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中图分类号：G271 文献标识码：A
文章编号：1004-4914(2011)09-263-02
物业档案是随着物业管理的出现而产生的，物业管理自产生至今只有百余年，我国引进这一模式仅仅20多年。在这短的时间里，尽管档案管理不是物业管理工作的主要环节，然而其重要地位却不容忽视。物业管理工作正式开展后，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况，又或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。如，某住户在收楼后准备先装修房屋，然后才居住。由于装修方案包括改动原房屋的间隔，所以必须先了解原房屋哪些墙是承重墙，哪些是隔断墙壁；装修方案还包括改动原来的电线布置，所以还要了解原房屋的电路布线位置。这些需要了解的信息都记载在房屋的各种图纸中，属于物业档案的一部分。如果物业档案管理得不好。甚至没有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存这些资料的地方去找，甚至会需要重新测量，这就造成了不必要的浪费。由此可见，物业管理工作要能规范有序地开展。加强物业档案管理尤为重要。
一、物业档案管理的特点
1.动态性。物业管理工作，它涉及的方面很具体：管理的对象是物业，服务的对象是物业的业主或住用人。相关对象的情况通常不会是一成不变的。物业可能需要进行维修、养护；业主可能因物业的买卖、交换等权属变更而变更；住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业、业主及住用人的文件材料也要不断地添加变动。这就决定了物业档案管理必须及时准确，动态性较强。
2.完整性。物业档案主要可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、荣誉档案等；另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业日常巡检册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业服务档案等。物业档案是以―个物业单位为对象组成案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，从而需要物业档案管理完整规范。
3.相关性。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。这就充分体现出物业档案管理与人们的日常生活的密切相关性。
4.灵活性。物业档案和某些档案如产权档案、人事档案相比。具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，像物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐密性，因为它也包含着大量的隐私内容和一定的公司机密。这部分档案内容是不便于公开的，如住户的个人资料、物业中各个单元的产权资料、公司的重大决策等。这就要求物业档案管理必须灵活多变，既不能只存不用，也不能无限公开。
二、物业档案管理中存在的问题
1.企业领导对物业档案管理重视不够。很多物业企业领导认为物业档案管理工作是“安置型”工作。由于领导对档案工作重视程度不够，对物业档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传。长期以来造成了很多企业没有专门的档案库房，档案管理设施设备，档案信息资源开发不足，员工档案意识不强。物业档案利用率低。重“藏”轻“用”。
2.物业档案管理人员素质有待提高。目前，物业企业的档案管理人员往往由前台接待或客服人员兼任，没有专门的档案管理人员。由于领导的不重视，加上自身对档案工作重要性和责任性认识不够重视，很多工作人员存在应付了事的思想，工作不安心，对本职工作缺乏热情；物业档案管理人员平时缺乏一些专业知识的培训，许多档案人员的管理水平停留在经验上，思想观念和管理水平跟不上发展的要求，缺少创新和活力，专业素质和管理水平都有待提高。
3.物业档案收集资料欠齐全。物业档案是通过接收、征集等手段逐步积累起来，物业档案由物业管理文件材料经过整理、归档转化而来的。物业管理文件材料的形成、积累工作直接影响到物业档案的完整性、准确性、系统性，可以说没有收集工作，就不可能有完整的档案。目前很多物业档案管理人员在办理物业档案的过程中往往会收集不齐，一方面工作人员对物业档案收集流程不熟，会忘记一些重要的步骤，如该签字盖章的没有签字盖章等；另一方面对物业档案应收集的文件材料要求不清，如装修申请表中的装修内容填写不完整等。有时业主不交资料，档案管理人员也不及时催缴，时间的延误就会造成失档的现象，从而会导致收集资料不齐。
4.物业档案管理制度不健全。俗话说“没有规矩，不成方圆”。很多物业企业档案管理的相关制度不健全、落实不到位，档案工作缺乏制度化的管理程序。一是档案整理不规范：档案管理人员在整理过程中有的没有按照文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符。卷内资料漏失现象比较普遍。此外，既不符合要求，又不利于查找利用；二是档案综合管理力度不够；三是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。有的虽然制定了制度，但由于管理不规范，在工作中无法落实，严重影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。
