时间：2023-04-08 11:45:28
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前言
随着我国科学技术不断进步发展，教育领域逐渐普及了信息技术。高职学校的档案管理方式逐渐趋于多样化。例如，利用Excel以及Word等相关的办公软件来对高职学校学生的档案实行文字输入以及数据处理。因此，高职学校需要构建多个含有各种功能作用的数据储存库，通过这个数据储存库来记录存储学校中教职工以及学生的档案信息。由于电子档案具有一定的收集数据能力、统计数据能力以及整理数据能力，在高职学校的档案管理工作中，大部分学校都使用电子档案管理来替代了传统的纸质档案管理，通过这样的方式来简化档案管理工作，从而提高学校档案管理的效率。为了达到新时代背景下对教育事业的标准要求，各个高职学校应当根据自身的实际情况来对电子档案管理的有效方法进行深入探索，促进高职学校的良好发展。
一、电子档案的优点
（一）将工作效率提升在使用传统的纸质档案管理的时候，如果要修订一些档案信息，必须要先在数量庞大、信息繁杂的档案信息内容中逐一寻找所要修改的学生档案，修改完成之后再放回原本的位置中。这样的查找方式不仅过于繁琐，而且极其复杂，同时，在反复翻找的过程中，纸质档案材料极易受到损坏。然而电子档案管理方式与之相比起来就简单方便得多，只在搜索框中输入所要寻找档案学生的名字，就能马上找到该学生的档案文件，对档案的信息的更改以及处理也极其快速、简便，只要确保计算机的网络环境足够安全就能完成一系列的相关操作，最终使档案管理人员的管理工作效率得到极大提升。
（二）符合当今时代的发展从现阶段我国的社会经济以及科学技术的发展情况为角度进行分析，可以发现，计算机网络信息技术地飞速发展是社会进步发展的一个必然趋势，计算机网络信息技术也逐渐应用于高职学校的教育以及管理中。例如，常见的电化教学以及多媒体技术教学，教师的办公室也逐渐实现了自动化、信息化。在这样的形势下，为了紧跟时展脚步，使高校的档案管理符合当今时代的发展，高职学校应当积极在档案管理工作中应用电子档案，从而使高职学校的档案管理工作能够和学校中的现代化教学技术维持在同一水平上，通过这样的方式来加快高职学校一体化教学及管理的形成速度。
（三）提高档案管理的质量以及水平传统的纸质档案管理无法实现永久保存，但是这一目标随着电子档案管理的到来得以实现。在高校过去的档案管理方式中，通常情况下的档案管理方式均为纸质管理，使用纸质管理来归类以及储存学生的档案，由于受到外部环境中的各种因素影响。例如，温度、湿度等，无论是储存环境湿度过高还是温度过高，都会在一定程度上损坏纸质档案，从而导致档案管理人员不得不定期将档案转移到其他地方。然而，这样的情况在电子档案管理中却得以避免，电子档案管理通过计算机就能实现快速存档，并且没有外部环境因素的限制，档案管理人员只要确保计算机网络的安全性，就能将快速存放档案以及管理档案实现，并且能够使学生的档案信息完整性在档案管理的过程中得到有效保障，从而将高职学校的档案管理质量提高。除此之外，由于社会的快速发展，国家越来越注重职业教育领域的发展，从而将高职学校招收学生的人数扩大。因此，高职学校中的学生数量呈现一个逐年攀升的趋势。学生的数量增加，在一定程度上增加了对学生信息进行记录的档案管理所需的纸张数量。在这样的形势下，档案管理工作中的建立档案的成本以及储存档案的成本均随之大幅度提高。这也促使高职学校在档案管理的工作中应用电子档案。当电子档案管理的方式逐渐在高职学校的档案管理工作中展开以后，使纸质档案管理工作中存在的管理难度以及储存难度得到了有效降低，同时，使用电子档案管理的方式来对高职学校学生的档案信息进行管理还可以节能环保，缩小档案管理所占的物理空间，并且在一定程度上节省了纸张资源，与我国当前提倡的绿色发展理念相符。最重要的一点，电子档案管理的方式使纸质档案管理中潜在的湿度影响以及温度影响均被有效地消除，继而使高职学校的档案管理保存以及储存的稳定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高职学校档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理制度不够健全在传统的纸质档案管理模式转变为电子档案管理模式的过程中，高职学校应当加快完善自身档案管理制度的速度，及时对其进行科学、合理的调整，积极建立一个属于本校的电子档案管理系统，并且采取相应的措施来确保这套系统具有一定的完整性以及有效性，从而构建出高职学校的电子档案管理制度。但是，观察现阶段中的高职学校档案管理工作可以发现，在高职学校的档案管理系统以及制度中依然存在很多不足，相关制度不够健全。例如，档案定位准确度不高，相关管理人员的权限以及责任分配明确性不足。在大部分高职学校中，其所具有的电子档案管理制度均与电子档案管理系统不匹配，假如在档案管理的工作中发生档案被篡改、被窃取以及档案遗失等相关不利状况时，由于档案管理制度不够健全，导致相关工作人员无法对以上情况进行及时有效的处理，最终对高职学校造成较为严重的损失。在一定程度上降低了高职学校的档案管理工作效率以及质量。
（二）电子档案对计算机设备的依赖性比较强因为电子档案是基于计算机网络技术来实现对学生档案的输入以及编制的，因此在检索相关档案信息的时候，必须使用一些计算机硬件以及软件使达到读取目的，例如，在对一些程序类的档案进行检索时，必须使用到一些类似于Matlab以及CAD的软件以及程序。因此，在对档案进行建立、储存以及备份的过程中极易被软件系统的网络环境以及运行状况所影响，在这个过程中，一旦计算机的硬件或者软件的系统出现故障，将会对档案的建立、储存、备份以及保存造成不利的影响。
三、电子档案管理在高职学校档案管理中的实践策略
