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【论文摘要】教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有价值的材料;文章从高校教学档案的内容、教学档案的特点、教学档案管理中存在的问题等几方面论述了对高校教学档案的规范化管理的重要性和必要性。
高等学校教学档案是在教学管理和教学实践中形成的对学校有保存价值的文字、图表、声像等材料,其内容非常丰富。高校的教学档案从一定程度上来讲它是反映学校教学管理水平和教学质量的一个重要标志。是学校教学工作的真实记录,高等学校教学档案的规范化管理是提高高校教学质量的重要保障,故加强高校教学档案的规范化管理势在必行。
1系部教学档案的内容
(1)综合类:主要有上级教育主管部门下达的有关文件;学院规划实施计划、教学要点、教学工作会议的记录、简报等材料;学院制定的各种教学制度、规定、办法、条例以及教学工作的文件;教改项目的立项报告;教学工作的数据统计、分析资料;每学期评教评学的相关材料及教学检查的记录、总结。
(2)教学管理类:教师教学有关规程、教学工作检查、评估有关材料;教师教学任务安排及开课有关资料、教师教学情况调查表、教学质量检查、师资建设规划、实施情况,教师进修培训材料;学籍管理材料;学籍变更材料;课程安排表、学年校历。
(3)教学业务类:重点课程及一般课程建设的规划、实施方案、总结等有关材料;培养方案、课程标准、教学进度计划、教学任务书、教学日志等有关资料;教材建设、教师自编或主编教材及使用教材的目录;教师制作的CAI课件等资料;优秀教师讲课的典型教案、教学模型、标本,青年教师教学比武材料;教学实习有关材料;各种考试试卷及试卷分析材料;学生的毕业论文及评审意见;学生在校期间发表的论文和获奖有关资料,考研相关材料;教师业务档案;教学仪器设备材料等。
(4)教学研究类:各类教改项目及科研课题的立项申请书、实施计划、成果及总结以及获奖的申报材料和奖状;获院级以上的教学成果类的申报材料及奖状;教师发表的教学研究论文目录。
2教学档案的特点
教学档案是教学活动的客观反映和总结,故除具有一般档案的属性外它又有自己的特点:
(1)内容广泛:一方面学校办学规模越来越大,招生形式越来越多样化,办学领域不断拓宽,新学科、新专业不断涌现,使得教学档案的内容也越来越广泛;另,教学内容越来越丰富,高校除了设置相应的德、智、体几方面的课程外,随着专业的增多,多学科互相渗透、交差不断加强,使的教学内容多学科性越来越明显,与之相适应,档案材料也越来越丰富。
(2)材料来源较分散:高校教学档案来源于上级主管部门和学校两级教务教学活动,即有上级和学校下发的有关教育教学的有关文件,又有主管教学的教务部门形成的关于教学改革、培养方案、培养目标、学科设置、课程安排等方面的材料,同时还有系部在日常教学中形成的教学档案。
(3)归档时间不同:文书档案是按年度归档,而教学档案是按学年度进行归档的,归档时间从上一年的9月1日到当年的8月31日。
(4)高校的教学档案统一按国家教委办公厅的《高等学校档案实体分类法》进行。
3教学档案管理中存在的问题
(1)材料收集较困难:因部分教学人员对档案管理工作的认识不足,认为教学科研成果是自己在教学过程中取得的,应该由自己来管理,担心材料会遗失,或担心档案部门立卷归档后自己利用不方便。故对上交档案材料有抵触情绪,使的收集起来,有一定困难。
(2)系一级的管理困难:由于系部无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些系部认为系部的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。
(3)资金紧缺:系部收集到的材料并不能马上移交,因经费不足有些系部连一个像样的档案柜都没有,故造成档案材料收集整理后与移交前这一段时间无处可放,容易遗失而选成档案材料的遗失。
(4)人员紧缺:一般高校系部都无专职档案管理员,由教学秘书兼任,而教学秘书的主要精力在教学上,加上大部分没有受过档案专业培训,因而少有精力去将教学档案收集整理完整,这样将造成教学档案整理分类缺乏系统性、准确性,致使移交到档案馆的材料不规范,给今后的利用工作带来极大的不便。
4加强教学档案的规范化管理
(1)从系部教学档案管理方面存在的问题出发,各系部由于档案工作规范化程度低,管理不到位,系、教研室两级档案管理、存档部门职责不明,归档机制不健全,导致文件材料重复归档、不归档、漏归档现象较为普遍,亟需在科学划分系部档案类目的基础上,明确系、教研室档案的建档、存档和管理职责,加强对系、教研室档案工作的指导和对档案管理人员的业务培训,定期开展对系部、教研室档案工作的指导与业务培训,定期开展对系部档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速高校档案信息化建设。
(2)档案材料应当随时收集、随时整理档案工作应当形成一种周期性的自查、自评、整改和自建的长效机制,以此为档案管理日常运作机制提供质量上的监控与保证,避免把问题都积压到一件中心工作来临前仓促解决。
(3)完善档案制度建设,据《高等学校档案实体分类法》和本校的具体情况制定统一的档案管理办法和分类体系,使档案分类走上统一化、标准化。
(4)归档要求:凡需归档的教学文件材料,必须遵循教学文件材料的自然形成规律,保持归档材料之间的联系,据便于保管和利用的原则进行系统整理;尽量采用原件,规格相对统一;一般用计算机打印,不能打印的则要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写,字迹要工整,图文清晰,并装订成册,以利长期保存;教学档案材料一般要求长期保存。教学日历、教学任务书、课程安排表、学生实习有关材料、教学检查座谈记录、听课记录、学生毕业论文(设计)、各种考试试卷、实验报告等则要求保存五年以上;教学档案管理人员应于每学期期末对本单位的教学档案进行及时的清理与归档。立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求,进行系统整理、组卷、并编页号、卷号(盒号),填写卷内目录、备考表,拟定案卷标题,注明密级和保管期限,并于每学年度结束后对所有教学档案进行汇总,装订后,按学年度排列进柜管理存档。
(5)收集工作必须贯彻集中统一管理的原则,遵循教学档案的自然形成规律,按归档范围分类收集;必须保证归档教学文件材料收集的完整性、准确性、真实性、系统性;所收集的教学文件材料按各大类的分别积累,进行预立卷,并按时间先后顺序排列。
(6)利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着高校教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案,就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。
参考文献
[1]邓绍兴,陈智为.档案管理学.中国人民大学出版社,1999年.
