及时调查核实。只有这样，才能做到事事记载真实，件件查之有据，真正体现学籍档案的真实性和完整性。
6 做好学籍档案信息资源的开发工作。随着教学改革的不断深入，学籍档案管理必须采取有效手段适应和满足现代化教育的需要。学籍档案包含丰富的信息。内容繁多，提高查准率和查全率。必须运用现代信息技术管理学籍档案。首先，要做好基础材料的录用工作。其次。高校学籍管理部门应与全国高校学历电子注册联网，建立一个完整的学生学籍管理信息系统。从新生的录取开始。加入学生在校期间的信息管理，直到学生毕业的全部材料。贯穿学生在校期间的整个学习过程，形成一个完整的学生学籍档案。学籍档案记载了学生自入学到毕业整个学习生活的历程。是学生在校期间的最真实，最可靠，最具备参考价值的资料，同时能为用人单位全面了解毕业生提供重要的凭证。具有较高的参考价值。学籍档案不仅影响到整个学校档案管理的完整性，更重要的是会影响到对一个人的全面了解和对人才的合理使用程度。因此，收集和利用好高校档案，是高校档案管理工作的重要任务，我们必须采取有效措施加快高校学籍档案建设步伐。
关键词 学籍档案管理 电子化
高职院校的学籍档案管理是根据国家教育行政主管部门颁布的有关法规，并结合各自学校实际所制定的具体的规章制度和实施细则。它对学生从入学到毕业的整个过程有着至关重要的作用，能够充分全面的反映一个学生在校期间求学质量。它入学注册、成绩考核、纪律出勤、转专业与留级，转学，休学、复学与退学以及毕业资格的审核和相应证书发放等都做了详实明确的记录和记载。因此学籍档案管理直接关系着一个学校的教学质量和社会声望，直接关系着一个学生的人生规划。如何搞好学籍档案管理工作，使其切实为教育所用，为教学服务是我们如今首要探讨的问题。
一、学籍档案管理工作现状
（一）入学教育缺失
一些学生缺乏对学籍管理的正确理解，只被动的被学籍管理的记录记载所约束，在临近毕业才发现自己尚有缺考或不及格课程。而很多高校在新生入学后通过军训、发放学生手册、召开主题班会等形式集中教育来介绍和引导学生对于学籍档案的理解和重视。
（二）相关人员的职业道德有待提升
高校许多教师视学籍档案管理为教学管理部门的工作职责，认为与己无关，而同时相关部门的管理人员的责任心、事业心不强，不具备相应岗位应有的职业道德，而有的教师则对学生违纪现象视若不见，不能及时处理、上报，这些都在一定程度上影响了学校的教学秩序和教学质量。
（三）学籍管理手段不成熟
原始的手工录制的高校学籍档案管理已逐步被网络化的电子档案所替代。但尚未成熟的信息管理平台和能力有待提升的信息录入队伍无疑使信息档案的工作量增加，准确性低。
二、如何实现学籍档案管理水平现代化
（一）规范管理，树立服务意识
建立健全规范的管理制度是搞好学籍管理工作的基础，提升相关工作人员的服务意识则是提升学籍档案管理水平的重要手段。学籍管理应以各教学院系为主，实行分层管理。教务处工作应转为统一标准、监督检查等的目标管理。随着社会对高等院校毕业生需求的不断发展变化以及学校自身发展需要，学籍管理应作为围绕学校的中心工作的辅助手段，提升服务效果，及时调整管理信息内容，如学校招生、毕业生就业、专业设置和申报、教育教学管理、学生政治思想教育等，树立“以服务为主”的观念，进一步增强服务功能，开放学籍管理内容和数据，提高学籍管理的效率。
（二）利用信息技术，建立网络化电子档案管理
随着高等院校生源数量的社会性变化，随着科学技术的时代性变化，随着教育理念的现代化发展，更高效、更准确的学籍管理信息系统呼之欲出。大量的信息数据已无法也不能够通过人工管理来完成，应用计算机进行学籍管理，依靠校园网建立学籍管理信息平台，将科学的信息管理技术引入学籍管理工作中并建立健全相应制度、条例，使各教学部门能充分利用信息，使各级领导和部门及时掌握相关情况并使学生可通过网络直接查询学籍信息、考试成绩、课表等，从而实现资源共享，实现学籍管理文件的自动化检索，提高学籍管理水平，使学校学籍管理走向技术化。
（三）提升人员素质，提高学籍档案管理水平
