时间：2023-02-28 15:58:40
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一、做好导查工作
所谓导查就是档案馆工作人员利用其本身职业的熟知度、对档案馆馆藏内容的了解,引导利用者查阅到所需的档案信息。众所周知,当一个人第一次来到一个极不熟悉的环境,自己置身于很陌生的领域中时,如有人为其引导,那当然是利用者求之不得的好事情。需要导查的对象常常是以下几种类型:1、是从来没有到档案馆查过档案的利用者;2、是对其查档线索掌握不够全面的利用者;3、是所查的内容需要跨越多个全宗才能查找到的利用者;4、是按档案馆通常查阅方法,即查阅了全引目录后,没有查到所需档案的利用者;5、是在档案馆查阅了相关的档案全引目录和资料目录后,都无法找到所需档案的利用者。
接待室导查的方法通常是:1、主动询问式,即主动询问利用者的查档目的、已掌握所查档案内容的线索,如所查档案内容的时间、人物、单位、事件等等。2、主动介绍式,主要包括本馆现有查档检索工具介绍,其次是本馆以往至当前利用档案编研资料的种类、内容、查找使用方法、查档应注意事项等的介绍。3、主动告知式,即主动告知利用者所查档案所在的全宗名称、目录号和检索工具存放位置、查阅注意事项等。4、主动引导式,也就是当利用者自己不能顺利地查找所需档案内容时,作为接待人员,就应主动为利用者提供查找所需档案资料的途径和线索。如本馆相关档案的全宗名称及目录的情况或别的检索工具,还有可能保存该档案资料的别的档案馆等。
二、做好排查工作
在档案馆查档接待室,当一个利用者自己不能顺利地找到所需档案时,作为档案馆接待工作者,不能简单地宣判该档案资料查不到或没有,而是要认真分析档案可能存在的位置,从而为利用者提供查找该档案资料的途径、线索和方法。这一过程就是排查。首先,分析利用者所查档案文件之间的有机联系,包括文件之间的流转关系,如请示与批复、收文与发文的关系等;各文件之间的包含关系,如工作总结、会议讲话稿、年报等包括全年很多的单个信息内容;文件之间的办理程序关系,如会议记录与发文,一般是先研究后发文的程序;信息不同载体之间的互补关系,如档案、资料、报纸、文件汇集、馆藏录像带、录音带等不同载体材料之间的重叠与互补等。其次,梳理利用者所需档案所在机构的历史沿革情况,如过去与现在隶属关系的变更,内部机构的设置、分立、改组、合并、撤消等。第三,掌握各级各类档案馆(室)的保管内容、范围、功能与区别。这就要求档案馆的查档接待人员:一要自己熟知馆藏信息和档案业务;二要有为利用者着想的工作激情、热心与高度的工作责任感;三是在档案馆阅览室的接待工作者,对待每一位查档利用者应一视同仁,要有足够的耐心与细心,尽职尽责的做好本职工作。
三、做好代查工作
代查是指档案馆工作人员代利用者查找档案信息或线索的一种业务。代查是在新的形势下为满足利用者不同类型、不同层面需求的一种市场行为,是一种有偿服务方式。代查可分为三种,1、现场代查,这又分为两种,一种是被动现场代查,即利用者因为查阅档案业务上的障碍,而要求档案馆工作人员予以代查。另一种是主动现场代查,指利用者因为查档行为上的障碍,需档案馆工作人员主动代查,这主要是指那些却需社会给予关爱的特殊群体,如老人、文盲、残疾人等,对这部分特殊群体不仅要我们主动给予热情关爱,而且要尽可能给予无偿服务,给他们以人文上的关怀。2、委托代查。委托代查又分为口头委托式、电话委托式、信函委托式、网络委托式等形式,只要档案馆承诺有代为查找档案资料工作的业务,利用者和档案馆双方就建立了一种简单的劳务合同关系。3、协议代查。机关、企业、乡、镇、村等单位为编史修志、著书、研究、考证历史等,需要查找大量的档案资料,为降低成本,提高效率,与档案馆签订代查协议,档案馆根据其所列清单,代为查找所需的档案资料,利用者付出一定的查档费、复印费、代查劳务费,这叫协议代查。代查程序为:接收受理、告知利用事项(包括保密要求、收费项目和标准、完成时间期限等)、收取费用、送达所查资料。
四、做好协查工作
协查是指以国家综合档案馆为主体,协同各类专业档案馆和各部门各单位档案室,形成一个档案查阅系统,实行档案资料源的互补与共享。在实际工作中,常碰到以下四种情况:1、在大多数社会公众眼中,政府部门的档案馆是能找到所有档案的地方,一旦需要查找档案史料,只想到档案馆,他们不了解,更很难知道各类档案馆(室)的功能与分工,在此,综合档案馆里常碰到利用者走错路入错门的现象。2、在其他专业档案馆(室)接待查档设置的门槛往往比较高,如需领导层层审批,要正式介绍信,内控档案不便利用等等。还有就是机关、企事业部门档案员对外接待查阅不是他们的主要工作,对利用者大多不是推诿就是找不到人,使利用者有时不是跑“冤枉路”就是“望门兴叹”。3、个别档案馆(室)没有收费依据标准,造成乱收费、超标准收费的现象时常发生。4、在个别档案室里,给利用者开具的档案证明,一些部门“不买账”,有关部门只认准档案馆的“档案证明专用章”,因而使利用者交了钱拿了证明却办不了事。按当前理论界“大档案”的理念与思路,把各级综合档案馆办成真正意义上的综合档案馆,这在实际操作中需要一个较为艰难而长期的过程。在这个过渡期,要彻底解决以上问题,为利用者做好协查工作,就显得更为重要和必要。通常为利用者协查的具体做法是:首先,档案馆应将馆藏的全部目录集中到一起存放,使利用通过导查能在较短的时间内,掌握档案馆馆藏的内容,为利用者查找档案提供有价值、有意义的线索。其次,向利用者明确档案馆在查档上的主体地位,即有统一、有步骤的调度、安排、监管查阅者的权利。第三,在档案馆内统一查档制度,统一收费票据,统一收费标准。最后,根据利用者的要求,档案馆应主动在利用者所查档案资料上加盖“档案证明专用章”。
1.1相关人员档案意识薄弱。
众所周知，任何一项建筑工程涉及到的档案资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程档案管理带来了困难。而在利用档案时，工程档案还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程档案就会被忽略，这就直接导致工程档案资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的档案资料管理。
1.2建筑工程档案资料管理质量低下。
作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程档案范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程档案只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程档案中混入一些无保存价值的资料，进而影响对档案的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程档案资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程档案质量不具真实性和有效性，建筑工程档案资料管理质量低下，严重影响工程档案资料的有效利用。
