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论文摘要：由于人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是干部个人自身成长历史的真实记载，为学校党的组织工作、人事工作的决策提供了可靠的依据，为学校合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着我国政治、经济体制改革的不断深入，学校人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为党的组织、人事工作服务，笔者结合几年来档案管理的实践，就学校人事档案的管理工作谈谈几点体会。
一、人事档案的定义
人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。
二、人事档案管理存在的问题
人事档案制度自20世纪50年代产生以来，作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但随着改革开放的进程加快和社会主义市场经济的纵深推进，传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“死档弃档”、“虚假档案”、“人质档案”、“人档脱节”、“档案克隆”等现象也日益增多，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”、“单位封闭”、“制度交易”、”身份阻隔“等负功能愈加显现，在一些人的心目中人事档案已经沦为“鸡肋”——食之无味却弃之可惜，其制度性生存愈发尴尬。因此，传统人事档案制度必将走向终结，新的、科学的人事档案制度必将走向前台。根据全国人才工作会议精神，要促进人才的合理流动，必须进一步消除人才流动中的城乡、区域、部门、行业、身份、所有制等限制，发展人事业务，改革户籍、人事档案管理制度，放宽户籍准入政策，推广以引进人才为主导的工作居住证制度，探索建立社会化的人才档案公共管理服务系统。作者认为，人事档案及其制度的公共政策创新必须沿着契约化、社会化、电子化和法制化的方向发展，也就是说契约化、社会化、电子化、法制化是人事档案制度创新的必然路径。
内容上，立卷不够规范，案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足企业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。
使用上，技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。
三、笔者关于人事档案管理的建议
保持人事档案工作的高质量，就必须要有科学的管理方法。传统的管理方法在一定时期有它的科学性，但随着形势的发展和干部工作对人事档案管理工作要求的变化，就会显现出它的局限性。因此，目前的人事档案的管理必须紧跟干部工作的需求，实现管理的规范化和信息化：
1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。干部人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，对于不符合要求的及时退回，限期纠正再归档，对于不属归档范围的材料，及时退给有关单位，做到不散失、不积压。
2、改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。对干干部人事档案的检索，无论是采用“四角编码”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但用记起来费时，用起来繁锁，工作效率低。为提高效率，可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，研究建立两个系统：检索系统和利用系统。同时，运行干部人事档案原件管理系统，使查档人员利用计算机在不接触干部档案的前提下查阅干部档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密和安全。
3、分类管理。国家公务员的档案由组织人事部门按管理权限建立并管理；其余人员的档案，则打破身份、学历、职称、行业、地域等各种限制，由政府人事部门所属人才交流机构建立并统一管理。
4、人事档案管理机构实行许可证并年检制度。制定硬件、软件标准，并加强执法检查；同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度，并定期考试更新知识。统一服务标准和收费标准。
5、利用现代化管理手段。人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。
只有与时俱进，注重档案的服务性，才能提高档案的利用价值，牵一发而动全身，人事档案管理制度的改革、信用业绩档案的建立必将使人事档案焕发新的生机与活力，必将使社会生活中的诸多问题不攻自破、迎刃而解，必将为社会经济的发展提供强有力的保障。
参考文献：
（1）王云庆苗壮《现代档案管理学》青岛：青岛出版社2002年220
对于人才信息的掌握，人事档案是重要来源之一，同时要想做好人力资源管理工作，人事档案的管理更是重点管理内容，只有做好了人事档案管理工作才能提高对人力资源的合理利用，做好人事档案管理工作才能充分发挥人才的合理利用，但是就目前的人事档案管理工作来看，出版社在人事档案管理上并不能做到尽善尽美，在档案管理上仍存在一些问题需要去解决，这些问题的存在严重阻碍了出版社人力资源管理工作，如何规避这些问题成了现在出版社人力资源面临的主要问题。
二、出版社人事档案管理的意义
人事档案对于出版社来说是为单位人事部门的工作提供的依据，要想了解一个人的过去，了解他的过去工作经历，这些都是由人事档案提供的，通过对人事档案的管理可以对过去工作存在的问题进行总结，为人事部门安排工作岗位提供合理科学的依据，这些都可以从人事档案中了解，人事档案中的记录和职工的工作现状相结合，可以考察职工的思想觉悟和个人素质等，这些依据为职工的升职、调资、奖罚等都提供了依据，而这些又可以通过人事档案而被记录到职工的审批材料当中，为下一次的考核提供参考。正是因为人事档案的真实性，所以在对人事考核当中起着不可替代的作用，具有很强的法律效力，并在保存过程中保留了其真实性，是对职工进行考核的原始材料，不仅如此，人事档案还切实保障了职工的个人利益，为职工解决许多没有人事档案不能解决的问题。
三、出版社人事档案管理存在的问题
就目前的人事档案管理工作来看，出版社在人事档案管理上并不能做到尽善尽美，在档案管理上仍存在一些问题需要去解决，这些问题的存在严重阻碍了出版社人力资源管理工作，具体表现为：
1.对人事档案的管理稍显不足。不仅是出版社，任何事业单位都或多或少的存在过度的重视职工的日常工作，而忽略对职工人事档案的管理工作，片面的认为人事档案管理工作仅仅是保证档案不丢失就行，以为这样就是完成了自己的工作任务，缺乏对人事档案的管理意识，没有真正的把管理人事档案重视起来，从而对人事档案的管理工作带来了阻碍。