三、提升物业档案管理水平的建议
1.领导重视，增强全员档案管理意识。(1)领导要重视物业档案管理工作，建立健全物业档案管理制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。(2)组织全员认真学习《档案法》、《档案法实施办法》。加强档案管理、保护档案资料的宣传工作，并不断加强档案法制建设，提高对档案工作重要性的认识，提高全体工作人员的档案意识。(3)配备专业档案管理人员，加大对档案管理人员的培训力度，培养档案管理人员的责任感，严肃认真的工作态度和全心全意的服务思想。
2.全面提高物业档案管理人员素质。物业档案管理工作是一项长期性，需要耐心和细心的工作，要提升物业档案管理水平，提高物业档案管理人员素质是基础。(1)档案管理人员要自觉树立爱岗敬业精神，认真遵守“忠于职守，埋头苦干，优质服务”的档案职业道德规范，以勤为本。无私奉献，不断培养实干精神和严谨、细致、认真的工作作风。要明确档案工作者的职责任务，既做好档案收集和保管工作，又要不断强化依法治
档意识。(2)档案管理人员要熟悉档案的分类、收集、整理、鉴定、保管、借阅、销毁的程序、方法和要求，注意多接受收集、整理、保管等方面的指导；积极参加各项业务培训，与其他单位的档案管理人员相互交流工作方法和经验，不断学习，不断提高。
3.收齐资料，做好整理。(1)要做到档案资料逻辑上的辩学性。档案收集工作做得好与坏，各部门移交的文件齐全与否，直接决定和影响了档案管理工作的质量。档案的内容来自各个方面，在形式上也不尽一致，因此，收集、立卷、归档、整理、著录时一定要遵循规范。做到科学、简洁，起到纲举目张的作用。(2)要做到档案资料的原始性。档案的本质特征是原始性和记录性的统一，绝对原始性指的是档案只能是原件原稿，相对原始性指的是除原件原稿是档案外，有些档案复制件、图书及资料也是档案。这些原始资料对于经营目标的实现、“各以查考性”和物业企业发展战略的确定起着关键性作用。(3)要做到档案资料的可理解性。为了使人们能够完全理解一份档案，就需要保存与档案内容相关的有用的信息。收集到的物业档案信息资料，统一交给档案员集中整理，在整理过程中重点是要根据内容、来源进行分类，做到条理清晰、便于查阅。在整理过程中，可以将档案制成标准化的图、档、卡、册、表。
4.完善规章制度，依法管档。(1)物业企业要建立健全并认真贯彻落实物业企业档案管理方面的各项规章制度，对物业企业档案的归档制度、利用制度、保密制度、保管制度、档案人员岗位制度做出明确而严格的规定，建立动态的管理机制，使档案管理工作有章可循，保证档案管理工作的及时更新，促进档案管理工作的制度化、规范化发展。(2)档案管理人员要严格按照规章制度执行，规范档案管理。一是对档案的使用实行严格的管理，借阅时必须登记后才能借出，归还时须本人来归还签字，档案管理人员对资料进行检查，如有破损，立即修复，严重的要追究有关人员的责任；二是对档案的存放要做好防火、防潮、防蛀等工作。使用电子文件存档时要注意留有备份，以免电脑病毒侵入后中毒，什么档案都没有了，平刚要做一系列的防范工作。
2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。
3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。
4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。
5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。
6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份，原件存放在档案中不得随意使用。
7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的，需经主管书面确认，如有违反的作泄密处理。
物业档案是在物业管理活动中形成的,反映物业状况、业主和住户变迁以及物业服务企业管理、服务、经营活动情况,具有查考利用价值的不同载体和形式的历史记录。它是小区物业管理基本状况的综合反映,是开展物业管理工作的基础和依据,一般归业主所有。
一、根据物业管理特点完善档案内容
物业档案的形式多样,主要有档、图、卡、册、表。“档”是指在物业管理活动中形成的各类文字材料,包括早期介入文件、接管验收文件、委托管理合同副本、租赁合同副本、业主和住户来访记录等,是物业档案的主要组成部分。“图”是指根据实际需要绘制的房屋分幢平面图、房屋分户平面图、房屋分层分间平面图、屋内线路图、管道走向图、井下水道位置图等。“卡”是指根据需要制作的内容浓缩、检索方便的各类卡片,包括设备保养卡、维修记录卡等。“册”是指为了增加信息容量,提高管理效率而建立的业主缴费手册、绿化管理手册等。“表”是指房屋验收质量登记表、业主情况登记表、房屋装修申请表等。物业档案管理状况是考察评定物业服务企业资质情况的依据,是检验小区物业管理水平的标志,所以加强物业档案管理至关重要。
二、建立健全物业档案管理制度体系
物业服务企业应根据《档案法》、《公司法》、《合同法》、《物业管理条例》等有关法律法规来制定物业档案规章制度,使其覆盖物业档案的收集、整理、归档、移交、日常保管、提供利用等各个环节,以制度的形式对其具体操作行为作为规范。在此基础上要狠抓落实,明确责任,依法管理,确保物业档案各项管理制度的执行力度和执行效果,做到有章可循、有法必依,使物业档案管理逐步变成自觉的行动,逐步进入制度化轨道。
三、加强物业档案流转的规范性
