时间：2023-05-17 16:20:30
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关键词:零星物资采购;合同管理;规范性;内部控制
引言
近些年来，国家为适应市场经济发展的要求，培养应用型合格人才，对高职院校办学加大了投资力度，促进了高职院校的发展。在政策的扶持下，高职院校得到了更多建设资金，在教学设备、仪器、办公设施等方面的物资采购日益增多。尽管高职院校按照《政府采购法》来执行物资采购，但是在部分零星物资采购的过程中依旧存在着一些问题，特别是零星物资采购合同管理的规范性不够，制约了采购来的设备物资发挥其应有的作用，而且也容易产生廉政风险［1］。高职院校必须认真研究，采取有效措施来加强零星物资采购合同管理，提高采购合同管理的规范性。
1高职院校零星物资采购的特点与方式分析
1．1高职院校零星物资采购的概念
高职院校零星物资的采购是指国家创办的高职院校为满足学校教学、管理等工作需求，依据一定的程序开展对教学、实验、实习和办公等过程中一些耗材、设施、维修等零星物资和服务的购买，其单次采购的总费用一般不高于10万元。这种采购的主体是高职院校，采购的内容是高职院校办学或者办公所需设备物资以及相关服务等。除了设备设施的采购外，高职院校中的一些服务项目(如物资的报废处理、设备的搬迁、咨询服务等)也属于零星物资采购的范畴［2］。
1．2高职院校零星物资采购的特点
高职院校零星物资采购虽然也属于政府采购的范畴，但是与一般的政府采购相比，有着不同的特点。(1)单次采购的物资价值小。高职院校采购的零星物资大都是价值不大，单次采购一般在10万元以下，有的采购甚至只有一、两万元或甚至几千元。这就容易造成投标方的投标兴趣不大，特别是在设备及维修工程上，参加采购的企业不多，有时还会造成公开招标的失败。(2)高职院校的零星物资采购计划性不强。虽然高职院校资金使用大都纳入了地方的财政预算，其物质采购的资金需要在年度预算中体现，但是由于零星物资采购大都是一些临时性和突发性的物资需求，难以在前一年制定下一年度预算时加以准确确定［3］，这就容易造成年度预算中很难完全体现出零星的物资需求，也就不好科学地安排零星物资的采购计划，使得其采购的计划性不强。
1．3高职院校零星物资采购的方式
高职院校零星物资采购由于其单次采购的价值较小，往往达不到《政府采购法》及地方采购规定中公开招标的标准;同时，它又需要利用国家资金，因此必须符合《政府采购法》的要求。采购方法一般是邀请招标、竞争性谈判或者询价以及单一来源采购。其中单一来源采购是在只有一家供应商的情况下高职院校才选用的零星物资采购方式［4］。
2高职院校零星物资采购合同管理存在的问题
2．1高职院校零星物资采购的合同管理
高职院校的零星物资虽然单次采购的价值不高，但是长期累计的数量较多，其最终形成的价值也是可观的。例如，一个部门的打印机所使用的打印纸虽然不多，但是全校各个院系和部门一年累计使用的打印纸就非常多了，累计价值也较大。为了对这些零星物资加强管理，需要按照国家的法律法规和高职院校的制度，对这些零星物资采购的立项、采购方式的选择和合同的订立及归口管理、合同履行等环节实施严格的管理［5］，以保证采购合同的合法性与规范性，确保合同得到有效执行。
2．2高职院校零星物资采购合同管理规范性欠缺及原因分析
从我国高职院校开展零星物资采购的实践来看，采购合同管理在整体上欠缺规范性(如表1所示)。高职院校零星物资采购缺乏规范性的原因，有以下几点:(1)重视度不够，缺少对合同的统一管理。由于零星物资单次采购的价值小、计划性不强，造成了人们对其重视程度不足，认为能够买来使用即可，忽视对其规范性管理。在实际操作中，缺少合同归口管理部门，也未对零星物资采购合同进行统一的分类和连续编号管理。(2)零星物资采购制度不够完善。高职院校简单地遵循一般的《政府采购法》的规定来开展零星物资的采购工作，往往造成不适应现实情况的难题［6］。如选择公开招标方式进行采购，因单次采购的合同价值太小，供货商往往不愿意参与公开投标。(3)对采购合同的前期准备工作缺乏管理。高职院校缺少对零星物资采购的立项论证，工作准备不足，对采购的必要性以及相关采购的内容、物资的技术规格参数等研究不透彻，合同要求不明确。(4)采购合同的内部控制机制不完善。高职院校采购主管部门与监管部门对零星物资采购合同的管理没有形成完善的管理体系，内部控制机制不规范，管理职责不清，合同风险控制不力，对合同的审核存在漏洞。对于影响重大或法律关系复杂的合同文本，未经组织业务部门、法律顾问、财会部门等相关部门进行联合审核。
3加强高职院校零星物资采购合同管理规范性的对策研究
高职院校零星物资的采购合同管理不仅关系到采购物资的有效使用，以及院校的教学与科研工作，而且也是高职院校反腐倡廉制度建设中的一项重要内容，关系到校风、党风建设，应该从党风廉政建设的高度来认识高职院校零星物资采购的合同管理，认真研究和采取有效措施来实现合同管理的规范性。
3．1高职院校要从全校廉政建设的高度来认识零星物资采购的合同管理工作
高职院校应加强领导，明确零星物资采购管理的归口部门。为了便于实施统一管理，可由校国有资产管理部门或者单独设立的招标采购管理部门来统一负责零星物资的采购工作。
3．2建立与完善零星物资采购的合同管理制度
从零星物资采购的立项、技术论证和采购过程管理以及合同验收、物资使用等各个环节完善制度建设，听取各院系、部门、社会采购管理部门和供货商以及招标机构的意见，集思广益，对不适合高职院校实际情况的采购与合同管理制度进行修改，使得采购合同管理制度能够适用于高职院校的零星物资采购。明确相关制度规定，要求各部门、院系提前做好各项零星物资的采购计划，并将其列入年度预算。
3．3采购主管部门须强化零星物资采购的合同管理工作
由高职院校的零星物资采购主管部门统一零星物资的采购公告，实施统一公开招标，以避免各院系单独采购零星物资因合同价值过低，供货商投标意愿不强的弊端。主动与供货商沟通交流，合理选择采购方式，根据情况规范使用竞争性谈判和邀请招标以及询价等方式，尽量避免采用单一来源的采购方式［7］。
3．4采购监管部门应加强对零星物资采购的监督检查力度
高职院校的纪委、监察部门以及效能建设管理部门都是零星物资采购合同的监管部门，应认真履行内部控制职责，加强采购立项、招投标、验收等环节的合同监管工作［8］。在重要和价值较高的零星物资采购中，监察部门或者校招标采购管理办公室要牵头组织采购部门、国资管理部门、财务部门等，邀请相关专家共同提前审核招标文件与评分办法，防止采购中出现违法肢解、规避招标以及评分歧视等行为。同时，监管部门要积极参与零星物资招投标和进场验收环节的监督，发现采购不符合规范要求或者采购物资不符合合同条款，要立即指出并要求相关单位及时予以整改，以确保零星物资采购合同管理的规范性。
3．5合同的归口管理
各高职院校的专业与发展历史不同，管理机制也不一致，所设立的部门也不相同，这使得对零星物资采购的合同管理部门也有差异性。有的学校由采购管理办公室管理零星物资采购合同，有的学校由校长办公室管理，也有的院校由监察或审计部门管理。为便于统一归口管理，可设立校采购管理办公室来负责校零星物资采购合同的管理;同时采购申请部门要负责合同的执行情况管理，组织对物资进校后的检查和验收，并邀请校采购管理办公室、财务部门、国有资产管理部门等共同参与，各部门均同意验收合格后方可按照合同规定进行付款。
4结语
