时间：2023-03-13 11:24:59
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1.1基于管理能力和技术水平的人为风险
除了基于计算机技术特性的档案数据风险，数字档案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重视的一项风险因素。由于我国档案数字化建设是近些年才逐步发展起来的，因此，与之相关的法律、法规并不完善。在档案数字化进程中，从电子文件的形成到归档保存，都应该有严格规范的程序管理、科学统一的标准体系和业务管理制度，而现实上却并非如此。一般来说，档案数据灾难发生的可能性微乎其微，这样就造成了档案管理人员的麻痹大意和侥幸心理，还由于防范数字档案风险的成本较高，出于经济方面的考虑，很难为了提高数字档案的安全性投入过高的资金。此外，因为档案管理系统是多用户、多管理的系统，如果管理不善或者管理人员的操作失误，很可能导致数字档案载体的损害及误删除、误覆盖、恶意篡改、越权访问等安全事故的发生。
1.2基于自然灾害的档案数据风险
对于那些突发的灾难，如火灾、雷电、水灾、飓风、地震等，一旦发生，其破坏程度非常高，范围广，而且几乎没有预见性，很难进行预防，因此，无论是对实体档案还是数字档案来说，其破坏程度都是难以估量、极具毁灭性的。
2数字档案安全管理策略
2.1构建行之有效的数字档案安全管理机制
首先，要贯彻前端控制思想。在数字档案安全预防措施中，前端控制是重要内容，实现事前预防、未雨绸缪，把灾难控制在萌芽状态。在建设数字档案馆的设计之初，就要对档案馆的抵御灾难方面的设计重点考虑，并且合理制定数字档案的操作规程，进一步完善应急预案、抢救预案等配套措施。为了防止由于软硬件升级过快所带来的读取问题，在选择设备时，要选择技术成熟度高的档案管理软件和普及程度高的数字档案存贮介质。对于档案技术力量进行合理配置和储备，不断地对数字档案运行环境进行优化。通过前端控制的方法，可以有效地提高数字档案保存和维护的稳定性。其次，要开展日常维护、灾难备份、恢复和抢救等活动在内的全程管理。全程管理贯穿数字档案整个生命周期，通过有效的全程管理，对数字档案安全实现全程监测。最后，要对数字档案安全管理机制进行后续监督和评价。划定数字档案安全评价系统的范围，选择适当的评价方法和评价指标，对有关数据进行收集、统计、分析，根据评价结果，不断地进行改进，从而提高数字档案信息安全管理体系的有效性，提高具体过程的效率，让数字档案信息更加保密、完整、易于使用。
2.2加强数字档案管理的人力资源建设
要建立健全安全审查制度、岗位安全考核制度、安全培训制度，加强安全管理制度的培训和考核。数字档案是由人来进行管理的，因此提高档案人员的个人素质、业务能力以及提高安全意识是档案管理工作的重心。只有安全意识提高了，档案人员才会对数字档案工作真正重视起来，杜绝麻痹大意的思想，自觉遵守各项规章制度。对于管理操作数字档案信息内容的档案员，尤其要加强安全保障技术的培训。
2.3采用安全有效的技术手段与措施
2.3.1对数字档案进行异质转换所谓数字档案的异质转换，就是把数字信号转换成文字、图像、声音等信号，把数字档案转换成纸质档案、缩微胶卷、声像档案等，即异质转换或异质备份，对于重要的数字档案，这是对其长期、安全防护的有效途径。因为其脱离了数字信号的局限性，读取时不再过多地依赖设备和技术，读取方便，因此适合长期保存。经过异质转换的档案，脱离电子设备和环境，信息安全性提高，不易丢失。信息被"固化"到新的载体上，不仅避免的人为篡改的可能性，还可以对母本信息的真实性加以检验，甚至可以用来作为校正其母本的真实版本或可靠版本，成为真正意义上的档案。2.3.2对数字档案进行迁移新型信息存取设备对旧型档案载体的不完全兼容性导致了必须采取数字档案迁移的措施。计算机设备和软件正以飞快的速度进行升级、换代、淘汰，几年甚至几十年后，现在使用的设备就会被完全淘汰，不复生产，最终消失。以此，必须处于淘汰期的旧电子档案信息存取设备进行储备，用于迁移或载体转换时读取旧型档案载体上的信息。此外，新/旧信息存取接口转换设备也是要考虑的一项，如IDE/SATA接口转换器，接口转换设备可以有效延长旧型信息存取设备的生命周期。2.3.3对数字档案进行同质备份建立由数据备份系统、备份数据处理系统和完善的灾难恢复计划组成的备份与恢复系统。天灾人祸的发生难以预见，但是可以通过一系列措施，将灾害的破坏程度降到最低，甚至完全避免。数字档案信息的备份就是一个行之有效的措施，通常采取静态备份和同步备份相结合的方式。静态备份用以保证历史信息的完整，可以离线异地保存历史记录。同步备份用以保护当前系统的所有数据，适用于硬盘数据恢复、网络数据恢复、数据库修复等灾难数据恢复。2.3.4加强信息安全新技术的应用数字档案安全包括很多方面，其中最重要的就是档案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止数字档案信息被篡改或丢失，安全性则是要防止内容被非法用户获取。电子签名技术和数据加密技术是保障档案信息内容安全的有效手段。电子签名技术能够可靠地保证自形成时起，内容保持完整、未被更改。目前最成熟的电子签名技术就是“数字签章”；加密技术主要涉及加密、解密算法和密匙，数据加密技术可以保障数字档案信息的安全性和保密性。
3结语
【关键词】数字档案馆/问题
【正文】
随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，使传统的档案馆望尘莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我们应该清醒地认识到数字档案馆存在的缺陷，数字档案馆的建设还存在着诸多的难点和问题亟待深入研究解决。如果对存在的问题视而不见，或掉以轻心，必将给未来的档案事业留下巨大而无法弥补的遗憾。
1数字档案的凭证价值问题
档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，虽然，“目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义，然而，由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力”[1]这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此，确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。目前，主要存在以下几方面的问题：
1.1认识上的问题。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。数字档案完全脱离了以往人人对档案“原件”的认识，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑。而且，有些数字档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，它不像纸质档案那样载体与内容“一损俱损，一荣俱荣”。数字档案与以往其他载体的档案都不一样，从甲骨档案到简牍档案再到纸质档案，只是载体的耐久性有差别，并没有改变其直观性，而数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正认识数字档案，确认其凭证价值，可能还需要走很长的路。
1.2技术上的问题。数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题。其一，数字档案具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。其二，计算机硬、软件技术不断更新换代，迫使数字档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。其三，数字档案不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将其输出，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。其四，数字档案对背景信息和元数据具有很强的依赖性。“电子文件的背景信息常常与文件内容信息相分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。元数据是电子文件、电子档案所特有的，“元数据由于其隐含性而易被忽视，而元数据一旦丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。”[2]
1.3管理制度上的问题。“传统档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度”，而目前“从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度，一些标准、制度虽已制定，但全面推行尚需时日”[3]而且也有一定的难度。
2数字档案信息的长期存取问题
数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。“据报道，美国航空航天局在20年前发射的‘海盗’号火星探测器上的计算机中，已经有20%的数据完全丢失，还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出，程序员也无法保证将其恢复”。[4]数字档案信息长期存取所面临的主要问题有：
2.1存储的介质材料。“现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题”。[5]一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在已经没有一台普通电脑可以读出来。
2.2机读语言格式。“计算机语言平均每三个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还能百分之百的还原”。[6]
