时间：2023-03-21 17:15:27
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三资企业档案管理存在着比较大的差异，从档案工作的开展情况上看，大致分为三种类型：
1档案管理工作开展得比较好、有一定业务基础。这类企业的档案工作一般归属于总经理办公室，由原中方档案员兼管，档案工作的开展基本按照国家规定的各项程序进行，建立了明确的档案管理制度，对于档案的收集、整理、登记、分类等工作做得比较规范。
2档案工作刚刚起步，基础比较薄弱。这类企业一般规模比较小，开办时间也比较短，各岗位人员比较紧张，没有配备专门的档案人员。但企业领导具有一定的档案意识，档案工作处于初创阶段，并为档案工作创造了一些条件，这对企业今后档案工作的发展还是有利的。
3档案工作无人管理或无中方人员管理。这种类型的企业不少，其中又分为两种情况：
其一，企业不重视档案工作，领导缺乏档案意识，不设档案人员，企业在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。
其二，较大规模的外商独资企业中，外方对档案工作比较重视，也设有外方人员对档案进行管理，但是中方无权对其档案进行管理，造成这部分档案信息的流失。
三资企业是改革开放后出现的新生事物，三资企业的档案管理也对传统的档案管理理论提出了新的研究课题。究诘起来，造成三资企业档案信息的流失这一问题的主要原因表现在以下几个方面：
1档案分散，所保存的档案中原件少，复印件多，外方的档案尤其是技术档案，中方无法保管。对于外方来讲，怕技术泄密是档案分散保存的一个重要原因。从国外引进的重要技术资料、市场信息等科技档案，一般都控制在外方手中，中方的档案工作无法开展，没有有效的控制手段。而企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记、合同公证等档案掌管在相应的当事人手中，事后不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接导致档案信息资源的部分流失，也使得档案的凭证作用减低。
2档案人员兼职过多，且大多不具备档案方面的专业知识。三资企业为提高工作效率，往往不设立专门的档案人员，而采取兼职的办法。三资企业中的人员一般来讲综合素质较高，但是缺乏档案方面的系统理论和实践知识。在企业中缺乏有效的档案管理制度，没有把档案工作纳入职责范围。这也使得档案工作在三资企业很难开展，导致一大部分档案信息的流失。
3在三资企业中从投资者的角度看，档案不能给企业带来效益或者说短期内无法从对档案的投入上获得回报，所以索性不对档案进行投入。尤其是从资方的角度看，企业建设速度越快，越早日投产，赢利越早，短时间内收回投资即已经达到目的，无须再额外投入，从一开始就没有把档案工作纳入企业建设中去。这就使得档案工作的发展置后于企业发展速度，也造成一部分档案信息资源流失。
档案信息是一种无形资产，是国家的宝贵财富，在改革开放的今天，对三资企业发展过程中档案的管理，也是对国家财产的有效保护。为使档案信息资源不流失，针对上述问题应主要采取以下对策：
1加强对三资企业档案工作的宏观管理。根据档案法规和有关规定，建立健全与三资企业体制相适应的档案管理制度。档案行政主管机关应加强对三资企业档案工作的管理，使企业档案工作纳入企业管理计划，力争使档案工作的发展跟上企业的发展速度。档案行政主管机关还应主动了解情况，上门为专兼职档案人员进行有针对性的服务，帮助其建立符合三资企业特点要求的档案分类体系，为三资企业档案工作发展提供有效的支持。
计算机信息技术下的城建档案管理工作是具有一定的复杂性和技术性的，需要高素质、综合型的管理人才。因此，在城建档案管理中，对于从事城建档案管理人员的专业素质、技能水平都有很高的要求，需要管理人员具备认真负责的工作态度、责任心和使命感，还需要有档案专业知识和计算机应用能力。
二、计算机信息技术在城建档案管理中的应用
1．促进了城建档案管理工作的系统化发展
在计算机信息技术运行下，计算机信息系统可以对城建档案的所有资源和数据信息进行综合统一，能够涉及城建档案资源管理的总的全部的范畴。更为关键的是，使用先进的城建档案管理系统软件，可以实现生产系统和财务系统两者的有机联系，在系统集成作用下确保了资源数据的统一。因此，从这一层面上讲，计算机信息技术的应用可以充分地实现城建档案管理的系统化发展。
2．提高了城建档案管理工作的精细化程度
计算机信试析计算机信息技术在城建档案管理中的实施要点文/吕艳萍息技术是社会发展的先进技术，主要的工作形式是按照电子化、信息化、网络化的特点进行的。因此，它在城建档案管理中的应用是在电子技术的支持下，把档案资源按照电子数据的形式进行合理分类保存。