1.3缺乏严谨的建筑工程档案资料管理体制。
因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的档案管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，档案管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程档案资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程档案管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程档案资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的档案形成、保管工作，全面保障工程档案资料的完整性和有效性。
2加强建筑工程档案资料管理的具体措施
2.1提高对建筑工程档案资料管理的意识。
当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识，这也是最严重的问题。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，不管是项目法人还是技术人员、工程监理人员、管理人员，亦或是档案管理者，都应有组织、有计划地进行档案管理相关法律学习，使其充分掌握专业知识的情况下，进一步统一其思想、业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，明确法人的职责，构建职责明确，科学严密的档案管理体系，形成分工明确，使其在实际工程项目中发挥作用。
2.2建立并完善档案资料管理的相关机制。
缺乏完善的档案管理工作机制是很多建筑企业共同的问题，也是严重影响档案工作开展的重要因素。首先，要求各级建领导应重视起建筑工程档案建设工作，将工作计划纳入建筑企业的议事日程中，确保有专人负责。伴随着建筑工程项目的步步延伸，逐渐形成工程档案，这样一来才能确保档案的完整性。在实际的建筑工程施工中，必须确立负责人，并成立由建设单位、监理单位以及施工单位组成的领导小组，对工程档案管理工作进行全方位的考虑与统筹规划，建立相关制度并落到实处，还要保证这些工作是贯穿建筑工程全过程的。完善建筑工程档案不仅要从建立机制开始，还必须尽快完善工程建设中的各环节的档案收集、保管工作。不断鼓励与引导建筑工程档案组织机构，根据市场的需求，建立开放、推广、服务为一体的机制，进一步开拓企业的服务领域。
2.3明确分工，协调相关业务。
建筑工程档案管理是一项涉及面广、时间长且要求高的工作，档案原件的收集、归档与管理工作难度相当大，这些原件又与建筑工程有着密切的关系。因此，对于建筑工程档案管理工作必须严格按照国家颁布的相关规定以及一系列的文件要求。建筑工程档案管理人员必须进行掌握与熟悉法律规定，自觉进行相关法律的学习，提高依法制党的自觉性，才能更好地制定企业的相关工程档案管理标准。对于形成周期较短、时间性要求高的工程档案管理，可以通过明确划分时间段收集的方式，避免造成混淆与遗漏。而移交工程阶段，需要特别注意移交手续的完整性，明确移交的重要性，确保万无一失。
2.4打造综合素质较高的工程档案资料管理团队。
建筑工程档案管理工作离不开人，要做好档案管理工作必须有业务能力强，综合素质高的档案管理人员。由于档案管理的多样性与复杂性，这也给档案管理人员的知识与能力方面提出了更高的要求。建筑企业应为档案管理人员提供提升与锻炼的机会，定期聘请相关专业人士进行培训，成立相关的档案管理工作实施奖惩措施，积极鼓励员工进行自我提升的同时制定相关的行为规范，对档案管理工作的标准进行规划。
3结语
关键词：电子文件个人资料个人资料权利
随着计算机的广泛应用和办公自动化的实现，电子文件大量产生。电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件[1].电子文件的诞生标志着档案开始发展到一个新的阶段——电子档案阶段。信息技术融入档案工作，使得档案管理更加高效、迅捷、低成本化，加上档案电子化和网络化后，最大限度的利用了档案资料，产生了巨大效益。然而，电子档案和许多新生的信息技术产物一样，从出生时起就面临着许多法律上的尴尬，如电子档案的法律地位问题[2]、原始性问题[3]、保密性问题[4]等等。随着国际社会对个人资料的保护，电子档案所涉及的个人的权利问题成为一个十分敏感的法律问题，这个问题在我国的档案管理中更是突出。
一、电子档案与个人资料
电子档案是传统纸面档案的电子化与网络化产物，与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式。但是，电子档案与纸质档案也有明显的特点[5]：首先，电子档案中信息与载体可以分离（信息数据化、载体虚拟化）；其次，可复制性强，复制件和原件不易区分；第三，信息的稳定性较弱，比如说修改相对容易，并不留痕迹，信息容易丢失等。电子档案的这些特点使得电子档案中的个人资料容易处理，也容易遭受侵害。电子档案中记载的公民的基本特征和情况的资料，构成个人资料。所谓个人资料，也称个人数据（personaldata）是指自然人的姓名、性别、年龄、民族、籍贯、住址、学历、职业、婚姻、家庭、健康、病历、特征等单独或与其他信息共同形成的，足以识别该个人的资料。这种资料以一定的媒介作为载体，在计算机和计算机网络环境下，通常以网络、光纤、硬盘和其它硬件设施为载体，采用丰富的表达方式，如符号、声音、动画、电影、录像等等。
个人资料有如下特征：
1、个人资料的主体限于自然人，而不包括法人。自然人是基于出生而取得民事主体资格的人。自然人是个人资料的信息源，个人资料负载了自然人的人格利益，个人资料应得到法律保护，这是当代保护自然人一般人格权的必然选择。民事主体的外延十分广泛，除自然人外，还包括法人和非法人组织。法人和其他非法人组织虽然拥有它们在经营活动中形成的各种资料，但这些资料并不构成本文所研究、讨论的个人资料。即纯粹关于法人及其它非法人组织的资料不是个人资料。当然在法人及其它非法人组织营业活动中收集的关于其客户、员工的资料中，有一部分或全部可能会构成个人资料。
2、个人资料是可以单独或与其他信息结合共同识别特定自然人的资料。在纸张、证件、文件、硬盘、网络服务器等媒体上储存的个人信息是很丰富的，它们涉及个人的方方面面，包括姓名、性别、爱好、兴趣、社会保险号码、身份证号码、个人习惯、肖像、漫画、奖励、职业、收入、学历、婚姻状况、病历等等。其中，有些能直接指向某人，有些则不能直接指向而必须与其它资料一起才能用于识别某人。能直接指向的，笔者称之为直接个人资料，如肖像、姓名、身份证号码、社会保险号码，即为此类。与其它信息结合才能指向的，称之为间接个人资料，如性别、爱好、兴趣、习惯、职业、收入、学历等等，无法仅通过它们之一就能判断出这是何人的资料。由此可见，间接个人资料并不是严格意义上的个人资料，它只是一种可能意义上的个人资料。需要指出的是，不论是直接或是间接个人资料，它们的要件在于足资识别某人。
