时间：2022-07-15 03:25:03
引言：易发表网凭借丰富的文秘实践，为您精心挑选了九篇档案整理工作方案范例。如需获取更多原创内容，可随时联系我们的客服老师。
1、公务接待工作
实行“先申报后安排”的原则，申请人须及时向负责公务接待安排工作人员申报备案，如因特殊原因没有申报的应在1日内补报，否则视为个人行为；参与公务接待人员须在餐后现场签单，如因特殊原因没有签单的应在1日内补签；各接待餐馆每月初将承担政府接待情况报镇财务室，定期予以汇总；公务用酒由镇财务室统一采购和发放，做到台帐清楚。鼓励和提倡年轻干部多参加接待服务工作，党政办统一安排。
2、公务用车工作
镇政府小车主要确保工作用车；实行“节约从紧”、“打捆安排”、“特事特办”公务用车原则，3人以下工作人员下乡、出差提倡搭乘公共交通工具，3人及3人以上工作人员下乡、出差可统一安排车辆；租请车辆须向负责公务用车安排人员申报，否则视为个人行为；各租请车主每月初将承担公务用车情况报镇财务室，定期汇总。
3、办公室卫生及规范管理工作
按照“谁使用、谁负责”的原则执行，各办公室办公设备登记造册，不得随意搬移或外借；全体机关干部做到办公室整洁、人走灯熄电停门锁，防火防盗防雷击；机关办公楼公共卫生责任区指定专人定期清扫。
4、财务管理工作
财物报销分级制，5000元以上由书记、镇长先审后，再送分管机关班子成员签报；5000-500元由镇长先审后，再送分管机关班子成员签报；500元以下由分管机关班子成员签报。机关办公物品均实行“先申报后采购”，由财务室统一办理。
5、食堂管理工作
提倡食堂餐饮多样化、可口性，每半个月由分管机关班子成员牵头召开食堂工作人员会议，总结近期运营情况，提出改进建议；中、晚餐实行报告定饭制，中餐于上午10点半前定，晚餐于下午4点半前定。
6、机关纪律监督
每月初党政办统一分组发放个人《工作考勤表》，各工作组确定一名联络员，汇总每月情况后报指定人员收集；重点做好每月3号例会和需全体机关干部参加的综合性会议考核工作，每次开会前清点人数，会后通报到会情况，并将参会情况与年终考核奖惩挂钩；会议室实行使用申报制，综合型会议要求各工作组参与筹备和服务，会前召开筹备会，做到公工明确、会场服务有条不紊。
关键词:未开放档案 档案利用 法规制度建设
案情简介
2009年11月某日，某律师事务所一律师持律师执业证、原告人的授权委托书及某法院的受理案件通知书来到某档案馆，要求查阅其的经济纠纷案件中的被告当事人的婚姻登记档案。因涉及第三人隐私，未提供该法院开具的有明确调查内容的协助调查函或调查令，接待人员拒绝了其查档要求。该律师对相关解释不认同，坚持认为受理案件通知书就是《婚姻登记档案管理办法》第十五条第四项规定的律师及其他诉讼人在诉讼过程中，持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案中所称的“证明材料”。次日，遂向区政府法制办提起行政复议，后由于其他原因该申请人以“民事诉讼案情发展需要为由”主动撤回申请，该案件因此而终止，是北京市首个提起档案行政复议的案件。
点评分析
该档案馆认为，该案件中档案馆未允许申请人查阅未开放档案依据充分。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)第八条规定，地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《实施办法》)第二十二条第四款、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》(以下简称《北京市实施〈档案法〉办法》)第二十七条第一款规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。该案件中，申请人要求查阅其所的经济纠纷案件中对方当事人与第三方的婚姻登记档案，涉及公民个人隐私，依据《实施办法》第二十条第一款第二项和《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》第七条第十六项的规定，形成未满30年(便形成满30年)，因涉及个人隐私，属于未开放档案。依据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十七条第二项中，涉及个人隐私的材料，当事人及其诉讼人可以申请人民法院调查收集证据的规定，以及《婚姻登记档案管理办法》第十五条第四项的规定，档案馆只向持单位介绍信的人民法院工作人员，或持法院的协助调查函、调查令的委托人、诉讼人提供所要查阅的婚姻登记档案信息。因此，档案馆未允许申请人查阅婚姻登记档案依据充分。
该区政府法制办在该行政复议案件立案过程中认为:接待人员在办理查阅未开放档案的利用过程中，应留取或复印相关证件、证明等证据材料;对法规规章条款内涵不清楚的，不应以本机关的理解做出规定，应提请制发机关做出书面解释，在执行时依据更为充分。该档案馆已经就律师争议的“证明材料”的内涵，提请《婚姻登记档案管理办法》的制发机关民政部做出解释。
案件启示与对策