物业档案是某一区域物业管理的原始记录,具有从属性与唯一性,其产权属于全体业主共同所有。但其使用保管权却时常异动:小区建成后,在办理物业承接验收手续时,由小区建设单位向小区物业服务企业进行相关档案的移交,包括竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料,设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料,物业质量保修文件和物业使用说明文件以及物业管理所必须的其他资料;物业服务企业在受聘管理的期限内,对物业档案负有形成、收集、归档和妥善保管的职责;并应在物业服务合同终止时将上述资料移交给业主委员会;物业服务企业变更后,业主委员会再将物业档案移交给新的物业服务企业,原物业管理单位也应该将物业开发建设的文件材料和在物业管理中形成的维修养护、更新改造的物业档案材料向新的物业管理单位移交。移交时,双方要查验移交档案的数量及质量,并履行签字盖章等相关移交手续,确保物业档案的来源清楚,去向明确。
四、注重物业档案在物业管理中作用的实现
在物业管理中,物业服务企业在为小区居民服务的过程中形成了大量的动态档案,包括各种交费、报修、维修记录,业主出租情况记录,、投诉及解决办法记录,参与街道、社区居委会活动记录,冬季、雨季以及重大节假日进行安全检查的记录,对房屋共用部位和公共设施进行日常管理和维修养护的记录,对违反规划私搭乱建和擅自改变房屋用途等行为的记录等。这些物业档案系统而翔实地记录着物业管理各方面的情况和数据,其准确性和真实性远远超过通过社会问卷调查得来的结果。因此,物业档案就成为物业管理研究素材的基本来源,是物业服务企业开展物业管理、提供物业服务、处理突发事件、解决物业纠纷的重要依据。通过物业档案,物业服务企业可以全面地了解业主(或住户)的情况与需求,从而为业主(或住户)提供各种有针对性的服务和开展适当的经营活动。例如,当从档案中了解到住户大部分是工作繁忙的高收入阶层时,可以提供清洁家居、代洗衣服、汽车清洗养护等服务;而如果住户中老年人较多,则可开设“老年人活动室”等场所。
五、加强物业档案管理中现代化手段的应用
关键词 创新 物业档案 服务民生
一、物业档案的主要内容
1.物业房屋管理档案。房屋管理档案是一户一档，其具体内容包括：（1）业主办理进住手续的委托书；（2）业主户口本、身份证、业主家庭详细情况登记表；（3）房屋交用通知单、业主入住证明、入住时房屋钥匙的交接验收单；（4）交付业主文件清单、房屋验收清单、收楼工作流程确认单；（5）物业管理服务合同、房屋电卡、燃气卡交接签收单；（6）房屋室内装饰装修管理服务协议、装修施工注意事项、装修管理手册、施工队的保证书、防水改动责任书、装修施工证，施工人员临时出入证、身份证及暂住证等；（7）更换物业产权人及其他变更资料等。
2.物业基建和设备类的科技档案。开发商移交物业的建筑、设备设施等验收竣工图纸、洽商档案以及与物业管理相关的技术文件、证件等物业维修档案，具体内容包括：（1）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；（2）设施设备安装、使用和维护保养等技术资料；（3）物业质量保修文件和物业使用说明文件；（4）物业管理所必需的其他资料。
3.物业文书档案。在物业文书归档过程中，应及时收集物业各项管理服务的文件材料，包括：（1）物业管理企业在承接物业、办理各种手续中所产生的文件资料；（2）小区物业站的报修登记表、零维修服务分户台帐，接待、回访复查等检查记录表；（3）房屋及公用设备设施日巡检维修记录和维护保养记录，大、中修及更新改造工程验收记录表；（4）物业小区的公用绿地、花木、养护与管理记录；（5）公共环境、公共场所、房屋公用部位的清洁卫生、垃圾收集和清运的管理记录；（6）保安、交通和车辆停放秩序的管理记录等。
4.物业合同档案。物业合同档案主要包括：（1）小区业主委员会与物业管理企业订立的物业服务书面合同；（2）物业管理区域内，供水、供电、供气、供热、通讯、有线电视、宽带等单位委托物业管理企业代收费用及定期检验协议；（3）房屋及设备修缮的工程合同、房屋租赁合同、房屋装修合同等。
二、利用物业档案，为百姓的安居生活服务
1.着眼长远，物业公司早期介入开发建设项目。物业公司早期介入开发项目管理是为业主把好质量验收关，建立完整、有效的物业房屋档案，减少物业管理中的矛盾和纠纷，完善物业后期管理的基础。目前，有许多物业管理单位没有提前介入到开发建设时期，物业接手后给使用和管理服务带来很多缺憾，物业服务质量不尽如人意的事情时有发生，如高层断电、房间泡水、屋面漏水等等。这严重影响了业主的生活质量，直接导致服务投诉的增加，业主往往将找开发商解决不了的问题迁怒于物业，拒绝缴纳物业管理费等等。物业公司前期介入可以将潜在的矛盾纠纷化解在萌芽状态。
2.立足当前，物业公司利用档案化解矛盾。物业档案在处理纠纷、化解邻里矛盾中发挥着重要作用。前一时期，在笔者公司管理的住宅小区内，有部分业主反映夜里睡觉时经常被较强烈的噪音吵醒。物业工程部及时委派了技术人员。为查找问题的根源，技术人员到物业档案室查阅了工程设备相关的档案资料，并与设备一一核对，结果发现是水泵房里的电磁阀装置按反了。经过与物业档案的对比研究，技术人员改装了电磁阀自动进水装置，解决了噪音扰民的问题。还有小区高层断水时有发生，居民时有投诉。为解决这一问题，专业工程师及维修人员天天蹲守在泵房，查找问题产生的原因，并多次到物业档案室查阅技术档案资料。经过认真仔细调研，找出了断水的原因，即变频器经常死机。找出问题所在，就可以解决高层断水的问题。诸如此类的事件还很多，由此可见，物业档案在妥善处理突发性、群众性事件时做出了突出贡献。
三、更新观念，创新物业档案服务
