时间：2023-03-17 18:09:41
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在对电子文件管理不断探索的道路上，结合目前管理所面临的问题，充分利用自身资源，来制定出未来的管理建设目标，从而为公司打造一个标准化、制度化的电子文档管理体系。
2工程电子文件管理体系
2.1电子文件的特点
电子文件在其形式上来讲主要是在计算机中进行检索，并通过系统内部的计算和加工，从而形成人们所需要的电子文档形式。目前在我国，很多公司都利用电子文档来对公司内部的一些文件进行储存和保管，从而利用这些信息来为公司未来的发展提供资源上的帮助。电子文件的特点主要表现在虚拟性上，所谓虚拟，即是指公司计算机中的数字信息，众所周知，数字信息具有本身流动性的特点，因此，在保存方面无法进行更好的存储。电子文件就是要对这些数字信息进行整理、储存，并通过一系列的方法将之自动生成体系的一种管理办法。
2.2工程图纸的数字化管理体系
工程图纸的数字化管理体系主要表现在三方面：双机与多机系统、光盘镜像服务系统、电子文件网络移交管理系统。第一，双机与多机系统：所谓双机系统即是指档案管理和设计相结合的一种小型实用系统，这种系统根据其功能和软件设计的不同将工作站中的管理过程自动生成为文件。除此之外，在配置上还带有最新的绘图软件和基础办公应用软件，并通过这些自带应用软件进行无图纸设计，甚至可以在线提取其他图纸并做深层次的加工，并完成存储的过程。服务器中不同的系统伴有不同的作用，例如：在控制图纸的录入方面，则将要求其具有较高水平的应用程序和配置较高的计算机系统，这样可以更好的保证整体电子文件生成的准确性。在某种程度上，这种计算机多机系统也是一种局域网系统，在系统应用方面，主要适用于较大的设计单位。通过对客户机和服务器进行综合管理，使图库全部集中在服务器上，以达到全网协同工作的效果，不仅如此，还可以对电子文件进行有效的控制，从而实现资源上的共享。第二，光盘镜像服务系统：即主要是通过利用光盘的镜像服务和企业间的局域网来实现对客户的数据库访问。其体现在以交换机为主题，连接WWW服务器，再通过与多个客户机相连接，再通过WWW服务器与光盘镜像服务器相连接的方式，从而实现访问数据的整个过程。第三，电子文件网络移交管理系统：利用该管理系统普遍应用于以设计为主题的相关工程类公司，其系统主要应用为局域网。工程项目所形成的文件一定要通过计算机网络的方式来向各个部门进行传达，且各个部门所需要的电子文档和相关信息都要集中在计算机网络上。建立相关的计算机网络系统，其主要包括：
（1）归档子系统：这种系统主要用于图书的标准管理和期刊管理，在工程方面，还进行相应的入库管理，订购管理、电子文档的借阅管理、统计管理等等。除此之外，想要更好的应用该系统，并使系统呈现完美状态，则一定要对系统进行及时的维护，从而确保工作的正常运行。
（2）查询检索子系统：用户想要读取电子文档，则一定要对该系统进行检索，这种查询检索子系统，可以有效保证人们可以在第一时间内查找出自己想要的文件。该系统主要查询内容包括：图书、标准、图纸及相关的管理信息等等。
（3）图纸下载审批子系统：这种系统具有高度的保密性，可以对项目中的工程图纸进行严格的保密，而在借阅图纸方面必须要经过相关人员的审批才可以得到阅读权限。
（4）工作周卡填写和统计子系统：在看工程项目管理中，从工作程序的数据显示可以看出，电子的文件将管理主要可以分为：项目启动阶段、电子文件形成阶段和成品归档方面。利用这三个阶段的管理，可以有效保证整体系统的完整性和流畅性，从而确保工作的顺利完成。
3工程电子文件的保管方式
从项目工程的管理方面来看，对工程中所形成的电子文档一定要做相应的储存和保管。对于文件的保管方式又分为以下几种，各公司一定要选择与自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同时，有效利用相应的保管方法还可以为未来的工程项目提供借鉴的作用。
3.1输出纸拷贝
对于纸质文件的系统管理而言，其优点主要体现在价格上，纸质文件价格低廉，且所需的专业性技术不多。缺点则表现在有些电子文件无法利用普通的打印方法将其打印出来，从而造成文件的关键性缺失，相应的也在一定程度上破坏了文件原有的完整性。对整个工程而言，在需要时无法提供文件支持，则会对整个工程造成不可预计的风险。
3.2脱机保存电子文件的拷贝
对电子文件进行保管时，可以通过脱机保存的方式有效将电子文档进行拷贝，从而减少系统文件的流失。例如：磁盘备份、软盘保存等方法。这种保存备份方法，与传统的纸质打印方式相比，其具有完整性和便利性等优点。通过完整保存的方式，来确保电子文件的有效存储。
3.3利用双重备份方式管理电子文档
在对工程文件进行保存时，可以通过电子文档与纸质保存双重方法进行备份，并进行归类整理，利用两种不同的介质，保存两套内容完全相同的档案。利用这种双重保险的方式，可以保证电子文档的有效性，通过纸质文档对电子文档的监护作用，从而达到文档有效保存的目的。这种管理保存方式与输出纸保存方式相比，其更具准确性，与此同时，在保存后还可以对其进行快速提档，在计算机网络的帮助下，通过检索、传输等方式，来有效保证工程的顺利进行。
3.4利用电子方式对电子文档进行保存
利用这种储存方式可以有效将电子文档保存在电子系统当中，以方便检索及再利用。除此之外，为避免文件丢失，还可以将电子文档拷贝到磁盘上，在二次利用时可以及时将其在计算机中读取，还可以节省检索信息的时间，并保存了文件的完整性。目前，我国对这种保存文件的方式应用程度还很低，其主要原因在于，利用这种方式对文档进行管理，需要大量的人力物力，需要及时的对磁盘进行维护修理，以保证资料的完整，但在技术程度上，我国还处于发展中阶段。因此，在保存文档方面，依然无法逃离传统的纸质保存法。
4工程电子文件的鉴定及归档
4.1电子文件的鉴定
在工程中，公司确定了保管文档的管理方式之后，需对所形成的电子文档进行分类保存，而在整理归档之前，工作人员一定要对档案进行严格审查，以保证在存储前，文件的准确性。关于参与鉴定的管理人员，一定要选择具有资深资格的工程技术人员，该类人员对工程项目具有一定的工作经验，可以有效对文件进行审查。计算机技术人员应对文件的相关数据进行识别，并在信息采集过程中提出审查修改意见。对于审查本身而言，利用这种方法可以保证文件的可存取性、可处理性和可操作性。
4.2工程电子文件的归档
电子文件经过审核处理后，要对其进行归档整理，其主要归档要求主要表现在以下几方面：
（1）网络系统的移交：公司内部需要建立局域网，通过局域网，公司可以将电子文件通过集合的方式同时转发送给公司的各个部门，从而实现档案的移交过程。各部门在接收电子档案之后，要对文件信息进行审查，并对处理后的信息进行归档、保存。
（2）网络系统移交的具体要求第一，对网络信息进行管理时，要学会借助相关的计算机网络管理系统，从而完成电子文件的网络传递。第二，各部门就要通过计算机系统对档案进行分类归档，其主要方法则表现在选择电子信息解集点上，通过这种方法，可以有效保证电子信息在归档后的准确性。同时，也为二次提档打好基础。第三，各部门在整理、处理好公司所发来的数据文件之后，需要对其进行集中处理，再通过汇总的方法，与其他部门进行共享。
（3）各部门要对所形成的电子文件进行制定管理，其主要表现在：对电子文件的标准进行管理；严格遵守电子文件的归档过程；在对某一项目进行归档整理时，一定要将项目管理理念融入其中，使之与档案的自动检索功能相结合，从而实现其方便、准确、高效的作用。
5工程电子档案的管理
5.1档案管理
第一，在各部门将电子文件进行整理归档之后，其文件要统一由档案编辑室负责人做备份管理，并将其放入专用档案袋中，还要安排特定人员对其进行定期检查、维护。随着我国科学技术的不断进步，计算机网络系统也逐渐走向兴盛。因此，在电子文件管理方面，公司在条件允许的前提下，可以将其进行电子录入，并分为两份（电子、纸质文档）进行管理，从而保证资料的准确性和及时性。第二，对于归档后的电子版文档，为了保护其系统的安全，必须将电子档归档系统与实用系统相区别。实用系统，即指在实际工作中所使用的计算机网络应用系统。电子档归档系统，即指利用再生系统与并行系统相结合的方法对电子文件进行归类整理。对于公司而言，任何一个敏感文件都是机密的，都应对其进行保密处理，从而使之得到应有的保护，防止不良人员非法窃取，对公司造成损害。第三，归档后为了方便检查，要对电子档案进行时间标记整理，以保证在审查时更加方便快捷。时间标记方法有很多，而对工程公司而言，主要采用生成、修改日期及图章的方式对其进行时间标记整理。除此之外，有些公司还会对早期所形成的文件数据进行整合，其主要包括人工系统文件，这种文件必须要保证其拥有最原始的采集数据信息日期，从而对日后的工作整理提供方便。
5.2模数转换
所谓模数转换，即指模拟、数字的转换。是将连续的模拟量通过某种方法转换成数字量的过程。对工程电子文件而言，档案的模数转换主要表现在：扫描质量，档案处置状况和光盘的备份制作。其中重点要说明的是光盘制作方面，在完成一项工程之后，要对工程的相关数据进行整理，还要对其进行备份处理。作为一项刻录管理，首先要创建一个子目录，再通过目录中的相关文件设计方案，最后建立一个二级子目录。在二级子目录中，其主要作用是将在工程中所用的经费、报告、合同等内容详细记录其中，从而进行统一保存处理，再将电子文件刻录到光盘的过程。
6结论
