时间：2023-05-18 16:35:16
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关键词：档案管理；电子文件；存储技术
电子文件使用的文件载体是磁盘或者是磁带，人们在查找文件的过程中，需要利用计算机，因为磁盘或者是磁带仅仅是一种储存的载体，因此需要利用计算机进行文件的传输。在生活中，电子文件的类型有很多种，电子文件的产生主要有两种，一种是与科技有关的电子文件，这种文件是技术性的，例如光栅图等，另外一种就是在日常办公的过程中产生的电子文件，这种文件是在处理日常事务中产生的。这些电子文件都属于档案中的一种，因此在储存技术上需要不断的完善。
1 管理文件中存在的问题
1.1 未能够有效的进行归档处理
我国企业在二十世纪九十年代的时候，使用的就是软盘进行企业信息的存储，之后又出现了光盘和计算机硬盘，这样电子文件的存储载体就取得了迅速的进步，文件的内容主要是日常的工作活动，除此之外，还有着源程序代码和技术性文件，有些文件也没有进行充分的整理、归档和鉴定工作人员仅仅是将科技材料或者是相关的企业文件放入硬盘和软盘内，这样文件在日积月累的过程中，就会出现泛滥成灾的现象，这样文件就比较混乱，检索和管理在程序上也就会出现一系列混乱的现象。从存档上来看，电子文件也没有经过专业的质量审查，从技术上来看，没有任何的时效性和正确性，文件也就出现了极大的缺陷，在利用的过程中，文件管理极容易出现归档性的问题，如果以上问退没有得到有效的解决，就会出现一系列的问题，需要引起我们的注意。
1.2 版本管理存在着不足之处
现在有很多的科研产品在研究和开发的过程中，会产生大量的文件，这些文件需要有效的管理，因此在日常的工作中，除了要对本单位和上级的机关产生的文件进行管理之外，还有很多的项目文件进行管理。但是现在有很多的科研开发档案都是使用了源程序代码形成了一系列的电子档案，这些电子文档都在各个部门的开发人员那里存档，档案管理人员就无法按照常规的程序进行收集，导致了档案部门在收集的过程中面临着程序性的问题。在程序运行的过程中，如果文件存储的程序出现了一系列的问题，这时就需要进行正常到维护，在客户自接的系统和开发人员的系统上进行及时的更正，但是如果在本企业电子文件的保存上并没有及时的存档，因此极容易出现重复更正的问题，这样就会出现人力和财力上的极大浪费，对系统的运行也是极为不利的，尤其是在企业系统版本管理上会产生严重的困难，一定要引起我们的注意。
2 存储技术
首先；在进行文件贮存的^程中，一定要使用比较特殊的存档文件的存储柜，最大限度的保证电子文件的安全性。当电子文件在存储的时候，一把是在磁介质和光介质中进行电子文件的存贮，在存储的过程中，一定要建立一个与企业的电子文件的储存环境相符合的环境状态。而存放电子文件的柜子在温湿度上也要进行控制，这样就可以保证存储接触能够在正常的环境中保存。电子文件的载体在摆放的时候，一定要保证直立的状态，在存储环境上必须要避光，不能够有大量的灰尘，也要与磁场远离，这样就能够将整个运行的状态处理好，使存储介质能够正确的保存电子文件。
其次，要按照国家关于档案管理的规定进行电子当纳的存储，根据相关的原则在存储的过程中，将软盘中的文件转移到光盘内，这样便于对文件的版本进行有效的管理。在存储方式上的转移主要是针对长期储存来说的，因为软盘和磁盘在使用的过程中，有着一定的年限限制，经常出现操作失误的现象，如果不经常更换就会导致文件出现损坏，无法复原。而且在使用的时候，常常会出现误操作，这对于电子文件的使用非常不利。如果存储制度完善，而且经济条件允许，在管理版本文件的时候，可以使用版本管理器。这样的管理方法要比将文件放在光盘或者是磁盘中更有效。管理器的研发还能保证存储技术的革新。
再次，在电子文件数量持续增加的时候，存储文件就会使用磁盘列阵的方式。通过这种方式能将存储的成本降低，同时增加了文件的搜索效果。磁盘列阵是将不同类型、不同容量的磁盘连接在一起，这样在读取数据的时候，更加快速而且精确。使用磁盘列阵的方式存储是因为该存储方式有较多优点：首先，将有限的存储容量提高，是可以使用的网络数据也增加。而且数据在存放的时候，有选择性。从而使数据在吞吐的时候成串。其次使用这种存储方式可以保证文件能够快速存储，即使是多台的机器也能一同运转，实现文件高效率传输。
在检验文件的时候有了必要的较验技术，从而保证存储的文件都是合理可靠的。将文件放入硬盘中存储，如果硬盘出现了故障，那么会影响文件，带来的后果也严重。如果能够把不同的硬盘连接在一起，可以使存储量增加，这样可以有效的避免文件的丢失。因为一些文件在存储的时候，会因为磁盘损坏等原因而丢失，使用这种存储方式可以保证文件的安全。但是在使用的过程中，要根据本单位的实际情况出台相应的管理措施。这些措施都成为电子文件存储的依据。
最后，加强办公自动化系统、档案管理系统及电子文件的安全防护工作。做好办公自动化系统、档案管理系统及电子文件的安全防护，首先要抓好信息存储载体制成材料这个问题，严格把好电子文件制成材料质量关，提高电子文件载体的保存寿命，为电子文件的长期保存打下基础。第二，保证计算机网络系统的实体安全。实体安全主要指环境和设备的安全。要有专人负责管理应用，有良好的室内环境，保证机器设备和磁介质不会因温度太高或大幅波动及火灾受到致命的伤害。第三，要保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等。
结束语
由上述可知，将电子文件存储是一个单位必要的工作，而且在存储的时候，还要保证有效性，是电子文件能成为单位发展的重要资源，拓展单位的发展空间。尽管在存储文件的时候，会遇到问题，但是在改革存储方式之后，也取得较高效果，对于单位的发展有积极的作用。
参考文献
[1]郭沙沙.试论电子档案信息安全保障体系框架[J].黑龙江科技信息，2015（20）.
