时间：2023-04-08 11:45:42
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管理系统在企事业单位中档案资料管理模式中的应用有着较强的积极作用。无论是企事业单位内部使用还是以产品形式来进行开发使用，管理系统的需求都呈增加的发展趋势。伴随着社会经济的快速发展，档案资料管理所面临的情况呈复杂化与多元化的发展趋势，企事业单位对档案资料管理的要求越来越多，所面临的程序也日趋繁琐，传统的档案资料管理模式面临着新的困难与挑战。在信息资料不断膨胀的背景下，档案资料管理工作如何能够适应社会发展的需求，提高档案资料利用效率，是企事业单位发展必须要面临的问题。设计与开发出能够推动企事业单位在档案资料管理水平发展的管理系统，对于企业事业单位档案资料管理水平的提高有着重要的作用。以信息化技术作为基础，实现档案资源的有效管理，预防由于人为的错误而产生的档案资料管理方面的问题，管理系统的应用有着重要的作用。企事业单位作为组织建立基于管理系统的档案资料管理模式，能够使档案资料的增、删、查以及改等处理更为快捷便利。通过管理系统的应用，实现档案资料管理操作全程在计算机上进行，进而降低了纸张方面所耗费的成本。通过对基于管理系统的档案资料管理模式中系统功能的提升，实现上万条数据的存储，数据库的应用能够提高档案资料管理的保密性与可靠性。综上所述，管理系统在档案资料管理模式中的应用有着不可取代的作用，对提高档案所具有的功能有着重大的现实意义。
二、基于管理系统的档案资料管理模式优化建议
不同的企事业单位，在档案资料管理模式方面存在着一定的区别，这就决定了在基于管理系统的档案资料管理模式的应用方面也会有一定的差别。本文仅对通常存在的管理模式优化建议进行论述。
1.加强管理者的重视力度。
加强管理者对基于管理系统的档案资料管理模式优化的重视力度。对于任何企事业单位来说，管理者的重视是管理系统在档案资料管理模式中作用发挥的基础。只有不断提高管理者的重视力度，才能促使企事业单位在管理系统的应用方面进行投资，制定相关的规定对管理系统在档案资源管理模式中的应用进行规范化的管理。除此以外，还应不断提高档案资料管理工作人员的专业知识与实践技能，只有这样才能为基于管理系统的档案资料管理模式作用的发挥奠定人力资源方面的基础。
2.优化技术方面的应用。
基于管理系统的档案资料管理模式在应用中还应不断进行技术方面的完善。管理系统从组成来看，主要包括前台系统与后台管理系统两个不同的部分，这两个部分共同组成档案资料管理系统。管理系统使用java语言的同时结合JavaScript、HTML以及JSP等技术进行系统开发，以Tomcat应用服务器为基础建立运行环境，除此以外，还结合MySQL来建立数据连接关系。此类系统由于是JSP技术开发的，使得其有着较强的可移植性，也就是说，只要对配置文件进行修改就可以在不同服务器上进行运行。管理系统可以通过技术方面不断的优化实现其应具有的功能。常见的功能包括实现档案资料的展示；完成档案资料的录入上传以及备份存储；优化档案资料的搜索功能，管理系统用户在查询中可以通过文件编号，名称与密级等相应的属性实现对档案资料的查询；通过人机交互模式的应用满足了档案资料用户在咨询与利用等方面的需求；一体化管理推动档案资源管理规范化与程序化的应用等等。
3.提高利用效率。
[论文摘要]简述了标准资料在企业科研、生产中的重要作用;指出了企业应如何做好标准的收集、整理、传递和服务工作。
标准是对重复性事物和概念所做的统一规定,标准化工作的目的是通过制定、和实施标准使同类事物达到统一,并获得最佳秩序和综合经济技术及社会效益。从这里可看出,标准是组织产品生产、工程施工的依据。随着标准化事业的不断发展,标准在科研生产和经营活动中所起的作用愈来愈明显,因此标准资料的管理越来越被人们所重视。人们普遍认为:标准化工作是三分技术,七分资料,可见标准资料的重要性。一方面通过它人们可以观察和了解到整个标准化领域的信息和知识,为企业的标准化工作提供必备条件;另一方面各级标准每隔3~5年就要修订或复审确认一次,若不及时掌握这些动态,或随时注意新的标准信息的传递和交流,企业标准化工作就会处于被动局面。因此,为了更好地为产品设计、工艺、制造、检验等各种技术工作服务,提高工作效率,保证产品的质量和为领导经营决策提供必备依据,企业必须重视标准资料的收集、整理、传递和服务工作。现就上述工作谈点个人的粗浅看法。
1做好标准资料的收集
标准资料是一个统称。它一般包括:标准正文、标准的制(修)定说明、标准贯彻的宣讲材料、标准的出版发行和更改信息、标准化期刊、标准化的论文等。标准资料的收集主要是对以上这些文献的收集。但重点是收集标准的正文和与其相关的配套标准。收集的方法主要有外购、与有关单位进行交换、复制或向对方索取,以及通过标准化信息网络进行收集。收集的前提条件是:要及时掌握标准的和更改等信息;经常与国家及行业标准发行部门、各地新华书店和各级标准情报机构取得联系;确保收集、采购的标准是最新有效版本。
标准资料的收集要从行业和企业的实际出发,并保证重点,既要收集国内外先进的标准资料,也要收集历史资料,同时还要收集标准发展的信息资料。在收集标准资料的同时,要注意捕捉信息,利用信息。在知识经济时代,在瞬息万变的市场经济中,要把信息摆到企业发展的大局中来。从标准化的角度来说,就是使信息能确保企业具有极强的应变能力,并能随时作出正确的决策。这就要求我们勤于与各方面沟通,善于捕捉信息的源头,然后通过各种手段获取信息。
