时间：2023-05-24 18:03:35
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笔者主要从事施工企业档案管理工作，负责企业内部文书、声像、会计、科技等方面档案内容的管理。下文笔者将结合自身的工作经验和内容，对于现阶段施工企业档案管理工作中存在的几个重点问题进行分析，抛砖引玉提出相应的解决对策，以期更好的提高施工企业的档案管理水平。
2现阶段施工企业档案管理工作中存在的几个重点问题
首先，现阶段企业内部对于档案管理工作缺乏足够的重视。由于施工企业的业务类型所限制，工程项目施工具有施工点较多，施工周期长的特点。整个施工队伍具有较强的流动性，其档案管理工作的开展受到诸多局限。与此同时，施工企业在开展工程项目管理的过程中，缺乏科学的档案管理意识，整个档案管理工作流程不够清晰，档案资料流动不科学。在发生人动时，档案资料的交接经常会出现问题，造成了档案管理工作开展遇到诸多困难。其次，归档管理水平有限。工程项目施工的过程中，涉及到的社会活动较多，整个工程档案较为复杂。工程档案的管理必须要保证其档案资料具有完整、客观、真实、原始的特点。在实际开展归档工作中，很多工程档案中的内容存在着缺失、错误等问题，并且相关材料填写上不符合档案归档要求，难以实现长期的保存。长此以往，档案就会逐渐发生失真、缺失等现象，难以为工程项目管理提供重要的凭证与依据。与此同时，在档案的收集上，很多施工企业都采用专人定期收集的方式。这种收集方式的工作量较大，并且整理和保存的过程容易出现问题。这种档案收集的方式较为被动，并且在档案资料不断增加的形势下，归档工作的效率和质量也都难以得到有效的保障。很多施工企业的自动化建设还存在着很多不足，办公自动化系统的应用不够深入，整体档案管理工作依然脱离整个信息化系统平台而单独开展。再次，归档不及时。一般来说，工程项目管理部门应该在验收后的一段时间内，按照要求完成档案资料的一角，在档案管理工作开展中，很多施工企业的档案归档与移交工作不够及时，并且拖延、滞后现象较为严重。部分工程项目在竣工之后的很长一段时间内，档案资料尚未完成移交。这种问题的存在，造成了企业对信息资源的管理受到了很大的限制，并且难以实现对技术的总结和改进，不能科学的对自身的施工技术能力和管理能力进行改进与提高，不利于企业的长效发展。最后，从业人员素质水平有限。很多企业的档案从业人员对于档案管理工作的价值没有一个明确的认识，并且忽视档案信息的重要性。在施工企业中，档案管理工作一般由新人来进行管理。参与管理的员工不具备足够的档案管理能力，没有经受过专业的培训，难以胜任档案管理工作的需求。
3提高施工企业档案管理水平的对策
第一，加强对档案管理工作的认识。施工企业的管理者要提高对档案管理工作的重视，并且认识到档案信息对企业发展的重要性。对于施工企业来说，工程档案记录了企业的发展历程，是企业重要的信息资产。施工企业的档案管理工作相对于其他企业来说，管理范围和种类更多，并且特定档案的管理标准也更高。对于企业管理者来说，不同层级的管理人员需要对档案管理工作予以高度的重视，并且不同部门要与之进行量化的配合，对于档案管理工作中出现的困难和问题进行第一时间的解决，为档案管理工作提供了一个良好的执行环境。第二，完善档案管理制度。完善的档案管理制度，是档案管理工作的重要执行基础，也是从基础层面上就现阶段档案管理工作不规范问题解决的有效措施。施工企业的工程项目一般投资规模都较大，并且施工周期较长。在施工过程中，容易出现人员流动与变更的情况。针对于这种情况，施工企业要指明专人进行专项档案资料的负责，并且明确相互分工与责任。在施工准备阶段，要积极的与监理部门、业主单位进行沟通，做好相关档案资料的样本设定，为后续档案标准化管理提供有效的依据。在发生人员变动等情况时，施工单位也要积极的做好交接的管理，避免由于人动所造成档案资料的遗失。在档案管理流程设计上，要结合自身企业的业务特点和内部结构，精简流程，并且做好各个部门之间的协调职责界定。第三，加强对档案信息的利用。档案管理人员要深入了解企业的整体业务结构，并且对于各项工作状态进行深入的掌握，及时的为企业管理者提供相应的资料，充分发挥企业档案资源对企业管理、技术、经营、研究等各方面的促进作用。另外，施工企业也要积极的推进档案管理工作的信息化建设。随着办公自动化的实现，档案资料的形式也逐渐变得丰富，电子档案的管理也成为了档案管理工作的一个重要内容。在开展档案管理信息化建设过程中，通过构建一套科学的信息化管理平台，可以实现档案信息的高效管理。通过做好相应的权限分配，提高对档案信息的利用效率，突破传统管理方式所带来的查阅难和管理难的问题。第四，提高档案管理人员的综合素质。施工企业要有意识、有计划的构建一套科学的档案人才管理机制，对于档案管理人员队伍的综合素质进行不断的提升。在日常档案管理工作中，要积极的推进各项培训工作的开展，结合自身需求，不断的完善档案管理人员的业务能力。档案管理人员也要积极的提升自身的业务能力水平，不断的自我学习和自我充电，对于新出台的法律法规政策进行学习和研究，掌握企业档案管理工作的发展需求，提高自身的综合业务水平。
4结束语
关键词：水电施工企业档案管理
中图分类号：C29文献标识码： A
在全社会环保意识不断提高的今天，水电作为一种可再生的情节能源，成为国家保障能源供应的最佳选择之一。一大批不同规模及型式的水电工程项目如雨后春笋,星罗棋布在各条江河上。水电施工企业作为工程建设的主体，掌握了工程建设现场的第一手资料，将成为竣工档案资料的基础，其档案资料质量直接关系到工程质量评优和达标投产考核。为此,水电施工企业做好工程建设的同时,必须做好项目档案管理工作，保证归档的资料质量，为整个水电项目建设和使用增值。本文将阐述水电工程建设项目档案管理的意义和不足，以及更好做好档案管理工作的对策，以供参考。
一、水电工程建设档案管理的意义
1、为工程纠纷提供法律依据
水电工程建设周期长、参与单位多、协调内外关系复杂，各专业分包商多，工序交接繁琐，甚至会遇到不可抗力因素影响。所以，一旦出现一个或者多个问题，时间长了就会累积、演变成纠纷和矛盾，会给工程建设及质量产生很大的影响。比如：工程建设时是否按照标准化的程序施工，有无偷工减料，进场原材料是否合格，中间产品质量是否达到设计要求，单元工程质量是否到达质量标准，进度款是否按时支付，质量缺陷是否按照要求修补和处理等等。这些问题会在工程建设过程形成的资料中反映，每一个施工活动都会形成记录资料。所以，全面、准确的工程档案资料将为纠纷和矛盾的解决提供法律依据和凭证。
