时间：2023-05-29 16:16:05
引言：易发表网凭借丰富的文秘实践，为您精心挑选了九篇档案管理分类方法范例。如需获取更多原创内容，可随时联系我们的客服老师。
1 现阶段档案相关工作分析
1.1 档案管理工作存在不足
在现阶段的档案管理工作中存在档案管理理念落后的情况，档案管理事业的不断发展使得传统的档案管理理念已经不能够适应现代的档案管理工作，时代的发展使得现阶段档案管理工作所涵盖的行业、档案内容、档案形式都有了较大的变化，这也就直接导致了档案管理工作的复杂程度有所上升，为了能够更好的应对这一状况，就需要档案管理人员能够与时俱进，通过不断学习掌握先进的档案管理理念。另一方面，经过大量的调查研究发现目前档案管理行业的从业人员，有很大一部分的管理人员不具备专业的档案管理专业学历背景，这一部分的档案管理人员大多原本是在单位内部的其他工作岗位工作，之后通过岗位调动的方式组成了当前的档案管理团队，这种情况下也就直接导致目前的档案管理团队缺乏专业的档案管理能力，影响了正常档案管理工作的开展。另一方面，现阶段很多单位对于档案管理工作重视程度不够，使得档案管理团队的成员频繁调动，这也就导致了虽然单位经常展开担纲管理工作的培训，但是档案管理团队的管理能力迟迟上不去，最终影响档案管理工作的效果。
1.2 档案归纳整理工作存在的不足
在现阶段的档案归纳管理工作中，经过调查发现一部分的档案管理人员未能够掌握相应的档案归纳整理技巧，在调查过程中最为直接的表现就是档案管理工作人员对档案没有清晰的认知，尤其是一些篇幅较大的资料不知道应该对其进行删除还是整体保留，这也就使得在目前的档案归纳整理过程中出现了大量不必要的档案文件，不仅占据了有限的档案储存空间，还消耗的档案管理人员的经历。
1.3 档案分类工作存在的不足
在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。
2 档案管理工作的相关技巧
2.1 档案管理的相关技巧
档案的管理技巧并非一成不变的，档案的管理技巧往往随着时代的发展自身也在发生着不断的变革，所以档案管理人员在学习档案管理技巧之前要充分的了解新时代下，档案管理工作的相?P理念，并且将先进的管理理念应用到档案管理工作中，只有这样才能够达到事半功倍的效果。在档案管理过程中我们有几个非常需要注意的地方，首先要注意档案是否有损害，档案有历史以及经济文化等方面的作用，有重要的意义，许多原始档案是非常珍贵的孤本或是脆弱的磁盘，在管理中注意档案是否有损害，有哪些损害这些都要进行细致的记录，否则一旦档案发生损害，甚至不可恢复的话，会导致巨大的物质财富和精神财富的损失，特别是文化断层的出现，不利于文化的传承和发展，削弱了国家的软实力；其次还要注意到维护档案安全，一方面的安全指的是作为实物存在的珍贵文物、孤本等的安全，这些珍贵的实物能够真实的映射出当时的统治阶级、政治思想、社会经济、文化等方面，必须让它们能够安全存在。另一方面的安全指的是档案作为记录国家政治、军事等方面决策的文件，如果不能保证它的安全，导致泄密情况的发生的话，那么国家在政治上就会处于不安全的情况，不利于国家的安全、团结和发展；最后还要注意到要延长档案的寿命，有些纸质或老化的机器，由于脆弱性和不可恢复性的特点，在档案管理工作中要注意采取恰当的措施延长档案的寿命，防止不必要的损失。
2.2 档案归纳整理技巧
在档案的整理归纳过程中，首先，注意对档案文件有一个初步的了解，确定档案中哪些是有用的，哪些是需要删除的，科学取舍进行归纳整理，还要根据档案的重要性进行细致的划分，同时档案之间是存在历史联系的，因此在档案归纳整理过程中要注意档案间的联系，不要把它们分割开；其次还要注意加大档案资料的收集力度和收集质量，这样在档案归纳整理过程中可以保证档案完整性，不会有信息的缺失，确保整理工作的顺利进行；其次，由于从前国家针对档案归纳整理没有制定统一的规则标准，因此省市县之间的档案归纳整理方法不尽相同，不利于档案馆之间的交流，针对这种情况国家下发文件《归档文件整理规则》制定了统一的规则标准，我们在进行档案归纳管理时要注意改变从前的归纳整理方式，遵循统一的规则，这样馆和馆之间的交流就变得容易许多；最后还要注意在档案归纳整理过程中如果发现类目不符的情况要逐一进行修订，还有已归档文件如果出现错误的话要注意及时进行更正，同时一些细致的工作如装订、封皮、卷皮填写要保持仔细认真的态度，否则在出现错误后再进行更正的话，就会浪费许多时间和精力，不利于档案事业的发展。
2.3 档案分类技巧
在档案分类过程中要注意，对档案文件内容有大概的了解，根据档案的具体内容进行科学分类，分类是档案工作的核心工作，档案分类正确的话可以保证档案信息的提供和档案利用率的提高，同时针对分类文件要有明确的标识，确保寻找方便，有利于档案工作的顺利进行。
［关键词］合同档案；风电企业；管理分类
合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。
1企业合同档案的基本特征
对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。
1.1法律性
法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。
1.2凭证性
近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。
1.3规范性
规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。
1.4繁杂性
企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。
2企业合同档案管理分类的优化措施
2.1强化企业合同档案管理机制
建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。
2.2加强合同档案之间的联系
企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。
2.3实施合同档案的统一编号
为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。
2.4定期进行档案材料的整理
合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3优化企业合同档案管理分类的方法
3.1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。
3.2集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。
3.3分类表的使用方法
集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。
4结语
在日趋激烈的行业竞争环境中，合同档案成为关系到企业经营业务开展和市场核心竞争力提升的重要因素，规范化、科学化的合同档案管理，能够确保合同档案的保存安全和其应有价值的发挥。作为风电企业的管理者，应当重视合同档案在企业经营发展中所发挥的重要作用，并以实际行动营造良好的工作氛围，确保合同档案管理分类的顺利开展；对于合同档案的管理人员来说，其也要强化岗位责任意识，不断提升个人专业能力，确保合同档案管理分类工作的顺利完成。
主要参考文献
［1］蓝玉超.新时期国有企业职工档案管理工作存在的问题及对策［J］.兰台世界,2015(z3).
