时间：2023-03-06 16:04:12
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[关键词] 医院基建档案管理；作用；措施
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。
1 基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平
随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。
[参考文献]
【关键词】医院档案；档案管理；档案文化
【中图分类号】R197.322 【文献标识码】A 【文章编号】1004-7484（2012）11-0612-02
医院档案是在医院各项医疗、教学、科研、预防保健、卫生行政管理以及其他各项活动中形成具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录，是医院重要的信息资料和宝贵财富，更是医院开展工作的可靠依据。为了更好保存医院历史真实面貌，我院于2011年成立综合档案室集中管理全院各门类、各载体档案，下面是我院开展档案工作的一些做法。
1 开展档案管理的必要性
1.1 实现档案管理是医院自身发展的需要
当前医院规模不断扩大，各项医疗活动产生了庞大的具有保存价值的医疗档案特别是一些科研资料。现代化医院要求规范化管理的结果是各职能部门的文书类档案越堆越多；另外在等级医院评审过程中档案资料不仅是评审的重要依据同时档案管理还是评审的一项重要指标；其次自《医疗事故处理条件》出台后，要求医院在处理医疗事故时“举证责任倒置”，这就倒逼医院在进行诊疗时，需要不断收集并保存一切与病人治疗相关的所有信息，包括法律法规、医疗标准、操作常规、财务收费、各种设备（材料）使用以及管理部门需要提供的各类资质证明等。实现医院档案的统一管理有利提高医院管理水平，保持医院可持续发展。
1.2 开展档案管理是落实国家档案法规的需要
《中华人民共和国档案法》规定，全部档案均由本机关档案部门集中统一管理。同时昆山档案局对本地区档案管理工作提出了三年目标，要求各部门做好档案室建设和达标升级工作。为了改变当前医院档案分散保管的状况，需有一个综合管理档案的职能部门，推动医院档案管理规范化科学化现代化进程，促进档案开发利用，提升档案管理水平更好的为医院建设和发展服务。
2 医院开展综合档案管理建设的具体方法
如何做好档案建设与管理？我们的起步较晚，但是我们始终以高起点、高标准为工作目标。通过“三项工程”对医院档案工作实施管理，实现档案资源共享，提高档案管理水平，培育良好的档案文化促进医院文化发展。
2.1 实施档案管理的建设工程，夯实基础
2.1.1 设施设备建设
档案库房的设施建设是医院开展档案管理的先决条件，档案库房选址得当便于档案的保管利用，做到档案库房、办公室、阅档室三分开，库房面积要有一定的预留空间，配备必要的温湿度控制、消防安全等专用设备，落实“八防”措施，医院档案室建筑总面积原则上不小于300m2。
2.1.2 组织网络建设
建立档案的三级管理网络体系，医院档案管理委员会领导开展全院档案工作；综合档案室专职管理医院的档案工作，它既是职能部门又是档案工作的业务部门；各职能科室负责人是部门档案第一责任人，各部门配备一名兼职档案人员，负责本部门各类档案材料的收集、预整理工作，并定期向综合档案室移交，确保归档材料的安全。
2.1.3 工作制度体系建设
三个不同层次、不同重点内容的制度构成了医院档案工作的制度体系，分别为：工作规章是医院档案工作的纲领性文件，将医院档案系统分为6大类12小类82项；管理制度由档案的保管、调阅、鉴定销毁等制度和各岗位职责组成；档案的业务规范性文件包括需要区分各类档案的不同生命周期和价值的保管期限表，以及规定各类档案的分类原则、层次和纲目条款等的分类大纲，它们是档案管理工作的重要技术性文件之一，是本单位档案管理的行为指南，这些需要医院档案部门在建设的第一年建立完成，随着工作的不断深入和外部因素的改变需对档案工作制度体系不断的充实和完善以适应科学管理需要。
2.1.4 基础业务建设
档案的业务工作主要包括四个方面：档案的收集、整理、保管、利用等。档案工作从收集开始，对文书档案产生部门从档案管理的角度在文件形成阶段即提出“档案化”管理要求，推动各职能部门规范科室管理，提高科室管理水平，为等级医院评审打下基础。除文书档案外需同时做好会计、基建、设备、科研等档案的收集工作，对于反映医院主要职能活动情况的照片、声像、实物等特殊载体档案应随时收集归档并保持资料的齐全完整。另一方面在全院范围内（包括退休职工）广泛征集反映医院历史的文字、图片、实物、影像等有价值档案。
根据《医院档案分类实施细则》的要求做好所有收集档案的整理工作是档案提供利用的前提。
由各职能科室自行管理的档案如病案档案、会计的凭证档案等，需做到“四”统一，即统一制度、统一标准、统一目录、统一管理。
2.2 通过人才培养工程， 提高专业水平
档案工作人员专业水平和业务素质的好坏，直接影响档案质量以及开发利用效率。档案工作是一项业务性很强的工作，档案人员除掌握专业知识外，还涉及文书学、计算机基础学、图书情报学等领域，因此只有不断更新观念重视自身业务能力，才能适应新时期档案管理的需要。加强队伍建设我们的做法：（1）引进（或招聘）档案专业本专科实用型人才。（2）选调目前从事档案工作的专（兼）职人员通过继续教育的方式完成档案专业学习。（3）安排专（兼）职档案员在职培训。（4）不定期对专（兼）职档案员进行岗位考核。
2.3 通过信息化工程，完成数字档案