2、为工程信息查询提供依据
工程档案是施工活动中形成的大量真实记载，客观反映工程内部结构和联系。包括各分部（项）工程施工方案、措施、隐蔽工程施工、质量验收资料、设计文件及图纸以及工程建设过程中的往来文函等，都能在档案资料中真实的记录和反映。这些档案资料对工程的使用、维修、改建、扩建、拆除具有指导作用，对防范自然灾害的破坏及破坏后的修复建设都有着不可替代的作用，更是预防自然灾害、减少损失的重要手段。
3、施工企业的无形资产
工程档案管理在一定程度上反映企业的管理能力，也是一个企业软实力的集中体现。竣工档案作为水电工程的一个专项验收项目，其档案归档水平会影响到整个工程是否能通过最终的竣工验收，更直接影响到施工企业的合同履约能力。良好的合同履约能力将为企业赢得良好的声誉，帮助企业在激烈的市场竞争中展现雄厚的竞争实力，逐步成为企业的无形资产。
4、开发新技术、新工艺的依据
在国内水电定额调整周期比较长，而物价水平的大幅上涨，为了降低工程施工成本，水电施工企业不得不进行技术开发、技术革新和施工方案优化。因而，要想取得技术开发和革新上的突破，就需要不断从项目施工方案、技术资料中收集各种数据和资料，进行专门的对照、研究、总结和开发。作为技术方案载体的工程档案资料，其内容有可能成为先进的施工工艺产生的前身。合理利用档案，对水电施工企业新技术、新工艺开发具有重要的意义。
二、水电工程建设档案管理的不足
我国水电建设实行流域梯级滚动开发，建设完成后随即交付运营单位运行。在交付运行前，要进行竣工验收。档案验收作为竣工验收前必须通过的专项验收项目，已经引起了项目法人的高度重视。所以，档案管理工作有了决策层的支持，已取得重大进步,也日益趋于规范，但目前还存在以下不足:
1、工程档案管理意识淡薄
为了使水电站早日蓄水发电，尽快为投资方创造效益。业主、监理以及施工企业往往会更注重工程的有形建设,而忽视档案资料的收集整理，没有把档案管理和工程建设同步起来，档案管理意识淡薄。施工企业的项目经理部更是全身心投入施工生产，所有工作都为施工生产工作让路，没有把工程档案管理纳入日常工程建设管理中。特别是在施工阶段面临工期紧、施工任务重等情况下,只重视建设项目的进度、质量和资金的控制,而忽视了工程档案工作的资源投入，从思想意思上没有重视档案管理工作。
2、档案管理工作开展不及时
水电项目档案管理点多、面广、量大,牵涉到较多的部门和单位。比如：施工企业内部各部门、材料采购商，以及专业工程分包商等。在工程建设开工之初，没有及时建立健全、有效的档案管理规章制度,或者建立起来的规章制度得不到有效的落实。档案管理实施细则未及时跟上,对各单位和部门缺乏完善的约束机制。另外，档案管理工作在开工之初得不到不重视,没有在各单位之间形成系统的工作规则，往往会造成执行不到位,出现档案管理工作相互推诿、搪塞、忽视,以及不愿配合、不予支持等不良现象。再者，施工企业项目经理潜意识认为随便一个人都能做竣工资料，因而没有配备具有专业知识背景和实际工作经验的档案管理专职人员，或者专职档案管理员工作主动性不强，没有做到定期收集档案资料，并加以整理。等到工程项目完工需办理竣工验收手续时,再来组织大量的人力、物力,突击补充档案资料,导致工程竣工档案“事后算总账”的被动局面。
3、档案资料质量不高
虽然目前水电施工技术已经达到较高的水平，但是水电工程建设仍需要数年时间。水电施工企业因为工作环境艰苦，导致人员流动性非常大。而档案文件的收集整理工作又具有持续性,各单位对建设过程中形成的资料未及时收集和妥善保管,档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档。而且，在施工期间形成的质量评定资料填写不规范、乱涂乱改的现象普遍存在，甚至有质量表格填写错误的情况。这些现象导致档案资料的真实性、完整性、准确性难以控制，从而影响到档案资料的质量。
4、档案管理人员配备不足
因对工程建设档案管理不重视,企业或参建单位配备的档案人员少,多为兼职人员,档案管理人员工作稳定性差,而且对水利工程档案收集、整编、管理等要求不够熟悉,使得水电工程档案管理质量较差,无法达到国家规定的档案管理验收标准。
三、应对水电工程建设档案管理问题的措施
1、提高档案管理意识
为加强对水电工程建设档案的有序管理,在工程项目开始时对企业各部门人员进行档案法律法规的培训和教育,增强工程档案意识,争取各方面的配合与支持,提高他们做好水电工程建设档案管理的自觉性和责任感。尤其要向企业各部门负责人宣传,增强他们的档案意识,树立“依法治档”的观念,争取他们的重视和支持,摆脱档案管理的处于被动的局面。
2、资料管理必备的专业技能
水电工程涉及的专业较多，知识面广。比如：大坝基础处理、坝基开挖与保护、金属结构制作安装、大坝安全监测等。工程档案资料都是出自施工现场一线。做好档案资料管理必须熟悉施工工艺过程和工艺控制特点，了解施工工艺流程，具备一定的的水利水电专业知识。档案资料管理工作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合专业工作，所以必须具备一定的水电施工专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力。
3、提前介入工程建设前期
档案管理人员提前介入工程建设前期，能通过实地查看工程建设原始面貌。对施工范围和工程结构有一个初步的认识，能够掌握所承包的工程专业划分情况，熟悉施工图各专业包含内容，这就为后期档案管理节省检索时间，提高借阅效率。例如借阅者要查看某分部工程施工图，档案员不用再全部施工图纸，因为档案员在前期设计蓝图分发时就已经熟悉了图纸专业涵盖内容，就会直接检索到相应的分部工程图纸。然后，对自工程开工之初所涉及到的设计调整和修改，有一个直观的认识，对竣工图的修改、编制有非常大的帮助。再就是熟悉和校核各类文件，比如：设计变更、工程联系单、工序报验单以及其它文件材料的文件编号、书写材料和纸张是否符合标准，以及施工单位、监理单位和建设方人员审核签字是否齐全。如果档案员不提前介入发现问题，等到工程竣工结束后竣工文件移交给档案室时再发现问题，而相应的工程人员已调到另外新项目，就很难对文件进行补充齐全。
