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[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）02-0064-01
王丽（1982-），吉林德惠人，德惠市人力资源和社会保障局初级助理管员。
一、档案数字化管理的必然性
首先，档案数字化是时展的必然。计算机网络技术、数据库技术和多媒体技术的发展，使分散于不同载体、不同地点的信息得以实现数字化存储。通过网络互通，实现共享利用，方便快捷，因此形成了大量的数字化档案。同时，数字化档案也有很多传统纸质档案所不能代替的优势，如数字化档案节省占地空间，查阅方便，节约了保管费用，避免了人力浪费。数字化档案传递快速，利用及时，大大提高了工作效率。因此，档案数字化将是未来时展的必然趋势。随着数字化档案的兴起，档案管理数字化必然应运而生。档案管理数字化是发展的必然要求，也是因为其有不可替代的作用。首先，数字化管理更有利于保护档案。因为在将传统档案资源数字化的过程中，必将能够发现档案中不完整和欠缺部分，便于及时补齐，同时档案的数字化存储还可以弥补纸张字迹模糊、污损的问题。档案数字化后成为原纸质档案的副本，相当于一个备份，极大限度地保护了原件资料的完整性。其次，档案管理数字化也有利于改进档案管理工作质量，提高归档、立卷、查询效率。
二、档案数字化管理的内容
数字化管理主要内容包括基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设以及安全保障体系建设等内容。标准规范建设是指是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源各方面制定标准、规范，并指导实施的过程，对于确保数字化档案管理的安全、畅通具有十分重大的意义。
基础设施建设指网络和设备的建设，它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。应用系统建设主要包括档案信息的收集、管理、利用、安全等方面，关系到档案数字化管理的速度与质量。档案信息化资源建设包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要指数据库建设。人才建设指专业人才，特别是既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，是当前数字化档案管理工作所需要的。
最后是档案数字化管理所需的安全保障体系建设，档案数字化管理过程需要有强大的安全保障体系支撑，这是一项复杂而庞大的系统工程，主要应该由以下五个要素组成：法制标准保障、基础设施保障、组织管理保障、安全技术保障和灾难恢复机制。积极促进档案整体信息化应用水平的全面提高，为信息化建设保驾护航。
三、档案管理数字化要把握的环节
我国的档案管理数字化建设刚刚发展，其中有需要改善的环节，也有需要注意避免的问题。
（一）避免资源的浪费
电子文件与纸质文件的双重保管容易造成资源的浪费，有些档案已经形成了广泛传播的电子文件，就没有必要转化成纸质文档再保存一次。因此，除了对已有珍贵档案进行数字化再传播和保存外，后续档案的管理就要注意避免资源浪费的问题。
（二）提高数字化档案利用率
数字化档案具有非常方便快捷的优势，这是纸质档案无法比拟的。其传播快捷、查阅快捷、使用快捷，因此，完全有理由提高数字化档案的利用率，使之充分发挥作用。但现实往往不尽如人意，人们对于浩瀚的网络资源往往只利用了其20%的功能。因此，要提高数字化档案的利用率，首先应该建立起档案电子化的系统工程，做好系统的总体设计，配套设备选型，档案管理软件的开发和采用，档案整理和录入，备份和安全措施也要做好。面对大量的查询和共享，档案管理系统的设备首先要选用双服务器的设备，并进行双备份，同时设置查询系统，为资源共享提供方便。
（三）提高档案管理人员队伍水平
档案管理要转变为数字化管理，档案管理工作也由原来的劳动密集型工作转变为知识技能型工作。这就要求档案管理人员的知识技能水平也要有相应的提高，这一方面包括档案整理者的宏观分析能力，准确识别有效档案进行归档；另一方面，根据众多使用者的要求提供准确的档案。这都要求档案管理者具有一定的知识技能水平，需要高素质技能的信息化人才。因此，管理部门要加强档案管理人员这方面的培训，提高电子文件管理意识，加快工作转型，提高档案管理水平。
四、档案管理数字化中对电子档案的管理
（一）电子档案的鉴定
在归档管理前，首先要对档案进行鉴定。鉴别档案的价值以确定管理期限，对无保存价值的电子文件进行删除和销毁。对电子档案的有效鉴别是保证档案管理工作准确、完整、系统的前提。
（二）电子档案的著录归档
对电子文件的著录包括。对归档前文件著录和归档后文件著录，归档前著录的文件有文件级与案卷级，归档后只需对案卷级文件进行著录。档案管理部门可以将需要的著录项目编成表格发放给档案形成单位，实现双方的衔接。
关键词：数字档案 档案管理 问题
中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）02（b）-0142-02
从人类悠久的历史来看，档案已经存在了上千年。无论是民主自由的西方国家还是中庸重礼的东方国家。档案从未被丢弃。人类几千年来一直流传着档案记录，是因为时间可以改变，但是记录不会改变，它会清清楚楚记录着发生过的一切。由此可见，档案的存在是一种符合人类社会需要和历史发展的行为。甲骨文是中国发现的古代文字中时代最早，体系较完整的文字，主要是刻在龟甲兽骨上的文字。后续又出现了金石档案、简版档案、缠帛档案、纸质档案，等等。通过研究档案的发展，不难发现，随着时代的变化，记录档案的方式也从最初的雕刻发展为纸质记录。而对于如今这个科技发展纵横的新时代。人们对于档案的记录更是有了新的需求，希望档案管理可以更加规范化、制度化、科学化。而“数字档案”毫无疑问成为了当今档案领域里的“新宠”。它伴随着互联网技术和计算机技术等产生的新型档案信息形态，具有一定的多元性和分散性；它可以将不同的信息记录在不同的载体上；不受地理位置的影响；它不再是用人们常规的纸质来记录；而是用一种新型的更完整，更容易保存，方便及时查找的磁盘、光盘等载体来记录。
