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汇交工作做为档案管理工作的第一个环节，其质量直接关系到归档档案的价值，这就要求汇交工作必须全面并且精细。随着计算机技术的广泛应用，地质报告的编写、图鉴的制作等工作都利用计算机完成。因此，近年来汇交的地质成果资料除了纸质版本外，都配有电子文件。从而，汇交验收工作必须对纸质报告和电子文件分别进行。
（一）纸质地质档案的汇交及验收
纸质地质档案验收的重点在于汇交资料的完整性和规范性。完整性主要检查汇交资料是否齐整。每一套地质报告都由报告正文、附表、审批文件、附图（附件）等组成。汇交验收不仅要查移交清单与移交文件是否相符，还应根据卷内目录核对资料是否齐全。在汇交中最容易遇到的问题是附图短缺，因此，仅根据移交清单清点，无法查明原报告图纸的缺失。规范性主要检查汇交资料是否按照规范进行编制，如：报告正文打印装订是否符合规范、内容是否有残缺；图纸打印是否完整，是否按照手风琴叠图方法正确叠图等。每套汇交的地质报告需要有两套，一套用于存档，一套用于后期借阅利用。
（二）电子地质档案的汇交及验收
国土资源部下发的《成果地质资料电子文件汇交格式要求》（2006年）对地质资料电子文件汇交工作做出了具体规定，包括电子文件的命名、电子文档的格式、电子文件在存储介质中的组织形式、电子文件的汇交及验收等。因此，对于电子文件的汇交和验收工作可以按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）、《电子档案移交与接收办法》（国家档案局档发[2012]7号）和《成果地质资料电子文件汇交格式要求》规定要求进行。
二、地质档案的整理及保存
（一）地质档案的整理
保管期限的划分。根据《科学技术档案工作条例》第一章第三条的规定，地质档案属于科技档案范畴，在保管期限的划分上分为永久、长期、短期三种。中心馆藏的地质档案尽管年代跨度大，但其对地质工作都具有不同的利用价值，且馆藏资料数量总体不大，管理难度和成本都不高。因此，中心馆藏地质档案的保管期限都定为永久。随着今后勘探开发程度的提高，再根据实际情况对年代久远的地质档案重新评估定级。分类划分。对于地质档案采用“3•X•X—XXX”方式编号，类目号采用三级类目编号，案卷顺序编号使用三位阿拉伯数字。一级类目号为“3”。根据《山西省煤炭地局档案分类大纲》的划分，地质勘查类档案编号为“3”。二级类目编号范围为“1—8”，代表地质档案类型，共8类；三级类目编号范围是“1—7”，代表山西省境内不同煤产地（表1）。三级类目使用省内煤炭系统惯用的分区方法，按照山西省地理区域共划分为六大煤田和五个煤产地。案卷顺序号采用三位阿拉伯数字编号，编号从001号起，顺序编写。每组编号可以满足最多999卷地质档案归档。目前馆藏归档数量最多的类目中，也仅有270卷地质档案，其他各类目下存档数量为几十到一百不等，考虑每年档案增加总数仅10卷左右，因此采用三位数进行编号可以在较长时间满足需要。对于成果地质资料的组卷顺序，地质行业有着规范要求，顺序为报告正文、附表、附图、其他附件，因此卷内编号时需保持原有顺序。尽管每套报告卷内文件数量大相径庭，但总数都不会超过1000件，因此编号可以采用三位阿拉伯数字编号。以报告正文为001号，依次排序。排号顺序为报告正文附表各类图纸其他附件。值得注意的是图纸的排序应按照附图目录中的顺序依次排序。另外，对于包含电子文件的地质档案，在编制索引目录时应将电子文件的文件名及保存路径与相应纸质档案的索引信息对应。
（二）地质档案的保存
纸质地质档案需装入无酸纸盒存放在密集架上。由于地质档案有各卷内件数相差大，借阅使用频率高的特点，选用的档案盒就需要同时兼顾结实牢靠、便于取拿、尺寸合理（经济性）等特点。因此，承装地质档案的档案盒选取了薄（220×30×50mm）、厚（220×306×75mm）两种尺寸。由于档案盒在密集架上是垂向排列，管理员只拿档案盒的脊部，因而档案盒脊部需显示便于查询定位的基本信息，包括档号、案卷题名、盒内档案的卷内顺序号范围、盒数及盒序号等。库房应做好“八防”工作，并对库存档案进行定期抽检，对因多次借阅利用发生磨损的的档案及时修复，或使用电子档案复制。电子地质档案保存需刻录三套，一套用于存档、一套负责借阅查询、一套异地保存。光盘须根据数据容量规模选用档案级CD-R或DVD-R，刻录光盘经过校验后用光盘记号笔在光盘印刷层上标记案卷题名、档号等基本信息，并装入光盘盒中放入防磁柜竖直保存，避免挤压。据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）规定，光盘的保管温度为17℃-20℃，相对湿度介于35%—45%之间，较纸质档案都有很大区别。[1]对于电子档案，库房除了做到“八防”工作，还应重点防范磁场和酸性气体对光盘载体的影响。存档的光盘每4年进行一次抽检，抽样率不低于10%。[1]
三、地质档案的利用
服务于生产是地质档案的落脚点，但高频率的翻阅使地质档案极易产生过度磨损，因此，规范的查借阅程序，不但可以使地质档案发挥应有作用，还可以得到充分的保护。地质档案的借阅需由申请人提出，作为申请人主体的只能是法人单位，不允许以个人名义申请借阅，并且中心只向局属各勘查院提供原件外借服务，对系统外单位的申请只提供查阅服务。局属各勘查院借阅时，经办人应携带个人身份证明及单位委托书或介绍信，国土部门批准的项目立项书等材料向中心提出申请；系统外单位提出申请时还应提供组织机构代码证及相应的地质勘查资质证明。档案部门接到申请后，审核申请材料齐备后报送局地质处审核。对局属各勘查院提交的材料，地质处审核立项真实性和资料借阅范围是否符合勘查范围；而针对系统外单位提出的申请，还要审核立项审批材料的真实性等。通过审核的申请，提交分管局领导授权方可借阅。鉴于地质勘查工作对地质资料依赖程度高、使用时间长的特点。地质档案的借阅时间以30天为界限，到期后如仍需继续使用的，需携带档案原件，到中心办理续借手续。档案原件需经管理员清点，并检查无污损后，方可续借。这样既可以满足地质工作需要，又可以在最大程度上使借出的资料得到监控和保护。
四、其他影响因素
（一）提高管理员素质