档案管理的本质就是保存有用资料用于今后的开发利用，加强档案管理信息化建设就是为了提高档案开发利用率[1]。依托现有的医院综合内网平台，建立符合医院特点的档案管理系统软件，软件除了具有数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等功能模块外，无缝对接医院内网平台，实现内网电子公文的归集，逐步与各管理软件链接采集各部门日常工作资料。
目前保存的纸质档案，其保存寿命受到多种因素影响。为了解决这一问题我们在进行档案管理的建设阶段就提出对所有档案进行数字化处理，建立医院的数字档案室以达到及时提供利用，资源共享的目的[2]。
以上仅是我院开展综合档案管理的一些做法，要想做好新时期医院档案管理的工作，发挥档案保存历史、积淀承载历史的作用，做好档案文化建设更好的为医院服务，需要我们档案人的不懈努力。
参考文献：
关键词：医院；基建档案；评论
近年来，随着国家对卫生、医疗事业的不断重视和投入的加大，医院的建设工程逐年增多，随之出现了大量的基建档案，这些档案涉及到工程勘察、规划、设计、施工、使用的大量文字和图纸资料，整体反映了建筑工程的完整面貌。如何完整、规范、妥善保管及有效开发使用这些档案，关系到建设工程的百年大计，对医院的全面规划、建设管理以及可能出现的产权、经济纠纷起着重要的参考和借鉴价值，为促进医院的现代化建设及正常的医疗、科研等活动起到重要的作用。
1 医院基建工程档案特点
医院基建工程档案是在工程项目建设过程中累积成套的资料。工程项目的档案材料是有机联系的整体，围绕一个工程项目的基本建设活动形成了一个互相之间密切联系的基建档案背景。基建工程档案伴随着工程的实施过程按一定的内在规律产生，并被传送到相关的部门和资料的需要者，形成工程项目实施中的档案资料。工程档案资料除具有一般信息共性特征一一价值性、滞后性、共享性外，还具有工程技术个性特征，它具有原始数据来源的分散性，加工处理的多样性和其时间、空间的差异性，以及基建工程档案要求的事实性、专业性和重复使用性。
2 医院基建工程档案的构成
医院基建工程档案构成内容可分为工程准备阶段档案、工程设计档案、工程施工档案、工程竣工结算经济档案和工程后期使用过程中的维修改造档案五大部分组成。根据基建档案形成的特点，为了保证档案的完整性、可靠性和系统性，应实行档案工作与工程建设同步收集管理的原则。①工程准备阶段档案包括项目建议书，可行性研究报告，批准的立项报告，土地征用、拆迁补偿文件，批准的医院规划图，有关部门测绘的地形图、用地红线图，以及开工前必须的各种文件，如规划许可证、施工许可证等。②工程设计档案包括委托设计合同，地质勘探资料，施工图纸，图纸会审记录，设计修改通知、竣工图纸等。⑧工程施工档案包括开工报告，施工组织设计，技术交底，隐蔽工程验收记录，混凝土工程施工记录，主体结构验收记录，钢筋、混凝土、砂浆及各种材料检验报告，工程竣工验收报告和工程质量评定报告等。
3 医院基建工程档案的作用
要搞好医院基建工程档案的建设，首先要全面、深入地认识医院基建工程档案的作用，建档的目的是为医院的建设和发展服务，档案离开了“作用”其价值就无从体现。对日常维修具有参考借鉴和利用价值高校基建工程档案对日常维修中的实用价值在于档案利用，档案利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节。每年年初医院对修、购专项资金投资估算和立项申报，维修工程招标时的工程量清单编制及竣工价款的结算等均需利用基建工程档案，基建工程档案的利用价值得到了充分体现。利用工程竣工结算档案中的工程结算书中相关工程项目造价加以调整，就是一份准确的投资估算；利用设计档案的竣工图纸对维修内容和要求进行详细说明，就是一套完整的维修施工图纸；利用工程竣工结算经济档案中的工程量计算书和审计工作底稿，维修工程价款结算可以做到快速准确。
4 医院基建工程档案的建设
医院基建工程档案具有历史凭证作用、重复利用作用和日常维修作用，必须搞好基建工程档案的建设，要把基建工程档案的收集、管理和整理摆到重要的工作EI程上，需要做好以下几个方面的工作提高人员素质，增强档案意识要增强档案意识，改变“在档案收集时你送我要，在档案利用上你查我调”的状态，档案人员不能仅仅是档案材料的保管员，而应是档案的形成者、管理者，要具有一定的档案管理知识、较强的立卷意识、管理和利用意识并逐步将这些意识形成习惯。
完善管理机制，健全岗位责任制在重视基建工程进度、质量、造价等环节的同时，要建立和完善基建档案管理的有效机制。由于医院基建工程档案冗繁的特征，它的内容多、种类杂、收集时间长，故必须建立岗位责任制，责任到人，分工合作，奖励先进，鞭策落后，这是一项难度较大的管理工作，它需要多方配合方能落到实处。施工单位应做好收集和提供原始凭证工作，包括开工、竣工报告，施工组织设计，技术交底，隐蔽工程验收记录，图纸会审纪录，设计修改通知、定位放线测量记录，材料出厂合格证，材料质量鉴定书，混凝土工程施工记录，主体结构验收记录。监理单位应收集在监理活动中形成的具有价值的文件，如开工令、停工令、返工令、竣工令、工程大事件、工程质量检查记录、检查报告、工程质量等级评定材料，包括分项工程、分部工程、单位工程质量等级评定、基础处理基础工程施工记录、现场监理例会记录、监理月报、监理指令，沉降观察记录各种验收文件等。基建部门应收集作为基建职能部门在进行建设过程中与有关部门之间产生的相关工程建设的文件、函件，如设计文件、招投标文件，政府有关职能部门批文等。医院基建工程管理部门要明确将档案工作纳入基建各科室的工作职责范围，对于施工过程的经济技术资料不能一味依赖施工单位收集提供，形成人人关心档案，自觉收集、保管、爱护档案的习惯。
近年来，随着电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，电子计算机已被越来越广泛地应用于办公室的日常工作。以往手续繁杂的办公行文、来往函件等都可以通过网络直接在计算机上办结。文件从产生到处理结案几乎不使用纸和笔，由此而产生了大量的电子文件。这些电子文件以其快捷、方便等的优越性大大地提高了工作质量与效率，给我们的工作带来了极大的便利。然而，如果一旦操作不当或染上病毒，后果不堪设想。因此，探讨研究电子文件归档的方法，确保电子文件的安全，是当前医院信息化建设的一项重要内容，也是档案管理工作中一个急需解决的课题。