3．扩大了城建档案的资源开发范围
传统的城建档案管理资源的开发，主要范畴是在已有的图文资料和比较容易获得的小范围资源的基础上开展的，这主要是因为在资源的存储以及传输技术上存在不足。在现代计算机信息技术的条件下，可以构建出一套强大的城建档案信息管理系统，不论是在时间上还是空间上，城建档案管理都会有较大的突破，而且还可以提高城建档案的服务质量以及其所发挥的效用。
三、城建档案管理的计算机信息技术条件
1．设备的配置方面
实行计算机信息技术，就必须要有完善的相关设备的配置。在整个系统中，最基础的配置设施就是软件、硬件系统，它是城建档案信息化管理不可缺失的基本构成要素。软件方面主要包括数据管理、编制排版、检索查询、实体管理、安全保密以及系统的维护等功能，而且一定要能够涵盖城建档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定以及统计等部分；软件系统要有一定的实用性、通用性和可扩展性；在硬件方面主要有计算机和必要的网络周边设备、打印机、扫描仪、照相机等部分。这样可以充分地满足网络化和数字化模式的城建档案管理服务的日常需要。
2．电子化档案建设方面
确保档案信息安全是档案工作中最基本、最核心的任务之一。档案信息安全关系到国家档案文献遗产和历史文化的长久传承，关系到国家核心信息资源的有效控制。只有在切实保障档案实体和档案信息绝对安全的前提下，档案事业才能健康顺利地发展。档案信息安全观是档案工作者在工作实践中形成的对档案信息安全本质的认识和看法。随着形势任务的发展变化，档案信息安全管理的内涵在不断丰富，外延在不断拓展，形式在不断更新，必须以全面的、开放的、发展的、多维的眼光来审视档案信息安全工作，摒弃那些陈旧的、狭隘的、落后的思想观念，确立新的档案信息安全观。与传统的档案信息安全观不同，新的档案信息安全观强调档案信息安全是一个全面的、动态的、均衡的防护整体。所谓全面的，即档案信息安全观要由过去单一的、传统的档案保管、保护观念向全面的档案信息安全保障体系建设战略转变。所谓动态的，就是要居安思危，提高风险意识，开展风险评估，根据存在的问题，动态调整档案信息安全保障体系。所谓均衡的，就是避免档案信息安全保障体系出现任何环节的短缺而对整个档案信息安全系统构成的威胁。
二、完善档案建立信息安全设施，夯实基础，强化机制
为了确保档案信息安全，必须首先将建立档案信息安全体系作为第一要务，以科学、合理、完善的档案信息安全管理体制机制达到保障档案信息安全的目的。诸如建立档案信息安全危机预防与危机管理机制；实施重要档案信息备份制度，提高抵御各种突发事件影响的能力；处理好档案信息利用与保护的关系，提高档案利用过程中档案实体与信息安全的保障能力；完善受损档案抢救制度，采取抢救和保护措施，把损失降到最低等各项制度措施，认真做好档案信息化建设过程中的档案信息安全保障工作。
三、健全档案建立信息安全制度，明确责任，形成常态
对档案信息安全构成威胁的因素来自各个层面和各个领域。因此，需要构建一个全面的法规制度体系，即国家、地方和档案部门从三个不同的层面建立健全档案信息安全法律法规体系，来保障档案的绝对安全。当前，档案信息安全管理的条款分布在《保密法》、《国家安全法》、《档案法》、《档案法实施办法》和档案工作的各项条例条令等规范之中，尚未形成专门的档案信息安全管理制度或法律体系，需要我们依据国家的有关法规、结合档案信息安全保障的具体实际，建立一整套具体可行的档案信息安全管理制度，明确规定档案信息安全的管理职责、管理要求、管理目标、管理内容等，依法实施组织管理，并形成常态化的趋势。有了科学完善的档案信息安全管理的法规，关键就在于具体、有效落实。必须在建立健全各项规章制度的基础上抓好落实，要加强对档案资源监测，严格档案的管理和利用活动，依法管理，按章办事，科学有效地实现档案的管理与保护。依法严厉查处破坏档案、危害档案信息安全的行为，对污染环境、盗窃档案、破坏档案的重大事件要严肃查处，坚决打击。同时还应当注意到：档案信息安全是档案工作的中心内容，不但要确保档案在收集、整理、保管、编研中的信息安全问题，还要进一步强调责任意识，通过各级档案部门和业务人员的分层包干、分层负责，消除档案业务管理工作中可能出现的各种档案信息安全隐患，确保档案信息安全，努力做到万无一失。
四、建立档案建立信息安全队伍，注重科研，培育人擦
关键词：档案知识发现公安数据库