3、个人资料并不必然为个人资料本人[6]所知。如个人上网时被网络服务提供商非法收集的个人资料，医生掌握的绝症患者未知的个人现实疾病情况的资料，父母知道的而子女不知道的关于子女出生地、出生日期的资料等等。个人资料的这一重要特征，不论在理论和实践中都有重要意义：A、个人资料不仅指个人知道的资料，其还包括本人不知而足以识别自己的资料；B、个人资料保护法保护的不仅是本人知道的个人资料，而且也保护本人不知道的关于本人的资料，这就提供了在本人不知情的情况下，对个人资料的保护。
4、个人资料是关于特定或得特定自然人属人或属事之资料。属人的个人资料反映的是个人资料本人的自然属性和自然关系，它主要包括本人的生物信息。属事的个人资料反映的是本人的社会属性和社会关系，它反映出资料本人在社会中所处的地位和扮演的角色。所谓“特定”是指“若某一个别资料得自于某人，而且只有该某人始可能产生此种结果者，该某人即为特定之人。至于以何种方式来辨识关系人和呈现其间之关系，则非所问。”所谓“得特定”是指“当某特定人虽然无法单独以资料来确认，但藉由其他相关资讯之综合研判，仍可得出系某特定人时，此时既可谓该资料系”得特定“为某当事人所有。例如，从大学考试所公布之成绩统计表中，可以相当简单地查知参加某一学科考试之唯一考生。”[7]
二、电子档案中个人资料引发的法律问题
（一）问题的提出
在现代社会中，对个人资料的计算机处理和网络传输经常引发各种问题，概括起来有如下几种：
1、大量的个人资料在不知不觉中被收集、处理、传播、利用，加上计算机资料比对，使个人资料本人成为无任何隐私可言的“透明人”，让人们普遍感到不安；
2、非法收集、处理、保存和利用个人资料，使个人资料不能与人格保持同一性并带来其他人格利益的损害等问题；
3、随着信息技术和网络的发展，个人资料经由计算机和网络被非法或不当收集、处理、利用的可能性大大增强，人们的人格利益以外的合法权益受到个人资料泄漏的影响而处于极大的危险之中。这些问题使个人资料保护获得越来越多的支持，引起各主要发达国家的关注。
就电子档案而言，国内目前出现的一些情况和现象急需法律来调整和规范。例如，未经档案所涉及的个人的同意以营利为目的向各有关组织出售其档案记录，档案管理机关未对电子档案采取足够的安全措施致使个人资料泄露，档案管理机关不允许档案所涉及的个人查阅档案中的个人资料，通过网络可以查知电子档案中的个人资料等等。
（二）保护的法律基础
个人资料保护的法律基础究竟为何，是个值得研究的问题。国内学者的著述和论文多认为，保护个人资料就是为了保护个人资料本人的隐私，个人资料本人享有的各种权利渊源于个人对其隐私信息的支配。笔者认为，这种观点，值得商榷。举一个例子，就能否定这种认识。交友网站上公开给网民阅览的个人资料不构成隐私，没有承载隐私利益，这时有人非法修改、删除这些资料，如果援用隐私权的规定，个人资料本人将得不到任何救济。
既然不是隐私权，个人资料的民法基础究竟为何？笔者认为，个人资料的法律基础在于保护个人资料所承载的民事主体精神性人格利益。个人资料不但是个人自然属性、生物属性的表现形式，而且是个人的社会属性和各种社会关系的表现形式，其上承载了个人资料本人的各种精神性人格利益，侵犯个人资料必然造成本人的某种精神利益的损害，甚至带来精神痛苦。为此，个人资料本人可以如姓名权人支配其姓名、肖像权人支配其肖像那样，依法支配和控制其个人资料，保护其精神性人格利益，任何人不得非法干涉，否则构成侵权。
个人的精神性人格利益是难以列举穷尽的，它的具体内容只能在个案中予以确定。对自然人精神性人格利益的保护，多采取保护精神性人格利益载体的方法来实现。对姓名权、肖像权的保护就属于这种情况。因此，我们只能说个人资料承载了精神性人格利益，而不能抽象的确定究竟承载了那些精神性人格利益。应注意的是，个人资料保护的精神性人格利益也包括隐私利益，当某种个人资料构成隐私信息时，这种个人资料获得隐私权和个人资料保护法的同时调整，发生竞合。
那么，个人资料承载的利益可否是财产利益呢？笔者认为个人资料保护的核心意义在于精神性人格利益，而不是财产利益。有学者认为“个人资料是一种具有潜在价值的信息，个人对该资料享有无可争议的所有权。”并认为“……所有权人均享有对个人资料的占有、使用、收益、处分权。”[8]这种认识显然不妥。个人资料是个人人格的外化，它本身体现的是人格利益而非财产利益，它不具有直接的财产内容。而且所有权的客体必须是独立物和特定物，个人资料也无法满足这一要求。把本人对个人资料的权利理解为所有权，会导致逻辑上的混乱。
个人资料体现的主要是人格利益而非财产利益，并不是说个人资料毫无价值。相反，同其它人格权客体一样，个人资料可以间接表现出它的财产价值。[9]如名人的个人资料可以被利用于电影，名人可以从中获得收益；个人资料被侵权后，本人可以要求精神损害赔偿等等。正是个人资料的这种财产价值，使得个人资料被广泛的非法收集、处理、保存和利用，使得个人资料保护问题更显紧迫。
由于个人资料直接关涉个人的精神性人格利益，在社会各界的呼吁下，个人资料保护在发达国家很快得到了立法支持。美欧等发达国家先后出台各自的个人资料保护法和相关法律、法规，如德国1977年《联邦个人资料保护法》、英国1984年《自动化处理个人资料之利用与将其提供于公务规范法》、法国1978年《资料保护法》、日本1988年《有关行政机关电子计算机自动化处理个人资料保护法》；国际组织也制定了个人资料保护的相关规则，如经济合作与发展组织1980年《隐私权保护及个人资料跨国流通准则》、欧洲理事会1981年《个人资料自动化处理时个人保护公约》、联合国1990年《自动化资料档案中个人资料处理的有关准则》。不仅如此，我国台湾和香港地区也出台了相关立法。
三、个人资料保护的原则
个人资料保护得到立法的支持后，很快形成了一些原则：
1、限制收集原则。这一原则的内涵主要是，对个人资料的收集原则上应加以限制；资料的收集应有法律上的依据或当事人的同意。
2、资料完整正确原则。这一原则的内涵主要是，收集、处理、保存和利用的个人资料应是关于个人的某一方面的完整的信息，资料的内容反映资料本人当前的而不是过去的实际状况，资料不但是完整的而且是正确的。
3、目的明确原则。收集个人资料应基于特定目的，目的应当是合法的；利用个人资料原则上应与收集时的目的相一致；只有在为维护自身重要利益、社会公益或经资料本人同意的情况下，才可用于不同与收集时的目的。
4、利用限制原则。个人资料的利用除法律规定和经当事人同意外，不得为收集时目的以外的利用。
5、安全原则。收集、处理、保存和利用个人资料的主体应当尽谨慎小心之注意义务，采取各种可能的措施保证个人资料不被非法收集、处理、删除、更改、利用并免于其它潜在的危险。
6、本人参与原则。本原则是指个人资料本人对其个人资料得依法进行支配和控制的权利，与个人资料相关的其他主体负有不干预权利人实现其权利的义务。
7、公开原则。这一原则是指收集个人资料应当公开，不应秘密进行。收集方式、方法、程序、个人资料目录等内容应当公之于众。这里需要指出的是，公开的信息不应包括个人资料的内容，这里的公开主要是为了使个人资料本人知道何人于何时在何地以何种方式收集、处理、保存和利用其个人资料。
上述这些原则的主要任务在于保障资料本人对其个人资料依法进行支配和控制，从而保护资料本人的存在于个人资料上的人格利益。
