时间：2023-05-26 18:03:16
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一、大数据时代对于档案管理工作的影响
在大数据时代下，信息技术的发展对于数据和资料的处理有几个方面的优势：第一，由于现代社会发展的越来越快，在档案管理中数据的规模和管理的内容也越来越多，传统的工作方式很容易在繁忙中发生失误，从而造成一系列的影响。而现阶段利用信息技术进行档案管理工作，则会帮助工作人员节省很多精力与时间，减少工作中所产生的错误，提高档案管理的工作效率。第二，传统的档案管理工作在保管上都是由纸质、胶片等工具来进行储存，并将其保管在档案库房中，这种保管方式在安全系数上有着一定的欠缺，同时在寻找档案时也显得极为不方便[3]。而在大数据时代丰富了档案的保管方式，在以往储存方式的基础上增加了光盘、网络、移动硬盘等多种储存方式，这些储存方式不但占地面积小、携带方便，在安全系数以及找寻工作上也比传统的方式更加优秀。第三，在档案管理工作中，没有被收集归档的就不属于档案，因此，在档案的数据收集工作，是档案管理中一个非常重要的工作。传统的数据收集主要是通过纸质资料的主动移交，而在这一过程中很容易产生资料丢失的情况。在大数据时代下，档案数据的收集工作不但能够通过信息技术直接从网上传输到工作人员的计算机中，同时档案管理人也不再需要等着资料送过来，而是可以通过互联网自己进行资料的收集，丰富了档案管理工作中的资料收集方式。
二、大数据时代下档案管理在现阶段存在的问题
虽然信息化技术已经融到了档案管理工作当中，并在实践中得到了应用，但由于信息化技术起步的较晚，发展的不够成熟，在现阶段仍旧存在着一些问题。首先，工作人员的信息化素质不强。档案管理工作人员的信息化技术水平是当前档案管理工作的基础，而现阶段由于档案管理的工作人员年龄较大，对于信息化技术的操作还不够熟练，甚至出现排斥的显现，这也使得信息化技术无法发出发挥出全部效益，没有能够有效的提高工作的效率。其次，档案管理存在着一定的安全隐患[1]。网络在为档案管理工作带来便利的同时，也使得档案管理工作存在着一定的安全隐患，档案中的资料信息应当具有严格私密性，而网络中存在着一些黑客以及病毒，这也导致在没有做好相关的安全防护措施的情况下，很容易被不法分子通过一些非正常手段窃取到?n案中的资料，档案管理中也缺乏了信息安全的规章制度。
三、大数据时代下提高档案管理工作的具体策略
（一）提高档案管理工作人员的综合素质
档案管理工作人员的综合素质，是其能否有效利用信息化技术来提升工作效率的重要因素。因此，为迎合时代的发展，企业需要对档案管理人员进行相关的培训，培训的内容应当包含软件的应用、信息化技术下的工作流程以及相关资料的收集方法，并向员工普及信息化技术的重要性，通过这些培训帮助老员工熟练的掌握信息化技术操作，提高老员工的信息化技术能力[2]。在招聘新员工时，企业不但需要对他们的专业水平做出评估，更加需要注重新员工的信息化技术水平，在工作中让老员工帮助新员工掌握工作的具体事项，让新员工教会老员工信息技术的使用，以此来建设出一支综合素质高的档案管理队伍。
（二）完善档案管理中的信息安全监管制度
信息安全是大数据时代下，档案管理工作中最为重要的一个因素，在利用网络提高自身工作效率的同时，更加需要注重档案的私密性与安全性。因此，企业需要对档案管理中的信息安全监管制度进行完善，更加实际的情况实施相应的档案数据保护措施，提高员工的防范意识，严格控制员工因为工作时的操作不当而出现档案泄露的现象，并且还需要加大对档案管理的资金投入，聘请专业技术人员对档案管理的网络与计算机进行定期的维护和安全系统的更新，实时监测网络中可能会出现的安全隐患，防止被不法分子的侵入。同时，政府部门还需要加强对档案管理工作的重视程度，严厉打击黑客以及不法分子，维护网络中的信息安全，优化网络环境，使档案管理工作能够安全、有效的展开。
（三）引入新技术到档案管理中
在大数据时代下，新技术的产生都是针对老技术在实践中有所不足的地方进行更新与改正，使其能够更加有效的帮助人们提高工作效率。档案管理需要勇于接受这些新技术，并将这些新技术引入到实际的工作当中，同时，无论是政府部门、事业单位或是企业单位，还需要主动与大数据公司进行合作，并根据实际情况研发出适合自身档案管理工作的相关软件[3]。由于大数据时代下的档案管理工作不是一个人或一台计算机就能够完成的，而是需要各个单位之间的相互配合，并利用虚拟技术、云存储等新颖的技术手段，才能够使档案管理得到更好的发展。
摘 要：档案管理工作是事业单位的重要组成部分，其集政策性、机密性、专业性、时效性、可追溯性于一身。不论是单位还是个人都应该对档案管理工作有充分的了解和认识。本文从提升档案管理科学化水平的意义出发，论述了新时期下档案管理存在的主要问题，并详细的分析了提升档案管理科学化水平的有效对策和创新点。
关键词：档案管理；水平；科学化；分析