无论管理制度如何完备，作为档案管理主体的管理员的素质对管理效果都有着决定性作用。[2]因此，提高档案管理人员素质是十分重要的。对于地质档案的管理员来说，除了具备扎实的档案管理知识外，还应具备一定的地质专业知识。由此可见，对档案管理人员地质知识的培训也是提升地质档案管理水平的重要一环，与管理制度的完善是密不可分的。
（二）提高数字化程度
随着计算机技术在地质工作和档案工作中的普及，可以利用现代计算技术对生产年代久远，并仅有纸质版本的地质档案进行数字化，这样可以有效地延长这些档案的保存时间，降低由于长期借阅造成的纸质档案的破损，延长档案寿命。[3]
五、结语
关键词:档案规范性文件;制定技术;文本规范
行政规范性文件仅指国家机关(行政机关和授权组织)为执行法律、法规的需要依法定权限制定和的具有普遍约束力的决定、命令及其他规范性文件,包括行政机关自己制定的内部管理方面的规范性文件。地方档案规范性文件是法律、法规、规章的延伸和具体化。法律、法规、规章规定不够具体的,地方档案规范性文件可作细化规定。法律、法规、规章没有规定的,地方档案规范性文件制定机关可以根据本地具体实际,制定一些具有本地特色的地方文件。本文仅就各级人民政府及其工作部门颁布施行的地方档案规范性文件在制定技术中存在的问题进行分析。
1地方档案规范性文件概况
据2010年3月对《法律图书馆》网站的不完全统计,自1957年7月安徽省人民委员会公布实施《安徽省各级国家机关整理积存档案暂行办法》以来,我国各级政府及其工作部门颁布的与档案工作相关的地方规范性文件大约有562个。详见表1论文
2对我国地方档案规范性文件的分析
应该说,自1957年7月《安徽省各级国家机关整理积存档案暂行办法》公布实施以来的50多年间,各地各级党委、政府及其工作部门在档案工作实践中颁布施行的地方档案规范性文件远远大于562个。这些规范性文件不但是推动我国档案事业法制化进程的重要基础,也是促进我国档案事业不断发展和进步的主要工具和重要保障,为今后转型期地方档案规范性文件的制定提供了宝贵经验。同时,地方档案规范性文件还存在许多不足和薄弱环节。下面,从制定技术的角度,对地方档案规范性文件在制定根据、法律渊源与效力、名称、适用范围、颁布时间与实施时间的间隔、形式结构等六个方面存在的问题进行分析。
2.1地方档案规范性文件的制定根据分析
在我国,行政机关制定行政规范性文件是以“根据”为原则的。由于原网站改版或升级,造成《法律图书馆》网站与部分文件的链接错误,致使部分文件无法查阅到全文。562部(含首次颁布与修订本)地方档案规范性文件,可以查阅到全文的有370部,其中,342部指明了制定依据,占92%;28部没有指明制定依据,占8%。详见表2。
档案规范性文件制定依据的比例高低排序分别是:省级人民政府(含副省级城市),省级档案局,省级档案局与其他厅、局、办联合,市级档案局,省级其他厅、局、办单独或联合,市级人民政府,省级人民政府办公厅(室)和省委办公厅(室)单独或联合,市级人民政府办公厅(室)和市委办公厅(室)单独或联合,市级其他局、委、办单独或联合。
从总体情况看,地方档案规范性文件大部分注意到了对制定根据的表述,但仍然存在表述过于笼统的问题。
第一,同样内容的规范性文件,法律依据多少不一。如有关“城市建设档案管理”的规范性文件共有90部,其中,法律依据最多的有7部,最少的没有说明法律依据。第二,有些规范性文件只是笼统地说明依据“有关法律法规和规章”、“有关法律、法规的规定”、“国家有关法律法规规定”等,没有说明具体依据哪一部或哪几部法律、法规。例如,2006年s月,《江苏省司法厅关于印发<江苏省法律援助案件档案管理办法>的通知》等11部规范性文件就存在这种问题。
除了上述规范性文件以外,还有相当一部分规范性文件在说明具体依据某部法律后,还加有“和其他有关法律、法规的规定”的表述。这里的“其他有关法律、法规的规定”指的是与档案有关的法律、法规,还是与文件有关的法律、法规;是与公民有关的法律、法规,还是与机关、团体、企业有关的法律、法规;是刑法、民法,还是行政法,应该有进一步的明确表述。在《中华人民共和国立法法》(以下简称《立法法》)实施多年之后,仍然出现此类问题,说明地方各级政府及其工作部门在起草、制定、档案规范性文件时,还没有严格遵循《立法法》的规定和要求。
2.2地方档案规范性文件的渊源与效力分析
从广义上来说,行政规范性文件是介于行政立法行为和行政执行行为之间的一种“在一定程度上可反复适用、具有弱普遍约束力”的“准行政立法行为”,是规章以上行政法渊源重要而有益的补充。因此,行政规范性文件在行政管理领域内的效力,总的来说,“应低于同类行政法规、规章而高于据其所作出的集体行政行为”。从法律效力来看,370部地方档案规范性文件的法律效力都较低,不得同宪法、法律、上级和同级行政法规、行政规章相抵触。
由于经验与技术的欠缺,地方档案规范性文件在制定过程中,不仅存在与上位法相抵触的问题,同样存在与本级人大或人大常委会制定的其他地方性法规相抵触的问题。一是制定主体不合法。不管是档案行政机关,还是企事业单位或是社会团体,谁都可以制定有关档案行政管理的规范性文件。特别是某些大中型企事业单位制定的关于加强本单位档案管理办法的某些内容,明显与本地档案行政管理部门制定的规范性文件相悖。这些都是因制定主体不合法而造成的。二是越权现象较严重。与制定档案规范性文件有关的越权行为,既有上下级档案行政机关的纵向越权,亦有同级档案(或非档案)行政机关的横向越权,目前,以后者居多。三是与档案行政法规、行政规章不相符。有的档案部门为使本部门的史料编纂多出成果,而对应开放的档案迟迟不予开放。国家档案局与国家物价局对档案利用收费已有明文规定,而有的档案部门则借此机会自行制定收费标准,扩大收费范围,提高收费标准,在社会上造成不良影响。四是与制定规范性文件的法定程序相违背。按照国家规定,制定某些专业档案管理的规范性文件,档案部门需要与有关专业行政主管部门联合发文。此类文件往往先有档案部门起草,专业主管部门会签,有时因时间关系,会签手续不全,也照发不误。这样,就造成主办、协办机关不明,各自职责不清,出现问题相互推诿,自然会影响这些规范性文件的行政执法效力。五是不符合法律规定的方式。文件制定主体在起草、制定档案规范性文件时常有很大的随意性,使用的名称也较混乱。有的只需发个“通知”、“意见”之类的文件也要冠之以《规定》、《办法》,甚至《条例》。一些市县档案规范性文件词不达意,时常出现错别字。由此可见,最具特色和最为具体的档案规范性文件更需要引起制定主体的高度重视和法制部门的严格把关。
