时间：2023-05-23 11:31:29
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关键词：电子文件；定义；特点；管理
1 电子文件定义
在《电子文件归档与管理规范》中，电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等，具有文件的各种属性，特别是具备特定的用途和效力。这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其他形式文件的共同点。
2 电子文件特点
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件，具有自身的特定用途和效力。它具有以下几个特点：
2.1 电子文件与传统的纸质文件不同，它必须借助现代办公设备才能阅读利用。
2.2 电子文件还可以通过手机、计算机、存储卡、网络等硬件、软件迅速地处理和传递。
2.3 电子文件可由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享，不受时间和距离的影响。
2.4 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
3 如何做好电子文件档案管理工作
3.1 首先解决电子文件的分类问题
电子文件由于与纸质文件形态的不同，其分类原则与方法也应当有所区别。我们可以按照不同公司、部门或时间先后顺序对电子文件分类。比如：上下级公司、各自部门、文件录入者的姓名、以及发文年月日等等加以区别，给予每个文件的制发单位一个独立的数码。可参照国家档案局制订的《工业企业档案分类试行规则》划分，把企业中的全部电子文件划分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类等。
3.2 确保档案部门所保管电子文件的原始记录性
原始记录性是档案的本质属性，这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等。
可自动化办公的电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，常常被修改、复制，这就要求档案部门通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构；档案部门也将电子文件的隐形条码与该文件一同归档，以维护电子文件的权威性，归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。
3.3 解决好电子文件的保管储藏问题
随着信息的网络化日渐成熟，大量的电子文件应运而生。如何确保电子文件的存储安全？需要做好以下三项工作。
3.3.1 传统的电子文件存储介质有磁带、软磁盘、光盘和硬磁盘等，所以电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，充分考虑环境、误操作等对电子档案的伤害，以保证磁盘、光盘的稳定性，确保电子档案的安全可靠。
3.3.2 必须每年一次对电子档案进行定期检测，包括：确认载体表面是否有损坏或变形以及载体上的信息进行读写校验，电子档案的拷贝（并将原件与拷贝件同时保存一段时间）。以确保电子档案信息的可靠性、安全性。
3.3.3 计算机技术新技术层出不穷，如果检索、传输或编辑电子文件的软件中任何一项技术过时，都会影响她的读取。在电子文件的保存管理工作中，必须采取有效的技术策略：技术保存、仿真、迁移与标准化，保障电子文件能够随时及永久地处于可准确提供利用的状态。
3.4 档案管理人员要有较高的业务知识和政治素质
现代社会已进入信息时代，档案作为信息资源的组成部分，档案人员应增强对其信息性的认识程度，提高辩别水平和处理能力，适应信息技术和档案事业的发展需要。尤其是做好以下三个方面：
3.4.1 业务素质。档案管理人员必须拓宽知识面、优化知识结构，既要具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的基本原则和方法，又要熟练掌握微电子技术、电子计算机软硬件技术、数字通信技术等，努力尤为适合信息时展的复合型人才。
3.4.2 政治素质。档案人员要做到有正确的政治方向、政治立场和政治观点，加强政治纪律，提高政治鉴别力和政治敏锐性，恪守档案工作纪律贯彻执行《档案法》及相关法规，严守党和国家、公司的机密，正确处理大局利益和自身利益的关系！
（一）档案管理工作方法单一
档案管理工作在工作方法上坚持使用传统的管理方法，在档案的分类和归属问题上，档案管理人员的业务能力有所欠缺。在档案管理工作中有一个普遍的错误观点，认为档案管理工作工作枯燥，缺乏创造性和吸引力。这是由以在档案管理的方法上，档案管理人员缺乏创新的意识，对于现代化的操作手段没有及时的进行吸收和学习，这就造成了工作上的积极性减弱，档案管理工作的方式相对就无法实现丰富。档案管理工作应该在意识和行动上实现统一，以积极有效的工作方法的创新带动档案管理人员的业务创新实践，充分的体现档案管理工作的现代价值，为干部档案管理工作带来新的面貌。
（二）档案管理工作人员缺乏
专业素质档案管理工作人员对于档案管理工作的认知不明确，在工作的态度上给大众一种悠闲的感觉。档案管理工作人员的工作压力不明显，没有认识到社会对于档案信息资源的急需程度。在档案管理和档案的查找过程中，档案管理人员没有熟练的业务能力，甚至于造成档案的丢失。档案管理工作责任重大，关系到人力资源的管理工作，档案管理人员应该不断的提升业务能力，注重提升专业素养，将档案管理工作作为人力资源保障的重要基础，实现对档案管理工作的专业化发展，以业务能力和熟练的操作技能实现对档案管理工作的促进。
（三）档案管理工作基础薄弱
档案管理工作的基础比较薄弱，其中有很多有效的资源无法得到充分的开发，对于档案管理工作应该建立一定的管理机制，以提升档案管理人员的业务素质。通过一定的制度规范和机制的创设，提升档案管理工作的社会责任感，明确档案管理工作的工作内容，积极的开发档案基础工作的有效资源。提升档案管理工作的基础性，为档案管理工作人员的业务能力的发展创设良好的环境，积极的促进档案管理工作现实发展。
二、干部人事档案管理人员激励机制构建
