时间：2023-03-20 16:24:02
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论文摘要：声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。
声像档案是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。
随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就兰山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着“一硬一软”的现象
“一硬”是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有3个单位没有声像设备，仅占2％，98％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达971台（架）。从总体讲，声像设备可算比较“硬”。“一软”是指声像设备管理之乱。有27个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占17％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了“硬件硬、软件软”的现状，而且“软”的方面直接影响了“硬”的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着“一强一弱”的现状和两种误区
摄录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着“一强一弱”的现状。“强”表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是“强”的一面；“弱”表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属“自”。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是“弱”的一面。
事实证明，摄录人员“弱”的一面影响了“强”的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是“亡羊补牢”了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是“一盘带子反复用”，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、管理状况“喜”“忧”悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6.8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
4、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今天的尴尬局面。
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（三）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。
1．1声像收集工作滞后在城市建设拍摄的过程中，由于建筑种类众多，往往需要分部门拍摄。但是在拍摄结束后却缺少统一将照片及时收集汇总的部门，并且在拍摄过程中的部门大多是业务部门，其随机性非常强，在统一归纳照片时，档案形成部门对于照片的具体拍摄时间、图片内容以及录像的数量等都不好把握。这些收集起来的声像资料虽然能够交给档案部门，但是档案部门却不能非常系统的对这些资料加以总结、归类。收集声像资料方面也是档案部门的苦差事，由于缺乏统一的管理部门，只能由档案部人员向各个工作人员手中讨要资料，工作往往处于被动状态。
1．2资料保管难许多单位中制度混乱，声像档案形成部门需要查阅以前的声像资料，为了查阅方便，他们宁愿将部分档案长期放在自己单位甚至承办人手中保管，往往不愿意将已经形成的城市声像资料交到专门的城建档案管理部门进行统一管理、研究。但是因缺乏档案管理专业人员及专门的场所，档案极易发生丢失、损坏问题。这样保管，一方面增加了档案的分散性，不利于统一管理;另一方面没有专业的人员管理，档案管理工作缺乏应有的科学性，不便于发挥其最大的价值。此外，一些档案形成部门由于经费不足，相应的恒温、恒湿且防磁的保存环境缺乏，久而久之部分档案也将出现不同程度的损坏。况且在档案形成部门经常将会有无法及时归档处理的图片，图片上的文字会逐渐变得模糊，由此便不能及时理清其中的来龙去脉。
2规范城建声像档案管理工作的有效策略
2．1健全相关管理制度相关管理制度的建设应全面予以展开，不但要严格的要求相关工作单位，对于普通的民众也应使其意识到城建声像档案管理工作的重要性。首先，宣传上要强势，提高大家对城建声像档案收集管理工作的认识。可以通过电视、广播、报纸等途径，大力向市民宣传城建声像档案管理工作的重要意义，保证大多数城市居民都能受到城建声像档案管理的常识性教育。其次，手段上要严格，使收集完整规范的城建声像档案成为做好工程建设管理工作的必备条件。要进一步强化城建声像档案管理工作有关法律法规的实施，通过一定的手段予以落实、实现保障。针对档案建立过程中出现的声像资料收集困难这一现象，必须通过严格的制度加以约束，明确城建声像档案不规范、不齐全的不能给予竣工验收，不能给予结算工程款，从而保障档案管理部门能够将实际收集到的各部门信息归档，避免造成信息的丢失，减少档案制作所需要的时间。再次，制度上要规范，以管理的规范确保城建声像档案资料的规范。对于档案形成部门与档案管理部门造成的档案声像资料保存分散的问题，相关监督部门必须严格监督，各个单位要建立起统一的、安全有效的管理制度，逐渐改善城建声像档案的保存环境。在各单位逐渐形成完善的信息采集、拍摄、信息收集和整理归档的完整流程。在进行城建声像档案管理工作的管理制度的过程中，也必须采取相应的奖惩措施才能保证各项制度的顺利实施。
