时间：2022-12-29 18:08:10
引言：易发表网凭借丰富的文秘实践，为您精心挑选了九篇历史档案工作计划范例。如需获取更多原创内容，可随时联系我们的客服老师。
1 当前机关事业单位档案管理工作现状
1.1 科学规范的档案管理及利用制度较为缺失
新时期机关事业单位若想高效的开展档案管理工作，需要充分借助科学化的规章制度以及完善的工作管理流程来进行。目前，各个部门自行处理内部事宜是大部分机关事业单位档案管理工作主要现状，各个部门依照实际所需资料自行进行查阅与相应管理，致使档案管理非但没有被充分的集中起来，还在各个科室中分散开来，实际管理中缺乏可以直接利用的高效制度作为主要实施依据。另外，信袋式管理模式依据在存在于部分机关事业单位档案管理阶段中，实际采集、提取及有效利用信息的效率并不高，这也严重阻碍了档案管理工作不能科学、规范的开展。
1.2 硬件设施在实际档案管理中还不齐全
当前影响机关事业单位档案管理工作流程顺利开展的主要因素之一便是管理经费投入力度不够导致的。部门事业单位没有及时的更新与经费投入对于之前构建的档案管理库房与管理系统，长期下去严重导致新时期档案更新与各项管理工作远远超过现有档案硬件设施运行水平。部分机关事业单位所建立的档案室内部环境较差，且基础设施相对不完善，如铁质结构的档案柜在长期使用用出现老化、生锈现象，没有较好的通风性，档案室管理中因缺少健全的防霉、防虫等安全管理措施，使得档案管理工作质量一直无法提升上去。
2 新时期机关事业单位档案管理工作规范化、标准化的实施策略
2.1 构建完善的档案管理体系，将档案管理职责进行明确
一套健全的档案管理体系需立足于本单位档案管理发展现状上来进行积极构建，将各个管理岗位人员自身的职责?M行明确划分，所开展的各项档案管理工作必须严格的依照建立的制度体系进行，这样可以确保在实际的档案管理中，违法乱纪行为有效降低；严格遵循统一管理、管理分级化的原则来做好实际的机关事业单位档案管理工作，分级管理档案管理内部现存的各类信息，在具体实施分级管理中要依照规章制度进行，这样有助于档案管理的规范化与标准化。在机关事业单位日常管理工作中，需将档案管理划定为一项重要的管理工作内容，依据实际情况将档案管理日常工作计划详细的制定出来，并将规范管理小组在档案管理内部积极成立起来，这样在专业化的小组团队中依照所制定出的管理计划来按部就班的针对档案管理的各项事宜进行详细管理，促使档案管理工作更加的规范标准。
2.2 加强档案管理方式的改革升级
新形势下我国各地机关事业单位在档案管理当中，都会因检查各项数据信息以及不定期开展的治理、检查程序导致工作量增加，工作压力急剧上升，这样所采用的陈旧管理方式不能从根本上提升管理效率，还会致使管理人员的工作热情丧失。例如：针对机关事业单位就要其生产方式及各项管理工作内容的整改大检查中，会调取档案资料，为了提升工作效率，可以运用现代化的档案管理方式，将重要的档案信息内容都录入到电脑中，构建完善的档案共享平台，在档案管理信息系统中，实现对档案分门别类的加以管理，当需要时可以及时的对以往数据信息进行查找及调取，并且可以促使监管质量所有提升。与此同时，为了增强档案信息的搜索效率，将档案信息记录的更加全面且完善，需积极借助计算机、互联网等新型设备软件工具，将档案信息赋予图像、文字及影音等效果，便于档案管理人员进行及时查找，促使档案信息内容更加的丰富、生动，由此可以改进以往管理形式及方式，使单一的管理模式变得更具多样化，提升了管理质量。另外要定期的对各式各样的档案材料展开维护工作。基于目前各机关事业单位都开展信息化档案管理，构建了档案管理信息系统，为此需采取数字化扫描、病毒查杀及在线病毒检测的方式进行统一维护管理，做好重要档案文件的备份工作，并予以妥善保存，这样既确保档案信息管理的安全性，由此节省了大量维护管理时间，促使档案管理工作更为标准化、效率性。
2.3 档案案卷全面的实施精细化普查
当前的档案管理工作中，经常会涉及到一些陈旧、没有使用价值的档案，一些早先纸质的档案制作较为粗糙，这样在实际管理中既占用了管理人员大量的处理时间，同时也占据了一定的档案管理资源。基于此，新时期档案管理工作中，可将有价值的档案内容进行保存，清理出一些无用的档案，若是机关事业单位已经构建了信息化管理平台，可直接在网上查出存放年限较长，且没有使用价值的档案直接删除，若没有及时备案，还存有纸质档案，则需分门别类的对档案进行清查，将没有任何存储价值的档案资料予以销毁，随后再对档案管理信息系统进行完善补充。
2.4 档案管理队伍构建
