时间：2023-02-28 15:56:46
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随着高校扩招以及校企合作的扩大，传统的人工档案管理突显出太多的弊端。使用计算机、网络、服务器等现代信息技术对学籍内容进行管理，不仅能够将学生的各项档案信息转化成数据，建立起资源档案库，还能方便校方统计和调用。学籍档案内容管理是一个内涵丰富的概念，其内容包括多种形式，对于学籍档案而言，主要包括元数据与数据的关系。内容管理的具体实施是在管理目标的要求下，进行内容建模、元数据提取、设定元数据信息、设定管理内容之间的关系。以学生体检表为例，其元数据主要包括学生姓名、学号、入学时间、专业、班级，数据主要有体检项目、体检结果等。另外，复杂的元数据可能具有层次结构，可以通过多个相互关联的表实现。由此可见，通过资源服务器进行内容的存储，并通过应用服务器向外提供服务。通过学籍档案管理系统还可以实现在线学籍管理系统的有机整合。具体做法是通过在现有的在线学籍管理系统中添加动态学籍档案生成模块（可以采用图片、文档等多种形式，其中PDF格式是目前比较常用的选择），然后利用从关系数据库中提取的元数据直接生成电子档案和元数据信息，再经由内容管理系统的应用程序编程接口，在元数据服务器和资源服务器中进行存储。这一系统的整合大大节约了人力、物力，提高了自动化处理效率。
2载体管理
我国高校学籍档案一般包括纸质材料、电子文档及其他各类特殊载体材料，按照规定应保持各类材料质地优良、无破损、声像清晰和干净整洁。在现实中，往往由于入学教育的缺失、学籍管理手段的落后以及学籍管理决策功能不足等原因，导致高校学籍档案管理中存在不少问题，如轻视学籍管理、随意更改学籍信息等，在一定程度上影响了学生管理和学校的教学秩序。传统的纸质档案目前仍在大规模应用，如录取表、学籍卡、成绩表、毕业生审批登记表等，这些档案资料在经多次查阅、复印后会出现不同程度的磨损，甚至损坏。电子文件是随着计算机技术的发展而产生的新质文件，通过编码和解码进行数字形式的信息呈现，其生成、存储、读取的载体是计算机和各种硬盘、光盘、磁盘，并能通过网络进行异地传输，具有高度共享性，不受时间和地点的限制。只要保存技术到位，不易产生损毁，并能无限复制。可见，虽然纸质档案目前仍有存在的必要性，但电子档案是今后档案管理的主要发展方向。在制作电子档案管理时应当注意以下问题：（1）将纸质档案文件转换成电子文件时，必须与纸质等文件之间建立起准确、可靠的标识关系；（2）采取严格的加密认证等措施，切实保证电子文件不被非正常使用和改动；（3）做好备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留；（4）收集用文字处理技术形成的电子文件时应注明文件存储格式和属性；（5）收集图形、视频电子文件时，应注意其压缩算法和相关软件。此外，还要注意电子档案保存的有效性：（1）每年对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记；（2）按时进行抽样机读检验；（3）进行设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；（4）每隔四年，对磁性载体上的电子档案进行一次转存。
3使用管理
在信息化社会中，信息服务越来越普遍，传统的档案服务方式应不断改革和发展。高校档案管理人员应将过去那种档案查询的服务模式转变为档案信息的开发利用模式。学籍档案的应用者可以按照系统用户分为学籍档案申请者和学籍档案使用者，其中申请者主要是指学生本人，使用者指的是接受申请的单位。通过现代信息使用管理技术，可以分别进行使用，既方便申请者查阅和申请调取某些档案信息，也能方便校方进行查阅、统计和管理。档案管理者的工作重心应转移到引导用户检索上来。首先，将档案信息设置索引编号，进行重新归档。其次，对用户进行检索培训和引导。