1 电子文件在归档方面的现状与分析
1.1 从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题
1.1.1 原稿被忽视，随意遭删改
在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
1.1.2 归档程序不明确，存贮载体不安全
电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。
1.1.3 归档不鉴定，真伪不辨别电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作
对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。
1.1.4 人员素质低，专业人才缺
电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。
1.2 造成上述问题的原因主要有两个方面
1.2.1 思想认识问题
传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。
1.2.2 管理工作滞后问题
目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。
然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之二。
2 对电子文件归档的几点建议
电子文件归档的目的就是要使人类活动的真实历史记录在电子信息时代更好的、更完整的、长期的保存下去。为此，笔者建议要做好如下几个方面的工作。 转贴于
2.1 更新观念，适应形势
做好电子文件的归档管理工作，既是信息化建设的必然要求，也是档案信息化建设的重要组成部分。目前，发达国家已有60％以上的政府行政工作是通过因特网和其他电子通讯方式实现的。因此，作为当今信息时代的一名档案工作者，要把档案信息化建设提高到为经济建设服务和促进档案事业发展的高度来认识。要紧跟形势、更新观念、接受新事物，积极参加专业技术培训，熟练掌握各种操作技能，以适应新时期档案管理工作的需要。
2.2 认真收集，保护原稿
不论纸质档案或是电子档案，收集工作总是第一关，是做好归档管理工作的基础。收集工作是否到位，对后续各环节有着很大的影响。如果该收集归档的文件没有收集，不仅影响到档案的完整性，更不用说开发与利用。对文件在处理过程中曾修改的，在附件上要有该文稿历次修改的标记，各种修改信息应予以保留，不可任意进行删除，要保护好原稿。
2.3 做好鉴定，确定价值
电子文件在归档之前，鉴定小组要对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。第一要辨别电子文件的真伪；第二要确定电子文件的价值；第三要确定电子文件的完整性。只有真实的、有价值的电子文件才有保存的必要。
2.4 按照程序，做好归档
电子文件的归档，必须按照程序进行。首先，对应归档的电子文件进行收集、分类和整理；其次，对电子文件进行鉴定，确定其去留问题；再次，将电子文件脱机存储在可靠的载体上并送交档案室归档。设有虚拟电子档案室的，可用邮件的形式传递到档案室。在格式上，一般采用通用格式。如文档文件采用doc格式，数据文件采用dbf文件等。在时间上，由各单位自定，按期限进行归档。在保存数量上，一般保存两套以上同版本的电子文件，其中一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。对网络环境下生成的大量的业务电子文件也要做好备份，但不要将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。
2.5 加强防患，确保安全
存储载体的安全与否，关系到电子文件归档工作的成败。因此，对归档的电子文件，要采取可靠的措施，确保电子文件存储的安全。及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和杀毒软件实现全天候自动升级，做好档案上传、下载安全等和访问权限等的防患工作。控制环境的温度和湿度，及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全与稳定。
2.6 加强培养，提高素质
[关键词] 医院基建档案管理；作用；措施
[中图分类号] R-331 [文献标识码]A[文章编号]1673-7210（2008）10（a）-165-02
随着医院改革的进行和深入，医疗业务不断的扩大，基建档案也越来越体现出它的重要性。当务之急是必须高度重视医院基建档案的归档率、完整率、准确率。采取一切有效措施，杜绝不利于基建档案管理的因素，为子孙后代积累宝贵的历史财富，是我们每个基建档案工作者义不容辞的责任。
1 基建档案在医院管理中的作用
1.1对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义
医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管理的关键是及时收集基建项目开工前到竣工交付使用后的各种报批文件、合同协议、洽商变更等各种类的资料，由于医院基建项目具有投资大、周期长、环节多、内外协作关系复杂的特点，因而形成的档案有多种载体、档案数量多、保存价值高。这些档案既是医院工程建设的真实记录，也是整个医院档案的重要组成部分，它既为医院的建设、维修、管理、改扩建服务，又为医院的经济建设和医疗事业的不断发展服务。所以，做好工程项目的档案管理工作对推动医院经济可持续发展具有十分重要的意义。
