时间：2022-05-02 15:22:20
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教学秘书职责一、学籍管理
1、负责建立、保管全院系部学生的学籍档案。
2、办理学生升、休、复、退、转和留(降)级等各种手续，并及时记载学生学籍变动情况。
二、教务管理
1、根据本科培养方案报送开课计划。
2、将教务处编排的本院系部课程表分发至有关班级和任课教师，处理课表调动事宜，统计教师任课情况，在每 学期上课前，将教学记录表送至任课教师。
3、经院系部领导同意后，受理本院系部教师的课程变动及调课申请，并统一到教务处办理相关手续。
4、深入教学第一线，了解学生的学风、学习效果及教学质量，协助教学副院长(系部主任)及时解决存在的教 与学方面的问题。协助教学副院长(系部主任)安排院系部干部听课，收发听课记录并报教务处。
5、搜集学生对任课教师教学情况的意见、建议和要求，并及时向教务处反映。
6、按要求办理教务处布置的其它工作。
三、考务、成绩及试卷管理
1、落实教务处下达的各种考试安排。
2、负责登记本院系部学生的考试成绩，按时汇总报送本院系部教师开课班级的成绩单。
3、协助组织各类考试并通知师生，收取成绩登记表并登录本院系部学生考试成绩，及时通知课程不及格的学生 和家长，并将课程不及格情况统计表报送教务处，通知学生补考。
4.协助处理考试舞弊违纪学生，对舞弊和学籍异动学生进行教育。
四、教材管理
1、落实本院系部教材预订计划。
2、及时反馈教师、学生对使用教材的有关信息。
3、协助院系部教材委员会及院系部领导做好本院系部教材的编写、评优等组织协调工作。
五、选修及辅修管理
1、组织本院系部学生选修、辅修的报名登记，并报送教务科。
2、协助院系部领导安排选修、辅修任课教师。
3、协助院系部做好辅修专业班学生的教学管理工作。
4、建立健全辅修专业学生学籍档案。
六、毕业生工作
1、负责毕业生的成绩整理核查工作，及时报送最后一学期各科成绩及毕业论文成绩。
2、编报毕(结)业和授予学士学位的学生名单，经院系部审核后填写《毕业生资格审核表》送教务处核对后留 存。
3、根据院系部审核通过的名单组织填写毕业证书和学位证书，并负责发放。
4、协助办理毕业生离校手续。
七、其它工作
1、认真及时做好教务处与院系部之间的信息沟通。
2、负责教学文件的收、发、保管，及时填报有关报表。
[文章编号]：1002-2139(2013)-2--01
地方高校确指我国重点大学之外，以区域经济文化为核心的省属或市属地方高校 。此类地方高校处于全国高等院校整体教育系统中的非核心地带，有着自身的特点和其存在的方式，在一定程度上使我国高校更具有整体的完整性，同时丰富了高等教育的功能属性，成为高等教育体系中不可获缺的重要组成部分。同时又以其自身特点和属性，而成为连接高等教育与地方文化相融合，发挥高校服务功能的纽带。
地方高校的教学管理大多采用校、系二级管理模式，具有直接，高效之特点。教务处做为地方高校整体中的一个职能部门，在资源使用上起到核心作用，它是一个高校维持教学工作正常运行的中心枢纽。教务处的首项工作在其制定后皆要由系一级部门来落实、实施，教学秘书就是这些具体工作的执行者，他们处在教学管理工作的最基层，是上连教务处下连系部及教研室的纽带，教学秘书承担着承上启下的作用。教学秘书工作规范与否、工作质量的好坏，直接影响教学管理秩序和教学质量。本人多年从事教学秘书工作，深知本工作的特点，对做好教学秘书工作有着深深的感悟，愿探讨教学秘书工作的流程及具体做法，针对每个工作环节进行认真地梳理、归类，分析每项工作的步骤、方法，将每项工作明确化、具体化，进而整理出一份如何做好教学秘书工作的“说明书”。
为促进教学管理工作的规范化，做到有章可循，使地方高校教学秘书明确每一阶段教学管理工作的主要任务，更好的保证教学秩序，深化教学改革，提高教学质量。现就地方高校教学秘书工作规范进行探析。
一、期初工作规范
1.打印班级课表、学生名单，逐一核对无误后再分发，并做好发放登记，以免漏发或发重。
2.收缴教学日历。检查教学日历书写是否规范，是否按照教学大纲、教学计划的要求编排授课进程，一式四份内容是否完全一致。检查无误后按专业编号排好顺序，经系主任审核签字后，上报教务处一份，分发给教研室一份，存档一份，教师本人一份作为平时授课的依据。
3.绘制本院（系）督导组听课表，经认真核对授课时间、地点无误后，分发给督导组成员。
4.按照教务处编排的补考时间表及时通知学生按时参加补考、通知教师监考时间、地点，通知教师阅卷、补考成绩的录入、补考成绩审核、补考成绩单打印后请教师本人及教研室主任签字，然后送达教务处盖章，分类，存档。
5.通知教师申报公选课，将教师申报的公选课审批表汇总，经院（系）主任审核后上报教务处。按照教务处通知的选课时间，通知学生在教务系统中选公选课。
6.组织学生重修报名、按照重修课程的课时标准审核学分，安排重修教学任务，对不够组班的学生安排重修指导教师。按照教务处编排的重修课程表，通知重修学生的上课时间和地点。通知承担重修任务的教师出重修试题。收缴经教研室主任检查签字的重修试卷，按照重修考试课程目录收齐，核对试卷封皮书写印制数量与重修学生数无误。经院（系）主任审核签字后送教务处印制。重修考试结束后通知教师阅卷、成绩录入，成绩审核、成绩单上报。
二、期中工作规范
1.协助系主任开展期中教学检查，检查实践教学环节以及教、科研进展情况，收集各种论证材料。开展学生座谈、教师座谈，将师生提出的建议、想法反映给期中教学检查组，为师生解决实际问题提供依据。
2.协助教研室主任安排下学期教学任务。包括课程、课时、班级、任课教师，应反复征求意见，力争满足教师要求。