关键词：教学档案；高校；管理
中图分类号：G632 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2013）07-008-02
在上个世纪90年代中后期中央国务院开始实施的面向广大高校的“211工程”，从而标志着中国高等教育改革和发展正式起步。在经过将近20年的发展过程中，我国高等院校的教学模式的转变已经显而易见，而教学模式也从开始“万人齐走独木桥”的精英教育逐渐面向大众化，连年的高校扩招，使大多数人的“大学梦”变成现实。高校的不断扩招也使得教学规模和范围不断壮大，也使得很多新的教育理念、管理理念脱颖而出，使得多样化教学模式、多样化管理模式在各大高校都十分普及。但在发展的同时问题也随之而来，教学交流活动越来越频繁，教学涉及范围越来越广，师生数量越来越多，可相应的教学档案管理还停留在上个世纪水平，还在使用传统的人工操作模式，缺点也是显而易见，这种易遗漏、易丢失档案资料的事故屡见不鲜，严重时甚至还影响到高校声誉。因此改革当前传统的教学档案管理模式势在必行。通过建立现代化、规模化的高校教学档案的提案也油然而生，同时这样做的目的还能为高校发展和教学质量提高提供高质量服务和有效保障。
一、高校教学档案的必要性和意义
高校教学档案管理的水平是衡量一个高校管理工作高低、检测是否能成为一个优秀高校的重要参考指标。因此，教学档案其目的不但是收集保存教学工作中有价值的资料，而且为以后教学改革，教学科研提供必要的书面依据。
不断改进、完善高校教学档案的管理工作，是对改进教学模式，继续发扬优良的教学手段、遗弃不适用的教学手段从而提升教学质量，提高教学效率有效补充。因此，建立功能完善的教学档案管理机制，对高校制定的教学发展规划、教学目标以及科研工作都能起到极大的促进作用。
1、教学档案能对高校教研改革进步的实施发挥着重要的参考作用。高等院校的目的是培养适合现代化社会工作的高素质人才，为科研机构培养新生力量、为祖国实现宏伟复兴培养大量精兵强将。而怎样提高高校的教学水平，都与教学档案密切相关。只有在完整准确的教学档案中不断分析和参考，学习和吸收，才会为以后的教学和科研工作的提高打下良好的基础。
2、教学档案能对高校未来的教学科研规划发挥必要的借鉴作用。高校在大众教育中的作用越来越突出，高校自身也面临着改革传统的教学管理手段，吸收和研究先进的教学手段。同样，新教学大纲的不断完善和新体制下标准的制定，教学手段日益翻新和总结，都需要借鉴以往的教学档案，以便继续发扬优良的教学手段，改革当今不适用的教学手段等。
3、教学档案能提供学生、企业查询的可靠凭据。随着社会经济多样化的不断进程，社会多种用人方式扩展，判断人才水平的标准也水涨船高。很多知名和审查条件较严的用人单位也经常和众多高校密切联系，从高校的教学档案资料中获取人才在高校的学习和活动记录，进而分析是否能担任工作的重要参考标准。同时，教学档案也能起到服务学生的作用。随着人才流动越来越频繁，范围也不断扩大，很多毕业生因为种种原因，丢失毕业证需要补办，这就要求高校的教学档案必须完善，能帮助学生查询到该学生在高校的过往记录，方便办理补证手续。
4、教学档案能提供高校历年为数众多的教育活动中积累的原始凭证。很多高校为提高高校师生对高校的荣誉感、使命感，扩大高校自身影响，需要经常举办对内对外的学校宣传展览，把学校自办校以来取得的辉煌成果、培养出的优秀人才、为当地教育事业做出的贡献做到有效宣传，都需要借助教学档案来完成。，把学校自办校以来取得的辉煌成果、培养出的优秀人才、为当地教育事业做出的贡献做到有效宣传，都需要借助教学档案来完成。
综上所述，高校教学档案包含着许多用途，重要性也不言而喻，所以加强高校教学档案管理水平，提升高校整体管理素质是高校所有改革方向中的重要任务之一。
二、高校教学档案目前存在的问题和改进方案
由于高校的教学内容和范围连年的增长和扩大，师生力量连年递增，使得教学档案材料的收集整理工作难度日趋增大，同时，客观上我国高校教学实行跨年制使得教学档案无法和实行年度制的其他档案同步整理，就这造成了很多档案管理工作的推迟，使得教学档案丢失、遗漏屡见不鲜，教学档案的增补、存档和查阅也因为种种原因无法展开。因此就出现的这些问题，需要制定相应的管理标准、找到切实可行的解决手段。
1、通过宣传等手段，让高校师生了解教学档案的意义和必要性。高校应该主动学习和研究《档案法》，《档案法》的颁布实行代表我国档案管理已走向法制化方向，高校要树立严谨的档案管理的政治性、大局性、效益性要向广大师生主动普及档案的重要性教育。让师生加强对教学档案的性质和价值的认识，增强他们对档案信息的知识和学习欲望，从而支持教学档案管理工作。同时高校要总结适合本高校的工作方式，制定切实可行的档案管理制度。同时责任落实到各个教学部门，把教学档案管理制度与每个教师利益挂钩。定期在高校内开展教学档案的推广工作，让每一高校学子都能学生的教学档案有着正确的认识，从而遵守高校规章制度，为顺利毕
业、到更高一层学府深造、走向社会工作岗位奠定必要基础。
2、建立独立、完善的档案工作制定各项标准。各高校的教学档案文件主要来源于学校管理机构与各教学院系。例：教务处负责教学计划的研究和制定、修改；招生办公室负责招生计划的制定和实施；学生工作处负责广大学生的学籍管理、学生奖罚以及思想教育工作；成人教育部门负责学校的成人脱产教育、函授教育、业余教育等。因此各教学部门职责和范围不尽相同，所以高校教学档案本着各部门独立管理教学档案原则，每个部门只需负责自己所辖管理范围内的教学档案记录收集工作即可。
3、建立科学的教学档案管理制度。由于历史、迁移等种种多方面原因，目前的教学档案的管理存在管理制度不到位，管理人员业务水平较低，资料遗缺、分散和丢失的现象严重。因此需要建立科学的教学档案管理制度。建立科学化、立体化的教学档案制度。同时完善的档案管理人员的培训制度等。
4、实行按专业按体系分类的原则，按年度组卷进行科学管理。例如按照专业体系考核，教学档案就记录与这一专业所相关的体系范畴。在进行以往比较时，教学档案能列举历年这一专业的考试范畴，从而很容易比较它们之间的教学优劣，找出差距，促进教学改革。同理，如果按照学习体系考核，教学档案也能在这一学习体系范畴中查阅到历年高校之间的教学优劣等。因此，按专业按体系分类进行科学管理，能保持各个学科、各个体系的连贯性、系统性，从而使专业科研教学业务水平有着较好的进步。
5、培养提高高校教学档案相关的工作人员的业务水平和素质。再好的制度和标准也需要人为的参与，仅仅有优秀的管理制度和标准，没有相应的合格的档案管理人员也是不合格的。因此，教学管理档案的工作人员的业务水平和教学档案管理水平密切相关。因此学校需要开展定期、不定期的多形式、多层次的培训课程，提高相关工作人员的业务水平。把高校档案管理工作提高到一个崭新的高度。在必要时，各大高校可以适当引进吸收一流具备先进管理水平的外聘人员。同时，各大高校也有必要组织定期交流会、讲座等。同行之间互相学习交流经验、成果，总结不足。提高教学档案工作人员的事业心和荣誉感，增强工作的科学性和严谨性，为整个高校管理工作做出应有的贡献。
参考文献：
[1] 孙 亮.论高校资料发展方向[J].大学图书学刊，2004（3）.
[2] 宋 月.专业特色是系级资料管理的方向[J].内蒙古科技与发展，2010（3）.