1.合同审核。一般需要对供应商的经营范围和经营资格进行审查，尤其是进口仪器设备，需要对国内商的资质及其商业信誉进行调查评价。我校有专门的审计部门对合同对象的法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件进行审查，评估合同签订对方的信用状况以及履约能力，并在其合同履约过程中关注资质、信用有无变化。2.合同签订。进口设备的签订大多是与国内的商签订，为了规避汇率变动，结算方式主要为人民币包死价。但也有少量签订条款中涉及外汇结算，进口仪器设备签订合同后免税办理、清关等程序，到货周期较长，一般为3到6个月，汇率波动较大，出现结算付款与预算相差甚远，从而导致用户部门预算不够的现象。从而导致合同风险把控不严，违约处理风险增加。3.合同履行。合同签订后，合同双方应一起遵循合同约定条款，根据合同的内容、性质和目的履行义务。尤其进口仪器设备，要进行设备性能测试、分析，确保合同全面有效履行。4.合同签订后的验收、结算。合同签订后，进口仪器设备需要相关免税办理，清关到货后的验收工作一般由职能部门、用户部门以及供应商参与，如果涉及商检的设备，还需要海关等校外单位参与。进口仪器设备由于指标的复杂性、专业要求，验收有时会需要专业的场地和条件进行设备性能调试。并且严格按照合同的标的物条款进行履约验收。合同结算是合同履约过程的重要环节，既是对合同履约的监督，也是对合同条款的审查，一般由用户部门办理入库、财务部门办理结算手续。
二、汇率变动对进口设备采购合同的影响
高校的年度预算是对一年的采购计划的总体规划。其中进口仪器设备的采购计划是年度采购总预算中较为重要的部分，对年度整体采购预算计划有重要的影响。人民币汇率的变动不仅会影响采购预算的执行情况，而且对进口仪器设备采购合同的内容也会有一定的影响。我校目前采用的一般结算方式为人民币包死价，这样就最大限度地避免了汇率变动风险。但也有少部分进口设备是采用外汇结算，采购合同条款一般会注明付款结算的方式、时间等，合同结算的时间段不同所对应的人民币汇率就不同，所支付的金额就会随着汇率的上升或者下降而变化。
三、进口仪器设备采购合同流程管理
目前进口仪器设备普遍金额较高，结合我校的实际工作，超过10万元人民币的采购项目需要进行论证、招标采购。大部分的进口仪器设备都需要通过招标方式进行采购。由于进口仪器设备合同签订后采购周期较长，流程中涉及单位较多，因而在实际工作中可能会遇到更多的问题。合同管理体现了采购合同过程的闭环管理，包含合同的签署、办理免税、清关、商检、资料归档等环节。
四、进口仪器设备采购合同管理的风险防控
作为政府采购的其中一员，高校进口仪器设备采购活动，也具有商业性质，同样需要在相关法律法规的规范下开展。学校通过建立完善的经济合同管理制度，用制度法规约束，施以监督，将合同管理工作推向规范化、法制化，使其更加完善。尤其对于进口仪器设备采购合同，通过规范合同的标的物产地、型号、价格、到货时间等具有重要意义。通过对进口货物采购合同的准备、订立以及履行阶段进行合法、规范管理，我们能够做到保护学校资金、维护学校合法权益，进而有效提高进口仪器设备采购效率。
五、合同管理的信息化建设
我校已经实现集中采购合同统一管理模式，并且已初步建立了合同规范管理的采购合同管理办法以及合同章管理办法，但仍然停留在传统的手工模式。信息化合同管理系统的缺乏，导致用户在查阅采购合同时效率低下，也为学校采购合同整体管理增加潜在风险。合同管理信息化的建设是合同管理效率提升的重要保障，合同是否及时归档、合同档案分类是否便利、科学，使得合同管理信息化建设具有重要的指导意义。
关键词:物资采购合同管理
中图分类号：F253.2 文献标识码：A
一、引言
随着我国社会主义市场经济体系的逐步完善，企业物资供应环境市场化水平越来越高。由于在物资采购过程中，存在较多风险，通过实施合同管理，减少采购漏洞，提高管理水平。
二、.合同管理的必要性
(1）合同风险是客观存在的。据统计，近五年，我国社会经济因合同欺诈，三角债等诚信缺失所产生的成本约占每年GDP比重的10%-20%。其中因为合同欺诈造成的直接经济损失约55亿元，逃避债务造成的直接经济损失约1800亿元，产品质量低劣和售假造成的各种经济损失约2000亿元。在合同履行方面，我国91.4%的企业不同程度的存在合同纠纷，其中7.1%的企业合同纠纷在10起以上。这说明信用缺失越来越成为企业经营中的潜在风险，威胁到了企业合同履行的安全。
(2）合同管理工作与企业生产经营活动密切相关。企业管理涉及许多方面，但主要是围绕产、供、销三个环节，而这三个环节都是由合同来连接的。可以说，没有规范有序的合同行为，企业就没有效益可言。
(3）合同法律风险具有可控性。由于合同法律风险发生原因，产生结果具有约定性，并有法律条文的指导，因而具有很强的预见性和可控性，可通过构建合同法律风险防范体系，把合同法律风险控制在最小范围内，或从源头上消除。
三、物资采购合同管理
1. 签约管理。
对采购合同进行分类，并且严格审核重要合同。一般来讲，采购合同涉及的款项超过50万元就算是重大合同，这些合同对于企业的生产经营具有重大的影响，在物资采购合同的管理中，应当严格审核，确认合同的条款内容，防止双方发生权益纠纷。审核的内容主要包括以下几个方面：一是对合同当事人的资格进行审核，应当当事人出具各种证明，以证明其有资格代表企业签订合同；二是对采购合同中的物品的种类、质量和数量进行审核，要求物品具有详细的信息铭牌，计量必须使用国家设定有计量标准的数量单位，质量应当以国家标准或者行业标准为主；三是对物品交货方式条款的审核，一般来讲，交货风险都是由卖家承担；四是违约责任的审核，物资采购合同中都规定有对方违反合同规定的处罚方式，应当注意的是，处罚方式应当具体；五是价款的支付审核，对价款的如何有效地约定，会直接关系到合同是否会顺利履行；六是合同争议的解决办法。
2、履约管理
对于物资采购合同，其合同履行流程中包括两个非常重要的环节：一是货物验收，买方应当仔细检查物品是否存在质量或者数量上的误差；二是价款支付复序，财务部门应当根据合同规定的内容支付货款，并且办理相关的手续。如果在合同履行的过程中出现问题，其中一方不能够正常履行合同的时候，可以寻求法律的援助。
3、结果管理
首先，应当妥善的保存合同的原件，这是合同履行过程的必要条件，也是索赔的最直接证据。而且，合同中一般还会包含一些企业不愿意公开的商业机密，所以对于物资采购合同，应当配备专门的保管人员。合同一般分类保管。
其次合同管理部门应该定期对经办部门签订的合同登记台账并分类统计，准确掌握合同业务量的基本信息，分析相关统计数据从而，针对性地开展履行监督和检查工作，及时总结合同管理中的经验，提高合同管理水平。
四、加强物资采购管理的基本措施。
1.做好物资采购合同审核。
（1）对合同当事人主体资格的审核。这是首要确认的问题，也是防止合同风险的有力措施。因为合同当事人的资质和资格直接关系到合同签订后是否有效、是否能真正履行的先决条件。应先要求对方出示营业执照、税务登记证及组织代码证，还要对企业的生产资格进行审查。比如采购雷管、炸药等火工品，对方须有国防科工委颁发的《民用爆破器材生产企业凭照》和国家煤矿安全生产监督管理总局颁发的《煤矿矿用产品安全标志证书》。采购煤矿专用机电设备、支护产品、通风材料、输送皮带等井下矿用产品，对方须有煤安标志证书。
（2）对合同标的物、数量、质量条款的审核。审查标的条款时，不仅要有货物名称，还须加上货物牌号、商标、型号、规格、品种、生产厂家等。数量条款中不要使用“包、箱、袋、捆、打”等国家没有计量标准的数量单位。根据标的特点，有些还需注明标的正负误差、合理磅差等。质量标准条款中采用国家标准、行业标准或企业标准的，要写明标准名称、代号或编号。
（3）合同标的物交（提）货方式条款的审核。我国《合同法》对于买卖合同的动产标的物采用交付主义，即交付之前由出卖人承担，交付之后由买受人承担。如果采用送货的交货方式，那么货物在途中的风险由出卖人承担；如果采用自提方式，那么货物回途的风险由买受人承担。所以，交（提）货方式条款中，作为产品买受方来说，尽量约定由对方送货的方式。
2.实行物资采购合同管理。
在研究和建立合同管理模式时，要注意其可操作性，不脱离现状又不停留于现状，从现状向既定的目标过渡。力求现实性与超前性相统一，理论性操作性与实际可操作性相统一，既满足现实应用的要求又为以后的发展留有余地。力求避免停留在浮浅的表面分析、现象罗列和一般化经验总结上，要着力于目标管理和系统论、信息论、控制论等现论的运用上，由此可达到以下三个目的：（1）探索一个具有科学性、可行性和阶段性的管理目标；（2）制订一个具有整体性、层次性、协调性和开放性的完整管理体系；（3）确立一个具有动态的，受信息调节而又符合法律规范的控制体系。