1.强化档案意识，把物业档案全面纳入物业管理工作之中。住宅小区的物业档案在城市规划建设管理中起着重要的作用。物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的。在物业管理工作中，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况、收取管理费用、开发经营活动都离不开物业档案。物业管理工作的好坏很大程度上依赖于物业档案。因此，物业管理企业应该把加强档案的管理作为一项重要的工作来抓。将档案工作纳入企业的物业管理活动之中，健全物业档案的各项规章制度；从小区前期物业的决策论证、规划、设计、拆迁、施工、竣工等跟踪入手，凡是与小区管理有关的资料都要及时收集、跟踪建档，保证各种资料的完整准确，发挥其应有的作用；明确物业档案管理的岗位职责，实施全方位管理，保证档案的质量，促进物业管理和服务水平的提高；培养物业企业员工的档案意识；实施物业档案的网络化管理；改善档案的管理条件，加大人、财、物的投入，为提高物业管理服务质量提供保障。
【关键词】物业管理；物业档案；和谐社会；保障
【中图分类号】TU942.62 【文章标识码】B 【文章编号】1326-3587（2012）04-0159-01
档案管理是物业公司的各项管理工作的关键环节。本文笔者通过对物业档案的特点、发展趋势、社会功用的解读，来阐述物业档案在物业管理中和促进社会和谐上的作用，来说明物业档案管理工作在物业管理工作中的重要性。
一、物业档案管理现代化
1、物业档案管理现代化的含义和内容。管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。
2、物业档案管理标准化。我国现行的档案管理标准包括基础标准、业务技术标准和相关标准，国家档案局编制的《档案工作标准体系表》大致涵盖了档案管理工作领域内所有的标准。
3、现代化对物业档案工作人员的要求。档案管理现代化是不断完善深化的过程，这一过程也要求档案人员不断提高自身的素质，包括思想意识、知识结构和操作技能等。
二、物业档案的特点
1、档案种类多样化。由于物业档案的主体包括物业服务公司、物业服务人员、物业的使用者、物业的开发商、设计者、工程设计方、承建商，以及政府有关部门如计委、国土局和房管局、城市规划局等单位。
2、载体形式多样化。物业档案种类的多样化决定了物业档案形式多样，主要有图、文字、卡、册、表。其中“，图”是指根据实际需要绘制的各类平面图、示意图。
3、档案的动态性较强。物业可能需要进行维修、养护，业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更，住户更有可能因租赁关系的改变而频繁变动。
4、公开性和隐秘性并存。物业档案具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，如物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。
5、档案的完整性。物业管理专门档案是以一个物业单位为对象组织案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，体现出一种完整性。
6、和人们的日常生活息息相关。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。
三、物业档案的作用
物业档案最重要的内容是物业管理专门档案，它包括两个部分：一部分是物业本身的档案，包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录；另一部分是物业业主和住用人的档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用主要体现在这两部分档案上。
四、当前物业管理行业存在的主要问题
1、企业规模总体偏小。由于房地产开发规模普遍较小，开发方大多自行组建物管公司或成立物业管理处等，造成了一般物业企业难以快速实现高规格、大规模发展，企业规模总体偏小的现状。
2、物管投诉多，社会认可程度低。物业投诉产生的重要原因，一方面是物管企业提供的服务和住户期望与理解产生了一定差距。另一方面是开发方没有足够重视所建物业后期管理须要的客观条件与运作成本。还有政府未下力气引导群众对物业管理消费形成正确认识，造成其社会认可度偏低。
我们应该充分认识物业档案管理在推动和谐社会的建立上的重要作用，物业档案管理对构建和谐社会主要有以下三方面社会功能：
一、它具有教化和益智的社会功能
现代物业管理追求的是一种小区的情调、小区的感觉、小区的文化与品味，使住户有一种情感的归属。这样的物业管理，能增长住户的见识，开阔视野，陶冶情操，在潜移默化中提高居民的素养。应尽可能多地提供特色服务，努力做到“人无我有，人有我新”。比如在小区内可建立局域网，物业公司通过网络向业主和使用人及时各种服务通知和信息，同时也利用网络来加强物业公司和业主，以及业主和业主之间的沟通。只有通过这些普通小区没有的特色服务，才可以提升小区的管理品位。
二、具有促进居民身心健康的功能
在衣食无忧的现代都市人群中，追求舒适、个性的生活小区正成为人们更高层次需求的集中表现。生活在高档小区，享受着高档物业管理，能产生“物我两忘”的身心体验。这样人就会心情舒畅，心胸开阔，身心健康，提高生活质量。因此，就要求物业公司首先在人员的选择上，应根据岗位的要求，制定严格的录用标准，把好进人关。比如对管理人员，应尽可能地选用那些具有酒店管理经验的，利用他们良好的服务意识，增加物业服务的内在品质。在安全护卫队员的选择上，除了外形的要求，还要在其综合素质，思想品质等方面进行严格的考察和筛选，并辅以不断的培训，提高其工作责任心，以最大限度地保证小区的安全。
三、具有社交和繁荣文化的功能
