时间：2022-06-12 18:39:25
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1.科技档案的概念
科技档案是记述和反映本单位科学研究、技术开发、生产技术等活动的，具有保存价值并按照一定的归档制度作为真实的历史记录，集中保管起来的原始科技信息资料，科技档案有多种信息载体，包括文字、数字、图纸、胶片、照片、录音带、录像带、缩徽等。
科技档案是本单位在科技活动形成的，是科技活动的真实记述。它具有永久或一定时期保存价值，是经过整理、加工，按照的格式和制度归档的信息资料。
科技档案具有科学性、专业性、成套性和服务性的特征。
2.药学科技档案管理的重要性。
药学科技档案是进行药学科研、技术开发和药品生产的重要依据；是成果鉴定、新药审批、申请专利、技术转让的依据；是药学科技成果转化为生产力的重要手段；是处理药物方面案件的法律凭证，是处理科技工作的和成果所有权纠纷的促裁凭证；是进行药学科技交汉；发报咨询、技术服务的重要工具。
随着我国经济体制和科学体改革的开展以及《药品管理法》的颁布实施，药学科技工作进入了新工发展阶段，新药开发和其他科技成果必然逐年增多，对药学科技管理的要求也更高。要求科研部门与科技档案部门合作，照完整、准确、系统的要求，及时将本单位本系统在科技活动全过程中形成的科技文件信息归档保存。
3.药学科技档案的内容
药学科技研究活动的内容十分广泛而复杂，作为科技档案不可能过于繁杂琐碎。一般来说其内容包括：选题报告，课题研究计划书，工作方案论证，预研报告，同行评议意见，批准文件，科技合作协议书或合同；研究工作报告，年终总结报告；调查报告、实验、分析、试制、测试、观察的各种原即记录、数据、图纸；经过整理的数据、配方等；研究过程中产生的图表、照片、录像带、录音带、电影片等；原料标准，工艺技术规范。质量控制标准；技术说明；毒理；药理试验报告，临床试验报告；阶段性工作报告；最后部报告；科研论文，专著原稿及讨论记录；各种稀有实物、标本、样品等目录照片；成果鉴定书，推广使用报告，取得社会效益、经济效益的证明；成果奖励文件，包括申请书、评议书、证书等；研究项目或课题的修定或撤销等文件；经预算；有关来往文书。要写明每种材料的编号、名称、页数。
4.药学科技档案管理
4.1机构和人员为了搞好档案管理工作，各级都设有档案管理机构和档案馆、室；各部委、各厅局也都建立有档案管理机构和档案馆。室。各企业事业单位逐步建立了档案室或配备专人负责。档案管理机构和档案馆。室票据其任务和发展逐步形成专业化档案机构。科技档案管理是档案和要组成部分，药学科技档案工作在药物研究单位、药品生产企业和高等院校，属于科研管理和组成部分。其中一部分按照规定由上级主管部门或有关部门归档保存，例如研制新药的文件资料，在通过批准，取得新药证书后,其档案由卫生部药政局收集、整理、交卫生档案馆保存。
4.2药学科技管理工作的内容药学科技档案的具体业务工作，包括了科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等五项工作。
科技档案的收集，就是把分散的具有保存和利用价值科技档案接收过来。集中保存在档案馆（室）或专业档案室，以利于有关人员利用。这是建立科技档案基础和起点。收集工作要严格科技文件材料归档范围、要求和手续进行。
档案的整理，这是把分散收集起来的科技档案分门别类，系统排列和科学编目，便于保管和利用。
档案的鉴定，是指鉴别科学、历史和现实价值。通过临床以确定不同的保管期限，对那些无须保存的科技档案，经过一定的批准手续，可以剔除和销毁。
任何事物都有其自身的运动规律，那么，也就具有其自身的特点。医院科技档案也是如此，只有认识到其特点才能按科技档案特有的运动规律进行科学管理，才能发挥科技档案的作用。
1．1科技性
科技档案最根本的特性是科技性。医院科技档案是科学技术研究活动的真实性历史记录，对科技成果的科学性、创新性、实用性价值的鉴定与数据处理决策具有重要的作用。一切科研项目科学技术性质的文件，如不加强管理，出现疏漏，将严重影响科学研究工作。人民医院是一所综合性的三级甲等医院，科技档案质高量大，有效应用现代信息技术管理科技档案迫在眉睫。
1．2专业性
专业性是科技档案最突出的特点之一。科技档案的专业性不仅使它们同一般档案相区别，而且使不同专业形成的科技档案彼此之间互相区别，甚至连表达知识的术语、图形、符号等也很不相同。医院科技档案来自不同专业的科技活动，类型最为丰富多样，而且同一种类的医院科技档案随着它所记载的科技活动的不断深入，其专业性也得到了相应地加强。因此，反映在科技档案上，就是不同专业科技档案具有明显不同的内容和表达内容的方式。
1．3再生产力
科技成果的利用不是一次性的，而是可以重复利用的。它能否得到最大限度的开发利用和有效转化，这需要通过分析与研究，从中吸取有借鉴的有价值的信息以促进科技的发展和进步。通过开发科技档案信息资源，就能将科技资源广泛应用于各个领域，充分发挥科技档案在经济建设中的作用。
2科技档案管理存在的问题
2．1保存难度大