3.做好教材征订工作，由各任课教师申报，征求各教研室主任意见后，送主管领导审核签字后，报送教材科。
4.填写外聘教师或兼职教师申请表，经院（系）主任签字后，报送教务处。
5.精心安排个别科目提前考试的时间、考场、监考教师，编制提前考试安排表及有关的注意事项报教务处审批。
6.毕业生论文答辩、毕业生成绩审核及学位审核(双学期)。在审核毕业生学位情况时，需要将学生正常考试成绩、补考成绩、重修成绩、毕业实习成绩(教育实习成绩)、毕业论文成绩，考试是否违纪、是否受过处分、获过何种奖励等信息汇总并提交学位办审核。
三、期末工作规范
1.反复核对教师工作量，有出入的地方要与教师沟通后再更改，力争准确。对于外聘教师的工作量和课时酬金要单独核算。两者汇总后报送教务处。
2.确定本学期的考试科目并报送教务处；统计未修三分之一学生名单，并上报教务处；协助辅导员为因病不能参加考试的学生办理缓考手续，并通知到相关课程的教师；提供期末大考的基本数据，收集试卷。落实监考教师，将考试安排通知到相关的师生。
3.做好实践环节原始材料的收取工作。检查实习报告是否批阅，无误后存放到档案库指定位置。
4.编排下一学期各班教室使用表。经领导批准后，通知分团委，作为班级教室变更的依据。
5.编制课程表。根据教学校历和各课程教学进度细心周密地编制下一学期的课程表。经系主任批准后，送交教务处审核、定稿，最后发给相关的班级和任课教师。
6.收缴批阅完、装订好的试卷、原题及答案。检查装订是否规范，试卷分析是否齐全，无误后存放到档案库指定位置。成绩单审核，打印，签字，送报教务处盖章，并送到相关系部存档。
为了保证2013届毕业生能够及时领取毕业证、报到证、档案、户口迁移证、技能鉴定证等相关资料，学院决定今年毕业生相关证件的发放工作继续采取以系部为单位、一站式服务的方式，于7月13日进行。各系部和职能部门应密切配合，确保本次发放工作的顺利、有序、高效进行。
一、总体原则
本次发放工作由学生工作处统一协调，各相关职能处室做好资料准备及相关问题解答等服务工作；各系部具体负责本部门所属毕业生的毕业证、报到证、档案、户口迁移证和技能鉴定证等证书的发放工作。教务处负责河北省信息工程学校与我院联合办学学生相关资料的发放工作。
二、发放时间
7月13日的上午8:30～11:30，下午2:30～5:30。
三、发放地点
电气工程系——自行安排（第一教学楼教室）
动力工程系——第三实训楼（原实验楼）二层
信息工程与管理系——图书馆楼五层信息系学生教室
四、各部门工作职责
1、学生工作处等职能部门工作职责
（1）学生工作处负责本项工作的整体协调，具体负责提前制定工作方案；在校园外网上通告；协调各系部确定发放地点；协调各相关职能部门做好发放材料的准备；组织召开协调会；在发放当天以出展板的方式告知学生领证地点及相关注意事项。
（2）教务处、安监保卫处、技能鉴定部和学生工作处要于7月11日前整理好本部门负责的相应资料、发放总表和细化到班级的发放表，并于7月13日指定相关业务负责人在本部门值班，负责协调处理发放过程中出现的相关问题。关于学业的有关问题及英语计算机等级考试证书、普通话测试证、计算机高新技术资格证书等由教务处负责协调解决。关于技能鉴定证相关问题，由技能鉴定部负责协调解决。对于欠费学生，教务处、学生工作处就业指导中心将其毕业证和报到证直接留存，不对系部交接。
（3）财务资产部要在7月13日指派专人值班，负责办理欠费学生的学费补交手续。欠费学生补交学费后，可凭财务资产部出具的已交清全部学住费证明、交费票据和本人的居民身份证，到教务处、学生工作处就业指导中心领取自己的毕业证、报到证等相关材料。
（4）科技信息处要在7月13日指派专人值班，负责审查前期未办清离校手续学生的书费、借阅图书情况，并在学生离校通知单上签字。
（5）安监保卫处负责做好2013届毕业生返校期间的安全保卫工作，严格控制外来人员，维护校园治安安全，做好重要场所的防盗工作。
2、各系部及联合办学负责部门工作职责
（1）各系部要于7月12日上午分别到教务处、安监保卫处、技能鉴定部和学生工作处领取本部门所属毕业生的毕业证、报到证、档案、户口迁移证和技能鉴定证等证书，以及相应的发放总表和细化到班级的发放表，并办理相关交接手续。
（2）各系部要提前成立工作组，合理分工，并根据自身实际合理制定发放程序。另外，要提前做好发放现场布置等相关准备工作，原则上不要让学生重复排队。在发放毕业证、报到证、档案、户口迁移证和技能鉴定证等证书的过程中要分别认真核对学生证件，严格履行签字手续，并维护好领取秩序，避免出现拥挤。
（3）各系部负责督促享受国家助学金后50%部分的毕业生，履行银行卡卡号核对及发放金额确认的签字手续，相关款项由财务资产部打卡发放。
（4）对于欠费学生，各系部负责教育学生履行交费义务，并要求其先交清相关费用，再领取毕业证、报到证等相关材料。各系部应于7月11日前将欠费学生名单报教务处和学生工作处就业指导中心，教务处、学生工作处就业指导中心将欠费学生的毕业证和报到证直接留存。
（5）对于未办清离校手续的学生，各系部根据前期各班离校通知单的回收情况，列出清单，要求相关学生返校后先办理离校手续，然后领取毕业证、报到证等相关材料。
（6）各系部要认真保管好本部门所负责的各项发放材料，并根据发放进程及时做好统计。7月14日上午在辅导员办公室做好个别剩余毕业生相关证件的发放工作，上午11:00将所有未发清的材料（包括发放表）整理汇总分别向相关职能部门进行交接。
（7）教务处负责河北省信息工程学校与我院联合办学学生相关资料的发放工作，与联合办学点协商确定具体发放时间、地点和方式，并负责告知相关毕业生。
五、注意事项
