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引言：易发表网凭借丰富的文秘实践，为您精心挑选了九篇文书档案管理制度范例。如需获取更多原创内容，可随时联系我们的客服老师。
（一）严格文书档案室管理制度，无关人员不得入内查阅、翻阅文件，随手关门，切忌将钥匙挂在抽屉或门上。
（二）切实做好保密工作，各种有密级的文件、资料、会议记录等保密材料阅后及时收回，随时入柜，不得放在办公桌上过夜。保密废纸统一到指定地点粉碎，不得另行处理。
（三）负责各类发文的编号、登记、印发，做到准确、无误。
（四）及时做好各种来文的登记，按规定程序分别送局领导、中层干部传阅，做到当日收文，当日传阅，及时收回。
（五）按月做好各类文件、资料的收集整理工作，做到不漏、不缺、不破损、不重复、不零乱，文件资料完整，查找方便。
（六）做好文件资料的归档工作。须在次年五月底前完成，按规定编写序号、目录、页码，装订成册，及时归档；因工作需要调阅档案，须经局领导同意，阅后及时归还。
文件收发、传阅、立卷归档管理制度
（一）发文：因工作需要应由局名义对外行文（函、通知、答复件、上报请示件等），先由有关科（室）提出要求，对于需要协调和解决的事项，事先进行协调，取得一致意见。然后有关科（室）拟定行文稿件（包括发文稿纸上的有关项目），送办公室审核认可，并在核稿上签字后，报局领导签发。再由办公室登记编定发文号，打印的稿件经有关科（室）校对无误后，交办公室司印、装订、留存、分送。
（二）收文：收文办理包括签收，登记、申核，拟办、批办、承办、催办等程序。文件收发按照收文办理的程序签收登记后，送办公室领导审核来文是否受理，对应转办的文件要及时转交，在此基础上提出拟办意见，分送领导及有关科（室）阅读或对应办的事项作出批示。
（三）传阅：根据领导的意见需传阅的文件，由办公室负责收发的同志依次送有关科（室）和有关人员传阅，传阅文件一般做到当天送达，当天阅毕，签名交回，以提高传阅时效。因需要而暂留的文件，要打好招呼。
（四）承办：需要承办的文件根据领导批示，由办公室及时转交给有关科（室）或有关同志，按照要求及时办理；超过时限的，由办公室催促办理。办理结束后，将办理结果书面交办公室，需要答复对方的，拟写成初稿，由办公室报请领导审定后行文。由县委办、县府办转给需提出拟办意见的文件，办公室应及时报送局领导，签署意见后，直接送交转给有关部门。
（五）立卷：收发的文件一般按照收发序号一月整理一次，对缺少或残缺的文件，及时追查、弥补。次年五月底前分门别类，附上目录，立成卷宗，保证文件、资料的整齐、完整。
（六）归档：按照要求严格做好一年一次的归档工作，档案要摆放整齐，便于查找，同时落实防潮、防火．防蛀、防鼠等措施，保证档案安全。调阅档案须经局领导同意，并由工作人员具体操作，档案一般不外借。
（七）保密：切实按照文件密级要求做好保密工作。
督查反馈制度
（一）为认真落实局长办公会议决定，局领导批示和上级交办的任务，及时反馈有关信息，特制定本制度。
（二）督查反馈的具体工作由办公室负责。根据局领导意见对应办未办的事项，由办公室发出督查通知单，有关科（室）根据要求，立即办理。做到急事不过日，一般不过周，一些比较复杂、工作过程较长的任务，无法按时办理的事项要及时向局领导汇报。
（三）各科（室）对督查通知单办理的情况，在规定时间内，应向办公室作出反馈，并根据需要答复对方当事单位或当事人，办公室应及时将督查事项的办理情况向局领导汇报。
（四）各科（室）书面通过办公室向局领导提出要求或请示的，由办公室在三个工作日内将领导批复或不能批复的原因及时作出反馈。
【关键词】医院；办公室文书；档案管理；缺陷；对策
文书档案管理是指以书写文件的形式对医院的日常工作及管理活动进行记录，包括认识管理记录、财务管理记录、业务管理记录等。其工作难点在于文书档案的收集整理和分类保管。
一、医院办公室文书及文书档案管理的现状及存在缺陷
（一）文书档案管理制度不完善。文书档案管理制度不完善或管理制度不贴合实际管理工作需要，是各大医院在文书档案管理工作中普遍存在的现象。文书档案管理工作的重点和难点是文书档案的收集整理和分类保管。需要制定明确的规范制度，对需要进行收集的文书档案进行规定，避免重要文书档案被遗漏，也需要明确地整理分类办法，保证档案文书的妥善保管，方便日后调用。但各大医院目前的状况是缺乏详细的文书档案管理制度。
（二）文书档案管理工作缺乏重视。在医院也加入市场化经营的当下，医院的工作人员普遍存在重视业务效益、轻视档案管理的意识。也有部分工作人员认为文书档案管理工作可有可无，意义不大。其工作内容没有什么技术含量，只是比较繁琐。档案文书被收集整理后也很少被调用，利用价值低。在这一系列观念引导下，文书档案管理工作缺乏重视，工作质量得不到保障，由此造成的档案缺失、混y的现象不在少数。
（三）管理人员整体素质有待提高。医学知识和医疗技术是医院招纳人才的主要衡量标准以及日后培训的主要内容，医院的文书档案管理人员通常不是档案管理的专业人才，只是由其他科室临时抽调组成的管理团队。可想而知，这样的文书管理团队缺乏专业的文书管理办法，只是以生活经验和传统的管理思想进行文书档案管理工作，难以实现文书档案的规范化管理和高效调用。医院文书档案管理人员整体素质有待提高。
