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[关键词]档案管理;知识管理;知识服务
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.22.134
[中图分类号]F270;G275.9 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）22-0-02
不同于传统的知识的定义，知识经济赋予“知识”更加深刻而丰富的内涵。按《关于知识经济与国家知识基础设施的研究报告》，“知识”是指“经过人的思维整理过的信息、数据、形象、意向、价值标准以及社会的其他符号化产物，不仅包括科学技术知识，还包括人文社会科学的知识、商业活动、日常生活以及工作中的经验和知识、人们获取并运用和创造知识的知识，以及面临问题做出判断和提出解决方法的知识。”根据知识的显现程度，又可分为隐性知识和显性知识，显性知识指编码化的知识，隐性知识指存在于头脑中尚未公开的知识。
知识内涵的变化促使我们不能停留在档案和档案工作的原有认识的基础上，我们需要从知识的角度重新审视档案和档案工作。
1 档案是贮存和传播知识重要载体
档案是社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰、明确的原始记录作用的固化信息，它本身具有知识的属性，档案与知识的关系可以归纳为以下3个方面。
1.1 档案是承载显性知识的重要媒介
知识，无论是显性知识还是隐性知识，作为一种客观存在，其存在状态总要以信息的形式表现出来，档案是信息大家族中的重要一员，也承担着记录显性知识的任务。档案直接产生于行政管理、建筑工程、科研生产等各项社会和组织的实践活动，这些档案中包含了技术诀窍、设计方案、工作经验等方面的知识。这些知识不同于文献知识，其特点在于所记录的知识针对特定的空间、时间和工作对象，既有具体的优点，又存在零散、不系统的缺点。
1.2 档案可通过人脑转化为显性或隐性知识
知识是人脑对信息进行综合处理的结果，人脑是信息转化为知识的重要器官。档案承载的知识类型是显性知识，通过编纂工作，将这部分知识系统化、抽象化，汇编出的年鉴、工作经验总结等小册子，从而实现了显性知识到显性知识的转化，如历年地震档案材料被归纳分析提炼出经验型知识成果。同时，档案上记录的知识通过利用，转化为读者自己头脑中的隐性知识。
1.3 档案对人头脑中的隐性知识具有指示作用。
人事档案记录了个人履历和奖惩情况，反映了个人经验、个人知识水平和能力等方面的隐性知识。另一方面，档案中的文书类档案、科研档案等其他种类的档案真实记录了机构的各种活动，这些活动无不留下了人参与活动的痕迹，因此，通过对档案所记录的活动过程与结果的分析，可以对参与活动的人的隐性知识的类型和数量等情况进行判断。
2 档案管理与知识管理的互动关系
知识管理的涵义，不同学者从不同角度对其进行了分析，大致可以归纳为以下几个方面：①知识管理的目的：通过管理使知识有序流动，使适当的知识在适当的时候传递给适当的人;②知识管理的层次性：个人知识管理、团体知识管理、组织知识管理;③知识管理的核心：知识创新，因此，简单的知识传递是无意义的，要通过知识共享提高能力。知识管理被提上日程根本上是基于对知识是经济增长的根本动力以及知识稀缺性的认识。直接原因是全球化趋势对商业的深入影响，机构裁员、业务外包及高新技术引进对工人操作熟练程度要求降低等问题使组织面临人才的流失，知识被看作一种需要管理的财产。因为组织开始意识到当人才从组织离开的同时也带走了有价值的知识，而组织的全球化迫切需要工作在不同地区的个人与组织进行知识共享。
档案管理属于信息管理的一种。档案管理活动是为解决实践活动对档案信息的利用需求与档案的无序存在状况之间的矛盾而产生的。微观层面上的档案信息管理主要是指通过对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、编研、统计和登记活动实现档案信息资源的价值。它与知识管理的关系表现为以下几个方面。
2.1 档案管理是知识管理的重要积累途径