关键词： 高校 纸质教学档案 电子教学档案 比较
教学档案是各级各类学校的教学管理机构及教师个人，在从事教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的，有一定保存价值的文字、图表、声像、电子载体的，具有有机历史联系的文件体系。随着信息社会的快速发展，计算机大量应用于高校教学、行政管理等常规工作中，教学档案的存在形式从传统的纸质形式日益转变为电子形式，这种变化给高校非电子形式档案的保存工作带来挑战。目前很多高校的教学档案越来越多地倾向于采用基于计算机办公设备的电子档案的采集和整理，而且这一形式正在快速成为纸质档案的有益补充，日益凸显其重要地位。针对高校教学档案管理的这一状况，笔者对两者进行共性和特性的比较分析，以期对高校教学档案管理事业建设起到些微促进。
一、纸质教学档案与电子教学档案的比较分析
(一)纸质教学档案与电子教学档案的共性
1、真实性
不管是纸质教学档案还是电子教学档案，都满足真实性这一基本原则，只要一形成归档，就代表所记录的信息具有客观性和真实性。如果根据需要再提取使用发生变更时，应附有档案人员或教学领导签字，以对过去的活动或事件起到证实的作用。
2、重复利用性
纸质教学档案和电子教学档案都具有重复利用性。作为纸质材料，可通过复印的手段完成，不断的复制，只是这种重复的利用有可能留下老化的痕迹。电子文件的重复使用相对来说更快捷方便，通过拷贝或网络传输，或是直接上网查询，利用效率大大提高。在日常的教学管理工作中，需要用到较多数量的同一文档时，大多采用原件复印的办法。
3、对保管环境的要求
纸质教学档案和电子教学档案对保存的环境都有要求，这一点上它们既有联系也有区别。纸质教学档案对库房的管理、流动方面要求较高。如保存环境的温、湿度，实验得出的专业数据为标准温度14℃～24℃，相对湿度为45%～60%。同样地，由于电子教学档案有硬盘、软盘、光盘、磁带等常见的存储介质载体，这些存储介质对保存环境的温、湿度等方面也有相关的要求。电子文件的理想温度为17℃～20℃，相对湿度为35%～45%。除此之外，电子教学档案对保存环境中磁场和磁性方面也有严格的要求，实践证明，不适宜的磁场环境会对电子教学档案造成损伤或丢失，直接表现为数据的缺失和不可复原，因此为了保存好电子教学档案要远离有强磁场的环境，尽量做到防磁、防光、防尘、防水、防电的要求。
（二）纸质教学档案与电子教学档案的特性
1、纸质教学档案的优缺点
传统的教学档案几乎都以纸张为主的纸质材料，辅以少量的录影带、磁带。它建立在手工管理的基础上。
①纸质教学档案最大的优点在于其原始性和稳定性。纸质教学文件上有个人字迹特征、书写墨迹新旧、印章等分别，不易伪造，不易变更。目前对其原始性鉴定大多采用“原件”鉴定法，即对原件信息包括印章、笔迹进行真实性鉴定。这种原件的鉴定交直观有效，操作起来较为简单。
②真实性、直观性和安全性。纸质教学档案能够给人以直观真实的视觉感受，可一目了然地获取信息。安全性方面，由于纸质教学档案的载体和信息是一体的，所以只要保存好了纸质文件就保存好了文件的内容。另外，纸质教学档案的载体稳定，存档寿命较长，可修复性强。
纸质教学档案缺点之一是对空间的占用，增长速度大于销毁速度会让教学档案空间的利用更为紧张。另一个劣势表现为易陈旧破损，纸质教学档案是保存在自然条件下的受到时间和保管环境等条件制约的实物材质，时间过长，再加上保管条件有限的话，字迹褪变、霉烂、破损、虫蛀的事件时有发生。因此，档案馆或资料室内要根据建筑规模严格配备消防器材，条件允许的话还应配备温湿度调控设备和防尘、防有害生物设施。
2、电子教学档案的优缺点
电子教学档案是在计算机上完成的、通过电脑操作来进行传输和处理的文件材料。它从文件的拟定、整理到归档、再利用，都可以通过计算机网络进行。比较起纸质教学档案，它的优点一般有以下几个方面：
①共享性和复制性。电子教学档案可以通过计算机联网达到共享的目的，不受时间和地域的限制。另外，电子教学档案还具有可重复使用的优势，不同操作者可对该文件进行同步使用，使信息的利用率大大提高。
②灵活性和轻便性。电子教学档案需要更正修改时，能够及时快捷；需要查阅资料时，计算机可以借助检索工具，全方位检索、查找，完成人工段时间内无法完成的工作，快速灵活。同时，电子教学档案使用起来可以不受时间和地点的限制，只要使用者登陆一网的计算机即可电子信息进行查阅或修改。
③形象性和趣味性。伴随着多媒体技术的应用发展，很多电子教学档案加入了趣味生动的图像、音频，甚至视频资料，使其变得富有趣味。
④存储容量大，占用空间小。电子教学档案是经过整合加工的信息压缩存储在一张普通的磁盘上，能够最大程度上减少存储实体空间的使用。
当然，电子教学档案在使用的过程中也不可避免的存在一些问题，比如：
①原始性真实性安全性存在争议。一直以来，对电子教学档案原始性真实性的鉴定是比较困难。因为电子教学档案的信息内容与载体可以分离，无法分清原件复印件，所以很难区分内容更改前后的原始档案，这也使电子教学档案的原始性和权威性受到质疑。而且，电子教学档案还具有易复制、修改、删除的特点，不同的操作者都有可能非法更改档案信息而不易被察觉。这一点也使得作为档案保存的电子文件的价值大打折扣。
②不稳定性。电子教学档案因其载体材质的因素显示特征为稍纵即逝。在工作的过程中一旦失去电源或操作出现失误，即有可能让自己辛苦半天的劳动成果毁于一旦。
③设备依赖性。电子教学档案的记录形式是数字化的，需要电脑、手提等现代电子设备作为媒介才能显示。
二、对当前高校教学档案保存的建议
通过比较分析可以看出，教学电子档案的优势多于劣势，这或许能解释它得到全面推广使用的原因。在日常的教学文件操作过程中，也不应忽视纸质教学档案的原始性和真实性。因为一旦电子教学档案出现问题时，仍有纸质教学档案可用。就高校教学档案内容来说，需要保存的材料很多，涵盖着每个专业课程的教学计划、教学大纲、课程标准、教学质量评估报告，每个学院和教师的科研成果、实验实训计划和项目运行、教案、教学日历、课程总结，毕业班学生的实习报告、毕业论文……等图纸、表格、声像文件，这些文件材料的收集保存可采用电子版本和纸质版本同步的方法，即目前提倡的“双轨制”保存办法，并且纸质文档收集好之后要整理归档。
可见，借助信息技术手段和互联网络平台的教学电子档案虽然摆脱了纸质档案的时空局限性，但在日常的教学管理中仍不容忽视掉纸质档案自身的原始性和重要性，在教学评估或常规教学检查的时候，纸质教学档案能够还原出最初的真实性。就目前而言，我们应该深刻认识到教学纸质档案与电子档案的共性和特性，把握好它们的优势，做到双轨并进、相辅相成、互为补充，促进高校教学档案建设规范发展。
参考文献：
[1]李青．纸质档案与电子档案的双轨制比较研究[J]．海南档案，2010（1）.
【论文摘要】扩招背景下，《国家中长期教育改革和发展规划纲要》对我国高校教育发展提出了更高的要求。而高校的教学档案工作是其各项工作顺利开展的前提和基础。要使其更具现代化和科学化水平，就必须从档案管理人员及管理部门的整体素质、硬件设备等方面进行提高。那么如何更好地开展高校的教学档案管理工作，本文将试做阐述。
百年大计，教育为本。为提高国民素质、建设富强、民主、文明、和谐的社会主义现代化国家，我国去年公布了《国家中长期教育改革和发展规划纲要》（以下简称《纲要》），《纲要》为我国的教育发展作了详尽的规划，对我们解决当前普通高校教育中存在的各类问题都有重大的指导意义。
同时，近几年来，我国大多数高校在规模上快速扩张，所带来的教学档案管理问题也是遇到了新的挑战。
一、当前我国普通高校教学档案管理存在的普遍问题
《纲要》指出我国当前教育所存在的问题时强调:“我国教育还不完全适应国家经济社会发展和人民群众接受良好教育的要求，教育观念相对落后，内容方法比较陈旧……” 这也正是我国目前高校的教学档案管理同样存在的问题。