［2］蒋怡琴.解除待履行合同的溯及力研究——以完善《企业破产法》第十八条为切入点［J］.特区法坛,2016(5).
［3］陈雪萍.重视合同档案管理维护企业合法权益——如何做好企业合同档案管理的探讨［J］.祖国,2013(6).
关键词：电力系统 档案 程序化
Abstract: with China's reform and opening up the breadth and depth of the continuous development of our country, the power system department according to the national request to carry on the corresponding reform, change mechanism, innovation of electric power enterprise management mode, to effectively adjust the labor resources and productivity essential factor, so as to achieve the good management results. Power system management of electric power enterprise archives management work is an important part of archives, to realize the modernization of management, enhancing archivist work level and service capabilities, is directly related to the electric power enterprise production and management lifeblood. This article from the power system file program management perspective, from the collection, classification, preservation, utilization of four links to archives program conducted a comprehensive study.
Key words: power system, files, program
中图分类号：F407.61文献标识码：A 文章编号：
1 前言
管理电力系统的档案是企业生产经营历程的存储与总结,同时又涵盖了大量的生产技术与经营管理的资源。三水供电局综合档案室成立于1991年,现有专职档案员2人,档案管理三级网络人员16人,档案用房300平方米,其中档案库房200平方米,拥有库藏档案26000余卷（件）,各类编研材料数十种。随着我国电力系统改革的不断深化,对企业的生产运营也提出了更高的要求,在新形势下,强化企业的档案管理,使其为企业的发展提供支撑与动力,具有重要的意义。电力系统传统的档案管理方法导致职责不清、管理效能低下,档案管理的系统性、规范性、实时性很多问题曾出不穷,已不适应新时期档案管理的需要,而程序化管理,则以其高效性、系统性为档案管理提供了有效的手段。
2 电力系统档案程序化管理的意义
档案的程序化管理是注重档案管理不同阶段的相互关联,而实施的一种现代化管理方式,体现了档案管理内容、方法、制度等方面的层层衔接和递进的关系,实施程序化管理有助于明确档案管理人员的职责,提高管理效率。①一方面,实施程序化管理后,要制定不同阶段的工作程序和规范,明确每位档案管理人员的工作职能,明确该阶段工作的具体任务和方法,使得每位工作人员能够各尽其职,工作职能上没有没有重叠和交叉,防止“齐抓、不共管”的事件发生。②另一方面,实施程序化管理,可以提高工作人员工作的主动性,整合人力和物力资源,对档案进行精细化管理,明确岗位责职和阶段工作内容,使得减少不必要的重复性劳动。
3 电力系统档案程序化管理的举措
电力系统档案程序化管理分为档案的收集、分类、保管、应用四个环节,各环节间相互独立,各尽其职,又密切配合,互相关联,体现了程序化档案管理的集约和效能。
3.1 档案的收集环节
收集阶段是程序化档案管理的第一步,需要对电力企业各部门的研究成果、发展历程进行系统、严格的鉴定,并把有保存价值的资源收集起来。在实际工作中,一方面要在档案管理部门要建立健全档案收集工作管理制度,使工作人员能够对材料进行准确的鉴别,把有价值的材料收集到档案库中。另一方面,要为相关电力档案成果的产生部门制定规范的档案保存制度,使各部门能够把每项重要的生产活动和发明创新都能够准确的记录下来,以便于档案管理人员对其进行采集。③第三,要建立协调与沟通机制,档案管理部门要常规性的对各部门进行档案成果的收集。
3.2 档案的分类环节。要将收集的档案按其形成的内容、特点进行科学分类、系统排列和基本编目、划定层次,从而形成有一定从属与平行逻辑关系的、不同等级的档案分类数据库。电力企业档案管理部门要完善档案登记、分类等相关机制,对档案分类的范围、时间、渠道做出具体的要求。④要摒弃单一式分类法, 而应采用复合型的分类方法,即:按不同部门（如:电能生产、电力设施建设、电力营销等部门）的横向分类与企业不同时间段运营情况的纵向分类。
3.3 档案的保管环节。电力系统在档案保管中要落实好岗位责任制,首先要为管理员设定工作目标与规范,建立健全档案保管标准与制度,把资料的规格、格式、数量等方面做统一的标准化要求,把档案的立卷、标题、目录、时间等工作规范化。⑤其次, 要对管理员的工作进行监管,建内部控制机制,把各项工作落实到每位管理员,要摒弃传统档案管理“事中”监督的单一化管理模式,而应实施“事前－事中－事后”立体化监督。在档案入库前要掌握库存情况,在档案的保管过程中,要发动员工的力量进行互相监督,促使管理员能够严格按照规范和标准操作。在管理人员调动或离任前,必须对其所承担的保管任务进行全面检查,方能办理相关的调动和离任手续,最大限度的保护档案资料。第三,要把档案管理与绩效挂钩,对档案保管中由于人为失误而造成的损失, 要与员工的工资、福利、职级等切身利益相联系。
3.4 档案的利用环节。收集、分类、保管等前三个环节为档案的最终利用打下了夯实的基础,对电力系统而言,有效的利用档案,为企业的生产运营服务才是档案管理的最终目标。⑥要广泛创新档案的利用手段,通过阅览、借出、交流、咨询等方式,把企业的电力技术研究成果及经营历程最大限度发挥余热, 推进企业的技术改进与自主创新。在档案的阅览中,要为创设良好的阅览环境,利用好检索工具;在档案借出中,要履行密级手续,制定相应的登记、借还日期、档案损坏处理办法等相关制度。使借阅档案的人员能够对档案的安全性、完整性和保密性负责,杜绝企业档案的损坏和遗失。在档案的咨询中,要制定相应的指导咨询、检索咨询等相关机制,树立服务意识,最大限制的满足企业发展的需要。同时,要积极与其它电力企业保持联络与交流合作,建立与其它电力企业档案管理部门的沟通机制,取长补短,不断对自身的档案管理进行完善。
4 结束语
总之,在新形势下,强化电力企业的档案管理,对于企业的运营与发展具有重要的意义。程序化管理,以其高效性、系统性为电力系统档案管理提供了有效的手段。实施电力系统档案程序化管理,要切实抓好档案的收集、分类、保管、应用等四个环节,使之既相互独立,各尽其职,又密切配合,互相关联,最终使程序化管理的集约性与效能性在电力系统档案管理中发挥巨大的作用。
参考文献
[1]李红梅.浅析电力企业档案管理现代化[J]．青海电力，2007(1)
[2]肖莉.拓宽新视野创新电力档案管理工作[J].新闻天地(下半月刊),2010,(10):24-25.