人民医院传统的储存档案方法是以纸质为主要的存储载体，极小部分以磁带、影像带、胶片为介质和电子文档形式储存，科技档案也不外如此。这些存储介质很容易受环境影响而出现发黄、霉变、破损、受潮等问题，难以永久保存和备份。而且随着档案数量的与日俱增，存储空间的需求也越来越大，使医院维护和管理档案的所占用的空间与成本也越来越大。
2．2查询难度大
目前很多医院仍沿用传统的以人工为主的科技档案管理模式。人民医院传统的科技档案资料查询的流程是：查科室、查时间，到案卷目录，再查到文件目录，根据文件目录记录的档案号信息查到档案所在库房的存放地址，然后库房调卷，办理相关手续，查阅非常耗时、耗力。而且一些档案经过反复查阅后，已经出现了破损现象，有的甚至遗失，对档案管理造成了很大困扰。
2．3利用效率低
因为纸质档案具有易损坏、低效率、不便于统计和查询等问题，很多医务人员感觉很触头，不愿意查询，无形中使档案的利用率显著降低。对于一名医务工作者来讲，利用医院科技档案资源进行科研工作非常重要，通过分析与研究，开发科技档案的利用价值。因此，为提高科技档案利用率，医院科技档案管理进行数字信息化建设刻不容缓。
3加快科技档案管理信息化
管理手段的现代化是科技档案管理信息化的核心手段，要加快档案管理信息化的建设，笔者认为主要做好以下几方面的工作。
3．1职业素质
科技文件材料的形成是科技档案的源头性工作。科技工作在自然状态下不会形成完整、合格、规范性的科技文件，需要档案工作者的积极干预及参与才能形成合格的档案。一个现代化医院档案管理系统，必须具备具有现代化管理水平的档案管理者，科技档案更是如此。在医院现代化科技档案管理工作中，工作人员不仅本身要具备档案管理专业知识，还要懂得现代化科学管理档案的实质内涵和特点。档案管理人员一定要认识到医院科技档案现代化管理是一项实现医院科技档案管理工作科学化、现代化的高标准系统工程，需要档案工作人员全面掌握科学管理科技档案的综合技能，提高自身职业素质。
3．2思想认识
计算机能否成功地应用在医院科技档案信息管理中仅仅依靠具体工作人员具有现代化管理水平还远远不够，院领导的支持和各部门管理人员的积极参与，尤其是上级领导思想认识的提高非常重要。在科技档案管理工作上，大院长需指定专门的分管院长进行管理把关，把科技档案信息化建设作为医疗系统现代化建设和服务工作现代化建设的一个重要内容，逐步建立起科技档案信息平台，提高工作水平和工作效率，为医院医疗水平的提高起到积极的推波助澜的作用。
3．3软、硬件设施
加快科技档案信息化的建设，实现档案网络化管理，配置与科技档案管理信息化相适应的软、硬件设备必不可少。利用计算机管理可以减少储存科技纸质档案所占用的有效空间，保存信息方便简单；微机的储存量丰富而广泛，由计算机编出的文件分类、主题等目录，有一整套安全可靠的检索系统，无论是对医院本身查找资料，还是对其他查阅档案的人都会快捷而准确，使用者还可以通过电脑、笔记本、手机等方式接入数据中心及时查阅，省时省力，提高工作效率。所以，医院应创造条件，力争全部使用电子计算机进行管理，自成体系，实现档案管理的自动化、网络化、现代化。
[关键词]医院科技档案；信息化建设；概况
伴随着科学技术的不断发展，信息化建设已经发展成为世界各国的必然选择和共同任务。面对这一问题，各行各业都在试图利用先进科学技术来促进自身的可持续发展。医疗行业作为一个相对特殊的行业，能否运用先进信息技术来开展科技档案的建设和管理，关系着在新时期医院的可持续发展。国家档案局在2008年就明确提出推进档案信息化建设的重要任务。如何跟上国家信息化建设的发展步伐，加快科技档案信息化建设，已经成为医院管理者和档案工作者必须重视和思考的问题。
一、医院科技档案信息化建设概况
医院科技档案作为医院建设的重要资源，通常是指在医院各种活动过程中自然形成的具有一定保存价值的真实历史记录和文献数据。对于医院而言，这些科技档案都是十分珍贵的文献资料。然而，由于医院科技档案形式多且数量庞大，因此需要相关管理部门对科技档案资源开展科学的分类整合，这样才可以在方便保存的同时实现快速查询。在以往，医院普遍采用纸质的方式对科技档案进行归档保存，这种落后的工作方式不仅加大了工作量，而且不利于保存。因此，紧跟国家信息化建设的发展步伐，加快科技档案信息化建设，已经成为规范医院档案制度的必然选择。目前，我国许多医院已经开始进行科技档案信息化建设，然而由于各种主客观因素，科技档案信息化建设存在着一些问题，主要存在以下几个问题。首先，没有正确认识科技档案。专业性作为医院科技档案最为鲜明的特征，使其明显区别于其他档案。然而，在现实中，许多医院领导和档案工作者没有正确认识科技档案的这一特性，将科技档案和其他档案混合归档。其次，缺乏健全的规章制度。
长期以来，医院档案管理制度更多地停留于对实物档案资源的归档管理，对科技档案信息化的建设尚处于初步发展阶段，并没有一套完善的规章制度来指导医院科技档案管理工作的开展。再次，缺乏专业人才、优秀人才。医院科技档案信息化工作具有十分强的专业性和技术性，这就对档案工作人员的综合素质有着较高的要求。然而，由于医院的特殊性，档案管理人才队伍建设没有得到足够的重视。最后，缺乏必要的基础设施、设备。基础设施、设备是医院科技档案管理工作的必要保障。在现实中，医院将更多的资金投入到医疗设备上，对科技档案设施、设备的投入却很少，这影响到了工作的顺利开展。