（一）重视电子档案管理随着社会的进步发展，电子档案逐渐在各大高职学校的档案管理工作中普及应用，相关的档案管理人员也开始重视电子档案。为了使电子档案的应用得到落实，从而使高职学校的档案管理工作的质量以及效率得到一定程度的提升，高职学校的领导以及相关管理人员需要发挥自身的带头作用，先在自身的理念中形成具有一定正确性的电子档案管理理念，对电子档案在高职学校的档案管理工作中发挥的作用具有一定的认知以及了解。除此之外，高职学校的领导以及相关管理人员必须使电子档案在自身的档案管理工作中得到有效的落实以及应用，加大对高职学校档案管理人员的培训力度，使高职学校的档案管理人员能够对档案管理工作的重点内容以及管理精神有正确的了解以及认知。同时，高职学校还应当加大对档案管理工作人员的监督管控力度，提高对档案管理工作的要求以及标准，通过这样的方式来提升高职学校档案管理人员对高职学校档案管理工作的积极性以及规范性，继而使在高职学校的档案管理工作中应用电子档案管理的顺利开展得到有效保障。
（二）提高职工对电子档案的认知作为信息知识以及人才高度汇集的地方，高职学校应当积极向所有教师职工宣传电子档案的相关知识以及好处，将教职工对电子档案的理解以及认知进一步提升[1]，继而愿意主动配合高职学校完成电子档案的实践工作。第一，高职学校的相关负责人应当将自身具备的带头作用发挥出来，积极了解电子档案的相关理论知识以及技能知识，并且主动参加相关的培训，继而使其他教职工对电子档案管理引起高度重视；第二，高职学校必须将电子档案在学校内部的宣传力度加大，让学校的教职工能够对电子档案管理有一个正确的认识，继而积极配合档案管理人员的档案管理工作，在一定程度上将学校的档案管理工作质量以及效率提升。
（三）加强安全管理对档案进行安全管理是电子档案管理中尤为关键的一个环节，但是，由于互联网具有开放性较强的特点，而电子档案管理是基于互联网的一项信息技术，从而也将面临着黑客技术以及计算机网络病毒的威胁。因此，高职学校必须高度重视学校电子档案管理的相关安全管理工作，使档案内容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具体实施的时候，首先高职学校的档案管理人员应当在建设电子档案的过程中，对计算网络的安全性进行检查[2]，在确保计算机不存在病毒的情况下才能进行建档。其次，高职学校一定要安装正版的、具有极强防护功能的杀毒软件，实时监测计算机的安全性，及时找出存在的安全隐患并且处理，及时更新计算机的硬件设施以及软件程序。最后，高职学校应当积极安装防火墙，避免发生黑客攻击或者是病毒侵入的情况，确保电子档案不会被盗取或者是丢失。此外，为了做好应对各种突况的准备，档案管理人员应当定时对电子档案进行备份。通过以上的方式来加强对档案的安全管理，有效防止电子档案出现问题。对自身的电子档案设备开展定期的检查以及维护工作，使设施中存在的隐患以及故障得到及时的发现以及解决。同时，必须要求高职学校档案管理中负责电子档案技术的工作人员对电子档案管理系统中的隐患以及漏洞引起高度重视，积极学习相关技术，提高自身的技术水平，从而对电子档案管理系统中存在的漏洞开展真正的修复工作，最终使电子档案管理系统的风险得到一定程度的降低。除此之外，相关的电子档案管理人员应当对电子档案的相关管理软件进行及时的维护、升级以及更新，使电子档案的应用能够更加符合高职学校的需求。高职学校应当积极对电子档案管理的硬件设施进行及时的更新以及升级，将那些老化或者破损严重的设施淘汰，积极购入与现阶段信息技术发展相符合的新型设施，使电子档案管理的设施能够达到电子档案运行系统的标准，继而实现电子档案管理在高职学校档案管理工作中的实施应用。
（四）健全档案管理机制对于高职学校的发展而言，做好档案管理工作是促进学校高效发展的一项至关重要的环节，为了能够将电子档案的管理工作做好，高职学校的档案管理人员必须结合电子档案的相关特点来健全电子档案的相关管理机制，从而使电子档案的管理质量以及管理效率得到进一步的提升[3]。第一，高职学校应当规定，每过一个特定时间就要对电子档案进行归档，同时还要对电子档案的质量进行严格的审查检验，一旦发现存在问题应当立即进行解决处理，使档案能够及时归档；第二，高职学校必须提升档案管理人员对于电子档案的理解以及认知，从而有效地制定规范的电子档案管理机制以及相关的操作方法，使档案整理、档案鉴别以及档案归档等工作更具专业性；第三，高职学校必须严格地监督电子档案的编号分类工作，使人为失误的概率得到有效控制，继而有序开展高职学校的电子档案管理工作。
（五）优化管理团队电子档案管理人员是电子档案管理的主要构成部分，因此电子档案管理人员的基本素养、专业知识以及技能、综合素质等都是直接决定电子档案管理最终的管理质量以及管理效率的关键因素。所以，高职学校必须优化自身的档案管理队伍，将管理队伍中的成员的基础理论知识以及专业技能提高，为高职学校顺利开展电子档案管理工作创造有利条件。第一，当高职学校的在对档案管理人员进行选择的时候，应当以学习能力、道德品质、思想意识、专业能力以及职业素养为筛选指标[4]，确保其专业能力、综合素质等方面达到现阶段中信息化管理的相关标准。第二，高职学校必须加大对档案管理队伍的建设力度，积极从社会中招贤纳士，将电子档案管理队伍不断地优化、扩大，从而实现高职学校电子档案管理的品质化、高效化；第三，高职学校应当积极定期组织一些相关的技能培训大会以及道德培训大会，让档案管理人员能够积极学习相关的计算机知识以及技术，并且培养其良好的道德素养、政治素质以及职业素养，避免发生学校档案信息泄露或者被用于买卖等不良现象，从而对学校的安全管理造成不利影响。
关键词：纸质档案；电子档案；管理