电力建设物资管理系统主要包括三大子系统，它们分别是采购管理系统、合同管理系统和库存管理系统。采购管理主要包括采购计划管理和申购计划管理；合同管理主要包括合同签订管理和厂商信息管理；库存管理主要包括出入库管理和材料盘点管理。在电力建设物资管理中，应使用ERP等物资管理软件进行物资管理，以实现管理与现代信息技术的有效结合，并开发真正适合电力企业发展的物资管理系统。电力建设物资管理系统是一种功能全面的管理系统，可实现建设全过程管理。而在电力建设物资管理系统外部，还可通过接口与子系统有效连接，进而实现系统数据共享。此外，电力建设的物资管理系统还可生成采购单，以控制材料的领取，并监控各个部门的费用情况。
2子系统物资管理
2.1采购管理
在电力建设中，采购管理是一种基于供应链的管理模式，是电力企业供应链管理中的重要组成部分。在电力建设采购管理系统中，采购部门应对材料采购的全过程进行控制，并协调好企业与厂商之间的关系；电力项目建设技术部门要根据项目工程的进展和需求，制订适合企业发展的物资供应方案；厂商要定期与电力企业交流和沟通，了解电力企业的物资信息和物资需求，并确定发货时间，从而做到按时发货。此外，还要保证货物的质量和完整性。在电力建设物资采购管理中，必须实现信息交流，降低物资成本和库存，并优化库存管理。因此，在采购管理中，厂商与企业之间的信息交流是必不可少的。物资采购管理中的物资信息交流不仅包括企业内部物资信息的交流，还包括企业外部的信息传递。企业应掌握内部物资需求的变化情况、物资价格的变化情况等，以此制订相应的回复单，发送至物资供应商，并实时更新企业内部的物资量变化信息库。在企业外部信息的传递中，企业要为厂商提供必要的信息和技术支持，还要考虑信息平台的兼容性，并为厂商提供优良的信息平台，从而为加强交流沟通和提高采购管理系统的稳定性提供技术支持。此外，还要与物资供应商签订长期合同，制订长期契约，且明确契约中的条款和规定，从而完善企业和供应商之间的认证制度，稳定电力企业与供应商之间的长期合作关系。
2.2库存管理
电力企业库存管理是物资管理中的主要工作。企业的库存量决定了物资量，由于库存量会不定期变化，因此，在企业库存管理中，应根据不同的实际情况，采取不同的库存管理方法。对于长期给电力企业提供物资的厂商，应按照自身的物资需求在仓库进行长期代储，并在使用物资后定期付款，这种方法主要应用于一类物资；对于二类物资和三类物资而言，可根据电力企业的实际需求，由单位按照计划送货，以实现企业“零库存”；对于企业中第三产业组织生产的产品，应充分利用其优势，遵循“用多少、提供多少”的原则，直接运送至使用单位，运达后再结算；对于供应正常的电力物资，应应用期货合同运送模式，以减少库存量。
2.3合同管理
要想提高合同管理的效率，就要掌握供货合同的具体内容、电力项目建设施工的具体情况和物资生产的运输情况，并将了解到的工程材料的生产和运输情况定期传达至业主；采用先进的管理设备，选取专业的管理人员代保管合同管理；物资管理人员要定期获取真实的合同备料，了解生产和运输情况，定期开展设备管理会议，并将物资信息通报给业主；合同管理人员应及时与厂商取得联系，顺利完成设备的生产和发运，及时统计和整理汇报给业主的相关信息，定期与厂商交流设备的发运情况；根据设备标志选取不同的隔离管理方式，将专业设备和工具隔离存放；加强厂商管理，对供应商进行全面评估，从而建立长期、稳定的合作关系，降低采购成本。
3结束语
1．投资业务管控能力亟待加强。一是投资制度有待健全，大多电建企业偏重决策管理，忽视了对过程的控制和项目的实施，缺乏一套从立项、决策到实施、运营、后评价的全过程、全方位的制度体系。二是部门职责有待厘清，总部部门之间投资职责分工有待细化，管理边界存在交叉，一些职能部门在投资管理中的作用没有充分发挥出来。三是投资管理环节存在脱节，总部部门之间、总部与所属企业之间交流不够，存在“各管各的事、各干各的活”，缺乏有效的上下联动机制。
2．投资项目实施过程亟待加强。一是投资项目的责任部门长期缺位，企业也没有建立科学的工作流程，对投资实施过程的监管在总部层面仍是空白。二是需要加大成本控制，企业的投资概算管理不到位，部分人员擅自扩大建设规模、提高建设标准、随意超概算、任意追加投资。三是投资招、投标管理不规范，缺乏统一的项目招标与物资设备采购平台，企业难以选择到最优秀的设计、监理、施工队伍。四是投资项目建设存在较多问题，如安全事故、工期滞后、质量不符合设计标准、责任制度不落实、不严格执行合同、工程变更随意等情况。
3．投资考核与责任追究亟待加强。一是考核不到位，企业既未建立科学的投资绩效考核体系，也未严格按经济责任制予以考核，企业员工缺乏应有的行政和经济约束。二是投资项目的竣工审计、决算、验收及后评价等一些与投资效果评价有关的制度还没有真正建立起来，在很大程度上影响了投资决策和管理水平的提升。三是对投资违纪违规的追究不严，一些电建企业存在“处罚过轻、奖惩不明”的情况。
二、电建企业加强投资管理的主要措施
1．坚持“四严”要求，切实加强决策管理。一是严密论证，做好投资可行性分析与论证，对市场发展前景、投资环境、面临的风险与问题进行全面细致调查评估，不经过充分论证的项目不得上会决策。二是严把投向，遵守“三不投”原则，即“不符合企业发展战略的不投、投资回报率低的不投、风险难以掌控的不投”，确保“好钢用在刀刃上”。三是严格权限，按照集权与分权相结合原则，把投融资重大事项的决策权集中在电建企业总部，由总部总揽全局，扭转“乱投资、乱融资”现象。四是严守程序，所有投资项目的报批必须遵守内部决策程序，不得越级上报、审批，以确保投资决策的科学性。
2．再造管理流程，优化管理体制和运行机制。一是管理机制再造，总部各部门应明确自身职能，担负起投资的决策、实施和运营等不同阶段的管理职责，改变以前部门间相互推诿扯皮的状况。二是业务流程再造，按照不相容职务相分离的要求，严格推行投资的决策与执行、概算编制与审查、项目实施与资金支付、竣工决算与竣工审计等不相容岗位的分离管理。三是管理机构再造，按照精减、高效的要求组建项目公司，不断优化项目公司的运行机制，细化项目公司的职责权限，硬化项目公司的考核内容，规范项目公司的运作。四是管理制度再造，构建涵盖投资业务全过程、全周期的管理制度体系，强化制度的约束力，做到有章可循、有据可依。
3．把好五道“关口”，主动掌控过程控制。一是工程设计关，精心挑选设计单位，并使其严格遵守技术规范，必要时可采取限额设计。二是概算审查关，通过对投资概算或修正概算进行专家评审，以此作为投资考核的依据，改变“边设计、边施工、边修改”的状况。三是招标投标关，所有投资项目都必须按照流程进行招投标，未经审批不得擅自招标。四是项目资金关，优化项目融资方式，切实降低融资成本和费用，同时项目资金要实行专户管理，专款专用，严禁私设账外账和“小金库”。支付工程价款时要严格审核合同、支付申请书等相关凭证。五是变更索赔关，凡需要增加投资的生产性变更和非生产性变更以及由此而引起的索赔，须报上级审核，经批准后方可执行，严禁擅自进行变更。
电子文件的归档是一项系统化的工作，在各个方面需要相关工作人员具备细心、严谨的态度。在电子文件的归档工作过程中，具体需要完善的工作如下：
（一）做好电子文件收集工作在电子文件的归档前期，做好电子文件收集工作是非常关键的。能够反映出本机关的工作活动，并且具有利用价值的电子文件，均在收集的范围以内。首先，对于需要保存底案的重要文件，在修改的时候需要将原文保留，在加版本号后进行积累，并把草稿与定稿同时进行归档。其次，对计算机辅助设计、检测以及仿真实验等技术进行充分利用，并形成拥有查考价值的数据文件。例如：图形文件、模型文件以及数据库文件等。再则，和机关制作的各类数据文件相关的各类命令文件，例如：计算程序、控制程序以及管理程序等。对于命令文件而言，有些是需要机关部门以实际需求为依据，进而进行自行编制，还有的是需要以购进的方式获取。对于档案室已经具备的命令文件，便不需要进行再次归档。最后，对于设备运行所需要的操作系统也需要归档。但是，档案室已经具备的操作系统是不需要再次归档的。另外，和电子文件相关的各类纸质文件也需要进行归档。主要包括两大类：其一是基于电子文件使用的计算机硬件说明文件，例如计算机技术说明书、图纸以及操作手册等。其二是电子文件在形成中所产生与之有关的纸质文件，包括系统设计说明、程序框架图以及技术鉴定材料等。
（二）完善电子文件的归档要求电子文件的归档需符合的要求包括：首先，所归档的电子文件需具备完整性。对于具备查考价值的电子文件及支持软件都应该及时归档，切不可以分散的方式进行保存。其次，确保归档电子文件的真实性与有效性。对于文本文件，应在最后定稿，若图形文件发生了改动，那么便需要和当初产品的技术状况相同的版本进行同时归档保存。对于有技术条件的机关，允许使用电子文件签署技术，这样能够对电子文件的有效性进行确认。再则，对于载体形式与质量要求需实现统一性。档案电子文件的载体规格、形式以及质量，均需要档案室工作人员作出统一的规定，把带有归档标识的电子文件进行集中，进而制定成归档数据集，通过拷贝的方式传输到具备耐久性的载体中，实行一式两套、异地保存的模式。若是加密的电子文件，需在解密之后将上述工作完成。最后，归档电子文件许进行统一登记表，登记内容包括诸多项目，例如：硬件环境、软件平台、形成单位、应用软件、形成时间以及信息类别等。之后，档案部门还需要对归档后的电子文件进行全面的检验。电子文件是否存在病毒、电子文件载体情况以及相关材料是否完善等均在检验的范围之内。
