时间：2022-09-18 17:34:27
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1. 信息化程度低。测绘工程早期的档案大部分采用的是纸质材料，档案资料往往是孤本。这种材质的档案资料对管理要求很高，如果保存不当，容易出现纸张破损、字迹模糊、图像失真等现象，并且在借阅过程中，极其容易丢失或破损，影响了档案材料的使用周期，同时影响了测绘工程资料的再利用。
2.管理手段效率低。初期的测绘工程档案管理主要是采用的手工管理模式，档案管理手段采用的是台账式操作；档案资料的查询体系以人工查询为主。这种管理模式，制约了对档案资料的查询频率，使得档案资料的再利用率非常低，信息资料保存的价值得不到充分发挥。
3.数据管理混乱。早期的测绘工程档案的数据管理不规范，数据档案在进行归档过程中，没有一套完善的归档制度，没有严格的归档流程规范可以依循。这种条件下的档案管理对档案材质、数据翔实情况、备份种类、保存环境等都没有具体的要求，致使在管理过程中出现很多难以应对的问题。
二、测绘工程档案信息化管理的必然性
测绘工程档案管理是为了更好地实现信息再利用的功能，其价值在于更好地为以后的测绘工程提供可以借鉴的工程信息，从而提高测绘工作质量。因此，做好测绘工程档案管理十分重要。
1.测绘工程信息资源共享的需要。信息化管理是实现资源共享的基础，测绘档案管理同样要实现信息化管理。信息化管理具有简单、快捷的优点，能够利用计算机快速找到需要的测绘资料，所以测绘档案信息化管理是信息资源共享的需要。
2.计算机应用推动了测绘工程档案信息化发展。计算机的普及和推广，对测绘工程档案信息化发展起到了推动作用。由于测绘工程工作对测绘工程档案的需求趋向于精细化，计算机能够满足档案管理的需求，因此，计算机作为辅助工具，被应用到测绘工程档案管理中。随着计算机能够对档案信息进行精细化管理程度的提高，档案管理信息化逐步形成。
3.电子介质资料保存的需求。测绘工程资料的材质已经不仅仅限于纸介质，很多测绘工程资料已以电子文件形式存在，对这些电子文件进行归档保存时，就要有一套完善的信息化管理体系。测绘工程档案信息化网络的建设，能够对电子介质的资料进行有效保存，对资料的保持和使用带来方便。
三、测绘工程档案信息化管理有效性措施
1.建立和完善档案信息化管理系统。第一步，数字化建设。测绘工程信息化建设的第一步最重要，主要针对档案资料进行扫描、数据采集等工作，完成数字化储存，再建立信息化平台，实现网络化共享。第二步，标准化管理。随着档案管理的发展，其领域已经不再局限于对现有资料的简单存储，而是涉及资料的形成环节。测绘工程资料具有明显的技术性特征，对标准性要求严格。信息化管理要求档案管理者要及时根据用户的不同要求，进行数据库资料的补充，然后提供符合标准的电子资料。第三步，网络化建设。实现网络化档案管理指的是测绘工程资料的构成、归纳、管理、审定等全过程系统化的网络管理，整个流程的信息资料整理都要进行信息化管理。
2.加强系统功能作用的发挥。系统功能结合供应类别，从子系统功能框架中可以得到很多资料信息，其中包括查找图形类别、资料供应情况以及测绘工程结果的查询，每一个子框架下面又包含更小级别的信息查询系统。这种框架构成，可以为查询者提供更加翔实、直观的资料显示方式。
3.优化数据存储体系，实现合理布局。为了使数据存储更加合理，就要完善数字档案的存储体系。测绘工程档案信息化管理数字储存可以分成三大类：第一类是磁带库，它的特点是可以进行大量的数据存储，并且传输速度较快，但是缺点是花费较高，并且对保持条件要求较高，容易损坏，需要人工定期检查进行倒带整理工作；第二类是光盘，它的特点是可以对离线的数据进行管理，优点是能够在社会上进行传播，用户使用方便，并且具有可靠的性能，缺点是存储信息量小；第三类是磁盘阵列，它的特点是最高效的数据储存方式，优点是存储量最大，并且具有高速的传输性能，缺点是费用较高。这三种存储方式可以根据具体情况进行选择，可以实现互补关系。
关键词:公路工程;项目建设;档案管理
在公路工程项目建设过程中，无论工程前期规划立项还是后期项目建设过程中都会产生大量文本、记录等重要的资料，这些资料包括工程各阶段的建设依据、建设过程中的质量安全与资金支付等重要凭证，它是体现工程建设合法性以及工程质量状况最原始也是最重要的依据。然而现阶段，我们在工程建设领域中，还较为普遍的存在着“重建设、轻档案”的现象，在档案建立管理中依旧存在许多问题，例如缺乏统一的档案管理模式、缺少高水平的档案管理人员、档案管理督促不到位等等。这些现象使得在公路工程建设中，优秀的项目建设管理经验未能得到很好的推广和利用。因此，如何做好工程档案管理，积极推广优秀的公路工程建设档案管理，对推进公路工程建设的管理水平和质量提高都具有一定现实意义的。
1加强档案管理制度建设
档案管理制度的建设是公路工程建设项目档案管理工作的基础与前提，只有完善了档案管理的相关制度，才能促进档案管理工作的实施，提高公路工程项目中档案管理的效率。根据公路工程建设的相关规定，档案管理制度的建立要从以下3个方面开展。
2要提高对档案工作重要性的认识
档案管理工作量大，内容烦杂，持续时间长，需要有专业的管理人员长期且固定的进行系统管理，才能保证档案工作质量。并且此项工作相对枯燥，不太容易出成果，只有长期坚持才能获得良好的回报。而且由于档案工作的宽泛性，所有参建部门都要涉及，只有各部门相互配合，才能形成完整的工程建设档案。因此，我们首先要提高对档案这项工作的复杂性和重要性的认识，只有了解了其负责程度和工作的重要性，才能重视此项工作。在实际工作中，建议成立多部门联合管理机构或小组，分工协作，共同促进此项工作。我们在建设杭长高速公路杭州段期间，档案具体工作虽然由办公室负责，但成立了由指挥部分管领导组成的档案管理领导小组，成员包括办公室、总师办、工程处、前期办、安保处等各部门负责人。明确各部门涉及的资料由部门负责人及时收集，然后由我统一整理归档，效果良好，具体组织分工见图1。图1档案工作组织分工3建立档案员岗位责任制度在公路工程建设中，档案资料相关要求政府管理部门已经明文要求，但如何落实依靠档案管理人员。档案管理人员是档案管理工作中的主体，它们的工作行为决定了档案管理工作的质量，因此要针对档案管理人员建立合理的岗位责任制度。通过这一制度，对档案管理中的每一个环节包括档案的收集、整理、立档、管理等进行有效规范。以制度约束管理行为，将有力提升档案员的责任感。
