时间：2023-05-25 15:09:33
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一、电力档案数字化编研的发展概述
近年来，我国能源产业发展规模日益扩大，我国电力事业发展速度持续加速，电力企业的发展也相应扩大规模，电力企业发展的过程中电力档案管理作用也越来越明显，电力档案管理的价值在电力企业发展与运行中也越来越重要。电力档案的发展逐渐渗透到了电力企业发展的每一个环节和角落，对于信息网络技术发展而言是一种全新的管理方向，电力企业档案管理的有效性对电力企业的发展稳定性影响很大，管理者通过对档案的分析，可以看出电力企业发展存在的问题，并及时采取相应措施予以解决。档案编研工作是对电力档案的一种信息化的整理，目前电力部门档案工作中需要针对电力档案数字编研提出具体的执行方式，这也是目前亟待解决的难题。信息时代前提背景下，电力企业的档案数字化编研必须根据不同档案内容的载体形态、不同记录方式、档案信息的电子扫描数据、数据库存的共享与转化、电子数据的刻录与贮藏等开展相应的档案管理工作，持续化发展电力档案事业，强化现代化管理的价值，实现电力企业档案管理与电力企业本身持续发展的紧密结合。
二、电力档案数字化编研需要注重的细节
在实际工作中我们体会到， 除了做好电力档案电子资料的录入、清理、存档、保管这些基础工作外， 还要抓好以下两个环节：
第一、网络安全对信息数字化的影响这一环节 档案的管理者一项重要的工作就是要维护和保证档案信息的安全与完整。计算机技术的广泛应用于发展，保证了网络化共享与信息安全技术的开展，电力企业的档案管理向着网络化与信息化转型，对电力企业的发展起到了非常大的帮助。电力企业档案管理必须注重对档案资料收集原文件的了解，详细掌握档案中各种数据的详细情况，档案数据中包括一些具体信息，比如声音、视频、文字、照片等多种信息与数据的储存，档案管理人员要运用计算机技术将这些收集到的数据进行储存与网络化共享，保证电力企业内部的每一位员工都可以通过网络获得这些资料，利用这些资料详细的掌握电力企业内部的发展状况，对一些发电设备和电力系统做出维修的预测，对电力管理制度有了全新的认识。
第二、电力部门档案人员在编研过程中， 即使请有关的业务人员配合进行， 也需要档案人员具备一定的专业知识的基础。在与业务人员进行充分的交流过程中， 通过阅读和分析业务技术报告和总结， 才能恰当选择反映专业特点和内容的编研题目及适合的类型， 共同完成对档案信息的深层次加工， 逐步提高开发利用档案信息资源的能力， 最大限度地发挥档案自身的使用价值。如档案人员在工作中要熟练掌握各项安全工作规定及分局运行、修试、工程安装工作的基本原理、工艺流程。当然， 这并不是要求档案人员要成为电力专家， 但应该做到“耳熟能详”。
三、电力档案数字化编研的重要性
3.1加强电力档案数字化编研与电力企业生产的关系
不断加强电力档案数字化编研发展，提高员工的重视程度，加强电力档案数字化编研的积极发展，提高电力企业数字化档案的灵活操作性，保证信息化的电力企业档案可以帮助企业内部员工了解电力设备与企业运行的正常发展状况，为电力企业的健康发展提供有力的信息支持，为电力企业的健康发展做出信息支持。档案管理数字化的编研要与电力企业生产关系紧密结合，要保证电力企业内部员工遵守各项电力档案的管理规范，严格按照制度管理电力档案，对涉及电力企业关键性因素的电力档案发展情况做出详细的工作计划。比如： 电力建设与改造项目工程的大项投资、重大改造、企业机构重大调整、高层领导调整任用等， 以及与员工个人利益相关的调资、晋级、职称评定等都在门户网站平台上公开， 从而增强企业民主管理、民主决策的透明度。如采用计算机丰富的图表处理软件和打印技术， 编辑出版一系列具有浓郁电力企业特色的宣传品， 制作宣传图板陈列在活动室， 编制专题性统计分析， 使有关材料做到图文并茂， 色彩鲜艳， 生动直观， 新颖好看。
3.2加强电力档案管理的技术创新
提高电力档案数字化编研重要性的认识，将新时期电力档案管理工作推向一个新的高度。数字档案管理系统技术先进、功能完备、运行稳定， 可以极大满足档案工作要求。纸质档案受保管条件、保管环境的制约， 容易出现墨迹受潮而使档案材料文字字迹不清， 会极大地限制档案信息的利用。数字档案管理系统有效推动电力系统电子文件的及时归档和有效管理， 改变了手工管理纸质档案的传统模式， 解决了传统档案管理中手工劳动量大、档案借阅难的问题， 实现了纸质文件和电子文件归档的同步管理， 提高了档案的归档效率、检索效率和资源共享水平。
四、加强电力档案数字化编研发展的几点建议
4.1建立有效的领导管理模式
领导应当明确自己的职责，切实加强对数字化档案管理体系建设的组织管理，建立一套行之有效的档案管理制度，以综合档案数字化管理为基础，建立数字化档案管理网络，使整个系统形成一条线，一环连一环，真正使组织领导机制得到强化。
4.2建立数字化档案管理体系的保障机制
