时间：2023-05-26 18:03:24
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员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：
1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自传材料;
2.员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料;
3.对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料;
4.记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料;
5.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。
第二条人事档案保密规定。
公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。
第三条员工个人情况变更规定。
1.员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。
2.项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。
根据学校体制管理现状和教学发展的需要，在教学档案管理实践中，本文对本科教学档案归档范围和管理做了进一步的分析和思考，以期对学校教学档案的规范化和标准化管理有现实意义。
一、编制教学档案归档范围的依据
我校在2010年提出了“党委领导、行政负责、民主管理、教授治学”新的管理体制并实施。在新的管理模式下，教学管理的重心下移到二级学院，使之在教育教学管理上有了更大的自主权，能够根据学院发展在教学计划、专业设置、学科建设等各个方面充分发挥管理职能，二级学院的教学档案从具体内容、归档范围及管理的职责等发生了变化，在教学改革发展过程中产生了大量的具有保存价值的文件资料，需要统一分类标准，进一步加工整理归档。
明确教学档案的归档范围是做好教学档案工作的基础。鉴于目前教育部和国家档案局对教学档案管理的分类标准和要求尚未统一规定，使得各高等院校教学档案工作也明显呈现多样状，且从《高等学校教学文件材料归档范围》的内容来看，其中涉及教学档案的归档部门不仅限于教学管理部门，还涉及学生工作部、人事处、招生就业处等相关部门，即使有统一的执行标准也难以准确执行。因此，高等院校在实际工作中亟需编制符合自身教学档案工作特点的归档范围及管理办法。
在2008年教育部与国家档案局联合的《高等学校档案管理办法》中，第三章第三十五条指出“高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围”，也明确了高校具有编制教学归档范围的自主权。
二、高校教学档案的特征
高校教学档案是高校教师和学生在教学管理和教学实践活动中形成的最直接且具有保存价值的文字、图表、声像等载体材料，它是衡量高校教学质量和教学管理水平的重要标志之一。教学档案是教学活动的客观反映和总结，除具有一般档案的属性外还有自身的特征，表现为以下几方面：
1.广泛性
随着高等教育的发展，相继出现了很多新的学科门类，在此基础上高校专业规模也迅速增加，如我校目前有60个本科专业，涵盖理、工、文、经、管、法、艺术等学科门类。这使得教学档案的数量增加、管理规模扩大，各学科专业在人才培养方案、培养计划、课程设置、教学管理等方面也各具特色，多学科相互交叉、渗透，使得教学档案内容越来越多样化。
2.周期性
高校的教学活动一般是以每年的九月至次年的六月为一个学年度，学历教育以四年或者五年为培养周期。因此高校教学档案材料有的以学年划分，也有会以自然年度划分，使得教学档案的产生具有了不同的周期特点。
3.通用性
高等院校的学科专业设置都必须以教育部制订的《普通高等学校本科专业目录》为依据。各高等院校会在专业设置上具有相同性，随之所产生的教学档案具有一定的通用性。
4.特色性
各高等院校因地域特点、办学定位、办学规模及办学层次的不同，在人才培养目标上也有差异，根据本科教学评估指标体系中专门设有一个特色指标，各高校在办学过程中逐步形成自身的特色，各高等院校产生的教学档案又会具备与其他高校不同的特点。
三、新体制下教学档案的归档范围与管理
1.教学档案的分级制管理模式