1.2为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据
基建档案涉及工程的规划、设计、施工、监理、建设单位以及建设单位的主管机关和其他有关部门，任何基本建设缺少基建档案，就缺少了使用和改造的依据。它不仅反映了该建筑物的变化和发展，为医院规划、建设、管理工作提供现状和历史依据，也对医院发展和经济建设发挥着重要作用，为地上地下交叉工程涉及提供周围相互关系相互要求的条件；为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究等提供素材，它不仅服务于今天，也有利于未来，所以越来越受到各级建设单位和医院管理者的重视。
1.3基建档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院的财富
随着医院总体规划的逐步进行，近年来我院的基本建设可以说是接连不断，而且又都是在交叉进行，这就需要办理和查阅许多相关资料。档案是一种特殊的、不可再生的宝贵的信息资源，是医院和社会的财富。收集、管理和保护好这种资源是每个职工的义务和责无旁贷的职责。例如我院基建处的老处长张乃云，他在儿童医院辛辛苦苦工作了几十年，上对医院的每项建筑、下对全院地下的每一根管子都了如指掌，可以说闭着眼睛都能说出它们的位置。为了便于工作，张乃云在医院总平面图上仔细、认真地在每个建筑物旁都标注了建筑年代和面积，这张图纸是非常宝贵的资料，它包含了医院自1955年建院至今所有建筑的年代和面积，它减少了我们许多需要到档案室大量查阅资料的麻烦，节省了宝贵的时间，大大提高了工作效率。我们将原图保存起来，平时使用复印件，而且还将上面的数字以电子表格的形式摘抄整理出来，这就更加便于查找、保存和计算了，特别是每年向卫生局做报表时，这一表格是我们最可靠的依据。
2医院基建档案管理工作中存在的问题
2.1基建档案管理工作缺乏政策性指导
随着我国社会主义市场经济体制的逐步建立，国家重点工程项目在投资、管理、建设等方面发生了一系列的变化，我们经历了改扩建、代建、改造装修、融资、拆迁征地等建设工程，每一次对于我们来说都是一次新的尝试、一次学习的过程，但最缺乏的是对工程政策、性质的了解和指导。对工程档案的收集、整理、归档、流向提出了新的问题。
2.2档案知识缺乏
由于历史的原因，从事档案工作的人员所学专业与所从事的工作不一致，对档案的知识特别是对基建档案知识了解得不够，缺乏档案专业知识的学习。
2.3全员档案意识不强
基建档案资料应该力求完整、正确、真实、严谨，在工作中发现与施工单位和相关单位签订的合同、协议日期有的不明确或没有写；工程的名称前后不相吻合；施工单位来函有的编号较乱，有没有编号的、有重复编号的；请示报告之类的函件有的没有标题。这些不仅给档案管理人员归档工作带来一定的困难，而且在接收上级审查时也很麻烦。
3对医院基建档案管理工作中存在的问题所采取的措施和建议
3.1建立健全基建档案管理制度是搞好医院基建档案管理工作的保证
基建档案的科学管理直接影响到工程项目的维修、改造、扩建，健全档案的收集、整理、保管等系列制度。医院本着“以人为本”的精神和“以病人为中心”的服务宗旨，进行多项改革，随着新建、扩建、改建工程的日益增多，边建设、边报批、边设计的事情常有发生。这给档案资料的收集整理带来了诸多不便。所以应制定相应的基建档案工作管理制度，并严格执行，做好基建档案前期的收集工作，力求后期档案的完整、真实，使基建档案资料具有真实性，从而确保档案的归档率、完整率和准确率。
3.2加强文件形成者、档案管理者的业务培训
开展宣传教育，增强全员档案意识是发挥档案价值作用的前提。一套完整、准确、系统的档案，必须发挥全体参与人员的档案意识，一起参与档案收集，特别是在项目建设初期，遵循项目建设和档案形成的规律，对项目档案工作进行统筹规划。树立科学的档案观，让科室内每个工作人员都知道、了解、重视基建档案管理这项工作，各负其责，大家尽量配合把好自己的关口。这是做好基建档案和医院档案工作的有力保证。
3.3提高业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平
随着基建档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，努力提高自己的业务素质和科学知识，不断提高基建档案的科学管理水平。现代医院管理中基建档案管理人员应具备熟悉基建专业知识，掌握电子文档管理和网络技术、现代管理理论的技能。以业务素质的提高为着重点，可以争取各种机会参加有关基建政策文件、档案知识的学习，拓宽知识面，优化知识结构。不能光让马儿跑，不让马儿吃草。
[参考文献]
[1]朱俊.档案管理现代化的重要性[J].中华现代医院管理杂志,2004,2(5):450-452.
一、医院档案管理信息化建设的重要性
（一）可以对于档案原件起到更好的保护作用
医院档案信息化后，其对原件进行扫描并收藏，从而在使用人员对档案进行提取和使用时都为其提供扫描件，这样有效的避免了档案原件在反复使用过程中受到破坏，而且也提高了浏览的速度，避免了档案材料丢失现象的发生，实现了对原件的很好保护。
（二）可以对档案文件的归档形式进一步进行改善
长期以来在医院的档案管理工作中，都是通过手工的形式来对档案文件进行归档和整理，不仅需工大量的人力，而且还需要较长的时间才能完成，工作效率低下。而档案管理信息化后，通过计算机软件来对档案进行著录，对其自动进行分类及整理，完成档案归档工作，使档案管理人员从大量的体力劳动中解脱出来，而且能够更快的实现利用档案人员的查阅，使档案归档方式进一步完善，有效的提高了档案管理的效率。
（三）可以加强信息资源的整合和共享