现代高等教育对学籍管理人员的素质要求越来越高，应加强学籍管理人员自身素质建设，包括职业道德和业务水平的提高，还应定期对学籍管理干部进行培训，学习新的教育政策、法规和文件，了解掌握现代管理技术、方法和新形势下的学籍管理特点，加强理论和计算机应用等知识的学习，拓宽知识面，增强实际运用和操作能力，逐步提高高校学籍管理队伍的整体素质水平。
高等院校学籍档案管理工作是一项既关乎学校发展声望又关乎学生人生发展的重要工作，只有不断创新、不断完善、不断提高，才能使档案事业适应和服务于社会，跟上当今和未来世界发展的步伐，才能适应社会主义市场环境对档案工作的需要。从事这项工作应具备广博的科学文化知识，娴熟的电子信息技术技能，细致的档案工作态度以及高尚的职业道德和敬业精神。只有具备这些，才能推动高等院校的学籍档案工作顺应时代的步伐，不断前行。
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摘要：学籍档案时学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占数量较多的一部分，它真实的记录了每一位学生在学校的成长历程。为此，加强学籍档案管理，使其发挥相应作用，是学籍管理者应当思考与注重的问题。笔者结合实际工作体会，分析现阶段高校学籍档案管理的现状及存在的问题，并就如何加强高校学籍档案管理进行探索和思考。
关键词：档案管理；高校学籍档案；问题；思考
学籍档案是指学生从入学到毕业离校形成的大量具有查考利用价值的档案材料，主要包括学生学籍（学年评语表、考试成绩登记表）、学生思想政治品德考核表、毕业登记表、健康表、体育合格表等。学籍档案也是在学校学习、实践中形成的具有保存价值的各种人事文件材料。它不仅是学生在校期间各方面的表现及重要社会实践活动的真实记录，而且还是反映现实德、智、体、美等综合素质以及学生家庭关系、社会关系以及经济状况的重要原始材料，也是学校考察、培养、教育学生的第一手段，更是每个学生由学校走向社会的重要人事档案形成的基础。
近年来，随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加，原有的学籍管理模式已经不能适应高校发展的需求。此外，随着高校扩招和毕业生就业形势的日趋严峻，高校学籍档案作用日益显著。为此，加强学籍档案管理，使其发挥相应作用，是学籍管理者应当思考与注重的问题。
一、高校学籍档案管理现状及存在的问题
（一）档案管理工作不完善，缺乏规范性。
高校学籍管理普遍没有统一的、详细的、符合实情、可以遵循的规章制度，而学籍档案形成时间长、来源分散、设计部门多、工作量大、缺少规范管理，便致使管理职责范围不清，部门间工作人员相互协作欠缺，客观上造成学生档案管理的不认真、不严谨。
档案材料内容空泛，不能真实反映学生综合素质。其集中体现在毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺乏个性特点。因毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而学生的社会活动能力、组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。
学籍原始档案不完整，整理不规范。学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任负责填写、保管，个别班主任的档案记录不规范，有的使用圆珠笔、铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；有的未按要求填写，经常出现缺栏少目或填错信息等现象，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；由于装订不规范，档案资料卷内没有目录、页码的较多，故查找不便。
（二）学校领导对档案管理工作不够重视。
学籍档案发挥的作用往往是潜在的、隐性的、滞后的，容易被学校领导忽视。在高等院校，档案管理工作普遍未得到领导的重视，其档案办公设备陈旧、场地面积不足、缺乏专项业务经费和专职的档案管理人员。