档案管理是事业单位在工作中以各种形式保存有价值历史记的管理性工作，对于组织决策和工作考查都发挥着相当重要的作用。现阶段，我国的档案管理水平还较为落后，受体制改革和社会发展速度过快的影响，其中存在较多的漏洞，严重的影响到了档案管理的发展，同时也影响到了各单位的经济效益，所以我们有必要系统的分析档案管理问题，并完善档案管理体系，促进档案管理的创新，以使得事业单位在多变的经济浪潮中得到长足的进步和稳定发展。本文从提升档案管理科学化水平的意义出发，论述了新时期下档案管理存在的主要问题，并详细的分析了提升档案管理科学化水平的有效对策和创新点。
一、提升档案管理科学化水平的意义
一是提升文化软实力。档案管理的意义在于对事业单位乃至国家的发展和建设都能够进行相应的记录，这不仅可以体现单位与国家的文明程度和发展历史，还可以体现出相应的精神文化和体系建设，因此说档案管理科学化水平的提高具有非常重要的意义和作用。我国的档案管理工作具备真实性和可靠性，可以促进国家文化软实力的提升。
二是促进档案工作开展。档案管理工作是事业单位发展的重要组成部分，其随着科学技术和管理体制改革而转变，从现阶段来看我国的档案管理工作水平得到了极大的提高，这与计算机技术、事业单位改革、市场经济发展有着紧密的联系，笔者认为理清档案管理的发展趋势，优化档案管理体系，提升档案管理科学化水平，是档案管理工作发展的方向和目标，所以要把握时代脉搏，积极的促进档案事业的良性化发展。
三是科学发展档案管理。档案管理集中的反映出我国多样化的文化形态、经济策略、政治体制、思想认识等因素，其具有较强的说服力、权威性、吸引力，既证明了事物的发展过程，也对未来的发展方向进行了科学化的指引，因此只有提升档案管理的科学化水平，才能够真正的发挥档案的价值，巩固我国社会主义的意识形态，促进我国社会的科学化发展。
二、新时期下档案管理存在的主要问题
1.重视程度不足。受经济发展和事业单位性质本身的影响，我国的事业单位往往把经济效益、人事管理、财务管理等工作任务放到重要位置，而忽视了档案管理工作，有的事业单位甚至不知道档案管理的作用，造成档案管理工作开展滞后。新时期下领导者普遍认为，档案管理与经济发展不存在联系，并且档案管理只是人事管理的一部分，因此对档案管理不加重视。有些事业单位虽然建立档案管理，但管理中缺乏人才和资金的支持，管理设备陈旧，管理内容单一，也使得档案管理工作陷入困境。
2.人员素质差。档案管理工作是一项专业性和技术性较强的工作，需要管理人员通过学习和总结来提高档案管理的水平和技能，同时事业单位缺乏具备高素质和实践经验的管理人员，引发了管理人员素质低下的现象。事业单位档案管理人员专业素质不高，工作积极性差、流动性强、思想落后，造成事业单位档案工作开展不利，归档工作难，数据统计和人事档案管理滞后，这对档案管理的快速发展形成了障碍。
3.缺少服务性。事业单位的档案管理工作不仅要做到管理内容上的提升，同时也应该注意到服务质量的提升。现阶段，我国事业单位的档案管理与服务职能严重脱节，有相当一部事业单位的档案管理工作趋于形势，没有发挥出档案服务的职能作用，工作中仅仅是对人员信息、工作成绩、单位项目、财务档案进行记录和整理，没有涉及到数据信息的整合与利用，不能为事业单位的发展提出指引，这极大的削弱档案服务的作用。
三、提升档案管理科学化水平的有效对策
1.人员队伍建设。事业单位要想做好档案管理工作，就必须要组织相应的管理人员，而高素质的档案管理队伍可以极大的提高事业单位档案管理的水平。笔者认为事业单位在档案管理人员队伍建设上应遵循以下几点：首先应强化“以人为本”的培训理念，通过积极和科学的培训，让管理人员能够主动的参与到档案管理工作中去，转变管理人员的工作态度，激发管理人员的工作热情；其次，扩充培训内容，在档案管理培训中要让管理人员学习档案专业知识，掌握管理技能，强化计算机与网络管理软件的使用，使管理人员的综合素质得到全面的提升。
2.强化档案管理服务的作用。事业单位的档案管理从职能作用出发，应分为管理与服务两个方面，管理是对档案进行整合的过程，而服务则是利用档案的过程，两者相辅相成，事业单位应采取以下措施进行管理与服务的开展：首先建立健全档案信息化管理制度，完善档案的信息化管理模式，从收集、分类、归档、保存等方面入手，全面实现档案的数字化和信息化管理，并规范业务流程，使档案保管与利用达到规范化、标准化、数字化；其次，建立档案管理人员的奖惩机制，对于有突出成绩的管理人员应进行奖励，对有违反档案管理制度的人员视应给予惩罚或处分。
四、结语
新时期下，提升事业单位档案管理的科学化水平是我国社会发展和进步的必然结果，同时推动档案管理的现代化建设，理清其中产生的问题，对事业单位的科学化发展有着积极的促进作用，所以我们应完善档案管理的现代化手段，利用网络技术把档案资源进行共享，使档案管理更好的服务于事业单位，促进事业单位在新时期下和谐稳定的发展。
参考文献
[1]李国兰，提高档案管理科学化水平的路径选择[J].山东社会科学，2011（1）.
[2]贺志华，提高档案管理科学化水平的具体方法探析[J].办公室业务，2014（21）.