[关键词]电力施工企业；工程档案；管理
中图分类号：TM73 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）03-0327-01
引言
随着我国电力体制不断改革，工程档案完整记录了电力施工企业的发展历程，记录了电力施工企业的工程建设成果，体现了电力施工企业的施工水平及档案管理水平。尤其在电力工程项目管理中，工程档案是重要的组成部分，工程档案的管理直接影响到工程的质量及企业的经济效益。因此，确保档案信息的完整性和准确性是电力施工企业档案管理工作的重要任务，其推动了电力施工企业的发展。
1 电力企业施工工程档案管理的特点及其意义
在新形势下，由于受到电力体制改革的影响，对电力施工企业工程的档案管理出现了很多要求，其具体体现在施工工程档案的综合分析、利用、形成、管理等方面，并面临复杂的环境条件。电力施工企业的档案管理具有技术性强、独特的行业特点等特征，提高了对档案资料的要求，使其具有同步性、完整性和详细性。电力施工企业工程档案管理的特点主要是：做好电力企业施工工程档案管理的统筹与提规划工作，并全程参与工程施工过程，进一步提高施工工程档案的完整性；完善施工工程n案管理的有关规章制度，规范档案管理工作的操作流程，使其具有规范性和秩序性；施工工程的档案管理工作要跟上施工工程的进度，保持步伐一致。做好电力企业施工工程档案管理工作，有助于提高施工工程档案管理水平，提高施工工程的质量。
2 电力施工企业工程档案管理中存在的问题
2.1 档案管理人员职业素质低
电力施工企业档案管理部门属于新增设的部门，管理人员大多数从其它部门临时调派过来协助工作。由于没有受过系统性培训，管理人员将档案管理工作有序、系统、科学、合理的开展。除此之外，档案管理工作人员不能有效地确定档案信息的准确性，基层人员上报什么信息，就将其作为档案信息，没有办法校验档案信息的真实性，致使档案信息资源丢失、失真现象出现。并且电力施工企业中工作人员流动性较大，在岗位上不能担任很长的时间，档案管理人员的职业素质及综合素质较低，用消极的态度对待工作，严重导致档案管理工作难以顺利、有效地开展。
2.2 档案管理没有按照规定进行，不够规范
电力系统档案管理制度的标准化和规范化是实现档案管理信息化和科学化的重要前提和重要基础。但是，在日常的工作中却会因为工作人员的一些不规范的操作习惯对同一个类型的工作存在不用方式的记录，这就无形中为档案管理人员再次记录和档案使用人员的查找和使用构成了很多的不便。在将纸质档案进行数字化处理的过程中也会因为这些人为因素的影响降低计算机处理速度和效率。
2.3 电力体系的档案意识薄弱
虽然有些电力企业建立了相关的档案管理部门，但是企业在实际生产经营中对于档案管理的关注度还不够高，“重经营、轻档案”的思想十分的普遍，导致很多企业的领导以及工作人员对于档案管理工作的关键认识不够，所以，在电力体系管理中要能够不断创新，注重将档案管理的实际完成度以及职工的绩效考核相挂钩，逐渐加强企业员工的归档意识，保证企业在实际生产经营中所用到的工作文件以及实物都能够及时的被归档。
2.4 档案管理的智能化和信息化程度不高
数字化和信息化、智能化是未来档案管理的发展方向，也是提高档案管理效率和管理水平的有效途径。目前，由于企业对档案管理信息化建设的投入不够，相关部门无法正常开展数字化信息化工作；对于那些已经配备了硬件设备的机构或企业，则存在硬件利用率低，无法充分发挥这些设备的功能和作用；第三，相关专业人才的严重缺乏也是导致信息化建设没有取得重大发展的因素之一。
3 加强电力施工企业档案管理的有效策略
3.1 加强电力施工企业人员对档案管理的重视程度
我国对电力施工企业档案管理工作有着相关的法律要求。电力施工企业人员需加深相关法律的认识，明确档案管理的重要性。只有加强企业基层人员和高层人员对档案管理的重视，才能将档案管理工作融入到企业管理工作中，使基层人员积极配合档案管理人员收集档案信息，明确自身的责任，从而提升自身工作能力，提高档案管理的工作效率。
3.2 提高电力施工企业档案管理人员的综合素质
电力施工企业对档案管理工作人员的选用需谨慎，必须选用经过系统性的专业培训的档案管理人员。其能助于电力施工企业建立规范性的档案管理体系，此外，档案管理人员还能运用专业理论知识筛选档案信息，并将其归类入档。除了选用专业的档案管理人员，还需提升档案管理人员的综合素质[3]。电力施工企业可以调派档案管理的骨干人员和其他企业进行档案管理工作的交流与学习，从而加深档案管理人员对档案管理的知识，提高档案管理能力，并将借鉴的先进的档案管理模式与理念融入到本企业中，进一步优化电力施工企业的档案管理工作，为电力施工企业档案管理工作注入新的活力。
3.3 做好档案安全防护工作
电力企业要严格按照国家关于档案保管保护的规定，投入必要的资金，做好相应防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防鼠、防尘等档案“九防”工作，切实保障档案安全。此外，电力企业档案作为不可再生性资源，要把保障档案安全作为重大事故和自然灾害紧急处置的首要任务，完善安全防范措施，强化安全管理，提高对自然灾害的应急处置能力。
3.4 在档案管理工作中使用计算机信息技术
电力施工企业档案管理人员需掌握一定的计算机知识，通过计算机将档案信息制成电子文档。对视频、文字、图片等信息内容进行整合，直观地表达档案信息。电子文档要具有规范性，使用统一的格式。信息技术的发展为档案管理工作提供了很多便利，以往档案管理人员需到各个部门收集档案信息，消耗了大量的时间，降低了工作效率。将计算机技术运用到档案管理工作中，便于各个部门通过计算机软件将档案信息制成电子文档传送给档案管理部门，有效地提高档案管理工作的工作效率，提高档案信息的安全性，由于在管理工作中会受到外界因素的影响，致使档案信息丢失，给电力施工企业造成巨大的经济损失。
4 结语