（1）对教学档案管理的重要性认识不足。高校中某些部门甚至是领导，对教学档案管理工作重视程度不够。从机构设置到人员配置，再到经济投入，硬件建设上，难以满足高校档案工作发展所需条件。近年来，随着高校的大范围扩招，国家的投入增加又相当有限的情况下，不少高校只把资源用在与办学直接相关的项目上，而对教学档案管理难以做到按需足额投入。
（2）教学档案管理工作的制度建设有待加强。部分高校教学档案管理制度不健全，相关管理人员不能熟知《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等档案管理相关的法律法规，或者未能严格按法规管理档案，档案管理混乱、不规范，导致部分档案材料没有及时收集归档;或者临时收集的材料类别混杂，需要时难以发挥档案服务作用。
（3）教学档案管理队伍人员结构亟待调整。多数高校档案管理人员素质参差不齐，管理意识较薄弱，队伍结构亟待调整。教学档案管理队伍中，真正毕业于档案管理专业或相关专业的人员十分缺乏，大多数来自于学校其他专业的老师，部分人员甚至是兼职管理档案。 他们缺乏档案管理的专业知识和理论素养， 对档案管理的重要性和严肃性认识不足。 对档案管理如何适应新形势变化而进行改革缺乏思考。
二、普通高校教学档案管理的改革思路
随着我国高等教育事业的改革和不断发展，教学档案作用的发挥显得更加突出， 教学档案管理的规范化、科学化、现代化、网络化已成为高校档案管理的重要内容和举措。
如何解决高校教学档案管理面临的这些问题，《纲要》为我们指明了方向。严格教学管理，健全教学质量保障体系，改进高校教学评估”、“做好学生成长记录，完善综合素质评价。”具体说来包括以下几点:
（一）提高对教学档案管理重要性的认识
（1）高校教学档案管理工作既是记录高校教学工作的重要凭证，又是提高高校教学水平的主要途径。 教学档案有利于规范教学秩序，帮助完善教学过程，使高校教师在教学工作中能有章可循，有据可依。这样可以大大提高教师工作的积极性，对教学工作起到一个很好的监督作用。（2）教学档案客观地记录了教师的教学工作，包含教师对每学期所任课程的教课记录 指导学生学习的情况记录 学生成绩的评定记录等，为学校教学评估提供了第一手资料，是高校档案管理中必不可少的一个重要环节。（3）教学档案是高校教学质量评估的重要依据 。高校教学质量评估需要考察一个学校的教学质量如何，教学成绩如何，主要看教学档案收集得是否齐全，教学档案的文字资料、电子文档是否合乎规范。
（二）强调教学档案管理的规范性和流程性
1.明确档案收集的范围和收集主体
建立健全高校档案管理制度，是做好教学档案管理工作的基础。面对高校教学工作中产生的各类档案材料，有关管理部门应该根据档案分类和用途，明确各类档案收集的范围，以提高档案管理工作的效率和效果。
2.制定教学档案收集、整理、归档、登记、保管、利用的流程
高校教学档案是由形成收集、整理、归档、登记、保管、利用等一系列环节组成的，哪个环节的缺位都会给工作带来不便。要保证教学档案产生过程的连续性，必须建立一套完整的教学管理制度，统一格式，规范内容，做到有章可循、有据可依。
（三）提高高校教学档案现代化管理水平
（1）加强高校电子教学档案的管理。随着高校体制改革和招生规模的扩大，电子文件归档与电子档案管理工作成为新时期高校档案工作面临的一项十分迫切的任务。
高校档案部门应该参照国家有关标准制订适合高校的电子文件归档制度，对电子文件采取集中统一管理，根据电子档案的特性，从维护其真实性、完整性、安全性等各方面统筹考虑，制订电子文件的接收、检验、保管、利用、鉴定、销毁制度，加强监督和指导工作，把电子文件归档与电子档案管理工作作为当前的重点工作来完成。
（2）加快高校教学档案信息网络化建设。建设高校教学档案信息网络需要解决2个问题: 一是制定网络建设的总体规划，制定出档案信息网络建设的总体规划，使工程有计划、有步骤、有重点地进行。二是做好档案信息网络建设的标准化。建设高校档案信息网络的目的是保证用户能高效、快捷、简易地获取网络中任何档案数据库中的信息。
三、结束语
《纲要》指出:“全面提高高等教育质量”和“提高人才培养质量”，因此我们要从思想上认识高校教学档案管理的重要性，认真学习《高等学校档案管理办法》，结合高校自身特点，积极配合学校教学档案工作的开展，使教学档案管理工作水平得到提高。使其能更好的为学校教学、科研、行政管理和其他各项工作服务。
参考文献
[1]国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)
[2]对加强高校教学档案管理的思考，白雯，甘肃教育201107
[3]高校档案管理时代化对策浅析，李玲，科技创新导报2010/21
关键词：大数据；教学档案；档案信息化
1高校教学档案信息化的必要性
1.1顺应大数据时代和社会发展的需求
纸质媒介的教学档案管理方式以人工检索为主，现场查档、借档等实体工作方式的缺陷已日益凸显，难以最大化地发挥教学档案的价值。因此，将以信息技术为核心的现代化管理模式快速融入教学档案管理体系中，引入高校教学档案管理信息化服务工作模式，能够有效提高管理效率、质量水平、服务范围，极大地满足广大师生的实际需求。随着大数据技术应用的进一步深入，信息的开放和便利获取越来越重要，电子档案更加符合信息社会的需要[2]。教学档案管理信息化是高校现代化发展的必然趋势，也是高校提高综合实力和竞争力的重要指标之一。
1.2落实国家政策的必然举措
2020年6月修订的《中华人民共和国档案法》(简称《档案法》)中首次增设了《档案信息化建设》一章，对档案信息化建设做出了明确规定。无论从法律层面看，还是从档案行业来看，高校推进教学档案管理信息化建设，既是贯彻执行《档案法》的实际行动之一，也是适应新发展形势的必然举措。
1.3有利于高校教学工作的优化管理
以往档案管理工作大多是以文字档案管理为主，无法深层地实现对人物、事件等方面的动态化描述以及对相关业务工作的动态化跟踪，在一定程度上降低了档案管理工作的效率。但是大数据技术能有效实现高校档案各类数据信息的提取、分类，及时反映它们之间的联系，进一步挖掘高校档案数据信息的价值。根据现代化信息分析处理技术，高校管理者可从教学档案信息化数据中分析出教学活动的发展脉络和优劣之处，作为今后发展的借鉴与指导，辅助高校管理层针对教学做出科学决策，提高教学管理水平[3]。
1.4便于教学档案工作的良性运行
教学档案信息化采用先进的电子信息技术设备完成对大量繁杂的教学档案数据的收集，可以编制各种检索工具将相关教学档案以数字信息形式呈现，极大地减轻了档案管理工作人员的负担。教学档案信息化建设的优势在于，借阅者可以方便快捷地获取教学档案的信息。与以往的人工检索和现场查档等工作模式相比，教学档案信息化大大缩短了查档时间，同时可以避免直接接触纸质原始材料，有效保护了教学档案的纸质载体。
2高校教学档案信息化建设过程中的影响因素
2.1教学档案信息化管理体系的局限性
由于信息化建设标准的复杂性以及信息技术的快速更新特性，大多数高校没有从整体上制订完善科学的教学档案信息化管理制度，这使得教学档案信息化业务的开展出现许多问题。部分高校对教学档案的归档范围、如何管理和归档等都缺乏清晰的认识。在日常管理过程中，许多教学档案资料缺乏规范性、完整性，甚至存在部分信息错误或造假等状况，严重影响了高校档案管理工作的长期发展[4]。
2.2教学档案信息化资源利用的安全性
在大数据时代，教学档案数据的远程共享是教学档案信息化建设的重要内容。教学档案部分信息具有保密性，而数据远程平台的用户身份识别系统的安全性、教学档案管理人员自身素质的高低、网络环境安全与否等都可能威胁档案数据信息的安全、影响数据信息的完整性和真实性[5]。因此，教学档案信息化建设需要采用先进的安全技术，根据《档案法》建立严格的教学档案信息数据安全制度，最大限度地保障教学档案信息资源的安全。
2.3教学档案管理的专业性
信息技术的硬件设备和教学档案管理人员的专业素质是高校教学档案信息化建设的前提。一些高校教学档案管理部门受限于学校对教学档案信息化建设的资金投入和物质保障不足，教学档案管理还是停留在整理、装订、保管等工作上，信息化程度不高。大部分高校的教学档案管理工作往往由教学管理员兼任，然而其在档案方面的业务知识和专业技能偏弱，无法充分把握信息开发和服务的实效性；另外，兼职人员时间和精力有限，也会影响教学档案信息化建设的效率。