[3]黄磊.档案质量管理体系的构建研究[J].山东大学学报,2010,(04):20-22.
[4]孙家骞.电力企业档案信息化建设初探[J].科技促进发展(应用版),2010,(10)14-15.
一、推进社区卫生服务档案管理规范化的必然性
(一)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理由粗放型向集约技术型转变的必然要求。对我们来说，社区卫生服务档案管理是一个新事物，经过几年的初步探索，对社区卫生服务档案的类型、内容构成、分类方法、管理要求、提供利用等方面已经有了一定认识，也形成了一定的管理模式，但还缺乏系统性和规范性，仍然处在各自为政，粗放型管理状态，不利于社区卫生服务档案管理事业的发展。
(二)推进杜区卫生服务档案管理规范化，是加强国家档案资源建设的必然要求。社区卫生服务档案是社区卫生服务活动的真实记录和凭证，是一种相对独立的档案门类，也是国家重要的档案资源之一。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，国家档案资源建设将会受到十分不利的影响。
(三)推进社区卫生服务档案管理规范化，是实现社区卫生服务档案管理自动化的必然要求。随着办公自动化和网络化的发展，社区卫生服务档案的自动化和网络化已经提到了重要议事日程，如果不推进社区卫生服务档案管理的规范化，使其管理内容、管理方式、方法不加以规范，要实现社区卫生服务档案管理的自动化和网络化是根本不可能的。
(四)推进社区卫生服务档案管理规范化，是充分发挥社区卫生服务职能的必然要求。社区卫生服务具有医疗、预防、保健、康复、健康教育、计划生育技术服务等六位一体职能，是社区建设的重要组成部分。随着社区建设的发展，社区卫生服务作为政府实行的具有一定福利性质的社会公益事业，正日益成为社区居民离不开的重要事业。如果不推进社区卫生服务档案管理规范化，不提高社区卫生服务档案管理的规范化水平，就很难提高社区卫生服务的水平和效率，影响社区卫生服务作用的充分发挥。
二、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容
明确社区卫生服务档案管理规范化的任务和内容，是推进社区卫生服务档案管理规范化的关键。从目前情况看，推进社区卫生服务档案管理规范化的主要任务和内容有如下三个方面：
(一)必须规范社区卫生服务档案的构成
从目前情况看，社区卫生服务档案主要应包括综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等。
1．社区卫生服务综合管理类档案主要应包括对社区卫生服务机构、人员、资格等方面进行管理的过程中产生的相关文件材料和社区综合健康状况材料。社区综合健康状况材料，主要应包括四个方面情况：①社区人口学资料；②社区患病资料；③社区死亡资料；④社区危险因素调查及评估等。
2．家庭健康档案是社区卫生服务档案的核心，主要应包括五个方面：①家庭基本资料；②家族患病史；③家庭健康状况；④家庭以往患病记录；⑤家庭成员健康资料(居民个人健康档案)等。
家庭成员健康资料主要应包括两个方面，一是以问题为导向的健康问题记录，二是以预防为导向的记录。个人健康问题记录包括：①居民基本资料；②以往病史；③所患疾病状况描述及治疗进展情况记录；④特殊疾患随访记录表；⑤化验及辅助检查记录；⑥转诊、会诊记录等。预防为导向的记录包括：①周期性健康检查记录；②预防接种记录；③儿童生长与发育评价记录；④病人教育记录；⑤危险因素筛查及评价记录等。
3．社区卫生服务健康教育类档案主要应包括健康教育系统、健康教育组织、健康教育计划、健康教育活动内容、健康促进记录等。
4．社区卫生服务药品管理类档案主要应包括社区卫生服务机构药品目录、药品服用说明书、药品进出库清单、药品采购清单等。
5．社区卫生服务设备类档案主要应包括社区卫生服务机构购置诊断设备、治疗设备、医疗辅助设备、电教设备的随机文件材料和在使用维护过程中形成的文件材料。仪器、设备要建立总账、分户账、档案卡；各种仪器设备的说明书、线路图等资料要分类存档。
6．社区卫生服务基本建设类档案主要应包括社区卫生服务办公、活动场所等基本建设项目的文件材料，如基本建设项目的设计图、施工图、竣工图、工程概算、决算等。
7．社区卫生服务财务档案主要包括财务决算报表、账簿、凭证等。
(二)必须规范社区卫生服务档案的分类方法
可将整个社区卫生服务档案分成综合管理、家庭健康档案、健康教育、药品管理、设备管理、基本建设、会计档案等七大类。
1．综合管理类档案宜按年度――问题分类法进行分类。就是先将综合管理类档案材料按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。
2．家庭健康档案类宜采用家庭――姓氏分类法进行分类。先将健康档案按社区内的各个家庭分类，然后在每个家庭内按家庭成员的姓氏进行分类。
3．健康教育类宜采用年度――问题分类法进行分类。先将健康教育类档案按年度分开，然后在每个年度内按问题进行分类。
4．药品管理类宜采用门类――品种分类法进行分类。先将药品管理类档案按药品门类分开，然后在门类内按品种进行分类。
5．设备管理类宜采用类别――设备分类法进行分类。先将设备类档案按设备类别分开，然后在每个类别内按具体设备进行分类。
6．基本建设类宜采用项目分类法进行分类。将基本建设类档案按各个具体的基本建设项目进行分类。
7．会计档案类宜采用年度――类型分类法进行分类。先将会计档案按年度分开，然后在每个年度内按会计档案材料的类型进行分类。
(三)必须规范社区卫生服务档案管理的几个重要环节
1．必须规范社区卫生服务档案的收集工作。坚持集中统一管理社区卫生服务档案的原则，进一步明确社区卫生服务文件材料的归档范围，将社区卫生服务文件材料收集齐全，确保其完整。
2．必须规范社区卫生服务档案的整理工作。按照上述分类方法，及时将收集来的社区卫生服务文件材料进行系统化的分类整理编号，编制案卷总目录和分类目录，为社区卫生服务档案的保管和检索利用提供基础条件。