1、由于本次集中发放的各项材料对于毕业生来说具有举足轻重的作用，而且大多都是遗失后无法补办的，所以要求各相关部门及所有工作人员要高度重视本项工作，在发放过程中一定要认真核对领取人身份，不能出现冒领、错领现象，要本着对学生负责、对工作负责的态度，确保万无一失。
2、所有毕业生必须凭居民身份证领取毕业证、报到证、档案、户口迁移证和技能鉴定证等证书。所有证件资料的领取必须由学生本人亲自办理，不允许代领。如出现身份证丢失等特殊情况，由学生本人所在班级辅导员和各系学管部门负责人共同认定，并由学生本人签字确认领取。其他情况一律不予办理。
教务处是校委组织教学活动的办事机构和负责教学行政管理的职能部门。其职责范围是：
1、在校委领导下，负责与有关部门做好各班次的招生工作。
2、编制教学计划，拟定入学须知和有关教学的请示报告。
3、组织教学活动，负责教学安排，检查教学进度。
4、掌握教学动态，收集和整理教学情况，总结教学经验，进行交流和推广。
5、会同有关部门做好教师聘任和教师工作量管理工作。
6、组织和实施开学和毕（结）业典礼，以及有关教学方面的参观、评比和表彰等活动。
7、负责组织研究党校教学规律、培养目标。
8、负责制定学科建设规划和实施纲要，发展党校优势学科。
9、拟定教师进修和下派基层锻炼计划、考核教师业务、管理教师教学档案。
10、负责接收远程教学及多媒体设备护养。
11、组织和实施教学“精品工程”，负责申报、汇总、推荐等项工作。
12、组织和实施新专题、新教员的试讲工作。
13、负责教材采购和发放工作。
14、负责学员的的学籍管理，建立和保管好教学档案。
二、教务处岗位责任制
根据校委会要求和教务处工作需要，教务处设处长一名，副处长两名，工作人员五名，具体分工如下：
（一）正、副处长岗位责任
处长：负责全处工作，向校长、分管校长负责并报告工作。主管：
1、落实校委教学改革实施意见，统筹全校教学工作；
2、主体班教学计划、课程安排、教学调整、教学研讨、社会调研、论文指导、教学考试等(副处长一协助)；
3、其它各类培训班的联系、计划、教员安排、组织实施、管理等(副处长一协助)；
4、教学会议、教员培训及全校性教学活动的计划、组织等(副处长一协助)；
5、为深化教学改革提供综合服务平台（副处长二协助）；
6、全处的政治、业务学习和思想政治工作(副处长二协助)；
7、校领导交办的其它工作。
副处长一：负责分管工作，向分管校长和处长负责并报告工作。分管：
1、主体班教学计划的实施、检查；教学情况的了解、收集和整理；学员的意见反馈；
2、其它各类培训班的教学准备、报名登记；课堂教学的准备、实施、检查和情况收集；
3、负责对外宣传报导教学活动，为深化教学改革提供综合服务平台；
4、主体班和各类培训班开学、毕结业典礼准备工作；学员合影的联系和组织；
5、教员学习、培训等活动的准备、组织、实施和检查；外请教员的联系、接送；
6、校外相关单位的沟通，校内教研室、干部培训处的通联；
7、教学活动的日志记载；
8、分管校长、处长交办的其它工作。
副处长二：负责分管工作，向分管校长和处长负责并报告工作。分管：
1、教材的订购、保管工作；文印工作；教员教学课时费计算工作；教学档案工作；教学光盘的制作工作；学员毕、结业证的填写、鉴定材料的收集及相关工作；
2、远程教学播、录的计划、组织及部分值班工作；远程教育厅的安全和卫生工作；
3、多媒体教室的使用、维护及保障、安全工作；
4、远程教育厅的租(借)用工作；
5、财务管理工作；
6、校内行政部门及教辅部门的通联工作；
7、分管工作的记载；
8、分管校长、处长交办的其它工作。
（二）教务处干部岗位责任
岗位一：向处长负责并报告工作，协助副处长一、副处长二，做好：
1、主体班教学计划的实施、检查；教学情况的了解、收集和整理；学员的意见反馈；
2、其它各类培训班的教学准备、报名登记；课堂教学的准备、实施、检查和情况收集；主体班和各类培训班开学、毕结业典礼准备工作；
3、教员学习、培训等活动的准备、组织、实施和检查；外请教员的联系、接送；校外相关单位的沟通；教学活动的记载；
4、教学课件制作及管理工作；
5、远程教学播、录及部分值班工作、安全；
6、多媒体教室的使用、维护及保障、安全；
7、学员毕、结业证的填写；
8、总务处、财务处通联工作；
9、完成分管校长、处长交办的其它工作；
10、尊重领导、团结同志，工作必须认真负责、按时、确保质量。
岗位二：向处长负责并报告工作，协助副处长二、副处长一，做好：
1、教材的订购工作；
2、教员教学课时费计算工作；
3、教学课件制作、管理工作；
4、重大教学活动摄象、教学光盘制作及光盘有序管理工作；
5、贵重财产保管；
6、学员毕、结业证的填写及相关工作；
7、远程教学播、录及部分值班工作、安全；
8、多媒体教室的使用、维护及保障、安全；
9、分管校长、处长交办的其它工作；
10、尊重领导、团结同志，工作必须认真负责、按时、确保质量。
岗位三：向处长负责并报告工作，协助副处长二、副处长一，做好：
1、教材的保管工作；
2、文印工作；
3、教学档案管理工作；
4、鉴定材料的收集及相关工作；
5、校内办公室、教研室、相关处室的通联；
6、分管校长、处长交办的其它工作；
7、尊重领导、团结同志，工作必须认真负责、按时、确保质量。
岗位四：向处长负责并报告工作，协助副处长二、副处长一，做好：
1、主体班日常教学保障工作，包括平时上课四、六楼教室开、关门，设备使用、维护。
2、多媒体设备的使用和维护，做到熟练使用，有问题及时解决，保障教学正常进行。
3、开学、毕（结）业典礼布置会场，服务接待工作。
4、负责办公室的报纸整理（《学习时报》必须整理上夹）、开水、卫生。
5、完成校领导、处领导交办的各项工作。