关键词：数字化；存在问题；探究；图书管理；档案化
中图分类号：G270 文献标识码：A
一、关于数据挖掘环节的分析
在数字档案信息化管理过程中，数据挖掘是一个重要的环节。数据挖掘的定义并不复杂，它主要是从大量的、随机的信息数据中，提取一些有价值的信息材料的过程。这些数据信息可能是结构化特点，也可能具备半结构化的特点，或者是一些异构型的数据。在挖掘过程中，其知识数据获得方法可能是归纳方法、演绎方法或者其他方法。我们通过对上述环节的应用，可以促进信息管理环节的开展，确保其决策支持环节、查询环节、过程控制环节等的协调，实现其数据维护系统的优化。总之，数据挖掘模式的开展，需要应用到一系列的统计技术，比如人工智能应用技术、数理统计应用技术、机械学应用技术、人工神经网络技术等。
数据挖掘模式的开展，是当今时代的应用趋势，通过对未来信息管理趋势的分析，可以做出一些远见的知识环节的决策。当然，数据挖掘的最终目标是提取数据库中的一个隐含的、有价值的数据信息，其功能又是比较广泛的。比如关联分析性，通过对数据库内大量数据信息的相互关联，来满足现实工作的需要。在关联规则应用过程中，通过对不同事物之间的关联性的控制，保证其整体应用环节的优化。在该应用程序中，聚类程序也是非常必要的，其按照一定的方法将信息数据进行合理的集合的划分，有利于数据信息的深入挖掘聚类技术的发展，提升了人们对于客观现实的认识，从而优化了概念描述及其偏差分析环节，这需要进行数学分类学模式及其一般模式识别方法的应用。
通过其自动预测模式的开展，可以就数据库内的某些信息数据进行分类及其预测，通过对其预测性信息的寻找，确保重要的数据类的模型的描述，并且进行未来数据趋势的预测。当然，上述环节的开展，需要计算机信息数据与人力的配合。在数据挖掘过程中，通过概念描述模式的应用，可以进行某一类对象内涵的具体探究。
二、数据挖掘方案模式的优化
在数据挖掘方案的优化过程中，资源类数据是重要的应用程序，这需要进行馆藏档案的数字化的处理，从而进行不同的电子档案的探究。在其电子文件中心各种档案环节得到应用，比如档案的软件收集信息模式、档案信息网建设环节、信息维护管理等。我们通过对某些机构的档案用户个人信息需求的探究，确保事业单位的档案信息方案的应用。比如我们可以就WEB访问信息挖掘技术展开应用，进行一些数据之间的有效关联，进行不同模式的用户兴趣模型的构造，确保档案信息的整体效益的优化。
在工作过程中，要进行事业单位的档案网WEB服务器的用户相关信息的收集，并且要经过一系列的清洗、转换，以方便统计分析的用户展开数据库信息的查阅。这需要我们就事业单位档案信息资源体系的健全，通过对数据挖掘模式的更新，确保事业单位档案结构的综合效益的提升。这需要我们进行档案管理软件及其档案网的应用，确保档案资源利用率的有效分析，确保一些较大需求量的传统载体档案的数字化。
在事业单位档案馆藏管理过程中利用文本挖掘，运用关联、分类、聚类等方法，从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组，构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。从做好事业单位档案馆信息管理工作的角度出发，数据挖掘为优化馆藏信息和对未来工作的预测发挥重要作用。
在事业单位工作过程中，要就用户的借阅信息展开关联性的分析，进行不同档案信息之间的关联规则及其比例关系的分析，确保馆藏信息的优化。在事业档案档案管理过程中，要对不同种类的文档集合内容展开积极的分类、总结，做好一系列的关联分析工作，通过对归纳总结模式的应用，确保档案工作的未来发展趋势的探究。事业单位档案馆的管理类数据包括：智能监控系统、消防系统、温湿度控制系统、智能密集架、数据管理系统、数据利用系统等在日常工作产生大量的管理类数据。我们得用数据挖掘工具在这类看似无用的数据中提取有价值的知识并运用到事业单位档案馆工作中，并在事业单位档案馆的现代化建设中发挥作用。
在日常工作中，事业单位的档案工作的重点是通过工作人员的操作，进行社会服务质量的提升。在数据挖掘的应用过程中，事业单位通过对档案工作的个性化、智能化模式的应用，满足当下社会对于事业单位的档案管理需要。通过对智能检索系统的应用，可以极大的调用用户的兴趣，确保其检索策略的不断修正，保证用户的个人兴趣的积极检索。当然，通过对数据挖掘模式的应用，可以有目的性的进行档案信息的开拓，针对其研究成果展开评价， 并且及时的提供给用户，确保事业单位的档案管理的二次开发，以满足当下的事业单位档案管理的需要。网络最初只是科学家与研究人员之间交换文件的软件，把因特网用于教育和研究可以得到政府的补贴。我国大学图书馆有拨款支持，数字图书馆的网络档案馆是不赢利的，产出是教学和科研的长期社会效益。今天，因特网已经越来越商业化了，网络在数字经济中已成为极具潜力的技术投资对象。事业单位数字图书馆也可以考虑建立以赢利为目的的网络档案库，采用网络商务中的一些商务模式，例如网络广告、旗帜广告、赞助广告、订阅、B2C等。收入可用于事业单位数字图书馆网络档案馆建设的滚动发展。
结语
事业单位通过对数据挖掘技术的应用，可以满足当下的数字化档案管理的需要，确保其综合运作效益的提升，以更好的进行现实工作的开展。
参考文献
[1]耿珺.计算机信息系统安全防护措施探讨[J].信息与电脑（理论版），2011（06）.
论文摘要：随着社会主义现代化的发展，计算机技术的进步，信息技术在社会发展的各个领域都扮演着极其重要的角色。信息化建设更是被我国列为经济社会发展的首要内容。网页档案化管理包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。尤其是大学档案馆更侧重教学与科研，网页档案化管理是必然的趋势。
在信息化发展的今天，图书馆，特别是大学图书馆不仅要对信息进行简单的数字转换和管理，更要对新兴事物网络进行档案化管理和归档，包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。所以网络档案化管理，成为当今图书管理的必然趋势，这就必须对档案化管理的技术和法律相关问题进行深入阐述和探讨。