根据我校新体制下教学管理的实际情况，教学档案可采用四级管理模式，即校级档案管理机构（档案馆）教学管理部门及相关教学档案管理部门（教务处、人事处、学生部、招就处）、各教学单位（学院、部、实训中心）教研室（系）和实验室。学校档案馆主要归档管理宏观的教学档案：如上级部门和学校产生的相关文件及规章制度、教学评估材料、课程建设和专业设置、招生及学籍等方面的档案材料，以及教师和学生比较重要的记录和登记表格等。学院及系（部）保管学校和本部门产生的教学文件及教学活动档案：如教学课程档案、学生记分册、试卷及毕业论文等数量较大且又比较微观的教学资料，这样就会既有利于各单位查询，又缓解了学校档案馆的馆藏压力。教务处教学档案资料的保管范围介于两者之间，教务处作为教学的组织和综合管理部门，既要管理好宏观的资料，也要保存微观的资料：如教务处要保管相应的教学检查纪录，而教师上课的记分册则由系部保管，而检查纪录会反映了全校记分册的填写情况，这样就避免大量的微观资料占有学校档案馆的存储空间。
2.教学档案的归档范围
根据这样的管理模式，学校及教学管理部门就可以逐级制定相应的归档范围。
（1）学校档案馆教学档案归档范围：主要包括上级各管理部门下达的有关教育、教学管理的文件，学校管理的各项规章制度、学生成绩报告单、毕业生登记表和成绩单、学籍异动相关材料、毕业资格以及学位资格的审核材料等等。
（2）教学管理及相关部门教学档案归档范围：教务处主要归档包括上级主管部门下达的教育、教学管理文件、教学管理规章制度、学科建设规划和专业设置、教学计划、教学大纲、课程计划总表、教学进程表、课程表、校历表、学生名册、毕业生质量的调查计划和总结、调查毕业生质量评价意见相关材料等等。人事处主要归档教师队伍建设材料：新教师岗前培训、教师年度总结和考核，教师国内外进修记录、对学校骨干教师国家培训班等方面的文件及形成的材料。学生部主要归档学生纪律和奖惩材料：如学生各类违纪处分文件、学生的各种竞赛活动、校园文化活动和课外科技活动等获奖情况。招就处主要归档学生招生就业工作材料：如学校年度招生计划，录新生取名册，应届毕业生就业方案，往届毕业生就业统计等材料。
（3）各学院（部、实训中心）教学档案归档范围：如学校及教学管理部门下发的文件、本单位在教学管理活动中所产生的相关文件；单位的师资情况、教师课堂教学质量评估材料、教师任课安排表、教师业务档案、教学工作总结、考试命题及题库、试卷；省、（校）级重点课程、精品课程立项建设及成果材料，主编教材各专业教材目录等相关材料。
关键词：事业单位；档案管理；数字化管理
中图分类号：D630．1;G270．7文献标识码：A文章编号：1006－0049－(2016)01－0235－02
事业单位档案是对事业单位组织建构、发展以及人员调动、财务状况等进行的信息保存。在事业单位改革的新时期，档案管理担负着为事业单位的进步一发展提供第一手资料和建议的责任，发展事业单位档案管理工作值得我们进行思考和探索。
一、事业单位档案管理的新发展
(一)档案形式的变化
事业单位的档案传统形式是纸质，一份员工个人档案就占用较大的空间并且难以查找，随着信息技术的不断进步，目前档案的形式发生了根本改变，普通的员工档案和财务会计档案可以通过数字信息的形式存入电脑磁盘中，占用空间小，通过文件名查找就可以迅速找到;重要的会议档案则可以通过视频和音频进行记录，客观性更强。
(二)档案管理模式的变化
事业单位档案形式的变化使档案本身的价值提升，档案不再是对事业单位发展历史的记录，而是可以当做资料进行分析，为事业单位的未来发展提供相关的建议，因此，档案管理模式也随之发生变化。目前事业单位档案管理多采用数字化的管理模式，这不仅提高了档案管理的效率，也提高了档案本身的利用率。
二、事业单位档案数字化管理方法
(一)进行档案管理系统的建立
数字化的档案管理即通过计算机和网络进行档案管理，包括原有的档案资料的数字化转化、新的档案收集和整理、档案分类保存、调取以及分析应用等。这一系列的数字化的管理是项综合活动，涉及多方面的内容，所以事业单位需要建立有效的数字化管理系统，有效结合事业单位自身的实际情况，并要涉及设备选型、总体设计、档案整理、系统管理、软件开发、查询管理、光盘备份、安全措施、扫描录入等。档案管理系统的建立是数字化档案管理的最基本方法，即在单位内部建立一个特殊域名的网站，时期成为一个联网性质的档案存储库，使所有档案数据都成为这个存储库中的一部分，以便统一管理。
(二)合理规划档案管理工作的责任分配