四、电子档案中的个人权利与档案管理者的义务
法律主要是通过规定当事人之间的权利义务来调整各种社会关系的，个人资料保护法同样通过规定个人资料当事人之间的权利义务来调整他们之间的关系。
（一）本人所享有的权利
世界各国个人资料保护法均有当事人权利的明文规定，且各有不同。[10]在这里不能一一阐述，只能择其要者和普遍规定者并根据学理予以介绍。本人依个人资料保护法和个人资料保护理论可以享有如下主要权利：
1、公开权。除法律另有规定外，本人可以决定，何时何地向何人公开其个人资料。
2、请求告知权。查询权的基本内涵是本人可以要求档案管理者告知是否保存了他的个人资料、保存了他的何种个人资料、保存了多少他的个人资料、个人资料的收集方式等有关其个人资料的信息。
3、保持个人资料正确完整的权利。本人有权要求档案管理者就其保存的个人资料与本人的实际状况一致。在不一致时可以要求更改、删除错误的内容或补充不完整的内容，以确保档案管理者收集的关于本人的某方面的信息的真实性。
4、阅览及制给复制本权。本人可以依法查阅档案管理者保存的个人资料，并请求档案管理者制给复制本。
5、删除权。依学说的一般观点，资料收集、处理或利用后，原则上不应保存，除非法律有特别规定须要保存，始得保存。因而，在档案管理者没有法律规定和合同约定时，非法储存本人的资料、超过范围储存资料、逾期储存资料，本人均得要求予以删除。
6、报酬请求权。报酬请求权，简称报酬请求权，是指本人因其个人资料被收集、处理与利用而得以向资料处理主体请求支付对价的权利。未经本人同意档案管理者不得将其个人资料用于营利目的，档案管理者将个人资料应用于营利目的应支付报酬。对档案管理者非法将本人档案资料用于营利目的所得收入，本人可以以不当得利要求返还。[11]
7、损害赔偿请求权。档案管理者违反个人资料保护法致本人权益受损的，本人可以要求档案管理者承担损害赔偿责任，但档案管理者可以证明自己无过错的不在此限，即在归责原则上适用过错推定原则。
本人享有上述权利，是为了本人能以积极的行为支配其个人资料，同时在个人资料受侵犯时又可以得到法律的救济。从积极权利和消极权利两方面入手保护本人基于其个人资料而享有的人格利益。
（二）档案管理者负有的义务
档案管理者的义务是与本人的权利相对的，档案管理者作为本人档案的建立者和使用者，对本人档案中的个人资料负有如下几项重要义务：
1、告知义务。档案管理者应以适当的方式向个人资料本人告知其收集个人资料的方式、程序、范围、目的、使用期限等信息，方便本人知悉有关其个人资料档案的收集、处理、保存、利用状况。
2、保护本人电子档案资料同一性的义务。电子档案资料同一性是指收集、处理、保存和利用的个人资料与本人的实际情况相一致。建立电子档案时，应如实收集、处理、保存和利用本人的个人资料。不得收集不真实的资料，也不得断章取义地收集个人资料。处理后的资料要与收集时的资料相一致，处理后的资料与收集时的资料不一致的，要以收集时的资料进行校对。保存的资料要如实的反映本人信用的实际状况。利用过程中的信用资料也应与本人的实际状况相符。从这四个环节把握，才能保证本人信用资料的真实性、全面性，才不致于发生侵权。
3、维护本人电子档案库安全的义务。维护安全的义务，是为了防止本人档案信息被非法收集、处理、保存和利用。据此，档案管理者在人员、技术设施、管理制度上都应加强对本人电子档案库的保护。特别是那些将档案网络化的档案管理者，更应注意预防黑客和计算机病毒的攻击。
4、在本人行使查阅、复制、更改、删除等权利时提供必要条件和方便的义务，如提供网络的接入服务、告知档案密码、设置专人提供检索服务等。
5、未经本人同意不得将本人电子档案资料用于营利目的或其它目的。未经本人同意，将本人电子档案资料用于收集个人资料时的目的以外的用途，要承担相应的侵权责任，据此获利的，要承担不当得利返还责任。
6、承担侵权责任。
档案管理者承担上述义务主要是为了协助本人权利的实现，在利用本人电子档案的同时，对本人的个人资料提供最大限度的保护，以维护本人的合法权益。
要指出的是，以上介绍的权利和义务，在有个人资料保护的国家都得到普遍的承认，同时也适用于其它因个人资料保护而形成的其它关系。个人资料本人享有以上本人享有的权利、个人资料的其它当事人也负有以上档案管理者负有的各项义务。
为捍卫本人的精神性人格利益，档案管理者收集、处理、保存和利用本人个人资料急需相关立法的调整。虽然现在还没有个人资料的全国性立法，但可喜的是，我国地方性立法已开始保护特定领域的个人资料。[12]相信在不久的将来，我国将建立起个人资料的保护制度，对个人资料提供充分的保护。
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[1]韩捷：《浅析电子文件与电子档案》，《黄河科技大学学报》，2003年第1期。
[2]徐富荣：《论电子档案的法律凭据》，《档案学研究》，2002年第2期。
[3]何玲：《电子档案原始性的认定》，《中国档案》，2001年第2期。
[4]康燕玲：《浅析电子档案的安全保密及法律认可》，《河南社会科学》，2002年第4期。
[5]韩捷：《浅析电子文件与电子档案》，《黄河科技大学学报》，2003年第1期。
[6]个人资料本人是指以个人资料识别的特定的自然人。
[7]罗明通等著：《电脑法（下）》，[台]群彦图书股份有限公司，1994年版，第525页。
[8]汤擎：《试论个人资料与相关的法律关系》，《法学论坛》，2000年第5期。
[9]参见王泽鉴：《民法总则》，中国政法大学出版社，2001年7月第1版，第134页。
[10]例如，美国1974年隐私权法第d、h条；德国联邦个人资料保护法第19条至21条，第33条至35条；瑞典修正咨询法第8、10条。
[11]卲建东等译：《德国民法中的一般人格权制度》，梁慧星主编：《民商法论从》第23卷，第463页。
[关键词]档案;字迹;耐久性;分析
档案是党和国家的宝贵财富,是一种重要的信息资源,是历史的真实记录,具有重要的凭证作用和情报价值,必须永久或长期的加以保存。字迹材料是记录和反映档案内容的重要物质材料,其耐久性直接关系到档案内容的保存寿命。为了最大限度地延长档案的寿命,在形成档案时就应该使用耐久性较好的字迹材料,如:碳素墨水、墨汁、蓝黑墨水等,杜绝使用圆珠笔或复写纸等不耐久的字迹材料。
一、各种字迹材料耐久性的分析
字迹材料的耐久性主要是取决于色素成分的耐久性及转移的固定方式,即与纸张结合的方式。耐久的字迹材料,其色素成分是为碳黑或颜料,转移的固定方式是结膜或吸收;不耐久的字迹材料,其色素是染料,转移的固定方式是濡附。
二、造成字迹材料耐久性差的原因
1.碳素墨水一般是采用碳黑、虫胶、硼砂、甘油、酒精、氨水和水等配置而成,属于溶液状态使用的字迹材料。其色素是最为稳定的无机颜料中的单质颜料碳黑,而少量的甘油则作为液态墨水的稳定剂和字迹的干燥速度调节剂。书写的时候,碳黑颗粒随着液体对纸张的侵润被携带到纸张纤维表面,但绝大部分无法进行纤维内部,原因主要是碳黑的大颗粒径限制了它的被携带能力。伴随着液体的挥发,虫胶等大分子有机物质就在字迹表面逐渐凝结形成皮膜。可见碳素墨水字迹的形成过程是表层吸附和结膜两种方式的运用。这样的字迹极不易因环境的影响而蜕变而又不易扩散,虽然偶有磨损的现象,但实践证明不失为耐久性很好的字迹。
