时间：2023-05-18 16:35:15
引言：易发表网凭借丰富的文秘实践，为您精心挑选了九篇档案管理的分类方法范例。如需获取更多原创内容，可随时联系我们的客服老师。
关键词：知识经济；知识管理；档案管理
中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）04-00-01
一、知识经济的主要特征
一是知识已成为企业生产力和生产关系的最大要素；二是知识的来源已经全球化、信息化、多样化。过去知识的来源并不丰富和直接，而随着因特网的普及，世界的知识已经融汇在网络中，随时随地可以取得和应用。过去知识主要以书报、文稿为主，而现在有文字、图像、语音、图形多种表现形式，又以纸质、电子、光碟等多种媒体表现；三是知识处理与传播已经网络化。过去靠面对面培训，靠电视、广播。而现在网络平台已经深入到企业和家庭，知识已经紧紧地围绕在我们身边；四是知识的产权化。虽然大量知识已共享，但作为企业竞争的核心知识正在产权化，以保护创新知识的企业。企业也正以自己的创新知识获取企业的最大利润；五是知识管理成为主要的手段，也成为企业的核心管理。知识经济时代的管理重点已经转移到知识管理上，因为企业的利润增长来源主要是企业掌握了别人不具备的知识，而掌握和拥有知识的过程就是知识管理过程。
二、企业档案管理中存在的问题
（一）传统企业档案管理中存在的问题
传统企业档案管理的重点在收集、保存资料，记载“历史”。传统档案管理多以实物存档为管理对象，管理手段主要就是用媒体（主要是纸质或实质）记录下来，并分类存放在档案室中。这个阶段由于技术手段的限制，管理的重点就在“收集”、“管理”、“编目编册”、“保存”、“借阅”等工作上。同时，非常强调资料的完整性、安全性，所以过去只有少数的人员能借阅。事实上，传统的档案管理起到的最大作用就是记载历史，使得后人在需要的时候以历史资料为依据，档案才产生作用。由于历史的局限，传统企业档案管理主要存在以下问题：一是工作量大，耗费时间长。二是保存占据空间较大。三是查找困难。四是传统档案的安全性没有可靠的保障。
（二）信息时代企业档案管理中存在的问题
一是收集整理档案用人多，耗费时间长。与传统档案管理一样，档案得不到及时地、实时地应用。等整理编号完毕，已经成为“历史”。有更严重的问题是，部分信息管理人员、档案管理人员不具备整理的能力，致使档案规范化难以实现。
二是网络化没有给企业档案管理带采革命性的变化。信息时代的网络化把全球联成了地球村，档案管理不再是孤立地由档案管理者处理的事情。因为，在信息竞争、知识竞争的激烈状态下，人们已经没有时间等待档案员那漫长的整理过程。只有对档案进行及时、快捷地处理，才能适应现实社会对档案的需求。目前就我国各级档案馆来看，档案管理的革命性变化还没有真正到来。
三是档案的分类方法多沿袭旧制。按过去的档案管理的分类方法，最多再加进一些信息管理的规则，脱离了实际工作规律或习惯，因为绝大多数档案利用者并不是档案管理者，他们不知道档案的编目分类方法，查找起来就显得非常麻烦。事实上，这也是众多档案管理实施信息化以后出现的问题，档案信息系统依然是档案管理者自己的系统。
三、企业档案管理与知识管理的关系
企业知识管理就是通过一定手段，把知识的产生、沉淀、规范、传递、应用等过程管理起来，使企业员工快速掌握知识，具备更强的工作能力，极大地提高企业工作质量和效率水平，进而取得利润。
1.知识资源管理正逐步成为企业管理的核心之一。企业知识大体上分为显性和隐性两大类。显性知识就是已经记载下来、能看、能听或能读的知识；隐性知识是存在于大脑中、行为中、数据中，未被记载下来的知识。所谓知识资源狭义上的定义就是显性知识。知识资源管理，也就是显性知识的管理。当然，显性知识也是从隐性知识转变而来的。知识资源管理是知识管理的重要组成部分之一，它当然是企业管理的核心之一。并且可以说，知识资源对于企业、组织来讲，现实感到是最需要管理的，因为它们已经是、或大部份已经是企业的经营成果，它们代表了企业现实的知识资产，所以说，知识资源的管理其实质是对企业核心知识资产的管理。
2.档案知识管理必然上升到知识资源管理。档案知识是典型的显性知识，并且是经过一定规范化处理（格式化编目、编号）得知识资源。当我们认识到档案知识是知识资源，那么它的管理就要从知识资源管理的角度去认识、去推动。
（1）企业档案知识管理上升到知识资源管理是完全可能的。因为档案知识是知识资源，且是规范化处理后的知识资源。按照知识资源的管理过程，它还将应用到工作中，并创新知识、创新工作，这才符合档案知识管理的规律，才能生存下去，否则档案知识管理就会走到尽头。
（2）企业档案管理上升到知识资源管理也是现实必需的。因为通过上升，档案知识不再被看成信息，不再按信息管理的规律去管理，由此就能避开信息时代档案管理的问题。一是通过大家参与，形成共识的知识资源规范处理，避免了过去收集整理只是档案管理者的事；二是通过支持实际工作，知识资源结合实际分类，解决了过去按档案方法分类的问题，也解决了档案知识不能及时或实时应用的问题；三是档案知识管理真正按知识管理的方法、手段来进行，避免了知识类档案还按照信息类档案进行处理的错误方式。综上所述，档案知识管理上升到知识资源管理既是可能的，也是必要的。
关键词：档案 管理 措施
一、档案管理工作中存在的问题
（一）重视程度不够。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识存在一些误区。认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，档案管理人员只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这些思想认识，不仅表明了一些人对档案工作缺乏了解，导致轻视档案工作，还阻碍了档案工作的健康发展、科学发展。
（二）管理力量薄弱。目前，由于经费有限，大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，日常事务往往只是手工地将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。
（三）硬件设施不全。各单位档案管理必备的硬件设施参差不齐，差异较大。个别单位没有专用档案室，档案材料在部门或个人保管。个别档案室存在狭窄、潮湿、“六防”设备不配套现象，档案材料霉变、虫蛀时有发生。有的档案室没有必备的切刀、统一的档案夹和装订设备，导致装卷不规范。