2.3地方档案规范性文件的名称分析
从形式上看,370部地方档案规范性文件中,265部用“办法”,139部用“通知”,56部用“规定”,2部用“条例”。在265部采用“办法”的法规中,又分“办法”、“暂行办法”和“管理办法”三种不同用法。从制定技术的角度来讲,“条例”作为法的形式,是对某一方面的社会关系或某一方面行政工作做比较全面、系统的规定。“办法”和“通知”是规范性公文中使用范围最广、使用频率最高的文种。它是领导机关或职能部门对特定范围内的工作和事务制定相应措施,要求所属部门和下级机关贯彻执行的法规性公文。“办法”作为一种立法形式,其功能是对某类社会关系或行政工作做出比较全面、系统与具体的规定。“规定”是落实某一法律、法规,具体规范某项工作而制定的,具有较强的约束力,且内容细致,可操作性较强。一般来讲,地方人大及其常委会通过的地方性法规应采用“条例”,地方政府规章和规范性文件应采用“办法”。
2.4地方档案规范性文件的适用范围分析
由于规范性文件的内容种类不同,适用的范围也就不同。从规范性文件的适用范围来看,370部地方档案规范性文件涉及内容最多的有:档案管理,档案事业,档案工作,城市建设档案,企业档案,城市地下管线档案,重大活动或重大事项档案,人物或名人档案,建设项目档案,村民委员会或居民委员会档案,征集档案,收集档案,查阅或利用档案,司法档案,技术档案,移交档案,等等。涉及内容较少的有:档案法,档案卷,信用档案,行政复议档案,移民档案,电子文件管理,档案事业发展规划,档案整理,鉴定或销毁档案,档案信息,档案信息化,档案寄存,档案中介,档案抢救,行政执法档案,档案保证金,档案库,档案验收,档案登记,开放档案,档案综合管理以及众多其他专门档案和档案机构与档案人员,等等。从数量和内容来讲,当前急需的档案行政执法,档案行政复议,档案信息组织和档案信息化,电子文件管理,档案事业发展规划,档案开放,档案鉴定与销毁,档案寄存,档案抢救,档案中介,政府信息公开和档案信息服务,档案资源整合,档案工作岗位责任制,电子文件中心建设等方面的规定明显偏少或空缺。一方面,说明相应的上位法缺位,另一方面,说明制定主体缺乏探索和创新精神。这应是未来各级政府及其工作部门重点规范的内容和领域。
2.5地方档案规范性文件的颁布时间与实施时间间隔分析
从制定技术上讲,法律法规的颁布时间和实施时间应间隔一段距离,以便法规的宣传和推广。这样,既有利于档案政策和法规部门对法规的实施有一定的心理准备,也有利于社会成员的学习与消化,使法律法规实施后能够取得较好的效果。
从370部地方档案规范性文件颁布时间和实施时间的间隔来看,177部颁布时间和实施时间是同一天,占47.83%。167部相隔一段时间,占45.14%。其中,10天以内的10部,11～20天以内的16部,21～30天以内的30部,31～40天以内的24部,41～50天以内的28部,51～60天以内的13部,60天以上的13部。最长的相隔为79天,最短的只有4天,平均为35天。19部只有发(颁)布时间,没有开始实施的时间,占5.14%。在370部地方档案规范性文件中,有21部明确规定了失效时间,占5.7%。
我们认为,首次颁布的档案规范性文件,颁布与实施的时间间隔应当稍大一些,修订的档案规范性文件,颁布与实施的时间间隔应当稍小一些,甚至可以颁布与实施为同一时间。新(颁布)的规范性文件应明确宣布自施行之日起,旧的和其他有抵触的规范性文件同时废止。
2.6地方档案规范性文件的形式结构分析
370部档案规范性文件,有119部属于复杂结构,占32.2%。分为总则、附则、章等若干部分,各部分都有标题,条文也较多,要件数量多而且全面。其中,116部有总则、分则、附则等,有章、条、款之分,每一章都有标题;有3部没有附则。116部中,有58部设有罚则。116部中全文12章的1部,9章的1部,8章的11部,7章的23部,6章的49部,5章的27部,4章的4部,平均为6章。全文最多的是65条,最少是14条,平均为34条。
有213部介于简单结构与复杂结构之间。要件多于简单结构但少于复杂结构,没有章的设置,也没有各部分标题、附则等要件,只有条、款之分,条文较复杂结构少,其中最多的48条,最少的9条,平均为21条。有38部属于简单结构,只有款之分,条文较复杂结构少了许多。370部规范性文件均没有目这一层次。从字数看,最短的只有129个字,最长的有10482个字,平均为2815个字。
另一个值得注意的问题是,同一内容的规范性文件,其形式结构差异很大。如有关“城市地下管线档案”的规范性文件有21部,其中1部有章,20部没有章;条文最多的为28条,最少的没有设条,直接用数字标明顺序;字数最多的为3051个字,最少的只有1484个字。由此看来,各地各部门制定的档案规范性文件能够结合自身实际,有的放矢,注重解决实际问题,实现了形式和内容的多样化,逐步避免了地方档案法规普遍存在的照抄照搬现象。这是值得充分肯定和需要进一步保持和发扬的地方。
在370部地方档案规范性文件中,有58部设有奖励或制裁的条款,占15.7%。
行政规范性文件和行政法规、规章都具有法律约束效力,都可以作为行政行为的依据,效力最高的应该是行政法规,其次为规章。因为,根据1996年10月1日起实施的《中华人民共和国行政处罚法》中的相关规定,行政法规、规章可以设定行政处罚,行政规范性文件明确规定不得设定行政处罚。其次,根据《中华人民共和国行政诉讼法》的相关规定,人民法院审理行政案件,以法律、行政法规、自治条例和单行条例为依据,同时参照规章,并没有包括行政规范性文件。据此,地方政府及其工作部门在今后制定地方档案规范性文件时,应当取消行政处罚,适当保留奖励条款。这样,既可以避免与法律抵触,又可以起到自身独特的作用。
参考文献:
[1]兰青,高琼.行政规范性文件之我见[J].四川档案,2004(2)
[2]李新泉.制定地方城建档案规范性文件的若干问题[J].城建档案,1996(4).
[3]《法律图书馆》网站
[4]邱继伟.论制定行政规范性文件之行为属性[J].行政与法,2007(9).
[5]郑旭辉.现代公共行政理念视域中的中国行政规范性文件体系的重构[J].中国石油大学学报(哲学社会科学版),2008(2).