医院档案信息实现信息化以后，利用统一的软件来对对医院的信息进行录入、整合和提取工作，提高了医院档案信息的搜索和应用功能，医院各部门都可以根据自身的需要来对信息进行调取，有效的提高了医院档案信息的利用率，实现了档案信息资源管理的系统和共享性。
（四）可以实现信息资源的快捷使用
医院档案实现信息化后，实现了档案信息的智能检索，使用者可以通过档案信息查询系统实现快速的检索，在最快时间内获得自己所需要的档案信息，具有较高的效率，而且可以进行搜索的信息范围较废弃物物流，实现了档案目录及内容的全面履盖。
（五）可以使档案管理模式更加完善
长期以来医院档案都是以纸质载体的形式存在的，这不仅受到纸张的限制，而且在保管过程中还人受到环境的限制，而且还要做好防虫工作，避免档案受到侵蚀和损坏，而且纸质档案还需要占用较大的空间进行保存，不仅管理工作难度较大，而且管理费用也较高，使医院发展过程中成本增加。而医院档案信息化后，其不仅可以实现快速的检索，而且对电子文件进行保管减少所占的空间，而且保管起来较为容易，就这使医院档案的利用率得到较大程度的提高，而且使档案的原件实现了更好的保护。
二、医院档案管理信息化建设过程中存在的问题
（一）医院档案信息化管理基础设施不到位
目前，在我国的医院中还存在着医院档案信息化建设重视度不高、局域网建设不够完善的情况。例如进行的档案信息工作没有安装完善的软件和硬件设备。运用计算机主要对数据信息进行处理，整体的信息化基础设施水平不够高，进而不能充分的将档案部门具备的功能发挥出来。
（二）缺乏规范的管理制度
由于医院的档案信息化管理还存在着建设体制不完善、分工职责不明确、构建机制不健全的情况，进而不能很好的对档案信息进行统一管理，导致相关的档案信息法律规范不够完善。
（三）缺乏信息化建设人员
在医院档案管理工作中，管理人员普遍年龄较大，层次老化，并且多为兼职人员，没有专职的档案管理人员。兼职的档案管理人员档案管理知识不够系统、全面，进而给医院的档案管理工作产生巨大的影响。
三、加强医院档案管理信息化建设的有效措施
（一）加大对医院档案信息化建设设施的投入
目前，在我国的大多数医院中，其档案资料主要运用纸质和照片两种形式。这两种形式受到通风因素、温度因素以及防火因素等因素的影响，会给医院的档案管理库房带来不利的影响。另外，考虑到档案存储的空间比较大，不能有效地将档案的指标进行永久保存。因此，在对档案信息化进行建设时，建设软件和硬件设施是十分有必要的。其中，硬件设施指的是计算机设备、多媒体技术设备、录入系统以及存储设备等；软件设施指的是档案的管理软件以及文件等。
（二）加快档案管理的数字化建设
首先，医院通过运用数字化的方式制定相关的文件规范，将其保存为电子文档；其次，对于已经保存过的医院档案管理资料来说，对其进行重新录入工作，有效的保证档案管理实现数字化。
（三）加强医院档案管理工作人员的素质
加强对医院档案管理人员的信息化培训工作是十分有必要的。进行培训时，主要对档案管理内容、思想以及方法等进行着重讲解，旨在能够提高该部分人员对档案管理工作的重视度。在技术方法上，主要对计算机网络技术、信息设备以及档案数据信息库等方面进行培训，提高其操作水平。
近年来，随着电子信息技术的飞速发展和办公自动化的逐步完善，电子计算机已被越来越广泛地应用于办公室的日常工作。以往手续繁杂的办公行文、来往函件等都可以通过网络直接在计算机上办结。文件从产生到处理结案几乎不使用纸和笔，由此而产生了大量的电子文件。这些电子文件以其快捷、方便等的优越性大大地提高了工作质量与效率，给我们的工作带来了极大的便利。然而，如果一旦操作不当或染上病毒，后果不堪设想。因此，探讨研究电子文件归档的方法，确保电子文件的安全，是当前医院信息化建设的一项重要内容，也是档案管理工作中一个急需解决的课题。
1 电子文件在归档方面的现状与分析
1.1 从目前来看，电子文件在归档管理等方面还存在的问题
1.1.1 原稿被忽视，随意遭删改
在电子计算机上起草、制作文件，这是办公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在纸上后，作为草稿性的电子文件经常被忽视。这些电子文件绝大多数未被保留，它不是被清除就是被新文件覆盖。许多单位对电子文件没有采取很好的保护措施，甚至随意对其进行增、删、改等操作，使具有原始性的电子稿件面目全非，失去了归档保存的意义。
1.1.2 归档程序不明确，存贮载体不安全
电子文件的归档就是依据归档的范围，通过计算机对处理完毕的有价值的文件进行收集、筛选、分类并使之转化成为电子形态的数字化档案的一项工作。但是，目前有相当一部分单位对电子文件的归档程序不明确，存贮载体也存在安全问题。如有许多单位的办公自动化系统在设计时没有考虑到档案工作的特殊性和技术性，把应归档文件只是简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样，一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至全部丢失。有些单位以软磁盘作为电子文件存贮的介质，由于软磁盘极易遭到损坏，其保存的期限及可靠程度也存在较大问题，因此极不安全。
1.1.3 归档不鉴定，真伪不辨别电子文件的鉴定，是对其价值的断定和对其真假进行鉴定的一项工作
对于电子文件收集归档阶段的鉴定工作来说，就是解决文件的去留问题。然而，现在有些单位对归档电子文件的真假与价值，既不做辨别，又不做鉴定，只是将计算机上所有的文件都存到光盘上，就算归档了。这样归档，一方面是达不到存真去伪、存精去杂的目的，另一方面是使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给归档的管理带来了诸多不便。
1.1.4 人员素质低，专业人才缺