二、档案管理工作中的基本方法
提高档案管理的水平，必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，必须按照要求进行工作，保证档案的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节工作顺利进行。
1、全面普查案卷。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为综合性档案室由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以，剔除这些无用的文件，才能避免今后出现重复与低效率的情况。
2、重新组合案卷。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷能够避免某种相连的文件组合在一起。在重组案卷的过程中，应对无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷进行重新加工、填写，保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管，而且可以提高档案的利用效率。
3、规范著录工作。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。各档案室应从自己的实际情况出发，根据计算机管理的技术要求制定出适合本单位的著录细则，提高基础工作水平。
4、统一分类编号。为了确保检索的完整性，在分类过程中，要根据《中国档案分类法》进行分类，做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。
5、规范检索题名。在填写检索题名过程中，要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。
三、档案管理工作中的主要措施
档案管理是学校工作的重要组成部分，它真实地记载着每一个时期的学校发展轨迹，具有很强的信息利用价值。因此，学校的档案工作应着眼于今后的发展，既要适应今后管理的基础工作，又要尽快运用现代化管理理论和科学技术，实现档案管理现代化。
一是指定专人管理。档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案管理人员。一方面学校要指定有责任心、能吃苦的同志专职负责档案管理工作，另一方面要加强档案工作队伍建设，加强对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。此外，作为档案管理人员，也要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量，
二是配备先进设备。 先进的设备是提高学校档案管理水平的基础，也是档案管理质量的重要保障。把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划，配置足够的档案库房，库房内可适当配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备。应该配置计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等现代化办公设备，提高工作效率。
三是健全管理制度。建立健全档案管理制度，是搞好档案工作的前提条件。学校要根据国家法律法规和有关档案管理的文件规定，结合实际情况，制定出严谨的规范的档案管理制度，建立科学的档案组织管理和运行机制，建立档案管理工作责任制，使档案管理工作做到依法管理、按章办事、精细操作、妥善保管。
四是创新管理机制。创新档案管理机制是新形势下档案管理工作的现要求。我们要从服务的社会性、管理的复杂性出发，建立健全档案管理的责任风险体制、目标管理体制、竞争机制、激励机制，促使档案工作人员从事务型向专业型转变。要强化档案管理部门的业务指导、监督、检查等宏观管理职能，加强后续监管，促进档案工作的制度化、科学化、规范化。要形成科学分析和创新研究的工作态势，为档案工作的发展提供坚实的保障。
四是进行科学分类。科学分类就是按照档案部门的要求，根据学校的实际情况，按部门、内容等，分成党群类：包括上级文件、校内文件、计划、总结、规章制度等。业务类：包括各业务部门的报表、工作日志、各类活动等。人事类：包括职称晋升、考勤、考核、职工培训及进修情况等。通过科学分类，便于档案查找利用
五是实施电子归档。档案信息化建设是当今社会发展的一大趋势，也是现代档案管理的基础，是档案管理现代化的必经之路。为此，中职学校在案管理中，采用计算机等现代化办公设施，收集、处理、传递、利用档案信息资料，提高档案的服务质量。
档案管理基础工作是档案管理工作的重要组成部分，它在档案的规范程度和查找的准确度上都是不可或缺的，但在一些企业里档案管理系统还存在一些问题。
1.1档案管理人员对基础工作不重视
档案管理基础工作较为繁琐枯燥，使得管理人员对此应付了事。在一些企业里对档案的认识程度不够，无法理解档案管理的重要，将档案管理视为可做可不做，这就使得档案管理过程中出现缺失、分类不明等现象。档案管理对企业是非常重要的，基础工作做的不好导致档案无法调取，就会对今后的档案整理工作造成一定的影响。
1.2档案的分类不合理
很多企业在档案管理中出现分类不合理的现象，分类标准太过单一。有些档案在分类时致使简单的按照时间分类，完全没有考虑内容，使得在检索时非常麻烦常会检索出大量的档案。还有的档案页码标注不全，使得档案缺页或者排序不当造成档案的有效性下降。档案管理缺乏规范，使得档案管理混乱，在档案汇总后就会出现各种问题。
1.3档案的编号缺失或不准确
档案编号也是档案管理的重要部分，在一些企业中档案管理还是按照传统的进行编号，使得许多新的内容无法准确表达。在档案管理中还存在这样的一部分档案，没有设计目录，使得很多档案无法被准确定义，丢失的部分无法确定，已经存在的部分无法排序，影响档案的分类和内容的确定。
1.4档案管理缺少高素质的档案管理人员
在许多企业中档案管理人员多是年龄较大的，缺少年轻人，这种结构是不合理的。年龄大的人对新知识接受能力差，很多高新的信息管理方法都无法理解和应用，无法正确使用新的档案管理系统。缺乏应用信息技术的人员也在一定程度上影响了档案管理。年轻人对新事物学习快，探索性强，能更好的操作信息管理系统，推进档案管理系统的现代化。
