时间：2023-02-03 08:57:38
引言：易发表网凭借丰富的文秘实践，为您精心挑选了九篇档案管理员岗位范例。如需获取更多原创内容，可随时联系我们的客服老师。
（1）参与档案理论和业务的研究；
（2）担任档案的收集、整理，编制一般的检索工具和专题资料等工作；
（3）对馆藏档案有初步的了解，能根据利用者提供的线索，查到所需要的档案；
（4）参加编辑档案材料的工作；
（5）担任档案专业的业务指导工作，能正确掌握档案业务方针、政策，正确掌握调查研究的基本方法，能解决业务工作中的一般问题；
（6）参加培训档案专业干部的教学组织和辅导工作。
馆员职责：
（1）独立进行档案理论与业务的研究；
（2）独立拟订区、县、局级机关档案管理的计划、方案；
（3）独立从事或组织指导档案业务工作，独立进行调查研究，总结推广典型经验，能发现和解决档案工作中的问题；
（4）独立完成档案材料编辑工作；
（5）了解馆藏档案，根据利用者的需要，系统地按专题提供档案材料；
（6）?制定档案工作的规章制度、办法，提出档案工作业务计划，并组织实施；
一、档案管理工作存在的问题
（一）档案管理意识还不够强
具体表现在一是档案管理机构不健全。部分单位档案管理组织机构不健全或认为档案管理不重要，至今没有争取到机构编制，也没有设置档案管理机构，甚至有些基层单位还没有专人管理档案。二是档案管理责任意识淡薄。一些基层单位对档案管理在思想认识上有误区，主要领导不重视，档案管理人员兼职管理，时间精力摆布不到位，导致档案管理混乱，音像资料和原始文件保存不完整等。三是档案管理力量薄弱。一些单位缺乏人手，没有专职人员管理档案，由办公室或者离退休老同志兼职帮助管理，责任意识淡薄，对档案资料的收集、整理、归档、装订、保存等不到位，导致一些重要档案资料整理归档不及时，档案管理工作明显滞后。
（二）档案管理工作还不够科学规范
一是档案管理秩序混乱。一些基层单位由于长期缺乏科学有效的管理方法和手段，一些规章制度不够规范，档案资料收集归档等缺乏有效制约考核，造成了管理秩序混乱。二是档案整理不规范。部分基层单位对档案管理工作不够重视，对新进工作人员、调入人员或者退休人员的档案没有及时归档，同时缺乏统一标准，档案目录与实际内容很多不符，给查找利用带来不便，也造成了档案资料的遗失遗漏等问题发生。三是档案管理手段落后。由于体制的问题，档案管理员一直没有专职的，大部分都是兼职，一些年龄较大的同志被单位领导安排担任档案管理员或者档案管理人员变动频繁或者青黄不接，同时一些老同志计算机水平较低，不知道如何运作计算机操作档案管理系统软件，往往造成工作被动，档案管理系统形同虚设，无法推广使用，导致档案管理工作不能保持系统性和完整性。四是档案管理基础性工作还有待加强。档案室硬件设施不齐全，部分单位档案基础设施落后陈旧，办公室和档案室混用，甚至还没有专用档案室；有些档案室达不到“八防”要求，引起档案资料霉变、虫蛀，影响档案美观整洁完整；有些单位设备配置、档案装具都达不到标准要求，甚至有些单位的档案室还没有最基本的档案装具。
（三）档案管理人员的整体素质还有待提高
一是档案管理思想更新不及时。许多档案人员对新时期新形势下，对档案工作岗位的价值缺乏认知，思想上没有与时俱进，对干好档案工作缺乏使命感、责任感。二是档案管理员业务技能较差。一些档案管理员对档案工作的法律法规、政策和规章制度等知识知之甚少，缺乏档案专业知识和工作经验，档案管理工作基础不扎实，还不能适应档案管理的需要，档案管理整体质量不高。三是档案管理员不够专业。不少基层单位缺乏专业的方面档案管理人员，档案管理还处于边干边摸索的阶段，对一些档案管理的专业术语和概念相互混淆，迷糊不清，制约了档案管理工作水平提升。
（四）档案管理保障服务能力有待提升
一是档案管理信息化建设落后。一些基层单位、部门包括兼职档案管理员对档案信息化建设工作的重视程度不够，认为做好纸质文件材料的归档工作就可以了，导致本单位、本部门形成的电子档案建立不及时、疏于管理，电子档案流失严重，直接影响档案信息化建设进程。二是档案管理数字化建设滞后。电子文件档案形成后没有及时输入档案管理系统，数字档案信息资源开发利用率低，无法做到资源共享，不能满足社会对档案信息资源的需要。三是档案管理员不适应工作。随着计算机的普及，办公自动化设备的应用，视听型档案资源不断涌现，一些档案管理人员素质不能适应这种变化需要。
二、档案管理的有关对策
（一）切实加强领导，提高思想认识
搞好档案管理工作，领导重视是关键。一是充实机构，落实责任。明确管理档案工作，指定专人负责全部档案日常工作及年度目标考核，研究解决档案工作中存在的问题。二是配齐配强档案管理队伍。通过公开招聘、内部交流、提拔任用等形式，选拔文化程度高、思想素质强、文字能力水平高、计算机操作熟练、业务能力精通的工作人员充实档案管理队伍。三是加强档案管理宣传工作。通过组织学习档案管理的相关规定，提高档案法制意识、责任意识、大局意识，在全社会形成良好的档案管理工作环境。
（二）完善基础设施，优化软硬件环境
一是加强基础设施建设。加大档案管理建设经费的投入，配齐各种档案设施设备。二是注重提升素质能力。要加强业务知识学习。坚持以个人自学为主，向书本学、向领导学，立足岗位，在学中干，在干中学，不断提升档案管理员的业务素质与管理水平。要强化业务培训。采取“走出去”的方式，组织档案管理员到档案管理先进单位、先进地区以及本地本部门档案馆跟班学习，实现理论与实践的有机结合；采取“请进来”的方式，邀请档案管理专家、学者到单位举办档案管理知识讲座，对全体同志进行档案业务知识授课，提升档案管理知识普及率。要强化信息化培训。适应档案管理信息化的要求，加大对档案管理员信息化方面培训，最大限度减少档案信息的泄密，确保档案管理的安全系数。
（三）建立健全管理体系，提高科学管理水平
