时间：2023-03-13 11:23:55
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一、加强人事档案管理基础工作的意义
高校人事档案管理工作是高校人事工作的重要组成部分，是一项集政治性、政策性、专业性、技术性为一体的工作，涉及集体和个人双重利益，在学校人事管理工作及学校发展中起着重要的作用。随着国家人事制度改革的深化，人才市场的不断扩展，对人事档案管理规范化要求更加迫切，人事档案基础工作规范化，是实现干部人事档案管理规范化、信息化的前提，能真正使档案在组织人事工作中达到“观其卷，知其人，用其长”之效果，为高校的人才选拔和人才交流提供祥实的信息，进而有利于高校干部人事管理工作的顺利进行。基础工作的规范能提升干部人事档案的价值，人事档案作为“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心，是“人”的历史和现状的一个真实反映，二十一世纪的竞争是人才的竞争，真实准确、完整系统的人事资源信息，有利于进一步与社会接轨，加快人才流动频率，提高人们的就业自由度。
二、做好高校人事档案基础工作的方法
1.健全和完善人事档案工作的各项规章制度
按照干部人事档案管理工作的条例、规定，结合实际制订和完善本校干部人事档案工作的规章制度，如《高校干部人事档案管理工作实施办法》、《高校干部人事档案材料收集归档规定》、《高校干部人事档案整理工作细则》，制定材料的审核、档案的保管和保护、查（借）阅、转递等工作的规定、办法、制度，实行依法治档，依法管档。
2.规范人事档案材料的收集工作
人事档案材料收集要做到完整、齐全。在具体收集工作中要明确人事档案材料的形成来源，理清收集渠道，这是做好档案材料收集工作的前提条件。材料形成来源有组织人事部门形成的，有个人形成的；基层单位形成的，上级机关形成的；本部门形成的，其他部门形成的。档案管理人员要根据《干部人事档案材料收集归档规定》，尽可能将各级层、各部门、社会群团组织等形成的材料，如：干部履历表、年度考核表、晋升工资审批表、干部调动审批表、干部转正定级审批表、职称评审呈报表、教师资格审批表、优秀教师、教育工作者登记表、（离）退休审批表、教师公开招聘录用、聘用干部、续聘解聘、辞职、干部任免、入党入团、政审、公派出国、出境、各类奖励、处分、学历学位、教育、教学、科研材料，以及记载干部个人德、能、勤、绩、廉等各方面材料。这些方面材料形成量大，有规律，时间性强，档案管理人员必须抓住时机，第一时间收集齐全，成套材料必须保持其完整性，不可缺头少尾，对于因历史原因而无法收集完整的材料要按规定写出书面说明。要建立人事档案材料收集工作网，确保档案材料收集的保障性，各部门在材料形成之日起一个月内及时归档，做到随办、随收、随审、随归。所收集的材料数量要精选，内容质量要好，有一定保存价值。
人事档案材料收集要真实准确。人事档案材料必须是由法定作者形成，材料文字清楚、所指对象明确，材料内容符合档案人的客观实际，材料内容没有涂改造假，没有模棱两可的语言。凡头尾不清、来源不明，又查不清或对象不明确的材料不能归档。
收集的人事档案材料要规范，手续要完备。收集的材料必须是办理完毕的正式材料，凡规定需由组织盖章的必须有组织盖章，审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议、年度考核和干部考察中形成的综合性材料，要求本人签署意见者，本人必须签署意见或由组织注明本人已阅知。任免、评审等之类的审批表须注明任免或评审职务的批准机关、批准时间及批准文号。出国出境审批表须注明出去的任务、目的和往返时间等。
3.做好人事档案的整理工作
首先，整理人事档案时要根据材料形成的历史条件、主要内容、用途，辩证唯物的甄别材料的真伪和保存价值，并确定其是否属于归档范围。其次，对鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订六个步骤，严格遵循《干部档案整理工作细则》，严格把关，既不能整“欠”也不可整“过”，做到严格审核、准确分类、排列有序、目录清楚、装订整齐。
档案材料审核鉴别工作必须以《干部档案工作条例》和《干部人事档案收集归档规定》等有关规定为依据。
一是审查档案材料是否齐全、完整。对原已归档且历史上形成的材料可维持原状，对新归档的材料属于成套的必须齐全，属于单份的必须完整。凡时间、来源和对象不明确或查不清的材料，一律不得归档。
二是审查材料手续是否完备。凡不符合归档要求或手续不完备的材料不可归档，要审核登记后统一到材料形成部门补办手续后方可归档。
三是要审查鉴定档案中的材料是否属于所管人员的材料及应归入人事档案的内容。有同名异人、张冠李戴者，及时纠正调整。有不属于归档范围的内容和重复的材料，要清理出去，并在《剔除档案材料登记表》中登记后，按照销毁规定集中销毁，不得擅自处理。
四是审查人事档案归档材料的载体和记录材料是否符合档案保护要求。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，归档材料必须统一使用16开规格的办公用纸，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，不采用喷墨打印件、传真件归档，应选用激光打印件或静电复印件归档，归档材料采用原件，一般不得使用复印件。对历史上形成的且已归档的有保存价值的材料，可在维持原貌下进行必要的裱糊或复制。
干部人事档案分为十大类，即：履历；自传；考核鉴定材料；学历学位、职称、职业资格、个人科研学术水平、培训材料；政审、三个时间认定；党、团组织材料；奖励；处分；工资待遇（转正定级、招聘、任免调动、退（离）休、、辞职、退职、出国（境）、党代会、人代会、政协、派、群团会议等形成的审批表、登记表）；其他材料。排列顺序为：干部（专业技术）职务变动表、目录、档案材料、备考表。而每类档案材料要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料形成的时间排列顺序。一般情况下第一、二、三、四、七、九、十类适用于按时间排序，但特殊情况可特殊处理，如第四、九类中含有不同性质的材料，采取二级分类法排序，先将性质相同的材料集中后，再按时间顺序排列。而第五、六、八类适用于按材料内容和材料之间内在联系排序。分类是档案整理工作的重要一步，要做到认真鉴别，准确归类。
