时间：2023-04-10 15:22:49
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档案工作是一项专业很强的工作，管理人员必须具备扎实的档案专业知识，才能满足现代档案管理工作的需要。这就需要档案管理人员既要掌握档案学的基本原理，又要掌握档案管理过程中的各种实际操作方法。要运用科学的管理原则和方法，对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计等业务环节全过程进行管理。通过这种管理，建立合理的馆（室）藏结构，同时还要大力开发档案信息资源，编辑各种资料汇编，为学校的各项工作提供服务。
二、善于学习新知识，增强创新意识
信息时代,学校档案工作和整个社会发生着千丝万缕的联系,新问题、新情况不断出现。因此,每一个档案管理人员都要善于学习新知识,不断提高自己的科学文化和专业理论水平;不管学历高低、资历长短,都应不断地“充电”,努力增长新知识、新技能,不断提高自身的综合素质。同时，档案人员还应积极主动地争取学校领导的重视和支持，获得多途径、多形式的培训教育,在干中学，在学中干，不断更新自己的知识结构。另外，新时期学校档案工作所呈现的新特点，需要档案工作者掌握新的思维模式和管理模式。档案人员既要尊重和借鉴前人的经验和成果,又要敢于创新思维模式和管理模式,以新思维对待新事物,以新对策对待新问题,才能不断推进学校档案管理工作的不断向前发展。
三、改善有关运行机制，稳定档案管理人才队伍
（一）存储载体不安全电子档案对存储载体有着很高的要求，如果存储载体的安全性得不到保证，将可能直接导致电子档案损坏乃至灭失。如：学校里部分教师把应归档文件（如学生成绩、考试试卷和备课教案等）简单地保存在计算机硬盘存储器上，这样一旦信息系统出现问题，电子文件就会遭到破坏，甚至丢失；有些以U盘作为电子文件存贮的介质，由于U盘的质量、寿命、丢失、病毒感染等问题，电子档案的保存可靠程度不能保证，存在很大安全隐患。
（二）专业人才缺乏电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。由于学校从事档案工作的专业人员相对偏少，多数科室都是档案兼职人员。有些科室虽然有现代先进的计算机设备，但因部分档案专兼职管理工作人员还是原来纸质管理下的工作人员，工作方式无法适应电子档案管理工作的需要，缺乏专业人员、操作不够规范等都在影响着电子档案管理工作的规范化。（四）电子归档意识薄弱学校部分科室还没有将档案工作中纸质档案纳入现代科学管理和法制管理的轨道，归档不鉴定，真伪不辨别，其利用率也比较低，除了在办学水平评估期间引起重视外，平时在档案管理中都没有意识到电子文件的重要性，对其归档、保管等一系列问题也没有给予充分重视和关注，不仅达不到存真去伪、存精去杂的目的，还使大量珍贵的文件湮没在价值不大或不精炼的档案材料之中，给电子档案规范化管理带来诸多不便。
二、提高中职学校电子档案管理水平的对策
（一）树立科学的电子档案管理发展理念要用观念创新助推电子档案管理工作，重点树立三种观念：一是“以人为本”的电子档案工作观念，一切工作都应该围绕如何服务和促进人的全面发展，特别是教师队伍教育教学水平的提高和学生整体素质的提升。二是全面发展的电子档案工作理念，坚持中职学校档案建设与科室、职能部门二级档案建设的全面发展，增强全体师生员工的档案意识；三是协调发展的电子档案工作观念，加快中职学校档案工作发展步伐，促进档案工作与学校各项工作全面协调发展，更好地为学校的发展服务。
（二）加强档案信息化建设加强档案信息化建设，在硬件建设和软件建设两方面都要加强，两手抓两手都要硬。在硬件建设上，完善档案信息化基础设施，加强档案的场所建设和库房建设，争取采用自动化的密集架管理系统，进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境。
（三）不断提高档案管理人员的思想修养和专业技能电子档案管理人员要熟练掌握现代档案网络化管理知识，并能够熟练运用计算机等网络设备；全面熟悉档案业务管理，包括纸质档案和电子档案各个环节的具体管理方法；刻苦学习各方面的专业知识，注重点滴积累。同时，既要有人文素养，又要有创新意识与能力。
1.1传统人事档案模式比较僵硬
属于静态式管理，把工作重心放在了管理控制上，带有严重的政治色彩，往往忽视了人事档案的服务功能。要求教职工要无条件的服从档案管理者的要求，即提供档案材料和所需文件，但教职工如果需要查询档案资料或查看档案信息时却需要学校领导批示。只有少数学校领导可以查看，成了领导管理下属的工具，严重制约了人事档案的服务功能。这就造成很多教职工对档案不重视，觉得和自己工作学习没关系，这是我们的人事档案管理者不能很好的将人事档案的“服务”功能发挥出来造成的。
1.2档案材料单一。
传统的人事档案是以记载收录个人政治面貌为主，家庭出生、社会关系等单一内容为主。记载教职工平时工作表现、文化进修程度、心理健康状况、学生评分高低等方面的材料较少。
2创新人事档案管理工作的措施
2.1充分认识人事档案管理工作的重要性
我国自改革开放以来，经济生活水平有了很大的提高。企事业单位的用人形式也发生了极大变化，人们就业的自由度和流动频率越来越快。越来越多的人由原来的“铁饭碗，一端一辈子”变为可自由选择单位高度自由的社会人。人事档案的重要性也减弱了，对人才制约作用已失去效力。这就造成一些人对人事档案产生错误的看法。认为档案已经起不到什么作用了，甚至可有可无的思想。这对人事档案的发展及其不利，不能真正发挥人事档案价值的实用性，我国教育制度改革不断深化，使各学校间教师和学生的流动性更强，同时也对人才信息需求更加急迫。人事档案做为反映个人经历，德才表现及发展过程，是全面衡量一个人是否能胜任此工作的重要依据。因此我们必须提高对人事档案的认识。