二、加快医院科技档案信息化建设的重要意义
在传统的医院科技档案工作中，受限于落后的工作理念和管理方式而出现的各种各样的弊端，信息更新滞后、档案查询困难、保存费用较高以及档案利用率不高等问题都在一定程度上阻碍着医院科技档案信息化建设的顺利开展。医院科技档案作为医院发展过程中十分宝贵的资源，一旦因为意外而损失掉，则会产生非常严重的后果。在新形势下，加快进行医院科技档案信息化建设不仅符合国家信息化建设的发展要求，而且可以有效解决传统医院科技档案管理中存在的诸多问题。应该说，加快医院科技档案信息化建设不仅有利于更好地规范医院科技档案管理体系，提高科技档案管理工作的专业性，而且有利于更好地保存医院珍贵档案，方便查询利用，有利于形成科学合理、规范高效的医院科技档案管理体系。
三、新时期医院科技档案信息化建设管理发展思路
(一)创新医院科技档案信息化建设管理理念
随着各种先进科学技术的快速发展和普及应用，医院科技档案管理工作面临着适应现代科学技术迅速发展的需求问题。受传统思维的影响，医院领导以及档案管理人员容易产生“管理即存放，工作即保管”的错误认识，进而在一定程度上忽视科技档案在医院临床、科学研究以及医学教育等工作中的支撑作用。在新形势下，医院要做好科技档案信息化建设，就必须不断创新医院科技档案管理理念，用创造性思维、换位思考思维以及系统性思维指导医院科技档案管理工作，改变单纯的存放、保管工作观念，并主动摒弃“坐与等”的落后档案管理工作方式，积极主动地利用信息技术开展医院科技档案的收集、整理、查询及利用工作。
(二)依法建立健全医院科技档案管理制度
只有依法依规建立健全医院科技档案管理制度，才可能确保医院档案工作人员严格按照规范做事，更好地进行医院科技档案信息化建设。首先，医院领导和科技档案管理人员必须学习和遵守相关法律法规，在工作中始终坚持有法必依。其次，应注重提高科技档案管理人员的档案意识，并结合医院实际情况不断完善科技档案管理工作规章制度，对医院科技档案信息的归档、存储和使用必须制定明晰的审批和备案制度，尤其是对一些涉及保密的科技档案文件，更需要提供必要的保护。医院科技档案资料入库前，必须经过严格的审核，对其真实性、实用性进行核查，以保证其科技档案资料的真实可信，从而使医院科技档案管理工作做到有章可循。最后，必须明确工作职责，将医院科技档案管理具体工作严格落实到个人，从而使医院科技档案管理工作做到职责分明。只有做到以上几点，建立健全医院科技档案管理制度，才可以真正确保医院科技档案管理工作的正常有序运转。
(三)加大医院科技档案信息化建设力度
随着我国医疗事业的迅速发展，医院的规模不断发展壮大，许多重要的医学科技档案资源迫切需要得到科学合理的管理。因此，在新时期，医院必须不断加大科技档案信息化建设力度，投入相应的人力、物力、财力建立科技档案数据库，充分挖掘和利用医院科技档案资源，以此更好地服务于医院的可持续发展。应该说，科技档案的信息化建设是医院科技立院的重要基础。无论如何，医院科技档案的信息化建设理应成为医院的重要管理工作之一，必须将其作为重点工作来抓好。
(四)加强医院科技档案专业人才队伍建设
在医院科技档案信息化建设实践中，必须依托先进的计算机技术和多媒体技术。各种先进的信息技术的应用和普及必然会不断改变传统科技档案的管理办法和技术手段，从而使科技档案管理工作从原始落后的手工操作逐步发展到自动化管理阶段，为医院科技档案信息化建设奠定坚实的物质基础。这必然会对医院科技档案管理工作者的综合素质提出更高的要求。因此，医院科技档案信息化建设的成功实施，需要一支高素质的科技档案专业人才队伍。首先，医院领导必须重视科技档案管理人才的引进工作，医院应该根据自身实际情况从外部引进优秀科技档案管理人才，从而为医院科技档案信息化建设注入新的活力。其次，医院必须注重对内部科技档案管理人员的培训，通过专家讲座、业务培训以及在职进修的方式不断提升科技档案管理人员的专业能力，从而为科技档案信息化建设培养和储备更多的专业化人才，提升医院科技档案管理水平。
(五)加大资金投入，采购先进的科技档案设施、设备科技档案管理的关键
在于保管好和利用好现有的科技档案，这就需要有先进的科技档案设施、设备。此处所讲的设施、设备不仅包括医院科技档案信息化建设中所需要的硬件设备，同时也涵盖相应的软件设施。首先，必须保证科技档案设施、设备的齐整性。医院应投入相应的资金，更换原有陈旧的科技档案设施设备，引入最先进的科技档案设施、设备。其次，引进专业的软件设备。医院应根据实际情况建立起先进的科技档案数据资源库，进而为医院科技档案管理工作的顺利开展提供便利。
四、结语
对于医院而言，开展科技档案信息化建设是十分必要的。本文在分析医院科技档案信息化建设的重要性及存在问题的基础之上提出有针对性的解决策略，主要包括创新医院科技档案信息化建设管理理念，依法建立健全医院科技档案管理制度，加大医院科技档案信息化建设力度，加强医院科技档案专业人才队伍建设，投入资金采购先进的科技档案设施、设备等，以此来提高医院科技档案信息化建设水平，更好地保证医院的可持续发展。
参考文献:
[1] 徐辉，罗林枝.医院科技档案信息化管理发展思路的探讨[J].中华医学科研管理杂志，2006(8):239－240.