纸质档案的数字化转化过程比较复杂，同时由于事业单位各项事务的进行和发展，档案资料内容越来越多、分类也越来越详细。传统的由档案管理工作人员收取档案信息并保存管理的工作环节，会给工作人员造成巨大的负担，因此，应合理规划档案管理工作的责任分配，不要求档案管理工作人员能够独立胜任所有的管理工作，而是要求在数字化档案管理的过程中，任何一个环节都有优秀的管理工作者能够快速地完成工作任务、解决工作问题。以档案管理中的资料收集为例，事业单位应将其划分为一至二人的专项工作，使工作人员能够胜任档案资料类型的编辑、分类任务，并且能够协助其他部门和员工们，使上交的档案格式规范、整齐。
(三)对档案管理工作进行标准化建制
事业单位档案管理数字化工作并非是档案管理部门独立的工作，除了对企业现存的档案进行数字化扫描、建立各种档案表格并将会计财务档案、员工个人档案和单位发展规划档案等进行分门别类的电子信息输入和归档之外;还需要根据事业实际需要，对各类档案的提交格式、提交时间等进行规定，以便档案工作人员能够顺利将档案归档。因此，应对档案管理工作进行标准化建制，即根据档案资料的来源、类型以及存档位置等，设置相关的档案资料范本，将范本下发到单位各部门，要求各部门按照档案资料范本进行档案的自主提交;另外，对档案资料的调取和应用也应该设计标准化的程序，例如，对员工档案设置统一格式的账号和登陆密码，方便资料的调取。
(四)积极推进档案安全管理
数字档案管理除了档案资料的存储形式不同于传统的档案管理，在档案安全管理上也有很多特殊性，积极推进档案的安全管理，是做好数字档案管理所必须的。建议事业单位在进行数字库建设时选择合适的设备生厂商和供应商，要注意档案数据库的建设无论是在结构还是硬件的组成上都要严格依据设计的标准要求，从而为日后功能的升级打下基础性条件;同时要根据档案的重要程度不同选择多种形式的保护级别，进而让使用者获得最佳的处理效果。此外，硬件要支持热插拨，有效保障系统功效，提高系统数据的安全性。
三、进行数字化档案管理的关键
事业单位档案管理的数字化进程能够使档案工作本身得到迅速的发展，档案数字化管理并不是一朝一夕能够完成的，要进一步推进该项工作，还需要把握住两个关键。第一，以档案管理工作人员职业能力提升为基础，事业单位应开班业务学习班、业务比拼竞赛等，通过这种方式使档案工作人员的职业能力不断提升，以满足事业单位档案管理工作的需要;第二，应重视数字化档案管理的硬件设施添置，根据档案数字化发展的进程以及计算机技术的革新，不断更新档案管理部门的硬件设施，使其为下一步工作的开展提供助力。
四、结语
综上所述，事业单位的档案管理工作要顺应时代的潮流，就需要以数字化档案管理模式的建设为主要发展方向，根据档案管理的特殊性以及数字化建设需求，进行管理系统建立、责任分配、工作标准化建制等各项工作，以确保数字化档案管理工作行之有效。
参考文献
［1］汤玉燕．事业单位档案的数字化管理［J］．城建档案，2015(02)：125－126．
［2］吴丽丽．试论新时期事业单位档案的数字化管理［J］．长江丛刊，2015(12)：115－116．
xx年5月18日国家事业单位登记管理局印发了《事业单位登记管理档案管理办法》,对登记档案管理工作进行了具体规范。笔者认为，做好事业单位登记档案管理工作，需要从以下方面着手：
一是增强专业性培训。档案管理人员的专业知识和综合素质的高低，在一定程度上决定着档案管理工作的水平。要把档案管理列入相对稳定的工作岗位，由专人负责登记档案管理工作的同时，需要积极支持档案员参加档案现代化管理的理论知识和操作技能业务培训，不断提高档案工作人员素质。
目前，我市事业单位登记管理局配备了3名事登干部，具体负责311个事业单位的年检登记、网上办公、事业单位登记管理监督和档案管理工作，其工作量大，业务繁重，规范和提高事登档案管理水平，笔者认为自上而下组织专门培训，增强其专业性和稳定性很有必要。
二是注重基础性工作。登记档案资料的完整性和真实性是体现档案利用价值的关键所在。档案归档的基础性工作在于各个事业单位，我们登记管理部门需要从基础抓起。
就要提高登记档案管理人员队伍的整体素质，通过举办登记档案管理知识培训班、下发事业单位登记档案标准和范本等形式，提高登记档案员的档案归档业务知识，这样就从源头规范了档案，提高了档案标准，便于后期年审、网上办公、集中进行归档等各项工作。
个人简历网权威党政办公务员自我鉴定范本，更多党政办公务员自我鉴定范本相关信息请访问个人简历网。 作为一名党政办的公务员，在过去的时间里，在组织的正确安排，领导的带领下，通过本人个人努力和同事的互相帮助，本人在思想上坚决拥护党的领导，支持党的路线方针政策，听从领导的指示，服从组织的安排。在负责党政办负责文件管理、档案管理等方面的工作中尽忠尽责，不断学习、适应，在党政办其他同志的帮助下，我很快就适应了工作，并顺利完成领导安排的各项工作。
