时间：2023-03-06 16:03:21
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1、 由于XX年使用的表格格式、电子版本及CAD制
作要求变动较大。我们及时对在建项目施工单位、监理单位针对建设工程竣工档案移交电子目录、CAD竣工图光盘等变动进行重点培训。向开发区档案馆移交的天大科技园软件大厦、高科技工业园三期C标段工程竣工资料、金融街二期主体及货币发行库桩基竣工资料已完全符合档案局新制订的档案整编要求，并顺利通过验收检查。现金融街二期进入工程资料预验收。完成津滨雅都高层住宅工程竣工资料、图纸的归档工作，向津滨创辉、物业等公司移交图纸的工作。配合一、二分公司完成、津滨磁电、新材料高科技工业园厂房办理产权证事宜，
2、 参加泰达控股召开的XX年工作总结及XX年工
作计划会议。根据会议提出的加大档案执法力度，探索档案管理模式，达到国际A级认证标准的要求，公司资料室特聘请泰达控股档案科对我公司各部门及分公司文书档案存在的问题进行了现场座谈会，对历年来公司所有的文件进行重新整理、归档。对档案库房进行重新调整。完成津滨总部及分公司1998年至XX年文书档案、实物档案、声像档案、会计凭证、帐簿及报表收集归档、分类整理、编目、更换装具，输入微机、装订并编号上架工作，现正全面编研、自检工作，迎接12月中旬的档案评估认证。
一、当前重点工程建设项目档案管理中存在问题
（一）重视程度不够。开发区重点工程建设项目通常都存在着施工任务重、时间紧的问题，导致建设单位和参建单位把大部分的精力都放在工程进度、质量、资金等工作的协调解决上，对档案工作不够重视。常常到了工程处于尾声的时候，参建单位才不得不投入大量人力和物力突击整理手头的档案资料，来应付竣工验收，导致档案资料质量较差，影响日后的档案利用。
（二）档案人员业务不熟。重点工程建设是一个动态的过程，从项目的提出、设计到施工、验收，参建单位来自许多行业和系统，档案处于相对活跃的状态，有的参建队伍对档案工作的相关法规一知半解，重视完成建设任务，忽视工程建设的文件材料和图纸的管理工作，任意指定一名工作量相对较小的参加工程人员去收集和整理档案，导致建设任务完成后，档案资料不全。
（三）制度不够健全。一般来说，建设单位和参建单位都把精力放在按时、保质完成工程上面，特别是个别参建单位没有建立健全档案管理的机构和制度，也没有落实专职人员，等到竣工验收前才不得不与档案部门联系，因为不清楚需要归档移交的是哪些材料，就应付式地收集一些自认为“有用”的材料，导致不少应该归档和移交的文件材料遗失或损毁。
（四）经费投入不够。区内的一般重点建设工程建设项目都没有预算档案工作经费，个别参建单位重建设，轻档案，重点建设工程图纸和资料在用完后就放在纸箱里甚至就地堆放，根本无法保证档案资料的安全和完整。
（五）规范化建设不够。重点建设工程建设项目由于参加的参建单位多，且参建单位之间联系不多，档案的整理容易形成“各自为政”的情况，导致档案质量参差不齐，或者个别档案重复收集。
二、针对重点工程建设项目档案管理中存在问题的解决方案
（一）强化档案意识。江都经济开发区管委会不但把档案工作列入了年度工作计划和领导工作的职责范围，还由主要负责同志牵头，成立了档案工作领导小组。在档案工作中遇到较大问题时，召集相关局室负责人开专题会议研究解决方案。重点工程项目则指定下属建设局派出一名兼职档案员全程跟踪指导，在施工过程中及时跟踪检查档案的收集和整理情况，及早发现问题，及时修正。
（二）提升档案业务。重点工程档案的管理是一项专业技术性很强的工作，因此要求档案员除了具备良好的政治、道德素养外，还应有精明强干的业务素质和能力素质。江都开发区管委会除组织档案员参加市档案局组织的培训、论文交流等活动以外，还让档案员参加相关专业会议，在重点工程文件材料形成之前就把握了来龙去脉，从而保证了归档材料的完整性、系统性。并且多次组织对建设部门兼职档案员的培训，增强他们的档案意识，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，由单一专业型向多样复合型转变，起到了事半功倍的效果。