1.1信息是提高企业效益的重要环节
通过对所掌握的大量标准信息进行认真地分析和整理,汲取其中对本企业有用的信息,以此来调整企业的产品结构,开发新产品,扩大营销市场,使信息变为财富,为企业增加效益。
1.2信息是标准化活动的基础
企业标准化工作主要是结合企业实际,贯彻实施各级各类标准,制(修)定本企业标准,在这些活动中,标准信息始终是其工作的基础。企业应侧重那些与产品标准化密切相关的信息,并确保其及时性、真实性、典型性和连续的规律性。
2标准资料的管理
2.1分类
根据行业特点和科研生产的需要,将标准资料按级别、类别或专业分类管理,并建卡、建账、编目、上架,以利检索查询。随着办公设备的现代化,目前已有很多企业利用计算机辅助资料管理工作。当企业采用计算机辅助资料管理时,应尽量多输入一些信息,比如标准历代替换的情况,标准在企业贯彻的情况,标准底图状况,标准的归口管理部门,标准分况等等。这样做不仅便于检索和查询,而且可以指导设计、制造、检验等部门正确贯彻和运用标准,最大限度地发挥标准在科研生产中的作用。
2.2汇编
将同一专业、同一部门、同一场合使用的标准或主体标准与配套标准汇编成册,以方便有关部门和有关人员使用。
2.3动态管理
对已被更改、代替与作废的标准,及时地做好相应的处理工作,以防止“废止”标准在生产现场使用,保证生产现场所使用标准的有效性。
3标准资料的传递和服务标准只有通过贯彻实施,才能使企业产生明显的经济效益和社会效益。因此,应把收集整理过的标准资料按类别及时传递给不同的使用对象,使他们尽快地了解和掌握标准的内容,以促进标准早日地贯彻实施。为达此目的,标准资料部门应做好以下工作:
(1)建立有关标准资料管理的规章制度,确保资料传递规范化、制度化,做到资料管理、借阅、查询有章可循,有据可查。
(2)定期或不定期地资料信息通报,及时地将标准资料收集整理的情况通报给有关部门和人员。
(3)定期印发标准有效目录,确保生产现场使用的标准资料的现行有效性。
1博物馆图书资料工作的特点
博物馆图书资料工作与公共图书馆以及其他院校、企事业单位的图书资料工作相比具有其不同的特点。
1.1所藏图书资料具有专业性
博物馆的图书资料收集、整理、典藏和利用都是围绕馆藏文物、陈列展览和考古科研工作展开的，其类型大部分是纸质文献，包括图书、杂志、报纸等，电子文献资料很少。历史类博物馆一般都藏有古籍类文献资料，其不仅具有文献研究价值，还具有文物价值。博物馆所藏的图书资料先要保存好，然后才是合理利用。管理这些文献资料需要较强的专业技术手段。辽阳博物馆图书资料室隶属于文物保管部，所藏的图书资料主要为历史、文物、考古、美术史以及博物馆学等专业图书和文献资料，其专业特色非常鲜明。
1.2服务对象具有单一性
博物馆所藏的图书资料其服务对象主要是本馆职工，为完成本单位的发展目标和中心任务而提供服务。本馆为完成收藏、陈列和宣教工作服务，也收藏有大量的图书资料，建立了专门的图书资料室。目前，本馆图书资料室仅对本馆工作人员开放，如外单位人员需要查找本馆的图书资料，需要事先沟通，经允许后方可查阅。而一些比较珍贵的图书资料与馆藏文物一样，执行严格的保管与使用制度，即使是馆内人员使用也必须严格履行入库查阅手续，外单位人员不允许入库，也就无法查阅。这种管理方式虽然有利于图书资料的保护，但也限制了外单位人员对这些图书资料的查阅与利用。
1.3服务方式具有直接性
博物馆图书资料与其他图书馆承担的功能相同点在于，都是为读者提供知识信息的检索、查询和阅读，这种服务的表现形式为知识信息的传递，属于间接。而不同点在于，博物馆的图书资料还能提供一种直接，最常见的表现形式就是为博物馆的文物收藏和陈列展览提供服务。举例来说，博物馆收藏的很多文物需要经常进行考证和研究，研究人员除了需要自身掌握的专业知识以外，还要借助大量的相关文献资料和前人的研究成果，经过系统的研究考证后，才能确定文物的年代、真伪和历史价值等。在博物馆的陈列展览工作中有很多文物、展品和文字图片资料，通过设计、整合达到展示主题内容的目的。在筹备一个陈列展览的过程中，文字图片资料是在已有的文物、展品之后提供的，这就需要查阅详尽的文物史料，以及相关的报刊资料，博物馆所收藏的图书资料就成为该项工作必不可少的信息源。此外，博物馆的讲解宣传工作，需要编写本地区的历史和文物保护方面的资料，以及馆藏文物简介、讲解稿等，其资料来源首选是本馆的图书资料。
2博物馆图书资料工作发展对策
图书资料管理工作与博物馆最基本的业务工作密切相关，是反映博物馆的陈列展览、宣传教育和学术研究水平的重要因素之一，所以图书资料管理工作不仅不能忽视，而且要作为重点工作抓好抓实。要做好图书资料管理工作，准确把握其工作特点是关键，是基础。
2.1提高博物馆图书资料管理工作的认识