3．必须规范社区卫生服务档案的日常管理工作。建立健全档案查借阅、保护、保密、统计等日常管理制度，强化各种保管和管理措施，加强对社区卫生服务档案的管理，确保档案安全，延长档案寿命。
4．必须规范社区卫生服务档案的提供利用工作。加强社区卫生服务档案编研和检索工作，编制各类必要的检索工具，优质高效地提供档案查借阅服务，积极主动地开展档案提供利用工作，满足开展社区卫生服务工作的实际需要。
三、推进社区卫生服务档案管理规范化的主要措施
推进社区卫生服务档案管理规范化是一件十分繁重和紧迫的重要任务，必须采取综合有效的措施，从整体上加以推进。
(一)必须加强对社区卫生服务档案管理规范化的宏观研究，在管理理论上实现突破。将社区卫生服务档案规范化管理的研究列入有关计划，尽快拿出研究成果，以指导实践。
(二)必须把社区卫生服务档案管理列为社区卫生服务业务建设的一项重要内容，使其同步发展。将社区卫生服务档案管理纳入社区卫生服务事业的发展规划和计划当中，与其同步规划，同步建设，使社区卫生服务档案管理工作随着社区卫生服务事业的发展而同步发展。
(三)必须加强对社区卫生服务档案管理的业务培训、检查和指导。社区卫生服务机构建档工作起步较晚，管理人员的档案意识还很薄弱，管理水平较低，如果不加强对其业务培训、检查和指导，就跟不上档案管理科学化、规范化、标准化的发展进程。只有及时培训、常指导、勤检查，及时发现并解决管理工作中存在的各种实际问题，才能保证社区卫生服务档案管理工作的健康有序开展。各级档案行政管理部门应高度重视社区卫生服务档案管理工作，切实加强对社区卫生服务档案管理工作的业务指导。
(四)必须尽快出台实施社区卫生服务档案管理的基本业务规范，对社区卫生服务档案管理提出明确的要求。切实加强对社区卫生服务档案管理各方面具体业务问题的研究，深入总结社区卫生服务档案管理工作的实践经验，尽快制定并出台实施社区卫生服务档案管理的基本业务规范，使社区卫生服务档案管理有章可循，促进社区卫生服务档案管理规范化水平的提高。
一、正视林业科技档案管理存在的现实问题
当前，林业科技档案管理存在五个方面突出问题。一是设施落后。从档案保存方面看，纸质多于磁质、磁质多于光质、光质多于声像，档案管理现代化水平低，很多单位只是简简单单地把档案信息要素录入计算机，在查询、借阅、管理、利用上缺乏技术支撑，严重影响科技档案管理水平。二是科技人员存档意识淡薄。部分科技人员对档案材料的收集、整理、归档意识淡薄,上交档案的积极性不高，不能够主动配合档案管理人员工作，致使档案管理难以顺利开展。三是管理者专业技能低。随着人事制度改革、机构调整、竞争上岗等因素的影响，很多工作人员没有经过专业档案管理知识培训，对科技档案管理工作程序不了解，导致管理人员对档案工作重要性认识不足，影响了林业科技档案管理质量。四是规范化程度不高。有的林业部门对林业科技档案管理认识不足，对科技档案资源运用不够，存在重视不够、措施不到位、规范化建设投入少等问题，致使档案管理水平层次低。五是管理体系不完善。尽管很多林业单位设立了专职或兼职管理人员，但管理体系不够健全和完善，缺少专业的林业科技档案管理制度，存在着林业档案统一管理难、归档立卷难、资料查阅难“三难”问题。
二、切实遵循林业科技档案管理基本规范
林业科技档案管理有其自身的特点和规律，其基本规范体现在四个方面。一是归档范围。按照科研准备、研究试验、总结鉴定验收、成果和奖励申报、推广应用五个阶段组织收集资料归档。二是归档形式。林业科技档案的归档形式主要有文字文件、图纸文件、图形文件、图像文件、多媒体文件、数据库文件、光盘、磁盘、磁带、声像资料、审定证书、品种审定文书、转基因安全评价证书、获奖证书、专利、规程等16种。三是分类方法。对林业科技档案的分类分六步走，即：工程项目分类法、产品设备型号分类法、课题分类法、专业分类法、时间分类法、地域分类法。这六种分类方法虽然各有不同，但遵循的原则是一致的，就是便于查询利用。四是日常管理。按照《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案管理条例》，建立健全档案人员岗位责任制、档案复制制度、档案查借阅制度、档案库房管理制度、档案立卷归档制度、档案史料编研制度、文书材料归档制度、档案移交制度、档案鉴定销毁制度、档案利用制度、档案统计制度，以严格的制度管人管事。
三、强化林业科技档案管理的对策措施
1信息挖掘技术
1.1数据挖掘技术概述
数据挖掘技术是一种基于统计学、人工智能等等技术基础上，能够自动分析原有数据，从而做出归纳整理，并对其潜在的模式进行挖掘的决策支持过程，简单来说就是从一系列复杂的数据中提取人们需要的潜在性信息。
1.2数据挖掘技术的方法
二十世纪末，计算机挖掘技术产生。其一般用到的方法有：（1）孤立点分析。孤立点分析法主要用于对于特殊信息的挖掘。（2）聚类分析。聚类分析方法是在指定的对象中，对其价值联系进行搜索。（3）分类分析。分类分析就是找出具有一定特点的数据，对需要解读的数据进行识别。（4）关联性分析。关联性分析方法是对指定数据中出现频繁的数据进行挖掘。（5）序列分析。与关联性分析法一样，由数据之间内在的联系得出潜在的关联。
1.3计算机挖掘技术的形式分析
计算机挖掘技术在使用过程中，收集到的数据不同，数据收集的方法也就不同。在对数据挖掘技术进行形式分析的时候，主要用到：分类形式、粗糙集形式、相关规则形式。
2计算机数据挖掘技术在档案信息管理
系统中的应用计算机挖掘技术，能够将隐藏的信息挖掘出来并进行总结和利用，运用到档案管理中来，在充分发挥挖掘技术作用的同时，极大的提高了档案数据的利用价值。数据挖掘技术在档案管理系统中，一般用到的方法为：
2.1收集法
该方法在对数据库中的数据进行分析的基础上，建立对已知数据详细描述的概念模型。然后将每个测试的样本与此模型进行比较，若有一个模型在测试中被认可，就可以以此模型对管理的对象分类。例如，档案管理员就某事向客户进行问卷调查并将答案输入到数据库中。在该数据库中，对客户的回答进行具体属性描述，当有新的回答内容输入的时候，系统会自动对该客户需求分类，在减轻管理员工作压力的同时，提高了档案管理的效率。