2.2改变以往的静态式人事档案管理，增强服务意识
学校的人事档案是记录学校教师在平时教学、科研、社会活动中形成的完整反映教师个人的劳动成果和智慧及奖惩经历，也反映了学校办学质量的水平、师资力量，是教师评职称、考核等重要的依据。因此学校人事档案管理方式要以人为本，做到为全体教职工服务的“人性化”服务理念，并为教职工德、育、体全面发展提供保障。建立教师成长档案。为每一位教师编制一份个人成长档案，档案资料以学历程度、所学专业、教学课程、论文获奖情况、学生对教师的满意度、有无研究课题等为内容。教师成长目标以邻近相关学校或本地区教师发展水平作为参照物，制定相应的目标管理办法。例如本校各教师的特长、优势，那些是老师的断角，那些是本学校大部分教师都欠缺的，并以动态形式公示。这样教师对自己的状况十分清晰，能够及时纠正自己的失误和不足，做到早准备、早修正。使人事档案的管理切合不同类型专业技术人才的成长、发展规律，满足学校教职员工的专业发展需求。
2.3人事档案应转变功能定位，实现“绩效化”
传统的人事档案管理方式已经不能顺应时代的发展了，现在很多单位的人事档案管理还是按以前计划经济时代的档案管理方式，在档案功能定位上还是按照“政治化”的管理，是阻碍人事档案发展的绊脚石，功能的单一性，使得人事档案发挥不出应有的“绩效”作用。现在我国高中以下义务教育阶段实行绩效工资改革，绩效改革涉及教师的岗位工资核定、绩效的核算等。而这些改革的依据很大一部分是来自人事档案的信息。因此我们在以后的档案工作中必须突出档案的“绩效”信息功能，更好地发挥档案的实用性。
2.4强化档案服务意识，发挥档案功能的多样性
国家教委6号令明确指出：“学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一”。人事档案反映了学校教职工和领导的个人的成长历史和业绩，是选拨人才的重要依据。所以，管好学校人事档案对于人力资源开发起着重要作用。但由于历史、客观原因，学校包括社会单位对于人事档案缺乏理解与重视。认为可有可无，只要有个人专门保管即可。没有对人事档案应发挥的作用引起重视。要从“重藏轻用”向多元化的开发利用转变。人事档案怎样才能更好地为学校师生服务需要我们档案管理者不断探索和发现。由传统的简单的收集整理，向多元化的开发利用转变。人事档案的开发主要包括：一是对人事档案信息来源的发掘及人事信息的收集、整理。如扩大对教师人事信息的收集范围，对学校干部增加收集信息种类等。二是对手里的人事档案信息进行重组、甄别、筛选，增加人事档案信息的时效性和利用价值，使得档案信息在学校教学、科研、干部选拨等方面有广阔的用途。三人事档案信息化，建立电子人事档案，并动态化加工和重组，满足现代化建设对人事档案的要求，使档案信息的收集添加更加方便快捷，对人事档案形成信息化、集约化、动态化管理。
2.5提高人事档案管理方法，加强人事档案信息化程度
随着电脑及网络的普及，网上教学、网上信息共享成为一种趋势。信息化已贯穿我们生活的每个角落。我国把人事档案信息化建设作为战略重点在《全国档案事业发展“十五”计划》提了出来。明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务和落实情况。人事档案作为档案事业的重要组成部分，在档案信息化和教育信息化的新形势下，人事档案信息化必须进快实施，并为教育信息化和档案信息化服务。人事档案信息化可实现干部、教师人事信息的“全文字检索”摆脱以前传统的库房式管理模式。使档案工作者从繁琐的档案收集、整理、保管、检索等工作中摆脱出来。提高劳动效率和工作质量。增强了人事档案工作的效率，因此人事档案管理者要重视人事档案信息化培训，加强业务技能训练，提高自己的业务水平，使得人事档案管理水平得到提高，更好地为学校、社会单位服务。
2.6健全人事档案的管理制度
健全的、规范化的人事档案制度是档案工作人员工作的有效依据，是教职工做好本职工作的前提和保障。人事档案管理工作质量的高低直接对学校其他职位的稳定产生影响。因此人事档案的管理必须紧跟人事工作要求，实现管理制度的规范化。人事档案管理工作比较繁琐，涉及的事项较碎，所以要有一套严格的规章制度来制约，我们人事档案管理者要依据《干部档案工作要求》并根据本学校人事档案管理中的实际情况，完善本单位的人事档案管理制度，为学校各项工作的顺利开展做贡献。应明确人事档案的接收、保管、查阅等细节，建立电子人事档案信息，实现人事档案网络共享，方便查阅，进一步提高人事档案管理的现代化水平。
2.7提高人事档案工作者的业务素质
一、高校建诚信档案缺乏法律法规建设及相应的制度环境
大学生诚信档案从提出概念到2004年正式建立也不过两年时间，之前和之后国内还没有一部完整系统的征信法规。信用制度仅仅在我国《民法通则》、《票据法》、《担保法》、《刑法》、《合同法》等法规中简单提及，而已有的法律甚至阻碍着大学生信用档案的建立。如《商业银行法》规定了为存款人保密的原则，禁止银行将客户资料向其他部门提供，而且，按法律规定，如果要采集数据，必须征得本人同意。当前，大学普遍将大学生在校期间的基本信息、银行信用信息、在校奖惩情况等记入档案。那么，不论是作为信息提供者的银行还是信息需求者的高校，都面临违法的尴尬。
同样，将大学生在校期间的其他信息纳入征信范围也缺乏合法性前提。这主要是一个个人隐私的界定和使用问题。我国最高人民法院在《关于审理名誉权案件若干问题的解答》中只规定了未经权利人许可而公布、披露他人隐私的行为是侵权行为,但对什么是个人隐私、如何保护和披露没有进一步的规定。在没有获得法律授权之前，高校的征信行为多少有些盲目，并可能在未来引发侵权争议。