数字化技术在电视声像档案管理中的运用
电视台声像资料的管理，过去以“账本”和借还卡片方式为主。一般是把所有节目磁带，以入库时间为序分别登记在不同的笔记本上。然后再为每盒磁带制作借还卡，就像图书馆借书卡一样，管理程序繁琐，也不利于检索和统计。1999年，杭州文广集团招标研发设计了一套管理软件，培训管理人员，统一操作规范，建立起声像资料磁带的入库和借还制度。
2002年，为了满足日益增长的媒体信息资源的存储、利用与共享需求，他们又开发了一套数字化管理软件，系统功能比较完备，具有界面清楚、操作简便、存储容量大等优势。在信号传递过程中稳定性、可靠性较好，电视节目翻录N次，都不会影响视频音频质量。图像处理过程也相对简单，画面更清晰，工作强度大大减轻，节目制作时间缩短。而且信息保存空间大为缩小，保存的时间更为久远。同时，把声像档案进行数字化编目，提高了服务效率和质量，便于声像档案的开发利用，编导们只要通过自己的办公电脑就能迅速便捷地在视频数据库里，精确检索、快速下载任何一个镜头，为节目编辑、制作和数字化播出创造条件，真正实现声像资源共享。
2008年，杭州文广集团委托浙江传媒学院对5200小时的历史资料进行了抢救性整理。同时依据广电总局的编目规范，结合实际制定了《历史资料的细分及鉴定标准》《各类型节目层次化编目实施细则》，做好电视模拟磁带的数字化。
做好模拟与数字转换中的衔接
电视声像档案是电视媒体的重要资产，也是全社会的共同资源。在运用数字化技术将模拟信号转换成数字信号时，应当充分做好衔接工作。
在模拟向数字转换的过程中要建立一个统一的管理平台。整个过程从采集、收入、转码、编目、存储到播出都是针对节目，而节目所在的物理介质又都是由存储管理系统进行维护的。既然数字信息与模拟信息都是围绕节目而展开的，那么，只要建立一个以节目为共性特征的统一管理平台，在节目采编过程中，既可在存储管理系统内进行数字化直观采编节目，也可利用原有计算机软件管理系统查找所要的节目资料，再从库存中调出所需的磁带，通过数字化采集、回放系统，把模拟信息转换成数字信息。
实现这样的统一管理平台，需要两个方面的技术支持。一是存储管理系统上接口的建立，解决数字化存储与模拟磁带的调用;二是对原有计算机软件管理系统作结构性调整，将模拟磁带的管理由基于磁带管理转变为基于节目管理。
模拟磁带的计算机管理为实现数字化管理打好了基础。只要将模拟信息通过计算机从原有的承载体中聚集到整个存储系统管理的平台上，形成统一的信息资源，才能使模拟信息与数字信息站在同一个管理层面，为全面实现数字化提供最佳过渡。
实现数字化管理应注意的问题
加强电视声像档案数字化技术管理，对提高电视台工作效率，防止声像档案流失，具有十分重要的意义，在推行或配置数字化声像资料管理设备时，应有全方位考虑和长远规划，尽力避免问题的出现。
做好正确的存储方法。目前，通常情况下，常见的是大容量存储介质，它主要包括硬盘阵列、光盘库，以及刚推出的数据流磁带。这些存储介质本身就具有各自不同的特点与性能，也适用于不同的应用方式。鉴于现阶段电视台的存储对象更多的集中在声像素材和节目上，而又往往大量存储在磁盘库、光盘库以及新的数据流磁带库里，因而在线的存储系统则可采用高码率视音频和低码率视音频的分离存储方式进行。
做好数据的压缩与存储。这里所讲的数据压缩，主要是指声像信息容量的压缩，在保证视频质量的前提下，对数字视频信号进行最大限度的压缩。目前较流行的视频压缩标准有M-JPEG和MPEG。 M-JPEG采用帧内压缩方式，适合视频编辑，如果采用高压缩比视频质量会严重降低。 MPEG采用帧间压缩方式，在高压缩比下能获得较高的图像质量。因此，通过上述对比，选择MPEG的方式进行视频压缩比较理想。
关键词：传统档案管理；现代档案管理；利与弊
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的意义
做好档案管理基础工作有利于提高档案管理的整体工作效率，将档案管理的工作水平提升到新的层次。通过对档案管理基础工作的不断完善，加快建立完整有效的现代档案管理机制，能够提升档案管理事业的整体水平。
1.帮助建立更加标准和规范的档案管理机制。规范化、标准化和现代化是档案管理工作的重要目标。高效率的档案管理基础工作使查（借）阅者能及时且高效率、精准地进行档案查找，这其中增加的时效性与精确性意味着档案价值的整体提升。
2.确保档案搜索的准确性。档案的收集、整理、分类、录入、归档是档案管理中的基础工作，加强这些工作的细节管理和操作，可以有效地避免错误信息的出现，提高档案管理工作的效率。
3.提高档案利用价值。提升档案管理基础工作水平对于提高档案利用效率有着重要意义。在对档案进行分类整理、录入、归档等基础工作时要注意区分档案内容的程度级别。档案分类按照来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案有层次的区分，并组成一定的体系。根据涉及到借阅档案的重要程度，按照审批流程，对于内容重要的、急迫的档案优先处理，优先整理使用，这能有效地增强档案的使用频率，提高档案的利用价值，达到档案使用价值的最大化。
二、传统档案管理与现代电子档案管理的对比研究
传统档案能表述为以图表、文字等多种形式的存在，且具有保存价值的历史记录，传统档案管理所储存的主要是纸质资料；电子档案管理的储存介质为计算机光盘、硬盘，电子档案不仅可以在计算机中进行储存，还能通过计算机网络实现资料处理与传送，电子档案的表现形式是电子文书、电子信件、电子图表等，随着社会的飞速发展，人们对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理很大程度上不能满足当前的需求，一方面，计算机网络与现代人们的日常生活密不可分，电子档案管理将是大势所趋，另一方面，传统档案具有不可替代的优势，有必要加强对电子档案管理与传统档案管理双方利弊的综合探究。