3完善档案管理的监督制度
在公路工程建设项目档案管理工作中，要把握好前期的档案管理工作，只有一开始建立起了完整、有序、良好的档案管理体系，才能保证后期的档案管理工作有序、合理的进行。在公路工程建设项目前期工程的档案管理工作中要通过以下两部分进行。(1)分类纳入资料分类纳入资料是公路工程建设过程中重要的档案管理方式，总体来说各类资料主要分为3大类:其一是工程建设程序类，以工程预可、工可、施工图设计、招投标等类别;其二是建设管理类，是建设过程中各参建单位根据档案管理要求整理归档的资料，主要是现场发生的各类施工及监理的第一手资料，包括项目中每一个标段根据单位、分部及分项工程划分规定，收集整理的全套资料;其三是其他管理类资料，包括各类检查、验收、交竣工等。在上述分类资料中，第二类是最多也是最复杂的。根据现行《公路工程质量检验评定标准》，一般项目的单位工程的划分分为路基工程、路面工程、桥梁工程、互通工程、隧道工程、环保工程、交通安全设施、机电工程、房屋建筑工程等。以斜拉桥和悬索桥为主体的建设项目单位工程按塔及辅助、过渡墩;锚碇;上部构造制作与防护(钢结构);上部构造浇注与安装;引桥;引道;互通立交;交通安全设施等。所有的单位工程又分为若干分部工程及分项工程。现将土建工程分部分项工程划分列举如表1。在档案资料收集时，要将上述每一个分项工程所涉及的资料收集整理后按类归档。分项工程是资料的基本单元，在施工资料中每一项可能有大量的同项内容。比如桥梁桩基，每一根桩为一个分项，但一个标段中可能有几百根桩，需要逐桩收集归档，因此档案数量较多，见表2。(2)文件同步归档在工程项目开始之前，项目管理人员要将文件材料进行合理的归档，将项目前期每个环节实施过程中产生的资料及时归档。前期资料往往是工程建设的依据，及时归档将为建设过程中各级部门的相关检查及时提供材料。同时，在建设期间也要做到及时收集、及时归档，这是保证资料完整性的好办法。
4定期督查，严格验收档案
4.1分阶段定期检查
公路工程项目是一项浩大、长期性、复杂的工程，其中包含了诸多的资料信息，公路工程项目的性质决定了公路项目工程的档案管理也是一项较为浩大的工作，因此，在加强档案管理的督查过程中，要根据工期及实际情况进行分阶段定期的检查方式，在一定周期内加强对相关资料收纳、整理、编研的检查，保证资料的全面性和准确性。
4.2检查方法多元化
工程建设过程中，往往工程负责人将关注点集中在工程项目实施的工地中，忽略了对后期资料整理的工作，在需要资料时往往出现资料不全、资料不准确、资料找不到等现象，因此，在对档案管理进行定期检查的基础上也要创新检查方式，通过多元化的检查方式促进档案资料的整理，例如抽样检查、重点检查等，通过检查工作的进行将资料整理、档案管理工作重视起来。在我参加的江东大桥、杭长高速等几个大型交通基础设施过程中，我们一般每季度进行一次专项档案检查。检查基本采用抽调各参建单位档案管理人员组成检查组，然后针对前一阶段的工作重点，核查相应的资料归档情况。各参建单位通过这样的工作，能做到相互学习、相互促进，有效提高整个项目的档案管理质量。
5重视相关档案开发利用
建立一份好的档案，目的在于希望能有好的利用。切实发挥档案资料的价值，对本项目建成后的管养及类似项目的建设都有良好的利用和参考价值。这种开发利用可以从以下2个方面进行开展。
5.1开展借阅交流活动
档案管理工作作为一项为公路工程项目服务的工作，其工作成绩与作用体现在利用价值。公路工程作为一项长期性的技术工作，在项目进行的过程中往往会面临很多困难，因此通过借阅、咨询、交流等形式，学习类似工程建设管理资料，使每一个项目工作人员吸收相关类似工程的管理经验，提高自身管理能力，为公路项目的工程实施提供帮助。
5.2加强重点档案编研
在公路工程项目档案的管理过程中，重点档案的编研工作也是对项目档案进行开发利用的一种形式，通过编研能够将一些有用的资料归纳整理起来，也能够加强对原始不完整项目资料的整理。随着科技不断发展，全电子档案的建设是一种趋势。这将更好的为后期的公路项目提高有效帮助。
6结语
总而言之，做好公路工程建设项目中档案管理的工作对公路工程的开展、使用、管理等活动都起着极为重要的作用，面对我国现阶段公路工程建设项目档案管理中出现的问题，通过档案管理制度的完善健全，在科学化、规范化的基础上提高公路档案信息的管理水平，使公路工程建设项目档案真正对公路工程各阶段的工作起到积极的推动作用。
作者:倪晓敏 单位:杭州市公路管理局
参考文献:
随着信息化普及，使得电子档案开始逐渐在公路档案管理中使用，并开始被认可，甚至依赖，在公路工程的档案管理中占据重要位置。电子档案的存在，能减少档案的储存空间，节约使用面积。也能便捷开展信息交流，实施信息快捷服务，能够实现信息共享，具有十分重要的意义。但是在当前电子档案的使用情况下，还是存在许多问题，想要做到完整化、规范化，必须要找出当前电子档案管理中较为突出的问题，采取针对性措施进行改善，实现电子档案实施完整性目标，辅助公路工程的实施。
2、公路工程电子档案管理中存在的问题