要建立档案综合管理工作体系，对档案实现集中管理，规范档案管理操作流程，对各类档案的收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁方面，确保手续齐全、档案整理规范、档案内容完整。要完善档案管理人员工作制度、材料收集制度、鉴别整理与核对归档制度、查（借）阅制度、保管与保护制度、保密制度、定期销毁制度、交接制度等，通过建立健全各项规章制度，约束不规范行为，进一步提升了档案管理工作水平。
【关键词】办事处；档案管理；高效化管理
在网络信息日益发达的时代背景下，政府机构的信息化水平也在日益提升。办事处档案工作一直是政府机关档案信息管理的重要组成部分，越来越受到政府机关的重视。传统的档案管理模式效率低下，难以适应现代政府对高效化档案管理的紧迫需求。办事处档案管理的信息化为实现一般性档案信息共享，为政府高效化档案管理提供技术支持。
一、办事处档案管理存在的突出问题
第一，办事处档案管理缺乏标准化流程。档案工作的标准化和规范化管理，是实现档案工作效率提升的重要途径。从技术上来讲，办事处档案工作缺乏标准化流程主要是存在以下三个问题：一是办事处的计算机软件开发规划不完善，导致软件的实用性与普遍性存在明显不足；二是各个办事处的计算机类型和档案设备难以统一，导致档案管理不具备相同的硬件条件；三是网络技术不健全和技术部门不支持所导致的档案分类编码标准难以统一，档案管理的技术和业务标准无法实现统一2。这三方面问题严重限制着档案工作标准化进程。
第二，传统档案管理办法的约束作用。办事处档案管理的信息化建设要求运用计算机和网络，而传统档案管理主要以纸质文献记录为主，两种工作方法存在较大的差异性。档案管理员工普遍不愿采用新型档案管理办法，这种抵触心理导致办事处的档案管理高效化难度加大。目前，办事处档案管理工作仍然局限于纸质文献记录，配图、声音、影像等存档方式普遍不被档案管理人员使用。相比现代化档案管理方式，传统档案管理办法更容易被档案管理人员接受和使用，但传统的档案管理形式存在很大的制约性，已经无法满足办事处发展需求4。
第三，基层基础设施建设不足，政府对基层档案建设的投资力度有限。基层办事处由于经费不足，档案室等基础设施建设落后，条件简陋。例如，档案柜基本是木质的，而且陈旧老化，缺乏日常维护。同时，档案管理缺乏安全措施，没有相应的防虫防潮措施。有些基层办事处办公条件简陋，没有独立的档案保管室，档案只能放在机关办公室，严重制约了档案管理工作的效率；有些办事处由于档案少，档案室与杂物保管室合为一体，杂物、旧物堆满房间，导致档案管理工作难度加大，效率低下。
第四，政府机关的基层办事处缺乏专职的档案管理员。由于工作属性原因，基层管理人员任务种类繁多，身兼多职，专业化、专职化程度有待提升。档案管理的工作量大，津贴不足，档案业务素质又要求高，基层档案工作人员缺乏积极性。即使在岗，也一身多任，绝大部分时间被中心工作占用，没有足够的时间和精力进行档案管理，导致档案管理的质量和效率普遍不高。
二、办事处档案工作高效化管理的对策分析
第一，逐步构建标准化的办事处档案管理制度。办事处档案制度的标准化实施是高效化档案管理的重要保障，能够有效提升办事处档案管理的效率，节省档案管理的时间成本和人力成本5。本文主要通过流程标准化和档案文件规范化两个层面进行办事处档案管理的标准化制度的构建工作。首先，通过流程标准化来实现办事处档案工作的高效化管理。主要是通过岗位职责的明确划分和档案文件的规范化处理来建立标准化的办事处档案库和标准化的档案借阅流程，从而保障标准化流程的顺利实施。
第二，档案信息化管理实现标准化。档案信息化建设实现统一的标准和规范，有利于档案工作人员效率的提升。档案管理的实际操作只有依据统一标准，包括档案收集、梳理、编排、检查、温度和湿度控制、防虫、保存等工作标准的统一，才能够保障档案管理工作的统一化进程，保证档案管理效率与质量的双提升。同时，需要依据国家制定的相关标准，完善电子档案管理的专用标准和规范，为档案管理信息化建设提供有利条件。
第三，利用现代信息技术，促进办事处档案管理形式多样化。现代信息技术的广泛应用，为办事处档案管理的信息共享、存储扩展提供了有利条件。通过现代信息技术的充分利用，建立档案管理部门与其他部门的档案信息共享机制。同时，档案管理单位的档案资料存储空间的进一步扩大需要信息技术支撑，档案管理存储空间增大，利于声音、图像、影像等非纸质档案资料的有效存储，从而保障档案资料的全面保存，为高效化档案管理提供有力的技术支撑。
第四，逐步形成基层档案建设的投资保障机制。为了保证档案室建设所需的资金，基层办事处需要形成投资保障机制。为了实现档案工作的高效化管理，政府机构需要投入一定的资金添置、购买各种档案设备与数字化技术。例如，保证局域网高速宽带的接入，为档案室专门添置移动硬盘和数码相机等硬件设施，奠定数字化档案工作的基础。档案室硬件配备方面，需要具备计算机、扫描仪、刻录机、打印机和数码相机；软件方面，需要安装量子单机版软件，藏画电子照片管理软件等，建立办事处自助式档案网站，从而提升档案管理效率，减少档案管理的工作量。
第五，办事处设置专职的档案管理员，提升基层管理人员的专业化、专职化程度。办事处需要设置档案室及专职档案管理员，通过明确的职责划分和岗位津贴制度保证档案管理员的专职化，保持其工作的相对稳定。一是要责任落实到个人，将专职档案管理员的工作任务与目标明确化；二是形成专职档案管理员的激励机制，保证其在岗津贴，提升档案管理人员的工作积极性。
三、结语
办事处档案管理是政府档案管理工作的重要组成部分，在档案管理高效化的客观要求下，办事处档案管理工作必须充分利用现代信息技术，促使档案管理工作的质量与效率的提升，进一步符合国际标准化档案管理的要求。引进电子档案管理的全新理念，实现档案管理的信息化，是政府高效化档案管理的重要保障。
参考文献：
[1]鲍丽芳，邹蒙.浅析办事处档案的高效性管理[J].办公室业务， 2013（09）：106.
[2]范志伟.建立计算机信息网络系统，提高档案管理效率[J].职业技术，2010（05）：77.
[3]宋斌路.加强电子档案管理的几个关键环节[J].华章，2011（20）.