【关键词】工程资料；工程文件；辨析；维度
古罗马著名学者塔西陀曾说：“要想认识自己，就要把自己同别人进行比较。”因此，对公路建设工程文件和工程资料进行比较分析，对于公路工程档案管理人员认知能力，提升业务能力，进而服务公路工程建设和发展，意义重大。
一、工程文件与工程资料的概念混淆现状
工程文件与工程资料概念混淆的现状，在实际工作中经常发生。档案人员经常要求施工单位“请抓紧时间把某某工程资料整理好，准备工程交工验收”。这种说法是不准确的，混淆了工程文件和工程资料两者的概念 ，准确地应称“某某工程文件”。档案人员提出的要求经常提到“工程资料”的提法，并且要求“专兼职档案人员具体负责工程项目资料的整理、归档工作”。但实际要求是如何做好公路建设“工程文件”的收集、整理、归档工作。工程资料只有收藏，是不需归档的。不可否认，公路工程建设中也有工程资料需要按资料要求收集、整理、保存。但是公路工程建设中直接形成的工程文件的收集、整理、归档才是工程档案的主要和重点内容。档案人员在提出归档要求表述不准确，主要是在工程文件与工程资料的概念上没有搞清楚，相互混淆所致。
凡是经各级档案行政管理部门颁发或推荐的档案工作法律、法规、规章和办法等，对工程文件和工程资料的表述都十分准确，两者之间有着严格的区分。但是，有些没有经国家档案局联合颁发的文件甚至是国家标准，对工程文件和工程资料的表述就比较混乱。如国标GB 50319―2000《建设工程监理规范》中“7.1监理资料”。到底是工程监理文件还是监理资料分不清楚，也闹不明白。从该《规范》的内容上看，确实属于在工程监理活动中直接形成的监理文件，应当收集、整理、归档，而从该《规范》的字面上看，又是工程监理资料，就不应该归档。这样就给工程管理、工程档案和监理人员带来了不应有的麻烦。
二、工程文件与工程资料异同辨析的维度分析
公路建设工程文件是指公路工程建设活动全过程中直接形成的，具有保存和查考价值的，各种形式与载体的真实记录。而公路建设工程资料是指通过交流、赠送、购买和汇编而来的，仅供工程建设参考和借鉴的技术材料。两者的根本区别就在于是否是建设工程直接形成的。是工程建设直接形成的工程文件就必须归档，而工程资料是游离于工程建设以外形成的，只有参考价值而没有查考价值，不属于工程文件归档内容和范围，决不能进工程档案。因此，辨析工程文件与工程资料区别的的基本维度在于：是否是在建设工程活动中直接形成的，是直接形成的就是工程文件，就必须归档，不是直接形成的就是工程资料，就不应归档。只要把握住这个关键点，就能从根本上区分工程文件和工程资料，也就搞清楚了两者之间的概念和含义。
三、工程资料与工程文件区别的外延辨析
外延是一个概念所确指的对象范围。公路建设工程文件概念的外延是指工程文件的对象范围，这个范围是确指的，是不能任意扩大或缩小。工程资料也有其自身的概念，根本不是工程文件概念的对象范围。因此，工程资料是不能转化为工程文件的。在实践中公路工程的档案管理人员常见的错位认知有以下几个方面：
（一）借用外单位的地质资料向工程文件转化的误区
有的工程建设单位在建设活动中，为赶工期，节约经费，有不少项目的地质资料是向有关单位借用或购买复制过来的，虽然有些资料是反映相邻单位的地质情况，但与工程地段相距近，当其中部分地质资料作为设计依据时，应将此地质资料转化为建设工程档案。如果这样做就必然会陷入借用地质资料向工程文件转化的误区。首先这些地质资料是借来的或购买的，是其他工程形成的；其次根本不是本公路建设工程范围内地质钻探形成的真实记录，而是相邻单位相距较近地段的地质资料。再次是此资料只有参考价值，而决不能成为本工程的设计依据。工程地质是复杂多变的，是看不见摸不着的，有的相距几米就会有不同的探测结果，更不用说相邻单位或相近地段的地质资料了。因此，上述所说的地质资料只能作为本工程资料保存，决不能归入工程文件。否则，工程档案的准确性根本无法保证，后患无穷，贻害子孙。
（二）预测活动中收集的资料向建设工程文件转化的误区
在实际工作中还出现过一下情况，因为任何重要的工程项目、科研课题都需要进行科学决策，而科学决策的基础是预测，在预测活动中收集的大量资料，如反映技术发展趋势，市场发展前景等有关的论文、文章，一旦作为预测的基础资料时，就将此类资料归入档案。这种做法也是个误区。针对公路工程建设而言，任何其他工程、科研课题形成的技术预测报告，科研课题形成的技术论文、文章都是资料，只有参考和借鉴作用，并且是部分内容的参考和借鉴，更不能转化为工程文件，只能作为工程资料保存。只有在本工程的预测活动中，直接形成的预测报告、科研报告，哪怕把其他工程、科研课题的论文、文章绝大部分内容被抄写到新形成的预测报告、科研报告中，也是本工程文件，才能归入本工程的档案。
（三）替代设备资料向设备文件转化的误区
在实际工作中，有不少施工单位的设备图纸因种种原因而丢失、损坏，在设备维修中，使用了同型号不同厂家生产的或同类型不同规格的有关图纸资料，此类图纸资料已由原来的参考作用转化为依据作用，应归入科技档案。如果这种做法就会陷入替代设备资料向设备文件转化的误区。图物相符是工程竣工图和设备随机图不可改变的原则。上述图纸虽然是同型号或同类型，但是，是不同厂家、不同规格的设备图纸，制作、安装、调试也决不会相同，只能借来作参考，而不具有依据作用，绝对不能归入本设备的档案，即便是归档了，这些图物不符的图纸又有何用？要归档也必须是设备维修中参考、借鉴其它设备图重新绘制的图纸。假如设备图纸丢失或损坏，也只能复制同一厂家、同一型号、同一规格、同一批次的设备图纸替代归档，也是补救的措施之一。
（四）新技术新工艺的有关资料向科技文件转化的误区
在公路工程建设过程中，经常会遇到利用新技术新工艺进行的施工活动，由于采用外来新技术、新工艺资料而创造的操作方法，使产品的优质品率和数量大幅度提高。这些新技术、新工艺大多来自外来技术资料的消化吸收，我们的档案人员就认为，如果不把这些有关的技术资料归入档案部门，那么产品档案就不完整、不准确。笔者认为运用新技术、新工艺借鉴、吸收、消化的外来技术资料，只有设计出新图纸，编制出新的操作方法和新工艺流程，记录改革创新工艺的真实过程的技术文件，才能归入档案。参考、消化、吸收外来技术资料不需归档保存。假若归档保存，产品档案的不准确性就会更大，以后对这些设备保养、维修的技术参数就无所适从。
1、开展国土资源宣传工作。在4.22地球日、6.25土地日、8.29测绘日等主题日开展相关的咨询宣传活动。到小学开展2-4次国土资源专题讲座，在2个村社向广大村民开展国土资源宣传咨询和讲座活动，发放宣传材料，解答法律法规方面的疑问。
2、开展土地执法监察工作。做好土地执法动态巡查的制度建设，落实好动态巡查的效果。结合开展基本农田保护、地质灾害群测群防工作，和村社密切配合，力争取得预期效果。
3、开展基本农田保护工作。完善制度建设和做好“七有”标准的落实。在重点地段更新制作基本农田保护标志牌。
4、做好地籍管理的相关工作。完善档案资料的收集整理归档工作，编写目录和档案封面。
5、加强开展国土资源业务专业学习和政治理论学习，撰写相关论文在市级媒体刊物以上发表，在《中国国土资源报》上发表报道2篇，报送信息报道6篇以上。
关键词：档案 信息 规范化 管理 措施
进入信息时代后，我国档案数量与日俱增，其中，地质行业资料有以地球系统科学为核心的基础地质研究成果，研究方法，以及图文地质资料，实物地质资料，图书文献等馆藏资源。以上信息主要以新闻，出版物，期刊，图件、数据库、图集、应用系统、实时数据、科普等方式展示。实现档案工作规范化管理的根本目标就是要实现档案保管的系统化和案卷的完整化，进而促进档案信息资源的价值最大化和利用便捷化。要充分地开发和利用档案信息资源，基础和前提是要实现档案管理的规范化，这两者是相辅相成、互相促进的。
1 更新观念，提高档案信息资源服务的主动性
