时间：2023-02-27 11:14:35
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医院文书档案肩负着医院重要活动、重大事件原始资料收集、记载以及各级公文转递、分类、归档等工作，是医院管理的有效凭证。同时，对医院的文书档案进行科学化的管理，能有效提高医院的管理水平，有利于医院可持续发展。然而，目前大部分医院对文书档案管理重视程度仍不够高，且在管理工作方面仍存在一些严重的问题需要有待解决。
一、医院文书档案管理工作所存在的问题
1、领导重视程度不够高，档案管理者意识淡薄
医院大部分领导认为，医院只要做好教学、科研等方面工作，就能获得社会效益、经济效益的双丰收。同时他们还认为，医院文书档案管理质量好坏不会对医院的发展造成严重的影响，且在文书档案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入将会得不偿失。因此，在文书档案管理方面，医院投入经费较少，设备陈旧，严重阻碍了文书档案管理的发展。由于领导重视程度不够，导致部分档案管理者对医院文书档案管理缺乏法律知识、管理意识，在他们看来，医院的文书档案管理工作就是将医院来文进行收集、整理而已，无任何技术含量。
2、档案管理人员素质低
目前，多数医院将文书档案交由医院办公室人员进行管理。然而，医院办公室人员由于工作比较忙，加之没有足够的精力和时间来管理文书档案，致使大量的资料因不能及时收集、整理而积压过剩。而对于从事档案管理方面的人员而言，由于自身并非专业性管理人才，且学历水平低，相关专业知识、技能欠缺，因而不具备档案管理工作的基本素养，进而影响文书档案管理工作的效率和质量。同时，医院在文书档案管理人员培训方面的机会较少，致使档案管理者思想较为传统，依旧停留在以往的管理模式上，且法律意识不高，不能满足新时展的需要。
3、无健全的文书档案管理制度
目前，我国医院文书档案管理一般设置医院办公室里面。然而，由于以往档案设置管理存在一些严重的问题，导致患者病例资料、医院文书资料散落于各个科室里面，这种管理方式对档案的综合利用开发造成了严重的影响，出现管理松散、档案使用率低等现象，这种现象致使医院各部门之间相互推诿，不利于医院对文书档案的管理。
二、改进措施
1、增强医院档案管理者意识
医院的文书档案管理对医院的管理具有非常重要的作用，故医院领导应特别重视文书档案管理工作，尤其是要意识到医院文书档案管理工作对于医院管理的重要性，进而有利于提高文书档案管理人员对档案管理的意识。同时，医院管理人员要充分重视文书档案管理者，如此方能增强医院的文书档案管理工作，并有助于完善医院文书档案管理制度。另外，要贯彻落实医院文书档案管理制度，以促进医院文书档案管理的规范性、标准性，进而有利于提高文书档案管理水平。另外，医院文书档案管理工作主要是为医院相关人员、患者提供相关资料。随着现代计算机技术广泛应用于医院管理工作中，因而需要医院档案管理者不断提高自身的综合素质水平，同时还要学会运用计算机技术对文书档案进行管理，便于相关管理人员资料查询的同时，还能显著提高文书档案管理人员的工作质量和工作效率。因此，医院档案管理者要提高自身的服务意识，坚持做好文书档案收集、整理、归档工作，便于为医院的使用者和相关管理者提高较为便利的服务。
2、提高医院档案管理者的综合素质
想要提高医院文书档案管理人员的工作质量和工作效率，并充分提高医院的社会效益、经济效益，就必须提高档案管理者的综合素质、专业知识技能。医院文书档案管理工作不仅影响着医院的管理水平，而且还影响着医院的发展。因而医院需健全相关规章制度，并充分做好文书档案管理方面的工作，这有利于促进医院的发展，具有非常重要的作用。同时，档案管理者的综合素质也能对医院档案管理水平造成严重影响，因而医院要设置对档案管理者考核、培训方面的项目，进而有助于提高其综合素质和专业技能，使医院档案管理者适应新时代的管理方法，能运用电子技术对医院文书档案进行管理，以提高其档案管理工作的质量和效率，有助于促进医院不断发展。
3、健全文书档案管理制度
档案管理制度内容较为广泛，如建立档案保管、利用以及档案归档范围等制度，这些制度都应该纳入医院考核方法和岗位责任制当中。由于医院文书档案管理工作具有独特性，因而需要建立符合医院实际的管理模式。目前，多数档案管理机构并不是设立独立的科室，因而在文书档案管理方面没有自，大多数处于被动状态。
三、结语
【关键词】管理；文书档案
一、文书档案工作的现状
1、到目前为止，许多单位的文秘工作与档案工作还在实行分块管理制度，这种体制从某种程度上是拉大了文秘工作与档案工作的距离。负责文秘工作的人员档案意识淡薄，只考虑当前的工作，而档案工作人员墨守成规也很少考虑文秘工作，从而二者在衔接过程中出现了诸多不规范的现象，这也直接影响了文书档案的建档质量。
2、在日常的文书档案归档管理中，会出现不同程度的影响文书规范立卷和规范归档的情况。如归档时出现原稿或修改稿的缺失现象；文件偶用铅笔撰写或标注，不经过复印就直接用原件归档，短期内字迹容易变得模糊不清，影响了档案的质量和存档价值；纸张规格不达标，大小16开纸混用现象较多，文件大小不一致，造成装订中发生掉页、漏页、压字等问题，使档案的美观性和完整性都受到一定影响；文件归档不及时，时有漏归，弃档问题也相对严重，而相近公文重复与立卷组合无序也是一重大问题。
3、在办公过程中，现行的手工文件处理方式已经运行多年，并且也有一套完善的制度和方法，机关工作人员也习惯了这种文件处理模式，从而我们大部分的文书档案工作仍然在沿用传统的档案管理手段与方式。虽然有些单位使用了计算机，部分也实现了网络化，但是网络上并没有多少可以传输的文书档案信息，难以达到传输的高通量化和网络化。利用计算机进行文书处理，尤其是实现文书电子化归档还需要一个过程。