所谓数据挖掘(data mining)，就是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识的过程。这些数据可以是结构化的，如关系数据库中的数据，也可以是半结构化的，如文本，图形，图像数据，甚至是分布在网络上的异构型数据。发现知识的方法可以是数学的，也可以是非数学的；可以是演绎的，也可以是归纳的。发现了的知识可以被用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制等，还可以进行数据自身的维护。数据挖掘借助了多年来数理统计技术和人工智能以及知识工程等领域的研究成果构建自己的理论体系，是涉及数据库、人工智能、数理统计、机械学、人工神经网络、可视化、并行计算等的交叉学科，是目前国际上数据库和决策支持领域的最前沿的研究方向之一。
一、数据挖掘的功能
数据挖掘通过预测未来趋势及行为，做出预测性的、基于知识的决策。数据挖掘的目标是从数据库中发现隐含的、有意义的知识，按其功能可分为以下几类。
1、关联分析
关联分析能寻找到数据库中大量数据的相关联系，常用的一种技术为关联规则和序列模式。关联规则是发现一个事物与其他事物间的相互关联性或相互依赖性。
2、聚类
输入的数据并无任何类型标记，聚类就是按一定的规则将数据划分为合理的集合，即将对象分组为多个类或簇，使得在同一个簇中的对象之间具有较高的相似度，而在不同簇中的对象差别很大。聚类增强了人们对客观现实的认识，是概念描述和偏差分析的先决条件。聚类技术主要包括传统的模式识别方法和数学分类学。
3、自动预测趋势和行为
数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型或预测未来的数据趋势，这样以往需要进行大量手工分析的问题如今可以迅速直接由数据本身得出结论。
4、概念描述
对于数据库中庞杂的数据，人们期望以简洁的描述形式来描述汇集的数据集。概念描述就是对某类对象的内涵进行描述并概括出这类对象的有关特征。概念描述分为特征性描述和区别性描述，前者描述某类对象的共同特征，后者描述不同类对象之间的区别。生成一个类的特征性只涉及该类对象中所有对象的共性。生成区别性描述的方法很多，如决策树方法、遗传算法等。
5、偏差检测
数据库中的数据常有一些异常记录，从数据库中检测这些偏差很有意义。偏差包括很多潜在的知识，如分类中的反常实例、不满足规则的特例、观测结果与模型预测值的偏差、量值随时间的变化等。偏差检测的基本方法是寻找观测结果与参照值之间有意义的差别。这常用于金融银行业中检测欺诈行为，或市场分析中分析特殊消费者的消费习惯。
二、数据挖掘在建设现代化高校档案馆中的应用
1、资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而产生的各类电子档案、电子文件中心中存储的各类电子档案、档案软件收集的信息、档案信息网建设和维护信息。我们从研究大学档案用户的信息需求出发，数据挖掘为大学档案馆全面掌握和准确理解档案用户的信息需求提供了方法。
(1) 利用web访问信息挖掘技术发现其中的关联模式、序列模式和web访问趋势等，构建多维视图的用户兴趣模型。从而可以确定档案信息或服务受欢迎的程度，发现用户访问模式和用户需求的趋势，从不同侧面来研究用户的信息需求，为优化档案馆的档案信息资源建设提供了科学依据。
(2) 收集大学档案网web服务器保留的用户注册信息、访问记录，以及有关用户与系统交互的信息等原始数据，经过清洗、浓缩和转换形成便于统计分析的用户查阅数据库、日志数据库、用户定制信息库、用户反馈信息等各种数据集合。
2、从建设大学档案馆馆藏信息资源出发，数据挖掘为大学档案馆提供了选择一条科学发展道路的重要依据。
(1) 利用档案网和档案管理软件访问信息的挖掘分析出档案资源的利用率，将利用率高、需求量大的传统载体档案优先数字化。例如：通过对档案信息的访问记录、检索请求中用户请求失败的数据进行分析，按类统计档案拒用集和频繁利用集，结合聚集算法发现馆藏资源的缺漏，有针对性地补充和丰富档案信息资源。
(2) 在大学档案馆藏管理过程中利用文本挖掘，运用关联、分类、聚类等方法，从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组，构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。
3、从做好大学档案馆信息管理工作的角度出发，数据挖掘为优化馆藏信息和对未来工作的预测发挥重要作用。
(1) 在提供利用环节中，对用户每次借阅的信息进行关联分析，发现各类档案信息之间的关联规则或比例关系，这样可以进一步优化馆藏信息。
(2) 开展大学档案馆馆藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集缩减和模型评价工作，实现对大量文档集合的内容进行总结、分类、聚类、关联分析、分布分析，通过归纳与总结，发现的知识可以为未来档案工作的趋势进行预测。
三、数据挖掘在管理类数据中的应用
大学档案馆的管理类数据包括：智能监控系统、消防系统、温湿度控制系统、智能密集架、数据管理系统、数据利用系统等在日常工作产生大量的管理类数据。我们得用数据挖掘工具在这类看似无用的数据中提取有价值的知识并运用到大学档案馆工作中，并在大学档案馆的现代化建设中发挥作用。
大学档案馆档案工作的重点是为师生服务，以服务为中心开展各项工作，如何使用先进的工具，提高服务的质量是一直困扰我们的难题。数据挖掘为大学档案馆档案工作的智能化、个性化、精品化提供了行之有效的方法。在智能检索系统可调用用户兴趣模型，自动修正检索策略并可依用户兴趣将检索结果迅速聚类和分类，并条理化地排序出来；对于设计院、社科院等科研型档案用户，可借助数据挖掘开展针对性的档案信息挖掘，并将研究成果以概述、成果报告等形式提供给用户。这样不光实现了大学档案的二次开发，也会给用户带来意外的惊喜。
网络最初只是科学家与研究人员之间交换文件的软件，把因特网用于教育和研究可以得到政府的补贴。在中国，大学有拨款，图书馆有大学支持，数字图书馆的网络档案馆是不赢利的，产出是教学和科研的长期社会效益。今天，因特网已经越来越商业化了，网络在数字经济中已成为极具潜力的技术投资对象。大学数字图书馆也可以考虑建立以赢利为目的的网络档案库，采用网络商务中的一些商务模式，例如网络广告、旗帜广告、赞助广告、订阅、b2c等。收入可用于大学数字图书馆网络档案馆建设的滚动发展。目前人们对这些处于萌芽中的经济模式认识甚少。管理网络的公共政策制定主体是政府部门，推行电子政务，开发网络资源，促进从文字印刷向网络出版的转移是当前相关政府部门的重要任务。大学的政策、态度和措施对数字图书馆的发展至关重要。市场手段和政策平衡是网络档案馆建设，网络档案库运行，网上内容传递和保存应该和必须考虑的。