我国现在于上海、深圳、石家庄新华区等地建立了信用档案，事实证明，没有法律作为坚强的后盾，这些地方的信用档案无法显示出其应有的价值和威力，而且备受人们的怀疑。如，2002年6月14日的《中国青年报》以《将公民的不良行为上网对不对？》为题，对石家庄新华区的“社区信用档案系统”提出了质疑，原定推出的上海大学首份大学生信用档案也面临“难产”的尴尬。
地方立法中，上海已出台《上海市个人信用征信管理试行办法》。央行也有意将征信体系的建设尽快向全国范围推广，目前正抓紧制定有关征信法规，以规范社会征信机构业务经营和征信市场管理。反观美国，在它发达的信用体系背后是以《公平信用报告法》为核心的45项法律，对个人信用档案的收集和共享都有明确的法律条文，鼓励诚实守信，对违反信用者也规定了具体的惩罚条款，同时也注意维护公民的个人隐私等正当权益。特别是《公平信用报告法》和《格雷姆—里奇—比利雷法》这两项法律对个人信用档案的收集和共享及个人信息的使用做出了明确规定，是规范信用报告行业的基本法。①高校在无法可依的情况下贸然建档，有些把自己放在火上烤的意味。
二、高校尚不具备建档所需的物质支撑
大学生信用档案的建设要以一定的经济、技术条件为基础，从信息采集到最终形成信用评估报告的整个过程花费不菲，并要有一定的通讯、计算机技术作为支持。仅就这一点而言，目前我国国内许多高校尚不具备建设大学生信用档案的客观条件。事实上，国内也只有少数经济、技术条件允许的高校开展了这项工作。
高校建档的资金从哪里来？易家言在他的《中国教育的尖锐问题：学校、市场和政府的重新定位》中说：“中国的学校实际是一级教育中的党政社团组织，它在办社会，它在发挥政府的职能，而不是完全意义上的学校。高等学校除教育之外，其他的如政府和社会功能越多，内部结构就越复杂。组成结构本身和结构的运行需要支付成本，于是这些与孩子的教育根本无关的费用都要由越来越高的学费来承担。”
已建立的高校诚信档案相互之间并未实现完全联网，这种分散式的信用档案管理模式会产生的结果是，在建设初期，信用数据的采集任务浩繁、前期投入大、周期长，各个分散的信用档案管理机构很可能会不堪重负，重复投资严重。而建成后因为学生毕业后流动性大，留在当地的信用档案是否转出？如不转出，信用档案受到地域、时间限制，其功能被大大削弱。如转出，谁来承接？建档后实现动态管理还要耗费大量人力、物力，高额的运行成本也是个难题。
大量的投入必定寻求回报，即征信数据的有偿使用可以鼓励高校建档，现状却是由于社会普遍缺乏使用信用产品的意识，我国对个人征信服务的社会需求严重不足，尤其是银行等在开展消费信贷业务和实施风险管理时并不要求由公正的第三方信用评估机构进行评分，个人信用评估公司也就没有市场，无法商业化运作。投入了却没有产出，高校的建档热情能持续多久？
三、具体实施和监督环节存在的问题
1、征信数据的来源
以往由于信息长期被各行政机关封闭管理和分割使用，社会公众难以通过公开渠道获取个人信息，信用机构也无法以合法身份采集、加工和出售这些信息。近年来，上海市以地方立法的形式颁布《上海市个人信用征信管理试行办法》、《上海市企业信用征信管理试行办法》、《上海市政府信息公开规定》等，授予信用服务行业协会信息采集权，打破征信领域中的条块分割，使上海成为全国最早启动个人信用征信的城市。在《上海市信用服务指南》中，征信信息的来源包括直接来源和间接来源。其中，直接来源是被征信对象，间接来源包括行政和司法部门（工商、税务、统计、海关、技监、劳动人事、公安、法院等机关）、社团组织（行业协会、商会、贸促会等）、媒体传播机构、与被征信对象存在业务关系的合作企业、金融机构、其他征信机构及被征信对象股东和附属机构等。《中华人民共和国政府信息公开条例》的实施解决了在全国范围内信息采集公开合法的问题。根据该法的精神，高校仅能选择从行政机关主动公开政府信息中收集所需信息，而这些信息中又有多少与大学生诚信档案内容实际相关？即使相关，所载信息又往往与其他征信机构提供的信息重复。明确不重复的只剩学生在校成绩、奖惩情况了，这又与学生档案记载重复。那么，高校还有必要建立诚信档案吗？
2、采集内容的界定
哪些信息应纳入诚信档案，各高校不尽相同。一般包含个人基本信息、经济信息、操行信息、信用信息、大学生去向记录。但对这一界定存在争议。如，个人基本信息、经济信息中的家庭住址、父母姓名、父母身份证号码、家庭经济收入情况、在校期间的消费表现等，究竟是征信必需的可公示材料，还是纯粹个人私生活内容或个人隐私？还有一种意见认为，学生的信用表现主要体现在学生是否诚实守信等方面，与此无关的情况如学生的思想政治表现、道德表现、学业成绩、专业素质等应排除在外，否则，就是学生的普通档案了。这也意味着信用和道德并不一致。对于道德和信用的关系，先期建立社区信用档案的石家庄市新华区坚持“一个人的总信用，应该包括他生活在社区中的方方面面，而在社区的日常生活中，信用的体现面之广，几乎可以包括道德的所有内容，道德就是对社会的承诺。”这样看来，信用档案几乎就等同于“道德档案”。
那么，究竟什么才是应当记入信用档案的呢？在这个问题没有水落石出之前所有的建档行为都具有相当的盲目性。
3、市场需求不足
最有可能青睐诚信档案的用人单位实际上对大学生信用档案的作用持保留态度。在招聘中，虽然企业对于员工的诚信问题相当重视，但不少企业认为，中国现有信用体系还不完善，仅凭一纸证书无法说明大学生的诚信问题。市场对大学生诚信档案的漠然戳中了诚信档案的软肋：公平性。
4、如何实现公平
首先，诚信标准的公平。大学生诚信档案的评价标准是什么？这一标准由谁制订？制订者的权威性由谁授予？虽然通行的做法是诚信得分由学生个人自评、经由班委和学院双重审核并打分。一个大学生，诚信如何，到底谁最有发言权？是代表“管”方的班委和学院，还是他的普通同学？不解决这些问题，大学生诚信档案本身的客观性、中立性就令人怀疑。而一项充满悬疑制度，我们还能指望它推进社会诚信吗？