二、如何加强档案管理基础工作的有效性
档案管理基础工作在档案管理中的重要性是毋庸置疑的，它对档案管理的规范性准确性及有效性都有积极的意义。为了实现档案管理的现代化就要正确对待档案管理的基础工作。切实的落实好每一步。
2.1提高工作人员对档案管理基础工作的认识
在现实的工作中企业要加强对档案管理基础工作重要性的培训，让档案管理人员清晰的认识到这份工作的重要，在观念上强化基础工作不容马虎。在实际操作中也要做到准确规范。在档案的分类，订装和登记等方面要严格认真，做到合理，有效。档案管理人员的素质要高要求，在繁琐的工作中能坚持不懈怠是非常重要的。档案管理的好坏也可以看出这个企业的正规程度。
2.2加强档案管理的标准，使其更正规化系统化
档案管理中重要的就是对档案进行一系列的分类整理登记。但由于档案管理不严密，从而影响了档案的分类和查找。不同的单位档案形式也不相同，档案的分类缺少统一的标准，需要各单位能找到属于自己的档案管理方式。将档案的分类和登入做的更细致，关键词区分更完善，就能大幅度提升查找的准确性和便捷性。建立关联数据库，加速档案检索速度。一个完善系统的档案基础工作是档案管理工作系统高效运行的保障。当然档案管理工作不是一成不变的，它也是向着现代化发展的。那么引进现代化的信息技术和管理手段建立一套全面的档案管理标准才能规范档案管理基础工作。有了较高标准的要求，档案管理人员对档案的管理会更认真，有利于提高档案管理的查准率。标准一旦设立就要严格执行，否则就形同虚设。
2.3强化档案管理信息系统
信息技术的快速发展使得它在档案管理系统中发挥着重要的作用，档案信息大多已经变成数字信息化。但信息管理系统还不够健全，在很大程度上影响了档案信息检索的准确性。若想实现信息化的管理模式就要完善信息管理系统。首先在信息管理上要优化分类，将档案信息分类填写细致，在设置关键词时要准确，提高检索效率。其次在信息分类中要避免使用符号或意义不明的词汇，控制题名的长度。在设置检索信息时要优先一些新的档案信息，分清主次。同时丢失的档案也要标明，方便查阅。强化信息管理系统的主要目的还是要提高档案检索的速度和准确率。既然在档案管理工作中融入信息处理系统那就要不断地进行更新，保持与现代技术的同步性，实现档案管理工作的现代化。
2.4加大档案管理的安全性
档案管理工作还要注重安全工作，在档案馆要安装摄像装置。管理人员要定期查缺补漏，做到档案管理心中有数。在管理工作中要定期检查档案的保管情况，避免损坏或丢失。只有将基础工作做好了才能保证档案管理准确严密。
三、结语
一、推进社区卫生服务档案管理规范化的必然性
(一)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理由粗放型向集约技术型转变的必然要求。对我们来说，社区卫生服务档案管理是一个新事物，经过几年的初步探索，对社区卫生服务档案的类型、内容构成、分类方法、管理要求、提供利用等方面已经有了一定认识，也形成了一定的管理模式，但还缺乏系统性和规范性，仍然处在各自为政，粗放型管理状态，不利于社区卫生服务档案管理事业的发展。
(二)推进杜区卫生服务档案管理规范化，是加强国家档案资源建设的必然要求。社区卫生服务档案是社区卫生服务活动的真实记录和凭证，是一种相对独立的档案门类，也是国家重要的档案资源之一。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，国家档案资源建设将会受到十分不利的影响。
(三)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理自动化的必然要求。随着办公自动化和网络化的发展，社区卫生服务档案的自动化和网络化已经提到了重要议事日程，如果不推进社区卫生服务档案管理的规范化，使其管理内容、管理方式、方法不加以规范，要实现社区卫生服务档案管理的自动化和网络化是根本不可能的。
(四)推进社区卫生服务档案管理规范化，是充分发挥社区卫生服务职能的必然要求。社区卫生服务具有医疗、预防、保健、康复、健康教育、计划生育技术服务等六位一体职能，是社区建设的重要组成部分。随着社区建设的发展，社区卫生服务作为政府实行的具有一定福利性质的社会公益事业，正日益成为社区居民离不开的重要事业。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，就很难提高社区卫生服务的水平和效率，影响社区卫生服务作用的充分发挥。
二、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容
明确社区卫生服务档案管理规范化的任务和内容，是推进社区卫生服务档案管理规范化的关键。从目前情况看，推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容有如下三个方面：
(一)必须规范社区卫生服务档案的构成
从目前情况看，社区卫生服务档案主要应包括综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等。
1．社区卫生服务综合管理类档案主要应包括对社区卫生服务机构、人员、资格等方面进行管理的过程中产生的相关文件材料和社区综合健康状况材料。社区综合健康状况材料，主要应包括四个方面情况：①社区人口学资料；②社区患病资料；③社区死亡资料；④社区危险因素调查及评估等。
2．家庭健康档案是社区卫生服务档案的核心，主要应包括五个方面：①家庭基本资料；②家族患病史；③家庭健康状况；④家庭以往患病记录；⑤家庭成员健康资料(居民个人健康档案)等。
家庭成员健康资料主要应包括两个方面，一是以问题为导向的健康问题记录，二是以预防为导向的记录。个人健康问题记录包括：①居民基本资料；②以往病史；③所患疾病状况描述及治疗进展情况记录；④特殊疾患随访记录表；⑤化验及辅助检查记录；⑥转诊、会诊记录等。预防为导向的记录包括：①周期性健康检查记录；②预防接种记录；③儿童生长与发育评价记录；④病人教育记录；⑤危险因素筛查及评价记录等。
3．社区卫生服务健康教育类档案主要应包括健康教育系统、健康教育组织、健康教育计划、健康教育活动内容、健康促进记录等。
4．社区卫生服务药品管理类档案主要应包括社区卫生服务机构药品目录、药品服用说明书、药品进出库清单、药品采购清单等。