转变观念的关键在于充分认识到图书管理工作的重要性。博物馆领导认识提高了，就能确立明确的工作目标，调动人力、物力建设好图书资料室。图书资料部门的工作人员认识提高了，就能够树立在服务中谋地位、做贡献的思想，注重把握机会，在博物馆的业务建设中发挥积极作用。从上到下思想统一了，就能够形成合力，进而推动图书资料管理工作上水平、上层次。博物馆长期把图书资料的收藏作为主要的指标，而对所收藏的图书资料如何利用的问题却常常被忽视。在信息时代，信息资源是实现信息化的基础元素，博物馆的图书资料有其自身的专业特点，自然也是重要的信息资源之一。因此，必须提高博物馆图书资料的管理水平。博物馆图书资料室的职能要实现由重“藏”到重“用”的转变，以适应博物馆事业发展的需要，同时最大限度地满足公众对信息资源的需求。以辽阳博物馆为例，虽然本馆图书资料室的藏书数量和规模不能与本地区的公共图书馆相比，但自身优势也十分明显，即具有专业性的特质。公共图书馆藏书遵循的是大众化、多样化的原则，与博物馆专业、文化遗产传承保护相关的文献类型和数量不及本馆系统、丰富和全面。另外，辽阳博物馆还收藏有一些孤本善本，这更是普通读者难得一见的资料，其学术和研究价值是一般资料不可替代的。为了不让这些重要文献资料沉睡库中，充分实现其价值，本馆图书资料室在固定的时间对外开放，方便了专业研究者的利用。
2.2博物馆图书资料管理的规范化
要实现博物馆所收藏的图书资料的价值，必须强化管理的规范化工作。一是建立健全图书资料管理工作的各项制度，要把图书资料室的管理计划、文献征集和采购、保管等工作与图书资料的利用紧密结合起来，形成完善的图书资料借阅制度，避免因为工作人员变化，交接手续不全，或者没有规范的借阅手续而造成图书资料的流失或不完整。二是要创造图书资料保管的良好环境，这是保障图书资料有效利用的基础。要防止因保管条件不达标准，或温度、温度、光线、污染、灰尘等因素造成资料的损害。三是做好图书资料的清点、核对和编目工作，对于馆藏的文献资料都要逐一清点造册，并按照图书馆学专业的要求对图书资料进行整理、统计、排列、编目、上架，以实现规范化管理。
2.3利用多种途径丰富馆藏图书资料
博物馆图书资料的来源主要有采购、征集和接受捐赠等方式。在以往的征集和接受捐赠工作中，博物馆往往仅重视那些具有文物价值的物品，其中文献资料多为有手稿、家谱、契约等，图书资料都是有一定历史研究价值的，还有一些古籍资料。对于够不上文物价值的图书资料，或是短期内人们还没完全认识到其真正价值的，都没有列入到博物馆的征集和接受捐赠范围之内，这对于博物馆来说无疑是很大的损失。为此，博物馆应该改变工作思路，扩大征集和接受捐赠文献资料的范围，丰富馆藏图书资料。博物馆用于图书资料采购的经费非常有限，采购图书资料必须要有针对性，不能追求多而全，必须有目的、有计划地进行藏书建设，最大限度地发挥经费的作用，把最需要、最有使用价值的图书资料纳入馆藏体系。为此，笔者认为，博物馆的图书资料建设应重点抓好以下几项工作：一是把文献征集和搜集工作经常化，保证藏书建设的稳定性和连续性。可根据博物馆业务和馆藏的特点，有计划地发函征集或组织人员外出定向征集，也可与书店、出版社和古玩店建立联系，委托代购。二是掌握与博物馆业务有关的书籍出版信息，及时进行预订或采购。三是博物馆图书资料管理人员应通过各种途径，掌握与文博事业发展和业务研究有关的信息，如各地报导的考古新发现，各种学科的研究成果，以及学术、陈列、展览等方面的工作动态，进行搜集汇总，及时提供给本馆的有关人员，为业务建设提供参考。
2.4加强博物馆图书资料的网络化管理
目前，博物馆的网站服务基本上提供的都是馆藏文物信息，博物馆的图书资料信息很难在网上查询。实际上，博物馆图书资料的信息化、网络化管理是丰富博物馆网络资源的基础性工作之一。如果博物馆的图书资料只局限于图书、报刊、杂志等纸质形式，又不能实行开放式的对外借阅服务，那么博物馆的图书资料室体现更多的是储藏室的功能。在当前的信息环境下，我们应该充分利用现代信息管理技术的研究成果，着重做好博物馆图书资料资源的网络化开发与管理工作。一方面要利用通用性和兼容性好的图书管理软件，对已有馆藏图书资料进行数据加工，并在网站上提供检索入口，使博物馆的图书资料能够让公众共享。另一方面，要整合加工网络资源，将与博物馆专业相关的网络信息资源本地化、馆藏化。网络资源具有无序性、动态性的特点，这给用户选择与利用网络信息带来了极大的不便。博物馆可以根据自身的专业特点，从深层次开发文献信息入手，对馆藏图书资料和网上信息资源进行科学而实用的组织管理，经过分析、比较、识别、研究，将无序分散的信息形成有序的网上二次信息或三次信息，为网络用户有效检索利用博物馆专业信息资源搭建平台，提供路径。
2.5建设适应博物馆图书资料工作需要的人才队伍
从事博物馆工作的人员大部分是文博专业或历史学专业的专门人才，图书馆学专业的人才很少。图书馆学是一门专业性较强的学科，图书的分类编目、整理加工都需要一定的专业知识，特别是随着图书馆数字化建设深入发展，现代信息技术在各类型图书馆得到了广泛的应用，涉及图书馆学的新技术、新观念层出不穷。博物馆的图书资料工作也需要借鉴新理念、新技术，也需要培养专门的图书资料管理人才。博物馆的图书资料管理人才不仅需要掌握博物馆学专业知识和文史知识，还应掌握图书馆学专业的相关知识。针对当前博物馆图书资料专业人才匮乏的现状，各博物馆要采取请进来、走出去的方式，或是引进复合型人才，或是通过继续教育培养人才。博物馆图书资料事业的发展离不开专门的人才。博物馆学研究、博物馆事业建设都离不开文献信息的支撑。图书资料工作是博物馆工作的重要组成部分。建设有博物馆特色的图书资料服务体系是博物馆学研究、博物馆事业建设实践持续发展的基础，而建设一支适应博物馆图书资料工作需要的专业人才队伍则可以为博物馆学研究和博物馆事业的发展提供智力保障。