6、尊重领导、团结同志，工作必须认真负责、按时、确保质量。
岗位五：向处长负责并报告工作，协助副处长二、副处长一，做好：
1、抓好20*级及20*级研究生课程进修班的教学管理工作：
2、认真做好两届研究生班的学籍管理工作；
3、认真做好两届研究生班的跟班上课工作；
4、做好两届研究生班与学校的上传下达工作；
5、做好两届研究生教学管理工作的同时，抓好常年不断的吸纳新生，扩大研究生班的队伍；
6、做好两届研究生班学员的思想工作；
7、不断加强学员间的联系、沟通工作；
本学期，教务处工作一直处于紧张和忙碌之中，在学校领导的关心指导下，在其它处室配合下，在任课老师的支持下，团结协作、认真工作，保证了学校教学工作的正常展开。教导处全面落实学校工作意见，以生为本，以实践有效教学为主题，以提高学校的教育教学质量为目的，加强教师业务素质培训，努力提高教师教育教学水平，加大常规教学管理力度，全面提高教学质量，实现师生共同发展，总结经验，吸取教训，力争以后取得更好成绩，现将学校教导处工作总结如下：
一、工作完成情况：
1、按照上级有关招生规定及适龄儿童平等入学原则，在校领导的支持和各位老师的帮助下，顺利地完成了七年级和一年级的招生工作，确保了我校招生范围内的学生都能平等入学。
2、开学之初，顺利完成了教师任课及排课工作。教务处成员进行了分工，各成员除做好自己的工作外，还要配合其它成员完成一些临时性工作；
3、依据上级要求，为提高我校青年教师的教学能力，开展了青年教师大练兵活动，教务处合理安排，有序协调，为此次活动的举办付出了努力。
4、审核若干问题学生的学籍。完成了一年级至九年级学生实名制信息的新增工作；整理核查七年级学生学籍及一年级双学籍的学生学籍，并且统计全校的“免费教材人数”及本地农村户的上报工作；
5、安排小学、初中各年级的校本、地方课，并在年级组长的协助下有序开展。教务处进行了检查登记；统计各班学生到校情况，分发课本，聘任教师，并做好新学期新生转入转出工作，认真做好教务处日常工作，完成好排课、代课、调课的临时工作，使学校教学工作正常运转；
6、完成2018届毕业生兜底信息数据上报工作和学业水平成绩反馈；
7、依据上级要求，对学校1-9年的健康和美术教材进行了清查工作；
8、组织并安排中、小学的期中考试及九年级上学期两次月考和下学期两次模考，召开学科教师质量分析及家长会，并有针对性的做好补差工作。安排统计并收集学生电子成绩信息；
9、积极整理验收资料，配合各部门完成各种验收材料。迎接均衡发展的复查工作，并且材料齐全；
10、督促实验老师管理好实验仪器和实验教学工作，并制定好实验计划、填写好实验通知单及各类表册，确保实验教学工作顺利进行；
11、布置并检查培优补差、特长生培养、课堂日志等工作；
12、做好教职工考勤登记及月公示工作；
13、认真做好教师外出及请假人员的调课工作，确保无空课堂现象；
14、做好复印工作，包括试卷、复习资料及各处室的相关材料；
15、完成好教材的征订工作，并对存书进行统计，以便以后利用，指导和配合图书室工作人员。收发循环教材，并做好相应的登记工作，完成好图书室的开放，教材发放及征订服务工作；
16、做好期末考试的安排，制定统一的考试模式，规范考试。认真组织了期中、期末考试的监考、阅卷、改卷工作，做好了成绩的统计上报等工作；
16、配合办公室为教师年终考核提供了相关材料做依据；
17、做好国培教师和继续教育教师的统计上报工作；
18、开展好阳光体育工作，做好大课间活动，广播操及眼保健操，本学期体育组织了各项活动，积极丰富了学生的课外活动。
二、存在的问题和解决措施：
1、加强实验教学管理和课堂常规管理的力度，安排教务员对早读、两操、就餐、拖堂、放学进行检查和巡查。
2、教学管理和教学质量有待加强，有针对性的对各学科存在的情况进行分年级分科的质量分析，认真落实到教学的每一个环节，针对学科中存在的问题进行新老教师的经验交流。
3、做好外出教师的登记工作，严禁私自调课，调课必须经教务处。
4、督促并检查教学仪器的使用情况，杜绝资源闲置浪费，对资源浪费的班级进行批评教育。
5、严格规范请假制度，做到请假有请假条，并做到告知主任、校长。
并来教务处进行登记。
6、在整理均衡化验收工作中存在归档不及时，在今后工作中要及时整理及时归档，并封挡存册，便于验收监测。
三、对做好今后工作的思路及计划：
（一）进一步落实教学中心地位，促进教学质量的稳步提高
牢固树立以教学为中心的思想，切实加大对教学工作的管理和调控力度。要认真深入的分析我们的实际情况，查找原因，探讨高效课堂的教学方法，制定合理的评价制度；要善于用情感化的管理凝聚人，用积极的评价引导人，用精神文化力量激励人。领导、主任要经常不断地深入班集体、深入学生中间，了解情况、发现和解决问题、参与教学教研活动，既当指挥员又当战斗员，切实发挥其应有的旗手和表率作用。以教学为中心就要以课堂教学为重点，全面深化教学改革，进一步提高教学效率。
（二）加强教学常规管理力度，进一步完善教学管理体系
1、加强教学常规检查，加强指导和监管力度，分层督促，责任落实，重视反馈，及时整改处理。定期进行作业量检查、作业批改检查，加强各种考试巡查。
2、规范课堂教学行为，要求任课教师提前候课，铃响后，教师迅速进入教室。
3、依法执教，杜绝违规购买和违规使用教辅资料，防止体罚和变相体罚学生事件的发生。
4、从班级、教师及学生三个方面做好阶段性总结，对期中考试、期末考试检测情况及时进行数据分析和反馈，让这些分析对下阶段的教学产生具体的指导作用。
（三）配合毕业班教师做好对九年级学生的学情调研工作，保证中考高水平、高升学率完成任务。
（四）坚持以教师发展为本，促进教师专业化成长