在当前的社会转型期，社会治安形势日益复杂，突出表现是犯罪率明显上升，新型犯罪不断涌现，大案、要案层出不穷，犯罪的滋生速度快速递增。这一严峻形势使公安机关面临着极大的压力，而公安机关档案管理信息化建设，对于警务创新、提高执法效率、更有效地打击与制止犯罪具有不可估量的作用。档案工作是公安工作的一个重要组成部分。随着社会日益进入信息化时代，公安档案作为一种重要的信息资源，在公安机关打击各种违法犯罪活动、维护社会治安稳定的过程中，发挥着越来越重要的作用。改革开放以来，党和政府高度重视档案资源的管理和利用，公安机关的档案工作取得了很大进步。但是，我们也应该看到，由于种种原因，目前的公安档案管理工作还存在一些问题，应在实践中努力解决。
1公安档案信息化的现状
目前，公安部正在实施金盾工程，大力进行信息化建设，从而使公安机关的档案存储方式发生了根本变化，由纸质档案转变为电子档案。各地各警种分别建设了各自的数据库来存储相关的档案信息，不仅刑事案件档案资料(包括犯罪痕迹物证、被盗抢车辆或物品、犯罪嫌疑人等信息)，而且居民户籍、旅馆流动人口、出入境人员、在逃人员、重点监管人员、机动车、驾驶员、道路交通、消防管理等档案资料都以电子档案的形式加以存储，并在维护社会治安、打击犯罪等工作中发挥了重要作用。如根据在逃人员数据库进行网上比对来抓捕通缉犯，极大地提高了抓捕效率。
另一方面，由于公安档案信息系统建设中存在以下问题，警方目前只能从这些档案信息中进行简单查询和统计汇总等工作，从而制约了档案信息效能的发挥，阻碍了警方工作效率的提高。
1．1各警务数据库彼此缺乏联系，警方各部门间的档案信息不能共享。刑侦、治安、户政、消防、边防、交通等各部门分别投入大量的人力、物力、财力建立了自己的一套信息网络，然而由于种种原因，这些网络未能有效互连，导致档案信息不能在数据库之间互相贯通、共享，以致形成了一个个的“信息孤岛”。
1．2警务数据库中档案数据的异构性问题突出。各地警方一般根据本地财力等条件进行金盾工程建设，信息化的标准、水平不一。目前各警务数据库中档案信息的种类繁多，且信息标准、信息存量、运行方式乃至软件版本等也都存在着一定的差异，兼容性不强，成为制约档案信息共享的一大障碍。
1．3许多公安应用软件不能充分满足业务需要。表现在软件开发环境不成熟，功能比较单一、运行不稳定，时常造成档案信息丟失、泄密，甚至贻误正常业务工作：有的公安机关投入了巨额资金建设信息网络，却因应用软件不配套，只能进行简单的档案文件传输，从而使整个系统的运行效率很低。
2知识发现技术对公安档案信息化建设的意义
不可否认，公安档案信息化建设取得了巨大成绩，各警务数据库已存储了大量的档案信息。能否充分发挥这些档案信息的作用，是衡量公安档案信息化建设成效的重要标准，也是提高警方工作效率的关键。如果将知识发现技术应用于警务数据库系统，则能从海量的档案数据中自动发现令人感兴趣的知识，如自动发现原本需经领域专家分析才能得到的案件线索等，从而为警方进行科学决策提供必要的支持，这对于提高公安档案的利用效果和警方工作效率，进而提高公安档案信息化建设水平都具有重要的意义。知识发现技术的作用具体体现在以下几个方面：
2．1在案件侦破方面，总结各类案件的发生规律，预测未来的防范重点，指出可疑人的特点，划定犯罪嫌疑人的范围，对案件进行串案并案，为案件侦破提供侦查方向和线索。
2，2在交通管理方面，监测路面状况和交通流量，总结交通事故的发生规律，及时制定对策，有效疏导交通，以及减少交通事故的发生。
2，3在警力配置方面，科学、合理地安排警力，以应对突发事件：在消防调度决策中对人员、车辆配置、水源安排、最佳路线选择等提供最佳方案。
3知识发现技术发展与应用概况
数据库中的知识发现(Knowl-edgeDiscoveryinDatabases，KDD)，又称数据挖掘(DataMin-ing,DM)，是从海量的档案数据中提取出需要的知识的技术，当今的世界正处于一个“数据爆炸”的时代，但是要从浩如烟海的档案数据中获取真正有用的或感兴趣的知识却非易事，即所谓“人们被数据淹没了，却饥饿于知识”，于是数据库中的知识发现(KDD)技术应运而生。KDD一词首次出现在1989年8月由美国人工智能协会组织的第11届国际人工智能联合学术会议上，此后，KDD研究吸引了越来越多的研究者。近年来，国内外高校以及IBM、Microsoft、NASA等公司、机构竞相投入大量资金以推动KDD的理论和应用研究，众多企业也正在或将要实施以知识发现为基础的商务智能项目。一个著名的例子是美国加州WalMart超市对长期积累的顾客购物档案数据进行数据挖掘，结果发现购买纸尿布的顾客通常也会购买啤酒。经进一步调查发现，这一地区的不少已婚男子常在下班回家的路上帮太太买纸尿布，顺便会买一些啤酒，于是销售主管立即进行货架调整，将纸尿布和啤酒的货架摆在一起，并在附近摆放了许多佐酒的小食品，结果几种商品的销售量都显著上升。
在警务领域，美国警方使用通用或商务数据挖掘工具，已实现了对知识发现技术的初步应用。如FBI将MicroStrategy商业智能平台的报表及分析软件应用于反恐及调查工作，以及警方将地理信息系统(GIS)与犯罪信息中心(NCIC)相结合，从中发现犯罪线索、总结发案规律和进行犯罪预防等。