一、加强物业管理小区档案工作是建设和谐社会的需要
物业管理档案是物业管理企业在对住宅区、工业区、商住楼、写字楼等小区进行管理过程中形成的各种不同形式的历史记录，包括在日常管理和服务过程中形成的各种载体形式的档案。加强物业管理小区档案工作是建设和谐社会的需要，因为，社区建设需要对社区资源和社区力量进行整合，物业管理是社区管理的一部分，是社会建设的重要内容，档案是物业管理企业进行小区管理的基础，规范并加强物业管理小区档案工作是强化社区管理的一项基础工作，特别是现在随着物业管理小区综合治安、助残扶困、环境保护、群众性文化活动的组织和开展等都成为物业管理工作的重要内容，与此相应，其过程中形成的档案内容也丰富多彩，涉及社会生活的方方面面，与老百姓生活密切相关。
二、物业管理小区档案的具体内容
1.企业日常运行形成的管理档案。如行政管理、人事管理、财务管理等档案。包括物业管理企业自身形成的党群工作、行政管理、业务管理档案及人事和会计档案。
2.企业接收的档案资料。对物业管理公司来说，主要是指在接管验收开发建设单位移交的新建物业或接管验收已经投入使用的原有物业时所收到的文件、图纸材料，如：设备档案、基建档案、业主资料。具体包括项目前期准备资料、验收材料、交接材料：如建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、项目立项批复、施工许可证、建设项目命名、更名审批资料；物业移交会议纪要或移交证明；验收证明资料，供水、供电、供气、供热、通信、有线电视等共用设施设备清单准许使用文件，设施设备明细表、合格证、使用说明书、保修协议；图纸；水、电、气、消防等单项竣工验收报告；物业质量保修文件和物业使用说明文件；承接查验所必需的其他资料。业主资料主要是物业业主和住用人的档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等业主基础信息登记表、业主购房资料。
3.物业管理活动中形成的业务档案。如：业主报修登记簿、维修单、回访记录；门岗、巡逻、监控室交接登记簿，值班记录表，报警记录登记表，大宗货物出门记录；园林绿化、物业租赁、车位使用、社区文化建设及在对物业进行较大规模的改建、扩建、维修、养护时所形成的档案材料。这部分档案最大特点就是动态性较强，都属于管理过程中形成的资料，因为物业档案管理工作是一项动态性较强的工作，当物业的产权发生变动或房屋因大修、改建等原因发生变化时，其物业档案资料也应及时变更，才能确保物业资料的完整、真实并准确反映物业的状况；另外，当物业管理企业在对物业管理小区进行管理时，也会不断形成新的资料。所有这些，都就要求物业档案及时补充、更新，并做到管理规范化、科学化、动态化、系统化。
三、物业管理小区档案的作用
1.有利于和谐社区的创建。目前，随着小区物业管理水平的不断提高，社区保障体系和社会化服务网络的完善，很多物业管理企业积极参与社区精神文明建设和安全文明小区的创建活动，配合相关部门开展丰富多彩的社区文化活动，关心和扶助老年人、残疾人等弱势群体的生活，这些活动都得以物业管理档案为依托，可以说，几乎物业管理的每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施还是了解业主及物业使用人情况，或是收取管理费用、开发经营活动等，都要用到物业档案。比如，对小区物业、小区道路的维护、维修就必须参考小区规划、设计和小区建筑物的竣工图及地下管线等方面的资料，物业管理公司只有通过图纸才能了解物业的分布，占有、结构、面积、层数、建成年份以及各户房屋与土地的权属范围和面积，了解物业使用、维修、改建后在结构与功能上的变化情况，从而为正确使用和维护物业提供了重要依据。因此，做好物业管理小区档案工作，对促进社区发展，提高人们居住质量、生活质量和城市管理水平，全面建设和谐社会有着十分重要的意义。
一、物业档案的概念
档案来源于文件，文件是档案的前身。一切档案都是在文件使用完毕或办理完毕后转化而来的。
（一）档案的定义
“档案”一词在我国始见于明代，但最经常被引用的出处是清康熙十九年（1680年）的《起居注》。该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。
我国对档案学的研究从本世纪二三十年代开始。至今，全国档案界对档案一词的定义多有论及，提法各异。何鲁成在《档案管理与整理》中写道：“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书。”1960年第一期《档案工作》杂志社论中写道：“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保存价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料（包括技术、影片、照片、录音带等等）。”1985年国家标准局的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》中档案定义为“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”1996年7月5日修正公布的《中华人民共和国档案法》从法的角度规定了档案的范围：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录（《中华人民共和国档案法》第二条）。
（二）物业文件与物业档案
物业管理工作形成的文件主要有两大部分，即物业管理公司日常运作形成的普通管理文件和物业管理实际操作接收和形成的多种专业性文件。这些文件完成了现行功能之后，就过渡为物业档案。