2.4教学档案信息资源开发利用率
目前，许多高校的教学档案仍以纸质材料为主，教学档案信息资源开发还处于初级阶段，由于未将教学档案转变为可进一步开发利用的电子档案材料，因而无法采用深层次的数据整合、分析技术进行处理，导致教学档案的功能还停留在简单的查询、存档的被动式服务层面上，教学档案再开发利用率低。以外，基于学生或教师个人层面的教学档案收集较少，也使得在进行教学档案资源开发与利用时缺乏针对性，无法满足个性化的档案利用需求。
3高校教学档案信息化建设的有效途径
3.1建立完善的教学档案信息化管理体系
教学档案信息化管理体系建设的首要任务是转变学校师生对教学档案的认知，充分利用校报、微信等平台积极开展教学档案工作的宣传。在管理层面上，根据国家颁布的档案制度、标准等，结合学校办学特色，明确教学档案管理部门的职能，创新教学档案信息化工作程序，细化教学档案管理制度内容，完善现有教学档案信息数据安全制度。在业务层面上，明确管理人员的技术责任和工作内容。在技术层面上，高校可以自己研发，也可以直接购买比较成熟的现有技术，确保办公自动化与教学档案管理系统的技术对接[6]。
3.2加强教学档案信息化基础设施的建设
高校应该从以下几个方面着手教学档案信息化基础设施的建设：一是将教学档案信息化的管理和建设纳入学校的工作规划中，购置配备齐全的硬件设备，加大对其的资金投入力度。二是强化教学档案信息化数据库的建设。构建整合教务、科研、人事等的教学档案信息资源库，整合上传有价值的数据信息，并分类整理成全文数据库和目录数据库，为后期教学档案的内容检索、目录检索、档案查询奠定基础。三是加大网站平台的建设力度。运用数据挖掘和数据分析技术研读用户的信息需求，改善系统的查询功能，以此满足用户的个性化需求。
3.3提升教学档案管理人员的专业素养
建立高素质、专业的教学档案信息化管理队伍要从以下四个层面进行：一是加强教学档案管理人员的思想建设，以实现教学档案信息服务的技术能力为导向，增强其责任感与事业心。二是设置专职教学档案管理岗位，积极引进工作责任心强、业务水平高、具有较高学历的档案专业人才。三是对在职教学档案管理人员开展定期和不定期的专业知识培训和现代化技术培训，鼓励教学档案管理人员积极参加档案行业的研讨会、培训会。四是组建专兼结合的教学档案管理队伍，对专业性较强的工作，以专业人才为主，其他工作可设置兼职人员，注重人员结构的合理性。
3.4加强档案信息化管理的安全性
在安全防护工作中，要注重三个方面：一是科学完善教学档案信息化安全管理机制，提升每个管理人员的责任意识和安全意识，加强日常监督。二是做好软硬件的安全防护、教学档案的数据维护、备份和恢复工作，设置防火墙，防止外来病毒的入侵，促进管理效果的提升。三是采用安全性较强的加密技术对教学档案信息加密，在教学档案信息开放的情况下对在线档案查询用户实施分层管理，设置访问权限，避免数据被非法访问。
3.5加大高校教学档案信息化管理经验的交流力度
我国高校在档案信息化建设方面起步较晚，部分高校由于缺乏对教学档案工作的重视，经费投入少，软硬件设施无法保障，因此十分有必要加强高校之间的交流，缩小高校间教学档案信息化建设的差距。要坚持“引进来”和“走出去”相结合的策略，积极鼓励教学档案信息化管理人员去其他高校实地考察，同时邀请业内知名专家来本校交流和指导。
3.6利用先进信息技术提升服务质量
应依托学校的办公自动化(OA)系统，结合教学档案管理特点和需求，采用先进的互联网技术搭建教学档案信息化服务平台，存储与管理各种教学档案信息，有效增强相关技术在教学档案信息化建设中的应用效果。高校教学档案信息化服务的对象主要是教师和学生，所以教学档案信息化服务平台要根据客户的自身需求来开发个性化的检索功能，设置功能清晰的业务模块，让客户在线获取人性化、个性化和专业化的信息服务。此外，要加强硬件设施建设，配置业务查询终端，实现一站式办理，提高教学档案利用的效率和质量。
4结语
在大数据时代背景下，高校教学档案管理面临着全新的机遇与挑战。从时代需求、国家政策、高校自身发展的角度来看，高校教学档案信息化建设势在必行。高校应结合自身现状，从教学档案的信息化管理体系、信息安全、管理人才、利用率等方面展开管理与创新，以实现高效的教学档案信息化管理。
参考文献
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一、高校教学档案管理工作的特征
1.广泛性。高校教学档案包含了所有级别教育主管部门在教学创新、教学规划、教学工作中的指示；学校为完成教学目标而规定的所有与教学有关的制度、章程、条例；也包含了教学过程中的所有工作审查、评估；教学任务的编辑与完成状况；专业与学科的设定、实验室材料；教材征订与老师教材的编排，招生录取、学籍管理、各种赛事、得奖状况、毕业生相应材料等。2.多样性。多样性指的是高校教学档案的类别较多。由于高校教育教学的改革，使高校学科类别设置持续增加，各个学科相互间的界限愈发模糊，学科中的门类也逐渐细化，所有学科的融合性持续提高。这些在某种程度上决定了高校教学档案的多样化，也使档案的总量明显增多。3.时间性。时间性指的是教学档案存在相应的时间顺序。教学档案在总体教学实践中按照时间顺序及教学活动进行材料组建，可以有效展现教学活动中的过程性与阶段性。
二、高校教学档案管理模式面临的挑战
1.管理人员意识及水平无法适应教学档案的管理所需。高校教学档案作为高校教学活动主要环节与组织方式之一，依旧会对其在理解及认识方面具有误区及不足，教学档案管理人员在专业素养及能力方面需要提升。首先，有些教学档案管理人员对教学档案的地位缺乏充分的认识，也不明确教学档案的功能及意义，仅将教学档案视为教学材料的收集地，只是简单地呈现教学过程，在管理及处置时也较为随便，甚至在教学活动刚刚结束后，教学档案就被遗弃。其次，高校档案管理人员大多数为一线教师或行政人员，欠缺专业的管理档案及管理教学的能力，无法确保教学档案管理的实际效果。同时还有些人为兼职管理人员，并不能在时间和心理上符合教学档案管理要求。2.运行机制未顺应以人为本的观念。有些高校在教学档案管理的实际运行机制方面将办公室管理摆在主位，具有鲜明的机关化、行政化倾向，无法很好地体现以人为本的管理服务理念。虽然大力倡导科学发展观，深入实施群众路线实践教育活动，高校也在教学档案管理人员及管理部门中逐步树立以人为本的理念，开始在教学档案中不只注重采集信息与信息归档，还更加注重服务于师生，服务于教学活动及培养人才等环节。可是在从教学档案的管理实践方面来讲，依旧存在仅注重收集材料，而不注重材料升华的现象；仅注重管理材料，而不注重发挥其服务能力的现象；仅注重管理，而不注重发挥师生员工积极性的现象。从整体来看，学校教学档案管理工作机制依然无法真正顺应新时期新理念的标准。3.在管理现状、科学管理、依法治校方面尚有差距。虽然大多数高校具有教学档案管理的相应规定，有利于高校教学管理品质及办学规范程度的提升，发挥着重要的作用。可是在教学档案管理制度实施中，各高校并不均衡，有些高校较为科学并规范化的管理教学档案，体现出教学核心地位。可是有些高校受传统理念所束缚，并且在体制方面不够完善，因此在教学档案管理方面并不到位。也有些高校存在制度落实不明确、制度不规范、检查不改正的现象，随意收集或修改教学档案，教学档案应有的作用及地位并未得到有效的体现及肯定。有些现象与我国高等教育科学化、规范化、法治化进程存在一些距离，从某一层面而言，对我国高等教育的长期发展以及依法治理理念的执行尤为不利。
三、高校教学档案管理模式的现状及问题