二、文书档案管理工作整改策略
（一）建立健全文书档案管理的规章制度，提高对档案管理工作的重视。建立健全文书档案管理的规章制度、对文书档案的收集整理规定，严格制定文书档案等级划分标准，明确每一等级的文书档案的处理办法。对文书档案实施分类存储，根据其内容性质保管到相应部门。同时制定相应的人事管理制度和考核措施，将文书档案管理的职责落实到个人，在工作过程中实施监督，其考核结果与绩效挂钩，不能达到标准的要采取相应的处罚措施。通过文书档案管理制度、人事管理制度与考核制度的全面落实，提高工作人员对文书档案管理工作的重视，保证文书档案管理的工作质量。
（二）加强管理人员的素质培训工作，提高文书档案管理能力。在制定文书档案管理制度的同时，要积极开展管理培训工作，提高管理人员的工作能力，使其能达到考核制度中的工作标准。首先要提高领导干部对文书档案管理的重视，加大文书档案管理工作的宣传力度，带动中层干部、基层职工积极开展文书档案管理培训工作。文书档案管理确实不能给医院带来直接的经济效益，但只有做好文书档案管理工作，才能给医院其它工作的正常开展提供保障，同时也对医院工作进行记录，日后可以有档可查。在文书档案管理培训中，要注意先进管理理念和新管理办法的引入，通过开展培训切实提高文书档案管理人员的整体素质和工作能力。
（三）改善文书档案管理的硬件配置。医院要加强文书档案管理工作的资源投入，不仅是人力资源投入，还包括引进新技术和新设备，采用现代化的管理办法和设备进行档案管理。在技术上包括采用信息技术和电子技术等，实行文书档案的信息化管理，提高档案利用率。在设备上可以采用先进的电子设备，丰富文书档案的形式，实现文书档案的音像化和影像化。另外对文书档案的存储保管要格外注意，做好防火、防潮、防虫等工作，同时加强信息安全管理，防止档案失窃造成重要信息泄露。
三、结语
医院办公室文书与文书档案管理是医院管理工作的重要组成部分，医院领导和相关工作人员应加大对文书管理工作的重视、建立健全管理制度、提高管理人员的素质能力、优化管理设施，全面提高文书档案管理工作的质量和效率。在文书档案管理工作过程中积极总结存在的问题和不足，随时更新管理理念和管理办法，让医院文书档案管理工作跟得上医院的发展需要。
【参考文献】
[1]徐军. 医院文书档案管理存在的问题及对策分析[J]. 档案管理理论与实践――浙江省基层档案工作者论文集，2014：85-87.
[2]张冀红. 医院文书档案管理存在的问题及对策[J]. 档案天地，2012（08）：53.
一、文书档案实现现代化管理的优势
（一）提高档案归档人员的工作效率
通过做好文书档案现代化管理工作，可以进一步规范文书档案管理的流程，改变传统的文书档案管理方式，全面提高文书档案管理工作的效率。而且通过运用计算机技术来对文书档案进行整理和归档，可以有效的减轻档案管理人员的工作量，文件信息资料的收集、存放、分类等工作更为快捷和便利，提高档案管理工作的效率。
（二）提高档案的查阅速度
利用现代化管理方式来做好文书档案管理工作，可以有效的提高文件查阅速度。在实际工作中，通过运用计算机网络技术能够随时对文书档案资源进行检索，档案使用者在利用档案信息时不受时间和空间的限制，能够在极短时间内查到自己所需要的资料，有利于档案利用工作的效率的大幅度提高，实现了人力和物力资源的有效节约。
（三）提高文件的传递速度和安全性
文书资料在日常公文处理过程中，传递时极易发生丢失的情况。通过运用计算机技术和网络技术，文书资料可以通过网络进行传递和流转，有效的提高了文书资料的传递速度，保证了文件的安全性。同时还可以通过档案管理系统来对档案密级进行确定，并设置具体的操作权限，以此来保证文书档案信息的安全。另外，现代化管理方式下的电子文书档案，有效的提高了档案信息的利用率和档案管理工作的效率。
二、加快文书档案现代化管理的策略分析
（一）建立现代化的文书档案管理制度
强化文书档案的制度化建设，对于提高文书档案管理效率具有重要意义。现代化文书档案管理制度与技巧的结合，可有效保护存储文书档案。建立现代化的文书档案管理制度，要求机关企事业单位应当摒弃过往传统的管理制度与体系，以国家文书档案管理基本原则为指导，结合组织内部的管理体制和组织架构等实际情况，建立起符合自身实际情况的文??档案管理制度，所建立的制度应当与时俱进，且具备鲜明的科学性、灵活性与合理性，如坚持“文档一体化”、逻辑归档、纸质档案与电子档案共存等。现代化文书档案制度的建立，能够改变过往不合时宜的制度，为单位文书档案管理工作提供新的工作形式，进而不断完善文书档案管理制度和体系，为文书档案管理工作的有序开展奠定制度保证。此外，还应当注重文书档案编修制度的规格与健全。在文书档案管理工作中，有计划对文书档案的编修制度进行查阅、编修与完善，确保文书档案管理工作的效率和质量。同时，还有必要建立文书档案管理绩效考评制度，强化对工作人员的考核，促使文书档案管理人员积极高效地投身于工作当中，增强制度的实效性。
（二）应用先进手段实现文书档案现代化管理