2.蓝黑墨水形成的档案量是相当大的。其中起色素作用的原始成分是硫酸和没食子酸亚铁,它们在墨水中存在时是无色的,写在纸上的时候就被空气中的氧氧化成耐水、低黑度的鞣酸铁和耐光、高黑度的没食子酸铁,它们都是有机颜料,两者互为补充则使字迹的黑度、耐水性、耐光度取得最佳效果,可以说是较耐久的字迹色素。蓝黑墨水字迹的转移固定方式是深层吸收,与纸张结合较为牢固,其原因是比较明显的;蓝黑墨水同样是以溶液状态使用的字迹材料,起色素作用的原始成分都具有一定的极限和较小的粒径,容易被液体携带深入纸张纤维内部;而添加的适量甘油成分除了润湿笔尖调节字迹干燥程度等积极作用外并不足以携带色素颗粒进行迁移,所以正常条件喜爱不会出现长久保管扩散问题。但是我们发现这种字迹在长期潮湿环境下仍会扩散,其原因是为使墨水显色而加入的少量着色剂是一种不稳定的有机染料,遇水会溶解扩散;它的另一不足在于过多的酸性物质易造成纸张纤维素水解。但此种字迹褪色后可采用化学方法恢复的独特优势大大弥补了这些不足,使之成为较合格的档案字迹材料。
3.激光打印字迹。信息社会的发展,迫使档案人员越来越频繁地面对它,所以必须认真思考所带来的问题,激光打印所用的字迹材料是墨粉,而档案字迹一般都采用黑色墨粉,其主要成分有色素碳黑、起黏结和成膜作用的热塑性树脂、树脂增塑剂石蜡以及电荷控制剂等。这种字迹的色素稳定性是毋庸置疑的,那么色素与打印纸的结合是否牢固呢?现通过激光打印和字迹形成过程进行分析:首先由计算机输出文字或图像信号来控制激光光束闪烁并经过三棱镜折射到光鼓上形成静电潜影,然后用带有异种电荷的墨粉显影,此时再以黏附的方式将墨粉影像从感光鼓上转移到打印纸上,最后用热加热,此时墨粉中的热塑性树脂融化并冷却成膜将墨粉字迹牢牢地固结在纸张上,此即所谓的定影。如果档案保管不慎产生局部高温、高湿或高压就可能接近它的软化点,长时间作用就会导致表皮膜变软出现黏性;另外如果与其他含有增塑剂的物品密切接触,这些增塑剂就会向字迹的树脂皮膜迁移进一步降低它的软化点从而使其甚至在正常的保管条件下就会软化黏连或黏脱。而这除了提醒我们对其保管条件还很欠缺外并不能说明别的问题。
三、从根本上解决档案字迹材料的耐久性
各种各样的书写字迹材料,其耐久性千差万别,选用不好就会给档案寿命带来隐患,面对这种状况,有关部门应该采取下列措施:
1.积极宣传《档案法》,宣传档案工作的重要性。工程建设是“百年大计,质量第一”,档案工作更是如此。编制好建设工程竣工档案是“功在当代,利在千秋”的大问题。所以书写档案的字迹材料,应该使用耐久性的字迹材料。
2.开发新的计算机应用软件,直接运用计算机书写技术材料,逐步使竣工档案工作由手工操作方式向计算机操作方式转变,这样做就从源头上解决了档案字迹材料的耐久性问题。
3.针对施工攀位存在的普遍使用普通圆珠笔、复写纸书写施工文件材料的问题,上级主管部门应该采取适当的措施,逐步改变这一状况,并进一步强调,必须使用耐久性的字迹材料书写档案材料,从根本上解决工程档案保护工作中的这一难点问题。
综上所述,各有关单位要高度重视,大力宣传档案保护工作的基本知识,宣传字迹材料对于档案保护工作的重要性。当然要从根本上解决字迹材料的耐久性问题,还有待于科学技术的不断提高。因为字迹材料品种繁多,配方多变,原料稳定性悬殊,质量不易保证,所以档案字迹材料的耐久性是一个较为复杂的问题。影响字迹材料耐久性的因素很多,如何保证档案字迹不褪不变、长期耐久,是我们档案工作者在保护技术工作方面的一项极其艰巨的任务。
参考文献:
[1]崔秀琴.浅谈档案复印字迹的耐久性[J].浙江档案,2003,(10).
[2]杨润珍. 静电复印件字迹材料耐久性分析[J]. 广西师范学院学报 (自然科学版),2002,(1).
二、归档范围
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理
1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。
3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档
1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅
1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4.档案借阅者必须做到：
①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
八、档案的销毁
1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。
2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。
3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。
一、学生课程成绩与毕业论文档案资料特点
在高校，每一个学生都有自己的成绩单，都要提交一份自己的毕业论文（少数专业学生没有毕业论文要求）。学生课程成绩与毕业论文是反映教学效果和质量的重要档案资料，两类档案资料的显著共性特征是学生身份信息唯一和明确具体，体现在每位学生的学号具有唯一性。在教学进程中，这两类档案资料的时间属性也很明确，学生课程成绩每学期都有记载，毕业论文在本科学制最后一学期提交归档。此外，学生课程成绩具有私密性、调用频率高等特性；毕业论文属于学生科研成果，成果归属权清晰，学校有对成果进行使用的权利，除保密论文外，一般毕业论文均具有开放性，可供其他人和机构查询。毕业论文还具有页码多、图表字数多等特点，纸质档案占据较大的保存空间。归纳和理解学生课程成绩和毕业论文档案资料特点，是开展档案管理和编研工作的基础。
二、以身份信息为支点的档案组卷及双重管理
传统的常用的成绩档案和毕业论文档案组卷方法是采用入学年度与院系别（专业）相结合如组卷方法，或者采用以毕业年与院系别（专业）相结合的组卷方法。例如：××学校××级××院系（专业）学生成绩册（毕业论文），××学校××届××院系（专业）学生成绩册（毕业论文）。由于受到院系、专业调整和更名的影响，受到办学模式多样化的影响，受到学分制和学籍异动等影响，这种组卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教学档案管理的实际而言，学生成绩和毕业论文一般都采用了纸质档案和电子档案双重管理，但这种双重管理还存在不少问题。例如：学生成绩电子档案一般依托高校教务管理部门的教务管理信息系统，学校档案馆无权调阅；学生成绩电子档案虽然采用了学号查询入口，系统也具有一般的统计汇总功能，但对学生课程成绩的统计分析功能开发的软件还远远不够，难以满足教学管理的较高级需求；毕业论文电子档案一般是做成光盘，或者简单存贮在院系教学管理工作者计算机硬盘中，不利于长期保存、扩充内容和查询浏览。这说明，目前的所谓教学档案双重管理还仅仅是初步的、分离的档案保存，不能充分体现纸质档案管理和电子档案管理各自的优势，不能满足档案管理的要求和用户服务需求。