1.教学档案管理体制不够完善。长期以来许多高校并未在提升教学品质上吝惜投入财力、物力及人力，可是往往却对收集整理、研发运用教学档案过于忽视，令教学档案管理出现滞后的现象。这不但对高校档案管理工作的开展不利，也对教学质量及教学管理质量的提升有所影响。有些高校虽然具备教学档案管理章程，但却存在许多问题。2.教学档案管理部门工作职责模糊。教学档案在管理方面具有较强的分散性，工作量较大，教学档案涵盖院校的不同部门及不同院系。职能部门、人事处、教务处、财务处、学生处等部门均直接担负或间接担负管理教学的工作，都会建立教学档案。由于高校各个部门之间欠缺良好的沟通，各自执行教学档案的管理，虽然有些院校具备档案馆，但也未在工作职责中包括所有内容，因此，具有管理教学档案职责模糊的问题。3.管理人员欠缺专业性。以当前的状况而言，因为强化高校档案管理工起步行相对较晚，很多学校领导教学档案管理意识较为淡漠，并未充分认识到教学档案管理的重要作用，在管理体制上并不完善，人员配置也不够专业。大多数学校并未配备专业的教学档案管理人员，身兼数职的工作人员普遍存在，大部分均未接受过专业档案管理工作的培训，对档案管理业务及要求并不熟悉，令教学档案管理工作空有标准，实则并未严格执行，成为纸上谈兵。4.并未真正发挥教学档案的应用价值。教学档案的应用价值既表现在教学评估工作中，将教学档案资料当作主要评估资料，权衡高校教学能力，体现高校教学品质。还需在平时的教学管理当中，通过查找教学档案，运用教学档案深化教学内容，和教学方式改革。可是传统教学档案管理方式较为落后，主要进行手工操作，将纸张案卷作为载体进行采集、归类和搜索。教学档案收集不完整、不及时、不规范，都会降低教学档案的水准，较难真正发挥教学档案的应用价值。
四、构建高校教学档案管理新模式
1.完善制度，确保教学档案管理有理有据。做好制度建设工作尤为关键，完善良好的档案管理制度成为档案管理工作的有效保障。需确保教学档案的完整系统，以顶层设计入手，通过有效的方法，以档案的内容、目录、不同级别需存档的内容，甚至采集整理流程，不同档案的采集方法、归档时间、存档时限等不同内容着手，规定相应的教学档案管理体制，划分至所有档案管理的所有环节当中，力争所有工作均能够有据可依。并且需创建相应的借阅、移交管理制度，将管理程序规范化，将工作人员职责进一步明确。保障所有教学档案的完整性。2.分级管理，明确权责。当前高校执行的三级管理模式既有有利的一面，也有不利的一面。可是要想令一切教学档案归类至一个地方管理，在当前的环境中，并不能执行。因此如何令所有层次均各擅其职，最大程度展现出当前管理模式的优势，需要具备明确权责的顶层规划。依照所有级别的利弊，对所有级别需掌管的内容、范畴、职责、权利进行划分，如此则能够各取所需。3.提升教学档案管理信息化。在科学技术的发展当中，运用计算机已经变成十分普遍的现象。创建数字化、信息化、网络化的氛围，将纸质档案为辅的全新档案管理模式，已经变成必然的趋势。因此，身为学校，应当持续壮大资金、设施、管理人员等方面的投入，极力支持档案管理建设。并且档案管理的工作人员应当持续提升业务能力，掌握更多的计算机专业知识，快速顺应当前的形式，积极融入到教学档案管理的改革当中，较好的完成档案管理工作，以此加快并提升学校档案管理工作的总体能力。
五、结束语
［关键词］高校档案;档案教学;现状;对策
随着社会和经济的飞速发展，在科技的不断进步下，我们已经迈入了信息化时代。与此同时，我们的档案工作也在不断进步与发展，档案管理工作正向复合型、信息化的方向快速发展。经过多年的建设发展，档案学专业由专科到本科，现在也有了硕士，博士授予点。根据统计，目前全国开设档案学专业的本科院校已有30多个。由于现代信息技术广泛地应用，传统的档案管理方法和技能已经不能满足档案行业的实际工作需求，这就要求档案工作者要有更高的职业素质，现代化的档案管理工作不仅要求档案工作者掌握实体档案管理的各个环节和实务操作技能，而且要求档案工作者能有效运用计算机、网络、信息技术等高效的管理和利用不同类型的档案。这就对培养档案管理人才的高校档案专业教学，提出了更高、更严格的要求。近年来虽然我们的档案专业教学得到了快速的发展和进步，但高校档案专业教学中仍然存在许多不尽如人意的地方，这就迫切要求我们在教学方法、指导模式上进行创新和改变，以便提高档案专业学生的职业技能和素养，满足各个行业、各个单位档案管理工作的需求。
一、当前高校档案专业教学的现状分析
(一)档案专业教学定位不准
受高校建设发展的需要，高校教育定位多以学术型、高水平本科教育等为主，而在实践性、应用人才培养方面有所忽略。档案教学理念也停留在本科教学应注重理论教育，而实践技能则是专科生教育重点的层面上。然而实际的档案工作对实践性应用人才的需求比较大，传统档案教学的定位不利于学生职业素养的提高，也不能满足未来档案学教育的要求。因高校档案教学定位的不足，部分教师在思想上也比较懈怠，教学创新性和应用性不高，没有与实践工作技能结合的意识，同时也造成学生对档案学学习的认识错误。从学生方面来说，他们对待档案学仍是以考试为主，受到应试教育毒害过深。学生并不能对档案学产生太浓厚的兴趣，甚至导致对档案学产生抵制的学习情绪。这些都源于在思想上没有正式认识到档案学的重要性，没有认识到档案行业对实践应用能力需求的迫切性。所以，档案教学应尽快树立起以就业为导向、以社会需求为方向的教育定位。
(二)教学中理论与实践脱节
高校档案教学因档案资源的保密性特点及教学理念落后的现实，造成目前“重知识传授、轻能力培养”的档案教育模式非常普遍，实际教学中理论与实践的脱节比较严重。档案部门受传统“档案保密”工作观念的影响，档案馆普遍封闭保守，利用对象比较局限，这在一定程度上阻碍了档案教学中档案实体的开放度，导致档案教学中实践的机会不多或学生参与档案管理工作无法深入。另一方面，当前档案教育比较重视理论教育，高校仍以理论性教学、“老师向学生”的单方向传输式教学为主，普遍缺乏培养学生实践技能的意识，对实践课程和实务操作技能考核的设置不多，对学生实训实习的重视程度也不够。这使得档案专业学生的实际经验严重不足，实践动手能力较差，给人以“理论性强，实践能力弱”的普遍印象。这对档案教育的发展和未来学生的就业都非常不利，需及早改变理论与实践脱节的教育不足。
(三)教学硬件、思路和方法的老旧
随着社会的发展，档案的存在方式在不断的更新和改变，尤其是随着电子政务、电子商务和信息化建设的快速进步和普及，文件档案正向数字化管理趋势发展。为顺应档案管理工作信息化、数字化的趋势，档案教学的硬件、思路和方法也应适时更新和进步。然而，目前高校对于培养新一代档案人才的教学硬件却显得有些滞后，跟不上时展的需求。教学教材、实践工具不能够反映当代的档案事业的发展，比如当前计算机辅助管理和自动化检索软件的应用等的教学还比较滞后。部分教师业务水平不高，知识老旧，不能满足当前信息化教育的发展和实践教学。在教学方法上，没有很好地改革和创新，教学方式老旧单一，不能完全满足对当前档案新技能的教学。
(四)新教材编写滞后，缺乏学科的前沿性
随着档案信息化的发展，计算机、检索软件等随之引入档案管理中。相比之下，档案新教材的发展却显得有些滞后，没能紧跟档案现代化管理的步伐。目前高校档案教育普遍意识到信息化技术在档案管理和利用中的重要作用，也开始积极向学生讲授这些最新的学科信息，但目前与之配套的新教材还比较缺乏，尤其是有关电子文件的形成、处理，计算机辅助管理档案的方式和方法等新内容的介绍。这样给档案的实际教学工作带来了诸多不便，也在一定程度上影响了前沿性的教学效果。
二、档案专业教学对策的思考
(一)以职业为导向，准确定位教学目标
首先定位要准，教学目标的定位直接影响到教学模式、教学方法和课程设置。根据当前档案行业的就业需求和档案专业操作性较强的特点，高校档案专业教学应定位为“培养具有一定专业知识和实际应用技能的复合型人才”，从以前过分强调理论知识学习转向以实践能力培养为目标，坚持“实践为主，理论为辅，建设复合型人才”的原则。学生就业才是对档案专业教育水平和质量的最直接检验，只有以就业需求为导向、以社会发展为方向定位教学目标，合理确定高校档案教学理念，才能培养出与社会发展相适应、与就业需求相吻合的档案专业人才，这才是正确的档案专业教育所需要的。