5．社区卫生服务设备类档案主要应包括社区卫生服务机构购置诊断设备、治疗设备、医疗辅助设备、电教设备的随机文件材料和在使用维护过程中形成的文件材料。仪器、设备要建立总账、分户账、档案卡；各种仪器设备的说明书、线路图等资料要分类存档。
6．社区卫生服务基本建设类档案主要应包括社区卫生服务办公、活动场所等基本建设项目的文件材料，如基本建设项目的设计图、施工图、竣工图、工程概算、决算等。
7．社区卫生服务财务档案主要包括财务决算报表、账簿、凭证等。
(二)必须规范社区卫生服务档案的分类方法
可将整个社区卫生服务档案分成综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等七大类。
1．综合管理类档案宜按年度――问题分类法进行分类。就是先将综合管理类档案材料按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。
2．家庭健康档案类宜采用家庭――姓氏分类法进行分类。先将健康档案按社区内的各个家庭分类，然后在每个家庭内按家庭成员的姓氏进行分类。
3．健康教育类宜采用年度――问题分类法进行分类。先将健康教育类档案按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。
4．药品管理类宜采用门类――品种分类法进行分类。先将药品管理类档案按药品门类分开，然后在门类内按品种进行分类。
5．设备管理类宜采用类别――设备分类法进行分类。先将设备类档案按设备类别分开，然后在每个类别内按具体设备进行分类。
6．基本建设类宜采用项目分类法进行分类。将基本建设类档案按各个具体的基本建设项目进行分类。
7．会计档案类宜采用年度――类型分类法进行分类。先将会计档案按年度分开，然后在每个年度内按会计档案材料的类型进行分类。
(三)必须规范社区卫生服务档案管理的几个重要环节
1．必须规范社区卫生服务档案的收集工作。坚持集中统一管理社区卫生服务档案的原则，进一步明确社区卫生服务文件材料的归档范围，将社区卫生服务文件材料收集齐全，确保其完整。
2．必须规范社区卫生服务档案的整理工作。按照上述分类方法，及时将收集来的社区卫生服务文件材料进行系统化的分类整理编号，编制案卷总目录和分类目录，为社区卫生服务档案的保管和检索利用提供基础条件。
3．必须规范社区卫生服务档案的日常管理工作。建立健全档案查借阅、保护、保密、统计等日常管理制度，强化各种保管和管理措施，加强对社区卫生服务档案的管理，确保档案安全，延长档案寿命。
4．必须规范社区卫生服务档案的提供利用工作。加强社区卫生服务档案编研和检索工作，编制各类必要的检索工具，优质高效地提供档案查借阅服务，积极主动地开展档案提供利用工作，满足开展社区卫生服务工作的实际需要。
三、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要措施
推进社区卫生服务档案管理规范化是一件十分繁重和紧迫的重要任务，必须采取综合有效的措施，从整体上加以推进。
(一)必须加强对社区卫生服务档案管理规范化的宏观研究，在管理理论上实现突破。将社区卫生服务档案规范化管理的研究列入有关计划，尽快拿出研究成果，以指导实践。
(二)必须把社区卫生服务档案管理列为社区卫生服务业务建设的一项重要内容，使其同步发展。将社区卫生服务档案管理纳入社区卫生服务事业的发展规划和计划当中，与其同步规划，同步建设，使社区卫生服务档案管理工作随着社区卫生服务事业的发展而同步发展。
(三)必须加强对社区卫生服务档案管理的业务培训、检查和指导。社区卫生服务机构建档工作起步较晚，管理人员的档案意识还很薄弱，管理水平较低，如果不加强对其业务培训、检查和指导，就跟不上档案管理科学化、规范化、标准化的发展进程。只有及时培训、常指导、勤检查，及时发现并解决管理工作中存在的各种实际问题，才能保证社区卫生服务档案管理工作的健康有序开展。各级档案行政管理部门应高度重视社区卫生服务档案管理工作，切实加强对社区卫生服务档案管理工作的业务指导。
(四)必须尽快出台实施社区卫生服务档案管理的基本业务规范，对社区卫生服务档案管理提出明确的要求。切实加强对社区卫生服务档案管理各方面具体业务问题的研究，深入总结社区卫生服务档案管理工作的实践经验，尽快制定并出台实施社区卫生服务档案管理的基本业务规范，使社区卫生服务档案管理有章可循，促进社区卫生服务档案管理规范化水平的提高。
[关键词]建设单位；工程档案管理；相关分析
中图分类号：TV743 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）11-0208-02
档案管理指的是收集与统计原始档案中的实体以及档案信息，对其提供有效管理以及各项服务的总称，而随着社会经济体制以及政治体质的不断改革，我国的高新科技建设发展也越来越快，建设单位当中的传统档案管理也就由此出现了重大的挑战。本文将对建设单位工程档案管理进行研究，分别从：档案管理必要性研究、建设单位工程档案管理现状分析、促进建设单位工程档案管理的有效措施，三个部分进行阐述。
一. 档案管理必要性研究
档案管理工作对建设单位发展具有重要意义，档案记载着建设单位各类信息，这些信息有的相当重要，关系着公司机密。一般工资做重大决策之时都会参考相关档案，档案能够为建设单位发展提供关键性的信息。如果一不小心泄露或者丢失了档案，便会给公司带来不可估量的损失，有的公司还可能因此负上法律责任。因此，做好档案管理工作对建设单位本身的发展非常重要。做好档案管理工作可以为员工提供一个相对稳定的工作环境，还可以锻炼管理团队的能力，激发员工的工作热情，对公司的人才管理也起着不可替代的作用[1]。其次，积极进行档案管理创新对公司发展具有重要意义。时代在不断发展，这也对档案的管理工作提出了越来越高的要求，对档案管理工作进行创新可以促进建设单位整体竞争力的上升，把企业的发展推向一个更高的平台。另外，档案管理的创新可以克服管理工作以往的弊病，彻底地解决档案管理滞后问题，促进建设单位的有效发展。
二. 建设单位工程档案管理现状分析
（一） 档案管理体制缺乏完善
建设单位档案管理的体制并不完善。档案管理工作是一个复杂的过程，包括很多环节，主要包括档案的分类存档、档案的收藏、档案的使用等工作。档案的分类非常重要，这关系到档案使用时的便捷性问题[2]。档案的收藏也很重要，信息化时代已经到来，档案除了收藏在档案室外，还需要电脑存档，以防丢失。现有档案管理出现了一个非常奇怪的问题，很多企业非常重视档案的收藏，却很少将档案拿出来利用，这是档案管理非常忌讳的一个问题。