电力施工企业需提高档案管理的工作能力，从而增强企业的信誉度。由于受到电力体制改革的影响，对电力企业施工工程的档案管理出现了很多要求，档案管理人员需引起重视，提高档案管理工作的综合素质，将计算机技术融入档案管理工作中，促进电力施工企业持续稳定发展。
1档案收集整理不及时
没有形成完整体系工程建设过程中，必须重视档案的收集整理，及时形成完整体系，确保工程档案的收集整理效果。建筑企业在实际的档案管理工作中，还存在对施工档案没有及时进行收集整理的问题，影响了档案的系统性，使施工档案难以发挥其作用。施工档案的收集整理受到建筑企业多方面影响，一些建筑企业在工程建设中以经济效益为最终目标，对建筑工程施工档案资料收集整理的重要性认识不够，影响档案收集整理工作在企业建筑施工过程中的具体实施。建筑工程在建设后期，工程建设技术人员陆续撤离施工现场，带走部分专业施工技术档案，导致建筑工程后期施工档案的分散，给建筑工程施工档案的收集整理工作带来困难。档案整理人员对施工技术档案等专业性高的文献资料把控度不够，整理过程中难以形成具有完整体系的施工档案，给建筑工程施工项目的档案管理工作带来巨大影响。
2建筑工程施工难度提高
施工档案数量增多随着社会经济的不断发展，对建筑工程的要求越来越高，在一定程度上提高了建筑工程的施工难度，增加了工程项目的施工档案数量。如果建筑企业没有做好工程项目施工档案管理准备工作，依然采用原有施工档案的收集整理办法，必然降低建筑工程施工档案管理质量。建筑工程的施工档案包括施工过程中形成的所有文档资料，随着工程建设难度的不断增加，施工档案的数量也在不断增多，需要建筑企业根据具体施工档案的收集整理要求，采取相应措施，保证建筑工程档案收集质量。建筑工程的档案管理，因为档案数量的增多，造成档案管理难度加大，一些没有保存价值的建设资料，也被保存在施工档案中，而工程总结、竣工验收等重要资料却没有被完整保存在施工档案中。
3施工档案资料的有效性缺乏
保证施工档案的收集、整理和保存是一项周期性长的工作，在实际的工程建设中，建筑工程的档案资料因为复印份数少或保管措施不到位，施工档案资料没有真正受到保护监管，难以保证其有效性。建设施工过程中，因为某些项目的负责人并不是时时都在施工一线，一些重要的现场资料填写，会出现代签现象，难以保证施工档案的有效性。因为施工档案管理人员的档案意识薄弱，没有及时将施工档案转交给业主，或在完成施工档案的转交之后，并不及时对施工档案重新进行收集整理，错过了施工档案交付后的最佳整理期，给建筑施工档案的最终价值成型造成无法挽回的损失。在档案的利用过程中，一些建筑单位并没有真正意识到施工档案的重要性，对施工档案的利用也仅限于工程验收证书、工程最终预算等方面的查验，其他价值性更高的技术文档并没有真正利用，给施工人员造成施工档案实效价值并不大的错觉。
二建筑施工档案管理主要问题的成因
1施工档案管理制度落实效果不够
目前，在建筑工程中，施工档案管理工作的具体落实，还缺乏相关管理制度，实际工作中，各建设单位根据自身的实际需求，对施工档案管理的方式方法存在差异，影响了施工档案的统一管理。由于没有健全的施工档案管理制度，导致建设施工过程中，施工档案的管理随意性大，难以保证档案管理工作质量。随着建筑工程建设难度的提升，档案资料数量越来越多，没有科学、有效的档案管理制度为档案管理工作做支撑，导致档案管理效果难以落到实处。
2建筑建设单位和建设人员重视程度不够
一些建筑建设单位对档案管理工作的认识程度不够，仅仅把工程施工档案管理工作当做建筑工程中的一般临时性工作，没有制定企业内部的施工档案管理工作制度，缺乏专职施工档案管理人员，难以保证施工档案管理质量。施工档案的收集和管理，在一些建设人员看来是一项苦差事，导致档案管理积极性不高，施工档案的收集整理中，没有做好鉴定验收工作，材料归档范围没有明确，影响了施工档案管理工作效果。
三加强建筑施工档案管理工作的措施
1明确建筑工程施工档案的收集整理范围
要加强建筑工程施工档案管理工作的质量，首先要保证建筑工程现场施工档案的收集整理范围，在明确了施工档案的收集整理范围之后，才能保证建筑工程施工档案的整理效果。目前，建筑工程施工档案的收集内容主要包括施工前期的准备资料、施工过程中产生的文件材料和项目竣工验收过程中的所有文档资料。项目施工前的准备资料主要包括工程建设规划许可证、开工审批表、设计图纸等；施工过程中产生的文件资料主要包括设计变更、工程质量检测报告、工程定位测量等资料；竣工验收过程中产生的文档资料包括项目竣工图、工程竣工验收报告等。在明确了项目施工档案的收集整理范围后，严格按照范围要求完成档案收集整理。
2加强建筑企业的制度建设
提高档案管理人员的认识程度企业根据我国对现场施工档案的具体法规要求，并结合企业实际情况，制定与企业发展相适应的档案管理制度，保证建筑企业在具体的档案管理工作效果落实过程中有章可循。建筑企业要积极通过开办培训班等形式，提高建筑工程人员对施工档案的重视程度。建筑企业在施工档案管理工作中，要克服传统管理经验，对施工档案管理人员进行明确，保证建筑工程施工档案的质量。
3保证施工档案的真实有效
对于建筑工程的施工档案，必须保证施工档案的真实有效，从档案形成的源头开始，把建筑档案的形成融入到工程建设过程中。在具体的实施过程中，建筑企业必须根据档案管理制度要求，对档案形成进行有效跟踪，保证施工档案的真实有效。
四结束语
关键词：建筑施工档案；管理；措施
Abstract: strengthening the project construction of archives management, ensure the project construction management files of complete, accurate, system, security, is file personnel department or the important functions of the librarians, engineering construction project itself is the need, also is the requirement of the archive department. This paper studies how to strengthen the construction file management.