（三）加强电子档案的鉴定工作，知道在电子档案的鉴定方面，需要明确并完善三方面的内容，即：鉴定对象、鉴定目的以及鉴定内容。在电子档案鉴定过程中，不但需要对文件内容与相关形式特征进行有效分析，而且还需要对相关文件进行技术分析。所以，对于电子文件而言，无论是技术情况，还是文件自身的真实性与可读性，均与保存价值有着必然的联系。由此可见，在鉴定工作当中，电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性均需要全面体现出来，这样才能充分体现出电子档案的价值之所在。总体上分析，电子档案的鉴定工作需分三步：首先，归档前，对归档文件进行确定，并对保管期限进行划分。其次，在档案室对归档文件进行接收时，需进行一次全面鉴定，包括内容鉴定与技术鉴定等。最后，对于不是永久保存的档案，需在文件保管满期之时再进行一次鉴定，对于确定已经没有了保存价值的电子档案采取删除或销毁等处理措施。
二、加强电子档案管理的有效策略
探究电子档案管理的流程遵循“电子文件收集鉴定文件、形成档案整理档案、形成档案卷存储案卷、编目”的原则及步骤。同时，在电子档案逐渐增多的现状之下，各级档案管理部门便需要对电子档案管理工作进行强化，这样才能使档案管理工作更具规范性与完善性。具体强化措施如下：
（一）做好电子档案保管工作首先，电子档案的存储介质需具备性能稳定、检索方便以及显示还原性好等特点。对于软磁盘，不可当作长期保存的电子档案载体进行使用。其次，电子档案管理需具备一定的条件，库房温度、湿度需稳定；库房应保持通风、清洁及没有腐蚀性气体；地面无须铺地毯与打蜡；装具保持清洁无尘。最后，电子档案归档需统一，并实行分库保管。对于归档载体，需进行防写处理，不可出现划痕、触摸记录涂层等情况，以直立的方式存放。另外，对于一些非法软件，档案室中的计算机需杜绝使用，以此规避病毒感染。
（二）加强电子档案的检测及维护工作因电子档案的载体性能尚且不具稳定性，而且磁信息还存在自然衰减情况，这样加大了信息丢失及读出错误等不良情况的发生率。所以，进行定期检测及维护是非常有必要的。在对电子档案进行检测与维护过程中，需对诸多特点进行综合考虑，包括环境、设备、技术以及电子档案自身的特点等，进而制定出更具合理性与科学性的技术方案及维护工作方式。这样才能够使电子档案的检测及维护工作更具有效性。
（三）电子档案在利用过程中需注意的问题，可知电子文件档案利用管理包括了多项内容，同时电子档案在利用过程中还需要充分注意一些较为明显的问题。首先，提升电子档案信息安全的意识。电子档案在利用上具有便于传输、复用性以及系统依赖性等特点，在利用中其控制具有很大的难度，所以档案工作人员需有谨慎的态度，在有必要的情况下对利用方式进行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的现象得以有效规避。其次，完善与电子档案有关的利用制度，例如利用资格审查、利用权限控制等制度。最后，为了使电子档案的利用更具发展前景，需全面开发档案利用方面的系统功能，同时创造有利条件，使利用者能够感受到更方便、更优质的服务。
三、结语
一、电子邮件能否作为证据
电子邮件能否作为证据，我国目前尚无规定，但电子邮件已被现代经济社会所接受却是现实。电子商务、电子教育、电子政府等是现代信息社会的产物。《合同法》第十一条“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。”电子邮件已列为书面合同的一种形式。合同的双方通过电子邮件来达成，来实现购买行为。其购买、结算、质疑、退货、索赔等均是通过电子邮件来实现的。如今，网上订票、网上挂号、网上咨询已实际进入我们的生活。由此可见，如在涉及于此的诉讼中，负有举证义务的当事人必然会将双方往来的电子邮件作为证据提交到法庭，以支持自己的主张。这就为电子邮件可以成为证据提供了现实的可能性和必要性。
但是，在我国的诉讼法中，被承认的证据有“物证、书证、证人证言、当事人(被告人)陈述、犯罪嫌疑人、被告人供述和辩解、鉴定结论、勘验、检查笔录”等七种。并未包含有电子邮件，而作为诉讼中的证据，其形式首先必须合法，即证据应是在法律所规定的证据范围之内，之所以这样，是为了保证诉讼程序的公正、合法、有效。但笔者认为，不论何种形式的证据，都必须符合两个基本特征：1、是它确实是存在的事实，而非猜测和虚假的东西；2、是它与案件事实有着客观联系。在诉讼法中，虽对证据形式有所规定，但随着客观世界的发展、科技的进步，证据形式也在不断发生变化，如在1980年的《刑事诉讼法》中并未将视听资料作为证据，但在司法实践中，司法机关并不排斥这种证据。而是将其作为书证或物证看待，在1996年的新刑诉法中，即将其列为一种独立的证据类型。同样电子邮件作为一种新的通信方式，如仅仅因为其未被列入证据种类，而简单地否定其证据效力，既脱离实际，又不利于查明案件事实。笔者认为我国合同法把电子邮件作为书证的一种不够准确。第一，书证的载体通常是纸张，使用设备较为简单，而电子邮件的载体是的数字化设备，使用设备较为复杂。第二，书证表现方式一目了然，直接表现，容易保存，电子邮件需专门的数字处理设备读取后用显示设备表现出来，不容易保存。第三，书证被复制，修改后易被技术鉴定出来，电子邮件无法证明是否被复制、改动，因为它被修改后无痕迹可查。因此，不易用我国传统理论对证据种类的划分，应将电子邮件作为一种新的证据种类。
从当前国际发展情况看，联邦德国在1997年通过了世界上第一部全面规范Internet的法律棗“多媒体法”(德文简称IUKDG)，其中即有对电子邮件的规范。美国在发生了大量的电子邮件侵权纠纷后，联邦政府也正在积极推进制裁所谓“垃圾邮件”的立法活动。其各州政府开始对电子邮件侵权纠纷进行审判，如1997年11月德克萨斯州的TRAVIS郡审理的E－mail侵权案中，电子邮件既作为直接证据被法庭确认，并据此判决赔偿。更有甚者，在1998年华盛顿州检察长亦以同样的事由和证据，对电子邮件侵权者提起了刑事。所以，不论是从与国际发展同步，还是从适应高科技对现代生活的影响而言，对于电子邮件均不宜采取只因证据形式不合法，而否认其效力的做法。
二、电子邮件成为证据的条件以及认定
电子邮件与传统的通信方式最大的区别在于，它把人们所要表达的意思转化为数字信号，并通过网络传输呈现在对方的电脑屏幕上，因此互无“真迹”，充其量也只是在自己电脑上的打印件，而一经发件人从其“发件箱”、“回收站”中将文件删除，便不见踪影，而电脑打印件的易于伪造或删改的特性，而又不能不使人们对其疑虑有加，故电子邮件成为证据的条件应相对严格。
在审查电子邮件的证据效力时，首先应对电子邮件的特征有所了解。电子邮件的最大特点是每个电子信箱均对应一个唯一的注册用户(它可能是一个人，也可能是一些人)，其用户名、账户名、密码均是唯一的。任何人只要掌握了某一注册用户的用户名、密码，就可在任何地方，使用任意一网的计算机在该用户名所对应的电子信箱上收发、删除电子邮件。电子邮件还有一个特点是传输过程的复杂性，尤其是跨国界传递的邮件要辗转经过多个服务器才能到达目标服务器。在实践中，直接由电子邮件引发的纠纷尚不多见，其一般是以证据的形式出现，在以证据形式出现时，如果双方均对电子邮件的内容及收发人无异议，在诉讼中接受双方当事人的质证，认为可以作为证据认定，在此类情况下，电子邮件的证据形式已不重要，因当事人的承认性陈述本身就可以作为证据认定，而这种承认性陈述又可被电子邮件的内容所印证，所以，应当被法庭认定。
如果双方在诉讼中对电子邮件有争议，不论是由电子邮件直接引发的纠纷还是以证据的形式出现的电子邮件，只要其涉及当事人的切身利益及关键问题的确定，即会引发争执，主要表现以下几种情况。
1.对收发件人的认定
在诉讼中，如果当事人对电子邮件的收发人发生争议，在此种情况下，审查电子邮件的内容已无意义，因当事人如否认是电子邮件的收发人，实际上已经否认了电子邮件的内容。其最为典型的案例是发生在某大学的一名学生以另一学生的名义，发出了一封回绝那名学生受到留学邀请的电子邮件，致使那名学生失去了留学的机会。该案在审理中，被告人否认自己发出了这样一封电子邮件，而法庭主要是采用排除法来确认是否为被告人所为。很明显，在这里被告人否认自己是电子邮件的发件人比否认所发电子邮件的内容更为对自己有利。该案虽然最终以庭外调解结案，但如果双方未能和解，以排除法的结论来作为确认被告人侵权的证据是否充分，则值得商榷。以笔者的看法，在确认电子邮件的收发件人时，首先需查清的是电子邮件的地址是否是收发件人的，其是否拥有合法的用户名、账号、密码等，因每一个注册用户均对应一个电子邮件信箱，合法用户的上述资料及个人资料(真实姓名、工作单位、通信地址、身份号码等)在“ISP”(Internetserviceprovider即网络服务提供商)处均有备案，如使用人的个人资料于ISP的备案一致，则可以确认该信箱是使用人的，在该用户的信箱密码未被他人盗用的情况下，以该信箱收发的电子邮件的作者即为信箱的拥有者。笔者曾遇一案，当事人否认自己给对方发出过财产情况的电子邮件，后经核对该电子邮件地址的ISP备案，与该当事人的情况一致，法庭据此确认该电子邮件的内容，并做出判决，结案后该当事人服判。
当前，由于某种原因，有些信箱成为公用信箱，使用该类信箱的非注册用户，则无权要求获得法律上的保护。对开放自己的电子邮件信箱者，无异于等于放弃自己的权利。当然，电脑“黑客”的侵袭或恶意的发送匿名电子邮件则另当别论。
2、电子合同收到与合同成立地点认定
