时间：2023-05-29 16:16:16
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（一）提高财务会计人员工作效率。手工记账时期，会计人员的主要精力是登记各种账簿和编制会计报表，会计的最主要职能表现为会计核算，而会计的监督与管理职能仅体现在漫长手工记账之后，监督的形式主要是事后监督与被动监督。实行财务会计电算化后，一方面会计人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，在时间上保证了会计人员能够有效地行使审核、监督和财务会计分析工作；另一方面会计电算化系统中的预算控制功能不仅可以实现对单位经济活动的“时时监控”，而且由于实行对会计电子档案的有效管理，会计人员可以不用从众多的纸质会计档案中翻箱倒柜，他们可以打破时间的跨度，方便快捷地完成对历史会计信息的使用和对未来会计信息进行分析，较好地协助会计人员进行预测、控制和监督。
（二）方便决策。企事业单位的财务会计人员将历年的会计资料进行加工分析、比较，一方面可以提交给单位的决策者们，让他们更好决策；另一方面通过这些历年的会计电子档案方便快捷地看出本单位以及本部门的过去、现在和将来的财务状况、发展情况与发展趋势，使决策者们在遵循国家宏观政策和市场经济客观规律的前提下，制定出适合单位自身发展的战略，从而改善经营管理，提高单位的经济效益和社会效益。另外，可以基于本单位的财务会计电子资料设计出一些有利于企事业单位管理和决策的数据模型，建立相对比较完整的决策支持系统，以实现财务会计电子数据资料的再使用价值。
二、财务会计电子档案管理和再使用
要想做好会计电子档案的管理与再使用工作，必须根据财务会计电子档案的归集整理、保存和再利用等方面的工作。
（一）财务会计电子档案的归集整理。财务会计电子档案的归集整理是指在一定的时间间隔（通常指一个会计年度），把单位运行的财务软件系统中所有财务数据备份、存储到光盘、移动硬盘或专用硬盘上。这样的备份一般是采用多份数、多介质进行备份，这样备份出来的财务电子数据就形成了财务会计电子档案。单位的财务部门应由专人保管这些备份的电子档案，以便在财务软件系统或计算机硬件系统出现故障修复后能在最短的时间内和最小的损失下恢复财务会计电算化工作。另外，除备份这些财务会计电子数据，单位的财务电子档案管理人员还应该对运行整个财务软件系统的计算机硬件系统、计算机操作系统、网络服务器系统、网络操作系统以及财务软件的系统名称与版本、财务软件的售后服务公司情况、相关系统的使用说明书等进行详细记录在册。在笔者工作过的单位，在20世纪九十年代中期就开始实行财务会计电算化系统，当时使用的是单用户系统软件，每月的记账凭证大约有300份，业务量不大。之后，在2000年以后，随着单位经济业务量呈几何级数的增加，每月要处理的记账凭证数达2，000份，这样感觉原有的单机版财务软件根本不适应单位的经济业务量增加。为此，单位购买了WINDOWS系统下的网络版用友财务软件ACCESS版。再后来，到2003年，又换成用友U8版的SQLSERVER财务软件系统。在近10年的时间里，财务软件更换了好几次，一方面是因为单位业务量的增加；另一方面也是为了适应计算机硬件和操作系统、数据库系统等软件系统的变化而变化。在这几次财务系统的变化中，单位按要求对财务会计电子数据、财务软件系统和计算机硬件和操作系统以及数据库系统进行归档备份、封存。在近期的上级会计档案检查中对封存机器和电子档案进行再使用检查，仍然可以使用。
（二）财务会计电子档案的保存与再使用。就目前的技术手段而言，能够保存电子计算机系统中的电子数据也只有光盘、硬盘、U盘等这些磁性介质。当然，财务会计电子数据的保存也不例外。根据这些能够存储电子数据的磁性介质的物理特性，在形成电子数据档案时必须要进行多种磁性介质的备份，比如，同时每年年底对单位当年财务会计年度的财务电子档案进行光盘双备份、硬盘双备份等工作。备份之后在介质的表面贴上标签，注明形成档案材料的内容、时间和制作人，存放在至少两个不同的物理地点。保存这些电子档案时应远离磁场，注意防潮、防尘和防盗。同时，存放这些电子档案时，还得考虑地震、洪水或火灾等意外情况引起对整个财务会计电算化系统的破坏使系统不可恢复而具有的对策。因为磁性介质材料的特殊性，单位要形成对这些会计电子档案的定期和不定的检查、翻录和再备份工作，防止由于这些磁性物理介质的损坏而使会计数据丢失，从而造成无法挽回的损失。
【关键词】医院；财务档案管理；现状
一、医院财务档案管理现状审视
（1）认识不足，重视不够。财务档案是医院保存历史、服务现实，承上启下的一项重要工作，但不少医院领导和财务负责人并没有从根本上认识财务档案工作的重要性，觉得无关紧要，在潜意识中存在应付思想。领导对财务档案工作的认知观念无形中会影响着干部职工对财务档案工作的态度，同时，领导忽视往往导致财务档案工作出现人员缺少、经费不足、设备陈旧等不利局面，在很大程度上制约了医院财务档案工作的有效发展。（2）财务档案管理制度不健全，落实不到位。一般来说，大多数医院都比较重视内部管理制度的建设，建立了较为完备的医院管理制度体系，但涉及财务档案管理的制度、职责、考核标准却较少。由于缺乏系统、完备的财务档案管理制度，使得医院财务档案管理松散无序，严重影响了财务档案管理工作的规范化发展。（3）财务档案没有配备专业人员负责管理。