农业科技档案是基层农业科研单位各项工作有序开展的关键，是单位发展历程的真实记录，是单位日常管理工作的重要组成部分。通过对基层农业科研单位农业科技档案管理的意义、现状和存在问题进行分析，提出管理措施和建议，确保基层农业科研单位农业科技档案管理工作健康发展。
关键词：
基层；农业科技档案；档案管理
农业科技档案是农业科研部门在农业科学研究、生产运用、基础建设等活动过程中形成的对国家和社会具有保存价值的文字材料、计算材料、图纸、录像、照片、实物、标本等不同形式和载体的科技文件材料，是农业科学技术研究活动的真实记录和技术资源储备，是从事农业科技研究、生产、技术开发的重要依据，是国家的宝贵财富。
1基层农业科研单位科技档案的重要性
农业科技档案是广大科技人员在平时的试验研究中积累和保存起来的宝贵经验、生产试验技术，是基层农业科研单位管理工作的重要组成部分，是农业科技人员辛勤劳动创造的智慧结晶，科学合理开发利用科技档案，将有利于促进农业生产、科研技术研究，有利于农业农村经济发展，有利于帮助农民提高农业产量、脱贫致富。
2基层农业科研单位科技档案管理现状
2.1农业科技档案管理制度不完善
基层农业科研单位制定的档案工作管理办法中绝大部分都是对档案管理员提出的要求及职责，没有一条是规范科技人员的，即便是在单位日常管理规范中出现也只是蜻蜓点水似的一带而过；科技人员移交科技档案完全靠自觉自愿，没有奖惩，缺乏责任心。
2.2农业科技档案资料流失严重
广大科技人员对档案管理认识不到位，没有认识到档案对农业科技发展的促进作用，一些应该归档的核心材料自我保管，遗失、损坏现象严重，特别是一些科技人员因工作岗位变动或退休后，带走或遗失自行保管的档案，影响了科研推广工作的延续性，科研档案的完整性。
2.3农业科技档案管理工作不受重视
2.3.1档案管理意识弱。
基层农业科技档案是农业科研人员从事科学研究的重要依据和必要条件，然而一些科技人员不愿意将自己记载的原始资料移交档案室，还有一部分科技人员对单位档案管理工作不信任，应付性的上交一些档案资料，致使科技档案的收集非常困难，档案管理员无法整理出完整而有价值的信息；其次基层农业科研单位科技档案管理没有具体的分管领导负责监督与指导。
2.3.2档案管理工作人员缺乏自信心。
档案管理工作平凡而枯燥乏味，是一项消磨性子的活。基层农业科研单位科技档案管理工作与科研工作相比，领导的重视往往倾向于科研工作，对科技档案管理工作存在不重视的思想；即便重视也仅停留在口头上、会议上，没有落实到实际行动中，导致部分基层单位档案管理员缺乏自信，认为自己付出的辛勤劳动得不到肯定。
2.4档案管理员业务素质不高
基层农业科研单位档案管理专职人员较少，缺乏档案管理专业人才，大多数都是兼职，工作繁忙而琐碎，经常是心有余而力不从心。部分档案管理员缺乏农业科技知识，对农业科研工作也是一知半解，所以科技档案管理工作只是一般的收集资料、整理归档。
2.5农业科技档案管理工作缺乏创新
基层农业科研单位档案管理工作思想守旧，大部分只停留在你上交，我保管的工作状态，工作不积极主动，欠缺创新意识，墨守成规，按经验办事，没有充分发挥主观能动性，局限于按照上级档案管理部门和单位领导的要求及指示来完成单位档案管理工作，有时产生新的想法也只是停留于心动而无行动。
3促进基层农业科研单位科技档案管理工作的对策
3.1完善农业科技档案管理制度
明确职责和要求，采取切实可行的措施，把科技档案管理工作纳入岗位责任制考核范畴，明确具体责任和要求，随时监督，定期考核，在档案管理制度中明确写入科技人员移交档案资料的规定，并实行归档与年终评奖、评优、科技成果申报等挂钩，从而在制度上得到保证。首先基层农业科研单位科技档案应在下达科研计划或工作安排时就同时向课题组下达建档任务，并以此作为项目验收、考核的依据。课题组负责人要分阶段进行科研文件、试验材料的收集、积累，在每一项研究工作结束后及时整理成册，审查签字后上交档案室进行归档，从而保证所移交档案的真实性、完整性和成套性；其次要指定一名领导负责监督，对没有按要求及时上交档案资料的课题组给予相应的处罚，对于完成较好的给予奖励。
3.2加强宣传，增强档案意识
大力宣传农业科技档案的重要性，使广大科技人员进一步认识科技档案工作的重要意义和作用，积极自觉支持档案室工作，提高科技人员主动归档的自觉性；加强对档案法及国家关于科技档案管理办法的宣传，增强科技人员的档案意识。
3.3加强培训，提高科技档案管理人员的综合素质
目前基层农业科研单位要全面引进档案管理研究专业人才的可能性较小，因此加大现有档案管理工作人员的培训显得尤其重要。加强档案管理专业技能培训，尽量为科技档案管理员创造学习机会，强化档案管理专业知识，通过培训提高档案管理业务水平，提高个人综合素质；加强农业科技专业知识培训，熟悉本单位科技研究工作的任务；加强计算机应用知识培训，掌握档案管理系统应用操作技能和科技成果信息检索方面的知识，使农业科技档案管理更加高效规范。
3.4解放思想，开拓创新
基层农业科技档案管理员，要解放思想，更新观念，勇于创新，改变工作方式，变被动为主动，走出档案室，适时参与或了解本单位、本部门的各项活动，主动跟踪课题研究进展，与科技人员合作互动，及时收集相关资料；科学合理开发利用档案资源，尽力为科技人员做到雨前送伞，雪中送炭，从而增强科技人员上交档案的积极性；不断更新知识，加强学习档案管理综合知识，增强创新意识。
总之，农业科技档案管理工作是基层农业科研单位健康发展的需要，是单位各项研究工作的有力证据，是单位工作不容忽视的部分，做好基层农业科研单位科技档案管理工作将会更好的为农业、农村经济发展服务，为农民脱贫致富做贡献，然而基层农业科技档案管理工作是机遇和挑战并存，希望和困难同在，只要领导重视，全体科技人员积极参与，档案管理人员正视现实、抓住机遇、知难而上，基层农业科研单位科技档案管理工作将会迈上新的台阶！
作者：杨书彩 单位：德宏州农业技术推广中心
档案管理是企事业单位管理工作的重要的组成部分，其不仅具有较强的专业性和机密性，同时还具有一定的政策性。通过档案管理工作，可以加快推动档案资源的有效利用，确保能够为行业带来更好的经济效益和社会效益。电力科研院所基本上都具有独立的档案管理部门，所以电力科研院所实现单位级档案管理是完全可行的。电力科研院所可以能自身有价值的信息进行汇总，然后对档案工作进行有效规范，确保形成具有自身特色的档案工作管理体系，建立单位内部档案管理网络图，对档案工作流程进行规范，确保电力科研院所档案管理工作的有序开展。