（三）健全规章制度。完善的规章制度是促进单位档案管理水平的根本保证，要达到这个目标，就需要档案员充分学习和领会党和国家有关档案工作的法律法规及相关政策，结合本单位的实际情况，制定出适合本单位的切实可行的各项档案管理制度，从而走上依法治档的规范化道路。重点工程项目一般时间跨度大，从项目的提出、设计到施工、验收有一系列的活动，参与的行业和系统较多，只有制定出适合本行业、本系统的规定来管理档案和编制工程图纸，才能保证工程档案的完整、准确和系统。开发区管委会为健全规章制度，制定了《档案管理实施细则》，还建立了档案人员岗位责任制，制定并实施了文件材料的归档范围，建立了档案的收集、整理、预立卷归档、保管、借阅、登记、保密、鉴定销毁、库房管理等制度。着重抓好档案的收集、整理、保管、利用四个环节，统筹规划，及时收集，使重点工程项目的档案工作和项目建设得以同步进行。
（四）加强基础投入。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，也是一项专业技术性很强的工作，档案是不可再生的的信息，档案管理的好与坏，直接影响到档案的寿命。因此，保护档案的安全，防止档案霉变、虫蛀、纸张发黄变脆，是不容忽视的问题。所以，除应该有一个与单位规模相匹配的库房，实现库房、阅档、办公三分开外，还应配备一些必要的专业设施来保证各类档案的完整和安全，提高档案的科学管理水平所必需的物质条件，势必让单位档案工作开展得更加如鱼得水。虽然江都的沿江开发还只是处于蹒跚学步的初级阶段，资金比较紧缺，开发区管委会还是从有限的资金中挤出钱来配备了空调机、除湿机、照相机、摄像机、微机、打印机、扫描仪等设备，改变了传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况。特别是利用微机和档案管理系统专用软件，进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，从很大程度上提高了效率。
（五）推进规范建设。重点工程档案记录了建设项目活动的整个过程和结果，一旦事后需要改建、扩建，档案资料就会成为最有用和最权威的信息资源，因此，加强重点工程档案工作的规范化建设显得尤为重要。江都经济开发区管委会对重点工程建设档案采取“不同时期，不同对待”的方法，对前期文件，从形成单位入手，召集规划、勘察、设计等单位，明确提出相关规范，一方面杜绝了前期文件的散失，另一方面可以对照中标单位的承诺，协助建设单位实行对照管理。在工作过程中和结束后，都有相应的部门和专人跟进，每个部门都配备有经过培训的兼职档案员，将竣工验收文件及相关图纸文件资料按规定集齐，并按业务规范的要求整理归档移交给档案室，在单位内部做到分类、编号、装订的统一，以保证档案的完整性、准确性和系统性。
社保档案作为一项专门的档案，能够详细记录单位及个人的参保情况，是一份以备考查的历史性文件。目前，我国的社保工作已经基本得到落实，并深入社会的各个阶层，做好社保的管理工作是社会保障体系得以发展的重要基础，也能够使档案工作更好地为大众服务。因此，应针对档案管理工作中的不足尽快制定改进措施，使社保管理更加合理和完善。
二、我国社保档案管理现状
（一）管理工作缺乏标准
以我国当前的社保档案管理工作来看，社保工作缺乏国家统一的标准，大多数的档案管理工作仍沿用1992年国家档案局所制定的标准，而这些标准已经不能适应现代的管理需要，在管理形式和管理范围上都已经落后于现代的管理体系，亟须得到修改。由于社保档案管理所涉及的数据较多，内容也相对烦琐，导致各地管理上的差异使标准很难达成统一。虽然有些地方制定了针对地方发展的管理标准，但由于标准缺乏专业的审核，没有起到很好的监督管理作用。
（二）管理工作存在局限性