许多医院没有设置专职人员管理财务档案，由会计人员兼管的现象较为普遍，会计人员虽然熟悉会计专业知识，但大多未经档案专业知识的相关培训，容易导致整理出的财务档案案卷质量不高，难以达到规范化的标准，不符合档案管理的要求，更谈不上进行科学化的管理。财务档案管理人才素质不高成为制约医院财务档案事业发展的重要因素。（4）经费投入少，管理落后。财务档案管理不能给医院带来直接的经济效益，因此医院财务档案基础设施建设往往被忽视，由于经费不足，财务档案管理部门无法购置好的硬软件，设备得不到及时的更新。这也造成了目前部分医院的财务档案管理仍采用传统的手工管理方式，效率非常低下，信息化管理手段运用很少。这种管理很难适应信息化的发展要求，财务档案管理难为医院的发展提供高质量、高水平的主动服务。（5）财务档案开发利用率低。财务档案是医院的重要经济史料，目前财务档案部门的管理职能仅停留在收集保管与提供简单利用方面，而对于档案的开发利用几乎没有展开，难以真正体现档案的价值，这直接影响了人们对财务档案重要性的认识，不利于财务档案事业的长远发展。
关键词：农村财务档案；问题；对策
作为农村财务活动的真实记录，村级财务档案管理的好坏是村民自治效果的直接反映。当前，农村财务档案管理的状况如何？农村财务档案管理过程中存在哪些问题？带着这些问题，我们对山东省各地的农村财务档案建设情况作了调查。本次调查，共发放问卷300份，收回问卷291份，其中，有效问卷284份。通过面谈或电话访问的形式，对近50名村干部和普通村民进行了访谈，覆盖了山东省的14个地级市。调查结果表明，通过各级政府的积极探索和努力，山东省农村财务档案管理取得了一定的成效，但也存在着一些的问题。
1 山东省农村财务档案建设的现状
1.1 山东省农村财务档案建设的立法现状。为了加强对档案的管理、收集和整理工作，山东省于2004年通过了《山东省档案条例》，规定村民委员会应在本区域内开展档案收集、整理、保管和利用工作。山东省档案局根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》及有关规定，制定了《山东省村级档案管理办法》（试行），对村级档案的归档范围、归档时间和档案的利用等问题作了详细的规定。但总体而言，山东省目前并没有专门的财务档案立法。有关财务档案的立法规定散见于《山东省村级档案管理办法》及其他各级政府的政策性文件之中。如，上述《办法》第10条第9款规定，村财务管理活动中形成的会计账簿、报表、凭证等材料必须归档。滕州市姜屯镇人民政府印发的《农村财务管理实施细则》第12条规定：“村级财务档案由中心按村及时整理、装订成册，统一归档保管，不得散失、损毁，建立健全档案室，制定完善的档案制度，做到职责明确、专人负责。”等等。
1.2 山东省农村财务档案建设的经验探索。在新农村建设过程中，山东省各级政府充分认识到农村财务档案建设的重要性，结合本地区实际，积极探索农村财务档案建设的新思路、新方法。如，垦利县调整了农村档案建设的工作思路，不仅召开了全县农业和农村档案工作会议，还将农业和农村档案工作纳入各镇、涉农部门的年度目标考核。因地制宜地开展了新农村特色档案工作，不仅加大了村级档案室建设的投资力度，还每年组织档案人员进行业务培训两次，传授各种档案业务知识，提升了村级档案管理人员的业务水平。滕州市按照大力推进社会主义新农村建设的整体部署，调整思路，加大镇村（居）基层建档力度，紧密结合构建和谐新农村实际，完善村情档案建设和管理制度，制订了切实可行的实施方案。采取试点先行、分步实施、因地制宜、突出重点的原则，实行部门协作、三级联动、整合力量、规范指导的方法，加强新农村档案工作建设。菏泽市针对某些村不具备档案保管条件而造成档案散失、霉变等现象，借鉴当地“村账乡管”的做法，试行由乡（镇）档案室代管其档案，取得了良好成效。胶州市营海镇在2006年创建了具有全新意义的“档案信息中心”，集中统一管理全镇档案资源，将镇直各部门形成的各类档案资料进行整合，面向全镇农村开展档案利用、已公开现行文件和农经信息查阅服务，行使全镇政务公开和宣传教育基地窗口职能，并对本镇、各村档案工作实施监督指导。肥城市把农业和农村档案工作列入重要议事日程，加大了对村级档案工作的资金投入，在全市形成了市、乡（镇）、村三级农业和农村档案工作网络。各乡镇、办事处都明确了一名党政办副主任管理档案工作，并配备了1至2名专职档案工作人员，负责集中统一管理本机关各种门类的档案，并监督指导本辖区内企事业单位和各村档案工作。各村也都明确了专人负责档案工作，做到了“市里有人抓，乡镇有人管，村里有人干”，一级抓一级，层层抓落实，保证了农业和农村档案工作的正常有序运转。潍坊市奎文区针对奎文实际，于2008年，在全市率先建立规范统一的农村财务档案室，集中管理全区65个村的财务档案，固定了专门的档案管理人员，制定了严格的档案查阅程序，使村级财务档案管理逐步实现规范化、现代化，等等。这些新思路和新方法的探索和实施，促进了山东省农村财务档案管理的规范化。
2 山东省农村财务档案建设中存在的问题
高校财务档案是会计核算的专业资料，其内容上具有广泛性、严密性和稳定性，会计档案属于专门档案，是在会计专业活动中形成的。因此，只有在会计核算中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等专业核算材料才是真正意义上的会计档案。而在财务会计各项管理活动中形成的其他文件材料，如政策法规、计划总结、请示批复、制度办法等均不属于会计档案的范畴。它与其他门类的档案一样，具有原始记录性，是原始的会计核算专业材料的直接转化物，其凭证依据性很强，形成范围广泛，档案类别稳定、外在形式多样。