二、电力科研院所单位级档案管理工作模式
（一）档案工作组织体系建设
电力科研院所单位级档案管理工作的实现，需要建立档案管理领导小组和档案工作办公室。由单位级领导担任领导小组组长，而由档案管理部门及各业务部门的主管领导来担任档案管理工作领导小组的成员。办公室主任主抓档案工作，设置专职的档案管理人员，同时还要在各业务部门设置兼职的档案管理人员，这样对于档案安的收集和移交工作都具有十分积极的意义，而且进一步对职责进行了明确。档案领导小组还需要对本单位的档案工作进行规划、对档案范围进行，做好档案销毁的审定工作，还要负责档案工作的考核。档案部门需要对本单位文件归档及档案整量、保管、利用、统计和鉴定等各项工作负责，同时还要制定与上述所负责工作相关的规章制度。
（二）档案制度建设
在构建好档案组织体系后，要想电力科研院所的档案工作能够有序进行，还需要建立健全档案管理制度，在科学合理的档案管理制度下确保各项档案工作的有序开展。档案管理制度是档案各项管理工作实施的重要依据和根本，在档案管理制度制定过程中，需要将涉及到档案工作的方方面面都要包含在内，同时还要制定档案员岗位职责和工作标准，确保档案工作的顺利实施。
（三）档案类别设置
电力科研院所的档案可以将其划分为七个类别，即文书档案、人事档案、科技档案、财务档案、声像档案、基建档案、其它，针对各自的特点来进行开展。
（四）档案工作流程
（1）文书档案
按年度由公司文书将本单位收到或下发的文件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门，由文书档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还文书，由文书所在部门留存，文书档案管理员将文件进行加工整理后装盒入库。
（2）人事档案
按年度由公司人事部门将本单位有关人动事项原件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门，由人事档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还人事部门留存，由人事档案管理员将文件进行加工整理后装盒入库。
（3）科技档案
按年度由生产管理部门对本单位发生的生产活动形成的报告进行审核，报单位生产领导审批后，形成技术报告列表，将技术报告原件及列表移交档案管理部门，由人事档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还生产管理部门留存，由科技档案管理员将文件进行加工整理后装盒人库。
（4）财务档案
按年度由公司财务部门将本单位财务凭证原件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门，由财务档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还人事部门留存，由财务档案管理员将文件进行加工整理后装盒人库。
（5）声像档案
按年度由公司声像部门及生产部门将本单位生产过程中产生的声像资料原件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门，由声像档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还移交部门留存，由声像档案管理员将文件进行加工整理后装盒人库。
（6）基建档案
按年度由公司基建部门将本单位基建有关的文档资料原件及列表经本部门领导审核后移交档案管理部门，由基建档案管理员核对后在移交列表上签字，将签字后的列表进行复印，将复印件返还基建部门留存，由基建档案管理员将文件进行加工整理后装盒入库。
（7）其它除以上6类档案外，企业日常活动中有保存价值的信息也需要存档，如审计信息、实验室认可有关材料等6类之外的可形成有价值资产的资料存档，应由相关部门提出存档申请，由档案管理工作办公室主任批准后，由相应部门移交档案部门，由档案部门加工处理后装盒人库。
三、档案现代化建设
档案现代化建设是一项复杂的、系统的工程，是当前信息化技术发展的必然趋势。特别是在当前电力行业信息化建设工作不断加快的新形势下，协同办公和一体化平台已开始运行，档案网络化管理的进度也在不断的加快，文书档案已完全实现网上加工处理、目录打印及卷背打印等功能，网上借阅也开始进入实施阶段。其他类别档案的上网工作也在不断的推进。由于档案具有一定的保密性质，所以在档案上网过程中，需要做好安全设计工作，通过等级保护定级工作，按相应级别对档案资料进行安全设计和部署，确保数据的保密性，加快档案的开发利用。
[关键词]档案管理；信息化；元数据
1.档案管理中存在的主要问题
勘察测绘研究院经过几十年的发展，自身在档案管理工作中已经形成了一整套比较完整的归档管理流程和机制，但是随着全院生产管理和日常办公信息化建设的迅速发展，特别是院内生产管理平台――《勘测项目管理系统》的建设，原有的归档方式和归档内容已不能满足目前的实际需要，主要体现在以下几方面。
1.1纸质文件和电子文件分离管理
传统的档案管理主要是针对介质资料进行归档保存，但是随着勘测技术设备的更新换代，测绘成果已经从传统的模拟形式向数字化形式转变，产生了大量的电子档案成果，这样导致档案工作人员必须对同一档案进行两次工作，勘察测绘研究院设置的纸质和电子档案管理员岗位工作既重复又因为判断标准的不统一导致纸质与电子档案的不统一，不但降低了工作效率，也不符合档案一体化要求。
1.2档案管理手段落后
档案管理人员主要依靠手工登记造册的方法，进行日常档案的验收、归档、借阅工作，资源分散管理，查询利用不方便。归档目录主要采用EXCEL进行原始的登记管理，安全性低、共享性差、档案数据检索效率低等。
1.3业务档案增长迅速，数据量大
城市勘测单位每年承担大量的工程项目，以某勘察测绘研究院为例，每年完成的勘测工程项目数约为4000项，再加上每年的合同、保密数据等归档数据，因此每年递增的业务档案案卷约为5000余卷，城市勘测的电子档案中有相当一部分是以数据形式存在的，包含矢量地形数据、影像数据、栅格数据等多种类型，都是海量数据或数据库。
1.4业务档案的查询和利用频繁，查询借阅工作量巨大