值得一提的是，目前二维码的应用是非常广泛的，在学籍管理系统中也可以进行开发利用，虽然在高校系统中二维码还属于一个新领域，但相信不久的将来将会有广泛应用。例如毕业生的身份识别模块，它是特别针对需要获取学籍档案的毕业生而设计的。由于学号是一一对应的，是学生的唯一标识，因此管理系统可以将学号作为索引检索学籍档案数据库，学生所输入的提示信息如果与数据库中的信息完全一致，则能生成一个属于该学生的唯一二维码，这个二维码保存了该毕业生的所有个人信息，还能连接到该生的入学名册、成绩单、毕业证、学位证等的验证界面上。要进一步推广二维码的使用范围，首先需要提高档案管理者和利用者对二维码的认可度，还要加强档案门户网站的建设。基于目前的学籍档案管理系统，以学生申请网上下载成绩单为例，学生调取成绩单的程序如下：（1）学生本人登陆学校网站，通过验证个人信息（用户名和密码），进入学籍档案管理系统，填写下载成绩单的申请表；（2）验证通过后，网络服务器向元数据库服务器申请访问令牌（包括档案地址和时间有效期等信息）；（3）元数据服务器将访问令牌传递给网络服务器；（4）网络服务器按照申请者填写的信息将内容访问令牌分发给档案使用者；（5）档案使用者向资源服务器索取成绩单；（6）资源服务器将成绩单返回给档案使用者。同样道理，校方管理者如需调取档案信息也按照类似步骤进行，既方便又科学，尤其是现在新的教学模式和课外实践课程的增多给学籍管理带来了很大难度，利用现代信息技术进行管理则能化难为简。
4结语
【关键词】学生；学籍档案；档案管理
学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实结、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。
一、学籍档案管理中存在的问题
1．收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。
2．立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。
3．档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人--学校立卷各院系--就业指导办（教务处）--机要邮寄部门--地市级教育局（人事局）--县级教育局（人事局）--就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。
4．档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。
二、完善学籍档案工作的管理建议
1．增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2．建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
3．加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。
4．大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。
总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。
【参考文献】
[1]底红艳．对高校教学档案管理的几点认识[J]．晋图学刊，2002，（3）．
根据电子档案管理自身自身发展的特点，以及在中专学校中的应用，可以从以下几个方面入手：
（一）保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性第一