当前办公自动化系统得以普及，在具体办公过程中，通过OA流转即能够完成收文和发文，这就要求档案管理人员要加快文书档案管理观念的转变，充分的利用现代化化手段来提高文书档案的管理水平。因此在文书档案管理工作中，需要充分的运用现代化管理软件，依托于计算机技术来对文书档案进行整理、储存和查阅。同时还要通过创建OA系统软件与现代化管理软件的接口，实现来完成公自动化系统与档案管理系统之间的无缝对接，这样电子文件数据通过办公自动化系统即能够直接进入到档案管理系统中，完成归档工作。而且有效的保证了纸质档案与电子文档之间信息的一致性。另外，各机关单位还要通过运用相应的软件来加快推动档案管理信息系统的建设，在保证文书档案质量的基础上，全面提升文书档案的应用价值，加快促进文书档案管理的现代化水平。
（三）提高文书档案检索效率
在文书档案检索方面，首先通过对当前的文书档案进行全面的普查，根据各行业发展的需要，针对一些不具有利用价值的文书档案进行移除，以减少文书档案管理工作中内容的重复性；而对文书档案进行普查与无用档案的清除，也是文书档案管理工作实现标准化与科学化的前提。其次，通过对文书档案进行组合，对于一些内容较多的文书档案将其分为几个类别清晰的案卷，并重新梳理内容繁杂的档案，将各档案之间的联系明确，以促进文书档案资料的利用率以及检索效率。与此同时，严格按照相关标准来规范档案题名，以提高文书档案检索的准确性与效率。因为实施文书档案的规范分类，其目的是为了能够快速检索与提高利用效率，而只有提高文书档案的题名准确性，才能使档案发挥其具体的效用。
（四）不断完善和健全文书档案管理体系
为了能够更好的提高文书档案管理水平，需要在日常工作中注重构建完善的文书档案管理体系，进一步完善文书档案管理要求。在实际工作中，各单位需要针对自身的实际情况，并按照文书档案管理的要求来建立健全文书档案管理体系。同时还要注重文书档案综合管理水平的提升，各部门之间在日常工作要做好协调工作，加强工作中的交流和配合，确保实现信息的全面传输和实现对文书信息的完整记载。文书档案管理工作是一项长期性及繁琐的工作，需要在实际工作中配备专业的档案管理人员，并在实际工作严格按照具体的要求来做好档案资料的收集和整理工作，确保档案管理人员整体素质的提升，并对每一个档案人员的相应职责进行明确，全面提升文书档案现代化管理的质量。
1 文书档案管理工作中存在的问题
（一）文书与档案工作衔接不合理
在??前各行各业发展过程中，文书档案管理工作的重要性不断突显出来。在实际工作中，文书工作与档案工作之间存在十分紧密的联系，因此在文书档案管理工作中，需要正确处理好文书工作和档案工作两者之间的关系，确保文书档案管理工作的质量。但在日常文书档案管理工作中，文书工作与档案工作之间缺乏有效的衔接，在管理体系和制度方面也不完善，这对文书档案管理工作的规范性带来了一定的制约，不利于文书档案管理水平的提升。
（二）文书档案管理工作人员素质有待提高
近年来文书档案管理工作的重要性越来越突显出来，这也对文书档案管理人员的整体素质提出了更高的要求。但在当前很大一部分单位文书档案管理工作中，部分文书档案管理人员综合素质都不高，不仅档案管理人员专业技能有所欠缺，而且工作中存在较强的随意性，缺乏标准性和规范性。在当前档案管理现代化水平不断提高的新形势下，需要文书档案管理人员努力提高自身的综合素质，更好的促进文书档案管理工作的持续发展。
（三）对文书档案管理工作不重视
当前在各行业中文书档案管理工作中普遍得不到重视，这主要是由于人们对文书档案的重要性缺乏有效的认识，因此在实际工作中，人力、物力和财力投入普遍不足，这就对文书档案管理工作的质量和工作效率带来了较大的影响，很难发挥出文书档案的真正效率和价值。
2 提高文书档案管理工作的强化措施
（一）重视文书与档案工作的衔接效果
文书档案管理水平的高低与文件的质量具有直接的关系，因此在实际工作中，需要重视文书工作与档案工作之间的有效衔接，从而为文书档案管理水平的提升创造良好的条件。这就需要在日常工作中在重视文书档案的宣传工作，使人们对文书档案管理工作的重要性有一个深入的认知，准确对文书材料进行归档和立卷，实现文书与档案工作的一体化发展。严格对文件进行审核，及时对文件材料进行收集，为文书档案工作的顺利开展奠定良好的基础。
（二）建立现代化的文书档案管理制度
强化文书档案的制度化建设，对于提高文书档案管理效率具有重要意义。现代化文书档案管理制度与技巧的结合，可有效保护存储文书档案。建立现代化的文书档案管理制度，要求机关企事业单位应当摒弃过往传统的管理制度与体系，以国家文书档案管理基本原则为指导，结合组织内部的管理体制和组织架构等实际情况，建立起符合自身实际情况的文书档案管理制度，所建立的制度应当与时俱进，且具备鲜明的科学性、灵活性与合理性，如坚持“文档一体化”、逻辑归档、纸质档案与电子档案共存等。现代化文书档案制度的建立，能够改变过往不合时宜的制度，为单位文书档案管理工作提供新的工作形式，进而不断完善文书档案管理制度和体系，为文书档案管理工作的有序开展奠定制度保证。此外，还应当注重文书档案编修制度的规格与健全。在文书档案管理工作中，有计划对文书档案的编修制度进行查阅、编修与完善，确保文书档案管理工作的效率和质量。同时，还有必要建立文书档案管理绩效考评制度，强化对工作人员的考核，促使文书档案管理人员积极高效地投身于工作当中，增强制度的实效性。
（三）采用现代化的文书档案管理技术