Keywords: construction files; Management; measures
中图分类号：TU7文献标识码：A 文章编号：
建设工程项目施工档案是项目工程施工管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史资料记录。有序地管理好工程施工档案，开发利用项目施工档案信息资源，创新档案服务机制，积极主动地为工程施工管理服务，应侧重做好思想和业务上的充分重视。
一、将工程档案管理工作提到足够重视的程度
工程项目施工建设过程中，产生和形成了大量的工程施工档案资料，真实地记录了工程施工建设的活动情况和建设成果。有的施工单位对内业资料不太重视，到工程完工后，即将交工验收，才开始慌忙整理，有时甚至连原始资料都难以找到，给档案资料整理归档带来很大难度。造成这种被动局面的主要原因有以下几种。
一是认为收集、整理、保管资料是件苦差事、技术含量低的工作，没有人愿意去干或者随意安排没有经过培训的人员上岗。没有配置专职、合格的档案工作人员，内业资料分散于工程技术部、试验室、合同管理等部门甚至个别工程施工人员手中。
二是工程到了收尾阶段，大部分人员特别是相关技术、管理人员又撤离到新的工作岗位。留下的人员对档案资料不熟悉，加之有些资料签字审批手续不完备，需要建设、设计、施工单位或监理人员会签审核，人员很难一起召回，拖延了档案资料整理归档时间。
三是由于工程施工建设中不注重资料收集，为后期资料整理带来巨大的工作量。由于对内业资料不重视，造成一系列的不良后果。其一，拖延了工程交工时间。其二，耗费大量人力、物力、财务。其三，为项目档案管理带来较大难度。其四对工程质量检测单位资料审查带来难度。因此施工单位应在工程建设施工过程加强档案管理工作，自始至终配备专职、合格的档案员或资料员，做到工程完工短时间内将内业资料整理结束，为交工验收做好准备。
二、抓好档案管理收集、整理、保管、利用工作
一是档案的收集。收集工作是做好档案工作的第一个环节，也是最基本最重要的环节。要收集齐全、完整的工程档案材料，要注意以下几个方面：其一，关口前移, 建立文件质量控制机制。关口前移，就是指施工档案资料工作，要从文件形成开始，把好档案材料来源的质量关。把好档案资料质量关，关键是建立健全质量控制机制：建立岗前培训制度，将档案业务培训作为施工单位人员上岗的必修课；把档案管理纳入相关人员的岗位职责，建立考核奖惩制度；同步检查，实施档案资料质量的全过程跟踪管理。其二，全过程的收集。从工程前期的准备、勘察到设计、施工、竣工验收等各个阶段各个环节以及工程竣工后交付、保修回访的整个过程中，形成的有查考利用价值的以文字、图表、声像、电子文件等记录形式的档案材料，都要注意收集积累。其三，全员参与。在整个工程施工过程中，所有参与人员都要重视工程档案收集工作，以保证一项工程形成完整的档案材料。有价值的档案材料往往产生于一线人员手中，档案部（资料部）不一定了解到。有时当事人随手毁掉的一张图、一张纸或一个数据，可能就是一份对以后有重要查考价值的档案材料，一旦毁掉无法弥补。其四，广泛收集、积累。为了使档案材料齐全完整，在收集阶段宁多勿少，不要轻易放弃。收集以后再进行分析、审查、鉴定，决定其取舍，但必须是在收集齐全的基础上完成。其五，做好收集阶段的管理工作。在档案的收集阶段，由于工程还在施工进行当中，收集工作也在不断继续，这时已经收集和积累的有关材料还不算是工程的完整档案。为了便于保管和利用，要档案管理的原则、方法进行整理，建立临时案卷。待工程结束竣工后，将所收集到的档案材料重新进行鉴定整理，按照工程项目和档案的内在联系组卷立档，保证其准确性、完整性、系统性、可靠性，移交档案管理部门，做好管理和利用工作。
二是档案的整理和立卷。工程施工档案资料的鉴定、整理、立卷是对档案的最后一次筛选加工及组合定位，关系到档案的完整和内在质量以及能否及时准确提供利用的问题。因此，首先要对收集到的档案材料进行鉴定，根据每份材料在今后的利用价值，决定其取舍。对无保存价值的或价值不大的坚决剔除；对有保存价值的一定保留。在鉴定的基础上，对档案进行立卷保存。立卷工作要遵守档案成套性原则，保持档案的内在联系，使档案内容不断线，能够完整地反映一项工程的施工概况和施工成果。
三是档案的管理和利用。档案材料在经过立卷以后，就处于定位状态，等待利用。在工程施工过程中有关人员要有档案利用意识，要善于利用档案。信息时代的到来，知识和信息越来越成为比资产更重要的资源，档案部门作为社会信息产业的组成部分，正面临着机遇与挑战。档案工作要发展，仅靠传统手工管理己不能适应信息社会对档案信息资源的需求。结合我司实际情况，为适应社会主义市场经济需要，为适应建筑市场竞争的需要，建立了信息化平台，工程建设施工档案管理工作由传统的手工管理逐步转变为计算机管理，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。利用计算机技术，有计划、分期分批地把纸质、胶片、录音、录像档案数字化，使工程项目施工档案信息与现有档案资源数据库并网，将己有的数据库与各分公司及分支机构档案资源实现互联，大大提高资源利用率，实现自动化管理，提供方便、快捷的利用服务。
3．结 语
总之，工程项目施工档案是工程建设项目的宝贵财产，是工程建设者智慧的结晶，是历史的真实见证。施工企业应该充分认识到工程项目施工档案的重要性，档案工作者和工程建设者都应该本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，共同做好工程项目施工档案管理各项工作。
参考文献：
[1] 刘永霞. 浅谈建筑工程技术资料的管理[J]. 黑龙江纺织. 2011(04) .
【关键词】档案管理； 审核； 制度
【Abstract】It is very important to collect and record the engineering materials in the construction process and to manage the archives. Therefore， the project archives are an important part of engineering construction and management， which provides a convenient way for project acceptance and subsequent data query.