2.3对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出，这个特征对其长期存取带来很多问题：“如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其它设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存贮在载体上，有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等等”。[7]
3数字档案的失真问题
“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术，其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点”。[9]数字化的主要方式是扫描加工，在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一，技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。其二，工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如扫错档案或打错顺序，或存错，或在建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真。其三，转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。
4数字档案信息的安全问题
安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题，也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”，但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场，给不法分子带来可乘之机，主要表现为：其一，计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。“国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁”。[10]其二，计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三，有窃取行为的间谍活动，窥视其机密信息进行复制或扩散。其四，有意破坏，摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，所有这些，都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。
5数字档案馆建设的诸多技术问题
数字档案馆完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有了数字档案馆。但是高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点，真是“成也萧何，败也萧何”。诸多的技术问题成为制约数字档案馆建设的难点。
5.1数字化设备技术条件。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽，以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。
5.2技术难题。数字档案馆是以信息源、网络、数据库为基础的，其相关技术是较复杂较先进并且不断发展的，它几乎囊括了计算机网络技术所需要解决的所有问题，技术密集。如数字化图像的存储与压缩、数据组织技术、信息检索技术、多语言平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约数字档案馆建设发展的难题。此外，“数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等，其中有很多技术有创新性”。[11]这些技术也都是不容易解决的问题。
5.3技术过时问题。在飞速发展的IT业中，电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代，IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。专家们提出的解决方案是数据迁移，但迁移却存在着一个致命弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。
6数字档案馆建设的标准化问题
数字档案馆建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。这个整体性的数字档案馆事实上是一种基于网络环境下的数字化档案信息资源共享的社会档案馆系统，是一个面向对象的分布式的网状结构模式，是由一个个相对独立的数字档案馆实体组成的。要对这分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制，就必须要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等等，这些标准也仅仅是几个主要的标准。“而实际上，在数字档案馆建设中，标准化是一个体系，是一个系统，因此对于我们来说，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国数字档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题”。[12]然而，要解决这个问题并不容易，我们面临着很多问题：其一，一个严峻的事实是我国档案信息系统没有相应的具体标准可遵循；其二，有些标准规范要超出档案工作的范围，如综合数据处理格式就需满足跨行业、跨部门的要求。如何统一是一个很麻烦的问题；其三，与整个档案工作的标准相衔接的问题；其四，与国际通用标准的接轨问题；其五，由于计算机技术更新速度非常快，每次技术设备的更新，都会对原标准产生相应的影响，因而必须不断适时修订标准。
7数字档案馆建设的投入与产出问题
数字档案馆建设存在着投入与产出不协调的问题。如果我们把数字档案馆与数字图书馆作比较，会对这个问题看得更清楚。数字档案馆建设投入的费用是巨大的，而且它的建设费用要远远高于数字图书馆的建设费用。由于图书有复本，许多图书馆保存的图书都一样。因而国家图书馆和省市图书馆的部分图书数字化后，其他图书馆特别是中小型图书馆完全可以坐享其成，不必再花费资金重复建设。而档案馆则不行，全国各个档案馆保存的档案几乎都是孤本，因而档案馆在用于档案数字化的费用上要比图书馆多，如，仅档案馆进行数字化档案目录的“工作量约是图书馆的35倍”。[13]但是档案馆的利用人次与图书馆读者的人数相比却少得多，“以北京市档案馆和国家
图书馆（原北京图书馆）为例，前者年利用人次约四五千人，后者一年的读者数不少于二百万人”。[14]两者相差400倍。“即使一、二史馆和中央档案馆三个国家档案馆的年平均利用人次也不过5960人次”，[15]三个馆加起来与国家图书馆相比仍相差100多倍。档案馆的利用长期处于低谷已是不争的事实，就是建成数字档案馆后，这种情况也不会改变多少，因为档案信息有保密和时效的限制，有利用者的限制，并不会增加太多的利用者，更不可能赶上数字图书馆的读者人数。事实上，传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不协调的距离，使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建设面前很难解决的问题。
8数字档案中的经济问题
与其说数字档案馆是高新技术支撑起来的，不如更实际地说是由巨额资金支撑起来的，因为所有的高新技术和设备都将由资金来兑现。数字档案馆的建设与利用，不论对于档案部门还是利用者，都有很重的经济负担，经济问题可能是困扰数字档案馆建设的根本性难题之一。
8.1档案部门方面的问题。
8.1.1数字档案馆建设的费用问题。数字档案馆的建设费用是巨大的，开发一个稍具规模的数字档案馆系统，不论是购买软件和硬件，还是开发专用软件，还是馆藏档案的数字化工作，都需要花费可观的人力、财力和时间，这些都需要有强大的经济实力做后盾。而数字档案馆的建设说到底，仍是以政府投入为主。但国家的综合国力不可能在短期内发展到较高的水平。因此，资金短缺是建设数字档案馆的最不好解决的难题。档案馆是公益性和社会性的部门，也不能走“以文养文”、“以馆建馆”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的数字档案馆存在着投入与产出的巨大反差，即使对利用者收费，数字档案馆也根本不可能收回投资成本。数字档案馆建设的巨额费用对于本来就经费紧张的档案部门来说是有相当难度的。而对中西部欠发达地区的大部分市、县档案馆来说，连维持日常工作的经费都成问题，建设数字档案馆恐怕在相当长的时间内都是可望而不可及的。
8.1.2数字档案馆的使用和维护费用问题。虽然数字档案馆的建设费用巨大，但它并不是一劳永逸的。它的维护和使用的费用并不少于初建的费用。数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运转。
8.1.2.1平时正常的使用和维护费用。数字档案馆是靠技术支撑起来的，平时正常的使用和维护也需要很大一笔资金才能维持，如通信费、数据使用费和设备维护费等都需要不断地支出，且费用不低。
8.1.2.2设备更新费用。现代信息处理技术发展迅猛，其软硬件更新非常快，而在市场经济利益的强大动因驱使下，更加快了这种更新速度，“录制、存贮信息的设备、方法及软件随着新产品、新方法的问世，正以5-9年的周期更新，新产品、新方法的不断问世，必将导致原有设备及软件的淘汰”[16]。数字档案馆要维持正常使用，也必须不断地更新设备和软件，但要更新设备和软件，却又要花费大量的资金，而且是每隔几年就要又投入一次。