因此，建立以学生身份信息为支点的档案组卷及双重管理值得深入探索。朱惠钰，刘美娟（2001）提出，在新生入学时候，教务管理部门可以建立一个学号姓名及身份证号对应的数据库，实现使用学号或身份证二选一的查询方式。以学号为支点组织成绩档案，形成的案卷题名为：××学校学生成绩总册（学号范围），把学号与档号一起贴在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速准确调档[4]。同时在教务管理信息系统中，建立以学号或身份证入口的查询界面，在主字段学号目录后面，添加更多的其他信息子目录，例如：姓名、院系、专业、学期、班级、课程名称、课程性质、授课教师等，充分实现多维学生课程成绩数据分析的功能，为做好档案编研工作打下基础。谭玲玲等（2009）把整个学生成绩档案信息化管理分为五大功能模块，即成绩录入、成绩查询、成绩修改、成绩分析、成绩输出，每一个功能模块下面又设立若干子模块，共计11个子模块[5]。在毕业论文电子档案信息化管理过程中，杨焕海（2007）提出了基于web的高校毕业论文档案管理信息系统设计方案，对系统分析与结构、关键技术，以及系统实现进行了论述，提出的系统具有录入、修改、查询、浏览、编审、检索和汇总等功能[6]，该毕业论文电子档案管理信息系统也是基于学生学号关键身份识别信息而建立起来。以学生身份信息为支点，可以把纸质档案和电子档案对应联系起来，实现双重管理。同时，利用计算机网络信息的强大技术，可以最大限度地体现教学档案的价值。
三、学生成绩与毕业论文档案的编研要点
档案编研工作是档案部门以馆藏档案为主要对象，以满足社会利用的需要为主要目的，在科学研究的基础上，编辑史料，编写参考资料，参加编史修志及撰写专门著作的工作。它是一种主动提供或报道档案信息，为学校和社会服务的形式。档案编研工作是档案管理的重要环节，是充分开发档案信息的有效手段。高校档案编研工作应立足于服务学校，做好选题规划，体现学校特色[7]，对于反映教学效果和教学质量的学生成绩和毕业论文，学校和院系档案管理工作者可充分利用纸质档案和信息化电子档案，选择一些关键选题，开展教学档案编研工作，供教学管理者和教师参考，便于了解教学质量状态，进一步改进教学工作，加强高校内部教学质量监控。例如：对于学生课程成绩，可选择的编研题目有全校公共课大学英语、高等数学、计算机基础等课程的一次性考试通过率；英语四级六级通过率；班级大面积不及格课程分析；学生学籍异动警示分析等。对于学生毕业论文，可选择的编研题目有结合教师科研和生产实际题目的比例；历年选题的重复情况分析；不同职称教师指导学生人数情况分析；本科毕业论文质量分析等。
学生课程成绩和毕业论文是重要的教学档案资料，是学生学习历史的记载。对其开展科学管理和编研工作，不仅有利于实现一般的快速查询功能，还能实现纸质档案和信息化的电子档案优势互补，弥补档案管理中存在的不足之处，充分挖掘和利用该类档案的价值，便于为用户提供优质档案服务，为改进教学和教学管理，提高教学质量提供优质档案服务。
参考文献：
[1]张含卓，欧雪梅.加快高校教学档案信息化建设的思考[J].华北煤炭医学院学报，2011，13（3）：427-428.
[2]钱爱华.高校教学档案分类探讨[J].安庆师范学院学报（社会科学版），2010，29（12）：100-103.
[3]王玉武.网络环境下高校教学档案管理工作浅析[J].黑龙江档案，2011，（5）：52.
[4]朱惠钰，刘美娟.浅谈高校学生成绩档案组卷方法[J].浙江档案，2001，（12）：25.
[5]谭玲玲，邹妙玲，谭年元.基于教务网络管理系统的高校成绩管理的探索与实践——以湖南工程技术学院为例[J].湖南医科大学学报（社会科学版），2009，11（3）：190-192.
关键词：临床教学；教学档案；教学管理
【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-7526（2012）12-0434-02
教学档案是在教学管理、教学研究、教师教学和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子文本等不同形式的文件材料或信息载体，它是教学活动过程中的真实记录。狭义上，教学档案包括教学文件、课件、教案、试卷、试题、论文、辅助教材、图书等；广义而论，除上述资料以外，还包括“教师”、“学生”、“专题性网络课程”、“专题辅导”、“问答”、“作品”等资源。教学档案管理不只是为了收集、整理、借、存、管理教学过程形成的有价值的文件材料，更主要的是给教学决策、教学管理、教学科研提供良好的服务。在临床教学中，教学档案对临床医学教学工作的影响不可估量，值得临床医学教学工作者高度重视。
1 教学档案在临床教学中的作用
1.1 提高临床教学质量与水平：教学质量好坏的评价形式主要以学生、同行及专家的评价为依据，是在教师教学质量档案（如教案、课件、问卷表格等）的某础之上，加上同行评教、学生抽样调查、考核等手段实施的。教学水平的提高也要依据教学档案，尤其是对既往教学成功经验和失败教训进行分析总结。因此，教学档案的质量，并可反映临床教学质量.并可为教学水平的提高提供重要参考依据。
1.2 为改革教学手段和方法提供素材：教学手段与方法的优劣，直接影响教师的教学质量与学生学习积极性。现代电子信息网络技术的运用使我们积累丰富的电子教学档案成为可能，包括纸质、电子、实物等形式在内的完整的教学档案，可以为教学手段与方法的多样性、形象性、生动性改革提供丰富、便捷的素材；丰富的电子教学档案可以通过电子网络成为共享资源。教学档案为教学改革、教学活动提供了必要的依据和丰富的经验。因为档案记载了历年教学工作积累下来的宝贵经验，更是进行现代化教学、规范化管理的重要根据。充分利用教学档案，是促进提高教学管理水平的重要手段之一。
1.3 为教学管理与评估提供依据：教学档案对教学管理的作用是众所周知的；评估是管理的重要方式，在教学评估中，评估的大部分材料来源于教学档案，教学档案资料的充足与完善与否对评估的结论有很大的影响。根据教学计划书、教学大纲、学生人数来制定教学工作计划和教学计划，合理地安排教学内容与师资力量，抽出合适的临床医师进行脱产带教是教研室教学管理的主要任务，而这一切都离不开教学档案。教学档案是科学研究的基础和条件。科学就是对某一现象的学科领域所特有的某一矛盾的研究，一切科学都是研究事物发展客观规律现象。无论是研究哪一领域，首先者必须只有材料，这是不可缺少的重要条件。那么，档案是原始记录，它就是为进行医学教育研究，继承教学研究的成果，吸收有益的经验教训提供原始资料，以便管理工作人员从档案资料中熟悉和掌握各项工作的关系和来龙去脉，为我们更进一步研讨教学工作中的规律，使教学管理工作逐步向科学化、规范化、标准化的推进提供有效依据。
1.4 为编写教材、撰写论文和教育名人事迹提：供原始材料教学档案真实的记载了教学和科研发生、发展的全过程，为撰写论文提供真实而很有价值的参考文献资料。教学图片、照片、录像、课件、图书等资料不但为教师备课、制作教学课件提供了丰富的素材，而且可为编写教材、撰写论文提供重要的参考资料。教学档案也是编写教育名人先进事迹的第一手史料，它详细记载着“名师”的教学理念、教学方法、学术成果、先进事迹等。