从时间的角度看，档案对知识管理起到“留知”的作用。档案信息管理是一种对真实可靠的历史性信息的管理，如科研档案、农业档案、设备档案、地质档案、基本建设档案等科技档案中记录了组织在某一项活动中从活动的筹备、实施到后期的总结的全过程，其实质是工作人员知识内化于生产活动的记录，包括了生产如何操作，有什么样的经验等知识。通过对这些知识的提炼便形成了企业的知识财产。“任何企业，在其内部都会隐藏着大量‘最佳实践’这些最佳实践如果能够加以整理和推广，可以大大提高企业的运行效率。”因此，随着时间的推移和人才的流动或流失，组织的知识以档案的形式留在了原单位。一个典型的例子是台积电的知识管理方案。“台积信息科技处处长林锦富指出，台积电是用central team（中央档案）的概念来做smart copy（聪明复制）新厂。也有所谓的copy executive（复制主管）来确保其他厂的人是否做到正确的copy（复制）……台积公关经理曾晋皓指出，譬如股东大会该怎么办，每个人要负责什么事，都列入文件档案中。同时，每年办完股东会，公关部门会再开检讨会，并将每年讨论出应该改善的项目（譬如经营团队胸前所别的花不要选择有花粉的，一直到今年干脆不要别上花朵）打入旧档案中，让旧工作手册有更新的机会。‘哪天我不在公司了，这些东西还会在’……”。
从空间的角度看，知识在组织内流动和共享的过程中档案的作用不可忽视，这主要体现在人事档案上。人事档案不仅是个人过去经历、各方面精神面貌的记录，而且人事档案具有动态性的特点，即随着实践活动的进展它不断收集了个人在组织活动中形成的各种材料，如业绩考核材料等。这样，人事档案材料中就包含了个人知识状态的信息，为知识管理过程中知识源的查找提供了媒介。
2.2 知识管理对档案管理具有重要的指导作用
知识管理不仅是一种活动，更是一种思想，这种思想强调将适当的知识在适当的时间传递给适当的人，核心是通过知识的传递、共享最终实现知识的创新，提高组织的竞争力。知识经济条件下，“知识就是力量”体现的尤为充分。档案管理水平的提高不仅要靠先进的设备和高素质的人才，更依赖于组织内知识的共享和创新，提升档案管理的综合实力。
3 企业档案知识服务的涵义与实施路径
自古以来，档案在知识服务方面已经发挥了重要作用。从“学在官府”“官师合一”到《史记》《汉书》的编写都是档案进行知识服务的写照。又如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》是在查用了大量档案材料基础上编写而成的，总结了治党治国的大量经验。此外，档案工作者还通过科技档案的编纂总结了大量生产经验。知识经济条件下，知识被赋予丰富的内涵，我们也有必要对知识服务的涵义进行重新定义。
笔者认为，档案知识服务应包括宏观和微观两个层面的涵义。在微观上，档案管理部门实现档案知识的收集、加工和提供利用等工作;在宏观上，档案部门利用知识管理的思想指导档案工作，建立学习型档案组织。新的时代要求我们树立档案知识资源观，进一步提升档案部门的服务，积极开展档案的知识服务。
首先，从知识资源观的角度确定档案的收集范围。档案进馆范围决定了馆藏资源的丰富性和完整性，并决定了后期档案提供利用工作的水平。档案是一种重要的知识资源，具有重要的“留知”作用。例如，某些工艺包含了技术工人的经验性知识，这是一笔重要的财富，而这部分工艺档案一般没有进馆，限制了档案知识的挖掘。因此，在确定档案收集范围时更要站在知识资源观的角度上保存档案知识。
其次，档案信息编研不仅要从传统的历史角度进行编纂，更要侧重从多学科角度在档案中挖掘知识，不仅要进行汇编等层次的编研，还要进行更深层次的知识性编研。“认知理论认为，知识在人脑中是以一种‘经济的’或说是‘便捷的’形式存储的，这种存储方式决定了人们将怎样理解所学习的内容，每个人的知识结构都表明他已经学到了哪些知识同时，这种知识结构也为每个人提供了建立新旧知识与新内容之间有意义的联系的方法和工具。”所以，对于相同的信息，认知结构不同的人会有不同的认识。因此，要从编纂人员的知识结构入手，引进不同知识背景的人才。就档案编纂现状看，档案信息编纂侧重史料性汇编，或从历史角度进行历史性知识的开发，这很大程度上与档案编纂人员多是历史学科背景有关，束缚了档案编纂过程中多角度开发档案的知识。
再次，档案提供利用要提高服务主动性，实现档案信息最大范围的共享。档案实现由信息到知识的转化要以档案信息的传播为前提。因此，要加强档案信息公开，促进档案信息在组织内部的共享，为档案信息为具有不同认知结构的人所利用和开发创造条件。
第四，建立学习型档案组织。提升档案部门的服务，不仅要抓好微观方面，更要把握好宏观层面，才能实现档案部门服务的全面提升。建立学习型组织是档案部门知识管理的重要途径。通过建立学习型组织，实现组织内知识的传递、共享和创新，从而提高组织的管理水平。
主要参考文献
[1]钱磊.知识管理的实施路径[J].中国计算机用户，2004（3）.