给教师一个平台，使其能尽显才华，给教师一个阶梯，使其逐步成长，给教师一个机制，使其自我完善，成为一个学习型、研究型、反思型的教师。一要强化读书学习，营造浓厚的读书氛围，积极倡导多读书、读好书活动，并在学期中进行演讲比赛，努力构建学习型校园，为教师的专业发展奠基。二要实施青年教师成长计划，促进教师的专业发展。学校要制定并实施青年教师系列成长计划，建立健全评优激励机制。推行青年教师基本功达标制度，促进青年教师的快速成长。
（五）完善管理，全面提升服务意识。
1、严格学籍管理制度，做到学籍档案资料完整、规范，对转入、转出的学生按规定程序办理手续。
2、充分发挥各功能教室的服务功能，提高服务质量。
[关键词]教学 档案 管理 服务
[中图分类号]G717 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2012）12-0204-01教务档案是教学管理职能部门在教学管理活动过程中直接积累形成的文字、图表、相片、音像等资料，是教学内容、方法、途径和效果的真实记录的文件集合体，具有保存、查证、参考和利用价值的信息资源，是提高工作效率和进行教学情况研究的重要条件和依据。目前，在高职院校教务档案管理的过程中，存在着档案资料不齐全、档案工作人员业务素质不强等问题。为了提高高职院校教务档案管理，应该树立良好的管理工作观念、建立档案管理体制，落实教学档案管理责任制等。
一、当前教务管理档案管理工作中存在的问题
（一）档案资料不齐全
教务处负责学校的教育、教学任务，这是教学的核心工作。在教务档案管理工作中，要认真做好学生期末成绩的存档工作、历次缺考、补考的存档工作、历次过级考试的存档、日常教学的资料存档等工作。目前，在教务处存档过程中，有的工作人员思想懈怠，认为没有必要把所有的资料都存档保管，致使有相当一部分资料比较分散或没有记录，从而导致档案资料不齐全。例如：如果学生所有科目的补考科目不做存档，我们就不了解学生在哪些科目方面比较欠缺，就不能为以后的教学提供方向。
（二）档案工作人员业务素质不强
档案工作看似简单，实际上既需要责任心，又需要很强的业务能力。例如，在归档的过程中，要做到纸质档案和电子档案的统一结合。然而，有部分档案管理人员却做不到高效工作，造成档案资料管理混乱。
（三）档案管理信息化程度不高
目前，在档案管理方面，发展的方向是实现信息化管理，由电子档案代替纸质档案或实现电子档案与纸质档案并存管理。在传统的档案管理过程中，主要应用的是纸质档案，然后纸质档案的管理随着时代的发展，越来越表现出弊端。例如：纸质档案要求的人工多，存贮的空间大，会出现损毁现象等。在新形势下，现在的高职院校正在向电子档案管理方向发展，但是，由于受到各种因素的限制，转化的过程还需要一段时间才能完全实现。
二、规范、科学的管理教务档案
（一）保障档案的及时收集、整理和归档工作
教务档案工作内容丰富，比较繁杂，在教务档案管理的过程中，要做到及时收集、整理和归档。例如，学校从校外聘请专家，召开了一次学术交流会，对交流会的图片、文字资料要及时进行整理，存放到学校对外交流学术那一类中。如果只是单纯地用几个字来记录这件事，就失去了原始资料的完整性，不利于以后做参考。作为档案管理资料，要有档案管理意识，从各个方面收集资料，保证档案管理的高效运行。
（二）保障人员的素质
教务档案管理人员的业务素质直接关系到档案工作质量的好坏。
作为一名合格的教务档案管理人员，一方面，要积极进行理论学习；另外一方面，要参加档案管理技术方面的培训，以达到短期内提高教务档案管理的目标；第三方面，教务档案工作人员，要自觉培养自己的责任心和耐心，要有一种很高的敬业精神，这样才能把工作做好，做精。
三、加强高职教务档案管理措施
（一）树立良好的管理工作观念
在高职院校中，实行的院系管理体制，因此，做好教务档案工作，不仅仅是教务档案管理人员的事情，应该进行全校动员，使各院系充分认识到教务档案的重要性 ，每学期结束要将分散存放的档案材料收集起来，统一管理，并且要对档案管理员进行业务指导和培训，以强化其档案管理技能。
（二）建立档案管理体制，落实教学档案管理责任制
档案管理工作，一方面可以为以后的工作提供参考，另外一方面也可以为目前的工作提供依据。因此，高职院校的领导，应该加强对档案管理工作的重视，为档案管理者创造必要的工作条件，提出明确的管理要求，把教学档案管理作为提高教育教学水平的一个重要环节。 同时，落实教学档案管理责任制，让每一方面的档案管理工作都有专门的人员去管理，保证档案工作的完整性和科学性。
（三）加强学校间档案管理的交流
现在，很多高校在档案管理工作方面积累了不少经验，我们应积极向其他学校学习，密切同其他院校的业务交流和学习，以便改进自身档案管理水平。
总之，教务档案工作是学校整个教学管理工作的重要组成部分，我们要充分认识到教务档案管理工作的重要性，合理利用教务档案，更好地为教育教学服务。
【参考文献】
在学习、工作生活中，接触并使用报告的人越来越多，其在写作上有一定的技巧。一听到写报告马上头昏脑涨?下面是小编精心整理的 小学教务处主述职述廉报告，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助。
小学教务处主任述职报告1
常常告诫自己：“人活一辈子，要好好生活、好好工作、做好自己。”其实人要做好自己真是不易。
xx年9月，我到xx小学担任主任一职，我配合校长的工作主要负责德育、档案和学籍管理等工作并兼任三年级数学。xx年9月兼任三年级用英语教学，我以我的实在与实干胜任这一工作。我在勤勤恳恳中默默付出，学会了在忙碌、心烦时停下脚步，倾听心声，调节心情，思考方法，提高实效，完善工作。同事常叫我：“主任”、“领导”，我则自嘲调侃道：“我的角色就是一个打杂的。”我更喜欢同事们亲切地叫我一声：“倩影”，孩子们亲热地叫我一声：“李老师”。我自诩“杂家”，下面就向大家说说我这个“多面手”是如何在工作中进一步认识自己，有条不紊地向着既定的目标迈进。