在企业的对外经济合同中，应把所有的物资采购业务纳入合同管理，把主要注意力集中到提高企业整体效益上，对反映经济活力契约化水平的各项指标实行全额管理。主要包括以下要求：一是规范使用合同文本。二是实行合同全过程管理。三是运行业务合同化机制。
3. 加强物资采购合同管理的管理职能
全面贯彻落实“管理第一位”，实现“两个根本转变”指导思想，强化责任意识、精细严谨、务实创新，做到以事前法律防范、事中法律控制为主、事后法律补救为辅的原则，认真履行合同管理职责。合同管理人员要熟悉业务，将合同管理渗透到业务中，全程监控、全程管理、整体把握，帮助解决企业的经营管理过程中的法律问题，当好企业的卫士。实现法律风险全面、规范、动态管理，对风险的程度和范围进行评估，制定应急预案并组织落实。开展合同管理学习交流。举办合同管理信息简报，案例分析等，共享知识和经验。
4.强化物资采购合同的履行监管，堵塞管理漏洞。
首先，严格按照相关管理制度履行职责，避免因失职、渎职而承担管理上的责任；第二，如发现订单价格与框架协议价格约定不符，保留向供应商要求返还不当得利的权利，切实维护企业合法权益。第三、完善制订违约合同索赔管理制度，严格索赔的审核、审批权限，规范索赔流程操作，禁止擅自放弃追索权。
5. 制订物资采购合同管理计划
物资采购合同管理计划中必须要有相应的资料，如供应商的详细资料（如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、中石油电子商务网络供应商成员证、准入证等），以及这个合同签订时的背景信息及物资供应战略等资料。
制定合同进度表，此表中应包括各类“作业活动”的描述以及检查点的确定，当要求交货期非常重要时，还要注明各类“作业活动”的完成日期。通过此表可使采购方能及时发现各种偏差并采取纠正措施。“作业活动”就是指合同实施过程中必须要进行的具体工作或一系列的相关工作，例如，设备组装、测试、包装、运输等。它需要持续的消耗时间来执行，而且需要使用资源。
合同预算，在支出较高的时候，你可能期望供应目标的实现应保持在一个合适的成本范围内，即使没有这样一个目标存在，采购专业人员也有责任来保证适当地控制成本，这就要保证成本在批准的预算范围内。被批准的预算包括根据合同支付给供应商的款项、应急费用和工时预算，这几项是必须的财务支出。
合同质量计划，它是质量管理的原始文件。当采购风险不容忽视的物资时，如当采用新技术或使用新供应商时，购买方希望能够对质量管理施加影响。这样，大多数情况下就应该商定一个质量计划并将它纳入合同之中，成为合同项下的完成目标。
五、结束语。
物资采购合同管理工作同业务工作既有交叉又相互平行，综合性较强，涉及面广。实施物资采购合同管理时，需要业务人员和管理人员的大力配合，通过落实管理制度，履行岗位职责，提高物资采购管理水平。
参考文献：
[1]彭海涛.物资采购合同管理初探[J].机械管理开发,2008,23(5):130-132.
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[3]王迪,赵东辉.物资采购合同管理问题探讨[J].中国市场,2012,(41):74-75.
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[5]崔志伟.物资采购合同管理浅析[J].企业文化(下旬刊),2013,(4):86-87.
关键词：政府采购合同 集中采购 分散采购
中图分类号：F812.45 文献标识码：A
文章编号：1004-4914（2016）08-062-01
一、政府采购合同的定性
政府采购合同与一般合同相比，政府采购合同必须通过招标、竞价等程序才能订立。因此，政府采购合同不仅仅适用《合同法》及其相关法律规范，同时根据合同具有对应不同的采购方式、类型，还受到《招标投标法》、《政府采购法》、《招标投标法实施条例》等与招标投标相关的法律规范的调整，在法律适用上体现“多重性”。
在法律上适用的多重性，学者之间就对政府采购合同的定性产生了分歧。在《政府采购法》中明确规定了政府采购合同适用合同法，所以，认为民事合同论的学者更加认定政府采购合同是采购人与供货商在自愿平等的基础上缔结的。但其实在这一点，从实践的操作中，如集中采购的协议采购，真正的使用用户也不是无范围地自由市场上获取商品，纳入集中采购目录的商品，必须通过政府规定的渠道来选择，因此这种选择相对来说就有限制。另外，值得我们注意的是，政府采购的目的是保护民族工业的发展，促进区域经济，支持发展中小企业。这个也明显地带有政府宏观调控，用“有形的手”参与市场。因此就实际情况而言，笔者认为政府采购合同的性质不应简单地定性为一种，应该还是要认识到“多重性”。
政府采购合同既不完全属于民事合同，也不完全属于行政合同，而是一种相对具有“独立性”的特殊合同。
二、从实践角度对政府采购合同的分类
政府采购合同根据划分依据的不同，可以划分为以下几种：
采购对象（属性）的不同，可以分为：货物、服务、工程这三大类。从这种分类方法看，即使不是从事政府采购工作的人员，也可以从普通常识中对其加以区别。
从采购方式上分，政府采购合同基本可以分为：集中采购的政府采购合同和分散采购的政府采购合同。
具体操作政府采购的人员从中就会再进一步细分：集中采购的政府采购合同分为协议采购合同、询价采购合同和省采购中心招标产生的政府采购合同。分散采购的政府采购合同分为分散委托招标产生的政府采购合同和分散自行组织产生的政府采购合同。
三、分门别类的规范政府采购合同
1.简单的格式合同。简单的格式合同，笔者主要指的是协议采购、询价采购而产生的合同。协议采购合同本身的商品具有单一性，一份合同指定的是一种商品，而且型号也是固定好的。这种特定型号的产品，技术参数、性能、质保期在政府采购的通用网站上都是通过前期招标固定、公开的，这些都无需在合同中详细说明。询价采购相对于协议采购来说，在商品种类、技术参数等要求上相对复杂，但询价采购的模式和过程跟协议采购区别不大，且商品性能较为简单、金额不大，一般也就把同类型的产品放在一起进行询价。
总之，这两类合同的模版都是政府采购网自动生成，条款较为简单。作为采购人对于项目总体管理来说，为了更好地了解和掌握项目的目的，最好是对这类合同加以整理归类。协议采购、询价采购合同可以分别归档，而且各自拥有本单位区别的编号。因为政府采购网上的编号，往往是ZFCG――年月日――编号。这个编号是整个地区排序的，所以采购人可以根据自己单位的实际情况编号，会更简单易懂。
2.复杂的政府采购合同。相对于简单的格式合同，这里复杂的政府采购合同主要有以下几类：
省集中采购中心进行招标的项目，分散委托、分散组织采购形成的政府采购合同。这类合同不像前文所述的合同网上自定生成，它复杂在于，每个合同涉及的品目繁多，有些合同可能对应30～40个不同的商品，每种商品性能、技术参数等都是不同的，对应的质保期也因为商品本身属性而不同。而且这类招标通常是金额大、标项多。这也就意味着一个项目下有多个合同，而且一般项目不一定一次招标成功，其中的子标项有可能会流标。作为采购人，下一轮招标产生的合同和前一次招标所产生的合同都应该形成一个有据可查的体系。
针对这种大项目的合同，作为采购人更应该制定本单位管理合同特有的编号，特别是根据项目，做好相关的备案归档工作。归档不仅仅是政府采购合同的归档，对招标文件、投标文件、澄清表、承诺书等也要完整地归档。只有这样，项目在一定程度上才算完整。这种备案、归档是以后付款、追责的依据。
笔者作为一名从事政府采购的工作人员，认为政府采购合同是政府采购的重要成果，是以合同的形式固定下来的文件。这个成果性文件应该靠我们这些从事政府采购行业的人员加以认识和重视，进而形成一个良性循环的环境，为政府采购创造更好的工作氛围。
参考文献：
[1] 曾小云（导师：徐海燕）.政府采购合同的性质和法律适用问题之研究.对外经济贸易大学硕士论文，2005.4
[2] 王春光，李，曹亮.装备采购诉讼制度建设研究装备指挥技术学院学报，2011（12）
[3] 姚涛.浅议政府采购工程款支付担保制度.淮南职业技术学院学报，2011（10）
关键词：公共采购；合同；订立程序
程序化和规范化是公共采购合同订立工作的内在要求，强化公共采购合同订立程序的管理已经成为一项客观需求。