在文书档案现代化管理过程中，应当注重管理工作和管理手段的层次性与多功能性，如此方法可确保现代文书管理工作的高效开展。因此在文书档案的现代化管理中，应当加大资金技术投入，强化网络体系建设，购买相关软件和设备，提高文书档案管理工作效率和信息化程度，降低工作量和工作成本，提高文书档案的共享程度和利用效率。例如，在文书档案网络安全管理上可采取的现代化管理技术包括设置登录权限、信息查询权限、密匙技术和系统部保护密码等，这些技术的应用对于文书档案的保存安全性和信息传输安全性具有重要意义。同时，ASA和GFW等技?g的应用，还能在文书档案信息管理系正常运行的前提下，对各类数据信息进行深层次的分析过滤，试图穿越防火墙查阅相关资料的用户必须在得到实名认证通过后才能进入系统。可见，现代化技术和设备在文书档案管理中的应用与推广，不仅能够促进文书档案管理工作的规范化、信息化发展，还能切实提高文书档案的开发利用价值，最终促进单位的可持续发展。
（四）打造高素质的文书档案管理队伍
在文书档案现代化管理工作中，对于档案管理人员整体素质提出了更高的要求，需要打造一支专业化和高素质的文书档案管理队伍。因此在实际工作中，需要重视文书档案管理人员的培训工作，通过专技能、信息技术和现代管理方法等多项针对性的培训有效的提高文书档案管理人员的综合素质。同时还要重视计算机网络信息技术人才的培养工作，努力提高文书档案管理的现代化和信息化水平。另外，还要对文书档案管理人员进行多种形式的学习和培训活动，使档案管理人员树立良好的服务理念，增强档案管理人员的竞争意识，使唤其能够更好的掌握各种现代化管理技术，全面推动文书档案的现代化管理水平。
一、新形势下事业单位文书档案管理的重要性
（一）为社会工作提供检索服务。作为社会主义国家，我国经济体制主体主要为社会主义市场经济体制，市场经济体系正处在持续完善的进程中。事业单位作为市场经济的重要组成部分，其在我国社会经济活动中发挥着不可或缺的重要作用。文书档案是有效记录事业单位及分支机构、住所、业务范畴、?y行信息、法人代表以及开办资金等众多资料与业务的重要载体，倘若能够针对上述资料与业务进行科学的开发利用，不仅能够促进事业单位的有序发展，同时能够为社会工作提供各种检索服务。
（二）发挥法律凭证效力。事业单位文书档案全面记录了事业单位的建立、变更、注销，并且涵盖了事业单位各种活动的开展，真实反映事业单位所有内容。而上述档案资料，能够为各级管理部门或者有关机构检查事业单位是否存在违法乱纪情况提供真实有效的法律依据，其本身具有良好的法律凭证效力。
（三）促进国家档案不断完善。事业单位在我国文化生活、经济领域以及政治层面均具有至关重要的作用，关系到我国社会与经济的发展。文书档案作为客观记录事业单位发展变化的资料，能够为祖国保存一份详尽、真实、客观的历史材料，进一步完善国家档案。
二、加强事业单位文书档案管理的措施与建议
（一）建立健全文书档案管理制度。建立健全文书档案管理制度是有效保障事业单位文书档案管理工作顺利开展的先决条件。这就需要事业单位综合参考自身实际情况与档案管理工作现状，针对现有的文书档案管理制度进行有效的整理优化，并积极借鉴企业在档案管理工作方面的成功经验，进一步完善文书档案管理制度。与此同时，为进一步保障档案管理制度的有效落实，建立对等的奖罚制度，将文书档案管理相关的工作纳入考核指标当中，针对工作能力与业绩突出的人员，不仅需要给予物质层面的奖励，同时还需要提供晋升渠道，在有效明确档案管理人员责任的同时，更好地发挥激励作用。除此之外，为进一步保障文书档案管理工作的质量，事业单位应当定期进行核查，通过构建科学合理的审查机制，以便于针对文书档案进行全面的审查核对，进一步保障文书档案的规范、真实以及完整。
（二）加大文书档案信息化建设力度。事业单位文书档案管理工作本身是一项极为复杂、繁琐的工作，当中涉及的内容较为广泛，传统的文书档案管理不仅投入巨大的人力资源，同时还需要高度重视文书档案管理工作的质量，避免档案资料存在遗漏或者不完善的现象。“互联网+”时代，事业单位应当主动引入档案管理信息化技术，通过加大文书档案信息化建设，在有效节约人力、物力的同时，全面提升文书档案管理的效率与质量。首先，加强文书档案数据库建设，主动针对各种分散的、多种介质的档案文本、照片、录像以及录音等进行有效的转化归档处理，真正实现档案资料的自动整理、检索、查阅以及利用。其次，建立健全文书档案信息化管理制度，事业单位应当综合参考自身实际发展情况与档案资料库大小，建立一套完善的信息管理规章制度，进一步明确档案管理的数量、人员以及档案室进入要求等，将责任进行细化，并落实到具体岗位。最后，事业单位文书档案管理还应当主动尝试融入办公一体化，通过外包给企业的方式，基于办公一体化的基础，设计文书档案管理软件，使其能够真正融入整个事业单位的管理工作中，进一步提升文书档案管理工作的效率与质量。
（三）加强档案管理队伍培训教育。首先，事业单位档案管理部门应当加强档案管理人员的后继管理工作，通过制定业务考核体系、档案管理人员任免体系、继续教育体系等，进一步提升广大档案管理人员的紧迫感，使其能够主动投入到学习中。其次，事业单位应当综合参考档案管理工作的实际情况，制定针对性的晋升体系，在有效调动档案人员能动性的同时，吸引更多的综合素质过硬、信息技术专业能力强的档案管理专业人才，以此来充实档案管理队伍，带动整个档案管理队伍综合素质的提升。最后，加大档案管理队伍的继续教育力度，通过主动开展多种类型的教育形式，包括讲座、委培等形式，积极进行档案管理专业知识、信息化专业知识的培训，全面提升档案管理队伍的专业水平、信息化水平，为文书档案管理工作提供更好的服务。