图书资料管理人员的形象意识树立是优化其职业素质的首要前提，也是提升图书资料管理人员自身形象的关键所在。图书资料管理人员是为广大读者群服务的，图书资料管理人员的仪容仪表、服务态度、技术水平、职业道德、文化素养等都是会在读者面前产生映象的，它直接影响了图书资料管理人员的形象。所以要求图书资料管理人员要树立一定的形象意识，积极的发挥主观能动性的作用，采取措施针对图书资料管理人员的仪容仪表、服务态度等进行有效改进，注重仪容仪表，端正服务的态度，树立良好的职业道德，提高自身的文化素养，建立良好的形象，才能优化其综合的职业素质。
（二）注重图书资料管理人员的心理素质训练
图书资料管理人员的心理素质训练时是优化其职业素质的有效的保证，它给图书资料管理人员职业素质的提高起到基础性的保障功能。图书资料管理人员面对不同的读者群，接触不同的用户和读者，需要对他们的心理特征、需要、行为作出正确有效的判断，这就需要图书资料人员具备一定的心理素质。因此，注重图书资料管理人员心理素质的训练，将心理素质训练作为每天基础的专业技能训练，提高图书资料管理人员的判断能力，在日常工作中能够应对不同需求的用户和读者，从而更好的为广大用户读者服务，达到优化职业素质的目的。
（三）贯彻图书资料管理人员的终身教育理念
图书资料管理人员的终身教育是优化其职业素质的有效措施，是图书资料管理人员长远工作的重要保证。时代和社会的发展需要能适应市场需求的人才，图书资料管理人员就必须终身学习接受一定的教育培训，才能达到适应社会需要的目的。这就要求图书资料管理人员在日常工作中加强知识的积累，积极培养各项能力，提高自身的业务水平，向同行业有丰富经验的人员进行交流学习，不断充实和更新自身的知识，并参与到专业业务的培训中才能算是贯彻终身教育的理念。
（四）提高图书资料管理人员的职业技能水平
图书资料管理人员的职业技能水平是优化其职业素质的有效途径，它是图书馆资料管理人员职业素质的重要基础。图书资料管理人员的职业技能就是对各项信息、资源、资料进行搜集、处理，然后根据用户和读者的需求进行有选择性的服务。图书资料管理人员职业技能水平要想得到实际的提高就需要加强日常的工作技能训练，注重对自身工作的有效总结，积累丰富的工作经验，强化各方面能力，只有这样才能有效的提高职业技能水平，优化自身职业素质。
（五）总结
1.1图书资料缺乏客观性和特色性
保证图书资料的客观性和特色性是提高图书馆资料管理服务的前提条件，只有保证图书资料的客观性，才能更好的为科研工作提供服务，如果图书资料失去客观性，将会影响到科研成果的准确性[1]。但是目前，很多高校图书馆管理工作人员却没有认识到保证图书资料客观性的重要性。比如，某些图书馆工作人员在进购相关的资料文献时，没有注意这些资料信息来源的真实性与权威性，使得一些相关研究因为使用了不准确的资料而影响到研究成果的准确性。除此之外，还有一些高校图书馆在引进图书资料时过分追求图书资料的全面性，而忽视与本校特点相结合，在有限的资金条件下，使图书资料既没有达到完全的全面，也没有突出本校的特点，影响了科研工作的进展。
1.2无法满足现代科研工作的需要
目前由于我国绝大多数图书馆仍然缺乏必要的设备和技术，在计算机信息建设中仍没有做到最好，比如没有建立网络图书馆等，使科研人员难以在本校的图书馆中找到所需的研究资料；且得不到校领导的重视，也就缺乏必要的建设资金，无法引进更多更丰富的图书资料，也就无法满足科研人员对研究资料的实际需要。
1.3图书馆检索系统不完善
除了缺少丰富可供查找的图书资料以外，我国绝大多数高校图书馆中所用的图书馆检索系统也不够完善，没有建设起健全科学的图书信息管理系统，无法满足科研人员对资料查找的要求，一方面拖慢了研究速度，另一方面也给图书馆工作人员带来了更多的工作压力，非常不利于图书馆的长期发展。
1.4为科研工作服务的意识淡薄
现在我国大部分高校图书馆受传统观念的影响，对科研工作的服务意识比较淡薄，仍然认为图书馆主要是为了学生和教学工作服务的，对科研工作的支持力度不够，这也是影响高校科研工作展开的一个重要原因。无论哪种科学研究，都需要大量资料和人力物力的支持，而图书馆对科研工作服务的不重视，馆藏资料、技术信息、资料收集等工作自然也无法满足研究的需要，使科研人员不得不花费大量的时间和精力自己去四处寻找所需要的资料，而无法充分利用现有图书馆的资料信息，严重影响了科研工作的开展。
1.5图书馆管理人员普遍素质不高
图书馆资料管理逐渐进入信息化、网络化时代的背景下，对图书馆管理人员的素质要求也随之提高，要求管理人员必须要有相关的技术水平以及业务能力。但目前我国大多数的图书管理人员普遍素质不高，没有必要的技术及知识作支撑，业务素质始终提不上去，影响到图书管理工作的开展，也影响到了整体图书馆的形象，使图书资料管理工作无法更好的为科研工作做服务。
二、为科研工作服务的路径
2.1提高图书资料的客观性与特色性
针对图书资料不够客观的现状，图书管理人员第一要严格控制引进资料的质量，保证图书资料的权威性，以保证引进资料内容的准确性，以免误导科研工作的成果；第二，图书管理人员应该加强与各领域相关专家的联系，以便在引进图书前进行咨询，参考建议，从而保障图书资料的质量与准确性。在发展图书馆特色性方面，高校图书馆应结合本校的特点，在引进图书资料之前做好充分的调研工作，以确定引进重点以及急需方面，才能更好为本校特色科研工作提供服务[2]。