2.在收集人事档案上工作不到位。管理人事档案,我们必须有一个全面的收集归档管理系统。然而,一些单位根本没有这样的一个系统。产生人事档案管理不严格、不能及时有效的收集档案信息。这主要表现为收集的材料不全面使得在归档时不能全面的进行档案处理，还有就是在收集的档案内容上过于相似，使得人事档案并不能真实得反映出职工的工作情况，使得人事档案并没有起到它的作用，其他的不到位表现在对职工的个人经历以及专业特长等内容的收集上不足，并不能全面的反映出职工的能力。等等这些不到位使得人事档案不能发挥出它应该有的作用。
3.信息化在人事档案管理上应用不够。随着世界科学技术的进步，越来越多的电子科学技术被应用到我们的生活生产当中，虽然人事档案已经很早的推行了计算机档案管理，但是还有很多单位没有实施计算机管理档案系统，还是依靠纸张来记录人事档案，这就导致了人事档案不能及时的进行归档，使得一些人事资料的丢失，还有就是在进行计算机存档时只是对职工的基本信息进行存档，而职工发表的一些论文等资料并不能归入计算机，使得这些文字资料的丢失，这就给出版社人事档案管理工作造成了阻碍，降低了人事档案管理工作的效率。
4.在人事档案的管理上缺乏专业的人才。对于人事档案管理工作来说，具有很强的专业性，需要很强的专业技能，而现在的档案管理人员大部分只具有一般的档案管理能力，对比较专业的人事档案管理知识知道的很少，所以很难完成现在人事档案管理工作的要求。
5.对人事档案的利用度不够。很多出版社存在的问题是，只注重对工作人员档案的接收和分类上，以及一些保存措施，比如防火防潮防虫上，并没用真正的对人事档案进行分析，将各方面的人才进行分类，从而在进行人才使用时能够具有更好的效率。
四、如何规避出版社人事档案管理存在的问题
人事档案管理的好坏直接关系到出版社人才资源利用的好坏，可见做好出版社人事档案管理工作的重要性，只有做好了人事档案管理工作才能提高对人力资源的合理利用，做好人事档案管理工作才能充分发挥人才的合理利用，具体可采取以下措施：
1.加强对人事档案管理的重视程度。加强对你人事档案管理的重视程度是做好出版社人事档案管理工作的基础，只有对这项工作重视起来，才能全身心的投入到管理当中，这就需要职工认识到人事档案管理的重要性，具体的做法是可以在职工之间进行人事档案管理重要性的传播，让职工认识到档案管理的重要性，从而能够在了解到自己工作重要性后，对人事档案管理工作重视起来，知道自己的责任意义所在，只有这样才能做好人事档案的管理工作。
2.加强对人事档案的收集工作。出版社人事档案管理工作的重要内容就是人事档案的收集工作，收集工作是人事档案管理工作的起点和基础，只有做好人事档案的收集工作，以后的档案管理工作才有意义，所以在档案的收集上要做到及时、完整、全面，只要这样才能做好人事档案管理工作的基础，具体就要及时有效地对档案进行补充和归档，在收集过程中对于那些不完整，观点不明确的档案要做好认真的鉴定，对于那些不符合要求的档案要退给有关单位。
3.对日常人事档案管理要科学。对于人事档案管理人员的要求，需要他们严格遵守人事档案管理规章制度，做到档案不外借，能够在需要时提供相关档案的复印件，在档案柜内不存放其他物品，保持存放环境的干燥，经常查看、打扫存放环境，使档案管理做到安全、科学、标准的存放。对于人事档案的分类要求，在人事档案分类上要做到科学的方法，使人事档案管理形成一个科学的管理体系。
4.对人事档案的利用要加强。真正的人事档案管理工作并不是单纯的对人事档案进行收集整理和分类，而是能够对人事档案进行深度的分析，从而能够充分地发现人才。具体的做法为建立职工记录，成立相应的工作部门对人事档案进行分析，将一些具有某方面能力的人员进行分类，从而在某职位空缺时能够在最短的时间找到适合该职位的职工来进行考察，提高人事工作效率。
五、结语
论文摘要：我国人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理政出多门、档案利用范围狭窄等一系列问题，笔者以为要从根本上解决我国目前的人事档案管理问题就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人与管档相分离的人事档案管理体制等措施。
一、我国人事档案管理中存在的主要问题
（一）人事档案内容失真真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如：建平，建红等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。
（二）人事档案材料不全一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。
（三）人事档案管理政出多门现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。
（四）人事档案利用范围狭窄人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我国人事工作的现状来看，由于人事档案强调保密性，人事档案的利用范围小，利用频率低。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，而与此同时，随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，大中专毕业生要面向市场自主择业，这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等，而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业，人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率，这是一个具有重大现实意义的问题。
二、改革我国人事档案管理的几点建议
（一）提高档案管理人员素质人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。
（二）完善人事档案管理制度人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。（三）采用信息化管理手段信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。
（四）建立用人与管档相分离的人事档案管理体制要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新上收归政府所有，成立政府所属的统一的人事档案管理中心，除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员(包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员)、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。
参考文献：
[1]陈小薇.对企业人事档案管理存在问题初探[J].就业与保障，2006（2）.
[2]吕春影.人档案管理中存在的问题及完善措施[J].蹼阳职业技学学报，2004（11）.