（二） 档案管理方法明显落后
部分建设单位档案管理方法有明显滞后性，跟不上时代的发展。部分企业档案管理还采用以前传统的档案室管理，没有将信息化引入到档案管理工作中去。信息化时代的到来决定了档案管理向信息化发展的必然性，一些企业不顺应时代的发展趋势，一定会逐渐失去市场竞争力，被时代淘汰。
（三） 档案管理缺乏重视
企业不重视档案管理，没有针对档案的管理工作的好坏制定管理制度。有的企业没有把档案的管理摆在一个重要的位置，人为档案的管理只是一项微不足道的工作，这种思维是非常不科学的[3]。还有的企业安排了工作人员进行档案管理，但并没有制定科学合理的工作奖惩制度，一旦档案工作出现了漏洞，公司不知道应该向谁追究责任。此外，档案管理工作做得好，公司也没有相应的奖励制度，严重打击了管理人员工作积极性。
（四） 档案管理人员素质水平低下
档案管理人员素质低下。很多企业管理人员的素质没有达到档案管理的基本要求，例如有些管理人员分类不明确，有些管理人员不懂在电脑上进行管理，还有些管理人员没有保密意识，随便将公司的网站分享给外人，造成信息丢失。因此档案的管理人员是档案管理工作的关键部分，如果管理人员的素质迟迟得不到提升，对整个公司的发展都会造成不良影响。
三. 促进建设单位工程档案管理的有效措施
（一） 充分应用激励机制
公司应该对档案管理工作引起重视，意识到档案对公司发展的重要作用。另外，针对档案的管理工作，公司应该建立科学责任制，这一点非常重要。科学合理的奖惩制度可以带动员工的工作积极性，而不科学的奖惩制度直接打击了员工的工作积极性[5]。一个公司如果没有科学合理的奖惩制度，那么整个公司的管理工作都会乱套。另外，科学合理的奖惩制度可一维护公司的基本利益，一旦公司的档案管理出现问题，公司可以依据制度将责任追究到部门或者个人，不会出现不知道找谁追究责任的现象。而且，这种做法也可以对员工起到威慑作用，让员工对自己的工作更加的重视，促进公司更快更好地发展。此外，企业在选择档案的管理人员之时一定要严格要求，提高管理人员的整体素质。公司在正式聘用管理人员之前，要对管理人员进行专业化的培训。培训的内容主要包括管理工作的内容、管理工作的方法、管理工作出现漏洞应该才去的应急措施，只有提高管理人员的专业素质，管理工作才有可能做得更好。在管理过程当中还要能时刻贯彻保密性的原则；要想使责任感很好的加强，就需要对本职工作做到安心与专注，以此使工作的严谨度显著提升；不仅如此，还要为档案管理人员建立一个有效的培训体系，依照岗位的不同采用不同的方式进行培训，培训内容中包括关于档案管理工作中所特有的专业知识。还有包括一些其它学科种类，比如像管理学以及信息技术等学科专业的知识培训。能让档案管理工作人员全面提高自身综合素质[8]。
（二） 摆脱档案人员的不稳定性、流动性
为确保档案人员稳定性，企业应对现有档案管理体制进行完善，促进档案管理的优化升级。首先在档案管理的分类方面，相关工作人员一定要对档案进行精确的分类，不能粗糙将档案只分为几大基本类型，相关工作人员在分类时应该在对档案进行基本分类之后，在在大类下面分出小类[4]。不管档案使用电脑存档分类还是收藏在企业专用的档案室，这个问题都非常重要。其次，在档案管理的收藏方面，企业一定要注意档案室的环境，谨防潮湿，并且，企业一定要将档案输入电脑进行加密存档，一旦发生意外，档案还有备份的可以调出来。最后，企业一定要注重档案使用，档案只收藏不使用的话，对公司来说就是一堆废纸。实际上，档案的使用价值是非常大的，当公司遇到难以解决的问题时，档案上的信息可以给公司提供很多参考意见，促进公司的顺利发展。
（三） 以绩效管理促档案管理
绩效考核是现代企业管理模式的主要方式，我司采用限期定指标考核。没有规矩，不成方圆，公司领导要制定出科学合理的绩效管理制度，对员工工作绩效评价系统进行完善，将定量考核与员工工作能力及表现充分结合起来，用数据说话，使绩效评估工作更具透明化、公正化，绩效管理者应对绩效考核体系进行审视，加强与员工的深入沟通交流，保证反馈时效性，管理者还应该广泛听取员工意见，并及时做出调整，同时针对不同部门选择不同的考核工具，制定出科学的考核方案，对员工工作进行有效反馈。绩效管理的一项重要原则是量化，档案记录了人员状况、设备仪器、监测数据、原始记录等各种数据资料，比如各种文件、报表、设备仪器的说明书、监测数据等，做了真实有序的保存，是绩效管理过程中需要的重要依据，是绩效管理有效运行的证据，为绩效管理提供了重要的资料信息和有关文件。因此，档案是绩效管理工作的基础，对绩效管理体系运行产生重要影响。
档案信息化管理必须注重以下问题：第一，构建安全的计算机网络外在系统。档案的计算机网络设备一定要保证安全性。另外，网络信息系统的中心机房选址非常重要，要对多方面的环境进行仔细的推敲，不能选择潮湿的地方，也不能够选择电磁干扰性很强的地方[6]。第二，防范网络病毒。网络病毒给档案管理带来了严重地威胁，因此，企业的计算机须安装杀毒软件，使用防火墙技术。防火墙可以检查网络传输的数据的安全性，监控计算机网络系统的运行状态。杀毒软件可以进行病毒查杀，及时阻止危险病毒的入侵，从而确保整个网络系统的安全稳定运行。第三，对计算机网络系统及时进行维护，以防出现安全隐患。对计算机网络进行定期维护可以及时地发现计算机网络中存在的一些不易发现的问题，并立即采取有效的保护措施，延长计算机的使用寿命。
四. 结束语
档案管理对于我国建设单位的发展至关重要，随着时代的发展，传统的档案管理方法已经无法跟上时代的发展，档案管理人员必须及时转变档案管理理念，采取行之有效的措施予以解决，促进我国建设单位档案管理工作效率的不断提高。
参考文献
[1] 王晓玲，略论单位建设工程档案管理[J].经济研究导刊，2010，14（12）：181-182+193.
[2] 卜凡坤，侯仰增，陈凯.浅谈项目建设单位如何做好工程档案管理工作[J].水利建设与管理，2010，05（23）：8-9.
[3] 冯美芳.工程建设单位档案管理工作的问题与思考[J].山西档案，2012，S1（33）：37-38+46.
[4] 折巧玲.研究建设工程档案管理的创新策略[J].办公室业务，2012，15（15）：44+46.
[5] 陈燕.关于建设项目工程档案管理的思考[J].办公室业务，2013，03（56）：28-29.
[6] 李妹琴.建设工程档案管理[J].上海建设科技，2013，02（28）：72-74.