（四）创建新型文书档案管理模式。首先，事业单位文书档案管理模式的特征应当逐渐从封闭型朝着社会型变革。随着全球经济一体化的不断深入，我国社会主义市场经济体系越来越完善，社会中多元化的经济组织形式，新旧文书制度正在进行着交替，事业单位相关活动逐渐转变为社会性的活动。与之相对的，作为文书管理当中至关重要的文书档案管理工作，其必然也需要朝着社会化趋势进行转变。该种形势下，事业单位文书档案管理工作显然不能够沿用传统管理模式，仅仅注重本单位的文书档案管理，还应当逐渐面向市场经济，构建具有一定社会性的文书档案管理部门，相应的管理对象不仅仅局限于事业单位相关内容，同时还应当逐渐涉及所有社会事业，使得文书档案管理服务具有更好的社会性，能够为社会提供更多的服务。
1 做好文书档案管理工作的重要性和必要性
一直以来，文书档案都是单位的重要信息资源，该信息资源的准确与完整将直接影响到单位所制定各项重大决策。因此，作为单位管理者，应对文书档案管理工作给予足够的重视。
首先，要认识到文书档案这种信息凭证的重要性。大多数人群仅了解文献内容具有一定的主观性，但文书档案并非等同于一般文献，其中详细记载着单位员工的个人信息以及单位的真实工作，具有强烈的客观性，且伴随着明显的法律作用；其次，单位文书档案在一定程度上起到了补充国家档案的作用。单位文书档案虽是国家档案的重要组成部分，然而由于国家档案信息并非与单位档案信息一样完整，因此完善的单位文书档案信息有效补足了国家档案中的缺陷[2]；最后则是为社会提供信息服务方面。由于单位的文书档案信息中对各方面信息记录均较为全面，因而能够很好的反映出当前我国社会注意市场经济的发展现状，并能为之后的发展提供相应的信息服务。
2 分析当前文书档案管理工作中存在的问题
2.1 文书档案管理不够规范
目前，我国大多数单位在文书档案管理工作方面依然存在不规范的现象，主要表面在以下几个方面：档号不规范、标题不规范、案卷目录不规范、组卷混乱等。导致文书档案管理不规范的最主要原因便是缺乏一套行之有效的管理制度，也未能确定任何监督制度。从而导致目前单位的文书档案管理工作的参差不齐。
2.2 文书档案检索效率不高
随着社会的不断发展，我国已全面步入信息化时代。然而在此新的时代背景下，绝大多数单位的文书档案检索工作并未实现办公自动化，即仍以传统的手工检索为主。此外，部分单位的文书档案管理人员，虽编制出了多种形式的检索工具，用以提到检索的效率，然而由于文书档案数量的不断增加，致使检索的效率始终难以得到有效提到。这是因为大多数文书档案管理人员，其所编制的检索工具过于注重检索内容的数量，而忽略了检索的质量。如针对专题类的文书档案，便未能就题材进行相应的归类。
2.3 文书档案管理人员的专业素质不高
随着时代的不断发展，现代社会对文书档案管理工作的要求也越来越高，相应的也对文书档案管理人员提出了更高的要求。然而目前，国内大多数单位的文书档案管理人员文化程度与专业素质并不满足时展的要求。在信息化与科学化全面普及的今天，甚至有部分文书档案管理人员仍旧不懂得如何运用电脑，或缺乏相应的电脑应用知识。此外，国内针对文书档案信息进行研究与开发的专业人才并不多，从而导致了我国的文书档案管理工作质量始终难以得到有效提升[3]。
3 文书档案管理工作的创新途径
3.1 加强制度建设，提升执行力度
上文中我们提到，缺乏相应的文书档案管理制度是影响单位文书档案管理水平的重要因素之一。加之领导对文书档案管理工作缺乏系统的认知，进而导致文书档案管理工作始终难以得到有效开展。因此，要想做好单位的文书档案管理工作，首先应从制度方面入手，新制度的制定要以原有制度为基础，并在此基础上结合我国基本国情进行合理创新。
具体而言，单位的文书档案管理制度制定应在不违背相关规定的前提下，创建一套符合自身发展规律的文书档案管理制度，其中既要包括文书档案管理的要求、结构、形式以及内容，又要包含一套较为完整的领导体制，已明确在文书档案管理过程中各自的责任[4]。此外，在制定出一套相对较为合理的管理体系之后，单位还应建立一套与之相对应的监督体系，用以确保该制度体系的执行力度。如针对单位的文书档案管理工作，相关领导可定期对其进行评审，从而有效提升文书档案管理工作的效果。
3.2 积极构建文书档案管理信息系统，提升文书档案管理水平
造成我国文书档案管理信息化水平不高的主要原因，除了领导的不重视之外，更多的是由于目前所使用的文书档案管理系统已逐渐无法满足现代社会对文书档案管理工作的需求。目前，单位所使用的文书档案管理系统仅仅实现了档案分级录入管理的功能，至于更方便快捷的全文检索则未能得以有效实现。此外，由于传统的文书档案管理系统未能预留能与OA对接的接口，致使单位的档案数据安全存在一定的风险。因此，要想切实提高单位的文书档案管理水平，相关管理系统的革新与升级势在必行。
3.3 优化队伍结构，提高队伍质量