医院科技档案信息化管理的更好开展，成为了医院人才建设，实施科教兴院战略的重要基础。如何根据医院科技档案的基本特征，在医院科技档案管理各方面采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为了医院科技档案管理的重要课题之一，本文就这一课题做一浅析。
1学科技档案的基本特征
医院的科技档案主要包括五个部分:公开发表的科技论文、论着及其原始资料的收集;研究生的毕业论文及其相关实验原始资料的收集;科学基金资助课题从立题至结题期间，所有相关资料的收集;协作项目的协议书，技术转让或申请专利的有关证明等的收集;通过鉴定后的科研成果资料的收集。这五个重要组成部分均具有以下两个特点：
1.1源广泛
医学本身是一个多专业的庞大科学体系，涵盖了医、药、卫生、微生物、职业病、生化等。其分科的细致与多样性决定了医学科技档案的来源相当广泛性和分散性。而这些科技档案均自然形成于每一个科研机构和有科研能力的单位及个人的研究工作中，因此无论从内容上还是形式上都十分散乱。此外，医学科技档案的载体材料和形式也颇为多样化：载体材料包括纸质载体、磁盘记录载体、光盘记录载体等;档案形式包括文字材料，奖状、奖杯、证书等实物，这样导致科技档案管理工作量巨大，加之漫长的科研过程和周期，无疑加大了科技档案收集工作的难度。
1.2利用价值高
医学科技档案不仅具有凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。其内容包含了丰富的医学知识、先进的科研思路、方法及大量有价值的国内外科研资料，包括成功或失败的经验，都可为今后科研开展提供参考，并对避免科研工作低水平重复或为科研而科研等，都有极高的利用价值。
2充分利用医院内部互联网，创建和完善医院科技档案管理系统。
根据医院科技档案的两个基本特征，如何在医院科技档案管理中采取信息化管理的思路和模式，最大限度地发挥医院科技档案的作用，成为医院建设中的重点问题之一。本文认为由于医院科技档案来源广泛，而档案管理人员人数、人力有限，医院可充分利用医院内部互联网，按照科技档案的管理要求，建立高效的科技档案管理系统，可促进充分发挥医院科技档案的作用。
医院科技档案管理系统可就以下几个方面进行创建和完善：
2.1医技人员个人信息管理
以科室为单位，将医院医技人员的个人科技档案信息输入医院科技档案管理系统。此系统可提供各类科技档案，如各年度科研项目执行汇报表、各项科研经费报销登记与结果反馈、论文投稿登记情况表、学术会议审批及学术成果统计表，外出培训以及涉及到个人的科研教学信息等。
2.2科研管理
医院科技档案是医院全部档案的重要组成部分，它是揭示科技档案内在规律，区分同是档案内的科技和文书之间关系，阐述科技档案的形成、发展的必然趋势，以及对在医院医疗活动中对科技档案的收集及管理问题，科学地加强科技档案工作管理工作至关重要。随着医院改革不断深入，科技档案也越来越体现出它的重要性，维护科技档案的完整、准确、系统，并充分发挥其作用，是服务于医院，造福子孙的一项非常有意义的社会活动。
1 科技档案的形成
科技档案和文书档案都是人们在日常生产实践活动中真实记录，都是最有权威的史实证据。但是它们是有区别的，最根本的区别是记述和反映人们不同性质的社会活动。科技档案是记录反映人们的自然科研研究和生产技术活动，属于自然科学范围之内的活动。而文书档案是从人们认识社会和管理社会的活动中产生的，反映着人们管理社会的活动，即行政管理等，属于社会科学之内的活动。如在实际工作中，鉴别一份文件应当归哪种档案，起决定作用的不是文件的知识内容，而是文件所产生的领域，记载科技知识的文件不一定都归入科技档案，反之，归入科技档案的文件不一定都记载着科技知识。内容完全相同的文件，往往由于产生领域的不同而归属也不相同。如一项工作的初步设计及其批准文件，在工程建设单位无疑应归属于科技档案，因为它是在该单位的其余建设这一技术活动中产生的。但这个文件在计经委这种综合性的审批机关，一般要归属于文书档案，因为它是在计经委的行政管理或计划管理活动中产生的，记述反映计经委的管理活动。可见，文件的知识内容固然同它归属有联系，但这不是最本质的联系，不能完全地反映和解释这种现象。在查找档案时，文书档案比较强调时间，人们往往按照时间和内容提出需求；而科技档案特别强调内容，人们往往提出查找某工程的档案要求，而不限时间。根据这样的查找规律，则要求文书档案按年代整理，科技档案按内容整理。目前我单位是综合档案室，把档案直接划分为党政工团档案、行政管理档案、基建档案、会计档案及照片档案等，这种方法是可行的，实际上也就明显地将文书档案和科技档案区分开了。
2 科技档案的收集内容
医院的科技档案是医院的固定资产建设，从档案利用者的角度看，科技档案成套文件的管理是有实际意义的，它的收集内容包括：项目申请报告及批复文件；可行性研究报告；可行性研究报告是根据行业的要求，对建设项目在技术、工程和经济上是否合理和可行，进行全面分析、论证，作多方案楷较，提出评价，为此次的建设项目的可靠性提供论证依据。计划任务书；它是编制设计文件的主要依据；建设项目的选址报告；资源调查报告；方案设计；初步设计；技术设计；施工图设计；工程各阶段设计中产生的各类计算书；征地文件；工程承包合同；施工图会审会议记录、纪要；施工组织设计；开工报告和许可文件；施工图预算；各种施工记录；更改设计通知单；工程照片、影片、录音、录像材料。工程质量事故处理记录和报告；施工技术阶段小结或总结；竣工图；工程决算交工验收文件。只有将以上所有文件资料收集全后，工程建设项目正常结束后，将取得结果的全套文件资料，进行分类、组卷、卷内文件排列、卷内文件编目、案卷排列、编制案卷目录、装盒、上架、收集整理归档的程序就完成了。
3 科技档案的保管和利用
近年来医院在科技兴院战略思想的指引下形成了大量的科技资料，因此科技档案的收集、整理工作就显得尤为重要，这就要求档案工作者加强学习，提高自身素质，严格按照国家有关科技档案工作的方针、政策、法规制定医院科技档案管理标准；要求档案工作者参与工程项目的有关技术活动，监督、检查各有关部门科技文件材料的形成和预立卷工作。各有关部门、工程项目负责人负责做好科技文件材料的形成、积累、整理、预立卷和归档工作。底图采用平放或卷放保管，严禁折叠，防止损坏；其他归档文件材料装入专用档案盒保管。科技档案的借用期间，由借用人妥善保管。负责安全保密；严禁在档案上填注、涂改；严禁抽取、拆散和私自复制、转借、外寄档案。归还档案时档案管理人员要对上述事项当面检查，发现有违反上述事项的，由档案室根据其情节轻重，提出罚款或行政处分意见，报主管院长批准执行。同时档案库房应采取有效措施，（包括适宜的温度、湿度、避光、防鼠、防潮等）防止所保管的档案资料损坏、变质。