一、采购信息[1]
采购信息是公共采购合同订立的首要步骤。采购活动的法律制度、政策、招标公告或采购公告、中标公告或成交结果、供应商资格条件、评价方法和标准、投诉处理决定、司法裁决、信息统计等采购信息能否平等、高效、及时地传递到所有符合相应资质的供应商手中，直接关系到公共采购合同授予的公正性和公平性，关系到公共采购合同竞争水平和采购效益的问题。采购人应及时采集公共采购的各类信息，交付信息机构进行，以有效、便利地进行信息递送。
实践中，采购信息应把握以下原则：第一，坚持平等、公平的原则。采购人可以根据项目的特点设定合理的资格条件，但应对所有供应商一视同仁，不可人为设置“歧视性壁垒”，不可提出品牌需求。第二，加强信息工作的监督管理，对违反相关规定的相关人员进行严肃处理。第三，对于的采购信息，应积极进行“降密”和“去密”处理，最大限度地公开项目的采购信息，从而确保所有具备相应资质能力的供应商参与到项目采购之中，避免寻租和垄断的滋生，杜绝“电子行业”和“行业电子”等问题。
二、遴选供应商
遴选供应商是直接关系到采购合同授予是否公正的一个关键环节[2]。评标委员会或谈判小组须依据评价方法和评价标准等客观因素，对参与采购的供应商资格、报价、能力进行评审，并向采购人提出评审报告，提出候选单位建议，列明候选单位的优先顺序；采购人根据评审报告和候选单位建议择优确定供应商，并将成交结果通知所有参与单位。
供应商遴选过程中应注意以下问题：
一方面，供应商参与采购的基本资格和条件必须完全具备。《政府采购法》、《招标投标法》和《装备采购条例》等明确规定了供应商参与采购的基本条件，要求供应商必须具备具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；要求参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录等条件。同时规定，采购人可以根据采购项目对供应商规定“特定要求，对供应商的资格进行审查。”
另一方面，为了保障评标委员会、谈判小组对供应商评审工作的顺利进行，保证评审工作的统一性、公正性和透明性，在招标文件或采购公告的同时，应明确并公开遴选供应商的评审标准。评审标准由一系列评审要素和评审指标组成，通常包括以下方面：一是技术因素，专业技术人员数量、专业人员技术掌握和运用程度、制造能力、专业设备数量和制造能力等；二是管理因素，包括供应商的管理制度运行情况、质量管理控制系统运行情况、质量管理控制能力等；三是价格因素；四是履约保障因素，关键衡量其能否及时有效地履行合同，能否及时进行维修保障；最后，对供应商信誉、保密等方面也要设定严格的评定标准。
三、谈判起草合同文本草案
无论采取招标，还是采取竞争性谈判、单一来源采购和询价采购等哪种采购方式，都要通过后续谈判明确合同条款。一般来讲，公共采购合同文本一般由采购人组织起草完成，并与供应商共同协商和阅签。
谈判起草合同文本草案过程中，应当注意以下几个问题：
第一，事无巨细，详细写明所有协议内容。为了最大限度地避免纠纷的产生，为合同履行、检验验收、交接交付、纠纷处理等日后工作提供便利和依据，合同双方需将所有谈判达成的意见明确写入公共采购合同文本草案之中。第二，掌握并熟练运用谈判技巧。第三，组织合同专家参与谈判和合同文本的起草工作。公共采购合同涉及技术、价格、法律、社会实践等领域的知识，因此，为了提高谈判和文本起草的效率，应组织技术、价格、法律和谈判等专业人员组成谈判小组和起草小组，而且应保证专业人员人数不少于小组的三分之二。第四，保证合同文本内容的准确性和完整性。
四、审定合同文本草案
由于公共采购关系到公众和社会利益，所以公共采购合同文本必须按照特定程序，进行严格审查。实行公共采购合同文本审定制度，是采购主管机关（部门）行使管理职责的具体体现，对促进竞争采购，提高合同订立质量具有重要的监督和把关作用，采购合同文本的审定内容主要包括合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、技术状态、经费和价格以及其他合同条款[3]。
审定公共采购合同文本草案过程中，最重要的是严格落实全面性审查和真实性审查要求。一方面，严格把握审查内容的全面性。如装备采购合同法规要求：“装备采购主管机关（部门）应当按照国家和军队的有关规定，对装备采购合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、装备技术状态、经费、价格以及其他合同条款进行全面审查。”另一方面，严格审查文字内容的真实性、供应商资格的真实性以及供应商遴选过程的真实性。文字内容不真实，违背采购人真实意图和公共利益的，应立即进行改正；供应商资格不真实的，以及选定供应商过程不真实的，应当取消相应的成交通告，并依法追究相关人员的法律责任。
五、签订合同
采购主管机关（部门）审定并批准合同草案文本后，公共采购合同订立业务部门应及时与供应商签订合同。
公共采购合同签订过程中，应注意以下两个问题：
一方面，合同签订说明采购人和供应商之间的要约和承诺已经达成一致，公共采购合同至此宣告成立。但是，由于公共采购合同关系到公众、社会和国家的利益，因此要求经过双方、尤其是采购主管机关（部门）的签章后才能获得法定效力。
另一方面，公共采购合同签订主体要适格。公共采购合同签订主体适格就是要求代表采购人和供应商的签订主体要具有法人资格或委托授权。
六、合同签章
合同签章是公共采购合同订立工作的重要步骤，是合同生效的法定程序。《合同法》第44条第2款规定：“法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的，依照其规定。”同时《装备采购条例》规定，“装备采购合同经装备采购主管机关（部门）确认后生效”，即“签订的装备采购合同报总部分管有关装备的部门、军兵种装备部装备采购业务部门审定，并由装备采购计划部门在合同文本上加盖合同管理专用章后生效。”借鉴装备合同经验，为了充分维护社会和国家利益，维护合同的权威性和严肃性，除装备合同以外的其他公共采购合同也应经过采购主管机关（部门）的签章确认[4]。
七、合同生效
合同生效是公共采购合同订立阶段的一个重要标志，是最具实质意义的环节。公共采购合同具备了法定的生效要件，即具有了法律效力，便对采购人和供应商产生预期的法律约束力。
公共采购合同效力管理工作需要注意以下三个问题：
第一，生效日期。合同生效日期应以盖章日期为准。第二，公共采购合同文本地位。公共采购合同生效前形成的协议、纪要、文件，凡与合同条款有冲突的均无效，相关内容应以合同文本的约定为准。第三，公共采购合同的无效情形。有下列情形之一的，合同无效：一方以欺诈、胁迫手段订立合同，损害公众、社会和国家利益的；恶意串通，损害公众、社会和国家利益的；以合法形式掩盖非法目的的；违反法律、法规的强制性规定的；合同当事人没有权、超越权或者权终止后签订合同的。合同确认无效后，合同双方应当相互返还非法取得的财产；给对方造成损失的，过错一方应当承担相应的赔偿责任。
八、合同备案
《政府采购法》第47条规定：“政府采购项目的采购合同自签订之日起七个工作日内，采购人应当将合同副本报同级政府采购监督管理部门和有关部门备案。”《装备采购条例》第41条也规定：“总部分管有关装备的部门、军兵种装备部应当在装备采购合同生效之日起15日内，将装备采购合同报总装备部备案。总部分管有关装备的部门、军兵种装备部应当对装备采购合同订立情况实施监督、检查。”
设立合同备案法律制度的目的，一是通过备案制度便于采购主管机关（部门）对公共采购合同订立情况实施监督检查，强化合同订立过程的管理，防止违规行为的发生[5]。二是通过合同备案，可以及时了解公共采购合同的订立情况，采购经费的控制情况，以及便于采购经费的及时拨付。三是便于其他供应商了解、查阅和掌握采购合同的有关情况，为社会监督提供便利。总之，实行公共采购合同的备案制度对促进合同订立的规范化管理，提高公共采购合同订立质量具有重要作用。
参考文献：
[1]李,王春光.论公共采购信息制度的完善[J].公共支出与采购,2007,（5）:46-47.