大部分机关事业单位档案管理人员更多都是从其他岗位下来直接上岗的，因此其自身对于档案管理专业知识还十分欠缺，影响到档案管理工作质量。为此新时期档案管理人才队伍构建中，不光要求在岗人员档案管理专业知识掌握牢固，自身的服务精神及档案管理能力也要有所提升。所外聘的档案管理人员要善于迎接新问题、新挑战，勇于摒弃传统管理思想，在实际管理中要同社会发展形式相看齐，管理理念要与时俱进，针对档案业务管理需不断的创新完善，要有质的突破；机关事业单位要定期对在职的档案管理人员进行业务及专业知识的培训，结合单位经济实力及档案管理现状，聘请社会上一些档案管理专家就目前存在的档案管理现状进行有效讲解。根据市场化档案管理模式，将引进来、走出去的新型管理方式积极应用到现行档案管理模式中，促使档案管理人员可以对工作流程尽快的掌握，熟练的操作各项档案业务管理；在档案收集和管理工作中，要切实的遵循完整、统一、效率原则，对于各项归档档案内容加紧完善；档案管理人员知识再教育培训模式要所有增强，在培训过程中促使其自身的档案专业知识及应用技术水平得以不断提升，全面了解档案管理工作中的内容、数量、资料价值以及各种类别等专业知识，促使机关事业单位日后的档案管理工作效率得以全面提升。
关键词：基础工作 档案管理 现代化
一、档案管理基础工作存在的主要问题分析
1、档号不规范，一卷多册且没有目录号现象较多。
2、案卷标题不规范，不能反映主题内容甚至没有案卷标题等现象比较普遍。
3、大部分案卷缺少卷内目录，以致于部分内容永远无法检索而不能利用。
4、许多案卷未标注页码，一旦使用中掉页便很难发现。
5、案卷组卷混乱无序现象比较严重。
6、案卷厚薄不一，有的几页纸一文一卷，有的几百页纸一类一卷。
二、提高档案管理基础工作水平，实现标准化、规范化管理。
公文是档案的前身，档案大部分由公文转化而来。可以说公文制发的如何，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。所以要求档案管理的各个环节都要统一有序和科学进行。
1、全面普查案卷，去糟取精。
实现档案管理标准化、规范化的第一步工作就是普查案卷。对于综合性档案馆来由于说很少进行全面的清查，难免存在许多无查考价值的文件，所以首先要将这些文件剔除，才能避免使用计算机管理时出现重复与效率低的情况。
2、重新组合案卷实现案卷规范化
对于那些相互存在某种联系的文件要尽可能将其组合在一起。同时对那些无页码、无案卷标题以及无卷内目录的，还要重新加工填写，以保证全部案卷更加规范，内容完整。重新组卷可以优化馆藏，同时还可提高计算机管理档案的利用效率。案卷要求：一是公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准。二是要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限。三是公文字迹要牢固清晰，不要使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，有利于日后长久保管利用。四是要合理使用文种，拟制格式要规范，以利于实施应用标准化、现代化检索手段。
3、实施“以我为主”的立卷归档原则
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。应从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求实施“以我为主”的立卷归档原则，这是推进档案工作规范化、标准化的关键环节。要注意解决好三个问题：
（1）要准确把握文件立卷归档的时效性，在完成现行文件阶段任务的情况下，才能进行立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱
（2）明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。
（3）坚持贯彻“以我为主”归档原则，分清主次，把住全宗的入口关，在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
4、统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。首先根据《中国档案分类法》进行分类，再根据情况制定出一些具体细则。在分类的过程中还应及时校正分类人员的某些错误。提高校正人员业务水平，增强其责任心，从而达到标准化和规范化管理。
5、规范题名保证检索查准率
档案的分类号是检索查全率的保证，而题名准确才能保证检索的查准率。要做到即保证查全率又保证查准率。因此，在著录时要统一规范题名，防止在检索时出现文不对题、含混不清的情况发生。
三、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于分类和检索，促进档案标准化管理。还要注意提高案卷装订质量，以有利于档案规范化管理。
四、加快数据准备推进档案现代化管理进程
1、分清轻重缓急，循序渐进
档案为社会所用是档案管理的一个重要目。而实现计算机管理档案的目的则是提高档案的利用率。要加强计算机的维护和使用，大力推进计算机管理档案，并在使用过程中从卷宗的整体出发，对所有全宗进行排队，分清主次和轻重缓急，对于可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案，予以侧重考虑，进行优先加工整理。这样有利于加快提高档案的社会利用率。
2、分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、分门别类，充分利用档案原基础