我国警方现已初步建成了一些警务档案信息系统，但目前这些系统并不支持真正意义上的知识发现任务，国内在警务领域对知识发现技术的研究离实际应用尚有相当远的距离。
4实现警务领域知识发现所要解决的关键技术问题
知识发现研究的发展趋势是强调面向领域、面向最终用户和面向实际应用，在警务领域应重点研究解决以下问题：
4．1数据仓库和元数据技术。通过运用数据仓库技术来集中各个孤立的数据库中的数据资源：通过元数据来管理异构的数据，最终可实现各部门的数据共享。
4．2适合警务应用的数据挖掘技术和算法。特别是能够适应不同数据质量和融合语义的知识发现算法，在知识发现中对新技术的应用，以及分布、并行算法的设计与实现等是决定知识发现质量的关键。
[论文摘要]档案资源是国家信息资源的重要组成部分，档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多部门合作，多环节配套的系统工程。在文化创意产业的历史新时期，档案信息管理的创新是十分必要的。
我国已进入文化创意历史时期，档案信息管理创新对于文化创意有着重要的基础作用和助推作用。
档案资源是国家信息资源的重要组成部分，如何利用现代信息技术，特别是数字化网络技术，实现文化创意实现深层次开发，是国家信息化建设给档案行业所提出的新课题。因此，加快档案信息系统化建设和管理就成为摆在我们面前的当务之急。
一、档案信息化是文化创意的基础
信息化包括六大要素，即信息资源、信息网络、信息技术应用、信息产业、人才培养及信息政策法规。从这个意义上说，档案信息化就是指档案信息数字化、网络化和自动化，从这个意义上说，档案信息化就是指档案信息数字化、网络化和自动化，即在档案收集、整理、编目、检索和利用等各方面通过广泛应用现代信息技术，全面开发档案信息资源，加快实现档案管理现代化的进程。承担着人类“记忆”功能的各类档案，是政治、经济、文化等各项社会活动的原始记录，是知识的积淀、智慧的结晶的阶梯。它根植于人类社会的方方面面，产生于政府行政、军事指挥、经济筹划、生产建设、社会治理、科技文教等各项活动。无论文化创意多么富有含金量和创新性，没有这些学习资源的积累，再有能力创意与策划者都是无源之水、无本之木。所谓长期积累，偶然得之，就是如此。
档案信息内容的广泛、多样、丰富和本源性、回溯性和连续性等特征，在文化创意的思维活动中有着独到的作用。档案翔实地记录着不同的历史时期对社会具有保存价值的事实或数据、经验或教训、科技发明或理论构想，构成信息社会政治、经济、科技、文教等活动赖以继承、发展和创新的知识背景。它,与电台、电视台、报社、出版社、情报所、图书馆等各种信息生产、贮存、传播的单位一样，是知识经济时代不可缺少的、十分重要的信息源单位，具有特殊的战略价值。
我国即将迎来文化创意产业的期，加快档案信息系统化建设和管理，对于文化创意不仅具有基础性的支撑作用，同时，还具有创新意义。
二、档案信息资源管理创新是文化创新的需要
总书记在党的十七大报告中，提出了推动文化大发展、大繁荣的崭新课题，意义重大，令全国人民振奋，令世界华人鼓舞。十七大政治报告用了相当的篇幅论述文化发展问题。“文化软实力”、“文化创造活力”、“文化生产力”、“文化产业群”等新名词频频闪现。报告提出，弘扬中华文化，建设中华民族共有精神家园是当今社会的一大主题。世界已经进入文化产业时代。以十七大为标志，我国已进入了文化创意产业这一新的历史时期。文化创意产业已经成为我国支柱性产业之一，为了使文化创意产业更好的发展，迫切需要相应的理论跟进和指导，文化创意的特征和规律的研究具有理论价值和实践价值。为了更好地为文化创意产业服务，我们有必要加强文化创意产业的基础理论建设，也就是说，作为文化创意基础建设的重要组成部分的档案信息创新，也将有提到议事日程。
创意产业是以文化发展经济为理念的，依靠的是文化资源优势，使人文资源和文化优势成为新的经济增长点。文化是发展创意产业的灵魂。离开文化，创意产业如同没有灵魂的躯壳。文化创意是对文化资源创造性的开发和利用，是文化对经济社会发展渗透力、影响力的挖掘和拓展。高校既是培养高素质人才的重要基地，也是先进文化的创新基地和重要辐射源。高校作为社会文化、科学的中心，既是人类文化集中传播的地方，也是新文化的诞生地。图书馆、档案馆等均为创意活动提供了良好的基础平台。
另外，文化创意产业历史时期，历史地把包括档案信息资源在内的与信息业相关的行业、部门置于基础的战略地位，为带动行业素质的提高和行业整体水平的全面进步，必然赋予档案行政管理工作创新的任务和职责，档案工作由于在文化创意历史时期的新的使命，档案信息工作的创新任务就凸现出来了。
三、为文化创意产业提供优质的信息资源的对策