[2]马海涛,姜爱华.政府采购管理[M].北京:北京大学出版社,2008:102-128.
[3]白海威,王伟,夏旭.装备采购合同管理研究[J].装备指挥技术学院学报:2005,（2）:6.
关键词：公共采购；合同；订立程序
程序化和规范化是公共采购合同订立工作的内在要求，强化公共采购合同订立程序的管理已经成为一项客观需求。
一、采购信息
采购信息是公共采购合同订立的首要步骤。采购活动的法律制度、政策、招标公告或采购公告、中标公告或成交结果、供应商资格条件、评价方法和标准、投诉处理决定、司法裁决、信息统计等采购信息能否平等、高效、及时地传递到所有符合相应资质的供应商手中，直接关系到公共采购合同授予的公正性和公平性，关系到公共采购合同竞争水平和采购效益的问题。采购人应及时采集公共采购的各类信息，交付信息机构进行，以有效、便利地进行信息递送。
实践中，采购信息应把握以下原则：第一，坚持平等、公平的原则。采购人可以根据项目的特点设定合理的资格条件，但应对所有供应商一视同仁，不可人为设置“歧视性壁垒”，不可提出品牌需求。第二，加强信息工作的监督管理，对违反相关规定的相关人员进行严肃处理。第三，对于的采购信息，应积极进行“降密”和“去密”处理，最大限度地公开项目的采购信息，从而确保所有具备相应资质能力的供应商参与到项目采购之中，避免寻租和垄断的滋生，杜绝“电子行业”和“行业电子”等问题。
二、遴选供应商
遴选供应商是直接关系到采购合同授予是否公正的一个关键环节[2]。评标委员会或谈判小组须依据评价方法和评价标准等客观因素，对参与采购的供应商资格、报价、能力进行评审，并向采购人提出评审报告，提出候选单位建议，列明候选单位的优先顺序；采购人根据评审报告和候选单位建议择优确定供应商，并将成交结果通知所有参与单位。
供应商遴选过程中应注意以下问题：
一方面，供应商参与采购的基本资格和条件必须完全具备。《政府采购法》、《招标投标法》和《装备采购条例》等明确规定了供应商参与采购的基本条件，要求供应商必须具备具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；要求参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录等条件。同时规定，采购人可以根据采购项目对供应商规定“特定要求，对供应商的资格进行审查。”
另一方面，为了保障评标委员会、谈判小组对供应商评审工作的顺利进行，保证评审工作的统一性、公正性和透明性，在招标文件或采购公告的同时，应明确并公开遴选供应商的评审标准。评审标准由一系列评审要素和评审指标组成，通常包括以下方面：一是技术因素，专业技术人员数量、专业人员技术掌握和运用程度、制造能力、专业设备数量和制造能力等；二是管理因素，包括供应商的管理制度运行情况、质量管理控制系统运行情况、质量管理控制能力等；三是价格因素；四是履约保障因素，关键衡量其能否及时有效地履行合同，能否及时进行维修保障；最后，对供应商信誉、保密等方面也要设定严格的评定标准。
三、谈判起草合同文本草案
无论采取招标，还是采取竞争性谈判、单一来源采购和询价采购等哪种采购方式，都要通过后续谈判明确合同条款。一般来讲，公共采购合同文本一般由采购人组织起草完成，并与供应商共同协商和阅签。
谈判起草合同文本草案过程中，应当注意以下几个问题：
第一，事无巨细，详细写明所有协议内容。为了最大限度地避免纠纷的产生，为合同履行、检验验收、交接交付、纠纷处理等日后工作提供便利和依据，合同双方需将所有谈判达成的意见明确写入公共采购合同文本草案之中。第二，掌握并熟练运用谈判技巧。第三，组织合同专家参与谈判和合同文本的起草工作。公共采购合同涉及技术、价格、法律、社会实践等领域的知识，因此，为了提高谈判和文本起草的效率，应组织技术、价格、法律和谈判等专业人员组成谈判小组和起草小组，而且应保证专业人员人数不少于小组的三分之二。第四，保证合同文本内容的准确性和完整性。
四、审定合同文本草案
由于公共采购关系到公众和社会利益，所以公共采购合同文本必须按照特定程序，进行严格审查。实行公共采购合同文本审定制度，是采购主管机关（部门）行使管理职责的具体体现，对促进竞争采购，提高合同订立质量具有重要的监督和把关作用，采购合同文本的审定内容主要包括合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、技术状态、经费和价格以及其他合同条款[3]。
审定公共采购合同文本草案过程中，最重要的是严格落实全面性审查和真实性审查要求。一方面，严格把握审查内容的全面性。如装备采购合同法规要求：“装备采购主管机关（部门）应当按照国家和军队的有关规定，对装备采购合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、装备技术状态、经费、价格以及其他合同条款进行全面审查。”另一方面，严格审查文字内容的真实性、供应商资格的真实性以及供应商遴选过程的真实性。文字内容不真实，违背采购人真实意图和公共利益的，应立即进行改正；供应商资格不真实的，以及选定供应商过程不真实的，应当取消相应的成交通告，并依法追究相关人员的法律责任。
五、签订合同
采购主管机关（部门）审定并批准合同草案文本后，公共采购合同订立业务部门应及时与供应商签订合同。
公共采购合同签订过程中，应注意以下两个问题：
一方面，合同签订说明采购人和供应商之间的要约和承诺已经达成一致，公共采购合同至此宣告成立。但是，由于公共采购合同关系到公众、社会和国家的利益，因此要求经过双方、尤其是采购主管机关（部门）的签章后才能获得法定效力。
另一方面，公共采购合同签订主体要适格。公共采购合同签订主体适格就是要求代表采购人和供应商的签订主体要具有法人资格或委托授权。
六、合同签章
合同签章是公共采购合同订立工作的重要步骤，是合同生效的法定程序。《合同法》第44条第2款规定：“法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的，依照其规定。”同时《装备采购条例》规定，“装备采购合同经装备采购主管机关（部门）确认后生效”，即“签订的装备采购合同报总部分管有关装备的部门、军兵种装备部装备采购业务部门审定，并由装备采购计划部门在合同文本上加盖合同管理专用章后生效。”借鉴装备合同经验，为了充分维护社会和国家利益，维护合同的权威性和严肃性，除装备合同以外的其他公共采购合同也应经过采购主管机关（部门）的签章确认[4]。
七、合同生效
合同生效是公共采购合同订立阶段的一个重要
标志，是最具实质意义的环节。公共采购合同具备了法定的生效要件，即具有了法律效力，便对采购人和供应商产生预期的法律约束力。
公共采购合同效力管理工作需要注意以下三个问题：
第一，生效日期。合同生效日期应以盖章日期为准。第二，公共采购合同文本地位。公共采购合同生效前形成的协议、纪要、文件，凡与合同条款有冲突的均无效，相关内容应以合同文本的约定为准。第三，公共采购合同的无效情形。有下列情形之一的，合同无效：一方以欺诈、胁迫手段订立合同，损害公众、社会和国家利益的；恶意串通，损害公众、社会和国家利益的；以合法形式掩盖非法目的的；违反法律、法规的强制性规定的；合同当事人没有权、超越权或者权终止后签订合同的。合同确认无效后，合同双方应当相互返还非法取得的财产；给对方造成损失的，过错一方应当承担相应的赔偿责任。
八、合同备案
《政府采购法》第47条规定：“政府采购项目的采购合同自签订之日起七个工作日内，采购人应当将合同副本报同级政府采购监督管理部门和有关部门备案。”《装备采购条例》第41条也规定：“总部分管有关装备的部门、军兵种装备部应当在装备采购合同生效之日起15日内，将装备采购合同报总装备部备案。总部分管有关装备的部门、军兵种装备部应当对装备采购合同订立情况实施监督、检查。”
设立合同备案法律制度的目的，一是通过备案制度便于采购主管机关（部门）对公共采购合同订立情况实施监督检查，强化合同订立过程的管理，防止违规行为的发生[5]。二是通过合同备案，可以及时了解公共采购合同的订立情况，采购经费的控制情况，以及便于采购经费的及时拨付。三是便于其他供应商了解、查阅和掌握采购合同的有关情况，为社会监督提供便利。总之，实行公共采购合同的备案制度对促进合同订立的规范化管理，提高公共采购合同订立质量具有重要作用。
参考文献：
[1]李,王春光.论公共采购信息制度的完善[J].公共支出与采购,2007,（5）:46-47.