著录时要分类标引，对特殊形式的档案可用计算机程序直接录入人名、地址、时间及使用案卷目录，然后分类号用计算机统一给出。这样可以使著录环节减少，使著录速度明显地提高。
【关键词】计划生育档案；档案管理；规范化；管理制度；资金投入
为提高计划生育服务水平，确保各项工作的制度化和规范化，采取相应措施，提高档案管理水平，促进档案管理规范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人员的综合技能偏低，制约档案管理水平的提升，需要采取措施改进和完善。
一、新形势下计划生育档案管理工作规范化的意义
采取相应措施，推动档案管理规范化具有重要作用，也是必须重视和关注的内容，其重要意义表现在以下方面：
（一）有利于实现信息互通。规范档案管理，有利于档案管理人员和利用者进行有效交流和沟通，为档案资料查阅和利用创造便利。通过对档案信息的记录、采集和查阅，可以对计划生育档案的政策法规、生育指标、生育措施、优惠政策等资料进行整理和归纳。进而有效解答人民群众遇到的疑惑和困难，促进信息有效交流和沟通。
（二）有利于方便管理决策。计划生育档案记录计划生育档案政策的执行和落实情况，采取措施促进档案管理规范化，有利于管理部门在作出相关决策时，具有可靠的参考资料和依据。在制定计划生育决策时，通过查阅各项历史资料和记录，进行对比和分析，然后结合当前计划生育工作实际，有针对性地制定解决方案。不仅提高决策水平，还能推动计划生育各项工作顺利进行。
（三）为流动人口提供服务。促进计划生育档案管理规范化，建立并完善档案管理制度，能对流动人口的数量和方向进行准确把握，及时掌握流动人口的婚育情况，了解不同地区计划生育执行效果和人口流动情况。并且还可以实现信息交流与互动，构建计划生育信息交流平台，防止工作疏漏，促进计划生育档案管理水平的提高。
二、新形势下计划生育档案管理工作的不足
由于相关制度没有严格落实，一些管理人员素质偏低，制约档案管理水平提升，存在的不足表现在以下方面：
（一）制度缺失。一些单位的计划生育档案管理制度不完善，相关人员职责不明确，制约各项工作有效开展下去。奖惩激励机制不健全，难以有效调动管理人员的积极性。管理人员的培训机制不完善，难以有效提升管理人员素质，对计算机技术的掌握程度不够，制约档案管理工作水平的提升。
（二）投入不足。相关单位将工作重心放在其他方面，对档案管理不够重视，资金投入不足，难以有效提升档案管理工作水平。由于资金缺失，计算机、扫描设备等投入不够，忽视设备更新和完善。管理人员培训的资金投入不足，难以提高他们的素质。奖惩激励机制不健全，制约管理人员素质的提高。
（三）管理不当。一些档案管理人员的责任意识淡薄，管理台账不完善，没有严格执行管理范措施。对档案资源的开发和利用存在不足，管理流程不规范，难以提高计划生育档案管理水平。
三、新形势下计划生育档案管理工作规范化的路径
为弥补存在的不足，推动档案管理规范化，可以采取以下改进措施：
（一）健全制度，明确责任。建立健全完善的档案管理制度，明确管理人员职责，推动管理工作制度化和规范化。建立并严格落实责任制，让档案管理人员认真履行职责，严格落实各项制度措施，提高管理工作的规范化水平。建立完善的管理人员培训制度，落实奖惩激励机制，让管理人员努力开展工作，提高计划生育档案管理水平。
（二）增加投入，强化管理。增加相应的资金投入，合理安排档案管理预算，满足各项工作需要。资金投入用于管理人员工资、管理人员培训、计算机和扫描设备的购买和更新等。要加大资金投入，满足档案管理的资金需要，为各项活动顺利开展提供资金支持。重视资金使用的监督和管理，确保各项资金落实到位，使其为计划生育档案管理工作的有效开展提供保障。
（三）健全台账，规范管理。根据计划生育档案管理的相关规定，制定健全完善的制度措施，有效规范档案管理。在建立健全本单位档案资料管理制度的同时，还要严格管理规章制度，明确相关人员的职责和权限，推动档案管理规范化。另外还要建立并完善本单位的档案卷宗目录、全引目录、归档文件目录、查询借阅登记簿、利用登记簿等。建立计划生育档案安全检查、档案库存温度和湿度记录簿，有效规范和引导各项工作，努力提高档案管理水平。
（四）改进服务，注重利用。提高档案管理人员素质，改进服务，为档案资料使用人员提供热情、周到的服务，提高人们的满意度。构建完善的管理服务系统和信息平台，方便档案资料查阅。注重对计划生育档案资料的查阅和利用，对档案资料进行整理和汇编。从而为决策者提供便捷服务，让利用人员能够高效、便捷、迅速使用所需要的档案资源，最大限度挖掘档案的利用价值，为计划生育各项工作顺利开展提供参考和依据。
四、结语
总之，推动计划生育档案管理规范化具有重要意义。作为管理人员，应该明确不足，健全并落实各项制度措施，增加资金投入，注重档案资源利用和开发。从而有效规范档案管理工作，提高服务水平，为计划生育各项工作开展提供更加优质的服务。
【参考文献】
[1]张永和.人口和计划生育档案工作的科学管理[J].经济研究导刊，2009（26）：163-164.
[2]武丽荣.人口与计划生育档案规范化管理途径[J].兰台世界，2014（6）：67.