8.1.2.3数字档案信息长期存取使用的费用。正如上文所述数字档案信息长期存取是数字档案馆的一个具体而棘手的难题。而数字档案馆又必须使用数字档案信息，专家们给出了一个不得已而为之的方案，就是不断地使数字档案信息迁移转录。但是迁移转录的费用是相当可观的和不可预知的。一般档案馆能否承受这不断迁移转录所需的费用，也是一个既不可预见又不容易解决的难题。
8.1.3向利用者收取数字档案信息利用费的问题。档案法规规定档案馆向社会提供利用档案，可以收取费用。数字档案馆建设投资大，收取一定的费用也是应该的。但是，如何制定收取利用费的收费制度，如标准、数量、缴纳程序等，也是数字档案馆建设的难题之一。
8.2利用者方面的问题。利用者的经济承受能力，也是影响和制约.数字档案馆建设发展的问题之一。数字档案馆需上网阅览，从目前我国上网所需资费来看，每小时的费用是发达国家的10多倍，而用户的平均收入又低于发达国家的若干倍。我国80-90%的用户认为网络收费过高，通信费难以承受。再一点是下载档案信息的打印费用，尽管并不是要将所有下载的档案信息打印出来，就是部分打印也需要承受可观的打印费。如果再加上数字档案信息使用费，这些费用加在一起，将会相当高。必将影响利用者对数字档案馆的使用，也将使数字档案馆的建设失去应有的作用和意义；
9数字档案馆法律法规方面的问题
数字档案馆建设中会涉及到许多法律问题，而这些法律问题恰恰又是亟待解决而又难以一时解决的问题。
9.1档案法规方面的问题。面对数字档案馆产生的新情况、新特点.档案法规中的一些内容已不适应，而要解决起来仍有一定的难度。如对利用者的身份认证问题，在网上进行借阅限定和身份认证不仅增加技术难度，而且还要增加开支。而对外国利用者来说，由于限制得更严格，在网上操作更加困难。数字档案馆是开放的，是不受国界限制的，数字档案馆建设的初衷就是实现档案信息的社会共享。但如果取消身份认证，那么就等于中外利用者都一样没有限制。因此，真要修改完善档案法规，兼顾到方方面面，还是有相当的难度。
9.2著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在数字档案馆的环境下，由于档案信息通过网络进行传递，它极容易被获取、被复制、被传播，对利用者控制的难度加大。原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式对权利人已无法提供有效的保护，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯。因此，如何对档案著作权、知识产权和隐私权进行有效保护成为数字档案馆建设面临的一大挑战。从技术上说，真正切实可行的保护技术，目前尚属于极其薄弱的环节。从完善相应法律法规方面说，目前进展缓慢，尚有许多难题不易解决。
9.3数字档案的法律效用问题。对于数字档案的法律效用问题，它是数字档案馆建设中一个不能回避的特殊难题。要想让它得到法律的认可，恐怕还需要相当长的时间。而“如果电子档案的法律凭证问题得不到解决，数字档案馆的数字化馆藏也就失去了利用的价值、存在的意义”。[17]
10数字档案馆的基础理论问题
数字档案馆的建设必然要受到数字档案馆理论研究的影响和指导。目前，对数字档案馆的研究还处于起步阶段，许多认识不相同，统一尚需时日。而且有关数字档案馆的一些基础理论问题，都是一些不易解决的难题。
10.1数字档案馆的概念问题。自从数字档案馆概念出现以来，“关于数字档案馆的认识并不统一，其定义就有数十种之多，势必会造成对数字档案馆建设方向把握上的不一致”。[18]观点不一样，建设的数字档案馆就不一样，建设的难易程度、工作流程、服务功能、配套措施、系统边界和社会影响等等也都会截然不同”。[19]而统一认识或基本统一认识都非一日之功。但这个问题不解决，将对数字档案馆的实践产生不利影响。
10.2数字档案馆的系统边界问题。“数字档案馆支持以网络连接的相关档案部门的数字化馆藏，能够提供分布于不同地区的档案信息。然而信息网络的一个重要特征就是链接，这种在技术上可以无限链接的情况下，就涉及到了系统的边界问题”。[20]数字档案馆系统边界的界定决定着数字档案馆所拥有的功能特性。同时也决定着数字档案信息在信息中的地位。然而，“在图书馆情报学界，人们讨论数字化图书馆时有种倾向，认为因特网就是一个数字图书馆，任何人都可以到这个无所不包的图书馆中查阅文献、学习知识、合作交流甚至著书立说。这就把数字图书馆的地址空间和信息资源空间定位很广，其系统边界也无所不包。它不仅包括了书目文献管理、信息网络信息资源的组织与作用，甚至包括档案馆和博物馆的信息内容，因此建设规模异常庞大”。[21]数字图书馆的这种“扩张”，使本来就处于“弱势”地位的档案信息的地位更加岌岌可危，如果不对数字档案馆的系统边界给以恰当的界定，并采取相应的技术措施，那么，在不久的将来，数字档案馆将会消失在数字图书馆的海洋里，成为数字图书馆的一部分。
10.3数字档案的概念问题。数字档案是数字档案馆生存的基础。但是目前对数字档案概念的认识却并不统一和清晰。其一，对数字档案概念的研究并未引起档案界太多的关注；其二，一些对数字档案概念的认识，大部分都是以传统的档案概念为基础的，仍旧把数字档案当作电子文件的转化物来认识，无非是传统档案概念在数字时代的翻版。这里暂不说传统的以文件为属概念的档案概念本身就有许多可商榷的地方。单说在数字信息时代文件的概念、档案概念和其他信息的概念都会受到影响而发生变化，它们之间有互相融合的趋势。如何区分它们将变得越来越困难。在数字时代的信息网络环境下，数字文件、数字档案、数字图书、数字情报、数字资料、数字文献筹有什么不同？如何区分它们？如果不能把数字档案从这些其他数字信息中区分出来，那么数字档案的概念的存在就将走向消亡，而在数字档案概念基础上建立起来的数字馆大厦也将随之倾覆。因此，必须把数字档案概念从其他数字信息中区别出来，数字档案馆才能生存。但这是一道摆在我们面前的并不容易找到答案的难题。
【参考文献】
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7徐义全.电子文件的特性与长期保存.档案学研究，2000;1
8吴志宏.数字化档案的隐忧：数据失真.北京档案，2002;12
9谭zhēng＠①培，数字档案馆论纲.档案学研究，2001;5
1016范开宏.数字图书馆之忧思.图书与情报，2002;1
11邱晓威.数字档案馆及其建设模式.中国档案，2001;10
12段荣婷.我国数字档案馆的研究与建设.中国档案，2002;6
13刘东斌.数字档案馆与数字图书馆的比较研究.档案管理，2003;2
14求实.档案馆与图书馆利用对比分析及对策.北京档案，1999;9
15国家档案局综合科教司.从统计数字看1991年度全国档案事业的发展状况.档案学研究，1993;1
17谭zhēng＠①培.数字档案馆建设面临的问题及其对策.浙江档案，2002;3
18朱蒙生.传统档案馆向数字档案馆跨越所面临的问题.中国档案，2003;3
关键词：数字档案馆/问题
随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，使传统的档案馆望尘莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我们应该清醒地认识到数字档案馆存在的缺陷，数字档案馆的建设还存在着诸多的难点和问题亟待深入研究解决。如果对存在的问题视而不见，或掉以轻心，必将给未来的档案事业留下巨大而无法弥补的遗憾。
1数字档案的凭证价值问题
档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，虽然，“目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义，然而，由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力”[1]这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此，确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。目前，主要存在以下几方面的问题：
1.1认识上的问题。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。数字档案完全脱离了以往人人对档案“原件”的认识，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑。而且，有些数字档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，它不像纸质档案那样载体与内容“一损俱损，一荣俱荣”。数字档案与以往其他载体的档案都不一样，从甲骨档案到简牍档案再到纸质档案，只是载体的耐久性有差别，并没有改变其直观性，而数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正认识数字档案，确认其凭证价值，可能还需要走很长的路。
1.2技术上的问题。数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题。其一，数字档案具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。其二，计算机硬、软件技术不断更新换代，迫使数字档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。其三，数字档案不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将其输出，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。其四，数字档案对背景信息和元数据具有很强的依赖性。“电子文件的背景信息常常与文件内容信息相分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。元数据是电子文件、电子档案所特有的，“元数据由于其隐含性而易被忽视，而元数据一旦丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。”[2]