提高存储设备的安全性能，保证电子档案管理的专一性，及时进行在线升级，定期对电子档案进行护理，保持存储设备的稳定性；第二，及时对档案信息进行更新备份，避免发生档案丢失不能找回的情况；第三，开启防火墙模式，进行指纹识别、身份鉴定、闪电杀毒、全面体检，切实提高电子档案管理在使用过程中的安全性，保证电子信息不会再输送时发生丢失或被盗取的情况。保证电子档案管理应用到中专学校中的安全性，要不断强化科学技术，及时更新升级，提高电子档案管理的安全性能。
（二）建立健全规章制度，使中专电子档案管理向规范化发展
建立健全有关规章制度，推动中专学校电子档案管理向规范化发展。首先，要提高有关管理人员的专业水平，强化其安全使用意识，帮助其树立正确的职业道德思想，让他们全面认识到电子档案管理的重要性，并能熟练掌握电子档案管理的操作流程，从而能够灵活使用电子档案管理，充分发挥它的作用；其次，在电子档案管理应用到中专学校的过程中，要充分考虑到学校自身的发展状况，建立健全有关规章制度。诸如，信息加密措施、档案总结制度、身份识别制度等，保证电子档案管理的安全性；再次，在实际的操作过程中，要完善电子档案管理的使用制度，推动电子档案管理向规范化发展，对其存储类型、使用方法进行统一的管理，对存储、操作、处理等各个流程中进行规范化的管理，尽量在电子档案转变的过程中，避免发生信息泄露、文件损坏等现象，坚决不允许在电子档案管理的过程中，出现缺陷。与此同时，要保证信息检索与文件加密、档案管理同步进行。
（三）强化电子档案管理所需设备
提高对中专学校的软件、硬件管理电子档案管理自身的特殊性，要求其信息传递、存储内存都取决于现代化科学技术。由此，要能够全面提高电子档案管理的高效性，就要求不断提高科学技术，加强计算机研究，强化网络技术等。同时，要研发出适合电子档案管理存储的软件，和具有安全性能的信息加密软件，使电子档案管理向高效性、安全性发展。一方面，要将电子档案中的信息进行备份，可以采取刻录成光盘的形式；另一方面，选用先进化的电子档案信息管理系统，并完善相关安全保护制度，提高电子档案管理的安全性。要将安全管理落实实际的操作过程中，及时更新软件，保证中专学校电子档案管理的安全发展。
（四）强化中专学校电子档案管理操作人员的专业水平
中专学校电子档案管理的操作人员，要求了解相关的档案管理知识，具备一定的专业技能，能够熟练操作电子档案管理。中专学校要对电子档案管理人员进行专业的培训，切实加强他们的操作技能，把握电子档案管理的实际要求，促进他们发展成为合格的电子档案管理人员。对电子档案管理操作人员的培训，既能采取长期培训的方法，也能进行短期内的集中训练。
二、结语
（一）医学科技档案的专业性较强
考虑到现代医学学科门类繁多、交叉领域广泛，因此医学科研的课题也是按照各专业门类来进行分配的。如在临床医学研究中，可以细分为内科、外科、妇科、儿科等不同的科目；而在基础医学研究中，又可以根据研究对象的不同分为生化、病理、药理等专业。而医学科研活动都是在相应的专业科目内进行的，很多时候这种科目分类还可能进一步细化。这就造成医学科研内容的专业性很强，相应的医学科技档案的专业性也较强。
（二）医学科技档案专题突出，系列化强
医学研究方式不同于其他学科，其一般都是突出地以一个特定的专题作为研究对象。而且在对该专题进行研究时，着重从不同侧面、不同层次展开系列化、完整性的研究。这就使得相应的医学科技档案具有专题性强、重点突出的特点。同时，对研究对象的多层次完整化研究，需要形成一套完整的、成套化的科技文件资料。这些档案资料层次分明但又联系紧密，可以作为一个系列进行利用。
（三）医学科技档案的学科综合性强且项目协作多
医学科学研究范围非常广泛，其跨学科、跨专业现象非常普遍。作为一门综合性很强的学科，医学研究本身就包含了众多的专业门类。同时在新形势下，大量的新兴科学技术和专业不断涌现，各学科的研究前沿领域正在不断发生交叉融合，医学研究也不例外。现代医学为了进一步发展，需要更多地利用别的学科领域的有利条件，加强彼此的协同合作。特别是现在许多医学科研课题的综合性非常强，需要汇集多个学科的知识进行研究攻关。这些反映到医学科技档案，也使其具有学科综合性强且项目协作多的特点。