现代社会在信息资源开发的广度和深度、时间与空间上带来规模化效益。因此,文化创意，无疑给传统的信息行业带来了全新的视角，档案、图书及其他文献的存在形式和传播方式,导致信息行业必须为文化创意提供准确、新颖的优质信息资源。
从目前的情况看，网上信息是档案行政部门管理、指导、监督工作的“盲区”和“真空地带”。从档案信息资源为文化创意产业服务的要求出发，档案行政部门应尽快行使对网上档案信息管理的职能，加快建立档案信息资源网,实施对网上信息资源的创新，用以适应时代的需要。
要加快实现档案信息自动化系统和标准化、规范化建设。目前，主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。随着文化创意产业的蓬勃发展，档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。并且一定要创新。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设的创新，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
创意产业是科技与文化相结合的新兴产业。它迎合了一个重要的全球趋势，即经济与科技、文化的一体化。进一步说，经济的、文化的、知识的、信息的、科技的乃至心理的因素在创意产业发展中越来越具有主导性、决定性的作用。它需要文化创意的碰撞、科学方法的推动、高新技术的支撑和数字文化的融会。所以，档案信息工作必须为之提供优质的信息资源。
潜在的人才信息
经济的竞争和技术的竞争终归到底是人才的竞争，是在企业内部受重视的人才的数量和人才的质量，对于整体的档案建设中不仅仅是要加强档案管理的技术性人才的培养和利用，还是要对人才的信息档案的人才的基本型控制，因此，加强企业的档案管理的人才信息档案的培养，例如：整体的企业发展中的专长、教育背景等。
在企业的技术创新中，企业的档案管理不仅仅是需要调控整体的技术性设施的信息资源管理，针对档案管理的信息资源的开发与传播进行综合性控制，这样在调控资源建设中最大限度的为企业的发展提供准确、超前的资料信息，这样在调控档案信息的服务体系中进行管理与控制，这样在调控中从而提升管理层面的控制，提高企业的现代化的管理水平。
企业技术创新中的档案信息服务的发展方向
档案信息化的建设服务是为了在特定的信息化管理中进行的档案信息化控制的服务措施性建设，在档案信息化服务当中，不仅需要调控企业发展的各个途径的服务性建设，还能为企业的发展档案管理提供系统化的信息管理，这样提供系统化的信息服务。档案的信息化管理不仅仅需要在调控资源建设中运用信息化的管理渠道，还能充分整合信息资源渠道，调控信息资源建设，增强服务手段，并进而开拓服务领域，增强服务水平，提高整体的服务质量，为技术创新的服务体系创造有效地服务支撑，把握档案管理的信息化服务方向。
1档案信息数据库开发服务。在企业的文献管理档案服务工作中，档案的信息化调控不仅仅是拥有了服务的信息资源，还可以根据企业的整体性建设进行综合性的调整，这样建立有系统、完整的专题的数据库，在信息资源建设中设立一定的平台，为用户提供特色的服务管理。在档案管理中将有价值的档案信息进行管理，这样在档案建设中不仅仅需要加强对信息资源的检索控制，更重要的是企业的信息提供一个平台，能使非档案管理的部门也能查询到档案信息。
2档案信息咨询分析与情报研究服务。在档案信息资源的管理中不仅仅需要科技信息的服务管理模式，还需要对企业的档案管理建设进行有效的技术性调控，这样在基础性情报管理中结合自身的发展情况，进行不同层次的进行研究与开发，对基础性的调控进行项目的跟踪研究、聘雇研究或者发展研究等，提出相应的对策，参与到企业管理队伍里来。
3为档案管理提供培训服务。在档案管理信息化建设中加强档案的技术创新能力，作为企业整体的档案服务部门，不仅可以定期的举行一定的培训工作，还能利用电子定期的为企业提供一定的信息技术或者信息理论等方面的培训工作，进而提高档案培训人员的素质水平。这样不仅使其了解档案信息资源的种类进行调控，还能掌握一定的社会地位、作用以及影响，这样利用档案管理进行科学性的研究，保证资源的合理利用，从而在人才资源的管理上提高创新地位的控制，保证整体的档案信息化管理工作，为企业自主创新和实施品牌的传略服务。
4提供人才交流信息。企业的档案信息化部门的调控中加强档案管理的学习，这样在整体的企业管理流程中，将自身的建设融入到信息化调控中去，这样使得资源的调控性建设能够有效地运作，并把整体的档案管路信息化进行调控，完善企业的档案管理自动化系统，并积极主动的进行资源的规范化建设，编制出有一定水平的综合性、专题性的报告供企业决策者分析和判断，提高服务水平。