目前，我国的社保档案存在着很大的分散性，相应的管理机构也没有统一的办公场所。社保档案的分散性主要表现在几个方面：从来源上看，社保的服务对象既包括各个企业单位，也包括个体商户，还有很大一部分是农村居民。从档案的管理场所上来看，档案分散在各个银行、邮局以及财政税务单位。在这些因素的影响下，社保档案难以实现统一管理，造成了业务上的交叉和资源上的浪费。虽然信息技术的发展为档案管理提供了更多的技术支持，但由于社保的多个险种不是统一管理，导致不同的标准间难以达成一致。
（三）工作人员缺乏档案意识
在我国的一些欠发达地区，尤其是农村地区，在社保的项目上尚未健全，更无法谈及社保档案的管理。另外，很多地区档案管理人员存在档案意识淡薄的现象，只注重业务的办理忽视了对档案的管理，使档案管理处于混乱状态。也有一些档案管理部门存在内部机构缺失的现象，没有专职的管理人员，档案管理工作由其他部门人员负责使档案管理缺乏一定的专业性，对管理的质量造成严重的影响。对于档案管理部门来说有常年累积的习惯，使其对业务部门的档案没有足够的重视，在档案保管方式上存在着很大的问题。
（四）管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后
大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。其次一些归档的材料还不够真实和准确。
（五）档案意识薄弱，档案工作参与者少
虽然各级经办机构都统一了认识，加强了领导，组织了专班，增加了对档案工作的投入，但由于档案宣传力度不大等原因的影像，导致档案管理整体意识仍然薄弱，部分领导重视业务工作，轻档案管理工作，社保经办人员对社会保险业务档案管理知识和有关文件知之甚少。例如，在日常档案工作中普遍认为档案工作只是档案员的事情，甚至有些干部不知道档案基本常识，对有关档案工作了解很少，日常工作中对档案知识宣传还不够，造成在档案达标升级验收中普遍存在档案资料残缺、行文不规范，纸张大小不同及“三色笔”现象，这些都严重影响了档案的质量，也严重影响了档案达标升级合格率。
三、提高我国社保档案管理水平的对策
（一）建立完善的管理标准
我国社保档案管理中虽然存在一定的管理标准，但并没有得到落实，也缺少基本的法律约束。要实现社保档案的有效管理，就必须制定完善的管理标准。自2007年我国确立了有关社保档案管理的基本法律规定，我国公民的社会权益逐渐得到保障，各地也纷纷出台了相关的规定。为了建立更加完整的档案管理制度，我国应将这些规定进行统一，出台一部针对档案管理的完整法律法规，使档案管理工作得到法律保障。
（二）建立完整的管理体系
在建立统一规定的基础上，要进一步完善管理体系。对分散的社保档案进行统一管理，加强各个险种的管理机制，避免部门间因工作交叉产生重复性错误。逐渐实现资源上的共享，利用先进的信息技术进行全国范围内的联网。社保档案在社会保障事业中占据着重要的位置，加强社保档案的管理能够实现我国保障事业的全面发展，推动我国的经济建设。
（三）加强社会各界的档案意识
由于社保工作的特殊性质，导致其在实际工作中容易被忽视。但在完善社保体系的过程中，社保档案管理变得更加重要。要想加强档案管理工作，首先要转变思想。利用多种工具和手段进行宣传，并重点宣传社保档案管理工作的重要性，提高社会各界的档案意识，尤其是对于相关领导更要做好思想工作，提高其对档案工作的重视，改变传统的思想，为档案工作的进行创造有利的条件。在人员的安排上，要安排具备专业知识的人员从事档案工作，不能贪图一时的便利而随意雇佣临时工作人员，并加强对工作人员档案意识的培养，提?{档案保管的质量，将档案工作纳入日常工作的范围，为档案的保管创造良好的氛围。
（四）强基础建设，建立健全制度
基础设施的良好与否是做好业务档案管理工作的基本条件。各县将着力解决档案管理必需的场地、人员、设备和经费，努力按照标准要求配置档案库房、人员，配置专门人员开展业务档案数据录入，建立社会保险业务档案数据库，争取两年内实现业务档案计算机检索和研究，对1996年前参保数据进行核对和录入，逐步实现社会保险业务档案信息资源的科学整合和有效利用。