建立电力企业数字化档案的管理体系保障机制，主要目的是为了提高数字化档案的管理效率，降低电力企业内部的管理风险，增加生产的安全性。要建立一支数字化档案管理专业队伍，培养专业化的操作人才和专业知识较为丰富的实际操作性员工，才能保证数字化档案管理体系的健全。电力企业的各级领导必须要积极发展数字化档案管理的培训工作，加大对数字化档案管理系统建设的资本投入，全面的采用数字化与信息化技术改善档案管理的发展状况，提高内部员工的信息化档案管理意识，保证电力企业内部生产与日常维护的正常运转。培训中要针对不同人群给予不同特长的培训，帮助档案部门建立独特的培训机制，经常性的举办数字化档案管理讲座，帮助员工加强自我的电力档案数字化编研工作能力，获取业务知识。
4.3加强网络安全管理
对于网络安全问题的总体构建应该从病毒的防治、防止恶意攻击、解决信息存贮和传输安全问题、操作系统安全问题以及灾难恢复和数据备份等方面来进行。对于病毒的防治，应该结合档案部门的具体情况，在工作站、文件服务器、互联网网站安装防毒软件，进行多层次防御。对于防止恶意攻击，目前比较有效的解决方式有两种：防火墙设置和安全岛设置。从功能和实现原理上看，防火墙技术更为大众化，不会给档案管理部门带来较大的经济负担。
参考文献：
[1] 杜鹏.浅谈数字化档案管理体系的建立.黑龙江科技.2012.03：30-33
一、医疗机构档案电子化管理的必要性
办公自动化、无纸化等事物的出现，使医疗机构档案的生成方式发生很大变化，文件的起草、签发、催办、归档等过程，以及化验结果、病理报告、手术安排、疗程控制等过程均可以在计算机和通讯线路中进行。这样一来，档案的前身就以机读文件为主要形态，那么档案自然也以机读形式存在，这种档案的利用方式与纸质载体档案具有很大差异。这种变化预示着档案电子化管理成为档案管理工作发展的必然趋势。
（一）电子化管理节省存储空间
纸质档案在立卷归档后需要占用大量的空间来存放，而电子档案只需占据极小的存储空间。例如，一张光盘的容量可达600MB―4000MB，它可以存储35万张打印纸上的文字信息或10万页的图形信息。这就相当于把一个文件柜里的档案内容压缩到一张光盘上，对于存档量大而空间较小的档案馆（室），电子化管理可以节省大量的空间。
（二）电子档案复制的精确度较高
纸质档案复制或缩微品拷贝时经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制是通过数字化的信息处理，精确度较高，几乎不存在这些问题，可以实现复制件内容与原件内容完全相同，有效避免信息丢失。
（三）电子化管理的操作简捷，工作效率高
电子档案的形成和归档都可以借助计算机及相关的软件系统，减少了人工操作步骤，简化了工作流程，提高了工作效率。在查询利用时，还可以借助计算机对电子档案进行查询，只要输入查询条件，就可以迅速提供查询结果。即使在档案存储量很大、查询条件模糊的情况下，计算机也可以较快地显示查询结果，使得档案查询工作方便快捷。
（四）电子化管理的传递更加快捷
电子档案是在一定的计算机和网络环境下产生的，其传递既可以使用移动存储设备来进行，也可以通过网络来进行，传递起来更加方便快捷。与纸质档案相比，电子档案可以同时传递给多个利用者，不受存储载体的限制，简化了档案的逐个传递过程，节省了传递时间，提高了工作效率。
（五）电子化管理可以促进档案的新分类
实行档案电子化管理后，医疗机构档案传统的分类方法将被打破，取而代之的是医疗信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分布在几个管理模块中，计算机按照规定指令，根据工作目标随时设立和调整类目，档案的分类更能贴近医疗工作各方面的实际情况，分类也将更详细、更科学、更规范。
二、医疗机构档案管理现存的问题
（一）对档案管理工作缺乏足够重视
档案是医疗机构的重要资源，但不少医疗机构都存在“重医疗、轻档案”的思想，认为档案工作不能给单位带来经济效益，对档案工作的重要性认识不足，致使医疗机构档案信息资源开发不足，制约了档案管理工作的发展。
（二）设施不完善，电子设施的投入力度不够
重视不够导致了对档案工作的投入不足，管理设施不完善。当前许多医疗机构都存在档案库房面积狭小、安全保管不到位、办公设施陈旧、管理工作手段落后等问题。虽然计算机、网络、多媒体技术广泛应用于医疗机构的日常工作之中，但档案工作未能完全实现管理手段现代化的及时转变，有些单位对实现档案电子化管理所必需的计算机、扫描仪、管理软件等相关电子设施的投入力度不够，档案的收集、整理、检索大多还停留在手工阶段，档案管理的现代化水平偏低。
（三）标准化和规范化工作有待加强
档案电子化管理的前提是基础工作的标准化和规范化，但目前许多医疗机构的库藏档案业务基础相对薄弱，案卷质量不高导致电子化转换工作任务繁重;归档文件材料的多样性造成现行的档案整理、分类方法及有关规定已不能完全适应;各单位档案管理系统和网络建设各行其是、层次不一，其规范性、开放性、服务性、共享性较低，无法适应档案信息资源共享的要求。因此，提高档案管理的标准化和规范化水平，成为亟待解决的问题。