无论国家单位或是企业，其竞争的核心均是人才，文书档案管理工作亦是如此。对此，作为单位领导者，应该在完善文书档案管理制度的同时加强对人才队伍的建设，从而提高单位的文书档案管理水平。首先，在单位用人方面，务必要挑选具有相应资质的专业人才。其次，针对现有的文书档案管理人员，单位应对其展开进一步的培训，以提升相关管理人员的专业素质，进而提升单位的文书档案管理水平。最后则是要及时清除不合格的文书档案管理人员，从而确保文书档案管理的水平与管理人员的素质均符合社会对文书档案管理工作的要求。
3.4 文书档案实现办公自动化，确保文书档案信息的安全性
随着社会的不断发展，各类电子文档以及现代化办公技术的普及标志着我国已全部步入信息化时代。在此新的时代背景下，单位的文书档案管理工作也应逐步往信息化、现代化的方向发展。然而，为了能够实现文书档案办公自动化，首先针对单位文书档案管理的信息录入工作，应采用统一的专业用于以及统一的技术标准，以满足科学管理的要求。其次，单位应积极建立与文书档案管理工作相对应的档案数据库，规范数据的转入与转出。再次，为确保档案信息的安全，针对文书档案的电子信息除了采取相应的监管措施外，还需进行内外网的隔离。通过建立完善的管理体系，推动文书档案管理工作的自动化办公。
1医院文书档案管理存在的问题
面对卫生部将医院文书档案管理纳入医院评审的新要求，我院为了提高医院文书档案管理质量，分析我院医院文书档案管理存在的问题，通过发现问题、解决问题，在不断的解决问题中发展。我院文书档案管理存在的问题主要有以下几方面问题：
1.1缺乏管理制度 当前医院档案管理制度不完善、不健全，科室的文书档案管理意识薄弱，缺少档案统一管理的意识，并且存在不严格执行档案管理规章制度的现象。部分行政部门更是办理文件效率差，不能及时将上级文件上交办公室，甚至为了科室查询方便，自行留存本科室。加之档案档案管理人员不固定，容易造成资料缺失或者丢失。
1.2硬件设施差 医院办公条件的限制，造成部分医院文书档案管理科室无独立的办公空间，并且没有相应的专用档案存储电脑、扫描仪等设备，不能实现档案管理信息化要求。同时医院对文书档案管理重视度不够，对其的资金支持和投入较少，限制了文书档案管理工作的发展[2]。
1.3管理人员综合素质差 多数医院文书档案管理人员属于非专业人员，缺少专业的知识，并且对新知识的应用不足，从而造成文书档案办理不及时，归档不合理等问题。或者文书档案管理人员工作积极性差，档案管理工作不认真，不能全身心的投入到文书档案管理工作中。同时管理人员综合素质差，归档过程中不严格遵守文书档案管理要求。
1.4拓展应用 医院文书档案管理人员自身操作水平差，对于信息化管理手段不能熟练应用，造成信息检索慢、工作效率低。同时在文档资料开发利用过程中，档案管理不全面、不系统，导致文书档案资源浪费现象，缺少具有科研成果的档案管理内容，出现文书档案管理轻重失衡现象，不能发挥文书档案管理的价值[3]。
2 PDCA循环原理的探索应用
PDCA循环原理是指通过制定计划、执行计划、检查结果、处理问题等工作的循环过程。在管理活动中应用PDCA循环，可以不普遍提高管理质量和工作效益。在医院文书档案管理中应用PDCA循环原理，我们应该严格遵循PDCA循环原则，使医院文书档案管理质量以车轮式提高，促进医院文书档案管理高效规范化的实现。
2.1制定计划 针对医院文书档案管理存在的问题，制定注针对性的对策。主要体现在以下几方面：为医院文书档案管理科室配备标准化的档案办公室；综合分析确定新建档的方案；配备专门的电脑、打印机、扫描仪等档案管理专业设备；加强对档案管理人员的培训和学习，提高工作人员档案管理的专业技能；建立完善健全的文书档案管理制度，明确岗位职责[4]。
2.2执行计划
2.2.1将纸质文书档案转化为信息化档案，可以通过扫描方式进行。对于需要录入的内容，不能随意更改档案内容，并且对档案进行严格分类和归档。转变传统的文书档案管理观念，正确认识档案管理信息化的重要性。
2.2.2综合我院文书档案管理现状以及医院的实际情况，制定科学合理的档案管理制度，明确各岗位人员职责。同时明确规范文书档案管理流程，为文书档案管理提供制度保障和依据。
2.2.3严格医院文书档案管理人员的聘任制度。招聘人员必须是专业从事档案管理人员，并且经专业培训取得档案专业上岗证。通过不断的招聘，提高档案管理人员综合能力和专业水平[5]。
2.2.4加强对文书档案管理人员的培训，定期对档案管理人员进行培训，提高管理人员的档案管理意识，培养档案管理人员专业能力。通过组织学习和培训，对医院文书档案管理人员进行考核和评估。培养档案管理人员规范化的工作流程，保证档案管理内容和分类的齐全。
2.3检查结果 依据PDCA循环工作原理，对医院档案管理工作进行评价。检查医院档案管理应用PDCA循环原理建设的档案管理制度、制度落实情况、文书档案办理效果以及归档分类情况。结合医院文书档案评审工作的不断深入，通过自查和检查、定期检查和不定期检查、跟组检查等方式，科学合理的检查文书档案管理质量。结合检查结果，制定评审方针，并就发现的问题提出整改措施。同时及时跟踪整改效果，分析整改措施的可行性，从而有效促进档案管理质量的持续改进。