（五）加强组织领导，提高宣传力度
把学习贯彻档案相关法规作为一项紧要的工作列入重要议程，做出计划安排。一是制定工作计划。按照目标任务的工作要求，统筹安排，分解目标，制定具体实施办法，确保在规定时间内实现工作任务。二是明确工作职责。建立工作目标责任制，成立业务档案管理工作领导小组，明确业务档案管理的工作职责和要求，做到主要领导亲自过问，分管领导具体负责，各科室配合抓，人人都上手，层层抓落实的良好工作格局，动员和组织全体工作人员参与档案工作。三是加强指导和沟通。加强人员学习培训，遇到问题及时向上级部门报告。加强与各档案管理机构的沟通，共同做好社保档案管理工作。
四、结语
今年以来，我县养老保险工作在县委、县政府大力支持下，在主管部门的正确领导下，按照省、市统一部署，以科学发展观为指导，以改革、发展、稳定为大局，紧紧围绕全年工作目标任务，创新工作方法，内抓管理强素质、外抓扩面保发放，加强养老保险“信息化、规范化和制度化”建设，
养老保险各项工作稳步推进。
一、离退休人员养老金发放工作继续得到巩固
全面落实企业养老保险各项待遇，是提高企业养老保险社会公信力，也是维护社会稳定，构建和谐社会的基础。为此，我们把养老保险待遇足额支付放在首位，积极做好离退休人员养老金发放工作，每月20日前通过银行、邮政等网点及时足额发放到位，没有发生新的拖欠。今年1-6月共为4314名参保的企业离退休人员足额支付养老金2623万元；为2899名参保的机关事业单位离退休人员支付养老金3203万元；为620名已去世的参保企业离退休人员的遗属发放遗属抚恤金69万元，为63名未参保集体企业退休人员发放基本生活费6.4万元；支付参保企业死亡离退休人员丧葬费、一次性困难补助费共53万元，支付机关事业单位死亡离退休人员丧葬费、一次性困难补助费共计61万元。养老保险各项待遇按时足额发放率和社会化发放率都达到了100%，并按规定全额兑现了2009年度企业退休人员“调待”养老金，维护了社会的稳定，促进了经济的发展。
二、养老保险基金支撑能力进一步加强
截止6月底，全县参加企业养老保险的有16680人（其中农民工参保人数为2451人，完成市定目标任务率272%）；参加机关事业单位养老保险的人员达到了8184人。今年1至6月，征缴入库的企业养老基金为2960万元，征缴的机关事业单位养老保险基金3173万元。在扩面征缴上我们注重抓发好以下几方面：1、继续将扩面征缴与解决历史遗留问题相结合。以“保民生、保稳定”为出发点，依据宜劳社秘[20*]151号、116号文件规定，妥善处理了未参保集体企业退休人员以及返城未安排工作的下放知青的养老保险问题，为原国有集体企业临时性用工以及机关事业单位非在编人员补办养老保险手续、补缴养老保险费，并为超过法定退休年龄人员补办补缴了养老保险费，社会上普遍反映良好。2、创新工作机制与提升服务水平相结合。服务质量的好坏将直接影响到扩面工作的开展。为此，我们采取预约上门服务的工作方式，深入企业特别是一些龙头企业开展预约上门服务，积极开展业务服务和政策宣传，提高了企业法人参保意识和从业人员参保缴费的热情，彻底改变了被动、单一服务的老模式，一种积极、综合的服务模式正在形成。3、完善缴费手续与创新缴费机制相结合。积极配合地税部门不断完善缴费手续，成功地开展了网上缴费业务，改变了下岗失业人员缴费手续繁杂和在外务工不能及时缴费的窘境，极大地方便了参保人员特别是外出务工的参保人员，受到了他们的一致好评。4、解决现实问题与培育新的扩面增长点相结合。为了稳定乡村医疗队伍，促进农村医疗事业发展，我县将乡村医生作为今年扩面的重点之一，下大力气解决乡村医生的老有所养问题，今年5至7月，共有51名乡医生参加了企业养老保险。随着我县工业化、城镇化进程的加快，农村土地被大量征用，被征地农民的数量逐渐增多，他们在失去农业生产基本条件，年老丧失劳动能力后的基本生活保障问题成为社会各界普遍关心的热点问题。针对这一现状，我们按县委、县政府的要求，以改革发展稳定的大局出发，积极开展上门入户宣，引导广大失地农民参加企业养老保险，并积极做好衔接工作，妥善解决他们的后顾之忧，有力地促进了我县经济社会和谐稳定发展。1至6月，全县有50名失地农民参加了企业职工基本养老保险。5、实现基数申报与完善基础数据相结合。在今年5、6月份，我们集中开展了养老保险基数申报工作，维护了参保人员的权益。通过养老保险基数申报，补充和完善了在职人员的基本数据，共有1.5万人通过上门登记或网上申报了缴费基数，为1.6万人打印发放了个人帐户对帐单。