二、高校财务档案管理的重要性
高校财务档案以丰富翔实的原始数据直接反映高校全部经济收支内容。能为高校制定经济计划、经济建设和做出经济决策提供可靠的数据和可比性资料；是指导高校经济建设提供可靠的数据和可比性资料。科学规范化的财务档案管理有利于促进高校整体资金的运筹，使其产生最大的社会效益和经济效益。随着会计工作改革的不断深入，会计档案信息更是被广泛利用，新的形势下，高校财务档案还对保护高校财产、执行国家财务制度和财经纪律有着重要作用。这就要求高校会计档案管理的进一步规范，从而使财务档案真正发挥在高校教学、科研、行政管理和后勤服务工作中进行连续的、系统的、全面的反映和监督。
三、新形势下，更要加强高校财务档案管理
（一）增强财务档案管理意识，建立高校财务档案领导体制
财务档案管理首先要得到学校领导的高度重视，将财务档案管理工作纳入每年学校工作的目标考核来进行管理。组织相关人员学习好《会计法》和《会计档案管理办法》，制定专门的财务档案管理制度和标准。财务档案的形成范围广泛，很多财务信息涉及其他各职能部门。因此，财务管理部门和财务档案管理人员还要加强对高校各职能部门的宣传力度，通过学习与广泛宣传，使教职工增强财务档案意识，形成每个人都重视财务档案，支持财务档案的规范管理并自觉地维护学校财务档案工作的氛围，争取各方面的支持，以便及时、系统的收集到所需的财务档案资料，并结合学校实际情况，建立可行的与高校整体发展相适应的财务档案管理体系。
（二）提高财务档案案卷质量，注重财务档案开发利用服务功能
财务档案管理人员要根据相关制度的要求并结合高校的自身特点，严格执行财务档案管理中的归档范围、归档时间、整理立卷、借阅制度、保管期限、移交时间等，财务档案的齐全、完整、准确，是保证财务信息质量的关键。财务档案管理人员只有熟悉财会业务、档案来源，才能按照财务档案形成的特点进行科学的分类、整理、编目、立卷和规范管理，从源头上做好财务档案的整理规范工作。对一切财务档案范畴做到不坏、不丢、不散，确保档案的完整性和规范性，有效提高财务档案案卷质量。做好档案开发利用工作，力争全面系统完善财务档案工作职能范围，目前财务档案存在着大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被搁置，相当一文不值的废纸，造成档案浪费；以致领导不能及时全面地了解学校财务运行情况，不能有效地利用档案。因此，要健全档案的各种检索工具，汇编各种有利用价值的财务资料，以最丰富的原始数据使财务档案管理更加科学、高效、规范，不断增强档案部门的开发利用服务功能，让财务档案信息资源更好地为学校领导决策服务。
（三）加快财务档案的信息化建设，使高校财务档案管理更趋科学化
随着经济社会的不断发展，高校财务档案管理作为高校信息化建设重要的一部分，必须运用先进的现代化网络技术和管理知识，财务档案信息网络化是实现档案信息利用效益最大化的最佳途径。先将财务档案信息转变为电子信息，各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料存储于磁盘、光盘及移动设备中，不仅便于携带、传输、计算、修正、复制、分析，而且能够方便、快捷的获得所需结果；然后建成目录查询系统，更快捷的为职能部门提供查询、利用服务。利用校园网络管理系统，实现档案的索引、统计、编集、检索现代化，实现财务档案的自动化处理系统和网上检索查询。达到财务档案信息有效范围的资源共享、无纸质查阅和方便快捷的目的，除了能避免原始档案人为磨损外，还有利于档案资源的统一整合，极大的提高工作效率和工作质量，让财务档案服务跻身于高校教学、科研、服务的第一线。更好地服务于学校的经济管理和决策。
（四）加强财务档案信息安全工作是高校财务档案管理的重中之重
［关键词］财务档案管理;现状;改善;对策
所谓财务档案，实际上就是指一个企业单位在开展经济活动的过程中涉及的财务活动，其包含的数据信息被反馈、梳理以及整合形成系统化的财务信息。财务档案具体指的是不仅包含了企业单位在决策、规划方面的信息，甚至还是整个企业单位开展的经济活动信息的来源。就企业单位的财务管理、整合方面来说，其核心就体现在企业单位内部的财务档案的管理方面。随着国内的社会进步、经济高速发展，企业单位的财务档案管理进行入了一个全新的发展阶段。因此，要加大力度地创新和完善现代化财务档案管理，促使其能够有效地适应社会、经济发展。
1财务档案管理的重要意义
财务档案是要企业单位运营发展过程中涉及各项经济活动的开支、收入进行真实、精确、完整的记录，能够客观、间接地表明企业单位的日常经济活动。财务档案管理属于单位、企业整个财务管理工作中不可缺少的一个环节，是企业单位开展各项活动的基础前提，对企业单位的运营发展有很大的推动作用。其重要意义具体表现在以下几点:第一，财务档案管理是企业单位在开展日常各项工作，其参考、落实科学管理措施的基础条件。就企业单位来说，在进行日常的社会活动过程中必然出产生不同形式的财务档案，譬如:经济活动的收入、企业内部开支等。现阶段企业单位正致力于创建和完善现代化管理模式，增强自身管理能力，在这一发展过程中，财务档案信息能够成为其发展的可靠的信息依据。企业单位要制定重大的经济决策，完善和改进制度，都是需要借助财务档案中反馈的各种有价值的信息得以实现，同时也是维护和确保企业单位能够正常、良好发展。第二，财务档案也属于是企业单位涉及的经费开支的主要凭证，在很大程度上可以创造出间接的经济效益。虽然财务档案无法直接地创造出经济效益，然而其在某一时刻可以发挥出至关重要的凭证价值。就财务档案的内容、外形特征方面来说，其可以有效地客观反映出过去某一时段所发生的真实情况事，能够成为证实某一事件的书面文件。通过上述表明，财务档案管理工作与企业单位运营发展之间是相互促进的关系，因此，财务档案管理对企业单位的运营发展，甚至是社会发展有很大的推动作用。