2.4处理问题 定期开展档案管理工作研讨会，及时发现计划、执行以及检查中存在的问题，分析发生的原因，并且明确调整措施的重要性，保证文书档案管理工作向着标准化、规范化方向改进。特别是对于文书档案办理流程，应该及时改进，保证文书档案按时限办理，不断提高当日办理率、三日归档率。同时，办公室组织相关人员进行经验总结，促使档案管理的具体工作逐步进入一个更高层次的质量循环过程。
1.单位忽视了文书档案管理工作的重要意义
文书档案管理受自身工作特点的影响，其作用需要很长时间才能展现出来，要想在短时间内就为单位整体效益的大幅度提升做出贡献着实很难。正是由于这样，不仅仅是单位领导甚至是一些文书档案管理工作人员都产生了“文书档案管理工作可有可无”的极端思想。而这种想法带来的直接后果就是单位不肯花钱为文书档案配备先进的设备、不肯为文书档案管理工作改进办公场所、不肯为文书档案工作人员进行讲座培训等等。除此之外，文书档案管理工作人员的不重视还会直接影响其工作积极性，甚至有些文书档案管理人员只是做一些简单抄写、录入、作，对文书档案资料的收集、开发、编研、归档等工作一概不管，因此要想发挥出档案资料的价值，难上加难。
2.文书档案管理方式较为落后
影响文书档案管理工作的一个重要点就是档案管理的方式。当前很多事业单位的档案管理工作依然采用传统的那种方式，即人工收集、人工归档、人工查找。不仅占用了宝贵的人力资源，而且使得档案管理与利用的效率极为低下。
3.文书档案管理制度不健全，文书档案管理不规范
一方面由于档案管理工作极为复杂和繁琐，稍有不慎就会因为程序混乱而前功尽弃；另一方面由于当前单位尚缺乏一套细致、完善、科学的管理制度作为支撑。加之目前领导、工作人员缺乏对这项工作的重?，因此单位文书档案管理工作的规范性实在是有待提高，严重降低了文档管理与利用效率。
4.文书档案管理工作人员的业务素质较为薄弱
首先，由于单位对文书档案管理工作的不重视，导致了文书档案管理工作人员缺乏对工作的责任感，降低了对工作的热情和积极性。其次，由于单位在文书档案管理人员的选用上存在一些问题，直接导致文书档案管理工作人员的专业素质不足，档案管理经验不足。再次，单位缺乏对文书档案管理工作人员的后期培训，使其无法及时满足工作发展的需要。最后，由于部分文书档案管理工作人员道德素质较差，对需要保密的工作内容做不到保密，而严重影响了文书档案管理工作的质量和效率。
5.单位内部各个科室不协调，阻碍文书档案管理工作的进一步发展
文书档案管理工作内容涉及广泛，包含对各个部门工作行为、过程的记录。因此，与其他部门之间的良好配合有利于文书档案管理工作的进一步开展，但是反观当下，由于很多其他部门人员对档案管理意识不足，直接或者间接表示拒绝配合工作，从而造成了档案资料收集不到位现象的出现。除此之外，单位内一些部门由于过程繁琐所以不愿意将需要归档的材料交给我们统一保管，而是采取各自存放的方式，这样不仅无益于档案利用效率的提升，而且还会就造成档案的丢失或者是损坏。
6.配套不全，条件较差
这方面问题主要体现在以下几点：
（1）档案管理设备陈旧落后，无法及时跟上信息化潮流。
（2）档案管理系统落后，软件条件差。
（3）存放档案的基础设施参差不齐，柜架破旧不堪。
（4）缺乏专项资金对一些已经破损的纸质档案进行修复。
7.缺乏必要措施来维护档案信息内容的安全
事业单位的有些资料会涉及到一些机密问题，因此在进行对传统档案进行理时要特别注重对文件内容进行保密。但是反观当下，我们在对文书资料进行信息化处理时却忽略了这一点。不仅缺乏严密的防护系统进行信息维护，而且对一些文书档案审查不严，黑客很容易就能侵入我们单位内部计算机系统，解锁密码，从而造成一些需要保密的文书档案外泄。
2 提升事业单位文书档案管理工作质量、效率的措施探讨
1.提升事业单位工作人员对文书档案管理的意识
文书档案管理工作对于促进单位整体工作水平的提升具有深远的影响。因此，单位领导要起到带头作用，对文书档案管理工作的重要性有一个深刻的认知。给文书档案管理工作配备专业化的设施、专业化的人员、专业化的办公场所等。
2.以多种手段提升文书档案管理者的素质
首先，要提升事业单位文书档案管理人员的准入门槛，在人员选拔上注重对他们专业知识以及工作经验的考察，以从源头上提升档案管理队伍的整体素质；其次，单位要加强对文书档案管理工作人员的任职教育培训，经常性的组织一些讲座、或者是新老工作人员之间的经验交流座谈会，使一些新入职人员能够在前辈那里获取一些工作技巧，增强个人操作技能。再次，单位要采用优胜劣汰的方式来提升文书档案管理人员的工作积极性。最后，要对一些道德素质低下的工作人员进行及时的教育，或者是要求他们参加一些必要的道德素质培训活动，防患于未然。
3.更新档案管理设备，创新文书档案管理思路，革新文书档案管理方式
创新是进步的源泉。事业单位的文书档案管理工作也一样，要想实现自身的发展与进步，就必须紧跟时展潮流，创新档案管理思路，积极的运用一些新技术、新方法来革新工作方式。如我们在进行档案管理工作时，要积极引进一些操作便捷的先进设备，建立起良好的档案处理系统；为了保证档案信息的安全，要引进计算机辅助系统；为了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式进行文书档案管理等等
4.完善文书档案管理制度