关键词：图书馆档案；优化管理；措施；
中图分类码：G25 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01
引言
图书馆档案管理是高校图书馆现代化建设的重要组成部分。通过分析高校图书馆档案的作用以及管理工作中存在的问题，提出了优化档案管理的新思路，要从增强档 案管理意识、提高档案管理人员的素质等方面入手，不断优化高校图书馆档案管理水平，提高档案利用率，可以促进高校图书馆各项服务工作更好发展。
一、图书馆档案管理的问题分析
图书馆的档案管理有着较好的资源基础，在随着信息化的技术不断进步的同时，以往的档案管理模式也逐渐的凸显出其不足之处，对于这些问题必须要得到重视，下面就对于这些问题纷纷进行阐述：
（一）档案数字化进程缓慢。在档案整体的结构上的不足档案数字化的进程缓慢，对于图书馆的馆藏文书档案相对的重大，尤其是一些业务档案，在这方面较为的丰富，档案的形 式基本都是纸质为主，在当今的信息化日趋成熟的今天，从量以及载体上就可以明显的发展，这样的管理模式已经与当前的发展不相适应，在整体的结构上的优势愈 来愈小。
（二）档案管理上操作不规范。在管理上操作不规范，在图书馆的档案管理方面的一些基础的设施以及条件等都要比其它的一些部门滞后，这也是对于图书馆的档案管理没有得到足 够的重视造成的，有相当多一部分的图书馆档案管理方面没有专业的人员进行管理，这对于图书馆的档案管理的整体发展起到了阻碍作用，也不能够有效的对于图书 馆的发展起到很好的促进参考的作用。
（三）档案管理意识薄弱。许多图书馆都没有意识到图书馆档案管理的重要性，工作人员主观认为图书管理就是按照传统方法进行针对图书进行简单的文件分类，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些领导经常在会议重点讨论了档案管理考核的重要性，但在实际工作中也没有实行有效贯彻执行，甚至放弃档案管理。
（四）档案管理制度不完善、档案管理水平不高。目前的档案管理现状表明，从正规术语文件管理，没有完整的分类法可循，图书馆档案管理大多是按照传统分类方法，如数字法，子母法进行排序放置，而这 种管理方法绝大多数是无法形成真正意义上的相对分类查找。由于档案管理机构水平不高，岗位职责不明确，责任分工不清，再加上一些图书馆档案管理人员不固 定，服务质量不均衡，造成了档案工作发展滞后。有的图书馆甚至没有专门的档案管理机构及其专职人员，最终导致图书馆管理水平偏低。
二、图书馆档案优化管理的必要性
（一）优化档案管理能够有效确保图书馆工作的顺利进行。图书馆档案涉及到的内容非常多，包括图书馆工作的原始记录，图书馆工作人员的工作成果，经验，对图书馆人员编制进行详细的记录，并通过档案信息反映 了图书馆和博物馆的情况及其业务发展中存在的问题是图书馆发展的跟踪记录，图书馆的管理和重要的参考价值，以及图书馆的未来发展的真正目标。
（二）档案管理是图书馆进行科学管理的重要手段。通过建立和完善图书馆档案管理的科学性，图书馆可以进一步提高其自身档案管理系统，实现标准化和规范化的管理，充分发挥其在图书馆管理中的作用。另外，对于读者服务工作的管理过程，能够进行详细记录工作，都是为未来图书馆进一步提升读者服务质量打下坚实的基础。
三、图书馆档案优化管理的措施
（一）优化完善图书馆档案管理机制。科学规划图书馆档案管理机制，优化图书馆档案信息技术基础设施建设，提高图书档案管理的信息化服务能力，不是几名图书馆工作人员就可以单独做的很好 的，有很多档案材料往往涉及到多个部门，需要协调多方工作进行系统优化服务才行，在健全档案管理制度，建立档案保管期限表，文件和资料归档范围，明确保管 期限表制，分保管期间，评估文件，文件规范的符合法律的发展，提高人们的意识，进一步推动图书馆档案管理建设。
（二）加强档案数字化建设，建立图书管理数据库。所谓图书管理数据库管理系统，指的是图书档案信息的接收，传输，存储，以实现共享档案信息管理系统的文件。在今天加速全球化的进程中，实现数据库管 理系统也使得文件管理从传统到纸质载体转变为电子载体，档案管理员能够针对图书信息进行存档数据处理，有效开展图书业务管理，共同实现图书管理信息的协调 处理。
（三）提升图书档案管理人员的综合业务素质。图书馆应设置专职工作人员负责档案管理，注重员工的档案管理及其专业技能培训工作，尽量选择有着较高教育水平和业务经验丰富的员工。对于档案管理人 员，应尽量保持其工作的稳定性。档案管理人员要定期进行培训，能够熟练掌握电脑等现代信息技术，精通图书馆档案管理系统。要充分认识到图书管理人员对图书 馆发展工作的重要性，在工作中不断提升档案管理人员的综合素质，不断转变其工作观念，以适应现代社会发展的要求。图书馆档案管理人员也应提高工作的严肃 性，增强工作责任感，及时的准确地对档案材料进行分类管理。
随着社会的发展以往的图书馆档案管理模式慢慢的开始退出了市场，这就要求要有着新的管理模式来更好的促进图书馆的档案管理，做好这一工作能够对于组织机构 的可持续的发展有着最为基础的保障，对于图书馆的档案管理工作进行创新发展能够对于自身的水平得到有效的提高，对于其中的一些不足还需要进一步的得到创新 加强，从而把图书馆的档案管理更现代化的体现出来。
参考文献：
[1]马琳.论高校图书馆空间的人性化设计走向[J]. 中州大学学报. 2012（04）
运用计算机以及相关的网络通信等高新技术是档案信息现代化管理的重要标志，建立能够进行相关的存储处理，检索复制包含图文以及音像等内容档案文献信息，能够将档案保护与档案信息处理融合为一体的信息网络系统是现在档案管理的重要内容。同时，为达到将档案信息方便快捷地转化为可利用的社会资源的目的，各级档案管理单位都在投入大量资金精力更新相关的设备，尤其在针对档案管理升级工作中，各级档案管理单位都配置了计算机等现代化办公设施，这些现代化办公设施的引入，在档案现代化管理工作中发挥了日益重要的作用。档案管理工作者应根据自己从事管理工作的实际情况，为档案信息管理现代化的实现创造条件。
1 确立档案管理标准化意识
现代档案管理，应确立以现代化为主要发展方向的中心思想，应确立以标准化为主要前提的意识：档案管理以现代化为主要发展方向，就是要建立现代档案信息网络，这是以现代计算机技术应用为基础，实现档案管理的高效准确。要达到档案管理的高效准确，就必须确立各项业务工作的标准化基础，应着力避免内容混乱，系统不协调、设备不配套的混乱状况的出现，这也是档案管理工作实现现代化的先决条件。只有实施档案管理标准化措施，才能使服务工作的质量满足相关要求，减少相关资源的投入，以达到最佳效益。因此，确立档案管理工作的标准化意识，是实现档案管理工作现代化的必要条件。具体来说，应做到以下几点：