（四）管理人员的业务素质有待提高
实现档案管理电子化，要求档案管理人员必须具备较高的技术层次、完善的知识结构和熟练的操作技能。目前，很多医疗机构都缺乏具备现代高技术水平的高层次、复合型档案管理人才，大部分管理人员的专业素质和文化程度偏低，缺少系统的专业培训，难以适应档案管理现代化发展的趋势。
三、医疗机构档案电子化管理的实施途径
（一）提高对档案工作及其电子化管理重要性的认识
档案管理是医疗机构日常管理工作的重要内容，是一项基础性管理工作。医疗机构档案是各级各类医疗机构建设和发展过程的原始记录和真实写照，能为其当前的经营和管理提供研究依据和决策参考，所以应该提高对档案工作重要性的认识。医疗机构实施档案电子化管理，既符合新时期档案事业发展的新趋势，又是提升医疗机构整体管理水平的要求，各级卫生行政主管部门及其管辖单位对此项工作都应高度重视，加快推进。
（二）加强电子化管理设施建设
一整套现代化的软件、硬件设施，是实现档案电子化管理的物质基础。在硬件方面，应购置计算机、扫描仪、刻录机、服务器等;在软件方面，应购置和开发档案管理软件，建设档案信息管理网络，并使档案管理系统与本单位的其他各项工作相衔接，确保各类电子文件和电子档案的收集、整合、控制和传递工作快捷、平稳、有序进行。
（三）建立健全电子化管理的标准化和规范化体系
为避免在档案管理中出现无法可依、无章可循的混乱情况，医疗机构必须建立健全档案管理的规范化和标准化体系。通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作具有统一科学的准则和依据，将档案各项工作有机联系起来，保证档案管理工作的有序、规范、高效运行，实现经济效益和社会效益的优化。各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等，都需要建立一系列具有可操作性的标准和规范，从而形成档案管理标准化体系，并保证贯穿到档案管理工作的各个环节之中。
（四）加强电子化管理人才队伍建设
1.加强档案基础理论和业务技能培训
为使档案管理者具备扎实的档案（下转第73页）（上接第76页）学基础理论和业务知识，应有计划地组织档案管理人员认真学习档案工作的法律法规、规章制度、管理标准和理论知识，并在实际工作中考察他们的应用能力和实践能力，不断提高他们的业务技能。
2.加强档案电子信息技术培训
建立档案电子化管理系统，要求档案工作者必须熟悉计算机操作知识和电子信息管理系统的各种功能，以确保系统的平稳有序运行。对于计算机基础薄弱的人员，应从基础知识和基本操作入手，结合管理系统的基础功能进行培训;对于具有一定计算机应用基础的人员，培训的重点可以放在信息的规范采集、系统的全程运用和网络知识的应用方面。为巩固培训成果，还应将档案电子信息技术的理论水平和操作能力作为重要指标，纳入对档案管理人员的考核范畴中去。
3.留住现有人才，积极引进人才
事业单位需要对自身的档案管理方式进行不断的优势，保证对时展的满足，实现档案管理的现代化和电子化，才能实现基层事业单位档案管理工作的良好开展，进而为事业单位的其他工作打下坚实的基础。在阐述事业单位档案管理现代化和电子化的内涵以及要求下，对当前事业单位中档案管理中存在的弊端进行分析，随后提出相应的解决办法。
关键词：
事业单位；档案管理；信息化；现代化
随着信息技术的快速发展，档案管理工作需要走上信息化和时代化的道路。目前，中国的事业单位均面临着深化改革的重要任务，档案管理工作对于事业单位来讲是必然的，因此事业单位中的档案管理人员需要与时俱进，对档案的管理方式进行及时更新，最终实现档案信息管理的电子和现代化。
1档案管理现代化和电子化的优势和特征
档案对事业单位的全部日常工作实现了详细的记录，可以有效提升事业单位的工作效率，其管理有着十分重要的作用。因此若能够进一步提升档案管理的水平，将档案管理的现代化和电子化进程实现推进，则代表着档案管理的水平将会出现极大的进步。档案管理将脱离传统的纸质媒介。在信息的收集上，电子档案更容易对档案信息进行接受和存储，很好的避免了物理空间的占据。[1]在处理和档案的选择上，电子档案同传统档案对比会更加便利和快捷。电子档案随时都能够从电子设备上抽调出来，为工作所服务。并且在信息的选择上，只需要将相应的功能健进行点击就能够对大批量的数据进行处理，且具有准确无误的效果。在信息的加工上，若电子档案需要综合处理以及修改数据，则可以随时进行，但是纸质档案没有如此方便的功能，在紧急情况下，传统档案无法满足快速的社会发展需要。
2我国事业单位中档案管理的现状和缺陷