该行政复议案件对档案部门今后如何依法行政、依法利用档案具有导向和警示作用。通过办理该案件，笔者认为应该用依法行政的要求来审视区县级档案馆未开放档案的利用工作。2006年以来，北京市各级档案行政管理部门以法律为履行职责的依据，梳理、确认和公示了行政执法职权，在其他档案行政执法职权中确定了“利用档案馆未开放档案”的审批类项目。同时，“档案馆未开放档案的利用服务”作为档案馆服务项目，以受理、审查、审定、告知等为办理程序，同时公布。但档案馆在实际提供利用中，对利用未开放档案的，仅要求利用者填写查档登记表，询问要查阅的档案内容;对涉及个人隐私档案的，只要身份证件、证明材料符合要求的就准予查阅。对不符合要求的，口头答复予以拒绝，未按照程序办理。当今，我国处于黄金发展期，各种矛盾日益凸显，利益格局日趋多元化，弱势群体的利益诉求量大面广。①档案馆馆藏档案在为弱势群体解决落实政策、经济纠纷、维护权益、遗产继承等关系切身利益的问题中发挥着重要作用。面对来档案馆查档人员因档案当事人身体原因、外出(出境)、故亡等原因委托他人代查、继承人查阅的情况越来越多;面对查档人员收入水平、受教育程度不同、人员素质差异大等情况，如何进一步提高档案利用服务水平还不完全适应;随着法治建设的不断深入，依法行政的要求不断提高，制订和执行便民、高效的档案利用规章制度还相对滞后;未开放档案、特别是专门档案利用的某些条款规定原则性多、不详细，有的单位要求出具档案证明的内容多样，法院等单位开具的介绍信、证明格式内容不一。具体利用过程中对相关条款内涵理解不一、相关解释又不及时，导致执行不一等等。为确保档案部门依法行政、依法利用档案，正确作出未开放档案利用的审查批准决定，不致成为行政复议或行政诉讼的“输家”，提出如下对策:
对策一:依法区分档案行政审批职能
近几年，北京市各区县档案馆利用人次逐年攀升，有的档案馆年接待利用者近万人次，其中90%以上是公众个人且几乎都是利用未开放档案。如果全部履行审批手续，工作繁琐且不利于利用。档案行政管理机关应该对 “利用档案馆未开放档案”审批项目、档案馆服务项目“档案馆未开放档案的利用服务”中的未开放档案的内容以及利用者身份条件等加以区分，确定哪些实行行政审批固定程序审查同意准予利用;哪些由档案馆实行简易程序，对符合条件的准予利用。如可考虑对公众查阅涉及证明本人学籍学历、工龄、婚姻状况、财产(和本人继承财产)等类未开放档案的利用，实行简化利用程序:填写相关登记表格，接待人员审核，科长(或带班人)批准。而对档案当事人身份为外籍华人的、且查阅利用又涉及个人财产的;查阅《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》第七条规定的控制使用范围以外的特定范围的未开放档案信息的，严格履行申请受理、审查、合法性审查、审核、审定和告知的审批程序。上述程序可以在经办和审批环节的分工上加以区分。如利用接待部门接待人员经办，科长(在人员编制许可的情况下由法规部门)审核，主管领导批准。建立网上和实体的“办事指南、表格下载、填表说明、示范文本”使利用者一目了然，对低学历、年龄大、残障人员等实行“全程”、“一站式”服务，方便利用者。
对策二:加强利用环节法规制度建设
依法开展档案利用工作，其结果是要靠过程来保证的。应当由国家或省市档案行政管理部门制订利用者身份审查工作规则、出具档案证明规则、无档证明办理规则，作为法规规章或行业规则予以贯彻执行。由档案馆或同级档案行政管理机关制订查阅未开放档案的规定、查档接待人员行为规范、应对查档利用突况应急预案等。将上述制度的制订依据、办理程序和结果对外公布。上述法规制度都应与上位法的规定一致，条款细致，内容详尽，操作性强，确保档案利用始终依法规范运行。具体如下:
1.利用者身份审查工作规则。参照中国公证协会制订《审查自然人身份的指导意见》的做法，制订档案行业《利用者身份审查规则》②。规定利用者提交的证件种类，证件必须是有接待人员可视读的照片、且由户籍管理公安机关或全国性行业核发的居民身份证、工作证、护照、律师证等;建立审查证件的程序，核查利用者提交的身份证件是否真实、有效，与其提交的身份证件是否同一;建立审查证件的工作记录，如接谈笔录，复印或留存的相关证据材料等;无法提交居民身份证时的替代证件种类，如派出所证明、户籍簿，证明格式;委托他人代查代办的委托书规定格式、内容，是否需要留存原件等，特殊情况下的救济措施等。
2.出具档案证明规则。《实施办法》第二十一条和《北京市实施〈档案法〉办法》第二十七条都规定，档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。某档案馆就曾有过一单位在司法诉讼过程中提出要档案馆在其提交法院的材料上盖档案馆证明专用章当证据的荒唐事，后被拒绝。这就要求对档案证明作出行业规范，避免证明被滥用。要规定对涉及工龄、婚姻、房产、学历学籍等身份的各类证明的格式，证明经办人、批准人等人员的权限;证明结果登记内容和方法;档案复制件上应标注的内容:如档号、使用范围，出具证明的时间，档案证明专用章加盖位置，页数，效力等等。
3.无档证明办理规则。近几年来，有关部门在办理婚姻、工龄确认等身份证明事项过程中，要求档案馆为无档者出具婚姻档案无档证明、或某人已查某某类档案证明的情况不断增多。档案行政管理部门应该制定档案行业无档证明的办理规则，就哪类档案经档案保管单位查找后确无档案内容记载的，可以出具无档案的证明，并对该证明的格式、效力等做出规定。
4.利用未开放档案的规定。制定档案馆利用未开放档案的规定，可结合馆藏档案内容的实际情况由档案馆制订。应包括如下内容:未开放档案的定义、档案所属内容，利用者适应对象、档案的范围，查阅利用档案所持证件的种类，查阅特定档案的批准人和批准权限，对被委托人的证明要求，准许查阅内容，摘抄、复印等复制的批准与对外公布的限制，外借对象与范围;对专业专门档案的利用规定;对婚姻、房地产、会计、工商登记、人口普查等档案的管理规定，如《会计档案管理办法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《婚姻登记档案管理办法》等专业档案法规，档案行政管理部门要及时搜集执行中遇到的规定不细致、理解执行易产生歧义等有关问题，及时协调有关部门加以解释，以便于档案利用部门操作。