2．2改善城建声像档案的保存环境由于城建声像档案中包括图片、图形、声像等资料，所以，对于保存环境的要求也是比较严格的。城建声像档案保存的地方，应当能满足一定的要求。对于档案中的声像资料必须要在声像柜中单独保存，同时应当注意远离光线以及磁场等物质。改善城建声像档案的保存环境，能够延长声像档案的使用寿命，在实现城建声像档案集中管理的过程中也是非常关键的一步。
2．3提高组织工作人员的专业素质要想使城建声像档案为以后城市的发展做出贡献，前提是有高质量的声像档案。要想收集出高质量的城建声像档案成果，首先要有具备高素质的工作人员。因此，应培养出一批高素质的技术人员，在城市建设声像拍摄的过程中抓住重点拍摄。同时为技术人员提供良好的工作环境，鼓励其进行钻研，使得一批高素质、高水平的工作人员脱颖而出。其次，为技术人员配备精良的设备，增强技术人员的工作热情，培养出其责任心与使命感，为城建声像档案制作做出贡献。再者还应当培养一批高素质的管理人员，既能对城建声像档案实施科学有效的管理，同时又掌握着先进的现代化技术。第四，要强化好各部门之间的合作意识。对于城建声像档案的管理工作应该是一个完整的流程，在这个过程中的任何一个环节都是至关重要的，只有各部门加强联系与合作，才能使得城建声像档案管理工作更加顺利的进行，为城市的进一步发展提供最为真实的参考。
3结语
（一）建设目标
声像档案信息化建设是适应声像档案工作标准化、规范化、信息化管理的发展需要，是以专业管理软件为核心，对声像档案信息资源进行集中有效管理，通过网络方式相互连接和提供利用，实现声像档案信息的资源共享；档案网络化系统，它是一种互动的，提供分散于不同部门或地区的声像档案信息资源的有效利用管理平台，实现声像档案资源数字化、数据传递网络化、信息服务快捷化，最终实现声像档案的立体管理及各档案部门数据及时收集归档为一体的管理模式，从而全面提升的声像档案为宣传报道服务、更广泛的交流信息、深入科学研究、提升声像档案艺术欣赏价值。声像档案的数字化管理工作最终应实现以下目标：
1、在全市建立统一的声像档案管理系统。
根据目前声像档案信息化发展趋势结合本馆自身特点站在统筹全市城建声像档案信息化发展工作的高度，开发出一个安全、灵活、高效的声像档案管理系统，用于本馆及下级单位。
2、在本馆上搭建起声像档案管理和服务平台。
建立物理集中及客户端工具分离的方式，面向各下属立档单位提供声像档案管理和利用服务，充分体现“智慧档案”的管理理念；
3、将系统建设成与本市城建信息化建设总体战略目标相协调的服务平台。
系统建成后，应实现声像档案接收一体化、声像档案归档网络化、声像档案管理自动化、声像档案借阅便捷化、声像档案资源社会化的目标，使声像档案信息资源更好地为本市的现代化建设发挥更大的作用，为全社会提供更加优质的服务。
（二）声像档案综合管理平台应满足档案数字化管理工作的核心要求
声像档案数字化管理系统，核心的业务过程可以包括三个环节：
1、声像档案入库流程：
将声像档案采集导入到eRhea系统，档案著录编目审核、资料生命周期管理流程，包括采集导入、编目著录、审核三个环节。
2、档案存储管理：
视音频资源导入过程中同时生成两路不同码率素材，同资源可以在导入完成后由系统后台调用Service进行浏览码率的生成。资源后，可以手动或者按照迁移策略将资源迁移到数据流磁带机/库中进行归档/备份存储，同时有资源源格式输出需求时，归档系统自动从近线带库回迁资源到在线供输出。
3、声像档案再利用流程：
用户可通过资源管理页面或者全文检索定位到需要的声像档案资料，可以在线预览相关档案资源，从页面发起资源下载或者导出请求，对于在线资源可以直接通过页面下载，对于受限（需审批需准备）资源可以发起下载申请，发起下载导出请求，审批通过后或者资源准备完成后，通过页面或者专业声像处理工作站下载导出。
4、系统架构
系统功能主要从声像档案管理模式、来源导入、再利用、系统管理及第三方接口等方便说明系统功能。整体系统支持在单位局域网中进行部署，整个架构在千兆局域网中。前端工作站包括声像处理工作站、非编工作站、著录管理工作站和检索查询工作站，系统部署于现有办公局域网后，整个办公网办公机器亦可以查询检索声像档案。系统后台服务器包括应用服务器、数据库服务器、转码服务器、在线存储和数据流磁带归档系统等。后台服务器系统可以集中部署核心机房，并且可以根据规模和预算进行虚拟化部署。声像档案系统是一个专门为声像档案管理设计的一个应用平台，在功能涵盖声像档案管理的全过程：声像档案数字化（视音频采集）、声像文件智能处理、声像档案整理编目（立卷和归档）、声像档案利用（借阅与查询、视频再制作）、声像档案编研制作、声像档案交换、声像视频长期归档安全管理、声像档案统计等辅助管理（统计、接收、移交）、系统管理等。所有考虑应用环节较多，应用流程具有一定的特殊性，其体系架构必须以档案应用为出发点，以实现声像档案管理过程中高效可靠的应用。
二、声像档案数字化管理工作价值分析
（一）有效改善档案管理工作现状
声像档案管理系统的建设将促使与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛应用，从而将会促使档案管理理论、声像档案管理技术和方法的变革，并且通过最大程度的实现声像档案信息资源的有效利用和共享，发挥声像档案信息的增值作用，彻底改变档案封闭、半封闭的状况，从而实现档案事业的跨越式发展，进一步发挥和提升声像档案工作在本单位中的作用和地位。从声像档案管理角度看，声像档案管理系统建设可为声像档案管理人员提高工作效率。从声像档案利用角度看，声像档案管理系统可为档案利用人员提高工作效率。以前，为了查一些声像档案需要与一些设备连接才可以查看，有了该系统，即使没有读取查看声像档案的设备，也可以直接进行网上查找和浏览。同时，声像档案管理系统可以实现资源共享，用户只需一次交互操作就可以找到自己所需要的信息。另一个方面，声像档案相对于纸质载体档案而言，有着自身的特性，例如：直观的形象性。收集、保管的特殊性、是其他载体档案的必要补充。