2.2保留法
该方法是防止老客户档案丢失并将客户留住的过程。对于任何一个企业来说，发展一个新的客户的成本要远远高于留住一个来客户的成本。在客户保留的过程中，对客户档案流失原因的分析至关重要，因此，采用挖掘技术对其进行分析是必要的。2.3分类法通过计算机挖掘技术对档案进行分类，按照不同的性质进行系统的划分，将所有相似或相通的档案进行整理，在人们需要的时候，能够快速的被提取出来，提高了检索的效率和分类的专业性。
3档案管理引入计算机挖掘技术的必要性
计算机挖掘技术的应用，对档案管理方式的不断完善有着极其重要的意义，其重要性主要体现在：
3.1对档案的保护更全面
一部分具有历史意义的档案，随着保存的时间不断增加，其年代感加强，意义和价值增大。相应的，利用的频率会随着利用的价值增加，也更容易被损坏从而导致档案信息寿命折损，此外，管理不当造成泄密，使档案失去了原本的利用价值，这种存在于档案管理和利用之间的矛盾，使得档案管理面临着巨大的难题。挖掘技术的运用，缓解了这种矛盾，在档案管理工作中具有重要的意义。
3.2提升档案管理的质量
在档案信息管理系统中引入计算机挖掘技术，使得档案信息管理打破了传统的模式，通过挖掘技术，对管理的模式有了极大的创新，工作人员以往繁重的工作压力得到释放，时间和精力更加丰富，在对档案管理的细节方面也就更加注意，同时也加快了对档案的数据信息进行处理的速度，提升档案管理的整体质量。
4结语
综上所述，计算机数据挖掘技术涉及的内容很广，对挖掘技术的运用，使得各行各业的发展水平得到了很大的提高，推动社会经济的发展，带动社会发展模式的创新。在档案管理中使用计算机挖掘技术，使得档案信息保存的方法及安全性有了很大的提高。同时，也需要档案信息管理人员在进行档案信息管理的时候，能合理利用计算机信息挖掘技术，在提高工作效率的同时，促进管理模式的不断创新，以适应时展的要求。
作者:莫德强 李晓辉 王林 单位:中国白城兵器试验中心
参考文献
【关键词】服务；档案信息管理；方案
在经济高速发展的今天，人们逐渐发现了提高企事业单位工作效率的主要内容，并不完全在于主体内容的完善上，还需要考虑到与之相关的各项工作内容，尤其是档案信息管理，亟待获得全面有效地改善。在社会的长期实践当中，很多的企事业单位提出了一些科学有效的改进措施，并创设出了一些新颖的管理方案，但是对于整体工作效率地提升并没有太大的作用。究其原因，可以发现，当前的企事业档案信息管理虽然不遗余力地引进一些现代化的管理方法和设备，但是理论性质的服务理念依然没有获得太大地改变，工作人员完全地秉承着“以完成任务去完成工作”的理念去工作，没有太多的工作热情和积极性。当前国内企事业单位的档案信息管理，非常奇怪的一部分内容在于他们都没有形成良好的服务意识和观念，工作人员都没有认识到自己工作的重要性，仅仅认为档案管理是公司的一个必要部门，按秩序去完成其中的工作即可。在这种心理的推动下，很多的工作人员开始出现了懈怠的心理，不愿意积极主动地完成工作，采取了敷衍的工作方式。而现阶段的档案管理，不仅对整体的服务效益有着相当大的影响，而且成为了服务链中的一项重要内容，能够为客户提供最为直接切实的服务。如果在这个时期，持续保持以往的档案信息管理状态，将会直接影响到整体的服务质量，对于企事业单位的工作进程将会产生较多的阻碍。为此，我国国内的企事业单位，需要对当前时代下的档案信息管理内容进行多方面地完善，秉承单位内部的服务理念，采取最为合理的管理方法，进而推动整体服务质量的提升。
一、分层管理法
在现阶段的企事业单位中，存在相当多的信息资料需要进行合理地分类和整理，如果本身的档案数据资料过于冗杂，将不利于服务工作的开展，查阅资料的速度会显地十分慢，难以满足人们的实际工作要求。分层管理方案便是应对这种状况的最好管理方式，它的特点主要凸显于针对性的分层管理上，即在收集整理资料信息的基础上，对全部的信息资料加以分类，分类的标准一般被定为服务对象，根据不同的服务对象，进行科学的分类。之后再根据不同的类别，提供最为切实的档案信息服务。相比于其他的档案信息管理方法而言，分层管理法的实践性相当强，实效性也会更高。需要注意的是，在以往的企事业单位工作中，已然有相当一部分的档案管理人员对各种资料进行了分类，因而很多人将分层管理法视为一种陈旧的管理办法，本身的实际效用已然发挥到了极致，没有太多提升的空间。但是本文中的分层管理法，并不是简单的档案分类，而是整体档案管理中的分类，包括档案服务对象、信息收集目标、信息资料内容，同时，还有必要在档案信息管理部门下，分设一些下属部门，由这些部门分别对自己的工作内容进行管理。此外，对于不同部门所提供的服务内容，也需要有一定的区别。分层管理法的科学性，主要体现在服务理念的遵循上，之所以要开展多样的服务内容，最主要的原因在于服务对象的不同上，人们在实际的工作中，所需要的档案信息服务内容是不同的，对它们进行科学有效地区分，能够使整体的管理流程更加科学有效，人们能够从中迅速有效地找到自己想要的档案资料。分层管理法的开展，在于对管理主体、管理对象、管理内容的细化，而其中的细化管理，不仅是整体工作开展的基础，而且是优化服务质量的主要方法。现阶段的企事业单位工作，十分注重对工作的细化，而且只有对工作进行细化，只能实现精细化的管理，为人们提供更好的服务，因而企事业单位的档案信息管理，需要实时地应用分层管理法，以提高自身的工作效益。