由于当前单位内部的文书档案管理部门仍处于由传统档案管理方式向信息化档案管理方式的过渡阶段，加之我们缺乏一定的信息化档案管理经验。因此，文书档案管理工作出现了很大的随意性和不规范性，对档案管理信息化建设进程造成了一定的阻碍。为了有效解决这一问题，单位应当结合发展实际情况，建立起一套符合目前发展规律的文书档案管理制度，以使档案管理工作人员有法可依，从而保证档案管理制度化、规范化建设的顺利进行。单位在进行完善档案管理制度时，要注意以下两点：一是要注意根据自身发展实际制定一些科学合理的档案管理规则，有针对性的开展文书档案管理工作。二是单位在制定档案管理规则时要充分注意到与其他工作的协调配合，以使所制定的规则能够具有较强的灵活性
【关键词】企事业单位；文书档案；规范化
一、引言
文书档案管理是企事业单位内部管理体系的重要组成部分，是提升单位管理与服务质量的关键要素。在文书档案管理中，分类和归档是核心部分。但是随着现代化水平的提升，企事业单位的文书档案管理工作出现了诸多问题。这就需要单位结合具体情况，针对问题提出具体的解决措施，促使文书档案管理工作更加科学化、规范化。
二、企事业单位文书档案管理现状
当前，我国企事业文书档案管理理念和管理方法较为落后，且企事业单位领导对文书档案管理工作并不重视，也没有结合企事业单位实际情况健全和完善文书档案管理制度，导致企事业单位文书档案工作无法满足发展所需。首先，企事业单位领导不够重视文书档案管理工作。这是造成文书档案管理资金不足的主要原因，无论是人员配置还是设备配置，都无法满足企事业单位实际要求。甚至不少企事业单位文书档案部门人员均是兼职人员，或者是依靠单位领导裙带关系进入档案管理部门的关系人员，兼职人员专业能力欠缺、关系人员综合素质较低，这是造成单位文书档案管理工作效率和服务质量低的关键要素。其次，单位没有加大对文书档案工作人员的培训，也没有做好岗前和岗位培训工作，导致工作人员的综合素质普遍低下、责任意识不强、管理水平不高。这种恶性循环致使企事业单位档案管理工作的针对性不强，准确性不高，也就不能充分发挥文书档案管理部门应有的作用和效益。
三、加强企事业单位文书档案规范化管理的具体对策
（一）以人为本。随着国家的进步和社会的不断发展，以人为本思想逐步被推广和应用至各行各业。将以人为本思想引入企事业单位文书档案管理工作中，是有效改善单位工作人员管理思想和管理方式的主要途径。单位领导需要加强对文书档案管理工作的重视，并加大对文书档案部门的人力、物力、资金投入力度，加强对工作人员的关注，从而使工作人员充分认识到文书档案管理工作在单位内部管理体系的重要性。除此之外，单位领导应积极加强与工作人员之间的有效沟通与交流，真正深入群众内部，了解工作人员的实际需求和心理情绪，并引导各部门之间加强沟通与联系，从而确保文书档案管理工作的顺利实施，并促使文书档案工作引起各部门领导的认可与支持，实现提高文书档案管理效率和工作人员工作积极性的目的。除此之外，单位领导应积极创设有利条件，增加工作人员学习与培训的机会，进而提高工作人员专业能力和综合素质。并做好人员配置工作，综合分析人员的综合能力，将其安排在最为合适的岗位，进而促使工作人员在工作中找到归属感，并实现其自身价值。对于培训活动的安排与展开，应安排专业人员负责，从而在提升工作人员综合能力的同时提高他们的责任意识，为企事业单位建立一支专业能力强、综合素质高的管理队伍奠定坚实的基础。（二）引入现代化技术。随着现代信息技术的不断发展，企事业单位应改变落后单一的文书档案管理方式，结合现代化信息技术，促使文书档案管理方式逐步向现代化、数字化、网络化方向发展。将现代化信息技术引入企事业单位文书档案管理体系，不仅可以大大提高档案管理工作效率，还可以提高文书档案管理工作的真实性和完整性，对于构建新型管理模式具有积极的促进作用。1.健全和完善各项管理制度，促使管理制度的规范性和科学性。健全和完善管理制度的目的是确保文书档案管理工作顺利展开，并确保管理工作规范化，进而满足单位发展所需。单位应配置专门的档案室负责管理文书档案。对于资料入库管理或者出库管理，都需要事先征求科室主要负责人的同意才能执行。2.提高工作人员的计算机操作能力。在构建现代化和数字化管理模式的同时，单位领导应积极引入计算机，将计算机作为培养管理工作人员管理水平的主要工具，从而起到提高工作人员综合能力和管理效率的目的。利用计算机建立资料档案，将文书档案资料及时录入数据库，利用计算机进行资料管理，这样既可以给上级领导检查提供便利，又可以减少不必要的人力和资金投入。另外，其他部门需要文书档案资料时，可以直接用电脑将资料发送至部门主要负责人处。由此可见，利用计算机管理企事业单位文书档案工作，既可以提高文献检索速度和档案管理效率，又可以确保文书档案资料的完整性和真实性。
四、结语
随着现代信息技术的不断发展，企事业单位的文书档案管理工作取得了不错的成效。但是由于单位领导的不重视、管理制度的不健全、管理思想和管理方法的落后，导致单位文书档案管理工作不够规范化。针对以上问题，单位领导需要加强对文书档案管理工作的重视，并结合单位实际情况健全和完善管理制度，积极引入现代信息技术提高文书档案管理效率，从而进一步满足单位的发展所需，为促进企事业单位的长远健康发展提供保障。
作者:毕彩云 单位:威海通明照明工程有限公司
【参考文献】
[1]刘世英.浅谈事业单位文书档案的规范化管理[J].办公室业务,2013(15):100.