我国当前的档案管理办法比较传统，其中存在较多的弊端和不足。首先是规范化的问题，我国当前的现代化和电子化档案管理方式存在严重的不规范性。具体的表现方式有工作人员在处理电子档案上。[2]电子档案的体积较小，携带便利，但是某些工作人员意识不到档案信息的重要性和机密性，在管理中大手大脚，将档案实行随意的处理，导致了档案的遗失和泄露。某些工作人员只会将档案进行上传，对档案信息的规范管理和重要数据的备份管理技能掌握不足，极易导致电子设备在出现故障后，轻易的就将电子档案丢失。且有着电子档案的设备在出现遗失后，十分容易造成档案信息的泄漏，造成国家和事业单位的难以避免的损失。对此提升档案管理人员的业务能力和个人素质十分重要，要保证对档案管理的工作人员实施培训和教育，保证其可以对档案管理的重要性进行充分认识，保持高度警觉，避免出现档案丢失或是遗漏等情况。上述内容中涉及的电子档案安全性问题，一方面是由于档案管理人员的工作缺陷造成的；另一方面还可能有电子档案管理中的技术问题所导致的。有的事业单位缺乏与时俱进的思想，对老化的电子存储设备没有实现及时的更换，导致了存储在其中的电子档案的损坏和故障的发生。有的事业单位的电脑配置十分落后，处理速度缓慢，这些极有可能会导致档案管理数据处理的效率。此外，计算机的软件未进行及时更新，造成档案数据会出现不同的错误。为档案的管理造成一定的麻烦。以上事业单位电子档案管理中存在的各种缺陷，需要不断强化和提升事业单位档案管理人员的管理安全意识，对电子存储的设备进行及时更新，充分做好备份工作，保证正常档案处理工作的有序和稳定实施。
3全面实现单位档案管理现代化和电子化的方式
在社会经济的不断发展中，信息技术已经逐渐变得普及，传统的档案管理方式已经无法满足经济发展的需求，因此需要在本质上实施改变，事业单位档案管理工作是其开展高效性和秩序性工作的必经之路，是实现社会稳定发展的重要保障。
3.1建立并健全档案管理制度，提升工作人员专业素养
3.1.1建立并健全管理制度。事业单位在自身的改革中，实现了管理水平和手段的相应提升，但是事业单位在实行档案管理中，需要建立并健全管理制度。在管理制度的建立中，可以保证事业单位工作人员的明确自己的具体工作任务，尽职尽责的完成档案管理工作。
3.1.2加强档案工作人员培训的力度。加强档案工作人员培训的力度，提高他们的档案管理水平，转变档案工作人员的传统思想和理念，让他们学会利用现代化设备地进行档案的管理与存储，并能利用网络实现档案查询、管理相统一，充分提高档案工作效率。
3.1.3事业单位档案管理人员要进行定期考核。实现对事业单位档案管理人员的定期考核，保证相关工作人员对档案管理工作重要性的充分了解，并实现对相关管理工作的掌握，由此为完善档案管理工作打下坚实的基础。[3]
3.2通过计算机对档案的库房实现管理
借助计算机对档案内的资料实施管理，是档案管理现代化和电子化的重要途径。在基层事业单位管理制度的逐渐完善中，通过计算机技术对库房资料实行管理。这样会为工作人员对档案保存期间的全方位管理带来极大的便利，保证资料库房安全性的全面提升。
3.3实现档案保存和查询的电子化和现代化
计算机技术得到了普及，实现了传统手写录入和查询档案方法转为电子化。在档案的接手中，管理人员需要进款的对档案的内容展开整理，并在随后实施录入，实现对资料内容的统一保存。在电子录入信息的过程中，将纸质文档转化为电子形式，这样不但更加有利于档案的保存，同时还能为档案资料的查询带来极大的便利。
3.4构建档案管理的网络系统
档案管理的现代化和电子化在转型过程中，一定要充分形成专业的网络系统。这样既能方面事业单位中的管理人员对档案的管理，还能将档案的信息管理推向专业化和网络化道路。在科技化时代的发展下，任何科技管理技术都实现了动态发展。
3.5确保电子档案信息和数据的安全性
电子设备使用管理起来比传统的纸质档案方便快捷，但是电子设备一旦出现故障、丢失、被盗将对档案信息和数据造成毁灭性的损失。因此，安全对于档案信息来说必须作为重点作务，要高度重视。
3.5.1要提高档案管理人员的安全意识。加强档案管理人员的电脑技术培训、网络安全教育，让他们充分认识到档案信息安全的重要性，同时要让他们学会如何使用与保户电子信息设备，学会处理分析数据，维护档案信息等方面的知识。
3.5.2要及时更新备份电子档案存储设备。随着电子科技水平的发展，电子档案存储设备也在不断的更新，因此档案部门要及时进行设备更新与备份，应用与最新电脑设备相匹配的电子档案存储设备，防止因设备更新不及时而丢失档案现象发生。这就要求档案部门领导要高度重视档案管理工作，加强档案管理工作的投入力度，及时改善档案存储环境，以保障档案信息数据的完整保存。
4结论
基层事业单位档案管理工作的现代化和电子化是时展的需求，是社会进步的需要。因此在未来的一段时间内，档案管理的现代化和电子化是实现事业单位改革和管理的主要任务。实现档案管理制度的建立和健全，运用高科技手段武装紫衫，强化对管理人员的培训和教育，保证事业单位档案管理符合现代化和电子化的要求，为其更好的使用社会发展做出充分保证。
参考文献
[1]朱艺.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化[J].才智,2014,36:373.
[2]葛影.浅议事业单位档案管理的现代化和电子化[J].中国市场,2015,28:126+139.