二、文书档案工作的改革措施
随着档案改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，而文件和档案数量越来越多，也给保管和提供利用带来了一定的困难。只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。因此，文书档案管理现代化进程势在必行，我们要加大力度，创造条件改革现行的文书档案管理工作。
（一）争取领导支持
领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。而要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现，所以要采取积极有效的措施，通过大力宣传，转变领导及办公人员的观念，从而使现代文档工作有一个便捷的信息化平台。因此，文档人员要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；要及时为领导提供相关的文件材料，为领导提供档案利用信息，努力做好档案服务工作，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。只有这样，档案信息化管理工作才能得到领导的大力支持，从而给予更多的资金投入，配置与档案管理现代化相适应的软硬件，为文书档案信息化创造条件，使档案信息管理工作顺利进行。
（二）实现文秘工作与档案工作的一体化
文秘人员的头脑中必须要有档案意识，要站在对历史负责高度上来保证档案的质量，来减少档案部门的工作程序，避免无谓的重复劳动，从而使文档工作流程科学化、合理化。对办理完毕的文件材料，应由文秘人员集中统一保管，及时整理归档，从而使文件的立卷工作日常化。文秘人员要努力克服畏难情绪，积极创造条件，早日实现文秘工作与档案工作的一体化，从而提高文书档案质量。
（三）规范档案的基础工作
在文书档案管理的实际工作中，要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析， 以减少档案管理中的重复度和信息繁冗度，提高档案利用的效率和效果。在归档工作中，既要掌握重点，分清主次，严把全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，从而提高档案利用价值。建立好全宗卷的案卷目录，按照档案管理要求进行科学的分类、整理、编目，对到期的档案及时进行鉴定、销毁。同时，各单位可以根据自身的具体情况制定总的和分步的计划并逐步实现，使档案管理工作不断完善。
（四）促进档案信息化建设
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，因而要促使档案信息化建设加快发展，在实现了办公自动化的同时，促使文书档案信息化建设迈入一个新的台阶。将文书档案通过网络融合为一体，实现真正意义上的信息资源共享。以往利用者必须到档案室才能利用，而网络化建成后，利用者可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览、访问。将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用服务质量。而新的文书档案剧增，档案信息化管理迫在眉睫。各档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建设，科学推动电子文件归档工作。
（五）提高档案人员的档案信息化素质
档案管理工作者的知识水平和整体素质直接影响到档案工作的方方面面。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高的要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。而文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
建立文书档案管理信息系统是档案的发展需要，是档案管理工作中的一个飞跃。要努力实现装备技术现代化，积极运用网络等先进技术和手段，进一步提高技术含量和水平，使文书档案管理手段由旧变新，将文书档案管理从手工劳动中摆脱出来，实现档案管理人员对这些档案资料的自动管理，同时又能满足利用者的自动查询，这样即节省了人力又保护了档案原件。而电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，各档案部门、计算机与信息管理部门要各司其职、各扬所长。
参考文献：
[1] 任爱英《用信息化实现文秘工作与档案工作一体化――提高企业文书档案质量的探索与思考》《商情（教育经济研究）》 2008年03期.
[2]闵涛《浅谈文书档案工作》找法网.
一、案卷级文书档案的整理
（一）分类
分类的首要任务是确定其分类方案，所确定的分类方案为：年度一保管期限一问题（机构）。确定分类方案后，即可按分类方案进行分类，方法如下
1、分年度。也就是从医院形成的起始年代开始，将各个年度产生的文书档案分开。
2.分保管期限。即将各个年度文书档案依据《文书档案保管期限表》和档案的重要程度划分为永久、30年、10年（2010年以前为永久、长期、短期）。
3.分问题（机构）。依据各单位形成文书的实际状况，将各个保管期限内的文书按问题（或机构），按照党、团、工、青、妇类、纪检类工作文件、行政公文、上级批复、重大活动等顺序整理。
（二）组织案卷
将各个年度、各个保管期限和各个类别的文书按问题、时间或文件名称等特征组成案卷。文书档案的组卷要注意两点：一是拟写正确的案卷标题。文书档案的案卷标题一般由作者、问题和文种组成。二是按文件的排列顺序编写卷内目录。文书档案卷内文件的排列应遵循一定的规律，如按时间、问题、重要程度、文种、作者等排序。卷内文件材料排序后，按排列的顺序填写卷内文件目录。