现代科学技术水平得以提升，计算机技术与网络通信技术应用到各个领域。在传统方式下，档案管理工作面对较大压力，无法与现代技术实现有效融合。电子档案在使用与记录方式下，都能发挥较大意义，从而实现了纸质档案与电子档案的融合发展。因为档案中记载着变迁情况，具有原始性特征，也能形成不同的价值形态，纸质档案与电子档案存在较大共性，所以，在对其管理期间，实现两者的融合性，无论在信息整理、归档、收集等工作中，都需要促进其长期保存，基于现代化科学技术，维护其安全性，这样不仅保证了现代方法与现代技术的充分利用，也使档案管理工作更规范。
1电子档案与纸质档案
纸质档案具有较高的留念价值，将其保存后，当一些有意义的事物产生后，会对其有效利用，纸质档案也是人们比较熟悉的一种保存方式。一般情况下，纸质档案主要将纸张作为信息记录的一种形式。在事业单位中，使用的纸质档案都为公文图纸等，包括账目、工作记录等。但是，纸质档案不容易保存，容易被破坏，也无法实现良好的保密工作。所以，企业或者事业单位的领导、管理人员需要认识到纸质档案的重要性，以认真的态度对其处理。对于电子档案来说，本身具备一定的保存价值，是基于计算机软件、硬件以及数据库进行保存的，与人们生活存在密切关系[1]。纸质档案与电子档案的使用都存在一定特征。纸质档案需要保存的时间比较长，容易识别，在储存期间，存在一定的直观特点，是电子档案中不具备。但是，与纸质档案不同的，电子档案能够改变纸质档案中存在的缺陷，不仅能实现自由转换，还能对各个信息介质进行识别，对信息储存具备较高的容纳性，载体也更多样，能够促进信息资源的共享性发展。
2电子档案与纸质档案发挥的优势
在企业与事业单位中，对档案进行处理期间，要促进原始数据完整性。促进原始内容的完整性，保证其价值的充分发挥。当档案数据产生后，其存在的信息是不能更改的。所以，基于纸质档案与电子档案的对比分析，电子档案比较容易更改，但纸质档案更方便阅读。而且，纸质档案中的数据信息也更稳定。当单位、企业内领导签字、审核后，对其无法更改，其存在的真实性也比较强，具备一定的法律特征[2]。
3纸质档案管理与电子档案管理的融合策略
3.1档案管理模式
在新时期发展趋势下，档案管理技术还比较低下，纸质档案与电子档案存在的特点和优势都处于独立发展地位。电子档案在对信息进行传输、处理与开发过程中，实现了较大的便捷性和高效性，应用过程中，是各个媒体的集成化发展，具备全面性与直观性特点，与纸质档案相比，促进较大优势。如果电子档案无法得到安全保障，就要将纸质进行开发与备份保存。电子方式的实现是一个不断发展的过程，在该阶段，实现纸质档案与电子档案的融合，能够实现良好的发展需要。在目前建设与发展下，纸质档案与电子档案使用的方式也是不同的，其中，主要的管理模式主要包括双套制与双轨制。双套制主要是实现文化归档的统一使用，该方式不仅能将电子档案制作成纸质进行备份，还能实现纸质档案的数字化发展，使纸质档案与电子档案的共同储存与使用。对于双轨制，主要是信息在生成、运转期间实现的相互依存，它们随着业务流程的改变而改变。该方式的使用在一定程序下能实现纸质档案与电子档案，工作人员对重复文件进行办理，促进了管理形式的全面化发展[3]。
3.2档案管理流程
在新时期不断进步与发展下，电子商务、电子政务得以有效开展，各个企业与事业单位在内部也建立了相关办公网络系统，促进了纸质档案与电子档案的结合使用，达到优势互补的作用。随着国家档案局对相关方法的推出，使纸质档案、电子档案在良好的环境下实现融合。在并存时期，档案管理工作流程也产生较大变化。对档案进行管理是，是档案整体周期中存在的管理活动过程，其中含有鉴定工作、整理工作、归档工作以及储存工作等。在传统方式下，基层档案都是从外部、自身内部引来的，其中，纸质档案比较多。所以，在对其管理期间，电子档案中也含有纸质档案。在现代档案管理中，需要实现电子档案与纸质档案的统一管理，在执行工作中，不仅在归档工作中更统一，在鉴定工作、整理工作以及储存工作中都为更一致[4]。
3.3工作人员的能力
在新时期发展趋势下，为了实现档案管理工作的有效实施，还需要提高工作人员的能力和自身素质。在对电子档案进行管理期间，需要基于纸质档案管理工作进行思考，保证能够实现电子档案的长期保存和使用。纸质档案与电子档案存在较大不同，其中，最为主要是就是电子档案管理工作中各个环节产生的技术含量比较高。因为电子档案自身一定的技术特点和系统特点，所以，其中的电子档案管理人员自身的专业性与自身素质都需要提升，他们不仅要掌握档案管理工作中相关的基础知识，还要学会计算机的应用，这样才能保证档案管理效率的提升[5]。
3.4管理制度与标准
在新时期发展趋势下，为了应用新型档案载体，实现与计算机技术的智能化管理，在对档案处理工作中，要求实现信息的规范性与标准化。档案信息系统的使用质量与数据信息质量存在紧密联系，所以，要为数据信息格式设定相关标准。在新型载体档案得以广泛应用后期，促进业务管理各个方面更标准十分重要。如：建立统计标准、规则标准等。还需要为计算机数据库建立相关标准，促进新型档案信息载体格式的转化标准，保证计算机硬件设备、多媒体设备都能充分利用。还需要为新型载体档案管理工作制定相关的实施制度以及法律制定等，其中，在电子档案的归档工作、整理工作以及储存工作等各个环节充分利用。但是，由于电子档案自身存在一定缺陷，导致电子档案的真实性存在较大限制，所以，需要建立相关的法律法规，确定出电子档案的法律地位。
结束语
电子档案成为当今发展的主要趋势，其含有的丰富内容能够为工作提供信息基础。对电子档案进行开发利用，实现长期的保存工作，需要在技术、使用方法以及标准等方面进行改变，还需要提高管理人员的综合素质，这样才能实现电子档案与纸质档案的充分融合。
参考文献
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[4]朱焕芝.信息时代高校电子档案与纸质档案并存管理的思考[J].河北联合大学学报(医学版),2012,14(2):278-279.