物业管理公司日常运作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、财务管理文件等。物业管理处接收的专业性文件包括接管验收时接收房屋的建筑工程资料、设备和产权资料；形成的专业性文件包括住户入住后不断形成并补充的业主（住用人）资料；常规物业管理过程中形成的物业维修文件、物业租赁文件和管理服务文件；物业管理公司开办多种经营活动形成的经营管理文件等。
（三）物业档案的分类
物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也不断增加，但总的来看，物业档案基本上可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括党群工作档案、行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等；另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业清册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业管理服务档案等。
二、物业档案管理现代化
（一）物业档案管理现代化的含义和内容
管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。
档案管理现代化的内涵包括两方面：一是指现代科学技术和方法的应用；二是要达到优化、取得最佳效益。对物业档案管理来说也是如此。
（二）物业档案管理标准化
我国现行的档案管理标准包括基础标准、业务技术标准和相关标准，国家档案局编制的《档案工作标准体系表》大致涵盖了档案管理工作领域内所有的标准。由于物业管理工作在我国仅有十几年历史，物业档案管理更是档案行业和物业管理行业中双重的新课题，所以国内尚未制订出关于物业档案管理的标准。在具体工作中，应尽量参照各相关标准，如《档案著录规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《档案号编制规则》、《档案工作基本术语》等作为工作指导。对一些较为成熟的物业管理公司来讲，如果条件具备，完全可以自行制订本公司的物业档案管理标准。
（三）现代化对物业档案工作人员的要求
档案管理现代化是不断完善深化的过程，这一过程也要求档案人员不断提高自身的素质，包括思想意识、知识结构和操作技能等。
树立科技进步和科学管理的观念是提高人员现代化意识的基础。既然现代化是一个永无止境的进程，人员也就必须习惯于不断反省、不断思变，在总结经验、着手当前的同时放眼未来。既然物业档案管理是一个新课题，就必然存在许多有待完善之处，在巨大的潜力可挖掘。物业档案管理这一领域是大有可为的，要想永立这一行业潮头，必须有要有前瞻性，首先就是要打好思想意识这个基础。
三、物业档案的特点
（一）档案种类多样化
由于物业档案的主体包括物业服务公司、物业服务人员、物业的使用者、物业的开发商、设计者、工程设计方、承建商，以及政府有关部门如计委、国土局和房管局、城市规划局等单位。因此，在物业服务活动中就形成了各种类型的专门档案，如产权档案、会计档案、科技档案（基建档案、设备档案）等专门档案。这也是物业档案不同于其他类型的专门档案的一个显著特点。
（二）载体形式多样化
物业档案种类的多样化决定了物业档案形式多样，主要有图、文字、卡、册、表。其中“，图”是指根据实际需要绘制的各类平面图、示意图。 “文字”是指在物业服务活动中形成的各类文字材料，包括早期介入文件、接管验收文件、房屋及设备的修缮工程合同、房屋租赁合同、房屋装修合同、业主和住户来访记录、代收费用的协议等。这部分材料数量大、种类多，是物业档案的主要组成部分。“卡”是指根据需要制作的内容浓缩、检索方便的各类卡片，包括设备保养卡、维修记录卡等。“册”是指为了增加信息容量、提高管理效率而建立的业主缴费手册、绿化管理手册等。“表”是指房屋验收质量登记表、业户情况登记表、房屋装修申请表。
（三）档案的动态性较强
物业可能需要进行维修、养护，业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更，住户更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业及人的文件材料也要不断地添加到档案中去，从而形成物业档案的一个显著特点——动态性较强。
（四）公开性和隐秘性并存
物业档案具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，如物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐秘性，因为它也包含着大量的隐私内容，这部分档案内容是不便于公开的，如业主（或住户）的个人资料、物业中的产权资料等。
（五）档案的完整性
物业管理专门档案是以一个物业单位为对象组织案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，体现出一种完整性。
（六）和人们的日常生活息息相关
物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、审计档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。
四、物业档案的作用
物业档案最重要的内容是物业管理专门档案，它包括两个部分：一部分是物业本身的档案，包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录；另一部分是物业业主和住用人的档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用主要体现在这两部分档案上。