（三）案卷排列
永久保管期限内两年档案案卷的分类整理和案卷排列。次年的永久党群档案要注意接着进行排列，其他年度的案卷排列以此类推。长期和短期档案的分类整理和案卷排列方法与永久党群档案的相同。
（四）编制案卷目录
将排列好的各个年度的永久党群案卷依次登记在永久文书案卷目录之中即可完成案卷目录的编制工作。编制案卷目录要注意以下几点：按年度排列的永久党群文书案卷顺序号也就是永久党群文书案卷的案卷号；党群文书档案永久案卷目录的编目项目有：案卷号、作者、题名、日期、页数、备注等。
（五）案卷上架
将文书档案案卷按排列好的顺序进行上架即可。按文书档案案卷排列顺序上架，也就是按案卷号的顺序上架排列，这就可根据文书档案案卷目录中的案卷号在档案柜架中查找到相同号数的党群文书档案案卷。
二、文件级文书档案的整理
2000年12月6日，根据国家档案局了中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》要求，对归档文件整理的原则和具体方法作出了规定，将“立卷”归档改革为文件级整理，文书档案的基本整理对象从“卷”转变为“件”。
（一）分类
所采用的分类方案为：年度—机构—保管期限。确定分类方案后，就可按分类方案对文件进行分类，具体步骤为：
1、分年度。就是将各个年度的文件分开。如该单位成立于1981年，那么就形成了1981年、1982年、1983年、1984年、1985年等类别的文件。
2、分机构。依据医院文书的实际状况，将各个年度的文书档案按机构或问题划分为党务、院务、人事、医务、感控等类型。
3、分保管期限。将各个机构的文件，依据《文书档案保管期限表》和档案的重要程度划分为永久、30年和10年三种类型；这样，该年度内的文件就划分成永久、30年、10年三个保管期限的文件。
（二）排序与编号
将各个机构内的文件按永久、30年、10年三个保管期限分开后，即可对三个保管期限内的文件进行排列，排列原则是“同一事由的相关文件应当排列在一起，时间、重要程度等作为参考因素”。
（三）编目
将排列好并编号的某年永久工作文件按序号在文件目录中进行登记后就完成了该年度永久档案文件的编目工作。文书档案文件目录的编目项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
（四）装盒
装盒是把各个年度各个保管期限内的文件按件号顺序装入档案盒中的一项工作。装盒包括填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。装盒时应注意以下问题：
档案盒的封面应使用全称或规范简称标明全宗名称，下加双横线。卷脊设置各项检索项，包括：全宗号、年度、保管期限、机构、起止件号、盒号。备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目包括盒内文件说明、整理人、检查人和日期。
（五）上架
一、食品稽查文书档案管理工作中存在的主要问题
1.对食品稽查档案管理的重视程度不够。长期以来，有相当一部分部门领导和档案管理人员对稽查档案的管理工作存在一些认识误区，认为稽查档案管理工作就是把工作中形成的材料锁进橱柜，不丢失、不霉烂，只要“守好摊”，不泄密，能应付利用就可以了，它不是单位的主要工作，不能给单位带来“政绩”。重视业务轻视档案工作的思想严重影响了文书档案的管理质量，使得食品稽查档案管理工作无法适应食品稽查工作管理需求。
2.管理力量薄弱，管理手段落后。食品稽查是一项经常性的管理工作，每个环节都有详细规范的文字记录，它的工作性质要求必须及时分类组卷归档，一旦发现问题即能做到有档可查，依规依法处理，因此它的凭证作用非常凸显，可是由于部分食品稽查档案工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性及档案材料的收集、整理、保管、利用等业务不太了解，直接影响了稽查工作的严肃性和完整性，且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务繁杂使得档案管理人员只能将稽查文书资料放置于橱柜，没有及时整理归档，更无从谈起根据这些档案资料认真研究，寻找线索，查找问题了。
3、档案室环境差 ，设施设备不配套。有的县市区食品稽查档案管理部门不具备档案保管的基本条件，档案室狭小潮湿，有的单位一旦档案多了，便将档案随地摆放，“六防”要求无法得到落实，导致档案材料霉变、虫蛀；有的单位没有专用档案室，把档案同杂物混放在一起，如同一处“百货仓库”。
二、食品稽查档案管理工作的对策
1.提高部门领导对档案工作的重视程度。一个单位的领导负责的是单位的全部工作，而档案工作只是其中的一项，档案工作是其他工作正在进行中或终结后的“事后工作”，它的自身性质决定了它不会是“首当其冲”的工作，也可以说不可能“立竿见影”出“政绩”，因此单位领导不可能把它放在优先位置去安排部署，同其他工作一样投入同等的人力物力。但是现实生活中利用档案解决矛盾纠纷的案例又不时地在我们身边发生，一旦我们今日疏忽大意，那将来造成的损失将是无法估量的，因此提高全社会尤其是目前提高部门领导对档案工作的重视程度又迫在眉睫。
首先，把档案工作纳入单位领导的“责任制”和“一票否决制”。一是责任制，不少地方和部门把单位的工作分成若干项分配到了不同领导的名下，即责任制，同时实行了问责制，即失察问责，单位内部、单位领导和上级主管部门之间层层签订责任状，谁的任务谁负责，谁完不成任务或出了问题谁担责，部门领导须把档案工作放在同其他工作同等重要的位置，客观上起到单位领导重视档案工作的作用。二是“一票否决制”，目前各地的重大项目建设、农村土地确权、美丽乡村建设等工作都把档案工作同其他工作一起放在了“一票否决”同等重要的位置，即任何一项工作不到位――其中包括档案工作，都不能通过竣工验收。事实证明，这些项目中档案工作都做得非常好。