要充分做好档案信息资源的开发利用工作，就必须树立社会服务观念和市场经济观念。一是要确立主动服务的观念。档案部门工作人员只有确立主动服务的观念，才能产生自觉的服务行动。二是要确立开放观念。档案工作者只有从封闭走向开放，主动融入社会，了解并把握档案利用的需求，才能有效地开发和传递档案信息。三是要确立竞争的观念。档案工作者必须增强忧患意识，从而产生开发档案信息资源的强大动力。四是要确立市场观念。在市场经济条件下，所有工作都必须以市场需求为导向，并与市场经济竞争相适应。
2 丰富馆藏，深层次开发档案信息资源
要按照《档案法实施办法》和《档案法》的相关规定，多渠道、多层次地征集和收集档案资料，特别要收藏科技、经济和地方特色等方面的档案资料，丰富馆藏，提高馆藏质量。要逐步扩大档案信息的开发规模，系统地开发和利用各级档案馆的馆藏档案信息，深入研究经济活动方面的档案资料，根据研究成果写成论文或报告，提供给有关方面作为参考。要针对社会热点问题开发档案信息资源，把现实信息和馆藏信息加以整理汇编，提供给有关部门作为解决热点问题的参考，为推动本地区的社会经济发展做贡献。
3 扩大科技档案的利用范围
档案工作的根本目的是为了使档案得到更好的利用。要按照《档案法实施办法》和《档案法》的规定及时进行调整，根据情况适当放宽对部分档案的限制。特别是科学、经济、文化、技术等类档案，要扩大向社会开放的范围，进行科技档案信息的交流和成果的推广，实现知识和信息的共享。档案部门要积极参与成果的转让，建立科技档案信息中心，对档案进行加工和整理，并开展科技档案信息的交流，以促进科技成果尽快转化为现实生产力。
3.1 加强网络环境建设，创新档案服务手段。加快档案信息的互联网络建设，实现档案信息的网络化，以达到资源共享的目的。建立档案管理部门网站，开展网上利用等相关服务。积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索。以网站为基础，进一步加快档案信息资源的数据库建设，实现档案信息资源的数据库化和数字化。
在网上公开部分档案目录，以方便利用者查询检索。
开展在线服务，方便利用者在网上与档案管理部门进行信息交流，并提供查询和资信服务。
3.2 加强横向联合，实现信息资源共享。在这个高速发展的信息时代，人类的信息和知识总量在急剧增长，单独一个文献部门不可能将所有信息和知识全部加以收集、整理、保存和利用。因此，包括档案管理部门在内的所有文献部门应当建立一个完整的社会信息系统，建立联合目录，形成网络，实行资源共享，方便信息利用者更多也更广泛地获取信息和知识，更好地满足社会多方面的需要。
3.3 规范新老档案员的工作交接手续。过去有的单位老档案员在调换工作时，几乎不清点收藏档案数量，钥匙一交，“拍屁股走人”，这就致使新档案员在接工作后，不熟悉档案家底，不知道各种门类、各种载体档案的分类方案和档案保管期限的规定，最终在整理档案时无从下手。这样草率的交接工作影响了单位档案业务工作的正常开展。为避免今后再发生这类情况，《认证标准》要求新老档案员在交接工作时，必须当面点清收藏档案的数量和门类，登记台账必须与实物相符，双方或三方（主管档案工作的办公室主任参加）在交接清单上履行签字手续，以分清责任（认证时，查近10 年的交接手续）。
4 提高个人业务素质，搞好档案编研
要实现档案工作的规范化管理，档案工作人员必须提高自己的业务素质。关于档案工作的基本理论知识和具体操作的业务知识，可以通过参观学习和业务培训等方式逐步提高。档案工作者学习掌握外语，是新形势下对档案管理人员提出的一项新任务，因为随着越来越多的部门对外开放步伐的加大和加快，很多档案部门中不可避免地会出现一些外事档案，如果管理人员不会外语，也就不认识自己管理的对象，不利于工作的正常开展。
档案工作者要努力学习并掌握计算机知识，逐步学会使用计算机管理档案。随着办公现代化的发展，越来越多的现代化办公设备进入了档案馆（室），这些设备逐步变成了档案人员的工具，如果档案工作者不会使用工具，那么就不能正常地开展工作，因此学习使用各类现代化设备，也是档案工作人员必须学习的知识。
5 结束语
为社会发展提供地学信息和档案查询等专项服务，是新时期国家赋予地质调查档案管理工作的重要职责和使命。作为地质调查机构的专门处室，应该站在的季度上，加强，积极推进，充分挖掘、整合和展示中国地质调查工作的信息资源，为提高地质调查工作服务，提升地质档案管理和开发利用工作做好支撑。
参考文献
［1］ 张福玲.浅谈档案规范化管理与信息资源开发利用［J］.当代矿工，2008（10）
关键词：网络 教育 成功 服务
正文
网络教育服务发展的主要任务就是创造符合学习者需要和期望的服务结果的机会，也就是澄清服务提供商和学习者之间的正确的需要。学习者对服务过程和结果的理解和观点，就形成了质量的理解和此项服务的满意度。例如，以学习者客观评估网络教育服务的意见作为评价网络教育服务质量的标准之一。
在网络教育服务质量的研究中，网络教育服务的资源和服务过程的资源结构安排也是非常重要的。如果能发挥网络教育服务资源的潜能，也就是发挥服务群体的潜能，网络教育服务将能提供更优质的服务。网络教育服务的资源可被理解为网络教育服务人员、技术资源、提供的硬件设备，还有组织结构。提供的网络教育服务资源必须符合顾客的需要和希望是网络教育资源的最基本要求。网络教育服务资源的质量好坏密切关系到是否能够提供优质的网络教育教育服务。网络教育服务资源是网络教育服务的先决条件之一。
从学生角度着眼，同传统教学相比，远程教育学生与教师在时间和空间上处于分离状态，媒体教学资源取代了传统的老师、粉笔和黑板，这一点同传统教学是截然不同的，学生对于知识接收机制也不一样。如何有效组织利用学习资源，保证对学生的有效引导，如何建立学生与教师之间双向通讯和反馈机制来保证学生在自学过程中克服学习困难和心理问题，都是学生在学习过程中必须要解决的问题，也是学习支持服务的重要内容。
因此只有针对远程教育与传统教育的差异建立学习支持服务模式，并针对远程教学的全过程和学生远程学习过程中的行为特点，提供有针对性的全方位的服务，在观念、制度和模式上大胆创新，做好学习支持服务，才能够确保远程教育大规模发展的同时，保证教育质量，从而保证当代远程教育的迅速发展。
中国地质大学（武汉）远程与继续教育学院绍兴学习中心依托建设单位是绍兴市职工中等专业学校，学校隶属绍兴市总工会，是1985年4月经浙江省教育厅批准成立的一所地区性、综合型成人中专学校。2003年11月学校与中国地质大学（武汉）签订办学协议，正式成为中国地质大学远程与继续教育学院的校外学习中心。
中心自成立以来，始终坚持基于互联网的教学技术模式，将网上管理和网下管理结合起来，将管理和服务结合起来，逐步形成了一整套与教学和教学管理模式相适应的学生服务体系。包括：咨询服务、学生日常服务、个性化学习指导服务、教材服务、考试服务以及校外学习中心服务等一系列完善的助学、导学服务体系，全方位打造学习支持服务，确保教学工作的实施和教学成果的获得。目前学习中心共有注册学生12000余人，已毕业近10000人，在读生2000余人。连续五年度被中国地质大学（武汉）远程与继续教育学院评为“示范学习中心”；2007――2011年度被浙江省绍兴市教育局评为“绍兴市远程教育优秀校外学习中心”。中心的主要成功经验是：
一、追求站点管理更规范
几年来，我们始终把现代远程教育视为一种崭新的教育手段，视为培养造就人才的重要举措。因此在办学指导思想上重点突出了“三个坚持”：即坚持把“三个育人”和“三个面向”作为办学的指导思想；坚持把国家教育工作的路线、方针、政策作为办学的根本依据；坚持把主办学校的规章、制度和要求作为办学的基本准则。注重把好办学方向、生员质量和教学质量三关。同时，在开展远程教育工作中，我们始终坚持“以人为本，质量立校，创新强校和资源共享”的理念，把培养岗位型、技能型和应用型人才作为办学目标。实践中，着重掌握远程教育的主要任务，教学模式、管理体系、教学手段、保障条件等，一系列举措有效保证了教学管理工作的顺利开展。