协助办公室主任做好各类会议的准备工作。每次镇内召开较大型的会议都准时做好会前各种资料的准备工作。
在文件管理方面，能及时把上级下发的各种文件呈送给镇领导阅览，并由镇主要领导根据文件的要求作出具体的工作安排，使上级下达的各项工作能及时开展，顺利完成。由党政办起草的各类文书亦及时交给镇主要领导审阅、批示，然后按文件的要求交由具体的部门跟踪落实，确保镇内的各项工作有条不紊地进行。
做好档案的归类、整理工作，同时对到档案室查找档案、资料的部门同事或群众提供热情服务。
在日后的工作中一定会再接再厉，努力提高档案管理水平及会务接待水平，坚持把学习作为自我完善和提高的重要途径，既积极参加所在单位和支部组织的各种学习，又广泛地开展自学。学习内容除政治理论知道和党的各项方针、政策外，还涉及历史、经济、科技、计算机以及各项业务知识。为更好地做好本职工作，服务群众打好基础。争取做一名为人民服务的名副其实的公务员。
关键词：土地档案管理;问题;解决措施
中图分类号： F301.2;G271 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/ki.jlny.2016.24.085
1档案以纸质存储，不便查阅
在土地档案管理中档案的归档很多地区仍然以纸质材料为主，电子档案使用没有得到普及。纸质档案管理中会遇到很多问题，比如年久出现文字的褪色、模糊，纸质档案资料少页丢失，查阅后不归还现象时有发生。电子档案不存在这些缺点，查阅方便的同时也提高了工作效率。但是电子档案管理也要十分注意，电子档案以储存电脑、优盘等为主，电脑容易中毒，而优盘容易丢失，所以也要加强对电子档案的管理。
2 档案利用率低，达不到最大利用率
档案利用率低，档案资源整合能力较弱。目前，基层对档案资源主要用于提供近几年领导决策的工作思路;提供制定各种工作措施、规章制度的“范本”，及上级部门颁布的法律、法规及司法解释等单一供给，并没有真正的把档案资源合理整合，总结出一套行之有效的开发利用方法。特别是未能发挥档案本身的文献库效应，让档案资源形成“馆藏文化”，在档案资源的利用上，极大规模地实现时效性、综合性的特征。
3档案管理人员专业水平不足
有些地区档案管理员一直是被忽略的职务，认为档案管理工作简单，什么人都可以胜任，甚至采用兼职管理，这种管理意识是错误的，土地档案管理是土地资源规划中不可或缺的部分，具有重要的价值和意义。所以要改变这种不重视的态度，加强档案管理，提高管理人员的专业水平，发挥档案的应有价值和社会效益。
4 对档案的重视程度不够
档案所发挥的作用是隐性的，往往不被重视，而且这种现象在多个地区均有存在。对档案管理工作的不重视说明对档案了解不够深入，不了解档案的存在价值和其所发挥的作用。对档案管理工作的轻视，致使相关人员的工作积极性不高，得过且过，否定了自我的工作价值。这是工作中的一种恶性循环，没有工作热情，糊弄了事，最终会导致档案归档不及时、资料不完整、丢失严重，对于后期的使用和查阅造成相当大的影响。
5 档案管理人员管理意识薄弱
土地档案管理人员在档案管理上认识比较模糊。有些地区没有将土地档案管理工作放到夯实基层基础的战略高度加以认识，所以在档案管理上不知如何进行档案管理。另外，在实际工作中对档案管理的重视程度不够。一些地区没有意识到档案在信息化时代的重要作用和实用价值，认为土地档案管理只是对已经发生材料的收集和整理，在此过程中需要投入人力、财力和物力，但是还出不了成绩，因此被看做是一种徒劳工作，得不到重视。
6土地档案管理力量相对薄弱
土地档案管理不被重视，导致从业人员流失严重。甚至有些地区采用兼职人员肩负档案管理工作，而且人员变动频繁，这样就造成了部分管理人员的专业素养不高，导致档案的管理极为混乱，在档案提取和利用中问题百出，不利于档案发挥其最大作用和价值。有些档案管理人员只会立卷归档，对于档案的全宗号、目录号、类别号以及保管期限等混淆不清。
7档案门类不够丰富
有的地区只注重文书、户籍档案的收集，而忽视声像、实物档案以及有关资料的收集，影响了土地档案的系统性和完整性。
档案资源个别流失。由于历史的或保管不善等原因，个别档案存在断档现象;部分档案管理人员认为自己保管档案材料能够方便工作，不愿上交集中管理，导致一些重要的档案资料损毁、丢失。