其次，把发生在身边活生生的案例反复向领导宣讲，做到警钟长鸣。例如几年前某县有众多食用胶加工厂，部分个体老板为了追求利润最大化，竟用工业胶和从废品收购站购买来的旧皮衣、破皮鞋等经过加工冒充食用胶投放市场，其结果被中央电视台揭发出来并进行了曝光，在全社会引起了巨大反响，涉及到的有关部门和个人受到了惩处。这个案例很值得我们深思，如果当地的食品稽查部门工作认真负责，单从稽查文书档案就能发现这些不法企业的货源和进货渠道存在问题，若再深究下去，诸多不法行径就能消灭在萌芽中。假如提前那样做了，消费者就不会受到伤害，该事件就不会在社会上造成那样恶劣的影响，有关部门和人员也就不会受到党纪政纪的处分，前车之鉴很值得人们特别是单位领导的借鉴。
2.提高食品稽查档案管理人员的基本业务素质。食品稽查档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员的自身素质和工作态度，要注意加强档案管理人员工作队伍建设，一是要注重对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性，尽最大努力为他们减负减压，少安排从事与档案工作不相关的其他工作，使他们把更多的精力投入到档案管理工作中去。二是充分认识年轻档案管理人员成长期工作岗位变动频繁的问题，给他们创造更多接受培训和学习的机会，使他们尽快适应档案管理工作的需要。三是作为档案工作人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节的基本要求，努力掌握科学管理的方式和方法，提高工作效率。四是培养档案管理人员的服务意识。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念。把“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿点。
3.健全食品稽查档案管理制度。要按照规章制度合理性、科学性的要求，建立起符合食品稽查行业特点和档案管理实际需求的管理制度。要按照可操作性的要求，建立起以方便实用、简便易行、可操作性强为目标的食品稽查档案规范要求；要按照制度约束的双向性要求，建立起既约束领导又约束单位职员的约束机制。要按照制度执行严肃性的要求，建立起档案管理追责奖惩机制，对不按规定管理档案的进行追责、对工作认真负责、管理规范的要奖励重用，充分体现制度的权威性。
【关键词】文书档案；管理；水平
doi：10.3969/j.issn.1674-4985.2012.10.056
医院的文书档案是宝贵的财富，它包括在工作以及活动中形成的各类文件、录像、图表等，是多种档案载体的集成。科学有效的医院文书档案管理不仅能够促进医院的健康发展，也有利于患者查询相关信息，更能促进有关健康及医生科学的进步。
1医院文书档案分析
医院文书档案收集是上级领导及部门的公文、医院的重大事件和活动的最原始的资料[1]。它是一个医院历史的见证和最有效的凭据，具有严格的规范性、标准性、保密性及服务性等特点。
1.1规范性医院文书档案的规范性主要是指公文的管理，它是整个文书档案的核心，也是搞好文书档案管理的最基本保障。它的规范性主要表现在公文的用纸、检查、字迹、文种、传递严格五个方面。
1.2标准性文书档案管理工作要求技术含量高、操作性强。对于文书档案的收集、管理、鉴定、保管及利用都要按照立卷原则、工作流程和操作技术的统一。整个过程相互联系，层层相扣，具有严格的标准。
1.3保密性现在医院的文书档案包括纸质文书档案和电子文书档案两种，虽然这有利于信息的保存，但也给保密工作带来了一定的难度。纸质的文书档案一旦形成，它的内容及形式一般不会发生大的变化，对于是否是原始资料比较容易辨认。但是，电子档案不具备这些特点，对于电子档案文件的保密一定要进行加密，并且不定期的改变加密码或者电子锁。最为重要的是，应该加强工作人员的保密意识，使他们认识到自己工作的重要性以及因为失密造成的严重后果。
1.4服务性文书档案的服务性主要是为领导进行决策或者智能部门提供资料参考，它表现在利用、编研和统计等工作。搞好服务，首先必须做好医院文书档案的整理工作，使之在使用之时能够按照要求提供必要的服务，这在文明医院、等级医院评比的过程中尤其重要。其次是能够为医院各级领导干部的任免升迁、职工的晋职晋升等提供准确详细的个人资料和依据，能够大大提高工作的效率，保证工作的如期完成。再次就是在医院大规模的改革时提供医院的基本信息和工作人员的基本情况，以便在领导进行决策的时候能够掌握第一手的信息。最后就是信息化管理，要提高数字化的进程，对于已经公开的资料或信息要及时上传到网上，为患者提供更便利的咨询。
2目前医院在文书档案的管理方面存在的问题分析
2.1文书档案意识薄弱，对其利用未能发挥最大作用文书档案资料如果能够得到充分的利用，可以创造出不菲的经济和社会效益，促进医院管理的规范化。但是，因为对于文书档案的重要性宣传不到位，很多人都认为文书档案无关大局，甚至认为没有存在的价值，对于档案也是只保存不利用，这就造成了资源的严重浪费，致使其利用率远远不能达到预想的状况。
2.2管理文书档案的机构不完善、职责不明医院文书档案的管理一般都存放在行政办公室的综合档案室。但是因为历史遗留的问题以及医院在管理上存在的不足，所以综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、音像档案等，医疗病历档案则由病案室管理，而X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等分别有相应的科室进行管理。这种管理模式不仅不利于综合的开发利用，也造成使用效率的低下，并且这种不科学、混乱的管理模式会造成大量的档案无法进行存储，甚至可能导致丢失。出现问题各个部门则会相互推诿，完全无法界定具体科室或者个人的责任。