除了上述的各种优点以外，分层管理法还有着一定的局限性，如果企事业单位的档案信息管理工作，本身并没有太大的工作量，如果再对其进行分类，将会是画蛇添足的行为，对于整体的服务质量提升，并没有太大的作用。而且，在应用分层管理方案的时候，需要对服务内容和服务主体进行一定的分类，而相当多的企事业单位没有明确的分类标准，导致很多档案信息，在进行查阅的时候，出现较多的阻碍。同时，在档案信息管理部门下分设相应的分类部门之后，一旦服务内容和责任出现不明确的状况，将会严重影响到档案信息服务工作的正常开展。此外，分层管理法的开展，对于管理内容的分类，并没有明确的分类标准和方向，很多的档案管理人员，习惯于按时间进行分类，将较为陈旧的档案划分到一个下属部门，较为新颖的档案划分到另一个下属部门，以促进整体工作效益的提升。但是，在实际的工作中，这些管理人员又发现了一些严重的问题，那就是时间的划分上，不能确定最为合适的时间标准。大多数的企事业单位在运用分层管理法的时候，将时间的标准设置为两年，两年以前的属于陈旧的资料内容，两年以内的属于较为新颖的资料内容。在这样的分层管理中，档案管理人员需要对档案不断地进行更新工作，严重影响了正常工作地进行。
二、数据库结合法
信息时代的到来，人们的生活发生了很大的变化，很多传统的内容得不到人们的认可，而且不再是当前社会的主题。在现阶段的企事业单位管理中，存在一种科学有效的管理方法，即数据库结合法，将现有的管理设备和管理方法，与数据库完好地结合起来，双方进行科学地互动合作，进而使得档案信息管理的工作内容更加完善科学。数据库结合法的运用基础，在于对网络数据库的完善，在这个过程中，档案管理人员需要优先利用网络技术，创设出独立的数据库，并将收集整理到的全部内容，实时地输入其中，以提高整体的服务效率。数据库结合法的最大效用在于，档案管理人员能够在最短的时间内，迅速有效地为客户找寻到相应的档案信息，并选取针对性的服务内容进行服务。现阶段的企事业单位档案管理，运用最多的方法都是数据库结合法，将企事业单位的整体档案管理与服务，完全地与数据库结合起来，双方相辅相成。由于互联网是该项工作开展的基础，因而这种方案下的档案管理最为完善科学。同时，传统的档案管理采用的主要的是纸质资料的收集整理，当前的档案管理在采用全新的数据库以后，能够全面地更新档案管理方法，为人们提供最为切实的服务，而且信息资料的收藏空间将会变得相当大，不会像传统的档案管理那样，需要对档案进行翻阅查找，整体的搜寻过程十分不易。
数据库结合法也有着自己的缺点，它的最大缺点在于网络的特点，即面向的人群是全体的社会人。因而在运用它进行管理的过程中，容易受到外界的直接威胁。最主要的行为体现在数据信息的直接侵入上。随着科学技术的逐渐完善和更新，越来越多的人群掌握了相当多的信息技术和网络手段，而其中不乏存在一些社会的不良分子，他们对于网络技术的应用，更多地偏向于资料的盗取或删除。虽然企事业单位的数据库建立相对较为独立，但是始终建立在互联网的基础上，于是长期面临着外界的各种挑战和威胁。而一旦档案信息资料遭到损毁，无疑是对档案管理部门的致命打击，整个部门会趋向于瘫痪。在这样的状况下，档案管理人员首先需要具有极高的专业素质，高效地操作电脑，并将数据库的防护措施进行全面的完善，使得整体的工作效益趋向于最高。
三、自我档案管理
在新时期的经济建设发展过程中，企事业单位工作的工作开展，首先必须具有一定的工作理念，而当前的社会，企事业单位的工作，面向的更多是不同的人群，因而整体的服务理念也应该服务于人。为此，一部分企事业单位对现有的档案管理工作进行了创新，开辟了自我档案信息管理的方式。这种档案信息管理档案，虽然十分推崇客户的自我管理，但指地并不是完全地将管理权利和流程赋予客户，而是为客户提供一定的管理平台，由客户对自己的信息进行更新、完善以及查阅，后台的服务依旧是由企事业挝坏牡蛋腹芾聿棵趴展。在现代化的经济建设进程中，自我档案管理明显属于一种十分大胆的想法，并且也具有了相当高的可行性。在实际的档案管理工作中，一旦客户产生了档案信息服务的需求，首先需要与档案管理人员取得联系，然后将自己的实际需求内容完全地阐述给管理人员，然后再由管理人员进行相应资料的检索。这个过程相对较为麻烦，而且很多时候容易出现多种失误的现象，不利于整体档案管理质量地提升。而在自我档案管理当中，客户可以根据自己的主题需求，直接地检索自己想要得到的档案信息，并进行知识体系内容的攫取。
自我档案管理也存在一定的不足之处。对于自我档案的管理，首先需要人群具有一定程度的认知基础和对先进设备的运用能力，如果客户不具备这些方面的内容，那么自我档案管理将不会产生实际的效用。而事实上，现阶段的国内人群体系，虽然知识人群占据了很大的比例，但是依然有相当一部分人群，缺乏良好的科技认知和使用能力，因而自我档案管理对这部分人群是不适用的。为此，企事业单位的档案管理，往往不能全方位地采用自我档案管理，还需要秉承服务理念，根据客户的不同状况，制定最为切实的服务内容，以获得人们的支持，进而产生相当大的服务效益。
结束语
新时代的企事业单位档案管理，在社会经济发展的重重挑战下，必然需要进行多方面的改革，无论是哪种管理方法的选择，都需要秉承严格的服务理念，切实地为公众提供服务。
参考文献：
[1] 张天龙. 干部人事档案管理工作存在的问题及对策[J]. 企业改革与管理. 2016（22）
[2] 马欣. 新时期如何做好人事档案管理工作[J]. 赤子（上中旬）. 2016（18）
[3] 张巍巍. 人事档案管理[J]. 中外企业家. 2016（29）
[4] 邓强，马玉妍. 做好新时期事业单位人事档案管理工作探拓――在发挥大数据优势的背景下[J]. 边疆经济与文化. 2016（12）
关键词：地理信息系统；城建档案；应用；
Abstract: urban construction archives based on Geographic Information System Based on the combination of GIS, archivesclassification management mode, is a leap of traditional managementmode, but also the future development trend of urban construction archives management, so that the urban construction archives into a new field.