1 数字档案的主要特点
传统的纸质档案管理已不再适合社会的发展需要，因此，被数字化档案管理取代是时展的必然结果，究其原因在于其本身的几大优势。
1.1 数字档案载体容量大
一张3.5寸的磁盘可以贮存1.44M字节的内容；一张光盘可贮存650～700M字节；移动硬盘的贮存量达到几G、几十G、甚至上百G。通常一个单位在几年内保留的文件可全部贮存在一张光盘内，为人们大大节省了管理成本和保存空间，这是传统档案管理无法比拟的。再说大家现在的实践活动的范围相当广，劳动对象相当复杂，实践的节奏相当快，所产生的历史记录相当多，急需要一种新的档案载体来取代纸质载体。
1.2 数字档案安全性高
传统的纸质档案由于受自然条件和时间的影响，需要长期花费大量人力、物力和财力细心保管，而且纸质的档案若是遭到破坏会很难复原；数字档案与其相比会方便很多。首先，数字档案容量大可存储较多信息，实体档案数量少，方便管理；其次，数字档案可以多备份，而且很快就可以完成，避免了破坏后无法查找的弊端。
1.3 数字档案的使用效率高
纸质档案管理在实际应用时会出现查找不便的问题。例如在查找某所学校学生学籍档案，需要管理员翻阅数十卷甚至上百卷的档案寻找，花费的时间长、工作量也大，若是采用数字化档案管理，只需要在电脑上检索所需要的信息，计算机就会自动筛检给出，如需纸质版可直接打印出来，大大提高了人们的工作效率；同时，随着大量高科技电子产品的出现，如：计算机、数码相机、扫描仪等，这些产品具有操作简单、存储多且方便的优点，已被人们普遍使用。据了解，已有相当多的机关、企事业单位正在实现办公系统自动化，网络办公已不再是处于实验阶段，相反，它正处于一种飞速发展的普及态势，这样就不可避免地会形成大量的数字档案。
2 数字档案的不足之处
在档案管理方面，数字档案作为一个新生事物，还存在着一些不足之处。
2.1 首先是人们的认知度
从历史的发展来看。纸质作为最早记录档案的方式。最初出现在西汉时期。由于当时技术有限，造纸成本太高，使用范围也不是很广泛。直到东汉时期，蔡伦改造了造纸术。使得造纸成本降低。也让大部分人接受了纸质记录。纸质的出现经历了上数百年的时间，随着造纸技术的进步，更是一直保留至今，同样也深受广大人群的认可。而数字档案现在存在的问题就是要如何去推广，如何让人们正确地认识数字档案。而纸质档案具有真实性的本质感，能够清晰看到，所以内心会觉得纸质记录是最安全的；对于数字记录有着不安全感，所以很难接受和去尝试。
2.2 其次是数字档案的格式的问题
数字档案作为一种通过计算机磁盘等设备记录储存的档案。虽然节约了人们翻阅纸质档案的过程，缩短了档案搜索时间。但是由于设备的不同，软件也有不同，需要去下载、安装，而这样也会使得占用空间太大而导致有些软件无法正常安装，有时还会出现病毒入侵，使得我们的电脑瘫痪。对于不同人群来说，中年人的接受和学习能力还是较好的，而对于一些年纪大的人，他们接受能力有限，自然也不会去尝试一些新鲜东西。
2.3 最后是数字档案的原始记录受到质疑
纸质档案是用纸来记录，一旦形成再去修改便会有很明显的修改痕迹，因此可信度比较高，不易被篡改。而数字档案是在计算机的环境下完成的，就有了一种无形的信息资源，人们可以去随意发送、复制、粘贴，一份文件成为了共享文件，也无法保证当事人的一些特征，容易被伪造和篡改，使得数字档案的可信度降低。
3 数字档案管理问题的解决方式
数字档案因其自身显著的优越性，从而被人们越来越重视、认可，进而广泛应用在人们日常的生活和工作中，对于其存在的不足之处，笔者认为应从以下几个方面入手予以解决。
首先，应当加强宣传，使人们对数字档案有更深层次的了解。如今网络世界日益发达，越来越多的人通过网络和计算机获取更多的有效信息，而对数字档案进行宣传，也可以借助网络和计算机的力量。通过使用数字档案，使相关部门档案管理工作走出以往的繁琐，管理工作变得更方便和快捷，同时，加大数字档案的运用途径，让数字档案以其便捷的优势被更多人所接受。
其次，可以将网络计算机行业、软件开发行业以及档案管理这几个行业相结合，将文档、图片以及声像等文件格式进行统一。这样可以有效突破行业限制，建立更加统一、规范且兼容性更强的文件储存格式。
再次，各档案管理部门在利用数字档案的过程中，要注重档案存储以及网络安全问题，在长期运用后形成一种更加精确快捷的数字查阅方式。同时，相关管理部门要根据档案密级为社会提供服务。
最后，应当提高档案管理工作人员的综合素质，使档案管理工作变得更加规范。新的数字档案具有可擦除式的更改性，这就为保留档案的原始性提出了新的挑战。一方面，档案管理人员应当注重维护档案的原始性；另一方面，档案行政管理部门也为保证数字档案的原始性新设立了相关制度。
由上述可知，时代的飞跃发展，要求人要用更先进的生产力与之相匹配，传统的纸质档案管理虽然有着“辉煌”的过去，然而它在人们实际生活和工作中却频频出现许多这样那样的问题，从而也证明了纸质档案管理已经无法适应当今社会发展的节奏，它被数字档案管理所代替是时展的必然趋势，也许数字档案在实际应用中会出现或多或少的不足，毕竟它是时展的一个新生产物，但是笔者相信在未来的发展中，这些不足之处会被大家一一克服，而它，也将会在数字化时代中为社会提供更加快捷、方便与优质服务。
参考文献
[1] 吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社，1988.
[2] 杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].北京：档案出版社1994.