技术加工即对一些字迹材料不符合要求或纸张破损，以及纸张不规则或卷角、折皱等的档案材料，在保持其原貌状态下采用复印、扫描、拍摄、拆剪、补粘、折叠的方法进行复制、加工。在技术加工过程中不得损毁文字、照片，不得涂改、圈划、污损、撤换。
4.规范高校人事档案的日常管理工作
人事档案的日常管理是档案基础工作的环节之一。如档案的传递、接收、保管和保护、查借阅、档案检索等，要严格按照干部人事档案管理八项制度操作，实行依法管档，科学管理。
档案归档入库后排架是一个重要环节，科学合理的排架有利于档案管理人员快速准确的查阅到档案，提高工作效率。目前高校人事档案均根据各自实际选择其排架方法，常用的有：部门+姓氏笔画排架法、籍贯+姓氏笔画排架法、姓氏拼音排架法、汉字结构排架法、新的拼音排架法五种方法。笔者单位总结各方法利弊后采用的方法是：部门+姓氏编码排架法，即以学校各学院或部门划分为类区，再采用四角号码对姓名进行编码，取每字四码中的任意码组成一组x位数的号码（依习惯而取），用阿拉伯数字表示，两字姓名用0补齐，从0—9的顺序往下排。重名重姓者可通过部门区分，另外可在档案盒脊附上标签，除编码、姓名外，再加上籍贯，查阅起来更加科学方便快捷，此方法简单明了，只要掌握四角号码编码口令即可，案卷间不必预留空余，易于随时增加或减少，便于Excel下操作。
一、增强档案法制意识，健全档案管理制度
我国的《档案法》第十条规定：“对国家规定应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。”学校档案是全校员工劳动智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证，所以，凡属职务工作中形成的多种载体的文件材料，尽管是自己的心血所获，但不为己有，应按规定向本单位档案部门归纳。因此，加强《档案法》的宣传和学习，提高全体员工的档案意识，是我们各级领导和档案工作者义不容辞的责任。档案的收集工作又涉及学校工作的方方面面，文件材料收集能否齐全完整，特别需要各科室和老师的紧密配合和协助支持。各科室要切实落实兼职档案员，负责本科室文件材料的收集、整理、归类，并按时将档案材料统一移交学校档案室保管。档案工作人员要提防部分“账外”材料的流失情况出现，即重视收集红头文件，而忽略了如无文头、无编号、不盖章的文件或材料，如教师在其他报刊杂志上发表的教学或教育的文章、教学手记等，或使用后需要归档的材料当垃圾随便丢弃，这都会造成档案的不完整性。要建立完善的文件材料归档制度、档案保管制度等，要利用各种会议、宣传栏宣传《档案法》，让员工都知晓档案是怎么一回事。学校要重视档案工作，要指定一名副校长分管档案，在人力、物力、时间上给予协助支持，对档案员在收集资料过程中遇到的难题，要及时给予帮助解决。作为档案工作人员，也要提高自身的政治素质和业务素质，要不断学习新技术、新方法，掌握新的技巧，还要有创新意识，跟上时代的步伐。要学会熟练操作计算机管理档案，懂得规范准确地使用档案软件，随时将手中的资料录入计算机中。
二、注意收集办学方向的文件材料
学校在贯彻教育方针，树立现代教育观念时，根据每个学校具体的环境条件制定适合学校总体发展的规划，年度工作计划和专题工作总结，会议记录，专题材料，简报，还有各处室依据学校的总体发展规划和年度工作计划制定的实施办法、工作细则等。学校档案工作人员，隶属学校办公室，对及时了解学校重大活动有得天独厚的有利条件，应充分发挥自己的优势，主动跟踪学校的重大活动，了解学校长期规划和年度计划的主要内容，预测各类文件材料的形成规律，制定文件材料收集计划，特别要在各项重大活动结束之后，及时向有关部门和人员收集应归档的文件材料，其中图片、相片、录音、录像等声像材料应该请有关部门和人员做好文字说明。有关办学方向的档案材料，体现了一个学校的办学水平和学校管理的总体能力，是上级对学校工作进行考核时必查的档案材料，因而是学校档案工作中的一个重点，其特点是不能按常规在学年结束后进行文件材料的收集，而应在学校重大活动结束后，随时收集，以保证归档文件材料的完整性、针对性和实效性。
三、常规管理文件材料是学校档案的重要组成部分
学校档案管理是学校常规管理的组成部分，学校常规管理的主要内容有：各学科教学计划、教学大纲；课程要求及安排、课程表：教师编写的教案；教学阶段教学质量分析、总结；仪器设备购置造册登记；学校进行基本建设文件资料及各项建筑物质量达标验收等过程中形成了专门的基本建设档案；学校进行财务管理，会计核算时形成了会计档案；安全工作是学校管理一个不可缺少的环节，每学期都制定了一系列安全管理制度、责任书等。学校常规管理过程中形成的各种文件材料，是学校档案管理的重要组成部分，它对提高学校日常管理质量和工作效率有着重要的参考作用，但这些档案材料一般分散在学校各职能部门，要有效地提高学校档案的利用效率，学校所有档案就必须实行集中统一管理，以便统一开发档案信息资源，有小弟为学校领导和学校各项工作服务。
四、教学文件材料是学校档案的主体
学校教学质量是学校档案全宗至关重要的内容。当前学校在进行素质教育实践中，大力开展以“学会做人、学会生活、学会学习、学会发展”为主线的系列活动，从《大学生守则》、《大学生日常行为规范》入手，举办有关知识竞赛，培养学生从遵纪守法的良好的行为习惯，养成爱国家、爱人民、爱学习、有理想、守纪律的政治素质，学校在德育方面形成的文件材料为学校教学质量档案增添了新的内容；学校在日常教学实践中，形成的课程安排，教学计划，学生各科成绩册，体能、技能测试的材料及学生入学、毕业名册等文件材料，是学校正常教学管理和教学质量的重要档案。学校的根本职能是引导学生德、智、体、美、劳全面发展。建立完善的教学质量档案，是分析教学质量、提高教学质量不可或缺的第一手资料。学校档案管理应根据学校教学工作的规律在学年结束后及时收集有关材料，按年段、班级进行分门别类，编制检索工具。