参考文献：
[1]peer to peer networking and digital right management，by michael a. einhorn, bill rosenblatt, policy analysis no.534, cato institute. fabruary 17,2005
[2]what every citizen should know about drm, aka digital right management, by mike godwin seuitoo technology counsel at public knowledge, 30 january, 2008, ebook-computer & internet,
[3]彼得·莱曼.把万维网档案化.信息化参考，2004（13）
[关键词]数字化 图书管理 档案化
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）16-0340-01
在信息化发展的今天，档案管理不仅要对信息进行简单的数字转换和管理，更要对新兴事物网络进行档案化管理和归档，包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。所以网络档案化管理，成为当今档案管理的必然趋势，这就必须对档案化管理的技术和法律相关问题进行深入阐述和探讨。
所谓数据挖掘（Data Mining），就是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识的过程。这些数据可以是结构化的，如关系数据库中的数据，也可以是半结构化的，如文本，图形，图像数据，甚至是分布在网络上的异构型数据。发现知识的方法可以是数学的，也可以是非数学的；可以是演绎的，也可以是归纳的。发现了的知识可以被用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制等，还可以进行数据自身的维护。数据挖掘借助了多年来数理统计技术和人工智能以及知识工程等领域的研究成果构建自己的理论体系，是涉及数据库、人工智能、数理统计、机械学、人工神经网络、可视化、并行计算等的交叉学科，是目前国际上数据库和决策支持领域的最前沿的研究方向之一。
1 数据挖掘之功能
数据挖掘通过预测未来趋势及行为，做出预测性的、基于知识的决策。数据挖掘的目标是从数据库中发现隐含的、有意义的知识，按其功能可分为以下几类。
1.1 关联分析
关联分析能寻找到数据库中大量数据的相关联系，常用的一种技术为关联规则和序列模式。关联规则是发现一个事物与其他事物间的相互关联性或相互依赖性。
1.2 聚类
输入的数据并无任何类型标记，聚类就是按一定的规则将数据划分为合理的集合，即将对象分组为多个类或簇，使得在同一个簇中的对象之间具有较高的相似度，而在不同簇中的对象差别很大。聚类增强了人们对客观现实的认识，是概念描述和偏差分析的先决条件。聚类技术主要包括传统的模式识别方法和数学分类学。
1.3 自动预测趋势和行为
数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测，寻找预测性信息，自动地提出描述重要数据类的模型或预测未来的数据趋势，这样以往需要进行大量手工分析的问题如今可以迅速直接由数据本身得出结论。
1.4 概念描述
对于数据库中庞杂的数据，人们期望以简洁的描述形式来描述汇集的数据集。概念描述就是对某类对象的内涵进行描述并概括出这类对象的有关特征。概念描述分为特征性描述和区别性描述，前者描述某类对象的共同特征，后者描述不同类对象之间的区别。生成一个类的特征性只涉及该类对象中所有对象的共性。生成区别性描述的方法很多，如决策树方法、遗传算法等。
1.5 偏差检测
数据库中的数据常有一些异常记录，从数据库中检测这些偏差很有意义。偏差包括很多潜在的知识，如分类中的反常实例、不满足规则的特例、观测结果与模型预测值的偏差、量值随时间的变化等。偏差检测的基本方法是寻找观测结果与参照值之间有意义的差别。这常用于金融银行业中检测欺诈行为，或市场分析中分析特殊消费者的消费习惯。
2 数据挖掘在建设现代化档案馆中的应用
2.1 资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而产生的各类电子档案、电子文件中心中存储的各类电子档案、档案软件收集的信息、档案信息网建设和维护信息。我们从研究档案用户的信息需求出发，数据挖掘为档案馆全面掌握和准确理解档案用户的信息需求提供了方法。
（1） 利用Web访问信息挖掘技术发现其中的关联模式、序列模式和Web访问趋势等，构建多维视图的用户兴趣模型。从而可以确定档案信息或服务受欢迎的程度，发现用户访问模式和用户需求的趋势，从不同侧面来研究用户的信息需求，为优化档案馆的档案信息资源建设提供了科学依据。
（2） 收集档案网web服务器保留的用户注册信息、访问记录，以及有关用户与系统交互的信息等原始数据，经过清洗、浓缩和转换形成便于统计分析的用舨樵氖据库、日志数据库、用户定制信息库、用户反馈信息等各种数据集合。
2.2 从建设档案馆馆藏信息资源出发，数据挖掘为档案馆提供了选择一条科学发展道路的重要依据。
（1） 利用档案网和档案管理软件访问信息的挖掘分析出档案资源的利用率，将利用率高、需求量大的传统载体档案优先数字化。例如：通过对档案信息的访问记录、检索请求中用户请求失败的数据进行分析，按类统计档案拒用集和频繁利用集，结合聚集算法发现馆藏资源的缺漏，有针对性地补充和丰富档案信息资源。
（2） 在档案馆藏管理过程中利用文本挖掘，运用关联、分类、聚类等方法，从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组，构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。
2.3 从做好档案馆信息管理工作的角度出发，数据挖掘为优化馆藏信息和对未来工作的预测发挥重要作用。
[关键词] 高校；档案管理；服务；安全；创新
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 23. 095