1 推进档案信息化并确保档案信息安全的重要意义
随着现代网络化进程的不断深入，档案管理信息化过程中对安全保密的要求越来越高。实施档案信息化管理后，加强了自动化、效率化、网络化的进程，数据经录入后能够被反复并且终身使用，提高了数据信息的共享，同时便于搜索，打破了传统的“一本一本，一页一页”的检索形式，实现了即时即地查询，从而提高了工作的效率。
另外，数据档案的信息化有利于信息数据的二次使用和研发，提供了整个工作的工作效能和市场的运用能力，使得档案资料由单一的管理数据变成一种可再生能源。档案信息化管理有利于提高整个单位的技术水平，为协助走向一体化的进程打下了坚实的基础。
推进档案信息化本身又是一把双刃剑，资料的存储与利用在实现高效便捷的同时也面临黑客攻击、设备老化、人员素质等诸多问题，一旦档案信息特别是的重要档案信息被泄露或遗失将造成重大政治影响和经济损失。全力确保档案信息安全成为档案管理业界应当高度重视并认真加以研究解决的重要问题。
2 当前档案信息化建设工作中应当引起高度重视的问题
档案管理是一项具有机密性和专业性的工作。然而，在现实地档案信息管理中由于制度不完善、信息系统漏洞、管理人员组织欠缺、故障原因等导致数据缺失或泄露，给档案管理的安全保密带来了不良的影响。
2.1 制度管理不完善
制度是档案管理信息化的保障。然而，一直以来，我们国家在档案信息化管理过程中的立法规范建设还存在一定的滞后性，寻找相关依据标准的时候不够明确，另外，很多单位对档案管理的重视程度不高，因此没有形成健全的档案管理的保密性法规制度，这为档案管理过程中埋下了隐患。另外，管理规章制度不完善，借阅归还手续没有做好管理登记，人员流动的材料交接手续没有按照正常的章程进行清点。
2.2 信息系统漏洞存在
现如今，安全形势不容乐观，人们往往关注硬件设备，而对信息系统的管理缺乏一个整体的规划和系统的分析。此外，随着攻击手段和攻击方式的不断进步，原来的防御系统无法抵御日益强大的病毒和黑客，档案管理系统的保密性越来越受到威胁。再者，硬件环境的不健全，为档案信息化管理设置了障碍。比如，少数企业、事业单位的档案信息化管理的存储技术相对落后，用于档案管理的基础设施破旧，经常性发生故障，不仅不利于数据的更新，还会导致信息的缺失。
2.3 管理人员素质参差不齐
管理人员是档案管理系统中的重要一部分。但是，一直以来的档案管理人员所表现出来的品德缺失，职业素养不强越来越引起人们的关注。在过程中存在，管理人员保密意识不强、工作疏忽、监守自盗、恶意攻击窃取等等现象。例如，有的人员容易将自私的思想带到实际工作当中，缺乏大局观念；有的人员对组织的忠诚度不够，往往为了一己私欲将档案数据占为己有，通过不正当的交易手段获取钱财；有的人员由于生活习惯的偏差，经常性泄露信息；有的人员专业水平不够，没有经过专业的培训，他们对计算机的操作能力不强，错误的使用导致硬件软件破坏，数据缺失。例如，管理人员未经授权复制、伪造、销毁相关档案数据，影响信息的完整性和准确性。
2.4 故障导致数据丢失
在实践过程中，由于运行环境的变化，硬件的破坏、系统的崩溃、不正当的操作或者病毒恶意的侵入和破坏等原因可能导致数据的残缺或丢失。
3 破解档案信息化带来的保密安全难题应当采取的举措
档案信息化所带来的保密安全问题直接联系着一个单位的命脉。针对现在档案信息化管理过程中存在的问题，通过分析研究，提出了要健全管理制度、完善信息系统、提高管理人员的素质（忠诚度、保密性、业务能力）、加强数据库的定期备档等方面的应对措施。
3.1 健全管理制度
国家要加强对档案管理信息化的管理，通过制定一系列法律法规来规范档案管理，为档案管理的安全保密提供法律保障。各单位要根据信息化发展程度和工作实际，建立规范有效地信息化档案管理机制。通过不断地梳理档案管理的业务流程，制定一套有利于发展的技术规范来细化工作流程和步骤。通过建立科学的、合理的、符合单位实际和特点的档案信息化管理制度，制定可操作性强、便于更新的操作规程，形成约束力强、人性化的执行体系，落实责任归属制度，将档案管理的职责权限分配到人，进一步明晰各种责任关系，做到赏罚分明。
3.2 完善信息系统
我们要按照“总体规划、分步实施”的原则，除了要健全配置刻录机、扫描仪、打印机等计算机硬件设备外，要不断加强软件的研制，广泛运用现代化先进技术加强对计算机的监控管理程序、故障检查和诊断程序、数据库管理程序等研究和完善。通过网络安全技术的钻研和开发，为提高档案管理信息化的保密性和安全性提供基础保障条件；采用对访问权限、网络监测控制、防火墙的装置等来加强对保密安全的管理。在实际的管理工作中，我们要按照自身的行业特点，依据单位实际情况，注重实效，深化管理，研发和推广能够适应单位档案管理性质和特点，符合单位档案管理职能需要的个性化信息化管理软件，进而提高工作效率和使用程度。