【Key words】File management；Audit；System
档案管理是工程建设与管理工作的重要组成部分，为了引起重视由施工企业项目经理安排固定人员负责施工资料的收集、审查和保管工作。从进入工地开始，施工单位就应对施工档案的收集、整理和保管提出明确的要求，严格履行各种报批、报验手续和报送份数，所有报批、报验的资料经办人都要按照规定严格履行签字手续。
1. 制度建设、组织保障
1.1工程档案的重要性。 工程档案是指从工程项目的提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设的各个环节入手，收集整理在工程施工、工程管理过程中形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种施工资料。工程档案是衡量工程质量的重要依据，是基本建设项目管理工作、工程成果04+56 的重要组成部分。建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要。
1.2加强工程档案建设。 加强工程档案基础业务建设，积极采用新技术，开展工程档案信息化工作，建立工程档案数据库，开发工程档案信息资源，提高工程档案管理现代化水平，为工程建设与管理服务。
1.3表彰和奖励制度。 对在工程档案工作中做出突出成绩的部门和人员，给予表彰和奖励；对于违反档案工作管理规定的个人，可采取通报批评等方式限期整改，对触犯档案法律法规，造成严重后果的，依法追究法律责任。
1.4档案管理交接制度。 项目档案管理人员负责对所承建的工程文件、资料进行收集、整理，在合同验收、设计单元工程完工验收前，完成对有关文件资料的收集整理、归档工作；归档文件资料必须交主管档案的专职人员进行审查，并签署鉴定意见。工程档案通过验收后按规定移交给项目建设管理单位，交接双方应认真履行交接手续。
1.5档案管理人员调动制度。 工作调动的人员尚未交清归档文件资料，不得办理调动手续。任何个人或部门均不得将归档的文件资料据为己有或拒绝归档。
1.6档案整理遵循的规章制度。 案卷应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）及《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）的要求。归档图纸应按照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T 10609.3-1989）要求统一折叠。
1.7声像材料的整理与归档。 指定专人负责反映工程项目建设过程的图片、照片（包括底片或电子文件）、胶片、录音、录像等声像资料的整理、注释，并附以详细的文字说明。电子文件与纸质文件同时归档，并符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）。
2. 工程档案的审核
审核的施工资料，符合《水利工程建设项目档案管理规定》等相关要求，已归档的资料组卷合理，排列有序，竣工图纸清晰，图面整洁，竣工图与实物相符，能真实反映工程实况，签字手续完备。
2.1审核档案范围、数量统计。 审核主要包括以下内容：（1）现场组织机构及主要人员名单报审表（2）施工组织设计（3）设备进退场报验、混凝土拌合站使用报告（4）施工技术方案、作业指导书、技术交底（5）安全措施文件（6）项目划分文件（7）施工进度计划（8）原材及构配件进场报验（9）各类试验报告、检测单位及原材厂家资质报告（10）设计通知（11）变更申请及变更指示（或批复）（12）报告单及批复（13）施工日志（14）工程测量成果报验单（15）单元工程质量评定文件（16）分部工程验收文件（17）缺陷处理文件（18）外观质量评定文件（19）单位工程验收文件（20）金结及机电等设备文件（21）竣工图编制说明及竣工图（22）照片档案。 以上归档资料基本上涵盖了水利施工的主要内容。
2.2竣工图编制质量及审核情况。 工程竣工图是对完建工程的客观反映，竣工图编制质量的好坏直接影响工程的运行管理及今后的维修、改造，是检查施工单位、设备制造厂资料整编工作的要点。对竣工图严格把关，有一般性设计变更（设计变更图纸面积10%以下），但能在原施工图上修改补充的，已在原施工图上更改，更改处注明更改依据文件的编号及更改人姓名、更改时间，加盖竣工图章，监理工程师签字确认。涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变及图面变更幅度超过10%的，均已另行绘制竣工图，并通过监理工程师审核，加盖监理单位印章并签字确认。
2.3审核过程中发现的问题及整改。 对已完成工程应归档的文件资料，主要审查档案资料是否完整齐全、准确、系统，手续是否完备等。审核过程中，监理工程师严把审核档案资料的“收集关”、“质量关”、“准确关”，如不及时记录、收集、归档，将对工程建设和运行管理造成不可弥补的损失。在资料收集、整理期间加强文档质量上的审查工作，杜绝对案卷资料涂改、字迹模糊不清、污渍、审核签字手续不全等问题。出现破损的案卷要及时更换，对案卷题名不准确、文件排列不合理的要进行修改和调整，满足档案管理的基本要求。
3. 档案整理审核及评价
经过审核，施工单位的档案要（1）真反映了工程建设的实际情况；（2）档案文字字迹清楚、图表清晰整洁、签字盖章手续齐全；（3）竣工图图样清晰，图幅完整，能反映工程形象面貌，做到图物相符，签字手续完备；（4）归档工程文件的立卷、组卷合理，内容要保持有机联系，形成规律，具有成套特点，符合系统性、完整性要求。
1 水利施工企业档案管理存在的问题
1.1 缺乏管理意识
由于我国水利施工企业缺乏档案管理意识，导致档案不完整现象时有发生。我国个别水利施工企业对档案管理不够重视，对其重要性认识不足。没有将档案管理工作运用到整个水利工程建设的全过程中，没有将这一管理工作落到实处，并没有按照档案管理制度对客户或项目工程档案进行管理。在这种不重视的情况下，使水利施工企业档案没能及时整理、排序，导致错过归档时间而影响归档的时效性及完整性。
1.2 缺乏健全的管理机制
由于水利施工企业没有一套完整的档案管理机制。虽然一些水利企业单位对管理档案问题制定了几项制度，但并没有完整的管理机制，其仅限于将员工档案进行简单的整理归纳。但由于水利施工企业人员、客户及工程项目较多，在没有完整的管理体制下对档案进行归纳整理，易造成水利施工企业档案混乱及残缺不全。为日后的档案收集管理及归档工作带来严重影响，并为水利施工工作的正常管理带来不必要的困难。
1.3 没有固定的保管场所
档案的保管工作是要在固定的场所来完成的。在没有固定档案管理室的情况下，易对档案的安全性造成危害。而一些水利施工企业并没有一个固定的档案管理室，例如，有的水利施工企业，管理员将档案存放于其他闲置的办公室或者与其他资料放于一起。由于这些地方没有采取防潮、防虫措施，长时间的存放易使档案受损、受潮，严重的会造成档案字迹模糊、资料不完整。对档案的长期保管有着较大的阻碍作用，很难确保档案的安全与完整。同时，这样的保管方式也是水利施工企业对客户不负责任的一种表现。
1.4 专职人员匮乏