[2]马海涛,姜爱华.政府采购管理[M].北京:北京大学出版社,2008:102-128.
[3]白海威,王伟,夏旭.装备采购合同管理研究[J].装备指挥技术学院学报:2005,（2）:6.
摘要：明确公共采购合同订立程序及相关事项，有助于提高公共采购合同的签约效率，有助于推进订立工作的法治化进程。公共采购合同订立，一般经过信息、供应商遴选、合同草案起草、合同审定、合同签订、合同签章、合同生效和备案等步骤。
关键词：公共采购；合同；订立程序
程序化和规范化是公共采购合同订立工作的内在要求，强化公共采购合同订立程序的管理已经成为一项客观需求。
一、采购信息
采购信息是公共采购合同订立的首要步骤。采购活动的法律制度、政策、招标公告或采购公告、中标公告或成交结果、供应商资格条件、评价方法和标准、投诉处理决定、司法裁决、信息统计等采购信息能否平等、高效、及时地传递到所有符合相应资质的供应商手中，直接关系到公共采购合同授予的公正性和公平性，关系到公共采购合同竞争水平和采购效益的问题。采购人应及时采集公共采购的各类信息，交付信息机构进行，以有效、便利地进行信息递送。
实践中，采购信息应把握以下原则：第一，坚持平等、公平的原则。采购人可以根据项目的特点设定合理的资格条件，但应对所有供应商一视同仁，不可人为设置“歧视性壁垒”，不可提出品牌需求。第二，加强信息工作的监督管理，对违反相关规定的相关人员进行严肃处理。第三，对于的采购信息，应积极进行“降密”和“去密”处理，最大限度地公开项目的采购信息，从而确保所有具备相应资质能力的供应商参与到项目采购之中，避免寻租和垄断的滋生，杜绝“电子行业”和“行业电子”等问题。
二、遴选供应商
遴选供应商是直接关系到采购合同授予是否公正的一个关键环节[2]。评标委员会或谈判小组须依据评价方法和评价标准等客观因素，对参与采购的供应商资格、报价、能力进行评审，并向采购人提出评审报告，提出候选单位建议，列明候选单位的优先顺序；采购人根据评审报告和候选单位建议择优确定供应商，并将成交结果通知所有参与单位。
供应商遴选过程中应注意以下问题：
一方面，供应商参与采购的基本资格和条件必须完全具备。《政府采购法》、《招标投标法》和《装备采购条例》等明确规定了供应商参与采购的基本条件，要求供应商必须具备具有独立承担民事责任的能力；具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；要求参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录等条件。同时规定，采购人可以根据采购项目对供应商规定“特定要求，对供应商的资格进行审查。”
另一方面，为了保障评标委员会、谈判小组对供应商评审工作的顺利进行，保证评审工作的统一性、公正性和透明性，在招标文件或采购公告的同时，应明确并公开遴选供应商的评审标准。评审标准由一系列评审要素和评审指标组成，通常包括以下方面：一是技术因素，专业技术人员数量、专业人员技术掌握和运用程度、制造能力、专业设备数量和制造能力等；二是管理因素，包括供应商的管理制度运行情况、质量管理控制系统运行情况、质量管理控制能力等；三是价格因素；四是履约保障因素，关键衡量其能否及时有效地履行合同，能否及时进行维修保障；最后，对供应商信誉、保密等方面也要设定严格的评定标准。
三、谈判起草合同文本草案
无论采取招标，还是采取竞争性谈判、单一来源采购和询价采购等哪种采购方式，都要通过后续谈判明确合同条款。一般来讲，公共采购合同文本一般由采购人组织起草完成，并与供应商共同协商和阅签。
谈判起草合同文本草案过程中，应当注意以下几个问题：
第一，事无巨细，详细写明所有协议内容。为了最大限度地避免纠纷的产生，为合同履行、检验验收、交接交付、纠纷处理等日后工作提供便利和依据，合同双方需将所有谈判达成的意见明确写入公共采购合同文本草案之中。第二，掌握并熟练运用谈判技巧。第三，组织合同专家参与谈判和合同文本的起草工作。公共采购合同涉及技术、价格、法律、社会实践等领域的知识，因此，为了提高谈判和文本起草的效率，应组织技术、价格、法律和谈判等专业人员组成谈判小组和起草小组，而且应保证专业人员人数不少于小组的三分之二。第四，保证合同文本内容的准确性和完整性。
四、审定合同文本草案
由于公共采购关系到公众和社会利益，所以公共采购合同文本必须按照特定程序，进行严格审查。实行公共采购合同文本审定制度，是采购主管机关（部门）行使管理职责的具体体现，对促进竞争采购，提高合同订立质量具有重要的监督和把关作用，采购合同文本的审定内容主要包括合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、技术状态、经费和价格以及其他合同条款[3]。
审定公共采购合同文本草案过程中，最重要的是严格落实全面性审查和真实性审查要求。一方面，严格把握审查内容的全面性。如装备采购合同法规要求：“装备采购主管机关（部门）应当按照国家和军队的有关规定，对装备采购合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、装备技术状态、经费、价格以及其他合同条款进行全面审查。”另一方面，严格审查文字内容的真实性、供应商资格的真实性以及供应商遴选过程的真实性。文字内容不真实，违背采购人真实意图和公共利益的，应立即进行改正；供应商资格不真实的，以及选定供应商过程不真实的，应当取消相应的成交通告，并依法追究相关人员的法律责任。
五、签订合同
采购主管机关（部门）审定并批准合同草案文本后，公共采购合同订立业务部门应及时与供应商签订合同。
公共采购合同签订过程中，应注意以下两个问题：
一方面，合同签订说明采购人和供应商之间的要约和承诺已经达成一致，公共采购合同至此宣告成立。但是，由于公共采购合同关系到公众、社会和国家的利益，因此要求经过双方、尤其是采购主管机关（部门）的签章后才能获得法定效力。
另一方面，公共采购合同签订主体要适格。公共采购合同签订主体适格就是要求代表采购人和供应商的签订主体要具有法人资格或委托授权。
六、合同签章
合同签章是公共采购合同订立工作的重要步骤，是合同生效的法定程序。《合同法》第44条第2款规定：“法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的，依照其规定。”同时《装备采购条例》规定，“装备采购合同经装备采购主管机关（部门）确认后生效”，即“签订的装备采购合同报总部分管有关装备的部门、军兵种装备部装备采购业务部门审定，并由装备采购计划部门在合同文本上加盖合同管理专用章后生效。”借鉴装备合同经验，为了充分维护社会和国家利益，维护合同的权威性和严肃性，除装备合同以外的其他公共采购合同也应经过采购主管机关（部门）的签章确认[4]。
七、合同生效
合同生效是公共采购合同订立阶段的一个重要标志，是最具实质意义的环节。公共采购合同具备了法定的生效要件，即具有了法律效力，便对采购人和供应商产生预期的法律约束力。
公共采购合同效力管理工作需要注意以下三个问题：
第一，生效日期。合同生效日期应以盖章日期为准。第二，公共采购合同文本地位。公共采购合同生效前形成的协议、纪要、文件，凡与合同条款有冲突的均无效，相关内容应以合同文本的约定为准。第三，公共采购合同的无效情形。有下列情形之一的，合同无效：一方以欺诈、胁迫手段订立合同，损害公众、社会和国家利益的；恶意串通，损害公众、社会和国家利益的；以合法形式掩盖非法目的的；违反法律、法规的强制性规定的；合同当事人没有权、超越权或者权终止后签订合同的。合同确认无效后，合同双方应当相互返还非法取得的财产；给对方造成损失的，过错一方应当承担相应的赔偿责任。