做一个真实的人。
“千学万学学做真人”，我认为做人做事都要对得起自己的良心。我真心实意、实事求是地面对工作、同事与学生，脚踏实地一直是我的工作作风和真实写照。
班级环境、大扫除、晨会、班队等各项检查，班主任工作、兴趣小组等各项检查，讲究的都是公平、公正、公开的原则。我和大队辅导员、校长一起布置工作、落实检查、考核评价，尽量把工作做实做细。具体到看活动记载本，活动的主题、内容与效果，看活动的照片、作品、资料，看学生佩戴红领巾，防甲流、清洁卫生、课间活动等一个个具体的项目。
做一个快乐的人。
你会看到一个忙碌的身影，全心全意地在为大家服务。我安排清洁卫生包干区、兴趣小组、大课间等活动，教研组内制定计划、听课、评课，组织开展广播操、冬季长跑、合唱、朗诵比赛，打印学生奖状，整理教师用书，成果统计，各项资料的归类汇总……在日复一日的付出中我感到了快乐。
我这个大忙人，还到医院看望生病的同事，当学生发生突发状况时送医院诊断治疗，和一些学困生学生谈心……在关心他人的同时我收获了快乐。
做一个负责的人。
认真做好本职工作这是我对自己的要求，期初和期末我都忙得像打仗一样。我负责学生的学籍管理档案工作，这个工作需要细心，来不得半点马虎。白天时间紧，来不及工作，往往在家要加班到晚上12点多。期末的时候同样为了档案而忙碌，我能保证在规定的时间内完成这一工作。
本学期，防甲流成为了我每天工作的新任务。每天晨午检，全校师生测量体温，班主任老师每日负责将防甲流学生晨检、午检情况记载本上交给我，我负责统计汇总后，每天在规定的时间内将晨午检的情况上报给中心校。我总能认真、细致地记录下每天的晨检、午检情况，不出差错。到了周末，还要批阅教师教案。
做一个反思的人。
我在xx学年度第二学期期末成绩检测中，荣获全镇三年级数学总评第三名。我撰写的《农村小学要重视科学课的实验教学》一文，在县级优秀论文评比中荣获二等奖。xx年10月在全县教师优质课评比中我讲的《长方形的面积》荣获二等奖，教师素质大赛中，荣获一等奖。在XX年第一学期期期末成绩检测中，荣获全镇三年级英语总评第三名。
工作不可能是一成不变、一帆风顺、十全十美的，总会遇到挫折、困难与失败，用心思考一下，这些都是通向成功的宝贵经验。有好多的工作都靠自己慢慢地摸索，逐步完善。在工作中，我难免有失误与忽略，还请各位同仁见谅。
在下学期我会再接再厉，让工作更上一层楼。
小学教务处主任述职报告2
尊敬的各位领导、老师：
大家好!
一年的光阴在弹指一挥间悄然离去，由于领导和同事的信任、支持和帮助，让年轻的我成为学校中层的一员，我心存感激。本学年，教务处的工作得到了各级领导和各位老师的大力支持、热情帮助和真心理解，在此向你们表示衷心的感谢!回顾这一年的工作，艰辛而快乐、忙碌而充实、平凡而实在。
教务处的工作离不开学校所有成员的合作。在老师们的鼎力支持和帮助下，本学年，教务处顺利的完成了这几项工作：
一、管理方面
1、学年初，在班主任的支持和配合下，完成了新生基本信息的采集。
2、在全体教师的协助下，对我校学生的学籍档案进行管理，组织班主任老师搜集、录入学生学籍资料、数据。
二、教务教学工作
教务工作是一项经常性、持久性的繁杂工作，需要更多的耐心和细心。在此，我们非常感谢老师们的理解，帮助，才让教务处的各项工作得以圆满的完成。
1、结合本校师资情况，按照教育部课程设置，开足开齐有关课程，做到了“三表(课程表，时间表，教务工作计划表)”的统一。
2、抓实教学常规工作，做好日常教务工作。常规教学一般指备、听、、教、批、辅、考等工作。常规教学落实的好坏直接关系到学校教学质量的优劣，所以我做到了对教师的教学活动进行全程的布置、督导、检查、总结。每月检查教师教案，检查教师作业批改，并覆盖所有学科，检查过程中注重检查与指导相结合，及时和有关教师交换意见，提出改进意见，且做到每次检查都有记录，每次检查都有总结，形成了教学工作管理到位的优良工作作风。
3、当好调度员。及时安排好临时的课务调动和代课安排，确保学校教育教学工作正常有序的开展，努力为学校教学工作保驾护航。
4、做好服务员。教务处的工作宗旨是服务教学、服务教师、服务学生。在工作中，我要求自己做到，对待同志态度谦和，和教师建立起平等的合作关系，注重团结，容人容言，提高心理承受能力。尽心尽责做好这份工作。
三、业务学习工作
1、本学年，积极组织教师以教研组为单位进行校本培训。在教研组长的精心组织下，深入学习了课程改革教育丛书，领悟了新课改精神，新课程理念，逐步转变教师教育教学思想。
2、本学年，坚持把课堂教学改革融入学校教研，根据学生的实际情况在四、五年级实施分组教学，安排好教师参加各级各类的教学研讨和培训活动，提高教师的教育教学水平。
3、组织教师进行教研活动。
四、加强服务意识，对学校负责。
作为教务主任，要正确定位，努力做好校长的助手。因此我正确认识自我，以求真务实的科学态度，顾全大局，融合群体，协调好教务处成员，做好以下几方面的工作：
1、在校长室的指导下，和教务处其他成员研讨，制订好教育教学工作计划、青年教师培训计划、分组教学实施方案，并组织实施，使学校教育教学工作更有针对性、实效性，并注意总结教育教学方面的.经验。
2、制订教务工作方面的有关规章制度和检查考核制度，负责好教学工作的月常规检查、期中抽测和期终检测工作，为学校考评教师提供依据。
3、组织、指导、审查各年级教育活动计划，各教研组教学教研计划，组织全校教育教学研究和经验交流，组织检测，审批试题及质量分析，领导和指导教研组工作。