由于企业的档案管理员大多是兼职人员，专职人员较少。而兼职人员没有经过专业培训，缺乏经验，对档案管理的规章制度不熟悉、缺乏管理技巧。因而，在进行档案管理时易出现搞混档案等现象。严重影响了水利施工企业的档案管理质量，也不利于企业档案的归纳管理。
2 档案管理网络化改进方法
2.1 加强档案管理自动化建设
有很多水利施工企业档案管理的自动化建设不完善。受各个企业技术条件与经济能力的影响，使企业所选择的硬件设施各种各样，水平也高低不一。导致网络应用软件及设备率极为低下。很多单位的档案管理人员仍在使用文字管理和财务管理方式，因此，加强档案管理的自动化建设不仅为企业提供了一套标准化、多样化的管理系统应用软件，更是消除了企业对档案管理的盲目性，从而提高了档案管理者的管理水平。
2.2 省时省力、加强电子口令管理
随着科技的不断发展，网络已经成为了新时代的代名词。在人们使用计算机等手段对水利施工企业档案进行管理时，它不仅可以快速提高人们的工作效率，而且还省时省力，达到事半功倍的效果。档案管理员可使用电子网络对文件的先后顺序进行排列，它既降低了人工排列的不准确性，也是对计算机这种网络管理优势的一种体现。从而，减少了劳动量，提高了工作效率。在查找档案时，只需要在网络系统中输入检索词便可快速查找，既不浪费时间还提高了准确率，又是对其他人员档案的保护。同时，还促使其他资源得以充分利用。但随着时间的推移，网络安全问题也越发严峻。因此，为了保证水利施工企业档案的安全，就必须实施一项严密的电子文件安全管理政策，使电子文件的跟踪登陆系统得以完善。在建立有效的管理体制时，需要按照员工的职责、档案信息的安全性对管理体制权限进行详细划分。在对软件功能和模式进行周密设置的同时，还应结合电子口令、指纹识别等新技术对此加以防护，提高识别的精确度。其中，电子口令作为我们最常用的信息识别方式，它也有一定的不安全因素。因此，我们要对电子口令进行严格管理，以免出现不利因素。同时档案管理员还可以设置电子文件操作日志，以此作为日后随机考查的依据。
2.3 提高管理者的信息素养
我国大多数档案管理员仍停留在以往手工操作的“原始社会”，其这种低信息化素养的水利施工企业档案管理者已不能满足我们对当代网络化信息管理者的要求。同时，也阻碍了档案网络化管理的建设发展。据相关研究表明，我国网络档案管理的信息化指数为38.46，但具有高等网络信息化素养的人才指数仅为13.43。我们从这组数据中可以看出，我国档案网络信息化水平与人才需求是不平衡的。各个企业档案管理中心缺少精通网络技术的复合型人才。因此，提高网络管理者的信息素养为提高企业管理水平有一定的促进作用。
1.1建筑施工企业档案资料数量较多，档案意识淡薄
随着建筑施工工程项目资料数量的不断增多,建筑施工企业的质量状况不佳现象也十分突出。一般建筑施工企业的工程档案应当包括准备阶段建筑施工文件资料的整理工作，施工过程中有关工程文件资料的审核工作，项目竣工验收阶段文件资料的递交工作。通过目前建筑工程资料的相关数据表明，建筑企业档案接收的范围和内容在随着建筑业的蓬勃发展不断扩大，但是建筑施工企业往往不注重档案的鉴定工作,忽视建筑档案的归档范围,容易导致一些具有保存价值的工程资料的遗失和一些无价值档案混入档案的管理中,导致一些有归档价值的工程竣工验收、工程结语和工程结算等重要资料归档不全,阻碍了建筑施工档案的有效利用和优化管理。施工人员档案意识的淡薄也容易导致建筑施工的质量问题无法得到有效保障,使得档案的收集整理工作错过了最佳时机,这给建筑工程档案资料的归档问题造成了不可弥补的缺憾。
1.2建筑施工单位的档案资料缺乏真实性和有效性
绝大多数建筑施工单位在形成档案资料的过程中常常因为档案保管当导致档案资料不慎丢失或者因制作份数不够导致在移交建筑竣工文件时经常用复印件代替。还有的会因为建筑项目负责人不在施工现场导致一些重要的审批文件和竣工图章的签字工作不完善，施工单位工作人员随意代签的现象极为普遍,造成建筑工程档案资料的真实性和法律效力的降低，不利于顺利进行建筑施工企业管理工作的开展。
1.3建筑施工单位对企业资料重视不够,归档不及时
传统的建筑施工档案管理方式已经难以适应现代化建筑企业的发展要求，建筑施工单位对企业资料的重视不够,使得企业档案归档十分不及时。由于整理资料是件苦差事,因而管理人员不愿意去认真细干，以至于在建筑工程的收尾阶段,绝大多数技术人员往往撤离到了新的工作岗位。建筑施工单位的一般项目部往往缺少专职的档案管理人员,使得建筑企业资料往往分散于各个岗位人员手中,建筑工程后期人员的陆续撤离使得施工单位留下的人员不熟悉建筑施工企业的档案资料,使得档案资料的签字手续极不完备,监理人员或者施工单位往往不重视亲笔签字活动,拖延了建筑施工单位档案资料的整理时间,造成了建筑施工档案的遗失和档案的损坏,进而影响了工程档案归档的及时性。
2完善建筑施工企业档案管理工作的对策探究
2.1完善档案管理人员的责任机制
国家相关部门应当向建筑施工项目的管理人员大力宣传《中华人民共和国城市规划法》、《中华人民共和国档案法》，使得施工项目管理人员能够熟悉和掌握《建设工程档案管理条例》和《城市建设档案管理规定》等法规文件。项目管理人员还应当明确档案管理人员的职责,增强建筑工程档案管理人员的法律意识和档案管理意识,完善档案管理制度和建筑工程标准,尤其要贯彻工程档案管理工作的落实，实现纳入工程施工程序计划管理、有关人员的岗位职责和工程项目竣工文件的收集、整理、归档、移交的三纳入制度和布置施工任务、编制工程档案和工程施工进展的三同步制度,确保项目施工过程中档案文件的积累、整理、归档工作职责明晰，有法可依,有章可循。
2.2确保工程档案资料的真实性和有效性
为了确保建筑工程形成文件材料的真实性和准确性,项目管理人员在建筑项目施工过程中,应当依照相关法律规定明确工作人员的法律责任,由项目责任人员负责签字工作,绝不允许代签问题的出现。对于确实因为特殊原因不能进行亲笔签字的,项目责任人员需要出具委托授权书,保证授权委托书与同竣工文件归档保存的一致性。在形成建筑施工档案的过程中,应当防止数据或者文字表达错误的出现,一旦发现问题，责任人应当立即修改，保证档案资料的真实性和合法性。在建筑项目实施过程中,项目管理人员应当将档案工作融入工程建设的全过程,积极开展自查工作,进行工地的文明考核，跟踪调查工程档案资料的形成和进展情况,限期整改检查出的档案管理问题。同时还要注意做好建筑单位文件材料的归档工作，对不同的建筑工程项目进行系统性的整理工作,提升档案管理的法律效力和真实性。
2.3增强档案意识，确定施工企业工程档案适当的归档范围
建筑施工企业工程档案的归档范围应当包括:在工程准备阶段的档案文件材料的整理工作，主要有建筑工程开工审批表的填写工作，建设单位和设计单位的施工图纸的审核工作，建筑工程的规划许可证的申请工作等，做好施工图纸的会审工作和技术交底工作；在施工过程中，还应当做好施工文件材料的整理工作,制定好原材料汇总表，施工设计变更图的修改和完善，建设单位与施工单位检验报告的工程定位测量记录、工程洽商记录、工程质量事故处理记录和隐蔽工程验收记录等；在建设项目竣工验收阶段，还应当正确移交竣工验收报告、详细的竣工图和竣工验收证书等。项目管理人员应当严格按照归档范围做好工程档案的收集整理工作,明确建筑施工企业工程材料的归档范围,进而保证建筑施工工程档案的完整性和科学合理性,实现建筑施工档案的优化管理。