（一）电子档案管理与传统档案管理的特性分析
1.电子档案管理与传统档案管理的共性。
（1）两者的基本原理共通：以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，电子档案是传统档案管理发展的成果；
（2）电子档案的存在与传统档案不可分离：传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，传统档案资料就是电子档案真实性的重要保证；
（3）子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大：电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性。
2.电子档案与传统档案管理上的差异。
（1）管理方式不同：电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个具有唯一性的档案号，并对档案类型进行标注，而传统档案管理的工作量相对较大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：电子档案进行信息存储的载体往往会老化，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不用承担病毒或网络风险。
（3）归档方式不同：电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。
（二）电子档案管理的利与弊
1.电子档案管理的优点。
（1）电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展。电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。这样不仅减少了资金的投入，还有利于环保事业。
（2）电子档案管理提高了传统档案管理的效率。档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。
2.电子档案管理的弊端。
（1）电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机，如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。
（2）企事业单位在进行电子档案管理时，由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。
（3）电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险，例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。
（4）虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
三、结语
相比传统档案管理来说，电子档案管理模式在很多方面都有了提升，表现得最直观的就是效率，电子档案管理方式的出现也有利于环保事业的开展。但是传统档案管理也有着它不可替代的地方，在现阶段和将来的一段时间里，电子档案管理与传统档案管理两者会相互协调着存在，因为电子档案管理暂时还不能完全取代传统档案管理，档案管理工作人员应该充分利用二者的优势，来提高档案管理质量。
参考文献：
医院电子信息档案建设是一项惠及大众的措施，我国医院现代化建设将侧重点放在医疗设备和医疗技术上，社会各界对与医院档案管理工作的重视程度远远不够，医院档案管理工作缺少必要的监督，无法进行有效科学的管理。医院对于本院的档案管理工作的管理意识薄弱，得不到重视的结果必然是缺少支持，这直接导致了在我国医院现代化建设中，电子信息档案管理工作的进展缓慢、鲜有成效。
2基础设施落后
在我国用于医院电子信息档案管理的设备较为落后，不能满足信息化档案管理的需要，电子信息技术的应用需要良好的硬件和软件设施作为支撑，医院中聚集了医疗方面的专业人才，但是对于先进档案管理设施没有概念，基础设施建设的不健全，也使得医院电子信息档案管理的发展缓慢。医院缺少对世界先进电子信息档案管理工作发展的关注，不能及时更新设备来为医院电子信息档案建设创造良好的条件。
3如何加强医院电子信息档案建设
3.1加强培训
针对目前我国医院现代化建设中档案管理人员素质较低和专业人才缺乏的问题，加强相关培训无疑是最有效的方法，通过加强各部门人员的计算机知识培训,来为提高医院电子信息档案管理水平的创造条件。对于档案管理人员来说，加强业务学习,在自觉学习掌握专业的档案管理理论基础上，时刻关注国内外先进的电子信息类档案工作发展动态,从而实现通过计算机档案管理软件对电子信息档案进行科学规范的管理。
3.2提高重视程度
医院的重视是医院电子信息档案建设的关键，医院的现代化建设不能只着眼于硬件，医院电子信息档案的建设工作关系到全局，医院相关负责人需要树立全局意识，对于医院电子信息档案管理工作给予充分的理解和足够的重视，硬件是医院医疗水平提高的基础，软件则是硬件的重要辅助，两者互相补充、互相促进。医院电子信息档案建设惠及广大民众，同时也需要社会各界的大力支持，医院的支持和社会的支持构成医院电子信息档案建设的发展动力，我们需要为其提供便利的资源和技术，在医院现代化建设中为电子信息档案建设创造更多条件。
3.3制定相关制度
针对相关制度缺失的问题，我们需要建立科学规范、高效合理的电子信息档案管理制度，只有通过严格的制度化管理才能保障医院档案管理的现代化和信息化发展。依据国家相关法律法规建立严格的档案查阅制度，在此同时，逐步建立起严格的采集制度、传送制度、保存制度、归档制度、鉴定制度和清理制度等。严格的管理制度需要明确相关管理人员的职责，对电子信息档案管理中出现的各类问题要进行详细的规定和解释，确保问题发生后采取的处理方法有着科学合理的依据。制度制定后必须严格遵守，对应着档案管理制度可以出台相应的奖惩措施，这样的方式能够充分调动管理人员积极性，对推进医院电子信息档案建设也有着很好的推动作用。