3.3 提高管理人员的忠诚度和保密性及业务能力
管理人员队伍建设是档案信息化的关键，在很大程度上决定着档案信息化发展的成效。档案管理人员要更新现代化管理观念，用发展的动态的眼光看问题，及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高管理人员的综合能力和综合素质，加强在计算机网络、系统操作、工程技术等方面的培训，同时要关注并重视管理人员的价值观人生观、对组织的认同感等的培养。例如，我们在档案管理人员队伍建设中，要加强人员的知识培训，提高队伍的综合素质，完善整体的知识构架。同时，要招兵买马，加强优秀管理人才的引进，寻找一些专业型、复合型人才，提升队伍的综合竞争实力。
3.4 加强数据库的定期备档
首先高校人事档案信息化建设顺应了高校人事制度改革。随着高校的不断发展，要求高校要加强与创新高校管理体制，其中高校的人事制度是高校管理制度改革的核心，通过高校人事改革推动高校人力资源的不断完善，而高校人事制度的改革需要完善的人事档案管理模式，即高校能够快速的获悉高校人力资源的各种信息，便于高校对人力资源的优化配置，而这就必须要依赖具有信息共享性质的信息化管理系统平台；其次人事档案管理信息化实现了高校人力资源的最大配置。人事档案信息化管理就是通过计算机系统将高校的人力资源信息统一纳入到信息共享平台中。通过人事信息的网络化管理实现了对人事信息的分类管理，便于及时的了解高校人力资源的个人信息，比如我们决定对某位教师进行奖励时可以直接通过计算机信息平台调取它的个人信息，而不再需要进行大面积的搜索，大大提高工作效率；最后有利于对实体档案的保护。实体档案是以纸张的形式存在，这样人们在查找相关信息时需要不断的翻阅纸质档案，人们在翻阅的时候不可避免造成对纸质档案的破坏，而实施档案信息化后人们利用实体档案查找信息的次数将大大减少，从而有效的避免一些重要的纸质档案损害的现象出现。
2高校人事档案管理信息化建设存在的问题
2.1信息化管理的意识薄弱长期以来我国的高校人事档案管理工作主要采取的是手工操作模式，对于信息化建设的认识程度不够，其主要表现为：一是高校人事档案的存在比较分散，结合笔者多年的工作经验分析，高校的人事处、教务处以及学生处都存有相关的人事档案，可以说人事档案存放的不统一，不利于档案信息化的构建。同时高校的人事信息收集情况也存在大量的问题，由于当前高校基本实施的二级院校独立管理的模式，造成高校对二级院校的人事档案信息了解不清楚，档案信息收集的不及时对档案信息化系统的构建会产生深远的影响。二是高校的人事档案管理工作仍然处于传统的手工管理模式，并且以纸质形式为主，没有充分的利用计算机技术实现档案信息的数字化。三是高校的人事档案信息化硬件基础相对比较匮乏。经过笔者对多所高校的基础设备调查发现，高校对信息化建设的重视程度还是比较高的，高校档案管理人员配置了电脑、打印机等基础设备，但是扫描仪、照相机的配置率不高，而这些设备的短缺必然会影响人事档案信息化的建设进程。
2.2人事档案信息管理系统功能性比较差信息技术的不断发展为高校人事档案信息系统发展提供了重要的平台支撑，基于信息技术的不断发展，各个高校基本上都建立了人事档案信息管理系统，但是就这些信息管理系统的运行效果看，其还存在不少的问题：一是高校档案信息管理系统应用的数据库比较简单，造成不能及时的对一些数据进行处理，影响人事档案的工作效率；二是人事档案管理系统的应用性比较差，很多院校的管理系统没有建立开放式链接功能，造成人事档案管理系统的利用率比较差，比如信息管理系统应用的程序比较滞后，其不能兼容原始档案信息，造成人们不能利用信息管理系统查询需要的信息；三是人事档案信息管理系统的建设标准存在滞后性，导致现有的信息管理系统无法兼容一些文件格式。
2.3信息安全保护措施不完善人事档案在某种程度上讲具有保密性，因为人事档案中记载了大量的个人信息，实现人事档案信息化管理就需要面临信息安全的问题，通过采取一系列安全保护措施避免因网络安全而出现个人信息泄露的事件。但是高校在人事档案信息系统应用中往往会忽视安全工作：一是高校的管理者对安全的重视程度不够，意识不到人事信息的重要性，因此他们不愿意在安全防护方面投入更多的资金；二是对人事档案信息管理系统的安全性能的检测、维护等工作落实不到实处，很多计算机网络安全管理人员不严格按照相关的规范对计算机网络进行必要的安全检测，比如不及时根据网络安全漏洞进行系统升级等。
3高校人事档案信息化建设的具体对策