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）23- 0181- 01
高校档案管理主要是党政管理，科研和教学等历史记录，记载高校发展历史，并反映高校的教学、科研、党政等诸多方面的现状。高校档案管理，是为校内的学生、老师等进行服务，对教学、教研工作的开展有极大的背景支撑作用。同时，高校档案管理工作面向校外，对自身培养的人才负责，对社会负责。
1 传统高校档案管理与服务的困境
传统的高校档案管理模式注重纸质档案的使用，在长久的应用过程中，纸质档案表现出其对于社会人才管理、事物辅方面的突出优点，但是也有其不足之处，比如信息分散，应用调度苦难等等。在高校档案数字化管理的过程中，出现的困境主要有四点：①纸质档案资源分散，档案立卷部门不一致，使档案的收集和数字化的过程难度较大；②各高校对档案的保护、利用等方面的工作投入力度不同，且信息载体多为传统的纸质，或者音频和视频等，信息载体的单一不利于各高校之间进行信息资源的共享；③档案的收集、管理和利用的环节中，由于高校档案发展没有足够利用自身优势，进行技术更新，使高校的档案管理和服务工作落后，不能适应社会的信息化高速发展；④我国的档案管理的信息化工作处于起步阶段，档案工作对于科研和教学的重要性并没有得到全面的认识，使高校档案管理工作的拓展难以展开，不利于管理模式变革。
2 高校档案管理与服务利用的创新性举措
2.1 传统档案与电子档案管理并行
传统的档案分散管理为档案信息的高效、安全利用带来了阻力，而档案的集中管理，为高校的发展、社会信息化管理、档案的多方面利用等工作带来了极大的便利，集中管理主要通过现代化和网络化的管理方式来进行实现。电子档案是在数字化信息技术发展的条件下，产生的产物，具有：存储容量大、信息独立、可长期保存、操作方便、易于资源共享、储存空间小，并能有多种表现形式。但电子档案同时存在缺点，比如对设备等载体都有依赖性，不能直接读取，信息易于共享同时安全性降低，易于修改等。结合以上电子档案和纸质档案的优缺点，在高校档案管理中，可以在纸质档案正常的归档管理前提下，总档案管理人员督促各院系档案管理处室将归档的文件进行数字化处理和电子文档的同步录入、存储，并通过建立高校统一的电子档案管理系统，使各高校之间、高校与社会之间，主要是高校内部的教学和科研管理能更加高效地完成。
2.2 纸质档案与电子档案的查阅利用可以互补
在传统纸质档案单独使用时，档案管理工作对教学、科研等高校工作产生了积极的帮助，但是在电子档案与纸质档案共同使用下，档案的利用在安全与高效的前提下，可以通过标准化、一体化、集中化的手段，将档案的查阅工作由原来的纸质查阅，手续繁琐，不易传送等缺点进行改进，通过电子档案规范化管理，既能避免安全性问题，也能使档案的查阅、使用更加方便、高效。
2.3 高校档案服务内容创新，可以从要求档案数量向要求档案质量进行转变
高校档案管理工作要从简单的档案收集工作进行转变创新，应该对档案管理工作内容进行发掘，从传统的档案实体管理方式向全面档案信息管理和服务转变，将工作提高到更高水平、更高层次。档案的价值在于被利用，只有坚持以利用档案内容为核心，加大档案编辑研究的工作力度，提高服务的主动性，才能创造出最大的社会效益和经济效益。
2.4 档案管理的服务性工作由被动服务向主动服务转变
高校的档案管理工作，应该在现有的档案基数上，将其向现代化、服务化、信息化和开放化上大力转变，建立出科学管理、反映敏捷、能够灵活运行的体制，对社会服务的内容应该更加多元化、社会化，更加高效、优质。
3 结 语
在社会高速的信息化发展前提下，高校的档案管理与服务需要从传统的纸质档案管理、被动进行档案管理服务等内容进行转变，高校档案的管理对于高校教学、科研等事物有极大的基础性作用和帮助。将传统纸质档案管理与电子档案管理相结合、将以往的被动性档案管理工作创新改进，增加内容，变为主动等，诸多的创新性举措，将使高校的档案管理工作更加安全、高效，并创造出更大的经济效益和社会效益。
主要参考文献
一、社区居民健康档案管理系统的作用简介
由于居民健康档案是一份动态信息，随时都会发生变化，所以建立居民健康档案是一项长期的工作，要在健康档案使用的过程中对建立的方式不断探索与创新。所以我们设计并完成了基于网络环境的社区居民健康档案的管理系统，接下来我们对此操作系统进行具体阐述。
我们所创建的社区居民健康管理系统由五个功能模块组成，包括档案管理、信息服务、家庭监护、信息传递和系统管理，居民健康档案根据普通患者、儿童患者和心脑血管疾病患者三种群体进行分类。
社区居民健康系统的五个模块所产生的功能具体如下：
档案管理模块的主要功能是既可以生成和打印所需要的档案报告，还可以进行档案的修改、添加和删除。信息服务模块利用了先进的网络技术，通过网络把社区服务中心和用户家庭关联起来，在社区居民从网上查询所需医疗信息的同时还可以将自己的健康信息情况上传到服务中心，这样社区卫生服务中心就可以及时地了解社区居民用户当前的健康情况，并根据实际情况对社区居民制定出合理的康复计划。家庭监护，这个模块主要是针对社区的独居老人以及患有心脑血管疾病的老人，社区卫生服务中心通过先进的网络技术对有需要的家庭进行监护，防止和减少意外情况的发生。信息传递，主要是使用先进的网络技术完成社区医院和中心医院的网络互通，如果病人需要在大中型医院进行治疗，那么医院医生就可以将所需要的病历档案通过网络及时地获取，同时社区医生也可以通过互通网络来获得中心医院专家的技术支持和指导。系统管理的主要功能是社区居民用户用来对信息进行修改、添加和删除，以及社区用户设置权限，修改用户密码和对系统数据的备份和还原。
二、社区居民健康档案管理系统的保密安全
社区居民健康档案管理系统的保密安全主要从三个方面来进行控制，即操作系统、数据库管理和应用程序。用户登录时采用双密码，一个密码进入应用程序，另一个密码用来进入数据库，双密码的主要作用是防止其他人仅用一个密码就可以直接打开应用程序并进入数据库。
用户进入管理系统的主要流程是：首先用户要用一个账号来连接注册表，在注册表中查找是否有此用户，如果有，系统将用户输入的密码与系统进行比对，密码正确用户就可以进入应用系统并将第二层数据库密码解密，然后系统把该用户ID和密码再次进行比对，正确则进入数据库，如果错误就退出系统。应用系统密码是由用户本人进行设置和更改，用户的ID号是系统的管理员进行分配。
三、社区居民健康档案管理系统的表现方式