（四）医学科技档案载体形式多样且数量庞大
医学研究由于其独特的研究方法和研究对象，造成研究结果的记录和保存方式多种多样。例如，医学研究可以通过保存对象的标本或其组织切片来直接记录研究结果。同时，又可以利用各种音视频资料、化验单及仪器检测结果来间接保存。因此，医学科技档案资料的形式多样，记录医学科研成果的载体也非常丰富。
（五）医学科技档案具有保密性
医学档案资料与医学科研成果密切相关。作为医学档案记录的主要对象，医学科研成果往往包含了研究人员的心血和付出。这些成果具有知识产权，在一定时间和范围内必然要受到法律的保护。因此，对于记录了具有特殊价值的医学报告、临床资料及相关的文献等档案资料，需要根据国家保密法为其设置相应的保密等级，确保这些医学科技档案在充分发挥其使用价值的前提下，具有一定的保密及限制保护措施。医学科研档案管理的主要工作是对有关医学研究的资料、成果等进行收集、系统分类和编研，其基本原则一方面是要确保医学科技档案的完整性、系统性和安全性，另一方面要最大程度地开发好、利用好医学档案的价值，为医学事业的发展、社会的进步以及人类的健康提供帮助。
二、以用户需求为最终目的的医学科技档案管理方式的建立
为此，依据本部门的工作状况，并结合笔者多年的科技档案工作经验，理解相关文献，对以用户为最终目的的医学科技档案管理方式的建议和探索提出了几点建议。
（一）提高档案意识
有意识才会有自觉的行为，才会有目的的行动。首先，我们需要提高相关工作人员的档案意识，不仅需要重视档案的保存和管理，更需要对医学科技档案的利用价值有明确的认识。档案管理部门要更新服务模式，努力开发医学科技档案资源，并建立相应的平台（如数据库和网站等），为档案利用者提供更好的服务。此外，档案室还应积极主动地向外界宣传馆藏信息，让更多的人了解可利用的档案资源，以广泛吸引潜在的档案利用者，使档案的利用价值发挥到最大化。
（二）完善管理体制
所有的行为必须要有规范，而管理体制就是这些规范的保证。要提高医学科技档案的利用效率，就必须要提高档案管理水平。健全的管理体制，是医学科技档案管理水平和利用效率的有力保证。立足于档案利用者的实际需求，建立健全档案服务机制，丰富档案利用服务手段和方法，为各类人群提供多样和个性化的服务。我国各档案室为人们提供的服务主要有档案信息查询、借阅以及信息加工等，相对比较单一，也不够简便。将信息技术应用于档案利用服务中，可以使得档案信息的查询和利用更加方便，也更符合当代人们获取信息的习惯，可以有效地吸引更多的科研人员、医务工作人员等用户人群，提高档案的利用效率和服务质量。
（三）加强档案室基础建设
无论是保存、管理还是利用，基础建设都很关键。加强档案室基础建设也是提高医学科技档案利用效率的有力措施。各档案管理部门应采用多种手段强化基础建设，为档案利用者提供更便利的条件。本文认为应该从以下几个方面加强档案室基础建设。
1．优化档案室环境
安静、整洁的环境可以让医学档案利用者更专注地研究档案中的资料和信息，而宽敞明亮的场所也使档案室可以同时为更多的用户提供服务。在合适的地方为用户们提供打印、复印等服务也可以为有需要的档案利用者提供便利。
2．增加馆藏资源储量
随着医学科技的不断发展，一些医疗实践中产生的医学科技档案资源已经远远不能满足一些科研人员的需求。各档案室应注重资源共享，引进代表国内先进水平的重要档案资料供研究者使用。
3．充分利用现有科技，提高档案利用效率
档案资源数字化、信息化是未来医学科技档案发展的必然趋势。将信息技术应用到档案管理中可以显著缩短档案利用者查询相关信息的时间，获取资源也变得更为简便。通过建立专门的档案资源网，人们可以通过网络远程检索和利用档案室内的资源，而不用到档案室，省去了不少麻烦。档案利用效率得到了提高。
4．对档案进行科学合理的分类
科学分类可以使用户的检索更加准确快速。档案室应充分了解各个档案的内容，并从多角度对其进行分类。对于医学科技档案，应根据专业、学科的差别对其进行详尽的分类，并以此为基础，建立功能全面的检索系统。通过这种方式，档案利用者可以对各类档案有初步了解，并根据自身需求，准确定位需要查询的档案资源，避免了无谓的时间浪费。