2.2丰富馆藏图书资料
为提高科研工作的服务质量，图书馆管理人员应该以服务科研为前提的丰富馆藏图书资料。首先应该争取校领导的支持，使校领导认识到图书馆的作用和在科研工作中的重要性，以求获得更多的管理经费，并用这些经费来丰富馆藏图书资料。可见宣传图书馆对科研工作开展的作用和意义是非常重要的工作。此外，图书馆管理人员还可以通过图书捐赠等方式来丰富馆藏，比如开展捐赠活动宣传，鼓励相关科研部门或退休教师等捐赠科研资料，以丰富馆藏图书材料。
2.3建设科学完善的图书检索系统
建设科学完善的图书检索系统有助于提高科研工作的效率，这就要求图书馆必须加强信息化建设的脚步，包括检索系统和网络图书馆的建设。随着网络技术的发展，建设网络图书馆成了必须开展的一项工作。建立网络图书馆的优势明显，极大的消减了时间和空间的限制，又扩充了图书资料的范围，使科研人员能够通过网络快速搜索和下载最新最权威的科研成果，为自己的研究理论做支撑，有利于扩大科研人员的视野，促进科研工作的发展[3]。
2.4提高为科研服务的意识
图书馆管理人员应该提高为科研服务的意识，努力整合本校历来的研究成果，为后来科研人员提供可靠的研究启示，帮助本校科研人员在前辈们成果的基础上进行创新和完善。若能够保证一项科研工作的延续性，将有利于该项科研工作的深化和发展。因此，图书管理人员应该加强与科研人员的联系，一方面为科研工作者提供更多可用的图书资料，另一方面也能及时将本校的研究成果归纳整合入图书馆馆藏之中。这样做还能更好的向本校师生展示研究成果，有利于提高师生的科研精神，激发对科研工作的热情，从而提高本校整体科研工作质量。
2.5培养高素养的图书管理工作人员
工程项目是由一个或若干个具有内在联系的工程所组成，按照一个总体工程设计进行施工，具有独立的经济核算体系，并能够组建独立的管理组织体系进行工程项目的建设。总分关系为:建设项目单项工程(一个或多个)单位工程。在建设项目形成过程中要经历以下几个阶段:1)项目决策阶段:编制项目建议书、编制可行性研究报告。2)项目实施阶段:编制设计任务书、初步设计、技术设计、施工图形成、施工过程、竣工阶段、运行阶段。项目管理的范围就是从工程建设项目开始至其完成结束，通过项目的策划和项目的控制，以使项目的进度目标、费用目标、安全及质量目标得以实现的过程。
2建筑工程档案资料的形成
2．1施工资料的形成过程及相关资料
施工资料的形成过程也是一个工程项目逐步成型的过程，在此过程中离不开各方主体的相互协作和配合，而各方主体在行使自己的权利和义务时，将相关的内容以书面的形式体现出来，形成了建筑工程资料。由于各方主体的工作内容有所不同，故形成的工程资料也具有相异性。施工方资料体现工程项目实体形成过程中的质量资料;监理方资料体现监督项目实体形成过程中的监控资料;而建筑单位资料体现过程的监督检查。各方主体形成的资料都应保证其真实、清晰、完整。
2．2施工资料形成的内容
施工单位文件资料:施工方案的形成、向单位相关部门报审并修改、方案通过形成技术交底。施工物资进场资料包括:相关质量证明文件、产品合格证、质量认定证书、产品生产许可证、安装、使用、维修说明书、有关部门出具的检验报告、进口物资检验证、中文版质量证明、有关部门出具的认可文件、材料及构配件进场检验记录、物资进场试验报告、设备开箱检验记录、施工物资进场报验表。检验批质量验收及资料形成过程:施工单位组织施工施工单位过程质量控制、检验施工单位自检监理单位审核检验批资料形成。分项工程质量验收资料形成过程:检验批按要求施工完成并验收合格施工单位自检分项工程质量验收分项工程质量验收资料形成。分部(子分部)工程质量验收及资料形成过程:分项工程施工完成并通过验收施工单位进行资料自检相关单位进行验收并形成分部(子分部)质量验收资料。单位(子单位)工程竣工验收及资料形成过程:分部工程施工完成所含项目均验收合格施工单位自检合格形成自检资料监理单位预验收形成预验收资料预验收及预验资料合格进行正式竣工验收形成单位(子单位)工程竣工验收资料。
2．3竣工图归档
竣工图是归档资料的重要组成部分，是工程施工过程的重要依据，也是工程建成后进行追溯的最直观文件。由于施工过程中的技术变更、设计变更等变化均会在竣工图上体现出来，故成为竣工后建设项目维修、保养、改建、扩建的重要依据。正因如此，应该重视竣工图的归档，并审核竣工图的有效性，使其为后续工作服务。竣工图分三种类型:综合竣工图、室外专业竣工图、专业竣工图。凡是不改变原设计结构、工艺等的一般性变更可直接在图纸上标注。凡涉及结构、工艺、管线等重要部位的变更应由设计单位另出相应的图纸并标明图名、图号。
3施工资料存在弊端及解决方案
3．1存在的弊端
1)归档施工资料不详尽、内容涵盖不全面、表格使用不规范等一系列问题，必然影响到档案资料的参考价值。2)施工资料形成过程不严密，缺项、漏项。如材料合格依据模糊、缺乏追溯性，以至于没有参考价值。3)在影响建筑工程的因素发生变化时，会产生一系列特定文件，如设计变更、技术核定、现场签证等。不及时的确认不仅影响工程顺利进行，还可能造成发包方、承包方各方的利益损失。4)不重视分包方资料的及时归档，竣工后由于分包资料而致使竣工资料的收集、整理、归档和移交受阻，给后续工作带来损失。5)竣工后施工资料不能有效的对工程实施监督管理，为后期的质量、安全事故的处理和责任追究提供依据。