1、我们把国家的政策规定视为办学的灵魂，融会贯通办学的各个环节之中，坚持依法办学，依法治教。面对市场经济形势，我们注意处理好社会效益与经济效益，国家利益与个人利益的辩证关系，牢牢把握教书育人这根主弦。“学习中心”设立以来，我们在办学行为上做到了“三无”：即无以校外学习中心的名义举办其他教学活动和经营活动；无以校外学习中心名义发放毕（结）业证书和培训资格证书；无设置站外站、站外点的行为。严肃了政策规定，维护了主办学校的权益。
2、认真做好收费工作是开展远程教育的重中之重，因此我们始终不渝地严守国家的政策规定，在收费工作中牢牢把握“三条依据”：一是当地物价部门的名文规定，二是主办学校当地物价部门的名文规定，三是主办学校的名文规定。坚持做到“三不”：即不擅自扩大收费项目；不擅自提高收费标准；不搞无政策依据的收费。近年来，我们没有出现任何违规收费的现象，也没有收到任何学生的投诉。
3、健全服务机构。虽然国家经济形势转好，但网络教育招生依然十分严峻，为保持良好的发展势头，学校由校长亲自担任试点高校网络教育绍兴市职工中专学习中心负责人，主管招生、教学、教务管理等工作。年学校下设网络教育招生办公室、学历教育科、财务室和综合办公室。现有管理人员13人。招生办公室负责网络教育招生宣传、入学考试、上报学生信息、负责发放入学通知书和学生注册报到等工作。学历教育科承担学习中心的教学教务管理工作，配合试点高校网络教育学院做好学生学籍管理工作，承担网络学院下达的教学环节的组织管理工作。财务室负责学习中心的收费和学生学杂费的管理和结算等。办公室负责学习中心的后勤服务等工作。
4、修订管理制度。为保证整个教学管理、学生学习服务支持工作过程的制度化、规范化，学习中心自成立初期就重视规章制度的建设，目前除了学校内部管理制度、学校档案管理制度以外，有关现代远程教育的规章制度就有10多个。同时学习中心把落实管理职责，明确管理目标作为网教工作的重中之重，特别是要求信息管理员认真做好网络维护、信息传送、文本处理等学习支持服务工作，以确保网院―中心―学员之间的信息畅通，以便及时执行上级下达的各项文件通知，传达好相关会议精神。
5、开展教育研究。现代远程教育是一种崭新的教学方式和手段。为了不断提高办学质量我们坚持在实践中学，在学习中，做到教学与研究有机结合，不断增强办学能力。具体抓了“两个环节”：一是坚持从书本上学习。我们订购了远程教育的资料，要求所属人员利用业余时间抓好自学，把远程教育的目的、要求、方法、标准等渗透在脑海里，联系在工作中，使教育者先受教育。二是组织业务研究。我们每半年要组织召开一次远程教育工作业务研讨会，重点学习政策规定，兄弟单位的做法、经验，解剖自己的工作学习，研究教育措施、办法。通过学习研究，丰富了知识，开拓了视野，增强了做好远程教育的责任感和事业心。
二、实现招生工作更高效
招生是办学的硬指标，它直接关系到学校的生存与发展。面对招生市场的生员争夺战，我们始终坚持“政策在胸，纪律在握，积极工作，严守法纪，实事求是，择优招录”的基本原则。在实践中做到了“三实”、 “三不”：即实事求是地张贴主办学校提供的招生广告；实事求是地进行口头宣传；实事求是地把握入学者的条件；不搞跨市宣传和招生；不搞误导、错导和诱导招生广告；不把不符合条件的学生招收入学。学校多次召开招生工作会议，研究部署招生对策，根据生源市场的情况采取了灵活的招生形式。从校领导做起，层层明确落实招生任务，将招生任务与教职工的业绩考核挂钩。不断加大招生宣传力度，通过报纸、电视、网站宣传招生。以2012年为例：全校教师齐心协力、克服重重困难，招生工作终于取得良好成绩，全年共计招生800人，注册交费近785人。在激烈的竞争环境中，许多教师成为了出色的业务员。
三、推进教学管理更科学
教学管理是网络教育的关键，只有不断强化教育管理的规范化意识，才能确保网络教育的持续稳定发展，这是学校全体教职员工形成的共识。在明确的办学方向指引下，学校积极践行规范管理的思想，重点从五个方面加以落实：
（1）加强入学教育管理。每年级新生报到注册时，学习中心均举行新生开学典礼，进行入学教育。我们把网络教育学生入学教育主要分为三部分进行：一是有关网络教育的知识教育。包括网络教育的思想、教学内容、教学方法等。二是远程教育技术知识的教育。包括计算机的基本操作技能、常见的工具软件的使用方法、网络基本技术训练、如何上网浏览教学资源、如何利用电子邮件交流信息等。三是教学资源介绍。各专业、各门课程都有哪些教学资源、如何查找教学资源等，了解远程教育的教学组织形式，教学资源的特点、学习支持服务方式等。
（2）加强教学计划、教材管理。我们能认真执照网络学院制定的教学计划，提前征订下一学期教材及辅导材料。今年完成了地大网院十几个专业两万余册教材的征订工作，同时建立了教材管理档案。
（3）加强日常考试管理
今年学习中心共组织各类期末考试、入学考试、补考计十余次。在每次考试之前，都对全校教职工进行严格分工，做好各项准备工作。认真制作考务手册，制作考试座位表，安排和布置考场，并做好监考老师的安排工作。另一方面严格考试操作程序，从各类试卷下载、印制、装订、分装、保管、核对均实行专人负责。考试结束后及时收集、整理、检查试卷，封卷，统计缺考、免考名单。
（4）加强统考工作管理。除了常规的学期考试外，学习中心也非常重视本科专业的《计算机应用基础》、《大学英语》两门课程的统考工作。随着教育部对网络教育统考工作的推进与深入，为保证本科学员顺利通过网络教育的统考，确保高通过率，我们加强了考前面授教学。聘请绍兴高校专业课教师为学生讲重点、讲难点、讲方法、讲思路，引导、帮助学生进行自主学习。我们为学员安排了一个月时间的面授辅导，整理下发考试复习资料，如2012年，学员参加本科统考合计参考人员达 300人次。计算机通过率为80%，大学英语通过率达到68%。
（5）加强毕业工作管理。按照网院要求下载论文资料，制订论文写作管理规范，将资料、写作规范、任务书、选题表、论文范例及时下发给学员。认真做好本科学生的毕业论文答辩工作，2012组织180名本科学员参加了由网络学院组织的毕业论文答辩，832位学员取得了专科、本科毕业文凭。
四、拓展支持服务更灵活
我们在远程教育工作中，注重处理教与学、师与生的相互关系，提倡能者为师，以强帮弱，取长补短。一是师生互动。我们坚持教中有学，学中有教。尤其对学生提出的重点、难点和疑点问题老师认真负责的解答和指导。老师在教学中还注重采取提问式和研讨式等方法，给学生创造独立思考和互相切磋的机会，活跃教学气氛，增强教学工作的趣味性。二是小组互动。我们根据教学班的人员情况，合理编班编组，成立了班委会，选配了班干部和学。每个学习小组又成为一个协助组，遇到难题共同研讨，共同会诊，群力攻关。三是座谈讨论。我们经常组织召开座谈和研讨会，收集情况，征求意见，让师生在一块共同研讨，学术交流，起到了助学的效果。
五、提升档案管理更完善
论文摘要：档案信息化、信息化建设一直是新时代档案管理追求的目标，上个世纪末开始的计算机信息技术的高速发展是我国档案信息化管理的契机。本文对档案信息化、信息化建设进行了一些讨论。
在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。从党和国家明确提出的“已信息化带动工业化”的要求，到国家档案局提出的“已档案信息化促进档案事业发展的目标”要求，档案信息化和档案信息化建设已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和信息化建设势在必行。自2000年全国档案工作会议上正式提出了档案信息化的概念后档案信息化建设在全国各类档案馆（室）中蓬勃开展起来。对于档案信息化及档案信息化建设以前我是知之甚少的，在这几年的工作实践及学习中逐步有了一些认识，现将我的一些拙识浅见拿来与大家一起探讨。