关键词：数字化、档案管理、网络化
中图分类号：G270.7文献标识码：A文章编号：1006-026X（2013）12-0000-01
前言
21世纪是一个信息技术发展日新月异的时代，信息技术在各个行业各个方面的运用已经越来越普遍，并逐渐成为各个行业竞争的有力技术手段已经各方面进步和发展的不竭动力。而对于信息量巨大，工作量颇高，提供大量信息资源的档案管理工作来说，计算机技术、网络技术等数字化技术的变革的冲击，为其带来了巨大的机遇以及挑战，正确的认识档案管理的数字化发展，并使其向数字化的方向发展，使得档案管理更加的系统、及时、准确和高速，从而实现对资源更加地有效利用和分享。这样能够促进档案管理行业的发展，减小管理工作过程中的工作量及难度。
一、我国档案管理的现状
我国档案管理是以服务社会主义现代化建设档案资源为目的，其主体是依据《档案法》建立的档案馆，档案馆也是集中管理、保存档案的基地，它能实现诸多档案管理功能比如：收藏功能、存储功能、宣传功能以及传播功能。同时在我国这样一个历史悠久，古文化灿烂的国度，档案管理不仅具有重要的意义，并一直得到重视，并取得了巨大的发展。发展到现阶段，随着网络技术、通讯技术等信息技术的进步和发展，对档案管理也产生了极大的影响。近年来，档案管理过程中信息化、数字化技术得到了成功地应用，使得档案管理方面产生了巨大的变革，电子式的文件大批量的产出，以及计算机技术下纸质档案数字化的进步，促进了档案包含信息内容的加速，并逐渐出现档案管理对象档案实体与档案信息管理工发生分离的情况。正如我们所知，档案它是能够被我们传输、表达、感受的，以图像、文件等为载体的一种信息。现阶段，网络信息技术的发展，必然会导致不同区域的使用人员共享档案信息的情况，凭借各种数字化技术，档案管理的工作也将突破地域，形成“移动中的档案馆”，建立起全国乃至全世界范围内的档案管理中心，档案信息将更加容易获取和传播。
二、数字化档案管理的内容及特点
信息化建设的关键是实现信息资源的共享以及高效的利用，无论从哪个方面来说档案都是信息资源的中心，因而对档案规范化以及标准化的管理已受到社会各行各业的广泛关注。正是在这样的背景下，为适应各行业发展的客观需求，数字化档案管理运用计算机网络技术并结合数据库系统对文字档案、图像档案等档案形势进行数字化的管理，全面的管理，并进一步实现档案系统与办公系统的无缝衔接。数字化档案管理是由若干年前西方“数字化图书馆工程”的概念演变而来，是一种利用多种计算机多媒体技术的新型档案管理形式，基于高速网络实现跨库检索并对海量档案信息库群进行管理。
数字化档案管理包括诸多方面的内容，主要可完成以下工作：首先是以计算机网络技术，多媒体技术以及现代通信技术为基础，建立起能过在外部进行信息调整的公共网络系统。其次是将不同时期、不同类别的档案信息库以及多种其他信息库作为基础信息，形成能够将传统档案信息转化，自动生成电子档案的数据库形式。再则是实现智能处理，实现数据库到知识库的转变，并运用自然语言进行全网络的档案搜索，实现档案信息的全网络共享。最后是建立成立体化，全方位一体化的使用体系，及时地处理和提供各类档案信息，并保证信息资源使用过程中的安全性，提供可靠地安全保密措施。
数字化档案管理作为一种基于互联网的分布是档案管理系统，能够根据不同的需求提供各类档案信息服务，数字化档案管理主要有以下几种特点及优势：
1、实现经济效益的提高。
如今，社会经济得到的飞速的发展，造成现实的办公效率难以应付海量的信息，由此形成了尖锐的矛盾，在传统办公方式之下，一直是一种粗狂型的模式。也就是一种单纯的以增加人员和办公用具来解决这些问题的手段，这种方法造成企业管理成本大幅度的增加，相反数字化档案管理一改传统纸质载体的档案信息，将其转化为机读的档案信息，不仅在很大程度上减少了管理费用，节约了大量实体空间，还能有效地方便查询，进而避免了印制纸质资料而造成的浪费和成本的增加。
2、实现办公效率的提升
数字化档案管理能够做到资料的及时归纳和尽早利用。譬如，在企业人事管理的过程中，需要管理对象众多，并且有极大的流动性和负责性，员工调动，退休等都会伴随着档案的移动，要想一丝不苟地准确记录和了解这些动态的信息，按照以往的管理模式必将消耗大量的人力、物力，而且还可能造成延后。但是利用数字化的档案管理方式，通过计算机网络就能轻松准确的统计这些信息，同时回过头来要想查询这些信息也是什么的简单和方便，可以使得相关的工作人员做到对所有信息进行实时的控制和处理。并且，由于计算机技术以及信息都不受物理空间的限制，因而数字化的档案管理更是能实现档案的无界性，由此档案库也由实体的档案馆变为可供随时随地利用的信息处理中心。
3、实现档案的高效利用
传统的档案管理都是在档案室或者档案馆内进行的，而且是以纸质材料为载体的，这样给使用者带来了诸多不便，然而数字化档案管理则能够使人们更加方便和精确的获取所需的档案信息，网络化的档案管理更是能使使用者不受时间以及空间地域的限制，从而大大提高档案信息的利用效率。
三、数字化档案管理建设应注意的问题
数字化档案管理能给我们带来诸多方面的便利，但与此同时也存在着多个方面的问题和有待克服的困难，为了实现全面档案管理的数字化建设在，实践过程中应注意一下几个方面的问题：
1、系统工程的构建
我们必须认识到档案管理数字化建设是一项系统的工程，它包括设计、开发、整理等多个方面的工作，而且日常的记录、保管等工作也具有相当大的工作量，所需要的设备也是多种多样。为了提高管理系统的效率还应管理查询系统的设置以达到资源查询及共享的目的，并进一步开发操作系统、加密系统等已全面提高档案管理的水平。
2、保证档案的安全性及可靠性
运用计算机技术的数字化档案管理最重要的一点就是安全性的保证，全网络资源共享对其安全也提出了更高的要求。现在网络技术发展迅速，应注意及时更新保护系统以保证管理系统的安全运行，防止其被恶意破坏或侵入。
3、注意与办公系统的高效衔接
与办公系统的衔接将有助于企业对自身进行数字化档案管理，实现企业财务管理、人事管理等的有效结合，提高档案管理的效率。实行科学完善的管理规章制度，实现文档一体化，电子档案及纸质档案同步保存，并在两者之间建立有效的衔接通道，做到数字档案管理的有迹可循，提高数字档案的可靠性。
［关键词］数字化；档案管理；信息安全
一、档案信息数字化的主要内容