城市勘测档案，尤其是测绘专业工程档案的利用率和档案查阅率非常高。勘察测绘研究院的每个测绘工程项目开展之前，都要收集项目所在地及周边的相关资料，查询、利用档案是测绘工程项目的重要基础和基本流程。随着业务量的大幅增加，档案的借阅查询频率也大大增加，传统的手工借阅大大增加了档案管理员的劳动强度，降低了资料的流动次数，间接降低了外业的生产效率。某勘察测绘研究院档案资料中心每年提供近2000次的档案资料查询和利用。
2.信息系统设计思想
鉴于以上档案管理中遇到的问题，我们感到档案信息化工作的要求已经迫在眉睫。档案管理信息化建设必须注重综合应用，将原有的信息孤岛向系统集成转变。所以，必须将档案信息化纳入到勘察测绘研究院信息化建设的总体框架之中，建立新的电子文件形成、流转、处置和监控、收集、归档、鉴定制度，严格执行安全管理和责任追究制度。目前勘察测绘研究院的信息化基础设施建设已经形成了以勘测项目管理系统为主线，自主开发的自动售图系统、数据上传下载系统、控制点管理系统等系统为辅的生产管理信息框架。因此，我们考虑通过建设档案管理信息化项目，来填补勘察测绘研究院整体信息化战略在档案管理方面的空白，延伸勘察测绘研究院的信息化道路。
2.1系统结构
经过对国内几家较大的勘测院的考察比较，决定综合档案管理系统平台采用商业档案管理软件，在此基础上进行二次开发，与勘察测绘研究院的勘测项目管理系统实现无缝对接。系统采用C/S与B/S混合结构，C/S主要用于档案管理员的归档、编目、审批等日常业务工作，B/S主要服务于用户进行电子档案的查询、浏览和借阅（如图1所示）。
2.2档案移交部分
主要是利用SOAP/XML/WebService技术，通过二次开发，实现档案管理平台与勘测项目管理系统的流程自动转接，完善项目管理系统的“资料管理”功能。使档案的采集、移交、借阅工作与生产实际结合，并实现信息的共享流通。实现了纸质档案和电子档案一体化管理的要求（如图2所示）。作业员按照项目类型归档模版进行电子文件的分类归档，大大减轻了档案管理员的工作强度。
档案管理员通过档案管理系统进行档案验收，合格的档案自动分为案卷和卷内进行档案编号入库。自动实现了档案的分类、登记、条目与电子文件链接等主要管理工作。
2.3档案查询借阅部分
档案入库完成后，普通作业员可以通过网页的方式对业务需要的档案进行相关查询，经过审批即可获得浏览电子档案或下载到本地的权利，提高了档案资料的利用率，简化了查询借阅流程，大大提高了生产管理的工作效率。
2.4档案管理制度建设
综合档案管理系统建设的同时，我们非常重视相关配套管理制度的建设，从信息化建设的角度重新梳理了档案资料管理工作流程，参照国家相关行业标准，检查完善了相应的管理制度和目标规范。重新制订了《归档范围及保管期限规定》、《档案资料保密制度》、《工程项目资料归档管理规定》等相关规章制度。将原来的纸质档案管理员和电子档案管理员合并为一个工作岗位，实现了电子、纸质档案一体化管理。
2.5系统下步建设构想
城市勘测电子档案绝大部分与地理位置有关，所以为了更好地提高电子档案资料的相互借鉴、重复利用程度、增加信息共享程度，进而为电子政务和社会信息化建设提供全方位、多层次的服务，可以考虑利用先进的GIS平台和计算机网络平台，统一平台、统一标准、统一建库、统一管理，实现对大量电子档案信息的集成管理和共享应用。
3.结束语
我市勘测院综合档案管理系统的实施，将勘测资源管理与生产管理、技术管理有机地结合起来，实现OA，MIS，GIS的高度融合，使勘测资源采集、管理、分发自动化、提高勘测资源管理的质量，使之成为勘察测绘研究院的管理核心和信息资源中心。满足了勘察测绘研究院档案部门深化计算机管理的要求，紧密结合我市勘测院基础地理信息生产以及更新维护体系，使地理信息的更新维护和项目档案的管理实现了规范化，形成了一整套技术体系和现代化的档案工作模式，实现了城市勘测数据的集中式管理与分布式应用，最大程度地满足基于城市勘测业务流程化和信息化的建设需求。
参考文献
1坚持以人为本的原则
对从事城镇医疗保险档案管理人员要不断地进行思想教育，让他们时刻记住自己的工作关乎民生，关乎社会，这种工作特点是既要懂得党的政策，又要做好具体的业务工作，管理者要对档案管理员有明确的分工，建立岗位目标责任制，对每个人要有每个人的职责规范章程。，思想上高度重视，档案管理工作操作上虽然简单，但是责任重大，有时一个字或一个数的疏忽，会给国家或参加医疗保险者带来不可估计的损失，这就要求城镇档案管理人员在业务上精益求精，以高度负责的态度做好城镇医疗保险的档案管理工作。
1.1把好选人关
传统观念做医疗保险档案管理的是一些专业知识相对薄弱的人员，可是信息时代这些人就不适应这项工作了，对已在岗的档案管理人员要求他们不断学习新知识，提高自己的工作能力，适应新形势下的工作需要，不要倚老卖老，对不能适应这项工作的要调离岗位;对新参加的工作人员要实行岗前培训，进行入职教育培训。在选用人员时一定要精选那些责任心强、业务能力强的人。因为这项工作性质就要求管理员要精心、细心。对一些工作责任心不强，做事马马虎虎的人决不能从事这一项工作，因为这是城镇居民治病和救命的钱，必须把这项工作做好。
1.2业务学习经常化、制度化
要经常组织对城镇医疗保险的档案管理人员进行业务学习，因为城镇医疗保险的档案管理工作是一项新业务，目前为止，还没有形成完整的理论体系，因为这个制度是一个新制度，人们只有在工作中不断地完善，不断地创新，才能形成有价值的管理经验，做为基层档案管理员经常学习是非常必要的。所谓制度化，就是规定一定时间，到时间必须组织学习，如每周一次的学习，要制定出一个目标计划，每周的学习内容、时间、地点、要达到的效果。
1.3考核业务学习要量化
对业务学习不仅要学，还要结合业务实际进行考核，制定考核标准，对考核的目标，要实行奖惩制度，按优良中差分等，对优的给以奖励，对差的给以惩罚，这样就能激励管理员的学习积极性，如果业务学习没有这些措施，那只能是一种形式，起不到什么效果，做为领导要以身作则，实行考核要实行公平、公正原则。
2确保信息资料准入原则
城镇医疗保险的档案管理人员要加强数据资料的收集、整理、审核、更新录入管理工作。为保证数据库各类数据和有关资料的可靠性、完整性和安全性，各单位要严格数据库管理制度，明确规定数据库的结构格式、把关审核的责任、录入处理工作的程序等，切实搞好数据的搜集、审核、处理和录入的正确性。