"收到"这一概念，在电子商务贸易过程中，具有相当重要的法律意义。国际货物销售公约和大陆法规定，不论是发盘还是接受，均以抵达接收人或发盘人作为生效的条件之一。而英美法则规定，信件或电报一经发出，立即生效，生效的时间以投递邮件收据上邮局所盖邮戳为准，而不管对方是否收到。在电子商务环境中，为避免贸易纠纷，确定了"收到生效"的原则，也就是说，不论什么传递，只有在被对方适当地收到了，才具有法律意义。这就要求传递的单据必须能够进入对方在合同中指定的接收电脑。同时，在电子商务环境中，对收到的定义也作了严格的规定，即当传递进入到接收方的接收电脑时，即为收到，不管接受方有没有检查传递的内容。反之，在能进入指定的接受方的接收电脑之前，没有一份单据被认为是适当地接收了，也没有一份单据会产生法律上的义务。这与以纸张为基础的贸易环境中的情况是相一致的。
我国新《合同法》规定："采用数据电文形式订立合同，收件人指定特定系统接收数据电文的，该数据电文进入该特定系统的时间，视为到达时间；未指定特定系统的，该数据电文进入收件人的任何系统的首次时间，视为到达时间（第十六条）"。该法同时规定，"采用数据电文形式订立合同的，收件人的主营业地为合同成立的地点；没有主营业地的，其经常居住地为合同成立的地点（第三十四条）。
3.对电子邮件内容的认定
电子邮件的内容，亦是在诉讼中不易认定的部分。在确定了收发件人后，就要对电子邮件的内容进行审查，之所以这样，是因为手书的信件，有“原件”与“复印件”之分，不易做假。因而电子邮件中，似乎已无“原件”与“复印件”之分，因电子邮件的内容是必须借助于计算机为载体才能呈现，离开了这一载体，即为电脑打印件。故以审查书证的传统审查方法进行审查，在此已不可行。因对这类证据的审查主要是审查其是否为原件，是否有本人签字，是否盖有公章。对境外的函件还需有公证、认证。
但对电子邮件来说，所有这些审查方法均不可行，因电子邮件的传输方式已决定了电子邮件不具备上述特点。如仍以该种方法审查电子邮件，无异于将电子邮件排除在证据之外。当然，对于一般人员来说，直接在Internetmail的收件箱中删改纯电子邮件信件亦非易事，因收件箱中的电子邮件是只读文件，拒绝删改。其另存方式也只是改变文件的位置，文件的属性并未改变，仍是.eml文件。从外观上看，纯电子邮件信件的信头上均带有收发件人、收发件人的网址、收发件时间等详细资料。故对这类文件只要上述信息清楚，以笔者见，可以作为证据认定，如还有疑问，可要求当事人将电子邮件“转发”至承办人指定的计算机上或干脆通过“连机”、“共享”的方式直接到举证人的计算机上查阅原始信息(虽目前法院在设备上尚不能满足)。可能发生的删改一般是随电子邮件以“插入”“附件”方式发送的MIME非文本文件，如Word、Excel、gif、mpg文件乃至声音、影像等多媒体文件，因该类文件的打开是在相应的编辑软件下进行，故可以删改。该类文件的电脑打印件，与普通电脑打印出的文件无异。故仅凭打印件很难起到证据的作用。
此外，另有一类电子邮件是被收发件人从其电脑中永远删除了，并据此否认收发过电子邮件。对此类情况目前尚无较好的办法。从技术上讲，已可以做到将所有“网上信息”搜集起来并永久保存，在必要时，通过检索使其还原。由于我国目前尚无要求网络服务商对传输的电子文件储存记录或转存的制度，造成了一旦发生争议，将无第三方可出具中立性的证据。而部分地方法规已有了相应规定。如《广东省对外贸易实施电子数据交换暂行规定》就规定：电子数据服务中心应有收到报文和被提取报文的回应和记录；电子报文的存贮期最短不得少于5年；对进行电子数据交换的协议双方发生争议时，以该中心提供的信息为准。如该方法被用于司法实践，将给审判工作带来极大便利。
三、合法举证问题
在通常诉讼过程中，谁主张，谁举证。但无纸化电子邮件交易中，举证是个难题，证据不好保存，也不便提取原告对于其主张的事实即却没有任何证据。因原告无法举证证明其主张的权利或法律事实令其承担败诉的风险，这是不公平的。如果要求被告承担举证责任，存在原告是否受到侵害尚不明确，且不谈受害的原因系电子签名（密码）被冒用，或因网络系统的不安全隐患所致，如何举证才合法呢？笔者认为；
1.由当事人将邮件打印出来作为证据提交，其可信度较低，而且以Attach方式发送的非txt纯文本文件和Html文件，有时还不能随原邮件一块打印出来，需在其它专用软件中打印，而在专用软件中一般都有对原文件进行更改的功能。
2．在诉讼之前，当事人可以请公证机关作出公证文书,也可以采取律师见证、外交机构认证、工商行政管理部门鉴证以及利用先进的电子设备制成视听资料等方式保存证据,或者申请人民法院采取诉前证据保全。
取证的方式，最好以查看源代码并Coyy出所有内容粘贴到字处理软件中编辑并打印，这样能够取得邮件中的所有内容；附件中的内容，应根据不同的文件格式，尽可能不失真地用高档设备打印出来；如是声音文件的，可记录成文字后打印出来，并保留原声音文件便于将来庭审中质证。
3．在诉讼中，当事人可以将导出的邮件放在软盘中提交人民法院，经对方质证后无异议的，可打印出来经双方当事人签字后附卷。如对方有异议，应由人民法院按现场勘验的方法取证，现场勘验的笔录应由双方当事人当场签字。另外，当事人只提交打印稿，而原件已从电脑中永久删除的，除非对方承认，否则无论对方是否有能力提出反证，该打印稿均不可作为定案的根据。因为此时无法判断该文件是否就是原件，更不能因对方举不出反证而确认该证据有效。
4.认证机构在网络化的商事交易中处于枢纽地位，其义务之设定与履行，关系到电子商行业的成败。认证机构具有安全、真实、及时、公开、谨慎、保密等方面功能。因此，从认证机构出具的证据真实有效。
目前，虽然我国尚无完整规范Internet、E－mail的法规，Internet的普及程度亦无法与发达国家相比，司法机关的设备尚无法满足审理此类纠纷的物质需要。但是，Internet、E－mail所带来的法律问题却已实实在在地摆在了我们的面前。电子证据的法规与其他法规相比，需要电子等方面的专业知识比较多，这就给立法、司法提出了更高的要求。国外的Internet的发展和普及，已使国外有了相对完善的计算机法律。因此我们应借鉴国外计算机法律，根据我国的实际情况，借助专业人士的帮助，来制定并完善我国的电子证据法律。电子证据法律必将成为网络时代的又一护航者。
参考文献
1.张楚著：《电子商务法初论》，中国政法大学出版社2000版
2.王利明等：《合同法总论》，法律出版社2000版
3.刘采等：《全球电子商务》，人民邮电出版社1999年版
（一）公证电子文件的概念。
公证电子文件是以数字、代码形式记录于磁带，磁盘，光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。公证电子文件的一般具有两方面的基本特征：一是公证电子文件由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。这是公证电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是公证电子文件信息与其他数字信息的共同点。数字信息使用0和1两种数码的组合来记录信息，存储于计算机存储器中，并可通过通信网络进行传输。二是公证电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是有特定的用途和效力。从逻辑上说，公证电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
（二）关于电子公证。
在世界各国对于电子文书大多数国家较推崇加密认证技术，经过加密等安全措施的数据电文的证明效力基本上可以等同于书证。而在我国现阶段运用较多的是对电子证据进行公证。从电子公证文件形成的过程和特点看，公证电子文件仍像普通文件一样具有形成阶段、管理阶段、处置阶段。根据文件生命周期理论，公证电子文件的处置阶段（归档）仍应由档案部门集中统一管理。根据《公证程序规则》及我处自定的办证程序规范，将具体办证过程划分为会员登记、公证的申请、受理、公证的审查与审批、公证书打印、翻译、复印水印纸、装订、盖章、出证、公证书的送达、统计归档，这些程序都是利用计算机网络系统辅助完成的，全部流程编入系统。这就从根本上保证了办证程序的合法性、规范性、完整性，杜绝了违反程序情况的发生。通过计算机系统不仅可以准确地统计各类业务数据，而且也为领导进行业务管理、掌握行业发展动态、制定业务决策提供了依据。
二、公证电子文件的特点
办公自动化信息技术领域的公证电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列。按公证电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的公证电子文件，它们多以文本、图像、声音或影像等形式存在，如E-mail公证电子文件；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性公证电子文件，如CAM（计算机辅助制造）、CAD（计算机辅助设计）等生成的公证电子文件。公证电子文件这种新型信息载体给日常工作带来了极大的便利，同时也改变了我们长久以来的传统办公方式。与纸质文件不同，公证电子文件主要有以下几方面特点：
（一）具有纸质文件和其它文件无可比拟的快捷性。
它改变了传统收发文件流程。利用计算机进行文件登记，可以达到一次录入，多种形式输出，方便了文件的查找利用，同时也为档案现代化管理奠定了基础。
（二）公证电子文件具有共享性。