八、合同备案
关键词:公共采购;合同;订立程序
程序化和规范化是公共采购合同订立工作的内在要求,强化公共采购合同订立程序的管理已经成为一项客观需求。
一、采购信息[1]
采购信息是公共采购合同订立的首要步骤。采购活动的法律制度、政策、招标公告或采购公告、中标公告或成交结果、供应商资格条件、评价方法和标准、投诉处理决定、司法裁决、信息统计等采购信息能否平等、高效、及时地传递到所有符合相应资质的供应商手中,直接关系到公共采购合同授予的公正性和公平性,关系到公共采购合同竞争水平和采购效益的问题。采购人应及时采集公共采购的各类信息,交付信息机构进行,以有效、便利地进行信息递送。
实践中,采购信息应把握以下原则:第一,坚持平等、公平的原则。采购人可以根据项目的特点设定合理的资格条件,但应对所有供应商一视同仁,不可人为设置“歧视性壁垒”,不可提出品牌需求。第二,加强信息工作的监督管理,对违反相关规定的相关人员进行严肃处理。第三,对于涉密的采购信息,应积极进行“降密”和“去密”处理,最大限度地公开项目的采购信息,从而确保所有具备相应资质能力的供应商参与到项目采购之中,避免寻租和垄断的滋生,杜绝“电子行业”和“行业电子”等问题。
二、遴选供应商
遴选供应商是直接关系到采购合同授予是否公正的一个关键环节[2]。评标委员会或谈判小组须依据评价方法和评价标准等客观因素,对参与采购的供应商资格、报价、能力进行评审,并向采购人提出评审报告,提出候选单位建议,列明候选单位的优先顺序;采购人根据评审报告和候选单位建议择优确定供应商,并将成交结果通知所有参与单位。
供应商遴选过程中应注意以下问题:
一方面,供应商参与采购的基本资格和条件必须完全具备。《政府采购法》、《招标投标法》和《装备采购条例》等明确规定了供应商参与采购的基本条件,要求供应商必须具备具有独立承担民事责任的能力;具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度;具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录;要求参加政府采购活动前三年内,在经营活动中没有重大违法记录等条件。同时规定,采购人可以根据采购项目对供应商规定“特定要求,对供应商的资格进行审查。”
另一方面,为了保障评标委员会、谈判小组对供应商评审工作的顺利进行,保证评审工作的统一性、公正性和透明性,在招标文件或采购公告的同时,应明确并公开遴选供应商的评审标准。评审标准由一系列评审要素和评审指标组成,通常包括以下方面:一是技术因素,专业技术人员数量、专业人员技术掌握和运用程度、制造能力、专业设备数量和制造能力等;二是管理因素,包括供应商的管理制度运行情况、质量管理控制系统运行情况、质量管理控制能力等;三是价格因素;四是履约保障因素,关键衡量其能否及时有效地履行合同,能否及时进行维修保障;最后,对供应商信誉、保密等方面也要设定严格的评定标准。
三、谈判起草合同文本草案
无论采取招标,还是采取竞争性谈判、单一来源采购和询价采购等哪种采购方式,都要通过后续谈判明确合同条款。一般来讲,公共采购合同文本一般由采购人组织起草完成,并与供应商共同协商和阅签。
谈判起草合同文本草案过程中,应当注意以下几个问题:
第一,事无巨细,详细写明所有协议内容。为了最大限度地避免纠纷的产生,为合同履行、检验验收、交接交付、纠纷处理等日后工作提供便利和依据,合同双方需将所有谈判达成的意见明确写入公共采购合同文本草案之中。第二,掌握并熟练运用谈判技巧。第三,组织合同专家参与谈判和合同文本的起草工作。公共采购合同涉及技术、价格、法律、社会实践等领域的知识,因此,为了提高谈判和文本起草的效率,应组织技术、价格、法律和谈判等专业人员组成谈判小组和起草小组,而且应保证专业人员人数不少于小组的三分之二。第四,保证合同文本内容的准确性和完整性。
四、审定合同文本草案
由于公共采购关系到公众和社会利益,所以公共采购合同文本必须按照特定程序,进行严格审查。实行公共采购合同文本审定制度,是采购主管机关(部门)行使管理职责的具体体现,对促进竞争采购,提高合同订立质量具有重要的监督和把关作用,采购合同文本的审定内容主要包括合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、技术状态、经费和价格以及其他合同条款[3]。
审定公共采购合同文本草案过程中,最重要的是严格落实全面性审查和真实性审查要求。一方面,严格把握审查内容的全面性。如装备采购合同法规要求:“装备采购主管机关(部门)应当按照国家和军队的有关规定,对装备采购合同草案文本的法律依据、供应商的资格条件、装备技术状态、经费、价格以及其他合同条款进行全面审查。”另一方面,严格审查文字内容的真实性、供应商资格的真实性以及供应商遴选过程的真实性。文字内容不真实,违背采购人真实意图和公共利益的,应立即进行改正;供应商资格不真实的,以及选定供应商过程不真实的,应当取消相应的成交通告,并依法追究相关人员的法律责任。
五、签订合同
采购主管机关(部门)审定并批准合同草案文本后,公共采购合同订立业务部门应及时与供应商签订合同。
公共采购合同签订过程中,应注意以下两个问题:
一方面,合同签订说明采购人和供应商之间的要约和承诺已经达成一致,公共采购合同至此宣告成立。但是,由于公共采购合同关系到公众、社会和国家的利益,因此要求经过双方、尤其是采购主管机关(部门)的签章后才能获得法定效力。
另一方面,公共采购合同签订主体要适格。公共采购合同签订主体适格就是要求代表采购人和供应商的签订主体要具有法人资格或委托授权。
六、合同签章
合同签章是公共采购合同订立工作的重要步骤,是合同生效的法定程序。《合同法》第44条第2款规定:“法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的,依照其规定。”同时《装备采购条例》规定,“装备采购合同经装备采购主管机关(部门)确认后生效”,即“签订的装备采购合同报总部分管有关装备的部门、军兵种装备部装备采购业务部门审定,并由装备采购计划部门在合同文本上加盖合同管理专用章后生效。”借鉴装备合同经验,为了充分维护社会和国家利益,维护合同的权威性和严肃性,除装备合同以外的其他公共采购合同也应经过采购主管机关(部门)的签章确认[4]。
七、合同生效
合同生效是公共采购合同订立阶段的一个重要标志,是最具实质意义的环节。公共采购合同具备了法定的生效要件,即具有了法律效力,便对采购人和供应商产生预期的法律约束力。
公共采购合同效力管理工作需要注意以下三个问题:
第一,生效日期。合同生效日期应以盖章日期为准。第二,公共采购合同文本地位。公共采购合同生效前形成的协议、纪要、文件,凡与合同条款有冲突的均无效,相关内容应以合同文本的约定为准。第三,公共采购合同的无效情形。有下列情形之一的,合同无效:一方以欺诈、胁迫手段订立合同,损害公众、社会和国家利益的;恶意串通,损害公众、社会和国家利益的;以合法形式掩盖非法目的的;违反法律、法规的强制性规定的;合同当事人没有权、超越权或者权终止后签订合同的。合同确认无效后,合同双方应当相互返还非法取得的财产;给对方造成损失的,过错一方应当承担相应的赔偿责任。
八、合同备案
一、健全制度，规范操作
为加强合同管理，维护公司合法权益，树立企业诚实守信的良好形象，公司制定实施了《许昌烟机公司合同管理办法》并不断修订完善。对合同的审核和管理进行了详细的规定，确保合同的规范性、合法性和科学性。