一、档案管理工作存在的问题
（一）档案管理意识还不够强
具体表现在一是档案管理机构不健全。部分单位档案管理组织机构不健全或认为档案管理不重要，至今没有争取到机构编制，也没有设置档案管理机构，甚至有些基层单位还没有专人管理档案。二是档案管理责任意识淡薄。一些基层单位对档案管理在思想认识上有误区，主要领导不重视，档案管理人员兼职管理，时间精力摆布不到位，导致档案管理混乱，音像资料和原始文件保存不完整等。三是档案管理力量薄弱。一些单位缺乏人手，没有专职人员管理档案，由办公室或者离退休老同志兼职帮助管理，责任意识淡薄，对档案资料的收集、整理、归档、装订、保存等不到位，导致一些重要档案资料整理归档不及时，档案管理工作明显滞后。
（二）档案管理工作还不够科学规范
一是档案管理秩序混乱。一些基层单位由于长期缺乏科学有效的管理方法和手段，一些规章制度不够规范，档案资料收集归档等缺乏有效制约考核，造成了管理秩序混乱。二是档案整理不规范。部分基层单位对档案管理工作不够重视，对新进工作人员、调入人员或者退休人员的档案没有及时归档，同时缺乏统一标准，档案目录与实际内容很多不符，给查找利用带来不便，也造成了档案资料的遗失遗漏等问题发生。三是档案管理手段落后。由于体制的问题，档案管理员一直没有专职的，大部分都是兼职，一些年龄较大的同志被单位领导安排担任档案管理员或者档案管理人员变动频繁或者青黄不接，同时一些老同志计算机水平较低，不知道如何运作计算机操作档案管理系统软件，往往造成工作被动，档案管理系统形同虚设，无法推广使用，导致档案管理工作不能保持系统性和完整性。四是档案管理基础性工作还有待加强。档案室硬件设施不齐全，部分单位档案基础设施落后陈旧，办公室和档案室混用，甚至还没有专用档案室；有些档案室达不到“八防”要求，引起档案资料霉变、虫蛀，影响档案美观整洁完整；有些单位设备配置、档案装具都达不到标准要求，甚至有些单位的档案室还没有最基本的档案装具。
（三）档案管理人员的整体素质还有待提高
一是档案管理思想更新不及时。许多档案人员对新时期新形势下，对档案工作岗位的价值缺乏认知，思想上没有与时俱进，对干好档案工作缺乏使命感、责任感。二是档案管理员业务技能较差。一些档案管理员对档案工作的法律法规、政策和规章制度等知识知之甚少，缺乏档案专业知识和工作经验，档案管理工作基础不扎实，还不能适应档案管理的需要，档案管理整体质量不高。三是档案管理员不够专业。不少基层单位缺乏专业的方面档案管理人员，档案管理还处于边干边摸索的阶段，对一些档案管理的专业术语和概念相互混淆，迷糊不清，制约了档案管理工作水平提升。
（四）档案管理保障服务能力有待提升
一是档案管理信息化建设落后。一些基层单位、部门包括兼职档案管理员对档案信息化建设工作的重视程度不够，认为做好纸质文件材料的归档工作就可以了，导致本单位、本部门形成的电子档案建立不及时、疏于管理，电子档案流失严重，直接影响档案信息化建设进程。二是档案管理数字化建设滞后。电子文件档案形成后没有及时输入档案管理系统，数字档案信息资源开发利用率低，无法做到资源共享，不能满足社会对档案信息资源的需要。三是档案管理员不适应工作。随着计算机的普及，办公自动化设备的应用，视听型档案资源不断涌现，一些档案管理人员素质不能适应这种变化需要。
二、档案管理的有关对策
（一）切实加强领导，提高思想认识
搞好档案管理工作，领导重视是关键。一是充实机构，落实责任。明确管理档案工作，指定专人负责全部档案日常工作及年度目标考核，研究解决档案工作中存在的问题。二是配齐配强档案管理队伍。通过公开招聘、内部交流、提拔任用等形式，选拔文化程度高、思想素质强、文字能力水平高、计算机操作熟练、业务能力精通的工作人员充实档案管理队伍。三是加强档案管理宣传工作。通过组织学习档案管理的相关规定，提高档案法制意识、责任意识、大局意识，在全社会形成良好的档案管理工作环境。
（二）完善基础设施，优化软硬件环境
一是加强基础设施建设。加大档案管理建设经费的投入，配齐各种档案设施设备。二是注重提升素质能力。要加强业务知识学习。坚持以个人自学为主，向书本学、向领导学，立足岗位，在学中干，在干中学，不断提升档案管理员的业务素质与管理水平。要强化业务培训。采取“走出去”的方式，组织档案管理员到档案管理先进单位、先进地区以及本地本部门档案馆跟班学习，实现理论与实践的有机结合；采取“请进来”的方式，邀请档案管理专家、学者到单位举办档案管理知识讲座，对全体同志进行档案业务知识授课，提升档案管理知识普及率。要强化信息化培训。适应档案管理信息化的要求，加大对档案管理员信息化方面培训，最大限度减少档案信息的泄密，确保档案管理的安全系数。
（三）建立健全管理体系，提高科学管理水平
要建立档案综合管理工作体系，对档案实现集中管理，规范档案管理操作流程，对各类档案的收集、整理、保管、借阅使用、鉴定销毁方面，确保手续齐全、档案整理规范、档案内容完整。要完善档案管理人员工作制度、材料收集制度、鉴别整理与核对归档制度、查（借）阅制度、保管与保护制度、保密制度、定期销毁制度、交接制度等，通过建立健全各项规章制度，约束不规范行为，进一步提升了档案管理工作水平。
关键词：新时期 信息化技 档案管理