(1)对于不同专业不同内容的档案，应先按大类进行分别存档，在这些不同门类的档案中，还应按照科学的分类办法以及标准进行分类存档，实行标准化规范化的档案管理；(2)对于不同形式的的文字以及音像材料，应实行按形式、时间来具体分类，针对不同的保管期限进行立卷归档；(3)应根据自身参与管理的实际工作内容，制定符合实际档案管理工作特点，便于利用现代化设备进行操作的标准。
2 培养档案管理现代化人才
科技以人为本，时代的振兴和社会的进步，包括各行业的发展，人才的作用是十分重要的，但是现阶段中，我国的档案管理工作的相关人员培养仍处于比较薄弱的环节。大多数档案工作人员缺乏必要的计算机管理知识，仅能利用现有软件程序进行简单的重复操作，一旦遇到系统调整，需求变化管理体系或对系统进行改进就束手无策。因此，如何做好新时期档案管理工作人才，各级档案管理单位必须面对的紧迫而现实的问题。随着现代科技技术在现代档案管理中的应用的不断加深，尤其是计算机技术是实现档案信息管理现代化的必要条件，也就要求具有现代档案管理工作人员必须具有相当的专业知识，能根据档案管理工作的自身需要，对相应的软件程序能作出改有效的完善。这就要求从事档案管理工作的人员加强相关的计算机知识培训。要培养档案管理现代化人才，要做到以下几点：(1)应根据自身发展需要，对相关的管理人员进行有针对性、实用性的专业培训，通过培训使档案管理人员充分理解相关软件的作用；(2)应根据自身档案管理工作的实际特点，要采用合理的用人制度，选择有工作能力，有实干精神的人员从事档案管理工作；(3)要培养新时期档案管理工作人才，不仅要确保他们具有相关政治理论水平、业务水平，还培养其开拓进取的意识，掌握相关的计算机理论知识水平和操作技能，实现档案管理工作现代化。
3 强化档案管理现代化意识
总的来说，实现档案信息现代化管理的重要内容，相关的档案管理的工作人员应做到以下几点：(1)尽快学习掌握现代化设备的操作，学习建立档案信息网络，拓宽服务领域，提高服务质量，增强档案管理工作的内容；(2)敢于大胆实践，利用现有条件，探索出符合实际要求的档案信息现代化管理的途径；(3)应加强相关知识的学习，完善自身现代化科学技术体系，提高业务的科学管理水平；(4)转变传统的观念，不断强化档案信息现代化管理意识，改变只提供上门查阅的被动服务方式；(5)及时总结探索档案管理工作的特点和规律，找出快捷有效地为各项档案管理工作和为社会服务的新途径。
4 制定档案管理一体化体系
由于历史原因，过去很长一段时间内，档案管理体制基本上处于封闭状态，所采用的立卷方法和原则不少是沿袭其他国家的档案管理经验，集合自身特点总结出来的方法。虽然这套方法在概括档案文件的特点，保护档案文件之间联系，便于查找利用等方面有一定的优势，但这一方法毕竟已经不能满足现代大量信息需要查找的要求，相比于不断完善的现代化检索技术，这种固有的方法和要求就过于繁杂，应以现代化的方法进行取代，其主要内容就是以计算机系统来完成这方面的工作。而且，由于文书和档案是由不同的独立部门分别管理，导致档案部门不能及时的在文件信息积累的起始阶段就转化为档案，不能及时投入开发利用。现代档案管理体系，就应做到在文件形成之初就利用计算机进行有机地联系，依据计算机系统工程的处理方法将其分成若干系统进行处理，制定统一的规范和标准，利用子系统逐次分类技术达到档案信息在网上共享。因此，只有制定档案管理一体化体系，才能有效地提高档案利用时效，利用发展迅速的现代化技术，提高立卷方法改革的可行性。同时，运用计算机检索档案文件，既可以做到只要准确的确定检索条件，就能够快速的查到所需文件；又能达到查阅时不需要调动原件，不需要进入库房的效果。要制定档案管理一体化体系，就要做到以下几点：(1)利用计算机加工已形成的各种文献，建立档案信息数据库，通过网络系统传输到有需求的用户，实现档案管理部门由管理型向服务型的转便；(2)利用现有的办公条件，发展档案管理的对象，将单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展；(3)档案管理部门在收集纸质文件的同时，也应加强对电子文件的收集，实现多种形式的档案共管，将工作重点逐渐由文件管理转移到整体信息的储存和开发上。
运用计算机以及相关的网络通信等高新技术是档案信息现代化管理的重要标志,建立能够进行相关的存储处理,检索复制包含图文以及音像等内容档案文献信息,能够将档案保护与档案信息处理融合为一体的信息网络系统是现在档案管理的重要内容。同时,为达到将档案信息方便快捷地转化为可利用的社会资源的目的,各级档案管理单位都在投入大量资金精力更新相关的设备,尤其在针对档案管理升级工作中,各级档案管理单位都配置了计算机等现代化办公设施,这些现代化办公设施的引入,在档案现代化管理工作中发挥了日益重要的作用。档案管理工作者应根据自己从事管理工作的实际情况,为档案信息管理现代化的实现创造条件。
1 确立档案管理标准化意识
现代档案管理,应确立以现代化为主要发展方向的中心思想,应确立以标准化为主要前提的意识:档案管理以现代化为主要发展方向,就是要建立现代档案信息网络,这是以现代计算机技术应用为基础,实现档案管理的高效准确。要达到档案管理的高效准确,就必须确立各项业务工作的标准化基础,应着力避免内容混乱,系统不协调、设备不配套的混乱状况的出现,这也是档案管理工作实现现代化的先决条件。只有实施档案管理标准化措施,才能使服务工作的质量满足相关要求,减少相关资源的投入,以达到最佳效益。因此,确立档案管理工作的标准化意识,是实现档案管理工作现代化的必要条件。具体来说,应做到以下几点:
(1)对于不同专业不同内容的档案,应先按大类进行分别存档,在这些不同门类的档案中,还应按照科学的分类办法以及标准进行分类存档,实行标准化规范化的档案管理;(2)对于不同形式的的文字以及音像材料,应实行按形式、时间来具体分类,针对不同的保管期限进行立卷归档;(3)应根据自身参与管理的实际工作内容,制定符合实际档案管理工作特点,便于利用现代化设备进行操作的标准。
2 培养档案管理现代化人才
科技以人为本,时代的振兴和社会的进步,包括各行业的发展,人才的作用是十分重要的,但是现阶段中,我国的档案管理工作的相关人员培养仍处于比较薄弱的环节。大多数档案工作人员缺乏必要的计算机管理知识,仅能利用现有软件程序进行简单的重复操作,一旦遇到系统调整,需求变化管理体系或对系统进行改进就束手无策。因此,如何做好新时期档案管理工作人才,各级档案管理单位必须面对的紧迫而现实的问题。随着现代科技技术在现代档案管理中的应用的不断加深,尤其是计算机技术是实现档案信息管理现代化的必要条件,也就要求具有现代档案管理工作人员必须具有相当的专业知识,能根据档案管理工作的自身需要,对相应的软件程序能作出改有效的完善。这就要求从事档案管理工作的人员加强相关的计算机知识培训。要培养档案管理现代化人才,要做到以下几点:(1)应根据自身发展需要,对相关的管理人员进行有针对性、实用性的专业培训,通过培训使档案管理人员充分理解相关软件的作用;(2)应根据自身档案管理工作的实际特点,要采用合理的用人制度,选择有工作能力,有实干精神的人员从事档案管理工作;(3)要培养新时期档案管理工作人才,不仅要确保他们具有相关政治理论水平、业务水平,还培养其开拓进取的意识,掌握相关的计算机理论知识水平和操作技能,实现档案管理工作现代化。