3完善制度
加强网络安全管理，信息标准和网络管理制度建设是信息化建设的重要保证，要依据国家有关法律法规和上级部门的技术要求，结合工作实际，不断加强和完善网络管理、数据库管理、设备管理、安全保密等有关工作程序的管理，特别是对管理权限一定要严格控制，一般工作人员不能轻易改动，建立建全各种规章制度、技术规范，使信息化建设工作逐步走上科学化、规范化、制度化的轨道。要有计划、分层次地对各类在职人员及领导干部进行信息技术、计算机技能、网络知识和保密知识的培训，提高运用信息技术和装备的能力。
4明确分工
强化城镇医疗保险档案的管理责任，确保城镇医疗保险档案信息化管理顺畅运行。要加强组织领导，强化管理机构，具体组织实施好城镇医疗保险档案各项工作，争得电信部门的大力支持，确保通信线路安全畅通。选派责任心强、懂计算机技术的专业骨干人员负责信息资料、数据的搜集、整理、传递和本单位网络设备的管理和维护，实行严格的责任制，防止网络使用管理不当，造成设备损坏、数据丢失、资源浪费，甚至发生泄密事故。
5结论
关键词：加强 医疗设备 档案管理
中图分类号：G271 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2013）07-242-02
笔者所在的湖北医药学院附属太和医院是一家大型综合性三级甲等医院，拥有床位3000多张，总资产10多个亿，仅医疗设备总值就有近4个亿之多。如此庞大的医疗设备资产，如何管好是摆在医院管理者面前的问题。医疗设备档案管理是管好医疗设备的基础工作，只有做好医疗设备档案管理才能实现管好医疗设备。笔者通过层层剖析，抽丝剥茧，分析困境，探讨意义，践行内容，最终探寻出加强医疗设备档案管理工作的途径和方法。
一、医疗设备档案管理的困境
1.医院领导重视程度不够。对于能给医院创造巨大经济收益的医疗设备，历来医院在购置环节都投入了较大的精力，多方论证，谈判降价，择优购置，尽快到货验收使用发挥效能。但医疗设备购回后，使用情况如何，是否充分发挥效能，是否创造了最大的经济效益，这一系列问题，往往会被医院领导忽略，存在医疗设备中后期管理深度不够，管理力度不足，管理重要性趋弱的状况。而能够真实反映医疗设备从购置到使用到维保直至处置等一系列生命周期全过程的医疗设备档案资料也处在疏于管理的窘境。
2.医疗设备档案管理意识淡薄。医院的医疗设备档案管理员多为兼职，很多使用者即为管理者，有时候甚至于设备有多少台，管理员就有多少个，人员之多可见一斑。医疗设备档案管理的难度在于，每一位医疗设备档案管理员都肩负着医疗设备档案生成、管理、归档的一系列职责，要做到每位非专业的医疗设备档案管理员都对医疗设备的档案管理职责了然于心，对医疗设备档案管理工作尽职尽责本身就有很大的难度。非专业就必然有非专业的缺漏和弊病，非专业也成为医疗设备管理意识淡薄的客观原因。
3.医疗设备资料分散，难于收集。医疗设备档案资料存在于设备采购部门、医学工程维修部门、设备存放的每一个临床、医技科室以及档案部门，它以纸质、电子介质、图片资料、影像资料等各种介质的形式存在。仅我院上万元的医疗设备就有2000件之多，如此多的分散在医院每个角落的医疗设备，使得医疗设备档案资料的收集、管理面临巨大的挑战。
4.医疗设备档案管理缺乏专业人员。医疗设备档案管理从始至终仅在档案部门配有专职的档案管理员，其他环节均为兼职的档案管理员。分布在设备购置、维修、使用环节的诸多兼职设备档案管理员，没有太多的档案管理经验，缺乏档案管理专业知识，对于医疗设备档案管理是有心无力，不知如何做好此项工作，不能按档案管理要求较好的完成医疗设备档案管理工作。
5.医疗设备档案管理周期长，管理难度大。医疗设备从申购到使用、报废、处置等一般需要5～10年，如此长的生命周期均是医疗设备档案资料生成的过程。设备生命周期内产生的大量档案资料如何收集，如何管好，如何用好本身就具有很大的挑战性。
6.医疗设备档案管理制度不健全。医疗设备档案管理缺乏制度化、规范化、系统化的规章制度，是造成医疗设备档案疏于管理，医疗设备管理出现疏漏的主要原因。没有完善的规章制度，医疗设备档案管理就无章可循，达不到医院对医疗设备档案管理的要求。
7.医疗设备档案借阅使用效能没有充分发挥。大多医院仅将医疗设备档案作为技术性资料收集归类整理，进行保管。档案管理的功能仅局限于为了满足审计和上级主管部门检查的需要。档案借阅，借鉴作用、指导工作的功能没有充分得到发挥。
二、医疗设备档案管理的具体内容
医疗设备档案管理按照档案生成的时间分为：采购阶段档案管理、使用环节档案管理、设备处置档案管理。
1.采购阶段档案管理指医疗设备从申购始，到可行性论证、采购直至验收止的一系列活动中产生的有关医疗设备的所有资料的收集归档管理。这些资料包括：经过审批的购置申请、设备采购小组论证得出的可行性论证报告、医疗设备招投标全过程的资料（招标公告、投标保证承诺书、投标书、投标单位签到表、评委签到表、招标记录、中标通知书、中标公告等）、双方签订的购销合同、配置清单、货物装箱单、产品进口报关单、商检报告（进口设备）、验收报告、合格证、说明书、操作指南、培训证明、设备安装照片、安装场地施工图、水电暖线路图、医疗设备构造线路图、医疗设备技术参数、防雷检测报告、操作人员资格证书等等。
2.使用环节档案管理指医疗设备从投入使用开始到设备处置前所形成的一切资料的收集归档管理。这些资料包括：保养记录本（内容：医疗设备名称、规格型号、投入使用时间、放置地点、保养时间、保养内容、保养报告、处理结果、保养费用、保养技术人员签字等）、维修登记本（内容：医疗设备名称、规格型号、投入使用时间、放置地点、报修日期、故障原因、维修部件、维修周期、维修配件费用、维修人工费用、维修人员签字等）、设备使用情况月报表（内容：设备名称、规格型号、投入使用时间、日检查人次、次检查费用、操作人员签字等）。
3.医疗设备处置档案管理指医疗设备处置全过程所生成的档案资料的收集归档管理。处置阶段档案资料包括：医疗设备报废申请表（内容：医疗设备名称、规格型号、购置时间、数量、价值、报废原因、报废日期、报废技术鉴定、财务部门意见、设备科室意见、分管院领导意见、院长意见等）、国有资产处置（报废）申请表、国有资产处置（有偿转让）申请表、国有资产处置（无偿转让）申请表等