5.查档接待人员行为规范。档案利用接待是一项实践性、操作性很强的工作。曾有一利用者与律师携录音笔前来档案馆查阅档案，接待过程中接待人员噤若寒蝉，不敢多说一句话，生怕会给单位带来不良后果。接待利用人员仅靠政治素质高、业务熟练、熟悉馆藏，已经远远不能适应未开放档案利用接待工作要求。应制定查档接待人员行为规范，对文明用语、服务忌语做出规定。制订接待回答用语规范，并根据情况变化及时补充修订，提高接待人员应答技巧;接待人员必须具备合理的能力结构，包括语言表达能力、公众交往能力、随机应变能力、适宜的心理素质。档案馆宜挑选开放型、稳重型、兴奋型性格的人员从事接待工作。
6.应对查档利用突况应急预案。近几年，醉酒查档闹事后拨打110报警者有之、因不合查档要求被拒绝后吵闹者有之，为避免不良后果的发生，制订应对查档利用过程中突发事件的处置预案，应引起我们的高度重视。要就应急处置流程、应急工作原则、危险性分析、组织机构及职责、指挥机构及职责、现场处置、培训与演练、应急抢救组织纪律和奖惩、事后的总结与评估等内容做出规定。
对策三:梳理特殊档案查阅限制规定
《档案法》第二十一条规定，向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆应当维护他们的合法权益。据此，档案馆在办理单位和个人移交、捐赠、寄存档案时，应要求其出具书面限制利用意见，形成《档案馆移交、捐赠、寄存档案单位和个人限制利用意见汇集》，并将上述意见汇集在利用场所公示，供利用接待人员掌握，利用者周知，切实维护档案移交、捐赠、寄存单位和个人的合法权益。
对策四:强化查档身份审查追溯管理
档案馆在办理档案证明时，它不仅涉及利用者人身财产权益的保护，也关系到利用者身份审查过错责任的认定问题，更面临对身份确认有误可能引发的诉讼，以及相关的财产经济损失赔偿等风险，且风险系数越来越大。在科技水平日新月异，造假花样翻新、真假难辨的情况下，肉眼识别、“表面审查”已经过时。③在档案接待利用的实践中，应通过制度设计、科技手段保障等措施，提高利用接待人员对利用者身份的识假能力，为社会公众提供更加规范的服务。一是定期对接待人员进行身份识别培训。对档案利用接待人员就居民身份证、护照等证件的特点，机读视读防伪标识的内容、方法等进行定期培训，提高接待人员核查居民身份证和护照等证件的方法和技能。二是采取技术手段进行身份识别。如协调有关部门采取安装识别身份证专业仪器，登陆相关网站核实国家有关部门颁发的律师、记者等人员证件，提高识别身份准确性。三是建立利用者查档追溯档案。目前银行、通讯等单位在办理有关业务时，要求客户提供身份证件原件并留存复印件，已经十分常见。档案馆在利用过程中应在审查身份证件的基础上，留存复印件，与利用登记档案一起归档短期保存，以作为审查证据。应要求当事人在复印件上签注“本身份证件仅限于×年×月×日查档之用”，防止复印件被别有用心之人滥用，引出新的麻烦。只要档案馆依法定程序，采取合理的方式、审慎地履行审查义务且无过失，才有可能在诉讼中免除或减轻档案馆的相应责任。
注释:
①蔡达峰常委代表民进中央:“矛盾凸显期”呼唤通畅的诉求渠道.中国政协，2009(6):13.
关键词：积存零散文件；收集整理；做法
中图分类号：G271
文件材料的整理是按照科学的方法和规则进行的，是一项专业技术性的工作。对归档的文件材料进行科学的整理是档案室的主要任务之一。通过收集工作集中到档案馆韵档案，只有经过科学整理，使零散的文件资料实现条理、秩序，并将其中的关键成分通过整理凸现出来，才能有效地提供利用。因此，文件材料归档整理工作是档案业务的中心环节。此项工作比较复杂，是一项较为艰巨的任务，怎样才能系统的整理这些文件让它们的价值得到充分发挥呢？下面谈谈它的做法与体会。
1、做好积存零散文件的整理准备工作
1.1制定高效可行的整理工作方案
为了使积存零散文件的整理工作能够顺利地进行，在整理以前，应先了解档案的情况，订出一个整理工作方案。此工作方案包括以下内容：立档单位的历史沿革和档案状况，整理的要求和具体方法，工作程序劳动组织，以及各次工作完成时间。根据所要整理的档案状况、数量以及参加整理的人数的不同，整理工作方案可详可简。整理工作方案一般以全宗为单位编订。整理互有联系的或同类型的若干全宗时，也可以合编一个整理工作方案。
1.2立档单位的历史沿革
积存零散文件的整理，一般是从研究立档单位的历史沿革和档案状况开始的。只有熟悉了立档单位及其档案的历史和现状，才能深刻地了解和掌握被整理档案的各种特点，才能正确地解决整理工作中一系列的实际问题。对立档单位历史沿革和档案状况研究的结果，应写成书面材料，通常称为“立档单位和全宗历史考证”，作为整理工作方案的一部分，或作为单行材料。立档单位和全宗历史考证，对档案的整理和日常管理有多方面的作用。它是制订可行性整理工作方案和科学地组织档案整理工作的依据，如对该全宗及其各个部分档案的整理要求如何确定，采取何种方法等等，均应在研究全宗材料实际情况的基础上确定。较为详细的历史考证，不仅是档案整理的整个过程中一种必要的参考材料，它对判定文件所属全宗，考证文件日期和所属组织机构等等，都有辅助作用，而且对日后进行档案价值的鉴定工作、编制检索工具和利用档案，也有一定的参考作用。质量较高的历史考证，实际上是一种颇有实用价值的工具书。
1.3 立档单位的档案状况
立档单位和全宗历史考证，一般由立档单位沿革和全宗状况两部分构成。立档单位的主要内容如下：（1）立档单位成立的时间和原因，机关名称的变化，撤销的时间和原因，机关的名称；（2）立档单位的性质、任务和职权范围，它在社会中的地位，它与其他相关组织的关系；（3）立档单位活动的情况，如活动地点、范围等；（4）立档单位内部组织机构的设置及其职能，机构的变化，立档单位及其各组织机构负责人姓名；（5）立档单位文书工作制度及其变化情况，文件处理中使用的各种印章戳记及其作用。另外，全宗状况，即档案情况部分，一般包括以下内容：（1）全宗档案内容与成分的概况；（2）全宗的历史：档案入馆（室）前的保管处所和保管情况，档案馆（室）接收档案的时间等，入馆（室）后档案管理的情况（如是否经过整理，是否受过损失和经过销毁，及其它情况）；（3）档案现状，如整理、鉴定的质量等；（4）档案被利用的情况。总之，立档单位和全宗历史考证，通常在开始整理全宗之前写出初稿，在档案整理过程中边使用边补充修改，全宗整理结束时最后修订定稿，存入“全宗卷”内。