（二）降低了整个系统的运行维护成本，高质高效地开展信息服务
2收集难。主要是多门拍摄，收集上难以控制。拍摄多为业务部门，随机性强。档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不好掌握。这些档案即使交给档案部门了，也是星星点点，很不完整。在收集上，档案人员常常叫苦连天，工作往往处于被动。个别人曾在调离工作时，连同自己拍摄的工作照片也一同卷走，还说这属于个人知识产权。
另外，目前由于声像档案载体材料成本较高，而且，属于“账外”档案，不易控制。许多城建声像档案形成部门，出于使用便利，不愿将其无偿交给档案部门管理，而往往从个人实际工作需要出发，对声像资料任意处置，致使照片底片损伤或丢失，录像制品也因多次使用，将其中一些珍贵资料内容丢失。加之保管条件等原因，这部分档案正受到不同程度的损坏。
3管理难。一方面，体现在保管上的分散性，另一方面，体现在管理上的不科学性。首先，一些单位在城建声像档案资料形成和管理上各行其是，散存在各业务科室，档案不能实行集中统一管理。其次，一些单位形成的城建声像档案不能及时归档，久而久之，面对一堆照片，没有人能说清来龙去脉。照片说明，不是缺时间，就是缺内容，造成整理上的不规范，也给日后查找利用带来麻烦。由于底片需要单张保存，加印费用较高，许多单位索性不存。再有，照片档案装具规格通常固定，而实际照片大小、形状不一，使整理工作停滞。
二、解决集中管理难的对策
上述问题种种，其原因主要是由于各级领导及有关人员对此项工作的重要性和紧迫性缺乏认识。因此，我们要紧急呼吁那些形成城建档案的各有关部门把收集、保管和利用好城建声像档案当作一件大事来抓，尽量避免和减少这部分档案人为的流失，以保证档案内容的齐全和历史记录的完整。解决问题的具体途径是：
1执法建制守规范。
收集与管理城建声像档案的难度主要在一些单位和个人不受行政命令制约，档案部门无法控制。《档案法》的实施为解决这个难题提供了合法依据。它明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。因此，各单位应根据实际情况，建立各项规章制度，层层抓落实。要将“依法治档”宣传到有关部门和具体人员，确保国家档案的齐全和完整。
2领导重视是关键。
解决声像档案集中管理难，首先要解决领导认识问题。要认识到城建声像档案能形象地、真实地记录城市建设发展的各个方面和不同历史时期的历程，具有一般文字档案所不能替代的作用，对现实和历史有着重要意义。因此，领导要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益和长远利益看待这一问题，并且将这项工作纳入单位管理工作日程，提供必要的物质支持。那种只重建设项目的结果，轻形成结果过程；重企业有形的经济效益，轻社会无形的历史影响的短期行为是不可取的。
3人、财、物是条件。
要想从根本上解决收集与管理难问题，没有与之相应的人、财、物，就会成为一纸空谈。第一，应选派有责任心，懂拍摄技术的同志担任此项工作。第二，在经费使用上应给予必要的保证。第三，添置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。有条件的单位，可通过光盘保存声像档案，这样提供档案更便捷，保存更耐久。另外，档案业务主管部门，应具体研究解决特殊规格照片档案装具问题，以满足档案整理和保管的需求。
4前控工作是手段。
收集工作具有机动、灵活、拾遗补缺的作用，应当受到重视。档案部门除加强平时收集照片、录像档案外，还应处理好与形成档案的各业务部门之间的关系，向有关人员及时了解信息，查询照片档案的去向，并做好有关人员的思想工作，尽可能的把散存在个人手中的照片收集起来，集中保管，更好的发挥其利用价值。
另外，还应做好收集前必要的登记和鉴定工作。如，凡为工作照相的，照后都要将照片和底片一并交由档案室统一保管。否则，不予报销。
5部门配合共同管。
[关键词]高校声像档案;数字化;管理策略
随着现代科技的高速发展，档案管理越来越多地引进了新材料和新技术，档案载体也随之发生了重大变化，形成了除传统的文书档案外的照片、影像带、录音带等多元化载体的声像档案。面对数量和种类不断增加的高校声像档案，如何更好地保护和利用这些档案、发挥其有效价值，是我们不能回避的问题。
一、高校声像档案数字化的概念和意义
本文所指高校声像档案是指高校在从事教学、科研、管理等各种社会活动中形成的、具有保存价值的、以不同材料为载体的、辅以文字说明的历史记录，包括照片、影片、录音带、录像带、光盘、磁盘等。声像档案是高校档案的重要组成部分，它通过影像和音色栩栩如生地再现重大活动中的现场，真实地反映高校教学、科研、管理等工作成果以及高校的发展变化，其展现历史的独特魅力，是文字档案不可替代的。其具有生动形象的历史凭证、工作查考、宣传教育等功能，具有重要的历史价值和现实价值，更是馆藏档案的珍藏品。[1]声像档案数字化就是把图形、影像、音视频等各种载体的档案资源，通过一系列的技术手段转化为计算机可识别和处理的数字形态的信息，并对其加以存储、组织、检索、维护的过程。这些技术手段包括计算机存储技术、数据库技术、数字摄影技术、多媒体技术等。声像档案数字化是档案信息化的重要组成部分。数字化已经成为媒体发展的一个趋势，其基础就是计算机、多媒体、网络、存储和压缩等技术的发展。[2]解决高校声像档案长期保存问题的有效手段就是将其数字化，特别是将传统声像档案数字化，此手段一方面可以减少对原件的使用，有效保护传统声像档案的原貌；另一方面，可构建一个数字化馆藏声像档案资料的信息库，在网络上进行传播，实现声像档案资源的有效利用与资源共享。高校声像档案数字化有利于充分发挥高校声像档案的价值，拓宽为高校各项管理的服务渠道。
二、高校声像档案数字化管理问题分析