论文摘要：在我国社会实现由计划经济向市场经济转型的过程中,人才的流动已经成为一种客观的事实,,但是在传统人事档案管理制度中总是存在着主观随意性强、容易弄虚作假、以及多头管理混乱等弊端,使得档案制度改革难以实施。本文主要从人事档案管理制度改革出发,从人才强国的战略高度,提出了相应的改革意见和建议。
档案是知识的宝库与历史的见证，是人们在长期的社会实践活动中积累形成的宝贵历史材料，记录社会不同时期、不同阶段的发展历程，对了解历史、查考现实、总结经验教训、制定政策规划、教人育人，具有极其重要的作用。如一个单位在制定各项改革方案、描绘未来发展蓝图时，都要参考档案资料;又如学校、单位、企业，通过档案编写史料、举办展览、电教宣传等方式来教育人、感染人，增加职工的责任感、荣誉感、归属感等等。
一、传统人事档案管理中的弊端
（一）主观随意性强
传统人事档案中有“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定。这一规定源自干部人事档案制度，并应用到其他人事档案规定中。对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理，但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，因为信息垄断而使“组织意见”主观随意性增强。
（二）弄虚作假,以档谋私
在传统管理方式控制下，“以档谋私”现象屡屡出现。欲从行政部门、国有企事业单位跳槽的人受到单位扣留档案不放人的“人质档案”现象并不鲜见。部分“弃档族”在进入需要人事档案的单位就业办理调转、报考公务员、考研等时候，也徒叹“档到用时方恨无”。现实中有个别人通过在档案中伪造干部履历、入党材料和专业证书，靠弄虚作假，平步青云走较高级领导岗位;也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案,“以档谋私”现象的屡屡出现,使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑战。由于传统的人事档案管理无法适应我国经济的高速发展，而新的人事档案管理方式尚未建立完善，当前的档案管理工作出现一些新情况和新问题。
（三）社会主义市场经济进程中呈现“弃档族”
过去个人只能对人事档案所决定的命运无条件接受，而在现在这一转轨时期，大量新阶层与流动人员在很大程度上摆脱了它的影响。根据不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60多万份与主人失去联系。作为60多万“弃档族”中很多人是“漂”到大城市就业，档案现在对他们来讲没有什么用;有人甚至长期拖欠人才流动服务中心档案托管费，且未作补交的打算。调查显示:有68%的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大，而且越是年轻人和非党员，越是不重视档案。对于流动人员而言，调整档案工资、进行职称评审、提供合同鉴证、办理社会保险和出国政审等人事项目实际上也并不需要。流动人员并不在国有单位，按照党政机关、事业单位的工资制度给他们定级、晋资可谓是画蛇添足。
（四）在非公企业，不关心员工人事档案
与部分人自动抛弃档案相应的是许多非公企业在招聘员工时也并不关心人事档案。企业经理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式评价聘用员工。某咨询公司的一项调查表明，不关心员工人事档案的企业占了调查总数的80%。在政府机关或国有企事业单位，情况就不一样了,人事档案在提干过程中“还是相当重要的。”如今，企业必须在市场上寻找最优秀的人才，以应对激烈的竞争。但现有的人事档案，在很大程度上已经不能够帮助他们正确判断某个人的真实才能和准确的客观背景，有些甚至提供了与实际情况截然相反的结论。因此，它已越来越成为用人单位的一块“鸡肋”:“食之无味，弃之可惜”。三是对人事档案处于越来越忽略的状态。目前，众多跨国公司、民营企业、上市公司越来越多地转向去做人才的背景调查，而对人事档案基本上都处于越来越忽略的状态。用人单位在忽略旧的人事档案的同时，却又发现或多或少需要建立每个人员的新“人事档案”，只不过这份“人事档案”现在有着更多不同的形式:有的企业是建立在人事信息管理系统之中，有的企业干脆自己建立在人才中心保管的人事档案之外的“第二人事档案”;然而这些都处于各自为政的状况，随着市场经济的发展和各种所有制市场参与者的大量涌现，具有社会公信力的集人才信息与信用的人事档案管理制度又确实有其存在的价值，现行的人事档案管理制度乃“弃之可惜”。
（五）人事档案管理改革难以推进的原因
人事档案虽小，但关系到千百万劳动者的切身利益，关系到我国人事制度改革进程的进一步深入，关系到依法治国和人才强国战略的具体实施。由于传统体制下人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门，档案的功能则延伸到民政、公安、教育等其他有关部门，特别是由于档案收费管理为政府所属人才流动服务机构、职业介绍机构带来巨大收益，致使目前人事档案制度改革举步维艰，大大落后于干部人事制度改革的整体进程。
二、对新型人事档案管理制度的设想
（一）明确流动人员人事档案管理的公共服务性质
在组织人事部门成立人才交流机构之前，干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务，而且带有很强的政治性。出于深化机构改革和机关转变职能的需要，党委组织部门和政府人事部门在成立人才交流服务机构后，把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责，但这并未改变流动人员人事档案管理的公共服务性质。所以应当进一步明确流动人员人事档案管理的公共服务的性质，维护人事档案的真实性、严肃性,完善流动人员人事档案管理的公共服务体系和人才流动社会化服务体系。
（二）建立人事档案管理相互分离的管理制度
从长远看，我国的人事档案制度改革必须明确所有社会组织都具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任，不管公共部门或三资、民营企业都应在法律规定的制度和原则下享有人事档案的管理权。为保障流动人员权益和各单位的专有知识信息，非公单位的人事档案应以单位为中心建立，主要用于企业日常管理，不得作为个人身份证明随个人在不同单位之间调动。个人到新的单位供职服务，则新的服务单位应重新为其建立档案。个人离职后原单位应在若干年内保留其人事档案。
个人求职或服务的新单位欲了解查阅其原单位的人事档案由本人书面授权，原单位应无偿提供。非经个人授权，任何单位和个人不得以任何理由扣留、公开、披露个人档案信息。
（三）发挥好人事档案管理工作服务作用
档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容。比如《人事档案管理暂行规定》第七条明确:“人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。”为了适应服务人事工作的需要,《规定》还要求“做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。”这些服务内容是今后人事档案管理的很重要内容,也是发挥档案作用，促进经济发展的有效途径。超级秘书网
(四)执行“收支两条线”
为了保证规定落到实处，应当收取少量服务费，必须严格执行物价部门批准的标准，并接受群众监督。但是要坚决执行“收支两条线”，收取的服务费要如数上缴政府财政部门，不得私自截留。“收支两条线”是对行政事业费的管理措施，对企业则无法执行，这也从另一个侧面说明了企业是不能管理流动人员人事档案的,因为那样一来，实际就把这项公共服务变成了企业行为。
总之，只有以“以人为本”和“以民为本”来进行人事档案管理制度的合理改革，才能使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台，才能充分保障人事档案当事人的合法权利得到保障，才能解除就业者的后顾之忧，让人们安居乐业，使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢，促进社会主义和谐社会建设。
参考文献
[1]胡伟.浅谈人事档案的特点和作用[J].科技，2004,(10).
[2]孙鹏.人事档案如何更好地发挥作用[J].中国科技信息，2005,(06).