1 现代化和电子化档案管理的特点及优点
档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。
2 我国目前档案管理的现状及不足
虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。
上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。
3 提高档案管理水平的途径
首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。
提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。
关键词：企业；电子档案管理；问题；策略
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）04-00-01
一、前言
随着计算机在企业办公，管理工作中的广泛运用，很多企业的资料，档案都开始以电子档的形式存在和储存。传统的企业档案主要以归档立卷方法进行整理，通常比较繁琐和复杂， 工作量大，而且缺乏客观真实性，查找起来也不是很方便和快捷，而电子档案管理相对于传统的纸质档案管理来说，有很多优势，如智能管理与识读、高效集成与可用性、信息存储的海量和高密度性。本文作者通过分析我国目前企业档案电子化的管理现状，发现了一些存在的问题，并且提出解决的方案和建议。
二、企业电子档案管理的概念和目前存在的问题
企业电子档案主要包括在企业正常运行的过程中，产生的与公司业务有关系的文件，图片，影像资料等。电子档案相对于传统的档案来说，只是一种存在形式的区别，一般是指以字节、比特方式储存于磁盘、光盘、磁带等介质中，然后通过阅读解码的软件将数据，图表，文字等信息在用户面前显示出来。①
当前我国的企业档案管理电子化存在以下几个主要问题：
(一)企业档案管理电子化普及程度不高
电子办公在很多国内企业中都有普遍的运用，大多企业单位都在使用计算机进行文件处理和部门之间的沟通交流的工具以及日常会议通知等事务性工作。但是电子档案管理是属于企业电子化办公的更深层更系统化的运用，国内企业中能够真正使用计算机管理档案的仍然很少。在实行有限的档案管理电子化的部分公司中，即使是有将计算机运用于管理档案中，但管理层次也仅仅局限于较简单和肤浅的目录管理，而处于不同目录下的电子文档等资料则仍然是很分散的，档案管理电子化有名无实。
(二)企业人员对于档案电子化管理认识不足
目前，在很多企业中，利用电脑进行文书的书写，图表的制作已经是很普遍的了。但是对于已经制作好的文件，在打印使用完之后，电子版的保存工作往往会被人忽视。长此以往，公司电脑中的文档处于不断被删除，修改，或者覆盖的状态，对于这种档案往往就没有整理管理的价值了。②除了不同企业工作人员对档案电子化管理没有概念之外，连有些档案管理人员都没有一个正确的认识，他们认为档案电子化管理就是在管理中应用一定数量的计算机、复机印、扫描机、刻录盘。
(三)电子化管理自身的难题
首先，由于电子档案的储存方式主要是光盘，磁带等形式，存在复杂性，不稳定性，和储存方式的互换性。当储存介质性质发生变化时，储存的信息就很容易造成丢失缺损、覆盖、删除，不利于完整重现信息。③
其次，电子档案的安全性较低。由于电子档案存放位置没有一个统一的标准和规定，具有一定的随意性，而且电子档案的开放性相对于传统的文书档案更加高，电子档案的获取也很容易，导致档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。
另外，电子档案的储存和显示都需要一定的格式和软件，但是不同的企业和单位使用的版本都会存在一定的差异，而互不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案，使得同一个电子档案无法在不同的使用终端无法共享，失去可读性。
三、企业电子档案管理的有效措施
(一)制定标准，完善企业档案信息化规范体系
在以及实行办公电子化的企业中，领导应当高度重视企业档案电子化管理的重要性，并督促建立有关制度。应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。在档案信息化建设中，必须严格执行档案部门有关档案数字化、电子文件归档管理等技术规范标准；结合企业的实际情况，制定系统标准化的企业档案信息化管理标准、业务规范、技术规范等。将档案电子化管理渗透到公司的每个角落。④
(二)提高企业档案工作者的信息素质
要改掉传统对于档案管理人员的看法，在信息时代，为了适应电子化的管理，档案工作者必须要有较高的计算机操作技术、信息网络技术。除了普通的管理人员，还要有一批负责企业电子档案的开发利用的精通信息管理应用技术的专业人才。
(三)用先进的的电子、数码设备硬件来辅助档案管理电子化发展
档案电子化管理需要人才也需要必要的先进设备。企业要在设备方面加大投入，除了一些必须的设备，如计算机、服务器、扫描、照像设备等电子、数码硬件等之外，还需要进一步建立档案电子化的载体和数据库，实施内部局域网络，整合内部OA和ERP系统资源，为储存、保护、利用、归集、开发企业的档案，创造有利的硬件条件。
(四)建立安全，共享性强的档案管理的电子数据库
在符合国家规定的标准下，选择使用范围最广的统一档案电子化的格式和软件。将之前的文书式的档案通过电子输入、扫描、照相等手段，全部转换成电子档案，建立一个完整的档案数据库。在建立档案数据库的基础上，还要保证数据库的安全，这就要求在档案数据库之外设置安全防护墙，防止偷窃信息和黑客的攻击，对于可以接触到数据库的人员要进行严格的审查。
四、结论
总之，企业要想真正实现电子化办公，档案管理电子化是其中的一个非常重要的部分。而要想实现档案管理电子化，首先必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子档案管理制度，从而实现电子档案管理的标准化和规范化，提高档案人员的个人专业素质，要适应信息技术发展的需要，积极采取措施抓好自身知识更新，企业要从上到下重视档案管理这一工作，加大投入建立安全，完整地档案电子数据库，做好企业的电子档案管理工作。
注释：
①刘金川.企业电子档案管理的问题与措施[J].工会论坛(山东省工会管理干部学院学报),2009(05).
②李莉.企业电子档案归档与管理研究[J].兰台世界,2008(07).
③秦艳梅,周玉英.浅谈电子档案管理中几个关键问题及其对策和建议[J].黑龙江史志,2009(15).
④蒋艳霞.企业档案管理与电子信息技术[J].河北农业科技,2008(23).
参考文献：
[1]刘金川.企业电子档案管理的问题与措施[J].工会论坛(山东省工会管理干部学院学报),2009(05).