不断提高学校档案管理水平，直接关系到学校的办学质量，完整齐全的档案材料并经系统整理的档案能科学地、系统地位学校各项工作服务，学校档案室要发挥前端调控功能，从立卷归档起，就注意有重点、有计划地收集，整理学校各门类的档案，把基础打牢，发挥学校档案资源建设的基地作用，把对学校和社会有保存价值的档案集中管理，采取切实有效的措施，改进工作思路，拓展工作对象，创新工作手段，丰富学校档案资源，使档案信息有取之不尽，用之不竭的来源，确保档案资源开发利用工作的质量和效率。
民族医学院校档案工作是一种默默无闻的幕后辅工作，因而常常被人忽视，但档案工作又是学院领导决策、事业发展不可缺少的重要组成部分。随着信息化社会的到来，档案开放性要求越来越高，档案工作内容越来越细，从对传统档案的保护到新型载体的应用，从档案史料的分析研究到现代生活、工作需要的档案咨询，档案工作不断拓展，工作的空间越来越大[1]。如何使民族医学院校档案事业做到创新发展，是档案工作人员义不容辞的责任。我院综合档案室既是档案工作的职能部门，又是永久保存和提供利用各类档案的科学文化事业机构，在履行档案管理职责过程中经常要与各职能部门发生关系，协调工作的好坏直接影响学院整体档案工作计划的实施。因此，笔者认为协调是档案管理工作的一项重要内容，其水平高低直接制约着档案事业的健康发展，在此浅谈几点建议措施。
1 不断创新学习是提高协调能力的基础
现在已进入信息时代，学院档案工作要适应新时期经济社会发展的需求，服务经济建设，服务学院发展。面对接收保管的档案内容、数量、种类、载体等越来越多，越来越复杂，档案工作人员必须更新观念，树立创新意识，适应时代变化的速度和节奏，最大限度地满足利用者的档案信息需求[2]。并加强创新学习，认真学习实践科学发展观，努力钻研档案业务，充实协调基础，不断提高档案综合管理技能。在创新学习中修养语言艺术，提高个人素质，在日常档案管理工作中尤其重要。学院综合档案室主要面对教职工和学生，这一群体的特殊性，对档案工作者在做好协调工作中提出了更高的要求。因此在日常工作中要特别注意语言、语气及礼貌用语，对到档案室要求提供服务的人员，不论职位高低，都应一视同仁，以热情、诚恳的态度对待每一位查阅和咨询者。并根据不同对象的喜好、个性，尽量用讨论的语气，在讨论过程中做到真实、诚恳、和谐，使双方感到满意和信服。另外，电话联系方式也是日常档案管理工作中常用的方法之一，要坚持用“您好”开头、“请”字在中、“谢谢”结尾等礼貌用语，使对方理解和支持您的工作，有利于树立档案人员和档案部门的良好形象。
2 发扬团队精神是提高协调能力的保证
坚持为学院领导服务、为教学科研服务，为全院师生员工服务是学院综合档案室的根本指导思想。档案工作是一项涉及全院各职能部门的专门性业务工作，档案管理工作者要主动深入各部门熟悉情况、收集材料、指导业务、对外交流等，不仅要和本单位的人打交道，而且还要经常与各兄弟院校甚至机关、企、事业单位的同行探讨业务及进行学术交流活动。这就要求档案人员要善于社会交往和灵活处理各方面的关系，增强协调和协作意识。比如在实际工作中，经常遇到部分职能部门领导及各处室兼职档案员因工作变动的关系，由此出现工作步骤不协调，没有按规定时间移交合格档案，影响学院档案工作计划实施。这时专职档案人员要深入调查，积极协助，解决职能部门的实际困难，使档案部门和职能部门之间合作协调融洽。档案室工作人员还必须在思想上和行动上统一起来，树立服务、协作的意识，与时俱进，开拓创新，积极奉献。要善于处理好个人和集体等关系，互相配合，互相支持，形成一个召之能来、来之能战、战之能胜的团队，使团队精神发扬光大，协调能力增强，推进学院档案工作的健康发展。
3 实行目标管理是提高协调能力的关键
档案目标管理为传统的档案管理注入了生机和活力，要实现档案工作目标管理，最根本的就是要依靠学院各级领导的大力支持和全院专兼职档案人员的密切配合，制定出切实可行的档案目标管理工作方案，有了一个符合本单位、本部门发展的目标，才能更好地组织和协调大家做好档案工作的积极性、主动性、创造性[3]。如果职能部门没有实行档案目标管理，就很难统一大家的意志和步伐，有些人就可能会出现档案意识薄弱，不思进取的被动工作局面。实践工作中认为档案目标管理工作应把握要点，从档案形成部门的源头抓起，因为档案来自各职能部门，产生于各项工作之中，只有从档案形成部门的源头抓起，才能使各职能部门的领导和兼职档案人员个个明确目标内容各自要达到的标准，做到“千斤重担层层挑，人人肩上有指标”。人人树立实现目标的中心意识与观念，使每位工作人员心往一处想，劲往一处使，相互协调一致，团结合作，避免在档案管理工作各环节中出现漏洞，使学院档案工作由被动变为主动，提高了档案部门的管理地位，促进了学院档案管理水平的全面提高。
4 建立健全规章制度是提高协调能力的源泉
要建立健全学院档案综合规章制度，制定好学院及各职能部门档案工作岗位责任制，各岗位职责清楚、分工明确，力求把合理的分工和有效的协作统一起来，使每个部门档案工作都围绕着学院中心工作积极开展，始终围绕中心，服务大局是做好协调工作的源泉。同时在日常档案管理工作与各部门工作关系中，协调工作一定要贯彻平等合理的原则，所谓平等，就是要把自己、被协调对象以及参与协调各方摆在平等的位置上，以热情、诚恳的态度进行协调，坚持协调通气，商量为主，以理服人，才能把协调工作做好。同时档案室协调工作既要坚持原则性，又要注意灵活性，例如实行部门立卷是保证归档材料齐全和完整，提高案卷质量的关键所在。而档案部门应根据档案法规赋予的权利，依法帮助兼职档案员更多的了解党和国家有关档案工作的法律法规，掌握文件材料形成、积累的规律，以及立卷归档的基本方法和操作技能。更重要的是要做好涉及到交叉性文件材料归档的部门与部门之间的协调工作，让全体兼职档案员都能共同遵守档案管理规章制度，使学院档案工作在法制轨道上前进。
参考文献
[1] 许桂清，王志.信息化变革的档案管理探析[J].中国档案，2006，389(3)：7-8.