档案数字化主要包括档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库，以多种类型的检索关键字为基础以便于快速检索；载体档案的数字化，是档案信息数字化的主体对象，如纸质档案、档案缩微品、照片档案、录音录像档案等利用计算机技术、扫描与信息处理技术、数据库等新技术进行数字化，最后以数字化的形式存储、与网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个具有有序结构的档案信息库，及时利用，实现资源共享。
二、档案信息数字化存在的安全隐患
（一）制度建设层面缺失。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定，要求在开展档案信息数字化建设时，必须制定相应健全的管理制度，以确保档案信息数字化工作中的各个环节有据可依。但是在实际工作中，一些单位对制度建设不重视，使得在档案信息数字化建设中，没有建立相应的管理制度用于规范工作行为，使其在档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据查询利用过程中责任主体不明，无章可循。（二）技术上的不安全因素。1.使用国外技术和产品带来的安全隐患。目前我国大多数的档案信息系统所需要硬件、软件均没有实现国产化。我国数字化信息管理还处在较低的水平，这些国外的产品和技术特别是操作系统和应用系统都存在一定的安全风险和安全隐患。2.计算机网络的安全因素。要提高档案管理和利用的便捷性，以计算机为终端，采用局域网和互联网并用的方式是一个很好的解决方案。不同应用系统（管理系统和利用系统）之间的网络系统处于相对隔离的状态，而且设有必要的防护措施，但是这样也无法完全保证档案信息的绝对安全，档案管理和利用便捷性和安全性的矛盾时刻存在。3.安全漏洞带来的安全隐患。俗话说：“道高一尺，魔高一丈”，计算机病毒、黑客攻击是一个世界范围内的信息安全难题，虽然近年来我国计算机安全技术领域有了长足进步，但它们或多或少在技术上还存在不完善的地方，在维护档案信息安全上还存在着一些漏洞。（三）管理人员的因素。无论是档案管理还是利用，实施这个过程的主体都是人，而人为的因素有很大的不确定性，这会影响到档案数据的安全。例如，人为的操作失误，导致数字化档案误删、泄密；少部分人员职业操守欠缺，为私利对数据有意地篡改，将档案信息管理的用户与口令等信息向外部人员透露；管理人员责任心不强造成备份数据丢失、损毁等，这些都对档案信息安全构成威胁。
三、档案信息数字化安全的具体措施
（一）制度建设层面完善。依据《中华人民共和国档案法》和信息安全相关法律、法规规定，制定切实可行的信息安全管理标准。建立和完善电子档案信息的采集录入、信息处理、信息存储、信息与利用等方面的安全管理规章制度和操作规程。在制度中，要根据工作人员不同的专业特长，进行合理的工作安排，要有明确分工、明确责任主体、权限分明，做到在档案信息数字化过程中的各个环节都有人负责。发生泄密或其他事故时要有相应的倒查机制。明确电子文件的归档范围，明确电子文件的管理人员；明确数字档案信息记录备份要求，对备份时间、格式、份数有明确记录，备份要有专人管理；明确定期对档案数据进行检查的内容和时间标准，指定检查的人员。（二）提高技术层面安全防护能力。档案信息数字化安全防护能力在技术层面上的提高是包括硬件设施、软件设计、网络防护、通信安全的一个综合性课题。（1）应提高我国具有自主知识产权硬件及软件的使用率，在核心设备上可以用国产替代的，要坚决使用国产设备。（2）应保障存储设备的安全，建立符合标准的电子设备信息机房。（3）对内部局域网和外部互联网要进行物理隔离，防止外部网络对内网的非法访问。（4）应长期跟踪软件的使用效果，发现并及时修补软件的安全漏洞，并按要求配备经国家有关部门认证的防火墙和杀毒软件。（5）按照制定的备份机制与规范，及时做好数据的备份。（6）建立严格的数字化档案信息的安全防范机制，包括信息登录访问控制、用户权限控制、信息分类与安全控制。（7）在档案信息传输使用进程中建立数字化档案传输安全控制，包括网络监测和锁定控制、网络端口和节点的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人员培养。无论是制度建设还是技术手段最后都需要具体的人去操作。所以在管理人员的培养方面应注意：（1）做好档案管理人员专业技能培训，提高其业务能力。（2）加强职业道德培训和相关法律法规的学习，使相应的人员具备较高的职业操守和较强的法纪意识。（3）结合档案数字化管理自身的特点，通过定期的培训提高从业人员的信息化水平。数字化档案信息的安全管理是一项系统工程，在档案信息数字化实施过程及后期的管理、应用中，需要从制度、技术、人员三方面入手，以制度的建立健全为纲，以人员管理为主线，以软硬件设施的不断完善为基础，确保档案信息数字化应用的安全。
作者:杨玉宏 单位:内蒙古乌兰察布市微波总站
关键字：档案管理；数字化；技术变革
中图分类号：F299.23；G270.7
随著互联网信息技术的发展，数字化技术运用到人们工作和生活的许多个方面，在档案管理中，数字化也得到了极大的运用。档案管理的数字化就是在档案管理过程中利用计算机技术和信息技术，使档案变成数字化和网络化的利于管理和处置的电子档案。采用数字化的存储方式，能够节约大量的存储空间，方便检索，便于保存，对于更好的高效利用档案资源有着积极的意义。在档案数字化的运用中，要坚持真实性、安全性、便捷性等原则，提升档案数字化管理的效率。
一、档案管理数字化的意义
实现档案管理的数字化管理是十分必要的，档案管理数字化技术的运用主要是指利用计算机、数字摄影和扫描等先进技术，将档案资料以数字化信息的形式进行保存并加以利用，形成系统的档案管理信息库，进一步提高档案管理的质量和效率。方便快捷的档案数字化管理将改变以往传统的管理模式，有效地提高管理效率。
档案管理数字化主要具有两个方面的意义。一是数字化能够节约档案管理的空间。纸质档案比较厚重，占据较大的空间，保存纸质档案需要较大的场地，在保管的过程中，对于库存的条件要求比较高，在搬运的过程中需要的人力财力也比较高。而采用数字化的存储，更够有效的节约存储的空间，存储较为便捷。二是数字化资源方便档案的处置和共享。采用数字化档案管理的模式，档案检索利用都较为方便，且电子化的档案馆也方便读者进行查阅下载，这有利于对档案资源行进行有效的管理和处置，以达到档案资源的高度共享。