2 临床教学医院在教学档案管理中存在的问题
尽管教学档案在教学工作的各方面起着很大的作用，但在实际教学活动过程中，教学档案的作用仍没有得到充分的发挥。临床教学医院教学档案管理存在下列问题。
2.1 教学档案管理设备陈旧：现代化的教学手段要求现代化的工具收集和管理教学档案，以往将教学档案资料用手工进行处理、以纸质形式保存不符合现代化教学的要求。临床教学档案资料绝大部分来源于临床教学过程，许多授课教师同时又是临床一线的医师，虽平时在临床工作中他们遇到许许多多典型的教学病例或可用于教学的标本素材，但要收集这些教学素材，往往苦于找不到相应的工具（如数码相机或摄像机）而流失。
2.2 教学档案资料收集不及时，影响教学档案的完整性、连续性：临床教学档案绝大部分来源于从事临床教学工作的教师和在院学生。一方面，由于担任临床教学的教师还肩负着繁重的医疗、科研任务，医学学生由于医学课程设置量大，同时兼有基础课程学习和临床生产实习任务，常常导致教师和学生本人撰写的文件材料只有单份，在没有收集之前，长期保存在教师和学生个人手中极易丢失。同时，担任临床教学的教师大多是从临床医疗一线临时脱产进行教学，生产实习的在院学生也是轮科实习，导致了他们流动的频繁性，如不及时收集，将容易引起流失和各学年教学档案的不连贯。
3 加强临床教学医院教学档案管理的建议
3.1 强化教学档案管理意识，健全教学管理制度：加大档案管理的宣传，对教学工作人员强化档案信息的保密、传播和更新转换意识，使教学领导或教学工作人员对重要的文件资料及时归档。在人员调离岗位时，应进行交接手续，使这些宝贵教学档案资料不遗失或被随意处理。
3.2 做到定期收集和随时收集相结合，确保相关材料的齐全完整：对教学指导性的文件、各种教学规章制度性文件、教学通知、教学计划、教学总结、教学周历、教案、讲稿、课件、试卷、试题库、试题分析、教学活动记录、作业、成绩表、病历书写记录、教学素材等资料做到随时收集，对教学课题申报原始记录、论文、教材、图书、师资管理、学生管理等材料定时收集。对一些重要教学工作和重大教学活动及时保存完整材料并整理相关记录。
3.3 检查遗缺，及时补漏：定期检查档案材料，如发现应有而缺少的教学档案资料，应及时通过各种形式收集补齐，使之齐全完整。
3.4 充分利用现代档案收集管理器材，确保档案收集的完整：文献检索主要依据书目、索引、文摘、传记资料和专题综述及工具书、复印稿件、网络资源等工具来完成。检索的文献通过拷贝、复印、专题索引等方法来整理、分析，并不断的加以积累进行归档处理。临床教学活动中有如集体备课、授课预讲、专家示范性教学、课外辅导、临床见习带教的示范演示及生产实习临床基本技能操作示范操作，除有教学活动记录外，还应对教学活动过程中教师的教学行为、学生参与教学的状态及师生互动的状况进行摄影、录音、录像，制成图片、影像、录音带作为教学历史档案资料保存。医学院校的教师随时将平时适合于临床教学的文献资料、图片、影像等进行及时整理并不断的积累保存，为日后的教学备课、编写教材、撰写论文提供素材。
3.5 严格把关，确保教学档案质量：教学档案文件应定时检查质量，对所有规范的文件统一格式，如时间、文章标头、文尾的落款等。并对检查出来的质量问题及时解决。
3.6 合理归档，系统排列：教学档案应按学年度与年度进行分别归档，以利于档案的立卷和卷写目录。对纸质的教学档案（照片、书籍等）应防虫防潮保管，非纸质的（光盘、软盘录像带）应妥善防磁防湿保存。
3.7 高校教学档案收集四法则
3.7.1 常规收集法：是通过教学管理部门和教学业务机构，将教学工作活动中产生和处理完毕的档案材料，由产生与形成的单位或个人，按照学校档案部门的归档要求，在规定的时间内向档案馆（室）移交。完成这种方法，要具备以下具体的完整的配套实施方法：指定各类档案材料的归档范围和要求；规定归档的工作程序和手续；建立教学档案工作网络，明确直接向档案馆（室）归档的单位或部门负责人名单和职责范围；规定立卷（件）的质量标准与要求；规定归档的时间。这种方法是教学档案收集中的主渠道。
3.7.2 零星收集法：是对教学工作网络中规定的单位与部门不能按时完成或遗漏的档案材料的收集。这是对属于归档的教学档案材料的一种随机收集方法。一般适用情形有：教学管理部门组织的临时性大型的、重要的中心工作及重要活动；撤销的机构，职能没有机构代替，其工作活动中产生和形成的教学档案材料的收集；高校教学活动中典型事件和重大教学事故。
3.7.3 积极主动收集法：即教学档案工作机构（馆、室）认真履行职责，积极主动开展收集活动和机关的档案业务工作，并以优质、高效的工作信誉，赢得全校教职员工的信赖和支持，增强他们的档案意识，力争获得收集工作的最佳效果。通常做法是：利用一切机会，采用多种形式和方法，宣传《档案法》和档案工作在高校教学活动中的意义和作用，宣传教学档案工作的基本知识；在校内定期举办档案工作讲座或培训班，培训学校档案网络中具体负责积累、收集、立卷归档的专职或兼职档案工作人员，不断提高他们的档案工作理论水平和操作技能；定期召开工作会议，交流经验，提出解决工作中存在的一些问题，表彰档案工作中有突出成绩者；高校档案馆（室）要主动开展服务，积极为教学科研等各项工作提供利用，以完整、系统、全面的馆（室）藏为他们排忧解难，帮助利用者解决问题，使他们认识到在工作中离不开教学档案，做好档案资料归档工作是他们的需要。
3.7.4 激励协作收集法：通常采用一些做法是通过成立教学档案管理委员会，把学校的一些主要教学管理职能部门和教学人员吸收过来，明确他们的责任和义务，使其主动地配合校档案机构做好教学档案工作，并将各部门教学档案收集列入归档计划，年终做通报，把平时立卷与归档工作作为高校教学管理部门负责人和专、兼职档案员年终考核依据，以此激发他们的工作积极性、协作性，更好地服务于教学档案工作。
总之，教学档案来源于教学过程不断积累，并能反馈到教学过程，使广大师生受益。因此，我们要不断加强教学档案的收集与管理，使之充分的为教学发挥应有的作用。
参考文献
[1] 刘涛先.曾益慈.肖自安.浅谈教学档案在临床学科教学管理中的作用.医学教育，2004（医院管理版）53
第二条本办法适用于全省各级各类鉴定机构，包括各级职业技能鉴定（指导）中心、鉴定所（站）等鉴定组织实施机构及有关配合实施单位。
第三条本办法所指考务档案包括：（一）考务管理过程档案，包括记载考务实施过程的档案资料、试卷及工件；（二）考试结果档案，包括记载合格人员成绩的表册及发证审批资料；（三）鉴定机构评估及年检资料；（四）考评人员档案；（五）职业技能鉴定统计资料；（六）证书管理资料。
第四条职业技能鉴定组织实施机构（鉴定中心或鉴定所站）应对下列日常鉴定考务过程档案收集整理并归档：鉴定申请资料（个人申报表及鉴定申请表、申报名册）、考核方案、鉴定任务通知书、制卷申请资料及试卷清样、试卷交接单、考评人员派遣使用资料、考场记录、评分记录、成绩汇总；组织开展质量督导的，应该保存现场督导资料。以上档案资料保存期一年。根据谁负责组织实施谁收集保存的原则，由各省辖市职业技能鉴定中心（以下简称市中心）规定档案管理职责，做到职责明确，衔接有序，互相佐证，采用上下联形式的，应分开保存。阅过的考卷、答题卡应收集保存，保存期一年；考核工件应编号保存，保存期6个月；委托保存的，应办理相关委托手续，明确保存期限和要求。