关键词 高职院校档案工作“两个体系”建设
中图分类号：G271.6文献标识码：A文章编号：1002-7661（2011）09-0023-03
高校档案资源的建设和利用是体现档案存在价值的重要途径，是档案事业发展的动力源泉，也是档案工作赖以存在的基本依据。加强“两个体系”建设，提升档案服务能力是当前建设和谐社会档案管理工作的必然要求。
一、建立覆盖全院师生的档案资源体系是提升高职院校档案工作服务能力的重要前提
档案资源具有客观性、真实性、有效性的特点，与其它信息资源相比，其主体优势不言而喻，在领导决策中往往占有非常重要的不可替代的地位。因此，建立科学合理的档案资源体系，全面开发档案资源，有利于学校组织层面和领导层面进行科学决策和管理。
1.注重信息收集，加强档案管理。一方面要根据学院档案管理的要求，抓好上级单位发给本校的材料的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，强化文书管理，抓好学院活动所形成的文件材料的收集，使“帐外”材料的作用得到充分发挥。高职教育发展迅猛，一些新建或合并重组的高职院校，档案工作普遍不规范，档案馆藏结构又不尽合理，档案资源的现状远远不能满足广大教职员工的需求。因此，应当对那些没有多大利用价值的档案材料及时清理，同时及时丰富与学校教学、科研、管理等工作密切相关的档案信息资料，丰富与教职员工利益密切相关的档案信息资料，将这些档案资料优先整理编目，方便教职员工利用。
2.强化业务培训，提高档案管理能力。学院档案管理工作的好坏，关键在于档案工作人员的素质。因此，必须加强对档案工作人员的业务培训，尤其是对现代档案管理知识的学习。这就要求档案工作人员一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使学院的档案工作跟上办公自动化步伐，为学院教学、科研和其他工作服务。
3.实施学院档案二级管理模式。学院档案室是档案管理的一级单位，各处、室、系、部为档案管理的二级单位。各系部因为工作需要，在条件允许的情况下，可考虑建立系部档案室，院级档案室对档案归档范围和归档目录进行全面修订和完善，在广泛征求各处室系部意见和建议基础上，形成学院一级档案归档范围和归档目录，经学院领导班子审订后正式实施，各处室系部要在规定期限内向学院档案室如数上缴档案，严格履行档案逐份交接手续。各处室系部根据实际工作需要，在学院档案室专业人员指导下，制定本处室系部档案归案范围和归档目录（二级档案），建立相应的管理制度，处室系部档案要单独编号，将实际目录索引上缴学院档案室备案，二级档案以3年为周期，周期满后3个月整体移交院档案室，进行专区管理。各处室系部要设专兼职档案管理员，院档案室负责对专兼职档案员进行业务培训和日常工作指导。实施档案二级管理模式，就是为了明确院级档案室和各处室系部的工作职责，细化管理，最大限度地保证档案资料保全，切实发挥档案资料对教学和管理工作的参考、借鉴作用。
4.推进档案资料的标准化、规范化。适当扩大院校文印室规模，增加必要的设备，对工作人员进行必要的培训，学院及各处室系部的文件经主管院领导或部门领导审核批准定稿后，向文印室提供电子稿，由文印室按照统一格式进行印刷，这样既可以实现文件资料的标准化和规范化，又可节约纸张等能源，符合国家和省倡行的节能降耗的要求，更为重要的，可使档案管理规范化，方便查阅。
二、建立方便全院师生的档案利用体系是提升高职院校档案工作服务能力的重要基础
构建新时期覆盖师生员工的高校档案利用体系是高校档案部门落实科学发展观的集中体现，是促进档案事业又好又快发展的必然要求。
1.一切以教职工为中心，加强教职工需求调研工作。档案工作人员要经常深入基层，密切联系全院师生，由于高职院校以教学育人为核心，以教师为主导，因而调研也要以教师为主，要充分了解教师群体的学术需求、实际需求和普遍需求，同时，也要区分学院不同类别的档案用户，需求也会有所不同，因此，调研要全面兼顾，而又不失针对性。
2.创新档案服务机制，深化档案资源的开发利用。学院档案管理部门应当通过设立公共查阅室和网上公开等方式，为全院师生利用档案创造便利条件。要加强档案信息化建设，依托数字档案馆、电子文件中心等平台，将不同部门的查卷档案信息进行整合利用。要稳步推进实施档案信息数据库建设工程，按照“突出重点、分步实施、统一格式、整合共享”的要求，为建立全院统一的档案资源体系打下扎实基础。
3.把握学校工作规律，超前做好档案信息收集整理工作。学校很多工作是有周期和规律性的，档案部门要善于把握学校工作的周期性和规律性，提前做好相关信息的收集整理工作，就会在方便广大教职员工利用方面取得较好成效。
三、完善档案工作“两个体系”建设的条件是提升高职院校档案工作服务能力的重要保证
笔者认为，高职院校要充分发挥“两个体系”建设在学院发展中的作用，关键是要强化档案管理制度建设、建立一支素质优良的档案工作队伍和加快档案工作信息化的进程。
1.加强档案管理制度建设。切实建立起档案管理“三纳入，四同步”有效监督和保障机制。“三纳入”即把档案管理工作纳入学院及各处室系部的工作计划，纳入管理制度，纳入专兼职档案人员的职责范围；“四同步”即学院及各处室系部在布置、检查、总结、验收工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案管理工作。
2.加强档案工作队伍建设。高校档案人员要在不断提高自身素质上下功夫，为做好档案利用工作夯实基础。首先要有超前意识，掌握新时期高校档案工作规律，把握高校档案工作动态，抓住时机，主动出击，为学校各类利用主体提供优质服务。其次，要强化学习，通过学术交流等方式，不断更新知识，提高自身分析问题和概括问题的能力，特别是档案编研能力，提高档案资源可利用的价值。再次，要与时俱进，特别是要掌握现代信息技术在档案开发利用中的应用技能，提高档案开发利用的本领。
3.加快档案工作信息化建设。随着计算机技术、网络技术、通讯技术等高新技术手段的广泛使用，高校各种信息逐步实现了网络化、数字化，电子档案与日俱增。高校档案部门应充分采用现代化技术手段，将现有馆藏档案进行数字化处理，加快档案局域网的建设进程；尽快做好与校园网和互联网的有效链接，使档案馆通过联机系统，实现档案信息资源收集和传递方式的网络化；通过多媒体技术改善利用电子档案的环境，解决目前档案信息提供少、传递慢、效率低的问题，进而提高服务速度和质量。
总之，高职院校档案管理工作是学院基础工作的重要组成部分，一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，常常可以从档案中反映出来。因此，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，又要做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现，使之在学校的发展中发挥出更大的作用。
参考文献
一、高校科研档案管理工作存在的主要问题
1.档案意识淡薄，归档不齐全。高校科研档案收集的准确性与完整性的统一是保证存档材料质量的前提，然而由于高校科研人员对档案知识和管理法规知之甚少，普遍存在档案意识淡薄的倾向，出于对技术成果保密原因，科研人员往往将科研活动中形成的重要记录、原始数据与关键材料等过程性文件料私自留存，如有的科研课题有开题报告，缺论证意见，或者只有研究总结或成果论文，缺乏科研计划、技术报告、实验记录、成果鉴定及推广等方面的资料。还有科研人员不了解归档范围，只知纸质材料需归档，不知其他载体如光盘、照片、录像带等材料也要归档。也有些科研人员担心获奖证书、专利证书、鉴定结果等原件上交了自己用起来不方便，所以自留原件，只交复印件，导致科研档案材料复印件过多。诸如此类现象势必影响科研档案的完整性、系统性和利用价值。
2.制度不到位，职责不明确。目前，大多数高校虽制定出科研档案归档办法，但没有建立健全的科研档案管理规章制度和对课题组进行检查的约束机制，未明确科研档案管理过程中科研管理部门、科研档案管理员、课题负责人的职责，管理部门的人员只能是要求课题负责人把他们的成果归纳完整，材料上交齐全，但主办人交与不交根本无法控制，他们拿什么材料就归什么材料，档案管理人员对归档要求也只能在口头上作一些说明、解释而不能强求，监管力度非常小，这使得高校的科研档案管理工作时常处于半失控状态之中，从而造成科研管理工作与科研档案管理工作严重脱节，“四同步”管理原则无法从根本上得到贯彻落实。
3.科研档案的过程管理未受重视。高校科研管理部门是科研课题主管部门与课题组、课题组与档案管理部门之间的桥梁与纽带，是来源性文件和成果性文件的汇集点，在科研档案建设中本应发挥主导作用。但是在高校科研管理工作评估中往往把科研课题级别、经费、成果鉴定或获奖成果、成果转化和推广情况等作为衡量高校科研水平的重要标志和考核高校科研管理工作的重要指标，因此这些立项、经费及成果管理等受到高校科研管理部门的高度重视，成为高校科研管理工作的重点和核心，而科研档案的过程管理往往由于其长期性、事务性、琐碎性的特点而不受重视，从而造成科研管理过程中科研档案建设力度不够。