二、档案管理数字化的现状和问题
虽然我国进行档案的数字化管理的时间还不是很长，但也取得了可喜的进步，自上个世纪九十年代行业实行档案数字化管理以来，档案管理逐渐从手工管理向信息化转变，既保护了档案信息，又加快了档案的开发和利用，全面提高了档案管理的合理性。但档案管理数字化技术的运用还是一个不稳定的、易出现问题的新事物，这也体现了事物发展的普遍规律，发展都需要过程，不会一蹴而就。所以，对于不成熟的档案管理数字化管理工作而言，并不是十全十美。当今档案管理数字化技术的运用所出现的问题可以归纳为以下几点。
（一）档案管理的数字化系统不健全
档案数字化管理的目的就是为了方便档案的存储查阅和利用，这就需要建立起完整的档案管理的数字化系统。从档案的存储管理和利用都有着一套较为便捷的平台。但是就目前来说，档案管理的数字化系统并不健全。长时间以来，档案管理资料的作用只是为提供咨询或者证明等简单的服务，在实际利用效果和服务上都缺乏深入和创新，使得档案管理工作只是停留在表面，开发程度还不够，所以很多服务还无法开展。
（二）缺乏标准的档案数字化管理标准
在如今经济和科技都快速发展的时代背景下，信息技术与计算机技术越来越发达，为人们的生活、工作提供了很多便利，但事物的属性都是相对的，大量信息的每日更新使得档案管理资料在搜集与整理的过程中都存在着一定难度，这可能会造成资料的缺失和错误。对于档案管理的数字化建设，需要统一的标准和流程。但是目前，我国在档案管理标准化建设还没有统一的标准，对于档案管理的数字化的相关规范和要求还不够健全。
（三）缺乏专业的档案管理人才
对于档案创新形式的运用，最重要的是要培养熟悉档案数字化管理的人才。但是目前来说，我国对于档案管理学方面的培养力度还不够。很少有专门的大学开设档案管理学，所培养的专门性人才还不多，难以满足档案数字化管理的现实需要。
三、档案管理数字化的改进措施
（一）培养专业性人才
人才是第一生产力，这一点在各行各业中都有很明显的体现，当然，行业中的档案数字化管理工作同样注重人才的培养和利用。只有拥有大量既懂得先进计算机技术，又懂得档案管理的人才，这一领域才能在时代洪流中获得更好的发展。而我国档案管理数字化管理人才的培养主要可以从两方面入手。首先，对已有的数字化档案管理人才进行专业知识的培训，使他们逐渐改变陈旧观念，更新知识结构，提高创新能力和管理能力，进一步改善该行业的人才结构。其次，要积极吸纳高水平、高技能的数字档案管理人才，要从招聘、管理、激励等方面，留住人才。
（二）加强标准体系的建设
缺乏标准化的档案数字化管理会造成档案管理资料保存的不完整且不规范，那么档案管理的数字化管理就失去了满足社会需要、加快档案管理建设的意义，更不用谈档案管理数字化应有的价值。然而，目前档案管理数字化管理中，这种现象还普遍存在，一些档案馆的数字化管理手段和管理制度还不标准、不规范，这极大的阻碍了档案管理数字化管理的正常发展和创新。于是，加强档案管理数字化建设就具有重要意义，只有健全了相关体系，保证档案管理信息的规范和完整，那么数字化技术在档案管理中才能得到更好的利用。此外，规范档案管理的标准和体系，会对档案管理数字化建设、发展产生极大的促进作用。
（三）健全电子档案数据系统
原始的档案管理资料大多是纸质的，通过人工录入或者用扫描仪进行扫描等两种方式，将纸质版的档案资料转化为数字版的档案资料。这是数字档案制作的两种最主要的形式，但前者是一种效率较低、容易出错且占用大量人力资源的方式，而通过扫描仪将纸质版档案转变为电子版档案就是一种比较实用的方法了。但要保证档案管理资料不遗漏、不缺失，就要健全电子档案数据系统的建设。这主要体现在两方面，首先，数字档案的管理人员通过扫描仪在将纸质档案转变为数字档案时，也要将纸质版资料重新录入，并及时修改、补充、更新数据资料；此外还要讲原始的纸质资料保存完好，因为数字档案在存储或传输的过程中可能会出现很多不可控的因素导致资料的丢失或损坏。
四、结论
档案管理数字化极大地节省了人力资源，将人力逐渐转向服务行业，简化档案管理流程的同时，还提升了档案管理的质量和效率。在运用数字化进行档案管理的过程中，要注意坚持可用可查可共享的基本原则，简化档案的查询流程，方便档案的使用。为了推进档案数字化的进程，必须进一步培养专业的档案管理人才，加强档案标准化体系建设，进一步健全电子档案的数据系统。
1 房产档案管理基本介绍
房产档案管理包括房屋面积、产权属人、交易纪录、司法部查封、权属登记、离婚产权分析、拆迁补偿、房屋结构、租赁抵押担保、产权处理以及房屋继承等。所谓产权档案数字化，指的是通过多媒体技术、网络技术、信息数据库技术、扫描技术以及存储技术有机结合，利用数字化形式将档案信息有效存储，在建立数据库的过程中，实现资源共享。以便更好的实现原件管理和数据管理[1]。
1.1 主要特征
首先，管理内容数字化和网络化。在网络信息化时代中，实施档案数字化和网络化管理，能够将打破传统纸质管理方式的局限性，借助先进计算机技术和高端设备将档案信息载体分离式存储，这不仅能够节省信息存储时间，而且还能提高信息利用价值以及工作效率。其次，管理服务全面化和社会化。计算机设备既能实现文本存储，还能实现图像存储，借助网络平台能够实现信息全面、准确搜集，有利于构建全方面的档案服务模式，此外，在档案信息资源共享的影响下，用户能够有针对性的进行信息搜集、应用，以便提升工作质量和速度，从中能够体现服务社会化特点。
1.2 主要方式
房产档案主要有三种管理方式，第一种是原件管理，即利用信息技术保管好档案原件；第二种是扫描件管理，即借助扫描仪等先进设备实施具体的扫描工作，以便资料查询和实际应用，虽然该设备工作速度较慢，但是扫描效果良好，然而相机设备兼具快速和优质两种效果；第三种是数据分析，即对房产档案数据详细、合理分析，借此方式实现信息保存。
1.3 基本原则
首先，真实性原则。房产档案从原始信息过渡到数字化信息，务必要保证信息的一致性和真实性，对于存在出入的信息要及时纠正，提高信息的可靠性和真实性。然后，安全性原则。确保房产档案信息安全，即保证权利人合法权益的基本表现，一旦信息安全性降低，那么信息资源完整性极易遭到破坏。最后，便捷性原则。应用数字化技术于房产档案管理，能够实现档案信息及时查阅、便捷查阅，能够打破以往档案信息所受地域限制及时间限制。