2.1档案原件真实性问题。电子档案有一个较为突出的问题，就是容易被篡改、删除，且不留痕迹。使用电子文档制作材料时，不存在拟稿者笔迹，相关负责人也无法在电子档案上签字，从而导致文件的权威性、真实性无法确保。一旦有人出于某种恶意，对电子文件中的内容恶心篡改，而且只是很细微的改动，难以发现，并且确定。在此方面，目前还没有较好的办法，能够针对文件的保密性、真实性进行确保，做安全防护工作，给了有心之人可乘之机，导致文件真实性受疑。
2.2电子档案内容保密性问题。使用网络中任何一个终端设备，都能将存储于网络中另外一个设备的文件获取。同时，一个终端中的文件，可同时发送到其他的多个终端服务设备。对于保密文件，或受限制的文件而言，其保密性带来了极大的威胁。比如，工程的报价，工程的设计图纸，工程的创新设计，工程合同内容等较为机密的信息，若未及时采取有效的保密措施进行储存，很可能被有心之人获取，从而让对手企业获悉，导致企业处于被动状态。
2.3档案管理软件使用统一性问题。档案所用的系统，在地区和单位间，若使用的软件类型不同，在文件查阅，文件使用之时，势必会造成严重的不便。各部门之间所使用的档案管理软件，一旦出现系统不兼容情况，甚至会导致文件自动拦截，或出现损害，导致文件查阅，文件使用中存在极大的隐患，也带来极大的不便。
3、针对问题研究对策
针对当前电子文件中所存在的真实性、保密性、软件使用统一性等问题，必须要采取有效措施进行改善，以免因网络安全隐患，导致工程重要机密泄露，或文件被恶意篡改，因使用软件差异，导致文件传输和查阅受阻。针对所存在的问题，采用以下对策进行处理。
3.1分散储存。对于公路工程中的电子文档，应该尽量避免使用集中储存方式。对于重要资料，或者已经完工工程的资料，应该将其做备份后，储存于电脑硬盘中。对于存储的重要内容需要进行标注，或者将重要内容再储存一份于U盘中，就算有人恶意篡改资料、数据，也可以使用另外一处的资料进行对比，马上就能发现其中的变动之处。对于一些施工年限较长的工程，可以采取年度做期限，年底时将档案全部进行备份，进行储存。以此避免因资料年份杂乱，导致重要资料丢失，在工程验收之时，工程档案不全，对工程的资料造成严重的影响。
3.2及时杀毒，做保密措施。在文件传输，或者在文件储存时，为减少因U盘的使用，导致文件受病毒感染，应该及时对U盘、电脑做杀毒处理，发现有系统漏洞、木马威胁时，及时处理，不给病毒可乘之机。在工作中做文件传输，尽量采取邮箱传输方式，在满足传输需求的同时，且有传输记录，也能保护文件传输。在做在线文件传输之时，应该加强保护措施，做好文件传输的安全处理。对于企业的机密文件，或者是重要文件，应该避免使用网络在线传输，以免遭网络监视，或者黑客入侵，导致文件泄密，对企业造成严重的损失。
3.3电子文档使用规范化。为将电子文档归档处理规范化，确保其完整性，必须要定期对办公室的电子文件进行分类处理，将有价值，重要的电子文档进行分类处理，将所有文件进行收集，随后进行整理、备份，再进行安全储存，从而将电子文档的管理归档工作安全实施。对于重要文件，可安装安全性能较高的软件，避免遭受病毒、木马、黑客入侵，导致资料流失，对企业造成严重的经济损失和名誉损失。特别是对于最新工程的报价、招投标方案等重要信息，必须要采取非常手段，积极处理，尽量避免在线传输，且应该做好相应的杀毒工作，为确保万无一失，必要的备份必不可少。
3.4培养专业计算机技术人才。在实现全员计算机知识定期培训的同时，也需要采取员工深造、招考等方式，为企业培养高、精、尖的计算机专业人才，在电子档案的管理工作中，单靠基础计算机知识显然力不从心，必须要请专业人员，熟悉计算机的操作技术，并且对档案管理中的业务流程熟悉，热衷于档案管理工作。在管理过程中，不仅要会用档案软件，还要会自己设计程序，自己做软件开发，使得企业能够有自己的网络空间，并帮助企业加强网络安全性。专业计算机技术人员，还需要使用软件，将工程图纸储存于电子档案，因此，运用自如的设计图绘画技巧，也必须要熟练操作。
3.5健全电子文件安全性与真实性法律条例。电子文件的归档、形成、处理、保管等事宜，中间的每一个环节中，都可能会导致档案信息被篡改、丢失，甚至无从发觉。因此，必须要针对电子文档管理真实性、安全性建立起相关的法律条例，以此成立相应的管理制度，并加强落实监督，从而对电子文件的真实性、原始性，以及安全性能进行保护，对电子文档的保护具有积极意义。
3.6制定合理、科学的电子档案规范与标准。电子文件的累积、形成、整理、分类、归档等处理事宜，使用规范、标准的进行确定，规范每一个流程，使得电子档案能够确保其科学性，能够实现整体、规范的管理模式，也是目前必须要进行解决的基础事宜。根据电子文件的管理需求，在全国的公路工程电子档案管理中，开发一款适用性强，且使用安全性高的软件，采取有效措施，使其工作重点与方式，形成大转变，面对时代挑战，依然可以愈战愈勇。
4、结语
在以“信息时代”和“知识经济”为特征的21世纪到来之际,人们越来越多地依靠INTERNET来获取知识、信息,可以预见,人们到档案馆的次数和时间会越来越少,总有一天,人们再也不用亲自跑到档案馆去了。面临着如此巨大的挑战,人们提出了数字化档案馆的设想,数字化档案馆是一个标准的电子信息基础设施,是在标准化、规范化基础上现代高新技术所支持的数字档案信息系统,是一种档案信息组织模式,是超大规模的、便于使用的、没有时空限制的知识信息中心。它采用分布数据存储,用户可以通过各种链接和操作在一个较大的地域范围内搜索和检索出自己所需的信息。也就是说,计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案信息形态,它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储,以网络化的方式互相连接,从而实现资源共享。数字化档案馆是传统档案馆在信息时代的发展,它不但包含了传统档案馆的功能,还提供综合的信息访问服务,它的出现给现有的档案工作带来新的挑战和机遇,人们希望数字化档案馆将成为未来的信息中心和枢纽。