【关键词】医院;人事档案管理:信息管理
1人事档案管理的现状
人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的，其真实性、可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。
1.1人事档案管理制度相对落后随着人事制度的
不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。2000年，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事，但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案)，他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。
1.2人事档案管理方式和手段相对落后人事档案
管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。
2医院人事档案管理的设想
随着医院规模的不断扩大，分院和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。
2.1增强对人事档案管理目的和意义的认识医院
人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。
2.2加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加强干部人事档案管理，有效利用人才资源
干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。
2.3.1建立卫生技术人员业务档案建立卫生技术
人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。
2.3.2实行人事，促进人事档案的社会化开放式
管理人事是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物，是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此，人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。自1999年起，我院开始逐步实行大中专毕业生人事，将人事档案托管给人才服务中心，促进了人才流动，促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。2.3.3建立以人力资源信息为基础的医院信息管理
系统建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化川的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益，如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。超级秘书网
2.4提高档案管理人员的素质新形式下要提高档
案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。
2，5加强人事档案管理的现代化手段图增加资金
投人，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。人事档案管理作为人事管理的一部分，我们也相应制定了人事档案管理平衡计分卡。通过愿景规划和战略目标的设定，使我们认识到自身工作的价值及业绩。总之，平衡计分卡通过指标分解让职工参与管理指标的设立，让员工都了解医院的战略规划，认识到自身工作对医院战略及整体业绩的作用，从而提升医院的整体管理水平，增加医院的经济效益和社会效益。
【参考文献】
论文摘要：我国人事档案管理目前主要存在人事档案内容失真、材料不全、管理政出多门、档案利用范围狭窄等一系列问题，笔者以为要从根本上解决我国目前的人事档案管理问题就必须采取提高档案管理人员素质、完善人事档案管理制度、采用信息化管理手段、建立用人与管档相分离的人事档案管理体制等措施。
一、我国人事档案管理中存在的主要问题
（一）人事档案内容失真真实性是人事档案的生命，而现有的档案材料中内容的真实性却不高。有的档案中材料内容前后不符，如时间方面，出生年月公历、农历填写随意，且没有说明；参加工作时间、入党、入团时间也是大致一个年月，每次填写时也往往不一致。姓名改变后不写曾用名，也不加以说明，这给材料的归档造成麻烦，尤其是一些比较常用的名字，如：建平，建红等，更是容易出现同名同姓的情况。档案中的考核鉴定材料大多只有优点，没有缺点，只有成绩，没有差错。这些问题的本质在于干部职工在填写材料时没有实事求是，只看重自身的利益，怎么有利于自己就怎么写而与自己关系不大的，则随意性较大。人事档案部门也没有进行严格的审核把关，及时地发现问题，解决问题，而是任其一错再错，致使人事档案不能如实反映本人的真实情况，给档案的利用带来困难。
（二）人事档案材料不全一些本该有的履历表、年度考核表没有，一些本该有的学历、职称、工资材料也不全。究其原因，有两方面：一是干部职工对人事档案的认识不够。他们认为像履历表、年度考核表等类似的表格已填过不少了，自己近年来也没有太大的变化，不填也罢。有的人在填写表格时能省则省，履历表中学习简历从高中或大学开始填，家庭成员及社会主要关系都没有。还有一些如学历、培训、职称等材料，一旦落在个人手中，他们就紧紧地放在自己身边，认为这样更安全，用起来也更方便。二是分管人事的部门没有将材料及时收集归档。一些单位分管人事档案工作的人员并非专职人员，往往是身兼数职，于是有时只是将档案材料仅仅作为要保存的资料加以收集堆放，没有及时归档，导致个人档案中材料内容不全，更严重的是当有同志调离时也没将归档的材料放入其个人档案中。
（三）人事档案管理政出多门现有的人事档案管理体制处于新旧体制转轨时期，管理模式基本上是沿袭旧体制，但又有突破旧体制的趋势。人事档案总体上是单位、部门管理，分别由党委组织部门、政府人事部门所属人才流动服务中心、劳动部门所属就业服务中心、教育部门所属毕业生就业指导中心、企事业单位的主管部门以及有人事管理权的国有企事业单位管理。人事档案的多头管理是传统“档随人走”的人事管理模式的反映，它既是束缚人才流动的障碍之一，又是影响人事档案管理质量的原因之一。近年来，随着大中专毕业生就业体制的改革和人事制度的逐步推行，在大中专毕业生学籍档案的管理上，个别部门拘泥于传统管理模式和自身利益的诱因，档案管理权限还存在着一定程度的矛盾冲突。