（三）档案管理人员素质有待提高。
高校学籍档案管理人员整体素质不高，主要表现在档案管理队伍结构不优化，人员年龄呈现中年化趋势，知识层次及专业素质均不够高。档案管理部门在学校往往属于从属地位各院系都没有专职学生档案管理人员，而兼职人员事情多、任务重、流动性大，既缺乏档案专业知识和理论素养，也缺乏专业水准。档案管理队伍观念陈旧，业务水平低，工作积极性不高，经常为能及时按照档案管理工作需求收集、整理、分类、归档材料，导致学生档案资料残缺不齐。此现象严重制约学籍档案管理工作的发展。
（四）档案管理模式和工作方法落后。
目前，学籍档案管理相对落后，主要表现在利用现代化技术进行开发利用的程度有限，大多数高校学籍档案管理模式和工作方法仍是手工操作。其未能从根本上改变档案管理利用率底、信息涵盖不全等问题。然而，随着招生规模的不断扩大，学术档案数量大增，呈现质量要求趋高、流动速度加快、存放时间短、就业方式多元化、投寄单位多等问题，传统的手工管理手段已经远不能满足使用者的要求，而且制约着学生档案管理的发展。即便辅助以计算机管理，也仅限于学生基本信息及简单检索查询事物，未能充分发挥计算机管理效能，达不到无纸化电子档案、图像、声音、文字三位一体的立体化档案效果，也谈不上建立起档案信息管理系统。
（五）学籍档案的开发利用不够，缺乏后续管理。
许多高校没有制定学籍档案管理工作实施细则，不利于学生档案的整理和长期保管，故降低了其凭证作用和有效开发利用。学校相关部门宣传力度不到位，加之高校学生档案意识薄弱，致使学籍档案管理出现诸多问题，学生“弃档”现象突出。
档案管理部门和档案管理工作者对档案管理工作缺乏足够认识和了解，缺乏后续管理。很多高校学籍档案的管理仅仅停留在简单的收集、整理、归档，未真正对档案信息进行深加工，也未能更好地为教学管理、领导决策、学生就业服务。由于受到学籍档案管理保密性及工作效率的制约，档案的利用局限在一个较小的范围内，其中查询方法落后、查询手续繁琐、查询面较窄等问题。严重影响了学籍档案的利用效益。
二、如何加强高校学籍档案管理
（一）建立完善规范的档案管理制度，注重档案质量管理。
职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保密管理、传递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循、有据可依、照章办事；主管部门应加强协调，切实改变各部门各自为政、各行其是的局面，从而使学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样得到贯彻执行。
以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。使档案管理工作得到完善，并具有规范性；树立档案意识，不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度，从而完善档案管理工作。
（二）提高档案意识，加强领导对其的重视力度。
学籍档案的管理是高校管理的重要组成部分，学籍档案的质量直接反映了学校的管理水平，领导重视是学籍档案规划管理的关键。学校领导的档案质量意识最为关键，领导必须提高意识，转变观念，认清档案管理的重要性。重视档案数字化的大势所趋，高度重视档案网络信息化、数字化建设，以较高的工作质量来促进档案质量。各级党政管理部门和教学系管理部门都必须牢固树立质量意识，都得提高对学籍档案重要性的认识，并做好对下级工作人员的工作指导。
（三）加强档案管理队伍建设。
重视档案干部队伍建设，使队伍结构不断优化，建立一支科学、优化、稳定的档案管理队伍。为档案管理人员创造提高业务水平和专业能力的平台。形成由学校领导分管、校办主任主管、专职档案人员负责、兼职档案人员配合的档案工作网络体系，为学校档案工作的正常开展提供可靠的组织保障。
组织开展相关的业务培训和学术交流活动，使档案管理人员的业务水平、工作效率和运用现代化设备的技能全面提升。