一、加强档案信息电子化管理的重要性
档案信息电子化，就是以馆、室、藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。加强档案信息电子化管理，是贯彻中央以信息化带动工业化发展战略的重要行动，具有重要的意义。
1、加强档案信息电子化管理，是电子政务发展的需要
档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是电子政务建设不可缺少的重要公共信息资源；档案信息化建设是电子政务建设的重要组成部分；大力开发档案信息资源，服务社会和各级政府，对于我国“三个文明”的建设具有重大意义。对此，进行档案信息化建设，加快档案资源的开发应用，是电子政务发展的需要。
2、加强档案信息电子化管理，是提高档案资源利用率的需要
随着电子商务时代的到来，档案管理也伴随着信息资源的交流和互换进入社会信息网络的新天地。而传统的档案工作模式是手工信息加工工作模式，即：“选题一选材一编辑～出版”的工作方式，从文件资料形成到开发“二次文献信息”时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。档案信息电子化，建立企业信息资料库，选取最能体现企业优势、树立企业良好形象的信息资源上网，企业通过网络，宣传自己和展示自己，吸引客户和占领市场。
二、当前档案信息电子化管理存在的问题
随着电子信息技术的广泛应用、办公自动化、文档双轨制的推行，对档案信息电子化管理提出新的挑战。当前，档案信息电子化管理还存在许多问题，主要表现如下：
1、硬件和软件设施有待完善
目前，许多档案馆的计算机硬件配置高低不一，通用性较差，一些设备安装在低配置的计算机上，无法实现其自身的功能。比如扫描仪、数码摄像机、数码照相机等一些高端设备，在比较落后的计算机上根本无法使用。没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，这严重制约了档案信息电子化的进程。
2、缺乏标准化、规范化
档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。
目前，由于历史原因，馆、室、藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，制约了档案信息工作电子化。
3、档案人员素质有待提高
实行档案信息电子化，必须有高技术人才来管理。目前，许多档案部门工作人员只会一般的计算机操作，没有较高的知识层次和先进的技术水平，缺乏档案、信息处理复合型人才，无法充分使用现代化设备，制约了档案信息电子化建设。
三、新形势下加强档案信息电子化管理的途径
加快档案信息自动化系统建没，实现档案工作各个环节的计算机化，是实现档案工作现代化，提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段。因此，必须提高对档案信息电子化的认识，采取各项措施，提高档案信息电子化管理水平。
1、完善硬件和软件设施
档案部门领导要有现代化管理意识，增强档案信息电子化管理意识，要在基础硬件、软件开发、信息收集和利等方面加大投入，完善计算机、数码摄像机、数码照相机、扫描仪等设备配置。加大软件开发力度，加快开发一套综合功能强大的档案信息管理软件，使各地档案信息数据能相互转化，使利用起来快捷方便。
2、提高档案标准化、规范化水平
档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范。当前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件混乱，严重影响了系统整体水平的提高。因此，必须制订《数字化声像档案著录规则》《档案资料数字化怀准》《纸质档案数字化操作规程》《照片档案数字化操作规程》《缩微胶片数字化操作规程》《录音档案数字化操作规程》《录像档案数字化操作规程》《多媒体信息采集操作规程》等规章制度，提高档案标准化、规范化水平。
3、提高档案人员素质
【关键词】乡镇档案管理;纸质档案;电子化
一、我国乡镇档案管理中的问题
乡镇档案管理对于加强我国乡镇社会文化与经济建设都有着重要的意义，但我国目前乡镇档案管理的状况不容乐观。目前我国乡镇档案管理工作中存在的问题主要包括：乡镇领导对档案管理工作重视不足，认识不到档案管理对于乡镇经济发展与社会建设的重要意义，缺乏对档案管理工作的有效安排;乡镇档案管理制度不完善，缺乏有效的管理机制，不能形成完整的档案管理体系，缺乏制度保障，导致乡镇档案的收集与归档不完整，档案管理实际操作缺乏规范性，影响档案管理工作的质量;档案管理设备落后，技术更新缓慢，乡镇受制于发展速度与水平等因素，很多地区在档案管理设备上不能及时有效地更新，甚至在档案保护设备与方案上也很不完善，这不仅影响着档案管理的质量，还埋下了档案因缺乏有效保护出现丢失、腐蚀、以及污损等情况，影像档案的使用;档案管理人员频繁变动，交接工作复杂繁琐，易出现漏洞，新任管理人员不易掌握档案管理技术要点，加之缺乏有效的监督管理机制，致使乡镇档案管理工作效果不理想。
二、乡镇档案管理方式
纸质档案管理，我国大多数乡镇在档案管理工作中人主要应用纸质档案，对纸质档案的管理在管理过程中的很多环节相对较复杂，工作量也较大，这些都是由与纸质档案的载体纸张的特点决定的。纸质档案在使用中存在着一定的优点，有与纸质档案不易修改，及时修改后也会留下痕迹，如果重新抄录也很难时间内完成，这也增加了纸质档案的真实性与可靠性。但与此同时，纸质档案易燃且易污损，这也一定程度上增加了纸质档案的保存难度;纸张受到版面的限制，其承载档案信息的量十分有限，而乡镇档案随着经年累月的积累，往往档案的信息量十分巨大，也使得纸质档案的体积十分庞大，对档案存储空间也有很大的要求。
电子档案管理，随着现代信息技术的发展，电子计算机与信息化办公技术在政府工作中广泛得到应用，部分乡镇政府也通过有效的改革措施，加强了办公现代化信息化的建设，在档案管理方面，也逐渐开始采用电子化的管理方式。电子档案主要是建立有效的档案管理系统，通过计算机进行档案信息的录入，通过电子存储设备进行档案信息的存储，利用网络进行档案的传输与分享，档案的管理主要是通过档案管理系统与计算机的操作来完成，相对纸质档案管理繁琐的过程，具有更强便捷性。电子化的档案管理也将是我国乡镇档案管理未来发展的主要趋势。