3．2解决方案及时、准确、完整、有序以及全方位的进行
施工资料的管理是一项需要迫切解决和逐步深化完善的过程，提高意识、规范管理、奖惩严明相结合，有效解决施工资料的弊端。1)加强施工管理人员及资料管理人员对于《建设工程文件归档整理规范》及相关规范文件的培训、交流、学习，从提高资料员自身素质起步，逐步从源头对施工档案进行全面梳理、整合。2)对以往交回的归档资料，进行全面检查，对查出的各种问题进行汇总、分类、整理，拾遗补缺，并形成文件，一方面完善了施工资料，另一方面也为施工档案的整理提供借签。3)对技术复杂、含有新技术、新工艺、新材料、新能源的施工资料应特别重视，以保证其的有效作用。4)加强与参建各方的联系，尤其是对于分包方的资料管理应规范、有序地进行，不能事中不管理，事后满后抓。5)将奖惩机制与施工管理资料挂钩，既起到约束作用又起到督促作用，从而纠正资料管理中的不规范行为。
4信息技术的应用
（1）工程实体质量过程控制最直接的见证依据就是施工技术资料。对于建筑工程来说，工程施工过程中逐步形成了工程实体质量，工程实体质量为工程技术资料所反映。（2）施工企业综合管理水平直接为施工技术资料所体现。在施工过程中所涉及到的技术资料系统化的转化为施工技术资料，施工过程中的各个阶段、各个节点都会被全面的记录下来，这属于施工单位直接成果之一。完善的工程技术资料对于用户对工程的整体质量的全面了解有很大的帮助，通过对工程技术资料的了解分析也将对施工企业的综合管理水平有了初步的认识。（3）施工技术资料为工程维修、管理、使用、改建以及扩建提供了重要帮助。由于工程交付使用后，由于多种原因都会导致存在各种质量问题，需要进行修复，此时竣工工程的技术资料档案将显得尤为重要，尤其是所涉及到的室外管网配套工程，技术人员依据施工技术资料可以掌握详细的管线布局，相关人员可以根据所掌握的相应的采取措施。（4）施工技术资料为工程价款调整提供了重要的依据。如果所涉及到的施工变更技术资料非常完善，那么对于变更索赔结算都会产生积极地影响。所以做好工程变更的收集整理工作会对项目成本控制以及索赔工作提供了极大的便利。
2.建筑工程项目资料管理的基本要求
结合项目施工的具体情况，工程项目施工技术资料有以下几点要求：及时准确、真实全面、规范系统。（1）工程技术的核心就在于及时准确性，只有把各种原材料的质量文件证明及时准确的收集起来，及时准确的把把各项分部工程质量评定等涉及的原始记录做好，并及时的进行归类存档，保证施工技术资料同工程同步进行，真实合理是确保后续工作正常进行的有力保证。（2）真实全面是施工技术资料的重要支撑，真实全面的施工技术资料为工程质量评定验收备案提供了重要的依据，如果做不到这一点，施工技术资料将是徒劳的、无意义的。虚假片面的施工技术资料会极大的误导建筑施工单位质量评价，导致工程的后续扩建遭遇很多麻烦，对于工程质量状况施工以及过程的全面了解都是极为不利的因素。（3）规范系统是工程施工技术资料完整准确奠定了坚实的基础，必须严格按照有关工程标准、规范以及法规对施工技术资料进行填写整理，同时进行规范分类，实现工程技术资料的标准化、规范化、系统化。
3.建筑工程项目资料管理存在的问题
第一、工程资料不真实。施工资料最基本的要求就是真实性，如果资料做不到真实性，那么资料将会变得毫无意义。例如一些工程的资料数据编辑的完美无缺，例如土方开挖评定的基槽开挖长度，误差值非常的小，仅仅达到了几个毫米，这么完美的数据将是无意义的。第二、资料的时效性比较差，经常出现遗漏现象。当前的施工单位专职资料员数量并不多，经常所遇见的是由一个资料员对多个工地资料进行全部兼顾的情况，不能将其固定在同一个工地上，平时的施工技术资料只是由施工员代为保存，这样做的会造成资料的时效性大打折扣，遗失情况时有发生，这对于竣工的验收以及项目结算都会带来不必要的麻烦。第三、施工资料完整性差。资料员为了最大限度的赚取更多的经济利益，往往孤身一人兼任多个工程项目的施工技术资料，偷工减料的现象时有发生。工程的实际情况是较大工程一层的钢筋混凝土往往分层进行施工，或者分阶段施工，但是为了节省时间资料员仅仅展开一个整体进行评定，这样做导致工程实体无法真实的反映出来。
4.解决问题的有效途径
首先，建立健全并不断完善施工管理体制，全面提升资料员的专业素质。要想实现这一点施工企业首先要做的是将施工资料管理制度予以健全完善，单独的设置出用于负责施工资料管理工作的管理机构；其次，要定期展开一些培训活动，加强对资料管理人员的培训管理，确保他们不断地提高自身的专业知识水平和工作责任意识，为资料的管理奠定坚实的基础；再次，监理人员应该尽职尽责，做好自己的工作加强对施工资料的检查力度，督促施工单位相应的做好施工技术资料的编制与管理工作。其次，做好资料收集工作。施工资料的形成需要一个相对漫长的时期，来源非常的广泛，形式多种多样。所以工程资料的收集贯穿于工程建设的初期原始资料以及工程实体施工进行中的同步资料。对资料展开分阶段展开整理归类。确保资料具有相应的真实全面性、有效性以及准确及时性，充分的将施工技术资料的价值体现出来。
5.结束语
论文关键词：施工项目，内业资料，管理