随着信息科技的发展，信息技术已经成为现代管理工作中不可或缺的工具，在提高管理精度和进度中发挥了极其重要的作用。作为一个单位运行管理重要一环的档案管理工作，却仍然停留在“以纸质档案为主、信息化档案为辅”的状况下，与时代的要求及事业的发展之间存在较大的不适应性。如何探索运用信息化技术强化档案管理工作，对提升档案管理工作科学化水平有着重要的意义。
1.当前档案信息化管理中存在的不足
档案管理旨在保存资料、记录历史、服务发展。传统的档案管理手段是将记录分门类别地存放在档案室中，其管理重心就放在了收集记录、编目编册及日常管理等环节上。随着时代的发展，传统档案管理已逐渐无法满足事业发展需求，其不足之处正日渐显现。
1.1工作任务与人力资源之间存在的矛盾
随着事业的发展，档案资料来源日趋多元化，使周期性的收集记录、编目编册工作任务变得越来越繁重。往往是只有一名档案管理人员，必须同时兼顾周期性的档案归档工作和档案日常管理工作，且档案管理人员对信息化技术的应用能力普遍较差，为档案管理工作形成了巨大的压力。
1.2档案数量与保存空间之间存在的矛盾
一个单位经过几十年的发展和积累，档案数量日渐庞大，档案室的空间则日趋紧张。而档案室在建设标准上有着规范的要求，很多单位在建设档案室时往往缺乏前瞻性，没有预留足够大的空间，对实体档案的保存形成了较大的制约。
1.3档案调阅与运用需求之间存在的矛盾
传统档案的调阅存在现场性、单一性等特征。调阅人员必须到档案室现场，且要在档案室里“大海捞针”，造成了调阅效率低下。此外，还存在资料一经借出，其他人无法查阅的问题以及外地工作人员无法远程查阅的问题，对档案的运用效率造成了较大的影响。
1.4长期保存与安全保障之间存在的矛盾
传统的档案多为纸质记录，虽然档案室按照较高的规范建设而成，对档案起到了较好的保护作用。但在借出过程中及保存过程中往往会出现一些不可预料的因素，使档案的长期性保存存在隐患。
2.以信息化技术融入新形势下的档案管理工作
传统档案管理存在的不足的矛盾，迫切需要引入信息化管理手段加以改进、予以破解。结合本人的思考和实践，笔者认为，在运用信息化技术强化新形势下的档案管理工作中，必须抓好以下工作：
2.1立足规范性，建立规范的管理体系规范化、标准化的基础工作是档案管理信息化建设的前提。制定和实施档案信息化工作的标准和规范，是档案工作现代化的必然要求，是提高工作质量和效率的前提所在。由于现行的档案学学科理论较为陈旧，使档案信息化建设无现成可借鉴的管理规范。因此，在引入信息化技术管理档案的前期，必须立足规范化建设，着眼于建立一套全新的符合本单位档案管理工作实际、适应单位事业发展需求的档案信息化管理体系。在建设过程中，首先要解决纸质档案数字化的规范问题，按照各类纸质档案的不同需求，明确其转化为电子文档的方式、类型及参数等要求和操作规程；其次要解决电子文档归档的规范问题，按照不同类型的电子文档，明确其编制规范和归档流程；再次要解决数字化档案日常管理的规范问题，在制定实施数字化档案分类编号原则的基础上，对收集、整理、调用等环节制定相应的流程、记录、权限和审批程序，实现档案信息化管理的有序化、标准化和规范化发展。
2.2保障安全性，落实可靠的防护措施信息化技术是把“双刃剑”，其在为档案信息化管理工作带来便利的同时，也为档案管理工作的安全带来的极大的要求和挑战。档案管理的先决条件就是真实和安全，而这也是档案管理中的重中之重、难中之难。应该预见的是，档案的信息化管理和传统的纸质档案管理还将在相当长的一段时期内并存，对档案管理工作的真实性和安全性构成“双保险”。因此，在落实并加强传统档案管理安全防护措施的同时，要大力加强信息化技术引入后的安全防范，为档案信息化管理工作的发展提供安全保障。在强化安全防范过程中，首先要从档案管理人员入手，制定落实相应的安全管理守则，提高档案人员的安全防护能力，守住档案信息化安全的第一道保护屏障；其次要从硬件日常安全管理入手，制定实施身份认证、防火墙、数据备份等安全防护制度，消除网络安全对档案信息化管理的威胁。
【关键词】新时期；人口；计划生育；档案管理
档案是对历史的记录，如何做好新时期的人口和计划生育工作的档案管理工作对我国新时期人口和计划生育工作更好开展和促进社会经济有好又快发展有着积极的作用。新时期的人口和计划生育工作已经迈入了法制化，规范化，制度化发展，对人口和计划生育档案管理工作也提出了更高的，更新的要求。做好新时期的人口和计划生育档案管理工作已经不能够停留在以前的管理模式上了，必须要有采取新的管理模式，并加强管理工作等实践方面的创新研究。
一、我国人口和计划生育档案管理工作现状
我国是一个人口大国，我国的人口和计划生育工作的开展面临着许多严峻的形势，这也为我国人口和计划生育档案管理工作也带来了一些问题，主要就集中在两方面：
1 领导对档案管理工作不够重视
基层档案整理和保管是整个档案管理工作全过程的基础，这却是我国的人口计划生育工作档案管理工作的薄弱环节。领导对基层的档案管理工作一般都不够重视，档案管理部门在人们的心中也是“冷衙门”，基层的档案管理工作人员不具有什么地位，对工作提出的建设性建议总是不能够获得应有的重视。档案的管理工作并没有列入各级计生考核体系中，领导关注的事情一直都是计生的实践工作，档案的管理已被自然忽略了。在录用管理人员之时，一般考虑政治背景就行了，几乎不关注档案管理方面的专业能力是否已经具备。
2 缺乏档案管理意识，档案保管条件差
