时间：2022-10-18 22:52:34
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一、创建范围
2016年全县9个乡镇，名单附后。
二、申报创建时间
根据全市村镇建设档案室创建计划目标，我县9个乡镇今年内要全部完成村镇档案室创建工作，并于10月份前申报创建验收时间。
三、申报认定程序
申报工作由属地城建档案管理机构组织实施，申报材料报市城建档案管理处，由市城建档案管理处推荐省住房城乡建设厅建设档案办公室进行认定，最后由省住房城乡建设厅发文并授牌。申报“省级特级”村镇建设档案室的认定，由省住房城乡建设厅档案办公室负责组织实施；申报“省一级”及以下级别的村镇建设档案室由省住房城乡建设厅委托市城建档案管理处组织实施。对于成功创成“省特级村镇档案室”和“省一级村镇档案室”的乡镇，市住建局将通过以奖代补形式给予一定资金奖励。
四、工作要求
（一）制定方案，推进创建工作。县住建局和新农办将督促各相关乡镇加强组织领导，成立创建领导小组，落实具体工作人员，确保创建村镇建设档案室各项工作尽快启动、迅速推进、如期完成。在计划安排上，要细化分解工作进度，精心编制工作计划，合理安排创建时序。各相关乡镇要明确一名创建村镇建设档案室联络员，负责定期上报创建进展情况。
（二）成立机构，加强资金争取。各相关乡镇要以创建村镇建设档案室目标管理工作为依托，扎实推进村镇建设档案管理工作，积极争取专项资金，要细化工作方案，落实专项资金，保障档案库房，购置相关设备，配备专职人员，确保创建工作扎实开展。
1 明确责任，始终把档案管理工作摆在重要位置
为切实加强档案管理工作，该局从三个方面入手，强化档案管理工作的主体意识和责任意识。
一是强化领导到位。将档案管理工作始终摆在全局工作的突出位置，纳入每年整体工作计划，与各项业务工作同部署、同推进、同考核。同时，为加强档案的管理与利用，专门成立了以分管局长为组长档案管理领导小组，相关科室负责人、岗位业务人员组成档案网络体系，对全局形成的各种门类、各种载体的档案实行综合管理，建立了统一领导、统一管理、统一制度，层次分明、健全完善、运转高效的档案管理机构。领导小组经常调度，及时了解解决工作中出现的困难和问题，并在人、财、物上向档案工作倾斜，为档案管理工作全面上水平、上台阶打下良好基础。
二是责任落实到位。严格实施档案工作责任制，把档案工作纳入目标管理，实行主管领导、政工科长、档案管理人员三级责任连带责任制，并与年终考核挂钩，层层签订目标责任书，明确工作目标，落实领导责任，形成了分管领导负总责、政工科长日常抓、专职档案员具体抓，一级抓一级，层层抓落实的档案管理责任运行机制。
三是人员配备到位。政工科配备了一名兼职档案员，负责全局档案工作管理，在各科室确定了3名责任心强、热爱档案工作的兼职档案员，具体负责本科室档案的收集、整理和归档工作，形成了以局档案室为主、各科室齐抓共管的档案管理工作网络。
2 加强建设，全面提高档案管理工作的软硬件水平
该局严格按照档案管理标准，切实加强制度建设、基础设施建设、档案管理队伍建设，全面提升档案管理工作的软硬件水平。
一是加强制度建设。严格按照《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》和《山东省档案管理条例》等法律、法规，建立完善了以岗位责任制、档案归档、保管、保密、利用、统计为主要内容的《乳山市机关事务管理局档案管理规定》、《乳山市机关事务管理局档案分类大纲》及其它9种规章制度，并把各项档案管理制度上墙公布，使档案管理工作行之有据、有章可循，从制度上保证档案管理工作规范有序。
二是加强基础设施建设。根据档案室建设规模的要求，累计投资10多万元，建立了两个专门的档案室，设置面积50多平方米，配备铁皮档案柜36个，安装豪华型移动密集架4组、防磁柜1台、温湿度计1个、电脑2台、复印机1台、打印机1台、碎纸机1台，扫描仪1台等，极大限度地改善了档案保管条件，为档案管理提供了良好的设施保障。安装了窗帘、防盗门，防盗窗、灭火器等设施，保证了档案的安全，严格达到“十防”要求，为档案管理上档次、上水平创造了扎实的物质条件。
三是加强档案管理队伍建设。该局高度重视加强档案管理人员的培训，提高档案人员的业务素质。一方面，每年都组织档案人员参加市档案局组织的档案知识培训及文书档案归档培训，累计培训人员20多人次；另一方面，每季度举办一次内部档案业务知识培训班，组织人员认真学习《档案法》、《档案管理规范》及档案利用等方面热荩提高档案业务素质，能够利用政府系统办公系统软件，接收上级来文、内部公文制发，以及文书档案的归档、存放、查阅等，使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用。