以上医疗设备生成档案资料的三个阶段，内容多，范围广，时间跨度长，收集归档难度大。做为档案管理者必须克服所有困难，提高医疗设备档案管理水平，确保档案管理资料的真实性、时效性、完整性和系统性。
三、如何提高医疗设备档案管理水平
1.健全医疗设备档案管理制度，做到有章可循。建立规范的医疗设备档案管理办法及规章制度，系统化、制度化的管理医疗设备档案。《档案法》规定， 档案工作原则是统一领导、分级管理，医院应按照设备档案归档范围和立卷归档制度及规范要求， 建立并完善设备档案的保管、保密、借阅、统计、鉴定、销毁等制度。有了健全的、完善的规章制度，才能规范我们的行为，才能有理有节地规范医疗设备档案管理工作。
2.增强医疗设备档案管理意识。医疗设备档案管理工作是医疗设备管理的基础，加强医疗设备档案管理可以延长设备使用寿命，做到物尽其用，让医疗设备发挥最大效能，创造最大的经济效益，创造更大的社会价值。只有每位档案管理员认识到这一点，才能明确医疗设备档案管理的真正意义，从而增强医疗设备管理意识，克服“重购轻管”的思想，变被动管理为主动管理，形成持续、长久、良性的医疗设备档案管理构架。
3.加大档案管理人员培训力度。医疗设备档案管理的复杂性和特殊性，决定了大量的、非专业的、兼职的档案管理员将要参与医疗设备的档案管理。档案管理是一项持续性、完整性、时效性、系统性的工作，对档案管理员有着较高专业技术要求，如何使医疗设备档案管理员的专业水平达到档案管理的要求，这就需要通过邀请档案管理专家开展一系列档案培训课程来实现，准确地说，开展档案管理培训课程是提高档案管理员水平的最佳、最有效的途径。与此同时也要发挥传帮带的作用。
4.抓好医疗设备档案资料交接工作。建立《医疗设备档案交接制度》，在医疗设备档案管理员岗位变动的情况下，应及时就医疗设备档案资料进行交接。档案部门参与，列明移交的医疗设备档案资料目录，逐项清点，交接人员、监交人员三方签字存档。
5.充分发挥医疗设备档案资料对工作的指导和借鉴作用。建立《医疗设备档案借阅管理办法》，积极鼓励采购部门、使用科室、维修部门等相关部门借鉴医疗设备档案资料指导工作。落实借阅审签，归还签字制度，保证医疗设备档案资料安全。
6.建立医疗设备档案管理考核制度。建立《医疗设备档案管理考核办法》，就专、兼职医疗设备档案管理员完成的档案管理工作进行考核，工作表现突出的给予奖励，违规则处罚，用制度管人，加快推动医疗设备档案管理工作的前进步伐。
四、小结
总之，医疗设备档案管理工作的重要性必须深入人心，只有人人重视，全员参与，每位档案管理员都认真遵守《档案法》，严格按《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等法律、法规、规章、标准要求实施档案管理工作，上亿元的国有医疗设备资产才能发挥最大效能，创造最大效益。同时，医疗设备档案管理工作也应从我做起，从点滴做起，充分发挥医疗设备档案对医疗设备采购、使用、维修、报废等各环节的指导和借鉴作用，为管好医疗设备发挥应有的效能。
参考文献：
1.谷红梅.医疗设备档案管理的改进措施.中国医学装备，2012（2）
2.贺琳.医院医疗设备档案存在问题的探讨.中外医疗，2012（5）
3.张星黔.医院医疗设备档案管理的重要性.贵阳中医学院学报，2013（1）
4.施元春.大型医疗设备档案管理及成效.中国医学装备，（4）
关键词：高校；会计岗位；收费岗位；不相容性；管理
高校收费管理是高校财务管理工作的重要环节，加强高校收费管理重要的措施之一，就是建立和完善收费管理内部控制制度，用制度来规范和约束高校收费行为，使收费工作有章可循，规范操作。内部控制制度中不相容岗位设置是在组织结构的源头上加以控制；细化岗位分工、职责分离、互相牵制和监督；避免设置由一个人担任，既可以弄虚作假，又能够自己加以掩盖，导致差错和舞弊行为的职务或岗位。
一、高校收费岗位现状
1.法规现状
《会计法》第二十一条规定，会计机构内部应当建立稽核制度。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。《会计基础工作规范》第十二条也同样强调了以上规定，但对目前高校收费管理岗位和会计其他岗位之间，以及内部各岗位之间的不相容性没有提出具体的约定。这导致高校收费管理岗位的设置无法可依、无据可循。
2.岗位现状
由于法规的欠缺，使得收费岗位设置和职能权限分工不尽合理。部分高校只设置一名工作人员负责全校的收费管理工作，担当着收费管理的全部角色，从系统管理到实施具体收费操作无所不能。另外，还存在着票、款未分离，未设置收费复核和稽核岗位的现象。所有的这些现象都是岗位设置没有满足不相容岗位相分离、相制约的原则而造成的结果。
3.运行现状
由于岗位设置存在的缺失和漏洞，导致在实际工作中运行出现了不少问题。高校普遍存在应收款管理不到位，财务收入核算与收费管理脱节。极易造成漏收、少收学生费用，甚至出现会计人员在收费工作中的舞弊现象，存在着较大的管理漏洞。业务流程设计不合理，未能实现有效控制，导致乱收费、不规范收费现象的发生。票据管理制度缺失，票据使用无任何领用及核销手续、票据缺失。收费系统资料及档案的管理不规范等。
二、不相容性分析
1.岗位内容的分解
收费管理是一个系统工程，要使得该工程能够运转则要求有工程运转的基本条件。其中：人员和组织结构、实施工作硬件条件和软件是基础。
(1)织者、实施者：任何一个组织和系统在角色上都有组织者和实施者的区分；有领导者和被领导者的分工。收费管理这个系统同样也存在着领导收费的管理者和具体执行的操作人员的划分。两者不能合二为一，否则就乱了主次、不成体统。在实施者中还存在着基础实施和带有一定监督性质的高级实施，“工人”和“监工”或者是“生成制造”和“质量监督”就成了区分他们的代名词。同样该两者不能合二为一，否则就乱规矩、不成方圆，产品质量也就无法保证。
(2)工具、手段：要执行这个系统工程，就必须有实施工具和操作手段。在信息化和现代化要求不断提高的今天，实施收费系统工程不能停留在过去“手工作坊”的时代。提高工作效率、加强信息化管理、深入软件控制已经是当今收费管理系统实行的基本要求。所以，运用计算机操作，规范化软件管理，采取银行托收的管理手段已经成为现实。另外，合法、合规的票据使用管理也成为收费管理的重要组成部分。
2.收费管理流程的梳理