1.3管理制度上的问题。“传统档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度”，而目前“从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度，一些标准、制度虽已制定，但全面推行尚需时日”[3]而且也有一定的难度。
2数字档案信息的长期存取问题
数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。“据报道，美国航空航天局在20年前发射的‘海盗’号火星探测器上的计算机中，已经有20%的数据完全丢失，还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出，程序员也无法保证将其恢复”。[4]数字档案信息长期存取所面临的主要问题有：
2.1存储的介质材料。“现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题”。[5]一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在已经没有一台普通电脑可以读出来。
2.2机读语言格式。“计算机语言平均每三个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还能百分之百的还原”。[6]
2.3对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出，这个特征对其长期存取带来很多问题：“如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其它设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存贮在载体上，有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等等”。[7]
3数字档案的失真问题
“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术，其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点”。[9]数字化的主要方式是扫描加工，在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一，技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。其二，工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如扫错档案或打错顺序，或存错，或在建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真。其三，转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。
4数字档案信息的安全问题
安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题，也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”，但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场，给不法分子带来可乘之机，主要表现为：其一，计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。“国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁”。[10]其二，计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三，有窃取行为的间谍活动，窥视其机密信息进行复制或扩散。其四，有意破坏，摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，所有这些，都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。
5数字档案馆建设的诸多技术问题
数字档案馆完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有了数字档案馆。但是高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点，真是“成也萧何，败也萧何”。诸多的技术问题成为制约数字档案馆建设的难点。
5.1数字化设备技术条件。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽，以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。
5.2技术难题。数字档案馆是以信息源、网络、数据库为基础的，其相关技术是较复杂较先进并且不断发展的，它几乎囊括了计算机网络技术所需要解决的所有问题，技术密集。如数字化图像的存储与压缩、数据组织技术、信息检索技术、多语言平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约数字档案馆建设发展的难题。此外，“数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等，其中有很多技术有创新性”。[11]这些技术也都是不容易解决的问题。
5.3技术过时问题。在飞速发展的IT业中，电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代，IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。专家们提出的解决方案是数据迁移，但迁移却存在着一个致命弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。
6数字档案馆建设的标准化问题
数字档案馆建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。这个整体性的数字档案馆事实上是一种基于网络环境下的数字化档案信息资源共享的社会档案馆系统，是一个面向对象的分布式的网状结构模式，是由一个个相对独立的数字档案馆实体组成的。要对这分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制，就必须要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等等，这些标准也仅仅是几个主要的标准。“而实际上，在数字档案馆建设中，标准化是一个体系，是一个系统，因此对于我们来说，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国数字档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题”。[12]然而，要解决这个问题并不容易，我们面临着很多问题：其一，一个严峻的事实是我国档案信息系统没有相应的具体标准可遵循；其二，有些标准规范要超出档案工作的范围，如综合数据处理格式就需满足跨行业、跨部门的要求。如何统一是一个很麻烦的问题；其三，与整个档案工作的标准相衔接的问题；其四，与国际通用标准的接轨问题；其五，由于计算机技术更新速度非常快，每次技术设备的更新，都会对原标准产生相应的影响，因而必须不断适时修订标准。
7数字档案馆建设的投入与产出问题
数字档案馆建设存在着投入与产出不协调的问题。如果我们把数字档案馆与数字图书馆作比较，会对这个问题看得更清楚。数字档案馆建设投入的费用是巨大的，而且它的建设费用要远远高于数字图书馆的建设费用。由于图书有复本，许多图书馆保存的图书都一样。因而国家图书馆和省市图书馆的部分图书数字化后，其他图书馆特别是中小型图书馆完全可以坐享其成，不必再花费资金重复建设。而档案馆则不行，全国各个档案馆保存的档案几乎都是孤本，因而档案馆在用于档案数字化的费用上要比图书馆多，如，仅档案馆进行数字化档案目录的“工作量约是图书馆的35倍”。[13]但是档案馆的利用人次与图书馆读者的人数相比却少得多，“以北京市档案馆和国家图书馆（原北京图书馆）为例，前者年利用人次约四五千人，后者一年的读者数不少于二百万人”。[14]两者相差400倍。“即使一、二史馆和中央档案馆三个国家档案馆的年平均利用人次也不过5960人次”，[15]三个馆加起来与国家图书馆相比仍相差100多倍。档案馆的利用长期处于低谷已是不争的事实，就是建成数字档案馆后，这种情况也不会改变多少，因为档案信息有保密和时效的限制，有利用者的限制，并不会增加太多的利用者，更不可能赶上数字图书馆的读者人数。事实上，传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不协调的距离，使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建设面前很难解决的问题。
8数字档案中的经济问题
与其说数字档案馆是高新技术支撑起来的，不如更实际地说是由巨额资金支撑起来的，因为所有的高新技术和设备都将由资金来兑现。数字档案馆的建设与利用，不论对于档案部门还是利用者，都有很重的经济负担，经济问题可能是困扰数字档案馆建设的根本性难题之一。
8.1档案部门方面的问题。