4、关心全体学生的全面发展，安排好兴趣小组活动，组织好学生的竞赛活动。
5、组织好备课、听课、评课工作，负责指导各科教研组工作，审查教学计划，组织好教研活动。协调解决教师在教育教学中的疑难。
6、具体负责学校各室的管理工作。
五、反思存在不足，对工作负责
任何事情都是在不断的反思-改进-再反思-再改进的过程中不断的发展完善的。教务处工作好还存在有许多需改进的地方：
1、集体教研活动开展有力，但个人深入到班指导听课的力度不够。
2、师资培训方面：培训的内容应更加丰富一些，涉及观念(新课程理念，新形势下教师观、学生观等)，业务(教学基本功、现代教育技术应用，科学素养的认识和培养、远程教育技术的应用等)。
3、青年教师的培养，应创造更多的机会和条件，走出学校，成为学校教学骨干，成为名教师。
【关键词】教学秘书 教学管理 高职院校
高职院校教学管理工作是整个学校教学行政工作的重要组成部分，在学校办学目标实现过程中的特殊作用是有目共瞩的。教学秘书主要负责基层教学事务，在教学管理系统中发挥着重要的作用。教学秘书是高职院校设于各院（系）的基层教学管理岗位，主要职责就是辅助各院（系）领导做好各项日常教学事务的管理，及时完成对教学资源的协调配置。在整个高职院校的教学管理系统之中，教学秘书的作用举足轻重，是整个系统的枢纽，如果枢纽运行不畅，就会导致整个教学管理系统的瘫痪，破坏正常的教学秩序，从而引起整体教学管理水平的下降，影响教学质量。
因此，如何保证高职院校教学管理工作具有科学的运行机制，不仅是我们高职院校教学管理工作者普遍关心的问题，也是高职院校教学管理理论工作者十分关注的研究课题。根据本人近十年在高职院校担任教学秘书一职的工作，从以下三个方面来谈谈对高职院校教学秘书的认识。
一、高职院校教学秘书的主要工作要求
随着我国高职教育改革的不断深化，高职院校的发展对管理人员提出了越来越高的要求。
高职院校教学秘书工作总结起来主要有以下几个方面：协助院（系）领导制订（修订）各专业教学计划和各课程教学大纲，送教务处审批；学期结束前，协助院（系）领导确定落实下学期教学任务，收集整理各门课程的教学日历，送院（系）领导审批后报教务处并分送有关任课教师；协助院（系）领导组织好学期期中、期末的教学检查工作；负责临时性的调课事宜，并通知有关师生；负责安排学生考查、考试、补考工作，办理学生学籍注册、休学、退学、复学、转学等有关手续；负责组织订购、送印、发放教材和教学参考资料；负责管理学生成绩登记表、教学文书档案工作；了解教师的教学进修、科研情况以及学生学习情况，搜集学生对教学的建议和意见，协助院（系）领导总结推广教学、科研、进修经验；做好毕业生毕业前各学期成绩的整理工作。
工作性质决定了教学秘书应具有不同于教师、资料员的能力。
二、高职院校教学秘书的工作特点
高职院校教学秘书的工作主要是协助系主任处理日常系里的具体事务，执行系领导指派的工作，是系领导的助手。教学秘书的工作既有制订教学计划、任课申报、申请专业、对教师教学效果的考评等活动，又有参加校内各机关的会议、与上下级沟通的交往活动。主要工作有以下几个方面：
第一，教学秘书要具有较高的业务水平，具备综合处理教务安排和教学安排的能力，做好中间的联系作用，上传下达，配合院（系）办公室处理日常的教务管理工作，并协助领导做出决策。其中教务安排包括：课程设施，教室安排，调整课时，数据汇总，期末考试安排、英语四六级考试、专升本考试、监考安排、试卷整理等等；教学安排包括教学内容、日志日历，授课大纲、教学统计、教材征订等。
第二，教学秘书要具有很强的沟通协调能力，起着“上令下达、下情上奏”的作用。既要准确地将教务处的规章制度、文件精神及时准确地传达给院（系）领导、教师和学生，又要将教师教学工作情况、师生的意见和教学管理中出现的问题及时向上级汇报。
第三，教学秘书要具有良好的思想素质，包括高尚的政治觉悟，良好的职业道德和吃苦耐劳、任劳任怨的精神。教学秘书的主要工作职责就是为教学做好服务工作。无论是上级指示，还是日常的教学工作都要想方设法地及时完成，做到不压事、不误事。并坚持实事求是的原则，不搞形式主义，认真对待每件工作，以优质、高效的工作赢得老师和学生的信任和支持。必须加强学习，不断提高政治、业务、身心素质。高校教学秘书工作需要具备一定的理论功底，因此，必须加强学习。
第四，教学秘书要对学生进行有效的管理，既要维护学校的权威和规章制度的严肃，又要爱护学生，尽可能地提供人文关怀。
三、高职院校教学秘书在教学管理中的枢纽作用
随着高等教育的发展和教育教学改革的不断深化，高职高专的教学管理工作有了很大的变化，而教学秘书则是高职学校基层教学岗位中最为直接的教学管理人员。既是教学管理工作的执行者又是教学活动的组织者，是师生间的桥梁又是学校职能部门的纽带。
教学秘书的职能和作用。教学秘书受高校教务处和院（系）主任双重领导，日常工作是协助校教务处系主任处理学校的日常教学管理工作，是高校教务处和院（系）教学主任的得力助手，是联系学院、教务处、院（系）领导、教师和学生之间的桥梁和纽带，负责各种教学管理信息的上传下达。同时，教学秘书战斗在教学活动的前沿阵地，熟悉教学相关的各项政策，对教师的科研工作非常熟悉，并熟悉教学人员的具体工作环境和工作情况，能够很好地将这类信息反馈给校主管领导，有利于领导做出正确的教学决策。
总之，在社会竞争日益激烈的今天，作为教学秘书，认识一个合格教学秘书的能力结构，对增强高职院校的竞争力和生存力具有重要的意义。高校教学秘书是院系教学管理工作的重要力量，为老师搞好服务是教学秘书重要的工作职责，并要以全心全意为师生服务工作。
【参考文献】
[1]邢乐澄. 高校机关秘书素质谈[J].机械工业高教研究，1997.