2.3文书档案管理人员专业素养有待提高目前，我国的档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面鱼龙混杂，参差不齐，远远不能满足时展的需要[2]。这主要表现在专业知识的不足、知识结构的老化或不合理、文化水平低、新知识的储备不足等。这严重影响了我国医院文书档案管理工作的可持续发展，素质低下的管理队伍也造成了我国档案管理水平的落后。
2.4对于档案管理的硬件投入过低因为医疗用房的紧张，导致存放档案的地方十分有限，这完全不符合档案管理的标准。还有管理技术的严重滞后，也限制了档案事业的进一步发展。随着信息化时代的到来，计算机技师在医院文书档案管理的过程中逐步得到推广，促使其管理水平不断进步。但是，这远远不能满足快速发展的需要，人工收集、检索信息不仅效率低下，也不利于档案的收集、利用及开发。
3提高医院文书档案管理水平的方法
3.1加强有关档案法规的学习，强化档案管理意识医院要加强对于档案法规学习和宣传的力度，提高管理人员对于档案管理重要作用的认识，尤其是医院领导对于档案管理的认识。只有领导对档案管理注重，才有可能把档案管理工作纳入重要的工作议程，使其能与医院业务的拓展保持同步。对于档案管理工作的重要性一定要大力宣传，使每一个干部职工都能够自觉的配合档案管理工作。医疗服务是医院最根本任务，而只有搞好档案管理才能促使医疗服务的提高，所以一定要为档案管人员提供必要的设施、充足的经费，切实提高医院的档案管理工作。
3.2强化服务意识，提高档案的开发利用效率档案管理的最终目的就是为利用提供方便，因此，要强化档案管理人员的服务意识，既搞好档案的收集、管理，又努力搞好资料的编研、整理工作，对信息进行有效开发，使档案为临床医疗、教学、科研服务，为人民群众的医疗保健服务，充分发挥其社会效益。
3.3加强专业培训，提高档案管理人员的素质建立科学合理的档案管理体系，建立健全档案管理的规章制度，这是搞好档案管理工作的关键。随着时代的进步，医院的文书档案管理也必须建立一套与之相应的科学合理的体系，切实解决好档案管理混乱问题。档案管理人员素质是影响档案管理水平最重要的因素之一，因此，医院要把档案人员的培养纳入医院人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。通过专业培训、继续教育、进修学习等手段提高其管理水平，推动档案管理水平的提升。
3.4实现档案管理的现代化随着科技的不断发展，传统的档案管理方式已无法适应现代人们的需求，无纸化办公及电子技术的普及对档案管理自动化提出了更高的要求，文书档案的管理必须由传统的管理方式向现代信息化的管理方式转变。用计算机储存检索医院的各种门类和载体的档案，方便利用者及时查找、阅读，既节省时间，也节省人力、物力和财力，提高了工作效率[3]。因此，医院应充分利用计算机管理，实现档案管理的现代化。
4结论
医院的文书档案管理具有自己的特点，结合医院的实际加强对其管理，显然有利于医院服务水平的提高。目前，我国的医院在档案管理工作中还存在管理意识薄弱、认识不到位、管理体系不科学、从业人员素质参差不齐等问题，医院必须从提高认识、加强管理和培训、实现管理的现代化等方面入手，促使我国医院文书档案管理水平的不断提高。
参考文献
[1] 范晟玮.浅析更新档案管理观念在医院管理的作用[J].医学信息，2009，1(12)：22.
[2] 刘彤芳.对医院档案管理信息化建设的思考[J].科技创新导报，2011，4(10)：43.
在我国事业单位的发展过程中文书档案管理工作一直是其中重要的组成部分，而事业单位文书档案管理工作的进行需要对于存在的问题进行有效的解决，因此在这一前提下对于新形势下事业单位文书档案管理工作进行研究和分析就具有极为重要的现实意义。
一、单位文书档案管理的特点
（一）文书档案管理的重点是收集和保存
在一个单位的日常组织和运营过程中，要产生很多的档案文件，这些档案文件大多涉及到单位的人事关系、单位组织运营过程中的记载、单位日常文件、单位的书报以及相关物品的存档档案等。其在管理的过程中就是将这些东西用档案记载的方式记录下来，并且通过分类的方式存放在档案管理室内。所以，单位的文书档案管理重点就是将各种资料收集起来，并且做出有效的归类和记载，在此基础上进行档案的保存。文书档案管理的重点也就放在了资料的收集和保存层面。所收集的资料要求要全面，并且针对档案所作出的归类要科学，方便人们的查阅。
（二）单位的文书档案管理主要是文书工作
单位的文书工作主要包含了文件资料的收集、记载、归类、整理以及存档等工作。单位的文书工作的全过程也就是档案从收集到整理保存的过程。但是，单位档案的工作是在文书工作的基础上对单位的档案进行收集和整理保存的。所以文书工作就成为了单位档案工作的基础。档案主要是来自于文书的工作，文书部门将单位组织和运营过程中的相关资料通过整理和保存，进行整理，定期的向单位的档案部门提供归档。所以，单位的文书工作在很大程度上直接决定了单位档案的质量。
二、单位文书档案管理中存在的问题
（一）文书工作与档案工作的衔接问题。
文书工作与档案的管理工作有一定的联系，但是两者之间又有很大的区别。所以，在现实工作中，只有将单位的文书工作与单位的档案管理工作相互结合，形成统一的管理整体，才能够在实际工作中取得更好的效果。在实际工作中，大部分的单位都是将单位的文书工作与档案管理工作分开进行。这样的工作方式是一个比较科学有效的方式，但是在这样的工作方式下，单位的文书工作与单位的档案管理工作就产生了一定的距离。文书工作人员在工作的过程中不重视档案管理的后期工作，而档案的管理人员也很少会考虑文书工作的相关问题。这样的话就使得单位的文书工作与档案管理工作出现了更大的距离，使得相互之间的衔接存在比较大的漏洞，从而影响到了单位档案工作的质量。