五、当前物业管理行业存在的主要问题
1.企业规模总体偏小。由于房地产开发规模普遍较小，开发方大多自行组建物管公司或成立物业管理处等，造成了一般物业企业难以快速实现高规格、大规模发展，企业规模总体偏小的现状。
2.物管投诉多，社会认可程度低。物业投诉产生的重要原因，一方面是物管企业提供的服务和住户期望与理解产生了一定差距。另一方面是开发方没有足够重视所建物业后期管理须要的客观条件与运作成本。还有政府未下力气引导群众对物业管理消费形成正确认识，造成其社会认可度偏低
六、产生以上问题的原因主要有以下三方面
（一）观念落后，认识错误
1.关于物业管理：物业管理是针对物业产权多元化发展状态而产生的，业主自管则不在《物业管理条例》调整范畴，不属于条例规定和承认的物业管理。
2.关于物业收费标准：由于各类物业的类型不同，其管理服务的项目有所差异，需要管理服务的内容和管理服务的难度、深度及细度也不尽相同。不同物业的收费标准应根据不同类型的物业，不同管理服务项目，不同物业管理服务标准，按照国家计委、建设部等有关规定，分别测定出不同物业项目管理服务费的收费标准，报当地物价行政主管部门备案后施行，这才是最科学的收费标准。
（二）配套法规政策规定实施细则严重滞后
由于配套政策规定实施细则严重滞后，使现实中出现的很多问题没法快速裁判。物业管理涉及方方面面，一些纠纷问题的解决上，主管部门因缺少可依据的配套法规与细节难以出据权威意见，造成公说公有理婆说婆有理。
七、恰当用物业档案解决物业管理中存在的问题，推动和谐社会的建立
解决当前物业管理中普遍存在的热点、难点问题，我们应转变观念，多方下手，观念的转变不仅在于物业管理公司，业主的转变也是不可或缺的，观念可以用合同、协议等方式来体现，双方互相认可，彼此遵守执行，自然矛盾就减少了，即使有不愉快发生，也便于划分责任，快速解决问题，这也就要求订立合同时要严谨、细致、科学、合理，合同定立后要正确妥善保存，具体在合同中需要体现哪些理念，怎么体现？这都对我们物业档案管理工作者提出了新要求。
1.业主与物业管理企业是平等关系。在物业管理工作中，物业管理企业受托对物业实施管理，给业主和使用人提供服务，物业管理服务合同一签订，双方就是平等的合同关系，没有主仆这种带有奴性的错误区分。
2.业主委员会与物业管理公司应当目的相同。业主委员会与物业管理公司目的应是一致的，即共同管好小区。
3.物业管理企业不是什么都管。物业管理公司终归是企业，职责是以合同的形式约定的，很多社会问题不在物业企业职责范围之内。
4.物业管理服务不是“免费的午餐”。不少人习惯于过去住房的福利型政策，对物业管理“谁受益，谁付费”原则不理解，甚至持抵触态度，拒交管理费。其实，业主在享受物业管理提供服务的同时，就有支付物业管理服务费、维护物业完好的义务。事实上物业管理公司实施物业专业化管理，为业主和使用人提供服务，是需要投入成本的，物有所值是最简单的道理。
5.物业管理治安防范不是看家护院。物业管理公司给住户、使用人提供的是安全防范服务。物业管理公司主要是按照服务承诺落实相应的防范措施，住户、使用人不能认为交了物业管理费用，就可以放松警惕性，应以积极的态度做好个人和家庭的安全措施，防患于未然。
6.物业管理企业不是水电供应商。由于历史的原因，物业管理企业普遍一直为水、电等公用事业部门无偿向业主、使用人代收水、电费用，甚至承担因业主、使用人拖欠、拒交水电费而垫付，物业管理企业“赔了夫人又折兵”。
7.物业管理企业应当依法维权。对于物业公司来说，业主、业委不一定就是弱势群体，实践中住户往往可以任何借口或理由拖欠、少交、拒交管理服务费，而物业企业却没有很好的办法应对解决。另外，一些部门、机构人为导致增加物业管理企业负担。因此，物业企业也有依法维权的权利。
8.在物业管理区域内不光是物业管理公司说了算。个别物业管理企业因缺乏有效学习而沉醉在理所当然的“管理者”角色里，没有依照相关规定，自己想怎么干就怎么干，成为物业管理行业的害群之马，这些则应由主管部门查处纠正。
我们应该充分认识物业档案管理在推动和谐社会的建立上的重要作用，物业档案管理对构建和谐社会主要有以下三方面社会功能：
（一）它具有教化和益智的社会功能
现代物业管理追求的是一种小区的情调、小区的感觉、小区的文化与品味，使住户有一种情感的归属。这样的物业管理，能增长住户的见识，开阔视野，陶冶情操，在潜移默化中提高居民的素养。应尽可能多地提供特色服务，努力做到"人无我有，人有我新"。比如在小区内可建立局域网，物业公司通过网络向业主和使用人及时各种服务通知和信息，同时也利用网络来加强物业公司和业主，以及业主和业主之间的沟通。只有通过这些普通小区没有的特色服务，才可以提升小区的管理品位。
（二）具有促进居民身心健康的功能
在衣食无忧的现代都市人群中，追求舒适、个性的生活小区正成为人们更高层次需求的集中表现。生活在高档小区，享受着高档物业管理，能产生“物我两忘”的身心体验。这样人就会心情舒畅，心胸开阔，身心健康，提高生活质量。因此，就要求物业公司首先在人员的选择上，应根据岗位的要求，制定严格的录用标准，把好进人关。比如对管理人员，应尽可能地选用那些具有酒店管理经验的，利用他们良好的服务意识，增加物业服务的内在品质。在安全护卫队员的选择上，除了外形的要求，还要在其综合素质，思想品质等方面进行严格的考察和筛选，并辅以不断的培训，提高其工作责任心，以最大限度地保证小区的安全。
其次，在服务标准上，不能局限于普通住宅小区的服务要求，可参照商务写字楼和酒店服务的标准，制定专门的保洁、绿化、维修和安全防范服务标准。如对小区内的单元楼道，至少每天进行一次拖、扫、抹，同时加大保洁巡视力度，最大限度地保证楼道地面、扶手的整洁。大力提倡社会效益和环境效益。物业公司应努力在小区内营造以美化、亮化、香化为主题的良好的居住、生活、休闲环境，让住户真切的感受到居住在这儿就是一份品位和一种尊荣。