一、档案管理工作的电子化趋势
随着社会的进步与科技的发展，我国大多企事业单位中，无纸化办公和自动化办公的趋势已经形成。在档案管理领域，普遍实施的是电子档案管理的模式，在社会发展的新时期，电子化趋势是档案管理工作发展的必然趋势。该领域还存在一些不足，比如在档案软件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相应法律、法规的约束与规范的作用；在档案分类方法的采用上缺乏适应性等。
二、实现档案管理电子化的诸多益处
（一）充分利用最新技术，与时展相结合。档案管理工作实现电子化趋势，是科学技术发展的产物，唯有充分利用这种趋势，才能实现本职工作的良好开展。通过对档案资料的收集与整理，采用计算机技术，使之转化为微机软件的形式，以便更方便人们的查阅与档案的管理。
（二）有益于工作效率的提高。与之前的纸质档案相比，电子档案的优势在于其更容易书写，更容易保存、也更易于人们查阅。电子档案实现里对计算机技术的合理利用，发挥了计算机技术的诸多优势，实现了对人力、物力、财力与时间的大量节约，也更大程度上提高了工作效率。
（三）可以实现资源的最大化利用。档案管理工作注重对信息的加工，以往的纸质档案模式受经费的影响，很多工作难以顺利进行。医院的档案管理工作任务繁重，如果只运用纸质档案费用很高，档案管理工作电子化的实现，解决了这一难题。除此之外，电子信息还具备可以拷贝的特性，改变了原有纸质档案手抄的形式，在进行查阅的时候，能够通过拷贝轻松实现档案备份。这使得档案工作者的劳动成果得以体现，也使得档案管理工作服务的范围更加广泛，从而实现了资源的最大化利用。
（四）加强了档案信息的实效性。档案信息具有时效性，医院的档案信息更是如此。应用以往的纸质档案，实现对档案信息的再加工，所耗时间较长，不利于实现档案信息价值的最大化。电子档案的出现，极大缓解了这一难题，因为通过对计算机的操作，人们能够顺利实现对原有档案信息的查阅与修改，从而实现档案管理工作的良好开展。
三、规避电子档案管理工作中的风险问题
档案管理工作采取电子化模式，与原有模式相比，在带来诸多便捷的同时，亦存在着一定的风险，作为档案管理工作者，要有规避风险的意识，使档案信息实现最大的应用价值。
（一）是电子档案管理工作存在风险的原因。
1.与电子档案的特性有关。保障档案信息安全是档案管理工作不容忽视的问题，特别是电子档案的出现，档案信息安全问题更是应该加强，这与电子档案的自身特点有极大关系。医院的档案信息众多，电子档案的信息安全受到影响，无疑会对档案管理工作本身以及其他工作造成重大影响。所以，在日常工作中，注重电子档案管理中的安全工作，有着极其重大的意义。
2.档案管理工作中规范性不强。档案管理工作中安全问题是人们较为容易忽视的问题，在对档案管理工作的规范上表现的也不够充分。突出表现为管理计划的制定较为随意，风险评估不够彻底，档案安全现状不能保持等几个方面。加强档案管理工作中的规范性是社会新时期发展的要求，是做好档案管理工作的有力保证。
（二）规避电子档案管理工作中风险的措施。
1.提高档案管理工作人员的工作素质。为了规避电子档案管理过程中的风险问题，提高工作人员的业务素质是良好举措。除引进一些高学历、高能力的档案管理专业素质人才之外，还要注重对单位的所有档案管理工作人员的素质教育，举行定期的培训，提高其专业、负责的精神，真正形成忠于本职工作，实现部门间的合作互动的良好局面。
【关键词】医院;电子档案;问题;对策
随着电子信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。
1、医院电子档案管理中存在的问题
1.1档案管理职责不明确，管理线条多
医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。
1.2医院电子档案管理的意识和制度不健全
有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。
1.3电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍
由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。
1.4档案管理人员素质有待提高
由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。
1.5需要大量资金投入
医院电子档案的建设需要整体规划,包括整个硬件平台和网络基础设置,如需要投入的设备就有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印机、复印机等,还需要进行信息的安全防护,这些都需要很大的经费投入。另外,这些电子产品更新换代速度快,生命周短,其后续的维修、更换、升级等也在一定程度上制约了档案信息化工作的开展。
2、提高医院电子档案管理的对策
2.1建立完善医院的档案管理网络
医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。
医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。
2.2制定相应的电子档案管理制度
要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。
2.3加强培训，提高认识
档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识,要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。
2.4加大档案管理的投入
关键词：电子档案；电子档案管理
随着计算机技术及信息技术应用的普及和深入，电子文件已成为档案的主要信息来源，电子档案的管理工作已成为档案工作的重要课题。
1电子档案的概念及产生
电子档案是指单位或个人在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的、经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。近些年，无纸化办公和办公自动化得到广泛的应用，在提高办公效率和降低办公成本的同时，产生了大量的电子文件，这些电子文件通过归档形成了电子档案，声像材料的形成采用电子化手段也丰富了电子档案的内容。同时，随着我国档案数字化工作的不断推进，大量纸质档案经过数字化处理得到的数字化成果也成了电子档案的又一个重要来源。它越来越多地替代纸质档案，其优越性是显而易见的，同时档案真实性的特质也存在缺陷，需研究与克服。