因此建设数字化档案馆,是档案工作发展的必由之路,也是今后发展的目标。在当今建设数字化档案需要从以下三个方面入手:首先,要大力宣传建设数字化档案的必要性,做好档案员的业务培训工作,提高认识,形成共识,激发热情,万众一心,协调发展,形成良好氛围,为建设数字化档案工作提高坚强的组织保证。其次,加速现存档案的数字化建设。主要是将馆藏档案进行全面的数字化处理,即将档案馆的所有档案数据通过扫描等形式,将档案信息由各种物理载体形式,全部以数字记录方式存储到光盘、磁盘等计算机的各类存储器中,完成现有档案馆的馆藏档案信息向数字化转化的过程,这是数字化资源建设的重要基础工作,是传统档案馆向数字化档案馆过渡较为稳妥的办法之一。再次,从现有的档案工作体系逐步向数字化工作体系转化,逐步建立健全一套完善的数字化档案工作体系。主要内容包括:数字化档案的收集、保管、利用等档案工作的基本环节以及各项新规章制度的制定。
一、数字化档案的收集它不同于以往的纸质档案收集,对于数字化文件,如果简单照般以往的管理方式,出现了问题可能是无法挽回的。数字化档案的收集工作体系,要求采用文档一体化管理方式,只有这样,才能保证数字化文件的内容、背景等信息的完整性,使它不至于时过境迁后将文件形成的背景、运行环境等信息被丢失或破坏掉。数字化文件和档案的一体化管理是数字化档案归档管理的根本方式。数字化档案的收集手段主要通过计算机网络管理来完成。只需各单位文书处理人员在完成本单位形成的电子文件后,通过网络再转发一份到档案馆即可。
二、数字化档案的保管由于数字档案载体的特殊性,档案存放方式由档案柜架变为用数字存储器以及光、磁盘存储,极小空间可存放大量的数字文件。它主要包括数字档案设备安全和信息安全两方面。设备安全应当在设备制造、系统安装和应用软件配置时考虑,主要是抵御自然灾害、突发事件等。信息安全则需要有一系列措施给予保证。保证数字档案的可读性和可利用性,对设备更新情况进行跟踪,在出现不兼容或不可读取等问题之前就应将旧载体上的数字文件转换到新载体上。同时,防止信息丢失、被非法更改等,尤其是在网络环境中,更应注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题。降低数字档案对设备的依赖性。由于技术发展太快及设备的依赖性过强,所以应以一种超脱于各种设备的方式存储数字档案,以统一而且简单的格式存储,使数字档案不再依赖于原来的数据库,降低设备和软件频繁更新带来的不利影响,这样才能有利于长久保管。
三、数字化档案的利用档案资源数据格式的统一是资源网络化的保障条件。统一的数据格式和标准是档案信息网上归档和用户调阅的基础,也是实现网上档案资源高度共享的基础。档案信息利用必须规范化、标准化,搞好标准化,才有现代化,这是经过实践取得的重要经验。要统一著录的原则、项目的格式,规范档案信息各站点的管理模式、工作程序、数据格式和网络规则,实现档案信息网络的标准化运行。在标准化的基础上大力推进计算机应用的社会服务,这是档案部门获得高质量技术支持和减少人力、物力投入的最有效途径。档案信息网络化必须有一个完善的软硬件技术环境,在硬件方面:计算机、传真机、电话、终端服务器、交换器、调制解调器、缩微机和光盘、光纤传输系统、微波网、卫星线路等上网运行的各种设备,这些硬件设备需要较大的资金投入保证,才能得以建成使用。在软件方面:信息数据库、数据保密体系和组织管理体系以及应用软件等,这需要有一支技术过硬,具备软件开发、程序操作和档案管理专业人员的有机结合,才有可能实现。网络安全是影响计算机档案管理的主要问题。网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。构成对计算机网络系统的安全威胁主要有:黑客入侵、计算机病毒的侵入、保密信息泄露和修改网络的关键数据等。针对以上问题,我们必须运用科技手段,提高档案信息网络的安全性，主要措施如下：
（一）、建立有纸化和无纸化结合的信息库。解决受病毒感染或网络本身问题可能造成的信息毁灭。开发网络电子文件的归档管理程序,使上网信息及时、完整、安全地保存下来,防止相关信息丢失。
（二）、访问控制,保证计算机网络系统运行安全。对利用者权限的充分限制是档案信息入网的先决条件,对网上能查阅的档案首先要分公开的、内部的。这样,让查询者在任何地点、任何一网的计算机上,都能查到权限范围内的档案信息。
（三）、做好数据库备份工作,保证信息安全。应对系统数据做到定期进行备份。对比较大的数据库采用双机备份,多介质多份备份。重要的备份要有备忘记录。
（四）、预防病毒,防止网络系统遭受侵害。采取一定的防计算机病毒措施是非常必要的。我们要在计算机系统上安装防毒软件并经常升级,另外,不允许随便使用外来磁盘、光盘等,必须使用时应严格进行病毒检测,在确认无病毒后方可使用。
（五）、制定计算机系统安全保护制度,确保网络系统安全运行。除严格遵守《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和有关的法规外,还可根据实际工作需要,制定《计算机房安全规定》等相关规章制度。要建立档案信息系统,实现档案信息与社会信息的联结。这个系统包括六个基本模块:登记——编目——检索——利用——统计——辅助。其中:登记环节解决对上网信息的分类登记和修改补充问题;编目环节解决上网信息的目录表格和卡片的打印制作问题;检索环节解决按不同需要和要求对上网信息进行显示和调用方面的问题;在利用模块中,对上网信息的利用进行登记、归还和利用情况的汇总;统计模块则用于上网信息按时间、分类和载体进行统计;辅助模块用于上网信息的数据备份、维护、修改和充实。陆续将建成的系统在档案信息网上设立站点或网页,实现档案信息网络的互联。
[论文摘要]近年来城市建设的飞速发展，建筑项目众多，工程勘察档案的管理任务也越来越繁重。简要分析建筑工程勘察档案的特点，并结合工作实践探讨在当前时期如何做好勘察工程档案管理。
地质勘察是建筑工程的基础工作，其勘察档案记录了现场地质勘察数据、土工试验数据统计、技术人员的数据分析图表和结论性文字报告，除具有科技档案的一般共性外，还有其自身的特点。充分认识这些特点，对加强工程勘察档案管理工作并充分发挥其作用十分重要。
一、工程勘察档案的特点
（一）组成的成套性
勘察单位以一个独立的工程项目作为勘察工作对象，按照严格的、科学的勘察程序，一个环节紧扣一个环节有规律地开展勘察工作。一项工程勘察全部勘察技术资料，按照一个独立的工程项目把它们组成一套完整、准确、系统的档案，其中每一张图纸、每一页文字或表格都是该套档案不可缺少的组成部分，这就是它的成套性。工程勘察档案收集、整理、保管和利用等管理工作，都为这种成套性的特点所制约。
（二）形成的阶段性
根据勘察工作的基本程序，一项工程一般都要经过勘察准备（即前期）、初步勘察、勘察采样等几个阶段。前一阶段勘察工作没有完成，不得开展下一阶段的勘察工作。前后不同阶段的勘察活动之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个勘察阶段各个专业的勘察活动分别组成各自互相联系的有机整体，并决定勘察技术资料形成的阶段性。
（三）内容的专业性
一项工程勘察是由多种专业技术人员按不同专业分别开展具体勘察作业，又相互配合共同完成，一项工程的勘察技术资料其形成过程是多学科、多专业的协同过程。因此，工程勘察档案在分类、编号、编制检索工作时，都要考虑勘察技术资料专业性，以及专业间的联系特点。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、标号结构层次时，要考虑图纸文件所属专业与工程勘察之间的隶属关系。此外档案管理人员应学习勘察各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和看懂各专业的图纸文件，不断提高管理业务水平。
（四）贮存的空间需求性
工程勘察具有唯一性的特点，每一个项目的勘察资料都是一个独立档案项目。因此，在勘察技术活动中形成图纸文件必然具有数量大、递增快的特点。所以，在管理上需要考虑有较大、较多的库房，要有足够的橱、柜、架、盒、夹等装具及设备；现在的自动检索及光盘技术现代管理手段，提高了贮存密度和检索效率。
（五）使用的效益性
工程勘察档案是从事工程勘察技术活动的成果和产品。首先它是为某具体工程项目提供勘察图纸文件，作为工程设计和施工必要条件，其次，它是可供利用的勘察技术资源，对内可参考借鉴，对外可供技术交流。在档案管理工作中必须克服技术封锁、保护主义，变封闭性为开放性，面向第一线的勘察技术人员，及时、准确、方便有效地提供档案资料，让工程勘察档案最大限度地发挥经济效益。
（六）使用价值的时效性
工程勘察档案用于工程项目第一次实现使用价值以后，还会多次利用并发挥作用。按照技术文件生命周期理论，工程勘察档案按其使用价值有它的活跃期和衰减的规律，在近期内的查阅率较高，时间越长其查阅率就越低。可见，工程勘察档案的使用价值具有一定的时效性。此外，还要根据保管、利用和库房、设备的状况，经常定期进行档案资料的清理鉴定，将使用价值不大，不常查用的档案置于“冷库”或适当减少库存份数。工程勘察档案的特点是由勘察活动的规律所决定的，认识并掌握这些特点，有利于不断改进档案管理，以便最大限度地发挥工程勘察档案的作用。二、当前的勘察工程档案管理
当前，如何做好工程勘察档案管理工作，成为工程勘察的坚实后盾，是工程勘察档案管理工作人员所应深刻思考的问题和不可推卸的责任。
（一）标准化管理是工程勘察档案管理的首要基础
当前，对工程勘察档案管理提出标准化要求，有利于提高工程勘察档案的质量，有利于工程勘察档案的归档利用。同时，为工程监督管理人员对各设计、施工单位进行监督管理提供资料，提高工程建设的质量和效率。
（二）收集档案的内容要齐全
勘察档案管理人员要与工程勘察技术人员相配合，对已收集的档案资料进行鉴定、补充。工程勘察档案管理人员还要经常去施工现场，了解工程概况，配合勘察技术人员做好图纸资料的收集整理工作。在施工过程中形成的资料要做到心中有数，同时根据资料的形成规律，定期检查施工单位收集的资料是否齐全，与现场技术人员核对是否同施工现场相符，不相符的及时查明原因。如资料缺失不全，确实需要增补，应及时通知勘察技术人员。这样才能更好地保证工程档案资料在收集、整理上做到准确、完整。
（三）图纸、资料的标准化归档
当前，对工程勘察档案资料的归档，要摒弃旧有的过时的观念，要以高效、准确为前提，提高勘察工程档案管理水平，必须抓紧做好以下几个方面工作：
一是建立起以办公自动化为载体的档案管理系统。工程勘察档案管理单位必须开发完善工程勘察档案管理软件。档案管理人员必须熟练使用计算机，以便准确、迅速的录入与使用工程档案管理软件。
二是要对现有档案认真进行整理、完善。要结合工程勘察的特点，更加严格、科学地做好档案的分类和著录，在此基础上，对历史档案进行清理，对号入座。清理的同时要尽可能地进行完善，填补相关资料。
三是要不断丰富补充档案的存贮的内容。要结合工程特点，有意识地丰富档案的形式和内容，加大图片、声像档案归档的比重，逐步使呆板、单调的勘察工程档案生动化、形象化。
（四）建立勘察工程档案员岗位责任制
一名合格的工程勘察档案管理员：一是负责档案的集中统一管理；二是及时做好档案的收集、鉴定、立卷、归档工作；三是经常督促工程图纸、资料的归还；四是负责编制工程档案工作计划和组织改革等编研资料；五是做好工程档案工作的日常保管。
总之，工程勘察档案管理人员要不断的提高自身素质，熟练掌握业务知识，提高业务技巧，在归档时，做到既“清晰”又“全面”，在取档时，做到既“准确”又“迅速”，做好工程勘察档案管理工作。
参考文献：
1.1铁路工程竣工资料编制前的准备工作
在铁路工程竣工资料编制工作开始之前，首先要做的是对资料编制人员的确定。因为竣工资料的收集、整理、编制，是一项长久、复杂的工作，需要相关工作人员有充足的精力和时间来完成这一项工作。在编制人员上岗前，还需要对编制人员进行培训，以确保竣工资料编制的质量。在铁路工程的资料编制中，还需要提前按照编制要求，制定资料填写规范，所有资料按照统一的格式完成，确保竣工资料的标准和规范。在编制竣工资料表格时，要注意表格包含内容的全面性，能够将竣工资料所有需要填写的内容概括进去。在竣工资料的编制过程中，要对资料编制人员进行持续的培训，以解决资料编制人员在竣工资料编制过程中出现的新问题。
1.2竣工资料编制过程中存在的问题
在铁路工程竣工资料的编制中，因为人员责任缺失和培训欠缺，编制竣工资料的过程中，往往存在着这样那样的问题。资料编制中，存在对工程资料的收集不够全面，导致资料欠缺的现象。竣工资料的收集整理，包括了工程项目从设计、实施、质检的所有内容，如果没有在工程开始就介入到工程资料的整理编制，很容易出现工程竣工资料编制不全面的问题。如果没有相关规范，资料编制往往会随着编制人员单独的个人意志进行，没有规范性，导致竣工资料难以阅读。其次，在竣工资料的编写中，相关资料编制单位，没有固定专人对工程资料进行编制，不仅仅使竣工资料的编制时间拖长，效率低下，还加大了竣工资料出现问题的几率。
1.3铁路竣工资料的编制
铁路竣工资料的编制，在做好相关准备工作之后，着手对铁路工程的竣工资料进行编制。在编制的过程中，首先对竣工资料进行编制整理。竣工资料包括铁路工程的开工申请、施工设计方案、施工工艺、合同等，对涉及到本项目的内容，都需要进行编制整理。竣工资料还包括最主要的工程建设中的施工过程记录、所使用原材料的报验报告和合格证、试验报告及试验记录等，施工过程中所有事件的相关材料。在工程通过验收之后，还需要将工程的验收材料和竣工图纸、竣工验收报告等，全部整理编制进入竣工资料。在收集整理完竣工资料编制所需的原始材料之后，开始对竣工资料进行编制整理。将收集到的竣工资料，按照铁路工程的施工专业进行划分，再将划分好的资料，根据施工单位的不同，进行分别保管。对已经收集整理好的施工文件，编排好文件次序，装订成册。施工日志的编制整理，要检查其内容的完整性和正确性，如果施工日志存在空白页或者内容错误的情况，寻找相关责任人进行更正补充，完成更正补充之后，装订成册，做好竣工资料的编制。对已经收集整理好的文件，按照相关要求和标准，对资料文件做好排序整理。
2竣工资料编制及档案管理
竣工资料编制及管理，在工程建设初期，一般采用及时跟进的方式进行管理。在管理中，按照档案管理时间，对档案采取三种划分，分别为前期档案、中期施工过程档案和后期档案。前期档案一般包括工程建设前期调查、建设方案、开工报告等初期资料，中期档案一般在工程建设中产生，包括工程建设的施工记录、设计图纸、计量资料、过程检查记录等，而后期临时档案则以所有收尾资料为主要内容。对于铁路工程建设的档案管理，还包括合同档案的管理，对建设工程所涉及的有关协议、合同等内容资料，要在施工过程中逐步整理，分类管理，在最后入档的时候，做好筛选工作，将真正有价值的资料，完整地保存。铁路施工过程中，涉及的财务内容，也要完整记录并做好原始凭证的保存，做到每笔帐均有出处。在铁路建设过程中，对于涉及的月度财务报告、款项清查报告等，及时归档整理，加强日常工作的成效，做好财务档案的整理。将所有的档案整理完结之后，把临时档案、合同档案和财务档案，按照档案整理规则，整理成为可进行永久保存的铁路工程档案，统一管理。
3结束语
关键词：建筑工程；电子文件；档案管理
随着信息化技术的进步，电子文档被广泛的应用在建筑工程的信息处理中，与此同时，由于我国建筑工程电子文件管理体系的不完备，导致建筑工程方面的电子文档出现管理混乱、信息不全等不良现象，因此，我们必须加强建筑工程电子文件的档案管理，建立健全档案管理体系，从而保证建筑工程电子文件可以得到妥善的保存和管理。
1我国建筑工程电子文件的档案管理现状
我国建筑工程电子文档与发达国家相比仍然存在一定的不足之处，这就导致建筑工程电子文档的现状存在着很多的问题，我们必须清楚的认识到现有建筑工程电子文件档案管理的现状，从而寻求到正确的解决方法，提高建筑工程电子文件档案管理效率。1.1电子文件归档不到位。采用信息化处理的建筑工程方面的电子文档，具有很强的操作，因此对于相关文件管理人员的专业要求比较高，但是由于我国文件管理人员储备不够丰富，部分地区的文件管理人员专业技能不够，无法完成复杂的文件档案管理工作，这就导致很多地区存在电子文件归档不到位的情况。1.2电子文件档案管理人员职责界定模糊。在我国，目前很多建筑工程场所对于电子文件档案管理人员的职责界定十分模糊，大部分企业单位将电子文件档案管理工作交由计算机技术人员负责，但计算机技术人员由于缺乏相关的档案管理技能，在电子文件的处理及管理中常常会出现疏漏，导致建筑工程电子文件档案管理产生混乱的情况。1.3电子文件的真实性、可读性较差。在建筑工程电子文件的档案管理中，存在比较严重的一个问题就是真实性和可读性较差。一方面，建筑工程电子文件为了粉饰项目，有内容造假的情况。另一方面很多单位档案管理人员对工作敷衍了事，导致电子文件内容可读性很差。这些情况都使现有的建筑工程电子文件所提供的内容可用性不强。1.4对传统纸质文档的更替工作不足。在很多地方，建筑工程单位仍存在很多传统的纸质文档，纸质文档在实际保管中十分容易出现丢失、破损等情况，造成工程信息的处理困难，因此我们需要广泛的对纸质的文件档案进行替换。对纸质文档的替换工作十分复杂，建筑工程方面的文档内容较多，落实电子文档的替换工作存在的一定的难度。在另一方面，由于工作人员的专业性不足，很多纸质文档的替换都存在着不够准确完整的情况。
2实现建筑工程电子文件档案管理的有效措施
针对我国建筑工程电子文件档案管理中存在的一系列的问题，需要采取相应的措施，来保证良好的文件管理，从而实现电子文件的普及，为建筑工程项目的有效落实奠定良好的基础。2.1对建筑工程电子文件实行统一格式。建筑工程方面的电子文件较为复杂，如果没有统一的格式，在文件查询的时候十分的困难，因此，统一建筑工程电子文件的格式是一项重要的工作要求。统一格式可以对信息查询提供有效的保证，同时有利于档案的完善管理，方便日后查询、纠错等。2.2明确档案管理人员的职责。档案管理人员是建筑工程电子文件的管理主体，因此，明确档案管理人员的职责可以确保文件得到妥善的管理。一方面，建筑工程单位需要设立专门的档案管理人员，对相关电子文件进行管理，做到专人专职。另一方面，需要加强对于档案管理人员的培训，提高工作专业性，增强电子文件档案管理技能。2.3普及建筑工程电子文件档案管理的意识。对于建筑工程单位来说，具有完善电子文件管理的意识是极为重要的，因此，相关的地方政府部门需要推行建筑工程电子文件档案管理的工作，使电子文件档案管理深入落实到各个建筑工程单位中，确保各地的工程电子文件可以完善、有效的保存和管理。2.4在工程项目的各个阶段落实电子文件工作。对于电子文件的整理不能只在建筑工程项目完成后进行整理，在工程项目进行的各个阶段都需要落实电子文件的整理工作。对于电子文件的整理工作，要保证具有完整性，对于以后的工作查询来说，是十分重要的基础性内容。因此在电子文件的处理过程中，保证信息的真实性，防止企业人员为了粉饰项目而随意篡改电子文件的内容。2.5提高对于电子文件的鉴定技术。在建筑工程电子文件的整理方面，真实性和有效性是十分重要的，因此，必须要保证，电子文件可以反映相关项目的全部真实信息，同时能为查询者提供有效的信息内容。基于这样的要求，就需要提高对于电子文件的鉴定技术，确保建筑工程电子文件的真实性和有效性。可以聘用专业的鉴定人员，对电子文件的内容进行查询，确保电子文件没有相关内容的遗漏以及篡改。2.6完善建筑工程电子文件档案管理体系。建筑工程电子文件档案的有效管理是建立在相关体系之上的，只有完善了建筑工程电子文件档案管理体系，才能够保证电子文件得到妥善的管理。一方面，我们对于电子文件的内容需要进行核实，另一方面，对于已经归档的文件要合理的保存，防止网络病毒的入侵导致文件受损等情况的发生。同时要严防不法分子对于电子文件档案的恶意窃取，确保建筑工程电子文件档案能够安全完备的保存。
建筑工程电子文件档案管理的工作是建筑工程项目有效实施的基础，因此，我们需要从各个方面提高文档管理工作效率，从而及时准确的记录工程项目中的各项内容。档案管理工作者需要不断的提高自身的工作能力，确保文档准确真实。只有实现建筑工程电子文件档案管理的普及工作，才能够使我国的建筑工程项目有更好的发展空间。
作者:李薇 单位:哈尔滨市国家投资项目评审中心
参考文献
工程档案是一项工程建设过程中反映各项活动指标的最重要的参考依据，它包括了项目工程的建设，处理，设备维护等各项活动所形成的研究结果和文件档案，一般多为原始文件，所以具备法律效应。每一个项目在完成和告一段落之后，都要认真负责的按照归纳范围和要求，将形成的文件和资料系统的管理和整理，最终由上级领导来归档。且移交文件或者资料过程中，接触人员必须要按规定办理交接手续，签字归档必查。凡不符合要求的文件，最高管理者有权拒绝接收。
2工程档案的收集归纳
2.1分类组卷
分类组卷的原则：档案分类组卷工作是一个专业性很强的工作，也是能够显示出工作人员的个人水平。有的档案管理人员实际上是没有参与到项目建设的各个环节，所以一定程度上出现了管理档案的问题和不通畅，这些都是对工程档案管理工作不全面性锁导致。我们需要从以下几个步骤来对档案管理中的分类组卷有较好的认知。第一，立项和选项。从最简单的项目提出，批准，同时可行性报告到对当地环境，地理情况，气候方面调查研究。范围广至电力，城市规划等都可以组成一卷或者是多卷。第二，编制文件，是指工程建设初期形成的文件和图纸，以及各部门根据初步设计文件设计的施工图。第三，整理和归纳，这个阶段是最难控制的，因为全面工作量巨大，设计的资料和信息非常多，主要包括了项目开工之前的资料和原始文件：补偿协议书，电力供应协议，相关合同以及许可证。每一个文件都要仔细的去核对，仔细的去审查。然后可以组成一卷或者是多卷。第四，竣工验收阶段。整个的项目完成结束之后，最重要的凭证材料和相关的建设真实材料都是验收的必要选择。尤其是竣工图和竣工阶段的各种资料需要报送相关单位。第五，调试和试播。是指在设备安装，调试，试播等过程中形成的数据资料。第六，财务器材管理资料。主要包括了工程概算，预算，结算等数据报表。第七，主题部分，集中在日志，月报，监理通知单等各个资料。第八，涉外文件，一般是指相关的设备采购，合同，考察记录等。除了以上几大主要，还包括其他，可参阅相关书籍。档案管理人员收集资料的时候，应该首先端正良好的作风态度，然后对各阶段锁形成的资料，文件内容来确定收集整理对象。有条件的情况下可以进行信息化处理。
2.2组卷的质量要求
（1）组卷前要详细的检查基础文件，施工技术文件和图纸是否已经按照规定收集齐全，完整。做到不丢项，不漏项。
（2）文字材料的抄写件书写要工整，清楚，禁止使用铅笔或者是圆珠笔来涂改，修改和批复。复印件要做到字迹清楚，牢固，能够长期得到良好保存。
（3）建设的竣工图应该是新图，图面清洁，字迹工整。如果需要修稿，首先要保障图纸的清洁，反差明显，材料字迹清楚。
（4）凡是归档的照片和图像资料，要求图像清晰，声音清楚，文字说明准确度高。
2.3案卷排列和编目