3.4加强软硬件建设
在医院的现代化建设中，软硬件设施的建设是基础性的工作，我们在医院的电子信息档案建设中，需要加强基础的设施的建设，医院电子信息档案建设需要先进色软硬件设备作为保障，只有在保障先进设备和软件的基础上才能实现电子信息档案管理工作的高效和准确，电子信息管理系统的应用能够有效提高医院电子信息档案的管理效率。保持与世界接轨，关注世界电子信息技术发展动态，及时进行设备和软件更新，只有时刻保持与世界先进水平相一致，才能使得我国医院信息化水平得到不断提高。医院要将电子信息档案建设作为重点工作认真对待，为其发展创造条件。
4结束语
运动员档案是运动员在不同阶段有收藏价值的信息的集合，常见的运动员登记表、登记批准文件、运动员成绩册、训练检查与评定等，都属于运动员档案管理的范畴。与以框架、卷盒、卷册等保存的运动员纸质档案相比，运动员电子档案是以电子元器件为载体、以数字编码形式显示的电子文件，它属于电子信息的一种。电子档案对技术和设备的要求较高，档案的保存、读取和传输都必须依靠电子设备和软件来实现。不过电子档案也有其显著优势，它便于存储和保管，可以进行跨时空、跨载体传播，传输方便，共享性高，可供多次重复利用，这直接提高了档案管理效率。原先需要沉重的纸墨来记录的运动员指导性文件、训练资料、运动员技术水平和成绩等资料、运动员技术考评状况等，都可以光盘、磁盘等电子存储形式存储起来。常见的运动员电子档案管理方法有时间分类法、机构分类法和技术项目分类法等。近年来，随着我国体育事业的发展，我国运动员电子档案管理水平不断提高，电子档案管理在国家高水平体育后备人才基地建设和高水平运动员科学训练管理中的重要性不断凸显，这就要求体育档案管理人员必须加大信息化管理知识学习，以提高运动员电子档案管理的信息化水平。
2新时期运动员电子档案管理存在的问题
2.1基础设施薄弱，档案信息化程度低
虽说我国经济体育管理水平不断提高，但是，许多体校和运动队都缺乏体育信息化建设意识，技术化管理思想淡薄，在档案管理方面的投入也较少，致使档案管理部门技术基础薄弱，设备短缺，运动员档案管理只好沿用传统方法，以纸质档案和手工管理为主。一些运动员人才库虽然也在运动员档案信息化建设上做出了诸多努力，但是由于我国运动员电子档案管理工作起步晚、发展慢，运动员档案管理模式不成熟，电子档案管理存在诸多漏洞。
2.2电子档案管理体系不健全
就目前来说，我国运动员电子档案管理处于两难局面。一方面，运动员层次多、训练类型也较多，这对运动员电子档案管理来说是个严峻的挑战。另一方面，我国运动员管理信息化体系还不够健全，如我国还没有完善的有关运动员电子档案管理的法律法规，并且电子档案管理标准和规范不科学、不统一，许多运动员的电子档案在生成过程中常常会遇到删改、丢失等问题，电子档案材料的真实性也没法保证。再则，档案部门在电子档案管理方面缺乏有效的风险防范措施，没有制定长期管理规划，档案的安全和长久性都有待加强。
2.3缺乏专业的电子档案管理人才
缺乏专业的电子档案管理人才，是许多档案部门、运动员档案库在运动员电子档案管理中遇到的主要问题。如许多体校都没有按运动员电子档案管理工作要求配备专门的电子档案管理人才，运动员电子档案管理都由专业运动员兼任，精通档案管理人员大多不具备专业的体育知识，而专业运动员出身的档案管理人员但是在信息系统开发和运用上都有所欠缺，致使电子技术在档案管理中的作用难以体现出来。
3运动员电子档案管理优化策略
3.1提高认识，革新档案管理模式
在电子技术快速发展的大背景下，体育主管部门应对运动员人才库提高认识，明确自身职责，做好运动员电子档案分管工作，并以电子技术为核心，结合运动员档案管理特点，分析、预测运动员电子档案管理工作的作用和价值，建立运动员档案归档范围和管理制度，探索运动员档案管理新路径。这就要求体育主管部门、运动员人才库尽快将运动员电子档案管理工作提升日程，运用电子数据压缩技术、电子扫描技术等，对运动员档案中的各种信息、数据进行统计、对比和数字化转换，尽快建立系统性、智能化的电子档案数据库。其次，加大档案信息化管理投入，借助电子技术实现电子档案管理手法革新，实现运动员档案管理工作的自动化、信息化。
3.2完善电子档案管理规范
在社会主义新时期，运动员电子档案数量会大量增加，这就要求体育主管部门加强电子档案法律建设，完善电子档案管理法规、规范运动电子档案管理标准，就运动员电子档案生成、归档、保管、利用中应注意的问题做出明确规范，以确保运动员电子档案信息的可靠性。运动员人才库则要尽快研制、开发，采用数据格式标准统一、可以兼容的档案管理软件，同时严格依据运动员电子档案管理法规，制定科学的运动员电子档案工作计划，规范运动员电子档案积累、整理、鉴定、归档、保存等基础工作，逐步提高运动员电子档案管理水平。
3.3组建高素质的电子档案管理队伍
运动员电子档案管理具有一定的特殊性，要想解决电子档案管理人才不足问题，体校和运动员人才库要加强专业运动员人才库档案管理队伍建设，以满足新时期运动员电子档案管理需求。具体来说，体校和运动员人才库首先要加大专业电子档案管理人才引进力度，用薪酬和人性化管理留住人。其次，开展档案管理人员专业理论知识教育和技能培训，对原有档案管理培训体系进行升级，要求档案管理人员通过自主学习、组织培训等途径，全面了解档案信息系统的功能和特性，不断提高电子档案管理水平。
4结语
[关键词]档案管理者；管理新技能；提高
一、关于“技能”的新内涵
相对于观念的间接影响和基础而言，是否有新技能，是能否适应档案管理现代化环境的直接因素和现实。当然“技能”一词的涵义是动态的，而非静态的。就象联合国教科文组织对“文盲”的定义一样，强调一个人不仅要掌握信息语言，会断文识字，更重要的是掌握不断丰富和发展的信息语言和计算机操作技术。从档案界整体人员的素质而言，在电子文件时代来临之前，更新技能已经到了刻不容缓的地步了。