三、乡镇档案管理电子化的优势
乡镇档案管理电子化能够安全有效的实现档案的长期保存。纸张的易损性导致纸质档案在保存的过程中容易出现腐蚀、污损等情况，造成档案信息无法辨认，给档案管理工作造成困难，而电子档案在应用中，只需将档案信息通过计算机录入管理系统，并通过电子信息存储设备进行有效保存，在保存中不会出现腐蚀或损坏的问题。
乡镇档案管理电子化能够更方便实现档案信息的收集、整理、查阅、修改、传递、分享等管理操作。利用计算机操作能够更快的进行档案信息录入，在档案信息收集中有很大优势，同时计算机的信息处理能力也能够更好的实现大量繁杂的档案信息的有效整理，在档案的查阅中也免去了在档案库中翻找的麻烦，只需简单的操作，就能将档案调出进行查阅，档案的修改也可以通过计算机轻松完成。
四、档案管理纸质到电子化对乡镇档案管理的必要性
（一）乡镇档案管理电子化是档案管理信息化建设的要求
乡镇档案既是乡、县制订计划，总结经验，指导工作的依据，也是落实党的政策，解决民事纠纷的凭证，又是乡镇开展农业科研，发展农业经济所必须的参考资料，对于丰富县档案馆馆藏也是一个重要的来源。鉴于乡镇档案的重要性，在2000年的《全国档案事业发展“十五”计划》中国家档案局明确把信息化档案建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，随后2002年了《全国档案信息化建设实施纲要》，将档案管理应用系统建设与推广作为一项重要内容，要求全国各级档案部门认真组织学习落实。乡镇档案管理的电子化是乡镇档案部门贯彻执行国家加强信息化档案建设的战略方针的必然要求。
（二）档案管理电子化是解决乡镇档案管理中出现的问题的有效途径
乡镇档案对乡镇的发展有着重要的意义，它真实准确地记录着乡镇的发展历程，为乡镇在新时代变革中的各项决策、事务留下凭证和依据。然而我国乡镇档案管理实际工作中，存在着很多问题，档案管理电子化对于接解决我国乡镇档案管理中的一些问题有很好的效果。电子化档案管理能够通过简便的录入操作，进行档案信息的收集与整理，大大减轻了档案管理人员的工作压力，也能够更好的保证档案信息收集工作的完成;电子化档案管理可以通过管理权限的设定促进档案管理制度的完善，确保档案管理的规范性与可靠性;电子化档案管理方式操作简单，管理效率也更高，在档案管理人员的更换过程中，可以更快的完成档案管理工作的交接，同时，新任档案管理人员也能够更容易的掌握档案管理的操作要领;除此之外，乡镇档案管理电子化还能够有效的解决乡镇档案部门档案积存过多，档案库数量及存储空间不足的问题。在此基础上加强乡镇政府对档案管理的重视，将能够有力的推动我国档案事业的全面发展。
参考文献
【关键词】电子档案 现代化 档案价值 管理措施
一、档案管理
近年来的社会发展中，随着各种科学技术、经济结构的出现，传统的单纯以手工检索、人工调卷为主的档案管理方式逐步无法满足社会发展和经济建设要求，更是无法适应时展要求，形成了一套以档案管理理念、信息观念和现代化社会发展观念为主的工作方式。这种档案管理措施和方法是变传统的静态档案为动态档案、变纸质档案为电子档案的一种管理模式，也是搞好和促进社会发展的一种新型、现代化管理模式。截至目前的社会发展中，档案管理事业和管理工作人员为了能够顺应时展潮流，在社会发展中逐步形成了以多个方向去进行教学和归纳，形成了一批有一拼的复合型人才，也是一个坚持不断创新、用于探索和实践的现代化档案管理措施。档案在目前的社会发展中越来越发挥出其重要性作用，是社会各行业在发展中都不可缺少和忽略的工作环节，也是目前社会发展中最值得我们关注和重视的工作环节。截至目前，档案管理工作中逐步形成了一套综合化、系统化、全面化和合理化的发展流程和发展体系，更是实现了以适应时展和社会经济要求为一体的综合性发展模式。尤其是在近年来，随着电子档案的出现与完善，以电子计算机为主的档案管理越来越受到人们的重视与关注，并形成了一套综合性的发展模式和发展趋势，成为目前社会发展中人们关注的重点话题。
二、电子档案的管理原则
（1）规范性原则。规范性是开展档案信息电子化最重要的原则，也是确保电子化档案信息可用性的基本条件。规范性原则的要求是：所有档案信息的电子化必须按照规定的技术模式、文本格式和工作标准进行，并尽可能采用国际通用标准。档案信息电子化的主要目的是利用网络这种新的信息传递方式提供档案信息服务。因此，对上网档案信息的组织与传递必须采取各方统一认可的规范与标准。这样做，不仅能够减低因存储格式和软件平台的不同而进行转换所造成的资源浪费，提高信息存储传输的效率，而且有助于选择档案信息电子化的最佳技术方案。
（2）效率原则。档案信息的电子化工作面广量大，耗时耗财，必须十分讲究工作的效率与效益。首先，应在充分分析研究的基础上选择最优化的档案信息电子化方案，包括最优化的工作流程、最合理的技术模式（信息存储格式、信息组织模式）和最适宜、先进、高效、经济的电子化加工系统设施。合理的技术方案的确定，是整个电子化工程成败和效率高低的关键；而优良的电子化加工系统，则是档案信息电子化工程的助推器。尽管电子化加工系统的建设配置可能需要较大的投入，但它具有一次性投入而长期受益的特点。构建良好的档案信息电子化加工系统，将极大地提高档案信息电子化加工的速度，加快电子化的发展进程。
三、档案管理工作中存在的问题
档案管理作为当前社会发展中最为关键和重要的环节，其不仅在企业经营和工作中受到了人们的关注和重视，同时在国家政府工作中更是得到了人们的高度重视和关注，成为了整个社会发展中最为关键和重要的环节。就目前的档案管理工作进行总结和归纳，其中还存在着诸多的缺陷和问题，对其进行研究和探索发现，其主要问题表现在以下方面：一是档案管理缺乏系统的管理，并且在工作之中对管理人员专业知识和工作素质不够重视，造成管理工作的松懈和不够完善。在档案管理中由于缺乏系统化的管理方式，通过相关的科学技术成果促进企业工作方式的转变，档案作为企业工作的重点方式，其在管理和工作中通过信息技术的完善来促使档案工作合理进行，并且形成系统化的工作模式和方法。二是管理人T的素质较低，导致管理力量薄弱。这是目前档案工作中存在的主要问题，同时也是目前档案管理工作中的重大缺陷。在档案管理中虽然制定了适用于本单位的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，但涉及档案管理的制度、职责较少，没有相关的管理制度和检查、考核方案。三是档案管理中配套设施不够齐全。力求档案本身不受损坏，尽量延长档案的寿命和保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃。是档案管理必备的条件，由于，个别单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、等设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观整洁及完整。有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。