（四）人事档案利用范围狭窄人事档案的利用是所有人事档案工作的目的。从我国人事工作的现状来看，由于人事档案强调保密性，人事档案的利用范围小，利用频率低。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，而与此同时，随着国有企事业单位人事制度和大中专毕业生就业制度的改革，国有企事业单位人员由“单位人”变成了“社会人”，大中专毕业生要面向市场自主择业，这些变化主要是通过市场机制的作用使国有企事业单位人员、大中专毕业生流向非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等，而市场化配置人才资源又加快了人才流动的频率。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。人事档案的利用应当延伸到非公有制经济组织、社会化中介组织甚至外资企业，人事档案的利用频率应当适应人才流动的频率，这是一个具有重大现实意义的问题。
二、改革我国人事档案管理的几点建议
（一）提高档案管理人员素质人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为人事档案工作人员，不断提高自身的政治素质和专业素质在此时就显得尤为重要了。提高自身的政治素质，加强责任感，把人事档案工作看作一项政治工作，在平常的管理中体现它的严肃性，能坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。在繁杂琐碎、枯燥单调的工作中保持高度的责任心，减少工作中的失误和差错。有了责任心，才能不厌其烦地去收集材料，才能认真鉴别材料的真伪，才能按照要求将材料及时归档、整理成册，才能将人事档案材料当作一种资源。注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。积极探索新的管理模式，使人事档案工作更科学、更实用，为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。
（二）完善人事档案管理制度人员是基础，制度是保障。人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃的工作，必须严格按照人事档案管理工作的各项规章制度来办事，以免出现不必要的麻烦。建立健全管理制度，使档案工作有规可循，有章可依是非常必要的。遵循《收集制度》，建立人事档案材料收集网络，明确收集的范围和要求，让制度使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况；遵循《鉴别归档制度》，明确鉴别的内容和归档的要求，对材料进行有效的鉴别，及时存真去假、查漏补缺；遵循《保管保密制度》，采取切实有效的措施，减少人为因素的破坏，保障人事档案的安全，延长使用的寿命；遵循《查阅制度》，明确人事档案利用的方式和方法，以保证人事档案的安全性和真实性。重质量，抓管理，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。
（三）采用信息化管理手段信息化是当今社会发展的一大趋势，它对人事档案工作提出了新的要求，那就是尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，提高人事档案工作的效率和水平，以尽快实现人事档案信息化管理。目前，国外档案管理很多已使用计算机，就是在国内，使用计算机辅助管理档案的也越来越多。实现人事档案计算机辅助管理势在必行。超级秘书网
（四）建立用人与管档相分离的人事档案管理体制要改革现行“人档合一”的单位、部门所有的人事档案管理体制，按照“人档分离”和集中统一的改革思路，将政府人事部门所属人才流动机构、劳动部门所属就业服务机构、教育部门所属毕业生就业指导机构以及政府其它部门所属的相应机构承担的人事档案管理职能剥离出来，将国有企事业单位的人事档案管理权重新上收归政府所有，成立政府所属的统一的人事档案管理中心，除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外，企事业单位人员(包括改制破产的企事业单位置换身份后的人员)、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理。人事档案管理中心应设立为不以盈利为目的的公益型事业单位，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，从初始设置的“以档养档、适当收费”逐步过渡到由公共财政全额提供经费，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。
参考文献：
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（一）人事档案资料收集不完整医院人事档案资料的收集，是医院进行人事管理的前提，因此，人事资料的完整性、准确性等，都会对档案管理工作的质量及水平带来较大影响。目前，我国很多医院在人事资料的收集过程中存在较多不足之处：第一，由于档案信息的主要内容是记录医护人员的工作经历、奖惩及职称情况等，在道德素质、专业素质及服务态度等方面涉及的比较少；第二，档案管理部门的相关工作人员在填写资料时，态度不端正，字迹不清晰，一定程度上降低了信息的完整性、准确性。
（二）人事档案管理制度不完善随着社会的进一步发展，部分医院的人事档案管理制度相对比较滞后，并没有得到相应的完善，从而导致其难以适应时代的发展。比如，有些医院的人事档案管理制度没有得到及时更新，档案管理人员素质较低，随意删减资料信息；部分档案管理部门的考核标准比较固定，不够灵活，没有完全将档案管理纳入考核之中，从而影响了档案管理工作人员的积极性、主动性。