改变了文件处理和运转方式，公证电子文件中的信息不是静态、固定不变的，可以随时进行存储或删除，其内容可以从一种载体上分离出来转移到另一种载体上。其利用也不受时空限制，能够同时满足多用户的需要，实现信息共享。还可以利用网络技术，广泛采集有关站点的数据信息，丰富自己档案、资料内容，向使用者提供更加优质的服务。也可以在网络上开放自己有关的文件、数据查询系统，或提供远程服务，在尽可能大的范围内展示自我，扩大影响。
（三）公证电子文件对设备具有依赖性。
公证电子文件改变了传统的办文格局，文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加便捷。公证电子文件的起草修改、定稿、收发传递都在计算机上进行，其制作、处理以及归档后的全部活动都必须借助于计算机系统才能实现，这就形成了对系统的依赖性。
（四）公证电子文件与传统文件相比具有易更改性。
公证电子文件一般是通过网络来进行转移的，具有可操作性，为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件，它在提高工作效率的同时，也带来了一定的不安全隐患，同时也难以保证文件的原始性、真实性、凭据性。其易更改性主要表现在两个方面：一是人为修改；二是公证电子文件容易遭受病毒侵袭。目前档案界普遍存在纸质档案和电子档案并存的方式，构成一套既能满足传统模式要求又能体现现代信息化趋势的解决方案——双重管理模式并存机制。
三、公证电子文件特点及快捷查存方面存在的问题
使用计算机过程中公证电子文件的流转、归档给传统公证业务也带来了新的课题。现有的计算机存储设备，容量虽然很大，但面对呈几何级数发展的公证电子文件，总有穷尽的时候。而且应用软件的更新很快，许多早期形成的文件在新的软硬件环境下不能读取，即使同时期的公证电子文件也有应用软件不兼容的问题。每个文件形成部门为存储档案信息投入大量的精力，保留旧的设备和多种应用软件，显然从人力和物力上都是一种浪费。公证电子文件没能和纸质文件的归档建立必要的联系，在公证卷宗归档的内容上（有的缺公证书译文，有的还缺公证书的正文或签发稿。）在归档文件的真实性，一致性，有效性控制以及对归档公证卷宗审定方面，缺乏有利措施和科学规划。例如数据之间传输容易造成数据不完整，如从公证员及助理传输数据给翻译室，复印室，发证室，档案室等，数据不完整，常常出现漏字漏打的现象，有时也会接收指令不对。计算机对通过网络传输的文件资料的保密性还做不到十分可靠，因为一旦文件、资料上网，只要能看到的人都可将文件下载。虽然不同公证员及助理有不同的权限，但文件的保密性仍是个问题。目前公证电子文件安全保护措施只是利用防火墙，密钥技术等来保证文件的真实性和安全性。如对掌握了相当技术的人来说，进行改动伪造公证电子文件也是很容易的。公证电子文件保存在服务器上，也会给公证电子文件的安全和真实带来隐患。目前，这些问题的消极影响尚不明显，但若不及时加以解决，将会成为提高公证电子文件管理水平的严重障碍。
四、加强公证电子文件档案化管理提高查存速度的方法与途径
公证电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的公证电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强公证电子文件归档工作，对公证电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
（一）公证电子文件实行档案化管理。
那什么是公证电子文件档案化管理呢？公证电子文件档案化管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，结合公证电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，有针对性的汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行文件级的管理，对本部门、本地区形成的公证电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立地区性、部门性公证电子文件中心或公证电子文件档案馆，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理公证电子文件，为公证电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
（二）公证电子文件文案化采取先进管理技术和理念。
以虚拟、开放、灵活的手段来管理公证电子文件档案。专业档案部门通过计算机、网络、图文扫描、光盘存储等先进技术手段，对产生的公证电子文件信息进行统一的管理，并集中保管、存储符合公证电子文件形成部门要求的电子档案，公证电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的公证电子文件档案信息，以标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间里，在必要时档案信息还可以脱机存储到其它更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对公证电子文件档案信息采取维护公证电子文件产生原始性的原则进行管理，为信息存储单位提供信息查询功能。
（三）公证电子文件的归档查存要与传统有别。
一是公证电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使公证电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，公证电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的公证电子文件的原始性、真实性和准确性，保证公证电子文件的法律凭证地位。二是公证电子文件在保管方式上和传统档案有差异。公证电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响公证电子文件的长期可读性。档案部门可以在接收到公证电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，档案部门在接收到公证电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的公证电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。三是公证电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同。因为公证电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时?可以编制多角度、全方位的检索工具方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。四是公证电子文件查询利用方式和传统档案不同。只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为公证电子文件中心或电子档案馆的会员，会员就可以通过远程登录等方式，经公证电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。
（四）明确公证电子文件的归档标准、条件，严把质量关。
首先，确定归档范围是保证电子档案质量的关键。在对公证电子文件进行归档时，需将经过整理的公证电子文件确定属性后再归档保存。要有完整、齐全的公证电子文件相辅。对于收发文来说，必须是全文信息，从文件设计、修改和形成阶段做起，使公证电子文件格式与环节相匹配。确保公证电子文件的归档质量，认真检查公证电子文件内容是否完整、真实、有效，是否感染电子病毒。一般从计算机或网络的存贮器上拷贝或刻录到可移动的磁盘或光盘等载体，便于长期保存。严格按照不同的保管期限，分别归档，分盒排列，分柜保管。其次，明确电子文档管理标准。计算机技术的应用已经深入到社会的各个领域和角落，随着公证电子文件的不断产生使工作效率及社会效益有了明显的提高，同样也涉及到了许多问题。如：安全、保密、归档、管理、利用等问题。这就需要抓紧制定公证电子文件的管理标准，如公证电子文件的登记、命名、归档、鉴定、收集、防护、安全、密级以及专利维护等标准，逐步完善公证电子文件的全过程管理制度，做到标准化、制度化、规范化。第三，建立统一的网络体系。公证电子文件的归档管理还在摸索之中，在某些单位或部门，办公自动化系统与档案管理系统不兼容，没有形成网络体系，不同软件形成的数据难以转换，给公证电子文件归档造成困难。其主要原因：一是没有统一管理，同一单位政出多门，多层管理，多数档案工作者缺乏计算机网络知识，使建成的网络系统不能完全符合档案传输要求。二是公证电子文件是靠网络生存，一旦网络被破坏，公证电子文件就会丢失。第四，提高公证电子文件的归档管理质量，依法管理公证电子文件。由于各种因素，公证电子文件的法律效力尚不明确，由于没有固定的载体，目前还没有杜绝伪造、删除、修改和抵御病毒的有效办法。这要求我们在工作中要形成一套完整的公证电子文件管理体系，经常与形成公证电子文件的部门加强联系，提前介入，充分利用办公自动化系统实现电子档案管理创新，建立一个崭新而不失特色的电子档案体系。
电子文件管理元数据宏观结构分面化的基本概念
电子文件管理元数据结构分为宏观结构和微观结构，所谓宏观结构就是电子文件管理元数据顶层框架的架构，而微观结构是指电子文件管理元数据元素的构成。本文主要研究的是电子文件管理元数据宏观结构的分面化问题。