关键词： 医院 科技档案 PDCA循环 管理 应用
中图分类号：R - 0 文献标识码：A
PDCA循环是由管理学家戴明提出的一项理论，其作为一种科学路径，在全面质量管理方面已得到广泛的应用，其能够将已既定的项目管理内容及目标，通过P（计划）、D（实施）、C（检查）、A（处理）四阶段循环控制，从而达成扩大系统功能、提高目标质量的效果。医院科技档案是组成医院综合档案的重要部分，主要指的是医院在建设及发展进程中从事的医疗科研等一系列活动及该活动所形成的具备储存意义的图表、声像、文字等，它包括各种载体和形式的历史记录。将PDCA循环法充分运用于医院科技档案管理过程中，可达到普遍提高科技管理效益和质量的目的。现就医院科技档案管理的现状和运用PDCA循环法提高医院科技档案的管理水平进行深入探讨。
一、PDCA循环的概述
PDCA循环法是由美国某管理学家所提出的一种标准化、程序化、科学化的最基本管理法，其又被称之为戴明循环，即通过Plan（计划）、Do （实施）、Check （检查）、Action（处理）四阶段管理路径，使工作的质量于持续循环中得以有效提高。上述四阶段并非运行一次即结束，而是一次次的循环进行，若部分问题在第一循环阶段未得以解决，则直接进入下一循环中，从而达成阶梯式的螺旋上升。PDCA循环可在任何一项合乎逻辑的工作中运用，且在绩效管理方面尤其适用[1]。
P阶段需首先制定活动计划，并确定目标和方针；D阶段为具体的运作以实现计划的内容；而C阶段需对实施计划的最终结果进行总结分析，辨别对与错，明确实施的效果，且发现存在的一系列问题是该阶段的关键；A阶段则为最重要的一个阶段，此阶段需总结检查出的结果并予以处理，即表现较佳的应继续保持并发扬，或将其制作为指导文件以日后遵守，而对于处理不当的地方，则应吸取教训并总结经验，以避免下次犯同样的错误；对于部分依旧未得以解决的问题，则应提交到下一次的循环中以待解决[2]。
二、PDCA循环在医院科技档案管理中的应用
医疗科技档案管理是医院科研管理及档案管理的重要工作，随着医疗技术的高速发展，在医院档案管理中所占的比重逐渐增加，其不仅能够提高医院医疗科研质量，而且能够促进医院相关技术水平逐步提高。PDCA循环在医院科技档案管理中的应用，具体分为计划阶段、实施阶段、检查阶段及处理阶段等方面。
（一）计划阶段（P）
医院的目的是通过对科技档案信息的充分利用，使其在医疗和科研中发挥出最大的作用，从而有效促进医疗水平及医疗质量的进步与提高。方法是制定规范的归档制度，把医院于科教活动过程中所形成的具备储存价值的数据、文字、软盘、图表、声像等相关历史记录，集中保存且综合应用[3]。例如：在科研课题中，应进行的归档记录主要包括：项目的评审建议书、项目申报书、计划任务书、经费的具体使用情况、实验记录、技术总结表、科技成果的鉴定证书、性能的检测报告及标准学术相关资料，其涉及的层面还可能包括合同书等。因此，在开始科研课题之前，应明确资料均需要归档，其中课题项目的评审意见书和项目申报书是保存复印件或是原件，关于项目经费的具体使用情况的单据如何保存等问题均需事先计划好[4]。
（二）实施阶段（D）
医院的科技档案管理应始终坚持科研项目管理的导向，实行统一集中管理每类档案，并于业务的建设基础上突出归类方案，在医院的科技档案管理中，应让每一位实施者明白其需要做什么以及如何去做，因此，制度学习显得十分重要。档案管理的相关部门应该先将独立科技档案的管理规则先打印好，并粘贴于较为醒目的位置，而其他各项科技档案管理的明细规则也应打印好并发放至各个相关科室，同时组织全院的行政人员及医护工作者进行学习，以增强医院整体科技档案管理的意识。
（三）检查阶段（C）
如何确保有力实施是医院在建立综合科技档案的管理规定后最为关键的一点，因此需加强并落实监管检查过程，且在医院日常的运作中加大对科技档案管理的控制，同时积极调动医院全体职员的主动性，并互相监督各自的行为[5]。例如：可以由各个科室的负责人和档案室的工作人员组成科技档案管理小组，也可每月定期调查科技档案管理的满意度及质量。现场控制每一项医院科技档案的管理制度，若发现存在偏差则应及时予以纠正，防止问题的进一步发展，从而有效避免不良后果的发生。各个科室的负责人也可安排专人负责并通过问卷调查的方式进行。对于制度运行中出现的问题予以认真分析，并找出不足及相关影响因素，针对性的提出整改建议并限制期限，且改正的意见需具体到人。
（四）处理阶段（D）
定期开展档案管理相关考核分析会是PDCA循环在医院科技档案管理中的一个重要阶段，在该阶段中，需针对所有的满意度及检查的结果予以认真分析、探讨及总结，并将考核的最终结果和针对提高质量提出的相应改进措施、成效以及对下一步的意见一并上报给院领导[6]。因此，院领导可根据汇报的结果提前制定好下一阶段的措施，其中包括建立标准、保留及改进等，从而形成自下而上，再自上而下的反馈系统，并为下一阶段质量水平的提高打好基础。这一阶段存在两项较为重要的任务，其一为纠正错误：针对较好的规章制度予以发扬，并把要求纳入至对应的制度中，使科技档案管理质量更加标准化；其二为把未解决的问题遗留至下一循环过程，以寻找出最佳解决方案。
结束语
为提高医院科技档案管理的质量水平，应将医院科技档案管理的各项内容充分纳入至院内的全面质量管理，并与PDCA循环法有机结合。将PDCA循环法合理导入至医院质量的管理工作中，不仅需加大对监控管理的力度，实施以各基层部门对内控制为基础和区控中心的宏观控制有机结合，而且需借助定期考核评分制度，让每一位医护人员参与到医院科技档案管理的质量考核，从上而下明确职责，各行其职并相互配合，形成监、控、管为一体的管理网络，为提高、平衡机发展医疗机构的医院科技档案管理质量发挥重要的作用。
参考文献
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科技档案有四个主要特点：①真实性：不仅真实记录和反映了医院的科技活动，而且能够真实地说明医院科技活动的历史过程；②实用性：以保证在人们需要时提供查阅和参考；③保密性：科技知识在一定时间和范围内拥有其知识产权的有价性；④专业性：要求从事科技档案管理的工作者具有较高的转业技术知识。