8.1.1数字档案馆建设的费用问题。数字档案馆的建设费用是巨大的，开发一个稍具规模的数字档案馆系统，不论是购买软件和硬件，还是开发专用软件，还是馆藏档案的数字化工作，都需要花费可观的人力、财力和时间，这些都需要有强大的经济实力做后盾。而数字档案馆的建设说到底，仍是以政府投入为主。但国家的综合国力不可能在短期内发展到较高的水平。因此，资金短缺是建设数字档案馆的最不好解决的难题。档案馆是公益性和社会性的部门，也不能走“以文养文”、“以馆建馆”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的数字档案馆存在着投入与产出的巨大反差，即使对利用者收费，数字档案馆也根本不可能收回投资成本。数字档案馆建设的巨额费用对于本来就经费紧张的档案部门来说是有相当难度的。而对中西部欠发达地区的大部分市、县档案馆来说，连维持日常工作的经费都成问题，建设数字档案馆恐怕在相当长的时间内都是可望而不可及的。
8.1.2数字档案馆的使用和维护费用问题。虽然数字档案馆的建设费用巨大，但它并不是一劳永逸的。它的维护和使用的费用并不少于初建的费用。数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运转。
8.1.2.1平时正常的使用和维护费用。数字档案馆是靠技术支撑起来的，平时正常的使用和维护也需要很大一笔资金才能维持，如通信费、数据使用费和设备维护费等都需要不断地支出，且费用不低。
8.1.2.2设备更新费用。现代信息处理技术发展迅猛，其软硬件更新非常快，而在市场经济利益的强大动因驱使下，更加快了这种更新速度，“录制、存贮信息的设备、方法及软件随着新产品、新方法的问世，正以5-9年的周期更新，新产品、新方法的不断问世，必将导致原有设备及软件的淘汰”[16]。数字档案馆要维持正常使用，也必须不断地更新设备和软件，但要更新设备和软件，却又要花费大量的资金，而且是每隔几年就要又投入一次。
8.1.2.3数字档案信息长期存取使用的费用。正如上文所述数字档案信息长期存取是数字档案馆的一个具体而棘手的难题。而数字档案馆又必须使用数字档案信息，专家们给出了一个不得已而为之的方案，就是不断地使数字档案信息迁移转录。但是迁移转录的费用是相当可观的和不可预知的。一般档案馆能否承受这不断迁移转录所需的费用，也是一个既不可预见又不容易解决的难题。超级秘书网
8.1.3向利用者收取数字档案信息利用费的问题。档案法规规定档案馆向社会提供利用档案，可以收取费用。数字档案馆建设投资大，收取一定的费用也是应该的。但是，如何制定收取利用费的收费制度，如标准、数量、缴纳程序等，也是数字档案馆建设的难题之一。
8.2利用者方面的问题。利用者的经济承受能力，也是影响和制约.数字档案馆建设发展的问题之一。数字档案馆需上网阅览，从目前我国上网所需资费来看，每小时的费用是发达国家的10多倍，而用户的平均收入又低于发达国家的若干倍。我国80-90%的用户认为网络收费过高，通信费难以承受。再一点是下载档案信息的打印费用，尽管并不是要将所有下载的档案信息打印出来，就是部分打印也需要承受可观的打印费。如果再加上数字档案信息使用费，这些费用加在一起，将会相当高。必将影响利用者对数字档案馆的使用，也将使数字档案馆的建设失去应有的作用和意义；
9数字档案馆法律法规方面的问题
数字档案馆建设中会涉及到许多法律问题，而这些法律问题恰恰又是亟待解决而又难以一时解决的问题。
9.1档案法规方面的问题。面对数字档案馆产生的新情况、新特点.档案法规中的一些内容已不适应，而要解决起来仍有一定的难度。如对利用者的身份认证问题，在网上进行借阅限定和身份认证不仅增加技术难度，而且还要增加开支。而对外国利用者来说，由于限制得更严格，在网上操作更加困难。数字档案馆是开放的，是不受国界限制的，数字档案馆建设的初衷就是实现档案信息的社会共享。但如果取消身份认证，那么就等于中外利用者都一样没有限制。因此，真要修改完善档案法规，兼顾到方方面面，还是有相当的难度。
9.2著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在数字档案馆的环境下，由于档案信息通过网络进行传递，它极容易被获取、被复制、被传播，对利用者控制的难度加大。原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式对权利人已无法提供有效的保护，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯。因此，如何对档案著作权、知识产权和隐私权进行有效保护成为数字档案馆建设面临的一大挑战。从技术上说，真正切实可行的保护技术，目前尚属于极其薄弱的环节。从完善相应法律法规方面说，目前进展缓慢，尚有许多难题不易解决。
9.3数字档案的法律效用问题。对于数字档案的法律效用问题，它是数字档案馆建设中一个不能回避的特殊难题。要想让它得到法律的认可，恐怕还需要相当长的时间。而“如果电子档案的法律凭证问题得不到解决，数字档案馆的数字化馆藏也就失去了利用的价值、存在的意义”。[17]
10数字档案馆的基础理论问题
数字档案馆的建设必然要受到数字档案馆理论研究的影响和指导。目前，对数字档案馆的研究还处于起步阶段，许多认识不相同，统一尚需时日。而且有关数字档案馆的一些基础理论问题，都是一些不易解决的难题。
10.1数字档案馆的概念问题。自从数字档案馆概念出现以来，“关于数字档案馆的认识并不统一，其定义就有数十种之多，势必会造成对数字档案馆建设方向把握上的不一致”。[18]观点不一样，建设的数字档案馆就不一样，建设的难易程度、工作流程、服务功能、配套措施、系统边界和社会影响等等也都会截然不同”。[19]而统一认识或基本统一认识都非一日之功。但这个问题不解决，将对数字档案馆的实践产生不利影响。
10.2数字档案馆的系统边界问题。“数字档案馆支持以网络连接的相关档案部门的数字化馆藏，能够提供分布于不同地区的档案信息。然而信息网络的一个重要特征就是链接，这种在技术上可以无限链接的情况下，就涉及到了系统的边界问题”。[20]数字档案馆系统边界的界定决定着数字档案馆所拥有的功能特性。同时也决定着数字档案信息在信息中的地位。然而，“在图书馆情报学界，人们讨论数字化图书馆时有种倾向，认为因特网就是一个数字图书馆，任何人都可以到这个无所不包的图书馆中查阅文献、学习知识、合作交流甚至著书立说。这就把数字图书馆的地址空间和信息资源空间定位很广，其系统边界也无所不包。它不仅包括了书目文献管理、信息网络信息资源的组织与作用，甚至包括档案馆和博物馆的信息内容，因此建设规模异常庞大”。[21]数字图书馆的这种“扩张”，使本来就处于“弱势”地位的档案信息的地位更加岌岌可危，如果不对数字档案馆的系统边界给以恰当的界定，并采取相应的技术措施，那么，在不久的将来，数字档案馆将会消失在数字图书馆的海洋里，成为数字图书馆的一部分。
10.3数字档案的概念问题。数字档案是数字档案馆生存的基础。但是目前对数字档案概念的认识却并不统一和清晰。其一，对数字档案概念的研究并未引起档案界太多的关注；其二，一些对数字档案概念的认识，大部分都是以传统的档案概念为基础的，仍旧把数字档案当作电子文件的转化物来认识，无非是传统档案概念在数字时代的翻版。这里暂不说传统的以文件为属概念的档案概念本身就有许多可商榷的地方。单说在数字信息时代文件的概念、档案概念和其他信息的概念都会受到影响而发生变化，它们之间有互相融合的趋势。如何区分它们将变得越来越困难。在数字时代的信息网络环境下，数字文件、数字档案、数字图书、数字情报、数字资料、数字文献筹有什么不同？如何区分它们？如果不能把数字档案从这些其他数字信息中区分出来，那么数字档案的概念的存在就将走向消亡，而在数字档案概念基础上建立起来的数字馆大厦也将随之倾覆。因此，必须把数字档案概念从其他数字信息中区别出来，数字档案馆才能生存。但这是一道摆在我们面前的并不容易找到答案的难题。
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9谭zhēng＠①培，数字档案馆论纲.档案学研究，2001;5
1．档案保管方式不同
传统的项目图纸等实物档案，按照卷册号有序地存放于库房的档案排架上，依照档案库的防火、防霉、防盗等规定进行保管。数字档案的安全保管建立在数据中心的系统安全管理、设备操作管理、访问权限管理、数据备份管理等一系列的安全管理措施之上，侧重于防病毒、防攻击、防灾害等数据安全管理，其安全性明显高于传统档案。
2．档案利用方式不同
传统档案利用需要设计人员亲自到档案馆借阅，且受限于实体档案的数量、档案的借阅情况、档案馆的开馆时间等，利用率较低。数字档案充分利用网络数据传输的便捷性和实时性，随时为用户提供浏览或下载档案服务。数字档案的使用率远远高于纸质档案，使档案充分发挥出其自身的价值。但是，数字档案的频繁访问也对数字档案管理在电力工程设计中的应用分析文/周惠平档案系统的健壮性、数据结构的合理性、档案编研的科学性，提出了更高的要求。
二、在电力工程设计中加强数字档案管理的对策
1．加强档案管理业务平台建设
档案管理服务于电力工程设计工作，所以，数字档案管理平台不是孤立的，而是与协同设计平台集成于同一工作平台。电力设计院的设计人员与档案管理人员，都使用该平台进行设计和档案管理等工作，并通过该平台实时在线沟通。在协同设计平台上设计完成的电力工程，其电子档案基于网络审核合格后，由档案管理人员负责接收、整理和网上归档。应用档案管理业务平台实现在线档案收集，保证了电子文档的真实性、及时性和有效性，并能定期对电子文档进行版本更新，极大地提高了工作效率。
2．构建各类档案信息库
档案数字化是一项细致而繁琐的工作，底图和文书档案需进行扫描，声像档案可采用录像转视频文件、照片生成电子图片等方式，集中进行数字化处理。工程档案采用大流水工作方式数字化后，需进一步进行网上编目，自动生成流水号、文档挂接等工作，构建各类档案信息库。档案管理平台具有电子档案密级和权限划分功能，可以根据密级和权限划分规则，对全部电子档案进行密级和权限划分，从而实现了档案信息库的自动安全管理。
3．实现数字档案的集中统一管理
版权制度自诞生以来始终追随着新技术的前进步伐，数字技术的应用并没有改变版权因新技术的应用而不断扩张的趋势，这使得靠相关法律理念得以延续及其补充修正架构形成的版权制度捉襟见肘，许多传统的法律规范需要重新认识和界定。由干本文篇幅所限，下面仅就数字档案馆建设中涉及的众多版权问题中的几个重要问题进行阐述。