档案管理工作的不受重视对工作人员的工作积极性也是一个沉重的打击，而基层工作人员的业务素质和档案管理意识方面也跟本不可能获得提高，离《档案法》的要求相差实在是太远了。计生工作档案管理人员对档案的保管技术工作和业务方面的知识背景都非常的缺乏，多停留在“存放便万事大吉”的状态，这使得档案管理总是显得杂乱无章的状态。因为档案管理工作本身就缺乏应有的重视，因此档案保管方面的硬件设施也跟不上时代的要求，档案库缺乏相应的保护措施，这些都为档案管理工作带来了许多的隐患。尽管现在国家提出了一些列的严格规章制度和法律法规，但是人口计生档案管理工作方面依旧是出现一房多用，办公用品质量低下等现象，甚至档案资料出现污损和丢失等重大工作失误。
二、我国计生档案管理工作的加强与新管理方式的引入
1 领导应当提高对计生档案管理工作的重视
领导对计生档案管理工作的重视是对档案管理工作制度化，标准化最为关键的一个环节，是计生档案管理工作能够顺利进行，能够科学管理现代化的前提。人口和计划生育部门的领导应当更新观念，充分认识到计生档案管理工作对计生工作开展的决策依据方面的作用，为育龄妇女提供优质服务的作用，为流动人口提供优质服务的作用，促进计划生育工作改进的作用，为农民致富方面的作用。要把计生档案管理工作提到和计划生育协会，法制建设等部门同等重要的地位，把管理和建设纳入到主要的议事日程，划拨必要的财政投入，为档案管理工作打下良好的基础，为计生档案管理工作进一步的科学化，标准化，现代化做好准备。
2 提高工作人员的管理素质
档案管理工作人员的知识技能水平和科技水平直接关系到档案工作的管理水平，我国的计生档案管理工作需要提高工作人员的管理素质。这些素质可以从以下几个方面综合入手：第一、重视对高素质、复合型人才的培养；第二、重视计生档案工作人员的在职培训；第三、鼓励档案工作人员自我成才；第四、合理调配人才，优化人才结构。工作人员素质的培养和提高一定要结合信息时展的技能需求，为下一步引入计算机等技术进行档案管理工作做好人才的储备和培养工作，使得我国的计生档案管理工作的台阶能够跟上时代的步伐。
3 引入计算机，多媒体等技术
人们进入图书馆的时候有―个检索系统，这个系统为人们寻找需要的书籍带来了许多便利，而计生档案管理工作人员应当积极引入类似的系统，为工作带来便利，而不是搬照以前的工作方式，只是对文案归档处理。在检索的过程中，寻求用关键词代替主题词的方法避免主题词存在的繁琐，效率低下的弊病。计算机技术在应用过程中，首先要做好数据库的构建工作，构建一个良好的数据库系统，不仅有利于将来工作的人员对档案的录入工作，也有利于将来文件的查找工作。而且构建的数据库应当简便易操作，不能是部门请来了构建数据库的工程师，但体统太过专业化，不易于一般工作人员操作那么计算机技术的引入也就失去的了应该具有的意义了。在档案的保管方面，由于纸质的文档不容易保存，容易受到许多环境因素的影响。现实中档案管理库并不是非常的完善，而且还多存在一房多用的情况，文档容易受到损坏，因此，可以积极利用多媒体等手段对档案进行有效的保管。比如把文档做成很小的胶卷，这在许多大的图书馆就有利用这种技术，而且还非常的经济，这不仅有利于档案的保存，还能够极大的减小档案对空间的占用。同时把一些数据制作成相应的可以在计算机上观看的视频或者音频之类的文件，不仅有利于档案的查阅，更有利于档案的永久保存和复制。
众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”，输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢，哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢，总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长、且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则，再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：
一是档号不规范没有目录号，一卷多册现象较多。
二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。
三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用。
四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现。
五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。
六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
2 实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2、重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3、结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。
4、统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