二、加强高校科研档案管理工作的对策
1.加强宣传，提高各级人员档案意识。要使科研档案工作顺利开展，必须坚持广泛、深入、持久的档案法规宣传，通过多种形式宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》和《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规及档案知识，使各级领导、科研管理部门和科研人员提高档案法制观念，认识科研档案管理工作的重要意义，尤其认识到科研档案管理工作对保证和促进高校科研工作所起到的重要作用，从根本上理解、支持、参与科研档案的归档工作。尤其让科研人员明确“负责科研文件材料的形成、积累、立卷、归档”是其应尽的职责和义务，从而在思想上重视科研档案工作，自觉承担积累科研档案资料的义务，主动履行科研档案归档的职责。
2.加强学习，提高科研档案管理人员综合素质。提高科研档案管理人员整体素质是做好科研档案管理工作的前提。科研档案管理人员不仅要有端正的工作态度，高度的责任感，还要能不厌其烦、主动加强与课题负责人的联系，认真检查、指导和督促课题负责人收集、整理各类科研材料并及时归档。这就需要科研档案管理人员具备较高的思想政治素质、科研管理素质和丰富的档案管理知识。为此，档案管理部门应注重加强科研档案管理人员的档案法规学习，并定期组织其参加业务知识和计算机网络化培训，帮助科研档案管理人员及时掌握新形势下科研档案管理规范程序。
3.强化管理，建立健全的科研档案管理制度。建立健全的科研档案管理制度是科研档案管理工作走向规范化的关键。高校科研管理部门和档案管理部门应明确职责，密切配合，履行各自的职能，建立健全适应新形势下的科研档案管理制度，对科研档案的归档时间、保管期限、归档范围、整理要求、保密规定等要做出明确规定。在制度中真正落实“三纳入”即将科研档案工作纳入科研管理制度，纳入科研工作计划，纳入科研人员的工作职责范围；同时做到“四同步”，即下达科研任务与提出科研文件材料的归档同步，检查计划进度与检查科研文件材料形成同步，验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步，上报登记和评审奖励科研成果与检查科技档案归档情况同步。如要求结题的项目须持科研档案员开具的归档情况证明才能召开结题鉴定会，评优的项目须持科研档案管理员开具的归档情况证明才能参加评优。此外，还要制定科研档案保密及知识产权保护的相关规定，强调须严格遵守保密法规，在利用时限定使用范围，对于一些有产权的，要保护其产权不受侵犯，还要保证他们随时都能便捷地利用到所需的科研档案，从而使科研人员放心地将档案材料移交到档案部门。同时，在制度中还要制定一些制约措施，如把个人科研档案的归档情况与年终工作实绩考核挂钩。
4.充实力量，设立专门科研档案室和配备专（兼）职档案员。随着高校科研事业的发展，科研档案越来越多，为了加强科研档案建设的过程管理，充分发挥高校科研管理部门在科研档案建设中的主导作用，可在高校科研管理部门设立专门的科研档案室，配备专（兼）职档案员。科研工作具有其特定的规律，科研管理与科研档案管理工作也必须与之相适应，从研究课题立项到总结、验收，然后申报成果和奖励，最后进行成果推广应用，整个过程周期较长，且每个阶段在时间上并非连贯的过程，所以为适应科研管理部门对科研档案边管理边使用的特点，每一阶段完成后形成的档案文件应由科研部门的档案室保存，待课题全部工作结束后再移交至学校档案管理部门，既可保证档案材料的及时归档，不至于因过早移交到档案管理部门而影响科研管理部门的后续管理工作。科研管理部门设立专门的档案室和配备专（兼）职档案员是实现科研管理部门与档案管理部门业务衔接的有效途径。
【关键词】二级学院 教学档案 管理
1 教学档案管理的类型和内容
1.1综合管理类档案
包括上级部门下达的教学指导材料；学校教学管理；学院教学会议记录；教学管理制度；教师教研活动；教学工作计划；专业建设规划；师资队伍建设情况；教学管理队伍情况等。
1.2专业实验室建设类档案
包括实验室建设的材料及实验室的论证、评估、申报及审批材料、仪器设备的购置计划、报告、安装调试、保修单、移交文件、检修使用故障记录、使用情况统计等。
1.3教学与实践类档案
包括教学计划、教学大纲；教学日历；教案、多媒体课件；教学任务书；课表、学生测评；试卷管理；调课记录；期末考试安排；学生成绩；毕业论文；毕业实习考核表等。
1.4学生管理类档案
包括专业学生名册；学籍更改；各门课程成绩册；学生个人档案，学位清册；就业指导；毕业生去向；毕业生调查等。
2 教学档案的作用
2.1查考与凭证作用
教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载。它是全体师生员工在教学活动中直接形成的。因此，在查考材料和处理问题时，它可以为人们提供无可质疑的证明材料。高校在开展教学研究活动、编写校史、查阅学生情况等都起着重要的历史凭证作用。
2.2为提高教学质量提供依据
一所学校和学院的教学质量如何，这些都与教学档案息息相关。有完整的教学档案也就有了比较多的经验和成果，并加以完善和提高，为教学活动提供借鉴和分析，才有可能提高教学质量。
2.3为加强教学管理提供参考
教学管理水平在很大程度上得依靠教学档案。通过对教学档案中有关内容的分析、总结、从宏观上明确学校的发展方向，制定教学计划，更好地安排师资，并可根据实际需要制定短期规划和长远规划。
2.4教学档案是教学经验交流的有利工具
学校要发展，有时需要接受兄弟院校的建设经验，要了解学校的规划、专业设置、教学计划、教学大纲等等。将这部分档案进行科学地集中统一管理后，势必方便兄弟院校间的经验交流，促进教育事业的发展。
3 二级学院教学档案管理存在的问题
3.1教学档案材料收集不全面
二级学院教学档案工作规范程度低，层级归档机制不明，师生员工的档案意识不强，不少教学档案散存于部门或个人手中，没有定时收集整理；档案材料不归、漏归现象严重。
3.2数据不统一，材料不规范
统计数据繁多，相互间不一致现象严重。诸如学生学籍异动、毕业论文答辩、科研获奖统计、历年考研学生人数统计等各类数据出处甚多，相互不一；有的教学档案未按档案归档要求进行规范。
3.3教学档案服务方式落后
当今的时代是一个利用计算机网络技术的全新时代，但很多学院的教学档案信息仍停留在运用传统的纸质档案管理方式，信息化管理手段明显滞后。
4 二级学院教学档案管理策略
4.1树立正确的教学档案管理思想
教学档案的管理应由主管教学的院长具体领导负责。加强教学档案工作应从几个方面着手:一是要建立教学档案室，按照集中统一管理的原则，把分散在教学部门和个人手里应归档保存的教学文件材料集中起来，进行统一管理；二是要配备专职教学档案管理人员；三是要把教学档案工作真正纳入学院教学工作计划，把教学档案工作作为教学管理工作中的一项重要内容来抓。
4.2建立健全完善合理的教学档案管理制度
制定严格的制度，使档案管理能够做到按章办事。将教学材料的归档工作同年终考核及职务晋升、职称评聘等挂钩，从而增强档案工作的责任感和归档的积极性。教学档案要确定保管价值与保管年限，同时要从长远利益出发，不断依据变化了的实际情况对库存资料、分类原则、目录编码等进行调整，使教学档案在数量与质量两方面保持动态平衡，以便于开发利用。
4.3提高教学管理人员素质与水平
教学档案管理人员的素质直接关系到档案工作质量的好坏，档案人员不仅要精通档案管理业务，还要了解所涉及的专业知识；不仅要熟悉手工管理方式，还要掌握档案现代化管理的基本技能；不仅要会立卷归档保管，还要有科学管理、主动服务、有效提供信息资源的意识。为此，就要加强对高校档案管理人员的业务培训工作，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。
4.4教学档案信息化管理，提高工作效率
充分利用计算机进行档案的编目管理，实现自动检索，提高查询效率。建立了一批电子教学档案数据库。另外要充分利用校园网络资源优势，实现档案材料的远程检索与鉴定利用，真正实现资源共享，从而提高教学档案的利用价值。
二级学院教学档案管理是高校管理的重要组成部分，它是改进教学工作、促进教学交流、提高教学质量的信息资源。
参考文献
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[4]孟清兰.学院教学档案管理研究[J].山西财经大学学报，2008，（4）:119-126.
第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。
第二条本办法所称的高等学校档案（以下简称高校档案），是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。