其次，在大学生诚信度测评中谁来监督信用的监督者（高校）？没有监督和竞争，谁能保证高校不产生寻租冲动？有人质疑，在中国这个人情社会，“诚信档案”很难不被形式化、庸俗化。
参考文献：
[1]《诚信档案可解大学生“诚信危机”？》，《新华每日电讯》2007-年4月11日。
[2]刘勇强：《美国的个人人信用档案管理》，《档案时空》2005年第四期。
[3]谭磊：《建立大学生诚信档案推动高校诚信教育》，《云梦学刊》2006年第四期。
随着高校扩招以及校企合作的扩大，传统的人工档案管理突显出太多的弊端。使用计算机、网络、服务器等现代信息技术对学籍内容进行管理，不仅能够将学生的各项档案信息转化成数据，建立起资源档案库，还能方便校方统计和调用。学籍档案内容管理是一个内涵丰富的概念，其内容包括多种形式，对于学籍档案而言，主要包括元数据与数据的关系。内容管理的具体实施是在管理目标的要求下，进行内容建模、元数据提取、设定元数据信息、设定管理内容之间的关系。以学生体检表为例，其元数据主要包括学生姓名、学号、入学时间、专业、班级，数据主要有体检项目、体检结果等。另外，复杂的元数据可能具有层次结构，可以通过多个相互关联的表实现。由此可见，通过资源服务器进行内容的存储，并通过应用服务器向外提供服务。通过学籍档案管理系统还可以实现在线学籍管理系统的有机整合。具体做法是通过在现有的在线学籍管理系统中添加动态学籍档案生成模块（可以采用图片、文档等多种形式，其中PDF格式是目前比较常用的选择），然后利用从关系数据库中提取的元数据直接生成电子档案和元数据信息，再经由内容管理系统的应用程序编程接口，在元数据服务器和资源服务器中进行存储。这一系统的整合大大节约了人力、物力，提高了自动化处理效率。
2载体管理
我国高校学籍档案一般包括纸质材料、电子文档及其他各类特殊载体材料，按照规定应保持各类材料质地优良、无破损、声像清晰和干净整洁。在现实中，往往由于入学教育的缺失、学籍管理手段的落后以及学籍管理决策功能不足等原因，导致高校学籍档案管理中存在不少问题，如轻视学籍管理、随意更改学籍信息等，在一定程度上影响了学生管理和学校的教学秩序。传统的纸质档案目前仍在大规模应用，如录取表、学籍卡、成绩表、毕业生审批登记表等，这些档案资料在经多次查阅、复印后会出现不同程度的磨损，甚至损坏。电子文件是随着计算机技术的发展而产生的新质文件，通过编码和解码进行数字形式的信息呈现，其生成、存储、读取的载体是计算机和各种硬盘、光盘、磁盘，并能通过网络进行异地传输，具有高度共享性，不受时间和地点的限制。只要保存技术到位，不易产生损毁，并能无限复制。可见，虽然纸质档案目前仍有存在的必要性，但电子档案是今后档案管理的主要发展方向。在制作电子档案管理时应当注意以下问题：（1）将纸质档案文件转换成电子文件时，必须与纸质等文件之间建立起准确、可靠的标识关系；（2）采取严格的加密认证等措施，切实保证电子文件不被非正常使用和改动；（3）做好备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或缩微胶片拷贝件保留；（4）收集用文字处理技术形成的电子文件时应注明文件存储格式和属性；（5）收集图形、视频电子文件时，应注意其压缩算法和相关软件。此外，还要注意电子档案保存的有效性：（1）每年对电子档案涉及的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记；（2）按时进行抽样机读检验；（3）进行设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；（4）每隔四年，对磁性载体上的电子档案进行一次转存。
3使用管理
在信息化社会中，信息服务越来越普遍，传统的档案服务方式应不断改革和发展。高校档案管理人员应将过去那种档案查询的服务模式转变为档案信息的开发利用模式。学籍档案的应用者可以按照系统用户分为学籍档案申请者和学籍档案使用者，其中申请者主要是指学生本人，使用者指的是接受申请的单位。通过现代信息使用管理技术，可以分别进行使用，既方便申请者查阅和申请调取某些档案信息，也能方便校方进行查阅、统计和管理。档案管理者的工作重心应转移到引导用户检索上来。首先，将档案信息设置索引编号，进行重新归档。其次，对用户进行检索培训和引导。值得一提的是，目前二维码的应用是非常广泛的，在学籍管理系统中也可以进行开发利用，虽然在高校系统中二维码还属于一个新领域，但相信不久的将来将会有广泛应用。例如毕业生的身份识别模块，它是特别针对需要获取学籍档案的毕业生而设计的。由于学号是一一对应的，是学生的唯一标识，因此管理系统可以将学号作为索引检索学籍档案数据库，学生所输入的提示信息如果与数据库中的信息完全一致，则能生成一个属于该学生的唯一二维码，这个二维码保存了该毕业生的所有个人信息，还能连接到该生的入学名册、成绩单、毕业证、学位证等的验证界面上。要进一步推广二维码的使用范围，首先需要提高档案管理者和利用者对二维码的认可度，还要加强档案门户网站的建设。基于目前的学籍档案管理系统，以学生申请网上下载成绩单为例，学生调取成绩单的程序如下：（1）学生本人登陆学校网站，通过验证个人信息（用户名和密码），进入学籍档案管理系统，填写下载成绩单的申请表；（2）验证通过后，网络服务器向元数据库服务器申请访问令牌（包括档案地址和时间有效期等信息）；（3）元数据服务器将访问令牌传递给网络服务器；（4）网络服务器按照申请者填写的信息将内容访问令牌分发给档案使用者；（5）档案使用者向资源服务器索取成绩单；（6）资源服务器将成绩单返回给档案使用者。同样道理，校方管理者如需调取档案信息也按照类似步骤进行，既方便又科学，尤其是现在新的教学模式和课外实践课程的增多给学籍管理带来了很大难度，利用现代信息技术进行管理则能化难为简。