2 房产档案管理数字化中出现的问题和解决措施
2.1 问题
首先，房产档案资料缺乏完整性，影响相关政策、法规的健全性，具体表现为实际房屋和资料记载存在结构、面积等方面的不同。其次，服?漳谌莸ヒ唬?用户接收的服务仅限于档案证明以及档案信息咨询等潜在层面，对于深层次的利用分析和网上服务研究，还存在一定的工作难度。最后，计算机设备被片面应用于房产档案人工管理，然而房产档案尚未实现信息数字化处理，这在一定程度上影响信息查询全面性[2]。
2.2 措施
2.2.1健全房产档案数字化体系
只有健全房产档案的数字化体系，才能确保房产档案实现信息规范化，在此基础上发挥信息价值，提高房产档案的利用率。如果房产档案未能标准化实施数字信息管理，那么房产档案需要经历较长时间实现管理工作质量优化，促进管理工作有序发展。
2.2.2完善房产档案数字化系统
虽然网络数字化时代提高了信息技术的应用率，但是目前大多数房产档案仍利用纸质化形式，仅在特定条件下才会通过人工应用计算机设备，档案只是实现了输入形式的数字化，未能实现全面数字化，这不仅会降低工作效率，还会降低信息的真实性和实用性。完善房产档案数字化系统，即原文件借助扫描仪的形式实现信息数字化，以此减少信息检索时间、提高信息准确率。
2.2.3大力培养档案专业化人才
提升房产档案人员的综合素质和专业能力，有利于促进房产档案管理工作稳健进行。为此，聘请专家对工作人员进行系统性培训，在培训的过程中，传播丰富的专业知识、提高工作人员对数字化技术的掌握能力和运用能力，促使工作人员在创新型思想的引导下，规范房产档案的工作行为，积极配合房产档案管理。
2.2.4构建档案信息输送平台
构建档案信息输送平台，有利于档案信息数据库提高利用价值，有利于促进档案信息及时、高效、准确传递，同时，还能实现档案信息的便捷化传输，加快信息的传播速度和传播范围，充分发挥数据库的价值和利用率。此外，还能增加客户对房产档案管理工作的认可度和满意度[3]。
数字化病历档案室的建设要以病历档案使用需求为原则，以最大限度服务病历档案使用者为导向，建立一种多功能的数字化病历档案智能平台。数字化病历档案室主要由两部分组成：
（一）病历档案信息资料的数字化是数字化病历档案存在的基础
病历档案信息资料的收集是病历档案工作者的最基础工作。将病历档案信息资料数字化是数字化病历档案室存在的基础。数字化病历档案是传统病历档案管理通过“应用数字技术处理和存储病历档案”的方式来管理病历档案信息资料。它们的区别不只是处理和存储病历档案的方式上，同时也是在病历档案室发展阶段的不同上的区别。在电子病历后时代，数字化病历档案室是传统病历档案室发展的一个全新阶段。病历档案信息资料的数字化来源包括：
1.病历档案数字化影像处理系统:主要是将传统的纸质病历档案进行影像化处理，然后以文档和数据库的方式存储并配以加工、管理、应用的体系。目前我国纸质病历档案数字化技术主要有三种：翻拍、扫描、缩微扫描结合三种方案。数字化影像处理系统将纸质病历档案数字化后，存储成JPEG或PDF文件格式。PDF通常占用空间比较小，易于传输与储存，也易于阅读和展现。一般医院都采用PDF格式存储。
2．电子病历系统：这是未来数字化病历档案室数据来源的主要形式。电子病历是指医务人员在医疗活动过程中，使用医疗机构信息系统生成的文字、符号、图表、图形、数据、影像等数字化信息，并能实现存储、管理、传输和重现的医疗记录，是病历的一种记录形式。电子病历系统则是采集、存储、传输、处理、使用电子病历的一整套工具和应用程序。在电子病历系统中，电子病历存储的格式通常有两种:一种是XML(Extensi-bleMarkupLanguage)，是当前处理结构化文档信息的常用工具。另一种格式是PDF，电子病历可以采用虚拟打印的方式生成PDF文件。PDF文件支持电子签名、支持带水印的显示输出，有助于保证数字化病历档案的安全性和合法性。一般医院都采用PDF来实现数字化病历档案的归档和存储。PDF是数字化病历档案的较理想存储格式。
3.病历档案数字化影像处理系统与电子病历系统相结合形成一份完整的电子化病历。根据卫生部电子病历基本规范：对目前还不能电子化的植入材料条形码、知情同意书等医疗信息资料，可以采取措施使之信息数字化后纳入电子病历并留存原件。因此，即便在电子病历时代，电子病历所无法包含的知情同意书等也必须通过数字影像化处理后，才能形成一份完整的电子化病历。故完整的数字化病历档案管理系统包括了数字化影像处理系统与电子病历这两种存储方式。
（二）数字化病历档案的管理与服务参照传统病历档案管理及三级医院评审要求，数字化病历档案室的病历档案管理与服务的应用应包括如下几系统：
1.病历档案管理系统：对病历档案资料、病历档案服务及对象进行管理。有病历档案信息管理模块；病历档案查询与检索模块；病历档案报表管理；病历档案科研检索模块等。
2．病历档案资料提供与服务系统：提供病历档案复印、复制及打印功能。还包括用户登记、身份证明资料存储、复印的病历档案资料项目登记及服务收费登记等。
3.智能数据平台。这是数字化病历档案室的终极目标。它是一个使用方便、界面友好的通用数字化病历档案智能信息服务平台。是基于电子化病历档案信息系统、电子医学图书馆、电子医学期刊及相关医疗信息及医疗法律法规等有关电子病历档案系列知识的一个综合性平台。主要是对病历档案信息进行二次开发，包括针对科学研究及统计分析建立的智能专题病历档案信息数据库。其功能包括：数据检索权限管理、智能数据应用导航、专题病历档案数据检索系统、自定义数据库设计及智能知识库检索系统等。当然，在医院数字化病历档案室的基础上，未来，还可建立区域数字化病历档案室。
（三）数据化病历档案室的实践
我院电子病历于2007年6月4日开始实施，至今其电子病历档案管理拥有的信息集成及应用系统有：
1.电子病历档案管理系统集成了如下几子系统：电子病历系统、医嘱子系统、手术麻醉子系统、检验系统、影像系统、护理系统、临床路径、日间手术等，基本涵盖了所有的病历资料。图片导入功能：对不能电子化的纸质病历档案案如知情同意书等进行扫描或拍摄导入电子病历系统，以保证病历档案的完整性。
2.电子病历档案管理工作站：含这几个模块：电子病历档案编码、审核模块；病历档案回退管理；病历档案归档管理；电子病历档案借阅管理：电子病历档案复印管理；电子病历档案封存管理；