(二)加强实践教育，多种渠道教学
为了加强高校档案专业面向职业的实践性教育，应该通过教学手段、方法和渠道的多样化，让学生能理论联系实际，切实提高档案管理业务的技能和素养。首先，应该实行教学方法的转变，由传统的“以老师讲授”为主向“互动式教学”转变，实践课程应该以学生自己为主体，强调师生之间的互动交流，老师应该引导学生主动积极的参与实践学习，培养学生勤于动脑、善于思考的能力，让学生在实践课程当中学会和提高档案管理业务的能力和技能。其次，依托高校档案馆、企事业单位建立以学生为主体的教学实习基地。通过学生自己亲自参与真实的档案管理业务，不断训练和提高自己的业务技能和水平。其中，高校档案馆具有馆藏丰富，有文书档案、教学档案、基建档案、科研档案、学籍档案等多种资料的特点，可以使学生从颇具校园特色的高校档案资源入手，快速进入档案管理技能学习的状态，比较适合初级阶段的教学实习。高校档案馆可以适当开放解密档案，作为学生基础训练教材，大大提高学生对专业素质的培养。另外，高校也应该大力开展以企事业单位和档案管理部门为基地的实际教育，建立实习和实践基地，企事业单位更符合未来学生就业的实际工作环境，比较适合毕业实习的场所。在这里，学生可以学到更职业化的工作技能和方法。除此之外，校外实训基地的实习老师，建议聘用工作多年、有着丰富管理经验的专业的档案管理人员，他们在指导学生实践课程，引导学生进行业务工作上更具有专业性和权威性，学生也更容易接受和理解，更有利于提高学生的专业能力和水平。
(三)探索和完善档案信息化教学
随着信息化建设步伐的加快，档案管理工作的环境正在发生根本性的改变，电子档案、信息档案越来越成为未来的趋势。同时，档案信息化建设步伐的加快，也对档案管理人员提出了更高的要求，作为培养档案管理人员的高校也应该与时俱进，积极探索档案信息化管理的方法和技术，增设计算机、信息科学等相关课程，增强学生适应信息化管理档案的能力，培养具有符合市场需要才能的档案工作人员。首先，由于网络信息化的高速发展，档案专业教学必须加快开设计算机信息系统、索引检索软件等实用技术的课程，提高学生利用现代网络技术进行档案录入、存储、传递和利用的能力。其次，高校应该优化、调整档案管理教学的师资力量，引进和培养与信息化档案管理相匹配的各类教师，以适应未来网络信息化教学的要求。只有把教师资源的问题解决好了，才能使档案信息化教学符合正确的方向，才能实现高校档案信息化的教学和发展。
(四)改革考核方式，增加专业技能测试
高校教育受传统教学方法的影响，课程考核过于重视理论知识的，而缺乏对学生实际操作技能的测试和考核。档案管理工作对实践操作、应用能力的要求较高，要提高学生的实践技能，解决实际问题的能力，就必须加强专业技能的测试，引导学生重视专业技能的学习。可采用的考核方式有:一是建立模拟档案室，在模拟环境下考核学生的实务操作技能。通过模拟档案室的环境，设置需要考核的项目，比如档案的整理、鉴定、分类、编制检索目录等等，全面考核学生在档案接收、管理、利用等各方面的技能，促使学生系统掌握档案管理的各项能力。二是通过校内外的实训基地，安排学生完成一定的档案工作任务。各个行业、各个单位的档案管理要求和工作方法都不一样，通过与各个档案部门或企事业单位建立的实训基地，可以让学生接触到最真实的工作环境，并在实训老师的指导下，完成一定的档案管理工作。可以大大提高学生分析、解决实际问题的能力，掌握并巩固学习的档案专业理论知识，真正成为档案管理的应用性人才。
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一、高校中教学档案管理的状态
（一）高校对教学档案管理没有形成足够的重视
在当前的高校管理中，评价教师工作优良的标准就是教学以及科研，教师自然就会将教学以及科研作为重点进行研究，在此种模式下，教学的目标也就局限在教与学之间，老师与学生也就成为了教学重点关注的对象，对档案管理没有形成足够的认识以及重视。
教学档案管理工作，较为枯燥乏味，但是其却有着不可忽视的作用，但是在大多数高校中，还没有对其的重要程度形成足够的认识，对于工作也有着较低的标准，导致工作人员的执行力不强。档案管理工作最为重要的就是管理的时效性，若不能及时有效的完成学生档案的归档，而造成积压或者丢失，就会严重影响档案的完整性以及安全性，造成了较大的负面影响。由此证明，若想有效的完善档案的管理工作，就应该对其加强重视程度以及管理意识。
（二）缺少较为规范的信息化管理模式
在较多的高校档案管理中，仍未形成规范的管理模式，与此同时，尚未完善的信息化技术对管理工作的整体水平还会造成一定影响，没有形成统一的系统平台，就无法有效的实现共享信息资源。此外，还会有一定的安全隐患存在于高校的教学档案中，在信息化技术的应用中，忽视了网络黑客以及病毒的侵袭，对教学档案管理工作带来了一定难度。所以，在以后的教学档案管理中，应加强网络安全预防，避免出现不良因素影响信息化的发展进程。
（三）档案管理人员的技术水平较低
现阶段的高校档案管理中，需要由较高学历以及素质的人员进行管理，才能够保证教学档案工作信息化的顺利进行，但多数高校仍未实现有效管理，缺乏相关的专业知识，对工作流程不够熟悉，制约了教学档案信息化的进程。
二、教学档案管理中应用信息化的重要性
教师课堂上所使用的教学教案、日历，加之教学中应用的教学方法和成果都可以称之为教学档案信息。在高校的档案管理中应用信息化技术，能够促进教学改革，改善教学质量，并在一定程度上使教学水平得以提升。应用信息化技术，节省了教学花费的时间，使教师能够将时间以及精力放在教学和科研中，使教学活动能够向更好的方向发展，并增加了教学档案的利用率，使学生对于档案的需要得以满足，同时也是高校档案管理发展的趋势所在。
三、高校档案信息化管理的措施
（一）加快数字化信息系统的建立
档案管理发展的必然形式就是档案管理数字化，其就是应用宽带技术，将教学档案的资源以及信息向数字化转变，并作为其主要的管理体系。建立统一的数据库管理系统，便于使用者查阅，使档案管理的效率得以提高。
（二）信息技术的主要运用形式
第一，应用网络技术以及管理软件，将部分的教学以及科研信息公开化，加强使用者的沟通，使其的应用效率得到全面提升，实现更加快捷的查看。此外，还能够将存储失误率有效降低，使档案管理更加规范、高效以及精准。第二，利用信息技术培训的手段，将最新的信息化管理手段向管理人员传授，使其的综合管理能力得到提升，以便更好的服务于信息化档案管理工作。
（三）建立并健全安全保障体系
信息化对档案管理带来的影响是双面的，其在促进档案管理的同时，还增添了许多不安全因素，所以，如何加强档案管理信息的保密性工作就成为了重点。在实际应用中，应加强防范意识，做好重要档案的备份以保障档案信息的完整性以及安全性。
关键词:高校档案管理教学评估
1990年10月原国家教委《普通高等学校教育评估暂行规定》出台后,教育部明确提出高等教育要从重视规模发展向更加重视高等教育质量的提高转变,并决定从2003年起,建立5年一轮的普通高校教学质量评估制度,旨在进一步提升我国高等教育的国际竞争力。从以往的评估工作实践来看,评估专家组主要通过系统查阅学校在各项工作中形成的原始档案资料来搜集学校教育的主要信息,了解各项工作的发展状况,藉此对学校办学水平和教育质员作出评价。因此,高校档案承担着重要的角色,对评估工作的顺利进行与评估成绩的认定起着重要作用。对此,优化高校档案管理水平,使之在往后的教学评估中发挥更好的作用,意义重大。
一、高校档案在教学评估中的作用分析
1.高校档案是教学评估的重要基础和客观依据
高校档案是广大教职员工在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表等载体文件,从高校档案的内容上看,它详细地记载了一所学校的历史全貌和发展过程,它是随着学校的建立而产生,随着学校的发展而逐渐积累的一种重要信息资源。从形式上看,它是教学文件有条件的转化物,详细地保留着形成者的亲笔手稿、领导签署、上级机关批示和起草个人的印证,以及当时形象的照片录像或原声声音,是形成者的原稿、原作、原声、原貌,是全校师生教学经验和学校发展的总结和智慧的结晶,是知识和信息资源的储存库,同时也是学校自我认识自我发展,自我提高的重要依据。接受教学评估的学校,无论评估指标体系、评估程序如何确定,其基本内容都离不开大量的原始档案材料。