2、积存零散文件的整理程序
整理积存文件特别是零散文件，在研究立档单位及其档案情况的基础上制订整理工作方案时，必须科学地安排整理工作程序，它对于提高工效和整理质量具有直接意义。整理积存零散文件的工作程序大致如下：（1）区分全宗；（2）全宗内档案的分类（分类中补充区分全宗）；（3）初步立卷（立卷中补充分类），拟写标题草稿；（4）案卷的初步排列；（5）调整案卷，修改标题，系列排列案卷内的文件，确定案卷的起止日期；（6）案卷的加工整理：案卷内文件编号，填写卷内文件目录和卷末备考表，卷内文件技术修整，填写案卷封面，案卷装封等；（7）确定各类内案卷的排列顺序和案卷编号；（8）编制案卷目录。以上这些序列步骤，只是全面系统地整理零散文件的一般程序。在实际工作中，应根据不同情况，因档案的状况和整理的具体要求而采取相应的程序安排。从上述步骤的全过程可以看出如下特点：零散文件整理程序，是在档案整理工作基本程序的基础上，有规律地交错结合而组成的；零散文件的整理程序及其实际运用较为复杂，但如运筹得当，却又可能摆脱材料由文书部门经档案室到档案馆这种常规流程所造成的限制，而把整理工作程序组织得更为科学。
3、积存零散文件的整理措施
最近几年以来，我公司在档案管理的过程中存在很多问题，尤其是积存文件和零散文件的管理，给档案的管理和搜查造成了极大的困难。在档案管理过程中，常常会由于档案管理方法以及管理措施过于落后导致管理效率水平低下，造成管理不规范。这就要求我们必须不断的更新改进档案管理方法和措施，提高档案管理的效率。所以，目前在档案整理过程中需要通过采用现代化信息技术来提高档案整理的效率，确保档案管理工作的顺利进行。
3.1 通过制定统一的分类标准，采用现代化技术进行分类整理
在人工立卷的过程中，工作人员都是按照自己对文件的理解进行分类，虽然分类标准都能够统一，但是每一个人对文件的理解和判断都不尽相同，在分类的过程中也存在一定的不一致现象，难免会发生分类不准确的问题，这就直接影响到了档案的整理质量，在日后对档案进行搜索和利用时会产生很多不便。另外传统的纸质档案整理工作过于繁琐，需要大量的劳动力，耗费过长的劳动时间。因此通过使用现代化计算机技术进行积存零散文件的整理，能够获得更佳的效果，不需要再对案卷的标题进行拟定，可以有效的降低劳动强度，缩短劳动时间，并且在利用计算机进行检索时更加方便快捷，极大程度的减少了档案整理过程中由于人为因素而造成的不良影响，充分发挥计算机档案整理的优势，有效提高积存零散文件组织整理工作的效率。
3.2 提高积存零散文件管理人员的素质水平
档案整理组织工作的质量会直接受到档案管理人员业务水平高低的影响，为了提高档案管理人员的业务水平，让其能够更好的适应档案组织整理工作的需要，应该尽可能的调动工作人员的工作积极性，增强他们的工作责任心。由于积存文件特别是零散文件不管是从种类上还是从载体上来说，都具有多样化的特点，所以还需要及时更新管理方法，这就对档案管理人员提出了更多的要求。而过去所采用的方法已经无法再继续适应现阶段的发展形式，因此还需要尽快做好档案管理人员的教育培训工作，帮助其尽快掌握管理新技术。
4、 结语
一、工作目标
2021年2月28日前，全镇完成精准扶贫档案收集、整理、归档、数字化处理及移交工作，建立精准扶贫档案管理机制，实现精准扶贫档案规范化管理，全面真实记录脱贫攻坚工作历程、成果体现。
二、工作内容及标准
（一）工作内容
脱贫攻坚以来，在开展各项工作过程中，形成的对国家、社会有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。镇、村在对精准扶贫档案进行规范化管理基础上，同步进行数字化处理，实行“双套制”管理（双套装是指移交进馆档案纸质档案和数字化处理的电子档案同时移交）。
（二）基本原则
规范管理、分级负责、删繁去重。
（三）工作标准
1.整理标准
（1）文书档案统一按照《归档文件整理规则》（DA/TA22-2015）进行整理。整理步骤包括组件、修整、分类、排列、编号、编页、编目、装盒和排架。
（2）项目档案按《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822）、《省扶贫开发项目档案管理细则》进行整理，国家重大建设项目档案应符合《建设项目档案规范》（DA/T28-2018）的要求，交通、水利等建设项目按照相关行业规定进行整理。项目规模较小的，可以简化整理，根据具体情况只能一卷或数卷。
（3）资金档案按《会计档案管理办法》进行整理。
（4）照片档案按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）进行整理。
（5）音像档案按照《录音录像档案管理规范》（DA/T78-2019）进行整理。
（6）电子档案按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）和《数字档案室建设指南》进行整理。
2.数字化标准
精准扶贫档案数字化标准严格按照《纸质档案数字化规范》（DAT31-2017)执行，实现目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行关联，并完全匹配，方便查阅利用。
3.档案装具
按需到区档案馆统一领取符合规范的档案装具。
三、工作步骤
（一）制定方案。2021年1月31日前，制定《拦江镇精准扶贫档案建设工作方案》并送区脱贫办备案。