4结语
1.1中职学校对档案信息化不重视，投入少
中职学校对学生档案的管理还停留在手工纸质模式，对信息化管理认识不浅谈中职学校学生档案的信息化管理冯杰阳泉市卫生学校山西阳泉045000够，对信息化管理硬件和软件都投入不够。学校在资金和技术上对学生档案管理支持力度小。
1.2学生档案管理方式落后，信息化进程缓慢
目前很多中职学校对学生档案管理还是手工纸质操作管理模式，造成了档案管理手段落后、水平较低、查找时间长，难以适应现代化教育迅猛发展的需要。要想解决这些问题单靠增加档案管理人员是不现实的。必须借助信息化的电子工具管理学生档案，才能使学生档案管理规范、科学、系统、高效。
1.3缺少专职档案管理人员，管档人员缺乏信息化管理技术
学生档案管理人员多为兼职，兼职学生档案管理人员由于接受专门的学生档案管理的培训较少，而且其他工作较繁杂，他们一般难以实现学生档案的信息化管理。档案管理只停留在简单的手工查找的阶段，这种传统的工作方式工作量大、时间花费长、工作效率低下、管理成本极高，不适应现代学生档案管理的要求。随着中职学生数量的增长，这就要求学生档案管理工作实现信息化。
2中职学校学生档案信息化管理的措施
2.1更新观念、转变思想
中职学校学生档案的信息化，主要是学校领导要更新观念，提高对档案信息化管理工作重要性的认识。中职学校要建立学生档案信息化的新理念,做好宣传工作，更新相关人员的思想认识。学校要加大投入，增配软、硬件设施，配置与档案信息化相适应的软、硬件。
2.2学生档案信息化管理的建设
学生档案是学校档案的一部分，是学生的重要信息材料。用人单位、学校、学生本人经常需要查询学生档案，而传统的查询方式不仅浪费时间，而且有时会发生档案查找不到的情况。为了解决这些问题，档案信息化建设势在必行。学校应用扫描仪、计算机和网络把学生档案以统一规范的数据格式录入计算机，以备查找，防止丢失。通过专用软件将学生档案中的录检表、学籍册、毕业生审核登记表、毕业生派遣花名册等分类编目、排序。在实行分类后，检索时可依据不同内容快速查找到相关材料信息。学校要配备电脑查询检索系统，向利用者提供快捷、方便的档案信息服务。在此基础上，建立档案查询系统库，分析学生档案查找利用较多材料，有针对性的优先这些数据，提高档案的利用率。
2.3档案管理人员的建设
关键词：学校档案；数字化；网络化；创新发展
学校是一个数字化基础设施相对较好、绝大部分人员年轻、思想比较活跃、文化层次和数字化信息水平相对较高、人员流动性比较大、对档案信息的利用率比较大的特殊社会板块。在学校开展档案的数字化和网络化运用，有着优良的社会基础和重要的特殊意义。虽然在一些条件优越的高校，档案的信息化和网络化已经有了长足的进展，但绝大部分学校档案室仍然是一块未开垦的处女地，与学校的数字化网络化发展水平极不相称。如何充分利用学校得天独厚的有利条件开展档案的数字化和网络化，对学校档案的数字化和网络化建设具有启迪和推进作用。
一、学校档案数字化和网络化的现状
学校档案门类较多，除文书、人事、基建、会计、声像档案外，还有教学、学籍、科研成果等档案。在档案行政管理部门的指导下，绝大部分学校领导都比较重视，都建立的自己的档案室，配各有专兼职档案员，档案都进行了规范整理。部分学校大部分为可对相关人员开放查阅的非机要保密档案，服务对象广泛，是建立两个体系实行两个转化的重点领域。而且学校档案利用率和实用性都比较高，特别是学籍档案，在为毕业生就业就学报考、出国深造提供学历证明等方面具有重要的依据和凭证作用，查阅利用者很多。在一些大的院校，每年都在1000人次以上。但由于大部分学籍档案在形成制作过程中，因填制和书写不规范或打印不清楚，造成字迹模糊，无法为师生和社会提供利用。档案数字化和网络化在省级以上条件较好的高校有所发展，一些学校还利用自身优势研发了自己的档案管理系统，并在各部门建立了局域网，可以在网上进行立卷归档，有的还进行了数字化全文扫描。但地州市级以下包括高校在内的绝大部分的学校，档案的归档整理和查阅利用仍然停留在手工操作的状况。
导致这些状况的原因，一是学校领导认为资金的投入应该放到教学上，只有把教学质量搞上去，把生源数量搞上去，学校才能做大做强。档案的投入不能产生经济效益，没有数字化照样查档案。对手工传统的档案管理也是现状，很难有资金投入，至于数字化和网络化，在领导的思想意识中还没有这个概念；二是一些学校经济效益也不是很好，资金本身有限；三是很多学校档案员缺乏计算机基本技能、更没有数字化网络化知识和经验，因循守旧不积极主动争取和创新发展。
要实现学校档案的数字化和网络化，除了针对以上来提高学校领导的档案意识，增加档案的投入资金，提高档案员的素质这些常规方法外，学校还可以从以下途径，创造性地开展数字化和网络化。
二、与教学设备相配套，解决学校档案数字化设备
学校开展计算机技术教学和科研，已经是很普遍的现象。在条件较好的小学，都设置有计算机或多媒体教室，而在条件较好的中等以上的学校，大部分部门都配备了计算机，条件更好的则组织了校园网络。但是，很多这样的学校的档案室却没有配备一台电脑。而这些没有电脑的档案室，就可以充分利用这些设备，进行资源共享，从事档案的数字化和网络化建设。数字化的设备，除了计算机，还需要有扫描仪，而一般学校因以计算机为教学重点很少购置。但用其作为数字化的重要工具对学生计算机技术的学习也还是很有必要的，而且其价格也不高，如果建议学校购买应该是没有问题的。共享这些设备资源的办法，首先是向学校领导提出共享方案，与教学部门达成协作共识，在把档案数字化的数据库建立在教学用的主机或服务器上，档案室可配备一台低造价的终端。如果这还办不到，则可与教学用电脑分时段使用，档案室可在没有教学任务的时候由档案员上机使用。也可把档案的数字化与教学内容结合到一起，在进行数字化教学的同时，也巧妙地利用了教学设备对档案进行数字化。