二、加强培训，掌握新技能
就整体而言，要真正实现档案管理现代化，档案界缺乏相关的专业技术人才。虽然目前广大档案部门拥有丰富的档案管理专门人才，也有一支力量不小的计算机技术人员队伍，然而这两方面人才在很大程度上还是粘合不紧的两张皮，有机结合程度不高；而至于兼具两方面专业知识的人才、一身兼两任者，则更凤毛麟角，少之又少了。
要改变这种不缺人但人才匮乏的局面，需要我们走内举外引之路，加强人才培养力度，培养一支有志献身于档案工作的专业人才队伍。具体采取三个方面的措施：
第一，各高等院校的档案专业教育，要加强档案管理新知识、新技术运用的教育，要把档案管理现代化，尤其是档案计算机管理、电子文件归档与电子档案管理的知识和技能的教学问题，放到一个重要的位置。总之，高等院校档案专业要对档案专业学生进行新知识与新技能的系统教育，尽快培养出一批既掌握档案学知识、又懂得新技术运用的专业管理人员。从根本上说，只有高等院校档案专业加强专业管理人员的教育与培养，才是真正解决档案管理现代化人才短缺问题的措施。
第二，加强档案干部的再培养和继续教育。目前，我国档案部门已经普遍开展了档案干部的继续教育。把新知识、新技能培训放到第一位，树立用人新理念，以追求专业素质与操作技能并举的双重效应。
第三，走出去，通过各种途径，向社会广泛吸纳、引荐、引进所需的专业人才，来壮大档案工作队伍，提高档案人才队伍的质量。
现代高科技的运用与电子文件的大量产生，带给档案部门的压力是无形的，但又是巨大的。虽然档案部门和档案人员谈不上有“优胜劣汰”的竞争，但是如果不能主动适应随新科技发展带来的新变化，必将使档案部门的工作水平滞后于社会的整体发展水平，不能胜任信息社会中提供档案信息服务的职责，最后也必将严重影响社会对档案工作的评价，档案部门和档案人员的地位也会进一步下降。因此，档案部门和档案人员在面对技术革命的冲击时，要有一种忧患意识，要立足于本职工作，加强知识和技能的培养，以主动适应工作对象、工作环境和工作手段的发展变化。正如有些同志所言，对于电子文件管理，档案部门和档案人员要做到既冷又热。所谓冷，就是要牢牢把握档案部门、档案工作者的基本职能和历史使命，维护档案的完整与安全，方便社会各方面的利用。所谓热，就是要加紧学习计算机技术，学习电子文件形成和管理知识，研究这方面的问题，迎头赶上，适应这种形势。
三、档案管理人员必备的知识技能
在档案管理现代化环境中，档案管理人员需要具备哪些知识与技能呢？我国1999年出版的《电子文件归档与电子档案管理概论》，就分析过这个问题，并指出电子档案管理人员必备的知识技能包括三大方面。我们认为这与档案管理现代化环境中档案管理人员所需要的知识技能是相一致的。
（一）档案管理基础知识
1.档案学概论
了解档案的起源与发展，特别是中国档案的产生与发展的历史过程，明确档案的基本含义、本质属性和档案种类的划分等。
2.档案管理学
了解和掌握以档案收集为重点的档案馆（室）的馆藏建设方法与途径；掌握档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法；掌握档案管理和利用中有关信息的反馈技术和方法等。
3.档案保护技术学
了解纸质档案耐久性的检测指标及方法，掌握造纸原料质量、纤维质量、造纸工艺与纸质耐久性的关系；了解各种纸质档案字迹材料的主要成份及其作用，掌握影响字迹材料耐久的因素；掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件；了解档案馆库温湿度控制的依据，掌握档案馆库内外温湿度变化的一般规律；了解微生物、昆虫、鼠类的基本知识及危害档案的情况，掌握防治它们危害的措施、技术和方法等。
4. 文书学
了解文件的概念，明确文件及公务文件的特点、功能及其表现；划分公文立卷范围和编制立卷类目等。
（二）计算机应用及自然科学基础知识
1.自然科学基础学科
学习高等数学、普通物理学、普通化学、电子学、自动化技术等。了解自然科学的基础知识和物质运动规律，掌握工程技术的设计方法、材料的物理化学性质、电子及电路原理等。
2. 微电子技术
微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。在这项技术学科领域内最主要的是集成电路技术。微电子技术是随着集成电路技术、特别是规模型集成电路技术的发展而发展起来的电子学方面的分支学科。这门学科是电子计算机技术、通信技术的基础。认真学习微电子技术，就是要了解和掌握电子技术原理，特别是集成定电路方面的基础知识，为学习电子计算机和通信技术打好基础。
3. 电子计算机技术
学习电子计算机技术，目的是了解与电子计算机技术的发展过程、分类及发展趋势。懂得电子计算机的算术基础、数理逻辑、脉冲及逻辑电路、运算方法及运算器、控制器、内存储器及外部设备等，掌握电子计算机的基础知识和工作原理。
4. 电子计算机软件技术
目的是了解熟悉电子计算机使用的二进制和其他数制的转换关系、机器语言、汇编语言及各种高级计算机语言等，掌握程序编制的基本原则和方法。
5.现代通信及电子计算机网络技术
如果说建立在微电子技术及软件基础上的电子计算机是现代社会的“大脑”的话，那么由程控交换机、光缆、通信卫星及其他现代化通信设备和电子计算机网络设备交织而成的覆盖全球的电信网络，就是现代社会的“神经系统”。学习现代通信技术，就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势，掌握信息存储、传输的方法和技术，为管理电子文件、电子档案打好技术基础。直接管理电子档案的人员，应掌握网络操作技能，要达到国家规定的中级以上水平。
6.办公自动化（OA）及电子计算机辅助设计（CAD）技术