电子文件的归档工作，不但要求工作人员必须具备档案的专业知识，而且要有较好的计算机操作技能。从目前情况看，从事档案工作人员中有相当一部分素质偏低，许多档案部门缺乏专业技术人才，尤其是具备档案管理和计算机信息处理的复合型人才。有些单位档案部门虽然引进了现代先进的计算机设备，但因专业人才缺乏而未能让其充分发挥作用。
1.2 造成上述问题的原因主要有两个方面
1.2.1 思想认识问题
传统的档案工作是以纸质文件材料为主要工作对象，自从计算机应用于档案管理后，电子文件以其自身独特的优势正在逐步地取代以往的纸质文件。电子文件是一种新生事物，作为一名档案工作人员理应去认识它、接受它。然而，有一些从事档案工作的人员对档案信息化建设的意义认识不足，这些人观念陈旧、意识淡薄，认为档案还是纸质的妥当，对电子文件的优点视而不见，不接受新生事物，不参加学习培训，不懂得计算机操作，总是按老的一套来对待工作，这就给电子文件的归档工作带来了影响，这是原因之一。
1.2.2 管理工作滞后问题
目前，计算机软件的开发很快，五花八门，日新月异。
然而，国家对电子文件的归档管理还没有具体法律法规，许多单位对电子文件归档工作的管理只停留在以前对纸质文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的对电子文件归档进行规范化管理的规章制度。有的单位虽然有规章制度，但其工作程序、操作方法却没有考虑到计算机的特点，因此，操作起来不顺畅、不方便。管理工作严重滞后于计算机应用软件的发展，这是影响电子文件归档的原因之二。
2 对电子文件归档的几点建议
电子文件归档的目的就是要使人类活动的真实历史记录在电子信息时代更好的、更完整的、长期的保存下去。为此，笔者建议要做好如下几个方面的工作。
2.1 更新观念，适应形势
做好电子文件的归档管理工作，既是信息化建设的必然要求，也是档案信息化建设的重要组成部分。目前，发达国家已有60%以上的政府行政工作是通过因特网和其他电子通讯方式实现的。因此，作为当今信息时代的一名档案工作者，要把档案信息化建设提高到为经济建设服务和促进档案事业发展的高度来认识。要紧跟形势、更新观念、接受新事物，积极参加专业技术培训，熟练掌握各种操作技能，以适应新时期档案管理工作的需要。
2.2 认真收集，保护原稿
不论纸质档案或是电子档案，收集工作总是第一关，是做好归档管理工作的基础。收集工作是否到位，对后续各环节有着很大的影响。如果该收集归档的文件没有收集，不仅影响到档案的完整性，更不用说开发与利用。对文件在处理过程中曾修改的，在附件上要有该文稿历次修改的标记，各种修改信息应予以保留，不可任意进行删除，要保护好原稿。
2.3 做好鉴定，确定价值
电子文件在归档之前，鉴定小组要对电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。第一要辨别电子文件的真伪;第二要确定电子文件的价值;第三要确定电子文件的完整性。只有真实的、有价值的电子文件才有保存的必要。
2.4 按照程序，做好归档
电子文件的归档，必须按照程序进行。首先，对应归档的电子文件进行收集、分类和整理;其次，对电子文件进行鉴定，确定其去留问题;再次，将电子文件脱机存储在可靠的载体上并送交档案室归档。设有虚拟电子档案室的，可用邮件的形式传递到档案室。在格式上，一般采用通用格式。如文档文件采用doc格式，数据文件采用dbf文件等。在时间上，由各单位自定，按期限进行归档。在保存数量上，一般保存两套以上同版本的电子文件，其中一套由档案管理部门统一保管，另一套由相关业务部门异地保管。对网络环境下生成的大量的业务电子文件也要做好备份，但不要将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。
2.5 加强防患，确保安全
存储载体的安全与否，关系到电子文件归档工作的成败。因此，对归档的电子文件，要采取可靠的措施，确保电子文件存储的安全。及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和杀毒软件实现全天候自动升级，做好档案上传、下载安全等和访问权限等的防患工作。控制环境的温度和湿度，及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中的安全与稳定。
2.6 加强培养，提高素质
一、企业人力资源档案工作的观念
传统的企业人事管理工作存在许多的局限性，随着社会经济的发展，人事制度的相应改革，更加人性化的人力资源档案工作的观念随之诞生。它在安全性、准确性、速度性以及效率方面都具有明显的优势。
企业的人力资源档案工作针对的是企业的职工各方面信息，因此在人力资源工作中应更加重视数字化的管理理念。随着社会日益激烈的竞争，人才的流动性也日益频繁，因此，企业对于人才的信息要求也逐渐提高，数字化可以帮助人力资源档案工作获得更加安全、更加准确、更加快捷的人才信息。档案工作的信息化适应了社会发展的需要，同时，信息化可以相对降低企业的管理成本，提高信息的流通速度，因为人力资源档案不仅包含职工的最基本信息，而且还包含着其信用信息和健康的信息，另外其信息的来源较为复杂、多样，借助数字化可以便捷分散信息的集中管理，减少人力、物力以及财力的消耗。所以数字化对于企业人力资源档案工作是较为理想的模式。另外，借助对于权限的限制可以较好的保障人力资源相关材料的安全性、准确性以及完整性，同时还可以较好保护个人的隐私权和知情权。
二、企业人力资源档案工作存在的问题
企业的职工档案管理是企业人力资源档案工作的基础。职工人力资源的档案工作主要是维护职工工作期间的人力资源相关的数据以及其自身的有关数据，但是由于多种因素的共同作用，使得职工的人力资源档案工作存在许多的问题。