所谓“分面”，是指可以表征一类事物某一方面属性的一组简单概念元素。对于同一类事物，可以用多种属性作为划分标准，形成多个面——分解[1]。在所形成的多个分面之间，是相互独立并行的，因此各分面内的元素就可以进行组合——组配。这种组配由于有“多个面”参与，所以可以多维地、全面地揭示事物的属性；由于参与的“多个面”是组配的，所以又可以灵活地、方便地揭示事物的属性。
而所谓的“分面化”，则是指从系统角度出发，运用分解和组配的方法建立电子文件管理元数据宏观结构的架构过程。分面化往往是相对于单一线型化而言的。由于在电子文件管理元数据的宏观结构的架构上存在着多维分面化架构与单一线型化的架构，而且，在时间上，单一线型化的架构产生于多维分面化的架构之前，所以，研究电子文件管理元数据宏观结构的多维分面化，首先应该研究电子文件管理元数据单一线型化的架构。
电子文件管理元数据单一线型化架构的分析
所谓的电子文件管理元数据单一线型化架构，就是指在架构电子文件管理元数据的宏观结构时，将电子文件作为一个固定的实体，然后，按照文件管理流程一维地将电子文件划分为不同的类型的元数据，然后再依次对所划分出的不同类型元数据再进行细分，由此所形成的单一线型的结构。这种单一线型化的架构方式，典型的是以澳大利亚维多利亚州《电子文件管理元数据标准》为代表，该标准首先是将电子文件依据文件管理流程划分成几个不同类型的元数据，即划分为“文稿、文件、文件组合、文件集”等类型的元数据，然后在这基础上，再进一步对“文稿、文件、文件组合”进行细分，从而在“文稿”下再列出文稿的特征元数据、在“文件”下再列出文件的特征元数据、在“文件组合”下再列出文件组合的特征元数据及在“文件集”下再列出文件集的特征元数据，由此便形成了单一逐级划分的线型框架架构。
具体来看，该标准对“文稿”细分出了“责任者”、“描述”、“语种”、“题名”、“主题”、“来源”、“功能”、“日期”、“关系”、“权限管理”、“内容范围”十一个特征元数据，这些特征元数据，都是描述“文稿”所应有的；对“文件”的细分，也是分出了与“文稿”相同的十一个特征元数据，这是因为文件与文稿都是具有相同性质的电子文件，所以，描述它们特征的元数据也就必然是相同的，同样，“文件组合”、“文件集”也是与“文稿”、“文件”具有相同性质的电子文件，其差别仅仅是文稿、文件、文件组合和文件集是电子文件表现的不同形式和级次而已。所以，在对“文件组合”、“文件集”的细分，其细分出来的特征元数据也与文稿和文件的相同。
由此可看出这种单一线型化宏观结构中隐含着大量的相同的元数据元素，即元数据元素的冗余度很大，这种冗余度而且会随着对元数据不断细分，会呈几倍或几十倍的倍率增加，其结果相同元数据元素的数量极其庞大。
再对电子文件的文稿中的“责任者”进行细分，又分出10个描述文稿“责任者”的特征元数据元素，分别为“责任者类型”、“个人ID号”、“个人姓名”、“部门名称”、“职务名称”、“联系方式”、“电子邮箱”、“数字化签名”、“机构标识符”、“机构名称”，同样对文件、文件组合、文件集中“责任者”进行细分，分出来的特征元数据元素与文稿中的“责任者”下的特征元数据元素也完全相同。由此可见，电子文件管理元数据单一线型化的宏观架构会导致元数据严重冗余，数量庞大，十分不科学。
为了降低冗余度，澳大利亚维多利亚州《电子文件管理元数据标准》采用了减少对元数据元素细分的方式来减少相同的元数据元素，其具体做法是对“文稿”下特征元数据元素都没有进一步细分，仅有如“责任者”、“题名”、“权限管理”、“主题”等特征元数据，而对“文件”、“文件组合”和“文件集”下的特征元数据都进行了进一步的细分。采用这种方式，可以减少“文稿”下特征元数据元素的冗余。但也有其局限性，就是降低了元数据元素的专指度，仍以“文稿”的“责任者”为例，如不对其进行细分，那么这个“责任者”元素就很不专指，就很难确切地表达责任者的类型，是机构团体责任者还是个人责任者，以及责任者的部门名称、职务、联系方式、数字签名等具体含义。
由此可见，单一线型化宏观架构局限性是：
(1)因其对电子文件是按照单一线型的逐级划分方式进行的，使得元数据冗余呈倍数上升，冗余度十分大；
(2)为降低冗余度，减少细分级次，又降低了电子文件管理元数据元素的专指度，表达语义不具体；
(3)因其是一维展开的，难以多维、灵活地揭示电子文件的特征。
正因电子文件管理元数据单一线型化架构存在以上的缺点，才促使人们努力完善电子文件管理元数据宏观架构，因而才有分面架构的出现。
电子文件管理元数据多维分面化架构的分析
所谓的电子文件管理元数据多维分面化架构，就是指在架构电子文件管理元数据的宏观结构时，利用分面的方法，将电子文件划分成多个分面，各个分面内的元数据元素可互相进行组配，从而形成满足各种需求的电子文件管理元数据，电子文件管理元数据的多维分面化架构典型的是以《澳大利亚文件管理元数据方案》[2]标准为代表，该标准采用分面的方法，将电子文件实体分为“文件”面、“责任者”面、“业务处置”等面，其中，每一个分面之下，再细分成亚面——类型面和依附于类型面的亚面—特征描述面，这样面和面之间可以组配，亚面和亚面之间也可以组配，便形成电子文件管理元数据多维分面化架构。如以这样的结构同样表示“文稿”、“文件”、“文件组合”和“文件集”的责任者特征，就可以将文件分面与责任者分面进行组配来表达，见图1所示。
图1电子文件管理元数据的文件分面与责任者分面的组配
从图1可以看出，文件分面下的“文稿、文件、文件组合、文件集”它们分别可与责任者分面进行组配，从而可以形成多种责任者类型——如文稿责任者类型（内部责任者和外部责任者）、文件责任者类型（内部责任者和外部责任者）、文件组合责任者类型（内部责任者和外部责任者）、文件集责任者类型（内部责任者和外部责任者），也就是说采用多维分面化架构可以达到同样的单一线型架构细分的效果，但是其结构却更简洁明了，元数据元素的冗余度也大大减少。由于多维分面化结构是可以多维组配的，因此，除了分面与分面之间的组配外，还可以在各分面内进行亚面与亚面的组配，也就是各分面下的子分面与子分面进行组配，如图2所示。
从图2可以看出，当责任者的“内部责任者”亚面与责任者的“特征”亚面组配时，就可以形成“人员责任者的ID，人员责任者名称、人员责任者时间、人员责任者授权、人员责任者联系方式、人员责任者关系、人员责任者概况”等一系列表示人员责任者的元数据元素，同样，将单位责任者、机构责任者、组织责任者分别与责任者的特征亚面组配，也可以形成单位责任者、机构责任者和组织责任者一系列表示责任者特征的元数据元素，其达到的效果也如前电子文件管理元数据单一线型架构细分所列举出的责任者特征效果一样，同样，采用这种多维分面化架构，不仅元数据元素的冗余度大大减少，而且也使元数据的宏观结构的安排更合理。
图2电子文件管理元数据的责任者亚面之间的组配
电子文件管理元数据多维分面化架构的本质
从上面对电子文件管理元数据多维分面化架构的分析，似乎“组配”是多维分面化架构的本质，其实“组配”仅仅是其的表面现象，而其本质却是对电子文件管理元数据系统的分解。
从系统论的角度看，电子文件管理元数据也是一个系统，而多维分面化则正是通过对该系统科学分解而架构起来的，即通过对电子文件管理元数据综合分析，通过分解，建立起多维分面，而分面组配仅仅是对电子文件管理元数据系统的分解在结构上所进行的还原。由此可见，“组配”现象下隐含着“分解”。
因此，多维分面的分解必须科学，必须具有理论的指导，否则为分解而分解。
缺少目的性。目前在国际电子文件管理领域，电子文件管理元数据多维分面化架构其分解都是基于电子文件管理连续体理论来进行的。如前所述，将电子文件元数据系统，分解为文件面、责任者面和业务处置面，其理论根据主要是依据电子文件管理连续体理论的三个实体来划分的，即依据文件管理连续体理论的文件实体轴形成文件面、责任者实体轴形成责任者面、业务处置实体轴形成业务处置面，所以，将电子文件管理元数据分解为文件面、责任者面和业务处置面是具有其内在的科学性的。不仅如此，由于多维分面化架构的科学性，因而其形成的分面架构又被国际电子文件元数据管理领域所共同认可，并进而被国际标准化组织(ISO)所制定的国际标准《ISO23081-1信息与文件—文件管理过程—文件元数据—第一部分：原则》所采纳，从而成为国际标准的多维分面架构。
由此可见，电子文件管理元数据多维分面化架构具有很明显的优势：
(1)依据电子文件管理连续体的基本理论进行面的多维分解，符合电子文件管理的规律，具有科学性与理论基础。
(2)采用面的多维组配，可灵活地组配形成所需的各种电子文件管理元数据，从而可多维地、全面地反映电子文件特征，因而功能更加强大。
(3)采用多维分面架构，优化了电子文件管理元数据的宏观架构，促进了电子文件管理元数据的宏观架构的标准化，因而十分有益于电子文件真实性、可靠性、完整性和可利用性及法律凭证价值的实现。
综上所述，通过以上对电子文件管理元数据单一线型结构和多维分面结构的比较分析可看出，单一线型结构存在数据冗余、体系庞大、专指度不高等缺陷，还需要进一步完善，而多维分面架构却有显著的优点，其采用分面的方法，使得电子文件管理元数据能更加灵活地运用，能更加多维地全面地揭示电子文件的属性，能更加完整地反映电子文件之间的关系，因此，在电子文件领域，多维分面方法是值得充分重视与研究的，同样，在我国电子文件管理元数据宏观架构的制定过程中，也应积极采用多维分面化架构，从而提高我国电子文件管理元数据标准化程度，提高对电子文件资源开发与利用的效率.