国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第二章机构设置与人员配备
第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。
具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：
（一）建校历史在50年以上；
（二）全日制在校生规模在1万人以上；
（三）已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上。
未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。
第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。
第八条高校档案机构的管理职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（六）开展档案的开放和利用工作；
（七）开展学校档案工作人员的业务培训；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（九）开展国内外档案学术研究和交流活动。
有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。
第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。
馆长、副馆长和综合档案室主任（馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人），应当具备以下条件：
（一）热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；
（二）有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
（三）年富力强，身体健康。
第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。
高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。
第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第三章档案管理
第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
（一）党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
（二）行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
（三）学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
（四）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字016号）的相关规定执行。
（五）科研类：按原国家科委、国家档案局的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6号）执行。
（六）基本建设类：按国家档案局、原国家计委的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4号）执行。
（七）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（八）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（九）出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（十）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十一）财会类：按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。
高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第十八条高校档案材料归档时间为：
（一）学校各部门应当在次学年6月底前归档；
（二）各院系等应当在次学年寒假前归档；
（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
第十九条高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十条高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十一条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十二条高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。
第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。
第二十四条高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。
第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章档案的利用与公布
第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第三十条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。
加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具（著录标准按《档案著录规则》（DA/T18-1999）执行），提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。
高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。
第三十三条寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。
第三十五条高校档案机构应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第五章条件保障
第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。
存放档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十八条高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第六章奖励与处罚
第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十条有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一），造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章附则
第四十一条本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。
第四十二条高等学校可以根据本办法制订实施细则。
人事专员年度工作计划(一)
1、完成各部门所需人员的增补，满足人力资源需求，并通过各种渠道招聘人员，计划人员招聘数量达500人左右。针对现阶段人员流失较为频繁的现象作出相应的对策及措施，查找出原因并进行改善，尽量稳定员工。
2、部门人员的实际需要，有针对性、合理地招聘一批员工，以配备各岗.
3、做好人员流动率的控制与辞工人员纠纷与处理。既保障员工合法权益又维护公司的形象和根本利益。
4、规范各部门的人员档案并建立存好档案，严格审查全体员工档案，对资料不齐全的一律补齐。
5、作为行政人事部的一员，应以身作则，这样才能保证在人员偏紧的情况下，大家都能够主动承担工作，使公司各项工作正常进行。
6、配合采购和财务部门，严格把好促销员的进、出关。
7、开始对员工宿舍5S进行定期检查并评分，以提高宿舍管理及卫生清洁。
最后，感谢各位领导能够提供给我这份工作，使我有机会和大家共同提高、共同进步;感谢每位同事在这一年来对我工作的热情帮助和悉心关照。虽然我还有很多经验上的不足和能力上的欠缺，但我相信，勤能补拙，只要我们彼此多份理解、多份沟通!也希望今后通过自身的努力和公司给予的平台能创造和发挥出更好的水平，希望公司在10年丰收更大的喜悦，吸纳更多的人才!相信公司明天会更好!