三、与教学对象相结合，发动师生动手建立档案数据库
在一般学校，档案员并不是专职而是兼职人员，除了档案工作还有其他很多工作，而学校档案数字化的任务比较大，仅靠档案员是很难完成的；其次绝大部分档案员不具备电脑技术，开展数字化和网络化有很大的困难。与此相反，担任电脑教学任务的老师，都是具备较高计算机技能水平的人员，他不仅可以当作档案数字化网络化的指导老师，在教学任务不太紧张的情况下，还可以亲自动手参与档案的数字化和网络化。更重要的是，他还可以指导学生，来在课堂或课外建立包括自己的档案在内的数字化档案，形成一个数字化档案制作的强大队伍。以解决学校档案数字化巨量工程的人员投入问题。在具体的数字化过程中，我们可以根据“利用为本，常用先上”的思路，首先在档案的年度上由近及远地进行，从当年的档案开始，然后向上推进；在内容上首先对学校利用率最高的文书档案、然后对利用率较高的教学档案和学籍档案、最后对利用率一般的教师档案、基建档案、会计档案、声像档案进行目录的录入和全文扫描，对全部室藏档案实行数字化，建成完整、系统的档案信息数据库。
四、与校园网络相链接，有效开展数字化档案利用
在很多学校，已经建立了从校园网络到互联网在内的各种网络平台，学校的各种管理，也基本上实现了网络化。师生们在网络上建立论坛、博客、个人网页、聊天交友，交流学习等各种信息，即便是在还没有建立校园网络的学校也是一样，人们已经利用互联网建立起班级同学会，校友会，利用QQ等网络工具进行无缝的信息交流，网络生活已经成为师生们特别是学生们的生活的一部分。这为数字化档案信息的利用提供了得天独厚的社会物质和文化基础。我们只须把数字化的档案信息链接到学校网站、论坛等网络相应页面上，有条件的还可以制作出自己的网站或网页，就可以实现学校数字化档案的网络化。
在高校的教育教学活动中，教学档案有着不可忽视的重要作用。高校只有在具备了大量的、可靠的教育教学材料，并继承已有的教学成果，借鉴前人优秀的教育经验和教育思想的情况下，才能够有节奏、有秩序、高效率地运行教育教学管理。当然，前人的研究成果和教育教学思想就是源自学校的教学档案。
因此，高校应当充分注重教学档案的重要作用，致力于将教学档案的管理工作渗透到教学管理活动当中，建立并完善教学档案的管理制度。同时，高校教学规划的制定与改进、教材的选取与运用、专业以及专业课程的开设等的依据也是源自教学档案，这些依据将对教学质量的高低和教学活动的成败造成直接影响。总之，高校教学档案是教学管理的重要资源，在教学管理中发挥着不可替代的重要作用和指导意义。
二、管理高校教学档案应该注意的问题
（一）更新高校教学档案的管理观念
在这个信息时代，档案管理信息化已经是不可避免的发展趋势，而要推进高校教学档案管理的信息化建设，首先就必须要从思想观念上进行重视。作为高校的档案管理人员，就必须要在更新自己的知识时，树立起良好的服务观念以及开发档案的新观念。高校的教学档案管理必须要树立起良好的服务意识，不能在停留在原来的思想上。为此，高校档案室必须要广大师生对知识以及信息的需求进行调查了解，并根据调查的情况加大相关教学知识、信息的收集、整理等工作力度，积极的为学校的发展贡献自己的力量。同时还必须让档案管理人员逐步的从传统的工作模式过渡到档案信息中心的工作模式上来，并在此过程中提高档案管理人员的现代化意识，促进高校教学档案事业的现代化发展。
（二）改进高校教学档案的收集工作
高校的综合档案室要对学校的档案工作进行定期的、整体的、系统的监督与指导。作为档案室的工作人员，需要迈出档案室，深入分析学校各教学部门的工作规律，了解他们工作的具体内容，合理把握文件材料归档的范围，并根据分析、了解的结果制定出相应的教学档案的收集计划，力争做到教学档案的收集工作有步骤、有计划、有实效。同时，档案室工作人员还需要对各立档部门的工作动态有一个及时、准确的了解，帮助解决他们的实际困难。另外，教学档案室的工作人员还可以精选出一些收集齐全，工作规范，立卷质量较高的部门，组织其它部门参观学习，互相借鉴，共同提高。
（三）建设高校教学档案管理工作的规范化、标准化、现代化
近年来，新的教育理念使各高校在办学方式、办学理念以及学科领域的建设等方面都呈现出了多元化的发展特色，这就使得高校的教学档案的种类越来越多，也越来越复杂。因此，在教学档案的产生、整理、收集、利用等运转过程中，应当以档案管理的标准与法规为依据，有效实施科学化的管理，使档案管理工作的每一个方面和每一个环节都能够达到规范化；同时，依据指标体系的要求，对于教学档案相关的支撑材料进行有针对性的、有目的的收集与整理，使其达到规范化、标准化的要求；另外，必须完善工作程序和管理制度，充分发挥教学档案在高校教育管理教学活动教学研究等各项工作中的作用，从而形成具有实用价值的、准确性和权威性较强的信息材料，进而实现高校教学档案管理工作的规范化、标准化和现代化。
（四）加强高校教学档案的信息化人才培养
档案人才是知识管理型人才。档案信息所具备的知识性与档案管理工作本身的专业性决定了档案管理人员所从事的工作是一种知识性的劳动。档案工作人员的素质会直接的影响到档案信息化建设。高校的档案管理信息化建设具有很强的技术性，这就要求档案管理人员重新审视自己的知识结构，认清自己是否具备运用各种先进的档案管理工具、高效并准确获取各种教学档案信息以及其他的相关的档案管理所需要的的能力。
如今，很多的教学档案管理工作人员都不具备这些综合能力，他们要么是能够运用各种先进的档案管理工具而缺乏档案管理能力，要么就是具备档案管理能力却不具备运用各种先进的档案管理工具的能力。为此，高校必须要为他们创造出一个好的学习环境，鼓励他们参加各种培训，努力的提高自己各方面的能力。同时还必须要注意引进新鲜血液，聘请那些具备良好的的综合素质能力的档案管理工作人才进高校从事教学档案管理工作。