首先是社区居民健康档案管理系统的数据库，数据库主要是把居民家庭住址、社区医生安排、常见疾病和体检情况等基本信息情况进行记录。在系统中，我们把居民的姓名、年龄、联系电话等个人信息存放在居民基本信息表里，在社区服务中有需要的时候可以快速从表中提取。
接下来是社区居民健康档案管理系统的服务器终端，社区居民健康档案管理系统是运行在Windows2000应用程序所提供的进程，其中主要用到了COM组件，因此这个服务器终端的应用程序没有应用界面。
社区居民健康档案管理系统在原有的两层服务器结构基础上添加了新的业务逻辑层，运用了三层服务器的结构设计。业务逻辑层主要是把数据库和客户端链接起来，起到相互传送信息的作用，数据库既可以收到客户端发来的请求，又可以将处理结果发送回客户端。因此新填入的业务逻辑层在提高工作效率的同时又减轻了整体服务器的工作负担。在管理系统中，连接数据库、打开记录集和对字段或字段集的操作主要是使用ADO属性和方法，因为将来如果需要对程序进行扩展完善，一定会需要对参数的查询和存储功能，所以在设计服务器终端的同时，也为这些属性进行了保存。
关键词：教育信息化 档案管理系统 数据加密
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）01（c）-0129-02
随着计算机及互联网的持续快速发展，以云计算、物联网、智能城市、智慧校园为代表的各种新技术、新应用如雨后春笋般涌现出来，正在影响和改变着我们每一个人，无论你是否愿意被影响和改变。随着应用软件的增多和普及，产生了大量的数据，而且，这些数据以指数级的速度增长，人类已迈入大数据时代。档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录。随着学校的快速发展，不同类别、不同形式的档案快速增加，档案管理工作变得更加复杂，传统的档案管理方式和方法已不能m应互联网环境下数据量大和高安全性等要求。因此，研究和设计一款符合学校实际需求的档案管理系统迫在眉睫。
1 专科院校档案工作的现状
1.1 档案管理工作部门和人员情况
专科院校一般没有专门的档案室或档案馆等独立的档案管理机构。以笔者所在的漯河医学高等专科学校为例，档案室是学校行政办公室的下属机构，不是独立设置的档案室，隶属于学校行政办。笔者学校档案室仅有两名专职档案管理人员，缺乏专业的计算机网络信息技术人员，每年疲于应对学校各类档案的收集、分类、整理、上架、日常查询、借阅和印章使用等工作，没有更多的时间和精力去研究和学习档案信息化方面的知识。
1.2 档案管理工作硬件投入情况
笔者学校档案室设有办公室和档案库房，分别用于办公和存放档案。其中，档案库房约200m2，内有打印复印一体机、扫描仪、计算机、刻录机、照相机、空调等电子设备和灭火器、铁门、铁窗等防火防盗设备，但没有配备去湿机、磁盘阵列、温湿度和防火防盗自动报警器等设备。计算机和打印复印一体机等办公设备较为老旧，经常出现各种各样问题，严重影响档案管理人员和档案借阅人员的工作效率。
1.3 档案管理工作信息化使用情况
目前，该校还没有专门的档案管理系统，都是以自建Excel电子表格形式进行管理，且仅保存基本的文件名、文件类型、时间等信息，只能进行简单的信息查询和搜索，不能提供详细的信息检索；馆藏档案以传统的纸质档案为主，当前流行的多媒体电子档案如图像、音频、视频、扫描件等较少，无法大规模地实时、在线提供档案，与当前档案管理信息化发展潮流不符，档案管理工作信息化水平总体不高。
2 档案管理系统的需求和功能设计
我国大部分本科高校都有自己的档案管理软件，各高校档案管理软件的功能大同小异。作为专科学校，由于历史原因，大部分都没有自己的档案管理软件，随着时代的进步，特别是在互联网和大数据时代，也急需要有自己的档案管理软件。该文在总结高校档案管理需求的基础上，调查和收集该校档案管理工作的实际需求，并进行相关功能设计，为下一步的实现打下坚实的基础。根据学校各类用户需求，确定档案管理系统的功能模块，各类需求如图1所示：主要分为用户登录模块、档案管理模块、档案查询模块、档案借阅模块、系统管理模块和印章使用模块。
用户登录模块：登陆系统是各类用户安全进入系统的第一步，系统只允许特定的用户，即用自己的工号或学号登录系统，登录后可以自行修改密码。
档案管理模块：档案管理模块功能如图2所示，包括档案录入功能、档案审核功能、档案鉴定功能、档案归档功能、档案修改功能和档案删除功能。由档案提供者把档案的基本信息录入到系统中，同时将电子稿导入，做到档案基本信息、纸质稿完整信息、电子稿完整信息一一对应。档案管理员对档案提供者录入的信息进行审核，如果有必要保存，则审核通过；如果没有必要保存，则不通过。如果通过，则对档案的密级和保存的时间进行鉴定，密级程度分为公开、保密、机密、绝密4种，根据档案的性质鉴定为不同的密级和保存时间。最后由系统管理员对需要归档的档案的所有信息进行审核，查看是否满足档案信息化建设的各种标准，对通过审核的档案进行立卷、编目和保存。对不符合档案信息化建设标准的档案退回，给出不符合标准的条目，并限期重填。此外，系统管理员可以对档案的个别属性进行修改，若某些档案没有保存的必要或保存时间到期时，系统管理员将档案删除。
档案查询模块包括档案查询和查询统计两个功能，查询者在查询框中输入文件的关键字、文件号、文件名等关键字信息进行查询，系统会根据查询者的权限快速地反应查询到档案的详细信息。查询统计主要是对各类档案信息查询次数、查询者部门、查询内容等进行统计。
档案借阅模块：包括档案借阅和借阅统计两个功能，用户提交档案借阅申请，包括借阅的档案、借阅日期、归还日期等，经档案管理部门人员审核批准后，即可完成档案借阅。借阅统计主要是对借阅档案、借阅次数等进行统计，可以分析档案利用率，进而为决策者提供决策支持。
系统管理模块包括数据备份、数据恢复、日志查询、用户权限管理功能。
印章使用模块：由于学校公章保存在档案室，传统印章使用手续繁琐、费时费力，因此有必要加上印章使用功能，印章使用者只需网上提交申请，审核人网上审核，且审核人必须在规定时间内审核，保障印章使用手续正常、快速进行。
3 档案管理系统的安全