人事专员年度工作计划(二)
一、人员调配管理
本年度重点做好新兴工业园投运期间的人员调配工作。
1、根据公司新的体制设置及人员定编，抽调部分优秀管理人员及生产骨干到工业园工作，使技改项目投运后，能够正常的安全经济运行。
2、根据公司各部门、单位人员岗位定编、缺编情况，随时作好调配工作。及时、准确下达人事调令和人事指令，力争使人力资源达到最佳合理配置。
二、劳动合同管理
做好劳动合同的签订、解除及劳动合同档案管理等工作。本年度重点做好xx年6月30日194人劳动合同到期员工的续订工作。针对本次续签工作，在今年劳动合同管理工作的基础上，需进一步运作新的管理办法，对生产工人及其他工作人员拟采用中期(2年)、短期(1年)合同，对部分人员采取不再续签合同的管理办法。
三、人事考核评价
为进一步加强对员工在一定时期内工作能力等方面的评价，正确把握每位员工的工作状况，建立公司正常、合理的人事考核评价制度，从而为员工的奖惩、晋升、调整等提供客观依据。根据公司目前生产经营状况，制定人事评价制度，进行人事考核评价。对不合格人员实行在岗试用、待岗培训或转岗，以保证员工队伍的高效率、高素质。
四、奖惩管理
结合公司实际，对在生产、科研、劳动、经营管理等方面，成绩突出、贡献较大的，分别给予奖励。对有违反劳动纪律，经常迟到、早退，旷工;完不成生产任务或工作任务的;不服从工作分配和调动、指挥，或者无理取闹，聚众闹-事，打架斗殴影响生产秩序、工作秩序和社会秩序等情况的员工，分别给予行政处分或经济处罚。
五、人才储备工作
根据公司现状，结合先进企业的管理经验，做好招聘工作计划，参加全国性或区域性的大型人才交流洽谈会，直接引进高层次、高学历人才获得技术过硬、品德优秀的人才队伍。拟在xx年招聘应届大学本科生10名左右，专业主要有：热能与动力专业5-7人，电气专业2-3人，化学专业2-3人。
六、员工职称评定、职业资格证年审工作：
随着对人才资源的进一步重视，职称评定等项工作已得到社会的普遍承认与重视。
1、做好xx年度公司员工申报职称工作的办理，重点做好申报初级及中级职称人员的手续办理。
2、做好公司员工职业资格证书的年审与办理工作。按照劳动部门要求，做好职业资格证书年审工作，同时根据实际适时做好职业资格证的申报及办理。
七、其他人事管理工作：
1、做好员工季度劳保及劳动用品发放及管理工作，及时做好员工劳保用品的补充及相关制度修订工作。
2、做好员工人事档案材料的收集、整理建档工作，保证档案的完整性、齐全性、保密性;
3、严格按照公司规章制度，认真办理员工的辞职、辞退、除名、开除退厂手续。严格退职手续的办理，做好退职员工钱、财、物的交接监督，不留后遗症，并做好人事部门工作总结。
人事专员年度工作计划(三)
一、加强制度建设，为人事人才工作提供制度保障
1.建立目标管理制度体系，编制院(部)、部门年度目标任务书，修订完善院(部)年度综合考核办法。
2.根据学校事业发展需要，调研起草第四轮处科级机构设置及处科级干部岗位职数调整方案。
3.调研起草各类岗位分类考核、教辅岗位分类设置、第二轮专业技术岗位分级聘用等实施办法。
4.根据国家和省事业单位收入分配制度改革相关政策，调研起草学校基础性和奖励性绩效工资实施方案。
5.在现有编制和岗位职数内，积极探索适合我校职称评聘改革的相关制度。
二、加强教师队伍建设，努力提升教师实践创新能力
6.加大人才引进力度。认真落实2014年人才引进计划，刚柔相济，大力引进高水平人才;积极主动做好进人考核、签订聘用协议以及报到接待、安置等服务工作;做好2015年人才引进计划及人才引进政策的编制工作。
7.科学编制并落实教职工教育培养计划，通过学历深造、专业培训、国内(外)访学与交流等形式，切实提升专业技术及管理人员的专业能力。
8.认真实施青年教师队伍建设若干意见，做好新进教师导师制的考核管理、新教师岗前培训、高校教师资格认定等工作，全面提升青年教师综合素质。
9.继续做好中青年教师挂职锻炼、专业技能培训、职业资格证书资助等工作，丰富应用型教师实践创新能力发展内涵，提升教师实践创新能力。
10.做好“双能型”教师的培养工作，通过实践教学、应用型横向合作项目、挂职等多渠道多形式提升教师的教育教学能力和实践创新能力，组织开展第三批“双能型”教师资格认定工作。
11.组织开展专业技术职务评聘工作。做好正、副教授等评议推荐及讲师评审工作，为教职工提供及时准确的政策信息及专业咨询;组织开展试用期满人员定岗定级，以及校聘副高、中职的评聘工作。
12.做好高等教育振兴计划人才项目组织申报工作，组织开展第二批校级优秀青年人才基金项目的评选工作。
13.认真落实本科教学评建整改任务，对照评建整改内容，制定相应的整改措施，做好外聘兼职教师队伍建设工作，进一步改善教师队伍结构。
三、强化岗位管理，稳步推进人事分配制度改革
14.推行目标管理。为适应校院两级管理和工作重心下移的需要，认真做好院(部)、部门年度目标管理的考核工作。
15.做好第四轮处科级机构设置及处科级干部岗位职数调整方案的实施工作，组织开展第二轮专业技术岗位分级聘用、各类岗位分类考核、教辅岗位分类设置等工作。
16. 按国家和省相关政策，全面启动我校绩效工资制度，认真落实我校基础性和奖励性绩效工资实施方案。
17. 认真做好教职工(包括合同制聘用人员)年度考核工作，组织开展人事和合同制聘用人员的聘期考核及续聘等工作，做好各类人员调配、轮岗、辞职等手续办理工作。
18. 做好在职及离退休人员工资、津(补)贴及相关福利的审核发放，规范校本部合同制人员的聘用、工资福利及档案管理，认真办理拟退休人员的退休手续、做好退休工资的审核报批等工作。
四、其他工作
19. 推进人力资源信息化建设。适时启动我校人力资源信息管理系统二期工程，做好人事处网站建设工作;做好全校人事人才、师资队伍、工资福利等信息的统计与上报，数据库采集，法人年检等工作。
20. 加强干部人事档案管理。按照国家一级干部人事档案室建设目标和标准，加强干部人事档案室的软硬件建设;做好各类人员档案的日常管理和服务等工作。
一、新建本科院校教学评估档案管理存在的主要问题
虽然教学档案对于新建本科院校有着重要的作用，但是却仍然存在以下问题：
（一）新建本科院校办本科时间不长，教学档案总体建设缺乏规范