一、究竟什么是档案信息化？什么是档案信息化建设？档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享，而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。
档案信息化和档案信息化建设各遵循什么原则呢？
档案信息化应遵循以下三个原则：
1、规范性原则：制定和实施档案工作标准和规范，是档案工作现代化的需要，是提高工作质量和效率的需要。实现馆（室）藏档案信息化，一方面可以将馆（室）藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，另一方面可以通过接收电子文件进馆，但不管是通过馆（室）藏档案数字化还是接收电子文件，都应该坚持规范性原则，制定相应的标准、规范和法规，如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准（包括信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式）及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档，传统介质档案数字化，数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化，避免出现各自为政，互不兼容，重复建设等现象发生。
2、安全性原则：随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此，我们必须加强网络安全技术的研究与开发，采取有力的安全策略，充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取：物理安全策略；访问控制策略；（如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、防火墙控制等。）信息加密策略；网络安全管理策略等。
3、效益性原则：由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程，需要投入相当的人力、物力、财力，因此必须要遵守效益性原则，讲究信息化工作的效益，要根据自身的能力，根据馆（室）藏基础，分析用户需求，研究馆（室）藏体系还要考虑馆（室）藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”，主题要与社会利用“热点”相结合，把重要的，利用率较高的档案进行数字化，把那些利用率较高且利用后能产生较大经济效益和社会效益的档案数字化，可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化，否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆（室）藏档案的特色选择这些档案进行数字化，提供独具优势的服务。因为从某种意义上说，特色就是优势，特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时，要以用户的需求为导向，做到按“需”数字化。
以我单位为例：我单位现保管着管理类档案、产品档案、科学技术研究档案、基本建设档案、实物档案、照片档案、地质档案等多种类别的档案。但其中以地质档案的利用率最高。地质档案中详细的记录着每一口油水井的动、静态资料以及每口井从投产到目前的生产数据，油水井演变过程，能给我们提供初始条件下地下储层的情况，是原油生产建设的主要依据，是科学决策的基础条件。有效利用地质档案为油田的高效开发和稳产提供了强有力的保障。因此我室就将地质档案做为档案数字化工作的重点，集中投入大量的人力、物力、财力率先对二十一万余份地质档案进行了档案信息数字化工作。
那么档案信息化建设又需要遵循什么原则呢？在进行档案信息化建设时，应遵循的基本原则是：
1、文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。
2、归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路，是深化档案社会化服务的必然要求。它是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设。作为企业内部的档案馆（室）要想在信息化建设中有所建树，使档案工作适应社会和时展的需要，并能将档案信息化建设落到实处还应该坚持前瞻、协作、实用、人才储备四项原则。
1、前瞻原则：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要高昂的费用。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆（室）在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。
2、协作原则：档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆（室）来说，独立完成这些项目存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此，只有坚持协作的原则，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
3、实用原则：档案信息化建设不仅在量，更在于质，在档案信息化建设中，档案馆应坚持实用的原则。不仅要对馆藏档案目录进行数字化处理，更应有选择地对馆藏档案进行全文数字化，在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息服务满足社会需求，使自己的信息具备"惟一性"，从而让利用者面对庞大的信息体系，而选择点击你的网址；根据利用者的需求，将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。
4、人才储备原则：由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就对管理人员提出了更高的要求。只有把人才问题解决好了，才能使档案信息化建设符合正确的方向，才能满足社会发展对档案工作的需求。
档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化的实现不是档案馆（室）某一部门的工作，也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与与配合，档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用，因此，档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。信息化是当今世界和社会发展的大趋势，档案馆（室）只有克服困难，迎头赶上，与其他行业同步发展，才能适应社会和时展的需要，更好地服务社会。
参考文献：
杨公之：《档案信息化建设导论》
论文摘要:基建工程中相应的档案管理至关重要,档案管理渗透于建设整个过程,地位特殊。本文就管理以及监控中的不足,提出了应对策略。
基建档案在整个企业档案中有着非常重要的地位,对档案资料进行管理与监督,虽然对工程建设没有直接影响,但是却贯穿于整个建设过程中的方方面面。将基建档案管理好,能够为企业之后工程扩建、设备检修、技术改造等提供齐全并且真实的资料。因此,对基建中档案的管理以及监控加以重视十分必要,想要提高档案的真实性与可靠性,应当与基建进度保持同步对项目中涉及到的环节采取高效监控,确保档案资料的管理以及监控紧跟工程建设的步伐。