2财务档案管理中存在的主要问题
在进行财务管理工作的过程中，或多或少会出现一些问题，但是必须准确地抓住重点，采取有效的措施进行处理，进而能够完善和深入企业单位财务档案管理工作。在财务档案管理中存在的主要问题有以下两个方面。
2.1对建立财务档案管理的重视程度还有待提高
企业的经营发展不仅为国家创造了大量的财富，同时还向社会提供和创造了非常多的就业岗位。由此表明，企业发展的根本任务是尽可能地创造出更大的社会价值、经济财富。处于现代化时代背景下，要实现企业的持续发展运营，需要不断地强化和完善企业单位的财务档案管理工作。财务档案属于是企业单位在运营过程中涉及的各项活动的书面反映形式，也可被称为一种凭证，必须要认识到财务档案管理的重要性。其有效的管理能够促进企业单位处于合法轨道上运行发展，使其能够在市场上占据一定的地位和优势。这些都充分表明了财务档案管路工作的作用和意义，在市场上开展的各项活动都不能脱离财务档案管理具备的引导性作用。现阶段在进行财务档案管理过程中遭遇的关键性问题是，人们对于其认识和理解存在不足和偏差，特别是在财务档案管理方面的有关制度上。处于这种状况下，企业单位的领导层对财务档案管理没有给予足够的重视，没有正视其对企业发展的重要性，导致整个财务管理无法有效地开展，甚至影响了企业单位的发展运营效率。
2.2对相关法律法规的执行不积极
企业单位没有创建统一的财务管理章程，国家先后出台了《档案法》《会计档案管理办法》等有关的政策，并在其管理工作方面取得了一定的成效。但是基于整体的角度来看，很多企业单位中从事财务方面的工作人员、管理人员对于财务档案管理的理解不足、有关程序的操作的自觉性差，从而造成操作环节的工作落实不到位。除此之外，还要认清一个事实:虽然国家有关部门针对财务档案管理方面制定了相关的法律法规，但这些法律法规绝大多数都是处在宏观层面上的规定，偏重于形式。
3解决当前财务档案管理工作问题的几点建议
由以上的阐述，可以对企业单位内部财务档案管理工作中出现的各种问题有一定的了解，有效地解决这些问题，必须采取真实有效的方法进行处理，要将财务档案管理工作真正地落到实处，进而促进企业单位良好地运营发展。财务档案管理属于企业单位发展的不竭动力。
3.1制定统一的财务档案管理标准
就财管档案管理工作的开展来说，必须要严格遵循对应的管理章程制度，这是由于制度是维护财政管理工作正常运行的保障。如果不遵循规章制度做事，就无法对财务管理工作的开展成效进行统一的评价指标。对于任何性质的工作，对应的规章制度都能够达到一定的约束效力，针对财务档案管理也是一样的。设计健全、有效的、统一的指标成为现阶段财务档案管理工作的主要任务。除此之外，还要创建具有系统化的档案管理，为互训的工作需要提供便利;强化对财务档案管理的保养和维护，才能深化企业单位财务管理工作，进而能够为企业发展创造更多的贡献。
3.2加强管理者重视和财务档案管理队伍建设
首先要强化财务档案管理方面的制度性监督。要根据现实专业培训的具体情况，企业单位内部要对财务档案管理的工作人员、负责人参加的有关培训进行评价和考核。而只有评价考核过关的人员才能够从事财务档案管理工作;而对于考核没有过关的人员要采取相应的惩罚措施，并要求其继续参与培训学习，在完成考核后在进行工作。其次，就惩罚措施方面，需要在规章制度中制定明细的监督处罚措施，要定期地考核相关管理工作人员的工作情况，并把财务档案管理融合为整个绩效考核当中的一部分。要对管理工作变现比较优秀的人员按照相应的工资标准上调工资;而对于工作成效差的人员也要根据对应的工资标准下调工资，进而激发和调动财务档案管理人员能够正视自身的本职工作。
3.3建立信息化的财务档案管理体制
必须要完善、规范管理程序。现阶段企业单位主要任务之一就是要有效地实施和落实财务档案管理方面的安全性管理、使用要求。在进行财务档案管理过程中，企业单位必须要有效地维护财务档案管理的真实性、完整性以及安全性，同时还要在运营管理过程中规范、合理的运用财务档案，进而可以向企业单位的运营发展、经济活动的开展提供有效的支持和帮助。就财务档案借阅方面来说，只准许政府有关的经济监察部门在进行核查、工作时能够查看，其他都禁止借阅，还有企业可以进行内部查阅。除此之外，财务部门自身也要做出改变和改革，规定部门管理人员没有查阅财务档案信息的权力，甚至是公司的领导层对此也有一定的限制。
4结论
综上所述，处在新的时代背景下，必须要充分地认识和了解到财务档案管理工作对于企业单位发展的各个方面的产生的影响的作用。必须要根据企业自身发展特点，针对财务档案管理中存在的问题，采取针对性、有效的解决措施，使其充分地发展自身的功能作用，进而能够为企业单位各项经济活动的开展提供可靠的书面保障。
参考文献:
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第一，在电算化的条件下，采用计算机进行核算，除了保存电子会计的数据，必须要用纸质形式打印出来以更好的保存数据。这也就意味着会计档案的载体已经发生了变化，具有了双重性质，不仅保留了传统的纸介质档案，还包括了存储在光存储介质以及磁性介质的会计数据，使电算化财务档案储存的范围进一步扩大了。第二，传统的会计档案具有可视性，但是电算化财务档案却具有了新的特点，就是在特定的计算机环境下的软件或者硬件系统中才可以看到，但是在没有加密的条件下，就会容易被修改。存放的环境以及载体本身的质量以及信息存储的有效期都会影响到电子档案的保存。第三，工作人员的素质以及对系统的安全操作时会计电算化的一个必备条件，这就需要管理人员不仅对核算工作熟悉，具有专门的经验，还要具有计算机的安全和操作知识，保证计算机环境运行的安全性。
二、完善会计电算化财务档案管理的途径
随着科学技术的飞速发展，电子计算机时代已经到来，面对新技术的发展，对会计核算以及财务管理也提出了新的要求，因此，必须加强会计电算化的管理，真正实现会计工作的电算化，更好的提高财务档案管理的水平。
（一）完善会计硬软件设施建设
要加强电算化财务管理，首先要选择具有档案管理功能的软件，并且加强计算机系统的安全防护措施，要对系统进行定期的维护，更好的保证网络的安全。还要对计算机进行定期的杀毒，防止财务档案信息的恶意修改。其次，还要配备一些高清晰度的喷墨打印机或者具有打印能力的激光，作为输出纸质财务档案信息的工具，并选择温度适宜且环境干净的地方来存放档案，更好的完善基础设施建设。
（二）完善会计人员的配置体系
实现会计电算化，必须要完善会计核算体系，该体系要与电算化网络财务系统相适应，建立起一套有效的网络财务管理制度，加强财务系统的管理，更好的提高会计信息的质量。首先，要根据会计信息质量以及财务系统的核算要求，可以划分具体的岗位，并且明确各个岗位的具体任务，制定岗位具体的职责要求。其次，要做好会计人员的培训工作，提高会计人员的电算化水平，使工作人员了解软件的功能，提高计算机的电算化水平，更好的培养复合型人才，使本单位的员工能够更好的进行财务档案管理。
（三）完善电算化财务档案管理的各项制度
对于电算化档案管理系统应该完善各项制度，比如硬盘数据的保留以及软盘的备份以及保管，还有档案的管理与保存方面。首先，要建立电算化快档案的立卷归档制度。要及时的对一些账簿报表、现金日记账以及总分类账进行及时的打印，并进行立卷。并按照审计或者税务部门的要求，打印输出报表或者账簿。其次，电算化财务档案保管制度。对于电算化财务档案的管理要选择优质的磁盘介质进行备份，要注意储存盘与备用盘的分开存放。在保管的过程中，还要做好防光、防压、防尘的工作，并对电子档案进行有效的分类和编号，注明财务档案的内容以及建立时间，也可以进行制作一些档案管理的卡片。再次，严格的借用制度。由于财务信息档案蕴含的信息比较多，因此，必须建立严格的查用制度，根据档案管理的有关规定，按照手续进行借阅。本单位的成员进行借阅要通过财务部门负责人的签字，外单位的人员进行借阅时，要具有单位的介绍信以及财务部门的批准才可以，更好的保证财务信息的安全。最后，定期建立备份制度。电算化会计档案要进行定期的备份，将数据备份到磁性介质中，并且要提供一些备份的细节信息，比如备份的时间以及备份的数量等，管理人员还要定期对财务档案进行检查，防止会计信息的损坏。
三、结语
论文关键词: 高等学校 财务 电子档案
论文摘要: 对于这些不断发展、日益更新的“新型”档案，进行有效地收集、整理和保存，为今后提供快捷、方便的利用服务，是高等学校会计电算化应用中的重要环节，也是当前高等学校财务档案管理中不可或缺的主要内容。
在电子与信息技术高度发展的今天，处于知识前沿的高等学校的会计电算化已广泛普及。由会计电算化产生的，蕴含着高科技的档案贮存介质，就是财务电子档案。它不仅体积小，容量大，且易于查阅和传递，而倍受“青睐”。做好这些财务电子档案的管理工作，进行有效地保管、维护与利用，充分发挥其便利、快捷的特性，成为现代档案管理中不可或缺的一部分。
一、财务电子档案特点：
财务电子档案是指存贮于磁盘、光盘等现代电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料和系统开发运行中使用的各种基础语言程序及应用程序。这里主要指用于贮存财务数据和程序的各种电子介质。作为现代高新科技的产物—财务电子档案，较之传统的财务档案，有了许多新的特点：
1、财务电子档案的存贮介质具有多种形式。可存贮于可读写的磁性介质中，还可直接刻录为不可擦写的光盘，也可打印输出存贮于纸质材料中。
2、财务电子档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。
3、财务电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，但对存储条件要求较高。
4、财务电子档案大多不能直接视、读，需要借助一定的仪器设备予以复现；但易于计算、分析，快捷获得所需结果。
5、财务电子档案的高科技信息含量大，要求较高素质水平的管理人员。
6、财务电子档案内涵广泛。不仅包括票据、记账凭证、账簿、报表等传统会计档案，还包括会计电算化中的各种系统软件和应用程序。