（一）传统档案作品的数字化权
数字档案馆不再是孤立分散的物理存在。是相互联合、协作、整体化的，充分实现资源共享的服务网络体系，数字技术与网络环境则提供了实现广泛的档案信息资源共享的条件和可能性。传统的以印刷，胶片等载体形式存在的档案作品上网传播的起始步骤是对其进行数字化，使其具备二进制数字状态，这就必须明确数字化权的权利归属问题.
依照版权法原理，权利人的财产权与作品利用方式是对应的，作品数字化的实质是增加了作品的利用方式，这甚至是网络环境中利用作品的惟一方式和必要条件，所以从保护权利人合法权益的角度出发，就应将数字化确定为权利人的一项专有权，1999年12月9日，国家版权局了《关于制作数字化作品的著作权规定》（以下简称《规定》），其第二条规定：“将已有作品制成数字化作品，无论已有作品以任何形式表现与固定，都属于《中华人民共和国著作权法实施条例》第五条第1款所指的复制行为。《规定》第三条规定：“除著作权法另有规定外，利用受著作权保护的他人作品制作数字化制品，应事先取得著作权人的许可，可以直接向被利用作品的著作权人取得许可，也可以通过著作权集体管理组织取得许可。”
无论是我国旧《著作权法》还是新《著作权法》，都没有明确规定权利人享有的数字化权，但是按照《规定》的解释，数字化权被包括在了复制权当中，按照《著作权法》第二十二条第8款的规定，档案馆为了陈列或保存的目的，将以传统载体形式存在的档案作品数字化无需取得授权，亦无需支付报酬，但除此之外其它目的的对传统档案作品的数字化，都要事先取得权利人的授权。
（二）数字化档案作品的法律地位
需要明确的问题是，档案馆对以传统载体形式存在的档案作品数字化后，产生的数字化档案作品是否受到版权法保护及其权利归属。一件作品要受到版权法保护，必须同时具备“独创烂”与“有形形式复制”两个基本条件.传统档案作品被数字化，实际上是将该作品以数字化代码形式固定在磁盘或光盘载体上，改变的只是作品的表现和固定形式，作品的独创性与可复制性不会由于其被转换成数字编码形式而丧失掉。所以，对传统档案作品数字化后产生的数字化档案作品仍然受到版权法保护。2000年11月22日，最高人民法院言判委员会第1144次会议通过了《关于审理涉及计算机网络著作权纠纷案件适用法律若干问题的解释》（以下简称《解释》）。其第二条第1款规定：“受著作权法保护的作品，包括著作权法规定的各类作品的数字化形式。在网络环境下无法归于著作权法第三条列举的作品范围，但在艺术和科学领域内具有独创性并能以有形形式复制的其它智力成果，人民法院应予以保护。
由于作品被数字化后的独创性没有发生变化，不产生新的作品，因此档案馆对传统档案作品数字化后，产生的数字化档案作品的版权属于原权利人，而不归档案馆。当然，如果被数字化的传统档案作品的版权原本就归档案馆所有，则数字化后档案作品的版权也自然归档案馆。另外，数字档案馆正在利用自己的技术与人才优势及网络上丰富的档案信息资源扮演一个使信息增值的角色。这类增值的档案作品往往是编纂或编研档案作品，按照《著作权法》第十四条的规定，档案馆在整体上对其享有版权，但在行使版权时不得侵犯作品中包含的原作品的版权。
（三）信息网络传播权
网络传输与数字化一样都是网络环境中利用作品的新方式，同样受到权利人专有权的控制。档案馆数字化档案作品上网传播必须经过权利人的授权，这在1996年缔结的《世界知识产权组织版权条约》（WCT）第八条“向公众传播的权利”由有明确的规定。我国新《著作权法》第十条第12款增加了“信息网络传播权”，即“以有线或者无线的方式向公众提供作品，使公众在其个人选定的时间和地点获得作品的权利。”
信息网络传播权法律地位的确立，使权利人对作品的传播方式的专有权延伸到网络空间，并且能直接传播作品，行使邻接权。这对档案信息服务构成一种威胁，使档案馆无法充分利用新技术为用户开展各种形式的数字化信息服务。因为不能从事基于网络环境与网络技术的档案作品传播服务，将使数字档案馆的功能开发受到全面压抑。
信息网络传播权除了阻止档案馆未经授权上载档案作品外，还会对档案馆开展的数字信息缓存，数字信息浏览等服务起到负面影，同时禁止档案馆未经授权把含有档案作品的数据库和网络相连，使用户在其个人选定的时间与地点访问并得到这些作品，尽管在这种情况下档案馆并没有通过网络直接传播档案作品。网络传播没有传统传播那样的“权利穷竭”问题，档案馆从网上合法下载档案作品仅仅是针对本次下载行为而言的，所形成的复制件仍然受到权利人专有权的控制，未经许可不得将其向用户作新的传播。
有人认为，档案馆取得数字化权后，就可以把数字化后的档案作品上网传播。因为数字化和网络传输都是对作品的数字化利用，权利人既然授权档案馆对其作品进行数字化，就会自然同意将其作品上网传播。其实不然，权利人授予档案馆数字化权，并不意味着同时授予了档案馆信息网络传播权，档案馆若把以传统载体形式存在的档案作品上网传播。必须先后或同时向权利人取得数字化权与信息网络传播权。
（四）合理使用在数字档案馆的适用性
合理使用是对权利人专有权行使限制的主要方法，是指在法律允许条件下。不经权利人许可，不付报酬地使用他人已经发表的作品。各国著作权法都针对档案馆制定有合理使用的条款。比如我国《著作权法》第二十二条第8款，另外第1款、第2款、第6款也可适用。网络环境中，对传统的合理使用原则能否得到适用，学术界存在不同的看法。WCT则采取了折衷的态度，其第十条议定声明规定：“不言而喻，本条约允许缔约国各方将其依国内法中按《伯尔尼公约》被认为可接受的限制和例外继续适用，并适当地延伸到数字环境。同样，这些规定应被理解为允许缔约方制定对数字网络环境适宜的新的例外与限制，”这样，就把传统的合理使用原则适用于网络空间，并给各缔约方自行立法规范网络环境中的合理使用问题留下了余地。
为了满足数字时代档案信息服务的需要，许多国家新的立法都对档案馆合理使用原则作了调整。比如：1998年美国颁布了《跨世纪千年版权法》（DMCA），对美国原《版权法》第108条关于档案馆的免责条款作了修订。在DMCA之前，美国《版权法》第108条只允许档案馆为内部使用之目的制作1份仿真复制件（非数字化的）。按照修订的第108条，允许档案馆制作多至3份的、可以是数字化的复制件，条件是不得把这些复制件向档案馆建筑以外的公众传播。如果原格式已被淘汰的话，修订还允许档案馆将作品用新的格式复制。DMCA第1201条（d）款又规定档案馆在法定情形下享有“解密权”：对相同的复制件，不能以其他形式合理地获得的，则对他人作为商品的作品复制件，仅为获得1份复制件，以便决定是否本法允许从事的活动，如果对作品解密，不构成侵犯作品的技术措施权。1999年，澳大利亚颁布的《版权法修正案》规定，档案馆可以将档案作品上载到网站，但只能为用户提供作品的屏幕浏览（不能输送到打印机或软盘）。
新的《版权法》对档案馆合理使用制度的调整仍不理想。一方面，与版权扩张的总体趋势相比，档案馆合理使用的范围显得缩小和确定化；另一方面，新的《版权法》对合理使用制度的调整偏重于复制权，而档案馆对作品的数字化利用需要的版权例外并不仅仅限于复制权。法律若不能就档案馆对数字化作品的利用做出更加宽泛的例外规定，档案馆就可能随时受到侵权指控，或在因用户违法利用档案行为而引发的侵权纠纷中承担连带责任。
二、数字革命和档案馆版权问题
版权制度的宗旨是保护权利人（版权人、邻接权人）的合法权益，营造尊重智力成果的社会氛围，鼓励权利人创作既多又好的精神产品，还要构筑有助于作品传播利用的法律机制，促进科学文化事业的繁荣。可是，版权理论中始终存在着如何既保护权利人对作品的独占以承认其智力劳动价值，又能使作品得以充分造福于社会的矛盾。化解矛盾的着眼点是权利人与社会公众的利益平衡，这是版权制度的基石。
毫无疑问，许多……
三、数字档案馆建设中的版权保护对策
鉴于数字档案馆与经济和社会发展的重大关系，鉴于我国已经加入世界贸易组织，数字版权保护成为档案馆应对国际版权保护新形势挑战的重要课题。我们有必要以积极的态度和有效的措施认真解决数字档案馆的版权问题。
（一）不断完善版权制度
数字档案馆版权问题的解决最终依赖于版权制度的调整与完善，不仅包括版权基础理论。基本原则的创新，还涉及具体法律规范的重新界定。其重要问题包括：数字档案馆的法律地位、合理使用在数字档案馆的完善、法定许可制度和数字档案馆版权问题的关系、档案馆的信息存取权与解密权、网络版权集体授权机制，档案馆的版权责任等。
（二）解决《档案法》与《著作权法》的冲突问题
档案作品是一种“特殊形式”的作品，受到权利人“版权”和档案馆“管理权”的双重控制，对其使用不仅要符合《著作权法》，还要符合《档案法》，但是现在《档案法》和《著作权法》在档案的开放、公布（相当于《著作权法》上的“发展”），利用方面的规定中存在着多处冲突。比如：〈著作权法〉规定，发表权属于权利人。但《档案法》第二十二条第1款规定：“属于国家所有的档案，由国家授权的档案馆或者有关机关公布：未经档案馆或者有关机关同意，任何组织和个人无权公布。”那么，档案作品的发表权究竟是属于权利人，还是属于档案馆呢？又比如：《档案法》第二十一条第2款规定：“由华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案，”如果利用的是己经发表过的档案作品，上述规定与《著作权法》并不冲突；如果利用的是未发表过的档案，按照《著作权法》的规定，这种利用应该受到权利人的控制，并非持有合法证明就可以不经权利人授权而利用（注：档案馆对档案作品的“开放”并不意味着权利人同意·发表·该档案作品）。《档案法》和《著作权法》的交叉与矛盾，有待进一步研究。这对解决数字档案馆版权问题有着重要意义。
（三）成立档案馆知识产权联盟
仅仅依靠法律专家和技术专家来解决数字档案馆的版权问题是不够的，档案界要做出自己的努力，为此应建立档案馆知识产权联盟，其任务包括：开展数字档案馆版权问题的研究，提出规划与对策；运用档案馆集体的力量，向立法机关反映档案馆的要求；代表档案馆和权利人谈判，维护档案馆的合法利益；构筑档案馆之间的知识产权流通机制；推动档案馆保护知识产权的经验交流，开展档案馆知识产权保护的培训活动，促进档案馆整体知识产权保护水平的提高等。