（三）具有社交和繁荣文化的功能
关键词：档案管理;物资企业;应用;改进
1档案的价值
档案是企业在生产经营中直接形成的历史记录。档案在内容上是原始记录，是信息和知识的源头，一旦形成一般不能随意修改。档案不仅内容纷繁，而且种类多样，如文书档案、财务档案、人事档案、业务档案等。档案的价值是档案在利用过程中产生的实际效益。
1.1历史文化价值
档案的价值是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”。档案作为一种特殊的文献，是人类活动的产物，具有特殊的价值，其凭证价值是任何资料都无法替代的。档案的珍贵在于原始性、真实性和多样性。
1.2经济价值
对于人事档案和业务档案来说，人事档案记录着一个人的学习经历、工作经历、职务职称以及个人的基本信息。这些材料已经成为很多商家关注的目标，往往拥有的信息越多，商家谋利的概率也就越高。业务档案被视为企业重要的无形资产，是企业知识产权档案的组成部分，具有极高的市场价值。
1.3情报价值
传统的档案信息主要发挥参考价值和凭证价值。如今，越来越多的人已经意识到档案材料作为一种知识资源所具有的情报价值。企业档案是企业知识的重要组成部分，其完整的记录了企业的宏观和微观发展情况，具有无可比拟的资源优势，也是情报信息的重要来源。
2档案管理在物资企业经营中的作用
物资企业的档案是在各项生产、经济活动中形成的对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案管理是物资企业管理的一部分，是保存企业历史真实面貌的一项重要工作。
2.1参考作用
档案是物资企业发展的重要凭据，是企业发展的原始记录。对重大项目的实施方案、计划、策略、业务的评审材料等进行保管，可为后续物资管理型企业的发展提供参考。
2.2凭证作用
由于财务的原始记录即原始凭证，是记载各单位经济活动的最初的书面材料。通过一定的单、表、卡片、台账等形式反映企业生产经营活动，是企业会计核算中最原始、最基本、使用最多、数量最庞大的凭证材料，是进行经济核算的重要依据。财务档案有很强的凭证依据性，不仅是经济决策的重要依据，还对保护国家财产、执行国家财经纪律起到监督作用。
2.3可追溯作用
当物资企业与其他企业发生纠纷、诉讼时，档案可发挥证据作用，提供了与争议企业进行谈判及可追溯的依据。
3档案管理存在问题
3.1重视不够
长期以来，部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、一收一放的事务性工作，不是主要工作，不能创造经济效益。对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，无法适应企业追求精细管理的需要。
3.2标准化程度较低
对档案工作标准化重要性认识不足，档案部门所执行的标准与国家标准有所偏差。一些基层档案管理人员认为档案工作标准化只是推荐实行而不是强制执行，其价值和意义不大，所以没有严格执行。在档案的处理、保存和管理等细节上，仅是执行标准化管理的一部分规定，管理过程粗放。
3.3队伍建设方面
随着企业管理信息化水平不断提高，为档案管理提供了先进的科技手段，也对档案管理人员提出了新的要求。由于企业将发展重点放在经营上，对档案工作重视支持不够，导致愿意投身档案管理事业的人员逐年减少，即便在岗人员，也因长期缺乏专业培训而致使业务能力无法适应档案管理工作的发展需求。
3.4电子归档实施效果不佳
信息技术在各领域的广泛应用实现了社会的快速化、智能化建设。目前许多企业的归档已将纸质档案改为电子档案，更有利于保存、分类和整理。但是，由于信息技术在档案应用上不够普及，档案人员思想认知不清，操作技术不熟，导致由纸质档案到电子档案的转变承接不够全面，制约了档案硬件的更新换代。
4改进档案管理的措施
4.1做好档案宣传，强化服务意识，提高服务水平
利用多种形式宣传档案的历史文化价值、经济价值、情报价值，提高对档案工作重要性的认识，取得各方面的高度重视和支持。档案人员要树立服务观念，增强服务意识，明确服务方向，端正服务态度，提高服务质量。服务质量高低是衡量档案工作者职业道德标准的重要尺度，发挥好档案信息资源的作用，使其充分地为社会主义现代化建设服务，是档案工作者义不容辞的责任。
4.2加强档案标准化建设
要保证档案工作标准化质量，加强对档案标准化实施的培训和监督。培训和监督可以由档案行政管理部门组织，更新档案标准化的相关知识，及时纠正标准化实施过程中偏离标准的做法，促进标准化活动正常有序的开展。
4.3建立健全档案工作规章制度
完善的制度是进行高效管理的手段，任何一项工作的顺利开展，都需要相关的制度做保障。档案部门应建立健全档案的归档制度、保管制度、保密制度、查阅制度及利用制度，并纳入岗位责任中监督考核。
4.4加强档案队伍建设
提高档案管理专业性，增强档案人员的的责任感与使命感，不断提升专业能力，培养高度的职业敏感性，及时做好档案归档工作。企业应重视对档案管理人员的选拔，定期对其进行专业培训，保证持证上岗，建设一支具有较高专业水平和职业素养的档案管理队伍。
4.5加快档案的信息化建设
关键词：养老保险社保业务档案管理
1维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
2社会保险业务规范化管理
在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
3社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。