2.高校档案是教学评估的重要凭证
为保证教学评估工作的客观真实,进行各项工作评估时必须充分依赖于档案,因此,完整、准确、系统地收集高校档案是搞好教育评估的基础。目前,随着高等教育事业的发展,各种相应的档案材料不断丰富,这些档案信息不仅反映了各种教育活动的真实过程,而且记录了高校工作中的经验教训和创新发展,全面体现了高校贯彻党的教育方针、深化教学改革、提高教学质量的过程,具有很强的凭证和参考作用。在教学评估中,不仅汇报材料和自评报告必须依据真实的档案材料,且还要将完整、规范的档案材料提供给评估专家组查阅。在专家组实地考察过程中,也会将档案材料和现场情况进行对照和验证。准确、完整的档案材料是高校教学工作水平评估中最有说服力的重要依据,如果没有这些档案材料,评估就会成为无源之水,无本之木。
二、高校档案工作在教学评估中凸显的主要问题
如上所述,准确、完整的档案资料直接影响到评估专家对学校教学工作水平的评价,影响到评估结果和学校的声誉,但在接受验收检查的过程中,高校档案工作也凸显出这样或那样的不足,主要表现在以下几个方面:
1. 档案管理意识淡薄
首先,对档案工作的重要性认识不足。档案工作虽然在高校的教育、评估及其他各项工作中发挥着重要的原始凭证作用,但利用档案的过程一结束,档案往往就被束之高阁。其次,工作进程中档案的形成意识不强。高校档案部门保存档案并提供利用,但档案部门只是档案的管理服务部门,其管理的档案是由各部门在日常工作中形成的文件材料转化而来的,但一些部门没有把档案工作作为一项重要工作来抓,导致出现档案材料积压、收集不全、流失在各部门或个人手中等问题,因此在接到参加评估的通知后,不得不再次投入大量的人力、物力和财力重新整理补充材料,造成被动局面和浪费,给工作带来很大的阻力和损失。
2.馆藏档案结构不合理
高校档案馆馆藏档案大都存在着档案载体较为单一,特色不够鲜明的问题,不能适应日益多样化的档案利用需要,具体可概括为“一多四少”。“一多”是纸质档案多,特别是文书、教学、研究、基建、财会等档案占据了“大半江山”,体现了传统档案工作的特点。“四少”一是实物档案少,尤其是荣誉性、纪念性实物馆藏少;二是历史档案少;三是人物档案少;四是馆藏珍贵文献备份少。这是长期以来重单位文件归档、轻个人文献实物收集归档,重年度归档、轻即时归档,重校内归档、轻校外收集等做法所致。由于档案材料不齐全,无法满足教学评估的需要,于是出现了伪造档案的做法――专家检查什么就准备什么,临时编造材料或对原始档案做技术处理。这种行为严重影响了档案的真实性,使部分档案不能客观反映现实,致使评估不实。
3.档案材料收集不齐全、不规范
由于评估所需的材料和高校档案管理所要求归档的范围不相一致,导致档案管理中所收集的材料对评估所需往往不尽如人意,加之平时对一些有价值的档案材料管理不规范,使材料的质量与评估标准的要求相差甚远。主要表现在:一是必要的教学档案材料缺项严重。如各科试卷的分析报告、部分实验报告没有存盘;二是档案材料中不规范的现象比较普遍。如有些材料中提到的数据,前后不一致;部分统计表格式和内容不统一,相同内容的表格,前后名称不一致,有些职能部门形成的文件材料,没有文件形成日期和加盖公章;有些材料的纸张大小和字体格式不统一,不符合公文的基本要求;交叉部门上报的数据分析由于统一 口径不一致 ,导致数据失真,直接影响了评估的结果。
4.档案管理手段相对落后
部分学校由于建设资金不足,档案管理工作的信息化建设一直没有实质性进展,对档案管理实施手工操作的现象比较多,信息化的建设的缺陷导致相关的信息化设备也十分有限,并直接制约了信息化的发展。大多高校虽然已利用计算机对档案进行管理,但基本还是属于人工管理状态,现代化的设备只是图有其表。同时,一些高校虽利用现代技术建立了一些高校数据库,但都各自为政。以上种种现象均无法适应高校快速发展中急剧增长的档案信息的存储需要,更无法满足本科教学评估对档案信息快捷检索与利用的要求。
三、优化高校档案管理的若干建议
1.双管齐下,增强档案意识
档案意识强弱直接影响着档案工作的质量,增强档案意识,充分发挥高校档案工作在学评估中的重要作用,措施如下:一是大力宣传档案法律法规。通过采取丰富多彩的形式,如校园广播、宣传栏板、院报、校园网络等来宣传档案法律法规,扩大影响,让档案意识深入人心,提高全校档案意识;二是加强领导对档案工作重要性的认识程度。增强高校领导的档案意识,促使领导干部和各级职能部门形成重视档案工作的共识,充分调动全院师生员工积累档案、保护档案的积极性和自觉性,增强档案归档管理的责任心。
2.完善档案管理工作制度,加强档案工作队伍建设
在教学评估动力的作用下,大多数高校在接受评估前都加大了档案建设力度,显示出集中人力、物力、时间,全面推进档案建设的热情。高校档案部门要以此为契机,完善档案管理工作制度,措施如下:一是在贯彻执行国家有关档案工作的法律法规的基础上,综合规划全校档案工作,拟订和落实本校档案工作规章制度,如归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标等,在细节上保证档案管理的顺利开展;二是建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,保障档案工作正常、有序地开展;三是强化档案行政部门对高校档案工作的业务指导、监督和检查,提高学校档案管理水平。档案管理人员在工作中坚持照章办事,努力做到坚持原则不动摇,执行标准不走样,履行程序不变通,遵守纪律不放松,保证高校档案管理工作高效有序地开展;四是加强对专兼职档案工作人员的思想教育和业务培训,不断提高档案工作人员的业务素质和工作水平,保持高校档案队伍的相对稳定,确保高校档案事业不断向前推进。
3.丰富档案利用工作的内容和手段,提升档案工作公共服务能力
高校档案工作要围绕学校大局,在为学校教学、科研及各项管理提供档案利用服务的同时,根据国家有关规定,为社会和人民群众利用档案创造便利条件。要制定相关的利用办法,简化利用手续,配备利用设施。对可开放的档案,应专门编制利用指南和开放目录。积极开展档案编研工作,形成有特色的档案编研成果,并通过档案陈列、展览、媒体、网站等多种途径,开展档案宣传。有条件的高校,可在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。高校档案机构要进一步丰富服务民生的手段,创新服务机制,拓展高校档案馆(室)的教育、文化和公共服务功能,让高校档案成为展示学校美好形象的窗口,提高学校的知名度和美誉度。
4.加快档案信息化建设步伐
高校档案信息化建设是以档案资源建设为核心,以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点,以计算机网络建设为基础,以扩大档案信息资源开发利用为目标,确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。随着办公自动化、网络化渐趋完善,许多日常工作可以直接在计算机和网络上办理,这些电子信息的归档管理将会更好地满足教学评估对档案信息检索、利用的要求。所以,要强化专兼职档案人员的电子信息归档意识,将档案信息化建设纳入校园数字化建设总体规划。学校档案馆(室)及各职能部门,尤其是教务、科技、人事、学生工作等部门,应当尽快建设较完备的档案信息数据库,同时尽可能地提高计算机管理对档案著录和自动标引工作参与度,实现档案计算机检索与编目。充分利用校园网络,将档案信息管理同办公自动化管理融为一体,提高信息采集、传输和服务的效能。
参考文献:
【1】王峰.从高校教学评估看档案管理工作的重要性【J】.中国市场.2009,(05)