二、高等学校财务电子档案管理的状况
高等学校会计电算化生成了财务电子档案。对于新介质的档案，既没有前人的管理模式可参照，又没有当前的技术可查考。所以，早期的管理中往往有些不尽如人意的地方，主要表现在：
1、储存环境欠妥。早期电算化会计生成的是电子输出档案，即通过打印输出的纸质凭证、帐簿和报表。较早的针式打印机色带输出的纸质资料原本不够清晰，又受空间、经济条件限制，经日晒、风化，字迹极为模糊，有的甚至已消失。
2、早期软件、程序存留不利以及运行程序版本的更新，造成了原有数据资料的虚设。如在早期DOS系统环境下，生成的磁性数据资料，虽保存完好，但原有运行环境已不复存在，现今程序又不能兼容，多数数据已不能再现，形同虚设。
3、老化机器的淘汰以及机器设备的快速更新，造成了新、旧运行环境脱节。如早期微机上运行的win3、win95等，已难在现今机器上顺畅运行。
随着会计电算化的不断发展，财务电子档案的形式和数目日渐增多，更多替代了原有传统财务档案的功能和效用，财务电子档案的管理也得到了应有重视。许多高等学校投入了大量资金，用于必要的保护、查询、复现设施的购置和管理人员专业技术的再培训，其财务电子档案管理的环境、条件等“硬”件设施得到了全面改善。
三、高等学校财务电子档案的现代管理
财务电子档案的现代管理是指运用现代技术手段对财务电子档案实施有效管理，包括四个环节即财务电子档案的收集、整理、保存和利用。
（一）财务电子档案的收集
1、设定固定的收集区间。一般可视业务量大小，按月、季或年度来设定；也可以视具体项目周期长短，实行分段、分项或全程设定。但必须注意保证收集区间连续、无间断。
2、制定固定的数据收集程序。选用质量好、可靠性高的贮存介质，备份所有财务数据，存贮于磁性介质，并刻录于光盘，确保备份的一致有效，必要时还可打印备份于纸质介质；同时应在磁性介质上，附加其运行的语言程序版本及操作环境标识，作为以后复现时的参照。
3、制定软件环境更替的收集程序。在更换新程序软件时，应首先备份原有的操作系统及语言运行程序，以备旧资料的往复查询。对转换前的初始数据备份，确保无误后，再做谨慎转换。
4、制定硬件更新的收集程序。详细记录微机主板的级次、型号，内存的大小、硬盘的容量以及外部设备的配套类型等，有时还可记录下微机的品牌和使用起、止期。更新后，视储存条件的许可，尽可能留存一套完整的设备，预防意外。
5、有关登记资料的收集。制作登记簿，详尽记录系统管理员、程序员的操作资料，区分业务具体操作人，以便于后续追询。并认真填制电子档案移交清册，区分责任。
（二）财务电子档案的整理与保存
财务电子档案的整理与保存是其管理的关键，关系到整个管理工作的有效性。不仅需要兼具财务、档案和现代电子技术知识的专业人员来管理，而且还需根据各种介质的特性，实施不同的整理与保存措施。
1、贮存的磁性介质。磁性介质档案应远离磁场或者专设磁场屏蔽柜，以防消磁，丢失数据。收集的双备份，应载明操作员姓名、运行环境和形成时间，连续顺序编号，再分放于不同储柜，以防意外。
2、贮存的光盘介质。光盘介质档案对储存环境的清洁度要求较高，需要专用的防尘储柜；光盘的保护膜应完好无损，防止的盘面磨损、刮擦；每张光盘应附有硬质护壳，避免挤压损毁，不可读取。
3、贮存的纸质介质。纸质介质是电子介质的辅助文本，多是打印输出，字迹由墨粉形成，见光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥处。
财务电子档案的多种介质各有其性，管理方式要因质而异。良好的储存环境是每一介质都所必需的，保持清洁，定期通风，控湿温，创造良好的储存环境，使电子档案维持优良状态，以期最佳利用效果。
（三）财务电子档案的利用
财务电子档案的充分利用是电子介质新载体、高科技特性的全面展现，也是档案管理有效性的最终体现。财务电子档案具有密集性和微化性，需要配套有较高性能的复现媒体，方能充分发挥其效能。
1、财务电子档案的查阅。
查询帐目，可直接利用微机检索，参照版本记录标识，打开相应程序和运行环境进行读取，省时、快捷。但磁性介质易于修改，所以要专设查阅微机，提供只读方式查阅界面，防止不法修改。仅许使用双备份中一个盘面，保证另一盘面的无介入、封存性。
2、财务电子档案的计算与分析。财务电子档案的数据汇集，通过微机计算，集成产生多项分析结果。但因其涉及的盘面多，范围广，存有潜在危险，因此应指定专业人员，在内控专用机器上调阅、操作，避免实在危险。同时还要注意各介质的运行环境，以免不同软件带来的误差，生成错误的分析。分析结果一经得出，可以直接打印、复制或传送，为决策者提供迅速、快捷、详尽的数据信息。
随着数字化、信息化时代的到来，财务电子档案会有不断的新发展，档案管理工作者要紧跟时代步伐，不断更新知识结构，使财务电子档案的效能得以充分发挥。
参考文献：
论文摘要: 对于这些不断发展、日益更新的“新型”档案，进行有效地收集、整理和保存，为今后提供快捷、方便的利用服务,是高等学校会计电算化应用中的重要环节，也是当前高等学校财务档案管理中不可或缺的主要内容。
在电子与信息技术高度发展的今天，处于知识前沿的高等学校的会计电算化已广泛普及。由会计电算化产生的，蕴含着高科技的档案贮存介质，就是财务电子档案。它不仅体积小，容量大，且易于查阅和传递，而倍受“青睐”。做好这些财务电子档案的管理工作，进行有效地保管、维护与利用，充分发挥其便利、快捷的特性，成为现代档案管理中不可或缺的一部分。