【参考文献】
【关键词】电子文件管理/国际电子文件管理/研究热点
在信息技术飞速发展的今天，世界各国比以往任何时候都面临着电子文件的共同挑战，建立在信息技术应用平台上的电子文件管理理念、方法、技术、模式等更具趋同性。因此，聚焦电子文件管理前沿，借鉴国际同行的成功经验，有助于推进我国电子文件管理的进程。
国际上有关电子文件管理的研究已经达到相当的广度和深度，据笔者不完全统计，世界主要国家、地区和相关机构的代表性研究项目的主要内容如下页表所示。
这些电子文件项目研究周期长、涉及问题多、参与机构广，形成的研究报告、相关标准、工作手册往往多达数十页乃至百余页，在理论与实践方面取得了可喜的进展，在电子文件的管理思想与管理模式、管理方法与技术、管理标准及其应用等方面都积累了丰富的经验。其中最值得关注的项目包括：国际档案理事会出版的《电子文件管理工作手册》、美国国家档案与文件管理署的电子文件档案馆项目(ERA)、澳大利亚的电子文件管理战略及元数据标准(VERS)、欧盟的电子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥伦比亚大学的电子信息系统中文件真实性的永久保护国际研究项目(InterPARES)以及ISO关于文件管理的相关标准等。经过分析，可以看出国际电子文件管理的研究热点及其给我们的启示主要集中在以下几个方面：
一、电子文件管理的顶层设计——国家战略的提出
西方发达国家在多年电子文件管理实践和理论研究的基础上，不约而同地提出了电子文件管理国家战略问题，认为战略研究是解决电子文件管理问题的前提条件。国际档案理事会2005年出版的《电子文件管理工作手册》中明确提出要“从战略角度影响电子文件管理实践”；加拿大国家图书档案馆于2006年提出了“加拿大数字信息战略”；2005年美国的ERA项目负责人在向国家数字战略咨询部汇报时，指出该项目正是基于“要为联邦机构的电子文件管理提供政策、战略、指导和工具”；澳大利亚、英国、丹麦等国家也先后将电子文件管理作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容，纳入国家电子政务建设之中，并开展了电子文件管理战略研究项目。由此可见，国际电子文件管理研究发生了战略转型，开始由机构层面向国家层面转变。以顶层设计带动整体规划，以国家战略带动全面发展，将是今后电子文件管理的趋势。
2006年5月中国人民大学的冯惠玲教授在“2006中国信息资源管理论坛”上首次提出“全面制定和实施我国电子文件管理国家战略”，标志着我国的电子文件管理走上了顶层设计、全面规划和集中控制的轨道。2006年9月，国信办推广应用组副组长赵小凡在谈到未来15年国家信息化战略时说：“十一五是一个信息化发展的转折点，我们国家的信息化已经从战术转为战略。”可见“电子文件管理国家战略”的提出与我国信息化战略转型也是完全一致的。实施电子文件管理国家战略就是从国家层面进行统筹规划和集中管理，从方针政策、体制、管理制度体系、项目保障措施等各个层次制定电子文件管理战略的基本框架，从根本上提高国家对电子文件信息资源的实际控制力和对电子文件管理的调控能力，从而确保这部分国家信息资源的现实安全和长久真实。电子文件管理国家战略的提出使我国电子文件管理研究与国际接轨，对于避免现行分散管理状态下潜在的风险，从根本上控制各机构（地区）电子文件管理低水平重复现象，大幅提高研发效益有着重要意义。
二、电子文件管理理念——集成管理
多年来，在国际电子文件管理理论与实践的不断探索过程中，档案界与各方面专家在电子文件的管理理念上已达成了共识：信息时代电子文件的最优化管理就是集成管理。在ISO档案文件管理分技术委员会(ISO/TC46/SC11)2006年5月召开的第十六次年会中，来自15个国家的40多位代表在研究文件管理标准(ISO15489)的修订草案时，特别提及了文件管理要贯穿文件整个生命周期、嵌入机构职能及业务流程之中的集成管理思想。在欧美文档管理软件市场上，一种融合电子文档管理、内容管理、文件管理、档案管理的理论和方法，集成的文档管理解决方案崭露头角，势不可挡。可见“集成管理”逐渐成为电子文件管理的最新理念。
“集成管理”是一种将电子文件管理集成于电子文件生命连续体之中的全程管理。它要求利用文件连续体模式设计电子文件管理系统，采用“从文件形成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”，实现一种比文档一体化管理要求更高的一体化。这种理念在国际电子文件研究项目中已不断得到肯定，正如InterPARES项目的主持人露西娅娜·杜兰蒂教授所言：“随着InterPARES研究的深入，将继续证明这样一种观点：不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子文件”。①这种始于电子文件形成源头的全程管理理念，要求对电子文件管理系统的设计进行前端控制。它要求文档管理人员了解和熟悉机构的主要职能及业务工作流程，对流程中各个节点产生的电子文件的情况有预期把握，能从保证文件的真实性、完整性、可用性等角度干预电子文件管理系统设计，从而成为“文件保管政策的制定者、标准的制定者、文件保管系统和执行政策的设计者”②。同时，集成化管理还强调了资源的整合，它要求在电子文件管理全过程中，综合应用各种不同的方法、手段和工具，将各方资源和优势结合起来，实现优势互补，效用共享，最大限度地放大系统功能，提高电子文件管理系统的整体功效。“集成管理”已成为国际电子文件最优化管理的理念，也将是我国电子文件管理的必然选择。
三、电子文件保管模式——集中管理
针对电子文件的保管模式，国际上曾存在着“集中式”和“分散式”两种模式之争。在近几年的电子文件管理项目研究中，各国的认识逐步趋于一致，集中管理具有永久保存价值的电子文件成为越来越多国家的共识。
集中式保管模式是加拿大哥伦比亚大学提出的方案，这一方案的代表人物是InterPARES项目的负责人露西娅娜·杜兰蒂以及美国的戴维·比尔曼。他们认为电子文件的保管与纸质文件相似，也需要经过两个阶段：一是文件生成机构使用文件，并通过一些方法来保护电子文件的真实性与可靠性；二是文件生成者将失去现行价值的文件移交档案馆，由档案馆集中整理、编目和长期保管。
美国、加拿大、英国和北欧等国家原则上赞成这种方案，并已付诸实施。其中影响最大的是美国电子文件档案馆项目(ERA)。这项由美国国家档案与文件管理署(NARA)组织的、经过6年前期基础研究、耗资3亿美元、并将进行为期6年的系统研发的大型项目，旨在“建立一个未来的档案馆”，以“保存联邦政府任何部门产生的任何形式的电子文件并提供利用”③，还将对各州政府电子文件的管理产生全面的示范效应。此外，英国国家档案馆以电子文件从形成机构生成到通过网络接收进馆的全程无缝管理为目标，牵头制定了《基于互联网的无缝连接数字档案在线服务计划》，以促进全国范围电子文件信息的共建共享。澳大利亚、加拿大、西班牙、丹麦、新加坡等国家档案馆也都已开始接收或决定接收政府部门产生的电子文件。可见，以国家档案馆为中心形成电子文件管理和服务网络的集中保管模式，已成为电子文件管理的主流模式。在这种模式中，国家档案馆作为集中永久保管政府文件的专门机构，在电子文件管理链上具有十分重要的地位，在协调全国电子文件管理系统的互联互通方面发挥着核心和枢纽的作用。如何充分发挥我国集中制管理的优势，注重国家级档案馆在电子文件管理过程中的核心作用，实现国家电子文件信息资源的集中管理和利用，是值得我们思考的问题。
四、保证电子文件证据价值的关键——管理系统的功能需求
电子文件的管理势必采用以软件为中心的系统管理方法，软件功能是否科学、完善，直接关系到电子文件的真实性、完整性与可用性。近年来的电子文件管理研究项目显示：规范电子文件管理系统的功能需求，将成为保证电子文件证据价值的关键。为此很多国家和地区制定并大力推行电子文件管理系统的功能需求标准。
2006年4月15日国际标准化组织正式的《信息和文献——描述文件管理需求标准指南》(ISO22310:2005)，是应用于开发文件管理需求的任何机构组织的最高层次标准，以满足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意义的是欧盟于2001年5月推出的《电子文件管理通用需求》（MoReq，将于2007年推出新版），详细规定了电子文件管理的需求及管理元数据，具有鲜明的通用性、开放性和丰富性，被称作第一部ED/RMS（电子文档／文件管理系统）需求报告。之后，“国际信息和影像管理联合会”(AIIM)在2002年5月启动了“电子文档、电子文件一体化管理系统功能需求”项目，更加全面而透彻地分析了集成系统的功能需求；美国于2002年出台了适用于国防系统或政府机构的《电子文件管理应用软件设计评价需求报告》（DOD5015.2-STD，2007年正在修订）；英国颁布了《电子文件管理系统功能需求》；澳大利亚也于2006年2月了《电子文件管理软件功能规范指南》……这些管理系统功能需求规范在一定范围内得到了有效的应用，在国际上具有广泛的影响。