电子计算机在国家机关、社会团体及生产设计、制造等部门的应用，主要体现在办公自动化（OA）和电子计算机辅助设计（CAD）、辅助制造（CAM）等方面，并产生着大量的电子文件。我们掌握了办公自动化、电子计算机辅助设计、辅助制造等基本知识，就掌握了电子文件从产生到运作的过程及规律，便于从电子档案管理角度提出电子文件形成和归档的技术要求。
7. 电子计算机技术在档案部门的应用知识
电子计算机在档案部门的应用，正在两个方面迅速地展开：一是为提高纸质等载体档案的管理效率，开发档案信息资源为社会服务，而大量使用电子计算机技术；二是电子文件归档及归档后形成电子档案的管理，也离不开电子计算机。前者经过多年的实践和推广应用，已被广大档案工作者接受并发展到一定的深度和广度，后者正在起步。学习电子计算机在档案部门的应用知识，就是要了解电子计算机在档案部门的应用情况及发展趋势，掌握各种应用的典型范例，熟悉其相应的应用程序等，以便在前人的基础上，更深入一步地拓宽电子计算机在档案部门的应用范围。电子档案管理人员的电子计算机操作应达到国家规定的中级以上水平。
8. 设备维护知识
电子文件、电子档案的管理，涉及很多设备，如电子计算机及外部设备、数字通信的一系列设备、电源设备、调控设备等等。了解这些设备的工作原理并对这些设备进行保养、维修是极其重要的。这不仅涉及到物理、化学、电子计算机技术，而且要涉及到电工、电子学等方面的专业知识。我们对这些知识必须有一定的了解，而且要掌握一些保养、维修设备的实际操作技能。
9. 标准化知识
电子文件、电子档案管理离不开标准化。它涉及到标准制定、贯彻、修订等知识和方法；涉及到电子计算机信息处理、信息技术管理、电子文件生成到电子档案管理的工艺流程、保存条件等多方面的标准内容。了解并制定、完善这些标准，才有可能做好电子文件、电子档案的管理工作
关键词：办公自动化；档案管理；电子化
一、基层档案管理工作现状及存在的问题
近几年来，随着电子信息技术的飞速发展，办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，基层央行办公自动化管理系统已逐步代替以往手续繁杂的办公行文，许多来往函件，公文处理直接在计算机和网络上办结，文件从产生到归档几乎可以不使用纸和笔，随之产生了大量的诸如电子邮件、磁盘、光盘、图片录像及数码声频视频等电子文件资料。但由于对此类文件的重要性缺乏足够的认识，相应的配套管理措施和有效的技术支持不到位，使基层央行的电子文件档案管理工作存在诸多问题和漏洞，主要表现在：
一是电子文件档案管理意识不强，文件丢失问题严重。由于基层央行档案管理人员存在思想认识上的误区，认为只有书面纸张类的文件资料才是档案，非纸化文件的管理不是自己的事，对电子文件缺乏管理意识。在工作中形成的大量电子邮件、磁盘、照片录像及数码声频视频等电子文件资料，一般都是由制作者、使用者或收件人自行保管，认为拍摄完成、看完用完就算完成任务了，不需要归档保存；由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，致使部分电子档案长期在个人或业务部门内部保存，特别是由于电子文件的可删除性和电子文件信息与载体的可分离性以及机构调整、人员变动等原因，造成电子档案被删除或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了电子档案的长久保护和开发利用。
二是电子文件档案管理制度不健全，操作不规范。基层央行虽然健全了相应的档案管理制度，然而对非纸化文件资料的管理操作却是空白，使管理人员无章可循；有的同志对电子文件的重要性缺乏足够的认识，在使用完之后乱丢乱放或随意删除，完全处于自主管理、自由处理状态；也有的单位虽有管理制度，但落实不够，执行不严，归档不及时，交接无手续，保管不规范，缺乏行之有效的管理措施。
三是档案管理工作存在"一重一轻"现象，基础设施建设相对滞后。由于部分领导存在思想认识和管理理念上的偏差，认为纸张化文本档案易管理、易操作、易出成绩，且投资少、见效快、效果明显，因此，非常注重传统档案管理的人财物投入，而对电子类文本档案则相对忽视，存在"重传统档案管理，轻电子档案管理"的现象，使档案管理电子化建设进程发展滞后。
四是管理人员专业素质不高，缺乏现代化档案管理专业知识和技能。目前基层档案管理人员大多都是兼职，管理水平参差不齐，档案综合管理能力有待提高，部分档案管理人员对《档案法》及有关档案管理规定和要求知之甚少，对档案的形成、收集、整理及归档等管理环节和程序也是一知半解，尤其是对档案管理标准化、电子化的专业知识、技能更为缺乏，致使档案管理水平停滞不前。
二、大力推进基层央行档案管理电子化建设势在必行
一是加强领导，提高认识。基层央行档案管理工作的电子化建设是顺应潮流、适应形势发展的新举措、新要求，是实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为人民银行中心工作任务提供高效、优质服务的有效措施，是推进基层央行工作全面协调可持续发展的基本要求。基层央行档案管理电子化建设要坚持以科学发展观为指导，紧密结合基层央行工作实际，坚持实事求是，既要精心组织、真抓实干，又要做到统筹规划、科学谋划，为长远发展打下良好基础。
二是着力实现档案管理标准化、规范化，大力提高档案管理基础工作水平。加强基础工作是实现档案管理电子化的前提和条件，基层央行首先要对原有档案进行广泛收集、分类整理，并依照档案管理规定对归档范围、保存期限，保密文件收发、销毁等各个环节要求，全面普查案卷，去糟取精，剔除无用和过期的文件；将历史形成的档案资料，按照档案装订归档要求，进行重新分类整理、装订和归档，并明确各类档案的装订顺序和归档时限，对档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等环节认真加以规范。然后按照标准化、规范化管理要求，重新分类组合，归档立卷，编目著录。使原有档案全部实现标准化和规范化，为档案管理电子化提供了充分准备。