（一）加强档案管理人员职业技能培训
增强职业吸引力档案管理工作应该注重对档案管理人员的职业技能进行有效的培训，通过对先进的档案管理技术培训，提升对档案资源的整合能力。在意识上明确档案管理人员工作认知，了解档案管理工作的重要性，提升行业的吸引力。重视启发式的激励机制，通过绩效考核和奖励机制，对档案管理工作人员的主动性和积极性有所调动。鼓励档案管理人员积极的进行创新，提升业务能力，实现档案管理的现代性发展。
（二）调整薪酬分配制度
提升福利待遇档案管理人员的工作热情不高，最为主要的原因就是单位的激励机制不健全，通过有效的奖励机制的创设，让档案管理工作人员的业务能力和工资待遇相挂钩，在福利待遇上、假期安排上都给予表现突出的员工进行积极的奖励。通过薪酬制度的调整实现对档案管理工作的积极性的提升，在保障档案管理人员基本的薪资待遇的基础上，加大奖励制度，让档案管理人员提升工作的热情，以认真主动的态度去投入到工作中去。通过奖励和晋升制度，促进档案管理人员积极的进取，主动的学习，加强信息交流培训力度，自觉的提升自身的业务能力和职业素养。
（三）注重文化交流
实现人文关怀档案管理工作接触的工作内容比较单一，因此应该注重对档案管理人员的人文关怀，促进员工之间的工作交流。通过增加人文关怀等方面内容，提升档案管理人员的职业归属感。构建“以人为本”的干部人事档案管理人员激励机制，实现奖惩分明的管理制度，保障每一位员工的基本权益。在日常的工作中，积极的深入到档案管理工作的基层工作中，了解档案管理工作人员的业务需求和情感诉求，帮助员工解决工作上的困难。
三、结论
【关键词】人事档案；管理制度；改革创新
目前在一些单位中档案管理部门对人事档案管理的制度及模式还存有一些不足之处，这些管理问题在一定程度上限制了管理工作的开展，影响了人事档案在单位中的作用效果。目前我国经济形势处于转型及调整时期，这对单位人员调动有着非常大的影响，人事档案的作用所起到的效果也愈加突出，因此，对其管理制度与模式的改革创新就更应受到单位和社会的重视。
一、当前人事档案管理工作中存在的问题
（一）档案管理不当，人员流动性大。
事业部门聚集了大量的高素质以及高层次人才，这些人才在单位处于专业要求较高的岗位中，因为这些人的发展前景、专业特点以及再教育等原因导致其流动性较大。传统的档案管理方法由于工作繁杂，单一重复，导致很多人才不愿意长期从事档案管理工作，造成人员的大量、快速流动。
（二）管理工作不科学，缺乏合理的考核规范。
当前，我国缺乏科学的员工考核依据和人事档案管理制度，很多用人单位是根据人事档案对员工进行工资晋级和职务晋升，而不是根据员工的贡献价值、工作能力以及知识水平，用人单位缺乏公正、合理、科学的考核标准，对员工的工作积极性造成很大的负面影响。
（三）档案管理工作秩序混乱，归档不及时。
当前，很多用人单位已经充分认识到人才对单位和企业发展的重要性，因为，纷纷采取相关的优惠政策来吸引专业人才。在原用人单位限制人事档案不能办理工作调动的情况下，用人单位使用三不要做法，即不要迁移户口、不要人事档案、不要调出手续，造成部分档案归档不及时，影响正常的档案使用秩序。
（四）人事档案管理内容陈旧。
人事档案管理中所涉及的管理内容比较陈旧，无法满足现代单位对于人才的基本管理需求，也无法切实适应于现代单位档案管理的需要，而对于个人参加各类培训，获得技能证书情况等又缺乏相应的记录格式。另一方面，由于个人关系等主观情况导致人事档案中出现很多虚假的记录，这就使得人事档案管理失去真正的意义，无法充分反映个人的真实情况。
二、人事档案管理工作进行改革创新的对策措施
（一）正确认知人事档案管理，树立服务意识。
要正确认知人事档案管理，建立正确的管理理念，促进管理工作的全面开展。首先，管理人员要充分重视人事档案管理工作，提高管理观念，从整体安排管理工作，合理配置管理人员，建立和完善档案管理的监督体系。第二，管理人员要大力宣传人事档案的管理理念，使企业以及机关等每位员工都是档案管理的参与者，将档案管理当做基础工作来做，引导相关管理人员执行自己职责，在实际工作中提高工作水平，促进管理工作的提高。只有全员重视档案管理工作，才可以使档案管理更好的为全体人员服务。
（二）改进档案管理方法，提高工作效率。
相关单位要改进档案管理方法，为提高管理水平提供条件，对人事档案进行管理要从传统的分散模式向统一模式转变。加强事业企业同社会管理机构的交流合作，整合档案信息资源，促进档案管理向信息化方向发展，加强档案资源的应用和开发。同时，还要建立完善的档案管理条例，科学制定管理方法，使档案管理充分满足市场经济的需求，促进档案管理水平的提高。
（三）做好管理人员培训工作，提高队伍的专业素养。
人事制度的深化改革对管理人员的专业素质提出高要求。在新时期下，领导一定要选择责任感强、工作态度认真严谨的人员从事档案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和专业素质的管理团队，并且对其进行培训教育，提高管理人员的工作能力和工作水平。同时，还要聘请专业档案管理人员进行专业培训，树立正确科学的管理理念，利用现代信息技术进行档案管理，更新档案管理方式。
（四）充实档案管理内容，便于查阅相关个人信息。
聘用书、工作协议、劳动合同等相关法律文件是人事档案的关键组成因素，一定要进行及时归档，同时，解聘、辞聘以及考核等相关资料也要及时存入档案中，充实档案内容、丰富个人信息，为以后的查阅提供便利。
（五）成立档案管理机构，制定科学合理的管理制度。
由于人员流动频繁，人事档案不能由所在企业或者单位完全控制，要成立专门的、中立的、社会性的管理机构。档案管理机构要遵守国家档案管理、劳动以及人事的相关政策、制度以及法律，接受档案管理部门、劳动部门以及国家人事部门的检查和监督，制定科学的管理条款。总之，要想适应单位的发展及市场经济的转变就需要突破原有管理模式的局限，通过时代的角度去探索及创新管理制度，根据人事档案的作用及要求对其制度及模式进行科学合理的改进。上文的内容主要指出人事档案应具有一定的隐私性，并在实际中受法律的保护，在尊重员工的同时，建立公开、透明、公正的高效的人事档案管理体系，利用创新的角度对人事档案进行有效管理。
参考文献：
[1]钟莉梅.论新时期人事档案管理制度的改革[J].产业与科技论坛,2013(09):216-217.