（四）提高档案馆保护版权的自律性
行业自律，即通过档案馆采取必要措施来规范自己和用户对档案作品的利用行为，达到保护版权的目的。网络环境中，档案馆有必要进一步提高保护版权的自律性，针对档案馆对数字化作品的利用特点制定有效的行为规范。要在档案馆员中开展多媒体技术。数据库技术、计算机技术等新技术版权保护知识的普及教育，针对档案作品数字化利用的关键环节建立严格的版权制度。要在档案馆与权利人之间建立沟通机制，增强档案馆保护版权的透明度。树立保护版权的良好社会形象。档案馆还要对新的档案作品利用方式和价格模式开展研究，并予以合理接受，以防止侵权。
（五）加强对档案作品的技术保护
技术手段已经被纳入了版权保护的范畴，因此档案馆可以对档案作品保护提供技术支持。比如：加密技术（对称加密技术、非对称加密技术）。数字签名技术、数字时间戳技术、身份验证、防火墙技术和CA认证等。
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【论文摘要】文章分析了教学档案数字数字化建设的涵义，教学档案数字化管理的优点以及存在的问题，并针对性提出解决对策。
教学工作是高校的中心工作，教学档案是教学工作成果的重要载体，教学档案的收集、整理、保存和利用也是教学管理工作的重要组成部分。目前高校传统的教学档案工作以纸质文件材料为主要工作对象,纸质档案的管理工作已有一套比较完善的完整工作流程、管理方法和规章制度。
随着高等教育的快速发展和网络信息化的快速推进，传统档案管理工作的手工管理方式已不能满足信息化时代的要求,越来越多的教学档案将以电子文件出现,但却没有对应的系统的管理制度,教学档案的数字化、网络化、标准化和规范化建设迫在眉睫。
一、教学档案数字化建设的涵义
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、ocr技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的教学档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，通过互联网进行联机检索和阅读，实现资源共享。档案数字化是数字档案建设最基础的工作。
二、教学档案数字化管理的优点
1．便捷实现多种媒体信息存储和传递
电子档案可同时将文字、声音、影像等内容集成保存, 并可借助计算机实现任意组合编辑，极大增加了档案的编辑性、可读性、可视性,丰富了档案的内容。
2．信息存储容量大
电子档案体积小但存储容量大。一张cd－rom光盘可存储650 mb，相当于30万汉字的图书1000册、35万张a4打印纸上的文字信息或10万张图形信息。
3．便捷实现检索浏览
电子文献由于具有全文数据库的结构和相应的按自身逻辑关系组织成相互联系的网状结构，通过数据库、检索软件等技术，借助某些关键词，能够便捷的查找所需要的资料, 大大方便了用户检索，提高了检索效率，免除了翻阅、查找实体档案的繁琐。在教学档案管理网络平台上，档案管理人员还可通过网络完成档案的收集、整理、归档和提供利用；利用者亦可以足不出户地远程访问档案材料,网上下载档案信息, 或远距离、高速度的传输，真正实现了信息资源的共享。
4．提高了教学档案的利用率
在网络环境下电子档案可被多人在不同地域同时访问、浏览、下载，同一份电子档案可同时为不同的用户服务,大大提高了档案的利用率。
三、教学档案数字化建设中存在的主要问题
1. 缺乏信息化环境下教学档案工作的复合型人才
信息化背景下档案信息化建设需要既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。受高校现行人事制度的影响，目前档案队伍整体素质仍普遍较低，年龄偏大，计算机操作能力一般，习惯于传统的纸质档案编研模式。而在信息社会,档案的载体形态和记录方式已呈多元化发展,一些必备的技能如数据存储和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等还不为多数人熟练应用，更不用说网络环境下教学档案的安全性问题了。
2.缺少工作标准、工作制度和工作规范
档案材料的标准化、制度化和规范化是教学档案信息化建设的前提和必要条件。信息化背景下计算机处理数据的“机械性”对教学档案电子化建设的标准和规范提出了更高要求。但目前高校的教务工作更多受制于购买的教学管理软件，加上很多高校有自己的特殊的实际管理情况，因此个性化修改之后软件在通用性、实用性等方面存在一定的不足，再加上计算机软件及其有关设备硬件差异，这些不足和差异都影响着电子数据的规范性和共享性，制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。
四、加强档案数字化建设水平的对策
1.加强人员的技能培训
教学档案管理人员是档案工作的主体,人员的专业素质直接影响教学档案信息化的进程。因此,学校要加强教学档案管理队伍建设,培养一批有丰富档案专业知识,有熟练的计算机应用能力的人来从事教学档案管理。
2.开发教务档案管理平台系统，实施教学档案管理的标准化建设工程
加强归档的标准化建设是目前高校教学档案管理最有效的方法。近年来各高校都建立了完善的校园网络，并实现了教学管理软件辅助管理，这为高校档案信息网络建设提供了一个强有力的支撑平台；教学软件和数据库的应用提供了大量的“标准化”电子数据和材料，这为教学档案的标准化建设打下良好的数字基础，便于实现密集存储和快速检索；以网络技术为主体的信息技术的应用又为教学档案的网内和网际共享、传递打下了良好的交流基础，这些都为教学档案的维护、网内共享、公开和查询，特别是数据进一步发掘提供了最大的便利条件。
3. 尽快完善规章制度和工作标准，加强档案安全管理
在数字化背景下，教学档案管理工作的规范和标准尤为重要。校档案馆和教务处等职能部门，要结合《档案法》、《高等学校档案管理办法》规定，尽快出台数字化背景下教学档案管理的各项工作标准和规章，特别是网站建设和管理标准、档案管理软件设计标准、数据库录入规范、纸质档案的数字化标准等，使档案工作有章可循，有规可依，从而实现对教学档案工作各个环节的有效管理。
数字化档案给教学档案的安全管理提出了更高要求，除了要补充相关的安全保密制度、建立严格的监控机制、强化从业人员的安全保密意识外，还要加大设备和技术投入，结合存贮介质使用物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段，积极对“病毒”和“黑客”等行为，确保档案的保密和安全。实现信息数据的真实性、完整性、机密性、可控性,以及网络、数据库和应用系统的安全性、稳定性、可靠性
4．加强数字化档案的工作质量检查
《高等学校档案管理办法》的第十四条规定:“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度。”网络平台和工作规范建立起来以后，高校应根据积极实施管理纠偏。 并且基于网络进行的检查更为便捷，各个部门根据管理权限只要检查自己管理的模块数据库中的档案就可，这样可有效减少收储遗漏，更便捷的考核二级学院的工作质量。
五、结语
教学档案信息化建设是一项复杂的系统工程，它需要高校投入更大的人力、物力和技术力量，数字化教学档案建立起来以后，可以通过对立档单位工作流程在线监督进一步提高原始数据归档质量，便捷实现档案资源在网上的、传递、检索和信息资源共享，从而更好的服务和保障教学工作。
参考文献：
［关键词］数字化；档案管理；信息安全
一、档案信息数字化的主要内容
档案数字化主要包括档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库，以多种类型的检索关键字为基础以便于快速检索；载体档案的数字化，是档案信息数字化的主体对象，如纸质档案、档案缩微品、照片档案、录音录像档案等利用计算机技术、扫描与信息处理技术、数据库等新技术进行数字化，最后以数字化的形式存储、与网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个具有有序结构的档案信息库，及时利用，实现资源共享。
二、档案信息数字化存在的安全隐患
（一）制度建设层面缺失。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定，要求在开展档案信息数字化建设时，必须制定相应健全的管理制度，以确保档案信息数字化工作中的各个环节有据可依。但是在实际工作中，一些单位对制度建设不重视，使得在档案信息数字化建设中，没有建立相应的管理制度用于规范工作行为，使其在档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据查询利用过程中责任主体不明，无章可循。（二）技术上的不安全因素。1.使用国外技术和产品带来的安全隐患。目前我国大多数的档案信息系统所需要硬件、软件均没有实现国产化。我国数字化信息管理还处在较低的水平，这些国外的产品和技术特别是操作系统和应用系统都存在一定的安全风险和安全隐患。2.计算机网络的安全因素。要提高档案管理和利用的便捷性，以计算机为终端，采用局域网和互联网并用的方式是一个很好的解决方案。不同应用系统（管理系统和利用系统）之间的网络系统处于相对隔离的状态，而且设有必要的防护措施，但是这样也无法完全保证档案信息的绝对安全，档案管理和利用便捷性和安全性的矛盾时刻存在。3.安全漏洞带来的安全隐患。俗话说：“道高一尺，魔高一丈”，计算机病毒、黑客攻击是一个世界范围内的信息安全难题，虽然近年来我国计算机安全技术领域有了长足进步，但它们或多或少在技术上还存在不完善的地方，在维护档案信息安全上还存在着一些漏洞。（三）管理人员的因素。无论是档案管理还是利用，实施这个过程的主体都是人，而人为的因素有很大的不确定性，这会影响到档案数据的安全。例如，人为的操作失误，导致数字化档案误删、泄密；少部分人员职业操守欠缺，为私利对数据有意地篡改，将档案信息管理的用户与口令等信息向外部人员透露；管理人员责任心不强造成备份数据丢失、损毁等，这些都对档案信息安全构成威胁。