3 突出重点，充分发挥好档案管理工作的作用
在档案利用上，该局突出重点，积极发挥档案管理工作的作用，为机关事务各项工作的开展提供保障和依据。
一是突出规范整理。按照《文件材料归档范围及要求》，档案管理人员专门对文书、会计、基建、财务、声像等各门类档案进行了持续的完善补充和规范整理，从材料的形成、收集，到编排、装订、归档等各个环节上严格把关，保证了归档案卷的质量。截止目前，归档文书档案30卷462件，财务档案2639册、基建房产档案3564卷7635件，公车档案86卷1118件，人事档案259卷357件，其它档案89卷（件）。对所有档案都做到了档案目录符合规则，保管期限划分准确，排列编号规范。编有醒目的库房、柜、格档案存放指引标记。建立了档案统计台帐和档案基础数据库，检索工具编制配套，能保证查找档案资料快捷、准确。
但是,由于我国科学技术档案工作基础差,回复时间短,当前仍是个薄弱环节,远不能适应社会主义现代化建设的需要。比较突出的问题是用现代化技术管理档案。随着社会主义现代化建设的发展,科学技术档案与日俱增,各单位应逐步采用现代化手段来解决库房紧张和设备不足的问题,提高查阅,复制效率和保管技术,当前,首先要解决缩微的成套设备,并推广普及静电复印技术,电子计算机储存、检索等方面技术,逐步实现档案工作现代化,更好地为社会主义现代化建设服务。
第一,应该把计算机化、缩微化与标准化有机结合起来。档案工作计算机化是档案工作技术现代化的核心。将目前建立的少数计算机检索系统,早日变成普及实用性检索系统,并以检索为突破口,建立起各种计算机系统,最终形成网络,使其网络化。缩微化也要全面开展,力争在短期内实现档案馆(室)重要档案缩微化,并把档案缩微与计算机结合,使档案缩微库成为巨大的外存储器。标准化更是现代化的重要内容。不搞标准化、检索系统、目录中心、机读目录、数据库、计算机网络的建立,都会遇到各种各样的的困难。所以要搞计算机化、缩微化,就要早日实行标准化,方能加速档案工作现代化的进程。
第二,要大中小型机械化组合。高档案工作现代化就需要购置和引进各种大中型机械设备,这是实现档案工作现代化的物质条件。但是,对于一些易于普及,价格低廉,技术虽不先进,却适合于中小型档案馆(室)使用的设备,亦应大力推广,这样可以较快地改善中小型档案馆(室)的工作条件。对原有的各种设备,也要开展革新和挖掘潜力,发挥其应有作用,减轻工作人员的劳动强度,节约人力物力。
第三,要处理好传统技术与现代化技术的关系。传统技术在我国目前仍占主导地位,发挥着重要作用,因此必须重视传统技术,对其不断改进,使之日趋完善,传统技术与现代化有机结合起来,是档案工作在近期内就能提高工作效率和服务质量,取得显著效益,有利于加速档案工作现代化。
第四,要选择实现现代化的最佳途径和方法。档案工作实现现代化,必须对不同类型的档案部门,采取不同的途径。科技档案工作现代化,应纳入本行业系统现代化管理的范畴,成为其中一个重要组成部分,并与行业现代化同步发展。这样做能减少基数投资困难,也便于协调,且能发挥行业档案部门的作用。
一、学习方面
全局干部职工认真学习贯彻党的十七届大精神，学习省州档案局有关档案工作的方针、政策和业务知识，努力开展学习实践科学发展观教育活动，按照县委科学发展观教育活动的要求，积极开展科学发展观教育活动，依照各项工作步骤，全体干部职工撰写心得体会、自我剖析、撰写个人总结，扎扎实实地按“科学发展观”的要求，坚持档案发展方向，树立科学发展做好档案服务工作。不断强化理论与实践的结合。在学习中进行实践，在实践中不断深化理论知识，使科学发展理论指导档案工作，为实践服务。
二、工作开展
(一)、档案工作“六项工程”建设。全年共计划达标37个单位，到目前为止已有15个单位已予以验收，已通过验收的单位有：电力公司(由州县一同验收)、县政协、卫生局、交通局、安全生产监督管理局、环保局、农业局、发展计划局、文化局、旅游局、扶贫办、党史县志办、县委宣传部、金华镇人民政府档案室达到三星级标准，地方税务局档案室达到了四星级标准。另外一些单位档案室将在年底或下一年年初达标。
(二)、档案抢救保护。我局加大古老档案和破损档案的抢救和保护工作，积极向省、州反映××档案待修复抢救现状、申请档案抢救和保护经费。积极购置档案抢救设备。今年申请到档案抢救经费5万元，共抢救濒危档案586卷，购置了打印机2台、扫描仪1台、笔记本电脑7台、数码相机1台，u盘5块等档案抢救设备，对科学有效保护馆藏档案的历史面貌和长久性，加强面上档案达标业务指导，创造了良好的硬件基础。