[2]王丽涛.人事档案管理制度的改革与创新[J].办公室业务,2017(03):154.
[3]冯雯棋.人事档案管理制度的改革与创新[J].科技资讯,2012(07):184.
一、研究对象与方法
以便利抽样的方法抽取山西省251名医院人事档案管理职员进行问卷调查。样本含量的大小根据统计学家的观点，即样本数为量表条目的5-10倍而定。研究工具包括两部分，第一，一般资料：包括性别、年龄、学历、职称、职务、工作年限、初始学历、最终学历、专业聘用形式等。第二，测评工具：通过大量文献回顾，结合国内外学者相关研究，经过小范围专家讨论，自行设计医院人事档案工作者胜任能力测评问卷，本套问卷是专门用于医院人事档案管理职员胜任力的测评工具，针对性强，具有较高的信效度，Cronbach'a系数是0.861，分半信度是0.754。重测信度是0.890。问卷分为专业知识储备能力、档案价值鉴定能力、档案收集能力、档案整理能力、统计分析能力、档案保管与维护能力、信息检索能力、应对突发事件能力，信息化管理能力9个维度，共21道题目。向研究对象说明本研究的目的、意义、内容及问卷填写方法，现场发放问卷并当场收回，问卷填写时间约5～10min，本次调查共发放调查问卷151份，收回151份，有效回收率为100%。采用SPssl7.0统计软件进行数据处理，用构成比、t检验、方差分析和相关分析等进行数据分析。
二、调查结果
结果显示，人事档案管理职员年龄与工作胜任力呈正相关，职称与工作胜任力呈正相关，工作年限与岗位胜任力呈正相关，而学历与工作胜任力无相关。以性别、医院等级、编制情况、职务等为自变量，以医院人事管理职员工作胜任力总分作为因变量进行两两t检验或方差分析，结果显示编制情况和医院等级2个变量对医院人事管理档案职员工作胜任力总分有显著影响，P
三、讨论
本次调查发现，医院人事档案管理职员工作胜任力均与年龄、工作年限、职称呈正相关。这说明随着年龄、工作年限的增加、职称的提升，医院档案管理职员的工作经历和经验逐渐丰富，实践性知识和管理技能得到不断积累和深化，核心胜任力也随之增强，此结果与Benner 关于不同发展阶段知识形态和行为特征的“从新手到专家”的理论相一致。学历与医院人事档案管理职员人员工作胜任力无相关性，这一结果从侧面反映出我国人事档案管理专业教育和在职培训中存在问题。我国人事档案管理教育缺乏专科统一的培养标准和课程体系，高等人事档案管理教育尤其是本科及硕士研究生教育项目匮乏，在职培训不规范，使得医院人事档案从业人员工作胜任力的培养面临瓶颈。此外，编制情况和医院等级2个变量对医院人事管理档案职员工作胜任力总分有显著影响，这可能是因为医院档案管理职员的工作流动有差异，以及各医院的管理实践和培训方式自成体系，缺乏统一的人事档案管理规范化培训模式和标准，造成了专业能力发展的障碍。本研究中，医院人事档案职员胜任力各维度中，档案价值鉴定能力、档案收集能力、档案整理能力、统计分析能力、档案保管与维护能力均处于高能力状态。而其中专业知识储备能力、信息检索能力、应对突发事件能力，信息化管理能力得分相对较低。这说明医院人事管理职员未接受过专门的信息检索培训、突发事件应急预案培训，大部分医院在档案管理方面采取的是分散式、多部门的模式，管理系统和软件不统一，不利于管理系统维护。
四、建议
1、强化医院领导的现代化管理意识
为了加强医院人事档案信息现代化的建设工作，要提高院领导对此项工作的认识，以及加大对人事档案信息系统建设的力度，为促进人事档案信息化管理工作的建设创造有利条件，使人事档案管理实现科学化和现代化，以适应新形势下医院的发展。
2、完善与规范医院人事档案管理职员工作胜任力模型
在医疗体制改革和医疗卫生事业迅速发展的今天，医院管理者胜任力的模型构建为我国公立医院在人力资源管理方面提供了一个新视角。不同医院的发展策略和管理模型均不同，从而对医院管理者的胜任力要求也有所不同，因而各医院应将医院管理者胜任力模型应用于管理实践中，促进医院管理绩效的提升。
3、提高档案管理人员的素质水平
大部分医院的人事档案管理部门的档案管理人员配备难以与人事档案管理的现实需求相匹配。尤其缺乏专业的档案管理人才，从业人员的学历、信息化操作技能、业务素养、工作认知参差不齐，这极大地降低了医院档案管理的专业化水平。因此，医院应注重人才培养，不断引进人才，定期对档案管理人员进行档案管理新技术、新知识培训，使管理人员掌握信息管理技术、网络技术及计算机技术等，提高管理人员档案管理综合素质与水平。
[关键词]当代 图书档案管理人员 素质
[中图分类号]G251.6 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2014）11-0093-01
进入21世纪，人类社会已经迈入信息时代，知识总量呈几何级增长，作为知识传播主要载体的图书也浩如烟海。各学校尤其是高校图书馆的藏书往往数以百万计，面对如此骇人的数量，读者想要仅凭个人来查找所需的图书无疑是很困难的。这样的情况下，往往需要图书档案管理人员的辅助。这就要求图书档案管理人员具有相应的专业素质，对图书档案管理领域知识掌握非常扎实，明确自身职责，对如何立卷、整理上架图书等专业知识了然于心，才能更好地完成自己的工作，更好地服务于读者。那么，在信息时代，图书档案管理人员应该具备哪些素质呢？根据笔者从事图书档案管理工作多年经验，接下来就论述一下自己的观点。
一、思想素质
（一）敬业精神
无论是哪一级的图书档案管理员，都要有爱岗敬业的精神和对工作的责任感。首先，这需要认识到图书管理工作的重要性，对工作有着清醒全面的认识，并抱有一定的热忱。图书馆作为知识的宝库，为人类社会的发展与进步做出了不可磨灭的贡献。时至今日，图书馆是人类学习知识最重要的场所之一，因此，图书管理员的工作看似微小，实则重大，因为这份工作担负着向读者传播知识、为读者在书山引路的任务。认识到工作的重要性，有利于工作人员提高对图书管理工作的重视程度，进而激发起工作的热忱。在实际的工作中，往往会遇到一些琐碎的问题。来馆学习读书的人，文化水平和年龄大小都是参差不齐的，会有文化程度较高的人来此充电，也必然会有知识储量很低的读者，这对图书馆里人员的耐心和服务热情是一种考验。拥有爱岗敬业的精神，以饱满的热情和温和的态度来为读者答疑解惑，指点迷津，才是一个新世纪图书管理人员应有的精神状态。
（二）奉献精神
图书管理的工作注定了其休息时间与其他工作的不同。在节假日的时候，图书管理员往往正是忙得不可开交的时候。因此，在节假日的时候难免与家人聚少离多，这就需要从事图书管理的人员具有一定的奉献精神。只有具有了奉献精神，才能克服工作带来的种种困难，为读者奉上优质的服务。
（三）进取精神
信息时代，知识的数量呈现几何级的增长，更新速度极快。图书管理人员只有拥有进取精神，不断学习吸收新的科学文化知识，才会在时展的浪潮中始终“屹立不倒”。
二、业务素质
身为图书管理人员，如果没有一定的业务素质，怎么可能做好工作，为读者服务呢？业务素质不仅仅是指书籍的阅读量，它主要包括以下几个方面：
（一）专业素质
即对图书管理学科的知识和技能有熟练的掌握。具体包括丰富的图书专业知识，对图书馆的工作规律和构造熟知，对自己工作岗位的要求有清晰的认知，对图书、期刊、报纸的采访、订购、验收、登记、分类、编目、入藏、借阅、查询、读者管理、统计等的计算机图书管理集成系统的操作及科学排架、规范上架、保管、装订、维护等人工劳动都能熟练掌握。
（二）文化素质
图书馆藏书数量巨大，各时代、各学科的材料都很详尽。作为图书管理人员，如果没有深厚的文化底蕴，在工作的时候一定会心有余而力不足。此外，对文献和书籍进行整理、归纳，也是图书馆的日常工作之一，图书管理人员因此必须具有一定的文化知识水平，才能胜任这项工作。
（三）信息技术
随着人类社会进入信息时代，图书馆也告别了过去人工管理的模式，各种图书管理系统相继走入了学校和社会上的图书馆。这就要求图书管理人员具有一定的信息技术能力，以便对现代化、数字化的图书管理系统进行操控，必要的时候甚至还要有维护的能力。
（四）加强新老图书档案管理人员的经验交流
关键词：人工智能;档案管理;应用
档案管理是一项重复繁琐、枯燥乏味、并容易出错的工作，但在人工智能时代，这种局面在未来将会有较大的改观。人工智能在档案管理领域的应用将推动档案资源数字化、管理网络化、智能化、用户使用便利化，对档案管理和社会服务的影响会是革命性的，呈现一种完全不同的情景。
一是存储数字化，档案柜架消失。这包括档案的数字化采集和数据库建设。档案数字化采集指使用专业化的数字设备，将实物与声像档案中的图文，转化为数字化信息，实现档案采集的目标;数据库建设则是用数据库将收集和编码的档案数据存储和管理起来。概括起来就是档案生产资料的智能化。
二是无人档案馆，档案的收集、整理、分类、归档智能化，这包括网络档案信息资源智能收集、数字档案信息资源智能分类与检索、智能化档案价值鉴定和智能化档案安全管理。在档案工作中可以应用人工智能，包括应用自然语言处理、模式识别和机器学习的相关科学技术对数字档案信息资源进行智能分类，以及应用神经网络算法来让计算机做档案开放鉴定，它通过模仿人脑的机制来解释和处理数据，建立大脑神经网络系统传递信息，分析图像、声音和文本。机器鉴定档案会有以下三个优点：鉴定标准统一，效率高， 无须相关专业知识即可鉴定。简单说，人工智能将使档案管理生产力大幅度提升。
三是档案管理关系将被重新定义，呈现的是全时空机器关系。常言说“生产力决定生产关系，生产关系反作用生产力，生产力与生产关系需要相互适应，并且在矛盾中相互促进发展”。人工智能进入档案管理领域，也将带来档案 管理关系的重大变化，这种关系的解读可以从人工智与档案工作者、人工智能与档案服务、人工智有与档案使用者。任何一种新技术在档案工作中应用的初期都会使档案工作者产生一定的抵触情绪，特别像人工智能这样的技术，可以应用到档案工作的方方面面，势会颠覆档案工作者的原始认知，这需要通过教育来改变。
近年来，随着大数据的快速发展，人工智能技术已经被广泛应用于人们的生活生产中，其应用也将为档案管理工作带来了一系列历史性变革与发展。人工智能技术应用于档案管理中可以实现智能分类检索与智能安全管理，满足用户对档案管理的多元化需求。如2019 年由浙江省档案馆与国家级AI+档案联合实验室（国家档案局档案科学技术研究所和科大讯飞股份有限公司联合成立）（以下简称“联合实验室”）共同签订战略合作协议，同时为“国家级成果应用示范基地”揭牌。一项用于档案管理的“黑科技”—科大讯飞档案机也在今天正式亮相。AI赋能，成效显著。目前实验室成功利用智能语音识别和实时转写技术实现口述征集，实现了智能语音档案著录，音、视频数字档案检索利用等这些革命性成果，极大的提升了档案工作的效率;用OCR技术识别民国繁体文书类档也取得突破性进展，识别率85%以上，达到可用级别;尤为重要的是，基于机器学习的档案数字化加工系统研制及知识库建设，利用OCR识别与智能语音“双结合”方式以及档案行业规则和知识库学习，对数字化加工应用的创新，整体效能提升40%以上。这些先进成果和技术应用，为联合实验室和浙江省檔案馆的合作奠定了坚实的基础。双方合作以后，联合实验室将利用自身的技术、人才、产品、服务等核心优势，浙江省档案馆提供权威、专业的档案管理研究资源支持，双方共同制订“人工智能+档案”科研成果应用及推广的可行性方案规划设计，共同推动相关成果在区域性国家重点档案保护（华东）中心和浙江省档案馆的国家重点档案保护与开发、口述历史采集室建设运行、音视频档案整理利用、档案开放鉴定、档案著录等工作中的成果转化及推广，创新档案管理工作模式，提升“智慧档案”建设水平。联合实验室首款产品—讯飞档案机，以档案信息安全为基础，具备高保密性。可随时随地进行口述史的征集整理;重大活动全过程记录建档。产品上手简单，操作便捷，是实验室首款既有颜值又有才华的档案专业人工智能创新型产品。浙江省档案馆目前正在进行一系列口述历史的抢救性采集整理工作，从此前走访浙江籍名人，到接下来走访浙籍老艺术家、抗战老兵，包括档案机在内的人工智能黑科技都将发挥巨大的作用。
人工智能是研究、开发用于模拟、延伸和扩展人的智能的理论、方法、技术及应用系统的一门新的技术科学。自诞生以来，人工智能的理论和技术日益成熟，应用领域也不断扩大，基于技术革命的大胆预测，未来人工智能带来的科技变革，将会是人类智慧的一大挑战。综上所述，传统的档案提供利用服务方式一般包括阅览服务、展览服务和咨询服务等被动方式实现，而新型的档案提供利用服务方式主要是网站服务、新媒体服务、精准推送服务等主动方式实现。人工智能可以应用大数据人工智能对使用者的需求进行深度挖掘，及时准确地掌握使用者的个性化需求，真正地实现“以用户为中心”的现代档案服务，包括“万物互联”“万物智能”“无时不在”“无处不联” “无所不有”的等智能服务特点。
参考文献
[1]张江.浅析人工智能技术在档案管理中的应用与发展[J];决策探索（下）;2018 年08 期.
[2]杨洋.人工智能技术的发展及其在教学中的应用[J];软件导刊（教育技术）;2018 年07 期.
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【关键词】高职院校；人事档案；管理；简要分析；现阶段
前 言
随着我国高等教育管理机制改革深化程度的提升，人力资源管理水平在各种类型的高职院校竞争的过程中起到的作用变得越发的重要了，假如说想要使得高职院校在越发激烈的市场竞争中谋得一席之地，一定是需要拥有数量众多的高素质人才的，人事档案在人才的引进、开发以及应用等环节中起到的作用是十分重要的。怎样才可以使得人事档案更好的为高职院校干部人事工作提供服务，这就是一个人事档案管理部门需要解决的问题了。
一、对高职院校人事档案使用和作用发挥造成影响的相关因素
（一）管理水平较为低下、意识滞后性强
人事档案是档案学中的一个分支领域，从专业的层面上展开分析，人事档案是隶属于档案部门包含的范围之内的，针对档案人员展开的管理工作也应当由档案部门负责，才可以为人事档案理论研究及档案人员的专业培训工作顺利开展奠定较为坚实的基础。但是在各种类型的原因的影响之下，现阶段我国高职院校内部人事档案管理领域中却存在这杂乱无章这样一种问题，有一些档案是归属于档案室来管理的，有一些是归属于组织部门管理的，还有一些是归属于办公室来管理的。上文中提及到的这种管理归属问题的多元化，使得档案记载内容及具体使用呈现出一种分散的态势，涌现出来了“一人多档案”这样的问题，难以形成系统、完善的综合性档案资料。
（二）填写的资料并不是十分的准确
有些职教工作人员在个人履历表、任免书以及工资审批表中填写的资料，出现了年龄、具体参加工作时间以及文化程度不同这样一种问题，比方说某些档案中的出生年月就有三四种，从而也就会在职教工人档案管理工作进行的过程中起到一定程度的阻碍性作用。
（三）施行的管理模式滞后性比较强
现阶段高职院校使用到的人事档案管理方法，局限在“看堆式”管理的范围之内。重视管理、轻视服务、操作难度高、反应能力比^弱，现代化管理水平相对来说较为低下。在对信息技术加以一定程度的应用的基础上，可以使得呈现出不断增长态势的档案信息资源实现畅通无阻的交流共享，从而也就可以从时间和空间层面之上为档案使用者提供更多的方便，进而也就可以从某些层面之上使得高职人事档案管理工作的效率和简易程度得到一定程度的提升，但是现阶段某些高职院校却没有予以信息技术充分的重视，从而也就难以使得人事档案将其作用发挥出来了。
二、高职院校人事档案管理工作进行的过程中应当使用到的措施
制度规范意识的强度应当得到一定程度的提升，在实践的过程中逐渐的使得各项规程的完善程度得到一定程度的提升，依据规程中提出的明确要求的基础上办理事务，克服掉工作当中的随意性，将档案进口关、出口关管理好，细化收集、处理、归档以及节约等流程的规则，以便于可以对档案材料的完整性和真实性做出一定程度的保证。应当将人事档案部门设置在和人事工作有着较为密切的相互联系的人事处当中，从而也就可以为后续的协调和材料收集工作的开展奠定坚实的基础；其次在档案经费管理这个领域中，一定是需要对经费的落实情况做出一定程度的保证的，并适当的增添必要的硬件设施。
各个单位及部门中形成的人事档案资料往往都是需要在处理结束之后移交到人事档案部门中做归档处理的，任何相关的组织及个人都不能够使用任何理由来积压和滞留应当做归档处理的材料
结 语
总而言之，只有在实践的过程中逐步依据本学校的实际情况构建出完善的人事档案管理机制，提升管理工作的水平，并积极的推行人事档案现代化管理技术，逐步的使得人事档案向着制度化、规范化和科学化的方向转变的基础之上，才可以实现管理范围拓宽这一个目标。优化调整管理模式，在管理等层面之上做出创新，只有在使得先进的设备的总体应用能力得到一定程度的提升的基础上，才可以逐渐的实现认识档案工作现代化管理，才可以满足我国市场经济发展进程向前推进的过程中提出的客观要求，最终也就能够更好的为教育事业的发展提供服务了。
参考文献：
人事档案作为一项重要的人事制度，是有效评价事业单位员工的重要途径。然而传统的人事档案制度已经跟不上社会发展的脚步，与我国社会经济体制之间也存在着的较大的差距。只有将人事档案管理工作进行不断的创新完善才能改变这一现状。因此，适当当代社会需求的认识制度该改革已经在各个事业单位中进行。人事制度改革工作也是人事档案管理在未来发展的必然趋势。
1 人事制度改革与人事档案管理作用机制的关系
人事制度改革是促进我国事业单位人力资源应用实现人才资源综合应用的重要措施，人事制度改革不仅在人员管理制度，企业服务机制上实施人力资源的综合能分配。人事档案管理是实施人事制度改革的重要管理依据，事业单位作为国家建设人力资源建设的一部分，实施合理的人事档案管理推进人事制度改革的进一步完善和发展。例如：某地区事业单位对人事档案管理的人才资料整合、分配层次进行全面分配，提高人事?n案管理的科学性发展，引导事业单位人事制度改革向着合理机制发展。
2 人事档案管理制度随着社会的发展所形成了全新特征
2.1 国内企业员工可以“有档无存”
随着社会不断的发展，一些事业单位的人事制度也跟随着社会发展的 脚步而发生一定的改变。这对人事档案管理来说也不例外，破除了传统的终身责任制度，员工可以选择自己所喜欢的模型进行发展。
2.2 个人可以根据自身意愿选择“无档择业”
社会对于人才的需求逐渐增加，传统的用人机制也发生了巨大的改变。一些事业单位在招聘人才时，最为注意的就是员工在自身素养，同时还有与其他员工之间建立的企业合作关系，只有这样才能提高员工在社会中的流动性。
3 人事档案制度自身存在着的不足
3.1 人事档案本身信息量较少，无法将个人的有效信息体现出来
随着社会不断的发展，传统的信息收集模式已经不能跟上社会发展的脚步[2]。在以往的人事档案记录中，主要由一些政治历史、组织经验、社会关系、工作经验等部分组成，导致人事档案本身的信息量较少，无法将更有价值的个人信息展现出来。人事制度改革打破了传统事业单位“铁饭碗”的人事档案管理局面，事业单位中人员应用和人才选拔随着事业单位发展趋势变革而变革。部分事业单位中传统的人事档案管理中信息资源不明确，实施人事制度变革后，事业单位内部人员调动性较大，导致事业单位内部出现人员分配“空白”现象发生，造成事业单位人事调动出行档案丢失或者信息资源不全的现象发生，对事业单位人事制度变革的开展造成巨大的麻烦，制约了社会主义制度建设的完善程度。例如：某事业单位内对人员档案信息填写不全，实施认识制度改革后，导致事业单位中部分员工的退休年龄和养老保险缴纳受到影响。
3.2 制度不健全，与相关法律制度冲突
根据人事档案的制定制度得知，人们都不能直接阅读、查阅自己或者直系亲属的人事档案。但是，就我国当前行的形式来看，没有完整的人事档案管理制度，导致人事档案管理没有较高的封闭性，在处理人事档案信息过程中也没有使用科学合理有效的方法进行处理[3]。这些问题都会直接的体现出社会中民主制度不能跟上社会发展的脚步，也不能满足人们的需求。
3.3 服务意识较差，缺乏进取精神
由于人事档案管理工作具有一定的保密性，但是在实际工作期间，由于一些档案管理的本身套件较差，防盗、防潮等措施都存在着一定的不足，很难将人事档案进行妥善管理。再加上事业单位中的各级档案管理工作技术存在着较大的差异，从而导致人事档案管理工作不能进行统一，使信息无法正常进行共享。
3.4 档案秩序混乱
当前，很多用人单位已经充分认识到人才对单位和企业发展的重要性，因为，纷纷采取相关的优惠政策来吸引专业人才。在原用人单位限制人事档案不能办理工作调动的情况下，用人单位使用三不要做法，不要迁移户口、不要人事档案、不要调出手续，这种做法虽然暂时解决了人才的后顾之忧，但造成了档案秩序出现混乱。
3.5 人事档案管理人员分配程度不合理
此外，实施人事制度改革后，企事业单位需要进行精兵简政，实现人事制度的人才应用精简化发展，事业单位内部人事资源开展大幅度调动充足，部分事业单位内部对人事档案管理的的重视程度较低，导致事业单位中人员调动速率快，但人事档案调动速率较低，甚至出现人事档案无法对接的现象，不仅使事业单位内部人事资源管理作用机制的作用性降低，同时也影响了事业单位人力资源的分配与应用。
4 人事档案管理的改革措施
4.1 消除人事档案对制约限制的作用
现阶段，一些事业单位中的人事制度在实施过程中主要以合同的方式进行，这种方式已经跟不上社会发展的脚步，只有将传统的用人制度进行不断的创新、完善才能改变这一现象，让员工自主就业，形成一种全新的用人机制。
4.2 正确认知人事档案管理
要正确认知人事档案管理，建立正确的管理理念，促进管理工作的全面开展。第一，管理人员要充分重视人事档案管理工作，提高管理地位，从整体安排管理工作，合理配置管理人员，建立和完善档案管理的监督体系；第二，管理人员要大力宣传人事档案的管理理念，使企业以及机关等每位员工都是档案管理的参与者，将档案管理当做基础工作来做，引导相关管理人员执行自己职责，在实际工作中提高工作水平，促进管理工作的提高。只有全员重视档案管理工作，才可以使档案管理更好的为全体人员服务。
4.3 破除过去“身份”的分类
传统的人事档案对每个人的身份有着非常明确的划分，不同的身份可以享受不同的待遇。因此有必要改变这种分类，让人们在工作期间得到其他人的尊重，创造出一个公平、合理的工作环境，只有这样才能促进社会发展，提高社会中的人才数量。
4.4 做好对管理人员的培训工作
人事制度的深化改革对管理人员的专业素质提出高要求。在新时期下，领导一定要选择责任感强、工作态度认真严谨的人员从事档案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和?R邓刂实墓芾硗哦樱?并且对其进行培训教育，提高管理人员的工作能力和工作水平。同时，还要聘请专业档案管理人员进行专业培训，树立正确科学的管理理念，利用现代信息技术进行档案管理，更新档案管理方式。
4.5 完善档案信息
随着社会不断的发展，一些事业单位对于档案信息的公开要求也在逐渐的提升。对此，我国相关部门需要将传统的人事档案进行修改，提高档案信息的真实性、可靠性。
4.6 成立专门的人事档案管理结构
当前，因为人员流动频繁，人事档案不能由所在企业或者单位完全控制，要成立专门的、中立的、社会性的管理机构。档案管理机构要遵守国家档案管理、劳动以及人事的相关政策、制度以及法律，接受档案管理部门、劳动部门以及国家人事部门的检查和监督，制定科学的管理条款。
[关键词]人力资源管理 退休 档案管理体系
中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）02-0150-01
职工退休一直是企业职工关心的热点话题，而人事档案是职工退休办理的重要支撑和依据。因此如何做好人事档案的管理与退休申报、办理工作，是关系到职工切身利益，保障职工退休队伍稳定，已成为当前企业极为重视的一项工作任务。
一、职工退休申报与人事档案管理的关系
按照国家有关退休政策以及退休办理流程对职工达到法定退休年龄，符合退休政策的职工进行退休申报和审批，并计算养老待遇等一系列的工作。但在为职工办理退休申报手续过程中，出生日期、参加工作时间、职称、工作履历等重要信息的认定需要从职工人事档案中进行核查，这是为职工退休办理提供资料的重要依据，职工人事档案是记述和反映职工的历史和现状，人事档案由原始资料构成，包括职工历年工作经历、学历、职称、人事调动、新职工登记表、入伍表、工资待遇调整等信息。所以职工退休与人事档案之间有着紧密的关系，退休审批需要职工人事档案，人事档案内容记载的是否清晰、准确也关系到职工的退休申报和审批。因此人事档案管理和职工退休办理是一个有机的整体，二者不可分离，同步发展。
二、办理职工退休申报过程中出现的问题
（1）职工档案资料记载模糊致使出生日期难以认定。尤其是职工入职或计算工龄的第一张表上的出生日期模糊或有涂改等现象，这就给企业的退休申报和社保机构经办部门的退休审批工作带来困难，也会直接影响到职工的退休时间。
（2）档案资料不全，参加工作时间等退休信息不好认定。由于档案管理不善，部分职工的人事档案中缺少相应的资料。 从目前企业的人事档案管理中，如职工履历、工资、职称、岗位变动等情况的材料未能及时归档，有的档案里有聘任手续资料，但变为工人岗位时，无解聘等手续，或者到新的岗位上工作，没有新岗位任何纸质材料及相关手续，还有的档案记载是当兵入伍，但没有退伍证明材料，以及职工履历上记载是下乡的，但没有下乡工龄认定材料和下乡证明材料，由于档案内容不完整，不能反映其本人的真实情况，不能客观地反映一个人的全貌。也不能确定职工的参加工作时间，以及职工的身份和岗位等问题，致使会影响到职工的退休和待遇计算等问题，给职工造成不可弥补的损失。
（3）人事档案中的纸质材料与企业管理系统上的电子信息不同步。随着管理手段的提高，以及科技信息技术的进步，供电企业现在各项管理均利用计算机管理复杂的工作，人力资源管理方面推广使用的是人力资源管控系统和ERP系统，系统中存储了大量的人员基本信息。但是不同程度的存在有些员工的电子信息同纸质档案并不完全相符的问题，如纸质档案有材料而ERP系统没有维护到位，或是ERP系统有信息而缺少相应的纸质档案。动态管理工作水平有待于进一步提高。
档案管理工作是关系到职工切身利益的大事，记载不清或者档案却是都会给职工、单位造成不必要的麻烦。完善档案管理工作是一份长期而艰巨的任务，现在做得好不好有可能要到几年甚至几十年之后才能体现出它的效果。
三、申报退休遇到问题的原因分析
（1）表象原因。首先，由于历史因素，职工档案缺失或者是丢失。其次，职工人事档案的记载比较模糊，有些企业并没有对人事档案设定专人管理，档案一直都是无人管理的状态，因此档案的涂改、前后记载差异等等都是比较常见的问题，也导致了档案的审查工作变得非常的困难。
（2）本质原因。职工在办理退休手续的时候，除了有历史原因影响之外，其档案管理过程的不规范仍然是主要问题。我国在建国甚至改革开放初期的时候都是以经济建设作为主要的工作内容来进行管理，因此对于人事档案的关注度不高，档案意识相对就比较落后，档案管理思想更加如此，因此管理过程的规范性非常差。档案管理人员自身的文化素质和业务能力的差异也让档案管理工作质量好坏不一，人事档案并没有作为企业的重要工作来开展，档案丢弃也是因为管理疏漏导致的，因此这一现状是比较严重和主要的问题，目前这一状态还是没有获得很好的改善，因此需要建立起全局人事档案管理的思想。
四、建立人事档案管理体系，提升档案管理工作。
（1）强化档案管理认知能力。职工档案作为企业职工退休的一个重要依据，是每一个职工都需要的重要资料，当这个资料没有获得妥善的管理和保护的时候，其企业职工的权益就会收到损害。所以加强企业各部门对于档案管理的认知能力是提升档案管理工作质量的首要任务，让档案管理的软硬件设施能够符合规范要求，制定出相应的管理制度来确保档案的质量和安全性。
（2）组建档案管理队伍。档案管理工作需要由专人来执行，那么组建一支高效、高水平的管理队伍就是非常有必要的事情，当前的档案管理队伍正是因为能力不足、水平不高，才会容易出现档案管理问题，因此企业的档案管理部门应该对其员工进行培训或者引入新的高新技术人才，让档案管理工作能够规范、严格，这样企业职工的档案才能够获得妥善的管理和保存。
（3）增加企业档案管理培训项目。单位档案部门的人员素质高低不齐，因此为他们开展专项培训，提升他们的技能水平，能够显著的改善目前的问题。档案部门管理人员的素质通过培训项目有有针对性的培养和强化，能够让他们在不影响自身经验的同时，增加业务能力，这样等同于提升了档案管理工作的质量，为企业职工的档案管理提供了保障。
（4）建立职工知悉人事档案的相关机制，建立人事档案监督检查机制。人事档案管理工作非常的纷繁复杂，涉及的内容多，牵涉的部门广，因此其工作需要建立一个多层面、立体的监督考核制度，通过检查制度来督促档案管理人员的工作质量，通过定期或不定期对档案资源进行抽查和检查，能够让档案管理工作更加的规范，满足时效性和规范性的要求。
（5）严格执行档案管理规章制度。人事档案管理工作要顺利的进行，需要有一套严格的档案管理规章制度来保障档案收集、鉴别、转移、查询等一系列工作的有效运行，因此应当建立、健全《人事档案收集制度》、《人事档案利用权限转移制度》、《人事档案查询制度》等制度，并且严格要求各单位按制度办事，确保档案管理工作的有效开展。
企业退休职工的申报和档案管理之间的联系非常紧密，档案作为他们退休资料的一个基础，如果不能够保证其完整和完善，那么就会影响对职工退休各项福利的管理，损害了员工的利益，因此档案管理工作必须要正确的认识，放在一个高度上来对待，加强档案管理工作人员的素质，提升档案管理工作质量，能够让企业退休职工的申报工作更加顺利。
参考文献