0 引言
施工项目内业资料是工程项目的重要组成部分，是施工过程中施工、监理单位依据有关规范、规程、标准所做的文字记录、图纸、表格、音像等应归档的资料，它是评定工程质量、竣工交付使用的必要条件，也是对工程进行监督、检查、维护、管理、使用、改建和扩建的依据。
施工项目普遍存在重施工、轻管理，重外业、轻内业的项目管理“通病”，常常由于竣工文件的编制工作严重滞后于项目主体工程的进度，造成不能及时进行工程交工验收。以及由于内业资料收集不及时，影响项目的计量工作，造成资金周转困难。
1 现状调查
施工项目内业资料是公路工程建设中施工形成的资料，反映的是项目施工建设的客观状况和规律的信息，它包括文字、图表和音像等表达形式。在这里，内业资料特指施工项目质检资料的基础资料部分，即施工原始资料部分，包括为竣汇表、监表、施工记录表、质量检验表、试验记录及报告、施工日记、施工照片、针对性的文件、竣工图纸，以及变更索赔资料。
由于业主、监理单位不同项目管理论文，对质检资料的要求也不同，对内业资料的收集整理及归档一直没有统一标准。如何做到内业资料填写正确规范、收集及时完整，并满足业主监理及档案归档要求，值得去考虑和解决。通过调查，发现内业资料管理工作中，主要存在以下问题：
（1）资料归档散乱，不系统；
（2）分项、分部、单位工程的划分概念不明确；
（3）内业资料填写有缺项、缺漏及填写错误或填写不规范的现象；
（4）分项工程的评定在外观上的扣分不符合评定标准的要求；
（5）原始记录资料监理未签认；
（6）存在试验、检测抽检频率不够的现象；
（7）试验资料与质检、测量资料的施工检验日期有矛盾；
（8）施工照片收集不全或收集整理不规范；
（9）施工日志的收集不全；
（10）分项工程质量评定不及时。
内业资料零乱、分项评定不及时关联图
2 内业资料填写的依据
内业资料的填写与编制依据有：
1）《公路工程质量检验评定标准第一册土建工程》（JTG F80/1-2004）
2）《公路桥涵施工技术规范》（JTJ041-2000）
3）《公路路基施工技术规范》（JTG F10-2006）
4）《公路沥青路面施工技术规范》（JTG F40-2004）
5）《公路水泥混凝土路面施工技术规范》（JTG F30-2003）
6）《公路工程国内招标文件范本》（2009版）
7）各种试验规程
8）各条路合同专用技术条款等等
3 制定应对措施
3.1 制定相应管理办法，约定项目各岗位管理职责。
针对项目内业资料存在问题，为了规范工程项目内业资料管理，充分发挥内业资料在工程建设、生产管理的作用，促进工程项目内业资料的规范性和及时性，提高项目管理水平和经济效益免费论文下载。特制定《项目内业资料管理办法》，从管理上约定项目各项目职责。
各岗位主要职责：
1）项目总工：为项目内业资料的第一责任人，负责组织、安排工程资料（包括索赔资料）的收集、整理，负责编制、整理工程竣工资料。
2）项目副总工：协助项目总工程师组织、安排工程资料（包括索赔资料）的收集、整理，负责编制、整理工程竣工资料。
3）质检负责人：项目内业资料具体执行人，与测量、试验工程师一起收集、整理所有自检资料，并编制相应的表格，为申报认可、竣工资料提供依据。
4）资料管理员：对项目各种不同资料进行收集、整理，和造册登记，并分类进行保存。
5）试验人员：及时整理各种试验数据、资料，并做好分类归档，为验收、计量提供试验资料。
6）测量人员：协助项目总工编制、整理有关测量的竣工资料。
7）技术人员：填报分项工程开工报告、各种检查报告、中间工序交接资料及施工照片，并及时收集和归档相关资料，填写施工日记。
项目部应保证经办文件的系统完整。专(兼)职档案管理人员归档。在工作变动或因故离职时应将经办的内业资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。要按照统一领导，统一管理内业资料的原则，管理好项目的内业资料相关材料，确保资料的完整、准确、安全和有效利用。
3.2施工项目做好内业管理措施
3.2.1 项目进场后，按项目实际情况项目管理论文，根据JTGF80/1-2004《公路工程质量检验评定标准》附录A（141～144页），划分项目单位、分部、分项工程清楚，以及各工序质检资料收集与填写划分清晰，并建立内业资料台帐。
3.2.2 项目部的内业资料及时收集、整理，要与项目外业进度同步。每月及时按内业资料完成情况，填写内业资料资料台帐。
3.2.3 为保证资料的可靠性、完整性，并依据JTGF80/1-2004《公路工程质量检验评定标准》和交通部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》，资料请用钢笔或中性笔及时、认真填写，不得任意涂改，如确为记录有误可划改，签字要齐全。
3.2.4 内业资料中，工程照片能较好地再现工程现场的施工管理和进行情况，是了解隐蔽工程质量的必要资料。随着道桥技术的快速发展，施工管理日益复杂多样，作为施工记录的工程照片也更加重要。同时工程照片也是中间计量的重要依据。