（二）规范整理。2021年2月28日前，镇、村完成2014—2020年精准扶贫档案收集和规范整理工作，并同步完成精准扶贫档案的数字化处理工作。
（三）分级验收。一是乡镇初验，在2021年3月10日前完成27个行政村精准扶贫纸质档案和数字档案验收工作，并向区脱贫办报告完成情况；二是区级抽验，由区脱贫办牵头，组织区档案局、区档案馆、区扶贫开发局在2021年3月31日前完成纸质档案和数字档案验收工作；三是根据抽验情况开展整改提升。
（四）归档装订。精准扶贫档案归档装订待数字化处理后启动，于3月底前完成归档装订。
（五）及时移交。在2021年4月底前，按国家有关规定，将精准扶贫档案移交至区档案馆。
四、工作要求
（一）高度重视，明确职责。主要领导亲自部署，分管领导具体抓，挂片领导督促落实，确保归档工作专人专责。贫困村第一书记为第一责任人，驻村工作队全程参与，及时查漏补缺。
一、简约实践
《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）与传统的文书立卷相比，彰显了简略工作程序、简化工作内容的简约精神。而《规则》出台之后的背景，便是相当数量的机关、企事业档案部门被撤销、档案管理人员大幅度精减，许多单位档案管理岗位成为兼职。一些档案人员除本职工作外还要担负秘书、打字、机要甚至、接待等许多工作，再按传统的文书立卷方法整理归档文件，客观上已变成不可能的事情。为了适应变化的形势，大多数单位不得不采取见缝插针、化整为零的方法整理归档文件。在归档文件整理实践中，采用了文件简易分类、取消文件装订、文件张号尾数相加和立厚卷等简洁明快的工作方法，每年用于归档文件整理的时间，由过去的2-3个月缩短为2-3周，工作效率大幅度提高，集中进行归档文件整理业已成为可能。笔者认为，从实际工作需要出发对传统方法删繁就简，才是领略了归档文件整理实践的真谛，它使得归档文件整理活动变成简约的实践活动。
二、简约实践实现“三节省”
简约化归档文件整理实践，同时又是“三节省”（省人力、省物力、省时间）实践。实行职能简约分类方法，不仅使过去费时耗力并令大多数人头痛的文件分类成为轻松愉快的工作，更在于它将用于文件分类的时间缩短到原来的1/3-1/5。而归档文件不再线订，只是加固，除了取消拆钉、缝纫机扎边这些繁琐的反复的简单枯燥的劳动之外，还避免了拆钉、扎边给文件造成的撕裂、散乱、丢失或在不经意间发生的文件合订问题。这是既省时间又省人力物力的工作方法。过去，编写文件张号也是既费时费力又恼人的劳动，现在，采用了文件尾号相加的办法，变成了省时省力的举措。人们只要将文件正本和定稿的末页总数相加，即是该份文件张数总和。收文是将文件末尾号加上办文单即可。采用此种工作方法，可将编注文件张号由过去的两周缩短到现在的一至两天。立厚卷过去被称作懒人之举，但这个方法如果达到省时省事的目的，又利于文件检索利用，就可以采用，同样可以达到缩短归档文件整理时间的最终目的。
三、优化归档文件整理方法
《规则》和传统文书立卷相比优越性是明显的，它是对于传统归档文件整理观念与方法的改革，但是，任何改革都是继承与创新并举，尤其是在新的工作方案尚未完善、成熟阶段，人们对于旧的工作方法应当是取舍相兼，可以将过去行之有效的方法取代《规则》中某些（与今后文件检索需要）不相适应的方法。
在实践了《规则》两三年之后，笔者发现了“文件大流水编号”、“归档文件目录”、定期“三分法”等若干方面存在着的问题：归档文件按份数一年采用一个连贯的大流水编号，数百份、上千份文件编号相互串联在一起，除了文件编号时容易出错（如漏号、重号）之外，漏编的文件号或以后新补充的文件号只能在最后接续，而这些文件又必须按类别、按保管单位其间，便使得相关类别、相关保管单位原有文件编号被打乱。这种文件编号方法，也不利于对保管单位内文件的齐全完整状况进行监控与识别（尤其在没有“卷内文件目录”的情况下更甚），卷盒内文件短缺不易被察觉。针对这些弊病，还是按保管单位编独立的文件流水号方法比较合适。在恢复“卷内文件目录”的同时，还可以编制类似“案卷目录”的归档文件保管单位目录，并将二者合订为类似“全引目录”的新形式新内容的归档文件目录。这个目录的特点，主要是以醒目的分类标识和简单概要的文件主题词而便于归档文件的手工查找利用。
2006年，国家档案局以局长8号令颁发了《机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限的规定》，公布了归档文件保管期限永久、定期“两分法”，同时规定定期文件再具体划分为10年、20年、30年三个不等期限。事实上，可以将“定期”文件确定为整体概念，不再划分若干具体年限。这个方法排除了“定期文件自身存在着的具体年限不易区别，期限细分操作困难”问题，避免了部分定期文件由于具体期限划分不准确给日后档案鉴定带来的麻烦，同时为“立厚卷”奠定了基础。立厚卷，在不打乱文件类别和期限的情况下，尽可能减少归档文件保管单位数量，它对于增加室藏密度，减轻档案库房空间拥挤状况也具有积极意义。
执行《规则》不刻板、不教条，一切从实际出发，实现新旧方法兼容并蓄、优化组合，使归档文件整理工作方案日趋完善。
四、完善归档文件整理方案
一、退休人员社会化管理的重要意义
退休人员实行社会化管理，是进一步保障企业退休人员晚年生活和提高生活质量的重要举措。养老金社会化发放以后，企业退休人员晚年生活有了经济上的保障，通过社会化管理服务，可以更好地实现离退休人员的养老、医疗、教育、学习、行动和生活幸福。对退休人员实行社会化管理，是减少企业负担、实现高质量发展的迫切需要。实行退休人员社会化管理服务，有助于企业摆脱社会难题，专注于企业发展。企业退休人员实行社会化管理，有助于发挥政府职能作用，协调和解决受影响最大、最现实的退休人员的利益，使退休人员从改革中获得更多的利益，使退休人员的利益和幸福感更安全、更具可持续性。退休人员社会化管理包括人员档案移交和社区管理社会保障两项任务。退休人员档案移交地方社会保险经办机构或专业档案管理机构实行属地管理，是实现退休人员社会化管理服务的重要环节，退休人员社会化管理档案的移交工作直接影响企业退休人员社会化管理工作的实施。