5、规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如邹平县计划委员会简称为县计委；邹平县计划生育委员会简称为县计生委而不能都简称为县计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种、必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。
3 加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂，如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2、分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
4、用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率
1.信息时代技工学校档案管理创新的必要性
信息技术为档案的管理和利用提供了高效、快捷的手段和方法。然而，目前很多技工学校由于教学工作任务繁重，很多教师对档案重视程度不够，档案归案意识不强，导致档案收集不全。很多学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，较少运用计算机及网络技术进行管理，没有充分发挥档案的作用。这样不仅难以适应信息化时代的要求，也对于技工学校的长远发展不利。
因此，在技工学校档案管理过程中应该加快管理工作的信息化建设，档案存储的信息化建设可以提高档案的利用率，降低档案管理的成本，并可超越时间、空间、机构等因素，满足校内外人士对于学校档案的需求。而且学校的各类繁杂档案通过计算机的管理，可以对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，提高了档案工作的社会效益和经济效益。
2.技工学校档案管理信息化的创新路径
2.1健全与档案管理信息化相关的标准和规范
进一步健全与档案管理信息化相关的标准和规范，是技工学校落实信息化建设的根本保障。首先，学校要不断规范档案管理制度，加强网络与信息安全规章制度建设，建立常规的档案信息化管理标准，以制度的形式将档案管理落到实处，实现以制度管人，按制度办事。
2.2加强相关的软硬件建设
技工学校要树立档案管理信息化建设的意识，无论是领导还是普通教职工都要认识到信息技术对于档案管理的重要性。在硬件方面，学校要引进并且使用先进的信息设备，如计算机设备、通讯设备、网络设备等等，通过这些设备将教育教学各类信息生成和整理出来，使各类信息规范化、标准化、数字化，从而向社会各界、学校师生员工提供完备的数据库和光盘检索系统、互联网虚拟系统等信息服务。在软件方面，学校要引进合适的档案管理软件，并且进行开发和合理利用，尽快建立起包括信息采集、信息管理、信息服务的完善的自动化系统。比如学校可以用powerpoint制作“教师业务档案”和“学生成长记录袋”，利用现在手机、相机、电脑多种普及化的信息采集途径，全方位记录师生的工作学习、生活交流，以丰富学校档案容量，增强直观性。
2.3提高管理人员综合素质
电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。档案管理人员的综合能力直接影响到档案信息建设的创新。他们不仅仅要懂计算机操作、联机检索、上网查询等信息技术，又要具备一定的教育管理知识，这样才知道需要收集什么信息和知道如何进行信息的加工处理，从而提高学生信息素养，推动教师信息能力的提高。具体来说，技工学校档案管理者必须有具有较好的基础知识、教育教学知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识水平。因此，学校应该对教职工进行计算机技术和网络技术的培训，比如现代化归档管理系统的使用、新型载体档案材料的开发利用等等，使他们尽快了解和掌握新知识、新理论和新技能，不断扩大知识面，及时调整和完善自己的知识结构。
2.4促进档案信息资源共享
档案管理工作的创新要注重信息资源共享。技工学校要注重加强档案信息资源建设过程中的联系与合作，将学校的档案信息资源融入整个社会的信息资源体系之中，通过积极的档案信息资源共建，提高档案信息资源共享。具体来说，学校要以校档案网站为主体，利用学校统一的网络出口与其他学校档案网站链接，形成一个共同的整体档案工作信息网。同时，学校要充分利用和发挥互联网网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口，向全校师生提供网上查询和使用服务，进一步发挥档案信息资源的共享作用。
2.5健全安全保障措施
技工学校在进行档案管理信息化建设创新的同时，必须认识到其中存在的安全隐患。学校要加强对档案信息的安全管理，建立专人负责制度，实行档案信息传输安全管理制度。对于档案信息网站上载的信息，要严格执行上网信息审核制度，防止档案信息失密情况的发生。档案信息资源库与开放档案信息数据库、局域网、档案网站等实行严格的物理隔离措施，防止黑客入侵。同时，学校应该加强对档案信息资源库的管理，设置分级管理权限。杜绝非法操作情况的发生，确保档案信息资源库的绝对安全。档案管理人员要定期在硬磁盘上备份所存储的信息，保证计算机系统发生灾难性故障时档案数据库信息的恢复。