（二）文书档案工作人员的缺乏。
当前，在实际工作中，单位的文书档案工作人员一般情况下都是由别的部门工作人员兼任。这样虽然在一定程度上节省了人力资源，并且也节省了开支。但是，文书档案工作本身是一项比较专业性的工作，其要求文书档案的工作人员能够有比较好的专业基础知识，要有一定的档案管理知识和经验。所以，这样的用人模式使得在单位的档案工作中存在诸如档案管理范围不明确，档案收集不及时、档案的材料真伪不明、档案的分类出现错误等。这些问题主要是由于文书档案的工作人员自身疏忽造成的，这也在一定程度上反映出了档案文书档案管理工作人员的自身素质问题。
（三）领导的重视程度不足。
文书档案的管理工作，在当前大多数的单位中都是一项比较琐碎的工作，同时也只是众多办公室职能中的一个小部分。大部分的领导对单位的档案管理工作不够重视。大部分领导的心中都认为档案的管理工作只是一个比较简单的工作，并且在单位的众多职能部门中也只是一个次要的部门。所以，单位的档案管理投入缺乏，使得单位的档案不能发挥出应该有的作用来。
三、提高单位文书档案管理水平的建议
（一）提高单位文书档案管理工作的地位。
要想提高单位文书档案管理工作的地位，首先就要求单位的领导必须要转变传统的思考模式，重视单位的文书档案管理工作。同时，要从多个方面入手，有效的规范单位的文书档案管理工作。同时，要加大对单位文书档案管理工作的投入，引进相关的专业设备，着手对单位的文书档案管理工作进行信息化改造。单位领导要对文书档案管理工作进行重视，就必须要认识到文书档案管理工作的重要作用。在决策的过程中要有效的参考文书档案所保存的资料。只有这样才能够有效的提高单位文书档案管理工作在单位中的作用。
（二）做好文书工作与档案管理工作的衔接。
单位的文书工作是档案管理工作的前提，如果两者衔接不好的，将直接影响单位文书档案管理工作的实际效果。所以，要做好文书工作与档案管理工作的衔接，有效的将单位的文书工作与档案管理工作统一起来。同时，要制定相关的规范，从细节处把握好文书工作与档案管理工作。制定统一的工作标准和规范，尤其是对于档案来讲，文件的格式、文件的归类、文件的整理标准等，都要制定一定的规范，只有在一定的规范下才能够有效的将单位的文书工作与单位的档案管理工作衔接起来。
（三）引进专业技术人才，做好培训工作。
对于当前很多的单位来讲，文书档案管理工作没有专门的工作人员，这无疑对单位的文书档案管理工作十分的不利。所以，要加强对单位的文书档案管理工作人才的引进。在引进人才的过程中，要注意选择那些有一定的文书档案管理基础知识，并且具备了与单位相关的知识和技术的高素质人才。对于那些有专门文书档案管理人员的单位来讲，要通过定期的培训和考核制度，有效的提高单位文书档案管理工作人员的素质。同时，还要要求员工严格的遵守工作规范，对于文件资料的处理要严格的按照标准化流程进行处理。
（四）促进档案信息化建设
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，因而要促使档案信息化建设加快发展，在实现了办公自动化的同时，促使文书档案信息化建设迈入一个新的台阶。将文书档案通过网络融合为一体，实现真正意义上的信息资源共享。以往利用者必须到档案室才能利用，而网络化建成后，利用者可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览、访问。将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用服务质量。而新的文书档案剧增，档案信息化管理迫在眉睫。各档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建设，科学推动电子文件归档工作。
基于传统手工模式之下，很难将改“卷”为“件”作用发挥出来。从当前档案管理发展现状来看，虽然一体化的档案管理已成为大势所趋，科学化、现代化的管理也在不断被深化，但就实际情况来看，我国当前的现代化管理水平仍存在很多不足。比如，在传统的“立案”整理方式当中，如果出现文件查找困难的情况，就可根据相关的目录索引来找寻相关信息。而当前以件的形式的档案管理，直接导致了档案检索工作的单一性，一般而言，仅仅只存在归档目录，同时，归档目录与卷盒之间也没有必然联系，也就是说，文件是否早已记录入账，管理者都是一无所知的。而在最初归档文件之时，多采用收文簿与发文簿的登记模式，这显然会影响到查阅文档的效率性，大多情况之下不予推荐。此外，如果发文文号与日期出现某些问题，而其检索的方式又只能通过目录来找查，在这样的情况之下，就只能够从页首翻到页尾，可以说即费时也费力。计算机在改“卷”为“件”的过程中并不具有十分健全的功能。将文书档案的管理进行改革，不但是计算机时代的要求而且也满足了时代更替的特性。就文书档案的归档来看，引入计算机进行档案管理，不仅可以让原文件的录入与复制功能得以实现，而且也不会影响到检索的便利性。但在这里必须指出的是，不是所有文书档案都适合于单份文件式的文件保管模式。由于保管单份文件自身所具备的特殊独立性。因此也确保了在计算机管理体系之下，可以查询文件信息检索与实体文件安放位置，最大程度将现代化的文件管理同传统档案管理相结合。在进行档案管理之时，引入计算机进行辅助管理，可以有效降低各种人为因素引起的管理混乱。但与此同时，对于不同门类的文书档案，计算机并不能通用，可以说，在这个过程里，计算机实行的并不是一体式服务，功能并未健全。
二、新时期优化文书档案管理的具体措施
随着党的十的召开，对我国各方面都提出了新的任务与工作部署计划，在这样一个新的时期，笔者认为要想不断优化文书档案管理，必须从以下几个方面开展工作。首先，不断提升文书档案工作者自身的责任意识。从一定程度上讲，文书档案管理是一项极为复杂且专业性极强的工作。勇于奉献的敬业精神、良好的工作责任感与职业道德等都是对其管理者的具体要求，但又不局限于此，扎实的科技知识与专业理论知识，特别是对现代化的先进管理手段与运用科技水平也是文档管理者所必须具备的基本能力。因此，只有综合化极强的管理者才能胜任此位。要不断通过各种手段宣传《文书学》《档案法》等与国家相关的文书工作规定，确保每一位文档管理者都可以意识到文档管理的重要性，并且将其做好是自己份内责任。与此同时，还要将文件资料的积累、整理、鉴定与统计划入档案工作者自身职责范围之内，加强对文书文档工作的考核与领导力度，不断提升文书文档管理水平。其次，提高对文书档案管理工作方法与程序的规范力度。要做到这点，要从以下两个方面开展工作：
1.全面普查所有案卷。将一些无用文件予以剔除，只有如此，才能有效避免在今后的计算机管理当中出现低效率与重复的现象。从一定程度上来讲，这也是实现文书档案管理规范化与标准化的第一步。
档案是记录单位日常工作信息的重要载体，是单位发展的见证，对问题处理、决策制定以及生产管理等方面都具有很强的指导作用，是单位实现持续健康发展的重要前提。而文书档案管理工作又是档案管理工作中的重要组成部分，可以有效提升单位日常工作质量和效率。就文书档案管理工作性质来看是一项服务性、技术性以及政治性比较强的工作，对研究本单位发展历史以及制定发展策略可以起到重要指导性作用，保证单位发展在大方向上不会偏离前进道路。随着社会快速发展对文书档案管理工作提出了更高的要求，无论是在工作内容、手段还是在相应制度的建立上。因此，单位在进行文书档案管理工作时必须要认清时展的需求，不断进行创新，做到与时俱进，以求能更好的提升管理工作水平，做到更及时、准确、完整以及实用。实现文书档案管理工作创新对促进社会经济发展，以及实现企业持续健康发展都具有重要意义。
二、文书档案管理工作存在的问题
时代在快速前进，传统文书档案管理工作机制逐渐不能满足单位在新时代背景下发展的需求，逐渐不能满足人们对档案的需求。无论是在工作理念还是方式上都具有一定的局限性，存在很多问题。主要体现在一下几个方面：
（一）文书档案管理体制不完善
就我国文书档案管理工作现状来看，存在比较明显的问题就是工作体制落后，不能适应新时展脚步。现在大部分单位文书档案管理工作体制依然受传统党政机关大难管理影响，不能明确“藏”和“用”之间关系，往往重藏轻用，使档案失去了其具有的功效。同时，单位在进行文书档案管理工作时一般都是上级指示下级执行，但是往往是领导抓大头，各小头更细化的部分没人重视，例如档案规章制度的建立完善工作就很少有人关注，很大程度上影响了文书档案管理工作的规范性、时效性以及实用性。另外，工作体制的不完善侧面决定了工作管理人员工作态度和侧重点，一般都是将重点放在档案资料的收集、整理、保存等前期业务上，忽视了文书档案工作的服务性，降低了工作有效性。
（二）文书档案工作手段落后
随着信息时代的来临，对文书档案传统手工工作方提出了更大的冲击，对文书档案管理工作进行创新，就需要运用高新技术，更近一步实现文书档案的时效性、实用性以及共享性。但就我国目前文书档案管理工作现状来看，很多单位只是为应潮流影响，匆忙配备计算机，在使用程度上比较低。例如有的单位使用计算机只是将档案转换为电子文件进行保存，然后脱网单机来编目或提供检索，不能实现真正意义上的共享。这种工作手段虽然可以提高一定的工作效率，但是却将信息孤岛化，丧失了其具有的分享性质。
（三）管理人员专业水平低
很多单位文书档案管理工作不具备专业人员，工作人员通常是身兼数职，在工作上分身乏术。同时，工作人员对文书档案的认识不够，认为档案管理就是收集、整理、保存，本身不具备任何技术含量，对其重视程度比较低，这都在很大程度上影响管理工作的顺利进行。另外，虽然有的单位具有专门的文书档案管理人员，但是文书档案管理部门一般在改革和精简情况下都是首当其冲，逐渐成为薪资改革、职称评价以及闲杂人等安置的地方，为文书档案管理工作带来很大的不良影响。
三、文书档案管理工作创新策略研究
传统的文书档案管理工作模式逐渐不能满足时展的要求，想要增强单位竞争力，使其在市场中占据一定位置，就需要单位对文书档案管理工作进行创新。主要可以在以下几个方面进行创新：
（一）创新管理制度
文本档案管理制度的创新需要结合单位实际发展需要，针对单位机制不合理地方进行改善，根据时展要求进行创新，以新制度弥补旧制度的漏洞和不足。其中包括两个方面：一方面是机构内部制度的确立，以领导责任为基础建立相应制度，主要为实现电子档案管理提供支持。另一方面针对档案执行工作建立管理制度，为适应社会发展对档案管理工作的需要，不断对现行的制度及逆行那个评审，针对漏洞和不足来进行改善，保证制度的完整性和效用性。创新管理制度需要根据实际需求对现行制度横向和纵向进行改善，保证制度行之有效。
（二）创新工作手段
信息时代的来临对档案管理传统工作方式带来了巨大的挑战，以往的手工工作方式逐渐不能满足时展对档案的需求，因此必须要对文书档案管理工作手段进行创新。一方面是对文书档案进行数字化管理，文书档案在单位发展过程中具有重要作用，承载着单位发展继往开来的重任，因此必须要保证档案内容的完整性。对文书档案进行数字化管理就是将以往纸质记载的形式转变为信息数据库的形式，对档案信息进行编号管理，不但可以提高档案信息的安全性而且在数据信息调取时能够更加方便。另一方面传统文书档案管理工作人员负责不同方面，在查取时比较麻烦，针对这一点可以对每个工作人员信息进行录入，并与其工作内容相关联，这样只要输入工作人员信息就可以调取相应档案内容。或者是可以通过扫描二维码和条形码等方式加快信息录入和检索速度，文书档案管理程序得到缩减，进而提高工作效率。