二、退休人员社会化管理档案移交工作实践
2020年笔者所在公司积极响应国家关于退休人员社会化管理有关政策，积极推进公司退休人员社会化管理服务工作。
(一)成立公司社会化管理组织机构
为贯彻落实中央及省市地方政府关于国有企业退休人员社会化管理的决策部署，全面深化国有企业改革，平稳有序推进国有企业退休人员社会化管理工作，根据集团公司和动力研究院有关要求，结合实际成立了以公司董事长为组长，总经理为副组长,相关副总经理为成员的领导小组，负责组织贯彻中央推进企业退休人员社会化管理服务工作相关政策，组织做好与地方政府的沟通、协调及提供支持和保障工作。领导小组下设办公室，由主管人事工作的副总经理为组长，人力资源处等相关单位领导及人员为成员，负责退休人员社会化管理具体实施工作。公司退休人员社会化管理服务组织机构的成立，为退休人员社会化管理工作提供了组织保障。
(二)制定退休人员档案移交工作方案
凡事预则立，不预则废。退休人员社会化管理档案移交地方工作亦是如此。按照公司退休人员社会化管理工作领导小组的安排部署，人力资源处积极同相关单位沟通，抽调精兵良将组建了档案专项整理小组，首先对公司退休人员人事档案实体存放情况及人员名单进行了详细的核对、梳理，结合公司所属地区社保中心的要求，制定了较为科学合理的实施方案，为退休人员社会化管理档案移交工作的顺利完成奠定了基础。
(三)深化认识，强化培训
首先是提高认识。要让档案专项整理小组成员充分认识到企业退休人员社会化管理档案移交工作的重要性。其次增强责任感。档案专项整理小组应积极主动地向领导小组汇报档案整理情况及工作过程中遇到的问题。第三强化培训。对外公司积极组织档案专项整理小组成员参加上级单位组织的干部人事档案专项审核培训，学习相关审核标准知识，对内通过转训、现场指导、督导检查等方式提高档案专项整理小组人员的业务能力，确保每个人都能熟练掌握人事档案分类、编目、组卷等相关业务技能。
(四)确定退休人员档案整理工作流程及规范
1.工作流程
工作流程设计：根据公司所属地区社保中心的要求，结合公司退休人员档案管理的实际情况，制定了切合实际的工作流程。即：档案调卷—档案整理—档案著录—质检与装卷—专项审查—档案移交。
2.档案调卷
档案专项整理小组组长负责与档案库房管理人员办理调卷工作。按计划每周调100卷，逐份清点；办理退休人员人事档案交接手续后，将档案从库房搬运到整理现场。
3.档案整理
为提高工作效率，档案专项整理小组将人员分成四组，每两人一组，一人负责拆卷、分类与标注；一人负责著录。前者要选择有一定工作经验、对人事档案管理比较熟悉、责任心较强的人员承担，我们称他为小小组长。拆卷时小小组长负责逐页检查档案原件，有纸质档案目录的一并检查，发现错误或疏漏立即进行改正或做出正确标识；同时剔除生锈、易锈等金属物。拆卷完成后按人事档案的分类顺序排列，材料分类以形成时间为序，并以不同颜色的类别隔页纸间隔开材料，同时检查案卷的质量和完整性，以及是否有粘贴、分类错误等现象，发现问题及时进行调整或反馈。没有问题时，用铅笔对纸质档案内容标注分类码，一般标注在每件文件材料首页的右上方，分类码要求字体工整、大小适中。
4.档案著录
小小组长完成分类、标识工作后，将档案转交给同组成员；同组成员按照档案目录模板，以“件”为管理单位逐一录入文件材料信息，并打印目录。
5.质检与装卷
完成档案目录的录入、打印后，由小小组长对照档案目录检查档案数量、内容的正确性；档案目录和档案实体相符性；卷内文件的各种编号与档案目录编号的符合性；文件排列顺序的正确性及文件放置方向的正确性。装订案卷时，将档案目录放在卷首，文件要求右、下侧两端对齐；案卷封面上的姓名，案卷盒脊背上的姓名、籍贯、编号(不填写)等文字统一采用标准格式使用计算机打印，字体要求工整、清晰、大小适中。
6.专项审核
公司退休人员档案再整理完成后，主管人事工作的副总经理带队对公司退休人员档案整理情况进行了检查。检查采取抽查的方式，对部分退休人员社会化管理档案进行了审核，并对审核中发现的问题提出整改意见。档案专项整理小组组织对审核中提出的整改意见逐项进行整改，并如实向有关领导进行了汇报。
7.档案移交
按照退休人员档案交接双方签订的《退休人员人事档案交接协议》的要求，公司将经过整理并建立了档案目录的2000多名退休人员人事档案提交给公司所属地区社保中心，交接双方对档案内容进行了严格的审核、清点，最终完成了公司退休人员社会化管理档案的交接工作。移交手续由公司档案部门做永久备案保存。
三、体会
退休人员社会化管理档案移交工作开展以来，笔者所在公司积极克服时间紧、任务重、工作量大等诸多困难，精心组织、合理安排，以高度负责的态度全面推进退休人员社会化管理档案移交工作。2020年8月20日，按照企业退休人员档案交接双方签订的《退休人员人事档案交接协议》的要求，顺利完成退休人员社会化管理档案移交工作，成为公司所属地区首家完成企业退休人员社会化管理档案移交工作的单位，并被社保中心作为样板推广展示。通过企业退休人员社会化管理档案移交工作的实践，我们深感做好前期方案策划，加强实施过程中信息反馈与沟通，及时解决档案审核、整理和移交工作中出现的问题，才能提高工作效率，按时、圆满完成工作任务。
参考文献：
[1]方毅.做好国有企业退休人员社会化管理移交工作的实践与思考[J].市场周刊，2019(11)
一、指导思想
以国资事发[1995]17号《行政事业单位国有资产管理办法》、教育部《事业单位国有资产管理的通知》、陕西省发《进一步加强省直机关事业单位国有资产管理有关问题的通知》为依据，结合学院资产管理的实际状况，坚持以查促改，以查促管，查改结合，建立规范的工作机制，从而规范学院的资产管理，提高学院资产管理水平，发挥资产使用效益。