2电子档案的优点
2．1存储密度高
传统的纸质档案，占用很多的柜架及库房面积。而电子档案的存储介质主要有磁盘、磁带和光盘，这些介质的存储密度很高，小小的一张光盘就可以存储成千上万件电子档案。相当于纸质档案占用的若干套柜架。随着科学技术的发展，电子档案存储介质的存储密度还将继续增大，这样大大节约了存储的空间，可以更加充分地节省利用有限的空间资源。
2．2大大提高了档案利用的效率
在传统的档案查阅模式下，找一份文件需要查看目录，根据目录提供的线索要素，查找有关文件，由于目录制作的水平及查找人员的业务熟悉程度，往往查一份文件需用若干分或小时，有时甚至查不到。由于电子档案是以电子文档、音像图片等计算机文件的形式保存在存储介质中。因此，通过计算机的检索方式可以在数秒钟十分准确而快捷地完成对档案信息的检索，查找到所需文件与类似文件。同时随着计算机网络的迅猛发展，用户可以通过档案管理系统在线检索查阅利用档案，从而更好地服务于公众、服务于机关、服务于社会。
3电子档案的特性及存在的问题
3．1设备依赖性
电子档案是存储在各类存储载体上的数据代码。电子档案的生成、检索、查阅的过程就是对电子文件进行编码解码操作，这个操作过程需要借助于一定的硬件设备、操作系统和应用软件，相应的软硬件平台，否则不可能实现。就设备更新方面来看，就会使电子档案的长久保管利用带来很大困难，现在计算机技术发展日新月异，更新换代对于计算机硬件来说几年就会更新换代，而光盘等存储载体可以保存几十年。若干年后就有可很可能出现虽然有保存完好的光盘，但是已找不到读取的设备。同时光盘也不如纸质材料，随着时间的推移会自然消磁，会丢失所存档案材料。所以，重要的电子档案需打印成纸质来保存。
3．2电子档案信息与载体的相分离性
纸质档案的墨迹、图形、符号是紧紧依附在纸张上的，内容与载体不可分离。而且是孤本，独一无二，虽然有的纸质档案可以复印，但很好辨别其原件与复印件。而电子档案的内容与载体是分离的，一台计算机上形成的电子档案可复制到另一台计算机上，而且能够在不同计算机上传递，能够突破地点时间限制。这样，一方面电子档案可广泛复制传递方便了利用，另一方面很难识别其真伪与原件，很难保密，很难维护作者、责任者的产权。对档案的原始性、真实性、完整性和有效性造成威胁。
3．3电子档案的易更改性
纸质档案一般不易更改，若更改其痕迹容易识别看出破绽。而电子档案人们可以随意对其进行删改、增补、拼接、压缩、还原等操作，这些更改不会留有痕迹。而电子档案由于电子文件本质上是通过编码的数字序列，并且对电子文件进行的修改可以做到轻而易举，因此，如何判断电子文件是否被篡改已成为电子档案鉴定工作的一个难题。也给档案管理与利用造成困难。
3．4电子档案的多媒体集成性
由于电子计算机多媒体技术的应用，文字、图形、声像等多种媒体信息均可随意组合、拆装搭配构成电子档案的内容，使得其信息量和结构要比纸质档案复杂得多。甚至会造成同一份电子档案的信息存在不同的载体上，这给电子档案保管带来很多问题。
4如何做好电子档案管理工作
4．1建立并严格执行完善的档案管理制度
为了安全高效地对电子档案进行管理，首先要建立一套安全可信的权限管理机制，并且要求所有档案管理人员严格执行，确保档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、更新和删除等所有操作，都必须由具有相应操作权限的人员进行，严禁不具备相应操作权限的人员对电子档案进行操作。同时在日常工作中，档案管理人员严格执行电子档案管理办法，实行电子文件管理和电子档案管理相统一，制定科学合理的电子文件归档制度。
4．2严格控制电子档案的修改复制
由于电子档案易更改和易复制的特性，所以在电子档案的管理工作中，应严格控制电子档案的修改及复制操作，防止电子档案被篡改、信息丢失、失泄密等情况的发生。在实际工作中，可以将电子文档设置为只读、或对电子文档进行加密，也可以将电子文档设置为禁止修改、复制、打印等，以确保电子档案的真实性、完整性和有效性。
4．3加强电子档案的安全管理
①对办公自动化系统及电子档案管理系统与互联网进行物理隔离，严禁计算机接入互联网，避免由于计算机病毒、黑客攻击等情况的发生；②对使用者的权限进行严格审核，对使用权限进行系统认证鉴权，注册登记，保证操作动作回溯可查，责任到人；③要定期对电子档案进行备份操作，确保电子档案的数据安全。
4．4加强对档案管理人员的业务学习和继续教育工作
随着档案数字化工作的逐步展开，档案工作的对象已经从传统纸质档案逐渐向电子档案转变，这就要求档案工作者不仅要具有较高的档案业务水平，同时还应熟练地掌握计算机技术。为了更好地将新思想新技术运用到电子档案管理工作中，加强档案管理人员的业务学习和继续教育工作势在必行。
4．5不断研究探索电子档案管理的新方法、新措施
在电子档案管理实践工作中，要不断研究总结，遵循电子文件和电子档案产生发展的规律，勇于创新，不断完善电子档案管理的各项规章制度。同时要重视电子档案管理经验的学习交流，吸取和借鉴其他单位企业先进的制度及方法。
［参考文献］
［1］冉平．关于电子档案管理的思考．［J］．科学之友，2005，（7）：56～59．
［2］闫卫文．浅谈如何做好电子档案管理工作［J］．宝鸡文理学院学报，2013，（4）：197～198．
［3］邱晓威．电子文件与电子档案的管理问题与对策［J］．中国档案，1999，（3）：32～34．
1.电子档案载体的保护
传统纸质档案的载体材料是纸张，而电子档案的载体主要是磁性物质材料，如磁带和光盘等。因此，两者对载体的保护有很大区别。对电子档案载体的保护最重要的是要提供符合磁、光介质的保存环境，电子档案所需的环境温度为17℃-20℃，相对湿度为35%-45%，而纸质档案保存所需的环境温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%；要避免阳光直射，以免电子档案载体材料发生氧化反应，造成信息丢失；远离磁场，存放电子档案的柜架或金属盒要有抗磁性，以免发生消磁或磁化现象；要避免机械震动，以免破坏数据信息的完整性；存放电子档案的库房内还应配有防腐蚀性有害气体的设施和设备，定时进行机械通风，保证环境通风良好。另外，存放电子档案的档案室要配备防腐、防潮设备，远离释放有害气体的工厂，要定时进行室内通风，保证档案室内拥有良好的空气质量。纸质档案的耐久性可以持续几十年甚至上百年，与纸质档案相比，电子档案载体材料的寿命比较短，一般仅为5-10年。因此电子档案应每5年进行一次有效的安全性检查，包括外观检查和逻辑检查。外观检查，即检查表面是否有污垢、损坏等现象；逻辑检查，即用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验，以便进行有效的修正或更新。电子文件不同于直观的纸质文件，需要借助现代化的办公设备才能读取，其中计算机是十分重要的工具，电子文件的显示、拷贝，电子档案的整理、鉴定、利用等都是在计算机上完成的。因此，为了保证归档电子文件的有效识读，要注意对计算机及其软硬件加强维护和更新。硬件包括计算机、扫描仪、打印机、复印机等；软件包括压缩处理的软件以及电子档案所依赖的计算机技术和数据参数，如音频设备文件等。在电子档案归档时应注意收集其属性标识和相关软件，用视频设备获得的动态图像文件还应注意收集其压缩算法和软件。