（一）复杂多样的声像档案存储载体。保存音频、视频等声像文件的载体种类多样。声像制品有非出版物、出版物及复制品，采录技术复杂；声像记录的载体形态繁杂，如照片、影片、录音录像带、光盘等；声像制品的信息分类繁复，具有不同民族、地域、艺术特征、历史背景等。因此，对传统声像档案的数字化管理难以实现档案信息全面兼容。（二）声像档案的原生态性保持困难。录像带、录音带等存储介质容易受损，影响原始档案信息质量。在声像档案的数字化过程中，要正确处理档案修复措施和开发制作手段之间的矛盾，应把重视修复放在首位，以积极且慎重的态度，保持声像档案的原生态性。在一个兼容的容灾数据存储系统中，存放经过非压缩的高质量转换的音视频计算机数据文件，完全可以满足对于声像信息的“原生态”素材的长久、完整、安全保存和保护的要求，同时也满足方便利用的要求。（三）兼具前瞻性和全局性的管理系统建设。由于IT设备（包括网络设备）的更新速度和贬值速度极快，因此对待管理系统的前期设计必须慎重，避免由于计划、设计不周而造成的重复投资和无效劳动等浪费。对管理系统、在线存储系统以及异地的容灾存储系统、相应的网络设施升级，必须预留充分的发展空间。同时，必须把声像档案数字化管理工作置于数字档案信息管理服务的系统化与网络化、信息编辑转换流程的标准化与规范化轨道，始终密切关注相关学科领域的最新发展。（四）数字化处理技术的先进性和可靠性选择。可靠性越高的声像档案信息，对诸如回放设备、软件等读取信息手段的依赖性越小，其生命力越强，则价值就越高，而能满足这个条件的恰恰是成熟而可靠的技术。因此，包括模拟设备和数字设备在内，最好的不一定是最新的技术，而经得起时间考验的普及型成熟技术才是可取的。[3]
三、高校声像档案数字化管理策略
（一）存储策略。声像档案数字化后需要实行多元化存储。由于软硬件的经常退化更新，导致数据格式也经常更换，将档案数据从原存储的物理存储介质转移到新的或稳定性更高的物理介质上就是声像档案数字化管理的存储策略。这种转移并不是简单的数据转移，而是将数字化的声像档案制作一个备份文件存放在新的储存媒介上。档案备份后实行远距离异地存储，异地存储既可避免存储介质因人为损坏或自然灾害而危及声像档案的安全风险，也可避免因霉变、污迹、介质层间开裂等原因导致的声像档案无法读取。存储策略是为保证在当前的软硬件系统中可以存取利用数据资源。[4]如此数据转移行为具有周期性，被转移到相关储存介质上的数据保存直至该储存介质技术退化后，就会经历下一轮的数据转移。在不断的数据转移过程中，特别是在格式转换过程中，一些数据的遗失不可避免。所以，需对数据转移过程进行必要的流程监控和质量控制，同时，为保证数据的准确性和完整性，还需对其相关的背景元数据加以保存。[5]（二）技术策略。高校声像档案管理不可避免的挑战之一是技术问题。选择技术策略时，首先，为防范声像档案数字化转换过程中数据丢失等风险，可以参考IASA制订的TC-03技术标准、《数字音频的产生和保存指南》、《中国数字图书馆标准规范》等，在声像档案数字化过程中，要注意数据的保存格式和系统选择，以降低转换风险。其次，声像档案数字化管理技术的探索并不是把声像档案数字化就一劳永逸了，使用方便是声像档案数字化后的最大优点，但最大弱点是其数字形式相当脆弱，需要探讨保护技术和参考技术保护方法。因此，需要参照《电子文件管理系统通用功能要求》来设计声像档案数字化管理系统，并且需要进一步探索和研究系统的功能模块设计、元数据的设计与处理流程、信息获取环节的设计等诸多细节，以保证声像档案数字化管理系统的质量，最终达到声像数据的长期应用和保存的目的。符合标准的声像档案数据保存系统，是实现数字声像档案长期保存的前提。完全公开、可扩展、标准化是在选择保存格式时应遵循的原则。完整的格式规范应全面公布，并形成真正的国际标准。[6]（三）鉴定策略。必须根据《电子文件归档与管理规范》的要求，对声像档案进行检验和审核，以确保声像档案的真实性、完整性和有效性。第一，对声像档案的内容进行严格挑选，评估其重要性，即对声像档案的档案价值及持久价值进行鉴定。第二，对声像档案的格式进行校验，检查是否保存未压缩或无损压缩的格式，以保证声像档案的原真性。第三，对声像档案所确定的保密级别、保管期限和保存要求进行鉴定。参照同类内容的纸质文书档案的国家管理规定，根据声像档案所记载的内容来确定声像档案的保密级别和保存期限，并对声像档案的信息进行及时地更新或转换。（四）保管策略。对声像档案数字化要定期检查登记，同时注意做好声像档案的数据转换工作。由于软件和硬件技术更新快，旧的技术被淘汰，而数字声像档案必须在相应的系统环境中才能得以利用，所以声像档案数字化管理操作系统与应用软件要进行同步保留和及时备份，最好能做到播放设备同步配置且同步维护。（五）检索策略。建立声像档案数字化管理信息检索系统，运用语音识别及人像识别技术，将既能够全面准确地反映声像档案音频信息，又与特定声像档案相对应的信息均录入系统，如讲话者的姓名、讲话的时间和地点、讲话底稿、内容摘要、录音文稿等，便于使用者查找关键信息，提高声像档案信息查询的准确性与内容快速检索的便捷性。（六）开发利用策略。运用科技手段对声像档案进行数字化处理和深层次加工，同时加强网络化建设，实现馆藏档案信息资源共享，提高声像档案的使用效率。档案利用人可以通过网络平台，快速查阅并及时利用学校的发展历史、校友名人伟绩、教育教学等所需的声像档案信息。比如，将记录了学校发展的校庆、文化庆典等声像资料进行数字化后，在网上建立校史展览专题；将高校名人、专家和优秀毕业生的档案和取得的成果及其在校时的音像资料进行数字化后，在网上建立学校名人堂、教学名师风采等专栏。通过对声像档案数字化及其开发与利用的现代化建设，挖掘声像档案内涵，展示学校发展的辉煌成就和对未来发展的展望，激发全校师生的荣誉感、使命感和责任感，为发挥声像档案的再教育功能搭建平台。[7]
作者:梁骁 单位:贺州学院
[参考文献]
[1]马丽,程俊睿.历史声像档案数字化建设存在的问题及对策[J].管理观察,2015,(01中旬).