建立相应的岗位责任制，与考核制度相互制约，形成“目标管理”的公共环境。务必保持档案管理队伍的相对稳定，充分调动档案管理人员的积极性、能动性、创造性，从而促进档案工作与学校各项工作的协调发展，更好地为学生就业服务。
（四）健全档案信息管理体系。
随着网络技术的发展，人事档案管理制度改革的不断深入，传统的手工管理方式已经不能满足信息时代的要求，传统的管理模式和手工方法将被打破。提出科学、规范、标准的操作方式，并统一工作标准。使档案部门与有关部门密切配合，在一定程度上实现档案工作和学校主要职能活动的同步管理，多途径的尝试信息分类的实践，务实档案工作实践的档案分类方案。
学籍档案管理应实施“两步走”战略：一是纸质个人档案，二是电子档案。并建立档案信息管理体系，以电子档案库为基础，在新生入学时就建立一个有着个人详细资料的电子档案库，随着档案材内容的增加而增加。档案管理人员要做好档案信息资源的收集和保管，还要了解用人单位的要求，扩大服务内容，利用信息技术全方位地向用人单位展示毕业生资源，树立学习良好的形象，建立起一套科学、高效的学生档案管理体系。其中，以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、标准为保障。
（五）开发利用信息资源，引入现代化手段，做好后续管理。
档案部门应积极探索利用途径，不断丰富检索工具，围绕学校的中心工作和重点任务，分析档案需求信息，突出主动服务的特色。
利用现代化技术进行开发利用档案信息资源，对数据繁杂、表格规格多样、内容涵盖量大等这些材料进行电脑管理，务实档案部门现代管理；依托现代技术，制备出多层次档案研编成果，力求满足利用者的需求，深化档案研编的层次；在办公自动化的条件下，教学部门定期对在校生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整地纸质材料交给档案部门，档案部门做好后续管理；提高档案使用效率，使传递快捷成功。档案部门要建立一套完善的管理系统，毕业生毕业材料必须全部输入进去，使其作用得以真正发挥。
（六）增强意识，努力提升自身综合素质。
首先，档案管理人员应树立现代管理意识。第一，要树立档案意识。高校学籍档案管理工作是一项服务性很强的工作，为学校的教学工作和学生服务。故档案管理人员必须树立档案意识，学校领导应加强学生的档案意识。第二，要增强服务意识。积极主动地与有关部门和教研室联系，踏实、认真地做好本职工作，端正服务态度。要善于与人交流，建立良好的人际关系，并且具有灵活的社会交往能力和巧妙的协调能力、快速的沟通能力以及对环境的适应能力等。第三，要树立法律意识。学籍档案管理也是一项政策性很强的工作，必须按照国家的有关法规定进行管理。档案管理人员要树立较强的法律意识，努力学校《档案法》及国家有关学历、学籍管理方面的法律知识和学校的规章制度。同时，档案管理人员不但要有严谨的工作态度和良好的服务意识，而且要有高度的责任心和较强的综合能力。
其次，档案管理人员应具备过硬的业务素质。学籍档案管理工作是一项业务性很强的工作，故管理人员必须熟悉业务，工作才能得心应手，管理人员才能做到心中有数，才能及时有效地做好工作。同时，管理人员要有严谨的工作作风和开拓创新的精神。不能凭个人主观意愿、凭工作经验办事，更不能感情用事，还要有勇于开拓创新的精神，积极专研业务，在工作中发现问题并解决问题，此外，管理人员要熟练使用计算机，提高工作效率，从而能够十分便捷地统计、查询、检索学生学籍的各类信息，务实管理工作的科学性和时效性。
总之，学籍档案是学校档案管理工作的一个重要组成部分，而档案质量是档案的生命线，故做好档案质量具有深远的作用。我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，并且具备过硬的自身素质，从而使档案质量不断提高，务实档案管理工作。
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