二、清查范围及工作
根据中华人民共和国教育部高教司编写的《高等学校固定资产分类及编码》规定，学院的固定资产，包括房屋及构筑物、土地及植物、仪器仪表、机电设备、印刷机械、卫生医疗器械、文体设备、标本模型、文物及陈列品、图书、工具、量具和器皿、家具、行政办公设备、被服装具等十五大类，不论购置时间先后，不管经费来源渠道，不管校区分布，都列入此次清查范围。
工作目标：通过清查，准确掌握各类固定资产的详细资料，切实摸清学院家底。各类固定资产的清查目标如下：
房屋及构筑物：房屋及构筑物施工图纸齐全，房产证手续齐全，房产证编号、房屋及构筑物建筑面积、工程造价准确、楼层、结构、面积、设计单位、施工单位、竣工时间、使用方向（办公、教室、实验室、住房、学生宿舍等）、使用状况、使用单位、负责人、及所在校区清楚。建立陕西理工学院房屋及构筑物数据库。
土地及植物：土地面积准确，土地变更及审批手续齐全，土地证齐全，土地测绘图纸齐全，土地变更的档案齐全。植物的名称、栽种时间及原值，评估值清楚。建立陕西理工学院土地及植物数据库。
专用仪器设备、一般设备及其它种类资产：资产设备要帐物相符，名称、型号规格、单价、数量、造号、制造厂、现状、责任人准确。大型设备必须填写使用功能。完善陕西理工学院仪器设备数据库。
图书：分年度统计图书册（种）数，原值准确。建立陕西理工学院图书资料数据库。
三、清查工作方法
1．全面动员，广泛宣传，统一思想，提高资产管理意识。
2．自查与核查相结合。各单位各部门首先进行自查，自查主要是依物对帐、依物对卡、依物建帐。各单位各部门在自查的基础上由学院组织核查小组进行核查，核查按以帐对帐，以帐对物，帐物互对的方式进行。
3．清查与评估相结合。学院在清查的基础上对确无资料可查又不能说明资产价值的固定资产，交由社会中介评估机构评估确定其价值。
四、清查工作的阶段划分及工作任务
为配合学院本科教学工作水平评估，固定资产的清查工作拟按四个阶段进行。
第一阶段：20__年5月为准备阶段。主要任务：①成立学院固定资产清查工作领导小组。②整理、编订《固定资产管理文件汇编》、《陕西理工学院固定资产管理数据库》，为各单位、各部门的清查提供政策、法规上的依据和帐卡依据。③制订陕西理工学院固定资产清查工作方案。④召开动员大会，广泛宣传动员。
第二阶段：20__年6月为自查阶段。主要任务：各单位根据《清查工作方案》开展自查，以物对卡，以卡对物，帐物卡互对，明确资产的基本状况，整理档案、理请帐目。
第三阶段：20__年7-8月核查阶段。学院清查工作领导小组按责任划分到各相关部门核查，指导。
第四阶段：20__年9月统计汇总阶段。主要任务：①统计清查结果。②对存在的问题提出处理意见。③对需评估的资产进行评估。
第五阶段：20__年10月结束阶段。主要任务：检查验收这次清产核资的成果，完成陕西理工学院固定资产数据库建设。
五、清查工作的组织领导
资产清查工作关系学院的生存大计，学院各部门应给予高度重视，学院成立固定资产清查领导小组。学院固定资产清查领导小组名单如下：
组长：---
副组长：----
成员：----
---
领导小组下设办公室，办公室设在资产管理处，负责日常清查工作。
办公室主任：---
一、财政组基本情况
鄂州市西山财政组位于滨海西路59号。现有人员18人，大专以上文化程度17人，高中文化程度1人。根据“鄂州组通【2003】45号”精神确定财政组为双重管理单位，市财政局为主管单位，街道办事处为协管单位。近几年财政组主任曾昭主带领一班人通过抓文明创建、规范化乡镇财政所建设和创先争优活动，各项工作取得了辉煌成就。财政组连续三届荣获省级文明单位荣誉称号，2011年度被评为全省财政系统先进集体，2012年度通过评审成为全省第一批规范化乡镇财政所验收合格单位，同时档案目标管理的工作实现了新的突破，拿到省二级档案管理合格证书。
二、档案规范化管理达标工作开展情况
（一）加强领导，措施到位，将档案工作规范化管理纳入单位重要工作。一是为确保开展好档案规范化管理工作，成立了档案规范化管理和达标工作领导小组。由财政组主任但任组长，财政组预算会计专门负责抓档案规范化管理达标工作，办公室具体负责工作实施，并配备了专职工作人员。二是财政组各办公室广泛参与档案规范化管理达标工作，做到统一协调、职责明确、相互协作，将该项工作纳入年终考核。三是列支了专项资金，保障了工作经费。
（二）严格执行标准要求，制定详细工作方案。按照《湖北省机关档案工作规范化管理标准》的要求，结合财政组的实际，制定了切实可行的《西山财政组档案规范化管理工作达标实施方案》。方案明确了工作任务和实施步骤。将每一项具体的工作任务分解，落实责任人员，并确定了完成期限，尤其对各类编研材料，根据工作分工和个人特长，落实到相关人员。同时，加强对达标方案落实情况的检查，督促有关办公室及时完成下达工作任务。
（三） 领导高度重视，各部门积极配合。单位领导十分重视加强和改进档案管理工作，经常关心、过问档案工作。在开展档案达标过程中，适时召开档案工作会议，听取达标工作进展情况汇报，及时解决工作中遇到的困难。
档案工作是一项涉及全单位的工作，离不开各办公室的支持和配合。他们通过学习宣传和开展档案知识竞赛等方式，进一步提高了全体干部职工对档案工作的认识，调动了大家参与档案工作的积极性。在档案管理达标工作中，大家主动配合办公室和档案管理人员收集整理档案资料，在编研资料过程中，提供了大量的原始资料、数据。确保了达标工作如期完成。
（四）认真开展自查、整改。在开展达标工作过程中，他们经常对照《标准》要求进行阶段性的工作自查，对存在的问题及时整改。 由于财政组档案管理工作基础薄弱，财政组档案达标升级工作得到了市档案局的指导和支持，得到了鄂州市财政局的帮助。不仅对财政组档案管理人员进行了业务培训，还对档案达标工作进行了全程指导。