(三)、档案提供利用。全年共接待查档人员679多人次，查阅案卷1200多卷(册)。其中土地祥查方面的档案利用占一半左右，有效地配合了国土资源部门的工作;婚姻档案、落实政策、工作查考、编史修志、也占近一半，查出米子坪电站档案资料及豆腐社档案取得了很好的经济效应。有效地服务县委、政府中心工作和部门工作。工作中，做到热情服务、细心周到、让来访来查人员不管查到与否，都能够感受到温暖，改变了机关单位脸难看的局面，得到了社会的一致好评。
(四)编制了××县档案馆建设规划。及时按照省州要求，编制了14套申报规划，争取把档案馆建设立入中央扩大内需对西部档案馆建设的补助政策。
(五)、林改档案的业务指导和检查验收。由于“林改”工作政策性强、时间长、变化大、战线长、档案多，“林改”办抽调我局局长、副局长及两个业务人员多次参加全县“林改”档案的业务跟踪指导和执法检查，经过几个月的努力，使“林改”档案在工作中能村村按要求及时归档、规范归档。按州“林改”检查组本文来源：文秘站提出的几项整改要求，逐条完成整改，取得了显著的成绩。
(六)、平安创建。平安是一切工作的基础，我局一直重视平安创建工作，成立了专门的领导机构，制定 档案馆安全管理的各项制度，职责明确，自平安创建以来，没有发生过一起违法案件，全体干部职工及家属遵纪守法，无黄、赌、毒行为，无迷信、无上访，良好的环境为档案工作的开展提供了安定的工作条件，更是为档案事业的健康发展提供了保障。
(七)、做好档案保密。我局按县保密局、保密委的文件要求，成立了××县档案事业局保密工作领导小组，制定了《××县档案局计算机安全使用及保密管理规定等九项规定》，并印发到各科室和人员。做到人手一份，让计算机保密及安全管理责任到人，各负其责。同时在计算机和u盘上标明使用者、或非，提醒干部职工严格管理资料。
(八)、信息公开和四项制度建设。档案馆是服务机构，被政府认定为信息公开的重点单位。我局自政府要求开展“四项制度”建设以来，引起重视，成立了××县档案事业局四项制度领导小组、阳光政府四项制度领导小组，明确信息公开责任人、联系人、实行a\b角交换负责机制。区分信息和非，及时把各种信息在网上公开，方便群众了解档案信息，保证工作的透明度，收到了较好的社会效应。
(九)、加强电子信息化建设。有两台计算机安装了南天档案管理软件。录入了电子目录一万多条(其中馆藏目录有1200条)，电子文档上千份，根据达标硬性要求向达标单位接收电子目录6万多条，部分已刻录成光盘，在档案信息化、电子化建设上迈上了一个新的台阶。
(十)、服务县委政府中心工作。一是积极帮助扶贫挂钩村庆华村上党课两次，下乡慰问、帮扶两次，为挂勾村的经济建设和社会进步献计献策。同时，下派一名工作队员参加新农村建设，积极支持其在金坪新农村建设的各项工作。
三、20__年的工作思路：
(一)、继续加大档案馆建设的资金争取力度，千方百计推动档案馆的启动工作;
(二)、继续加强受损和不规范档案的抢救和重新整理工作，提高技术保护手段，增加档案的科学抢救含量。
(三)、进一步加大档案星级达标工作和档案业务培训工作的广度和深度，以促进全县档案《新归则》和国家档案局8号令的有效贯彻。
(四)、推动南天电子档案管理软件在全县各机关的推行。
一、坚持改革，以党的十八届三中全会精神统领档案工作
1.进一步将十八届三中全会及重要讲话精神的学习引向深入，进一步解放思想，转变观念，开拓创新，切实用全会精神和讲话精神统一思想、指导实践、推动工作。
二、锲而不舍，扎实推进市和区县档案馆馆舍建设
2.针对市档案馆开工建设阶段的特点，健全施工现场指挥管理机制，推进新馆建设。
3.继续推进区县档案馆建设，整体推动工作进度，指导科学化建设，落实资金补助。
三、以数字档案馆建设为重点，全面推进信息化建设
4.抓好数字档案馆建设。注重顶层设计，制订工作方案，扎实推进实施。
5.抓好“存量数字化”。继续推进“十二五”期间数字化工作任务的完成，完善市档案馆数字化工作流程，指导市属单位和区县档案馆按标准做好数字化工作。
6.抓好“增量电子化”。制发《北京市电子文件归档与电子档案管理工作规定》、《北京市电子文件归档范围和电子档案保管期限表编制指南》、《北京市档案馆电子档案移交与接收办法》，开展电子档案接收试点和市档案馆电子档案异质备份试点工作。
四、完善档案鉴定开放工作，更好地服务人民群众
7.建立健全档案开放鉴定和解密工作制度，指导区县、市属单位档案部门做好档案解密、划控、鉴定等工作。
五、积极探索档案资源布局管理，提高档案工作科学化水平