[2]高利明.重要的是从信息到知识的转化[J].中国远程教育，2000（7）.
[3]北京市档案局.以来档案工作重要文件选编第一集[Z].北京：北京市档案局，1985.
[4]北京市档案局.以来档案工作重要文件选编第二集[Z].北京：北京市档案局，1985.
关键词： 建筑设计公司档案文件 管理方式
中图分类号：S611文献标识码：A 文章编号：
一、建筑设计公司档案管理的基本特点
1.1 归档内容繁杂，文档数量多
众所周知一个建设项目完整的设计档案包括了六个阶段的档案资料，分别为前期设计阶段、总规设计阶段、方案设计阶段、扩初设计阶段、施工图设计阶段、施工配合阶段。前期、总规、方案、扩初、施工图阶段需要归档的文件资料分为项目管理文件、设计依据性文件、来往函件、设计文件四大类；其中设计依据性文件就很多，包含建设单位上级机关的任务批准文件、设计任务书或招标书、规划部门批准的用地范围及红线图、规划设计要求通知单、建设单位上级机关的方案批准文件、建设单位对方案的修改意见、初步设计审批意见书、上级机关或主管部门批准的初设文件、消防、环保、交通、卫生、供电、环卫、水、煤气、电话、人防等部门的有关文件、地质勘察报告等；外加各阶段设计文件电子版及已盖章底图等等。施工配合阶段也不容忽视，也有很多文件资料需要归档，比如技术核定单、建筑工程消防验收证书、试桩、地基验槽记录、沉降观测和建（构）工程测量复核等测试记录等等。总之，文档种类多，归档库藏数量大，为建筑设计公司档案管理工作增加了新难度。
1.2 时间跨度较长，材料变更快
建筑设计公司档案形成于工程项目设计技术活动之中，一方面反映了建设项目的设计水平，是建筑工业的重要史料；另一方面许多项目建设时间跨度大，基本是跨年度甚至几个年度，设计归档材料随年度变化不断变更增多。在传统档案管理模式下，项目归档主要由人工操作完成，整理文档的时间精力花费较大，效率低下。特别是一些设计项目面临政府政策调整、源环境变化、资方后续资金不足等多种因素造成项目负成果或中途停建，作为设计方有必要进行文档保存，一些项目在设计过程中甚至还会出现产能的扩大或缩减的调整，需要同步对设计做出相应调整，相应增加了档案整理归档等工作的人力财力成本。
1.3 用户范围广泛，应用程度高
设计档案是设计科技活动的记录，承载着设计专业科学技术知识，体现了现实的长期使用功能和价值，在生产生活中应用极为普遍。设计档案的适用性原则也使得设计成果存在共享可能，也就是无论在设计阶段还是施工、竣工阶段，设计成果必须及时提供给投资方或业主、施工方参考应用。在实践中，还存在项目建设完工之后的后续设计施工，比如一些民用建筑项目需要接受建设方、业主和城建、规划、环保、绿化等政府部门的层层验收，一些商业地产、住宅项目还需要为个体业主的装修、维修等提供咨询服务。
二、 建筑设计公司档案管理方式的基本趋势
2.1 档案内容由多元化向数字化转变
传统的设计档案主要以工程图纸和技术文件管理为主，内容多数量大，存储与维护较难。信息技术广泛应用为档案管理提供了极为便捷的途径。通过利用电子文件、电子图片、技术报告、声像等多种电子信息档案，把内容庞大的纸质形态的档案资料实施电子分类与归并，并形成数字信息储存、查询、修正等各种手段的信息媒体与服务介质，使得建筑设计公司档案管理从传统的手工操作模式中慢慢解放出来，极大地促进了档案管理工作的革新。
2.2 管理手段由手工向计算机操作转变
传统的档案管理从立卷整理、排架到查找利用案卷，档案工作人员都是手工操作，劳动强度大，工作效率低。在信息化条件下，通过运用计算机编排，开展档案信息化建设工作，开发图档管理应用系统，实现了工程图纸、设计文件等网上自动归档；完善了图档网络整理、编目、分类、编号等功能；增强了实现建筑设计公司内部局域网在线检索、浏览、申请、审批和下载借阅利用电子文件等功能。
2.3 管理方式由纸质实体向信息媒介为主转变
传统的档案管理模式是以保管档案案卷、设计蓝图、硫酸底图实体为主。信息技术的普及使得建筑设计公司档案工作在积极主动做好档案利用服务工作的同时，能够集中精力放在做好工程参考、质量追踪、各类资质申报、职称评聘、质量抽查、财务审计等大量的专题信息查询工作上，这为拓展档案功能的多元化发展奠定了坚实基础。