Keywords: geographic information system; urban construction archives; application;
中图分类号：TU74文献标识码：A文章编号：2095-2104(2013)
地理信息系统从50年代开始提出概念到现在，不断得到发展和完善，并广泛得到应用。日益发展起来的城市信息系统作为地理信息系统的一个重要部分，已被视为现代城市建设管理的一项重要指标。80年代，城市地理信息系统开始在我国“登陆”，其影响和作用不断扩大。现在，我国有十几个城市已建立具有一定规模的城市地理信息系统。各个城市建立起来的城市地理信息系统在规模上可能有一定差异，但是，基本上都是以城市基础信息数据库为核心，以服务于建设各行各业为目的而进行开发建立的。
(图一) 一个完善的城市地理信息系统
一个完善的城市地理信息系统包含的功能内容大致可以用(图一)进行说明。
城建档案馆作为城市建设档案资料的中心，从(图一)可以看出，它是城市地理信息系统的一个重要的数据源。城市地理信息系统可以在城建档案管理中充分得到运用发展，并可以把城建档案管理带入全新领域。虽然目前国内充分利用城市地理信息系统来管理城建档案基本上还是一块空白，但地理信息系统在城建档案管理中的广泛应用已是一种势不可挡的潮流，是大势所趋。而且，与现在大多采用的档案管理系统相比，具有极大优越性，在许多方面是一般档案管理系统不可能做到的。
城建档案馆现在对城建档案的管理是按档案三级分类进行的，微机自动化档案查询检索管理系统也是基于档案分类分级管理方法而开发设计的。城建档案的分类分级管理方法，确实使城建档案进入了科学有序的管理阶段，应该说是一个较好的管理方法。然而，城建档案不同于文书档案，也不同于图书资料，它具有自己的特点，笔者在长期的档案管理过程中，发现档案的分类分级管理及微机自动化检索查询在管理、操作上有一定难度。地理信息系统应用于城建档案管理不仅对传统管理方法是一个有益补充，而且可以把城建档案事业建设引向一个全新领域。
城建档案按门类划分为十八个大类，一百多个属类。但是，如果对城建档案按性质划分，大体可以分为三方面：
①城市基础信息的档案资料(如规划、地形勘测、道路管线等)；
②城市建设业务管理档案资料；
③工程性质档案资料(含声像)。
对于城市基础信息方面的档案资料的管理，由于城市地理信息系统具有强大的图形功能，不仅能建立图形数据库，而且能建立图形要素的拓扑关系，具有较强的多层次空间叠置分析统计功能，既可以保持对城市历史基础信息资料的查询、统计、分析功能，又可以保持城市基础信息资料的现时性，实现城市信息资料的动态管理，及时、准确、方便、可靠地提供利用，是一般档案管理软件系统无法实现的。
对于城市建设业务管理方面的档案资料，由于其直接形成于城市建设的各个部门，有一定的时间顺序，条目清楚，只需建立一个相应的数据库(最好在地理信息系统的支持下)，就可以方便地对有关资料进行管理查询。
城建档案材料中量最多、最复杂的就是工程档案。现在城建档案馆对工程档案按门类进行划分，利用微机，基本上能够完成档案的科学有序、自动化迅速检索的管理过程。就这一点而言，由于地理信息系统强调侧重的是图形属性，似乎与工程档案的管理沾不上边。可是，现在档案目录分类分级的管理方法及微机自动化检索管理方法在操作上有时不好把握，而利用地理信息系统恰恰可以弥补这一方面的不足。
城建档案传统管理方法在管理操作过程中不好把握之处，体现在以下几方面：
一、城建档案按大类、属类、小类进行划分，有时在大类与大类之间，属类与属类之间，小类与小类之间不好把握与操作，处于模棱两可，不知所措的境地。
二、城建档案按门类进行管理，库房里大类与大类之间，属类与属类之间，小类与小类之间都需要预留空间，既浪费库房、空调，同时还不可避免地要经常发生倒柜现象，增大工作量。
三、更为严重的是，微机自动化检索问题。微机自动化管理检索就是要达到方便、快速、准确、可靠的效果，必须注意避免微机检索出现阴差阳错、张冠李戴.及“死”档现象。然而，基于使用分类分级管理方法而开发的管理数据库软件，往往不可避免地出现这种现象。
常规工程档案的检索方法大体分为以下几种：分类号检索法、时间检索法、地点检索法、名称检索法(工程名称、单位名称)等。分类号检索法，要求分类正确而不含糊；时间检索法，要求能提供确切的时间，然而随着时间的推移，经办人员的调离，不可能知道得很确切；地点检索法，由于地点范围广而含糊，也不好操作把握。上述提到的检索方法，都只是缩小到一定的检索范围，还不能快速、准确、唯一地查询到所需要的档案，都必须再利用名称检索法。
工程从报建到竣工以及管理过程中，工程名称有其重要的意义，然而，由于工程名称的更改、笼统、不规范等原因，就给档案管理、微机自动化检索造成困难和麻烦。其表现在：·
①工程名称更改问题
工程从报建到竣工及其管理过程中，历经时间长，由于一些客观需要，名称说法会有所变化，若建设管理单位没有及时作出有关说明，势必给档案管理造成混乱。尤其是小区建设中，一期商品房的幢号到二期建设，常有随便更改现象。
②工程名称的含糊、笼统、重复问题
例如：xx单位住宅楼、办公楼、综合楼，xx学校的教学楼、综合楼，甚至出现xx房地产开发公司商品房、安置房等工程名称，这些工程名称随着时间的推移，就会出现重复、混乱现象。
③单位名称问题