（三）人事档案管理方式落后受客观实际情况的影响，很多医院不重视人事档案管理工作，且医院对档案管理部门缺乏必要的资金及制度支持，从而使其信息化管理水平比较落后，相关计算机硬件及软件没有得到及时配置，管理人员主要进行手工记录，导致工作效率低下，人为因素造成的信息填写错误也比较多，影响了档案资料的准确性。
（四）档案管理人员素质参差不齐由于很多医院对档案管理工作没有足够的重视，因此也缺乏优秀的档案管理人才，且部分管理人员的业务素质、学历水平以及工作认知等都存在不同程度的差异。此外，个别医院人事管理部门的工作人员大多数是医护人员家属担任的，因其缺乏对医学知识、医院制度及人事关系变化的了解，也缺乏相应的人事档案管理的职业素养，从而降低了医院档案管理的专业化水平。
二、创新医院人事档案管理模式的措施
（一）要提高人事档案资料收集的准确性、规范性工作人员在收集档案的整个过程中，要提高自己的责任意识，确保所得信息的准确性、完整性，对医护人员的工作态度、个人素养及医德等都要尽可能的有所涉及，将其如实记录在档案中，进一步提高档案信息的真实性。此外，还要根据医护人员的成长经历、工作变化及职称等及时更新档案信息，使其学历、职称、论文创作及业务能力等信息及时归档，进而为医护人员的发展提供档案支持。
（二）建立健全医院人事档案管理制度医院要从制度入手，加强档案管理。要建立有效的考核机制、责任机制以及监督机制，完善人事档案管理制度的内容，并将信息收集、管理及归档等工作落实到个人，通过建立目标责任制，规范管理人员的工作态度，激起其工作积极性。加强档案管理的监督，利于档案管理的规范化；对管理人员进行定期考核，能够深化其责任意识，更好的为档案管理工作服务。
（三）实现档案现代化管理医院人事档案可以和信息化技术结合在一起，医院要加大档案管理资金的投入力度，完善人事档案管理信息系统，从而在根本上保证档案信息输入的正确性、真实性；同时，建立人员招聘及职务调动管理平台，能够在一定程度上提高人事档案的参考价值，发挥其作用。此外，医院要相应的完善档案室基础设施，为纸质档案的存放提供良好的环境，使档案资料免受环境的影响而遭到破坏。
（四）加强培训，提高档案管理人员的综合素质医院要注重引进优秀的计算机人才及档案管理人才，以便更好的提高档案管理的专业化水平；通过定期组织档案管理人员的培训，使其及时掌握档案管理的发展趋势，用先进知识为档案管理工作提供指导。提高档案管理人员的职业素养，增强其责任感，可以提高档案管理工作人员的积极性。
三、结语
传播学研究的一大特色是善于运用图像模式对传播现象进行描述和解释，引入模式方法为全面考察档案信息传播提供了很好的借鉴。本文结合前人的研究与自己的思考提出一个档案信息传播模式的构思。
一、传播的一般模式
模式实际上是对现实事件的内在机制以及事件之间关系的直观和简洁的描述，它作为一种研究方法，既可以表现静态的结构，又可以进行动态的描述，并且以一个独立的系统而存在。
最早的传播模式可以追溯到公元前4世纪的亚里斯多德模式，它扼要地提出了传播的五个基本要素：说话者、演讲内容、听众、效果及场合。而在传播学上具有奠基意义的传播模式是1948年哈罗德·拉斯韦尔提出的五W模式：Who，SaysWhat，inWhichChannel，toWhom，WithWhatEffect（谁，说了什么，通过什么渠道，对谁，取得了什么效渠）。然而，五W模式忽略了传播的反馈要素，仅是一个单向线性传播图式，事实上人类的传播活动并不是一个被动直线过程，而是一个复杂的、动态的，具有主动性、创造性和继承性的双向互动过程。因此，此后很多学者在五W模式的基础上提出了不少传播模式，如1954年威尔伯·施拉姆提出的高度循环性的奥斯古德——施拉姆模式，1967年丹斯提出了著名的螺旋模式，为某些循环方式无法描述和解释的传播现象提供了最好的图解。
由此可见，传播模式有一个积累、深化和发展的过程，其演变经历了一个从单向线性到双向循环，由要素性到结构性，由静态到动态，由简单到复杂的进化过程。这个过程是我们分析档案信息传播过程与结构模式的基础。
二、档案信息传播模式的构成
广义的档案信息传播包括档案馆（室）的档案信息传播活动和私人档案拥有者的档案信息传播活动。档案馆（室）的档案信息传播偏向于公共组织传播，而私人档案信息传播则倾向于人际传播。本文所讨论的档案信息传播活动指的是档案馆的档案信息的交流传递过程。
档案信息传播是一种特殊形式的传播，其传播活动本身既属于传播活动的大范畴，具有传播活动的一般规律，同时由于它的传播对象——档案信息是一种特殊的信息，其传播方式、活动规律无疑又具有自己的个性特点。因此，只有建立在共性与个性有机契合基础上的模式，才能反映出档案信息传播活动的规律和特点。
档案信息传播结构涉及到诸多复杂因素，这里进行的模式分析主要是考察其传播过程中一些基本的构成要素，它们足以形成档案信息传播模式的基本框架结构。档案信息传播的结构包括五个基本要素：档案信息源、档案馆、传播渠道、档案信息受众和反馈。这五个要素相互作用、相互影响、循环互动，共同构成了这样一个传播过程：
附图
1.档案信息源。即各种各样的档案资料，包括纸质档案、声像档案、电子档案等，通过档案馆有意识、有目的、有选择地收集进馆。
2.档案馆。在档案馆中，经过整理、鉴定、加工等常规程序将档案信息有序化，并根据实际情况，按照一定的传播方式传递给相应的档案信息受众。
3.传播渠道。包括公共组织传播渠道和大众传播渠道。档案信息传播者可以决定档案信息传播渠道，档案信息受众也可以根据实际情况、实际需要选择一定的传播方式获得相应的档案信息。
4.档案信息受众。不只是一般意义上的档案用户，还包括主动或者被动接触到档案信息的人。
5.反馈。档案信息受众对传播效果的反应信息反馈给传播者之后构成了一次传播流动过程，传播者根据受众的反馈信息做出相应的调整，然后又开始新一轮的档案信息传播。
在上述档案信息传播模式中，档案信息传播过程中的档案信息既可以进入大众传播系统转换为其他形式，从而进入人际传播、市场传播和公共组织传播渠道，也可以直接进入公共组织传播渠道。传播者在一般传播模式中主要是作为信息源的传播和报导者身份出现，而档案信息传播者既是档案信息的收集者、整理加工的把关人，更是承担市场及公共渠道档案信息传播活动的中介人。档案信息受众也比较复杂，既可以是大众传播的直接受众或消费者，也可以是公共组织传播的档案用户。不同的传播渠道和方式中的传播对象是复杂的、多元的，这是由传播途径的多元并存和传播对象存在的不同社会角色等方面因素决定的。受众的反馈活动是检验传播取得什么样的效果的重要环节，一般是由此构成档案信息传播活动再一次实现的一个螺旋过程，因此这种反馈具有循环性。