（一）忽视企业人力资源档案工作的重要性。虽然人力资源档案工作对于企业的发展十分重要要，但是，目前我国仍有许多企业忽视了这种重要性，对于人力资源档案工作的重视度不足，在档案工作方面意识较为淡薄。另外，企业从事人力资源档案工作的管理人员对于档案管理自身就没有足够的重视，而且其工作缺乏足够的责任感，又缺乏相关的专业理论知识，因此，对于人力资源档案工作的重要性以及积极意义并不能充分的认识到。
（二）人力资源的档案内容缺乏真实性、完整性。目前，一些企业的相关人力资源档案内容存在缺损，不够完整，另外，其档案的真实性也存在疑议。有些企业的档案在材料的时间上存在不连续性，有些档案的材料在一些重要的信息，如个人的履历、学位、职称以及工资等资料方面收集的不够完整，由于在职工的个人情况变化时就不能及时的补充新的材料，跟不上职工个人经历变化，因此就造成了档案材料的不完整。还有一些材料的审批手续存在欠缺，甚至有些档案内容存在前后矛盾的现象。
（三）人力资源的档案存放、保管不利。企业的人力资源的档案种类较多，所涉及的相关领域也较为广泛。目前，企业人力资源的档案在存放上十分凌乱，没有详细、具体的分类，档案资料没有形成完善的管理系统，档案存放较为分散，人事部门存放着部分档案，具体的业务部门也存放着一些档案，这就造成了档案不能及时归档，有些甚至在保管的时候由于种种原因造成丢失的现象，这就为企业人力资源档案的工作带来了许多麻烦。
（四）企业人力资源档案管理方式较为落后。有些企业仍采用传统的方式来进行人力资源的档案管理，主要凭借经验和手工手段来进行管理，应用传统的软件进行记录。这往往会造成档案材料传递的不及时，同时字安全性方面也存在一定的隐患，为数据的统计带来困难，使得企业难以及时掌握人力资源的实时数据信息，对于档案材料的利用率较低。
三、企业人力资源档案工作的几项建议
为了更好帮助企业利用人力资源档案材料，提高企业的管理水平，促进企业人才的发展与培养，就要促进人力资源的档案管理工作，有效保护与利用档案信息。为了解决目前企业在人力资源档案工作中存在的一些问题，促进其更好的发展，本文提出了以下几点建议。
（一）采用现代化的管理手段。人力资源的档案管理工作必须摆脱传统的模式，改变落后的手工操作，借助现代化的技术手段，实现管理的自动化和网络化，以及文档的一体化管理，使得被动的接收文档文件转化为主动的开发人力资源档案材料的潜价值，以便主动为企业提供服务。传统的档案材料主要以纸作为媒介，所占用的空间较大，而且也不便于保存，所花费的成本较高。为了降低企业档案管理的成本，方便其利用管理人力资源档案信息，企业应借助多媒体网络平台来改变原来工作策略。企业将职工的个人档案信息数据输入计算机，使其形成完整的数据化档案材料，另外，企业可以建立内部的网络平台，促进资源的共享。
（二）规范人力资源档案工作的管理。为了更好的利用人力资源的档案材料，满足企业发展的需要。应设立专门的管理人员进行相关档案管理知识的系统学习，采用科学手段，合理管理人力资源的档案，加强企业收集、甄别、整理等的工作，做到及时掌握并记录相关人员的变动状况，做好档案工作的安全性工作。同时，还要加强相关制度建设工作，档案的收集必须做到及时、真实、完整，工作人员在进行鉴别的时候要认真、严谨，并采用科学的手段进行整理。
（三）保障企业人力资源档案内容的真实。真实是企业人力资源档案的基础和前提。企业应在原有的相关档案基础之上进一步核查，核对职员的个人信息，删除无效、虚假的信息，同时拓展存档的范围，建立完善的分类体系，将职工个人可以公开的信息进行分类储存，建立相关的人才数据体系，并由专门人员进行管理，做到及时更新档案的个人信息内容。对于企业中较为重要的人才，应收集更加详细的个人信息。另外传统的个人信息以书面文字为载体，承载的内容有限，借助多媒体可以凭借音像等形式的来丰富信息的记录，拓展信息储蓄量，以形成更加完备的信息管理体系，提高档案的整体利用效率。
（四）提高企业人力资源档案管理人员的素质。企业的人力资源档案管理者的素质水平对于企业的档案工作的规范化是十分重要的，因此，必须抓好相关人员的培训工作。首先，要进行相关档案法律法规、行业标准以及规章制度等的培训；其次，培训档案管理人员对于各个操作环节的实际技能。同时，作为企业人力资源的档案管理员必须努力学习相关的现代化管理知识，以更好的适应不断更新的档案管理方面的要求。可以借助展览的手段，来展示档案管理工作的相关职能，借助培训、会议等机会宣传企业档案工作的相关政策方针及执行的情况。借助宣传来提高从业者的档案意识，从而营造一个良好的档案工作氛围。
[关键词]公立医院 财务管理 内部控制 会计制度
近几年来,各单位财务管理在实际工作中仍存在诸多问题。因内部管理制度松弛导致内部会计控制工作薄弱、账目混乱、财产不实和数据失真。因会计人员配备不足,素质参差不齐,造成记账随意,手续不清,差错频繁和会计资料严重缺失;掩盖真实的财务状况和经营成果,任意伪造和变造虚假的会计凭证,造成会计信息失真。
医疗单位财务管理等内控制度不完善容易出现的一些问题主要表现为:
一、预算控制
存在问题:单位预算控制不严。内控制度要求预算控制,加强预算编制、审批、执行、调整、分析、考核等环节的管理。预算是指公立医院根据事业发展计划和任务编制的年度财务收支计划。但是单位目前只考虑年度收入是否能完成计划,大型项目设备与采购等,忽视了细节上的预算管理,预算审批不严格,随意超预算项目,缺乏科学论证,监督不力,是财务部门无法有效的执行和控制预算的主要原因。
所以医院要按照《内控规定》的要求,运用不相容职务相互分离,建立健全岗位责任制,授权批准,审计监督,内部报告等控制方法,要遵循“收支统管,统筹兼顾,积极稳妥,依法理财原则”,收入预算编制要充分考虑预算期内单位投入、新业务开展、技术引进、市场变化、价格调整、竞争对手等方面的情况,合理估计收入。
二、收入控制
存在问题:财务管理内控制度不健全,票据管理流程中,事前、事中、事后监督考核不到位,内部审计流于形式,岗位职责执行不达标,业务人员综合素质,特别是职业道德素质亟待提高,单位不时有极少数收费人员利用退费之际贪污公款,造成不良影响。长短款不及时缴存银行,票据管理复核不细致。