8.开展档案资源合理布局研究，优化档案资源建设体系，研究提出科学的档案资源布局管理方案。
六、开展档案社会化服务组织规范管理研究，促进档案服务多样化
9.研究档案社会化服务的范围和条件，规范社会化服务组织的管理，提出档案社会化服务的实现方式。
七、加大档案宣传力度，增强全社会档案意识
10.以“国际档案日”暨北京市第六届“档案馆日”活动为契机，加大档案宣传力度。
11.研究制定加强档案宣传工作的办法，深入研究档案宣传工作的特点，采取多种形式、利用多种方法进行宣传，整合宣传资源，形成宣传合力，增强宣传的整体性、实效性，提高全民的档案意识。
关键词：电子化；档案工作；影响；益处
一、电子文件对档案业务管理工作的影响
1.传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由技术人员、档案人员所共享。这就使得档案与文件之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作原则、方法及流程，如文件的立卷归档制度。档案工作流程的起点是文件的归档立卷工作，也是档案工作和文书工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，通常一年归档一次。而电子文件随时更改，随时产生，存贮在计算机光盘或磁盘中。因而，其对计算机具有很强的依赖性。倘若归档，必须采用光盘或磁盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2.由于电子文件载体与信息的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的内容特征和形式特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行多角度、有效、迅速的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的使用者可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3.由于电子文件的保存价值同时取决于其可读性和自身价值，其鉴定的标准、内容、方法均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其参考价值和凭证价值确定保管期限，而电子文件一方面由于用户的需要，数据和信息不断地补充和修改，另一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其管理、鉴定方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管要求、方法以及对外利用和检索等方面也与纸质文件有许多不同之处。
二、档案信息电子化的益处
所谓档案信息电子化，就是以室藏档案资料采用机读形式做为主要物质对象，用计算机对档案文献进行不同层次的加工和筛选、收集，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。其益处有：
1.可充分发挥和利用现有计算机的潜能，提高利用率。目前，大多数基层档案室对计算机的开发功能简单，应用单一，有的仅仅用于文件打字贮存或档案著录，使用的低效率造成时间、财力、物力和人力的极大？良费，使现代化设备不能尽其用。
2.缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作模式是：选题一选材一编辑一出版，这条“慢工出细活”的工作方式，即从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，导致信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。而档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3.档案信息电子化，可多次产出，一次投入，可改变信息加工工作受经费限制的局面。手工编研信息成果出版需要较多的经费，但目前乃至今后一个相当长的时期内，期望农场给档案部门拨较多的经费进行信息编辑是不现实的，依靠自身解决也不是件容易的事，解决不好，档案工作者的辛勤劳动成果只能“待字闺中”。
4.档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到各个部门及领导，就拓宽了服务范围，扩大了社会影响，档案部门的地位自然也就得到了提高。