一、目前档案管理工作中存在的问题
1.档案管理工作者观念陈旧，不适应科学发展的需要
日常的档案管理工作从旧的观念来看，就是人工手动收集、整理、分类、保管、统计和提供利用资料的一个过程，是静态的处置。对于一个档案来讲，存放的意义就是妥善保管，提供利用。如果哪一天要对某个档案进行调阅或做些鉴别比较，想要查找和分析的过程也只能通过工作人员手工进行，不但速度慢，准确率不高，而且还要耽误事情的进展，大部份档案仍采用传统的管理方式。对档案的数字化、信息化进程缓慢。档案的利用服务方式不适应科学发展的需要，你要我查，你需要我找的被动利用服务方式未得到根本改善;服务范围和服务内容狭窄;服务机制和服务手段缺少创新。正是因为有这些弊端，计算机和网络系统才应用到了档案的管理工作中，但工作人员甚至有些领导观念陈旧，不愿意改革和学习新的管理模式，严重阻碍和限制了档案事业现代化的发展进程。
2.重视程度不够，基础建设经费投入不足
从上一级领导开始就不特别重视档案管理工作，导致档案的现代化管理设备都配备不全或不够，这怎么能使管理工作过渡到智能化、数据化、网络化的办公，工作人员甚至半手工半电脑的进行操作，不但使管理工作变得麻烦还增加了成本和档案的安全隐患。没有足够的现代化管理系统，就谈不上档案管理的现代化发展。所以，经费问题一直都是档案管理工作的大问题。
3.档案管理专业人员缺乏，培养力度不大
档案管理工作人员大部分仍然沿袭老的工作方法和手段，好一点的也是人机参半的操作，大部分没有经过专业的档案信息化现代化技术培训，仅仅凭借一些对电脑的简单了解和基础操作在勉强应对工作，这样一来，对档案的电子化和数据的整理和分类造成了很大阻碍，使档案管理工作处于皮毛建设阶段，很难深入。此外，部门单位领导对档案人员思想、工作、生活上的关心、支持、了解不够，使档案人员对本职岗位工作热情降低，给档案工作发展造成了许多制约因素。没有专业的人才，就很难使档案管理工作专业化，目前这方面的专业人才还十分缺乏，现有的在岗工作人员由于种种原因培养力度和进步程度也不够。
二、如何解决档案管理工作中的问题，提出几点建议
l.提高认识，加强对档案管理工作的高度重视
要想使档案管理工作进入快速的发展轨道，就必须让所有人都意识到档案管理对经济发展和社会进步的重要作用。从领导到工作人员，无一例外的积极的投身于档案管理工作，解决眼下的难题，共同战胜困难，把档案工作和经济利益有效挂钩。要想做好档案管理工作为经济建设服务，就必须搞好档案信息资源的开发利用。开发档案资源为经济建设服务是时代的需要，客观实践的需要，因此要用科学的手段，做好基础工作。过去由于一般档案部门不注意基础工作，造成档案残缺不全，整理也不是很科学，检查工具单一，给档案信息开发带来了不利的因素，因而就从一定程度上影响了档案为经济服务的功能。所以开发档案信息，做好基础工作是十分重要的。要做好档案工作，必须先有档案资料，然后才谈得上利用，档案资料信息资源的开发利用，要有丰富的馆藏、宝藏，才有为社会服务的条件，才有为社会主义建设服务的条件，才能开发出丰富的有用的信息资源，才能满足社会各方面的需要。在收集中要明确种类、数量、质量，要制定出收集的范围和步骤，进馆档案的质量标准等要采用电脑，电控等代手段来建设，信息资料的面要广，内容要丰富，科学价值要高。
2.加强档案管理工作的基础设施建设，增加经费支持
加强对档案管理工作的资金投入，增加基础设施建设经费，为档案管理工作配备足够的计算机设施和网络建设所需要的耗材，只有硬件设施完善，才能建立起科学的网络管理体系，才能使档案的存入、调出和其他利用时方便、快捷，因此，经费支持是建设的前提，一定要保证档案管理现代化建设的资金投入。
3.培养专业化档案管理人才，扩大档案管理队伍
档案管理缺乏的是技术性、专业性人才，没有懂管理的人就不可能带领大家共同进步，因此，档案管理事业必须培养出一批专业化的管理人才，善于计算机操作，对档案工作了解，能做到二者的有效结合，只有这样扩大了档案管理的工作人员队伍，才能使档案管理队伍的整体素质有所提升，做到高素质、高技术、高质量，使档案工作加快前进步伐，早日与现代化和信息化接轨，以便更好的服务于社会。
4.档案管理工作必须紧紧围绕公司生产经营这个中心，扩大服务范围，创新服务机制，改进服务手段，提高服务质量。必须坚持以人为本，立足基层，服务基层，从利用者的角度出发，提供积极主动超前的优质服务。应对已有的档案资源进行整合与开发，编辑公司概况汇编，优秀施工组织设计、施工方案实例汇编，优秀工程技术总结汇编以及不同类型档案资料示范样本等高质量的编研资料。应利用网络开辟档案知识讲座、利用声像档案进行图片展览，利用录像进行视频宣传等多形式的利用服务方式。应为基层提供方便快捷的档案网络查询系统、提供优质高效的档案信息资料共享平台等多种手段，尽显其能地做好服务，发挥档案为企业科学发展服务的强大功能。
总之，管理是制度的体现，好的管理会使工作更好的开展，事业更好的进步，档案管理也不例外，建立健全和完善档案管理工作，是一项长期的艰巨的任务，必须打破旧的观念，高度重视档案管理工作，从领导到档案管理工作人员，上下一致，不断解决改革过程中的问题，使档案的管理工作更加真实、快捷的为人们服务。
参考文献:
