时间：2023-05-24 18:03:29
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文献标识码： A一、当前档案管理工作存在的问题
档案管理观念落后，重视不够：档案管理工作者在观念认识上比较落后，认为自己就是一个“仓库管理员”，只负责各种资料的收集和整理，对于现代化的档案管理的重要性没有足够的重视，认为保管好就行，处于了一种松懈、安于现状的状态，落后的档案管理观念，缺乏现代化创新意识，严重影响了档案管理规范化的进程。
档案管理人员素质有待提高：档案管理工作是一个需要有一定责任心，工作认真、细心、严谨的岗位，专业素质要求也较高。然而目前档案管理工作人员多数综合素质偏低，新时代新形势对档案工作人员的素质的要求更高，管理者的整体素质问题更加严重。对于档案管理工作缺乏认识和重视，安排一些年龄偏大、兼职、新调动人员做档案工作，导致档案工作的质量得不到保证，严重影响管理工作的效率和水平。 管理技术手段落后，设施陈旧：同样由于对档案工作的重视不足，财力投入偏少，使得陈旧的档案管理的设施得不到更新，基础设备缺乏，很多档案室存在到不到规定的安全指标，建设不规范、不标准，严重阻碍了档案管理现代化的建设。二、档案管理规范化的重要性及研究1档案管理规范化的重要性档案是一个单位能否健康发展的重要因素，随着时代的快速进步，档案的管理工作也更为重要，受到社会各界的重视。要想使档案工作适应新时展的脚步，做好档案管理的规范化是实现档案工作现代化的重要条件。档案对单位的各种决策、提议都提供了有价值的依据，档案管理的规范化能为今后档案的使用提供方便，对单位的信息采集起到的巨大的作用，发挥出了档案的最大贡献。2档案管理规范化的前提工作是公文制发公文经过转化才演变为今天的档案，所以在公文制发中一定要妥善处理好规范化的问题，为提高档案的总体质量以及实施规范化的管理打下坚实的基础。公文用纸的质量要符合标准，纸的尺寸、规格要统一规范。制发公文的签发手续是否符合审批标准，公文的标题是否准确无误，抄送单位和主送单位是否准确，其落款同公文是否相同。公文的使用文种要合理、格式也要规范，文中不能出现简称以及不规范的字，这样做有利于标准化检测手段的实施。公文上的字迹要清晰牢固，不仅是公文还是各种报表、记录、批注，都不能使用容易褪色的笔，要保证字迹的清晰明了有利于长久保管。3档案管理规范化的保证是提高档案的质量通过很多的实践证明了，影响档案价值的因素中最主要的就是案卷材料是否完整，而案卷装订质量和立卷方法则成为影响档案工作规范化的主要因素。所以在档案管理规范化的工作中，首先要重视案卷装订方面的质量问题，其次重视解决立卷方法上的问题，这样做有利于档案的规范化管理。4档案管理规范化的关键内容是“以我为主”的归档原则档案管理规范化的任务就是实现档案管理利用价值的最大程度，而实现这个目标的关键就在于“以我为主”的立卷归档工作。“以我为主”原则就是指文件以本单位形成的文件为主，这不仅是我国归档工作中坚持的一条原则同时也是有效推进档案工作规范化的一条重要原则。它要求我们在执行《不归档文件销毁办法》的基础之上解决好以下三个问题：（1）在坚持执行“以我为主”原则的前提上，要维护全宗的完整性。（2）明确立卷归档中的重点以及合理的分工。要在《以我为主》的原则下明确立卷归宗的重点方向，工作中要特别注意在内容形式上有很都相同点的文件，降低档案管理中的重复率，整体提高档案利用的效果。（3）要把握好文件立卷归档的时效性，对现行阶段任务的可以进行立卷归档，但是对没有完成的则不能立卷归档，否则就会造成档案管理的混乱。三.档案管理规范化的改革目标
科技不断发展创新，档案的管理技术逐步发展得更深层次。以前的传统管理方式都是以人力资源来管理，最近的档案管理根据用户的需要在不断提高，不仅在服务质量上有所改进，在不同层面也用不同方法进行尝试。
我们分析档案信息化管理的情况，档案管理技术的大致发展趋向为：对档案进行综合化、分布式管理。要想实现综合化、分布式的管理是需要对管理系统进行多样的改造。在信息管理中，我们要不断的做到一对多的完善工作，例如，可以用一台计算机可以同时兼顾多台计算机的档案管理，这样就可以有效的节省时间，而且会使工作的多台计算机相互之间联系起来，在档案的管理系统中，我们可以利用web对系统进行检测，同时，我们也要不断的完善档案的目录，做到能够“快”“准”的找到自己所需要的档案。这样做的好处既对管理者有利，又对查阅者有利，管理者可以减少很多不必要的麻烦，查阅者又可以通过系统和目录很快的找到自己所需要的档案，对工作效率会有显著的提高。 四、档案管理规范化措施1严格规范档案管理日常工作单位可通过制定明确的规章制度，确定档案工作人员的分工，职责及权限，使得档案工作人员的日常工作的进行有条不紊。实行责任到人制度，促使工作人员之间相互敦促相互监督，让消极懈怠不负责任的行为无处遁形。在制定一套明确合理的考核评估及奖励处罚规定，以引导促进档案日常管理工作规范高效，并紧跟时代的步伐，走向现代化的进程。2.从“利民”角度出发，拓宽服务渠道
新形势下，计划生育档案管理工作规范化具有重要意义，有利于实现信息互通、方便管理决策、为流动人口提供服务。但目前管理工作存在不足，需要采取改进和完善措施；健全制度，明确责任；增加投入，强化管理；健全台账，规范管理；改进服务，注重档案资源的有效利用。
【关键词】
计划生育档案；档案管理；规范化；管理制度；资金投入
为提高计划生育服务水平，确保各项工作的制度化和规范化，采取相应措施，提高档案管理水平，促进档案管理规范化是必要的。但目前在管理工作中，一些管理人员的综合技能偏低，制约档案管理水平的提升，需要采取措施改进和完善。
一、新形势下计划生育档案管理工作规范化的意义
采取相应措施，推动档案管理规范化具有重要作用，也是必须重视和关注的内容，其重要意义表现在以下方面：
（一）有利于实现信息互通。规范档案管理，有利于档案管理人员和利用者进行有效交流和沟通，为档案资料查阅和利用创造便利。通过对档案信息的记录、采集和查阅，可以对计划生育档案的政策法规、生育指标、生育措施、优惠政策等资料进行整理和归纳。进而有效解答人民群众遇到的疑惑和困难，促进信息有效交流和沟通。
（二）有利于方便管理决策。计划生育档案记录计划生育档案政策的执行和落实情况，采取措施促进档案管理规范化，有利于管理部门在作出相关决策时，具有可靠的参考资料和依据。在制定计划生育决策时，通过查阅各项历史资料和记录，进行对比和分析，然后结合当前计划生育工作实际，有针对性地制定解决方案。不仅提高决策水平，还能推动计划生育各项工作顺利进行。
（三）为流动人口提供服务。促进计划生育档案管理规范化，建立并完善档案管理制度，能对流动人口的数量和方向进行准确把握，及时掌握流动人口的婚育情况，了解不同地区计划生育执行效果和人口流动情况。并且还可以实现信息交流与互动，构建计划生育信息交流平台，防止工作疏漏，促进计划生育档案管理水平的提高。
二、新形势下计划生育档案管理工作的不足
由于相关制度没有严格落实，一些管理人员素质偏低，制约档案管理水平提升，存在的不足表现在以下方面：
（一）制度缺失。一些单位的计划生育档案管理制度不完善，相关人员职责不明确，制约各项工作有效开展下去。奖惩激励机制不健全，难以有效调动管理人员的积极性。管理人员的培训机制不完善，难以有效提升管理人员素质，对计算机技术的掌握程度不够，制约档案管理工作水平的提升。
（二）投入不足。相关单位将工作重心放在其他方面，对档案管理不够重视，资金投入不足，难以有效提升档案管理工作水平。由于资金缺失，计算机、扫描设备等投入不够，忽视设备更新和完善。管理人员培训的资金投入不足，难以提高他们的素质。奖惩激励机制不健全，制约管理人员素质的提高。
（三）管理不当。一些档案管理人员的责任意识淡薄，管理台账不完善，没有严格执行管理规范措施。对档案资源的开发和利用存在不足，管理流程不规范，难以提高计划生育档案管理水平。
三、新形势下计划生育档案管理工作规范化的路径
为弥补存在的不足，推动档案管理规范化，可以采取以下改进措施：
（一）健全制度，明确责任。建立健全完善的档案管理制度，明确管理人员职责，推动管理工作制度化和规范化。建立并严格落实责任制，让档案管理人员认真履行职责，严格落实各项制度措施，提高管理工作的规范化水平。建立完善的管理人员培训制度，落实奖惩激励机制，让管理人员努力开展工作，提高计划生育档案管理水平。
（二）增加投入，强化管理。增加相应的资金投入，合理安排档案管理预算，满足各项工作需要。资金投入用于管理人员工资、管理人员培训、计算机和扫描设备的购买和更新等。要加大资金投入，满足档案管理的资金需要，为各项活动顺利开展提供资金支持。重视资金使用的监督和管理，确保各项资金落实到位，使其为计划生育档案管理工作的有效开展提供保障。
（三）健全台账，规范管理。根据计划生育档案管理的相关规定，制定健全完善的制度措施，有效规范档案管理。在建立健全本单位档案资料管理制度的同时，还要严格管理规章制度，明确相关人员的职责和权限，推动档案管理规范化。另外还要建立并完善本单位的档案卷宗目录、全引目录、归档文件目录、查询借阅登记簿、利用登记簿等。建立计划生育档案安全检查、档案库存温度和湿度记录簿，有效规范和引导各项工作，努力提高档案管理水平。
（四）改进服务，注重利用。提高档案管理人员素质，改进服务，为档案资料使用人员提供热情、周到的服务，提高人们的满意度。构建完善的管理服务系统和信息平台，方便档案资料查阅。注重对计划生育档案资料的查阅和利用，对档案资料进行整理和汇编。从而为决策者提供便捷服务，让利用人员能够高效、便捷、迅速使用所需要的档案资源，最大限度挖掘档案的利用价值，为计划生育各项工作顺利开展提供参考和依据。
四、结语
总之，推动计划生育档案管理规范化具有重要意义。作为管理人员，应该明确不足，健全并落实各项制度措施，增加资金投入，注重档案资源利用和开发。从而有效规范档案管理工作，提高服务水平，为计划生育各项工作开展提供更加优质的服务。
作者：潘之柱 单位：菏泽市巨野县卫计局
【参考文献】
[1]张永和.人口和计划生育档案工作的科学管理[J].经济研究导刊,2009(26)：163-164.
[2]武丽荣.人口与计划生育档案规范化管理途径[J].兰台世界,2014(6)：67.
关键词：医院 档案管理 规范化 可行性 探究
一、传统管理档案的方法严重阻碍了对信息资源的科学合理利用
传统管理档案的方法主要是指在次年的第一个季度对前一年医院工作中的全部档案信息资料进行科学的整理，并且对其进行分门别类的立卷和归档。然而，医院全年工作总结中的各项具体数据主要还是来源于各科室的各种总结报告和统计方面的报表，并且只能从众科室的众多材料中将所需要的各种数据信息提取出来。造成这种复杂情况的原因主要与以下几方面有关：第一，医院档案管理的方法仍然采用的的传统的管理方法，档案管理尚未形成一个完整的规范制约。第二，医院各科室的主任大多都是专业性非常强、技术水平高超的干部，一般在业务管理方面肩负着重要的责任，并且还肩负着对各科室进行行政管理的重要使命，但是部分主任对于行政方面的管理工作不熟悉的情况普遍存在，相应的便对档案的收集和整理并不是十分的清楚，再加上行政管理工作本身与和各科室的业务工作联系并不密切，便使得科室内的主任在行政管理工作中的状态是十分的被动，档案的管理工作也就更难形成科学的体系。因此，在医院档案的管理中对信息收集不全面、重复利用信息等现象经常出现。为确保能够更好的利用医院档案信息资源，更好的为人民服务，医院就必须对新的管理档案的方法和有效途径进行深入的探究，从而保证医院档案信息的不会流失，并且不断充实医院在卫生方面的信息，从而能够最大限度的保证医院档案信息资源使用价值的有效发挥。
二、将收集档案工作的重心转移到各科室的管理上
为更好的适应社会主义市场经济的发展需要，和基于一切为了病人的服务理念，医院逐渐形成了以各科室的龙头管理模式，并且将收集档案工作的重心转移到各科室的管理上面。同时为保证更好的为临床一线服务，医院档案收集工作就必须有所改变和提高，通过更上一个全新的台阶，来实现信息资料的系统化、科学化、完整化的收集和整理，并且医院的档案管理工作朝着更加规范化和科学化的方向发展。利用这种方法不仅可以将各科室的具体情况系统化的反映出来，并且还能通过报表中的具体数据及时的发现问题，并采取针对性的措施进行及时的整治，从某种意义上讲这非常有利于科室主任全面掌握各项情况，是做好总结性报告和提高报告水平的重要依据。
三、医院各科室档案管理工作规范化、可行性的尝试
根据医院的实际发展情况和经济条件，可以建立专门的档案室评审，不仅与目前医院所进行的医疗卫生条件改革相应，并且将档案工作的管理工作在每个科室内渗透，从而最大限度的发挥重要作用。一方面，它完全不需要动用科室大量的人力、物力以及时间去进行各项资料的整理和收集，也不需要专门人员去进行管理，只需要制定科室内的一个技术人员在规定时间内不耽误自己工作任务完成的同时，花费少量时间在表格内容和要求的提示下，将科室工作中的各项数据通过文字记载的方式真实的记录下来。另一方面，表格的填写对于推动科室的工作的进展、主任的管理、新业务新技术的科学研究以及行政管理等具有非常重要的作用。
四、有效解决医院各科室档案管理工作难题的重要方法和有效途径
医院科室的档案管理工作对管理整个医院都起着非常积极的作用，但是任何新事物的出现和发展的过程都不是一帆风顺的，都是在艰y困陷中逐渐成长和发展起来的，医院档案的管理也不例外。因此，相关的档案管理者要积极的开动脑筋，使档案管理的工作在大多数人的支持、理解中获得不断的发展。第一，要得到医院领导和各科室主人的理解和大力支持，通过采取各个击破的方式，并将实践付诸于行动中，使他们都能够对这项工作有所了解，明白其中所蕴藏的重要意义和目的，并将具体的实施办法讲解清楚，在此基础上对他们进行一定的动员，确保其能够积极主动的接受这项工作。第二，在非常具有代表性的医院进行试点，并与其他未采用这种方法科室在年终的评比活动中进行科学有效的对比，从而将其本身的对医院管理发展的重要作用凸显出现，为档案管理工作在医院整个管理的正常实行打下牢固的基础。
五、结语
随着社会经济的快速，以计算机为载体的电子信息技术获得了巨大的进步。档案作为医院管理中的至关重要的组成部分，是医院得以正常运行和发展的重要保障。为适应社会发展和医院的实际需要，必须加强对医院档案的管理，使其能够根据管理工作的重心，有针对性的展开工作，通过重点分析隐藏在其中重点问题，做出科学的决策以此来有效促进医院档案管理工作朝着科学化的管理方向发展。综上所述，本文通过对医院档案管理工作的重要性进行了仔细、科学的分析，并在此基础上经过深入的分析和考虑，从传统管理档案的方法严重阻碍了对信息资源的科学合理利用、将收集档案工作的重心转移到各科室的管理上、医院各科室档案管理工作规范化、可行性的尝试以及有效解决医院各科室档案管理工作难题的重要方法和有效途径等方面对医院档案管理规范化的可行性进行了科学有效的探究，从而为医院档案管理水平的有效提升和新时期医院的健康发展具有非常重要的意义。
参考文献：
[1]陈爱娟.医院档案管理规范化的可行性探讨[J].海南档案，2011，（03）.
[2]张桂兰.关于医院档案管理规范化探究[J].中国卫生产业，2011，（23）.
[3]徐淑娟.关于医院档案管理规范化可行性的探讨[J].中国科技投资，2016，（03）.
关键词：高职院校；档案管理；规范化
高职院校档案管理脱胎于企业档案管理，在对档案管理工作进行完善过程中，更多地借鉴了其他高校成熟的档案管理经验。高职院校档案管理的本土适应性差，契合高职院校的档案管理规范与措施的缺失，使得高职院校档案管理不能与院校建设相适应，造成档案利用率低、学术成果不能更好地推广，档案资源未能更好地推动高职院校健康发展，反而成为其发展的阻力。要改变高职院校档案管理现状，首先要在思想认识层面端正对档案管理的态度，充分地认识到档案管理的重要性，其次在制度方面进行有效规范，使档案管理规范化、体系化，最后在资源上进行倾斜，使档案管理网络化、信息化，使档案资源的作用得以充分发挥。
一、高职院校档案管理存在的问题
总结而言，高职院校档案管理存在两个突出问题，其一是对档案管理重要性的认识不足，其二是对档案资源利用率低下。首先，对档案管理重要性的认识不足，使档案管理工作长期处于学院管理的底层位置。高职院校现阶段将主要管理精力放在教学管理中，学科建设、学术研究、学生管理等工作是学院管理的重点，对待档案管理的态度则是需要时查阅，不需要时无人关注。陈旧管理制度下的档案管理，也不能发挥出档案资源的价值，在学院建设中，对档案管理的资源投入较少，管理人才滞后、管理设备落后等因素，严重制约档案管理的正常发展。其次，对档案资源的利用率低下。现阶段高职院校档案管理中，档案资源只是作为被查询的资料，被动服务于高职院校建设，而档案管理的目标，是档案资源主动服务于高职院校建设。档案资源的利用率低还表现在档案资源的共享性差，区域内高职院校的档案管理工作各自为政，导致档案管理的重复建设，档案资源不能共享，使得档案资源的深层次价值不能更好地挖掘出来。
二、高职院校档案管理规范化路径
规范高职院校档案管理，应从以下几点做起：以制度为保障，以人员为基石，以技术为支撑，以服务为目的。
（一）以制度为保障
统一化、科学化的管理机制才能保证高职院校档案管理工作的顺利开展，才能实现档案管理工作的标准化和规范化。高职院校应出台针对档案管理的规章制度，以此来强化档案管理，使档案管理真正成为高职院校管理的重要环节。高职院校档案管理制度的出台，要借鉴成熟院校档案管理的先进经验，并以自身特点作为基础，对档案管理中的各个环节进行规范，制定行之有效的档案管理制度。
（二）以人员为基石
档案管理工作的质量与工作人员的素质密切相关。现阶段档案管理工作未受重视，档案管理工作人员也是鱼龙混杂，普遍认为档案管理工作所需要的专业性不高，因此担任管理的人员多不是专业出身。另外，由于对档案管理工作的认知误区，使档案管理工作待遇不高，难以留住专业人才，人员流失现象严重。如果要把档案管理工作提升到一个新的台阶，就必须建立一支专业性强、有责任心、综合素质高的队伍。在吸收专业人才的同时，也要注重现有员工的知识更新，轮番进行技能培训，使专业的管理团队成为档案管理工作全面提升的动力。
（三）以技术为支撑
高职院校应积极推行档案管理信息化系统，使档案的收集、整理、检索更加高效。完善高职院校办公自动化的建设，将文献资料进行数字化处理，丰富档案资源拓展档案服务范围。在档案管理中，不仅要对传统的管理模式进行优化，更要结合信息技术、网络技术、大数据技术等，以技术手段提高档案管理效率，提高档案资源利用率。
（四）以服务为目的
传统的档案管理，更注重档案的归档、保存，新时期的档案管理，其目标是档案资源价值的深层次挖掘。档案管理要突破传统观念，档案资源不仅是记录历史的凭证，更要成为建设高职院校的武器。
三、结语
综上所述，高职院校档案管理的规划化，要从思想认识入手，以行之有效的制度规范档案管理的各个流程，做好高职院校档案管理工作，提高档案管理部门的服务质量与服务意识，立足于档案管理工作是服务于院校建设的基本点，进一步推动档案管理的数字化建设，为高职院校的发展做出应有的贡献。
参考文献：
［1］张艳．浅谈高职档案管理的创新与优化［J］．职业，2016（5）．
［2］殷志伟．如何做好高职院校档案管理工作［J］．天津中德职业技术学院学报，2016（5）．
【关键词】新农保；档案管理；研究
新型农村社会养老保险（以下简称“新农保”），是继农村地区取消农业税、开展农业直补、建立新型农村合作医疗等政策之后农村的又一项重大惠农政策。新型农村社会养老保险制度遵循的是“保基本、广覆盖、有弹性、可持续”的基本原则，根据党的十七大和十七届三中全会精神，国务院决定从2009年起开展新型农村社会养老保险的试点工作，至此，新型农村居民养老保险档案管理工作同步开始建立和开展起来。
一、新农保档案管理规范化的意义
1.有利于维护农村居民的合法权益
实施规范化的新农保档案管理，是保证全体参保农村居民利益的最好保障。农村居民参保新农保，需要提供个人相关证明资料并经审核通过才可参保，需要定期交纳参保费用并留存信息，参保资金合法使用计息并归入相应帐户，养老资金依法支付并核算收支状况，各环节管理均要制定规范化的程序和制度，才能维护参保农村居民的合法权益不受侵害。参保农民的档案信息是证明农民参保、付费并享有养老保险待遇的主要依据，是农村养老保险管理工作的重点，因此，在档案管理全过程中要严格遵照国家相关法律法规和规章制度开展工作，使新农保档案管理有法可依、有据可循，让参保农民放心，令参保农民信服，才能更好地保障全体农民的合法权益。
2.有利于城乡养老保险的统一和公平
开展规范化的新农保档案管理，是建立统一的城乡居民基本养老保险制度的基础和保障。2014年国务院《关于建立统一的城乡居民基本养老保险制度的意见》中提出，到2020年前，全面建成公平、统一、规范的城乡居民养老保险制度。我国三项养老保险制度的衔接合并，首先需要的就是信息资源的整合和完善，还需要详尽的档案信息资料、相似的档案管理方法、一致的档案管理模式以及相同的信息管理系统，这些都有利于城乡养老保险制度的统一。我国三项养老保险制度的同步推进，体现了国家对农村农民的重视，体现了在社会保障面前人人平等，体现了我国社会主义的公平正义。
3.有利于农村养老保险管理工作效率的提升
建立规范化的新农保档案管理，是提高政府管理效率的最好方法。规范化的资料采集收录、资料归纳整理、资料查询利用，大大降低农村基层档案管理的工作难度和强度，提高档案管理工作效率。同时规范化的档案管理工作反过来也促使农村养老保险资金的筹集、分配、使用更加科学合理，形成互相制约互相促进的机制，有利于农村养老保险档案管理整体水平的提高，有利于新型农村养老保险制度的可持续发展。
二、新农保档案管理中存在的问题
1.农村基层档案管理人员重视程度和专业程度不够
农村基层的档案管理工作一直是整个档案管理的薄弱环节，部分地区没有专职的档案管理人员，只是随意的安排人员处理档案工作，重视程度严重不足。个别地区的领导甚至没有档案管理的意识和观念，根本认识不到档案管理的重要性，无视上级部门对档案管理的要求和监管。注重直接利益、眼前利益、短期利益，完全是一种短视行为。对于档案管理这种不能直接创造收益的工作、不能立竿见影看到效果的工作或者认为只有投入没有任何产出的工作放任自流，任其发展。这种不规范的档案管理直接造成对参保人员信息统计不全面、不准确，影响正常养老保险工作的进展，也极大地影响了参保人员的积极性，阻碍了新农保的普及推广。农村地区养老保险档案管理人员专业能力差别很大，专业素质参差不齐。档案管理工作人员不固定，流动性太强，岗位调整频繁，普遍采用兼职人员，即使是专职管理人员也很少具有本专业知识，都是转行过来，缺乏档案专业人才。没有专业人才，很难胜任繁琐复杂的档案管理工作，随着农村养老保险参保人员不断增多，城镇养老保险的接续衔接，档案资料会越来越多，工作会越来越零散，管理难度会越来越大，没有很好的档案管理能力，没有统筹的管理思路，没有规范化的操作方案，档案管理工作只会拖累养老保险进程的推进，阻碍我国社会保障改革的发展。
2.农村养老保险档案资料损毁丢失现象严重
基础设施匮乏，基本办公条件不具备。有些农村地区养老保险机构自身办公场所很简陋，甚至没有独立的办公场所，都是和其他部门合署办公，专门的档案室更不具备，收集的参保人员资料随意放置，没有建档归档，没有整理梳理，损毁丢失现象时有发生。即使有档案室，档案资料摆放整理混乱，没有条理，一旦发生参保人员调入调出，资料变更情况、查询、改动都很困难。由于经常性的翻动查找，有些资料发生损坏，信息被破坏。个别农村地区养老保险档案管理还未完全实现电子化、信息化、网络化，甚至连基本的电脑都不具备，档案管理难度很大，档案信息很容易遗失。保障措施不到位。档案管理部门安全防范意识差，措施不得力，卫生条件不合格，档案资料容易发生受潮、霉变、虫蛀，甚至发生水淹、火灾、腐烂，偶尔还有失窃现象发生，资料受损、毁坏、丢失，造成无法挽回的损失。
3.缺乏统一的档案管理标准和规章制度
目前养老档案管理方法还不一致，管理程序还不明确，管理体系还不健全，管理制度还不规范，各个环节均存在不同程度的问题，致使档案资料管理效率低下。资料是否留存、是否销毁、是否归档、是否分类，农村居民养老保险跨地区转移如何延续，城乡养老保险如何转换，各地档案管理还处于各自管理、各自为政的局面，尚未形成统一的规范化的管理制度。档案管理标准的缺失，缺少相应的档案管理规章制度，就无法进行统一的约束和监管，档案管理的规范化就无法实现。即便很多地区制定了相应的管理标准和规章制度，但实际执行过程中仍然存在很多漏洞，缺乏管理的严谨性、高效性和规范性。管理中任何环节的疏忽和遗漏，都可能影响到参保农民利益，影响到保障资金公平公正的运行。比如，目前比较严重的问题主要体现在对参保农民的信息管理的更新不及时。每年都会有农民参保，每年都会有适龄人群达到补偿标准，也会有一部分逝去的老人，不能按照规章制度定期开展检查和核实，不能及时修改和完善信息，并将造成信息收集的错误，从而影响部分农民的利益和保障资金的分配使用。随着我国老年人越来越多，新农保档案管理难度会越来越大，各种新问题也必将不断出现。
三、提高新农保档案管理规范化的对策
1.加大农村档案管理的宣传教育，提高管理人员的整体素质和能力
对农村基层管理人员加强宣传教育，档案管理绝不是可有可无，让他们认识到档案管理工作的重要性，逐渐建立起日常资料留存归档的习惯，提高日常档案管理的意识，不断提高养老保险档案管理的质量和效率。农村参保人员人数众多，分布广泛，人口流动性大，这些都给养老保险机构带来很大困惑，档案管理起来愈发复杂繁琐，管理难度巨大，所以档案管理工作人员需要有细心认真、一丝不苟、高度负责的态度，看似简单枯燥，实则要求很高，需要农村养老保险机构配备合适人员从事此项工作，不能随意安排。档案管理工作需要有比较固定的专业人员从事，岗位人员调整不能过于频繁，谨慎使用兼职人员。养老机构还要统一对档案从业人员定期进行培训，并对培训效果进行考核，考核合格者方可从事档案管理工作。随着农村养老保险工作的不断深入，档案管理也要与时俱进，跟上养老保险改革的步伐，档案管理要统筹安排、整体梳理、细化分解，做到越来越规范化、专业化。专业人才是养老保险档案管理发展的基础，因此要加大人才培养力度，组建专业人才队伍，提高人才整体素质，为档案管理人才搭建学习交流的平台，共同研讨，共同提高。
2.加强档案管理软硬件建设，保证档案资料的完整
规范化的档案管理需要完善的基础设施作为保障，需要完备的软硬件条件作为基础。县乡村各级养老保险机构均要提供相应的办公区域，配置相应的办公条件，方便档案管理工作的顺利开展。办公场所要科学划分、分区明确，保证各项工作不受干扰。我国已进入大数据时代，先进的档案管理是电子化、信息化、网络化、自动化的结合，农村养老保险档案管理要跟上信息时展的步伐，所以要利用先进的档案管理技术，实现信息资源共享。个人信息个人可以通过网络随时调取查询，信息变动随时监控，使档案管理更加现代化和规范化。各级政府部门必须加大投入，全面采用电子网络化办公，使用统一的养老保险参保软件，整合城镇居民和职工养老保险各种信息资源，共同纳入我国社会保险子系统，为我国“金保工程”建设打好基础，全面提升社会保障各项业务的管理水平。养老保险档案信息关系到全体参保人的利益，必须高度重视，严格管理。档案信息的保存要求很高，无论是纸质版还是电子版档案材料，在保证空气通畅的环境下抓好各方面细节，房间温度湿度控制要适宜，需要做好防火、防盗、防水、防潮、防光、防虫、防鼠、防尘“八防”措施，电子版资料还要做好备份和日常检查工作，杜绝一切安全隐患，确保档案质量，避免损坏。
3.完善养老保险档案管理规章制度，保证管理方法的科学性
档案管理各地区要遵循统一的管理方法，明确的管理程序，制定完善的规章制度。档案管理的每一个环节都应该有科学的管理方法作为指导，明确的管理程序作为保障，规范的管理制度作为约束，管理人员按照标准管理体系按章办事、依法管理。如建立人员责任制度、收集制度、整理制度、存档制度、保密制度、统计制度、归档制度，等等。县乡村各级工作人员要分工明确，责任到人，制度上墙，按照制定好的工作程序和要求，科学有序的开展各项档案工作。档案管理是一项长期的持续性的复杂繁琐的工作，需要严格按照工作流程和规章制度办事，做到定期更新参保农民信息，及时调整档案归类，工作人员要深入农村基层，掌握参保农民的最新详细信息，相应的及时修改和补充档案资料，保证信息的准确性和时效性。在档案管理规范化的基础上，同时档案管理还要有一定的灵活性，面对复杂的工作要学会化繁为简，在工作中探索新的管理方法和手段，提高档案管理工作效率。新农保经过8年的发展，已经完成了初期建机构、保基本、广覆盖的阶段，进入可持续发展时期，所以必须对新农保进行规范化管理，才能保证和城镇居民养老保险的顺利合并，保证和城镇职工养老保险的衔接有序，最后实现全国养老保险制度的统一。
【参考文献】
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[3]龙桂珍．完善农民工群体社保档案管理[J]．档案管理，2014，（4）：92-93．
关键词：档案管理；规范化；标准化
科学化规范化的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应改革开放的需要，开创档案管理工作的新局面，很多人在认识上存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。多年来，档案管理工作对我国经济发展和现代企业制度改革发挥着至关重要的作用。要规范化管理好档案工作，就必须立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，完善档案管理工作的新要求，激发档案管理工作人员的历史责任感和使命感。使档案管理工作走上科学化、规范化和法制化的道路，为经济建设和社会进步发挥更大作用。
一、全面普查案卷
这是实现档案管理规范化、标准化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆多年来大多未做全面的清查，有移交单位划分保管期限不准确，有案卷标题不规范或无标题，有缺少卷内目录，组卷混乱，不可避免地存在许多重复现象，也有相当一部分无查考价值的文件充数其中。首先要剔除这些无用的文件，去糟取精，以防计算机管理时出现重复与低效率的情况。
二、提高案卷质量
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
三、注意有效的维护全宗的完整性
在坚持贯彻“以我为主”的归档原则的前提下，要注意有效的维护全宗的完整性。“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止归档文件的散失。分别是在立卷中，要把具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
四、严格立卷归档原则
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。
二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
五、用“关键词”替代“主题词”
用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设施一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。
六、实施“以我为主”的归档原则
实现档案保管的完整化、价值的最大化和检索的便捷化是当代档案工作规范化、标准化的根本目标。近似公文的重复、立卷的无序无疑成为阻碍档案工作规范化、标准化的最大障碍，推行“以我为主”的归档方式则是解决这一问题的关键所在。
“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是我们文书立卷归档工作实践中形成并长期坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化、乃至现代化的一个重要原则。
在实际工作中，不仅要严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》，更要注意处理好以下三点问题：
首先：要避免档案的无序及混乱，就应从准确掌握文件归档时机着手，明确划分已经完成的任务文件及未完成的。为已经完成现行阶段任务的文件予以立卷或归档。其次：要在“以我为主”原则指导下确立文件归档的重点，进行明确合理的分工，注意区分文件与资料。在工作中，会遇到许多在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，这就要求我们有针对性的对文件进行分类整理，减少归档中出现的重复现象，降低信息冗余度，实现档案利用价值的最大化，提高检索效果。
七、提高人员素质
档案管理人员对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。
当然，实现档案工作规范化，标准化的措施还有许多，这需要在以后的工作中不断总结。我们通过实行标准化、规范化的工作，推进了档案管理，现代化的进程，为初步建成计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。
参考文献
1. 杨公之：《档案信息化建设导论》，中国档案出版社，2001年版。
2. 王荣国、李东来：《数字图书馆的概念形态及研究范围》，《图书馆学刊》，2001年第5期。
3. 董君：《知识经济时代档案的现代化管理》，《松辽学刊》（人文社会科学版），2000年第6期。
（赤峰学院 学报编辑部，内蒙古 赤峰 024000）
摘要：评估档案的规范化管理是高校评估工作的重要组成部分，也是促进高校教学水平提高的重要方式.学校的精品课评估、实验室评估等评估工作都可以通过查阅档案得到及时的信息反馈，为高校评估工作带来了极大的方便，因此规范高校评估档案的管理一直都是教育界的重要研究课题.本文结合高校评估档案管理的重要地位，分析教学评估中档案管理存在的缺陷，提出高校评估档案规范化管理的优化措施.
关键词 ：高校评估；档案管理；规范化
中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）02-0197-02
在高校开展教学评估不仅是政府职能部门管理方式上的创新，也是对高校办学进行规范管理的要求[1].因此为了更好的发挥评估档案管理在教学评估中的重要作用，提高高校评估工作的效率，促进评估过程的可靠性，需要高校转变已有的档案观念以及管理制度，加强档案管理的规范化建设.
1 高校评估档案及其范围
1.1 上级机关的评估文件
这里所指的上级主要是国家教育部以及省（自治区）教育厅，其评估文件则是指有关教学评估的政策性方针，以及对评估工作的批复和正式的评估结论，上级领导来校视察过程中的讲话、会议资料也属于上级机关评估文件的范畴.除此之外，校外的有关评估专家所形成的正式的录音录像等材料也可以被纳入此行列.
1.2 评估专家组形成的指导文件
专家听课，对教学环境、教学设备的实地考察，师生会议记录以及课堂抽查过程中所形成的记录材料都属于专家组的评估指导文件，专家组根据这些记录材料可以对评估结果形成初步的反馈意见，供上级机关参考[2].
1.3 本校有关评估工作的文件资料
本校的教学工作计划、季度总结、请示建议、各种会议材料以及本校的自评总结等资料都属于本校评估工作中的文件.本校根据评估工作制定的一系列规章制度以及关于评估工作的计划和经费支出等，也属于本校的评估文件.
1.4 评估后有关教学整改的材料
高校在评估结束之后，要根据上级的工作指示和教育专家的意见进行为期一年的整改工作，整改是评估工作结束之后的重要环节，是深化教育体制改革的重要手段.高校评估的最终目的是为了提高高校的办学水平与教学质量，因此广大高校要对不符合评估标准的事项进行及时的整改，整改过程中所形成的整改方案需要向教育部评估中心报送，所以有关整改方案的评估材料也是评估档案的重要组成部分[3].
2 高校评估档案规范化管理的重要地位
我国高校普遍实行本科教学水平评估制度，这也是继“211工程”之后教育领域的又一次重大教育改革.在高校开展教学评估不仅有利于进一步明确教学理念，更有利于深化教育体制改革，保证人才培养的质量，提升高校的办学水平和社会地位[4].因此高校评估作为一项重要的实践活动，需要不断向着规范化的方向发展，广大高校也要将这一过程中所产生的文件资料及时的转化为档案，因此加强高校评估档案的规范化整理可以有效的促进教学评估工作的顺利开展.
2.1 保证评估工作的连续性
高校评估工作并不是一次性的评定工作，而是实行“五年一轮”的评估制度，这就意味着高校评估工作是一项经常性的工作，不能使高校因为一次评估结果符合要求标准就放松教学管理.高校评估最主要的目的就是使未获得优秀的高校奋起直追，努力改变现有的教学情况，兴利除弊，为下一次的教学评估做准备.评估档案真实的记录了每一次的评估情况，因此可以保证评估工作的连续性，起到承上启下的重要作用.
2.2 丰富高校档案内容
高校评估作为一项崭新的激励机制，可以极大的促进我国高等教育的快速发展，因此从形式上来讲，评估档案也丰富了现有档案的内容，为高校的教育科研工作增添了新的研究内容，促进了高校档案事业的进一步发展[5].
2.3 提升高校的管理水平
高校评估档案可以为高校的长期发展提供完整、详尽的记录，其明确的标准和严格的程序也记载了评估工作的整个过程，为高校提供了成功的经验和失败的教训，同时也为高校管理水平的提高提供了宝贵的参考意见，对于高校管理质量的全面提升具有重要的意义.
2.4 提高学校的社会影响力
只有提高档案管理的规范化水平，才能对档案资源进行充分的利用.教学档案管理中有关专业、课堂设置等方面的资料可以为教学改革提供原始的参考信息，并能够满足广大用人单位的实际需求，加强学校与社会的联系，因此只有保证档案管理质量，才能为学校与外界的联系及时提供有效的教学信息，提高学校的社会影响力和声誉[6].
3 高校评估档案管理的现状
3.1 没有对评估资料进行全面收集
评估档案是对评估资料的归纳统一，要保证评估档案的完整性，就需要对评估资料进行科学系统的收集，形成一系列的评估文件.在实际的评估工作中，许多高校往往忽略了本校评估资料的收集，而且只注重文字资料的收集，忽视了音像资料等的收集，有些学校对领导视察的讲话和评估专家的访谈也没有进行及时的记录和归档，造成真正被记载下来的评估资料少之又少，档案沉淀不多，使评估档案失去了完整性，不能有效的记录评估工作的全部过程.
3.2 对评估档案没有进行统一管理
评估工作是近年来才开展的一项教育实践活动，因此大部分高校还没有形成一套合理有序的档案管理制度，在实际的工作中往往重视评估工作的现实投入却忽略了评估材料的归档整理，有些高校认为评估结果出来了评估工作就结束了，至于评估文件的档案整理则抛之脑后，教务处、财务处、人事处各管各的，各部门对评估档案进行分别管理，失去了档案资料之间的联系和沟通，严重影响了评估档案的有效利用.
3.3 评估档案归档之前没有进行科学鉴定
在整个评估过程中会形成大量的文件资料记载，如果对这些资料没有统一的鉴定标准与明确的归档范围，就很难及时发现有价值的资料.因此在评估资料归档前应该进行科学系统的划分和鉴定，去伪存真，实现评估档案的科学管理和有效利用.
3.4 缺乏评估档案的专业管理人员
高校评估工作存在的时间并不长，因此对评估档案的管理还没有形成规范化的管理制度，许多评估档案都没有专门的工作人员进行管理，大部分院校还是将档案管理工作交给现职工作人员，导致评估档案管理工作因为缺乏专业管理而无法有序的开展[7].
4 实现高校评估档案管理规范化的措施
4.1 增强评估档案规范化管理的意识
对档案规范化管理意识的缺乏是导致我国高校评估档案管理水平不高的主要原因.评估档案是衡量学校教学水平和管理水平的重要参考，因此为了发挥评估档案在管理工作中的重要作用，就需要加强档案管理人员的意识教育，通过形式多样的宣传活动，使评估档案管理的重要性深入高校每一个教职工的心里，鼓励高校全体成员参与到评估档案的管理工作中，增强档案管理人员的积极性和主动性.高校管理人员还要改变传统的管理观念，提高自身的服务创新意识，合理的制定评估档案规范化管理的各项制度，保证学校各部门之间的协同合作，形成全员参与的良好局面，实现评估档案管理的规范化和科学化.
4.2 以教学评估档案管理为基础
教学评估是高校评估工作的重要内容，因此学校各部门要切实的以教学评估为基础，不断优化其他各项评估档案管理制度，提高评估档案管理的整体水平.教学评估能够及时发现档案管理中存在的缺陷，是衡量学校教学质量和档案管理水平的重要标准，因此要加强对教学评估档案的审查和监督.有些高校管理不到位，没有严格落实岗位责任制，归档机制也不健全，最终导致了重复归档和漏档现象的发生.针对这个问题，需要建立统一的院系档案，明确各院系的管理职责，加强管理人员的教育培训，提高实践技能，为日后评估档案的规范化管理奠定良好的基础[8].
4.3 健全评估档案管理制度
评估档案规范化管理离不开健全的管理制度，因此为了切实的发挥评估档案的重要作用，需要建立健全高校的评估档案管理制度，制定一系列科学有效的管理方法和措施来实现评估档案的有序管理.管理制度的健全首先要制定科学的分类机制，按照评估档案的专题性质进行合理划分，对各类评估材料进行科学的归纳整理，建立一个全面有效的档案管理体系.对获取的评估档案要及时移交给学校的有关档案管理部门，防止评估资料的漏档.
4.4 提高评估档案信息化管理的水平
信息技术的迅猛发展使其在各行业领域都有了广泛的应用，因此评估档案的信息化管理也成为一种必然的趋势.高校评估档案的信息化管理离不开档案信息管理系统的网络建设，因此要不断加大评估档案的网络化建设力度，确保档案信息在网络环境下的共享和保存.评估档案管理系统首先要保证档案信息的安全保存，只有在对档案信息进行完整保存的前提下才能顺利开展其他工作.提高档案的管理水平还要通过网络信息技术实现对档案管理的动态监督和审查，及时发现存在的问题，保证网络环境的安全和档案资料的完整，保证档案信息化管理的质量.
结语
高校评估档案对高校的教学、科研、党政管理等各项活动都具有非常重要的作用，它不仅能够完整的记录学校的发展轨迹与历史沿革，还能衡量高校的管理水平，因此要切实做好评估档案的管理工作.为了提高评估档案的管理水平，需要增强管理人员的管理意识，加强专业技能的教育和培训，建立健全评估档案管理制度，提高评估档案信息化管理的水平，不断完善高校评估档案的管理，使评估档案管理向着规范化的方向发展.
参考文献：
〔1〕邱亚新.关于高校评估档案管理规范化的思考[J].黑龙江科技信息,2012（02）:151.
〔2〕刘长杰.高校评估档案管理规范化的探索[J].办公室业务,2012（07）:14-15.
〔3〕何艳平.高校评估档案规范化管理的建议[J].湖南广播电视大学学报,2012（03）:81-83.
〔4〕刘廿.浅谈高校评估档案的形成与管理模式[J].劳动保障世界(理论版),2013（09）:127.
〔5〕韩媛媛.高校评估中教学档案及其管理的重要性[J].石家庄职业技术学院学报,2011（02）:18-19.
〔6〕蓝菊.浅析民办高校评估档案与普通档案的管理与异同[J].南昌教育学院学报,2011（08）:61+63.
一、农村土地流转合同档案管理亟须规范化
土地是我国农村重要的生产资料,随着经济结构的变化,农村土地流转现象越来越多,城乡建设频繁征占用农户承包地,农户土地承包状况时常发生变动,这就使得相关合同和档案管理工作规范化显得尤为重要,一方面关系到切实维护农民的正当权益,另一方面有助于促进党的农村土地承包政策的落实与贯彻,事关农民土地承包权益的维护保障。
调查显示,由于种种原因,当前许多地方农村土地流转档案的管理不够规范化,保护措施疲软,诸如:有的地方不能对相关合同和档案材料及时立宗归档,可能导致信息遗失;还有工作人员变动时对档案资料交接不到位,也容易造成信息遗漏和档案损失;再者就是传统的书面办公中存在的材料填写不规范、笔迹潦草等等。诸如此类显现出当前许多地方的土地流转合同管理没有跟上社会经济的发展步伐,不符合《档案法》的规定,更与农村土地承包管理规范化和制度化的精神相悖,甚至带来实际的消极影响,给维护农民土地承包权益工作带来重大影响。
二、如何完善农村土地流转档案管理工作
各级单位要充分认识到农村土地流转合同规范管理的紧迫性,在国家相关法律法规的基础上探索契合当地实情的管理方式,加强责任意识和忧患防范意识,以期确保档案的完整与安全,为妥善解决农村土地流转和经营中的纠纷、依法维护农民土地流转权益奠定基础。
1.普及档案管理法制知识,提升管理能力
档案管理必须全面依循国家的档案管理法制,要注意宣传法制知识。首先,要进行分级培训。对档案管理法制知识的了解要从基本知识到重点知识和案例进行全面化的分级培训,加深大家对《档案法》《档案法实施办法》《档案管理条例》以及土地流转相关法律法规的理解和认识,促进各单位依法开展档案工作。其次,要保证档案员能够持证上岗。也就是说要在学习法制内容后进行全面的考核,考核合格后领取《法制培训合格证》,然后才能参加档案管理工作,这样一来就可以将法律学习培训纳入全员岗位培训内容,在综合培训中加强法律知识的培训,以增强全员的法律意识。
2.明确管理责任,严格依法归档
各级单位对土地流转合同档案管理有不同的针对对象和责任,明确管理权限和责任是规范管理的基础,只有这样才能落实依法归档,才能保证档案材料不至混乱、遗失及其责任的相互推诿。比如,签订五年或五年以上土地流转合同的,必须一式五份,县、乡、村、当事人各存一份,还有一份由乡镇管理机构集中向当地综合档案馆移交备份实行一体化管理。另外,土地流转过程中生成的其他档案资料可以由形成单位依法保管,不得遗失。
一般来说,目前土地流转相关归档中的土地承包经营权登记申请书、农村承包土地调整方案批件、土地承包经营权登记簿、土地承包情况汇总清册、土地承包经营权权属证明文件、现场勘界确认材料、公告材料、登记核准文件、登记台账、权属变更登记材料、登记发证原始材料、登记管理信息系统备份等交由县级人民政府农村土地承包管理部门归档保存;土地承包工作小组名单、承包土地调整方案、土地承包方案、土地流转委托书等档案材料,由村民委员会归档保存……唯有如此才能对号入座,责任由归,防止管理上越俎代庖造成混乱,杜绝责任追究中李代桃僵等不规范的事情发生。
3.严审档案质量,规范收集整理
传统的档案大多是手写体,其中不乏字迹潦草给工作带来困难者。所以在档案规范管理中,土地流转相关合同务必经过严审确保材料真实有效,要求数据准确、字迹工整、图谱易读,落款、日期及公章签字等清晰明确,具有可标识性和合法性;纸质合同档案要使用不易褪色或消失的中性笔用工整的楷体填写,纸张及装订要严格按照档案保护的要求,不易损坏和失散。
及时收集整理归档才能确保合同档案的准确不失。这就要求我们一定要建立健全档案管理制度,责任到人,及时将合同信息及相关材料进行收集整理,完成归档。任何单位及个人不得私自处理抑或拒纳归档。为了便于检索和查询,合同整理归档后,应编制目录以备查询。
4.注意安全保管,完善信息管理
关键词：医院档案管理；规范化；可行性分析
医院档案管理在医院的发展中非常重要，医院作为基础设施建设中一个重要的环节，不能被忽略。在医院的建设中，要重视医院档案管理，随着医疗卫生事业的不断发展，热门对医院档案管理也有着较高的要求，尤其是医院档案管理上的要求在逐渐增加，在医院档案管理的过程中，对规范化有着较高的要求，医院档案管理应该实现规范化，这样对医院档案的使用也是有利的，也会减少医院档案丢失的情况，在档案管理上规范化是一个重要的发展趋势。
1 医院档案管理的发展现状
医院档案管理在医院的发展中是非常关键的，医院档案主要是记录医院的具体工作情况，对医院的患者基本情况进行记录，医院档案还可以为领导的决策作出贡献，除此之外，对医院的正常运转也有着重要的影响，在医院档案的管理中还存在着很多的问题，如果不将这些问题解决，那么我国的医院档案管理是无法发挥作用的。现在的医院档案管理中存在着很多不规范的行为：
首先，在档案管理方面的人才十分的少，有很多的档案管理人员并不了解档案，由于医院的不重视，这样就导致了医院档案管理人员有些是借调，有些是其他岗位的即将退休人员，这样就导致了档案管理面临着规范化的问题。其次，在医院档案的收集上仅仅重视对病历档案的收集，对其他档案的收集并不重视，这样就导致了有很多的医院档案存在着丢失的情况，在出现问题的时候没有可以参考的依据。
再次，医院档案管理在机制上缺乏统一性，医院档案与其他的档案是不同的，这主要是由于医院档案管理有着特殊性，因为医院档案的种类较多，就导致了档案管理的时间和程度是不同的，在有限的时间中，其他的档案就无法进行保存，在管理上也去缺乏措施，没有进行分级管理，仅仅是通过同一个档案管理层级进行管理，这样对档案管理有着很大的限制。
最后就是医院档案的设备存在着落后的现象，由于医院对档案管理并不重视，为了减少成本并不会及时进行设备的更新，在管理设备上就存在着落后的现象，在信息化设备出现的今天，医院的档案管理已经无法满足医院发展的要求。大部分医院的管理设施还是比较落后的。仍然采用传统的纸质载体与传统的书面档案管理方法，受保存地点的环境、湿度影响较大，同时保存时间段较短。海量的患者档案严重的占用了医院有限的档案管理资源，保存与管理设施的落后直接导致了档案管理工作的混乱，严重制约了医院正常的工作秩序。
2 医院档案管理规范化可行性的分析
2.1 保存传统的档案有利于进行规范化的管理
医院档案有很多的用处，是医院发展的依据，利用传统的手段保存的档案在整个医院发展中是十分关键的，从这些档案中可以看出医院的发展历史，也可以从这些传统的档案中找到医院档案管理中存在的问题及时的解决。传统的医院档案管理虽然面临着不规范的问题，但是由于由很多的纸质档案都保存下来，这样可以作为医院档案管理规范化的必要依据，在对医院档案进行规范化管理的过程中，要将整个医院的档案进行有序的整合，按照患者的病情进行分类，这样就可以将档案进行划分，还可以根据实际的需要，将档案按照就诊的时间进行划分，总之，可以按照医院的正常标准对医院档案进行分类，保证医院档案管理的规范化。
2.2 利用传统的模式建立统一的管理体系
传统的医院档案管理中主要存在的问题就是缺乏统一的管理，在整个医院档案管理的过程中，要想进行规范化的管理，就要建立统一的管理体系，参照传统的医院档案管理模式可以将医院档案管理中存在的问题进行合理的解决。传统的医院档案管理中存在的问题有很多，例如分工不明确，在保存上缺乏有效性，都是传统的医院档案管理中存在的问题，面对这些问题可以有效的规划，对这些问题进行分析和研究，将有利的一面应用到医院档案管理体系中，在新档案管理模式下，杜绝传统档案中出现的问题，完善档案管理体系，对整个医院档案管理有着重要的影响。
有的医院是各个科室各自保管患者的档案，有的医院是患者档案与其他档案分开管理，只有统一的患者资料档案管理办法，对其他例如行政、人事档案的管理并不重视，所以没有建立一个有效的档案管理体系。没能将整个医院所有的档案都纳入到统一的档案管理体系当中来。在新的规范化档案管理中，正好需要建设统一有效的档案管理体系，这不需要过去已有的管理基础重新建立一个管理体系，只需要设立一个崭新的管理体系，一定程度上简化了规范化管理的程序。
2.3 科技的运用使管理更加方便
传统的档案管理虽然能够保证档案储存的长久性和完整性，但也存在很多问题，往往占用大量的空间，工作人员在查找时也比较麻烦，费时费力。随着网络科技的发展，档案管理逐渐实现电子化管理，医院逐步建立了档案数据库。电子档案管理可以节省大量的存储空间，同时减少了贮存面积，使工作人员检索起来更加方便，从而提高了工作效率。电子档案管理应该和传统档案管理结合起来，对于特殊的档案实行数据库管理。这不仅使档案管理更方便快捷，还适应了科技发展的要求，使档案管理更加科学规范，有利于实现医院管理的科学化、规范化。
2.4 可以为规范化管理节约资金，减少浪费
由于过去投入不足等原因，导致医院相关的档案保存管理设备不齐全，保管条件不达标，甚至保管场所不够用，各种因素都制约了医院相关档案的管理与保存。新的规范化管理模式要充分的利用高科技手段，使用音频、视频、射频等方法对档案进行分类管理，并且需要高科技的保管场所与保管设备。这些都需要投入大量的资金与人力物力。但是由于许多医院以前本身并不具有这些相关的设备与仪器，在一定程度上避免了设备的折旧与浪费。由于设备与管理人才的缺失，正好可以引进最新的科技与人才，从头建立一个完善的档案管理系统。
3 结论
在当前的情况下，随着经济的不断发展，人们对医疗水平需求的提高，以及正在进行的医改等活动，对医院的档案管理提出了更高更艰巨的要求。医院要充分把握好这次改革的机遇，通过对规范管理的可行性分析，建立一个完善的档案管理体系，为医疗水平的进步提供充实的保障。
参考文献