[2]杨洁,周铭,马丽.近十年高校档案馆声像档案数字化研究综述[J].云南档案,2015,(01).
[3]张美芳,马丹宁.声像档案数字化抢救中存储与长期保存策略的研究[J].数字与缩微影像,2007,(01).
[4]李宁.关于提高声像档案保存与利用效果的措施[J].北京档案,2011,(03).
[5]张美芳.国外声像档案数字化进程对中国声像档案保存的启示[J].数字与缩微影像,2013,(03).
关键词：声像档案；档案管理；管理工作
Abstract:Theacousticimagefileisreferstothestateinstitution,theSocialorganizationaswellasinisengagedineachkindofactivitytoformhasthepreservedvaluepicture,thenegative,themovie,thephonographrecord,therecordingtape,therecordingtapetothecountryandthesocietyandsoondifferentmaterialisacarrierpersonally,byphantom,soundprimarily,andauxiliarybywritingexplanationhistoricrecord.Theacousticimagefileisaunitfileimportantcomponent.
keyword:Acousticimagefile;Recordsmanagement;Supervisorywork
前言
随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、声像档案管理存在的问题
（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象
"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。
（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区
摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。
调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。
事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。
（三）声像档案管理混乱，问题复杂
1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理
调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。
2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档
声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。
3、保管条件差，声像档案难以长久保存
声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！
4、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡
调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。
5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏
区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?
6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重
众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。
二、加强声像档案管理工作的对策及建议
（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视
搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。
（二）加强监督，分类指导，注重业务培训
针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。
（三）加强管理，制定办法，狠抓制度落实
要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。
（四）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。
（五）结合实际，创造条件，力求妥善保管
从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。
关键词：大学生诚信档案构想
一、建立学生诚信档案的可行性
（一）建立大学生诚信档案有成熟的社会环境
教育部2001年首次建立学生高考电子档案并作为纸介质档案的辅助，高校实现了网上远程录取；2005年首次将考生考试诚信记录记入考生电子档案，考生的诚信记录载入学生的学籍档案。教育部的这些举措告诉我们：大学生的诚信记录将成为学生个人在社会上的“通行证”，已不再是一种构想，它正在变成现实[1]。
国际社会对诚信的要求是非常严厉的，对失信者的处罚力度也是相当大的。在一些发达国家，个人信用档案制度非常完善，当个人需要求职、贷款等服务时，提供服务的单位首先要查看个人诚信记录，发现有失信记录，你将寸步难行。我们国家对档案材料有很高的认可程度，只要涉及、了解并证实个人履历等方面的情况，都习惯查阅相关人的个人人事档案，档案的原始性和凭证性是任何东西都不能取代的。