重保管轻利用。一些地区在工作中，忽视了档案资料的作用，不愿或不习惯通过档案资料为该地区的土地资源规划和利用提供服务，以此来提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。
参考文献
[1]刘卫东，彭俊编著.土地资源档案管理学[M].北京：人民大学出版社，2005）.
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[5]刘钧.人事档案管理工作中的问题及思考[J].陕西煤炭，2011，（03）.
[6]聂明.浅谈如何进一步做好高校档案管理工作[J].山东省农业管理干部学院学报，2011，（04）.
公司工作年限证明范本【1】兹有我单位______同志，至______年底已累计从事______专业工作共______年。
起止年月在何单位从事何种专业工作
______年______月-______年______月
______年______月-______年______月
______年______月-______年______月
在我单位工作期间，该同志遵守国家和地方的法律、法规，无任何违反职业道德的行为。我单位对证明的真实性负责。
特此证明。
单位（公章）：
经办人（签名）：____________
公司工作年限证明范本【2】公证处：
兹证明__________，本单位___________同志，男/女，于_________年____月____日出生。
自________年____月____至________年_____月，在____________________________中学（技校、中专）学习。
自________年____月____至________年_____月，在____________________________大学学习。
自________年____月____至________年_____月，在____________________________单位从事_____________工作。
自________年____月____至________年_____月，在____________________________单位从事_____________工作。
自________年____月____至________年_____月，在____________________________单位从事_____________工作。
自________年____月____至________年_____月，在____________________________单位从事_____________工作。
于________年____月____日，由____________________单位评定为__________专业的____________________技术职称。
单位盖章：
填表人签名：__________
填表日期：__________
注：此表交当事人所在工作单位（或人事档案保管部门），由组织、人事部门根据当事人档案记载填写，并盖组织、人事部门（或人事档案保管部门）印章。
公司工作年限证明范本【3】兹有我单位职工_________同志，从事_____________（专业）相关工作_____年，其主要工作经历如下：
起止年月
在何岗位
从事何专业工作
获何专业
技术资格
______年______月——______年______月
______年______月——______年______月
______年______月——______年______月
______年______月——______年______月
______年______月——______年______月
经查，该同志在工作期间，能遵纪守法，无违反职业操守的行为。我单位对本证明真实性负责。
特此证明
单位（盖章）人事档案管理部门（盖章）
经办人签字：______
【关键词】:档案管理 信息技术 学校
一、传统学校档案管理方式的缺点
学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点：
（1）效率低。传统人工的方式管理文件档案，由于信息大使档案的检索极为烦琐，严重影响着档案管理工作人员的工作效率。
（2）保密性差。传统人工的方式管理文件档案，档案所接触的主体较多，这给档案的保密工作带来了很大的威胁。
（3）档案查找、更新和维护困难。在传统档案管理模式下，若档案积累的时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于档案的查找、更新和维护都带来了不少的困难。