关键词：系部教学档案；数字化管理；提高工作效率
一、数字化文件（电子文件）定义及其特点
数字化文件（电子文件）是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：1. 电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；2.电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；3. 电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；4. 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
1. 传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2. 由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3. 由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
三、系部教学档案的主要内容
系部教学档案是系部教学内容、方法、途径和效果的真实记录，是系部进行教学活动不可缺少的依据和参照，是改进教学工作、提高教学质量、促进学术交流的信息资源，是最基层、最原始、最重要的评估高院教育质量及管理水平的一个重要标志。系部教学档案是在教学管理过程中形成的各项具有保存价值的文字材料、图表、统计材料、计算材料、报表、照片、成绩册等不同载体形式的文件材料形成系部教学档案，包括开课计划、教学任务、教材征订、教学安排、教学计划、实验计划、补考、重修、教学督导、期未考试、成绩收集。
四、目前系部教学档案管理存在的问题
4.1 学院针对系部档案管理的制度和措施
教学档案的管理由教务处、系（部）两级进行管理。教务处是学院教学管理的中心，它学院所有系部的教学管理进行统管，但在长期的教学管理过程中，教务处只对系部要交教务处的那一部份文档经行附带的要求外，对于其它的教学文档，哪些是需要重点保管，哪些只作临时保管的，哪些需要长期保管的，哪些只需短期保管的等，应该如何保管，没有制定出针对系部档案管理的制度和措施。这样做势必会导致系部档案管理的随意性和自由性，也会给学院教学管理、领导决策、教学改革、教学水平合格评估等所需提供数据资料带来不便和隐患。
4.2 系部进行档案管理的条件有限
开展档案的保管工作，需要一定的物质条件作支撑，否则这项工作难以作好。其基本条件如下：
（1）档案库房：档案库房建筑主要为档案管理保护提供了最基本的物质条件，档案库房选择地点的好坏将直接影响到档案保护。
（2）档案装具：包含档案箱、档案架、档案柜。
（3）包装材料：为防止光线、灰尘及有害气体对档案的直接危害，又可以减少档案机械磨损，档案必须经过包装。
事实以上所罗列这些条件除了学院档案管理满足外，一般系部的档案管理都不满足，首先没有分配专门的档案室，系部的大部分教务资料都只能存放在系办公室有限的资料柜内，或乱堆放在某个有空的办公室内，这样难免造成操成一些有用的资料丢失。第二由于没有制定专门的档案管理制度，对一些档案没有能够进行很好包装，使得一些重要资料损坏严重。
五、数字化电子档案管理的优越性
针对以上系部教学档案管理存在的种种问题可采用数字化电子档案的方式来解决， 电子档案是具有保存利用价值的电子文件，随着计算机技术的广泛应用，形成了越来越多的电子史件，在电子文件中全部信息都是以数字式代码的形式加以存储的，由计算机完成信息的编码和解码过程。利用时须借助计算机等机器设备转换成原有的文字或图像，所以电子档案也被称为“机读档案”。相对比传统系部档案管理，采用数字化电子管理存在以下优点：
5.1 档案存储量大
电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘，这些存储介质具有存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点。系部教学管理中产生的需保管具有保存价值的文字材料、图表、统计材料、计算材料、报表、照片、成绩册等不同载体形式的档案文件材料，随着的是档案入库数量的剧增，一张普通的光盘可存储几千万的文字信息，这将极大地减少档案占用的空间及存储价值的投入，可解决档案库房的问题。
5.2 档案查询及检索高效、快捷、准确、方法多样。
由于档案利用率越来越高，系部的管理层急需信息进行决策，各教务处也急需相关的档案进行借鉴，教师需要查找教务处下发的各种文件，学生需要查找个人的学习档案，所以系部档案管理需要准确、快速提供档案信息及资料，随着时间的推移，各种教学档案数量的急增以及频繁地提供利用，使得系部档案管理人员的工作量大大增加，如果继续采用传统的系部教学档案管理方法，那就会出现档案查找耗时、查全查准概率不高的现象，势必会造成档案利用率低下的后果。手工，纸质等落后的管理手段已经严重地制约了档案效益的发挥。而采用电子化管理系部教学档案，借助于计算机数据库技术，可实现快速速查阅相关档案资料，大大提高了工作效率。电子档案的产生，可以从传统的手工编目和查询等方面的工作中解脱出来。
5.3 能方便地进行档案的修改，补充、输出、复制。
今天，以计算机技术为依托的现代化管理手段已非常广泛和深入地使用到了办公自动化、辅助设计及信息管理等各行各业，而系部作为高校教学、科学研究的前沿阵地，如果教学档案管理还采用原始的管理办法，那样会与社会发展脱节的。所以，我们可以利用计算机将具有保存价值的文字材料、图表、统计材料、计算材料、报表、照片、成绩册等不同载体形式的档案文件材料转化成各种计算机可识别的文字、图像、声音、视频文件，这种方法使纸质档案储藏变得简单、快捷，最后整合成计算机数据库，能快速的实现档案的修改，补充、输出、复制。
5.4 利用计算机网络技术使得系部教学档案归档、查阅变得更容易。
（1）档案管理的计算机网络化有利于提高档案用户和管理人员双管的工作效率。
（2）档案的计算机网络化管理简化了档案的归档过程，系部教学档案管理人员不管在什么地点都可以将形成的数字化文件，图纸等传输至数据库，在很大程度上减轻了档案管理人员复杂繁琐的档案收集工作，同时也大大简化了编目工作。将传统的档案收集、整理、保管、提供利用等工作均放在网络中进行，档案人员就可以有更多的时间进行档案编研及数据采集、充实和完善等工作，并且通过网络方便信息交流，使档案的利用价值最大化。而档案使用人员只有赋予一定的权限就不用每次需查找教学档案都需要往档案库房跑，在任何一网的计算机就可实现档案的查询。
5.5 促进了档案的实体保护，档案保管更加安全
电子化档案储藏主要由文字、图像、声音、视频等计算机文件构成，传统的管理方法会因为温度的高低温度的大小、虫害、火灾等不可抗力影响档案保管的质量，纸制档案易脏、易碎、易丢失，而数字化管理则可解除这些隐患。
六、总结
系部教学档案管理是一项繁杂而没有标准化的工作，而系部在教学过程中又会产生大量需要长期保存供以后在各种场合查询的档案资料，利用数字化电子技术管理系部教学档案，大大提高工作效率，且能开创档案管理工作的新局面。
参考文献