三、社会化管理服务工作迈入规范化、科学化管理轨道。
我县企业退休人员社会化管理服务工作自开展以来，在社会化管理服务工作条件还不完善的情况下，克服种种困难，逐步落实各项目标任务，不断规范管理，拓宽服务内容，社会化管理服务工作取得了明显成效。1、积极推进社区达标创建工作。今年以来，我们按省市要求，为搞好标准化社区建设，方便管理和服务，我们加大对企业退休人员标准化管理服务社区建设的指导力度，一是把加大硬件建设做为首要任务，积极争取当地乡镇政府的支持，落实社区用房和设施。目前，全县社区基本上做到了场地、制度、设施、人员、活动“五到位”；二是完善了离退休人员基础台帐工作。年初、我们印制了退管服务台帐，并对全县高龄、特困、孤寡、劳模、重病、党员等退休人员已分别建立了信息台帐，实行了分类管理；三是建立了考核制度。制定了相关工作考核办法，将各项工作进行量化计分，年终组织各站、所负责人进行互查和评比活动，对优异站所主要负责人进行奖励，有效地提高了站、所的工作积极性。2、创新养老金资格认证方式。领取养老金资格认证工作全部移交社区、乡镇保障所经办。我们在资格认证工作常规做法的基础上，充分发挥社区、保障所认证优势，加强对社区退管专管员的培训，规范认证程序，各站所在养老金领取资格认证工作创新了不少做法，如，定点约时认证，下村入户不定时认证等，我们定期或不定期进行抽查，取得了良好的效果。今年以来，全县机关事业单位、企业共有7093名离退休人员参加了认证，对未认证293名人员，暂时停发养老金，正在做进一步核实，对4名已去世人员进行了死亡时间核定，对冒领养老金下达追缴通知书。3、建立了信息反馈制度。各站、所按月将离退休人员的动态变化情况以报表形式上报，我们依据上报的材料及时录入离退休人员信息数据库，掌握人员情况变化，实行准确的动态管理。目前，全县参保企业退休人员4319人已全部进入社区管理，社会化管理服务率和社区管理服务率都达到了100%。
四、规范基础管理，提高服务水平
我们始终将完善基础管理工作摆到重要位置，不断完善养老保险管理制度，规范各项业务操作程序，制定了详细的工作计划，提高管理质量和服务水平，从根本上树立维护广大群众权益的观念。1、完善业务内控制度。建立了有效相互制约、相互监督的组织体系。对各项业务办理，按照事前预防、事中控制、事后监督的原则，实行经办、复核、审批制度，并留有纸质资料备查。2、建立健全档案管理制度，完善了档案管理体系。每年初，聘请县档案局专业人员对上年度养老保险档案按省一级标准实行统一集中整理归档管理，确保了档案全面性、准确性、连续性。3、完善了养老保险基本数据库建设。将参保单位、职工、离退休人员信息数据库，对照养老保险系统183项基本数据参数进行了整理和清理，对参保单位和个人参保缴费信息的缺项、错项、漏项进行检查汇总。今年以来，核实在职人员基本资料3600多份，采取集中研究处理，力求各项数据的真实性、完整性达到最优化，使每个参保人员个人帐户建帐率、完整率、准确率、及时率都达到了省市的要求。4、建立业务经办例会制度。我们在每月定期召开全局职工和乡镇劳动保障所所长工作例会，在会上共同研究解决业务经办过程中的难点、热点问题，并对当月发生的业务有检查、有总结，查出的问题及时改正，对次月的工作有布置，各项工作力争做到透明、公平、公正。5、建立学习制度。确保学习实践科学发展观活动具有针对性、实用性、不走过场，上半年，我局利用每周星期五下午的时间，组织由各股、室负责人主讲，全局干部职工参与的学习例会。通过强学习、强管理、强机制的有力措施，职工队伍的综合素质和业务水平得到明显提高。6、完善窗口服务之星评选制度，坚持工作人员挂牌上岗，职责上墙，每季度评选一名服务之星，引导和鼓励全体工作人员积极向上，争先创优。