单位名称也是五花八门，全称与简称、机构的调整增减、归口隶属关系的变化、名称的更改等，都给档案管理检索带来困难。单位名称编码，虽可靠准确，但不直接。
④名称写法输入的规范性问题
一个单位全称榆入与简称输入，一个工程全称输入与简称输入，按人的判断逻辑，是完全可以认可的，但是微机却不可能作出同样的判断。因此，档案就有可能变成“死”档案。
关键词：档案；管理；特点
一、文书档案管理工作的特点及重要性
（一）文书档案管理的特点
1.保密性：因为档案涉及的信息量特别大，大部分都是对一些重要信息进行归档。其中不少信息在一定时期和阶段是不宜公开的，特别涉及到一些核心机密更有严格的规定和要求，所以档案管理工作具有保密性。
2.安全性：档案管理工作无小事。无论是在档案的查阅使用上，还是在建立档案的过程中，都需要建立严格的规章制度并不折不扣地执行，才能确保它的完整和安全。
（二）文书档案管理的重要性
1.为企业或单位正确决策提供经验或借鉴
由于档案中所记录的内容都是是人们走过来留下的脚印，是对历史的客观记载和反映，既包括发展过程的优秀成果和成功经验，也有对往事的深刻反省和教训。但“温故而知新”，“前事不忘，后事之师”。这就为企业或单位决策提供了很好的经验或借鉴，避免再走弯路或少走弯路。
2.为企业或单位继往开来提供条件
任何企业或单位的发展都有它自身的过程和规律，有它的连贯性和延续性，需要承前启后、继往开来。文书档案管理工作为企业或单位的发展提供了最完善的系统资料，方便做出科学合理的分析，是制定科学发展的最好参考资料和基础。
二、文书档案整理保管方法创新的必要性
目前的档案整理与保管工作势必要顺应时代的要求。因为现阶段保管与整理的方法还相对落后，这样就使得工作的效率偏低。同时，在经济体制改革的大背景下，文书档案的整理与保管工作所面临的诸多问题暴漏无疑。所以整理与保管方法的变革与创新就是新的趋势。
（一）现代管理技能必须得到有效应用
社会进人了信息化时代，网络环境要求各项工作都适应其内外环境。在数字和网络社会里，文书档案的管理方法若能和飞速发展的计算机技术有效的结合，势必会提高工作的效率，达到预期的效果。在对文书档案进行整理的过程中，需要注意采取合适的办法给档案进行分类处理，并充分利用现代先进的档案管理技术，以此来提高工作效率。而且，将现代档案管理技术应用在文书档案管理工作中，也是未来文书档案发展的主要方向。
（二）现代整理手段必须得到有效应用
就日前来看，计算机技术的应用大大的提升了工作的效率，文书档案的整理与保管工作也不例外。这项工作中对计算机的运用较以前来说是一项重大的突破。打破了传统的纸质文书档案的整理方法，避免了工作强度大，效率低的缺陷。运用计算机对档案进行整理就会达到事半功倍的效果。
三、如何做好文书档案的整理工作
（一）分类方法
文书档案工作中最常见的三类分类方法，主要分为：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。
1.年度分类法就是根据形成和处理文件的年度，是通过将全宗内的所有文书档案按照时间为标准进行逐步区分，通过形成年限逐次排开。运用年度分类法，要求根据文件的准确日期将文书档案进行归纳，并且注明其形成的实践，这是确保分类质量和效率的关键，同时也是在当前实际工作中能够合理完善档案分类工作的有效措施。
2.组织机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。
3.问题分类法就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。
（二）档案装订
档案装订是文书档案整理工作的一个重要环节。一般说来，普通文件一份装订一次，有些文书的批复和请示可以合并归成一件，如果页数太多当然可以分成两件或者多件。
（三）档号章与页码编写
档案管理中章与页码编写是最细微繁琐的上作之一，页码编号的有序可以提高文书与档案管理的工作效率。所有文件的右上部位应当加印档号章，档号章上填写档案内容，内容包括档案号码、所属年份、机构代号、问题代号、保管时限、馆编件号等项内容。重点应当强调档案号码的填写，按照分类标准的不同，档案号码要从分类、保管时限的低级顺序向高级顺序依次进行。
四、如何做好文书档案的信息保管工作
通过计算机系统辅助档案文件保存期限的办法，主要应用的是抽词比较法。抽词比较法可以按照不同的时间按照批次处理。当然进行这种方法的时间比较灵活，可以根据工作的进度来实施，可以随时办理，不局限于哪个月或者哪天。首先，将档案管理所涉及到的一系列因素编制纳人索引表，其中包括文件责任人、内容、种类等等。这个过程可以有主要和次要之分。按照一定规范要求给每个词条打分，把其余的词条录人到计算机数据库，归之为自学习系统，形成后各建词表。其次，根据不同的要求，对文书档案的文件格式进行不同的设置。
五、结论
新时期企业核心竞争力的提高与简单便捷的文书档案整理保管方法是密不可分的。档案事业的发展离不开创新，档案管理工作是否有序高效直接影响着企业的工作进程。因此，相关工作人员必须提高工作意识，转变陈旧观念，勇于大胆创新，积极投人实践。充分利用现有的网络资源。把新时期文书档案的整理与保管工作推向新台阶。
参考文献：
[1]张玮，许辰弘.与时俱进，更新观念，做好现代企业的文书档案管理工作[J].黑龙江电力，2003（03）.