（二）建立大学生诚信档案的重要意义
大学生诚信意识的淡漠和缺失，迫切要求建立大学生诚信档案。由于社会价值观的多元化，社会、学校、家庭对道德教育的弱化，以及法制不健全、竞争无序等因素的影响，大学生的诚信意识的淡漠，诚信行为的缺失，成为了非常普遍的现象，考试作弊、跑分要分、擅自更改学习成绩;利研数据造假、抄袭论文和作业;恶意拖欠货费和国家贷款;利用网络侮辱、欺诈他人，发表不负责任的言论;为评优、入党、谋求职业制造虚假材料等等[2]。建立大学生信用档案，将学生的诚信记录作为其学生档案的重要内容，也是对学生学籍档案的重要补充。
将学生入学时的学籍档案作为学生个人诚信档案的载体是一种有效途径。大学生进入大学校门以前就建立了自己的档案，随着校园生活的开始，档案的内容也在不断充实。在档案中再加上个人诚信记录的内容，这样既符合我国国情，实行起来比较容易。在学生的学籍档案中增加个人诚信记录的内容，是对大学生个人档案的进一步完善，也是建立社会主义市场经济的客观要求。
二、大学生诚信档案的主要内容
我们借鉴一些有益的经验，建立一种开放式的大学生诚信档案。大学生诚信档案可视为学生的第二身份证和社会的通行证，诚信档案的设计因地制宜，但一定要能体现学生诚信的基本情况。总体上讲，必须包括三个方面的诚信内容：学习诚信、经济生活诚信、求职就业诚信[3]。参考国内其他高校的做法，高校学生诚信档案应包括以下五项内容。
（一）学生诚信承诺书
学生诚信承诺书是根据《公民道德建设实施纲要》和高校《大学生诚信行为规范细则》编制的。是学生在校期间对自己的行为的一种慎重的承诺。学生自愿的在诚信承诺书上郑重地签写自己的名字，践行自己的承诺，并愿意接受监督。
（二）学生个人基本情况信息表
该表主要反映学生的基本信息，包括姓名、性别、籍贯、政治面貌、所在学院、专业、父母详细地址、身份证号码、本人联系方式（手机、E-mail、QQ号）、父母联系方式（姓名、工作单位、住址手机、座机、邮编和月收入）。
（三）学习诚信评价
主要记载着学生入学以来参加各种学习、考试、借阅等活动中相关情况的诚信评价。包括奖学金（国家和地方）获得情况、计算机等级（二、三级）是否考试通过、英语（四、六级和专业八级）是否通过、有无考试违纪、处分情况、体育成绩、是否保研（或读研学校）。
（四）经济诚信评价
主要记载着学生入学以来缴费注册、助学贷款、勤工助学费、医疗保险等情况的诚信评价。包括学费和国家助学贷款（是否缴清、部分已交、未缴）、校内勤工助学（工作单位、岗位名称、工作业绩、单位地址、联系电话）、社会资助（名称、附加协议旅行情况、金额），有无弄虚作假获取国家贷款和学校困难补助等。
（五）社会实践诚信评价
主要记载着学生入学以来参加的社区活动、公益活动、学业实践活动。如:爱心募捐、帮助孤残老人;或是获得体育、劳技、科技方面的大小奖项等等情况的评价。
诚实守信是社会对人才素质的基本要求，是建设社会主义市场经济的道德基石。随着市场经济日趋规范化、法制化，诚信已日益成为一种适应市场经济发展的社会资源，高校学生诚信档案是一种社会资源。建立学生诚信档案，也是为大学生积累人生财富，铸就人生道路上不可或缺的竟争力。因为诚信作为一种品德，不再是单纯的人格要求，它更直接体现一个人乃至一个民族的长远利益。
三、大学生诚信档案的主要特性
大学生诚信档案具有客观性、可操作性、学生参与性、公开教育性[4]。
首先，诚信档案是学生在校期间诚信状况的客观记载与成长过程的真实记录，是一种写实式记录，具有很强的客观性。信用档案的入选内容是与学生的信用表现相关联的资料，诚信记录和学生个人档案的其他材料如学习成绩、思想政治表现不能相互取代。
其次，大学生诚信档案在设计时要体现出很强的操作性和学生参与性，学生自愿申请建立诚信档案，在拿到诚信档案时要郑重签字，整个档案的建立过程要便于学生参与，让学生充分意识到，为自己建立诚信档案不是负担，而是自己体现信誉度的机会，是自己优于别人的一份财富。
再次，诚信档案应纳入学生教育管理体系，诚信档案应向社会公开，如果不能公开则起不到教育和监督的作用。归档材料是对学生诚信行为的客观记录，对档案记载的内容要进行核实，要尽可能地收录能够应证档案记载的学生诚信行为的原始证明材料，档案只如实记录信用现象，无需进行道德评判。因此诚信档案设计时，一些属于个人私隐私的内容不应体现在诚信档案中。
四、大学生诚信档案的实施和注意的问题
第一，加强领导，落实责任，将诚信档案作用切实落到实处。学校要高度重视诚信教育活动。要充分认识建立学生诚信档案的重要性。开展诚信教育是深化学生素质教育，加强大学校园精神文明建设，提高学校办学质量的重要措施。因此，要做好思想教育和诚信档案的组织管理工作。主管学生工作的有关部门及工作人员要明确责任，统筹规划，协调配合。
第二，建立诚信评价、诚信监督和诚信奖励制度。根据大学生特点，制定一套诚信评价、诚信监督和诚信奖励制度，使道德教育和学生管理有机的结合起来。大学生诚信档案应借助学校网络平台，开发电子诚信档案进行有效的辅助管理。公开诚信内容，对信誉良好的大学生树立品牌，对诚信较差的学生进行监督。
第三，建立大学生诚信信息制度，记录有关诚信的正面行为和负面行为，每学年对学生的信用指数进行客观的评价，评价结果作为学生评先评优、入党、进行信用贷款、贫困资助、求职就业、保送攻读研究生等行为的主要依据。制定相应的监督奖惩机制，让诚信者受鼓励，不讲诚信者受处罚。
第四，严格把住学生诚信档案信息收集、管理、利用环节。学生诚信档案信息主要来自学校各职能部门，如教务处、财务处、团委、组织部、学生处所提供的信息。这部分信息包括学生学习诚信、经济诚信、参加各种社会实践活动中产生的诚信信息，另外来自校外对学生诚信方面的信息，这部分包括，学生在社会中承担的家教服务、个人社会治安等信息。每学期产生的学生诚信信息，学校要及时、完整的收集。确定归档时问，既要有利于信息的管理，又要便于利用。规范档案建立中的管理、监督工作，由专门部门专人负责，使学生诚信档案和学籍档案收集、管理、利用有机统一，形成一条龙服务体系[5]。