根据《许昌烟机公司物资采购招标管理办法》规定，在签合同前，对采购物资进行招标。与中标单位拟订合同后，由采购部门填写“合同审签表”，并由公司主管领导和总经理审签。“合同审签表”与合同一起送审计部门审核，未经审计的合同不得加盖合同章，合同不生效，财务部门不予结算和付款。健全的合同审计制度，规范的操作，不仅使审计人员在开展合同审计时有章可循，审计工作程序更加合理，而且大大提升了审计工作质量。
二、对合同主体进行审计
合同主体的合法性，是确保合同法律效力的前提。为保证合同的有效性、合法性，避免因签订无效合同造成企业经济损失，必须对合同主体资格、经营范围、履约能力等进行审计。
审查签订合同的主体。重点审查合同主体是否是依法登记的企业法人，或依法产生、存在的组织。不与不能独立享有经济权利和承担义务的、不具备法定条件的经济组织（如内部车间、分厂等）签订合同。
审查合同对方经营范围。重点审查其经营范围是否包括合同标的，是否超出了在工商行政管理部门登记注册的范围，是否无照经营。
审查合同对方主体有无履约能力。对对方的资质等进行调查，不与无履约能力的主体签订合同。
审查授权委托人的资格是否合法。经公司法人授权后的委托人方可代表本公司对外签订合同。委托人必须按照《合同法》及其他有关法规的规定，本着公平互利的原则，在委托权限及其期限范围内，依法签订合同。
三、合同签订前进行招标比价审计
1、注重对价格信息的收集。根据物资采购合同审计的合法性、公平性原则及“货比三家、比质比价”的原则，物资采购合同审计的重点之一就是价格审计。
建立合同审计台账，进行整理归档，对材料及产品价格、供应商信息进行跟踪管理。
做好市场调查，通过报纸、互联网了解价格信息的变动情况，及时掌握第一手资料，防止物资采购中的“暗箱操作”。
2、注重对信息化管理手段的运用。为使合同价格审计更便捷、更规范，公司信息管理中心的计算机专业人员，为我们在ERP管理软件上建立了专门的“合同审计管理系统”及“物资采购招标系统”。事先将历次采购物资的价格、数量、供应商、合同订单号等情况按物料编码存入系统，形成采购情况分析曲线图。每次审计合同时，把需要采购的物料编码输入，该物料以前已采购批次的采购日期、价格、供应商、订单号及审核日期、审核人情况就被自动显示出来，如价格比原购入价格高，系统会自动提示，以便再次核实该物料价格。如价格没问题，通过审计后在设定的时期内有效。这大大地方便了我们的工作，避免了人工操作可能出现的误差，减少了差错率，提高了合同审计工作效率，保证了审计工作质量。
3、注重对招标过程的审查监督。根据《许昌烟机公司物资采购招标管理办法》的规定，在一般情况下，小量、小额采购“货比三家”，在ERP管理系统上进行价格比较；批量、大额采购进行公开招标，由审计部门牵头，成立由采购部门、使用部门、技术部门、质量部门为主的评标委员会进行评标。由监察室、财务部、工会组成的监督组对招标全过程进行监督。
审查招标程序的合法性及操作的规范性。采购招标是一项严肃认真的工作，其程序是否合法、操作是否规范，直接关系到招标结果的公正性。审计中重点审查评标委员会是否严格按照国家有关规定及《许昌烟机公司物资采购招标管理办法》开展工作，有无主观性、随意性。并在审查合同时将合同与招标结果相核对，确保招标结果落到实处。
审查招标文件的完整性。招标文件是签订采购合同的重要依据，内容完整的招标文件是签订采购合同的基础。应重点审查招标文件中对投标方主体资格、资质、履约能力的要求，以及采购物资数量、规格、技术要求、付款方式等重要内容。并在招标文件中明确规定“投标文件是中标后签订合同的一个组成部分，与合同具有同等法律效力”，为以后采购合同的审计奠定基础。
审查评标办法的合理性。严格按照《许昌烟机公司评标委员会和评标方法暂行规定》执行，出台合理的项目采购招标评标办法。本着公平、公正、科学、择优的原则，对投标单位进行评价、比较、分析，选出信誉好、能够保证质量、按时供货的供应商，这对于保证供货质量、降低采购成本有着至关重要的作用。
审查中标价格的公正性。为公平起见，我们把各投标商的投标价格输入ERP“物资招标系统”，在保证质量、保证售后服务的前提下，遵循“成本最低原则”，系统自动筛选出最低投标价为中标价，并保存在系统中，作为下次招标的参考价。这样，既保证了采购物资的质优价廉，又避免了在物资采购过程中舞弊的发生。
四、对合同条款的审计
1、对合同内容的审计。根据《许昌烟机公司合同管理办法》的规定，对采购合同内容的真实性、合法性、有效性及可行性进行严格审查。在合同审计中，发现合同有缺陷、合同遗漏必要条款和有不利条款的情况，就及时指出并要求送审部门予以补正；对于不符合审批送审条件的合同，及时对送审部门予以说明并要求送审部门补办手续后再送审；对于可行性有疑问的合同，会同技术、生产等有关部门慎重研究，得出一致意见，确保采购合同签订的可行性、合理性；对违反国家法律，损害企业利益，显失公平的“霸王合同”，严格把关，坚决查处，避免因该类合同给企业带来风险，造成损失。
2、对合同条款的审计。合同是一种法律文书。依法签订的合同，对双方当事人具有法律约束力，当事人应该按照约定履行自己的义务。严密的合同条款是履行合同的前提，对采购合同条款进行审计，不仅有利于全面、及时履行合同，而且也可以减少双方在执行合同时发生争执，避免合同纠纷，从而有效降低合同风险。
当事人双方名称或姓名和住址。该条款是对合同主体的明确，也是落实合同权利和义务的前提。主要审查合同单位名称与中标单位是否一致，与所加盖的合同专用章名称是否一致。
标的。标的指采购的物资、设备、备品备件等，没有标的的合同是无法成立、无法履行的。审计时，重点审查合同标的物资是否与中标物资相符，是否按公司计划采购，查实是否属于无计划或超计划采购，型号规格是否齐全规范。
数量及质量要求。该条款是确定双方权利、义务、责任大小的关键条款，合同上必须清楚具体地写明。必须注明确切的数量及单位，如单位为套、对、盒等，要注明具体数量。质量要求要明确，如国家标准、行业标准、技术标准等。
价款或报酬。是指买方获得标的向卖方以货币形式支付的代价，包括单价、总价。该条款是采购合同的核心条款。审计时要重点审查是否按招标中标结果签订合同，是否进行市场调查、询价、比价，价格是否含税，是否高于市场价。如价格过高，驳回合同，采购部门应查明原因，与卖方再次进行商谈，力争以公道价格采购到高质量的物资，最大限度地降低采购成本。
结算方式及期限。采购合同应明确结算方式和付款期限，不得含糊其辞，同时审查是否按公司结算规定执行。公司规定采购合同签订原则上都是验货付款，如遇特殊情况需办理预付款，必须先经公司领导签批方可办理。付款期限应明确是一次性付清，还是分期付款。成套设备及重要备件是否留有一定比例的质保金，质保金什么时候付清等。
交付标的物的方式、时间、地点。采购合同应明确交货方式、交货时间、交货地点。如货物运输是铁路还是公路；交货时间是否具体；交货地点是许昌站还是公司等。
验收标准、方法、地点及期限。验收标准应注明是用国家标准、行业标准还是所签订的技术标准；是在卖方现场验收还是到货后在买方验收；验收期限是否约定。
违约责任及解决办法。订立合同时要做到“先小人，后君子”，对采购合同中能够预见到的各种不利因素要以条款的方式加以防范，运用法律保护企业的合法权益。审计时要注意违约处罚是否明确具体，如违约金的比例、赔偿范围等。解决争议的方式是否确定，如协商、仲裁、还是诉讼。
合同生效日期。合同是否经双方委托人签字并加盖合同专用章后生效。