三是建立健全相关管理制度，保证档案管理电子化沿着标准化、制度化、规范化的轨道发展。要依据《档案法》、《机关档案业务建设规范》等有关规定，结合基层央行工作实际，进一步充实完善《档案管理制度》、《档案保密制度》和《档案操作规程》，建立电子化档案管理措施，规范工作程序，从档案资料的收集、整理、立卷、归档、检索、借阅，直到最后的鉴定、销毁，每个环节都要做到有章可循。同时进一步明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责，对归档范围、保存期限、保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序，做到定期或不定期监督检查和考核评价，发现问题，及时整改，以确保各项制度落到实处。
【关键词】电子办公；文书档案；管理策略
1引言
相比传统的工作模式，基于电子办公环境下的文书档案管理具有更强的技术性与适应性有点，可以就档案建设、管理、开发、利用等整个流程的各个环节来进行优化，以通讯技术、网络技术等作为支持，确保文书档案内容的完整性与安全性，以现代化手段来实现文书档案信息的数字化收集、存储与传送，为实际生产运营提供可靠支持。
2电子办公环境下文书档案管理现存不足
2.1工作意识未改变
医院档案的特点是量大且专业性强，对其进行管理，最为重要的一点就是在保证工作效率的同时，保证文书档案内容的完整性与真实性，以及档案资料的安全性。现在医院文书档案逐渐落实了电子办公，相比传统的手工管理，电子管理效率更高。但是从整体上来讲，因为相关领域起步较晚，与发达国家相比，我国电子办公环境下文书档案管理意识并不深入，依然存在部分文件采用的为封闭或半封闭的管理方式[1]。在传统思想意识的限制下，相关管理技术更新缓慢，缺乏专业经验作为支持，进而从根本上对文书档案管理效果产生了影响。
2.2专业技术水平低
文书档案电子化管理的前提是电子信息技术的灵活应用，面对日益增多的医院文书档案资料，想要保证高效的工作质量，务必要保证所用技术的较高适应性与有效性，能够对文书档案资料进行全面收集、存储、分析、管理与应用，促进医院运营管理工作的进一步发展。但是对于电子办公来讲，涉及到的技术以及理论复杂度较高，管理人员想要在短时间内熟练掌握相关技术将要面临较大的困难。并且，基于医院工作的特殊性，文书档案资料必须要保证其真实性与完整性，信息技术的应用效果起到了至关重要的影响。目前我国相关技术的开发与应用上还存在较大的不足，在很大程度上限制了电子办公的质量。
2.3管理标准不完善
针对文书档案管理工作特点和要求，以满足实际工作需求为根本，制定具有针对性的标准规范，来为整个管理工作的开展提供依据与支持。虽然我国文书档案管理相关流程已经比较完善，但是对于应用年限较短的电子办公来讲依然缺乏统一的标准，而导致管理质量良莠不齐。文书档案电子管理标准，需要就书写、录入、保存等环节进行指导，并对文书档案资料收集、管理、使用等多个环节来制定明确标准，保证管理工作执行的科学性与有效性。
3电子办公环境下文书档案管理优化策略
3.1调整工作理念
为充分利用电子办公环境的优势，进一步提高医院文书档案管理综合效率，首先要做的就是要对传统工作理念和思想意识进行转变，遵循时展趋势，树立信息化、数字化管理理念[2]。相比传统的纸质档案管理，信息化时代下的文书档案管理模式得到了更新，以信息技术作为支持，以计算机网络作为载体，实现文书档案资料的收集、存储、管理以及应用，在保证档案资料安全管理的同时，便于后期的调查应用。数字化管理模式的建立，可以将电子办公、区域电子政务、医院信息化建设等进行融合，在单位内部建立一个完整的系统，便于对日常工作产生的文书档案资料进行收集和整理，为后期的各项工作开展提供保障。
3.2完善规范标准
计算机技术与信息网络技术现在被广泛的应用到各个领域中，尤其是在医院文书档案管理中的应用，能够推动整个管理工作向科学化方向发展。现在文书档案载体呈现多样化，与传统单一的纸质档案相比灵活性更高，相应的传统规范标准已经无法满足实际需求，还需要根据电子办公特点和要求，在原有基础上来对规范标准进行补充完善。应对电子档案建立过程进行严格规范，确定相关标准条件，保证文书档案资料内容以及形式的规范化，便于后期的管理与应用。并且，修订完善相关制度，用于配合文书档案管理工作的持续化、制度化、规范化发展，从根本上来提高工作执行的有效性。
3.3档案信息共享
相比传统的管理方式，对文书档案采用电子办公的目的之一就是实现信息共享，以电子文书档案资料为基础，推动医院运营管理工作的高效进行。应在原有工作基础上进行总结，建立完善的文书档案电子化网络体系，根据统一、规范的标准来对文书档案信息格式进行管理，并且实现软件程序的一体化[3]。要求各个部门之间应保持良好的共享关系，根据统一的文书档案管理标准，在内部实现所有资料信息的共享，将信息网络的优势充分发挥出来。
3.4完善基础建设
很多医院文书档案电子化管理效率低下的主要限制原因就是基础建设程度低，还需要在现有基础上来不断进行完善。以局域网文书档案管理作为基础，深入完成相关技术软件的基础建设，建立完善文书档案管理信息基础系统，结合现有的信息技术手段来实现管理工作的自动化与数字化发展。同时，加强对电子档案管理与办公流程、政府部门信息网络的联系，进一步推动信息共享的实现。并且，在日常管理工作中，还需要做好软件的更新与管理，真正实现高效、快速的档案管理。
4结语
电子办公环境下，文书档案信息化管理势在必行，相比传统的管理模式，电子化与信息化管理具有更高的效率。面对现存的不足和缺陷，应给予实际需求来进行分析，且有的放矢的采取措施进行调整与优化，保证进一步推动文书档案电子管理工作的发展。
【参考文献】
[1]齐晓磊.电子办公环境下文书档案的管理分析[J].办公室业务，2017(21):88.