安全性是摆在每一个应用系统面前的大问题，档案管理系统也不例外。这里主要从数据信息安全、程序安全和网络安全3个方面来讨论系统的安全性。该系统对用户密码采用MD5算法进行加密，系统在保存密码时将密码信息用MD5算法加密后存入数据库，数据库中只保留加密后的信息，当用户登录后，输入的密码信息先用MD5算法加密，将加密后的信息与数据库中的信息进行比对，若一致，则允许登录，若不一致，则提示重新输入用户名和密码。针对图片信息采用基于混沌的图像加密技术进行加密。程序测试主要是进行黑盒测试和白盒测试，以验证程序的功能和逻辑正确性。由于服务器放到学校机房中，所以要确保机房网络安全，防火墙，UPS和入侵检测系统都是必不可少的。此外，系统还需具备数据备份和数据恢复功能，其主要作用是提高档案管理系统的数据可靠性和安全性。该系统采用的备份策略是：每周进行一次完整备份，备份系统中所有的数据，优点是恢复时间短，操作最方便、可靠。每天进行一次增量备份，备份上一次备份以后更新的所有数据，优点是每次备份的数据量少，占用空间少，备份时间短。
4 结语
该文主要分析和设计了基于该校现状的档案管理系统，随着高校信息化建设的逐步深入，会有更多的电子数据信息流入到档案管理系统中，数据安全是一个必须重视和要解决的问题。一方面，随着智能手机的快速普及，越来越多的工作可以在手机上完成，如何尽快实现基于智能手机的档案管理系统；另一方面，大量的数据积累必然形成大数据，如何让大数据通过数据分析、数据挖掘来发挥出其应有的作用，是今后需要努力的方向。
参考文献
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关键词：大数据时代；档案管理；价值及发展
大数据时代的到来，为社会各行业带来良好的发展空间，但同时也带来一定的挑战。对于档案管理工作而言，数据量将会更多、更庞杂，管理工作也会面临全新难题，更急迫的想要加强数据的科学高效管理，因此，档案管理工作要充分利用大数据时代所带来的有利条件，全面了解目前工作价值提升的具体表现，站在档案管理工作可持续发展的角度，采取有效措施，完善相关工作细节，满足大数据时代基本需求，实现自身价值最大化。
一、大数据时代档案管理工作的价值提升
（一）工作效率明显提高
档案管理工作在过去的管理形式上，通常都是运用纸质、图片或是录影的方式，但这种管理形式，在许多方面存在缺陷，导致管理不便、效率不高的不良情况出现。但在大数据时代环境中，在对大量档案信息进行价值提取过程中，主要利用计算机技术进行有效信息处理，这种先进的数据发掘技术还包括对档案信息数据库进行分类、整合、收缩、重点、提要以及在处理中相关信息及重要知识等，有效减少了数据抽取范畴，同时也省了很多成本绩劳动力，工作效率明显提高。
（二）档案搜集渠道增多
大数据时代中，档案管理工作会逐渐向信息库数值分析以及文本数据发掘方面发展，确保对档案信息及时搜集、严格监察整个搜集过程，相关信息、资源库、影片以及物品只要存在保存意义的都要加强搜集。因此，档案管理工作人员没有只从文本档案库中进行档案的收集与储存，而是进行有明确目的和指向性的信息收集，充分强调了档案管理行业的广阔渠道，重点突出了档案管理工作发展过程中网站面、照片、视频信息等方面全新形式内容，增添了档案搜集渠道以及资源类别。
（三）档案信息实时共享
由于大数据时代提供的先进技术，可以有效利用这一优势随时获取各部门的相关档案，任何时间都能进行查看，节省了过去档案互相传送的时间，为更多用户提供了更好的信息服务，达到用户的基本需求。此外，档案管理工作中各部门一同创建档案信息共享平台，共同享用数据系统带来的软件设施，不用再去经常对具体硬件进行升级。通过有效运用大数据时代提供的先进网络技术进行档案管理工作，方便了档案信息的保存与查看，直接通过互联网实时共享，轻松便捷的同时，确保信息数据的准确性。
（四）档案服务更加完善
大数据时代的到来，使过去档案管理工作的服务目标得以实现，让档案管理的服务更具有针对性，充分体现了大数据时代的服务特色，不仅能及时满足用户信息需求，同时对用户不同的要求展开详细深入剖析，在多种类别的信息数据库当中，为用户提供更丰富、更细致的信息资源输送。
二、大数据时代档案管理工作的发展方式
（一）提升管理者综合素养
档案管理者的综合素养，直接关系到未来的发展情况，因此，档案管理者要提升自身专业水平以及网络技术操作水平。在大数据时代，档案管理者的工作形式与工作角色发生了巨大转变，并不仅仅进行原有档案信息调整、安装以及区别等工作，同时档案信息的输送也不是管理者互相递给，在这种转变下，档案管理工作人员要改变自身管理观念，更快的适应全新的工作氛围与工作任务。努力在最短的时间内将工作精神面貌调整到最佳状态，重新建立档案管理工作思想，确保全身心投入到工作当中。其次，在大数据时代背景下，档案管理者作为信息化档案管理系统的主要人员，必须要全面了解档案数据的搜索、保存以及类别管理等内容的具体运用，同时还要具有一定的系统维护与软件升级的技术知识，才能真正确保档案服务的质量与工作效率。
（二）数据融合统一管理
目前，档案管理工作均已使用大数据，但信息数据资源仍然过于零散，信息数据资源相互没有连接，导致档案管理工作并没有真正实现现代化便捷系统管理。因此，在科技不断发展、日益成熟的形势下，在档案管理系统中充分应用云端技术，把国内所有档案信息进行科学融合，是改变档案信息零散状况的有效途径，促进档案信息数据实现共享，并且也提升了档案使用效率，最大化发挥其积极作用。此外，在当前大数据时代中，缺少具体的管理机构，能同时兼具档案数据资源，因此，要加强数据渠道之间的协作，档案管理可以积极与展览馆、网络公司等开展合作，促进档案管理工作可持续发展。
（三）保障数据信息安全
运用网络技术进行档案管理，虽然方便有效，但同样也存在一定安全隐患，若出现任何安全问题，将会对档案管理整个信息数据系统造成不可挽回的损失。因此，要加强信息安全管理，提升系统安全性能，运用多种网络防御检测软件，保障档案管理的稳定运行，避免信息泄露或丢失等情况的发生。
（四）完善档案管理体系
在大数据时代下，想要保障档案管理工作有序发展，应完善档案管理体系，相关人员才能按照具体规章制度规范自身的工作行为，明确自身的工作责任。因此，要加强对系统认证的建设，只有档案管理专员才能进入具体系统中查看重要的信息资料，要通过身份验证方可进入，另外，要明确档案管理人员自身的工作内容以及各部门具体职能，充分发挥各自在档案管理工作中的重要作用，保障档案管理工作有序发展。
三、结语
综上所述，基于大数据时代，档案管理工作发生了巨大改变，使档案管理工作价值得到明显提升，为档案管理提供了先进的大数据技术，创新了管理工作模式。
参考文献：
[1]张欣.解读大数据时代下档案管理的价值提升[J].理论观察，2014，（01）：26-27.
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