科技档案整理中存在的问题
制度不健全：科技文献材料产生于科技活动的整个过程，贯穿于每项科技活动的始终，任何一项科研活动的每一个工作程序都会产生反映和记录其过程或成果的科技文献材料，经过收集、积累和整理，到该项科技活动结束，全部科技文献应齐全无缺，经过审查后及时整理归档。但由于制度不健全，在某些科研活动中所产生的许多宝贵资料从项目计划、项目报告、原始记录、实验数据等等缺乏跟踪性纪实的材料积累，也没有监督措施，使档案形成不齐全、不完善、不准确，加之医院人才的流动性频繁，这些成果往往会被带走，大量的资料被浪费，对医院的医疗技术创新和研究工作造成一定损失。
档案意识淡薄：部分医务人员缺乏档案意识，不愿将科技文献材料归档。科技文献材料的形成记载着医务科技人员的劳动成果，有一定的价值和使用价值，立卷归档后有利于开发和利用，但是仍有部分科技人员思想保守，认为留在自己手里用起来方便，而且比较安全，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。致使绝大多数科技文献材料在现实工作中外流，甚至丢失、损坏，结果影响档案整理收集。
缺乏科技资料信息资源整体性：科技档案是医院重要的信息资源，由于医学模式的转变，医院管理已经由单纯的经验管理向科学化、规范化管理迈进，而忽视科技档案搜集管理则会失去档案工作的完整性，医院信息资源缺乏整合性，跟不上新时期发展的需要，不利于科学管理。
零散文献材料的收集机制不完善：收集效率不高，对零散科技文献材料的收集工作不完善，责任不清，相互推诿现象时有发生，部分零散材料遗失，给以后整理利用形成一定难度。不能及时归档。
立卷机制不灵活：有价值的文献得不到足够的重视和统一收集，造成档案收集效率不高。只重视医院文书档案立卷管理，不强调业务部门主动归档，失去了科技档案的完整性，如有些业务科室在某项科研完成后，未经科技档案管理部门处理，就向上级部门呈报，不留底稿不存档，造成归档的文献中只有审批材料。
没有专职档案管理人员：由于科技档案分散管理，大多是兼职档案员，人员配备随意，流动性大，他们缺乏档案管理专业知识，对科技档案的收集程序概念含糊不清，影响档案管理水平，思想观念和管理水平跟不上时代的发展，缺乏创新的活力。加之其他日常事务繁忙，根本没时间整理档案，所以很难使档案整理工作以出色的工作效果使科技人员信任和理解，同时科技人员很难体会到档案收集归档给他们带来的方便和效益。
改善医院科技档案管理的对策
建立完整有效的监管制度：每一项科技活动从提出任务到最终完成任务，尽管经历着不同的阶段，有许多专业工序，但各阶段、各工序之间都是相互联系，一环紧扣一环，缺一不可的。并构成一个有机联系的统一体。科技活动的这种规律性和严密性，决定了反映和记录这一项科技活动的科技文献材料，是一个独立的有机整体，具有成套性，否则就不能真实地客观地反映一项科技活动的完整面貌。因此，从制度上明确规定科技档案的归档范围和要求，建立符合实际情况的档案管理制度，并加以完善实现动态管理和考核，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保医疗科技档案材料整理的完整性，为医院科技活动服务。
把医院科技文献材料的形成、积累和归档纳入各项管理和制度中：一是纳入科技工作程序中。例如：某项科研活动，要按照科研的工作程序，明确规定科研准备阶段、研制阶段、鉴定验收阶段、上报奖励阶段以及推广应用阶段各自应形成和积累哪些科技文献材料。二是纳入科技工作计划管理中。每项科研工作在计划阶段都要相应地把有关科技文献材料的形成、积累列入计划之中，同科研任务同时下达，同时验收。三是纳入有关人员的责任制中。以强化有关人员的责任感。
发挥各业务部门的协同作用：档案工作人员应该走出去，和各业务部门相结合，了解和掌握科技活动的计划、程序和进展，协助和指导他们搞好科技文献材料的形成、积累、整理和归档工作。在对每一项科技活动成果进行鉴定验收时，档案人员也应参加验收帮助把关，这样对保证科技文献材料完整、准确、系统的归档保存以及归档后的进一步整理和有效利用都有重要意义。
强化对零散科技文献材料的收集工作：为使零散科技文献能完整及时地归档，制定了零散文献收集归档的制度，使零散的科技文献材料真正起到凭证和查考的作用。因此，不论是归档前的形成积累和整理，还是归档后的整理编目，都要按照科技活动本身的内在联系和固有的秩序，来决定科技文献材料的取舍、分类和排列。既不能把属于同一整体的档案分散打乱，也不能把一堆互无关联的档案任意拼凑在一起。
关键词：医学科研档案；归档管理工作；现状；应对策略
1 医学科研档案的定义
医学科研档案管理是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，所以，必须将其纳入科研计划、管理制度和有关人员的工作中，并与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。同时，在工作过程中，必须实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出归档要求同步，检查计划进度与检查科研文件档案材料同步，验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步，上报等级、评审科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。这样做的最终目的是确保医学科研档案的完整性、准确性、系统性和安全性，以便于开发利用，从而实现医学科研档案工作从经验管理向科学管理转变，为医院工作和社会发展服务。
2 医学科研档案归档管理工作现状
2.1 科研材料收集不全面
医学科研档案的内容本应十分丰富，但是，如果医学科研档案的管理工作没有完整的管理体系和完整的资料，将会直接影响科研档案管理工作的有效开展，同时，也会降低医学科技档案的完整性和准确性。医院前期大多科研档案仅保存了最终的申报、审批材料，一些重要的科研项目形成的科技材料未归档，只是在科研人员个人或课题组内部保存和管理，给科研档案的整理、归档和医学科研档案的日常管理工作造成了一定的困扰。
2.2 科研档案管理制度不完善