二、信息化档案管理系统的特点
随着新世纪的到来，科学技术日新月异地发展，一场以科技进步为主题的信息化浪潮席卷全世界，电脑的普及迅速地推动着社会和经济的发展，高科技正深刻地影响着人们工作和生活的方方面面。随着办公自动化的普及，档案管理工作也越来越多的运用网络技术进行信息化管理。笔者认为，针对传统档案管理方式所存在的问题学校应当建立起信息化的档案管理体制，实现档案管理信息化、自动化。信息化的档案管理系统应具备以下特点：
（1）现代档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。信息化档案管理系统应用电脑文字处理软件，灵活使用表格、图形对档案分门别类，并组成学校档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。
（2）信息化的学校档案管理工作需要高素质的专职工作人员担任。学校档案工作人员必须热爱自己所从事的档案工作，掌握馆藏档案的内容，这样，才能做好学校档案管理的各项工作。从当前全国的情况来看，档案人员队伍普遍存在着知识面窄、知识老化、知识结构不尽合理等现象。21世纪是信息时代，要跟上社会发展，解决档案事业发展中的问题，必须重视整个档案工作者队伍素质的提高，不断调整更新档案人员专业结构和知识结构。如何进一步提高档案工作者整体知识水平以适应档案事业的迅速发展，已成为档案管理工作迫在眉睫、刻不容缓的问题。信息化档案管理存在的不足和需要改进之处。
（3）信息化档案管理方式作为现代科学技术的一项新生事物，仍有诸多不够完善和亟待改进的地方：（1）随着计算机技术在各项工作中的使用，产生了大量电子文件，档案载体大部分变为磁介材料或其他载体，信息记录方式也由原来的笔写文字或图形变成了只有机器才能识别的数码，新型档案载体的产生，提出了新型档案载体归档和保管的新问题。（2）国家目前尚没有电子文件归档与电子档案管理方面的规范标准，也没有从法律上予以明确规定。（3）电子文件易修改性、拷贝性、真实性和完整性、归档管理及档案信息载体的原始性，要求档案管理学理论予以深入研究并做出指导。
三、建立信息化学校档案管理系统的意义
现在我国的中小学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。建立信息化学校档案管理系统有着重要的意义。
（1）信息化学校档案管理系统有着很大的容量， 可以存储历届的学生档案，并且能够安全、高效地实现学校师生的档案日常管理；
（2）信息化学校档案管理系统只需一至二名档案管理员可以大大节省人力，从而减少档案管理的成本；
（3）信息化学校档案管理系统可以随时迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。
四、实现学校师生档案管理信息化的路径
为适应当前社会经济发展的需要，学校应尽快建立起信息化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。本文笔者认为实现学校档案管理信息化应从以下途径进行：
（1）着力提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件纷杂。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
（2）抓好学校档案数据库的建设。目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。
（3）加强办公自动化建设，提高档案管理工作的质量。 微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。利用微机进行文书档案的管理，其优点是： ①以“件”为单位的立卷方法，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件的优势。如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作时效。②微机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺。二是保持文件的历史原貌。三是利用档案资料方便，检索简便，准确率高。随机存档后，文件插入就十分方便了，可随时修改一下档案目录便及时解决遗漏问题，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。有利于文档的保密。