三、高校教学档案信息资源开发利用的途径
（一）对高校教学档案信息资源的结构进行丰富、改善
要使得档案信息资源开发利用工作能够顺利有效的开展，就必须要要加强档案的接收和征集工作，并尽可能的扩大档案的接收范围和征集门类，使得档案数量更加充足、内容更加丰富、结构更加的合理。从档案室来说，需要对原有的管理体制进行改善，对单位的档案进行集中统一的管理。对于档案馆来说则需要坚持馆藏教学档案的数量与质量并重的原则，在合理扩大接收范围的同时，还需要对所接收的教学档案的质量进行甄别、控制。
需要对档案补充机制进行完善，要广泛地开展档案征集的工作，必须要想方设法地对散存在社会和个人中的档案资料进行收集。同时还需要对馆藏结构中文书档案占主体的单一局面进行改变，并加强与各个专业档案馆、图书馆、博物馆等之间的联系，以此来促进教学档案资源的共享。
（二）积极拓宽高校教学档案信息资源开发利用的范围
高校的教学档案管理人员应当树立起竞争的观念、积极服务的理念、市场理念以及协同合作的观念等先进的观念和理念，并以此为基础，做好三方面的工作：一是要切实关注学校以及广大师生对教学档案信息的实际需求，是档案资源能够得到充分的共享；二是要打破教学档案信息资源开发利用的常规范围，利用各种方式有效扩大档案室在学校中的影响力；三是注重开发档案室的新的社会功能，以扩大和提升教学档案信息的开发利用工作对学校发展的积极影响。
（三）加强各种先进信息技术的应用
高校的档案馆(室)应该积极的根据自身的馆藏特色建立起档案信息数据库。数据库不仅仅是档案信息存储系统，它同时还是对已经数字化的档案信息进行深一层的加工与组合后所形成的专题性的、高层次的档案信息的科学分类组合。通过建立起相应的数据库后，可以大大的提高查询速度，进而方便用户，同时提高档案信息的管理水平。
在21世纪，将各种资源与信息进行数字化已经成为了现代化建设的主要核心。档案管理现代化，就必须要是实现档案资源的数字化，只有这样才能够让高校的教学档案管理工作与时俱进。要实现档案资源的数字化就必须要建立起相应的规范与标准，同时还需建立起相应的信息平台，只有这样才能够促进档案信息资源的共享与利用，推进高校教学档案管理的现代化进程。
（四）加强建设高校教学档案的现代网络化
随着不断推进的档案信息化建设进程，教学档案有了新的形式，传统意义上的纸质档案逐渐减少，而以光盘、磁盘为载体的现代化教学档案在整个教学档案材料中所占有的比例越来越大。不管是在内容上，还是在管理的手段、方法上，以往的教学档案管理都无法满足现在的需求。在教育走向现代化的今天，为适应信息时代管理的特点和需要，不仅要实现档案资源的数字化，还要加大档案信息化建设的经费投入，开发或购买教学档案管理系统专用软件，建立教学档案管理信息化服务网络。在教学档案的管理上，充分利用现代信息技术来开发光盘、联网检索和信息查询等服务，充分挖掘信息资源自身的综合性、积累性等优势，使我们所得到的相关信息重新达到优化组合的目的，发挥出更大的利用效益。
档案工作不仅承担着“记载历史、传承文明”的职能，更担负着对历史负责、为现实服务、替未来着想”的责任。
从宏观上来看，学校档案记录了学校的办学历史、发展历程、管理轨迹等，这对贯彻党的教育方针、深化学校内部体制改革、优化教师队伍、提高办学水平具有重要的参考利用价值；从微观上来讲，学校档案能够真实全面地反映学校最基本的职能活动，为教育教学活动、学校管理、教科研工作和教育督导评估工作提供重要的凭据。因此，学校档案工作是学校管理和发展中的重要组成部分。
一、学校档案工作存在的问题
目前，大部分学校的档案管理工作还处于比较低的层次，仅仅是单纯地、被动地记录，它在学生日常管理、思想政治教育工作以及学生日后就业中的评价、约束和激励作用没有得到很好地开发和利用，档案的种种功效没有被活用。目前，学校档案工作存在的问题主要体现在以下几个方面：
1．档案意识薄弱。
部分学校档案工作人员大局观念不强，意识狭隘，责任心不强，认为档案工作只是档案部门的事，不能将其与学校发展及各项建设结合起来，不能把工作业务与自身建设和发展结合起来。档案保护工作是为学校各项工作服务的。由于学校工作过分强调为教学服务，在一定程度上导致了保护意识的减弱，表现在实际行动上就是对档案工作抓得不紧，管得不严；对档案资料疏于整理和保护。
2．管理混乱、不规范。
一是对档案资料的收集、整理、录入不规范，文书制作格式不统一。领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系。二是立卷工作不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的挂接不全。三是档案存放不合理，保护不当。各门各类档案排列顺序混乱给档案查阅和利用工作带来了很大的困难。电子文档，如光盘，软盘等介质档案保护措施不当，造成重要档案数据丢失或机密档案泄露。
3．机制呆板、不灵活。
工作机制上，法律法规意识单薄，随意性和盲目性强，岗位责任不明确；服务机制上，服务意识差，工作缺乏主动性和创造性；用人机制上，人员结构老龄化趋势明显，以经验管理居多，制约了人才引进，形成了档案部门是“铁饭碗”的现象，工作人员“混”的思想严重。
4．业务人员素质普遍低下，思想僵化。
长期以来，有的学校档案馆室既是“养成过渡”“干部晋级”的好去处，又是“贵夫人”和老、弱、病、残的养尊处优之地，安于现状。再者，专职档案人员大多是“半路出家”，不少档案人员既缺乏专业知识的理论功底，又缺乏学术研究、史料研究、计算机管理的基本能力。
5．改革创新、自强意识不强。