三、应对和研究措施
（1）档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。
（2）增强经济效益观念。保存档案的目的在于开发利用。档案来源于社会实践，又应用于社会实践，具有广泛的社会价值，能够为社会各界进行有效的服务。所以，以开发、利用档案信息为突破口，开展有偿服务，既有利于社会进步，又有利于自身的发展。从开发利用上突破，就是要利用多种办法、形式和手段，实现档案的价值，尽快地把档案信息转化为生产力。
（3）加速观念更新步伐。高新技术推动下的档案管理工作要求档案工作人员既要有较高的政治素质，有高尚的情操志趣，对国家社会有强烈的使命感和责任感，还要有坚实的档案理论基础，掌握多专业、多学科的科学知识，有严谨的科学态度和追求真理的强烈欲望以及朴实的工作作风，也要有创新思维、善于思考、勇于探索和乐于奉献的精神。
综上所述，档案资源的开发与利用，是档案管理现代化的核心，因此，面对经济时代的迅猛发展，档案管理必须因势利导，运用信息技术改造传统的档案管理工作，实现档案管理网络化，加强档案管理信息高速公路建设，大力培养档案管理新型人才，更好地为社会主义现代化建设服务。
一、电子文件定义及其特点
所谓档案电子化，就是用微机对档案文献进行筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献供人们利用的过程。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件具有以下特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、档案信息电子化的益处
从长远看，档案信息电子化建设涉及的不是档案管理工作的某一部分或是某个局部，而是对整个管理工作起到牵一发而动全身的作用。具体地说，档案电子化的益处主要有以下方面：可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率，减少人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备得到物尽其用；缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性，档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献；档案信息电子化，还可实现一次投入，多次产出，信息成果可多份拷贝，这样就扩大了档案信息的社会影响，拓宽了服务范围。
三、档案信息电子化的必然性
档案信息的电子化建设是顺应潮流、适应时展的新举措、新要求。档案作为一种原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来。
第一，档案电子化，可改善档案管理工作。只有实现档案电子化，才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。
第二，形势发展的需求。21世纪是信息化的时代，一般档案馆都藏有数十万卷档案资料，数百万件档案文件，是本地区最丰富、最有实用价值的信息资源库，这样一大批浩如烟海，珍贵的档案信息资源不能很好地为各级领导和广大公众利用，充分实现信息共享，就失去了档案留存的意义。近年来，档案载体逐渐并迅速地被磁盘、磁带、光盘所取代或更替，电子档案的出现给档案馆提出了一个亟待解决的课题，那就是电子档案的收集、保管、保护和利用手段，而解决这个问题的途径只有一个，那就是档案信息的电子化建设。
第三，社会强烈需求。当今，人们的时间意识越来越强，领导做出重大决策需要迅速、准确；各职能部门工作查考要求快速及时；社会广大公众对档案信息需要量不断增加，那么要了解这些详细内容恰恰只有档案馆才是最全、最新、最直接、最方便的一个场所，这就迫使档案馆这个信息保管和提供利用的部门必须尽快改变传统的原始管理、检索和提供利用的手段，以现代化、多功能的服务措施，使档案馆馆藏的信息能及时、方便地提供给各方面的需求者。
四、积极应对档案信息电子化带来的影响
电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。它给档案管理工作造成的影响与冲击必将是全面而深刻的。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。为此，档案界应采取如下对策：
第一，做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
第二，解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始的长期保存问题是有待档案工进行深入研究和探讨的重要课。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止损失。
第三，档案人员知识结构的变革迫在眉睫。我国档案人员要适应电子化建设的发展，适应新技术的需要，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接技术革命最根本的对策。
第四，电子档案是通过计算机、磁盘、光盘、打印、备份等形成的，与纸质档案相比有其自身特性，由于签名非传统意义上的“亲笔签名”，法律上能否认可、如何认可；图像、声音的形成、技术鉴定水平及准确与否，电子档案文件的法律依据等，都决定、制约着电子文件的效力和归档保管的意义。而这些在目前尚未制定立法，因此，也没有依法制定的相应规范和制度。对于档案管理领域内的电子化管理这一法律法规性很强的工作，更需要法律、法规和制度进行规范。