第五条全国全省统考由省职业技能鉴定中心（以下简称省中心）负责考务资料收集归档，包括：鉴定公告、考前会议记录、报名人数、补考人员情况登记表、考场安排表、试卷交接单、考场记录表、考试汇总表、考生用过的试卷(答题卡)、论文及评分表，保存期一年；各职业和等级的空白试卷保存两份，保存期两年；其他考务资料保存在“全国统一鉴定管理系统”或“考务管理软件”中，保存期二年；全省统考的制卷资料，保存期一年。考生个人申报资料由各市中心和省属报名点保存，保存期三年。
第六条技师/高级技师理论考试和操作技能考核，参照第四条由省中心、省属鉴定所、省批准的高级技师统一鉴定试点单位或各市中心保存或委托保存考务资料；业绩评审和论文答辩还需保存业绩考核评分表、论文答辩评分表；综合评审资料由实施综合评审的省中心或市中心保存，省中心保存省属鉴定所站技师、中烹等职业技师以及所有除竞赛以外的高级技师理论试卷、技能考核评分表及综合评审资料。以上资料保存期一年。
第七条考试结果档案（合格人员成绩表册及发证审批资料）由负责发证的劳动保障部门和省市中心永久保存。
第八条鉴定机构评估及年检资料由负责评估和年检的省市中心和劳动保障部门永久保存。
第九条考评人员档案包括：资格申报表、聘约、培训及资格考核记录，履职和年度考核记录，续聘申请等。高级考评员档案由省中心收集保存，考评员档案由负责培训考核使用的省、市中心收集保存。各市中心受省中心委托开展考评员培训的，必须填写《考评人员培训班申请表》一式两份，省市中心各留存一份。考评人员档案保存期三年。
第十条职业技能鉴定统计报表，省、市中心各留存一份，永久保存。
第十一条证书管理资料包括：空白证书订购申请表、购领台帐（进库）、发放台帐（出库），以上表格和台帐永久保存。
第十二条档案资料按年度收集整理，编目归档。考务过程档案以时间为序按鉴定批次整理归档。
第十三条有条件的鉴定机构可设立自有档案室，没有条件设立的，可整理后移交所在单位档案部门统一管理。鉴定机构设立自有档案室的，应指定内部相关部门和人员负责档案收集整理和归档，明确职责，归档时应查验档案的完整性。档案管理人员变动的，应办理档案移交手续。
第十四条档案应保存在安全、干燥、通风之处，具备必要的设施、设备、环境，并有相应的管理制度。
第十五条档案可以是书面形式记录的纸质资料，也可以是电子文档数据。以电子文档保存的数据档案应及时备份，并进行编号保存。
第十六条档案应分时间、类别保存，便于查找。应根据不同保存媒介的不同保存要求选择适合的保存地点。
第十七条因业务原因需要借阅、查询档案的，必须履行必要的借阅手续，在主管领导和档案管理人员同意后方可借阅、查询，在借阅期间必须确保档案的安全，使用完后及时归还档案。
第十八条质量督导人员因工作需要查阅考务档案的，鉴定机构必须提供，不得以任何理由拒绝和推托。
第十九条保管期限到期的档案，可以登记造册，经批准后定期由保密部门销毁。
【关键词】医院；档案管理；科研项目
科研档案是对于科学技术研究过程加以真实、详细记录，是一种十分关键的信息资源以及技术储备，是国家重要的科学财富，对其务必实施集中、规范管理，保证科研档案的齐全、准确、安全，以便于利用以及研究。笔者结合多年的工作实践，就如何规范医院科研档案的管理工作浅谈几点体会。
一、建立和完善医院科研档案相关管理制度，实现科学规范管理
建立和完善医院科研档案相关管理制度，实施集中规范管理是对医院科研档案进行科学规范管理的前提与基础，也是档案管理工作的发展方向。同时，应当建立并完善档案相关的工作制度，实施档案工作的规范化以及标准化管理。医院的科研管理部门应当根据国家相关规定将科研档案的管理工作真正纳入到有关的科研管理制度中去，并有机融入到计划、课题以及成果管理等各项工作中去。科研以及建档工作实施四同步管理的制度：下达的科研计划和提交对应的科研文件材料的归档工作应当同步进行；检查科研计划工作的进度和检查对应的科研文件材料的完成情况应当同步进行；对于科研成果的验收、鉴定工作应当和科研档案材料的验收、鉴定工作同步进行；科学技术成果的上报登记工作、奖励评审工作和科研人员的考评与提拔工作应当和档案管理部门出具相应的归档证明资料工作同步进行。
二、高度重视重要的技术资料的系统性和完整性，严格把好归档关
重要的技术资料对于医院而言十分重要，它是科研档案中最为精华的部分，它能够推动医疗科学研究水平的进一步发展。在收集过程中必须加以分类以及鉴别，同时，还应当向广大医务工作者做好档案法以及相关的科研档案管理制度的宣传工作，进一步提升他们的档案意识，保证科研档案资料的系统性以及完整性。
三、提升档案管理和科技人员的自身素质，以便更好地为医疗科研服务
作为一名档案管理或者相关的科技人员应当具备一定的专业知识以及相应的管理理念；同时具备一定的信息意识、创新思维以及强烈的参与意识，以不断提升自己的业务素质。由于医院的科研档案种类繁多，内容广泛，载体以及记录形式各式各样，所以，医院的科研档案职能管理部门应当进一步完善档案存储以及相应的检索手段，充分运用电脑以及网络信息等最新技术，不断提升管理水平，发挥科研档案资料的价值，以便更好地为医疗科研服务。
四、全过程参与到课题管理工作，保证科研档案的质量
（1）对科研立项进行指导。由可以将科研项目的有关归档内容以及要求利用电子邮件或者下发书面通知给项目负责人，并且对其加以指导，收集该项目的有关文件资料一并交到科研档案管理人员进行归档，同时当作对项目进展进行检查的依据。（2）专卷的建立。将科研项目在课题准备期所形成的各种文件资料，由项目负责人建立专卷，以保证项目准备期的相关文件资料的完整性。（3）实行科研项目负责人负责立卷、归档的制度。从项目的启动，项目负责人应当对科研活动中产生的相关文件资料加以收集并整理之后教给科研管理部门，以便档案管理人员及时收集、整理、编号、保管，确保不丢失。（4）严格把好论文的质量关。在论文对外发表之前，作者应当到科研管理部门对于刊物进行核实（是不是正规的期刊）；出具论文外投证明信并加盖公章；论文正式发表之后，论文的原件以及复印件应交到科研管理部门归档保管。（5）阶段性检查。在科研课题研究中，科研管理部门的档案管理人员应当了解并掌握课题的研究进展，对于课题每个阶段应当产生的原始资料加以检查，查出问题及时整改，以保证研究中产生的原始资料形真实可靠性。（6）参与项目的验收工作。档案管理人员应当对项目的原始资料、实验记录以及过程管理进行检查，以对项目研究产生资料的质量进行验收，如果档案不满足要求，该项目不能进行结题验收。
综上所述，对于医疗科研档案进行管理的最终目标为了更好将科研档案为医疗科研服务，进一步提升医疗水平以及医院的总体素质。所以，应当不断创新科研档案管理工作制度，用全新的管理方法与理念加强科研档案的管理工作，改进科研管理机制，充分利用科研档案资源，更好地为提高医疗水平服务。
参 考 文 献
[1]，项滨．医院科研档案管理创新的思考[J]．中国医院．2007，11（2）：62～64