学校档案部门工作多处于被动状态，这主要是因为其自身改革发展的指导思想存在局限性，导致发展思路片面、管理体制单一、工作方式封闭、服务手段落后。
有些档案工作部门人员自觉低人一等，不愿去抓根本性、长期性、建设性的事情，对任务的艰苦性和复杂性以及与之有关的困难和问题认识不清晰，缺乏自强意识。
6．设施、设备老化，信息化设备配置不到位。
主要是还有少部分学校仍在用木制档案柜装档案，档案室控温设备差，不利于档案存放和安全。档案设备存在单一、老化问题。而一些必需的信息化设备又不能及时配备到位，使得归档、存档、开发资源工作效率低、耗力高，阻碍了档案工作的高效开展。
二、学校档案工作创新的必然性
在新形势下，传统的档案工作已经不能适应教育改革与发展的需要，这就要求档案工作必须解放思想、转变观念、树立创新意识。这不仅是理论的创新本质要求，也是顺应时展的必然要求。
创新的本质认为，创新是民族发展的动力，是社会前进的助推器。创新行为，首先要有创新意识，有强烈的创新欲望，才能有创新动力。时代前进的步伐和社会发展的要求，使得新时期的学校档案工作必须不断创新和进步。
同时，创新也是顺应时展的必然要求。知识经济的发展要求科技产业、运行机制、管理体制等都必须以知识为基础，发挥智慧性创造力，依靠科技创新、知识和网络来进行可持续发展。在这样的背景下，社会对学校档案事业的传统格局和传统的运作方式提出了许多新的需求。一是使用各类档案的需求。传统的纸质、文书、实物档案已经不能满足人们日益增长的使用需求，科技、专业、声像档案，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息越来越多地被人们使用。二是扩大档案资料的收藏和管理范围的需求。电子档案这类新载体档案随着数字科技信息的发展被广泛使用，如何广泛搜集、管理和保存这类档案资料成为学校的一个重要课题。三是对档案资料的需求服务逐渐多样化、特殊化。除要求提供档案原件进行摘抄外，还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制服务。要满足各种各样的需求，则要求档案工作必须打破常规，创新管理和服务机制，才能符合时代教育发展的要求。
三、学校档案工作的创新思考
学校档案工作的创新，要以意识创新为前提，管理创新为根本，人员创新为主体，服务创新为内容，改变学校档案工作被动滞后的局面，积极服务于学校其他部门、教职工、学生以及社会，发挥自身在新时代大背景下应有的功能和作用。
1．管理创新。
首先，要创新管理观念。传统的档案管理视经验为“至宝”，惯常的档案工作仅仅满足于立卷、归档、提供利用卷次等基本服务。而在市场经济高速发展的今天，服务对象要求学校档案工作部门提供的资料和服务范围不断扩大，学校档案工作者若对新兴的学科发展、社会需求了解不充分，不超前预备，则无法实现其真正意义上的服务功能。许多学校档案部门都有大量来之不易的档案资源成为死信息，毫无实用参考价值。因此，学校档案部门要改变其角色定位，激活档案工作。将档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与、事后保护的管理新观念。
其次，要创新管理模式。推行信息化、数字化、智能化管理，从立卷到工作手段都应遵循简化、便利的原则。如组卷形式既要方便日后调档，又能缩短立卷归档周期。纸质档案、实物档案分门别类存放，以光盘、软盘为介质的电子档案要注意防潮、防尘、防热、防损。通过借助计算机来加强档案的管理工作以及档案信息的交流，提高管理效率和管理水平。除了各类档案目录的输入、输出和检索等基本用途外，还可以扩大计算机应用的范围，比如运用电子扫描技术对纷繁杂乱的图纸图像档案进行缩微处理、采用条形码来代替档号，可大大提高利用和借阅归还的速度。最后，要创新管理机制。要从源头上解决学校档案部门的机制弊端，就得实行竞争机制，积极推行全员聘任制。通过公平竞争、择优上岗，真正做到优胜劣汰，增强档案工作者的危机感，激发每个人的工作热情。除此之外，还要建立相应的配套激励机制，如创新的考核制度、分配制度、奖励制度等，以此来杜绝档案工作人员可能出现的“闲”“惰”“散”。
2．发挥学校档案人员的创新主体作用。
学校档案工作局面能否得到改善，关键在于专职档案人员是否具有创新意识、创新精神和创新能力。要发挥创新主体的作用，学校档案人员要做到三个“具有”。
一是具有创新意识。
教育的改革与发展促使许多学校进行人事制度改革、绩效工资改革等，在这种环境下，档案工作人员面临着更大的压力。因此，档案人员有必要对自己重新定位并作相应的调整。改变被动的“伸手派”的作风，树立积极主动的服务意识，努力让学校的档案工作创造经济效益和社会效益。
二是具有扎实专业的业务技能。
档案工作是一项兼顾业务性和管理服务性的工作，它要求从事档案工作的专职人员，既要有扎实稳定的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。他们要熟悉档案业务的各个环节、步骤，掌握各门类档案、各载体档案的管理办法；面对传统的条条框框和管理模式，要敢于创新，敢于突破。三是具有丰富知识和广阔视野。信息社会的发展使得各行各业对档案信息资源的互补和共享要求越来越高，档案人员除了掌握一定的档案知识和操作技能外，还应加强计算机技能的学习和应用，广泛涉猎其它知识领域，扩大视野范围。从事人事档案管理的人员，要掌握劳动工资、职称评审和岗位责任制等知识；财务档案人员要熟悉凭证、台账等会计知识、财务审计知识；科技档案工作者应该保证每一份科技档案客观真实、精确无误地对应于与其相关的科技现象、科技活动、科技事物；学生档案管理的人员应该了解当前就业形势，国家相关的就业政策，学生的就业状况等。
3．扩大资源范围，创新服务方式。