三、档案信息数字化安全的具体措施
（一）制度建设层面完善。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定，制定切实可行的信息安全管理标准。建立和完善电子档案信息的采集录入、信息处理、信息存储、信息与利用等方面的安全管理规章制度和操作规程。在制度中，要根据工作人员不同的专业特长，进行合理的工作安排，要有明确分工、明确责任主体、权限分明，做到在档案信息数字化过程中的各个环节都有人负责。发生泄密或其他事故时要有相应的倒查机制。明确电子文件的归档范围，明确电子文件的管理人员；明确数字档案信息记录备份要求，对备份时间、格式、份数有明确记录，备份要有专人管理；明确定期对档案数据进行检查的内容和时间标准，指定检查的人员。（二）提高技术层面安全防护能力。档案信息数字化安全防护能力在技术层面上的提高是包括硬件设施、软件设计、网络防护、通信安全的一个综合性课题。（1）应提高我国具有自主知识产权硬件及软件的使用率，在核心设备上可以用国产替代的，要坚决使用国产设备。（2）应保障存储设备的安全，建立符合标准的电子设备信息机房。（3）对内部局域网和外部互联网要进行物理隔离，防止外部网络对内网的非法访问。（4）应长期跟踪软件的使用效果，发现并及时修补软件的安全漏洞，并按要求配备经国家有关部门认证的防火墙和杀毒软件。（5）按照制定的备份机制与规范，及时做好数据的备份。（6）建立严格的数字化档案信息的安全防范机制，包括信息登录访问控制、用户权限控制、信息分类与安全控制。（7）在档案信息传输使用进程中建立数字化档案传输安全控制，包括网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人员培养。无论是制度建设还是技术手段最后都需要具体的人去操作。所以在管理人员的培养方面应注意：（1）做好档案管理人员专业技能培训，提高其业务能力。（2）加强职业道德培训和相关法律法规的学习，使相应的人员具备较高的职业操守和较强的法纪意识。（3）结合档案数字化管理自身的特点，通过定期的培训提高从业人员的信息化水平。数字化档案信息的安全管理是一项系统工程，在档案信息数字化实施过程及后期的管理、应用中，需要从制度、技术、人员三方面入手，以制度的建立健全为纲，以人员管理为主线，以软硬件设施的不断完善为基础，确保档案信息数字化应用的安全。
作者:杨玉宏 单位:内蒙古乌兰察布市微波总站
电子档案的主要来源就是纸质档案，借助于传统的方法来收集、处理和鉴定文件，采用一系列的技术手段，促使库存档案的数字化得到实现，产生的电子文件符合相关要求。库存档案数字化之后，和传统的纸质文件相比，电子原件可以作为纸质元件的副本使用，因为依然可以有效的编辑和修改形成后的电子文件，同时，在网络上传和复制文档的过程中，人为因素发挥了较大的作用，那么就无法确定它的真实有效以及原始性。因此，在电子文件形成的过程中，就需要形成一份电子文件，将电子文件的静态和动态数据信息给涵盖过来，保证电子文件拥有齐全的信息，查询和辨别起来较为方便，这样才可以有效增强档案原始性，在较大程度上提升电子文件的利用程度，同时，电子文件的数据信息方面，也需要对人为干预进行减少，因此，就需要对系统自动提取产生足够的重视，档案管理人员如果发现了问题，可以向归档人发回。
二、电子档案的存储与备份
电子档案因为过分依赖计算机，那么就不够稳定，主要原因是计算机的硬件和软件产品不够稳定，随时都可能有意外情况出现，那么就需要科学存储和备份电子档案。要严格依据技术的发展要求来选择归档各种文件的存储形式，如文本文件、图像文件、音频视频文件等，可以选择不同的方式来存储电子原件，如数据库存储、光盘存储等，在选择的时候，需要充分兼顾用户的实际需要。因为计算机的稳定性无法保证，那么在档案管理中，还有十分重要的一份工作就是电子档案备份和恢复，这样才可以保证档案管理系统的安全和稳定。需要合理有效的备份网络备份、系统备份和数据库备份，同时，第三方介质也需要注意存储，比如可以将专用电脑以及专用的存储装置给应用进来，并且不接外网，这样档案管理系统的安全性和稳定性方可以得到保证，如果有意外情况出现，借助于备份信息，系统就可以得到有效恢复。
三、电子档案的检索和利用
我们需要注意的是，档案管理工作就是更好的服务于使用者，最终目的就是可以更加方便的检索和利用电子档案；在共享档案管理系统数据时，档案使用者在对需要的资料进行查找时，可以更加快捷和准确，将信息化的优势给充分体现出来。和传统的档案管理模式相比，电子档案对于档案的存在形式是一项根本性的革新，同时，对于档案的利用和查找方式也造成了很大的改变，可以更好的服务于档案利用者。同时，电子档案的维护性管理也需要引起人们的重视。在管理维护方面，主要利用用户权限来限制；维护下管理包括很多方面的内容，在数据库管理中，主要是进行一些日常的维护；查询浏览电子原件内各种动态数据信息等等。
四、结语
1.人力资源档案数字化管理的意义。
人力资源档案数字化管理是企业信息化管理的重要环节，对提高企业管理效率、稳定员工队伍具有非常重要的现实意义。首先，HR档案数字化管理有助于实现现代企业信息化。人力资源档案的数字化管理是企业信息化建设的重要组成部分，员工薪酬、绩效考核等资料能够为企业经营提供重要数据信息，能够有助于企业实现信息化管理，更为科学地经营和管理。其次，数字化管理能相对安全有效地保存档案资料。传统档案资料多为纸制品，长久保持对于储藏室的空气湿度和温度有一定的严格要求，而且还要定期做防虫防腐处理。但数字化管理模式下，HR档案资料可以转换成数字信息，并且可以刻录到先进的移动硬盘或固态硬盘中长久保存，偶尔遭遇火灾或水灾等非人为因素影响，即便原件损坏或遗失，也不会使宝贵的档案资料全盘消失。而且备份资料同时被毁的几率较低，因此数字化管理能够相对安全有效地保存档案资料。再者，人力资源档案数字化管理有利于提高工作效率和管理水平。传统的手工管理模式效率低下，失误率也较高，而档案资料数字化管理能够使档案的存储、查询、借阅建立在快速、高效、稳定的基础上，促进HR档案管理的标准化和规范化。以往企事业单位查询一份人事档案，需要较多的时间翻查资料库，而且要办理相关的借阅和归还手续，但实现数字化管理后，拥有相应权限的管理者或员工，在企业内网或相关资料库上就可进行查阅，降低了申请查阅时间，突破了上班时间的限制，提高工作效率的同时，降低了档案信息损坏、磨损或遗失的概率。最后，人力资源档案数字化管理有助于量化管理，为管理决策提供可靠依据。人力资源档案的信息管理为用人单位用人提供了综合分析和决策的依据。企业绩效考核的相关数据档案可以帮助管理者发掘效率提升空间，为企业提升和任免提供可靠的参考数据。既能对已有人才资源进行综合的定性分析，也能够实现定量筛选，以实现人才合理的利用，达到个体选优，群体的整体优化组合。在保存的大量档案信息中，为企业管理和决策提供了可靠的数据信息，成为企业决策的助手和参谋。
2.人力资源档案数字化管理面临的问题。
当前企事业单位人力资源档案管理数字化主要面临以下难题：首先，档案数量巨大难以快速电子化。当前，我国很多企事业单位已经实现了财务信息化和沟通信息化，但由于大中型企业的员工数量多，年代资料积累丰富，使得数量巨大的人力资源档案难以快速数字化。而中小企业常常受限于网络、通讯设备等成本因素，也很少实现人力资源档案数字化管理。其次，难以保证HR档案资料的安全性。由于所有人力资源档案的查阅都在网上进行，其档案原始资料被外部黑客或经济间谍窃取的机会就会增加。部分企事业单位仍然未意识到网络安全的重要性，其网络系统的采购设备和网络服务供应商都没有严格的限制要求，导致黑客和经济间谍可以较为轻松地潜入公司数字档案资料库窃取情报。而部分企事业单位的员工警惕性也较低，对于账户信息保存不当，原始密码或登录密码设置非常随意，增加了数字档案的管理风险，比如2014年湖南冷水江市工资条泄密事件，直接反映了员工对于信息安全的忽视。
二、信息安全背景下HR档案数字化的实现路径
由于信息安全是影响档案数字化的重要因素之一，因此本文建议实现人力资源管理的实现途径如下：首先，在保证安全第一位的背景下开发人力资源管理系统。管理平台可以通过Web搭建，或者通过内部局域网建立人力资源档案管理系统，重点是与企业财务管理系统等实现类似的权限管理策略，以保证内部信息安全。企业内部信息系统也需建立防火墙，以防御外部攻击。其次，建立人才信息管理数据库。人力资源已经成为现代企业最为重要的无形资产，准确的人才匹配能够极大地提高人力资源的价值，避免造成人才流失和人力成本浪费。因此本文建议在HR档案数字化管理中建立适合企业需求的人才数据库，将档案资料中的人才信息统一纳入数据库中。通过人才数据库，可以预先设定内部招聘和岗位管理的自动统计分析和岗位匹配，以快速确定应聘人员要求和工作要求，并在人才招聘的过程中，以现有的优秀员工样本作为参照样本选取更为合适的应聘者，以实现高效招聘和培训。企业还可以通过网络平台实现网络视频面试，降低异地招聘的成本，扩大招聘半径，以完善企业员工队伍的结构。第三，建立岗位信息管理模块。企业现有的岗位信息不但包括工作内容、工作资质要求等信息，还应当包括岗位轮换等重要信息，特别是在化工等有毒有害企业，岗位轮换提醒设置可以避免人为失误导致的严重的工伤事故。在提高工作效率的同时，可以更为准确地估计岗位的设置和价值相关性，也使岗位设置管理和岗位价值管理更符合现代企业管理理念。第四，建立绩效考核信息管理模块。绩效考核的具体指标和信息不但能够反映出员工的工作状态和效率，还可以反映出整个工作链条上工作效率和合作水平。绩效考核的数据信息也可以成为采购等部分的重要参考信息，特别是一线操作工的坏件率等信息，不但可以反映出员工的熟练程度，也可以在一定时期内反映出原材料的质量合格率等，为企业管理和决策提供重要的参考数据。第五，建立薪酬管理模块。员工的薪酬信息是企业的重要核心机密，有竞争力的薪酬可以稳定员工的效率，提高员工的忠诚度，激发员工的工作积极性，而薪酬信息的统计和分析也可以成为企业人力资源战略甚至企业战略的重要参考数据，数字化管理的薪酬档案能够更为准确地筛选和分析数据，因此人力资源档案数字化管理将为管理者和决策者提供更有价值的数据资料。
三、实现HR档案数字化管理的难点