2.电子档案真实性的维护
由于电子档案的形成快速便捷，在归档的时间上比较自由，可以在文件处理完成后立即归档，也可以在某一时间周期内归档。为了保证电子文件在传输、处理过程中准确无误，防止信息失真，电子文件在形成过程中要随时进行签名、信息验证和身份验证。由于电子档案是由一套特定的数字代码程序组成的，凡是能接触到电脑的人都可以对其进行修改，为防止非法访问或随意改动电子档案，对电子档案的修改、存储、传输等操作要进行实时登记，并以密码形式防止删改，以保证电子档案的真实性。对于需要签署的文本，可以采用声音批示，以弥补单纯的手迹签名的不足。有时为了保证电子文件不被非正常改动，应采取更严格的安全措施，如开发专门的安全保护软件或者编写安全程序；同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对重要的电子文件制作纸质文件加以保存。将电子档案中的电子文件设置为“只读”状态，也能够保证从计算机上读取到信息而不做任何的改动。每一份电子档案都有自己的相关背景，不仅是业务方面的，也包括相关的政治、经济背景。在保存电子档案时需要将这些背景信息一并保存，这不仅能够有效地帮助以后的利用者了解电子文件所包含的信息内容，也有助于证明该电子档案的真实性。
3.电子档案完整性的维护
在保存电子档案的过程中，为保证档案的完整性，需要把电子档案与其他档案的相互关系、相对位置等元数据一并保存，相关的应用软件也需一并保存，包括电子档案的相关电子图像。随着电子档案数量的不断增加，其所占用的存储空间和时间也随之增加。为保证电子档案的完整性，必须做好相应的备份工作。首先要对所有电子档案进行完整的复制，在以后每次复制时，只需针对上一次完全复制后新增加的数据或修改的数据进行备份复制即可。这样能够避免因每次都备份所有数据信息而造成的存储空间和保存时间的浪费，保证电子档案在保存和恢复时的完整性。由于电子档案依赖于计算机和计算机网络而存在，所以要保证电子档案的完整性必须在这两方面做到万无一失，即将同一电子档案保存于两台以上的电脑中，以防止一台计算机出现故障造成电子档案不完整；同时需将同一电子档案保存于两种以上的网络中，防止某一网络被毁坏，造成电子档案失去完整性甚至永久丢失。正是因为电子档案在载体保护、真实性维护和完整性维护方面存在诸多要求，且比较依赖相关成熟的技术，而纸质档案则可以真实、直观地再现文件的原貌。因此，在一定时期内电子档案不会完全取代纸质档案，两者形成并存发展、相辅相成的依赖关系。同时在档案管理工作中也需要二者相互配合，充分发挥电子档案的效用。
4.加强电子档案安全性的防护
网络的普及极大地促进了电子档案管理工作，因此加强网络安全不容忽视。加强电子档案安全防护主要有两点：一是用法律保护电子档案的信息安全，增加法律意识；二是要创建档案安全管理系统，确立基于角色的访问控制模式，充分利用现代信息安全技术，保障信息的完整性及保密性。只有在安全管理制度完善落实，电子档案数据库安全建设，电子档案管理系统安全运行和与相关信息安全技术结合运用的基础上，电子档案的安全性才能够得到保证。
5.加强电子档案管理人员的培养
（一）电子档案管理能够有效的节省人力和物力与传统的档案管理相比较，传统的档案保存工作中，由于某些重要的档案资料，不但需要专门的人员进行管理，还需要投入大量的管理经费，但是还是不能确保档案的绝对安全性。随着计算机网络的广泛应用，给档案的归档提供了更加方便和快捷的手段，并且还为档案的提取和利用都提供了快捷的途径，此外还为档案的归档与检索等当面提供了相当的便利。也就说说电子档案不但加快了档案归档的速度与质量，还节约了大量的人力与物力。
（二）强化电子档案管理，能够有效的提高档案服务的质量档案的电子化，其目的就是为人们提供简单快捷的档案管理服务。电子档案的特点就是信息化程度高，所有的原始档案都通过数字化的信息形式储存在计算机中，并且经过互联网的传播，方便世界各地网络在线的用户查阅和筛选自己需要的信息。所以，强化对电子档案的管理，不断的利用新技术，完善电子档案的管理模式和途径。随着时代的发展，许多的档案使用者对电子档案的要求越来越高，他们不但要求电子档案提供原始的文字档案，甚至有的还需要查看原始档案的图像以及相关的视频资料等，由于传统档案的种种限制，导致是在电子档案迅速发展的今天，已经远远的不能满足人类的需求。电子档案因为其自身的特殊性，能够为人们提供更全面的信息服务，随着档案需求的多样性与社会科学的不断发展，档案管理工作的服务对象以及档案的管理方法都在不断的变化中。但是电子档案因为其动态、全面的服务特点，在很大程度上能够满足人们逐渐多样化的需求。
二、加强电子档案管理的方法
（一）利用风险管理方法，提升电子档案管理的水平
电子档案管理由于利用的计算计算机网络平台，致使其在存储的过程中具有很大的危险，所以采用风险管理的方法，对电子档案的存储中可能遇到的危险进行分别、估计、防护并且采取相应的措施进行应对，通过这些手段的应用，将电子档案的管理风险降低到用户可接受的范围内，进一步的达到电子档案管理的安全系数。
（二）规范电子档案管理的操作流程
传统的档案管理在归档前与归档后的管理部门的分工是不同的，这就在一定程度上对文档保存的连续性造成了破坏。电子档案是建立在计算机网络上的虚拟信息，通过网络这一特殊途径，将文档通过一定的管理流畅，顺畅的将电子文档进行归档和存储，文件的生成和保存是在一个完整的环节中实现的。电子档案的生成到永久性的保存以及销毁是一个不可分割的过程，因此对电子档案生成的流程应该按照不同的管理要求和流程，建立专门的管理部门进行控制，将电子档案的操作流程系统而安全的管理起来。
（三）强化工作人员的管理，建立完善的管理体制
电子档案作为一种新兴的事物，其发展是比较晚的，因此一套完整的管理体制对电子档案的管理工作是相当重要的。在建立完善的管理机制的基础上，还应该通过绩效考核归纳到电子档案的管理内容中，以此来激励管理人员的工作积极性。同时还应该投入一定的资金，在硬件设备上提供一定的支持，保证管理机制高速、有效的运行。
三、结语
【关键词】电子档案 保存 维护 维护 管理对策