总之，建立大学生诚信档案，不仅是对大学生进行诚信教育管理的有效途径，也是对大学生进行思想道德素质教育的重要内容。大学生诚信档案是社会诚信评价体系中的重要组成部分，是一个社会成熟和进步的标志，加强大学生思想政治教育，大力弘扬诚实守信的时代风尚。学生是建立诚信档案的参与者，更是诚信档案的受益者。通过大学生的自我教育，自我管理和自我完善，养成“诚信待人、诚信处事、诚信学习、诚信方身”的良好习惯，在学习、生活中讲究信用，信守承诺，做一个诚实守信的维护者和实践者。
参考文献：
[1]焦青.从高考考生电子档案谈大学生诚信档案的建立.兰台世界.2006(3)
[2]谭磊.建立大学生诚信档案推动高校诚信教育.云梦学刊.2006(4)
[3]郑凌云.大学生诚信教育方法探讨.南方论刊.2006(2)
1 文件生命周期理论概述
1.1 文件生命周期理论的基本内容
二十世纪，美国档案学者菲利普?布鲁克斯最早提出了“文件生命周期”理?。文件生命周期理论是研究文件从最初的形成到最终的销毁或者永久保存的整个运动过程、研究文件的属性和管理者主体行为之间关系的一种理论。文件生命周期理论是对“文件――档案”运动过程以及运动规律和客观描述，是实现文件管理的高效化，指导档案工作全过程的基本理论。文件生命周期理论的基本内容主要可以概括为以下三点：一是文件从形成到销毁或永久保存，是一个完整的系统运动过程；二是根据文件价值形态的变化，文件的运动过程可以具体划分为不同阶段；三是文件运动的每个阶段都以其特殊的价值形态，与文件的服务对象、保管场地和文件管理形式之间存在内在的密切联系。
1.2 文件生命周期理论的重要意义
文件生命周期理论是在文件数量急剧增长的专业背景下产生的，文件生命周期理论的形成标志着现代档案学的发展成熟。当达国家的档案学者十分重视文件生命周期理论的研究，并将其作为现代档案学的基本理论之一，档案人员在进行现行文件管理的具体工作当中以文件生命周期理论作为重要依据，其重要意义主要体现在以下三个方面：一是准确、完整的解释了文件运动的整体性和内在的关联性；二是体现了文件运动的阶段性变化；三是揭示了文件运动过程不同阶段之间的相互作用和相互影响。
1.3 文件生命周期理论在电子文件时代的指导价值
文件生命周期理论可作为电子文件管理全过程的理论基础，通过对电子文件进行前段控制。文件生命周期理论在电子文件时代的指导价值在于：可以保证电子文件的真是可靠，可以实现电子文件的归档完整，可以满足电子文件安全利用的需要。
2 电子文件对档案工作的影响
2.1 对档案归档工作的影响
电子文件是由拟稿者直接在磁盘上进行编写和修改的，保存之后便可实现共享，消除了传统纸质文件与档案之间的明显界限。由于电子文件的全过程是在计算机上完成的，因此归档工作也必须以磁盘或者光盘的形式进行操作，归档的范围不仅仅局限于文件本身，还包括该文件的读取软件乃至于整个的操作系统。
2.2 对档案分类的影响
电子文件中的文件信息和文件载体是可以分离的，因此对档案的分类也不同于传统纸质文件的实体分类，实体分类中的单线排列方式显然不适用于电子文件的概念式分类整理需要。在文件生命周期理论的指导下，新时期电子文件在形式、特征和内容上都发生了巨大的变化，电子文件通过计算机系统进行快速、高效的分类排序，并可以通过互联网实现数据资源共享。
2.3 对档案价值鉴定的影响
根据文件生命周期理论，电子文件的档案价值在于文件的自身价值和文件的可读性，原有的价值鉴定方法和鉴定内容、鉴定标准均发生了变化，分析范围也扩大到了电子文件的读取软件和操作系统。由于用户需求的不断增加，电子文件中的信息和数据也必须不断进行修改、完善和补充，因此确定电子文件的固定保管期限是十分困难的，且我国在电子文件价值方面尚无相关法律法规，因此电子文件档案价值的鉴定也无定论。
2.4 对档案学理论研究内容的影响
档案学的研究对象决定了档案学理论的研究内容，以往的档案学理论研究对象为传统的纸质档案。随着信息化时代的到来，电子文件逐渐取代纸质文件，档案学理论的研究对象发生了变化，以往的档案学理论和研究模式也将随之发生变化，原有的档案管理思想和档案管理原则也应与时俱进，以文件生命周期理论作为依据，不断进行调整、补充和完善。
3 文件生命周期理论指导下档案工作应采取的对策
3.1 做好电子文件归档的技术处理工作
电子文件的迅速发展为归档的技术处理工作带来了机遇与挑战，其特殊性要求档案工作者必须熟悉电子文件的工作领域，以文件生命周期理论作为指导，正确操作电子文件的接收、处理、存储等工作环节。档案工作者要通过技术处理，将归档后的电子文件修改成为“只读”文件，以此作为电子文件档案的识别和保护手段，维持电子文件的原始结构，确保电子文件档案的真实可靠。
3.2 解决好电子文件的保存问题
由于电子文件以磁带、磁盘和光盘等作为载体，不同于传统纸质文件的容易磨损，因此从理论上讲是可以长期保存的。但是电子文件的储存介质如果保存不当也可能受到外界磁场的影响，或直接受到灰尘、水份的侵害。因此，对于需要长期保存的电子文件必须将其载体密封在塑料保护层当中，并进行定期复制，以防发生信息损毁。
3.3 实行档案管理立体化发展战略
传统的纸质档案在管理过程中呈现直线状态，即将档案的全部信息展示在一个平面上。随着电子文件数量的不断增长，在原有的档案管理平面结构基础上，又新增了档案信息载体的内容，形成了三维式管理结构，这种立体化的发展战略更适合新时期文件生命周期理论下对于电子文件档案的管理要求。
3.4 提高档案工作人员能力素质