由于医学科学研究的时间跨度大――少则数月，多则数年才能完成，导致哪些资料应该归档，什么时间收集整理，各种补救措施的施等问题未能及时形成统一的制度规定。管理制度不健全，缺乏有效的制约手段是导致医学科研档案完整、全面归档的执行和落实力度不足的主要原因。
2.3 科研工作人员缺乏归档意识
医院科研人员往往只重视科研活动的过程和科技成果的鉴定与报奖，对科研档案的重要性认识不足，对其管理技术也不精通。这直接为科研档案管理工作增添了难度，根本无法保证归档质量。虽然医院成立了综合档案室，但是，科研档案管理人员都是以兼职人员的身份来管理资料，在时间和精力上得不到保障，同时，科研人员和兼职档案管理人员都缺少必要的档案知识。
2.4 科研档案有效利用与开发不够
鉴于医院建院时间较长，受医疗用房场地的限制，各门类档案无法集中统一管理，所以，只能分室管理，保管方式不达标。在迎接等级医院评审前，医学科研档案没有完全使用专用的统一档案柜和规格统一的档案盒来盛装保管科研资料，而且对书面材料、磁带、光盘等资料缺乏科学的分类、编排，导致科研档案的保管质量下降，损害程度加大，保管期限缩短。另外，医学科研档案的专业性和成套性又导致科研档案的归档质量欠佳，医院对档案的利用和开发力度不够，也未将科研档案与科技生产活动联系起来。
3 加强医学科研档案管理的策略
3.1 实行了科研课题全过程管理
为了保证医院科研资料的完整性和科研档案的真实性，应采取科研课题研究全过程的档案管理方式。
3.1.1 立项指导
因为临床科研人员不熟悉档案收集程序，所以，在科研立项时，由医院综合档案室专职档案员协同科教科的一名兼职档案员，根据科研设计内容，将科研项目的归档内容和要求书面告知项目负责人，并对其进行指导，同时，兼职档案员具体负责该项目所形成的各种文件材料的收集工作。
3.1.2 中期检查
在科研项目开展的过程中，要求科教科的兼职档案员及时了解和掌握科研项目的进展，检查项目每一阶段应形成的原始材料，发现问题及时纠正，以确保研究活动中原始材料的真实性和准确性。
3.1.3 参与验收
在科研课题结题验收前，要求项目负责人将该项目的全部文件材料送科教科审核，兼职档案员要认真检查原始资料、实验记载形成和管理情况、验收研究材料的形成质量。
3.1.4 审核鉴定
医院综合档案室档案员要全程跟踪研究项目，确保材料的完整性，保证科研档案的质量。科研项目结题后，科教科的兼职档案员将档案移交到医院综合档案室，由医院综合档案室专职档案员按照科研档案的归档要求审核鉴定项目的档案材料，并将它们集中归档到医院综合档案室。当各项目组课题申请上级验收、鉴定、申报科研成果时，都可以按照规定程序向医院综合档案室借阅。
3.2 建立健全医学科研档案管理制度
依据《档案法》和国家相关管理条例，结合医院的实际情况和具体要求，制定了包括《医学科研档案接收保管制度》《科研档案整理制度》《科研档案借阅制度》等在内的一系列可行的科研档案管理规章制度，并明确科研档案资料管理的责任和义务，明确了各科室在档案管理中扮演的角色，明确规定了科研人员和科研档案管理人员在档案移交、接收、管理和利用等工作中的任务，使归档和立卷有标准、借阅有规定、管理有制度，确保医学科研档案各项基础工作落到实处。
3.3 全面提高科研人员的归档意识
3.3.1 加大宣传力度，强化认知
利用医院局域网、OA 办公系统和短信平台贯彻落实《档案法》的相关内容，使广大医务人员真正认识到科研档案是医院资源而并非个人的私有财产。积累和形成医学科研档案的过程对医学事业的发展有极为重要，它是取得科研成果的重要基础，在医疗工作中占有非常重要的位置。因此，应当正确认识档案与医疗工作的关系，将医学科研档案的形成过程当作医疗工作的一个重要组成部分，自觉提高对科研档案的认识，主动搜集和移交科研档案，使之真正起到真实记录医学科研工作全过程的作用。
3.3.2 加强档案业务知识的培训
组织医学专业技术人员参加档案业务方面的培训，让他们学习更多这方面的知识，让科研管理人员和科研人员掌握医学科研档案的基本知识以及医学科研档案保存、收集、归档和移交的基本方法。同时，聘请档案专业管理技术人员指导科研人员完成科研课题、成果归档工作，并制作相关课件为他们进行业务指导，结合课题、成果实例向科研人员详细讲解医学科研档案的存档方法和要求，从而增强他们的科研归档意识，提高归档材料的质量。
3.4 提高医学科研档案的利用和转化价值
运用行政手段和方法集中统一管理档案是建立科学的档案管理体系，实现档案工作标准化的基础。针对医院档案保管基础设施比较差的问题，医院加大了对档案工作硬件、软件设备的投入力度，重点改善了现有科研档案的管理条件，配备了收藏音像图片资料、电子数字资料的设备，保证档案资料的存放符合保管要求――分门别类，整齐规范，保证室内空气、温度、湿度要求，做到防火、防潮、防盗、防虫等，进而为利用者方便、快捷地查找档案资料创造了条件。
4 结束语
综上所述，医学科研档案是科研管理工作的重要组成部分，是对医学研究和医疗实践的真实记录，是医学科技知识的载体，它具有专业性强、成套性强、连续性强和综合性强等特点。
参考文献
[1]白琳茹.浅议加强医院科研档案规范化管理[J].继续医学教育，2011（06）.
关键词： 医院 基建档案 科学管理
Abstract： Hospital infrastructure construction archives are original records showing the history and current situation of hospital infrastructure construction. It is the important constituent part of hospital works how to plan, construct and manage. Therefore, the hospital should strengthen the formation and supervision of infrastructure construction archives, and pay attention to scientific management, legel formation of infrastructure construction archives, positive making innovations and rigorous rules.