3.2.5 施工日记也叫施工日志，是工程整个施工阶段的施工组织管理、施工技术等有关施工活动和现场情况变化的真实综合性记录，也是处理施工问题的备忘录和总结施工管理经验的基本素材及工程交竣工验收资料的重要组成部分。主要内容为：日期、天气、气温、工程名称、施工部位、施工内容、应用的主要工艺；人员、材料、机械到场及运行情况；材料消耗记录、施工进展情况记录；施工是否正常；外界环境、地质变化情况；有无意外停工；有无质量问题存在；施工安全情况；监理到场及对工程认证和签字情况；有无上级或监理指令及整改情况等免费论文下载。记录人员要签字，主管领导定期也要阅签。
3.2.6 项目部成立独立的档案室，并指定专人负责管理档案室，坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职档案管理人员，负责管理本部门的文件材料，定期将本部门的文件转交档案室。人员要保持相对稳定，如人员变动应及时通知相关科室。
3.2.7每周召开例会协调各部门之间的关系，明确责任。
加强项目内部沟通，每周召集质检、试验、及测量各部门开例会，确认施工部位、施工时间是否一致统一，确保资料填写一致统一，并把各部门的意见、建议和问题提出，及时沟通解决。加强与业主、监理的沟通，及时签认资料。
3.2.8组织每月对资料进行检查项目管理论文，发现问题及时整改，并进行奖罚。
每月由项目总工组织对内业资料进行检查。根据资料目录台帐分路基土石方、排水、防护按每公里进行排查、桥梁下构按每个台墩进行排查，桥梁上构按每一片梁进行排查，涵洞工程按每座进行排查，确保不漏检。同时制定奖罚措施，月底并进行评比，奖励先进，处罚落后。
4结束语
施工项目要从一进场，就从严要求，并积极认真做好内业资料的收集整理工作，持续有效进行，使每个施工技术员习惯化、规范化、普遍化，就可以做到边收集、边整理、边归档，力求内业资料标准规范、格式统一、资料完整，以及内业资料和工程建设同步，为后续竣工资料的编制打下坚实基础。
参考文献
［1］JTGF80/1―2004《公路工程质量检验评定标准第一册土建工程》
［2］交通部交办发〔2001〕390号《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》
［3］《贵州高速公路项目工程竣工文件编制指南》（2005年版）
在竣工验收阶段，部分施工企业只注重验收过程是否合格，却忽视施工各项资料的时间、内容是否填写完整、施工技术资料与监理审批资料的对应等，更忽视工程的竣工备案工作，导致在对工程的后期资料查阅时，漏洞百出、自相矛盾。
2、资料管理人员缺乏工作责任心
很多施工单位只注重现场施工人员的能力培养，却忽视了对资料管理人员的能力和素质培养。一个优秀的工程，不仅需要工程技术和施工人员去发挥能力和责任心，也需要资料管理人员付出艰苦的努力，只有在企业所有人员的共同努力下，才能打造出一个合格的市政工程。
3、提升市政工程资料管理工作效率的措施
3.1建立并健全资料的管理制度
工程的项目管理部门，要在工程的建设初期根据国家及行业标准，再结合工程的实际情况，制定出适用于该工程的资料管理细则，例如《资料员职责》、《技术书籍借阅制度》、《内业资料的收集范围和工作细则》等，并明确参与工程建设的各单位对应承担的工程资料的责任。同时，监理和管理单位，要制定出一套切实可行的竣工资料需求的样本和表格，来作为各参建单位整理资料的参考和依据，以此保证资料格式的统一性。市政工程建设的内业资料得到有序管理，才能确保最终归档的施工技术文件内容上的准确、规范和齐全，确保原材料的使用真实可靠。
3.2项目资料管理要贯穿于工程的始与终
在工程立项时，工程单位就要建立资料管理部门并安排资料管理人员，主要负责对工程项目各阶段的施工技术资料、竣工资料的整理、收集和归档，此工作贯穿于施工的全过程，以确保内业资料真实性和有效性。另外，资料管理人员要认真负责，对工程的建设与其资料的整理工作要保持同步，不得出现先施工后整理的行为。1）编写和整理的工程施工技术资料要严格按照国家、行业或统一规定的格式填写，项目内容齐全、记录完整、真实且准确、书写字迹要清晰。2）采用的原材料、构配件等的材料质量证明文件（包括合格证书、出厂检验报告等）要及时送检。涉及需要抽检试验的，要由具有相应资质的检测机构复试，在复试合格后方可使用。3）在与施工同步的施工管理、试验报告及质量检验资料等记录填写完成后，要由参与现场施工的质检人员和监理工程师签字确认。
3.3确保竣工验收资料的准确性与真实性
市政工程在进行竣工验收时，项目的资料管理人员要与工程的管理部门和监理部门紧密配合，保证工程竣工验收资料的准确性与真实性。确保竣工验收资料能够在工程项目的决算阶段发挥出真正的作用。
3.4认真做好竣工验收资料的整理工作并及时立卷和移交
工程的所有检验批、分项工程等的资料要按照规范的要求填写，并检查资料中是否存在书写错误、报漏等情况。竣工图要及时进行整理，并注意检查竣工图中的结构变更，是否有变更注释、洽商编号、竣工图章等。竣工资料的组卷和移交要以单位工程为基础，并根据当地市政设施工程档案的编制要求组卷成册，复印所需的套数后，将原件移交至档案馆，复印件交于合同单位。
3.5加强对资料管理人员的培训
工程的项目管理单位要加强对资料管理人员的知识教育工作，积极开展对内业资料管理人员的基础知识、原始资料的签证方法、竣工资料的整理与编制等内容的培训。同时，资料管理人员也要积极学习和掌握工程建设专业知识，拓展知识面，努力提高个人的文化素质与业务能力，保证优秀的工程具有优秀的档案资料。
4、结束语