3 强化档案管理现代化意识
总的来说,实现档案信息现代化管理的重要内容,相关的档案管理的工作人员应做到以下几点:(1)尽快学习掌握现代化设备的操作,学习建立档案信息网络,拓宽服务领域,提高服务质量,增强档案管理工作的内容;(2)敢于大胆实践,利用现有条件,探索出符合实际要求的档案信息现代化管理的途径;(3)应加强相关知识的学习,完善自身现代化科学技术体系,提高业务的科学管理水平;(4)转变传统的观念,不断强化档案信息现代化管理意识,改变只提供上门查阅的被动服务方式;(5)及时总结探索档案管理工作的特点和规律,找出快捷有效地为各项档案管理工作和为社会服务的新途径。
4 制定档案管理一体化体系
由于历史原因,过去很长一段时间内,档案管理体制基本上处于封闭状态,所采用的立卷方法和原则不少是沿袭其他国家的档案管理经验,集合自身特点总结出来的方法。虽然这套方法在概括档案文件的特点,保护档案文件之间联系,便于查找利用等方面有一定的优势,但这一方法毕竟已经不能满足现代大量信息需要查找的要求,相比于不断完善的现代化检索技术,这种固有的方法和要求就过于繁杂,应以现代化的方法进行取代,其主要内容就是以计算机系统来完成这方面的工作。而且,由于文书和档案是由不同的独立部门分别管理,导致档案部门不能及时的在文件信息积累的起始阶段就转化为档案,不能及时投入开发利用。现代档案管理体系,就应做到在文件形成之初就利用计算机进行有机地联系,依据计算机系统工程的处理方法将其分成若干系统进行处理,制定统一的规范和标准,利用子系统逐次分类技术达到档案信息在网上共享。因此,只有制定档案管理一体化体系,才能有效地提高档案利用时效,利用发展迅速的现代化技术,提高立卷方法改革的可行性。同时,运用计算机检索档案文件,既可以做到只要准确的确定检索条件,就能够快速的查到所需文件;又能达到查阅时不需要调动原件,不需要进入库房的效果。要制定档案管理一体化体系,就要做到以下几点:(1)利用计算机加工已形成的各种文献,建立档案信息数据库,通过网络系统传输到有需求的用户,实现档案管理部门由管理型向服务型的转便;(2)利用现有的办公条件,发展档案管理的对象,将单一的文件管理收集向多元化的电子档案收集发展;(3)档案管理部门在收集纸质文件的同时,也应加强对电子文件的收集,实现多种形式的档案共管,将工作重点逐渐由文件管理转移到整体信息的储存和开发上。
一、失业职工档案管理现状
（一）失业职工基础档案管理存在不规范的现象
因为失业职工具有流动性强、分散性大的特点，所以在档案管理的过程中间，
自己和所在的单位都是一种忽视的态度，因此就使得失业职工的档案记录消息和内容不全面，时有时无。而单位在管理的过程中，也没有基本的行为准则和内容要求，在实际的考察中也没有去全面了解职工的工作经历、状况等，这对于单位以后计算员工工龄、调整薪水、养老保险的办理来说，都是有影响的。
（二）失业职工档案管理制度目前还不完善
实现利益最大化是大部分企业都在追求的目标，对于员工的档案管理比较忽
视，还没有建立起深刻的档案管理的意识。很多企业的管理者把目光放在企业的生产经营和产品的市场营销上，在看待失业职工的档案管理上面的时候，往往都是一种不在乎的态度。有些企业管理者认为员工和企业是一种单纯的雇佣关系，既然员工已经离职，那么企业就不必再承担任何责任，包括负责失业职工的档案管理。因此，在对于失业职工档案管理中，大多数企业都比较敷衍，并没有投入太多的精力去达到失业职工档案管理的高质量。
（三）失业职工档案管理过程中的不规范，降低了档案的利用率
第一，失业职工的档案填写都大致相同，个人的实际情况不明确，材料内容还比较分散。第二，失业职工档案移交的不及时，操作流程不规范。比如说，有的人已经跳槽去了新的事业单位，但是其个人档案并没有随之离开。第三，因为档案管理的不规范，导致有些人“钻空子”，利用这些漏洞来伪造虚假材料。这些现象的发生，严重影响了失业职工档案管理的真实性、权威性和严肃性。
二、基于失业职工档案管理现存问题的相关对策
（一）科学的管理失业职工档案
在管理失业职工的档案时，要依据科学的管理方法来进行分类、排序和统一编号，同时要建立起全面详细的目录和台账。专门成立一个档案库房，使用不锈钢的存储柜来放置档案，能够有效的防水、防火、防盗、防止档案生霉、灰尘侵袭、蛀虫叮咬等破坏性的现象出现。还要引进科学的档案保护技术，让档案能够更加完整无缺的长久保存下去。
同时，学会将失业职工档案数字化，借助信息技术，将失业职工的档案事无巨细的保存在数据库里里面，能够随时调动和检索，方便日后的档案统计工作。创建增加版块，每当多一个失业人员的时候，计算机系统就会自动添加一个版块，来存放失业职工的信息。这样的方法，能够促使失业职工档案管理更加规范和科学化，紧跟时代的脉搏，有一定的现实意义。
（二）借助信息技术，方便档案管理
随着社会的不断发展和进步，信息全球化已经在逐步实现。在进行失业职工档案管理时，也可以充分利用信息技术，让管理工作变得更加便捷和准确。比如说传统的失业职工档案管理在对档案进行分类的时候，一般都是通过员工的个人理解划分标准，每一个员工的理解能力都各不相同，因此就导致在分类的时候出现偏差，影响了档案分类的质量，从而阻碍了工作的正常进行。而借助信息技术，则可以根据关键字和主要内容，让系统进行自动分类，不仅大大节省了分类时间，还提高了分类的准确率。实现失业职工档案信息化管理，完善档案管理制度，能够随时为需要档案这提供便利。
（三）规范失业职工档案管理的流程，提高服务性
首先，要从接收失业职工档案入手。失业职工档案要满足以下两个基本条件，才能够被接收：第一，和原单位解除劳动关系的失业职工需要由本人或者原单位办理档案保管手续；第二，失业职工档案中的所有材料都必须完整、规范。在接收档案之后，要做到手工台账和电子台账的共同记录，保证其档案的完整准确性。其次，失业职工档案在存档期间要进行档案转移时，要严格按照相关手续来进行移交，比如说要出示单位所作出证明的相关证件和办理转移的相关手续等。最后，在对失业职工档案进行管理时，还要提高服务性，热心为失业职工解答问题，积极宣传国家优惠政策等。