三、档案管理工作现状
（一）成立了综合档案室。综合档案室按阅览室和档案库房进行了功能分区，库房面积40平方米，能满足当前工作需要。档案室安装了防盗栏、加固了门窗，保证了档案的安全。
（二）落实了档案管理工作机构，配备了专职档案管理人员。档案管理工作财政组主任负总责，分管副主任具体抓，办公室配备了一名专职档案管理人员。
（三）加大投入，完善了硬件设施。档案室库房配置了5组档案柜，电脑1台，使用了电子文档管理软件，配备了打印机、数码相机等设备，安装了温湿度计、灭火器等防潮、防火器材，购置了档案装订设备等。
（四）建立健全了管理制度，促进长效管理。他们按照档案管理法律法规的相关规定及档案管理工作中的一些具体问题，形成了一套比较完整的档案管理制度，涉及了档案归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、工作职责及保管、借阅、记录、统计等各个方面，并按要求做到了制度上墙。
（五）各类档案实现了集中统一管理。严格按
求开展档案的收集、整理、归档和编目等工作，保证了档案资料的全面性、完整性和系统性。截至2012年12月档案室共有其中文书档案33盒，专业档案61盒，会计档案凭证1120册，照片档案2册76张，电子文件档案3盘，实物档案112件。
四、档案信息开发和利用情况
档案室采取主动提供档案信息、分类发放目录、电子查询等办法为领导提供服务，做到查找档案迅速准确，利用档案方便快捷。较好的发挥了档案室作为资料库和信息库的作用，为执法检查、行政管理和领导决策提供了良好的服务。
今天这次会议主要是认真贯彻省、州脱贫攻坚档案收集整理工作相关政策，对脱贫攻坚档案收集整理工作再次进行安排部署。刚才大家参观学习了乡、乡脱贫攻坚档案管理工作，两个乡分别作了脱贫攻坚档案工作经验交流发言。稍后，县扶贫移民局、县档案局还将对脱贫攻坚工作的档案收集、管理进行培训讲解，大家要认真学习领会，切实抓好贯彻落实。下面，我讲几点意见。
一、思想认识要到位
（一）要充分认识到做好脱贫攻坚档案收集工作是全面提升脱贫攻坚工作质量的迫切要求
精准扶贫建档立卡工作，是实现扶贫对象精细化管理、扶贫资源精确化配置、贫困户精准化扶持的基础，是扶贫开发工作的“一号工程”，而建档立卡的工作成效能否不断巩固和深化，脱贫攻坚档案收集、管理工作至关重要。今天的培训会，充分体现了县委、县政府对脱贫攻坚档案管理工作的高度重视，也说明这项工作的重要性和紧迫性。各乡镇、各部门一定要进一步提高思想认识，切实增强做好脱贫攻坚档案收集管理工作的责任感和紧迫感，切实抓好档案收集、整理和归档。
（二）要充分认识到做好档案资料收集工作是全面真实记录我县脱贫攻坚历程的内在需求
精准扶贫是改善社会民生、实现全面建成小康社会目标的必然要求。各乡镇、各相关部门要把脱贫攻坚作为重大政治责任和政治任务，以坚定的决心、精准的措施、有力的保障、齐心协力打赢脱贫攻坚战；要建立与脱贫攻坚工作相适应的齐全完善、系统规范的脱贫攻坚档案，全面、真实地记录全县脱贫攻坚历程，更好服务的“大扶贫”战略行动和推进实现全面建成小康社会目标；要把脱贫攻坚档案工作放在心上、抓在手上，摆在重要位置，与其他重点工作一同部署、重点推进，确保取得实效。
（三）要充分认识到做好脱贫攻坚档案资料收集工作是全面提升我县档案管理水平的重要机遇
脱贫攻坚档案收集工作时间紧、任务重、要求高，这对大家的一次严峻考验，同时更是一次锻炼和提升。做好这项工作不仅要严格执行流程，更要注意工作方式方法，注重挖掘现有档案工作中存在的各类问题和不足，有针对性地加以改善和提高。各乡镇、各相关部门要以脱贫攻坚档案收集管理作为重要抓手，切实把全县档案管理工作提高到一个新的水平。
二、工作落实要到位
抓好脱贫攻坚档案收集归档工作，既要见思想，更要见行动。要坚持从严从实标准，严格按照“三个有”要求，抓好任务落实。
（一）有方案。要按照县委、县政府和脱贫办的统一部署，结合各乡镇实际，认真研究制定工作方案，将扶贫工作资料收集工作纳入总体工作计划及目标管理，落实工作经费，明确工作人员，配备必要设施设备。对归档范围、归档要求，要一条一条研究、一条一条梳理，逐一拿出任务书，明确时间表，落实责任人，做到任务明确、措施明确、责任明确、效果明确，使整个工作过程可操作、可检查、可衡量。
（二）有标准。扶贫档案收集工作涉及面广、任务量大，各乡镇要抓紧部署、认真落实。在时间上，要迅速行动，决不能等、靠、拖。在措施上，要真抓实干，用硬办法解决难问题。各乡镇尤其要抓好村一级的档案收集工作，坚持一把尺子量到底，整合优势资源力量，帮助村做好收集工作。在质量上，要高标准、严要求，对乡镇、村级召开各类扶贫会议的会议记录、图片、视频、签到册以及贫困户初选、审核、公示等环节的各项证明材料，做到应收尽收、分类合理、齐全完整。县脱贫攻坚督查组，将对各乡镇、部门档案收集工作定期开展督导检查。
（三）有监督。脱贫攻坚归档资料，要建立工作台账，完成一项，销号一项。对工作进度及效果自行组织“回头看”，按照既定标准，不搞变通，不走捷径，对走过场、搞形式的一律推倒重来。对工作中发现的问题，要及时沟通对接，快速解决，确保工作进度。各乡镇、各村都要分别建立完备的贫困户、贫困村建档立卡工作档案管理制度，提高工作的规范性、科学性。
三、责任分解要到位
同志们，说一千、道一万，一分部署，九分落实。要建立起横向到边、纵向到底的责任体系，一级抓一级、层层抓落实，真正把工作压实、压牢。要强化责任意识，各乡镇党政主要领导是此项工作的责任人，对脱贫攻坚档案归档工作负总责，分管领导是直接责任人，对资料收集归档工作负直接责任。要将责任分解到每个乡镇、村干部等。县脱贫办、档案局要强化责任追究体系建设。在这里需要特别强调的是，所有归档文件、资料、图片必须真实有效，坚决杜绝弄虚作假、敷衍应付等问题，一旦发现将严肃追究责任。