（四）调整档案编研体系
提高医学科技档案的利用效率还需要重视档案的编研工作。信息时代的快节奏对于医学科技档案的编研提出了新要求。档案管理者需要充分发掘医学档案的潜在利用价值，并根据当时的医学研究发展情况，适时提出相关编研课题。在此基础上，通过挖掘各类档案信息资源，编研出一系列具有高利用价值的成果。这些编研成果应具备高度的实用性，可以对医学科研和医疗实践进行指导。
（五）重视人才培养
信息时代的到来带来了知识大爆炸，现代科技的发展深刻影响到人类社会的方方面面，知识型管理人才是强化医学科技档案管理水平，提高档案利用效率的重要基础。随着档案信息化的进程不断加快，新形势下的档案管理人员需要及时了解和掌握新技术的发展状态，不断扩充自己的知识面，全面提升自身素质，才能应对快速变化的档案管理局面，提高医学科技档案的管理水平。医学科技档案包含的信息量丰富，只有熟练掌握了信息技术和计算机网络技术，才能更好地建立和利用医学科技档案数据库和检索系统，帮助科研人员迅速准确地搜索到其需要的信息，提高档案利用效率。
（六）建立面向用户的新型应用平台
发展形势和环境背景下，对档案管理工作提出了新的更高要求。想要高效利用档案，管理档案，开展档案管理工作，不仅要完善档案管理制度，提升档案管理人员素质，更需要有效提升档案管理的科学化水平。
二、提高档案管理科学化水平的具体方法选择
想要科学、规范化管理档案工作，开展档案管理事业，就需要结合档案管理工作自身特点和发展要求，结合信息化等一系列发展背景，从而选择有利于开展档案管理工作的方法和策略。
（一）丰富档案管理工作理念，完善档案管理工作机制
档案管理科学化的重要体现就是管理工作机制完善，科学、规范的档案管理离不开完善的档案管理机制。因此，这就需要我们改变传统的档案管理工作方式，强化现阶段所实施的档案管理责任制度，优化档案管理运行机制。同时有效结合具体发展需求，强化责任意识，结合管理内容，建立适合我国档案管理工作顺利发展和监督完善的机制，通过科学管理档案工作理念的不断丰富和深化，从而逐步提升档案管理工作的质量与效率。
（二）加快档案管理工作的信息化建设进程，信息化推动科学化
结合信息化发展要求，推动档案管理工作的信息化建设，这不仅是现阶段社会发展的客观要求，还是档案管理工作自身管理结构不断优化升级，也是实现档案管理现代化建设的必经之路。通过建立现代化信息管理技术，最终能够促进档案管理工作朝着科学化、规范化、体系化方向发展。
（三）加强档案日常管理工作，充分发挥利用档案潜在价值
想要有效开展档案管理工作，就要定期针对档案管理工作进行检查，发现问题，及时解决问题，在检查档案时，重点确保档案管理的完整性与规范性，要针对档案管理要求，建立相应标准，针对存在的共性问题，一并解决。要持续有效规范完成档案管理工作，重视档案管理潜在价值，充分发掘、利用档案管理潜在的固有价值。
（四）完善档案管理队伍建设，有效提升档案管理人才体系建设
在新的发展形势下，档案管理工作作用更加重要，而信息化发展水平和速度不断加快，就需要我们不断完善档案管理人才队伍建设，结合利用一系列现代化科技手段和档案管理技术，结合新的社会发展形势和要求，完善档案管理队伍建设，形成固定有效的档案管理人才体系建设。
三、结语
1．电子档案可以完成信息成果多份拷贝，有利于提高档案服务水平。
使用电子档案，能够将大部分原始档案直接储存于计算机当中，利用互联网或数字通信技术，实现众多用户对档案的查询和筛选，便于拷贝和传输，为使用人员提供相对快捷而便利的档案服务，扩大社会影响，拓宽服务范围，提高服务水平和质量。
2．电子档案可以使档案信息顺利地与最新技术接轨，有利于顺应信息传播的时代要求。
现如今，人类正在进入一个“水平化”的信息高速扩散时代，对群众高度关注的重大突发事件信息及时进行公开透明的，不仅是破解各类不实谣言和不良信息“乘虚而入”的唯一药方，也是维护政府公信力、提升政府执政能力的重要体现。当前，我国正在大力推进“信息高速公路”建设，档案管理工作必须适应这一客观形势的变化和新时代的要求，实现档案信息电子化。
二、现实管理工作中存在的主要问题
1．电子档案管理存在认识上的局限性。
以往常常把档案贴上封条往档案室里一放了事，电子档案也只是在相关设备里一存便完事大吉，忽视了档案信息公布于社会、服务于大众的功能，更认识不到电子档案服务大众的方便、快捷优势，不能发挥档案管理的社会效益和经济效益。更有少数极端者，认为档案是单位的私有财产，使电子档案信息的开发处于封闭状态，更谈不上向公众公开了。
2．电子档案管理标准化的进展缓慢。
电子档案管理的标准化是实施计算机管理的前提和基础。现实中，许多单位和部门的电子档案管理业务基础较差，案卷质量不高，各类档案著录细则相容性不强，系统软件移植性差，各自为政，各行其事，妨碍了电子档案管理的标准化、规范化进程，制约了电子文件的整理、归档、利用。
3．电子档案管理存在安全患。
电子文件档案信息通过网络传送的过程中，容易被窃听、泄密、篡改和伪造，现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防。同时，电子档案在发送、接收、保管、归档时又面临病毒入侵，致使电子文件档案的原始性、真实性、完整性容易被破坏，电子文件档案信息的安全就会受到严重威胁。
三、对策探讨
1．组织教育培训，全面提高对电子档案管理的认识。
电子档案是指具有保存价值的已经归档和正在归档的电子文件及其相关资料。做好电子档案管理工作，必须对管理人员开展系统的宣传、教育和培训，使其深刻领会开展电子档案管理工作的重要意义，充分认识电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法的差异和不同，发挥好电子档案管理的社会效益和经济效益。
2．加强制度建设，建立规范的电子档案管理机制。
一是健全和完善电子档案管理业务流程和技术规范，细化工作环节和步骤，明确归档方式、归档范围、归档制度和归档时间；二是建立必要的安全保障制度，确保电子档案的安全性、完整性与真实性；三是建立一级抓一级的层级检查制度，强化对电子档案管理的监督检查；四是建立服务形式、服务内容、服务水平、服务方法和服务费用相统一的高效服务制度——集成服务，让用户满意。
3．强化管理措施，保证电子档案信息安全。
（一）转变管理理念
想要采用科学化的管理手段，就需要改变传统的管理思想，充分的认识到传统管理的不足，了解科学化管理的重要性，从而树立起科学化档案管理的观念。只有管理理念转变，才能从根本上进行科学的档案管理。采用科学化的管理，首先需要进行一定的资金投入，进行档案室和管理设备的重建，并且开发使用软件设备管理。加大档案管理使用的设备和软件投入，实现档案管理的现代化建设，从而保证档案管理的高效性。积极的开发档案管理的信息化系统，实现档案的自动化管理，从而节约档案管理的时间。
（二）转变管理方式
传统的档案管理属于馆藏式管理，在管理中仅仅发挥了保存的作用，档案的保密性非常好，只有在人动时才会进行档案的转移，这种管理方式不使用于现代化的方案管理。在开展科学化的档案管理时，需要加大对档案的利用率，实现档案资源的共享，提供用户的查询服务。档案的管理不单单要进行数量的管理，还要在质量上有所见效，从而提升科学化档案管理的水平。政府要加大力度支持科学化管理模式的运用，在企业单位中加强计算机建设，发挥科学化管理的作用，充分的发挥档案的存储空间。
（三）提升管理人员素质
提升科学化档案管理水平的重要任务之一，就是提升管理人员的素质。管理人员的素质直接决定了管理的效果。现代化的档案管理任务重，管理程序复杂，需要档案管理的人员具有优秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科学化管理的技术等，比如利用计算机来整理档案，对档案进行准确的分类和归档等。对于计算机的使用，管理人员也要熟练的掌握，比如软件的终端使用、数据库的录入、数据库的管理等，在进行档案管理时需要对管理人员进行素质培训，提升其管理能力，从而促进档案科学化管理的发展。