三、档案信息传播模式的分析
1.传播的起点
一般的传播模式都以传播者（个人或群体）作为传播的起点，传播者将已经准备好的信息传递出去，笔者认为这种传播起点是不适用于档案信息传播模式的。
近年来，档案数量的急剧暴涨与库房容量相对有限的矛盾一直困扰着档案界，为了解决这个矛盾，档案馆加大了鉴定工作的力度，并且提出了要介入文件管理流程进行前端控制，以保证在有限的空间内容纳最多、最有价值的档案信息。档案馆对档案信息源的鉴别、选择、收集工作成了一项重要而又艰巨的任务，理应是档案信息传播的起始。如果把档案信息源置于档案馆之后，人们很容易误认为档案馆的传播任务只是将已经收藏的档案信息传播出去，而档案馆对分散在社会中的大量的档案信息的选择、收集这项基本功能就突出不了了。
档案馆馆藏的质量是传播活动的基础，没有高质量的馆藏就不可能有好的传播效果。我国档案馆馆藏结构不合理是老大难问题，以这样的馆藏为基础进行的传播活动效果不理想是意料之中的事，因此，应当把档案信息源提前到传播者之前，强调档案馆的“把关人”作用，严格控制进入档案馆的档案资料的比例及质量，优化馆藏结构，为档案信息传播打好基础。档案馆一些中心工作的开展需要馆藏以外的信息，例如举办展览，光靠馆藏不够，必须搜集馆藏以外的信息作为补充。因此，档案馆深层次上的档案信息传播并不仅仅是将馆内有序化的档案信息传递给受众这样简单，其真正内涵应是将分散在社会中无序化的、有用的档案信息经过整序、加工之后传递给受众。
【2.传播渠道
档案信息传播的渠道包括大众传播渠道和公共组织传播渠道两种，以公共组织传播渠道为主。一方面，档案信息受众可以通过报纸、杂志、电台、电视、网络等大众传播媒介所公布的档案信息、档案信息的作用及利用档案的规章制度，接触、了解、选择档案信息，清楚档案信息的出处，了解利用档案信息的规章制度；另一方面，档案信息受众也可以亲自到档案馆，运用档案馆所提供的检索工具（案卷目录、全宗索引、分类目录、主题目录、专题目录等）查询馆藏内是否有符合自己需求的档案信息，并将查得的需求信息转换成信息代码，向档案工作者提出受传需求，档案工作者据此通过档案阅览、档案外借、制发档案复制件、制发档案证明或咨询服务等形式传播档案信息，也就是档案馆的利用服务工作。由此可见，档案馆在档案信息传播中担任中介的角色，是档案信息受众与档案信息间联系的桥梁，在社会档案信息资源无限扩大与受众个性化需求之间建立起对应的关系。
此外，在一般传播模式中，整个传播方向是单向式的，即受众在整个传播过程中对传播渠道是不具有支配性和选择性的，是完全被动的。而在档案信息传播模式中，在传播渠道和受众之间的箭头标志是双向的，即档案信息受众对传播渠道具有一定的选择性。对于档案信息传播者与受众之间的档案信息传递最终究竟是通过哪一种渠道进行，不仅传播者有决定作用，受众也有自己的选择空间，是由双方共同决定的。
3.档案信息受众
传播渠道的多元性也决定了档案信息受众具有数量众多、构成复杂、分布广泛、分散流动的特点，因为档案信息传播的信息是为大众提供的，大众的外延可以涵盖所有的人类社会成员，任何人都可以接受档案信息传播的内容。从可能性上讲，在档案信息传播的过程中，大众即档案信息的受众。但是，从现实上说，只有当大众介入档案信息传播过程，采取某种主动行为，比如去档案馆阅览室阅览档案、看档案杂志、参加档案工作会议等，才能成为档案信息传播的受众。因此，严格地说，档案信息受众是指档案信息的利用者和接触者。
一直以来，档案界将档案用户视为档案信息受众的全部，事实上，档案用户只是在档案馆以阅览、复制、摘录档案信息或者制发档案证明等形式使用档案的直接利用者，而在档案公布、档案宣传、档案编研产品的发行、售卖工作以及在大众传播媒介中接触和阅读档案信息的人应当也是档案信息的受众，因为通过与档案信息的接触，接触者的态度和行为也可能会有所改变，从而产生不同的档案信息传播效果。因此，根据传播渠道的不同，档案信息传播的对象可分为大众传播的直接消费者和组织传播的公共利用者，具体来说，既有一般意义上的档案用户，也有观众、听众、读者、网民等等。
4.反馈
传播活动的最后结果就是受众接收到信息，并取得一定的效果，不论是好是坏。但是，如果受众不把取得效果的信息回传给传播者，传播者就不知道自己的传播最终有没有取得预期的效果，这样的传播过程是不完整的，因此，一个完整的传播模式必须建立一个反馈信息机制。笔者在所提出的档案信息传播模式中也把信息反馈作为其中一个基本要素。
信息反馈是档案信息传播后所产生的信息回流，是检验传播活动效果的重要环节。由于传播渠道与受众的多元性，档案信息传播的反馈活动同样具有多向性和复杂性，除了反馈到传播者——档案馆，还会反馈到传播渠道中的大众传播组织——报纸、杂志、电台等。相对来说，向大众传播组织的反馈一般是迟滞性的，而向档案馆反馈则是直接性的，一般由此构成档案信息传播活动再一次实现的一个螺旋过程，因此这种反馈具有循环性。
档案信息传播的反馈信息的内容是多方面的，可以是告诉档案信息传播者应该继续传播，也可以是要求档案信息传播者改变或者纠正原有传播内容或传播方式，然后再进行传播，或者是要求停止传播。档案馆根据相应的反馈信息，采取相应的措施以改进或提高原有的传播内容或方式，定能取得理想的传播效果。
四、结束语
构建档案信息传播模式，是使档案信息传播研究适应传播现实变化的一种尝试，在帮助了解档案信息传播过程的同时，揭示了各要素之间相互联系、相互制约的关系，从中获得对档案信息传播活动宏观地把握和全面抽象。尽管本文所提出的档案信息传播模式比较简单，但已抓住了问题的主要方面，突出了档案信息源、档案馆、传播渠道、档案信息受众、反馈等档案信息传播的基本问题。通过这个模式我们能够简明又清楚地了解档案信息传播的结构和过程，了解各要素之间的相互关系。
【参考文献】
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1.管理理念滞后。管理观念落后，导致管理制度无法创新。普遍存在着部分领导对档案管理工作认识不够，没有将管理工作列入工作日程。存在重视管理、疏于利用的现象。使人事档案平时不受重视，关键时刻方显其重要的现象。落后的管理理念，造成了不完善的管理制度，使管理工作缺乏政策依据，有些仍然沿袭过去的管理制度。制约了档案管理工作的正常运行，档案管理制度丧失了创新性。