学校档案管理系统是一所学校不可缺少的组成部分，它的内容对于学校的决策者和管理者来说都是至关重要的。所以，学生的档案管理系统应该是能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。
笔者认为，针对传统档案管理方式所存在的效率低、保密性差、档案查找和维护困难等问题，学校应当建立起现代化的档案管理体制，实现档案管理的信息化和现代化。因为，现代化档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便等特点，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用，对促进学校档案管理的高视点、高层次、科学化和规范化具有十分重要的意义。
一、现代化的档案管理，呼唤高素质的专职人员
从当前来看，由于受传统档案管理意识的影响，现在学校的档案管理水平还停留在纸介质的基础上，档案管理工作流程还停留在传统的管理层面上，档案管理人员队伍普遍存在着观念落伍、知识老化、知识结构不合理等现象，浪费了许多人力和物力。二十一世纪是信息时代，要跟上社会的进步，解决档案事业发展中的问题，就要不断提高档案管理工作者的整体素养，以适应档案事业的迅速发展。一个档案管理人员必须具备的素质，应该是其思想素质、业务素质和能力素质最佳状态的综合表现。因而，合格的档案管理工作者应该是一个与时俱进，善于吸收新理念、新技术、新模式、新方法的广涉博学的多面手。只有具备了较好的基础知识、较高的专业素养和良好的管理能力，才能使学校的档案管理工作跟上时代的发展步伐，向更高的层次迈进。
二、实现学校师生档案管理信息化的途径
为适应当前社会经济发展的需要，学校应尽快建立起现代化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。我认为，实现学校档案管理的信息化应从以下途径入手：
1、有效地推进档案管理自动化建设。
目前，档案信息自动化系统的现状是档案的标准化、规范化管理滞后和应用软件的多且乱，档案归档内容分类不科学、文件格式不统一、部门之间管理系统不能相互兼容等现象，这些都严重影响了档案管理系统整体水平的提高。我认为，能对这一问题达成共识是档案管理建设意识上的一次飞跃，它使我们的视野在立足于计算机系统的基础上，扩大到整个档案信息管理系统。因为，档案信息自动化的内涵应包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是规范档案业务、建立健全档案标准和真正的实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，抓好档案的标准化、规范化建设，掌握好两者之间的相辅相成、相互促进的辩证关系，才能有效地推进档案管理的自动化建设。
2、抓好学校档案的数据库建设。
从总体来看，目前档案信息自动化系统仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，而完成这一步的关键完全在于档案信息的数据库建设。数据库的含义是依托于先进的信息技术对所归档的资料进行科学的管理和方便的使用。因此，全力抓好学校档案的数据库建设，是全面提高学校档案管理标准化、科学化和规范化的基础，也是其基本的前提。
3、提高学校档案管理的工作质量。
要全面推进档案管理自动化建设，学校必须在人力、物力、财力上给予优先支持，创造条件，切实抓好学校的档案硬件建设。发挥库房、办公区和阅览室的独立功能，严格按照档案保管“八防”要求，配备相应设备。建立分管领导、教研组长、档案员等组成的档案管理网络机构，及时调整充实档案管理人员，配备专职档案员，通过职业道德教育和业务技能培训，全面提高档案管理人员的素质。坚持档案工作为领导决策服务、为教育教学服务、为教职工服务的导向，努力提高档案的利用率。加强档案的编研工作，利用现有的数据和资料，进行研究汇集，为档案的综合利用开辟重要的途径。严把质量检查关，严格归档入库手续，及时将归档的文件资料按照有关档案要求，进行自动化处理和存档。对不符合要求的归档材料进行退回整改，并对归档情况进行鉴定评估。
总之，学校档案管理的信息化是档案工作发展的必然趋势。因此，积极利用现代化的信息技术，结合学校传统档案工作的管理经验，开拓信息化、网络化的学校档案管理事业，对全面推进学校教育整体改革、维护学校权益、促进教师队伍的发展具有十分重要的作用。
【参考文献】