一、基建工程项目中档案资料监控以及管理中的不足
对工程中的档案资料进行管理,实际上即对工程施工整个过程里涉及到的相关资料进行收集、整理、进行合理编制并且归档、保管。因为工期较长,因此资料的形成也需要较长时间。项目方面有些工程较多,并且分散面广,由于动态管理而使人员流动性高,相关责任较难落实。
1.1资料收集不够全面
例如,某些工程上的设计有变动,在编制资料的时候,只将变更通知书进行记录,却未对相应的施工进行记录;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见;部分交接验收记录没有签认手续等。对基建工程中档案进行管理是有序管理以及动态控制高度结合的工作,必须以实事求是、科学严谨的态度严格执行。
1.2资料不够准确
资料上的随意性比较严重:对相同工序检查出的数据,按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查;部分监测数据在所允许的误差范围内,害怕数据受到质疑,便填了一些留有余地的数据;引起不必要的麻烦;有的人以为只要检查得出的数据在相应的误差范围内即可,便随意填了一些看起来很合理的数据。准确性的档案体现出自身价值的关键所在,必须本着严谨、负责任的态度来认真落实。
1.3收集与整理不够及时
对工程对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手,如图纸会审纪要以及开工报告等,对于施工过程,根据规定对其及时予以规范记录,努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准,每一个环节都应当及时、到位。实际工作中,却离上述要求有较大距离,记录往往延迟,之后补“回忆录”的现象较为普遍。
二、管理以及监控措施
2.1与工程建设同步,进行全程监控
2.1.1及时对相关人员进行培训,提高工作质量
一切工程合同中都对其档案的移交进行了明文规定,施工单位作为档案的最直接的接触方,施工单位能否适应档案管理相应的要求以及标准,树立档案意识等都会对档案的质量产生很大影响。有些单位仅仅较为重视入厂安全,却缺乏档案管理方面的培训。因此,必须及早对相关监理人员进行培训,树立档案思想,这样才能够确保资料能够收集齐全并且质量较好。同时,对施工单位相关人员开展文件整理、档案管理、交工技术等培训,加强建档以及归档意识,熟悉其归档要求、收集范围、整理标准等。
2.1.2资料分发时必须加强监控
基础建设工程在施工过程中,承建方的资料室在工程竣工以及档案验收中起着十分重要的作用,同时负责图纸以及其他资料的发放。未来确保竣工时所需档案高质量,相应的管理者应当亲自参与监控资料分发的工作,分发前首先将需归档部分保存之后再分发,特别是像详勘这些数目有限的资料,必须妥善保管。这样才能够在保持图纸清洁的同时使归档资料比较齐全。
2.1.3立项时应当加强资料监控
工程项目在立项、审批、勘察之前,相应的管理部门并没有成立,自然就缺少档案管理者。而工程准备时相关材料往往比较分散,部分文件在其文书相关部门,部分文件放置在规划部,并没有经过应有文书处理程序,同时,投招标以及勘察文件又放于工程管理部。如果没有对上述比较分散的相关资料进行及时收集,久而久之,会使收集上述文件的难度加大,甚至可能导致文件丢失。所以,在工程项目立项的前期,就应当及时介入档案的收集以及整理,由专人负责。
2.1.4对新设备的检验加强监控
新设备到货后,随之会有相应的图纸资料,值得注意的是,进口设备对应的外文资料往往是与其设备一起放置,而国产设备所提供的使用手册又不足,这些环节时常会出现漏洞。缺乏细致认真的态度,就可能丢失设备资料。所以,必须建立合理的设备开箱检验相关的制度并且贯彻执行,对开箱权限予以明确。
2.2完善制度,明确责任
对基建工程进行档案管理是很必要也十分重要的,管理过程应当是有目标、有计划、有落实、有责任的活动。所以,承建单位必须建立由副经理或者总工程师领导,质量生成或者工程档案部门负责专管,下面的各级主管相应的分片领导,由档案管理者以及项目经理负责,由施工管理者来具体落实,并且对各级各类人员的权责予以明确规定。对于大型的工程项目部门一定有现场的档案管理员,对于中型或者小型项目部门,应当有兼职人员对资料进行收集以及企业应当适时对档案工作者进行业务相关的培训,提高其业务水平以及工作质量。依照档案资料管理的重点在现场的特点,加强建立完善的工程档案编制、收集、归档以及整理的制度。
2.3发挥合同的法律效应
档案管理部门应当参与起草合同的相应管理工作,将文件材料的归档以及积累当作合同中的重要内容独立为一条款,明确要求竣工文件材料相应的验收时间、质量以及份数、副本内容、归档范围,使相应的承建单位也对档案管理有足够的认识与重视,这样以来,就以法律形式保证了归档工作的落到实处。
参考文献:
[1] 田冬梅. 浅谈地质档案资料现代化管理的现状与对策[j]. 吉林地质, 2009;01
文献标识码 B
文章编号 1009－6019－(2010)－07－02
收集整理地方病防治资料并按类别分卷归档，充分利用地方病防治第一手资料科学研究，出版研究文集，地方病防治论文专辑、地方病防治示范县资料汇编、制订地方病防治“十五”、“十一五”、“十二五”规划，篡写地方病防治简史等有着重要意义。数十年来，为科学地、准确地、真实地反映我市地方病防治起源、历程，查阅了各年代防治方法、调查数据、各类专业期刊、专著、编著、培训班交流论文，各年度政府工作报告，统计局统计报表，人口数据等，整理利用。在整理归档过程中，我们的体会主要有以下方面。
1 保证档案资料的完整性
由于历史原因，有许多资料往往记录不全，缺项较多，缺页、缺行、缺角现象较多，也有一部分总结报告中修改、涂改、污损严重，遇到这些情况，要认真、反复地前后对比，找回当事人回忆，找佐证材料，寻找同一份报告，类同报告核实资料、数据，力争在最大程度上保证资料完整性。
2 保证资料的科学性
各年代资料时间跨度长，所反映的东西也因目的不同，调查及检查手段不同，结论差异也很大。例如，对某事件的调查，从时间上有公历、农历之分，从年龄上有周岁、虚岁之分，从里程上有公里、华里之分，从度量衡上有公斤、市斤、16两、10两之分，从检测方法上更有估计数，大约数、目测数、仪器测量数，各年代的检测仪器也各不相同，七十、八十、九十年代的仪器大多为机械控制，2000年后大多为数控，计算机自控，所测定的数值精确度相差甚远，往往越是年代长久，与近代的测定数值可比性越小。所以既要保留资料原始准确性，也要考虑可比性。
3 保证科学资料的可靠性
对某一事件的调查中，调查人员总指挥、参加人员专业技术水平、实际工作经验、测量仪器的先进性都对调查事件起着至关重要的作用。例如在我市1996年大骨节病全国监测点调查，由卫生部专家组、西安交大医学院，省、市、县专业人员组成，可靠性相对大些。近年的定边县动物一号病，氟中毒、布鲁氏菌病调查，由省、市、县专业人员组成，调查的可靠性亦大些。
4 保证档案资料的准确性
从我们所收集整理的档案资料中，大多数属地方病的专项流行病学调查资料，根据资料年份不同，调查对象不同，调查方法不同，各年份结论也有差异，也有部分资料出现明显的错误。例如：某县调查全县碘缺乏病病情，各乡镇调查结果汇总后，误将各乡镇的患病率一栏相加的和64.2％作为全县的患病率，实际患病率是2.36％，及时给予更正并注明。
5 保证档案资料的连续性
地方病防治历程远远流长，经历了几十个年头，为保证防治资料的连续性，我们努力使调查资料完整连续。例如：对历史上一些撤县，并县，撤乡，并乡(镇)的资料力争保持原貌，能归类统一的尽力统一，有些资料按属地该移交的移交，或者将复印件交至归属区域保管，使这些资料具备完整性、连续性、可比性，更好地为地方病防治服务。
6 保证档案资料的权威性