加强收入控制,按照不相容职务相互分离的原则,建立收入岗位制。明确关键控制点,包括提供服务、收入确认、收取费用、价格管理、价格执行、票据管理、办理退费、退费审批、收入稽核、收入经办等岗位、不相容职务相互分离的原则,合理设岗,确保相互制约和监督。加强业务流程控制,建立责任追究制度及随机核查制,对违反物价政策乱收费、多收费、不合理收费、少收费的科室或个人追究相关责任。
三、支出控制
存在问题:单位领导及中层干部对支出控制的重要性认识模糊,只侧重单位的收入等业务的考核指标,忽视支出指标,重视现金等货币监管,忽视物资等财产的控制,重视日常项目的支出,忽视预算的控制,随机性太大。重视医疗工作,忽视财务管理和成本核算。
所以要建立支出控制的方法,岗位控制。合理划分责任单位,确定责任中心,各责任中心在某权责范围内负责对支出的管理和控制,保证经办支出业务人员与审批人员岗位相分离。经办支出业务人员与复核业务人员岗位相分离。支出审核与办理结算业务岗位相分离。未授权批准控制,任何人不得办理支出业务的全过程,一切支出均需先申请,建立支出、审批流程,明确支出审批人员审批权限。建立支出预算控制,加强审核控制和分析控制。
四、货币资金控制
存在的问题:单位货币内控制度不仑,出纳岗位有坐支的现象。有些职能部门以项目任务急为由,不按程序履行审核手续。合同双方未盖章,要求预付设备及工程款。会计等业务人员不认真核查发票是否合格,审签手续是否齐全,是否是预算内项目,大额开支是否有党政会议通知,是否有合同约定,合同条约签订是否不合理等。不及时做银行余额调节表,出现未达账项目不及时查对,财务专用章管理登记不严,造成偷盖现象引起经济纠纷。
对存在的问题要按照《内控制度》整改,货币资金控制就是对货币资金和相关岗位以内部牵制为起点,在岗位设计、授权控制、程序控制等方面均以任何部门或个人都不能有单独控制任何一项或一部分业务的权利为基点,要求责任分工上每项业务通过交叉检查或交叉控制,充分体现相互制约、相互监督的特点。
五、药品及库存物资控制
存在问题:岗位职责不太清晰,会计、保管、采购责任不清,管理混乱,账账不符,账实不符;盲目采购,积压浪费。
公立医院药品及库存物资在公立医院资产中所占比重大,而且品种繁多,贯穿于整个医疗业务活动进程。要加强药品及卫生材料等库存物资控制,保证药品和库存物资的真实性、安全性、完整性。药品和库存物资控制的重点主要是采购计划编制,申请采购,授权批准,验收入库,采购付出,仓储保管,出库、盘点核对、处置等关键环节,以及防止药品和库存物资的缺货、积压、被盗、毁损和流失等方面。
六、固定资产控制
存在问题:单位固定资产的管理是一项重要的工作,目前单位固定资产管理不十分到位,多年来经过几次清产核资工作虽然已基本摸清固定资产的实际状况,但无专人管理而缺乏延续性,在资产购置前缺少科学的论证和责任区分。有些部门领导只想购买新设备,不认真做可行性研究,不做社会和经济方面的细致论证,设备买回来后搁置不用,造成资源浪费,风险增大,固定资产缺少系统管理,制度建设不到位,操作性实施性较差,在调用设备上不预先履行手续,随意性较大。各部门接受捐赠设备不通知管理部门,设备监管人员素质有待提高。
公立医院根据业务发展的实际需要和资源条件,对固定资产建设或购置进行可行性研究,编制投资计划应通过集体讨论决策。要对需要增加的固定资产进行论证后编制预算,以防止肓目构建。单位必须成立可行性论证小组和处置小组,由分管领导,管理财务、审计核查、监督等部门人员组成或外聘专家参加。一般应从可行性、必要性、科学性及实用性等四个方面进行论证。
七、工程项目控制
存在的问题:近几年来包括医院在内的单位扩建较多,因长期不搞基本建设,人员配备不齐且无专业工程师,对各项基本建设政策、程序不太了解,制度建立不全,办理各项基本建设手续比较迟缓。特别是隐蔽工程方面有随性签证、盲目性指挥等现象。最重要的是责任心不强,基本建设档案的原始资料归档不及时,比较混乱。基本建设财务管理核算不到位,没有按项目建立明细账核算。
要制定基本建设财务管理办法,设立基本建设会计岗位,实行独立会计核算,依法管理和使用基建资金,按立项文件规定及时统筹资金;依据工程预算、合同、监理报告、审计意见和权限规定的审批金额支付工程费用;做好工程验收工作,协助办理工程竣工结算,按时完成工程项目竣工财务决算。根据审批意见调整相关账务,办理固定资产移交手续。不相容职务相互分离,概预算编制与审计分离,项目实施与价款支付分离,竣工决算与竣工审计分离。
八、债权和债务的控制
存在问题:近几年来医院搞基本建设由于没有上级拨款,全靠贷款解决,造成医院资金短缺压力增大,医院要创收要生存就出现了乱收费现象,增加了病人负担。医保制度改革方案实施以来,基本解决了群众看病难的问题,但是医疗保险机构欠医院几千万元甚至上亿元医药费账结不回来,形成三角债。造成医院资金周转困难,为了继续经营向商业银行贷流动资金付药品卫生材料、电、水费用等。以上几个方面造成医院负债经营。债权债务没设专人催收管理,不及时清理债权债务,时间一长形成呆账,给医院造成经济损失。
公立医院应该严格控制举债规模,公立医院的筹资业务要严格按照国家的法律法规进行,规范授权审批以及合同或协议等法律文件,保证筹资活动的合规性、合法性和合理性。
九、监督检查
存在问题:单位都有纪检监察、审计部门,每年还有中介审计机构参与的审计,有些单位还是存在住院处收费人员用退费、预缴金贪污犯罪。主要是领导对财务管理工作重视不够,纪检监察、审计部门检查力度不够,外部审计虽然年年参与审计,有些是专门专项审计,有些是只走过场,缺乏全过程细节的审计。
在监督检查的过程中需要注意建立监督检查机构,对内部控制制度进行符合性测试,对内部控制制度的建立和执行情况进行调查,以及对内部控制制度进行评价和编写评价报告。各级卫生行政主管部门在监督检查时重点检查单位内部控制制度的合法性、合理性、健全性和有效性。