（三）创新工作人员管理制度
【关键词】文书档案 管理 问题 措施
文书档案是在机关、社会团体、企事业单位或者其他社会组织中，单位的行政活动过程中形成的，具有一定价值的，需要妥善保存的文件，文书档案管理是对一个单位的档案管理水平进行衡量的标准，如果文书档案管理出现纰漏，会直接影响到单位的档案的完整性和资料的质量。一般文书档案包括单位的党委、纪检、组织、工会、人事、办公室等部门日常工作中形成的有保存意义的档案，文书档案管理工作是日常工作不可或缺的，应该引起单位的足够重视。
一、文书档案管理的特征
（一）档案的形成是由文书工作产生档案的形成是与文书的工作密不可分的，文书的工作内容是文件的收集、登记、催办、转运、承办、整理和立卷、归档工作。可见文书是档案的来源，文书工作是档案形成的过程，是档案管理工作的前提，档案的管理工作在此基础上将文件资料进一步收集、鉴定、统计、编研、整理、保管、检索以及提供利用等。文书的质量比如文件的格式、卷面的质量、资料是否完整齐全对档案的质量好坏具有直接的影响，文书是否能够收集完整并且按时归档直接影响到档案管理工作是否做到位，文书部门负责将单位在领导或者日常的行政管理活动中产生的有保存价值的资料进行整理、立卷，将整理好的文件材料定期向档案管理部门归档。
（二）文书档案的管理重点是完整的收集文件、妥善的保存资料文书管理的对象是已经发生的事件、人事、文件、物品等，管理的方法是借助载体进行记录、分类、整理、存放。文书档案的管理工作主要是要保证文件的完整、安全，重点是收集、编目编册、管理、保存、利用等过程。
二、文书档案管理工作中存在的问题
（一）档案的收集不够及时。文书档案的管理是从收集各部门的重要文件开始的，但是由于各种原因，有些部门未能及时的将文件交给档案管理员，这就造成了档案的收集工作的难度。这种状况是由于各部门的配合工作没有做好，时常使档案管理员不能按时完成工作，不得不常常催要，但是有些文件个别部门确实工作需要，所以导致档案管理人员只得妥协，等时间久了一方面管理员容易忘记收集这些资料。
（二）文书工作与档案管理工作配合不当。文书工作和档案管理工作是密不可分、相辅相成的，文书工作是档案管理工作的前提和基础，从文件的收集、整理、保存、归档、借阅上来讲，档案管理工作是文书工作的延伸。但是由于文书工作和档案管理工作是分属不同的部门的，造成了工作上的配合不当，文书工作人员没有归档的意识，而档案管理员也不了解文书的工作内容，两部门之间缺少沟通和协调，使工作的衔接出现脱节。
（三）文书档案的保存方法不恰当。随着科技的进步和社会的发展，办公设备也在不断的提高，办公的自动化水平越来越高，计算机网络技术的发展很大程度上提高了文书档案管理的效率，但是新型的文件材料与传统纸质的文件档案的收集、保存、归档、利用存在着区别，也给档案的统一管理带来了不便，因为传统纸质的文件材料没有电子版的备份，而存在计算机或是光盘中的文件资料没有打印出来进行整理和保存，这就使档案的保存不完整、不条理、不统一，给今后档案的调用、查找带来了麻烦。
（四）文书档案管理人员的素质有所欠缺。文书档案的管理工作主要是通过工作人员的人力完成，因此人员的素质直接影响着管理工作，一些单位的文书档案管理人员没有受过专业的培训与学习，在档案的分类、立卷等方面缺乏专业的知识和技能，即使具备一定相关技能的人员也没有进行后续的教育和培训，接受新的档案管理知识和方法，特别是现在计算机技术的发展，给档案的管理带来了一次革命，管理人员应该认清未来行业发展的趋势，掌握好新的专业知识，才能不被时代淘汰。
三、提高文书档案管理工作水平的对策
（一）建立有效的工作程序和管理制度，严格按照规范程序办理公文。无规矩不成方圆，文书档案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。为了避免途中会再次有人员发生误差，在建立工作程序和管理制度时，要详细的说明，使其简捷明确，操作性强。在操作过程中，不管任何人员、任何领导等员工都要严格按照规范制度来执行，尤其是在公文审核签发的制度上，要禁止一切工作人员发无效公文、滥发文件等。在审核公文时，要仔细阅查，文件的文体格式是否符合标准，文件附件是否齐全，签发手续是否完善，都符合签发标准之后，再进行下一个流程，而且，在签发前还需再次复核，以免文件发生问题。
（二）搞好文书工作和档案工作的规范衔接。档案都是建立在文件的基础上的，而且，文件质量决定着档案管理的质量。所以，没有优质量的文件管理，就没有高质量的档案管理。在执行文书管理的工作人员，一定要具备着较强的档案意识，对于工作中需要的文书材料要做好整合有效的立卷归档，而且，在执行文件处理工作时，还要时刻关注档案管理工作，进一步完善文书和档案工作一体化的效果。做好这些，需要文书的工作人员一定要对文件材料的质量有着绝对的保证。比如：文书纸张的大小、书写的格式、文体格式等要统一化、标准化、规范化等，不能弄得花俏，而且还禁止使用复制纸、铅笔、红墨水、圆珠笔等对文件材料进行批阅、誉印、修改、起草等。
四、结语
总而言之，文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准，其管理水平直接关系到档案资料的完整性。因而需要提高单位文书管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，强化各部门之间的合作，做好文书档案资料的收集工作，建立完善和管理机制和工作程序，树立文书档案管理的规范化和标准化，从根本上切实提高文书档案资料的利用率，保证单位的建设和发展。
参考文献：
[1]文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）