2.对人事档案管理的重视程度不高。长久以来，企业内部分领导对人事档案管理工作的认识存在一定错误，最重要的就是对于人事档案管理工作认识不全面。认为档案管理工作只是简单保管人事档案，与单位的其它事物相比，没有必要花太多的精力在它上面。只要做到不丢失文件，不泄露职工档案秘密，在档案外调、查档时能够应付过去就行了。更有甚者，认为管理档案只是一些档案部门应该管理的事务，完全没有将档案工作放在心上，从不过问档案管理工作的情况，没有意识去管。
3.人事档案以及人事分档存在的一些问题。对制度进行改革后，当利用人事档案时，却存在有部分职工档案缺失甚至断档的现象。这些情况主要就可以划分为下面三种类型：第一类，人才流动性增强，但很多人的档案并没有随人员的流动而转移。人事档案仍然存放于原来的工作单位。并且由于职工的离开，档案管理者不再更新此人档案，使其离开后的所有经历无法被记录，致使有些职工档案不具有连续性。在毕业后的实习单位有一定的档案记录，但是在员工从其他单位到本单位这一段时间没有记录。主要原因是员工从原来的单位辞职之后，档案没有更新，存在断档现象。第二类，企业引进人才后，很少查看人事档案，上级领导也是根据个人的实际工作业绩对员工进行考核。在人才市场找工作时，将人事档案放在人才市场，但得到职位后档案仍然放在人才市场，使得以后的记录也是空白，这也会导致档案断档。第三类，随着社会经济的不断发展和进步，尤其是在对人才进行市场化之后，人才流动性越来越强。越来越多的人从以前的单位固定制变成了社会流动人才，导致人档分离的现象越来越严重，不用人事档案的人越来越多。并且很多公司企业对档案不做要求，更加恶化了这种现象。
4.管理质量不高。管理质量低，导致无法有效使用人事档案。受传统观念中偏重政治、轻视业务的影响，许多企业的人事档案缺乏个人色彩，有相当大一部分的人事档案管理仍然只记录传统信息。比如我们经常看到的政治面貌、受过何等奖励或处罚情况等，忽略了对人才类型的反映，管理才能的介绍，技术专长的透析。缺乏对个人特征的具体描述，存档内容不够实用，难于创新；没有及时对人事档案的收集和补充，缺乏主动性，没有一定的制度约束。或者在收集和鉴定时没有充分落实到位，降低了人事档案的可信度。除被动记录的原始信息外，其他信息无法被充分利用，导致人力资源的浪费。5.信息化程度不高。科学技术不断进步，计算机科学的飞速发展，人事档案管理信息化已成为必然趋势，人事档案信息管理系统已得到普遍采用。但关于信息化管理仍有很多技术方面的手段等待着被挖掘并且得到利用，首先在对人事档案进行管理的时候还没有大规模使用计算机技术，这些都会导致管理效率的下降，并且还会浪费一定的资源。
二、改进档案管理
1.解决收集人事档案。为使人事档案能够真实地反映一个人全部情况，人事档案的管理部门通常要用人事部门来收集各位职工的职位任免、工作调配情况、职务评聘、培训、工资待遇情况，对于能够反映职工德行、能力、勤勉、成绩的文件资料进行综合考察，不断地对档案的内容进行充实。对于收集而来的职工档案资料，首先一定要经过仔细鉴别，通过多种渠道核对，记录进人事档案的信息应该准确并且真实，信息填写完整、字迹清楚，填写时所记录的对象必须明确，有很完备的手续，具有很高的保存价值。一旦有的信息材料不属于归档，就不得擅自对材料进行归档处理，需要经过鉴别确认、讨论后根据相应情况进行处理。
2.整理人事档案。对档案进行收集之后，人事管理部门的管理人员就需要对收集的档案和材料进行归类和整理，并按照在职职工、离职退休职工或者是辞职人员严格进行整理和分类并按照一定的规律编号、入柜。同时应该对人事档案建立科学合理的统计和登记制度，对不同类的档案建立相应的档案名册。固定时间对档案进行检查核对，必须做到名册编号与档号一致。如果检查过程中发现问题要及时解决，如果问题较严重，还可以制定相应的政策防止此类问题再次发生。并且要严格落实保密制度，确保个人档案的安全和准确，不得因个人原因泄露他人资料，危害他人权益。当整理校验相关人事档案材料时，如果发现不需要归档的材料，必须填写关于档案材料管理的清单，并向相关部门领导报告，请求审查和批准。在销毁时必须由专人负责销毁，并需有专人监督。
3.改进人事信息管理质量。只有将信息管理的质量进行提高，才能给各个高校的教职工人员提供好的服务，事实上人事档案的管理工作是一个对专业性要求很强的工作，并且目前各个高校的信息技术在不断快速的发展，及时提高人事信息管理的质量对于整个高校的教职工人员来说都是一件比较重要的事。各个高校的人事管理部门就应针对自己高校的需求，将档案的收集、管理和整理作为一项重要任务。除此，还要特别重视对人事档案进行开拓收集，因为开拓性质的收集能够使得整个人事档案里面所保留的信息更加有用。同时在对人事档案进行科学的保管及规范的整理的基础上，还要对于人事档案的信息资源进行积极开发，可通过局域网机建立的方式，在信息和网络的平台上面，为人们提供更好的服务，并且为高校在教学的改革方面起着重要的作用。
4.提高整体档案管理人员的自身素质。随着科学技术的不断进步，技术不断更新，人事档案管理信息化已经得到了大家的普遍认可。计算机水平也在飞速发展，人事档案管理由人工化向数字化过渡已是大势所趋，这也是社会进步所要求的。这就要求从事人事档案管理工作的人员素质较高，最好选择作风优良、有责任心的党员参与人事档案管理工作。而相应的管理部门应该定期或不定期对相关人员组织业务培训，不仅仅让他们学习先进的知识以及管理方法，开阔他们的眼界，拓展思路，更要培养他们的责任感，让他们在未来的工作中发光发热。
5.人事档案的鉴定与销毁。大多数集团公司的公司规模较大，拥有较多的人事档案资料，但库房却十分有限。大量的人事档案资料堆积在管理的库房里面，给档案的管理带来很多不方便，降低了档案管理效率。为缓和这种现象带来的后果，对个人档案的鉴定及销毁做出了以下规定：一旦发现不具有保存价值或者按规定属于销毁处理的档案材料时，必须经由相关领导的确认批准，才能对人事档案材料进行销毁。如有死亡或失踪人员，档案就交由档案中心进行15年保管。如果在15年后无人领取，可报请集团相关领导，得到审核同意后才可进行销毁。对企业、对国家、省有过特殊贡献及国家、省和市级模范人物死亡后，其档案仍然保存在档案中心。如果人事档案材料鉴定不及时或销毁工作没有完成得当，就会影响企业的档案管理工作，同时还给相关人员造成很大的负担，也会成为人事档案管理工作进入现代化的阻碍。
三、结语