三、 建筑设计公司档案管理的创新策略
3.1大力推进观念创新
一是要主动提高认识。充分认识企业信息化给档案工作的传统理论、方法、手段带来的严峻挑战，进一步深化档案信息化建设的重要意义，树立将档案信息化纳入建筑设计公司企业信息化整体规划中的观念。二是要注重顺应趋势。准确把握形势变化对档案工作带来的新机遇、新挑战，从思想和行动上适应当前文件形成电子化、文件管理动态化、图纸归档网络化、图纸储存数字化的新趋势，进一步加快推进档案数字化、文档一体化、信息标准化、服务网络化发展，构建统一的档案管理，利用信息平台，建立与企业信息化相适应的档案管理模式。三是积极完善制度。建立健全适合本单位信息化要求的规章制度，重点要建立电子文件归档管理系统，强化电子图纸形成、流转、接收、监控、归档、鉴定以及安全责任机制；加强对原有纸质档案的安全保管，确保电子档案的原始性和真实性。
3.2大力推进管理创新
认真执行国家档案局档案信息化建设规范和“十一五”期间全省信息化建设的有关规定，坚持以企业信息化建设为载体，着力推动管理机制和手段创新。一是加强图档资料等的编研应用，紧密结合建筑设计公司的工作实际，探索图书、情报、档案一体化的管理模式，有效服务于建筑设计公司工作需求。二是创新管理内容，一方面强化原始档案材料保管；另一方面要加强档案信息资源建设，积极收集国内外核心专业期刊新出现的同类建筑设计公司的设计成果报道、专业研究进展情况等相关信息，特别是与本司业务有直接相关的新颖设计科学技术知识和成果为我司使用。三是加强特色档案信息开发，根据建筑设计公司历年形成的优秀设计成果，重点围绕技术先进、效益显著、适用性强的设计项目，做好编研、推介工作。
3.3大力推进监管创新
高度重视设计成果信息的长久保存，积极采取措施防范档案风险。实行档案备份制制度，建立电子文件和数字档案登记备份中心，对建筑设计公司参与的重大建设项目的设计资料、电子图纸、电子文件实行登记备份，避免重要档案的损毁，防患于未然。建立档案主管领导负责制，制定实施细则和配套举措，强化工作落实。探索多元存储手段应用，综合运用三维设计成果、元数据管理等不同类型的档案登记工具，按照规定格式存储到一次光盘或磁带等脱机载体，保证档案数据信息的真实性、完整性和可读性。
3.4大力推进技术创新
按照“存储数字化、管理自动化、利用网络化”的发展方向，加快推动档案工作方式和手段由传统向信息化的跨越。一是建立档案信息管理同步系统，即在其他计算机系统升级和功能的扩展中，档案信息系统要同步组织实施。二是要加快纸质档案数字化转换工作，重点突出建筑设计公司历年积累的纸质载体优秀设计成果、典型项目的数字化转换，全力以赴创建名牌信息资源，为有关用户提供特色服务，体现档案室库藏特色与价值，这是建筑设计公司在合作竞争并存的信息时代更好地生存与发展的重要保障。三是充分应用局域网和互联网功能。根据网络信息资源本身的特点和属性，运用合适的工具和方法，进行网络信息资源的搜集、加工、整理、排列和组合，开发自动分类，形成主题指南，使之有利于其存储、传播、检索和利用。
3.5大力推进服务创新
创新服务机制，拓展服务领域，把主动服务、规范服务、满意服务贯穿到档案工作全过程。一是建立专业化信息服务模式。按照管理职能和设计专业领域组织档案信息资源服务，保障对用户需求和用户环境的把握，不断提高信息服务对用户需求和用户任务的支持水平。二是树立个性化服务观念。根据档案用户研究课题的特殊需要，以及档案信息用户的个性、使用习惯等，通过现代网络技术，增强检索工具的功能和性能，提供多种检索途径，整合不同档案资源集成检索系统，通过网络向用户提供个性化的信息服务同时开辟设计档案寄存服务、个体业主档案维权服务、建设项目跟踪服务等项目。
四、结束语
以上是本人在工作中的经验总结，仅供参考。
参考文献：
[1]朱秀宇.浅析创新思考对现代档案管理的重要意义[J].黑龙江科技信息，2009（20）：197.