（四）健全科学化档案管理制度
每个单位的内部都要建立适合本单位的管理制度，不断的总结和完善制度，使得档案管理制度健全。采用责任化制度，符合科学化档案管理的基本要求。在管理中要明确管理人员的管理责任和任务，并且实行互相监督，多方面的进行档案管理。在建立制度时需要以国家法律、政府要求作为基本的规范指导，严格的执行管理制度，使得科学化的档案管理顺利发展。
二、结语
【关键词】学生；学籍档案；档案管理
学籍档案记载了每个学生在校学习的基本情况，客观地反映了每个学生在学校期间德、智、体、美等方面发展状况，也是一个人接受某种教育程度的经历和他所达到学识水平的信用凭证。学籍档案主要包括：（1）学生学籍记录表；（2）新生入学登记表及各年级学生花名册；（3）学生在籍注册表；（4）学生学习成绩表；（5）学生转学、转专业、休学、复学、留级、退学、出国等学籍变动情况登记表；（6）对学生的奖惩文件及登记表；（7）修订学籍管理条例的各种文件；（8）实结、毕业生论文；（9）学位申报审批表、毕业证书、学位证书及结业证书；（10）毕业生学员鉴定登记表、毕业生调配表、档案转递单、毕业生报到证存根及领取证书的印刷编号及毕业、结业情况等。
学籍档案从发生、发展、形成到保管利用主要包括档案的收集整理、立卷归档、档案转递及保管利用等几个阶段。但由于学籍档案种类繁多，形式多样，在实际管理工作中往往容易出现问题，甚至造成严重的后果。因此，重视高校学籍档案质量，切实抓好和不断提高高校学籍档案质量显得十分必要。
一、学籍档案管理中存在的问题
1．收集整理是建立档案起始，真实性是这一阶段管理的核心内容。在具体工作中，首先应做到内容详实可信，不能夸大；其次应保证字体工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些细节问题，如，姓名使用同音字代替，出生日期农历、公历混淆，与户口产生冲突等。
2．立卷归档是将上一步骤收集整理的档案材料分类汇总，工作重点是确保档案材料的完整性。存在的问题主要有档案管理人员档案意识淡薄，未按要求及时归档，或者材料未及时补充完善，甚至归错档；此外，档案管理方法陈旧，设备和设施老化也是造成立卷归档完整性差的客观因素之一。
3．档案转递的特点环节多、人员杂，容易丢失造成错投、误投及“死档”等情况。学籍档案在转递的过程中，经过的中间环节较多，从学生本人--学校立卷各院系--就业指导办（教务处）--机要邮寄部门--地市级教育局（人事局）--县级教育局（人事局）--就业单位人事部门等，无论中间某环节出现差错，都会影响学籍档案的顺利转递，从而影响毕业生的正常工作和学习。
4．档案的保管利用。档案的最终目的是保管利用，因此，档案的日常维护尤为重要，而该环节常常与档案的利用结合在一起。完整的学籍档案不能散存于个人手中，应由专门的档案管理部门来保管，并要求档案管理部门要有一套完整的保管利用借阅制度。常常出现有借无还、涂抹、篡改等现象，造成档案材料遗失或者信息二次失真，内容失实等。
二、完善学籍档案工作的管理建议
1．增强档案意识。加强《档案法》宣传，增强各职能部门及学生本人对学籍档案工作的档案意识，克服人们对档案管理工作的偏见和错误的认识，激发人们自觉收集档案、保管档案、利用档案，真正使大家认识到档案工作是普通高校教育工作的一个重要组成部分。领导应重视档案管理，把档案建设纳入教学计划，纳入管理制度，要给档案管理人员培训的机会，并在经费、设备、库房等方面给予支持，改善工作条件，充分发挥管理人员的积极性、主动性和创造性。