［关键词］电子档案；管理；信息化技术
1电子档案管理的作用
1.1电子档案可以大大提高工作效率
针对目前的实际情况来看，在长期的社会发展过程中，各项基础设施建设也得到了进一步的优化与完善。档案数量的增加，使档案管理工作面临着更大的问题。相对于传统档案管理来说，电子档案管理具有更高的效率，能够有效地减少工作量，对于档案管理工作效率与水平的提升，起着重要的促进作用。
1.2电子档案便于查询
传统档案管理过程中，档案的查询十分费力，且纸质档案堆积如山，需要耗费大量的人力、物力。但是电子档案则不同于纸质档案，仅仅需要相关的索引查找便可以实现快速借阅。再加上网络技术的出现与普及，进一步提升了电子档案管理在企业内部的重视程度。为此，应当对电子档案信息化进行不断的研究、调查和总结，在已有基础上实现管理工作的创新，并且规范操作流程、完善制度及优化电子档案等工作，保证电子档案管理的安全性及完整性。
2现阶段电子档案管理中存在的问题
2.1管理水平相对较低
由于电子档案管理在我国起步较晚，导致其目前仍然处于初步发展阶段，管理水平较低。再加上对档案管理人员培训教育的欠缺，导致其在进行软件的选购时缺乏足够的辨别能力，从而使档案管理当中的现代化管理技术不能充分发挥出其自身的重要作用。
2.2安全隐患相对较高
随着网络与计算机技术的普及，人们可以任意地进入因特网中获取信息与数据，这也就导致许多文件通过网络来与流转，而在实际的电子文件传输过程中，就常常会出现泄密问题。
2.3电子文档的真实性易被破坏
从本质上来说，由于电子文件本身有着较高的分离性与可变性，如果被更改，将很难对其进行识别。在形成了电子档案之后，工作人员通过相应的操作，来将其存贮到办公自动化系统当中，实现了信息数据的共享。这样一来，就会导致电子档案很容易被复制与修改，并且不存在正本与副本之间的差异。这就会导致电子档案原本的形式特征与内容不复存在，真实性与完整性受到严重的影响。
3提高电子档案管理有效性的对策
3.1加强电子档案信息的安全性
相关的档案管理部门必须强化自身的安全意识，并且能够对现代化网络安全技术进行合理的运用，以此来提高网络及电子档案信息的安全性。此外，因为电子档案信息一般都是存储在相关的介质上，然后通过对介质的安全保管，来实现对信息的安全管理。所以说，在进行电子档案的安全管理时，要求管理人员必须建立一个适合于光盘与磁盘等介质的保管环境，来提高信息管理的安全性。
3.2完善电子档案信息服务体系
企业应当建立起完善的档案数据库，并通过对各项基础数据的开发与利用，来实现对电子档案信息数据的优化整合，开展企业档案咨询业务服务。与此同时，企业应当完善档案信息资源体系，来对档案信息进行良好的归档处理，促进数据资源的科学共享。此外，还要进一步加强对现代信息技术的应用，以此来为电子档案的科学管理，提供最有力的技术保障。
3.3规范操作流程，完善管理制度
在电子档案管理过程中，需要重视网络安全性操作、管理工作人员职业道德及综合素质等诸多问题，并且对相关工作人员进行定期培训，加强工作人员的综合管理技能。其次，还要锻炼工作人员的操作能力，使其掌握操作技巧，熟练掌握管理工作要点，从而在一定程度上提高管理工作效率，节约工作时间，与此同时，应该结合实际情况，进一步完善内部管理制度。
3.4加强对电子档案管理人才的培养
相关的领导与管理部门，必须加强档案管理工作，并通过加强对管理人员的技能培训，来为企业的档案管理，培养一批现代化的高素质管理人才。与此同时，还要优化对人员招聘与队伍建设，为企业储备更多优质的电子档案管理人才，以此来为企业的电子档案管理打下坚实的基础。
3.5优化工作人员服务方法
首先，档案管理工作人员要对内部信息有充分的了解，并且能够挖掘、发现内部信息资源，合理地对资源进行处理加工，使之与光盘制作、电子化及多媒体等技术相融合。其次，及时储存电子信息，奠定良好的管理工作基础。最后，档案管理工作人员应当秉承“为人民服务”的工作态度，为所有人员提供“微笑式”服务，当然，最重要的一点是构建先进网络服务体系，提供电子档案的在线咨询服务。
4结语
随着计算机技术和网络技术的普及和发展，电子档案在企业中的应用也越来越广泛。企业要不断地规范电子档案操作流程、制度，优化电子档案，并对管理工作进行全面的创新与完善，以此来促进电子档案管理安全性的全面提升，并进一步提升企业的档案管理质量。
主要参考文献
［1］陶丽萍.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用［J］.露天采矿技术,2010(4).