(1)收费许可证制度流程：在收费前必须完成收费审批、报备案手续，在收费过程中必须进行收费公示和亮证收费的举措。收费许可证年度检查和定期、不定期的抽查和普查则是物价主管部门的事后监督过程。所以，必须按照物价主管部门的要求认真落实许可证制度的要求，对事后监督过程中自查、报告、接受审查等监督流程同样重视，对披露的问题或整改方案切实执行，确保收费的合法性。以上，收费前、收费中、收费后的许可证制度是保证收费的合法性的必要条件，其中包括程序的合法性和收费内容(项目、标准、对象)的合法性。
(2)应收款信息流程：应收款信息包括了学生信息、标准信息、其他信息等。从学生招生信息的获取，到学生收费信息的加工，到转入收费系统的核对，再到收费主管的批准，最后操作员的收费实施，这是应收款信息主要流。在这过程中包括了对住宿标准、学籍(学分)标准、代办费用标准等综合后形成收费标准信息流。以上信息的来源和变动调整(包括减免、退还等)均依据物价部门、学工和教务部门、宿舍管理部门等提供的通知、申请资料。财务部门必须依据这些原始凭证进行增减、调整、变动。同时，这一系列的过程不能全部落实在一个人的职责之内，还必须按照操作、稽核、复核的内部流程进行处理。
(3)资金流管理流程：约定收费期间和时限及时将预算资金收入到位。对恶意欠费学生收取资金占用费用或滞纳金等。对收费资金实行收支两条线管理，按照财政对国库资金管理的要求按时、足额上缴，财政也能及时拨付下达预算资金。严格执行预算法律、法规，提高资金的效率性和规范性。
(4)档案、资料流程：在收费管理过程中，信息记载和传递形成的档案和资料除了电子的还有纸质的。从来源上看有外部获取的，有财务内部制作的。从制作到使用，再到保管，作者认为最重要的是其真实性和历史性。
3.不相容性的界定
根据授权审批与业务经办、业务经办与会计记录、业务经办与稽核检查、授权批准与监督检查互相分离的要求，将收费管理内部控制岗位做到合理设置，职责权限的合理划分，确保不同岗位之间权责分明、互相牵制。
首先，将收费主管与其他所有岗位区分，收费主管兼有行政管理的职能和业务管理职能，“管”和“做”分离。其次，将收费员与其他管理员按照“票、款分离原则”、“执行和监督分离原则”分离开来。再次，将系统管理员和审核员、按照“相互监督、相互制约原则”分离开来。最后，档案管理员则自然独立于收费其他岗位，充当者“史官”的角色。
三、管理建议
1.岗位设置和分工
建立合理、严密的收费系统的组织结构，完善岗位责任控制，合理分工、明确职责、确保不相容岗位相分离；各岗位之间相互监督、相互制约，权责分明，将风险降到最小程度。岗位设置建议如下：
(1)核心岗位：收费主管岗、审核岗、收费岗；
(2)协助岗位：系统管理岗、票据管理岗、档案管理岗。
“协助”和“核心”的区别不是字面上意义的重要或大小的分别；从收费管理的角度看，而是从属与非从属的关系。从整个财务管理的角度看，协助岗位可同时从事着除收费以外的系统管理、票据管理和档案管理工作。但，就收费管理而言，协助岗位是必不可少的。它和核心收费岗位之间的关系是：服务于收费、监督于收费。
各岗位分工明确、责任明晰。收费主管，组织和协调收费管理
工作，包括财务以外的业务部门和收费管理其他岗位人员之间的关系。具体负责收费许可、物价检查等工作。向上级领导汇报收费工作，监督、考核所领导各收费岗位人员执行政策制度情况。复核由审核员提请的各类申请、报告、报表等。收费员，主要负责收取学生学杂费，并开具收费正式票据；根据审核和复核过的资料、手续处理各种原因的退费和减免等学生信息变动，登记学杂费缓交资料。制作日报表、统计表。审核员，主要审核收费员提请的学生信息、应收款变动信息、其他信息是否与学工、教务等部门提供的原始信息的真实性、一致性。审核日报表、统计表与收费系统的一致性、及时性。系统管理员，负责对收费系统进行维护，保障系统的正常安全运行；
及时对收费公开查询系统的数据进行更新；每天对系统数据进行备份并妥善保管，保证收费数据的安全与完整。票据管理员，主要负责收费票据的购买、发放、收缴和保管工作。在收费管理系统中进行票据登记。档案管理员，保管电子和纸质的收费凭证、资料、报表等。装订成册、定期归档。在归档、查阅、移交、销毁等重要环节关严格按照档案管理制度执行。
2.制度建设
(1)建立稽核审批制度
从岗位上看，收费主管对收费审核员和收费员、审核员对收费员存在着全面的稽核和被稽核的关系。系统管理员、票据管理员、档案管理员对收费主管也存在着定向稽核关系，主要针对其主管使用的收费系统、收费票据、收费档案。
从内容上看，对应收款的增减进行稽核，对学生信息的变动进行稽核。由收费员根据接收到的申请提出，审核员根据相关规定进行审核，审核后再报收费主管复核。
从形式上看，建立报表制度，有日报、月报、年报等。通过表与表、表与系统数据、明细表和统计表核对来实现稽核与控制的目的。
(2)备查登记制度
备查登记制度就是对进入收费流程的电子信息和纸质信息建立收费档案登记造册，以便备查。不管是从外部获取的还是财务制作的，凡是涉及到收费信息的均严格按照档案管理要求进行管理。包括审批单、通知单、调整资料、各类报表等分类管理。对电子信息，系统管理员还要负责定期备份数据，复制数据，双硬盘双重备份，分开存放，注意防火防潮，以免同时毁坏、无法恢复。
(3)票据核销制度
建立票据的入库、领用、校验、核销制度。使用票据管理核销系统，对采购来的每一张票据的即时状态做到完全明确。对开具的票据做到和账务核对100％，对每一本票据核销后产生核销单。核销单能确定票据所在的记账凭证号和票据用途、金额等要素。对核销过程中发现的问题及时整改，确保收费票据使用的合法、合规性和保管的完整、安全性。
四、讨 论
本文从工作实践出发，归纳总结了目前我国高校在收费管理岗位设置上存在的问题。通过梳理和分析，对收费管理岗位内不同岗位之间的不相容性进行了剖析，对岗位设置、制度建设的管理提出了不同的见解。但本文在理论上还有提升的空间。作者期望广大同行携手一起在理论研究和工作实践上进行更为深入的探讨和交流。作者更期望教育管理部门或财政管理部门尽早出台相关管理规定，将其规范管理制度化。保障学校岗位设置规范合理、运行有序；加强内部控制管理，保证收费管理的良性循环。
参考文献：
[1]闫世刚，张华：财务内部控制制度在高校收费管理中的应用[J]，通化师范学院学报，2008：12(29)，106-107
[2]黄智杰：当前高校收费管理内部控制存在的问题及对策[J]，消费导刊。2009，87-97