5.档案信息电子化，可使最新技术顺利地与档案信息接轨。虽然“信息高速公路”在我国尚在建设阶段，但档案事业要注意这方面发展动向，超前拿出对策，使档案工作适应这一客观形势的要求和变化，使现在的档案电子化，为将来“信息高速公路”中有一份档案信息打下基础。
一、完善选题机制、倡导协作攻关
选择研究题目是开展档案科研活动的首要前提。档案科研活动所选择的题目是否具有实践意义、是否具有应用价值，将直接影响到研究成果的作用实效的发挥。在以往的实践中，我们虽然也强调在档案管理实践中发现问题、选择档案科研题目、解决实际问题，但在档案科研活动中的实际做法却往往差强人意：档案科研的实际承担者大多根据个人的兴趣、甚至根据个人好恶而确定档案科研题目的取舍，缺少统筹协调机制的规范制约，以至形成三、五人甚或是“单枪匹马”的档案科研人员结构模式。造成档案科研成果层次偏低、研究周期漫长、涉及领域狭窄等一系列问题，成为档案科研长期处于重复研究、低水平徘徊境地的主要原因，严重地桎梏了档案科研工作的发展。鉴于此，建议国家、省及有条件的地区档案行政管理部门应担负起协调、规划档案科研工作的责任。在发挥自身专业优势、普遍开展群众性档案科研活动的同时，注意引导档案科研的实际承担者从档案科研选题的现实性、战略性、预见性、计划性和新颖性等方面入手开展档案科研工作活动；并注意对关系到档案工作全局的一些热点、重点、难点等战略性问题，引进并实行“课题负责人制度”，充分调动各方面的积极性，发挥集体智慧，集中优势兵力进行协作攻关。形成“人自为战”与“协同作战”两种模式并存、互相影响、互相促进的局面，使档案科研工作呈现出欣欣向荣、蓬勃发展的良好态势，促进档案工作的快速、健康发展。
二、树立科学理念、增强科研意识
“事业发展靠科研”。档案科研工作是在科技不断进步环境下促进档案工作全面、快速发展的“增速器”。要达到加强档案科研工作的目的，就必须首先解决好对档案科研的认识问题、增强档案人员的科研意识、激发他们参与档案科研的欲望。从目前的总体情况分析，档案工作具有较强的实践性、应用性特点，档案管理实践的发展与进步离不开档案科研创新的辅佐与支持。因此，要正确教育引导档案科研人员树立牢固的科学理念，认识到“科学技术是第一生产力”内容实质，发挥档案科研人员从事档案科研工作活动的积极性与创造性，增强档案科研的创新意识。并创造条件，鼓励档案科研人员依托档案工作实践，从实际需要与解决问题的角度出发，形成既关注档案管理的基础理论研究，又重视档案管理的应用与实证研究的档案科研机制，使档案科研人员能够以饱满的热情、良好的心态、充足的干劲，开展多形式、多领域的档案科研工作活动。
三、加大推广力度、注重实际应用
档案科研成果推广是由档案科研向档案工作实际迈进的必经之路，也是档案科研工作的目标。从整体上说，我国档案业务工作领域的基本管理手段仍处于新旧更替时期，传统的手工操作尚未完全退出主导位置，现代化管理手段有待于进一步发展与完善。因而，需要有针对性地开展教育与培训工作，以提高档案工作者、特别是档案工作领导者的业务素质和理论水平，增强他们乐于接受、勇于应用档案科研创新成果的能力和自觉性，便于使档案科研成果得到实际工作的验证。与此同时，还要进一步完善档案科研成果管理制度，采取有效措施，加大档案科研成果推广应用力度，使档案科研成果的推广能够有章可循，得到及时的实际应用，尽可能地缩短档案科研成果的推广应用周期，最大限度地实现档案科研成果的转化，发挥档案科研成果对档案工作实践所应有的推动作用，进而推动整个档案事业的全面、健康、快速与可持续发展。
四、广辟经费渠道，增加科研投入
档案科研经费短缺，严重制约着档案科研工作的发展。国家每年可以划拨的档案科研经费与档案科研工作实际所需经费之间的比例失衡；而地方各省、市可用于档案科研的经费几乎无从谈起。采取坐等这种状况得到改变的办法不利于档案科研工作的发展。因此，除建议国家档案局向国家科学管理部门申请增加用于档案科研工作的“科技三项费用”额度或另设国家档案科研专项基金，以资助重大或有影响的档案科研项目之外，还要广辟渠道，动员社会各方面的力量多方筹措档案科研经费。地方各级档案行政管理部门或专业主管机关也应根据实际需要和可能，划拨一定数额的经费或组织力量申请当地的有关科研基金项目，尽量满足档案科研工作的需要；各级档案学会则应当发挥学会组织的优势与特长，通过开展多种形式的有偿服务进行经济创收，筹集档案科研经费，“反哺”档案科研的实际需要；档案科研的实际承担者应当与企事业单位、大专院校等进行必要横向协作，利用自己丰厚的专业知识与专业科研能力等优势，通过合作的方式，承担其所需的档案科研项目，获得档案科研经费的资助；在必要时，还可以采取面向社会进行征集、获得社会赞助等形式，调动社会积极因素，多方筹措档案科研经费，并将有限的经费用在急需的档案科研项目上，缓解档案科研经费紧张的矛盾，力争取得档案科研作用绩效的最大化。