新建本科院校的教学档案建设工作随着升本筹备工作的开展和深入，逐步走向规范，但是离《普通高校档案管理工作办法》的要求差距还很大。新建本科院校大多由两个或者两个以上规模相当，类型相近学校组建升格而成，由于原各校建立的时间或早或晚，各校办学指导思想、办学宗旨、办学层次以及千差万别 ，新组建本科院校后存在原各校档案体制管理不统一问题，有的新建本科院校实行统一管理，有的新建本科院构实行分散管理。另外，由于办学经费匮乏等原因，某些高校领导对教学档案的管理与建设缺乏足够的认识，在重视教学工作以及其它管理工作的同时，忽视了档案工作的存在， 在“迎评”过程使得教学档案建设与管理存在管理不规范等一系列问题也暴露无遗，主要表现在教学档案的总体建设进展缓慢 ，存在着档案材料不完备 、档案数据不全面、重新排序以及管理体制重新理顺等问题。这些问题严重阻碍了新建本科院校教学管理规范化和现代化的步伐。
（二）教学档案管理手段滞后，制度不健全，缺乏规范化的管理
新建本科院校由于大多数办学时间不长，硬件设施跟不上。组建合并前的原各学校，有的学校已配备专用的计算机，实行教学档案机检，有的学校特别是原来中等职业学校教学档案管理手段落后，还停留在纸质档案、档案柜保管的状态，有的甚至缺乏存放教学档案的场所，且大多数档案还依靠“半手工式”手段进行操作处理，工作效率低，严重影响了评估档案的有效利用。教学档案的管理是一项复杂的工作，它需要严格的制度规范和科学的管理。近几年由于不断扩招，学校各院系教学评估档案缺乏规范化的管理，档案规章制度不健全，管理方法欠缺不到位 ，学校、各二级学院、教研室三级建档和存档部门没有严格落实岗位责任制 ，没有切实明确权责，建档归档机制也不够完善，从而导致了本科教学工作合格评估档案存在材料重复归档和建档，教学档案材料整理不规范，甚至出现不归档或者漏档的现象。
（三）教学档案管理人员业务水平整体素质较低
1999年至2007年，教育部先后批准建立了208所普通本科院校，占全国740所本科院校的28%。这些新建本科院校院校虽然学校级别提升了，但是档案工作并没有随之提升，人员的配置仅能应付基础档案收集、整理、归档和利用，处于低层次的开发利用状态。另外，在新建本科院校的发展过程中 ，对学校办学定位、办学模式、人才培养等宏观问题的认识和做法会发生变化 ，教学管理机构也多次进行整合变动 ，教学管理队伍流动性大，导致造成教学档案资料的不连续性和不完整性。有少数新建本科院校教学档案管理还没有配备专职的档案管理人员，基本采取兼职管理办法，教学档案基本上由教务处人员和各院（部）教学秘书、教务员兼任，它们受过档案专业知识 、专业技能培训的机会较少，业务水平整体素质较低。由于教学管理人员档案意识淡薄，往往造成学校评估结束后，出现教学评估档案支撑材料交接不清，被当事人拿走（当作私人财产），而未能将重要的或起关键作用的支撑材料复印件存档 ，造成教学工作合格评估档案不完整而导致以后的评估复查的困难和利用不便。
二、实现高校教学评估档案科学管理的措施
（一）以评估为契机，完善教学档案建设，构建评估档案管理的制度和体系
首先，高校教学工作合格评估工作既是对新建本科院校教学质量水平的检查 ，也是对高校档案管理水平的一次重要检验。要高度重视各部门教学档案管理工作，学校成立评建工作领导小组，将教学评估档案建设列入学校的工作计划，投入专项经费，配备相应档案用房，不断改善学校档案室馆舍和二级学院（部）档案用房条件 ，适当添置专用电脑、复印机、扫描仪、光盘刻录机等现代技术设备 ，符合本科教学工作合格评估对学校档案馆舍和二级学院（部）档案用房硬件方面的要求。
其次，《高等学校档案工作规范》与《高等学校档案实体分类法》是新建本科院校档案业务建设的重要基础和依据。没有规矩难以成方圆，任何一项工作如果没有相应的制度管理， 势必难以有效地开展。为了切实发挥评估档案管理的作用，促进高校教学评估档案管理的规范化，必须根据国家有关档案法规和本科教学工作合格评估指标体系，切实建立健全高校教学评估档案管理的工作规章制度，完善教学评估档案管理的体系，如教学档案工作规范 、部门归档立卷制度、教学档案实体分类办法、电子档案的归档管理办法等 ，使评估档案材料管理的各个环节有章可循，使高校档案管理的建设纳入规范化、科学化、制度化的管理轨道。
（二）规范教学评估档案的整理，确保教学评估系统性与完整性
本科教学工作合格评估对于档案工作是一次全面的考验和检阅。“迎评”学校要顺利通过本科教学工作 合格评估 ，首先要认真学习《普通高等学校本科教学工作水平评估方案 （ 试行） 》，领会普通高等学校本科教学工作合格评估指标体系内涵，，围绕“指标体系”做好支撑材料的整理归档工作。
一是要做好常规教学档案与评估档案的无缝衔接。档案在教学评估中的作用非常重要，但同时对教学档案管理工作也带来不利影响。因为常规的教学档案管理是按《高校档案管理规范》进行收集、分类、整理、归档的，而在本科教学工作合格评估中形成的评估档案是按评估指标体系归档 ，由于要求不同、分类不同形成差异 。所以，我们抓住迎评阶段的有利契机 ，抓好两者之间的无缝衔接，在整理常规教学档案的时候要有意识地关注评估指标体系中所需要的材料 ，需要复印的就复印。在迎接评估过程中整理的评估档案同样也须关注常规教学档案的需要，对那些原先在教学档案中没有的材料 ，特别是有保存价值的材料应补充到常规教学档案中去，使得常规教学档案内容更加全面、丰富。
二是教学评估档案应评估指标体系进行模块管理。教学评估档案管理应进行分级模块管理――校级评估档案室和二级学院（部）评估档案室管理 。在本科教学工作合格评估过程中很多指标体所需档案不在校级归档的范围内，所以我们应按照评估的实际需要，加强和完善二级归档的内容，建立二级学院（部）为主的二级档案保管单位。评估档案建设与日常教学档案建设要求也存在差异，评估档案建设具体回 应《普通高等学校本科教学工作水平评估方案 （ 试行） 》中提出的每一个问题 ，客观地反映近3年来新建本科院校本科办学的工作状态教学档案，是以日常教务职能活动的写真记录为主要内容，比如试卷、毕业论文（设计）等。我们对于评估档案类别号应按评估指标 “一级指标 、二级指标 、观测点”的顺序进行编号分类与编号设置，按照原始性、真实性、针对性、时效性的原则对佐证材料进行收集、筛选、凝炼、整合加工、审定、立卷等环节进行模块管理 ，模块管理必须符合唯一性 、稳定性的要求 ，即同一立档单位的档案不得重号 ，并方便插卷但不能随意变动。
（三）加强教学档案管理人员计算机应用能力培训
档案工作水平的高低，取决由于档案工作人员素质的高低，由于档案工作专业性较强，教学管理信息复杂多样，档案管理人员需要较强的业务能力和管理技术。所以新建本科院校应该结合自身特点对教学管理人员，特别是教学秘书、教务员进行不定期计算机应用技术方面的培训 ，提高他们的档案业务素质 、管理技术和现代化服务水平 ，使其更好地为广大师生员工提供档案信息服务。