3.数据化病历档案应用系统目前只有病历档案首页管理模块及综合查询模块。
（四）体会
数字化病历档案室提高了病历档案的服务能力，它是数字化医院的重要组成部分，是提升病历档案管理与信息利用水平的必由之路。
1.年轻化、专业化的人力资源队伍是实现数字化病历档案室的基础。我院是一所新发展起来的专科“三甲”妇幼保健医院，其病历档案室成员的专业化与年轻化是它的主要特点；和其它医院相比，它少了老医院病历档案室的种种冗余，多了观念的创新及病历档案信息新技术和主动服务技巧；同时，科室文化倡导积极主动的学习与参与意识，积极参与医院的各种有关病历档案建设；同时，努力按照PDCA管理模式精细化管理病历档案，力争打造一个服务型、学术型病历档案管理队伍。
2.专业素养的建立。病历档案管理是一门边缘学科，其管理人员除了具有病历档案管理及医学知识外，还必须具有计算机技术、网络技术及知识产权保护、法律法规等多方面知识的一种全新的复合型人才。
关键词：数字化档案；管理；问题；对策；
文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
进入数字时代，现代数字技术快捷、高效、准确、便利的优势正在深刻地影响着新时期的档案管理工作，在数字化背景下，时代对档案管理工作提出了越来越高的要求。这些改变不管是对我们的档案管理工作还是对我们档案管理人员都是重要的挑战，在新形势下，档案管理人员只有认清档案管理工作的现状，不断适应新形势下档案管理工作的新要求，不断提升自身素质，才能推进档案管理事业向前发展。
一、数字时代对档案管理工作的影响
（一）数字化电子档案应运而生。档案管理，一般包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等一系列活动的总和，档案管理的终极目的是为档案利用者提供权威的、可信的档案信息服务。随着数字化、网络化的不断发展进步，档案的物质载体表现形式也发生了翻天覆地的变化，由原来的纸质档案逐渐转变为电子档案。档案管理模式也相应的获得更新和发展，以往基于手工的档案管理模式逐渐被电子数字化档案管理模式所取代，数字化、一体化的档案管理格局逐步形成。档案管理数字化的目的是利用现代信息技术，更加科学、合理、高效地辅助档案管理工作，减少重复性劳动，提高档案管理质量和效率。
（二）档案馆形态发生变化。档案馆形态由传统型档案馆向数字型档案馆转变， 这种转变将传统型档案馆有限的、信息资源不能共享的档案文件实体通过数字化手段和互联网技术的应用，实现了数字化、空间虚拟化、传播网络化以及信息资源共享化。这种转化带来的还有档案实体保管模式的转变；之前的纸质档案管理是相对集中的，进入数字时代后，纸质档案逐步向电子档案过渡。
二、数字化档案的优缺点
（一）数字化档案的优点：一是数字化档案可以减少档案管理的工作量，提高工作效率。使用较少的工作人员就可以完成多人的工作量，使档案管理工作的效率更高；数字化档案的网络化将档案管理工作从繁重的文字工作中解脱出来；数字化档案归档的网络化也方便了对档案的管理，提高了对档案信息的查询速度和利用范围。二是资源管理虚拟化。通过网络互联和馆际互借来建设虚拟资源，达到档案信息资源共享。三是信息资源管理智能化。可以进行智 能化检索，检索速度快，效率高，范围广。四是用户使用方便化。用户可以在任何时间、任何地点方便地使用档案信息，从而节省大量的人力、物力和财力资源。
（二）数字化档案的缺点：一是数字化档案容易失真。数字化档案可被原样复制，亦可在复印中变质，而且被修改后不会留下痕迹，所以在数字化档案的建立、检查过程中必须保证其真实性。数字化档案极易失真，这不是数字化文件本身的缺陷，而是在形成数字化档案的过程中，采取的方式、方法、软件、格式不同，因此，信息内容“出错”的概率会高于传统档案。二是数字化档案安全性有待提高。数字化档案的数据、文字、影像极易被非法操作更改，容易被“黑客”击伤，可被随意篡改信息。这些都会直接损害数字化档案的安全性，而且磁盘、磁带的支持体，也易产生静电， 直接影响信息再现，出现不安全问题 。三是数字化档案的永久保存问题。办公自动化带来的无纸办公给工作带来了很多便利， 极大提高了工作的效率。在数字化档案给人们带来极大的方便之余，其数据保存长久性问题有时候相当脆弱。当网络突然瘫痪或者电脑出现故障等问题时， 很容易导致文件数据丢失。
三、完善数字化档案管理的措施
（一）建立健全适应数字时代要求的电子档案真实和安全的法规。由于电子档案的特殊性，其信息在形成、处理、归档、保管、利用等各个环节都有更改或者丢失的风险性，只有通过法律形式将有关电子档案保管和使用的行为规范下来，使有关部门及个人自觉遵守，才能从制度上保障电子档案的安全。与此同时，法律还要确立电子档案及电子文件的法律凭证作用，确保国家档案行政管理部门能够依法管理电子文件和电子档案。
（二）增强防写技术措施。目前，在许多软件中可将数字化文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从数字化计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。只读式光盘只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘可供使用者一次写入，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些存储载体可以有效地防止用户更改数字化档案。接入网络的电脑应当注意使用防火墙，以防止网上用户对该机构信息资源的非法访问；阻止机要信息等重要信息从网络上非法输出，保护网上数字化档案的原始性、真实性和安全性，从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全。
（三）加强对光盘、磁盘等存储介质的保护。一是要加强对磁盘的保护。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，加强病毒防范，要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存数字化档案的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。二是要加强对光盘的保护。光盘要十分注意避光。保持良好的温度、湿度环境至关重要。在使用过程中，应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，光盘的存放应置于盒中直立放置。