档案工作人员作为档案管理工作的直接执行者，其能力和素质直接影响到档案工作的质量和效率。因此，档案工作者必须要适应现代信息技术的发展和新时期档案事业的变化趋势，增强自身的知识储备，主动学习发达国家和发达地区在档案工作方面的先进经验及优秀做法。
我叫***，**年毕业于***大学信息管理系，**年就读***大学" 计算 机 理论 与软件"专业的 研究 生课程班，2002年6月获得中山大学计算机系硕士学位。
从**年7月开始，我先后在档案管理科、技术科工作。自**年1月至今一直在声像科任职。多年来，我的工作可以用三句话概括：档案整理一丝不苟，外出拍摄兢兢业业，编辑制作精益求精。由于工作积极投入，我被评为**年基层先进个人和**年局先进工作者。
我来竞聘，是因为我具有以下优势：
第一，善"学"。七年来，我善于 学习 和思考，并不断地自我提升。工作给予了我学习探索的动力，学习赋予了我工作的激情。我的硕士毕业论文研究方向是多媒体技术和数字图象的水印算法。照片盗版的泛滥是当前声像工作中的一大困扰。我以城建档案馆的标志作为水印，设计了一个新型算法，嵌入到数字图像中，作为版权的保证。实践证明算法是相当可行的。学有所用，用有所成，那一刻，我充满了激情。我的论文在答辩中被评为唯一的优，不久又被第十一届全国多媒体学术会议录用。工作和学习的互相促进，使我找到了自我提升的价值。
第二，会"管"。我具有组织管理才能和团队合作精神。**年底声像科成立，我是伴随着声像科一块成长的。七年前，声像科还没有一卷照片档案，没有一份 电子 文档。我主要负责照片档案的整理和数字化工作。**年我参与了广州城建声像档案分类方案的制订，**年起草了《声像档案接收 内容 和编制要求》。通过我和全科同事齐心协力、分工合作，今天，我们拥有声像档案12000多条，电子照片档案6000多张，图片库的数据量超过 80G 。
第四，够"专"。我工作能力强，综合素质高，并且具备牢固扎实的专业知识。长期的本文是作者参加竞聘的演讲稿。工作实践使我积累了一定的摄影摄像技能：多年来我拍摄的项目有市政重点工程、规划会议、三年一中变工程等等不胜枚举。其中，我所拍摄的照片"李长春书记畅游地铁1号线"被收录在**年《广州建设年鉴》，系列照片"广州近 现代 建筑"被作为市规划局《广州近现代优秀建筑保护方案》立项的申报材料。编辑制作是一项专业性强的工作，我能够得心应手地操作线性编辑与非线性编辑两套系统。对于信号的采编、素材的剪辑、录音、配乐等后期加工各环节工作均能胜任。**年9月，我运用非线性编辑系统，独立完成了电视专题片《建设中的会展中心》的编辑制作。作为计算机软件与理论专业的硕士，我具备多媒体技术开发的科研能力和后期制作的专业知识。
除了善学、会管、能写、够专，我还具有反应快，容易接受新鲜事物的优势。这一点，也是多媒体工作室主任应有的素质。
我来竞聘也有两个不利因素。第一是我的性别。由于摄影工作对体能的高要求，人们也许会认为这一职位应由身强力壮的男士来担任。但是，我认为，除了身体条件好以外，还应有过人的魄力。这两点，我都具备。我年轻，我的字典里面，没有娇滴滴三个字。外出拍摄，不管多累多苦，我都不会因为自己是女性而退缩。曾经两次，我随林市长外出视察，由于我的突出表现和善于抓拍，在一群身材魁梧的摄影记者里面,林市长都唯一地注意到我,并亲切地询问我的单位。当我自豪地说出城建档案馆时，我不再感到，性别会成为 影响 我工作能力的障碍。
第二是我的性格含蓄，不爱张扬，不大善于在人面前表现自我。为了克服这个缺点，我决心工作上要多向馆领导汇报，在领会上级精神的同时让领导知道自己的想法，同事之间多作沟通和思想交流；生活上学会推销自己，化被动为主动。
假如我竞聘失败，那说明有很多地方我做得还不够。我将 总结 经验，改进 方法 ，积极愉快地工作；假如我竞聘成功，我会全力以赴，实现心中的蓝图。我的工作设想具体有A、B、C、D四大计划：
A计划（Accumulation）是集腋成裘计划。主要 内容 是多途径、多渠道地搜集声像档案。首先要依靠自己，主动出击。继续跟踪拍摄一批重点工程；积极配合规划局和建委完成重要会议活动的拍摄；完整系统地搜集规划专项工程例如番禺南沙开发区、生物岛、城中村改造的声像素材。第二，开辟声像档案搜集的新途径，逐步加强多媒体工作室对声像档案业务指导的功能。改变"单枪匹马闯天下"的方式，制定声像档案的接收标准，依靠基层 网络 单位，征集声像档案。"集腋成裘，聚沙成塔"，我相信，A计划能够及时而有效地丰富我馆声像档案的内容。
B计划（Business）是商业运作计划。我馆声像档案忠实地记录了十多年来广州城市面貌的变迁，是在座各位共同拥有的宝贵财产。B计划是凭借已有的素材，运用多媒体技术，开发集声音、图像、文字于一身的多媒体产品，并借助商业运作的模式，开展有偿服务。B计划利用馆藏声像档案的不动产，创造具有市场价值的多媒体产品这一流动资产，将为我馆带来源源不断的财富。
C计划（Cooperation）是跨部门合作计划。横向交流，纵向合作是C计划的宗旨。
首先要密切与本馆内各部门的合作。近期来说，对内合作计划有三个内容：第一，与编研部合作，编辑一条专题片，宣传档案馆建馆20周年。另外，提供编研部编辑画册和筹备网站所需的声像资料；第二，与监督指导室合作，增强声像档案的业务指导职能，在网络单位征收声像档案；第三，与技术开发部合作，参与数字档案馆中数字多媒体信息管理系统的开发，向我馆和市规划局的相关用户提供城建声像档案的多媒体查询系统。
合作计划的另一方面是加强对外合作。第一，强调主动服务的观念，与市建委、市规划局合作。积极配合政府决策部门，制作规划方案和国际招标所需的电视专题片。第二，讲求互惠互利，各施所长的原则，与电视台、报社等大型媒体机构合作。利用媒体优势和本馆资源，开展宣传策划活动。第三，以平等互利，资源共享为原则，和城建系统的兄弟单位合作。通过举办摄影作品展览、多媒体信息交流的活动，加强与兄弟单位的联系，保证跨部门工作的顺利开展。