下一步工作安排：
一、强化扩面征缴，拓宽养老保险覆盖范围和基金征收渠道。主要措施是争取部门配合，加强与财政、地税、劳动监察等职能部门的协调配合，形成联动扩面，从维护职工的合法权益出发，加大对应保未保和少报、漏报、瞒报企业的稽核检查，努力做到应保尽保.特别是着力抓好开发区外来投资企业参保缴费工作，采取上门深入园区企业宣传养老保险政策，发放参保办理程序、联系卡，提供预约上门服务，召开企业法人座谈会的行式，扩大养老保险的影响力，提高企业法人和员工的参保缴费意识。
二、继续把确保离退休人员基本养老金按时足额发放作为首要任务，完善发放流程，优化内部办理手续，建立养老金发放工作台帐，基本养老金拨付、发放管理，实行全程跟踪，加强与财政及各机构的联系，定期对养老金发放情况进行核对，确保不发生新的拖欠。
三、做好补办认证的恢复工作和开展追缴冒领养老金工作。扎实做好离退休人员补办认证后恢复养老金发放人员的接待、解释工作，对异地居住的长期未认证离退休人员采取上门认证或委托居住地社保经办机构协助认证，垒实养老金防冒领防线。
四、广泛开展示范社区创建活动。召开社区专管员、站长培训会，动员部置标准示范社区建设工作，并组织自查自评工作，争取实现全县40%社区为基础达标社区和2个重点示范社区的目标。
五、抓好档案管理，建立长效管理机制，今年继续聘请县档案局专业人员进行帮助指导，对2009年养老保险档案按标准统一集中管理，并为开展业务档案管理更高级别的达标创建工作做准备。
六、继续做好维稳工作，及时处理好事项，尤其要妥善地处理好上级转发的件，杜绝发生越级上访、群访事件的发生。
七、做好信息报送工作。加强对信息宣传任务和指标的分解与落实，确保信息宣传工作具有较高的质量和水平。
关键词：城建档案； 馆藏； 档案馆功能
Abstract：The archives storage construction is a key question for its function construction and exertion. Combined the reality of work and thought deeply, this article offered the suggestions of strengthening the archives storage construction, which is of certain reference meaning to archives function construction and its function exertion.
Key words：urban construction archives； archives storage； archives function
中图分类号：F299.24
文献标识码：B
文章编号：1008-0422(2008)04-0156-02
在城市建设高速发展的背景下，各地城建档案工作呈现出强劲发展势头。根据湖南省建设厅最近一次城建档案工作调研，全省大中小城市共建馆28个，建馆率为100%，专职工作人员有373人，馆库面积达41000多平方米，馆藏量突破了50万卷，城建档案工作已成为全省档案事业重要的组成部分。在为取得成绩高兴的同时，我们也存在着一些隐忧，特别是各地在馆藏建设方面出现了一些偏差。而馆藏问题实际上是一个档案馆功能建设和功能发挥的核心问题，因为档案馆的价值首先在于馆藏的价值，离开了档案，档案馆的存在意义以及我们的档案工作都无从谈起。因此，我们把馆藏建设提升到一个显著的高度来探讨和研究是有必要的。
1目前城建档案馆藏建设中存在的主要问题
1.1发展非常不平衡