Keywords： Hospital Infrastructure construction archives Scientific management
医院基建档案是医院基本建设发展和科学管理工作的真实记录，是整个医院档案的重要组成部分，它包括医院基本建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的，应当归档保存的文件材料。它不仅是记录历史的真实写照，也是涉及各方权益的凭证和依据。所以，对医院基建档案必须依照 《档案法》中的要求，进行科学管理。
一、医院基建档案的内容及特点
（一）基建档案的内容
从内容上划分为基建文件材料、施工文件材料和竣工文件材料三部分。基建文件材料是医院（建设单位）形成的有关建筑申请规划、征地、竣工总结等文件材料；施工文件材料是施工单位形成的施工许可证和有关地基、基础原材料的各种记录及竣工验收的有关材料；竣工图纸材料主要包括建筑、结构、设备、电气等专业的设计说明书和竣工图纸。
（二） 基建档案的主要特点
1.专业性
集中表现在基建档案的形成领域和内容性质都具有鲜明的专业性特点。
2.成套性
基建工程是以一个独立的工程项目为对象进行的，规律性地形成了一系列相关的科技文件。
3.现实性
指它具有较强的现实使用性。其他文件材料归档后，基本上完成了现行功能，多半是用来历史查考，而基建档案则不同，它不仅没有退出现行使用过程，而是在较长时间内发挥现行效用。
4.周期长
一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段，在此过程中形成的科技材料要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位等许多部门，一般要经过几年时间。
二、医院基建档案的科学管理措施
（一）遵循规律, 依法制档
按基建程序控制好基建档案的每一个环节，从工程建设项目的提出、调研、可行性研究、评价、决策到计划的审批，基建部门的档案工作人员都应及时地建档立案，注意档案资料的积累，以保证资料的质量。因为工程建设周期长，收集资料多，且涉及面广、事后难以核实，因此，基建档案资料收集必须与工程建设同步进行。
档案管理人员对工程项目的各个细节、各个环节应进行跟踪收集，要对工程项目的流程非常熟悉，对工程进展情况心中有数，对各种资料进行核实，对不符合规范的要及时更正、完善和补充，保证文件材料的可靠性、完整性和准确性[1]。工程竣工后，所归档的基建技术资料一定要完整、齐全。从项目的建议书、立项报告、可行性研究、方案阶段的文件等前期一系列事宜，到工程的整个设计、施工、竣工验收等所有技术、管理资料都要一一收集齐全。
（二）科学地立卷归档
建立电子信息平台，资源共享。随着计算机的普及应用，基建档案管理在新形势下也应加大硬件投入，引进现代化管理技术。我们可以将三级目录全部录入计算机，能极大地方便档案的整理、检索等多项工作，提高工作效率。还可以要求设计单位在交付施工档案的同时，提供电子化档案，这可以为数据录入节省大量的时间和精力。同时可以将保存价值较高的文件资料通过扫描转化为电子化档案，方便以后直接利用，实现资源共享。基建档案的组卷要遵循文件产生的自然规律，保持卷内各种文件之间的有机联系。一般情况下，建设项目按单项工程组卷，按先文字后档案的顺序组卷。为了方便管理和查阅，通常要制定三级目录：总目录、分级目录及卷内目录。总目录里要按照档案分类标明总顺序号、工程名称及存放的柜号。分级目录里要标明每一卷的档案号及卷名。卷内目录里要列清本卷里所有文件资料的名称，并做好重要信息的摘要。这样在查阅档案时，就能一目了然,快速准确地找到所需的文件资料。
（三） 推进基建档案管理工作的数字化
先进的档案管理条件是提高档案利用率的基础，它具有操作简便、查询搜索快捷、统计功能强大和存贮安全等优点，能提高工作效率和质量。作为医学科研等机构，应该率先实现档案管理的现代化，采用先进技术，充分利用计算机网络平台，切实把综合档案室建成医院的文件、文献资料信息利用中心，把档案管理从传统的“手工劳动”中解放出来，使广大利用者足不出户就能享受到方便、快捷的服务[2]。
作为医院档案中的重要组成部分，医院基建档案的管理也应顺应时代的需求，向信息化、数字化管理快步迈进。
确定扫描图像文件格式。基建档案经过扫描实现数字化转换，能够保留完整的档案信息和具有较强的适用性，这是确定文件格式的原则。具体可采用目前使用最广泛的GIF图像文件格式。
确定档案扫描层次和顺序。基建档案扫描时，以建筑物为单位设立案卷号；同一建筑物的不同案卷建文件夹；同一案卷内的每张档案，作为文件夹内的一份文件，是可以实现检索的最小单元。
为保证实现准确检索，档案扫描的顺序应与卷内文件排列顺序完全一致。确定档案扫描方向。基建档案形成格式不一，有横向和纵向，提供档案原件利用时,可视情况随时转换方向，但在网络传输中如此则显得杂乱无序。为此应明确规定以档案标题方向为正向进行档案的扫描。扫描工作结束后，应在刻录光盘前对扫描形成的数字化图形文本文件进行检查，保证最终的刻录光盘无病毒、无自生文件等“杂质”。最终刻录光盘一式多套，作为档案部门日常使用及留存备查等[2]。对一些形成年代久远、破损严重的基建档案，在扫描的同时应对原图进行复制，复制件与原图一同保存，从而在客观上对这部分档案采取了抢救和保护措施。
（四）提高法制意识，建立健全档案管理体制
领导重视、支持是提高基建档案工作的关键。把基建档案的形成、积累、整理、立卷归档工作纳入基建规划。计划、管理制度中，在基建工程的目标中提出对档案材料的要求，并将其纳入基建人员职责范围之中，实行集中统一的管理,做到专人负责管理，相关科室都要设专职或兼职档案管理人员，形成网络，责任到人，不断加大依法治档力度，保证基建档案工作的高质量[3]。
（五）严格执行制度，跟踪管理，确保资料齐全
建立标准化的基建档案管理制度是由其复杂性决定的，这也是基建档案现代化管理的基础[4]。为此，要使各项档案管理工作环节都按一定的标准来进行。
三、结束语
医院基本建设档案是医院进行整体规划和管理的重要组成部分，是保证医院正常运转和日后改建、扩建工作的重要凭证和依据[3]。如果忽视了基建项目档案形成的各个环节，势必影响基本建设档案的成套性和完整性。
总而言之，基建档案是医院的宝贵财富，是医院基本建设的历史记录，它反映医院基础设施的整体水平。基建档案工作是一项管理性极强的工作，其现代化管理水平的高低与医院的现代化程度密切相关。所以，我们应从档案事业的发展趋势来看待医院基建档案管理的重要性，进一步做好医院基建档案的现代化管理工作，以适应形势的发展，满足医院的整体需要。
参考文献
[1]刘丽梅.高校基建档案的收集管理和开发利用工作[J].中国科教创新导刊 ,2008，14：211
[2]樊立新.基建档案电子文档一体化初探[J].科技致富向导，2009，7：107