信息化的时代，随着计算机与网络技术的普及,企业信息数字化、办公自动化的快速发展,电子档案已经成为企业档案工作中必须要面临的工作问题，并且在实际工作中产生的各种问题和难点也必须面对，需要在企业中得以合理运用。
根据多年的档案管理工作经验，在此着重探讨分析企业电子档案管理工作中出现的问题以及一些处理方法，抛砖引玉，和档案管理工作的同仁们共同探讨。
一、企业电子档案管理中出现的问题
（一）电子文件原始资料的保存
目前,在计算机上起草和制作文件,已是办公常事。往往文件一旦定稿打印后,作为草稿性的电子文件的保存就经常被忽视。许多单位对电子文件没有采取保护措施,随意对其进行删改,不是被清除就是被新文件覆盖。使具有原始性的电子稿件面目全非,失去了归档保存的意义。
（二）电子档案的完整性难维护
电子档案材料的多样性、结构的复杂性,储存方式的互换性,容易造成信息缺损。当前,电子档案储存方式主要有光盘、磁盘和磁带。这些媒介材料的化学性质不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应,容易造成电子档案信息丢失，使电子档案内容的完整性很难保障,直接影响信息再现。
（三）信息安全与保密问题
电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性,造成电子档案与载体的可分离,使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性,使电脑病毒和蓄意破坏的电脑黑客对档案存放载体形成威胁,载体一旦被电脑病毒感染或被黑客闯入,就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失,甚至造成整个信息系统瘫痪。
（四）电子档案的接收格式问题
由于电子档案的应用尚没有全国范围内普及,档案文件在转手移交过程中,会出现因两部门存储档案方式不同,使用软件不同,而使电子档案在转交过程中出现困难。
（五）电子档案的长期可读性难实现
电子档案的内容是以数字形式存储于各种载体上的,但由于电子档案形成单位的不同习惯,所应用软件、媒体不同,对同一项目所形成的电子档案格式都不尽相同。电子档案在以后的利用中,必须依赖于电子计算机软硬件平台将电子档案的内容还原成人们能够直接阅读的格式进行显示。而互不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案,在电子档案利用时对信息的交换、显示会造成很大困难,导致电子档案打不开或无法显示而失去可读性。即使是互相兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案,随着科学技术的进步,电子计算机系统软硬件技术的不断升级,数字压缩、解读等技术的不断更新换代,电子档案在现在形成时所依赖的先进技术,在未来利用电子档案时往往是时过境迁,新技术已经不认识老技术了。所以,将最初形成的电子档案原始软盘、光盘等原件载体保存起来,也并不意味着载体实物上的电子信息能完整无损地、源远流长地被利用下去。
二、企业电子档案管理的对策
（一）电子档案管理的原则
企业电子档案管理要秉承规范性、可靠性、高效率的原则。规范性是开展档案信息电子化最重要的原则,也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。要求所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行,并尽可能采用国际通用标准，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。可靠性问题，除了采取各种技术措施、国家制订必要的认定规范外,文件、档案工作中相应的制度保障也是十分重要。在电子档案管理的全过程中,要严格制度、堵塞漏洞,不仅要确保归档文件和进馆档案的真实有效,还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程,建立必要的备份等,以防止信息的丢失和失真,维护电子档案的可靠性。而高效率，应在充分研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案和最高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定,是整个电子化工程成败和效率高低的关键，而优良的电子化加工系统,是档案信息电子化工程的助推器。
（二）规范电子文档一体化管理模式
电子文件管理系统的文件管理功能是由电子文档管理软件预先内设的元数据需求确定的,所以说电子文档管理要落实到以软件为核心的解决方案上,制定相关元数据规范,自觉创建对软件功能进行规范的平台。以此为指导,研制有利于电子文档一体化管理的通用元数据标准,建立电子文档一体化管理相关的配套标准体系,显得非常必要。解决电子档案管理的难题,涉及宏观政策、信息管理、相关法规以及系统设计等问题。除考虑到电子公文归档的需求外,还必须顾及电子文件核心流程层和特定流程层流转的诸多问题,这是一个复杂的管理系统。而标准又是与时俱进的,需要不断更新和升级,不能永远停滞在一个水平上。因而,仅局限于某一个行业、某一个学科或某一个部门研究远远不能适应需求。而无政府盲目竞争,自由创建信息孤岛,重复设计、各自为政、五花八门、互不兼容也是不行的。要解决电子档案管理难的问题,与世界电子文档一体化接轨,就必须建立一个顶级一元化技术权威机制,统一组织协调诸多相关机构联合攻关,统一全国的电子文档一体化管理模式,规范电子文档一体化管理系统软件开发,以保障电子文档一体化管理的需求,已成为解决电子档案管理难的明显发展趋势。
（三）采取切实可行的信息保护措施
信息安全技术对于维护电子档案数据的原始性和真实性至关重要。电子档案上网后必须从入口、传输、使用三个方面采取安全保护措施。目前,为防止档案信息被窃取、删除和修改,防止网络??黑客的进入,常用的技术方法有签署技术、加密技术、身份验证、防写、档案备份、专机专用、设置防火墙、安装杀毒软件等。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠,确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密,防范对电子文件的非法访问和随意删改,都具有很好的效果。应当不断改进现代化管理手段,努力提升馆藏档案的安全保护水平。
（四）电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理要加强
软件管理上,要积极开辟电子档案存储的新途径,为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备,对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞,对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级,搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上,要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境,强化防磁设施的完善和维护,有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施,确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
关键词： 电子档案 管理难点对策
一.电子档案的特点
电子文件是指能被计算机系统识别、处理、按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上, 并可在网络上传输的数字代码序列。电子文件按一定手续归档后便形成电子档案, 它具有如下特征：①与计算机软、硬件等设备关系密不可分；
②与纸质档案相比概念上有本质的区别；③更高要求的保管条件。
电子档案材料的多样性、结构的复杂性,储存方式的互换性,容易造成信息缺损。当前,电子档案储存方式主要有光盘、磁盘和磁带。光盘是利用激光进行信息存取的,它呈圆盘状,由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合的档案信息具有系统性、真实性、价值性,企业才能从中获得更为完善的服务。
二． 电子档案的归档要求
计算机特点之一是修改方便,这一特点却是档案部门的大敌,档案是不允许修改的,即使有错,作为真实的历史记录也是不能修改的。为了防止修改,档案管理软件中可将电子档案设置为“只读”状态,这样用户只能从计算机上读取档案信息,而不能作任何修改。如果要用光盘,一般应该采用一次写人多次读出光盘即WORM光盘,这样用户只能读取信息,不可以做任何修改,这种不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子档案。
在电子文件的归档过程中, 应注意登记电子文件的容量及形成时间, 特别是形成时间不但要登记年、月、日还要登记时、分,因为文件只要修改其存储容量、时间, 则和原来的文件是不一致的,这样档案人员就能注意到文件在复制、打开过程中是否被有意或无意的修改,如果发现文件被修改,应及时寻找原因, 防止类似情况再次发生,并尽可能恢复原电子档案的本来面貌。
对归档的电子文件应注意是否被加密和压缩,当发现文件被加密时,应及时和文件形成者取得联系,给予解密。对压缩的文件,由于压缩工具众多,一人一个方法,不利于档案的提供利用,建议对所有压缩的文件全部解压后再存储在光盘上, 这样对电子档案的保管、日后维护、提供利用等都是有利的。
归档拷贝的份数,一般为二套,分别存放在不同的地方,如果某些电子档案利用率特别高,可做一套专门用于提供利用。保存二套的原因是由于电子档案在长期保存过程中可能会出现读写错误,但同时同一文件同一位置出错的可能性是很小的,这样可大大提高电子档案的安全性和可靠性。光盘存储技术发展到现在也只有二十年的时间,档案管理人员不能有太大的期望能永久保存电子档案,在经济能力允许的情况下,可适当考虑转存到缩微胶片等其它更能耐久存储的载体上。
电子档案的保管和维护措施
电子档案的保存,首先要求具备一个适合电子档案载体保存的环境。电子档案载体的保存环境,一般是指脱机存储而言,应而要达到有关要求如归档光盘应直立排放,严防变形,不得擦洗、划刻、触摸盘片的处,不得弯曲、挤压、摔打盘片,防止盘片沾染灰尘和污垢,避免阳光直接照射温度控制在17～20℃,相对湿度35%～45%远离热源、酸碱等有害气体和强磁场,对需长期保存的电子档案最好存放在恒温恒湿的档案库房中,有条件的档案馆可将光盘等直接存放在防磁柜中,防磁柜平时尽量少开启,防磁柜的钥匙应有专人负责。良好的保存环境,不
仅可以延缓载体的自身老化,而且还可以减慢载体上所有信息的自然衰减。
电子档案载体,特别是磁性载体,极易受到保存环境的影响,即使在良好环境下,也难免不发生信息丢失或读取错误的现象,这是由于载体在长期保存过程中材质老化及磁记录的自然衰减所致,所以对保存的电子档案,应每隔一年抽样机读检验一次。光盘的拷贝转存应根据光盘的保管情况、光盘驱动器的发展和兼容情况、计算机操作系统变化情况、硬件环境的变化情况而定,当上述四个条件任何一个发生较大变化时,应考虑有必要进行转存,转存时特别要注意选择最新型号的光盘、驱动器、计算机操作系统和硬件环境,这样下次转存的时间间隔可长一些,同时原光盘至少应保存一个转存周期,以防万一。
四．实现档案电子化的途径
(1) 档案信息数字化。档案信息数字化是经过电子技术处理而记录在新的介质上的一种方式, 进而形成了新的文件和档案, 称为电子文件和电子档案。电子档案具有信息与载体之间的可分离性、信息的可变性、信息的记录与读取速度快、多种信息集成性、信息的可操作性等特征。电子档案的这些特性, 使人们获得与处理档案信息的方式发生深刻的变革,档案信息的检索查询和提供利用更加方便快捷,可使档案信息实现资源共享化,更大限度的满足企业对档案信息利用的需求。实现了档案信息数字化就为档案信息网络化打下了基础,档案信息数字化是实现档案电子化的有效途径。
(2) 档案信息标准化。档案信息电子化形成电子档案。电子档案与传统档案的区别在于记录方式的数字化,当使用电子技术和设备将信息记录在光盘或磁性载体之上形成电子文件或电子档案,其信息就不能脱离这种生成环境和设备单独存在,电子档案信息具有非人工识读性和系统依赖性。电子技术及设备的不断进步,使电子档案形成的环境出现较大的差异,这种差异造成电子档案信息经过一段时间后,存取性受到限制,旧的硬件及软件已经被新的硬件及软件所取代,旧的硬件及软件环境生成的档案信息在新的环境下不能被正确识别并存取。这就要求电子档案信息实现标准化,实现电子档案信息存储结构及格式的标准化,形成通用的存储标准,使之在各种不同的环境下都能被准确识别、读取、存储。因此, 档案信息标准化是档案电子化持续、长久发展的唯一途径。
(3) 档案信息网络化。实现档案信息资源网络化就是要实现档案信息系统与网络技术和网络应用软件的集成,形成可查询多种平台的档案信息管理系统,使之支持多种操作系统,具有统一的用户界面,统一的文本格式,统一的查询方法,用户科直接得到所需要的档案信息。企业科技人员通过网络进入档案网站,经相关手续取得许可授权,进入网站检索相关信息,阅读或下载所需档案信息,以满足企业快速发展的需求。