案卷文件材料的排列时间必须要按照时间顺序排列，如果文字材料和图纸材料混在一起的时间，必须文字材料在前面，图纸在后面。编写页号以独立卷为单位，均已有书写内容为基准。每个保管单位必须要按照阿拉伯数字来进行统一编排。页号编写位置和单面书写的文字材料页号编在右下角。卷内的目录编写和卷盒内的文件一一对应。案卷的排列顺序按照工程阶段依次排列。案卷的封面，卷内目录，卷内背靠表，不编写页号。
2.4工程档案检索目录的填写
工程档案检索目录要利用信息软件来工作，分别建立相关的单元，统一对信息进行输入和保存，减少了不必要的时间和工作量。最终使得工程档案达到了目录管理。案卷目录的填写方式。工程档案形成是需要不同阶段，档案的立卷要以阶段顺序来组卷，为了方便管理和检索，相关的内容要书写的详细明了。制作规范化模版。模版文件是要对于信息具有专业性的格式，通常是文书格式，经过工作人员的技术性操作，最终形成了文书。读取的时候是非常的方便，简单。工程照片档案的管理。它主要管理是采用先进的计算机存贮方式来对相关的文件和资料来做好工作，优势是在于保质期长久，并且安全性很高。技术人员可以及时做好备份和刻录。声音档案的管理。声像档案管理需要在档案数据库里面建立起单元，对信息的输入要尽量详细。保存的时间段里面要经常性的去核对，检查，维护，才会让声像资料的质量长期的完好。让相关的工作开展的时候顺利，进程加快和效率提升。
3结束语
建设工程档案作为建设工程质量直接反映还有一层非常重要的意义,那就是在工程建设过程中,有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的,也就是隐蔽工程。对这一部分,在工程竣工后我们是看不到的,也难以检测得到,我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价,工程档案在此的作用就是无可替代了。
在前面我们已经论述过建设工程档案是建设工程的有机组成部分,从现代管理科学的角度来看,建设工程档案的质量也是建设工程质量的重要构成部分。工程档案质量好,反映工程管理规范,反映工程管理人员素质高,反映工程质量好。这一个观点可以从建设工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动看出。凡是有意参评的项目,对建设工程档案管理都是非常重视的,都非常重视档案的真实性、完整性,包括施工现场拍照、录像等方面都是非常重视的,对档案的编制就更加认真细致、精益求精了。
4工程档案管理是工程质量控制的关键环节
建设工程档案是一个静态的概念,而建设工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说,这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究,我们会发现,工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为,实际上是工程项目管理的一部分。更进一步,我们从工程质量控制的角度出发,工程档案管理占有关键的一席之地。
建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制,控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面。从“人”的因素来看,建设工程资料员是建设工程中不可缺少的技术人员,要经过专门培训后持证上岗,而且要保证资料员的稳定。从“材料”的因素来看,所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证材料的主体;从“机械”的因素来看,机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容;从“方法”的因素来看,对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志;从“环境”的因素来看,我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像,反映场地环境的变化;上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内,所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。
早期的建设工程项目管理的确对工程档案管理有所忽略,建设工程项目管理人员培训(俗称“五大员”培训)一般是指:施工员、监理员、材料员、安全员、造价员,一直没有包括资料员。而建设工程资料员培训由各市城建档案馆自行组织,没有纳入建设职业培训范畴,也没有发国家认可的证书。近几年,随着建设工程档案管理对建设工程质量控制重要性的认识日益提高,有的城市实现了建设工程资料员经常性培训,还将《资料员合格证》上网,便于查询和核对,并要求每个建设工程项目必须有持《资料员合格证》的专职人员从事工程资料编制工作,才能在工程竣工后向市城建档案馆移交竣工档案;有的城市,如上海、重庆等已经将资料员纳入了“五大员”培训,长沙市2008年也正式将资料员培训纳入建设职业培训。建设工程档案管理作为建设工程质量控制的关键环节已得到越来越多的重视。
2000年颁布的国务院第279号令《建设工程质量管理条例》,首次从国家法规的层面把建设工程档案管理纳入建设工程质量控制体系,对建设工程档案的内容、质量要求、报送移交和法律责任进行了强制性规定,是目前推动我国城建档案工作发展最重要的一部法规。建设工程档案管理的要求已经从微观提升到了宏观,从基层技术实践提升到了国家法规意志,这是对建设工程档案管理在工程质量控制体系中重要作用最有力的证明。
5工程档案管理是提高工程质量的重要手段