制定并电子文件管理系统的功能需求规范，是解决电子文件证据作用的关键所在，也是确保各类电子文件管理系统的性能和质量的有效举措。为避免低水平重复研发现象，我国也应当尽快出台我国的电子文件管理系统功能需求规范，尤其是适用于国家机关的系统功能通用需求规范，并通过对电子文件管理系统的质量认证、推介示范产品等措施推动实施，为电子文件管理软件供应商制定规则，为机关文件管理人员、档案管理人员和操作人员提供标准，从而保证文件在生命周期各个阶段的真实性。
五、电子文件管理走向——国际化与标准化
分析电子文件管理几十年来的研究之路，可以发现早期研究项目主要是某一类机构从自身需求出发研究电子文件管理的相关问题，得出的结论或解决之道往往也因研究主体的局限性而不具有普遍意义。近年来，越来越多的国家意识到了这一问题，开始寻求电子文件管理研究的共同框架、统一标准和理论依托，使电子文件管理不断地走向国际化与标准化。
尤为值得关注的是国际标准化组织档案／文件管理分技术委员会(ISOTC46/SC11)的标准化工作，它反映出国际社会在文件管理领域取得的共识，其关于文件管理的系列标准有助于明确电子文件管理的基本概念与原则，为各国各领域制定相关标准规范提供了基础和框架。英国、美国、澳大利亚等国的电子文件管理战略正是基于《信息与文献——文件管理》(IS015489)和《开放档案信息系统参考模型(OAIS)》(ISO14721)而形成的。同时，这些国家的电子文件管理项目都以文件连续体理论、文件全生命周期管理理论等为支撑，并尽可能多地借鉴国际经验，吸纳世界范围内具有广泛影响的研究成果，如InterPARES、MoReq等项目报告，从而使其电子文件管理研究拥有坚实的实践基础和理论依托。
立足于国际标准和基础研究成果的电子文件管理，通过共同框架、统一标准实现文件信息的互联互通，对于实现基于信息共享的公众信息服务有重要意义。美国制定的适用于电子文件的《政府信息资源定位服务系统》(GILS)框架与标准、澳大利亚基于国际元数据标准DublinCore制定的《澳大利亚政府资源定位服务》(AGLS)已经充分证明了这一点。同时，文件与档案信息管理的国际标准也为电子文件管理的质量检验与国际认可提供了最优化评估的准则，是机构电子文件管理是否采用国际先进经验、管理是否高效、服务是否满意的重要标志。
六、电子文件管理问题的解决之道——联合协作
随着研究的深入，人们越来越认识到电子文件管理问题不是档案管理人员、文件工作人员需要独自面对的问题，也绝不是某一国家、某一专业领域的人员所能独立解决的问题。联合协作才是电子文件管理问题的解决之道。
世界上许多国家的专家学者都在为解决电子文件管理中的各种问题开展国际合作研究，并致力于形成通用的文件与档案管理国际规范。ISO信息与文献工作技术委员会(ISO/TC46)与ISO的其他技术委员会（如TC42、TC10、TC171、TC176等）及国际研究机构（如国际档案理事会、国际图联、国际文件管理基金会、世界银行档案馆等）都有紧密的联系，以协调相关标准、采纳相关成果。美国国家档案与文件管理署(NARA)也在不断加强与其他联邦政府部门、社会机构以及公司企业的合作，其ERA项目的合作伙伴达20个之多。在欧洲，负责起草MoReq需求报告的康维尔管理咨询公司是一个专门提供信息系统和信息技术管理咨询的公司，它的介入一定程度上突破了档案专业的封闭性，使得报告能够用一种更开放、更客观、与相关技术集成、更容易被市场接纳的方式诠释电子文件管理的需求。
知识经济时代的到来，使文件管理、档案管理成为信息资源管理的组成部分，作为知识管理有机组成的各类信息资源管理在管理理念、管理目标、管理功能、管理过程、管理方法及管理技术等方面都存在许多相似之处，这一切使档案工作者与相关各方结成合作伙伴关系成为可能，也成为必然。这种联合协作不仅意味着其他机构会优先向我们提供研究技术和成果，还意味着我们反过来也能够影响那些机构的研究进度和发展规划，从而建立起更紧密的合作关系，推动电子文件管理研究的进展。
注释：
①［加］露西娅娜·杜兰蒂，［美］肯尼斯·迪波多.InterPARES国际研究项目.山西档案，2002年第3期。
深化电力建设单位集约化物资管理符合我国现代化建设的基本要求，是电力行业面临市场经济现状而作出的正确决策。在此，笔者对深化电力建设单位物资集约化管理的内容与措施进行阐述和论述：
1.1深化电力建设单位物资集约化管理的内容
在电力建设企业进行物资的集约化管理，其基本内容主要包括以下3个方面：
其一，深化国内电力建设企业集中采购机制的建设，改良和优化现有的物资采购对策和方法，进一步规范电力建设企业的物资招标采购等相关流程，大幅度提高该领域中备件材料的采购效率；
其二，建设和完善电力建设单位的物资供应保障机制，以电力建设行业的实际需要为根本出发点，切实建立起与之配套的现代化物资供应保障体系和结构，进一步推进“三个转变”的尽快实施和落实，为电力建设单位的运营提供有利支撑和保障；
其三，深化电力建设单位的产品质量管控机制的建设，拟在现有管控机制的基础上进行升级，进一步完善紧密联系各个部门与环节的质量管控机制，实现各个环节、各项设备材料在设备全寿命周期内的闭环管控监督管理。
1.2深化电力建设单位集约化物资管理的措施
深化物资集约化管理的配套措施包括四个方面的内容：
其一，进一步完善物资标准体系，紧密结合现有的物资管理体系进行业务调整和结构优化，进一步修订和完善现有的物资管理制度和业务流程；
其二，进一步加快电力建设单位物资信息系统的建设和完善，深入推进电子商务平台的建设和应用，打造以物资ERP和电子商务平台两大业务应用为主体的物资集约化管理信息系统，共享物资管理的数据信息资源；
其三，进一步加强物资管理队伍建设，积极吸纳业内优秀骨干人才，不断充实电力建设单位物资管理队伍，逐步解决人员结构不合理、专业人才匮乏等问题；
其四，进一步深化物资管理的协同机制建设，加强电力建设物资的招标采购与“大规划”、“大建设”在项目立项、综合计划、财务预算等各个环节的协同管理。
2EPC总承包模式下的电力建设项目管理
EPC起源于美国工程界，其内涵主要包括工程项目的设计、采购以及施工等内容。电力建设工程EPC总承包是建设工程项目总承包的一个重要分支，它是电力工程项目管理的一种较为常见的模式，该模式普遍受到业内认可。EPC总承包下的电力工程项目，体现了电力工程建设工程项目管理向社会化、专业化方向发展的良好趋势，也是当今国际国内都普遍比较受认可的一种最为典型的形式。概括地讲，电力工程EPC总承包项目具有以下几个方面的基本特征：
其一，专业化的项目管理，由于电力工程EPC总承包单位是业主通过市场招标方式确定的，EPC总承包单位一般都具有一定数量的专业技术人员，同时还要有一定数量的业务经理，以及相关的工程项目管理人员，涉及电力设计、电力施工、设备采购、组织管理、技术经济等各个专业领域的经验和知识储备，能够有效缩短建设工期、节省建设成本、提高工程质量。
其二，最优化的社会资源，电力工程建设是一个建设周期长、专业化程度高、协调工作量大、建设程序环节众多的复杂系统工程，其在施工过程中的存在着诸多的不可预见因素，因此需要大量的各个方面的管理和技术人员参与项目管理。
其三，集成化的管理模式，前面说过，电力建设工程的EPC总承包项目管理是一个复杂的系统工程，因此，为了确保整个工程建设项目中的各项工作均能够协调有序地顺利进行，建设单位必须进行集成化的管理方案部署，对整个电力建设项目进行综合性、全局性的分层次的项目管理，避免在任何环节出现纰漏和差错。其四，设计方案与现场施工必须高效搭接、缜密联系，在EPC总承包模式下，其施工方案的设计和以及施工现场的管理，都是项目总包商的责任，而这种模式可以减少由于设计方与施工方之间的责任分担而带来的问题。其五，项目全过程承担风险，EPC总包项目可以充分发挥总包商在专业技术、项目管理方面的优势，通过科学的管理，优质的服务为业主提供一个性能优良、令人满意的电厂，从而获得预期的收益。
3电力建设单位集约化物资管理对EPC总承包模式的重要作用
现代企业集团提高效率与效益的基本取向在于物资集约化管理的改革。集约化物资管理对于EPC总承包模式具有重要的促进意义：
3.1EPC总承包模式通过集约化物资管理实现采购成本和交易费用的有效节约。
同一种产品的批量采购往往能够因其价格优势而争取到价格的主动权。在电力建设EPC总承包项目管理过程中，可以通过集约化物资管理，实现同种、同类产品的批量采购，以确保在满足建设需求的基础上争取到价格优势，有效降低采购成本。同时，与这些供应商间的联络主要依靠电话和传真，能够大大降低交易费用。
3.2EPC总承包模式通过集约化物资管理实现各种物资的质量保证和产品质量。
电力建设EPC项目管理中，通过集约化物资管理，推动各种产品的集中采购，最能够吸引供应商来提供更先进的产品技术和优质的售后服务，对保证产品质量稳定性和可靠性具有重要意义。
3.3EPC总承包模式通过集约化物资管理控制电力建设项目中的资金占用情况。