从全省来看，有的城建档案馆馆藏量增长非常之快，像长沙馆一年新进馆30000多卷，株洲馆一年新进馆10000多卷；而有的馆偶尔一年只进馆几十卷，很多年份则没有新进档案，馆藏量基本没有增长。有些馆早就建立了机构、配备了人员、落实了经费，但工作只停留在发发文、开开会、搞搞接待参观、搞搞业务检查，对收集档案、丰富馆藏没有实质动作，导致档案馆虚拟化、空心化，城市建设得很快，城建档案管理乏力。
1.2馆藏结构日益不合理
依据《城市建设档案归属与流向暂行办法》（国家档案局1997）和《城市建设档案管理规定》（国家建设部2001年修正）等法规，从归属和流向上讲，房地产档案、国土档案、规划报建档案、环境保护、勘察测量、水文地质、电力管线、人防军事等资料无疑属城建档案。但全省各城建档案馆均没有收集本市房地产、国土档案。一些城建档案馆因不在规划口管理，连规划报建档案都难以收集，更不用说环境保护、勘察测量、水文地质、电力管线、人防军事等资料了。从各市城建档案馆新进档案的主体来讲，绝大部分是建设工程竣工档案。即使在建设工程档案方面，因为重点工程、市政工程、管线工程等档案难于收集管理，各城建档案馆把主要力量放在房屋建筑工程档案收集上。长此下去，城建档案馆将渐渐成为工程竣工资料档案馆，馆藏单一，馆藏结构日益不合理，其结果是城建档案信息资源的保存价值和利用率正在迅速下降。
1.3普遍重收集轻开发利用
档案保管的目的在于利用，利用是档案生命价值的体现。馆藏建设的一个重要方面是建立档案开发利用的机制，包括查借阅利用、信息编研、修史编志等，现代信息技术和互联网技术还为档案开发利用提供了很多新的手段。但从全省来看，档案利用工作做得非常不够，馆藏建设被作为档案馆的后台工作、传统工作，主要精力放在前台，即档案业务指导和验收。编研成果不多，很多馆没有建立档案计算机检索系统，仅长沙馆开展了档案数字扫描和数字档案馆建设，绝大部分馆的档案利用还是手工操作。
1.4个别地方城建档案意识还很不强
尽管最近几年各地对城建档案工作的认识有了很大提高，但也有个别地方，特别是一些区、县（市）和一些基层单位，对城建档案编制、报送、利用的意识还很淡薄。有些人认为编制工程档案太麻烦，既不带来政绩，又增加了成本；有些人认为建设工程“一份合同、一张图纸”足以说明问题，不要搞得太复杂，没有把完整的档案资料管理纳入日常的工作范围；有的单位甚至把档案作为“私有财产”、“个人秘密”，拒不移交。这一些错误认识与国家有关档案工作和城建档案工作的法律法规是相违背的，特别是与国务院第279号令《建设工程质量管理条例》要求建设工程竣工验收前应有完整的建设工程档案资料并及时向城建档案机构报送的规定相违背的，从认识上讲是不知法，从行为结果来讲，就是违法和犯法了。
2抓好四个结合，加强城建档案馆藏建设
通过上面的问题分析，我们认为加强城建档案馆藏建设一要有认识，二要有思路，三要有措施。作为城建档案工作者，从事业发展和工作创新的角度出发，还要有紧迫感和使命感。结合实际，笔者认为应当抓好四个结合：
2.1将“业务指导”与“档案接收”相结合，强化归档收集
在新的形势下，城建档案工作者如果仍墨守陈规，守株待兔，必然导致城建档案工作的被动。在思想认识上，必须努力克服档案收集难的畏难思想，出于对城建档案事业的责任和使命，树立主动服务意识，不断提高服务质量，努力改善自身形象，增强工作的主动性与灵活性。档案工作者就是管档案的，不能只说不做，不能怕麻烦，不能拒绝具体事务。我们应把“业务指导”和“档案接收”结合起来，业务指导是方法、是手段，档案收集是目标，是结果。
在业务指导上，应勤跑工地，坚持项目追踪，收集信息，了解情况，随时进行检查指导，把政策讲透，把要求讲透。在具体工作中，必须主动参与各项重要建设活动和工程的竣工验收，把工作做到现场，超前控制，把问题解决在档案进馆之前，确保档案收集完整、全面。一些重点工程或外商投资项目，由于领导重视、社会关注、地位特殊而享有一些特殊政策，对其竣工档案归档的监督难以落到实处，对这些项目的档案归集工作，要积极向领导汇报，及时与企业沟通，改善与建设单位的关系，争取建设单位的积极配合。长沙馆针对具体工程制定业务指导技术文件，拟定详细工作计划，推出个性化服务，提高了业务指导的针对性，工作更主动，更到位，实践证明是一条好的工作举措。