众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。
那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。
4统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
5规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可 以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
4用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率
一、要严格按照规章制度，加强公文处理工作的管理
公文处理的日常工作包括文件的收发、登记、传递、阅办、催办、收回、检查、核对等各个环节，这是一项时间性强，手续繁琐、严格细致的业务工作，有时会出现丢失或不能按时归档的情况，要求公文处理工作人员一定要认真负责，严格按制度办事，做到：一是文件收发有登记、借阅有手续、处理完毕要归档，保管要妥善，召开各种会议要有记录，形成文件要存档，以保证文件材料的齐全完善。二是公文处理案卷类目要规范、标准，便于查找，文件材料的纲目在拟制时一定要分类恰当、科学、准确。三是处理完毕的文件材料应及时分类归档，对于处理完毕的各类文件，包括本单位制发的文件和上级、下级、同级机关的文件，都要及时分类归档，并在收发文登记薄”归入卷号”一栏用铅笔临时标明本文所归的文书处理号，这样就能从收发文登记薄上了解文件是否处理归档，既便平时正常查找利用，又能及时对未办理完毕的文件进行催办，做到心中有数。四是定期清查核对。为了保证公文处理的齐全完整，以收发文登记为依据，对所经办的文件定期检查，发现差错，及时纠正。五是对于处理完毕的文件，要按期进行鉴定、分类、编号、归档，同时输入微机形成电子文档。对于归档后的文件，查找利用更安全、快捷、方便。
二、做好文件的收集工作
文件材料收集是立卷归档工作的重要基础工作。文件材料收集工作的好与坏，直接关系到档案的齐全完善问题。
文件材料收集工作是一项涉及面广、难度大、时间性强的工作，也是一项艰苦细微的工作。注重文件材料的收集工作，做到平时收集和年终收集相结合，重点收集和一般收集相结合，文号检查与登记检查相结合，把文件收集齐全，保证立卷质量。所以，必须从形成抓起，做到随时收集。具体方法是要做好：一是处理完毕的文件要随时收。在个人手里不能保存文件，以免散失或影响他人使用；二是经常用的文件要履行借用手续定期收，在贯彻执行过程中经常用的一些条例、办法等法规性文件，可以履行借阅手续定期收回。这样可以使借用文件者产生一种责任感，能注意文件的管理防止散失；三是单位发文，在盖章时当时收，特别是业务部门起草承办的，以单位名义发的，在盖章时一定连同底稿一次收齐，坚持数次就会形成规律，收到明显效果；四是内部形成的各种材料，要注意掌握线索有针对性的收。内部形成材料发现线索以后，就应及时点名去收集，以免形成打埋伏，留后手不交；五是常规性的文件材料要逐项收。如领导会议记录、各种统计报表、各种关系信和存根等年年都有的常规性文件材料，在立卷前一定要逐项收集齐全；六是立卷前要全面收。在立卷前，要按照具体归档范围，对各种文件材料进行全面收集，部门借用的文件材料，也应收回放好卷再借用；七是在立卷过程中，发现不全要反复收。通过分类、组卷及卷内文件排列等程序，发现文件材料不全的，还应反复收集达到齐全完整为止。
三、搞好档案整理工作
提高立卷质量就要搞好档案鉴定、分类、立卷整理，我们在这个方面主要做了两项工作：一是科学编制档案分类方案。根据规范要求，结合本单位档案形成的特点，分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、项目工程类、基建类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类，每个大类按年度、问题分类，做到了分类科学、细致、便于运用。二是合理组卷，在组卷时，我们坚持逐份文件分析，具体研究每份文件分到哪个类更合理，组在哪个卷更确切，在同一卷内的文件排在哪个位置更符合规范要求等等。
四、尽快实现档案的计算机全文录入和检索