2．建立健全收集与补充制度。明确工作职责范围，岗位职责要制度化、规范化。要制定每项任务的工作程序，必要时做出工作流程图，要有完善的管理制度。努力做到档案材料归案率、准确率符合标准，档案按存放分类清晰，案卷摆放系统有序。学籍管理制度统一标准，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、检查核对、保管保密、转交与管理职责等各项规章制度。在日常工作中，用制度去规范管理工作，使学籍管理工作逐步走向规范化。
3．加强队伍建设，提高专、兼职档案员的素质。档案管理工作是一门管理科学，随着科技的发展，大大加收了档案管理工作的现代化，这就要求专职档案员不仅要学习档案专业知识、学习档案法规标准，还要懂得计算机管理档案的技术和外语知识。档案工作的职业决定了档案员不仅要有一定的档案专业知识和热情服务的工作态度，还要具有严谨细致的工作作风，否则，会给学校造成不可挽回的损失。所以要不断强化高校专职档案员的职业道德。
4．大力开发利用学籍档案信息资源，主动提供服务。学籍档案信息资源的开发和利用是学籍档案管理工作的最终目的，也是学籍档案管理部门的职责。有条件的高校可建立学籍档案数据库，如新生录取登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号、学位证书编号及档案转递情况等，以方便师生们通过计算机网络检索，获得自己需要的学籍档案材料。如学历、学位认证、出国留学等提供有效信息。
总之，学籍档案与个人的利益息息相关，以后就业、提拔干部、晋级、考评、转正和晋升工资等都离不开学籍档案。建立健全一整套高校学生学籍档案管理体系，管理好学籍档案至关重要。
【参考文献】
[1]底红艳．对高校教学档案管理的几点认识[J]．晋图学刊，2002，（3）．
1.1中职学校对档案信息化不重视，投入少
中职学校对学生档案的管理还停留在手工纸质模式，对信息化管理认识不浅谈中职学校学生档案的信息化管理冯杰阳泉市卫生学校山西阳泉045000够，对信息化管理硬件和软件都投入不够。学校在资金和技术上对学生档案管理支持力度小。
1.2学生档案管理方式落后，信息化进程缓慢
目前很多中职学校对学生档案管理还是手工纸质操作管理模式，造成了档案管理手段落后、水平较低、查找时间长，难以适应现代化教育迅猛发展的需要。要想解决这些问题单靠增加档案管理人员是不现实的。必须借助信息化的电子工具管理学生档案，才能使学生档案管理规范、科学、系统、高效。
1.3缺少专职档案管理人员，管档人员缺乏信息化管理技术
学生档案管理人员多为兼职，兼职学生档案管理人员由于接受专门的学生档案管理的培训较少，而且其他工作较繁杂，他们一般难以实现学生档案的信息化管理。档案管理只停留在简单的手工查找的阶段，这种传统的工作方式工作量大、时间花费长、工作效率低下、管理成本极高，不适应现代学生档案管理的要求。随着中职学生数量的增长，这就要求学生档案管理工作实现信息化。
2中职学校学生档案信息化管理的措施
2.1更新观念、转变思想
中职学校学生档案的信息化，主要是学校领导要更新观念，提高对档案信息化管理工作重要性的认识。中职学校要建立学生档案信息化的新理念,做好宣传工作，更新相关人员的思想认识。学校要加大投入，增配软、硬件设施，配置与档案信息化相适应的软、硬件。
2.2学生档案信息化管理的建设
学生档案是学校档案的一部分，是学生的重要信息材料。用人单位、学校、学生本人经常需要查询学生档案，而传统的查询方式不仅浪费时间，而且有时会发生档案查找不到的情况。为了解决这些问题，档案信息化建设势在必行。学校应用扫描仪、计算机和网络把学生档案以统一规范的数据格式录入计算机，以备查找，防止丢失。通过专用软件将学生档案中的录检表、学籍册、毕业生审核登记表、毕业生派遣花名册等分类编目、排序。在实行分类后，检索时可依据不同内容快速查找到相关材料信息。学校要配备电脑查询检索系统，向利用者提供快捷、方便的档案信息服务。在此基础上，建立档案查询系统库，分析学生档案查找利用较多材料，有针对性的优先这些数据，提高档案的利用率。
2.3档案管理人员的建设