3结语
关键词：建筑施工企业;信息化;档案管理;
中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：
筑施工企业档案管理的重要性。
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音象及其他各种形式和载体的历史记录。它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。
1、工程档案管理是工程质量评定的依据。有了完整的原始工程建设资料，并加以整理归档，在整个工程竣工验收时就能准确无误的依据这些原始凭证来评定该项工程产品的质量等级是合格还是不合格，这一点建筑施工单位是深有感触的。
2、工程档案是处理和判决工程产品使用过程中出现质量问题的依据。
3、工程竣工档案与施工单位所承建工程的经济效益有直接的关系。为什么这么说呢，是因为工程竣工档案是否齐全，与质量等级的评定有直接的关系。
4、工程竣工档案也是检验和衡量施工单位资质和信誉的依据。
工程竣工档案与我们施工单位是息息相关的，无论是提高承建工程的经济效益，还是企业的信誉与发展都是非常重要和有利的。
二、档案管理信息化有利于建筑施工企业提升档案管理水平。
作为国民经济建设的支柱产业之一的建筑施工行业，近年来规模不断扩大，仅以中交二航局为例，经过多年发展，二航局现已成为以大土木为主营业务的集团公司，公司的组织构架大致可以划分成三个层级类：公司总部、事业部、工程公司、管理型公司、经营型公司、专业公司、项目公司、项目部，现有员工8100多名，拥有各类大型工程船舶80多艘，施工机械设备5200余台（套），是一个庞大而复杂的系统。二航局每年有超过百项工程在建或开竣工，档案资料之多可想而知，而且就二航局所属各单位而言，档案管理水平参差不齐，有部分存在数量冗多、保管条件差、查找利用率低、管理人员知识单一的问题。在档案信息化系统部属前，四公司档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。要解决这些问题最好的办法就是实现档案管理的信息化。
三、建筑施工企业如何实现档案管理信息化。
要实现建筑施工企业档案管理信息化，要着手增强档案管理现代化意识、加快硬件设施建设、创建规范的管理机制和建设复合型的管理队伍。
（一）、更新观念，增强档案管理现代化意识。
没有档案管理现代化意识，及时有一流的档案保护和管理设施，都不能称其为档案管理现代化。在实现档案人员现代化进程中，档案人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的理念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变对档案管理轻利用、等客上门、封闭等观念，实现转变工作作风，实现被动服务为主动服务的转变，使档案工作更好的适应现代经济生活发展的需要。
（二）、加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。
1、及时配备档案管理所需的计算机、扫描仪、刻录仪等，充分发挥现代技术、微缩技术在档案管理中的作用，加快档案信息数字化处理步伐。
2、档案信息化系统建设。与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。
近年来，二航局建立了全局档案信息管理统一平台，采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供数据集中存储和应用服务，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全局三级单位统一业务规范。二航四公司在二航局的统一部署下上线了PDE档案系统，实现电子档案网上移交和网上互查；实现上级档案业务在线监管和查看；将在建项目纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。目前中交二航四公司PDE档案系统已实现与OA办公系统的对接，对公文可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索。
（三）、建立规范的档案管理制度。
在档案信息化建设过程中，为明细相关责任，保障网络及数据的安全运行，还需要从实际出发建立规范的管理制度。
1、建立和健全档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作的环节和步骤。统一档案管理标准，统一档案类型、统一报表样式；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛”。
目前二航四公司档案系统已实现：文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过在线系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用工程档案管理中；个人待办可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。
2、制定必要的安全措施，特别是对电子文件和电子档案，确保电子档案的安全性和完整性。主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限，并可对档案原文的控制进行细化，具体分为浏览权限和下载权限，以满足不同的利用。文件安全控制：对电子档案的“阅读、下载、打印”进行三权分立。支持多种图形、图像文件格式的管理和浏览，无需安装相应的应用程序，即可通过浏览器打开原文进行浏览，且浏览器和用户权限进行了集成，可以防止非法用户的浏览、下载、打印。光盘打包离线备份：系统提供了将档案扫描的原件及其对应的录入信息，从数据库中刻录到光盘上的功能，可以制作出符合国家标准的通用电子光盘档案。利用廉价的光盘永久保存档案的原件信息，同时也增加了数据的安全性。制作成的光盘可脱离档案系统进行检索或浏览原文，光盘可设置登录密码，光盘上的内容可进行加密保护。
（四）、制定档案专职人员与兼职人员的继续教育培训与考核工作。 根据国家档案局相关法规规定，专职档案人员每年至少要进行两次集中的在职继续教育用以提高档案人员的档案工作素质和技能。继续教育包括国家档案协会会议，档案知识交流班等用以提高档案人员技能。 （五）、制定定期检查与不定期抽查相结合的归档工作监督制度。 制定每季度档案工作自查制度，每季度末由档案主管、专兼职档案工作人员开展档案工作自查。有档案室和档案库房的单位，每月开展一次库房自查，并上报自查情况总结。制定不定期抽查制度并严格执行，在总结抽查过程中遇到问题时要及时辅导兼职档案人员改正，力争做到促使档案工作向完美方向发展。建立完善的企业档案监督制度，档案主管要坚持在公司领导支持下，认真落实档案工作监督职责。
四、档案信息系统投入运行后取得的效益
从企业管理角度看，档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。在二航局全局内异地查档大覆盖后，其累积节约的费用及时间将更为可观。