在档案接收方面，我们应充分利用建设行政程序把关，建立建设工程档案初验认可制和档案验收合格报送移交制。从长沙和株洲馆的做法来看，我们要求建设工程竣工验收前一定要进行工程档案初步验收，档案基本合格后，发放《初验认可证》，才可以召开竣工验收会；在工程备案后，一定要对工程档案进行合格验收，合格验收并移交后，再发放《合格证》，工程才能办理产权产籍手续。这一系列具体措施，把业务指导和档案接收结合成一套完整的程序，使档案归档、接收不再虚弱，强化了归档收集，做到了应收尽收。
2.2将“编制深度”与“归档广度”相结合，拓展归档渠道
城建档案涉及部门、单位有几十家，内容涉及城市规划、建设和管理的方方面面。一般来说，建设系统内部产生或管理的建筑工程档案、部分市政档案、房建档案等收集难度相对较小，归集率较高；而非建设系统的建设工程档案种类多，数量大，收集矛盾多，难度大。我们要运用行政、经济、法律等各种手段，突出重点、以点带面、不断拓展，积极做好收集工作。一是城市地下管线档案。主动与有关部门沟通，采取有力措施，加强地下管线档案的接收和收集，开展地下管线档案信息的综合动态管理。长沙馆通过制定《城市地下管线工程档案管理条例》，使地下管线档案有法可依，保证了管线档案按要求归档。二是开发区的档案。开发区的城建档案是城建档案不可缺少的组成部分。要按照国家集中统一管理城建档案的基本原则，依法加强对开发区城建档案工作的监督、检查和指导，定期接收城建档案。三是围绕社会主义新农村建设的目标，采取多种形式，切实做好小城镇建设、新农村建设档案的收集工作。
丰富馆藏包括量的扩展和质的提升，没有数量就无质量可言，而没有质量的馆藏，无论数量多么“庞大”，都难以充分地为城市建设和经济社会发展服务。因此，丰富馆藏应当是档案资料的大数量和高质量的统一体，是规模与品位的“双优”。丰富馆藏的渠道拓宽了，接收方法也解决了，就应特别注重质量问题，即既要扩容又要提质。在扩容提质上，主要注重以下三方面：一是严格按城建档案归档范围接收档案，不在此列的拒之门外，确保专馆专用，节约政府公共资源。二是以最低限度数量的档案保存最大限度的必要的信息量，尽量避免重复的、价值不大的档案进馆，确保数量优化。三是对整理不规范、残缺不全，模糊不清的资料尽量拾遗补缺，修订完善，确保质量优化。
2.3将“依法治档”和“行业管理”相结合，提高城建档案法律意识
城市建设档案管理是一个跨行业、跨部门、跨专业的系统工程。建设系统以外的单位产生的城建档案，接收难度大，工作纷繁复杂。我们要充分运用法律法规赋予的权力，大胆灵活地履行收集档案、行政执法和行业管理的职责，主动开展工作。一是加强档案法规宣传，强化全社会档案法律意识。要多方式、多渠道、多层次地宣传《档案法》、《建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》等法律法规，使之深入人心。长沙、株洲馆最近几年大力开展建设工程资料员培训，向建设、施工、监理单位的技术负责人和工程资料员宣传城建档案法律法规和技术规范，提高他们的素质和工作技能，产生了较大的成效。二是要建立目标管理考核机制。要通过建设行政和档案行政部门对基层单位的年度目标管理考核，将档案接收和馆藏量增长列为量化指标，年初下目标、年终抓督促，强化行政管理和工作责任意识。三是充分利用法律法规授权，依法治档。严格按城建档案管理有关法律法规的有关规定，加强法制建设，开展执法检查。一方面，在充分利用现有城建档案工作法规、规章和依法行政的基础上，根据各区、县（市）实际，抓紧制定本区、县（市）《城建档案管理办法》、《城市地下管线档案管理办法》以及城建档案接收归档、开发利用管理等方面规范性文件。另一方面，每年可以适当开展执法检查，对不按规定执行的建设单位，在工程竣工验收备案后逾期不交档案的，及时提出口头或书面整改意见，仍拒不移交构成违法事实的，上报建设行政主管部门立案，依法予以处罚。
2.4将“库房管理”与“档案利用”相结合，突出城建档案的利用价值