一、财务电子档案特点：
财务电子档案是指存贮于磁盘、光盘等现代电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料和系统开发运行中使用的各种基础语言程序及应用程序。这里主要指用于贮存财务数据和程序的各种电子介质。作为现代高新科技的产物—财务电子档案，较之传统的财务档案，有了许多新的特点：
1、财务电子档案的存贮介质具有多种形式。可存贮于可读写的磁性介质中，还可直接刻录为不可擦写的光盘，也可打印输出存贮于纸质材料中。
2、财务电子档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。
3、财务电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，但对存储条件要求较高。
4、财务电子档案大多不能直接视、读，需要借助一定的仪器设备予以复现；但易于计算、分析，快捷获得所需结果。
5、财务电子档案的高科技信息含量大，要求较高素质水平的管理人员。
6、财务电子档案内涵广泛。不仅包括票据、记账凭证、账簿、报表等传统会计档案，还包括会计电算化中的各种系统软件和应用程序。
二、高等学校财务电子档案管理的状况
高等学校会计电算化生成了财务电子档案。对于新介质的档案，既没有前人的管理模式可参照，又没有当前的技术可查考。所以，早期的管理中往往有些不尽如人意的地方，主要表现在：
1、储存环境欠妥。早期电算化会计生成的是电子输出档案，即通过打印输出的纸质凭证、帐簿和报表。较早的针式打印机色带输出的纸质资料原本不够清晰，又受空间、经济条件限制，经日晒、风化，字迹极为模糊，有的甚至已消失。
2、早期软件、程序存留不利以及运行程序版本的更新，造成了原有数据资料的虚设。如在早期dos系统环境下，生成的磁性数据资料，虽保存完好，但原有运行环境已不复存在，现今程序又不能兼容，多数数据已不能再现，形同虚设。
3、老化机器的淘汰以及机器设备的快速更新，造成了新、旧运行环境脱节。如早期微机上运行的win3、win95等，已难在现今机器上顺畅运行。
随着会计电算化的不断发展，财务电子档案的形式和数目日渐增多，更多替代了原有传统财务档案的功能和效用，财务电子档案的管理也得到了应有重视。许多高等学校投入了大量资金，用于必要的保护、查询、复现设施的购置和管理人员专业技术的再培训，其财务电子档案管理的环境、条件等“硬”件设施得到了全面改善。
三、高等学校财务电子档案的现代管理
财务电子档案的现代管理是指运用现代技术手段对财务电子档案实施有效管理，包括四个环节即财务电子档案的收集、整理、保存和利用。
（一）财务电子档案的收集
1、设定固定的收集区间。一般可视业务量大小，按月、季或年度来设定；也可以视具体项目周期长短，实行分段、分项或全程设定。但必须注意保证收集区间连续、无间断。
2、制定固定的数据收集程序。选用质量好、可靠性高的贮存介质，备份所有财务数据，存贮于磁性介质，并刻录于光盘，确保备份的一致有效，必要时还可打印备份于纸质介质；同时应在磁性介质上，附加其运行的语言程序版本及操作环境标识，作为以后复现时的参照。
3、制定软件环境更替的收集程序。在更换新程序软件时，应首先备份原有的操作系统及语言运行程序，以备旧资料的往复查询。对转换前的初始数据备份，确保无误后，再做谨慎转换。
4、制定硬件更新的收集程序。详细记录微机主板的级次、型号，内存的大小、硬盘的容量以及外部设备的配套类型等，有时还可记录下微机的品牌和使用起、止期。更新后，视储存条件的许可，尽可能留存一套完整的设备，预防意外。
5、有关登记资料的收集。制作登记簿，详尽记录系统管理员、程序员的操作资料，区分业务具体操作人，以便于后续追询。并认真填制电子档案移交清册，区分责任。
（二）财务电子档案的整理与保存
财务电子档案的整理与保存是其管理的关键，关系到整个管理工作的有效性。不仅需要兼具财务、档案和现代电子技术知识的专业人员来管理，而且还需根据各种介质的特性，实施不同的整理与保存措施。
1、贮存的磁性介质。磁性介质档案应远离磁场或者专设磁场屏蔽柜，以防消磁，丢失数据。收集的双备份，应载明操作员姓名、运行环境和形成时间，连续顺序编号，再分放于不同储柜，以防意外。
2、贮存的光盘介质。光盘介质档案对储存环境的清洁度要求较高，需要专用的防尘储柜；光盘的保护膜应完好无损，防止的盘面磨损、刮擦；每张光盘应附有硬质护壳，避免挤压损毁，不可读取。
3、贮存的纸质介质。纸质介质是电子介质的辅助文本，多是打印输出，字迹由墨粉形成，见光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥处。
财务电子档案的多种介质各有其性，管理方式要因质而异。良好的储存环境是每一介质都所必需的，保持清洁，定期通风，控湿温，创造良好的储存环境，使电子档案维持优良状态，以期最佳利用效果。
（三）财务电子档案的利用
财务电子档案的充分利用是电子介质新载体、高科技特性的全面展现，也是档案管理有效性的最终体现。财务电子档案具有密集性和微化性，需要配套有较高性能的复现媒体，方能充分发挥其效能。
1、财务电子档案的查阅。
查询帐目，可直接利用微机检索，参照版本记录标识，打开相应程序和运行环境进行读取，省时、快捷。但磁性介质易于修改，所以要专设查阅微机，提供只读方式查阅界面，防止不法修改。仅许使用双备份中一个盘面，保证另一盘面的无介入、封存性。