3.1强化高校人事档案管理人员的信息化意识实现高校人事档案管理信息化前提就是要强化人事档案管理人员的信息化意识，提高他们对档案工作的重视程度：一是高校的管理者要具有人事档案信息化建设意识。信息技术的不断发展，构建信息管理模式是新型高校发展的基础与主要趋势，一所高校的信息化建设水平很大取决于高校管理者对人事档案信息化的重视程度，如果高校的管理者具有信息化意识，那么他们就会增加对高校人事档案管理信息化建设的资金投入、制度完善等工作。二是提高人事档案管理人员的信息化意识。档案管理人员是档案工作的具体操作者和使用者，如果他们没有较高的信息化意识，那么无论学校的信息化建设水平多高，高校的信息化工作都不能取得理想的效果。当然高校的工作人员也要具有信息化意识，信息化建设离不开档案信息的支持，如果高校人员不注重对相关档案信息的收集，那么信息化建设也不能取得理想的效果。
3.2建立人事档案网络化管理体系随着网络技术的发展，高校基本上实现了信息化管理模式，高校的网络基本上覆盖了高校的各个环节，高校网络已经融入到日常的教学活动中，因此稳定、全面的网络覆盖率为高校人事档案信息化建设提供了重要的物质基础，为档案管理拓展了网络资源共享平台。首先高校要建立基于档案信息的身份验证系统。高校人事档案管理系统要根据用户的需求建立基于开放程度和开发范围的控制系统，根据级别不同对其授权的范围也要不同，比如对于一般人员只允许其具有查阅相关资料信息的权利，而没有修改、输入相关信息的功能。其次要合理设计人事档案信息资源数据库。数据库的设计要遵循以下原则：规范数据库的命名、控制字段的引用、库表重复控制以及头文件处理等。并且要保证数据库的容量要符合高校的发展规模。最后加强学校内部不同院系之间的人事档案信息共享程度，基于当前高校实施二级院校独立管理的模式，导致二级院校之间的人事档案信息的共享程度不高，因此高校要充分利用网络技术实现人事档案信息的共享。
3.3做好人事档案数据资料的保密工作高校实施人事档案信息管理在给高校的人事档案管理工作带来便利条件的同时，也给高校的档案信息安全产生巨大的威胁，首先系统软件的升级可能造成人事档案电子信息的兼容问题，造成电子信息的不识别，影响用户的正常使用，比如在传统人事档案信息转化为电子数据时，其转化的格式与高校的信息管理程序不兼容，这就导致人事档案信息不被系统所识别。二是加强对高校档案信息管理系统的安全技术防护措施。基于网络环境的复杂性，一些网络病毒、黑客等会侵犯高校的人事档案信息系统，造成相关信息的泄漏或者丢失，为避免此种现象高校信息管理部门要通过设立防火墙、定期升级杀毒软件以及做好加密技术等提高高校人事档案信息管理系统的安全。三是做好人事档案信息管理系统的网络技术，高校的人事管理信息系统要杜绝与社会网络相联，从网络源头杜绝外来不良行为的入侵破坏。
3.4提升档案信息化管理人员的综合素质，实现档案管理人员专业化高校人事档案信息化建设需要一批懂计算机技术的专业人才，因此高校要加强对现有档案管理人员的培训力度，鼓励档案管理人员进行深层次的学习，通过系统的教育培训提高他们的专业技能。提高人事档案管理人员的政治素质。档案管理人员必须要有高度的政治意识和保密意识，以较强的责任心对待人事档案管理工作。高校要积极的引进优秀的档案管理人才，提升整个高校档案管理工作水平。
首先，要建立一套安全有效的会计档案管理制度与财务管理适应，如操作管理制度、数据管理制度、机房管理制度等，这些管理制度同样也是构成单位内部控制体系的重要组成部分。网络安全是会计档案的生命线，可以通过权限管理、加强密码设置、安装正版防毒工具等有效措施，使系统内部的数据得到安全保护。其次，对会计档案资料实行电子文件与纸质文件共同管理的制度，将两者同步归档，既对纸质文件照常整理归档，又对电子文件中的相应的会计信息数据录入存档，起到资源共享，共同互补的作用。最后，建立严格的会计档案使用权限管理制度，既要防止内部人员对外泄密，也要防止外部人员向内窃取。
（二）从基础做起，加强日常会计档案管理工作。
会计档案因存储量大，可以通过计算机硬盘或刻录光盘等将会计数据储存。但电子的会计档案资料易复制、易更改。而纸质的会计档案数据，字迹容易鉴定，有直观可视性，这就决定了信息化会计档案管理的要求远比纸质会计档案要提升许多。同时，会计档案有别于其他文书类档案，具有法律凭证的性质，是单位整个经济活动的全部真实记录。因此，会计档案的完整性尤为重要。首先，对电子设备和防病毒软件时时进行更新与维护。随着信息网络技术的不断更新与进步，计算机网络病毒的攻击力也越来越强，使得会计信息的重要数据容易被破坏。其次，定期对会计电子档案进行备份。建议对数据进行双重备份，并存放在不同的地点，以防止意外灾害给整个财务信息化系统造成无法挽回的后果。最后，注意电子档案的存放方式。由于会计电子档案对周围环境要求苛刻，采用磁性介质保存的会计档案要防水、防火、防尘、防磁，这就体现了电子档案管理的脆弱性。如果存放不当，就有可能造成会计档案信息的销磁或者数据的丢失，所以应远离磁场，严密保管。
（三）注重综合型人才的培养。