一、数字化档案管理工作的重要作用
数字化档案管理工作的重要作用主要体现在以下几个方面：
（一）有助于档案原件的保护。首先，当纸质档案实现了数字化后，就可以实现数字化副本的保存与使用，避免了频繁使用纸质档案，这能够有效保护档案原件。其次，纸质档案伴随年代的推移可能因字迹模糊或纸质污损而出现不易辨认的情况，而数字化档案则能够使得档案信息有效保持完整。最后，数字化档案还能够对纸质图片档案运用现代技术进行修复，避免纸质图片档案因为自然老化的原因而失真。
（二）有助于节省档案存储空间。传统档案作为纸质文件，其管理与储存都需要大量的空间，当数字化档案管理运用先进的数字化存储技术来储存档案资源后，将大大降低档案所占有的空间，而且数字化档案后，存储量将变得更大，具有更强的安全性和通用性。还能够有效避免纸质档案在存储过程中可能出现的各种损坏、损毁危险。
（三）有助于减少档案管理成本。在传统档案管理工作中，由于是纸质档案文件，因此档案的录入、归类、存档、借阅等各项日常管理工作都需要手工管理，不仅工作效率低，而且管理也存在着诸多困难。而伴随数字化档案管理进程的日渐加深，档案的管理与利用也变得更加智能化，档案管理者和利用者可以轻松凭借智能化的检索方式快速找到所需要的档案资料。
（四）有助于档案资源的共享。传统档案由于其储存载体以及存储方式的原因，使得各地档案资料都存在“信息孤岛”的情况，而数字化档案后，则可以凭借互联网突破时空限制，实现档案信息的异地共享，增强档案的使用价值和传播范围。
二、做好数字化档案管理工作的对策与途径
（一）构建完善数字化档案管理制度。为了进一步提高数字化档案管理工作效率和工作质量，构建健全完善的数字化档案管理制度是一个有效途径之一。各个档案管理部门应当切实结合自身数字化档案管理工作实情，从实际出发对现有的数字化档案管理制度予以健全完善，以构建出一套更加科学合理的管理制度，并在制度的运行过程中不断考证、不断实践，针对出现的问题以及不足不断加以完善。健全完善的数字化档案管理制度应当包括数字化档案收集制度、数字化档案归档制度、数字化档案保管制度，以及制定数字化档案归档范围、数字化档案保管期限等规定，还需要将这些制度与规定纳入档案管理人员的岗位考核中去，进一步强化档案管理人员的岗位责任意识以及对制度和规定的执行力度，确保数字化档案能够按照规定的流程得到规范化的管理。
（二）规范数字化档案的利用方式。对于数字化档案的利用应当额外制定相关查、借阅利用制度，不能无原则，当利用者需要查阅利用数字化档案的时候，必须满足借阅、利用制度的相关规定。比如根据数字化档案内容的密级层次对借阅、利用人员进行相关规定，不符合查、借阅规定的人员不能借阅、利用数字化档案。还有就是针对档案内容不是开放的电子档案，不能提供拷贝借阅、利用方式，而且查、借阅人员需要处于有效的监控下进行。为了确保数字化档案在共享过程中的网络安全性，档案管理部门还应当对含有密级信息的电子档案予以加密处理并定期或不定期更改“密钥”，有效保障数字化档案的安全，同时也避免借阅、利用人员误操作对电子档案造成损坏或者更改档案内容。此外，伴随数字化档案管理工作的加深，相信数字化档案的数据容量也会不断增加，从而给储存设备带来储存压力，而且伴随时间的推移，档案的检索利用效率将逐渐降低，此时可以根据档案数据的访问频率来管理档案数据，对各种数字化档案进行分级存储，在满足档案利用者需求的同时，也能够最大程度降低数字化档案的存储成本。
（三）实施纸质档案数字化外包。为了节约档案数字化工作成本、提升工作效率，档案管理部门可以考虑将纸质档案数字化工作外包给专业的档案数字化服务公司。首先，档案管理部门应当根据自己的实际需求，严格评估和审核外包商的业务能力和技术能力，选择信誉好、业务能力强的服务商。其次，档案原件在移交数字化加工单位前，由档案部门工作人员预先清点、检查、登记，确定需要数字化加工的档案案卷。档案原件必须严格按照档案管理要求，履行出入库手续和交接手续。在档案数字化生产加工过程中，必须有档案部门工作人员在场进行全程监督，及时解决生产加工中出现的问题，排除泄密隐患，与承担档案数字化生产加工单位签订保密协议，明确数字化加工单位的保密义务和责任，并要求数字化加工单位必须与从事档案数字化加工的人员签订保密协议，档案数字化工作人员必须提供无犯罪证明，明确工作人员的保密义务和责任。再次，档案部门工作人员应根据工作进度，不定期对已完成数字化加工的档案原件进行抽样检查，确保档案原件准确、完好。最后，档案数字化加工完成后，数字化加工单位应当将生产加工的档案原件、档案数字化信息及其存储介质全部移交给档案部门，不得擅自复制或留存，并办理移交手续。例如：2014年开远市档案馆开始按照“分批实施、逐步完善”的原则，采用招投标形式将档案数字化项目外包给云南兰台商贸有限公司，??馆藏档案进行全文数字化扫描和数据挂接，建立全文数据库。开远市档案馆按照社会利用面广、利用率高和更具有利用价值的原则优先对这些档案进行全文数字化录入。开远市档案馆第一批录入条目38543条、扫描604597页；第二批录入条目139050条、扫描648514页，今年继续做第三批。通过档案数字化有效改变了档案利用的现状，更好地为社会提供高效便捷的服务，也标志着档案管理工作向规范化、数字化、信息化建设迈出了一大步。
（四）宏观层面设计数字化档案管理与保存方案。在全国各级档案管理部门如火如荼开展数字化档案管理工作的形势背景下，各自为政的数字化档案管理模式也潜藏着诸多风险。而在各种计算机信息技术以及存储设备层出不穷、日新月异的当下，是否可以考虑利用新的技术对档案数字化产生的巨量数据进行管理与保存，以及各地各自为政的数字化档案管理模式存在的种种弊端，这是需要档案行政主管部门牵头研究的项目。比如云计算这种先进的数据管理与存储方式目前已经在许多行业获得了广泛的应用，因此是否能够考虑在一定的行政区域中利用云计算建立一个档案数据管理中心，将各地分散投入、分散的数字化档案整合在一起，再借助更先进的管理方式，更强大的技术力量，更优越的设备条件，使得数字化档案管理工作迈上一个新的台阶。