2、财务电子档案的计算与分析。财务电子档案的数据汇集，通过微机计算，集成产生多项分析结果。但因其涉及的盘面多，范围广，存有潜在危险，因此应指定专业人员，在内控专用机器上调阅、操作，避免实在危险。同时还要注意各介质的运行环境，以免不同软件带来的误差，生成错误的分析。分析结果一经得出，可以直接打印、复制或传送，为决策者提供迅速、快捷、详尽的数据信息。
随着数字化、信息化时代的到来，财务电子档案会有不断的新发展，档案管理工作者要紧跟时代步伐，不断更新知识结构，使财务电子档案的效能得以充分发挥。
参考文献：
【关键词】财务部门；会计档案；管理工作
会计档案指企事业单位以、经济组织以及相关会计人员对所进行的经济活动按照一定的制度记录存储的会计凭证、账单、核算材料等等纸质、电子材料。会计档案可以说是企事业单位第一手重要的经济档案，是所有国家档案的重要组成成分，因此财务部门的会计档案管理工作具有重要的作用于价值，应该得到政府企事业单位的格外重视，提高会计档案管理工作的效率，发挥会计档案的在企事业单位中的重要作用。
1会计档案的特点与作用
健全会计档案的管理工作，首先需要对会计档案的特点以及作用进行具体的了解，根据会计档案的特点制定相关的管理机制，利用其作用发挥其全部功能。
1.1会计档案的特点
会计档案的是国家档案中最重要的组成成分，具备了原始的记录功能、信息功能、知识功能等等众多功能，又由于其针对内容的特殊性，使得其具备了独特的特征：第一，会计档案的来源十分的广泛。对于不同的企事业单位的核算部门，都会形成相应的会计档案。第二，会计档案具有一定的专业性，由于会计档案涉及到会计核算的内容，这就使得核算手段成为了会计档案独有的专业技能。通过会计核算，可以有效的反映出企事业单位的具体经济活动，体现了会计档案的专业性。第三，会计档案的形成过程十分的严密，由于会计核算需要进行设置账务、复式记账、填表审核等等方式对对象进行系统、延续、完整的记录监督。这就迫使会计档案的形成过程必须具备一定的严密性。
1.2会计档案的作用
会计档案对于企事业单位有着十分重要的作用，可以具体分为以下几个方面：第一，会计分析与核查中会计档案起到了依据的作用。企事业单位中进行决策以及经济活动都需要对会计档案进行大量的参考查阅，会计档案的严密性可以使得觉得准确性大大的提高，为企事业单位提供准确的材料依据。第二，会计档案具有重要的凭证作用，企事业单位相互进行的经济活动都需要相关的书面证明，但也会出现一些经济纠纷问题，会计档案的对经济活动的记录可以在这是起到重要的凭证作用。第三，会计档案具有一定的历史借鉴作用，会计档案是一个动态的档案，它详细的记录了企事业单位内部各个方面的经济发展状况。通过对某一段时间的收支情况，制定相关的发展战略。
2会计档案管理中存在的问题
会计档案管理工作在财务部门当中依然存在种种问题，这些问题可以总结为以下几点：
2.1会计档案管理制度不健全
企事业单位内部的财务部门一般只重视单位的资金管理，忽略了会计档案管理工作的重要性，并没有制定管理会计档案相关的建档、归档、借阅以及销挡的措施，没有一定的制度可寻。
2.2会计档案的装订不合理
企事业单位内的财务部门内负责会计档案管理的工作人员几乎很少，繁多复杂的档案整理装订，在一定程度上消磨了管理工作人员的耐心与责任心，使得会计档案装订的过程中出现内容遗漏，档案开散，档案内容装订错误等等严重问题，这些问题的出现一定程度上给事业单位的经济活动造成极大的影响。
2.3会计档案的储存方式不妥
大部分的企事业单位对于档案的管理还没有进行全面的信息化管理，这就使得单位内部的会计档案堆积，随意储存的现象出现，老旧无人查阅的会计档案随着时间的推移损毁殆尽，严重的缩短了会计档案的寿命，丧失了会计档案的历史性价值。
3财务部门完善会计档案的具体措施
3.1完善会计档案管理机制
针对会计档案管理制度中出现的问题，首先企事业单位的领导层面必须加强对会计档案管理的重视程度，从思想上提高财务部门内部对会计档案管理工作的认识程度，结合单位的具体情况制定相关的档案管理制度，监督这一制度在实际中的实施情况，使得会计管理工作有章可循。
3.2做好会计档案装订工作
做好会计档案的装订工作，首先财务部门需要对会计档案管理部门加大人力物力的投入，提高工作人员的思想素质，让其认识到装订工作的重要性，定期抽擦档案对于出现档案装订错误与遗漏的情况需按照相关的制度进行处罚，使得会计档案管理工作有效科学的进行。
3.3使用信息化技术进行档案管理
企事业单位应该加大力度在档案管理上的经济投入，实现档案的信息化，告别老旧的纸质档案，提高档案管理工作人员的工作效率，减少会计工作人员的工作压力，实现会计档案的信息化储存，延长档案的寿命，快速有效的扩大化会计档案的作用。
4结论
围绕会计档案独有的特点，解决企事业单位中会计档案管理工作中的一系列问题，首先需要领导层面的大力支持，不断的提升会计档案管理工作人员的思想水平，制定相关的制度章程，使得会计档案管理工作可以科学合理的开展。
参考文献
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[2]曾晓玲.会计档案管理创新的要点及实践[J].中国管理信息化,2015,18(16):5.
[3]孙莹,张立军,张大川等.会计档案管理工作分析[J].现代商贸工业,2014,26(22):119-120.
